MAPEAMENTO DO PROCESSO DE ATENDIMENTO A LICENÇA A MATERNIDADE

EM UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR

Auxiliadora Alves Vasconcelos

MBA em Tecnologia da Informação e Internet - Universidade Paulista (UNIP)

Conjunto B - SGAS Quadra 913, s/nº - Asa Sul, Brasília - DF, 70390-130- Brasília/ DF -

Brasil.

sulinhasp@hotmail.com

ABSTRACT: This paper presents the study of the Process Management on service

license motherhood, turning to the Workflow technology, in order to better manage

organizational processes, either organizing or creating flow and automating offering

plasticity as the services provided to customers.

Key-words: Process Mapping, Bizagi, Workflow.

RESUMO: Este artigo apresenta o estudo sobre o Gerenciamento de Processos sobre

atendimento a licença a maternidade, voltando se para a tecnologia Workflow, no

intuito de melhor gerenciar os processos organizacionais, seja organizando ou criando

o fluxo e automatizando oferecendo a plasticidade quanto aos serviços prestados aos

clientes.

Palavras Chaves: Mapeamento de Processos, Bizagi, Workflow.

1. INTRODUÇÃO

Em tempos de acirramento da concorrência, verifica-se uma maior necessidade

de conhecer os processos pertinentes à empresa de forma clara, e desta forma saber

como implantar as mudanças que irão permitir o melhor resultado.

Desta maneira o aludido trabalho, remete ao uso do BPM, Business Process

Management, que em português significa: Gerenciamento de Processos de Negócio,

que será realizado em uma organização privada de ensino superior.

De acordo com SOLIMAN (1998), nota-se que o mais importante e fundamental

elemento na reengenharia de processos de um negócio consiste no entendimento dos

processos, ou seja, no mapeamento de tais processos. Por meio deste entendimento é

facilitado onde e quando existe a possibilidade de melhorar os processos. Neste

contexto, o mapeamento de processos é uma ferramenta que pode ser utilizada para

facilitar o gerenciamento e a identificação de pontos de melhoria em processos.

O BPM é uma técnica de gerenciamento de processos adaptável, tem por

finalidade sistematizar e facilitar processos organizacionais. O BPM permite que a

organização, em sua tomada de decisão, seja mais coerente tendo uma visão do

negocio como um todo.

Assim sendo, verifica-se que só pode melhorar aquilo que se pode gerenciar,

todavia, só pode gerenciar aquilo que se pode medir e, só pode medir aquilo que

realmente conhece como é executado.

Observa-se que as empresas que conhecem seus processos de forma clara,

estão à frente de muitas outras para gerenciá-las e até mesmo implantar melhorias

constantes.

2. PROCESSOS DE NEGÓCIO E MAPEAMENTO

A partir das disciplinas ministradas no curso de MBA em Tecnologia da

Informação e Internet, desperta- se o questionamento de como aprimorar o processo

de atendimento a Licença a Maternidade. Desta maneira apresenta se como intuito,

definir como deve ser o processo de atendimento a licença a maternidade, conhecendo

na íntegra o processo que ocorre na universidade, e utilizando o já como base para

aprimorar pontos do fluxo que necessite de aperfeiçoamento e posteriormente

automatizá-lo.

Contudo foi necessário o conhecimento da Instituição prestadora do serviço, de

como é realizado o processo e das pessoas envolvidas no mesmo. A técnica aplicada

foi o BPM, juntamente com o conhecimento teórico acerca das metodologias e

ferramentas empregadas no alcance da solução do problema proposto.

2.1 Processos

Para os professores MANGANELLI e KLEIN (1994): “Um processo é uma

série de atividades Inter relacionadas que convertem negócios de entrada em

negócios de saída”.

Segundo o professor HRONEC (1994): “Processo é uma série de

atividades que consomem recursos e produzem um bem ou serviço”.

A ISO 9000, conhecida como norma da qualidade, tem como pressuposto

básico a necessidade de a empresa organizar-se, por meio do conhecimento e

da documentação dos processos produtivos, para que cada atividade seja

realizada sempre da mesma forma, segundo as especificações que foram

testadas e documentadas no manual da qualidade.

