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Administração – Princípios e Tendências – Francisco Lacombe – Editora SaraivaAdministração – Princípios e Tendências – Francisco Lacombe – Editora Saraiva

PARTE 2 – PRINCÍPIOS DE ORGANIZAÇÃO

Capítulo 4

ORGANIZAÇÃO

Administração – Princípios e Tendências – Francisco Lacombe – Editora Saraiva

ORGANIZAR

É o processo de identificar e de grupar logicamente o

trabalho a ser realizado, de definir e delegar

responsabilidades e autoridades e de estabelecer as

relações entre pessoas e grupos com a finalidade de

possibilitar que as pessoas trabalhem eficazmente para

atingir os objetivos.


ORGANIZAR

É o processo de identificar e agrupar logicamente as

atividades da empresa, de delinear as autoridades e

responsabilidades, de estabelecer as relações de trabalho

que devem vigorar entre os indivíduos ou grupos que

constituem a empresa, de modo que os recursos

disponíveis sejam aplicados eficiente e eficazmente,

a fim de que empresa e empregados realizem seus

objetivos mútuos.


ÓRGÃO

Grupo coerente de pessoas, reunidas sob uma

autoridade hierárquica única, a fim de exercer, de forma

permanente, uma função ou um conjunto de

funções afins.


NÍVEIS COMUNS NAS EMPRESAS

Diretoria

Departamento

Divisão

Seção

Setor


NÍVEIS COMUNS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

Secretaria

Coordenação

Divisão

Serviço e Setor

Seção


ÓRGÃO DE NÍVEL HIERÁRQUICO MENOR INSERIDO NO DE NÍVEL MAIOR

S E Ç Ã O D E

S E L E Ç Ã O

S E Ç Ã O D E

R E C R U T.

S E Ç Ã OD E T R E IN .

S E Ç Ã O D E

D E S E N V.

S E Ç Ã O D E R E G IS T R O S

S E Ç Ã O D E P G T O S

D E PA R TA M E N T O D E R E C U R S O S H U M A N O S

D IV IS Ã O D E A D M IS S Ã O

D IV IS Ã O D E C A D A S T R O S

D IV I S Ã O D ED E S E N V O L -

V IM E N T O

O S Ó R G Ã O S D E N ÍV E L H IE R Á R Q U IC O M E N O R E S T Ã O IN S E R ID O S D E N T R O

D O S Ó R G Ã O S D E N ÍV E L H IE R Á R Q U IC O M A IO R


DENOMINAÇÕES HIERÁRQUICAS DE ÓRGÃOS

A S S E M B L É IAC O N S E L H OP R E S I D Ê N C IAV I C E - P R E S ID Ê N C I AC H A N C E L A R IAR E IT O R IAV I C E - R E IT O R IAP R O - R E IT O R IAD IR E T O R IAS U B D IR E T O R I AD IR E T O R IA A D J U N TAD E C A N IAS U P E R IN T E N D Ê N C IA G E R A LS U P E R IN T E N D Ê N C IAS U P E R IN T E N D Ê N C IA A D J U N TAC O O R D E N A Ç Ã O G E R A LC O O R D E N A Ç Ã OS U B C O O R D E N A Ç Ã OC O O R D E N A Ç Ã O A D J U N TAD E PA R TA M E N T OS U B D E PA R TA M E N T OD IV I S Ã OS U B D IV IS Ã OS E Ç Ã OS U B S E Ç Ã OS E T O RS U B S E T O RS E R V IÇ OS U B S E R V IÇ OU N ID A D ES U B U N ID A D EE N C A R R E G A D O R IAS U B E N C A R R E G A D O R IAS U P E R V IS Ã O G E R A LS U P E R V IS Ã OG R U P OS U B G R U P OT U R M AE Q U IP EN Ú C L E OC E N T R OS I S T E M A

