O contributo da Web 2.0 para a inovação nos processos de trabalho nas organizações

públicas - Ambiente de trabalho 2.0

Selma Vedor Fernandes

Orientador(a):Doutor Juan Mozzicafreddo, Professor Catedrático,

ISCTE- Instituto Universitário de Lisboa

Co-orientador(a):Doutor Gustavo Cardoso, Professor Auxiliar com Agregação,

ISCTE- Instituto Universitário de Lisboa

Departamento de Ciência Política e Políticas Públicas

Trabalho de projecto submetido como requisito parcial para obtenção do grau deMestre em Administração Pública

Ambientes de trabalho de trabalho

Um contexto de mudança que exige mudanças na forma como trabalhamos

Reforma administrativa: oportunidade para a promoção de novos ambientes de trabalho

Tecido social e económico mais complexo, dimensão internacional de algumas questões, optimização do desempenho dos serviços, cidadãos mais exigentes -desenvolvimento de lógicas de trabalho mais horizontais, adopção de várias formas de cooperação em rede e de colaboração (intra e inter organizacional, interministerial e multidisciplinar). Modelos de serviço público, orientados para a oferta, requerem formas de trabalhar assentes na cooperação entre entidades, e rompem com a organização vertical por silos ministeriais da AP

A reforma administrativa alterou os 5 pilares da estrutura clássica da burocracia: hierarquia, centralização, estandardização, formalização e especialização - surgimento de arquitecturas organizacionais mais flexíveis, com estruturas hierárquicas menos densas, mais descentralizadas, geralmente organizadas em grupos de trabalho e equipas.

Afirmação de uma sociedade baseada no conhecimento exige que as organizações públicas criem mecanismos adequados aos processos de criação, retenção, partilha e re-utilização do conhecimento.

INOVAR NOS PROCESSOS DE TRABALHO

• Necessidade de promover ambientes de trabalho que permitam às organizações públicas:– Valorizar activos intagíveis

– Impulsionar redes e a cooperação entre várias entidades

– Potenciar a colaboração e a aprendizagem colaborativa

– Lidar com envolventes heterogéneas e mutáveis

– Promover novos valores profissionais - eficácia, eficiência, inovação, flexibilidade e predisposição para o risco

– Captar colaboradores qualificados, capazes de fazer face às mudanças, gerir situações complexas, desenvolver soluções inovadoras, à medida que os principais pólos de atracção do emprego público (estabilidade e segurança) perdem expressividade.

Porquê inovar nos processos de trabalho

• Descoordenação do trabalho colaborativo• Apoiar a aprendizagem colaborativa e a partilha de

experiências• Criar e gerir repositórios de conhecimento, que apoiem a

actualização de saberes e competências, reduzam a perda de conhecimento associada à rotatividade de colaboradores e o esforço com a integração de novos membros

• Deficiente gestão da informação• Agilizar a actualização de regras, procedimentos e a

incorporação de melhorias• Diminuir a sobrecarga de trabalho/trabalho redundante

Aspectos a melhorar

• Contextos de trabalho alinhados com as tendências que emergem com os novos paradigmas organizacionais impulsionados pela reforma e modernização da Administração Pública:

– ambientes marcados por intensos fluxos de informação e conhecimento, assentes no trabalho em equipa e na constituição de redes, na partilha e aprendizagem colaborativa, que contemplam diversos mecanismos de participação.

Ambiente de trabalho 2.0

Ambiente de trabalho 2.0

Valores

Aplicações

Tecnologias

•Utilizador-produtor, inteligência colectiva, beta perpétuo, facilidade de utilização

•Blogue, wiki, podcast, RSS feeds, redes sociais, motores de busca

•Ajax, XML, API abertas, microformatos, PHP, MySQL

• Contextos de actuação profissional em que as tecnologias, aplicações e valores associados à Web 2.0 são uma das suas dimenões constituintes

WEB 2.0

Adaptado de Osimo (2008)

Dimensões constituintes do ambiente de trabalho 2.0

Conjunto de tecnologias, valores e aplicações. O que distingue estas tecnologias é o facto de partilharem um conjunto de valores -constroem-se sobre o conhecimento e competências dos utilizadores, possibilitando a emergência de um utilizador-produtor que, com base nas aplicações e tecnologias disponíveis, pode criar novos serviços/conteúdos/produtos.