Segundo MULLER (2003), o sucesso da empresa não provém da

melhoria de indicadores específicos, sejam de um ativo intangível ou da

qualidade de um processo. Verifica-se que é preciso que exista conexão destes

com os objetivos organizacionais estratégicos. A discussão da integração é

pertinente no sentido de contribuir para a melhoria de resultados dos planos

estratégicos desenvolvidos nas empresas, oferecendo prioridade aos processos

operacionais das mesmas.

Verifica-se que o fluxo de trabalho é somente um dos tipos de processo

empresarial, talvez o processo em que as atividades são mais interdependentes

e executadas em uma sequência específica. Todavia esta definição deixa de

fora processos que não têm início e fim explícitos ou cujo fluxo não é bem

definido. Assim, alguns desses processos têm um maior impacto que os outros

na própria viabilidade da empresa, como os processos ligados à sucessão na

empresa, ao desenvolvimento dos gerentes e à avaliação do desempenho do

pessoal (GONÇALVES, 2000a).

2.2 Mapeamento de Processos

Para O’BRIEN et al, (1994) o Mapeamento de Processo é uma técnica

utilizada para a compreensão da forma como um trabalho flui dentro da

organização. Esta técnica utiliza-se de diagramas de fluxo do processo que

fornece detalhes sequenciais de como uma tarefa é executada. Ele cria um

vocabulário que permite um estudo de como o atual processo funciona,

identificando problemas, limitações e oportunidades de melhoria através de

diagramas de fluxo de processo.

Observa-se que a visualização de processos possibilita um melhor

entendimento e uma melhor gestão do mesmo. Desta maneira, o mapeamento

de processos é uma ferramenta de auxílio visual para retratar relações de

processos de trabalho, ilustrando suas entradas, saídas e atividades. A

ferramenta consiste em identificar, documentar, analisar e viabilizar melhorias

em processos (ANJARD, 1996).

2.3 Modelagem de Processos

Fluxogramas;

Workflow;

UML – Linguagem de Modelagem Unificada;

Modelos de Relação entre Entidades;

Notação para Modelagem de Processos de Negócio – BPMN.

2.4 Business Process Management (BPM)

Para MULLER (2003), o gerenciamento de processos é elemento vital para a

consecução dos objetivos empresariais. Não se nega a necessidade da estrutura

funcional. Desta forma, entende-se que a estrutura deve existir para garantir o bom

funcionamento dos processos, subordinando-se a estes.

Segundo ENOKI (2006), verifica-se que as empresas estão buscando soluções

de integração dos processos fundamentadas em tecnologia da informação, de modo a

alcançar seus objetivos. O tema Gestão de Processos de Negócios ou Business

Process Management apresenta-se na literatura com foco principalmente na solução

tecnológica, ou seja, na abordagem dos fluxos de informação e integração dos

recursos organizacionais por meio de sistemas computadorizados mas, sem fornecer

maiores subsídios para a avaliação ou escolha do ponto de vista dos objetivos de

desempenho da organização.

MACEDO e SCHIMITZ (2001 p, 30), segundo estes autores o processo de

negócio pode ser definido como um conjunto de atividades estruturadas destinadas a

resultar num produto especificado para um determinado cliente ou mercado. Os

processos apresentam custo, prazos, qualidade de produção e satisfação do cliente.

Para melhorar o processo devemos reduzir os custos e junto a isso, aumentar a

satisfação do cliente.

2.5 Notação para Modelagem de Processos de Negócio – BPMN

BPMN é uma sigla para Business Process Modeling Notation (nome dado para

sua versão 1.1) ou Business Model and Notation (nome dado para sua versão 2.0 –

novo nome, mas a mesma notação).

O Dicionário Aurélio define Notação como um “Sistema de representação ou

designação convencional” ou o “Conjunto de sinais com que se faz essa representação

ou designação”. Enfim, notação pode ser definida como uma escrita simplificada ou

abreviada por meio de um conjunto de sinais convencionados.

Observa-se que no mapeamento de processos utiliza-se uma notação gráfica que

busca registrar a lógica das atividades, as mensagens entre os diferentes participantes e

toda a informação necessária para que um processo seja analisado, melhorado e

executado.

