Implantação de Mapeamento de Processos de Trabalho no ... ?· Palavras Mapeamento de Processos, Bizagi…

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  • Implantao de Mapeamento de Processos de Trabalho no Setor de

    Transporte de uma Instituio Federal de Ensino

    Luiz Ricardo de Moura Gissoni (IFSULDEMINAS) luiz.gissoni@gmail.com

    Hlio Lemes Costa Jnior (UNIFAL) helio.lemes@unifal-mg.edu.br

    Resumo: O presente trabalho identifica melhorias em processos no Setor de Transporte do Campus Pouso

    Alegre do Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia do Sul de Minas Gerais

    (IFSULDEMINAS), propondo alternativas otimizadas. A identificao das melhorias foi realizada

    atravs do mapeamento de processos, por meio da ferramenta Bizagi Process Modeler. Aps mapear

    os processos de trabalho atuais, eles foram redesenhados e melhorados. Dessa forma, o presente

    estudo respondeu seguinte questo: o que pode ser melhorado nos processos de trabalho no Setor de

    Transporte do Campus Pouso Alegre do IFSULDEMINAS? O trabalho apresenta definies acerca da

    gesto no setor pblico, aborda alguns conceitos sobre gesto por processos e mapeamento de

    processos. O estudo foi desenvolvido atravs de leituras e anlises de livros, artigos, dissertaes,

    assim como peridicos cientficos. Utilizou-se da pesquisa-ao como ferramenta metodolgica de

    estudo para fazer um levantamento acerca das atividades e processos deste setor. Tambm foram

    utilizados documentos da Instituio para verificar dados necessrios elaborao do estudo. Alm

    disso, utilizou-se da observao local para composio de informaes necessrias realizao da

    pesquisa. Depois de identificadas as atividades e processos existentes, foram feitos os devidos

    mapeamentos desses processos e ento foram propostas melhorias, atravs de novos mapas de

    processos, com ganho de desempenho e reduo de atividades.

    Palavras chave: Mapeamento de Processos, Bizagi Process Modeler, Setor de Transporte.

    Implementation Work Process Mapping in the Transport Sector of a

    Federal Institution of Education

    Abstract This work identifies process improvements in the Transport Sector of the Campus Pouso Alegre of the

    Federal Institute of Education, Science and Technology of South of Minas Gerais (IFSULDEMINAS),

    proposing optimized alternatives. The identification of improvement was performed by process

    mapping, through Bizagi Process Modeler tool. After mapping the current work processes, they have

    been redesigned and improved. In this way, this study answered the question: what can be improved in

    the work processes in the Transport Sector of the Campus Pouso Alegre of the IFSULDEMINAS? The

    paper presents definitions on management in the public sector, discusses some concepts of

    management by process and process mapping. The study was developed through reading and analysis

    of books, articles, dissertations, as well as scientific journals. It was used the action research as a

    methodological tool to study to survey about the activities and processes of this sector. It was used

    also documents of the Institution to verify data needed to produce the study. In addition, it was used

    the local observation to information composition necessary to conduct the research. After identifying

    existing activities and processes, proper mapping of these processes were made and then

    improvements were proposed, through new processes maps, with performance gain and reduction of

    activities.

    Key-words: Process Mapping, Bizagi Process Modeler, Transport Sector.

  • 1. Introduo

    Em meio a um cenrio dinmico e competitivo, uma das grandes exigncias propostas

    repensar o modo de gesto das organizaes. A cobrana por mais qualidade na oferta do

    produto ou servio, faz com que os gestores, tanto de empresas privadas, como tambm de

    organizaes pblicas, repensem tcnicas e procedimentos adotados de forma constante. A

    prpria sociedade, principalmente no que se refere Administrao Pblica, constantemente

    clama por mais eficincia, e almeja um atendimento mais rpido e menos burocrtico.

    A melhoria dos processos pode ser um caminho para se alcanar essa eficincia. A partir do

    momento em que as organizaes passam a entender de que forma se do seus processos,

    abre-se margem para aperfeio-los, e ento os resultados esperados podero ser alcanados.

    Atravs da melhoria dos processos de trabalho, possvel ainda aumentar a produtividade e

    diminuir os custos da oferta do produto ou servio, j que torna o processo mais gil.

    De acordo com Cruz (2013), identificar os processos internos da organizao e em seguida

    mape-los, uma atitude que permite alcanar melhores resultados. O autor explica que ao

    entender melhor de que forma se d o funcionamento dos processos, as atividades inerentes a

    cada processo e a sequncia em que so executadas, possvel otimizar o tempo, atravs da

    implantao de melhorias, tornando a organizao mais competitiva.

