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CAPITULO IV. “DISEÑO DE UN SISTEMA DE AUDITORIA INTERNA INTEGRAL
PARA LA PREVENCIÓN DE FRAUDE EN EL AREA DE INVENTARIO DE LA GRAN EMPRESA DE SUPERMERCADOS DE EL SALVADOR”.
A. INTRODUCCION
Con base a los resultados obtenidos en la investigación de campo, se ha podido
comprobar que los Supermercados de El Salvador se necesita implementar un
Sistema de Auditoria Interna Integral en el área de inventario que ayude a prevenir el
fraude, como también obtener información veraz y confiable al momento de tomar
decisiones que contribuyan al éxito en el manejo de inventario.
La investigación de campo dió como resultado aspectos positivos, para poder
implementar el sistema de Auditoria, el cual le permitirá a los Supermercados un
mayor control en el área de inventario y así mismo un registro eficiente de la
mercadería y la visualización de problemas ya sean por el exceso o falta de
mercadería.
Tomando en consideración que actualmente en El Salvador el fraude en las
empresas se da con mucha frecuencia no importando el sector al que estos
pertenecen, se ha diseñado un sistema de Auditoria Interna Integral como medio que
permita la aplicación y seguimiento de controles que contribuyan a prevenir el riesgo
de fraude en el área de inventario.
El sistema que se propone contiene procedimientos correspondientes para
determinar la debilidad del área de inventario y prevenir el riesgo de fraude.
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B. OBJETIVO DE LA PROPUESTA
1 OBJETIVO GENERAL DE LA PROPUESTA.
Diseñar un Sistema de Auditoria Interna Integral para la prevención de fraude en el
área de inventario de la gran empresa de Supermercados de El Salvador. Que
contribuya al departamento de auditoria a fortalecer los controles para minimizar las
posibilidades de fraude.
2 OBJETIVOS ESPECIFICÓS DE LA PROPUESTA.
Proponer la implementación de un Sistema de Auditoria integral para la
prevención de fraude a las máximas autoridades de los supermercados
Dar a conocer los beneficios y características del Sistema de Auditoria interna
integral.
Proponer cuestionario que ayuden a la auditoria interna en su plan anual.
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C. IMPORTANCIA DEL SISTEMA.
El sistema de Auditoria interna integral es relevante para el sector de
Supermercados, así como para cada uno de los demás sectores, ya que uno de los
problemas dentro de las empresas es la falta de controles internos que permita tener
mejores resultados en la reducción de riesgos de cometer fraude.
En base a lo anterior se ha elaborado la propuesta de implementar un diseño de
Sistema de Auditoria interna Integral para la prevención de fraude en el área de
inventario de la gran empresa de Supermercados de El Salvador, el cual llena los
requisitos para el buen manejo de los inventarios, para que los Supermercados
puedan disponer de procedimientos escritos y entendibles para lograr los objetivos
de disminución de actos de fraude, además la obtención de una información clara,
confiable y de mucha utilidad en la toma de decisiones.
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D. JUSTIFICACION DEL SISTEMA.
Las auditorias poseen muchas limitantes y solo son un punto de descubrimiento mas,
no realizan un seguimiento para llegar a disminuir los actos de fraude cometidos.
Puede decirse que en la historia se han tenido etapas muy diversas ya que hayan
incluido o no la problemática del fraude como parte de su análisis. En muchas
ocasiones por la falta de controles dejan sin solución o incluso nunca llegan a
resolverse, pero con un sistema de auditoria interna integral se espera obtener
información documentada sobre las debilidades en los controles, los cuales se
esperan prevenir en el área de inventario.
Desacuerdo con la investigación realizada se obtuvo que la mayoría de los
Supermercados no posean un departamento de auditoria interna el cual es primordial
para realizar los trabajos de control y análisis de resultados para obtener información
confiable para la toma de decisiones. La implementación de sistema ayuda tanto
para la prevención de fraude como para creación de un departamento de auditoria
pudiéndose implementar en cada una de las áreas de mayor riesgo
Con la aplicación de dicho sistema de Auditoria, se lograr la obtención de material
probatorio lo que ocasiona que sea un elemento importante en la investigación, como
una forma de prueba circunstancial, partiendo de un proceso y una estructura
organizacional, determinando la fortaleza del material probatorio, para fundamentar
un criterio de hechos que se denuncian sirviendo como base para el trabajo de
investigación, así ayudar a la prevención de actos de fraude en la empresa
especialmente en el área de inventario.
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E. DESARROLLO DEL SISTEMA DE AUDITORIA INTERNA INTEGRAL PARA LA PREVENCION DE FRAUDE EN EL AREA DE INVENTARIO.
OBJETIVOS DEL SISTEMA E.1 OBJETIVO GENERAL Proporcionar al departamento de auditoria interna una herramienta que le permita mayor
eficiencia en el desarrollo del trabajo, para la prevención de fraude en el área de
inventario.
E.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS.
Unificar los diversos criterios que el personal del departamento de auditoria interna
realiza, para el desarrollo del trabajo.
Detectar deficiencias en las actividades que se realizan en el área de inventario.
Proporcionar mayor seguridad a través de la auditoria interna sobre las actividades
que se desarrollan de acuerdo a los objetivos y metas establecidas.
Proporcionar procedimientos idóneos para el desarrollo de las actividades y procesos
que se realizan en el área de inventario.
E.3. CARACTERISTICAS DEL SISTEMA DE AUDITORIA INTERNA INTEGRAL
El sistema de auditoria interna integral presenta las siguientes características:
Flexibilidad: El sistema tiene la característica que puede ser acomodado a las
necesidades de evaluación de las empresas, de acuerdo a las necesidades que
realicen.
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Mejora continua: se pretende que los auditores internos tengan la oportunidad de
brindar un valor agregado a la mejora continua en las áreas evaluadas, así como
también en los programas de auditoria.
Puede ser utilizado por cualquier empresa: los programas están elaborados de
manera integral para que se facilite la evaluación, y que examinen las áreas
generales de la empresa.
Brinda un seguimiento a la calidad del trabajo considerado para que el personal
brinde un valor agregado a la mejora continua.
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Elaborado por Equipo de tesis
E.4. ESQUEMA DE SISTEMA DE AUDITORIA INTERNA INTEGRAL PARA LA PREVENCION DE FRAUDE EN EL AREA DE INVENTARIO
INICIO
FASE Nº 1 PLAN
GLOBAL DE AUDITORIA
INTERNA INTEGRAL
Conocimiento del Negocio
Determinación del Riesgo de
fraude
Programas de Auditoria
Programas para la evaluación del entorno del negocio
Esquematización de la Integración de los componentes de la Auditoria Interna Integral
Matriz para Evaluación de Riesgo
Matriz de evaluación de Riesgo de inventario
FASE Nº 2 EJECUCION
DE LA AUDITORIA
INTERNA INTEGRAL
Papeles de Trabajo
Hallazgos de Auditoria
Informe Borrador
Archivo Permanente Archivo Corriente
Archivo Administrativo
FASE Nº 3 INFORME
DE LA AUDITORIA
INTERNA INTEGRAL
Informe Final
Procedimientos para el Seguimiento del informe
Seguimiento del Informe
FASE Nº 4 PREVENCION DE FRAUDE EN EL
AREA DE INVENTARO
FODA
Programación de la Auditoria
Recomendaciones para la Prevención de Fraude
Cuestionario para la evaluación, selección del equipo de Auditoria
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E.4.1. DESARROLLO DEL ESQUEMA DE SISTEMA DE AUDITORIA INTERNA INTEGRAL PARA LA PREVENCION DE FRAUDE EN EL AREA DE INVENTARIO.