A D M IN IS T R A Ç Ã OR E G I Ã OE S C R I T Ó R IOZ O N AD IS T R IT OÁ R E AA G Ê N C IAP O S T OR E P R E S E N TA Ç Ã O

S E C R E TA R I A G E R A LS E C R E TA R I AS U B S E C R E TA R IAS E C R E TA R I A A D J U N TAIN S P E T O R IA G E R A LIN S P E T O R IAIN S P E T O R IA A D J U N TAS U B IN S P E T O R IAM O N IT O R IAF E IT O R I AC A PATA Z IAPAT R O M O R IAA D ID Â N C I AS U P E R V IS O R IAG E R Ê N C I A G E R A LG E R Ê N C I AS U B G E R Ê N C IAA S S E S S O R IAA S S IS T Ê N C IA

D E N O M I N A Ç Õ E S H I E R Á R Q U I C A S D E Ó R G Ã O S


TÍTULOS DOS CHEFES NOS VÁRIOS NÍVEIS

C O N S E L H E IR O

P R E S ID E N T E

D IR E T O R

N ÍV E LIN S T IT U C IO N A L

O U D IR E Ç Ã O

S U P E R IN T E N -D E N T E

G E R E N T E

C H E F E

N ÍV E L G E R E N C IA L

E X E C U Ç Ã O D A S TA R E FA S

T Í T U L O S D O S C H E F E S N O S V Á R I O S N Í V E I S


TÍTULOS DE CARGOS DE CHEFIA

M E M B R O D A A S S E M B L É IAC O N S E L H E IR OP R E S ID E N T EV IC E - P R E S ID E N T EC H A N C E L E RR E IT O RV IC E - R E IT O RP R O -R E IT O RD IR E T O R G E R A LD IR E T O RS U B D IR E T O RD IR E T O R A D J U N T OD E C A N OS U P E R IN T E N D E N T E G E R A LS U P E R IN T E N D E N T ES U P E R IN T E N D E N T E A D J U N T OC O O R D E N A D O R G E R A LC O O R D E N A D O RS U B C O O R D E N A D O RC O O R D E N A D O R A D J U N T OG E R E N T ES U B G E R E N T EG E R E N T E A D J U N T OC H E F E D E . . .S U B C H E F E D E . . .C H E F E A D J U N T O D E . . .A D M IN IS T R A D O RS U B A D M IN IS T R A D O RS U P E R V IS O RE N C A R R E G A D OM E S T R EC O N T R A M E S T R ER E S P O N S Á V E L

C O N S U LT O R C H E F EA S S E S S O R C H E F ES U B A S S E S S O R C H E F EA S S E S S O R C H E F E A D J U N T OA S S IS T E N T E C H E F ES U B A S S IS T E N T E C H E F EA S S IS T E N T E C H E F E A D J U N T O

S E C R E T Á R IO G E R A LS U B S E C R E T Á R IO G E R A LS E C R E T Á R IOS U B S E C R E T Á R IOS E C R E T Á R IO A D J U N T OIN S P E T O R G E R A LS U B IN S P E T O R G E R A LIN S P E T O RS U B IN S P E T O RIN S P E T O R A D J U N T OL ÍD E RPAT R Ã O -M O RPAT R Ã OF E IT O RC A PATA ZM O N IT O R C H E F ER E P R E S E N TA N T E C H E F EA G E N T E C H E F E

T Í T U L O S D E C A R G O S D E C H E F I A


MONTAGEM DOS TÍTULOS DE CARGOS DE CHEFIA

1. TÍTULOS FUNDAMENTAIS Diretor, Gerente, Coordenador, Chefe, Supervisor, Assistente, Encarregado, etc.

2. TÍTULOS COMPLEMENTARES Vice, Auxiliar, Adjunto, Geral, Especial, Regional, Executivo, etc.


3. TÍTULOS DESCRITIVOS 3.1. FUNÇÃO: Controle, Engenharia, Transportes, Vendas, Finanças, etc.

3.2. ÁREA GEOGRÁFICA: Nordeste, Belém, Minas Gerais, Bahia, Sul, Rio de Janeiro, São Paulo, etc.