Segundo Almeida (2013), o BPMN foi desenvolvido visando atingir os seguintes

objetivos: •prover uma notação gráfica padronizada para a modelagem de processos de

negócio; •ser de fácil entendimento; •permitir que uma única notação pudesse ser

compreendida por todos os envolvidos, dos analistas de negócio aos programadores da

TI.

2.5 A Ferramenta BizAgi (Process Modeler)

O Bizagi é uma suíte composta por 3 módulos, por assim dizer, e somente o

primeiro módulo (Bizagi Modeler) que é efetivamente gratuito, os outros dois são

versões pagas, ou seja, precisam de uma licença de uso que tem que ser adquirida. É

um software BPM, que permite automatizar os processos de negócio de forma ágil e

simples em um ambiente gráfico intuitivo.

Segundo CUNHA (2014), o bizagi é considerado muito eficaz no quesito que

corresponde à modelagem de processos, por apresentar capacidade de dar suporte ao

gerenciamento de processo de negócio de forma clara, no que se pretende atingir. O

Bizagi foi utilizado por apresentar pontos fortes como:

Licença sem restrição de uso comercial na utilização do software;

Facilidade de uso;

Execução na plataforma Windows, permitindo compartilhar o trabalho com

vários usuários;

Permissão para publicação em: PDF, Word, Web, Sharepoint, Wiki;

Permissão para exportar o desenho para imagens do tipo: ”BMP”; ”PNG” e

”JPEG”;

Permissão na automatização dos processos de forma ágil e simples.

Abaixo está um esquema quanto à utilização da ferramenta:

2.6 Workflow

Segundo CRUZ (2000, p 75), Workflow pode ser descrito como, ferramentas que

têm por finalidade automatizar processos, racionalizando-os e, consequentemente,

aumentando sua produtividade por meio de dois componentes implícitos: organização e

tecnologia.

Para CRUZ (2000, p 78), verifica-se que no modelo Workflow, a ênfase é dada ao

processo. A importância está no fato de ele ser o meio pelo qual a informação será

processada. Em Workflow, as regras orientam a execução de cada tarefa, descendo a

um nível de detalhamento e precisão difícil de encontrar em qualquer outro modelo.

Além disso, a construção das rotas de navegação da informação permite transformar um

processo passivo em ativo, no qual cada funcionário será instado a fazer sua parte,

automaticamente, em vez de permitir que cada um faça o que deve e precisa ser feito

apenas na hora que quiser fazer.

O termo workflow não é uma exclusividade do ambiente científico, pelo contrário

ele tem suas origens associada ao processo de automação de escritórios, segundo

Araújo e Borges (2001) o workflow originou-se por volta dos anos 1970. Observa-se que

o foco desta tecnologia era oferecer soluções voltadas para a geração, armazenamento,

compartilhamento e roteamento de documentos em uma organização, com o objetivo de

reduzir a manipulação (física) de documentos em papel. Com o passar do tempo

percebeu-se que esse foco deslocou-se para a gerência e automação de processos de

negócio2.

3. MAPEAMENTO DO PROCESSO DE ATENDIMENTO À LICENÇA A

MATERNIDADE EM UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR

Não existe abono de faltas na legislação educacional brasileira. Desta maneira,

qualquer falta do aluno, independente do motivo, deve ser considerada e lançada no

diário. Para casos especiais, a Legislação prevê um Tratamento Especial, sendo que

nem esses casos caracterizam abono de faltas. Trata-se de inclusão de atividades

compensatórias, inclusive domiciliares. Licença Maternidade: A lei Nº 6.202/75 atribui à

estudante em estado de gestação o regime de exercícios domiciliares, instituído no

Decreto-lei Nº 1.044 e determina que a partir do 8º mês de gestação e durante três

meses a estudante ficará assistida pelo regime de exercícios domiciliares, o que será

comprovado por atestado médico apresentado à escola.

Cada Instituição de Ensino deve observar a lei Nº 6.202/75, adequando se de

acordo com a legislação, para que haja uma unificação quanto ao processo. E é neste

sentido que a organização apresenta seu fluxo, de acordo com o teor da lei citada

acima.