Para la realización de la auditoria interna integral, el auditor desarrolla y documenta
un plan global de auditoria describiendo el alcance y conducción del trabajo. En el
plan global de auditoria, el auditor mantiene registros suficientemente detallados que
sirven de guía para el desarrollo del trabajo realizado.
El detalle de esta fase se presenta a continuación
Elaborado por Equipo de Tesis
FASE I PLAN GLOBAL DE AUDITORIA INTERNA INTEGRAL
Plan Global de Auditoria
Interna Integral
a) Conocimiento del Negocio
b) Determinación del Riesgo de Fraude
c) Programas de Auditoria
Programas para la evaluación del Entorno del negocio
Matriz de evaluación de Riesgo
Esquematización de la Integración de los Componentes de la Auditoria Interna
Integral
Matriz de evaluación de riesgo del área de inventario
FODA
d) Programación de la Auditoria
Cuestionario para la Evaluación y del equipo de Auditoria
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a) CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO El conocimiento del negocio es muy importante ya que nos ayuda a poder identificar
el control que se desarrolla en los Supermercados al igual que identificamos los
puntos con mayor riesgo para que se puedan cometer actos de fraude.
• FODA Se requiere tener suficiente conocimiento del negocio que permita identificar y
entender los hechos, las transacciones y las prácticas que puedan tener un efecto
significativo para la prevención de fraude.
FORTALEZA Los Supermercados presentan una
disposición favorable para la prevención de
fraude.
Los Supermercados cuenta con la
disponibilidad económica para la realización
de un mayor control.
OPORTUNIDADES Los supermercados están interesados para
aumentar el nivel técnico y tecnológico que
permita mejorar sus controles.
Los supermercados pueden disminuir los
actos de errores, fraude, e irregularidades,
actos ilegales.
DEBILIDADES
La falta de un departamento de auditoria
interna.
La falta de controles en las áreas criticas
para cometer fraude
La mayoría de los supermercados no cuentan
con una persona especiazada para el
desarrollo del trabajo del auditor interno
especializado
AMENAZAS
Acceso a la información y metodogia de
trabajo a terceras personas.
Accesibilidad a proveedores en el área de
inventarios y salas de ventas
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• MODELO DE CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION, SELECCIÓN Y DESIGNACION DEL EQUIPO DE AUDITORIA INTERNA INTEGRAL.
Para la ejecución de una auditoria interna integral, primeramente se consideran las
características y habilidades que presenta el personal de auditoria interna integral.
Esta se logra mediante una evaluación del personal, en la cual se conoce los criterios
que se cumplen y los que no son cumplidos son la base para elaborar los programas
de desarrollo de competencia continua. Para implementar un control que asegure el
cumplimiento de una educación profesional.
En el proceso de evaluación se aplica una debida formalización, utilizando un
cuestionario, los que deben ser firmados por los evaluadores y los evaluados. Este
cuestionario se conserva en el expediente a fin de respaldar la calidad en el trabajo
de la auditoria. El cuestionario se presenta a continuación: (Ver cuestionario No 1)
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I. FORMATO DE EVALUACION DE PERSONAL
CUESTIONARIO N°. 1
Comentarios:
Evaluó: Aprobó:
Firma: Firma:
Fecha: Fecha:
Elaborado por equipo de tesis.
Evaluación de la Actuación Profesional Nombre del evaluado: Clasificación Actual: Fecha de Ingreso: Preparado por: Fecha: Gerente de Personal: Reviso:
Actuación
Breve descripción del trabajo efectuado:
Considerando la experiencia del evaluado, califíquelo usando las siguientes claves: (1)Excelencia (2)Muy Bueno (3)Promedio (4)Deficiente (5)Malo
Auditoria y Control Interno Habilidad Analítica: Actitud: Imaginación:
Promedio
Conocimiento de contabilidad Teoría: Tendencias Actuales: Imaginación:
Promedio
Características del Trabajo Juicio: Aceptación de responsabilidad: Eficiencia: Habilidad para Planear: Habilidad para seguir instrucciones:
Promedio
Productividad Creatividad p / hacer mas eficiente el trabajo: Utilización adecuada de recursos:
Promedio
Preparación de Informes Enfoque: Redacción: Ortografía:
Promedio
Supervisión Habilidad para entrenar Ayudantes: Dirigir Ayudantes: Revisar trabajo de ayudantes:
Promedio
Comunicación: Habilidad para Expresarse: Oralmente: Por Escrito:
Promedio
Características Personales Cooperación: Relación con otro personal: Apariencia profesional: Otros:
Promedio
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• DISEÑO DE PROGRAMAS PARA LA EVALUACION DEL ENTORNO DEL NEGOCIO
El entorno del negocio establece la armonía de una organización, influyendo sobre la
conciencia de control del personal. Es el componente básico del control interno y
proporciona disciplina y estructura. Bebemos obtener suficiente conocimiento del
entrono de control para comprender la actitud, percepción y acciones de la gerencia
y la junta directiva respecto al entorno de control. Considerando tanto la
Sustancia de los controles como sus efectos colectivos.
Al adquirir conocimiento del entorno de control, debemos considerar cada uno de las
áreas y su relación entre si. Específicamente, debemos reconocer que las
deferencias significativas en cualquier área pueden debilitar la eficacia de las cuatro
áreas más representativas de la empresa.
1. Área Financiera
2. Área Administrativa
3. Área legal
4. Área de sistema
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Cuestionario de Control Interno Efectivo y Bancos
Empresa:_____________________________________________Fecha:_________________
Objetivo: Evaluar los procedimientos existentes relacionados al área de Ingresos de Efectivo por servicio
1. Evaluación área Financiera Cuestionario Nº 2 NC
PREGUNTA SI NO HAGA COMENTARIO BREVE
1. Existe control adecuado sobre el efectivo que recibido diariamente o en los días de corte.
2. Disponen de documentos prenumerados para el registro y control adecuado del efectivo.
3. Elaboran algún informe diario de ventas para control interno de la empresa.
4. Se elabora depósitos de efectivo de acuerdo a las ventas diarias.
5. Poseen cuentas bancarias corrientes y de ahorros.
6. Disponen de caja chica destinada para los desembolsos de pequeñas proporciones.
7. Existen formato prenumeradas para la autorización previa de la salida de efectivo
8. Posee control específico y riguroso sobre el uso de chequera del Banco.
9 Efectúa conciliaciones Bancarias periódicamente de las cuentas corrientes y de ahorro.
10 Realiza cortes de cajas sorpresivos en los fondos de caja chica.
Preparado por: ______________________ Revisado por: _________________ Elaborado por equipo de Tesis
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Cuestionario Nº 3
N° PREGUNTA SI NO HAGA COMENTARIO BREVE1. Todas las compras de bienes son efectuada a
través de ordenes de compras, están prenumeradas y debidamente autorizada.
2. Las compras se basan en requisiciones y puntos de máximo y mínimos.
3. Existen bienes que requieren solicitudes de cotización
4. Existe una persona encargada en contabilidad que controle la secuencia numérica de las órdenes de compra.
5 Las factura de proveedores son registradas inmediatamente después de recibido.
6 Las facturas son verificadas contra las órdenes de compras, en cuanto a la calidad, cantidad y precio.
7 Se le da adecuado seguimiento a las ordenes pendientes de recibirse.
Preparado por: __________________ Revisado por:____________________ Elaborado por equipo de Tesis
Cuestionario de Control Interno Compras y Adquisiciones
Empresa:____________________________________________Fecha:_________________
Objetivo: Verificar el cumplimiento de los lineamientos para el control del ingreso, distribución, venta y existencia de bienes.
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2. Evaluación del Área Administrativa.