    O presente estudo se inicia com algumas definies dadas gesto no setor pblico, gesto

    por processos e mapeamento de processos. Em seguida so demonstradas as tcnicas de

    pesquisa usadas. Por fim, dado um enfoque anlise dos dados, atravs da identificao e

    do mapeamento dos processos existentes atualmente no setor estudado, assim como, por meio

    da proposio de melhorias, sugerindo novos mapas de processos.

    Dessa forma, o presente estudo responde seguinte questo: o que pode ser melhorado nos

    processos de trabalho do Setor de Transporte do Campus Pouso Alegre do IFSULDEMINAS?

    2. Gesto no Setor Pblico

    As mudanas e adaptaes necessrias para que as organizaes pblicas se adequem s

    necessidades dos cidados no algo simples e fcil, mas necessrio. Segundo Biazzi e

    Muscat (2007), os processos de trabalho das instituies pblicas alm de burocrticos

    possuem grande apego s normas. Muitas vezes vale determinada regra apenas por sempre ter

    sido daquela forma, e a aceitao pelas mudanas que buscam melhorias so encaradas com

    relutncia e insatisfao. Essa resistncia s mudanas pode influenciar as atividades e

    processos das organizaes pblicas. De acordo com Johnson et al. (1996) o fato da

    propriedade ser pblica torna os processos delicados, morosos e complexos, algo que talvez,

    pudesse ser simples e dinmico na iniciativa privada.

    Paludo (2015) afirma que so muitas as convergncias entre a Administrao Pblica e

    administrao privada, no entanto, existem tambm grandes diferenas, como por exemplo: a

    Administrao Pblica tem como objetivo proporcionar o bem-estar coletividade, enquanto

    a iniciativa privada, em grande parte das vezes, tem seu foco no lucro; na Administrao

    Pblica a transparncia dos atos obrigatria; a iniciativa privada pode fazer aquilo que no

    proibido por lei, enquanto a Administrao Pblica pode fazer apenas o que a lei determina;

    na Administrao Pblica o cidado paga os servios atravs de impostos, mesmo sem usar, j

    na iniciativa privada pago apenas aquilo que se usa ou que se compra; a eficincia nas

    organizaes pblicas so medidas pela correta utilizao dos recursos, pelo cumprimento de

    sua misso e pelo atendimento das demandas do cidado, enquanto que na iniciativa privada

    so analisados o aumento das receitas, reduo de gastos e aumento de mercados.

  • Apesar das diferenas, Paludo (2015) afirma que o gestor pblico pode e deve compatibilizar

    custos com resultados, tomar decises rpidas com vistas a aproveitar oportunidades,

    melhorar suas prticas a partir da utilizao de tcnicas consagradas pela iniciativa privada. O

    autor explica que o que no pode simplesmente aplicar as prticas da iniciativa privada sem

    uma adaptao adequada realidade pblica.

    Bobbio (1998, p. 10) explica que em seu sentido mais abrangente, a expresso Administrao

    Pblica designa o conjunto das ativid s ir t t sti s u s t r s u

    incumbncias consideradas de interesse pblico ou comum, numa coletividade ou numa

    organizao estatal.

    3. Gesto por Processos

    Cruz (2015) define processo como algo complexo e simples ao mesmo tempo. Para o autor,

    processos so a base de tudo. Tudo que existiu um dia, existe ou existir futuramente, ter

    b s lgu pr ss , u i , vri s pr ss s. N p istir s qu u

    processo o tenha produzido! E nenhum processo pode existir sem ter que produzir ao menos

    u pr ut (CRUZ, 2015, p. 77). De forma mais abrangente, o autor explica que os

    processos so elementos que identificam o incio do trabalho e o seu final, de maneira que os

    desvios sejam evitados para que os objetivos sejam alcanados com maior preciso.

    Os processos podem tambm ser divididos em dois tipos, a saber: Processos Finalsticos e

    Processos de Apoio, sendo o primeiro aqueles processos que compem as atividades fim das

    organizaes e o segundo todos aqueles processos de trabalho que do suporte, ou seja,

    servem de apoio para alguma atividade fim da organizao.

    A ideia da gesto por processos desenvolver uma organizao voltada para processos por

    meio da eliminao de atividades repetitivas, desnecessrias ou ainda aquelas atividades que

    no agregam valor. Para Prado Jnior (2013), a Gesto por Processos uma abordagem para

    identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar e controlar os processos de uma

    organizao, de forma coerente e orientada para resultados, alm de estar alinhada com os

    objetivos estratgicos da organizao.

    A organizao deve identificar suas atividades e processos crticos, assim como gargalos que

    fazem com que a eficincia seja afetada. Carreira (2009) afi