BENCHFAR 26 indicadores utilizando a aplicação informática ... · BENCHFAR, um projeto científico de benchmarking de indicadores de qualidade dos serviços de farmácia hospitalária,

BENCHFAR, um projeto científico de benchmarking de indicadores de

qualidade dos serviços de farmácia hospitalária, útil nos seus programas de

melhora continuada.

Este novo projeto permite às farmácias monitorizar-se e comparar-se

setorialmente de forma estatística em 26 indicadores de qualidade,

utilizando a aplicação informática BENCHFAR que foi desenvolvida para

esta finalidade.

Este projeto foi desenvolvido ao longo do último ano e meio, com a importante

colaboração de várias farmácias hospitalárias que participam no projeto piloto

desde o seu início, e que levam medindo os indicadores e utilizando a aplicação

há quase um ano.

A participação no projeto é totalmente gratuita para as farmácias.

Projeto desenvolvido por:

Rúa de Jaca, 7 Baixo B 15707 Santiago de Compostela Fone: 981 59 29 85 Fax: 881 97 51 47 [email protected] http://www.fba-consulting.com © Copyright 2010 Ferreiro, Boullón & Asociados SL

http://www.fba-consulting.com/

O que é BENCHFAR?

BENCHFAR é um projeto desenvolvido por FBA Consulting, para a medição e comparação de

indicadores de qualidade dos serviços de farmácia hospitalária.

A fase piloto esteve em desenvolvimento 24 meses. Na parte final (12 meses) desta fase piloto,

colaboraram para o seu desenvolvimento na medição dos indicadores foram:

Hospital Infantil Universitario Niño Jesús - Madrid

Hospital Universitario La Paz - Madrid

Complexo Hospitalar Universitário de Santiago de Compostela

Complexo Hospitalar Universitário de A Coruña

Complexo Hospitalar Arquitecto Marcide (Ferrol)

Complexo Hospitalar de Pontevedra

Objetivos Benchfar

1. A medição, continuada no tempo, de indicadores de qualidade de farmácia

hospitalária que foram consensuados e cuja monitorização e benchmarking possa

contribuir à melhora das farmácias.

2. A obtenção de dados comparativos de benchmarking. Oferecendo uma

comparação da situação da farmácia com respeito à média do grupo de farmácias de

um tamanho comparável, e com todas as farmácias da base de dados de FBA

Consulting.

Grupos de Serviços de Farmácia

Existem 4 grupos de farmácias segundo o número de camas do hospital:

Grupo 1 : Menos de 200 camas

Grupo 2 : Entre 200 e 500 camas

Grupo 3 : Entre 501 e 1000 camas

Grupo 4 : Mais de 1000 camas

Serão analizados os resultados obtidos dentro do grupo ao qual pertence o hospital e dentro da

base de dados das farmácias hospitalárias de FBA.

Indicadores

O nº de indicadores inicial foi superior a 300.

Foram selecionados finalmente 26, confirmados seu compromisso de medida pela maioria

das farmácias do projeto piloto.

Os indicadores, dentro do grande número existente, foram selecionados seguindo estes

requisitos:

Facticidade: que sejam relativamente fáceis de medir

Utilidade: que possam refletir a qualidade global do serviço

Para participar, deverá haver o compromisso de medir pelo menos o 50% dos indicadores (13

indicadores de 26).

Os indicadores podem ser:

Pela sua forma de medida:

Direto: é aquele que quanto maior valor tenha, mais qualidade outorga à farmácia.

Inverso: é aquele que quanto menor valor tenha, mais qualidade outorga à

farmacia.

Pela sua periodicidade de medida:

Mensal, Trimestral, Semestral, Anual

1. Nº de horas aulas de formação continuada de farmacêuticos

Definição: Média de horas aulas de formação continuada ao ano por cada farmacêutico.

Periodicidade: Anual.

Exclusões: Excluem-se como horas de formação continuada a assistência a congressos e a

sessões clínicas, salvo que estas sessões clínicas estejam reconhecidas oficialmente.