Cuestionario Nº 4
N° PREGUNTA SI NO HAGA COMENTARIO
BREVE 1. Posee la empresa Organigrama actualizado. 2. Todos los empleados conocen sobre la
organización actual de la empresa.
3. Existen algunos programas de integración para el nuevo personal que implique el conocimiento organizacional de la empresa.
4. La empresa dispone de manuales de funciones, políticas y procedimientos.
5. Actualizan periódicamente los manuales de políticas y procedimientos existentes actualmente.
Preparado por:______________________ Revisado por:__________________ Elaborado por equipo de Tesis.
Cuestionario de Control Interno Organización y Estructura de la Empresa
Empresa:_____________________________________________Fecha:_________________
Objetivo: Evalúa la Estructura Organizativa de la Empresa
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Cuestionario Nº 5
N° PREGUNTA SI NO HAGA COMENTARIO BREVE 1. Existe un control y revisión de facturas por
ventas por diferentes departamentos.
2. Los productos solicitados están sujetos a revisión y aprobación ante la aceptación.
3. Se compran la factura con la mercadería recibida.
4. Las N/C por devoluciones se revisan en su descripción, cantidad y condición.
5. Se verifican la secuencia numérica de solicitudes para el otorgamiento de créditos.
6. Existe una persona encargada de distribuir la mercadería.
Preparado por:__________________ Revisado por:____________________ Elaborado por equipo de Tesis.
Cuestionario de Control Interno Ventas
Empresa:_____________________________________________Fecha:_________________
Objetivo: Evalúa la exactitud de las cifras de ventas obtenidas en el desarrollo normal de las operaciones.
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3. Evaluación del Área Legal. Cuestionario Nº 6
N° PREGUNTA SI NO HAGA COMENTARIO
BREVE 1. ¿Están legalizados los libros contables y sociales de la
empresa?
2. ¿Existen actualizaciones de los libros contables? 3. ¿Existe una persona que actualice los libros legales? 4. ¿Los libros contables y sociales, se llevan de forma manual
y/o mecánica?
5. Se verifica la exactitud de los saldos plasmados en los libros legales comparados con los estados financieros
6. Se encuentran los libros de actas y estados financieros firmados respectivamente por la Junta Directiva
7. Existe un control detallado de las autorizaciones de los libros legales
Preparado por:________________ Revisado por:____________________ Elaborado por equipo de Tesis.
Cuestionario de Control Interno Libros Legales
Empresa:_____________________________________________Fecha:_________________
Objetivo: Verifica el cumplimento en cuanto a actualización de libros legales y contables.
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4. Evaluación del Área Sistema.
Cuestionario Nº 7
N° PREGUNTA SI NO HAGA COMENTARIO
BREVE 1. Existen normas estándares respeto a la documentación del
sistema.
2. Disponen con diagramas de sistema para la aplicación y evaluación.
3. La documentación de los programas se mantiene actualizada para cada sistema.
4. Poseen en duplicados la documentación de los programas fuera del centro de computo
Preparado por:________________ Revisado por:____________________ Elaborado por equipo de Tesis.
Cuestionario de Control Interno Documentación del sistema de Computo.
Empresa:_____________________________________________Fecha:_________________
Objetivo: Evaluar la existencia de los manuales de usuario de cada modulo
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Cuestionario Nº 8
N° PREGUNTA SI NO HAGA COMENTARIO
BREVE 1. Se han establecido procedimientos para el control de
archivos de información.
2. Ejercen controles sobre el área de almacenamiento de archivos para reducir el acceso no autorizado de programas y archivos de información.
3. Se custodian adecuadamente los archivos de información. 4. Se utilizan procedimientos de backup en la empresa 5. Se disponen de instrucciones operativas para los programas
a ser utilizado como entradas y salidas.
Preparado por:________________ Revisado por:____________________ Elaborado por equipo de Tesis.
Cuestionario de Control Interno Protección y Conservación de Archivos
Empresa:____________________________________________Fecha:_________________
Objetivo: Evaluar los métodos y técnicas de protección de archivos, así como los planes de contingencias que permitan la salvaguarda de los mismos
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• ESQUEMATIZACION DE LA INTEGRACION DE LOS COMPONENTES DE LA AUDITORIA INTERNA INTEGRAL.
La auditoria integral implica exámenes de distintos órdenes para cumplir con sus
objetivos así tenemos:
Control Interno que valúan el control interno de las empresa con el propósito
de terminar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se puede
otorgar y si este es eficaz en el cumplimiento de los objetivos.
Evaluación financiera; revisa los estados financieros para establecer si
racionalidad y aumentar la utilidad de la información.
Evaluación de cumplimiento; ayuda a comprobar la normativa legal y de otra
índole para establecer que ha existido cumplimiento a normas legales,
reglamentarias y de procedimiento.
Evaluación de gestión; que trata sobre la evaluación de la eficacia de la
gestión con relación a los objetivos de la empresa su eficacia y su actuación.
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A continuación se presenta en forma esquematizada:
Elaborado por equipo de tesis.
Mejoramiento Continuo
Evaluación financiera
Evaluación de Control Interno
Evaluación de Cumplimiento
Evaluación de Gestión Evalúa la eficiencia de la gestión de la empresa
Examina cumplimiento de leyes y normas
Evalúa políticas y procedimientos
Evalúa la Razonabilidad
Mejoramiento
Continuo
Componen
tes de la
Auditoria
Interna
Integral
Calidad en el trabajo de auditoria
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b) DETERMINACION DEL RIESGO DE FRAUDE
Esta evaluación de riesgo supone un máximo de riesgo de controles para todas las
cuentas significativas. Como resultado, de las evaluaciones del control interno a nivel
de supermercados y del riesgo inherente para cada cuenta significativa tiene
influencia directa sobres nuestras evaluaciones de riesgo. Se debe tomar en
consideración una fuerte influencia del propietario / gerente, auque no afecte
directamente las evaluaciones del riego de control, al determinar si el riesgo debe ser
evaluado como moderado o alto, lo cual, afectara la naturaleza u alcance de los
procedimientos de auditoria.
Instrucciones para la elaboración de Matriz de Riesgo.
1. Identifique las cuentas significativas marcando en la casilla a la izquierda
del nombre de la cuenta. que pueden ser cambiados según sea el caso
necesario y puede agregarse, como cuentas significativas que no están
incluidas en la tabla.
2. En los casos frecuentes dónde empleamos una estrategia sustantiva de
auditoria para todas las cuentas significativas, el riesgo de control se
evalúa como “máximo” y el riesgo de fraude como”moderado” o “alto”
dependiendo de nuestra evaluación del riesgo inherente para tal cuenta
significativa. Al determinar si la evaluación del riesgo es apropiado,
tomamos en consideración la evidencia que hemos obtenido de otros
procedimientos de auditoria, de nuestra evaluación del control interno a
nivel de empresa.
3. Si planeamos identificar controles para una cuenta significativa,
documentamos nuestras evaluaciones de riesgo para cualquier cuenta,
usamos documentación alternativa que cumpla con los requerimientos de
metodología de la auditoria.(Ver Cuadro No 1)
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(1)En los riesgo frecuentes donde se emplea una estrategia sustantiva de auditoria
para todas las cuentas significativas, el riesgo de control se evalúa como “máximo” y
el riesgo como” moderado” o “alto” dependiendo de la evaluación de riesgo inherente
para las cuenta significativa. Si planea identificar controles para una cuenta
significativa se debe documentar las evaluaciones de riesgo para cualquier cuenta.
Esta matriz es flexible ya que pueden agregar o quitar cuentas según la necesidad
de estos.
