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CÂMARA MUNICIPAL CORREIO ELETRÓNICO E …mynet.cm-olhao.pt/wps/PA_MyNet/getDoc?docPop=manual_mynet_v2.pdf · correio eletrÓnico e intranet/mynet Possibilita o acesso à criação

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CORREIO ELETRÓNICO E INTRANET/MYNET

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Índice 1. Introdução....................................................................................................................3 2. ACESSO AO CORREIO ELETRÓNICO.................................................................................4 3. PORTAL DA INTRANET/MYNET.........................................................................................5

3.1. Acesso ao Portal.....................................................................................................5 3.2. SERVIÇOS DISPONÍVEIS.........................................................................................7

a) RECURSOS HUMANOS............................................................................................7 3.3. COMPONENTES DE UM SERVIÇO/PEDIDO..................................................................8 3.4. PREENCHIMENTO DO PEDIDO SELECIONADO.............................................................9

a) Opção: Use este link para obter certificado em pdf...................................................11 b) Opção: Visualizar documento no MyDoc..................................................................12 c) Opção: Adicionar anexo ao documento submetido....................................................12

3.5. Fluxo dos Pedidos dos Recursos Humanos................................................................15 3.6. MYDOC WEB: Acesso aos documentos Enviados e respostas recebidas........................16 3.7. Consulta/Movimentação de pedidos através do Mynet Web.........................................17

a) Área de Trabalho.................................................................................................18 3.8. Dados do utilizador/Categorias de documentos / Etiquetas.........................................20 3.9. Consulta dos pedidos.............................................................................................22

a) Informações do documento...................................................................................22 b) Área de detalhes.................................................................................................22 c) Outras opções.....................................................................................................23 d) Área dos Movimentos, Anexos e Conhecimentos......................................................24

3.10. MOVIMENTOS.....................................................................................................25 3.11. ANEXOS.............................................................................................................27

a) Como anexar documentos ?..................................................................................27

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1.IntroduçãoNa sequência dos projetos de modernização administrativa foram criadas contas de utilizador para TODOS os colaboradores do Município de Olhão.

Tal opção permite o acesso aos recursos informáticos e plataformas atualmente em utilização (exemplo: Correio Electrónico, Intranet/Mynet, …), quer no local de trabalho, quer em casa, desde que possuam acesso à internet.

Vantagens:• Maior rapidez no contacto com os serviços• Maior rapidez de resposta• Progressiva eliminação do papel

Assim, todos o colaboradores passaram a dispor de uma conta de correio eletrónico como meio de comunicação privilegiado.

Exemplo: Recibos de Ordenado, comunicação com os serviços na sede do município (recursos humanos, chefes, etc.)

Para utilizar a sua conta de utilizador precisa saber: - Nome de Utilizador- Palavra-passe

Exemplo de conta criada:Utilizador: dlopesEndereço de correio electrónico: [email protected]

- A Palavra-passe é pessoal e intransmissível.- A transmissão a terceiros é da inteira responsabilidade de cada utilizador.- O conjunto utilizador/Palavra-passe serve de assinatura dos docu- mentos enviados se foi assinada a Declaração de convenção sobre prova de autoria e autenticidade e compromisso de confidencialidade.

- Caso não tenha assinado a declaração torna-se obrigatório assinar os pedidos com assinatura digital do Cartão de Cidadão.

Se não sabe o seu utilizador e password contacte 289 700 106 ou [email protected]

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2.ACESSO AO CORREIO ELETRÓNICO1. Aceder a https://mail.cm-olhao.pt

2. Digitar o Nome de Utilizador e Palavra-Chave.

• Se tudo correu bem terá acesso ao seu mail.

▪ Se inserir os dados mas surgir a mensagem:• “O nome de utilizador e a palavra-passe

estão incorretos. Verifique se a tecla CAPS LOCK não está pressionada e digite novamente o nome de utilizador e a palavra-passe actual” deverá contactar a Divisão de Informática para tel. 289 700 106 ou [email protected]) para se verificar qual a razão do erro.

