Aula 4 - Evitando as Armadilhas Gerenciais

7/22/2019 Aula 4 - Evitando as Armadilhas Gerenciais

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Gesto de Projetos

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Evitando as armadilhas

gerenciais

Aula 4
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Evitando as armadilhas gerenciais

Sumrio

O que um sucesso de projeto?

Por que os projetos fracassam

Administrao Ad Hoc e projetos repetitivos

Outras causas de fracasso dos projetos

Problemas de atraso na implementao

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Sumrio

Antecipando a mudana externa

Oposio, mudana poltica e imprevistos

Fatores de sucesso e melhores prticas

Uma frmula para o sucesso

Antes da designaoas primeiras perguntas

Concluso

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Aula 4Evitando as armadilhas gerenciais

O sucesso de um projeto

Sucesso.. O que vem a ser?

Projetos >> 100% >> Soluo satisfatria?

Nem todos alcanam objetivos previstos

Pjt ambiciosos, clima de euforia >> >> Fracasso parcial ou completo

O entusiasmo com o projeto Sucesso

Injeo de recursos xito na consecuo deobjetivos

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Injeo de recursos xito na consecuo deobjetivos

Critrios para avaliao e administraodos projetos Conceito

Objetivos

Qualidade do resultado

Custo

Tempo

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Resultados de amostragem de projetos:

37% >> Abandonados ou concludos parcialmente

34% >> Concludos, mas com objetivos modificados equalidade reduzida, uso de tempo adicional

29% >> Satisfatoriamente concludos

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Quais os motivos dos fracassos

Fracasso

Fora dos prazos

Alcance parcial do objetivo

Custo superior ao previsto Baixos nveis de qualidade

Objetivos fora dos prazos >>

>> Acarreta aumento do custo >>

>> Nveis de qualidade comprometidos

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Motivos dos fracassos

Problemas na base dos projetos

Tcnicas de administrao

Treinamento para gerentes de projetos

No passado Quanto maior o projeto maior >>

>> Maior o receio nos custos

Empreendimentos abandonados

Aps grandes investimentos

Hoje no Brasil >>

Projetos / obras inacabadas

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Fracasso dos projetos

No passado

Pjt considerados equivocados >>

>> Considerados excelentes realizaes

Viso, conceito e inteno >> Sobrepujaram

Planejamento, administrao e deficincias fiscais Presses polticas

Hoje

Lies aprendidas

Avanos em tcnicas de administrao de projetos

Treinamento de gerentes

Melhorias >> Viabilidade, anlise de riscos,

>> Planejamento e sistemas de controle >> Sucessos 9


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Estudo de caso

Variveis a serem consideradas:

Estrutura administrativa do projetoPlanejamento e programao

Custos e controle financeiro

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Estudo de caso

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Estudo de caso

Parque da Cidade Cidade

1.000.000 habitantes

Se recuperando da gesto anterior

Funcionrios antigos, promovidos antiquidade

Engenheiro municipal

Antes > Chefe de Tu de Construo

Hoje > Comanda construo municipal Estilo autoritrio, agressivo e arrogante

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Estudo de caso


Tesoureiro municipal

Recm-nomeado

Aperta controles financeiros

Diretor financeiro

Jovem contador

Disputa com engenheiros e pessoal mais antigo

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Estudo de caso


Implantao de melhorias urbanas > Revitalizar cidade

Transformar estabelecimentos industriaisabandonados >>

Parque de lazer

rea de recreao

rea de brincadeiras Apresentado projeto >> Cmara

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Estudo de caso

Parque da Cidade >> Projeto Artista ambiental e jardineiro paisagista

Terraos gramados, muros de calcrio

Replantio de coqueiral

Escultura para escalada

rea cercado por muro de calcrio

Entrada imponente >> Via pblica

Instalao de comit Controlar e dirigir o projeto

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Estudo de caso

Parque da Cidade >> Projeto Instalao de comit

Presidente > > Engenheiro municipal

Componentes >> Diretor financeiro, superintendentede parques e jardins e um administrador