3.3. PRODUTO/SERVIÇO: Manutenção, Informáti-ca, Lâmpadas, Limpeza, Leite, etc.

3.4. ÓRGÃO: Seção, Distrito, Unidade, Setor, etc.

EXEMPLOS: Diretor Adjunto de Finanças

Gerente Regional do NordesteAssistente Geral de Vendas

MONTAGEM DOS TÍTULOS DE CARGOS DE CHEFIA


CRITÉRIOS DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO

Funcional

Geográfico

Produto (ou Serviço)

Clientela

Processo (ou Equipamento)

Absorção pelo maior usuário

Volume de trabalho

Tempo (ou Turno)

Conveniência empírica


ORGANIZAÇÃO DE UMA EMPRESA DE PORTE MÉDIO

GERÊNCIA GERAL

Departamento comercial

Departamento de produção

Departamento de finanças

Departamento administração


ORGANIZAÇÃO DE UMA DIRETORIA FINANCEIRA

DIRETORIA FINANCEIRA

Departamento de Contabilidade

Departamento de Tesouraria

Departamento de Orçamentos


ORGANIZAÇÃO DE UM DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTO

DE RECURSOS

HUMANOS

Seção de Administração

Salarial

Seção de Recrutamento

e Seleção

Seção de Registros e Pagamentos

Seção de

Treinamento


ORGANIZAÇÃO DE UMA EMPRESA INDUSTRIAL

PRESIDÊNCIA

Diretoria de Engenharia

Diretoria Industrial

Diretoria Financeira

Diretoria Comercial

Diretoria de Administração


ORGANIZAÇÃO DE UMA GRANDE FÁBRICA

DIRETORIA DE PRODUÇÃO

Departamento de Lâmpadas

Departamento de Transformadores

Departamento de aparelhos domésticos


ORGANIZAÇÃO DE UM DEPARTAMENTO DE VENDAS

DEPARTAMENTO DE VENDAS

Seção de

Exportação

Seção de vendas por atacado no

país

Seção de vendas a varejo

no país




Seção de vendas

a farmácia

Seção de vendas a hospitais

particulares

Seção de vendas a hospitais públicos


ORGANIZAÇÃO DE UMA GRANDE EMPRESA

PRESIDÊNCIA

Diretoria da região São Paulo

Diretoria da região

Rio


Sul

Diretoria da região Nordeste


Centro




Filial São Paulo

Filial Rio

Filial Porto Alegre

Filial Recife

Filial Belo Horizonte


ORGANIZAÇÃO DE UMA OFICINA MECÂNICA

DIVISÃO DA OFICINA

Seção de frezas

Seção de tornos

Seção de plainas

Seção de furadeiras


ORGANIZAÇÃO DE UMA SEÇÃO DE MANUTENÇÃO

SEÇÃO DE MANUTENÇÃO

Setor de manutenção

1º turno


2º turno


3º turno


ORGANIZAÇÃO DE UMA SEÇÃO DE LIMPEZA

SEÇÃO DE MANUTENÇÃO

Grupo 1 de serventes




ORGANIZAÇÃO INTEGRALMENTE FUNCIONAL

DIREÇÃO GERALAuditoria

AdministraçãoMarketingProduçãoFinanças

Tesouraria

Contabilidade

Orçamento

Eng. Produto

Eng. Processo

Eng. Produção

Contr.Qualidade

Manutenção

Contabilidade

Estudo Mercadológico

Vendas

DistribuiçãoMateriais

Ser. Administr.