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CUADRO Nº 1 MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGO
Riesgo Inherente
Riesgo de control(1)
Evaluación combinado de riesgo (1)
Cuestas Significativas
Mas Bajo
Mas Alto
Máximo Moderado Alto
Efectivo Cuentas por Cobrar Inversiones Inventario Gastos pagado por Anticipado
Propiedad, Planta y Equipo Otros Activos Cuentas por Pagar Nominas-Pasivos acumulados Otros Gastos Acumulados Impuestos sobre la renta Acumulados
Ingresos Diferidos Deuda a largo plazo Impuestos sobre la renta diferidos.
Otros pasivos no corrientes Patrimonio Ventas Costo de Venta Gastos de Investigación y Desarrollo
Gastos de Venta y Mercadeo Gasto de nomina Otros gastos generales y administrativos.
Gastos de Depreciación Gastos de intereses Oros ingresos / gastos Gastos de impuesto sobre la renta
Elaborado por equipo de Tesis
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• DISEÑO DE MATRIZ DE EVALUACION DE RIESGO DEL AREA DE INVENTARIO.
Para la cuenta Inventario, la documentación de los papeles de trabajo debe incluir lo
siguiente, de conformidad a la metodología de auditoria:
1. Identificación de los tipos de transacciones que afectan los inventarios.
2. Para cada clase principal de transacciones:
a. Apropiada documentación del sistema describiendo el flujo de
transacciones, con fecha de iniciación, cambios y registro de la
información y los recorridos para confirmar nuestra compresión.
b. Documentación de lo que pudiera fallar.
c. Documentación de los controles que contemplan lo que pudiera fallar.
d. Documentación de nuestros recorridos para los controles identificados
a fin de confirmar nuestra compresión de sus propósito y determinar
que han sido puestos en operación, así como para obtener evidencia
de que tales controles están operando de acuerdo con su propósito.
CUADRO Nº 2
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGO DEL AREA DE INVENTARIO CUENTA
INVENTARIO Riesgo Inherente Riesgo de
(2) Control Evaluación de riesgo
(2) Combinado
Mas Bajo
Mas Alto Mínimo Moderado Mínimo Bajo Moderado
Elaborado por equipo de Tesis
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c) DISEÑO DE LOS PROGRAMAS PARA LA EVALUACION DEL INVENTARIO
Estos programas presentan en forma detallada los pasos que deben de seguirse
durante el desarrollo de la auditoria. En la auditoria integral, los programas son
elaborados con el objetivo de reunir evidencia suficiente y valida que sirva para
sustentar el informe, corregir errores y brindar sugerencias de mejora continua sirven
de guía para verificar el adecuado desarrollo de las operaciones, de control interno,
cumplimento, de gestión, y financiera realizadas por los supermercados.
Los procedimientos para el examen son aplicados la cuenta de inventarios que
utilizan los supermercados o en los procesos que ejecutan, de los cuales se pretende
brindar los resultados que apoyen la calidad en el que hacer de los supermercados.
Los cuales se presentan a continuación:
Programa para registro de Inventario
Programa de Adquisición de Inventario
Programa Rotación de Inventario
Programa de existencia Física.
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PROGRAMA Nº 1
No PROCEDIMIENTO Ref. Pt´s
Hecho por.
1. Asegurarse mediante lectura de aplicaciones en el libro auxiliar de que no existen aplicaciones por monto y/o conceptos inusuales.
2. Obtener el movimiento de las compras del periodo, su documentación, cancelación
de recepción que se halla efectuado mediante ordenes de compra debidamente
autorizados
3. Indagar sobre las variaciones en relación con periodos anteriores, documentando la
justificación de las mismas.
4 Obtener los listados de inventarios, comprobación aritmética, coteje las unidades y
valores al kardex.
5. Determinar si existen seguros sobre los inventarios y obtener confirmación de los
aseguradores, así como las coberturas y los beneficios
6. Concluya sobre las investigaciones realizadas Preparado por: ____________________ Revisado por: ________________ Elaborado por grupo de tesis
PROGRAMA PARA EL REGISTRO DE INVENTARIO
Empresa:_____________________________________________ Ref.:____________ Pág.:____________ Fecha:___________ Auditoria:________ Objetivo: Verificar y cuantificar las operaciones realizadas en cuanto a los movimientos de
inventarios. Alcance: Registros Contables, Existencia Física
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PROGRAMA N° 2
P/T
Ref. Firma
1. Compare los saldos finales de inventarios, mercaderías en transito, depósitos en garantía y proveedores a la fecha final con los saldos a fecha interina y documente cambios importantes.
2 Efectué una lectura de cuentas de control de compras, proveedores, y depósitos hasta la determinación del trabajo de campo e investigue asientos significativos o insólitos
3. Obtenga los listados de existencia y efectué el siguiente trabajo:
a.) En forma selectiva súmelos y verifique operaciones aritméticas
b.) Prepare un resumen de diferencias entre nuestros conteos físicos y los valuados que resulten diferencias materiales
c.) Revise en forma visual los listados en busca de no considerarlos en conteos físicos y asegurase que los meses anteriores no se haya tenido compras de productos
d.) Verifique la adecuada autorización de los ajustes de inventarios a las existencias físicas.
4 Efectué la prueba del costo o mercado en que sea menor para productos de preferencia analíticos, revisando políticas de fijación de precios y margen de ganancia
5 Obtenga un análisis de la mercadería en transito y determine que efectivamente responde a productos en transito por referencia de facturas o ingresos de mercaderías.
6. Efectué corte de inventarios a la fecha de y considere el registro de todas las compras en cada sala si existiesen
7. Mediante el examen de documentación, asegurase de la racionabilidad y adecuada valuación de los saldos por pagar a proveedores del exterior.
8. Concluya sobre la racionabilidad de los saldos e indique excepcione si no las hay Preparado por: ____________________ Revisado por: ________________ Elaborado por Grupo de Tesis
PROGRAMA DE ADQUISICIÓN DE INVENTARIO
Empresa:_________________________________________________ Ref.:________ Pág.:________ Fecha:______ Auditoria:___ Objetivo: Conocer procedimiento para la adquisición de mercaderia Alcance: Registros contables, Auxiliares y Existencia Física
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PROGRAMA Nº 3
Nº
PROCEDIMIENTO P/T
Ref. Firma
1. Efectué análisis comparativo de la rotación de inventarios por línea de producto en relación y documente con la gerencia las diferencias representativas, las condiciones que conlleven al mantenimiento de mayores inventarios.
2 En base al nivel de existencia de inventarios, seleccionando lugares de conteos y personal de auditoria a requerir para los conteos físicos, confirmación de saldos por pagar a proveedores del exterior de auditoria interna ya este realizando confirmaciones evalué la conveniencia de apoyarnos en el trabajo de ellos
3. Haga que la gerencia concilie la información recibida en caso de existir diferencias con los registros
4 Concluya sobre el trabajo efectuado indicado. Preparado por: ____________________ Revisado por: ________________ Elaborado por equipo de Tesis
PROGRAMA DE ROTACION DE INVENTARIO
Empresa: _______________________________________________ Ref.:______ Pág.:______ Fecha_____ Auditoria: _ Objetivo: Estudiar la antigüedad de la cuenta para determinar su rotación Alcance: Estados Financieros, análisis de rotación
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PROGRAMA Nº 4
Nº
PROCEDIMIENTO P/T
Ref. Firma
Observación de Recuento Físico
1. Observar el recuento físico para cerciorarnos que:
a. El personal cumple con las instrucciones del recuento
b. No se cuentan partidas que no pertenecen al inventario (ítems sin valor, ítems que no corresponden a la clasificación de inventarios, propiedades de terceros), o bien que se cuentan y asientan en hojas separadas en donde aparecen descripciones claras de su naturaleza distinta a inventarios.
c. Se cuentan y asientan correctamente aquellas partidas o ítems que pertenecen a terceros sobre los cuales se tiene responsabilidad.