Reunio do comit

Proposto um gerente de projeto

Engenheiro >> Dispendioso e desnecessrio >> >> Cortar $$ >> Pessoal Prefeitura + empreiteiros

>> Realizariam controle

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Estudo de caso - Parque da Cidade

Reunio do comit Proposto um gerente de projeto

Engenheiro >> Dispendioso / Desnecessrio >>

>> Cortar $$ >> Pessoal Prefeitura +

Empreiteiros >> Realizariam controle Artista ambiental >> Fabricao parede de escalada e

colocao no local >> Base de concreto

Engenheiro municipal

Controle dirio >> Sem apresentar cronograma

perda de tempo sabia fazer o servio

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Prefeito e polticos Busca de vantagem poltica

Consolidao de imagem pblica

Estimulam a publicidade do projeto

Marcam inaugurao >> Um dia aps data previstapara o final do projeto

Localizao da entrada do Parque

Frente via dupla principal da cidade Populao interessada

Muros construdos

Portes de entrada prontos

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Prefeito e polticos Localizao da entrada do Parque

Frente via dupla principal da cidade

Gramados plantados e regados

Projeto pra / Caminha devagar >> Desconfianas

Portes de entrada demolidos

Entrada dos coqueiros >> Adultos

Chuva e trnsito dos veculos Destruio do gramado

Passeios danificados

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Projeto pra / Caminha devagar >> Desconfianas Parede de escalada

Portes aumentados >> Entrada muro escalada

Base concreto inadequada >> Refeita

Parede suspensa por guindastes > Custo do aluguel

Inaugurao

Paisagismo atrasado

Discusses paisagista X Engenheiro

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Inaugurao Discusses paisagista X Engenheiro

Paisagista alegava

Quebra de contrato

Base imprpria >> Impossvel montar muro

Exigncias ignoradas

Imprensa

Acusaes de administrao inepta Escalada de custos

Estimativas negligentes

Local para escultura?21


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Inaugurao Ampliao dos custos >> Ao do engenheiro

Desvio de MO de outros servios

Projeto = Fonte de embaraos

Cmara

Pressionada para assumir suas responsabilidades

Inaugurao

Quatro meses de atraso Mau tempo

Pouco pblico

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Estudo de caso - Avaliao

Qual a avaliao do projeto quanto aos critrios desucesso?

Conceito?

Planejamento?

Qualidade? Custo?

Tempo?

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Conceito?

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Conceito?

Aparentemente vlido, apesar das interferncias

polticas

Planejamento?

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Conceito?

Aparentemente vlido, apesar das interferncias

polticas

Planejamento?

Planejamento e implementao praticamenteimprovisados

Sem definio clara de objetivos

Sem cronograma de execuo

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Planejamento?

Planejamento e implementao praticamente

improvisados Sem definio clara de objetivos


Qualidade?

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Planejamento?

Planejamento e implementao praticamente

improvisados Sem definio clara de objetivos


Qualidade?

Aparentemente alcanados

Aprovao pblica >> Comprometido

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Qualidade?



Custo?

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Qualidade?



Custo?

Sem cifras >> Sem comparaes Estimativas ultrapassadas >> Ineficincia da MO

Remodelao dos espaos, tempo dos guindastes,

Atraso na concluso

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Custo?

Sem cifras >> Sem comparaes

Estimativas ultrapassadas >> Ineficincia da MO Remodelao dos espaos, tempo dos guindastes,

Atraso na concluso

Tempo?

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Custo?

Sem cifras >> Sem comparaes

Estimativas ultrapassadas >> Ineficincia da MO

Tempo?