Rec.Humanos

Informática

Ser. Jurídico


ORGANIZAÇÃO DE UMA ÁREA DE COMPRAS DE UMA EMPRESA DE

ENERGIA ELÉTRICA

DIVISÃO DE COMPRAS

Seção de

processamento

Seção de material elétrico

Seção de

máquinas

Seção de diversos e comestíveis


ORGANIZAÇÃO DE UMA REVENDA AUTORIZADA DE GRANDE

MONTADORAGERÊNCIA GERAL

Vendas a Governo

Gerência de vendas

–peças-

Gerência de vendas

–veículos-

Gerência de

serviços

Gerência vendas

financeira

Vendas no balcão

Vendas a oficinas

Veículos usados

Veículos novos


GERÊNCIA DE OPERAÇÕES DA ASSOCIAÇÃO CRISTÃ DE MOÇOS

GERÊNCIA DE OPERAÇÕES

Depto. de

alunos

Depto. de

jovens

Depto. de atividades aquáticas

Depto. de atividades especiais

Depto. de

menores

Depto. escolar

Depto. médico


FATORES A CONSIDERAR NA ESCOLHA DO CRITÉRIO DE

DEPARTAMENTAMENTALIZAÇÃO Proveito da Especialização

Facilidade de Coordenação

Facilidade de Controle

Redução de Custos

Perspectivas de Aumentar a Receita

Aumento da Flexibilidade


CRITÉRIO FUNCIONAL

Vantagens Desvantagens

Tira máximo proveito da especialização.

Tende a reduzir os custos.

Facilita a coordenação dentro da função.

Facilita a centralização.

Facilita a projeção da liderança por toda a organização.

Dificulta a coordenação geral.

Não favorece o controle.

Facilita a estreiteza de visão.

Dificulta o preparo de pessoal para o topo.

Dificulta a expansão da empresa.

Dificulta a descentralização.

Traz algumas inflexibilidades.


CRITÉRIO DE PRODUTO


Facilita a apuração de resultados e de controle.

Facilita a coordenação.

Facilita a expansão.

Facilita o preparo de pessoal para o topo.

Facilita a descentralização

Não permite máxima redução de custos em empresas pequenas.

Não tira todo o proveito da especialização.

Dificulta a coordenação dentro de cada função.


CRITÉRIO GEOGRÁFICO


Facilita a coordenação.

Facilita o controle.

Permite atender melhor às peculiaridades de cada local.

Facilita o crescimento da organização.

Facilita a descentralização.

Facilita o preparo de pessoal para o topo.





CRITÉRIO DE CLIENTELA


Facilita a visão voltada para a clientela e o mercado.

Permite atender melhor às peculiaridades de cada cliente.

Aumenta a flexibilidade.





EMPRESA INDUSTRIAL DEPARTAMENTALIZADA PELO CRITÉRIO FUNCIONAL NO PRIMEIRO E NO

SEGUNDO NÍVEL

DIREÇÃO SUPERIOR

Administração Finanças Produção Comercialização

Controle de qualidade Fabricação Engenharia

Lâmpadas Equipamentos Eletrodomésticos


EMPRESA INDUSTRIAL DEPARTAMENTALIZADA PELO CRITÉRIO FUNCIONAL NO PRIMEIRO NÍVEL E

CRITÉRIO DE PRODUTO NO SEGUNDO

Lâmpadas Equipamentos Eletrodomésticos

Controle de qualidade

Fabricação

Engenharia


Fabricação

Engenharia


Fabricação

Engenharia

DIREÇÃO SUPERIOR

Administração Produção Finanças Comercialização

Lâmpadas

Equipamentos

Eletrodomésticos


EMPRESA INDUSTRIAL DEPARTAMENTALIZADA PELO CRITÉRIO

DE PRODUTO NO PRIMEIRO NÍVELDIREÇÃO SUPERIOR

Lâmpadas Equipamentos Elétricos

Eletrodomésticos

Administração

Finanças

Comercialização

Produção

Administração

Finanças

Comercialização

Produção

Administração

Finanças

Comercialização

Produção


TIPOS DE RELAÇÕES FORMAIS NA ESTRUTURA

Autoridade de linha

Relação de assessoria

Autoridade funcional

Autoridade de fiscalização

Relação de prestação de serviços


AUTORIDADE DE LINHA (OU HIERÁRQUICA)

É aquela que o chefe de um órgão exerce diretamente sobre seus subordinados, integrantes deste órgão. Ela envolve o direito de um chefe de dar ordens aos seus subordinados, coordenar suas ações e cobrar resultados, bem como a obrigação dos subordinados de cumprir as ordens e prestar contas dos resultados alcançados.