2. Seleccionar ítems destacados y aplicar MUS/ muestreo aleatorio sobre una muestra representativa para realizar pruebas de los conteos (comparando la existencia física con las cantidades asentadas y viceversa) y asentar en nuestros papeles.
3. Llenar nuestro Programa para Observación de Recuentos Físicos
4. Conectar prospectiva mente desde la fecha de observación del inventario físico a la fecha de cierre del balance, y comprobar la actividad durante el período de conexión, incluyendo las partidas insólitas
Compilación del Recuento Físico
5. Identificar en la compilación del inventario, nuestros conteos selectivos
6. Verificar el corte apropiado del período mediante la comparación de la información de corte obtenida con motivo del recuento físico y los registros contables de ventas y compras.
7. Probar la corrección aritmética de la compilación verificando las multiplicaciones (extensiones) y sumas.
8. Verificar la conciliación de la compilación con los saldos de mayor respectivos y, si es aplicable, con los registros de inventarios perpetuo o costo promedio; investigar las diferencias y las partidas insólitas; determinar que las cuentas de mayor general y los
PROGRAMA DE AUDITORIA-EXISTENCIA FÍSICA.
Empresa:__________________________________________________ Ref.:_______ Pág.:______ Fecha:____ Objetivo: Verificar y Cuantificar la Existencia Física que posee la Empresa. Alcance: Bodega central y bodegas de salas
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Nº
PROCEDIMIENTO P/T
Ref. Firma registros de inventario perpetuo o de costo promedio fueron ajustados a los resultados del recuento físico.
Valuación del Inventario y Otros Procedimientos
9. Totalizar los inventarios por categoría y comparar con períodos anteriores. Investigar variaciones inesperadas (o ausencia de variaciones esperadas)
10. Comparar los costos reales unitarios promedio de los productos del exterior cargados a costo de ventas en el periodo con los utilizados en el inventario final.
11. Comparar las razones de mercadería, sobre costo de ventas y sobre ventas con la de periodos anteriores.
12. Verificar los informes de entrada y salida de la mercadería
13. Verificar la valuación a mercado, el más bajo.
14. Comparar los márgenes de utilidad bruta sobre ventas en el período actual con los del período precedente
15. Utilizando las anotaciones fechas durante la observación de recuento y las investigaciones complementarias, evaluar la suficiencia de la provisión para inventarios excesivos, obsoletos, dañados y de movimiento lento, como sigue:
a. Localizar los ítems listados como averías.
b. Al realizar las pruebas de costos, anotar los ítems con pocas o ninguna compras/ventas durante el período. Listar también aquellas partidas con volúmenes de tal magnitud que puedan indicar exceso, obsolescencia o movimiento lento.
c. Examinar los movimientos en las cuentas de estimaciones y sus respectivos gastos.
d. Determinar si algunos ítems de inventario potencialmente excesivos u obsoletos fueron vendidos después de la fecha del balance y, en ese caso, sus precios de venta.
e. Determinar si partidas con estimación en el ejercicio anterior y aún en existencia quedaron incluidas en la estimación del ejercicio de auditoria.
f. Obtener conclusión sobre la suficiencia de la estimación para inventarios excesivos, obsoletos y/o de movimiento lento.
Preparado por: ____________________ Revisado por: ________________ Elaborado por equipo de Tesis
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d) DISEÑO DE LA PROGRAMACION DE LA DE LA AUDITORIA INTERNA INTEGRAL
En una auditoria interna integral es importante efectuar un constante monitorio y
control que apoye el alcance de los objetivos y estos en un tiempo oportuno. Las
pruebas ejecutadas en los programas deben realizarse por lo menos dos veces al
año. Es importante aclarar que se trata de una auditoria interna. Para establecer la
oportunidad en una auditoria interna integral se establece mediante el programa de
ejecución haciendo uso del siguiente formato (Ver anexo 1 ET-I)
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Anexo No.1 ET-I PROGRAMACION DE LA AUDITORIA INTERNA INTEGRAL.
SISTEMA DE AUDITORIA INTERNA INTEGRAL
FECHA ACTIVIDADES OBJETIVOS RESPONSABLES
Desde Hasta RECURSOS OBSERVA
CIONES
Análisis de la Empresa.
Evaluación preliminar Examinar las operaciones que realiza la empresa
Equipo de Auditoria
Material, Humano, Tecnológico
Planeacion
Determinación de los Objetivos
Establecer objetivos que puedan ser identificados en todo momento por el personal de auditoria
Auditor Interno y la Administración Humano
Conocimiento de la empresa Examinar las actividades de la empresa Equipo de
Auditoria
Material, Humano, Tecnológico
Estudio y comprensión de los Controles Internos
Evaluar el sistema de preparación de la información financiera
Equipo de Auditoria
Material, Humano, Tecnológico
Determinación y evaluación de riesgo Determinación de riesgo de auditoria Equipo de
Auditoria
Material, Humano, Tecnológico
Elaboración de los programas de auditoria
Desarrollar los programas que sean adecuados ala evaluación del control interno
Auditor Interno.
Material, Humano, Tecnológico
Ejecución
Evaluación y asignación del equipo de auditoria
Conocer los criterios de calidad que cumplen los auditores para elaborar los programas desarrollados
Auditor Interno.
Material, Humano, Tecnológico
Entrenamiento técnico constante
Programar un adecuado desarrollo profesional Auditor Interno.
Material, Humano, Tecnológico
Aplicación de programas
Realizar la evaluación de acuerdo a las pruebas de auditoria
Equipo de Auditoria
Material, Humano, Tecnológico
Supervisión y Control
Revisión del Cumplimiento
Aplicar la supervisión al trabajo realizado por el equipo de auditoria Auditor Interno
Material, Humano, Tecnológico
Preparación del Informe Brindar opiniones y sugerencias de correcciones y de mejora continua Auditor Interno
Material, Humano, Tecnológico
Elaborado por Equipo de Tesis
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Determinadas las actividades de plantación, se procede al desarrollo de los
programas de dicha auditoria, a continuación se describe el contenido que
comprende esta etapa:
E.4.2 FASE II EJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA INTEGRAL
EJECUCIÓN LA AUDITORIA INTERNA
INTEGRAL
a) Papeles de Trabajo
b) Hallazgos de Auditoria
Archivo Corriente
Archivo Permanente
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a) ELABORACION DE PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo presentan una ayuda en la planeación, ejecución, supervisión
y revisión del trabajo, teniendo la evidencia que respaldan los hallazgos,
observaciones, opiniones de las áreas examinadas, los registros de todo trabajo
realizado que respaldan el informe final.
Estando constituido por
1. ARCHIVO PERMANENTE
Dentro de su contenido, este archivo debe contener.
• Leyes y reglamentos aplicables
• Escritura de Constitución de la empresa o modificaciones
• Estructura Organizacional
• Autorización del sistema contable
• Reglamento Interno de Trabajo
• Manual de políticas y procedimientos
• Convenios bancarios y de financiamiento entre otros.
2. ARCHIVO CORRIENTE
Dentro de su contenido, este archivo debe contener.
• Memorando de planeacion
• Cuestionario de control interno
• Programa general de auditoria
• Cedula de condiciones o hallazgos determinados en nuestra auditoria (Ver
cuadro No3)
• Cedulas de detalle o descriptivas (Ver anexo No3 Y No4)
• Cedula analítica o de compresión (Ver anexo No5 Y No6)
• Cedulas sumarias (Ver anexo No7)
• Cedula de marcas (Ver anexo No 8)
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b) DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA
Para la revisión de las cedulas de hallazgo se deben considerar las siguientes
acciones.