2. Índice de impacto de publicações científicas

Definição: Será incluído qualquer artigo no qual figure ao menos um/a farmacêutico/a do

serviço no ano da publicação.


Detalhes: Para obter o índice de impacto de cada revista se consultará o Journal Citation

Report (JCR) anualmente.

3. Nº de projetos de âmbito nacional, cujo investigador principal pertence ao serviço de farmácia

Definição: Será levado em conta o ano no qual o projeto foi concedido. Se a participação

continua no ano seguinte, por exemplo em um projeto bi-anual, cada ano conta como um.

Assim, uma farmácia com 2 projetos em 2010, um bi-anual e outro de um ano (2010), cujo

pesquisador principal pertence ao serviço de farmácia, conta 2 em 2010 e 1 em 2011.


Detalhes: Serão contados os projetos de âmbito nacional cujo financiamento seja público.

Não se incluirão projetos com financiamento privado.

cosº

º

farmacêutiN

anonocontinuadaformaçãodesaulashoraN

anoporpublicadoartigocadadeimpactodeíndice

serviçodoipcomãoinvestigaçdeprojetos

4. Taxa de atividades automatizadas/informatizadas

Definição: Da lista de atividades automatizáveis disponível na aplicação, cada serviço

marcará aquelas que já estejam estabelecidas de forma automática.


Detalhes: Serão somadas todas as atividades marcadas como automatizadas pelo serviço e

se dividirá pelo número total de atividades possíveis. Caso existam atividades parcialmente

automatizadas, como por exemplo pedidos automáticos, tomará-se em conta a parte

proporcional.

5. Porcentagem de pacientes internados com prescrição eletrônica

Definição: Será incluído o número de pacientes do hospital com prescrição eletrônica,

independentemente do serviço.


Detalhes: Caso só haja prescrição eletrônica em uma ala do hospital que inclua 2 serviços,

se contará o número de pacientes desses 2 serviços e se dividirá pelo número total de

camas do hospital.

6. Nº falhas nos equipamentos

Definição: Serão consideradas falhas: avarias, mal funcionamento, etc. Não se considerarão

falhas as desviações de temperatura.

Periodicidade: Semestral.

Detalhes: Será falha de equipamento aquela que impossibilite sua utilização, contemplando-

se como custo de não qualidade. Não serão levados em consideração para este indicador os

equipamentos informáticos.

100º

ºx

veisautomatizáserviçonorealizamsequeatividadesN

dasautomatizaatividadesdeN

100º

ºx

camasdetotalN

eletrônicaprescriçãocompacientesN

semestrenoosequipamentdefalhas

7. Nº desviações de temperatura

Definição: Serão consideradas desviação, quando o equipamento esteja fora da medida de

temperatura durante mais de 4 horas.


Exclusões: O controle e registro das temperaturas recomenda-se realizá-lo, pelo menos,

uma vez ao dia, comprobando-se que não se produziu desviação alguma do limite

estabelecido.

8. Taxa de erros de medicação por observação

Definição: Observação, por pessoas independentes, do pessoal de enfermagem quando

administram medicamentos.


Detalhes: O número de observações deve ser uma amostra representativa do número de

administrações de medicamentos. Estima-se uma amostra significativa de 800

administrações. Devem-se realizar as observações em pelo menos três ou quatro unidades

de hospitalização convencionais.

9. Taxa de erro na dispensa de doses unitárias

Definição: Será feita uma revisão diária, selecionando aleatoriamente 3 carros, e em cada

carro, será revisada a dispensa a 5 pacientes. Podem-se fazer 2 carros em vez de 3, mas

serão revisados, pelo menos, 20 pacientes.