A autoridade de linha se manifesta através de ordens que emanam dos superiores para os respectivos subordinados.


AUTORIDADE DE LINHA


CADEIA ESCALAR DE AUTORIDADE

Conselheiro

Presidente

Chefe

Gerente

Diretor

Superintendente

EXECUÇÃO DAS TAREFAS

NÍVEL GERENCIAL

NÍVEL INSTITUCIONAL

OU DIREÇÃO


AUTORIDADE DE LINHA CARACTERÍSTICAS DA CHEFIA

1. COMANDAR:- Dar ordens- Exigir prestação de contas- Cobrar resultados- Avaliar resultados- Dar “feedback”

2. COORDENAR as ações dos subordinados.

3. PLANEJAR as ações dos subordinados junto com eles: definir metas, recursos, prazos, etc.

4. ORGANIZAR o trabalho dos seus subordinados:

- Dividir e grupar atividades- Distribuir tarefas

- Definir prioridades


5. CONTROLAR os subordinados:- Aferir resultados- Tomar as medidas corretivas

6. FORMAR A EQUIPE e motivá-la- Selecionar e treinar os subordinados- Avaliar os subordinados-Tomar decisões sobre os subordinados (promoções, demissões, aumentos, etc.)

AUTORIDADE DE LINHA CARACTERÍSTICAS DA CHEFIA


AUTORIDADE DE LINHA CARACTERÍSTICAS DO

SUBORDINADOReceber ordens Cumprir as ordens (executar) Prestar contas do resultado

Quando necessário (ou conveniente ): - Dar sugestões de: - Novas atividades

- Novas formas de execução

Visando a: - Aumento da eficácia

- Aumento da eficiência

Se não estiver de acordo: - Ponderar e argumentar

- Se mantida a ordem: - Cumprir? Recusar?

- Pedir por escrito?- Falar com o superior do chefe?


REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DA AUTORIDADE DE LINHA

A linha representativa da autoridade de linha intercepta o retângulo representativo do órgão no meio do lado superior.


RELAÇÃO DE ASSESSORIA

É aquela que se caracteriza pela assistência proporcionada pelos assessores, através de estudos, pareceres e trabalhos, executados para a chefia e em seu nome.

Relação que se caracteriza pela obrigação do assessor em auxiliar, apoiar e aconselhar o chefe, recebendo solicitações formais de estudos e trabalhos apenas por seu intermédio e a ele encaminhando os resultados desses estudos com suas recomendações e conclusões.


QUANDO SE USAM ASSESSORIAS?

Quando a chefia está sobrecarregada; (há limitação de tempo)

Quando a chefia tem que decidir sobre assuntos técnicos especializados.

(há limitação de conhecimentos técnicos específicos)


ANTES DE CRIAR ASSESSORIAS

Verificar:

Se a estrutura organizacional é adequada;

Se as pessoas nas posições existentes são adequadas;

Se as delegações foram estabelecidas de forma adequada.


TIPOS DE ASSESSORIA

Estudos especializados

Secretaria de alto nível

Representação

Coleta de informações


ASSESSORIA


Especialização

Fortalecimento da chefia

Custo adicional

Complexidade estrutural


REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DA RELAÇÃO DE ASSESSORIA

Assessoria Assessoria

A linha representativa da relação de assessoria intercepta o retângulo representativo do órgão de

assessoria no meio do lado vertical.