Revisar que cada hallazgo este soportado con los documentos respectivos.
Que los hallazgos tenga la importancia relativa.
CUADRO Nº 3 RESUMEN DE HALLAZGOS:
Resumen de Hallazgo en el área de inventario Auditoria efectuad del 01 -01-0X al 31-12-0X
Hallazgo Descripción REF/PT
H1 H2 H3 H4
Al entrevistarse con el encargado de bodega se encontró personal dentro de las instalaciones los cuales son ajenos a esta. Se realizo un arqueo de productos en el área de abarrotes de los cuales se encontró que la bebida Flor de Caña no se encuentra registrada en el kardex. Al revisar la bodega no se encontró la mercadería clasificada según su naturaleza. Se verifico el precio unitario del Artículos de limpieza de la marca asistan no coincide con el precio registrado e el kardex
Elaborado por equipo de Tesis
37
Esta etapa comprende la elaboración y entrega del informe de los hallazgos
determinados y las recomendaciones propuestas a cada área examinada en el
desarrollo de la auditoria, el detalle de estos se presenta a continuación:
E.4.3 FASE III INFORME DE LA AUDITORIA INTERNA INTEGRAL
INFORMEDE LA AUDITORIA INTERNA
INTEGRAL
a) Informe Borrador
b) Informe Final
c) Seguimiento del informe Procedimientos para el seguimiento del informe
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a) PREPRACION DEL INFORME BORRADOR
Al concluir el desarrollo de cada una de las pruebas establecidas en los programas
de auditoria, se procede a la elaboración del informe borrador, documentado en el
cual se continúan los resultados obtenidos.
Dicho informe tiene como finalidad comunicar al gerente del área de inventarios y
darle la oportunidad de presentar pruebas o evidencias documentadas e información
verbal pertinente a los asuntos sometidos a examen.
Dicho informe borrador debe tener las siguientes partes:
MODELO DE INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA
Destinatario: Se detallara a quien o a quienes va dirigido el informe
Saludo: Indicara un breve saludo a la persona que va dirigido el informe
Encabezado Debera incluir el periodo de la realización de la auditoria a las
diferentes actividades de gestión financiera que se realizan en cada
área funcional.
Hallazgos En este apartado, se presentara un detalle de las diferencias
encontradas en el proceso de auditoria detallando las causas que
provocan dichas diferencias así como los efectos que estas producen
en el desarrollo de las actividades y a demás, las políticas y
lineamientos establecidos por la administración.
Recomendaciones Se incluirá en este apartado las diferentes recomendaciones
necesarias para facilitar la corrección de las diferencias presentadas en
cada área en donde se desarrollo la auditoria.
Plan de Acción Se presentara las diferentes acciones a seguir por las áreas para la
corrección de diferencias efectuando el análisis y discusión de los
responsables en las áreas observadas.
Fecha Fecha de realización del informe
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Firma Nombre, firma y cargo de la persona que presenta el informe preliminar
Elaborado por Equipo de Tesis
b) PREPARACION DEL INFORME FINAL
Consiste en la entrega del informe final el cual contiene el resultado del examen
realizado. Este documento será entregado por medio de carta de entrega de informe
y debe estar subdividido en las siguientes partes:
Antecedentes y objetivo del estudio.
Descripción y alcance de la investigación.
Procedimientos de auditoria u otros instrumentos de investigación.
Resultados obtenidos
Conclusiones y recomendaciones.
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PRESENTACIÓN DEL MODELO DE INFORME FINAL
INFORME San Salvador, X de Diciembre 200X
Señores:
Junta de Accionistas (Propietario)
Presente.
En cumplimiento a requerimiento de fecha X de Noviembre 200X suscrita por la junta de accionistas
(propietario) que ordeno auditar la documentación y existencia física del inventario, referente a
determinar y prevenir posibles fraude, con el propósito que el informe sirva para fortalecer las medidas
de control.
I. Antecedentes.
Supermercados XYZ S.A. de C.V. es una sociedad constituida en 1945, con domicilio en km 14 ½ Nº
455 carretera a Santa Tecla La Libertad, cuya actividad principal consiste en compra y venta de
productos. El cual posee un activo, de $3,000,000.00 de los cuales un 75% corresponde al inventario
de la empresa. Teniéndose un riesgo alto de fraude de diferente tipo, ya sea existencia física, o
efectivo.
La empresa tomo la decisión para prevenir que el negocio en marcha se vea amenazado ya que para
ellos el inventario es su principal actividad, por lo que se han dado fraude en los cuales no se a
llevado un seguimiento para determinar, su origen y así poder prevenirlos.
II. Objetivos de la Auditoria.
Investigar Evaluar el personal clave de la empresa y establecer responsabilidades.
Revisar los registros de inventario y documentación soporte.
los Antecedentes que han originado fraudes anteriores.
III. Revisión de procedimientos efectuados.
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Se investigaron y verificaron los datos del personal y bodega
Se efectuaron entrevistas a los empleados.
Se evaluó el sistema de funciones y responsabilidad del personal de bodega.
Se reviso documentación soporte y políticas del inventario.
Se recurrió a fuentes externas para comprobar la información interna de los productos tales
como, proveedores.
IV. Resultados obtenidos.
Al realizar el conteo físico de los productos en bodega y una verificación de los registros contables, se
pudo determinar un faltante de $ 10,000.00 de los cuales no se puede dar una explicación sin
embargo se detecta la falta de control en el acceso a la bodega de personas ajenas a la empresa;
además el encargado de bodega eventualmente y sin ninguna jurisdicción ingresa a la misma en
horas y días no hábiles en común acuerdo de algunos de sus compañeros de trabajo, para llevar
producto que llevan a comercializar.
V. Conclusiones.
Que los supermercados presentan evidencia que muestran irregularidades que han afectado su
actividad principal, los cuales son de prueba suficiente como evidencia de una falta de control interno.
VI. Recomendaciones.
Cumplimiento con el propósito establecido, para mejorar la normativa interna en el control de
inventario.
Los procesos de controles internos y cumplimiento de la evaluación periódica de los mismos.
Existen las bases y pruebas suficientes para establecer un sistema de prevención de fraude.
Atentamente,
F._____________________
Jefe de Auditoria Interna
Elaborado por equipo de Tesis.
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SUPERMERDADO XX INFORME DE AUDITORIA INTERNA PERIODO: San Salvador, X de Diciembre 200X
Señores:
Junta de Accionistas (Propietario)
Presente.
En cumplimiento a requerimiento de fecha X de Noviembre 200X suscrita por la junta de accionistas
(propietario) que ordeno auditar la documentación y existencia física del inventario, referente a determinar y
prevenir posibles fraude, con el propósito que el informe sirva para fortalecer las medidas de control.
Observaciones
Ordenes de Compras
Se revisaron los expedientes de las órdenes de compras del periodo XX, tomando en cuenta
que estén debidamente autorizadas, de los cuales de observo que existen órdenes de compra
que no cuentan con la autorización y requerimiento de compra según se detalla a continuación:
Fecha No Orden de Compra Valor
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Proveedores Se visito las instalaciones de la bodega de los supermercados, para verificar que se cumpla lo establecido en el control interno referente a la ingreso de producto, el cual se pudo observar que el proveedor se coloco el producto en los estantes sin revisión del encargado de bodega.
Proveedor Producto
Inventario Dando cumplimiento a las políticas de la empresa se realizo un recuento físico de los productos de abarrotes encontrándose diferencia con el kardex y la existencia física según se detalla a continuación.