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3.PORTAL DA INTRANET/MYNET

3.1. Acesso ao Portal

1. Aceder ao FireFox ou Google Chrome e digitar: http://mynet.cm-olhao.pt/wps/myportal

2. Digitar o seu utilizador em ID de utilizador e a sua Palavra-passe.

Se algo estiver errado irá obter a mensagem “Introduza um ID de utilizador e uma palavra-passe válidos.”

Se tudo correu bem irá aceder à área de trabalho da Intranet/Mynet.

3. Para aceder ao MyNet carregue no menu MYNet.

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• Menu Atendimento – Apenas disponível aos colaboradores que fazem atendimento ao público.

• Menu O meu Espaço - Ações – Acesso disponível a todos os colaboradores do Município. Permite acesso à área de recursos Humanos, Arquivo Municipal e outras que se possa vir a disponibilizar.

• Serviços disponíveis – Lista de todos os serviços disponíveis.• Pesquisa – Área de pesquisa dos serviços disponíveis.• Utilizador – Dados de utilizador e Documentos recebidos e acesso ao mydoc Web.

4. Estão disponíveis os Menus:◦ Recursos Humanos

• Dados Pessoais – Acesso aos dados pessoais do funcionário registados no Sistema de Gestão de Pessoal.

• Dados Biográficos - Acesso aos dados biográficos do funcionário registados no Sistema de Gestão de Pessoal.

• Consultar vencimentos - Lista dos recibos de vencimento.• Calendário – Calendário de Férias e de Trabalho.• Requerimentos – Lista de serviços (requerimentos) disponíveis relacionados

com recursos humanos.◦ Arquivo Municipal António Rosa Mendes

Lista de serviços disponíveis. • Atualmente apenas Requisição de Documentos.

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3.2.SERVIÇOS DISPONÍVEIS

a) RECURSOS HUMANOS

Existem 24 serviços/requerimentos disponíveis.

• Acumulação com outras funções públicas ou atividades privadas• Alteração de Dados• Declaração• Dispensa diária para aleitação• Dispensa diária para amamentação• Estatuto de trabalhador-estudante• Faltas - Dispensa para frequência de aulas (Trabalhador-Estudante)• Faltas – Baixa Médica (Segurança Social)• Faltas - Doação de Sangue• Faltas - Por Falecimento• Faltas - Licença sem Retribuição (Trabalhador-Estudante)• Faltas - Outras• Faltas - Por Conta do Período de Férias• Faltas - Por motivo de doença (CGA)• Faltas - Por Prestação de Provas (Trabalhador-Estudante)• Férias - Acumulação• Férias - Alteração• Férias - Marcação• Licença Parental Inicial• Licença Parental (exclusiva da Mãe)• Licença Parental (exclusiva do Pai)• Licença Parental Inicial Partilhada• Licença sem remuneração• Troca de Serviço - Corpo de Bombeiros Municipais de Olhão•

Esta lista está em constante atualização.

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3.3. COMPONENTES DE UM SERVIÇO/PEDIDO Após selecionar o serviço/pedido, por exemplo, Faltas – Por conta das Férias, temos acesso a:

- Formulário – Para preencher e submeter para os serviços.-

Áreas de Informação – Pequenos textos informativos, entendidos como necessários ao enquadramento do pedido, que indicam:

Como realizar – Informações relacionadas com a Submissão do Formulário, Documentos necessários a exibir, etc.

O que devo saber – Informações relativas ao pedido: Âmbito e Legislação aplicável e Outras.

O que posso esperar – Informações relacionadas com prazos de resposta relativas Prazo de emissão/decisão.

TODOS os serviços presentes no MYNET são compostos pelas áreas acima referidas sendo muito semelhantes entre si. A única zona diferente é a zona DADOS DO PEDIDO.

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3.4. PREENCHIMENTO DO PEDIDO SELECIONADO

Após preenchimento, ao carregar em são verificados os campos de preenchimento obrigatório.

