BIEN-ÊTRE ET PERFORMANCE

O USO DO MIND MAP COMO FERRAMENTA DE GESTÃO DE PROJETOS

Gustavo Z. ChicarinoDiretor de Estratégia e Desenvolvimentode Negócios da Accor Services

28 de Novembro de 2007

Agenda

• Aprendizado : é inerente à construção do mapa;

• Organização e Planejamento : de idéias, informação e conteúdo, principalmente em reuniões, palestras, entrevistas e projetos;

• Comunicação : uma vez definidas algumas regras de formatação e desenho do Mind Map, esse passa a ser uma interessante alternativa de comunicação, dada sua forma clara e organizada de apresentação.

• Tomada de decisão : pode ser usado sob diversas formas, desde um simples “prós e contras” até uma complexa árvore de decisão;

• Negociação : ao organizar todas as informações pertinentes ao caso, seu negociador pode desenhar sua estratégia, levantando os riscos, possíveis reações e até uma árvore de decisão, enfim, desenvolver o BATNA (BestAlternative To a Negotiated Agreement), ou seja, a melhor alternativa para um acordo negociado1

1 FISHER, Roger; URY, William. Getting to Yes. New York: Pinguim Books, 1991.

Aplicações do Mind Map

• Desenvolvimento : tanto idéias ou mesmo produtos;

• Reunião : tanto na preparação quanto em seu desenvolvimento

• Apresentação : em contraste com as notas tradicionais, o Mind Map dá maior liberdade e flexibilidade ao orador, permitindo melhor adequação da apresentação de acordo com a reação da audiência;

• Brainstorming: provavelmente a forma mais poderosa de utilização dessa técnica, principalmente se realizada em grupo. A vantagem de poder visualizar o todo (gestalt) potencializa a geração de novas idéias, além da identificação de oportunidades e riscos;

• Análise de casos : resultante da organização de informações e de brainstormings;

Aplicações do Mind Map

Modelo Conceitual

VariávelInterveniente

• Perfil do Gerente de Projeto

VariáveisIndependentes

• Uso do Mind Map como ferramenta de gestão de projeto� Conhecimento da ferramenta pelo

Gerente de Projeto� Motivação para utilização da

ferramenta� Dificuldades no uso da ferramenta

• Metodologia de Gestão de Projetos

VariávelDependente

• Benefícios do Mind Map� Gerenciamento do escopo� Gerenciamento do risco� Gerenciamento do custo� Gerenciamento do prazo

Dissertação – Metodologia

Perfil da Amostra

• Amostra de caráter intencional;

• Quatro organizações atuantes na área de serviços;

• Cinco entrevistados, todos gestores com forte envolvimento em projetos

e que utilizassem o Mind Map como ferramenta de gestão de projetos.

Obs.: Entrevistas realizadas em Abril de 2005

Dissertação – Metodologia

Amostra

Sócio

Presidente

Diretor Geral

Gerente de Produtos

Gerente de Produtos

CARGO

DiferenciaçãoAlexis NovellinoPyxis Management

Consulting

Start upÉcio B. Paes LemeApprimus

Expansão oferta frente ao líder de mercado

Fabrice AntonioAccor Top

Expansão oferta frente concorrência

Marcello C. GomesAccor Services (2)BU Ticket Car

Expansão oferta frente novo entrante

André M. TeixeiraAccor Services (1)BU TR,TA, TT

MOTIVAÇÃOENTREVISTADOEMPRESA

Dissertação – Metodologia

Procedimento de Campo

• Realizado pelo próprio autor;

• Utilização de 3 fontes de evidência:

– Documentação: folders, sites e apresentações institucionais;

– Registros em arquivo: registros de serviço (mapas mentais);

– Entrevistas roteirizadas: pessoais e individuais, com perguntas abertas e fechadas.

Dissertação – Metodologia

Roteiro das Entrevistas

Dissertação – Metodologia

1) Accor Services – BU TR/TA/TT

• Entrevistado: André M. Teixeira (Gerente de Produtos )

– Utiliza a ferramenta desde 2003;

– Aplicou o Mind Map em 3 projetos de grande porte, tanto na definição e planejamento do escopo como na elaboração de árvore de decisão de produto;

− Valoriza a utilização em grupo;

− Vantagens: organização de idéias, exaustão no processo de reflexão, visualização do todo e identificação de processos críticos (risco);

− Desvantagens: falta de uma “linha do tempo”, inexistência de recursos financeiros, dificuldade no cruzamento de dimensões e compartilhamento e leitura de mapas de terceiros;

− Identificou melhorias na seguintes habilidades como gerente de projeto: planejamento, organização, gestão de risco, liderança, comunicação e flexibilidade.

Dissertação – Estudos de Caso

2) Accor Services – BU Ticket Car

• Entrevistado: Marcello C. Gomes (Gerente de Produto s)

– Utiliza a ferramenta desde 1998;

– Exemplificou a aplicação do Mind Map no planejamento detalhado e acompanhamento de escopo (definido via metodologia do IDORT) e no controle da especificação funcional de um grande projeto;

− Vantagens: liberdade de criação, visão global e sistêmica do projeto, facilidade em estabelecer e gerir os principais milestones e identificação de prioridades;

− Desvantagens: necessidade de um software para projetos complexos, dificuldade de interpretação no uso compartilhado do mapa e falta de ferramenta para cálculos;

− Identificou melhorias nas seguintes habilidades como gerente de projeto: planejamento, organização, integração e disciplina.