A figura a seguir apresenta o atual processo referente à Compensação de

Ausência em relação ao Atestado de Licença a Maternidade na Instituição em questão.

FONTE: VASCONCELOS (2016)

Desta maneira, segue passo a passo como se dá o processo de Compensação

de Ausências exemplificado acima.

1) Dar entrada com o atestado de Licença a Maternidade;

2) Solicitar compensação de ausência;

3) Deferimento dos trabalhos e definição dos mesmos;

4) Aluno deve retirar os trabalhos na secretaria;

5) Devolução dos trabalhos prontos na secretaria;

6) Secretaria encaminha os mesmos à coordenação;

7) Coordenação avalia os trabalhos, se satisfatório – compensar faltas, se

insatisfatório – não compensar faltas, realizará novos trabalhos. Caso não

realize novos trabalhos estará reprovado por faltas.

8) Aluno entre os 90 aos 97 dias do atestado solicita na secretaria a realização

das provas especiais;

9) Secretaria encaminha o requerimento de pedido das provas;

10) Coordenação defere a realização das provas especiais e encaminha

autorização para secretaria;

11) Secretaria lança ocorrência no sistema;

12) Aluno deve procurar a secretaria para saber se o pedido foi deferido

13) Se sim, procurar o coordenador para marcação de provas;

14) Se não for deferido, a aluna está reprovada.

15) Aluno deve renovar a matrícula e automaticamente ele já será tutelado.

16) Aluno realizará as provas nas datas estabelecidas, e o coordenador por

meio de mapa de nota passará á secretaria, no qual é responsável pelo

lançamento de notas no sistema.

3.1.1 Descrição dos Atores Envolvidos no Processo

Para a representação gráfica do processo aqui descrito foram utilizadas, de

acordo com o modelador BizAgi três pools ou piscinas, onde cada pool é representado

por um participante ou entidade de negócio que estão separados fisicamente. Os

atores como participantes do processo têm as seguintes funções:

a. Aluno: Pessoa amparada pela lei Nº 6.0202/75, (Lei da Licença a

Maternidade) para se ausentar da instituição de maneira formal, e não

prejudicial à vida acadêmica. Contando que cumpra durante o período de 90

dias o seu curso em regime domiciliar, realizando tarefas e provas especiais

para a avaliação do semestre.

b. Secretaria: Setor intermediário entre aluno e coordenação, responsável pela

parte acadêmica do aluno. Trata da questão de atendimento a licença a

maternidade, iniciando neste setor todo o trâmite do processo. É o setor que

apresenta maior contato com o aluno.

c. Coordenação: Responsável, pelos deferimentos e indeferimentos, em

relação ao pedido dos alunos que são realizados na secretaria e

encaminhado aos mesmos.

4. LEVANTAMENTO DA SITUAÇÃO ORGANIZACIONAL:

A organização analisada é uma Instituição Privada de Ensino Superior,

localizada em Brasília – DF, no qual comporta grande quantidade de alunos, tem seus

cursos todos reconhecidos pelo MEC e é referência no mercado de trabalho, no

Campus Brasília. Contudo a mesma vem aprimorando seus processos, de forma a

automatizar os mesmos, oferecendo aos alunos um ensino de qualidade e serviços

satisfatórios. Aqui serão descritos alguns problemas que supostamente atrasam a

organização no alcance de seu objetivo.

A concorrência de mercado vem instigando as organizações a oferecerem o

melhor de si, por meio de processos bem definidos, disponibilizando ao cliente o

melhor atendimento, conforto e comodidade, além da qualidade dos serviços

prestados. As organizações não querem apenas oferecer o serviço de melhor

qualidade, mas tornar o cliente fiel à ela, proporcionando desta maneira subsídios que

os torne clientes fiéis, no qual retorne ou indique outras pessoas a utilizar aquele

serviço ou até mesmo conhecer aquela organização. A satisfação do cliente é algo

fundamental e necessário para a evolução do negócio, pois o cliente bem acolhido e

satisfeito tende a divulgar o trabalho daquela organização e assim atrair novos clientes,

de forma indireta, e vice versa, cliente insatisfeito tende a divulgar e afastar possíveis

clientes.