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Após preenchimento de todos os campos obrigatórios pode-se proceder à sub-missão carregando

no botão .

Se tudo correr bem o pedido é registado.

Neste caso foi registado com o nº I/135.

De seguida podemos carregar em:

• Use este link para obter certificado em pdf – Se desejarmos obter o documento enviado para visualização/impressão.

• Visualizar documento no MyDoc – Visualizar o documento enviado no sistema de Gestão Documental.

• Adicionar anexo ao documento submetido – Adicionar anexos ao pedido submetido (préviamente digitalizados e gravados no PC onde nos encontramos) .◦ Por exemplo, atestado médico, comprovativos, etc.

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Exemplo de um registo correto.

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a) Opção: Use este link para obter certificado em pdf

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b) Opção: Visualizar documento no MyDoc

c) Opção: Adicionar anexo ao documento submetido

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Passos para Adicionar anexo ao documento submetido.

1. Escolher o Tipo de doc.2. Escrever Observações ao documento, se pretender.3. Carregar em Upload para escolher o documento a adicionar.

4. Abre-se uma Nova caixa de Diálogo

5. Deverá carregar em Explorar para encontrar o ficheiro a anexar e, depois de selecionar o ficheiro é só Efectuar Upload.

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6. Carregar em Devolver para voltar a caixa anterior.

7. Carregar em Adicionar anexo para adicionar

8. Após carregar em Adicionar anexo obtem-se a mensagem de sucesso. É só fechar que o documento foi anexado ao pedido.

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3.5.Fluxo dos Pedidos dos Recursos Humanos

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3.6.MYDOC WEB: Acesso aos documentos Enviados e respostas recebidas.Para se aceder aos pedidos enviados/recebidos basta aceder ao MyDoc Web.

1. Carregar em MydocWeb

2.

Acedemos a uma versão WEB do MyDoc.

3. Carregamos no pedido que pretendemos visualizar e acedemos aos detalhes do pedido.

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3.7.Consulta/Movimentação de pedidos através do Mynet WebTodos os funcionários/serviços podem movimentar os pedidos através da versão MyDoc Web (versão online do MyDoc – Software de Gestão Documental).

Nos casos dos serviços que não possuem o MyDoc instalado nos PC’s de trabalho (todos os serviços que não possuem acesso à rede interna do Municipio, por exemplo, as escolas), o acesso ao MyDoc Web facilita a:

• Consulta dos pedidos pessoais e/ou de serviço;• Movimentação dos pedidos.

Para tal bastará aceder ao Mydoc Web.

1. Depois de aceder ao Mynet, carregar em MydocWeb.

2. Acedemos ao MyDoc Web.

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a) Área de TrabalhoApós a entrada na aplicação é disponibilizada na Área de trabalho do utilizador

Existem diversas áreas a ter em conta:

Atalhos Na zona superior da janela da aplicação MyDoc é apresentada esta área fixa, que permite um acesso rápido a áreas especificas, através da seleção dos seguintes botões:

Atalho Descrição

Na Área de Trabalho, o utilizador tem acesso a todos os documentos/processos que foram enviados para o seu funcionário ou serviço(os) do qual é responsável da documentação. O utilizador tem a possibilidade de personalizar a outra lista de documentos por categoria a ser apresentada ao lado da lista de documentos A receber.

Permite aceder às pesquisas para efetuar a pesquisa de documentos, podendo utilizar para o efeito diversos critérios. Por omissão, o critério Data reg. está definido para os documentos registados na última semana.

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Possibilita o acesso à criação do documento, através da apresentação de um formulário para preenchimento de um Novo documento e permite o seu envio.

Permite o acesso aos Processos para efetuar a Pesquisa e manutenção de Processos.

Possibilita o acesso às Definições do seu utilizador.

Filtros disponíveis

O utilizador tem a possibilidade de aplicar os filtros disponíveis para a apresentação das listas que pretende também visualizar na Área de trabalho, de documentos categorizadas por: Prioritários; Favoritos ou As minhas tarefas.