Extrapolou previso. (?) Empirismo nas aes

Ausncia de planejamento >> Demora na concluso

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Estudo de caso - Comentrios

Estrutura administrativa do projeto No havia estrutura lgica de administrao, definio

de responsabilidades

Administrao por comit / Responsabilidade

indefinida >> Resultados insatisfatrios

Controle dirio >> Realizado pelo engenheiro

Sem preparo para administrar projetos

No subordinado superviso

Demais participantes do projeto

No comprometidos

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Planejamento e programao Estilo do engenheiro era inadequado para o trabalho

com projetos

Agressividade com pessoas e mos -obra

No consultava demais interessados Artista ambiental / Especialista em paisagismo

No preparou seqncia lgica de eventos

No previu durao de cada atividade Utilizao de programas evitaria atropelos

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Custos e controle financeiro

Erroneamente >> Uso de funcionrios da prefeituradiminuiria custo final

Funcionrios eram pagos com recursos pblicosregulares >> Desviados >> Servio regular??

Diversos custos ampliados pela falta de planejamento

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Estudo de caso

Concluses Dificuldade de coordenao

Estrutura administrativa mal definida

Participao de pessoal em tempo parcial

Possibilidade de sucesso

Uso de Administrador Competente (Redundncia?)

Custo do Gerente + Custo de MO contratada >>>> Menor que utilizao de funcionrios da prefeitura

Planejamento eficiente

Possibilidade de utilizao da MO da prefeitura deforma eficiente

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Administrao ad hoc e projetos repetitivos

Administrao ad hocpara um fim especfico Administradores

Familidariedade do processo Desenvolvimento do projeto

Acarreta informaes toscas ou incompletas

Projetos se diferenciam

Possuem variveis distintas

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Administrao ad hoc e projetos repetitivos

Familidariedade do processo Desenvolvimento do projeto So suscetves a diversos fatores

A utilizao de um tcnica especfica em um projeto nosignifica exatido em outro

Projetos repetitivos do mais dor de cabea

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EUA / GB >> Fatores comuns de fracasso Coordenao ineficaz de recursos e esforos

Relaes humanas deficientes

Organizao inadequada e deficiente

Erros de estratgia >> Decises tardias

Erro ao avaliar a viabilidade do projeto

Controle de recursos deficiente resultando em aumentodos custos

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Fase do conceito Pelos patrocinadores e proprietrios

Tempo para estudo da viabilidade >> Inadequado

Termos de referncia imprecisos para o estudo da

viabilidade Pesquisa e avaliao de riscos inadequados

Fraca cooperao entre os interessados > Pr / Contra

Capacidade especializada inadequada nos estgiosiniciais

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E it d dilh i i


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Evitando as armadilhas gerenciaisOutras causas de fracasso dos projetos

Fase do planejamento

Pelos patrocinadores e proprietrios ou assessores Propsito invlido do projeto

Prioridades dos polticos e empreiteiros

Capacidade inadequada de planejamento

Objetivos mal definidos, falta de planejamento

Estrutura administrativa imprpria

Delegao de autoridade mal definida

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Fase do planejamento

Pelos patrocinadores e proprietrios ou assessores

Falta de consulta aos envolvidos no processo

Pensar a totalidade do processo, eventos e oportunidades

Fracasso ao formular planos de contingncia Prever possveis impedimentos, riscos e alternativas

Fracasso ao orar e definir fluxo de caixa

Prever corretamente requisitos tcnicos e de qualidade

Negociao deficiente do contrato

Avaliar corretamente as vantagens para o projeto

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Fase da execuo / implementao Pelos patrocinadores, gerente e lder de equipe

M seleo de especialistas

Estilos imprprios de liderana

Monitoramento e controle inadequado

Coordenao frgil da atividade

Incapacidade de obter cooperao do pessoal

Descuido com o treinamento das equipes Deficincia na proviso de recursos

Atraso na entrega de materiais

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Fase da execuo/implementao Pelos patrocinadores, gerente e lder de equipe