Código Tipo de Producto Registro S/Kardex
Registro S/existencia
físico Diferencia
Atentamente,
F._____________________
Jefe de Auditoria Interna
Elaborado por equipo de Tesis.
44
c) SEGUIMIENTO DEL INFORME.
La auditoria se da por concluida con el envió del informe al auditado, no obstante
tanto el auditor como el auditado deben realizar una serie de acciones de
seguimiento para asegurar la correcta implantación y eficacia, a las desviaciones
encontradas.
Se debe establecer un adecuado seguimiento a los hallazgos reportados en el
informe, mediante la revisión de las recomendaciones con los responsables del área
auditada; lo anterior contribuirá a corregir las deficiencias identificadas y obtener
resultados eficientes.
El auditor esta obligado a responder al informe de la auditoria dentro del plazo
establecido por ambas partes, definiendo las acciones correctoras y el periodo de
ejecución, desarrollando para tal fin un plan de acciones preventivas. El auditor
solamente es responsable de evaluar la implementación de las acciones.
A continuación se detallan procedimientos sugeridos para realizar el seguimiento al
informe:
45
CUADRO Nº 4 PROCEDIMIENTOS PARA EL SEGUIMIENTO DEL INFORME Nº Procedimientos 1. 2. 3. 4. 5.
Obtener el informe de auditoria emitido y seleccionar las observaciones que requirieron mejoramiento de sistemas o procesos. Reunirse con cada uno de los encargados de los que han sido evaluados con el propósito de determinar el porcentaje de cumplimiento sobre las recomendaciones. Efectuar monitoreo sobre las recomendaciones de manera maestral con el fin de determinar el cumplimiento de estas y cuales son las razones de peso de no hacerlo. Solicitar la información o los procesos que documenten, que las observaciones ha sido subsanado. Elaborar informe con las observaciones a las cuales se les ha dado seguimiento, con el objetivo de informar a la administración o propietario el grado de cumplimiento de lo recomendado en las áreas evaluadas.
Elaborado por equipo de Tesis
46
E.4.4 FASE IV RECOMENDACIONES PARA LA PREVENCION DE FRAUDE.
EN EL AREA DE INVENTARIO
De acuerdo a la Auditoria realizada en el área de Inventario se han diseñado
parámetros para la prevención de fraude de los cuales se pretende que ayuden a
mejorar el control, tomando en cuenta cada uno de los procedimientos más
importantes relacionados con el manejo de inventario, pudiendo obtener información
confiable que ayude al propietario o junta directiva.
Así también se proporcionan recomendaciones para la prevención de fraude las
cuales ayudaran a un mejor control tomando en cuenta cada punto importante desde
la segregación de funciones para el personal, hasta el proceso final del manejo de
inventario, así también como su registro integrando cada detalle importante para los
supermercados.
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RECOMENDACIONES PARA EL PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MERCADERIA
Bodeguero
Verificación de Existencia de
producto Cotización de Mercadería
Envió de Solicitud de Compra a Gerencia o Propietario
Autorización de compra gerencia o
propietario
Gerencia o Propietario Departamento de Compras
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RECOMENDACIONES PARA EL PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE MERCADERIA
Entrega Mercadería y Orden de Compra,
Crédito Fiscal o Factura en original y
triplicado
Proveedor Bodeguero
Entrega Documentos al Operador
Operador
Ingresa datos al sistema para
verificar barras
Bodeguero
Recibe datos de mercadería ya verificados
Gerente
Firma el documento Original y triplicado
Recibe triplicado y hoja de recepción y/o devolución ya autorizada por gerencia o
propietario
Proveedor
Cierra los documentos digitados, actualiza kardex
e ingresa la cantidad facturada genera archivo
de compras Al final del día, imprime Reporte de digitación y Entrega documentos
Envía documentos a trámites de pagos
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RECOMENDACIONES PARA EL PROCEDIMIENTO DE ENVIO DE MERCADERIA A SALAS DE VENTAS
Distribución de Mercadería a Salas de
Venta.
Recibe Solicitud de Compra Gerencia o Propietario
Sala de Ventas recibe Mercaderías
Gerencia o Propietario Bodeguero
Recibe solicitud ya aprobada por
Gerencia o Propietario.
Transporte
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RECOMENDACIÓN PREVENCION Efectivo.
Asignación de fondo fijos Medir la responsabilidad con un
límite establecido.
Verificar reembolsos de
comprobantes únicamente
autorizados.
Depositario del fondo fijo independientemente del empleado que manejen los ingresos.
Evitar posibles desfalcos con otros
fondos
Preparación de quedan en forma tal que se evite su alteración
A tinta Cantidad de letras y números Firmados por quien recibe el efectivo
Alteración de importes Pagos irregulares o improcedentes
Cancelación con sello de “pagado” bajo la supervisión de la persona que firma el cheque.
Pagos duplicados Se cubren erogaciones ficticias mediante el uso de quedan no cancelados
Arqueos periódicos de los fondos fijos. Descubrir irregularidades. Controlar procedimientos
establecidos. Elaborado por equipo de tesis
RECOMENDACIÓN PREVENCION Compras
Separación de funciones del departamento de compras
Contabilidad Recepción Embarque
Funciones y responsabilidades delimitadas
Arreglos con proveedores
Pagos de mercadería no
recibidas o pagos duplicados
Ordenes de compras autorizadas y por escrito, con el objeto de proporcionar seguridad a al supermercado
Evitar compras innecesarias
Arreglos con proveedores
Apoderación indebida de
mercancía
Falta de control sobre la recepción
de mercadería.
Comprobación del precio de compra por Colusión entre agentes de compras y
51
personas independientes al departamento de compras
representantes de los proveedores
Verificación de las compras por el departamento de contabilidad
Preparación de ordenes de entradas alteradas o ficticias para amparar un pago irregular y/o una recepción de mercadería falseada
Comparación del reporte de recepción con la factura por el departamento de contabilidad
Pago de facturas que ampara mercaderías nunca recibidas
Asegurar el conteo exacto por el departamento de recepción el recibidor no debe tener conocimiento anticipado de la cantidad a contar
Omisión del conteo de mercadería copiando en el reporte de recepción de cantidades proporcionadas
Procedimientos de archivos de reclamaciones, por faltas o materiales dañados.
Aprobación de pagos, sin tener evidencia satisfactoria de la reclamación presentada al proveedor.
Revisión de facturas de otros gastos y aprobación por personas independientes del departamento que las origina
Autorización de pago de un servicio no recibido
Pagos excesivos por arreglos colusorios con los acreedores.
Elaborado por equipo de tesis
RECOMENDACIÓN PREVENCION Inventario
Implementación de un sistema de Control interno
Evitar robos de mercancía
Evitar descuidos en las compras
Permitiendo la adecuada planeación
de compras y de existencias.
Registros Manejo en el departamento de contabilidad, de registros detallados de inventarios que muestren:
Cantidades
Ubicación de las mercancías
Costo por unidad
Máximos y mínimos de
mercadería
Localización de áreas en donde
ocurran faltantes de mercancía
Facilidad y seguridad en la
determinación de costos de
producción y ventas
Mantenimiento de niveles adecuados
de existencias
Evitar al acceso a las mercancías de los empleados que operan los registros detallados para el control de las
Ocultación de diferencias o faltantes
en las existencias
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existencias Manipulación de los registros para
ocultar irregularidades
Entregas de mercaderías del almacén mediante requisiciones prenumeradas y debidamente aprobadas por el personal responsable
Uso inadecuado de materiales o
mercancías
Salidas de mercarías no autorizadas
Robos
Responsabilizar al bodeguero de todas la existencias, y prohibiendo el acceso al almacén de personas ajenas
Descuido de los productos
Definir responsabilidades y exigirlas
Inventario Físico Toma de inventarios físicos cuando menos una vez al mes.