Descrição das categorias de documentos:

Categorias Descrição

A receberDocumentos remetidos ao funcionário e para o serviço pelo qual é responsável da documentação. Sempre visível.

PrioritáriosDocumentos que têm prazos definidos para o seu tratamento. A sua apresentação é personalizável.

FavoritosDocumentos que o utilizador definiu como Favoritos, de maior interesse, ou assunto, e que pretende acompanhar. A sua apresentação é personalizável.

As minhas tarefas

Documentos que integram um processo Workflow. A sua apresentação é personalizável.

As listas de documentos apresentam os contadores de documentos não lidos, com numeração visível, a negrito, como forma de evidenciar o numero de documentos que o utilizador tem por ler, nas categorias que apresentam contador.

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Neste exemplo, podemos verificar que existem 1036 documentos não lidos de um total de 1174 documentos filtrados (A receber e entre 26/04/2016 e 26/04/2017.

São apresentadas também áreas fixas da aplicação, que devido à sua importância se encontram sempre visíveis ao utilizador: Área de atalhos; Área de dados do utilizador e categorias de documentos e Área de etiquetas.

3.8.Dados do utilizador/Categorias de documentos / EtiquetasDisponível na parte esquerda da janela da aplicação MyDoc Win, esta área fixa é apresentada na posição vertical, com a cor cinzenta, e é composta por 3 áreas especificas:

Dados do utilizador

Através da utilização dos filtros disponíveis ao nível dos serviços ativos (fundo escuro) e serviços inativos (fundo claro) e do utilizador, são disponibilizados os documentos na lista de documentos, consoante o filtro selecionado através do estado de filtro selecionado/não selecionado (o botão é apresentado com a cor escuro ou a cor clara) e a sua respetiva contabilização.

Possibilidade de selecionar Todos para uma apresentação de todos os serviços, e também de retirar a visualização desses mesmos serviços,

apresentando apenas os registos dirigidos ao utilizador.

Categorias de DOCUMENTOS

As categorias de Documentos permitem o acesso às listas de documentos e processos, por categoria com limites temporais.

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Lista das categorias de documentos

Descrição

A ReceberApresenta todos os documentos recebidos ou a receber no utilizador/serviço(s) pelos quais é responsável.

As minhas tarefas Lista todos os documentos que se encontram integrados num processo de Workflow.

PrioritáriosLista todos os documentos que têm definido um prazo de tratamento, aguardam resposta ou despacho.

Nos funcs. afetosLista todos os documentos que estão localizados nos serviços e nos utilizadores afetos aos serviços pelos quais está responsável, que foram parametrizados na estrutura orgânica.

Em edição Apresenta todos os documentos que não foram movimentados e que se encontram em modo de edição.

SuspensosLista de documentos que se encontram suspensos por determinado período de tempo definido pelo utilizador.

Enviados Apresenta a lista dos documentos que foram enviados pelo utilizador ou serviço(s) pelos quais é responsável.

ArquivadosApresenta todos os documentos que foram arquivados pelo utilizador ou serviço pelo qual é responsável.

Recentes Lista os últimos documentos acedidos pelo utilizador.

Favoritos Lista de documentos definidos pelo utilizador como documentos de maior interesse, ou assunto e que pretende acompanhar.

Tomei conhecimento Lista de documentos recebidos com conhecimento do utilizador.

EtiquetasApresenta todas as etiquetas gerais e do utilizador, que são selecionadas através de botões para permitir filtrar as listas de documentos/processos e as listas de acesso rápido a documentos da Área de trabalho. Possibilidade de através do botão Ordenar por, apresentar as etiquetas ordenadas por nome ou por n.º de ocorrência. No caso do número de etiquetas ser elevado e exceder a área, existem botões de navegação.

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3.9.Consulta dos pedidosQuando pretendemos consultar um documento basta localizá-lo (aplicando os filtros) e carregar em cima do mesmo para se obter os detalhes.