Seguindo esta linha de raciocínio, de que as organizações precisam evoluir para

se manter no mercado é apresentado um dos problemas verificados na organização.

Existe na mesma uma grande controvérsia de informações e falta de determinação de

prazos a serem seguidas pela organização, as informações não são coerentes, são

desencontradas. Os funcionários desconhecem partes do fluxo, devido ao grande

detalhamento do processo. Fato este que pode ser solucionado, de maneira com que a

organização melhore, pois o serviço prestado é o mesmo que é oferecido por

organizações do ramo de ensino.

O foco deste estudo é o processo de Concessão de Licença a Maternidade aos

Alunos, desta forma, observa-se que este processo ainda não está bem definido, pois

são notadas falhas quanto ao conhecimento do processo, pelos alunos, pela secretaria

e pela coordenação, pois ainda não existem prazos determinados no qual eles podem

se basear e trabalhar. Este processo se baseia apenas no fato de que quando um setor

termina envia para o outro e estes continua o processo, mas não se sabe ao certo, em

que fase do processo se encontra, á quanto tempo já está acontecendo aquela

solicitação, ou seja, não existe acompanhamento. Devido a isto, o processo varia em

seu andamento, para uns alunos o processo pode ser mais rápido, já para outros pode

ser mais demorado, pois não existe padronização com prazos determinados para cada

etapa do processo, com início e termino do processo.

A lei 6.202/75 referente à Licença a maternidade estabelece as regulamentações

especificas quanto às prerrogativas que tanto as seguradoras da previdência social

quanto as estudantes tem direito, porém muitas desconhecem dos seus direitos.

Verifica-se que em muitos aspectos esta lei se assemelha a condição de

seguradora empregada onde, por exemplo, em seu artigo 1º: “Art. 1º A partir do oitavo

mês de gestação e durante três meses a estudante em estado de gravidez ficará

assistida pelo regime de exercícios domiciliares instituído pelo Decreto-lei número

1.044, 21 de outubro de 1969”.

A lei 6.202/75, também atesta que o inicio e o fim do período em que é permitido

o afastamento serão determinados por atestado médico a ser apresentado à direção da

escola. E que em qualquer caso, é assegurado às estudantes em estado de gravidez o

direito à prestação dos exames finais. Todavia, a lei não irá abonar as faltas da

estudante que estiver em uso da licença maternidade. O que acontecerá é que a

estudante deverá realizar atividades avaliativas complementares como critério para

suprir as faltas, sendo estas avaliações supervisionadas por profissionais da instituição

em que estuda.

Para a Licença a Maternidade, existe um fluxo, porém não está bem definido, e

existe certa insegurança quanto aos prazos. E quanto ao procedimento da solicitação.

Com a implantação do Mapeamento de Competência pretende se que, a

organização alcance de forma eficaz um atendimento de qualidade no processo de

concessão de licença a maternidade, de maneira que se torne um procedimento

sistematizado oferecendo as alunas uma maior confiabilidade e conforto quanto a este

direito?

Espera-se que, se for criado o processo de mapeamento de competência

reduziram os números de reclamações e aumentem os índices de satisfação, nas

pesquisas efetuadas.

5. SOLUCIONANDO PROBLEMA

Observa-se que em primeiro lugar deve-se reorganizar o processo, ou seja, deve-

se mapeá-lo, indicando passo a passo o que é realizado para que então se venha a

implementar workflow, e assim se alcance uma maior efetividade quanto a esta

tecnologia.

Sendo assim, a partir do fluxo Workflow, descrito pelo autor Tadeu Cruz, verifica-

se que a primeira etapa está relacionada a analise do fluxo atual, ou seja, para projetar

um novo modelo de informação é preciso partir de alguma realidade. Isto pode ser feito

analisando-se o modelo atual a fim de conseguir se os elementos necessários para

projetar o novo fluxo de trabalho. Na segunda etapa consiste em projetar o modelo de

informação do fluxo de trabalho que se quer automatizar. A terceira etapa diz respeito a

programar o modelo de informação, definindo e detalhando cada um dos elementos

contidos nele. A quarta etapa esta relacionado a Implantar o Workflow e a quinta etapa

Atualizar o modelo de informação implantado.