Periodicidade: Mensal

Detalhes: Erro: quando se detecta uma dispensa incorreta, em doses ou fármaco. Se existe

mais de um erro em um medicamento, conta-se que houve um medicamento

incorretamente dispensado e não o nº de erros. Excluem-se os finais de semana e feriados.

semestrenoatemperaturdeDesvios detectados

istraçõesaddetotalN

observadoserrosdeN

minº

º

100º

º

totaislinhasN

erroummenospelocomlinhasN

10. Taxa de erro na reposição dos kits farmácias

Definição: Será feita uma revisão de um dos envios à farmacinha, procurando que cada dia

seja o envio a um serviço diferente. O pedido deve ter pelo menos 20 linhas.

Periodicidade: Trimestral.

Detalhes: Se em uma linha existe mais de 1 erro, só se conta que nessa linha houve 1 erro.

Excluem-se os finais de semana e feriados.

11. Taxa de incidência em NÃO reposição de armários distribuidores descentralizados

Definição: Será feita uma amostragem semanal das linhas não repostas em um dia com

respeito ao número de petições desse dia. Tentar-se-á que cada semana seja realizada a

amostragem em um dia diferente.

Periodicidade: Mensal.

Detalhes: Será excluída da revisão os finais de semana e feriados.

12. Taxa de preparações eliminadas

Definição: Preparações: estéreis (intravenosas, citostáticos, nutrições parentéricas) e

fórmulas magistrais não estéreis.


Detalhes: Preparação eliminada: por exemplo, é aquela preparação cujo peso final tenha

uma desviação de ± 5% sobre o peso esperado. Uma preparação também pode ser

eliminada por outros motivos.

100º

º

totaislinhasN

erroummenospelocomlinhasN

100

º

º

linhaspedidostotalN

repostasnãolinhasN

100º

eliminadasº

elaboradasunidadesdetotalN

unidadesdeN

13. Intervenções farmacêuticas em pacientes internados

Definição: Intervenção farmacêutica: atuações nas quais o farmacêutico participa

ativamente na toma de decisões, na terapia dos pacientes e na avaliação dos resultados.


Detalhes: Cada intervenção farmacéutica será registrada na aplicação Benchfar, ou bem no

sistema de registro de intervenções que disponha cada farmácia.

14. Taxa de monitoramento de fármacos a pacientes internados

Definição: Contar os monitoramentos realizados no ano em relação ao número de

internamentos no hospital nesse ano.


Detalhes: Apenas em pacientes internados.

15. Taxa de nutrições parentéricas centrais com duração menor que 5 dias

Definição: Apenas tomaremos em conta aqueles pacientes que foram dados de alta no mês.


Detalhes: Serão excluídos (em numerador e denominador) aqueles casos nos quais se

suspendem a nutrição por óbito ou por problemas com a toma da via ou em pacientes com

< de 5 dias de estadia.

ernamentosintdetotalNº

realizadasesintervençõdeNº

100tosinternamen totalNº

realizadosntomonitorameNº

100º

5º

nutriçõesdetotalN

diasduraçãocomnutriçõesN

16. Tempo médio na preparação de citostáticos em pacientes ambulatoriais

Definição: Tempo médio de resposta na preparação de citostáticos, desde a solicitação, até

a liberação.


Detalhes: Conhecer o tempo médio no qual o serviço de farmácia, proporciona as

solicitações de citostáticos. Fazer uma amostragem, uma vez por semana, mudando o dia.

17. Quebra de estoque

Definição: Será anotada cada quebra do estoque que se detecte no momento da dispensa.

Mensalmente será contabilizado o número de quebras de estoque.


Detalhes: Serão excluídos da medida os medicamentos especiais, estrangeiros,

compassivos, de usos especiais ou fora de indicação e as fórmulas magistrais e elaborações

do serviço de farmácia. Serão incluídos feriados e finais de semana.

18. Porcentagem de medicamentos não recuperados (em R$) sobre o total de consumo (em R$)

Definição: Será levada em conta a quantidade de medicamentos não recuperados (em

reais) no mês, em relação ao total do consumo (em reais) desse mês.