Neste caso estamos a visualizar os detalhes do documento Interno nº 322.

Algumas informações importantes:

a) Informações do documento

Trata-se do documento interno n.º 322 de 15/05/2017, com um destinatário.

Em cada um dos pedidos existe uma iconografia associada.

Documento original. Aguarda resposta.

Via intranet (Mynet) Permissão de escrita

Documento da aplicação SPO Documento na minha posse e leitura

Documento Tramitado Pré-visualizar ficheiro

Etiquetas Favoritos

b) Área de detalhes

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Assunto Assunto com que o documento foi registado.

Livro reg. Livro onde é registado o documento.

Tipo doc. Tipo de documento associado ao pedido.

Ficheiro Nesta área existem várias opções/botões:

Possibilita pré-visualizar o documento associado ao pedido, sem abrir um programa externo.

Possibilita Visualizar o documento associado ao pedido recorrendo a programa externo para abrir o documento

Permite Remover o documento do pedido. Neste caso, como está riscado (desativado), não permite.

Permite Assinar o PDF com a assinatura digital do cartão de cidadão.

BOTÕES DESATIVADOSSempre que algum botão esteja RISCADO e com tom CINZA é porque a ação que se pretende fazer, por algum motivo, não está disponível.Alguns exemplos de campos desativados.

Quando o botão está desativado devemos verificar se todos os campos Obrigatórios ( com *) estão devidamente preenchidos.

c) Outras opções

Utiliza-se sempre que se pretende responder ao serviço/funcionário que fez o último movimento. O campo Destinatário ficará preenchido com o serviço/funcionário que fez o último movimento.

Utiliza-se sempre que pretendemos enviar o pedido para outro serviço/funcionário diferente daquele que fez o último movimento. Os campos Destinatário e Motivo do movimento são campos de preenchimento Obrigatório.

Utiliza-se sempre que pretendemos que um determinado documento passe a estar no estado Confidencial.

Permite aceder a mais opções relacionadas com o documento.

Descrição das ações disponíveis no botão Mais:

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Ação Descrição

Novo destinatário Possibilita adicionar um ou mais destinatários ao documento (o que implica a criação de uma cópia).

Apaga destinatário Possibilita remover um ou mais destinatários ao documento.

Arquivar Possibilita o arquivo do documento.

Suspender Possibilita a suspensão do documento.

Marcar como não lido Possibilita marcar o documento como não lido. Pode ser útil para se tratar mais tarde.

Requer informação/despacho

Possibilita definir se o documento requer ou não requer informação/despacho.

Aguarda/não aguarda resposta

Possibilita definir se o documento aguarda ou não aguarda resposta.

Anular Possibilita a anulação do documento.

Emitir Possibilita emitir o carimbo e o relatório do documento.

Eliminar Possibilita a eliminação do documento.

Gerar Rascunho Possibilita colocar o documento em forma de rascunho, isto é, aplicação vai registar o próprio documento sem que seja atribuído nº. de registo.

Isolar Documento Possibilita ter aberto um ou mais documentos com tratamentos diferenciados.

Correção de documentos

Possibilita a correção\alteração de qualquer campo do detalhes do documento

Relatório das Correções

Possibilita obter relatório das correções efetuadas no documentos

d) Área dos Movimentos, Anexos e Conhecimentos

É nesta área que verificamos os:

Movimentos Possibilita verificar-se TODOS os movimentos que o documento sofreu. Nomedamente, saber o Destinatário, a data e o Autor do movimento, entre outros. Por cada um dos movimentos podemos verificar os

detalhes/despacho (Pressionar no ).

Anexos Nesta área estarão disponíveis os ficheiros que foram anexados ao documento original. Normalmente são documentos que complementam o pedido. Exemplos: Mails, Atestados médicos, etc.

Conhecimentos Podemos enviar um documento para um determinado serviço/funcionário e dar conhecimento, tal como se faz nos emails, a outro serviço/funcionário. Esta opção só está disponível se o documento estiver na nossa posse (o último movimento da lista de movimentos é feito para nós ou serviço a que estamos afetos) .