Equipamentos inferiores s especificaes tcnicas

Queda na qualidade

Fracasso na comunicao de empreendimentos

Emisso de relatrios

Relutncia em tomar medidas corretivas > Q

Fracasso em realizar revises regulares Interferncia ou intromisso de polticos

Desvio do objetivo

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Fase de concluso Pelo pessoal superior do projeto

Fracasso em concluir no prazo

Fracasso em alcanar os padres de qualidade

requeridos Arranjos de entrega inadequados

Avaliao e acompanhamento inadequados do Projeto

Falta de sustentao para os objetivos

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A l 4 E i d dilh i i


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No estgio inicial alguns projetos sofrem atrasos considerveis

Em grandes projetos o problema est na concluso do estudo da

viabilidade e na implementao do projeto devido a fatorescomplexos de aprovao

Dificuldade em chegar a um acordo final que considere

Compromisso das partes interessadas, oramento, conflitospolticos e modificao da proposta

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A l 4 E i d dilh i i


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Deve-se considerar, em particular: Necessidade do projeto

Ainda existe?

Mudanas nas circunstncias

Pjt superado pelo tempo?

Tecnologia e especificao

Ainda atualizadas?

Finanas do projeto Estimativas vlidas?

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A l 4 E it d dilh i i


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Deve-se considerar, em particular: Cronograma

Datas previstas so realistas?

Objetivos

Objetivos modificados? Quais efeitos? Recrutamento

Tempo de resposta adequado?

Disponiblidade de know-how

Administradores disponveis?

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Antecipando a mudana externa

Alteraes no meio ambiente : Possibilidades de

Produzir um efeito grave em projetos de mdio e longoprazo

Previso de ocorrncia

Nos projetos devem existir:

A margem de identificao de riscos

A previso de revises exigidas pelos investidores eclientes >> Custeada pelos patrocinadores

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Oposio, mudana poltica e imprevistos

Reconhecimento do estudo do projeto

De acordo com as circunstncias, tais como:

Relaes polticas, violncia Questes ambientais >>

>> Necessidade de se ter clusulas em abertopara:

Avaliao Reviso de riscos previsveis

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E U A / Reino Unido >> Fatores de sucesso Estruturas organizacionais adequadas e convenientes

Mecanismos de planejamento adequados

Controle convenientes

Compromisso da organizao matriz, cliente e gerentedo projeto com:

Programaes das atividades, oramentos e controle

Metas e marcos tcnicos vinculados ao tempo e ao

custo

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E U A / Reino Unido >> Fatores de sucesso Estuturas organizacionais adequadas ao carter do

projeto

Participao da equipe no planejamento e definio de

mtodos Ausncia de impedimentos legais

Apoio pblico entusistico

Mnimo de envolvimento de entidas pblicas ou rgos

do governo

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Uma frmula para o sucesso

Objetivos viveis

Organizao adequada

Habilidade gerencial principalmente no planejamento,

controle e lideranaBoa liderana em relao aos sistemas e rotinasadministrativas

Acompanhamento das situaes

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A la 4 E itando as armadilhas gerenciais


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Convite para Gerncia

Antes da designao >>

>> As primeiras perguntas

Conceito

O conceito bom? O projeto tem um prposito vlido e vivel?

Objetivos

Os objetivos esto claros e inequvocos?

Estrutura

A estrutura administrativa apropriada e praticvel?

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Convite para Gerncia Antes da designao >>

>>As primeiras perguntas Planejamento

O projeto foi devidamente planejado em linhas gerais e emdetalhe?

Programao Todas as atividades foram programadas e os recursos

planejados?

Monitorao e controle

Todas as atividades, eventos e gastos sero constantementemonitorados?

Competncia

A equipe do projeto competente, dedicada, motivada e bemliderada?

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Aula 4 Evitando as armadilhas gerenciais
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Concluso

Cuidados a serem tomados na gesto dos projetos

Administrao dos projetos

Questionamentos a serem efetuados

Documents

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