Detalhes: Dos medicamentos próximos a data de vencimento, diferencia-se os que se

devolvem ao fornecedor sem gerar custo para o serviço, dos que não podem ser devolvidos

ao fornecedor com a conseqüente sobrecarga ao serviço.

spreparaçõeNº

preparaçãodeTempos

GFTnaincluídasadesespecialidNº

dispensademomentonostoquedequebrasNº e

100(reais)consumodeTotal

(reais)srecuperadonãoosMedicament

Pesquisas de satisfação on-line Todas as pesquisas de satisfação incluídas em Benchfar, serão realizadas através de algum dos

assistentes de algum dos indicadores relacionados (8 indicadores de resultados de pesquisas).

Para realizá-las, disponibilizam-se os assistentes de enlaces aos quatro tipos de pesquisas:

pessoal médico, pessoal de enfermagem, pacientes e Farmacêutico Interno Residente (FIR).

Ao enviar estes enlaces às distintas listas de distribuição correspondentes (pessoal médico,

pessoal de enfermagem, pacientes e FIR), estes, ao pulsar sobre os enlaces, terão acesso às

perguntas que devem responder.

Uma vez enviados os enlaces, o processo é totalmente automático, dado que os assistentes

recopilarão a informação obtida das distintas pesquisas, realizarão os cálculos correspondentes

e preencherão cada um dos valores dos indicadores segundo sigam respondendo os

questionários, pelo que não é necessário esperar a recopilar os dados e que se realizem os

cálculos para ver os resultados.

No caso da pesquisa de satisfação de pacientes, uma vez que o serviço de farmácia coleta os

correios eletrônicos dos seus pacientes, poderá lhes enviar o link do questionário que aparece

no assistente do indicador, e que permitirá aos pacientes preencherem o mesmo. Os resultados

da mesma se calculará também de forma automática e seu valor se incluirá no indicador

correspondente.

Estas pesquisas são anuais e podem realizar-se em qualquer época do ano.

19. Satisfação global do pessoal médico do hospital com o serviço de farmácia (on-line)

Método: Será formulada a pergunta sobre a satisfação global com a farmácia do hospital.

Definição: Pesquisa enviada por correio eletrônico pelo Serviço de Farmácia ao pessoal

médico.


Detalhes: Para poder dispor de resultados comparativos com outros centros nos indicadores

de satisfação, a pesquisa deve realizar-se de forma idêntica em todos os centros.

20. Satisfação com a tramitação de prescrições (on-line)

Método: Na pesquisa de satisfação enviada ao pessoal médico, incluirá-se esta pergunta de

satisfação.

Definição: Dirigida ao pessoal médico.




21. Satisfação global do pessoal de enfermagem do hospital com o serviço de farmácia (on-line)

Método: Será formulada a pergunta sobre satisfação global com a farmácia do hospital.

Definição: Pesquisa enviada por correio eletrônico pelo Serviço de Farmácia ao pessoal de

enfermagem.



de satisfacción, la encuesta debe realizarse de forma idéntica en todos los centros.

22. Satisfação com a chegada na hora pactada dos pedidos ao serviço de farmácia (on-line)

Método: Na pesquisa de satisfação enviada ao pessoal de enfermagem, será incluída esta

pergunta de satisfação.

Definição: Dirigida ao pessoal de enfermagem.




23. Satisfação com a informação geral proporcionada pelo Serviço (on-line)

Método: Será formulada a pergunta sobre a satisfação com a informação geral

proporcionada pelo serviço, ao pessoal médico e de enfermagem.

Definição: Informação geral: alertas de segurança de medicamentos, novos medicamentos,

Guia Fármaco Terapêutica (GFT), etc.




24. Satisfação com a competência do serviço em informar de qualquer consulta ou dúvida técnica (on-line)

Método: Será formulada a pergunta de satisfação sobre as competências do serviço em

informar de qualquer consulta ou dúvida técnica, ao pessoal médico e de enfermagem.

Definição: Esta pergunta estará incluída na pesquisa de satisfação ao pessoal médico e de

enfermagem.




25. Pesquisa de satisfação a pacientes externos (on-line)

Método: Será formulada a pergunta sobre a satisfação global com a farmácia do hospital

através do questionário on-line cuja gestão e análise está totalmente automatizada.