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3.10. MOVIMENTOS

Responder a um pedido -

1. Após carregar no botão será criado um novo movimento.

O campo Destinatário será preenchido automaticamente.

2. Depois de preencher o Motivo o pedido pode ser enviado (carregar em ).3. O pedido é enviado para o Destinatário.

Reencaminhar um pedido -

1. Após carregar no botão será criado um novo movimento.Nesta janela tem campos obrigatórios para preencher (*).

2. Ao carregar em Destinatário irá surgir a caixa que permite escolher o destinatário do movimento.

Nesta caixa poderá Escolher entre Pesquisar em Todos, Externas, Funcionários ou Serviços, conforme o que pretende.

Exemplo de uma pesquisa para escolher o serviço DED – Recursos Humanos como Destinatário do pedido.

a. Escolher o filtro a aplicar.

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b. Digitar a expressão a pesquisar. Neste caso, 561109 é o código do serviço DED – Recursos Humanos. Pesquisar 561109 ou DED – Recursos Humanos vai dar o mesmo resultado.

c. Selecionar o serviço de Destino (confirmar se está na área Seleção) e carregar em Selecionar.

Após todo o processo o campo Destinatário estará preenchido com o serviço DED – Recursos Humanos.

3. Preencher o Motivo.

4. Carregar em Enviar. O pedido é enviado para o serviço de destino.

Sempre que se pretenda consultar o estado do nosso pedido (onde se encontra e movimentos e detalhes dos movimentos, etc.) podemos consultar o pedido através da pesquisa por número ou consultar-se os Enviados.

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3.11. ANEXOS

Por vezes é necessário adicionar anexos a um pedido já enviado para os serviços.Por exemplo, imaginemos que fazemos um pedido de Baixa Médica (trabalhador inscrito na Segurança Social) mas que nos esquecemos de anexar o documento de Baixa médica.O pedido é enviado para os Recursos Humanos com esta falha e solicitam-nos que anexemos o documento em falta.

a) Como anexar documentos ?

ANEXAR UM DOCUMENTOSó conseguimos anexar um documento a um pedido que esteja na nossa posse.

1. Posicionamo-nos no pedido em que é necessário anexar um documento.

2. Carregamos em Anexos.

3. Pressionar em Novo.

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4. Teremos disponíveis as opções relacionadas com os Anexos.

5. Selecionamos o tipo de documento que pretendemos adicionar. Se desejarmos, adicionamos Observ. (observações) ao documento a anexar.

6. Carregamos em Associar para adicionar o documento. Abre-se a caixa que permite pesquisar o documento a adicionar.

7. Selecionamos o ficheiro a adicionar.

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8. Após o documento ser selecionado os botões alteram-se.

Passamos de para

Botão Função

Visualizar o documento anexado sem recorrer a software externo.

Visalizar o documento recorrendo a visualizador externo.

Remover o documento anexado.

9. Após Anexarmos o documento, carregamos em Guardar para se guardar o anexo.

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10. O último passo será criar um novo movimento (responder ao pedido) de forma que o serviço que solicitou o anexo seja informado de que já o anexámos.

11. Se tudo correu bem o novo movimento é criado e o documento é enviado para o serviço.

Qualquer dúvida não hesite em contactar-nos ! Bom trabalho !!!

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Controle de Versões

Versão Data Descrição Por

1 06/04/2017 Versão Inicial. dlopes

2 17/05/2017 - Adicionado os pontos3.7. Consulta/Movimentação de pedidos através do Mynet Web.3.8. Dados do utilizador/Categorias de documentos / Etiquetas 3.9. Consulta dos pedidos3.9. Consulta dos pedidos

- Adicionado o Fluxo dos pedidos aos Recursos Humanos.

dlopes

3 24/05/2017 Correção de pequenos erros. hvinagre

4 26/05/2017 Adicionada a secção Anexos. dlopes

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