Confirmaciones de las existencias de
los activos
Determinación de diferencias y
posibles irregularidades
Situación física de las mercaderías
Inventario físico supervisados por personas independientes de:
Bodega Responsables de los registros
individuales de existencias
Resultados reales y confiables
Se previenen irregularidades
Preparación de instrucciones escritas para la toma de inventario físico
Resultados confiables
Omisión de ciertas áreas o productos
Duplicidad de conteos
Humanización errónea
Corte inadecuado de movimientos
Personal incompetente para la tomo
de control
Alteraciones fraudulentas
Investigación de importancia entre registros y conteo físico por personas diferentes a las que tienen acceso a las mercaderías
Resultados confiables
Ocultar irregularidades
Protección adecuado de las existencias Prevención de robo
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mediante rejas, alambrados, etc., y guardias de seguridad.
Sustitución de mercadería
Comprobación de la evaluación y sumanización de inventario físico por auditoria interna o contabilidad.
Errores involuntarios
Alteraciones de precios y cantidades
para cubrir irregularidades.
Efecto en los resultados de la
empresa
Seguros adecuados para la existencia Gastos excesivo
Falseo de existencias
Formulación de pedidos debidamente autorizados para la compra
Control de entradas a la bodega
Compras autorizadas
Recepción de mercadería solicitada
Formulación de informe de mercadería recibida
Costeo independiente de mercadería
Registro eficiente en contabilidad
Comparación con factura del
proveedor
RECOMENDACIÓN PREVENCION
Medidas de Seguridad
Sistema de vigilancia por empresas de seguridad privada
Que el personal no se vea involucrado en cualquier tipo de fraude, por ser ellos los encargados de la seguridad.
Sistema de acceso a las áreas de mayor riesgo.
Que no exista personal ajeno a los departamentos a los cuales no están asignados
Sistema de monitoreo en las instalaciones y los vehículos.
Evitar cualquier anomalía que se desarrollo en el transcurso del día. Y controlar la mercadería que se envía a otras salas.
Elaborado por equipo de tesis
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F. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE AUDITORIA INTERNA INTEGRAL PARA LA PREVENCION DE FRAUDE EN EL AREA DE INVENTARIO DE LA GRAN EMPRESA DE SUPERMERCADOS DE EL SALVADOR.
1. PRESENTACION DEL SISTEMA. La presentación del Sistema de Auditoria Interna Integral, se hará para el área de
Inventario de los Supermercados y las personas relacionadas con el manejo de
inventario, y aquellos para los cuales el Sistema proporcione información para la
toma de decisiones.
2. APROBACION DEL SISTEMA. Una vez realizada la presentación del Sistema de Auditoria Interna Integral, se
procederá a la aprobación por la Junta Directiva y Gerencia o en todo caso por el
Propietario para su aplicación.
3. ENCARGADO O RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACION. Para la implementación del Sistema se nombrara un encargado, para su
ejecución, el cual será nombrado por la Junta Directiva o su Propietario.
4. RECURSOS PARA LA IMPLENTACION DEL SISTEMA. Los recursos que se emplean para la aplicación del sistema de auditoria integral
incluyen los recursos humanos, económicos, materiales y tecnológicos. Estos
elementos se relacionan entre si para realizar un efectivo funcionamiento de la
auditoria y lograr la información razonable y oportuna. Para establecer los
recursos necesarios de la auditoria interna integral se recomiendan los siguientes
aspectos de.
55
Elaborado por equipo de Tesis.
De acuerdo a los aspectos mencionados podemos establecer los siguientes
recursos necesarios para la realización de la auditoria.
a. Estructurales.
Los supermercados la mayoría no posee una unidad de auditoria interna, la cual
es la encargada de reportar la situación de cómo se esta llevando a acabo el
control interno y realización de los procedimientos a los niveles altos en al toma de
decisiones. El objetivo de contar con esta estructura es generar reportes a nivel de
decisiones que pueda suministrar la aplicación de las sugerencias o correcciones
para apoyar a la mejora continua y la calidad realizadas por los supermercados y
si poder prevenir actos de fraude.
Los recursos financieros para desarrollar, dirigir y mejorar las actividades de la auditoria utilizadas en la ejecución.
La duración de los programas de auditoria
Los procesos para alcanzar y mantener la competencia del los auditores
La mejora de los procesos técnicos para lograr las metas.
La disponibilidad para alcanzar los objetivos particulares de los programas
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b. Tecnológicos.
Los supermercados para realizar una auditoria de calidad deben considerar las
necesidades de la empresa en el ámbito tecnológico como lo son programas,
servicios de Internet, correo electrónico, código de barras, sistemas de acceso,
entre otros todo esto para poder realizar una auditoria confiable y con mayor
seguridad y confiabilidad.
c. Económico
Son los considerados necesarios para el financiamiento de los gastos efectuados
por los supermercados para el desarrollo de la auditoria interna de los cuales se
puedan mencionar algunos ejemplos. Salarios, Capacitaciones, Compras,
papelería, etc. los cuales son necesarios para la realización de una auditoria.
d. Humano
Dentro del recurso humano podemos evaluar el perfil del auditor es decir la
persona encargada de llevar a cabo el trabajo en los supermercados
conocimientos y habilidades. Los cual podemos mencionar como necesario que el
Auditoria posea las siguientes cualidades.
e. Cualidades del auditor
El proceso de auditoria depende de la confianza de aquellos que la ejecutan la
evaluación del control interno los cuales deben tener la capacidad para aplicar
conocimientos y habilidades adquiridas mediante la revisión, la información y
experiencia en otras auditorias.
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Los auditores deben mantener y mejorar su competencia a través del desarrollo
profesional habilidades que permiten la ejecución de la calidad del trabajo
aplicando principios y procedimientos tales como:
Elaborado por equipo de Tesis.
5. CAPACITACION DEL PERSONAL Se harán las capacitaciones necesarias a todo el personal que esta relacionado
con la implementación del Sistema con el objetivo de obtener una mejor
comprensión y por ende mejores resultados al momento de elaborar la auditoria.
6. EJECUCION DEL SISTEMA. En esta fase se hará la asignación de las actividades en cada una de las etapas
de una misión de Auditoria, a través de flujo gramas, con el objetivo de facilitar la
comprensión, y obtener mejores resultados de acuerdo con los recursos que
cuenta para esta implementación.
Conocimiento Académico y experiencia en contabilidad y Auditoria.
Conocimiento General de la empresa así como mantener la
confidencialidad y la seguridad de la información
Interés en conocer todas las áreas de la Empresa
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G. PRESUPUESTO DE INVERSIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE AUDITORIA INTERNA INTEGRAL PARA LA PREVENCION DE FRAUDE EN EL AREA DE INVENTARIO.
Recurso Humano $1,500.00 (Autores de tesis) Recurso Tecnológico $ 500.00 Recursos Materiales $3,200.00
Computadoras $ 1,000.00
Cañón $ 1,000.00
Papelería $ 500.00
Mobiliario y equipo $ 700.00
Imprevistos $520.00 Calculando un 10% del
total de gastos
TOTAL DE GASTOS $ 5,720.00
59
H.
ACTIVIDADES A REALIZAR PRIMER MES SEGUNDO MES TERCER MES 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Presentación del Sistema
Aprobación del Sistema Coordinación con los responsables para la introducción del Sistema Evaluación de los recursos para la implementación del Sistema
Preparación y capacitación del personal
Ejecución del Sistema
Análisis de los resultados obtenidos
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE AUDITORIA INTERNA
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