Definição: Pesquisa realizada pelo Serviço de Farmácia aos pacientes externos.

Periodicidade: Anual



26. Satisfação global de farmacêuticos internos residentes (on-line) Método: Serão formuladas as seguintes perguntas por meio de questionário on-line cuja

gestão e análise está totalmente automatizada:

Satisfação em quanto ao grau de cumprimento dos objetivos docentes sobre o

plano de docência.

Satisfação global com o serviço no qual está realizando sua formação.

Satisfação em quanto à qualidade percebida da formação.

Definição: Pesquisa realizada pelo Serviço de Farmácia aos FIR.




Aplicação informática

Para dar suporte a toda a medição de indicadores, desenvolveu-se a aplicação informática

BENCHFAR, melhorada em 2012 com uma ferramenta de registros diários de qualidade, útil e

cômoda que nos permite registrar toda a informação em formato eletrônico, dispondo dela em

qualquer momento e a um único click.

Cada um dos indicadores estabelecidos conta com um assistente informático dentro

da aplicação, que nos permite o registro dos dados.

LISTADO DE INDICADORES

ASISTENTES

Ej: ASISTENTE INDICADOR INTERVENCIONES

AÑADIR UNA NUEVA INTERVENCIÓN

As intervenções podem ser eliminadas ou modificadas.

Este assistente permite por outro lado, obter dados Mensais das intervenções

Estas opções são possíveis com todos os assistentes da aplicação, convertendo

este sistema em uma ferramenta diária de gestão de qualidade dentro da

farmácia, que permite um registro diário dos processos, em formato eletrônico,

podendo recuperar os dados individuais ou agrupados em qualquer momento.

Existe um total de 16 assistentes de indicadores. Outro exemplo seria:

Ver relatórios por tipo de intervenção

Ver relatórios por mes

Ver relatórios por subtipo

Histórico de intervenciones

Ej: Nº créditos de formação continua de farmaceúticos

Agregar formación

Cubrir datos de la formación

Informação registrada

Uma vez introduzidos todos os valores dos indicadores, a aplicação elabora de forma

automática relatórios detalhados, utilizando a metodologia:

Metodologia BENCHFAR

Análise univariada de cada indicador incluído no projeto. Para cada indicador calcularam-se os

seguintes dados:

O valor segundo a definição do mesmo.

Os intervalos de confiança ao 95% para cada indicador do grupo ao qual pertence a

farmácia e de todas as farmácias incluídas no projeto.

Os valores para diferentes porcentagens (50%, 75%, 95%) para cada indicador do

grupo ao qual pertence a farmácia e de todas as farmácias incluídas no projeto.

Percentis

O percentil representa a porcentagem dos casos de um grupo que alcançou valores iguais ou

menores que a citada porcentagem. Assim, se uma farmácia encontra-se no percentil 80,

quer dizer que dita farmácia deixa ao 80% de todas as farmácias por baixo da sua

pontuação, isto é, que ela se encontra no grupo do 20% das que obtiveram melhor

qualificação.

A vantagem dos percentis sobre as pontuações brutas para a expressão das normas de

valoração, está em que as pontuações brutas nos dizem pouco sobre a localização de um

centro com respeito aos restantes do grupo. Em troca, se sabemos em qual percentil está

colocado, conhecemos seu status com respeito aos outros centros.

Gráficos do relatório Gráficos de linhas

Evolução do indicador para a farmácia do relatótio.

Percentis

Evolução do indicador para a farmácia do relatório com respeito aos resultados médios das

farmácias com as que se compara.

Gráficos do relatório

Gráfico de barras

O gráfico de barras utiliza-se para a comparação atemporal de uma série de indicadores

semelhantes. Compara-se o resultado de um indicador para o Serviço de Farmácia do relatório

(amarelo) com respeito ao resto das farmácias do grupo (mesmo tamanho) ou de FBA (todas

as farmácias).

Seções do relatório

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