Dissertação – Estudos de Caso

3) Accor Top

• Entrevistado: Fabrice Antonio (Diretor Geral)

– Utiliza a ferramenta desde 2003;

– Empregou o Mind Map na gestão da equipe responsável pelo desenvolvimento de produtos e na definição do escopo dos produtos a serem desenvolvidos e seus respectivos canais de distribuição;

− Vantagens: visão sistêmica, potencialização da criatividade e facilidade na organização de idéias;

− Desvantagens: fraca correlação de informações e falta de ferramentas financeiras e de gestão de tempo.

− Identificou melhorias em suas habilidades de gestão ligadas ao planejamento.

Dissertação – Estudos de Caso

4) Apprimus

• Entrevistado: Écio Borgomoni Paes Leme (Presidente)

– Utiliza a ferramenta desde 1998;

– Empregou o Mind Map em 2 grandes projetos, na definição de sub-projetos e seus respectivos escopos;

− Vantagens: visão global e sistêmica do projeto, forma gráfica e facilidade de atualizar, detalhar, reorganizar e eliminar atividades;

− Desvantagens: utilização em projetos complexos no tratamento do risco e custo;

− Acredita que o Mind Map atue como potencializador das habilidades de gerente de projeto.

Dissertação – Estudos de Caso

5) Pyxis Management Consulting

• Entrevistado: Alexis Novellino (Sócio)

– Utiliza a ferramenta desde 2002;

– Empregou o Mind Map em 10 projetos tanto no planejamento do escopo como do cronograma preliminar;

− Vantagens: organização estruturada de idéias, visão única do projeto, interpretação rápida do projeto, facilita a correção de atividades e induz a reflexões e busca de soluções;

− Desvantagens: individualidade dos mapas e a necessidade de um software;

− Identificou melhorias nas seguintes habilidades como gerente de projeto: planejamento, organização, implementação, comunicação e negociação.

Dissertação – Estudos de Caso

• Principais motivações na escolha do Mind Map como ferramenta de gestão de projeto:

• forma visual, fornecendo uma visão global e sistêmica do projeto;

• flexibilidade na atualização e reorganização das atividades do projeto.

• Maior dificuldade : desconhecimento dos conceitos do Mind Map pela maior parte das equipes envolvidas nos projetos;

• decisão pessoal do gestor e não corporativa;

• necessidade de treinamento x falta de previsão ou orçamento;

• necessidade de um software de apoio (mais citado: MindManager)

Conclusão

• Percepção dos entrevistados na utilização do Mind Map nas 4 áreas do conhecimento da Gestão de Projeto focadas no estudo:

• Escopo – alto valor agregado em sua definição e gerenciamento, principalmente pela facilidade de organização de idéias associada a visão do

todo;

• Risco – traz algum benefício quando utilizado na identificação e

acompanhamento das atividades que possa apresentar algum risco. Possibilidade de priorização das atividades;

• Custo e Prazo – pouco valor agregado pela falta de recursos apropriados.

• Forte influência do perfil do Gerente de Projeto nas variáveis dependentes devido a individualidade da técnica.

Conclusão

• O uso contínuo do Mind Map potencializa muitas das habilidades requeridas em um bom gestor de projetos, principalmente na organização ,

planejamento e integração .

• O Mind Map tem todas as características fundamentais para integrar o

portfolio de ferramentas de um gerente de projetos;

• O Mind Map agrega grande valor na definição e gestão do escopo do projeto;

• O sucesso da utilização do Mind Map em gestão de projetos requer um treinamento específico aos membros das equipes envolvidas.

Conclusão

Limitações do Estudo

• Visão limitada aos 5 casos estudados, não podendo ser generalizada;

• Dificuldade em separar as habilidades do gestor com a eficácia da ferramenta;

• Ênfase na percepção e não apenas nos fatos, uma vez que os indicadores de performance de projetos estão sujeitos a diversos fatores além da própria

ferramenta de gestão;

• Possível viés por parte dos entrevistados, buscando valorizar seus métodos de trabalho.

Conclusão

BRAHAM, J. Criativity: Eureka! Machine Design , v. 64, p. 32-36, Feb. 6th, 1992.

BUZAN, T. Use Both Parts of Your Brain . New York, Plume, 1991.

______ Mind Mapping. Executive Excellence , p. 3-4, August, 1991.

______, BUZAN, B. The Mind Map Book . New York, Plume, 1993.

______, DOTTINO, T., ISRAEL, R. The Brain Smart Leader . New York, Plume, 1999.

DE BONO, E. O Pensamento Lateral . Rio de Janeito, Record: Nova Era, 2002.

______ Six Thinking Hats . New York, The Black Bay Books, 1999.

GARDNER, H. Mentes que criam . São Paulo, Vozes, 1996.

MUKERJEA, D. Brain Symphony . Singapore, The Brainware Press, 2003.

______ Building BrainPower . Singapore, The Brainware Press, 2003.

______ Surfing the Intellect . Singapore, The Brainware Press, 2001

______ Unleashing Genius . Singapore, The Brainware Press, 2004.

Referências Bibliográficas

SITES

• www.LNKconsultoria.com.br

• www.buzanworld.com

• www.mindmapperusa.com

• www.mindyourmap.com

• www.mapasmentais.com.br

SOFTWARES

• Mind Manager – www.mindjet.com

• Mind Mapper – www.mindmapper.com

• Visual Mind - www.visual-mind.com

• Map it! - www.mapitsoftware.com

• MindGenius – www.mindgenius.com

• ConceptDraw – www.conceptdraw.com

• FreeMind - http://freemind.sourceforge.net

Referências Sites e Softwares

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O USO DO MIND MAP COMO FERRAMENTA DE GESTÃO DE PROJETOS

Gustavo Z. ChicarinoDiretor de Estratégia e Desenvolvimentode Negócios da Accor Services

28 de Novembro de 2007