AUTORIDADE FUNCIONAL

Autoridade confiada a determinada pessoa para, no âmbito de uma empresa, ou grupo de empresas, estabelecer critérios e normas que dizem respeito a um grupo específico de ati-vidades, basicamente homogêneas, cujo grupa-mento é denominado função. Estes critérios e normas devem ser estabelecidos dentro dos objetivos e normas em vigor e após as devidas coordenações com as áreas envolvidas. É o mesmo que autoridade normativa.


REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DA AUTORIDADE FUNCIONAL

PRESIDÊNCIA

Diretoria de Marketing

Vice-presidência de operações

Diretoria de Finanças

Diretoria de Administração

Diretoria de Vendas

Diretoria de Produção


AUTORIDADE DE FISCALIZAÇÃO

É aquela que consiste em zelar pela

observância de um conjunto de regras, verificando

se a execução está sendo realizada de acordo com

os regulamentos e normas em vigor.


AUTORIDADE DE FISCALIZAÇÃO

A quem cabe:É a autoridade típica de uma auditoria, de um conselho fiscal e das inspetorias de segurança.

Forma de atuação:As pessoas investidas da autoridade de fiscalização não devem interferir na gestão mediante ordens; cabendo-lhes apenas verificar, através de visitas, exames de documentos e de bens, a conformidade de atos ou situações a princípios de ética, leis do país e normas da empresa.


SUBORDINAÇÃO DO ÓRGÃO DE FISCALIZAÇÃO

O órgão de fiscalização tem que ter independência em relação ao órgão fiscalizado.

Assim, é erro grave subordinar:

Controle de qualidade Ao chefe da produção

Auditoria Ao chefe da contabilidade

Conselho Fiscal À Presidência


REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DA RELAÇÃO DE AUTORIDADE DE

FISCALIZAÇÃOGERÊNCIA GERAL

Assessoria Jurídica

Auditoria

Gerência de Pessoal

Gerência de Produção

Gerência de Marketing

Gerência de Finanças

A representação gráfica da relação de autoridade de fiscalização se faz através de uma linha pontilhada que liga o órgão investido desta

autoridade ao órgão fiscalizado.


RELAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

Caracteriza-se pelo fato de uma unidade organizacional prestar serviços a outra unidade da mesma organização sem lhe estar subordinada.

Esta prestação de serviços pode ser efetuada de forma automática e rotineira, como no caso de serviços de telefonia, limpeza, etc. Ou mediante solicitação específica como no caso de manutenção corretiva, compras, etc. Aquele que se beneficia dos serviços é denominado usuário dos serviços, ou, eventualmente, cliente interno dos serviços.


RELAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

É preciso considerar:

A qualidade dos serviços (avaliar)

Os custos dos serviços

Qualidade versus custos (trade-off)

As prioridades para a execução

A apropriação dos custos destes serviços

Os rateios dos débitos não apropriáveis


OS SERVIÇOS SÃO DESCENTRALIZADOS E EXECUTADOS

DIRETAMENTE PELOS USUÁRIOSGERÊNCIA GERAL

Departamento Administrativo -

Financeiro

Departamento de Produção

Departamento de Marketing


OS SERVIÇOS SÃO PARCIALMENTE CENTRALIZADOS: CADA DEPARTAMENTO POSSUI SUA UNIDADE PRESTADORA DE

SERVIÇOSGERÊNCIA GERAL

Departamento Administrativo -

Financeiro




OS SERVIÇOS SÃO TOTALMENTE CENTRALIZADOS COM UMA ÚNICA UNIDADE

PRESTADORA DE SERVIÇOS

GERÊNCIA GERAL

Departamento Administrativo - Financeiro




OS SERVIÇOS SÃO PRESTADOS POR UMA ÚNICA CENTRAL E TAMBÉM POR UNIDADES

DESCENTRALIZADAS

GERÊNCIA GERAL

Departamento Administrativo - Financeiro



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