Segundo CRUZ (2000, p 156), a tecnologia Workflow foi desenvolvida para

automatizar e facilitar o fluxo de trabalho de um processo, a fim de permitir a uma

organização atingir seus objetivos. Observe o Ciclo de Workflow a seguir:

Ciclo de Workflow.

TRCR TECHNOLOGY – Educação & Treinamento

PROJETAR O

WORKFLOW

PROGAMAR

O

WORKFLOW

ATUALIZAR

O

WORKFLOW

IMPLANTAR

O

WORKFLOW

REVISÃO DO

WORKFLOW

ATUAL

Assim, segundo CRUZ (2000), o Ciclo Workflow tem cinco etapas:

1ª etapa: Análise do fluxo de trabalho (Workflow) atual.

2ª etapa: Projetar o modelo de informação do fluxo de trabalho que se quer

automatizar.

3ª etapa: Programar o modelo de informação, definindo e detalhando cada um

dos elementos contidos nele.

4ª etapa: Implantar o Workflow.

5ª Atualizar o modelo de informação implantado.

Em suma, deve ser reorganizado o fluxo que já existe referente ao processo de

licença à maternidade, no intuito de quando se automatizar, esta nova tecnologia

alcance sua eficácia plena. Logo o ciclo é bem lógico e necessário para que se obtenha

esta eficácia, e para que não se desperdice dinheiro e tenha pouco sucesso na

mudança.

Sendo assim foi reorganizado o processo já existente, incrementando os prazos

bem definidos e até mesmo o despache de e-mails para notificação do processo, aos

alunos para que os mesmo fiquem cientes do que está ocorrendo quanto ao processo

que deram entrada na instituição, como sendo uma rotina interna do próprio sistema.

A figura abaixo apresenta o processo com as melhorias estabelecidas na

Instituição de Ensino.

FONTE: VASCONCELOS (2016)

6. CONCLUSÃO:

A compreensão do que é um processo, praticamente já é um diferencial para a

organização, pois os processos são responsáveis diretos pela geração de valor de uma

organização. O conjunto de atividades que formam um processo podem apresentar

pontos de melhoria que contribuem para na otimização e no gerenciamento dos

mesmos. A necessidade de se gerenciar e melhorar processos teve maior importância

devido à difusão da filosofia da qualidade que se iniciou nos anos 70.

Segundo AHIRE E DREYFUS, (2000) verifica-se que a intenção de se gerir a

qualidade envolve essencialmente a identificação de componentes críticos de

processos. Busca-se identificar pontos de melhoria a fim de incrementar, além da

qualidade do produto, os custos econômicos e a competitividade empresarial.

Uma das técnicas que marcou a gestão de negócios durante a década de 90 foi a

Reengenharia de Processos, no qual convida a repensar de maneira realista nos

objetivos e os respectivos meios para alcança-los. Observa-se que o conceito de

redesenhar as atividades operativas e processos remete a uma das técnicas que

marcaram a gestão dos negócios durante a década de 90: a Reengenharia de

Processos. Esta técnica sugere o repensar fundamental de objetivos e os respectivos

meios para alcançá-los. Para tanto, há necessidade de redesenhar os processos

empresariais. Neste sentido, a reengenharia de processos almeja alcançar melhorias em

indicadores de desempenho empresarial, entre eles qualidade, custo, agilidade, serviço

ao cliente (HAMMER; CHAMPY, 1994).

Contudo observa-se a necessidade de se implantar uma tecnologia como a de

workflow no intuito de gerenciar e melhorar processos, frisando que antes de tudo se faz

necessário que se organize o processo, para que só então se implante a tecnologia

Workflow. Desta maneira o trabalho se referiu como se dá o processo de Licença a

Maternidade embasada na lei N 6.202/75 no qual estabelece algumas normas quanto as

estudantes no período de gestação. Foi apresentado tanto o processo atual, quanto o

processo com algumas melhorias, no qual visa oferecer uma maior comodidade e

ciência para os alunos e para todos os envolvidos no processo, para que assim todos

fiquem satisfeitos e saibam em que parte agir e quanto tempo tem para isso, tudo em

busca da eficiência e maior satisfação de todos.

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