Fomentar o sentido de comunidade, comportamentos adequados ao trabalho colaborativo, estimular os colaboradores a colaborar e a aprender, proporcionando-lhes o tempo e os recursos necessários.

Favorecer a constituição de redes de conhecimento entre os colaboradores, respeitar a autonomia dos colaboradores nas escolhas e utilização de meios, fixar metas claras e delegar responsabilidades.

LIDERANÇA ATRAVÉS DE REDES

WEB 2.0

AMBIENTE E CULTURA ORGANIZACIONAL

• Proporcionar um conjunto de funcionalidades que visam não só fomentar formas de trabalhar mais produtivas, eficazes e eficientes, mas que potenciem também a partilha, a colaboração e a aprendizagem colaborativa, contribuindo para a gestão da informação e do conhecimento.

Porquê fomentar um ambiente de trabalho 2.0

Áreas de utilização no sector público

Back-office Front-office

Regulação Prestação de serviços

Colaboração inter-organizacional eParticipação

Gestão do conhecimento Aplicação da lei

Interoperabilidade Informação sobre o sector público

Gestão de recursos humanos Comunicação pública

Compras públicas Transparência e accountability

Web 2.0 no sector público

Adaptado de Osimo (2008)

O impacto da Web 2.0 parece convergir com tendências de longo prazo no desenvolvimento das sociedades ao nível de cidadãos mais exigentes, a emergência de trabalhadores do conhecimento, a importância da aprendizagem informal e da inovação gerada pelos utilizadores, a passagem de formas de organização baseadas na hierarquia para as baseadas em redes, assim como o consumo de tecnologias da informação (Osimo, 2008).

Contextos propícios ao desenvolvimento de um ambiente de trabalho 2.0

Área de conhecimento

em rápida mutação Versatilidade,

flexibilidade, inovação

Trabalhadores do

conhecimento

Gestão de informação

Trabalho colaborativo

Recurso à Web 2.0

Ambiente de trabalho 2.0

• As ferramentas que suportem:

– ambientes de desenvolvimento colaborativos/realização colaborativa de tarefas (ex.: edição colaborativa de conteúdos)

– acesso remoto

– definição e monitorização de fluxos de trabalho

– manutenção do repositório de documentos, com funcionalidades avançadas (registo do histórico da actividade sobre os documentos, controlo e comparação de versões, reposição de versões anteriores, catalogação, permissões de utilização, etc.)

– criação e gestão de repositórios de conhecimento

– aprendizagem colaborativa e partilha de experiências

– aprendizagem informal

Que ferramentas para um ambiente de trabalho 2.0

Áreas de intervenção de inciativas que promovam um ambiente de trabalho 2.0

GESTÃO DA INFORMAÇÃOProporcionar funcionalidades adequadas de gestão, arquivo, catalogação e pesquisa de informação.

PARTILHA E COLABORAÇÃOApoiar o trabalho em equipa, a aprendizagem colaborativa, a partilha de experiências e promover sinergias da colaboração.

GESTÃO DO CONHECIMENTOSuportar os processos de criação, retenção, partilha e re-utilização do conhecimento.

GESTÃO DO CONHECIMENTO

GESTÃO DA INFORMAÇÃO

PARTILHA E COLABORAÇÃO

Open Source Software (OSS)

COLABORAÇÃO Permite uma forma de colaboração no sector público não alcançável com o software proprietário, possibilitando a partilha entre organismos de aplicações desenvolvidas internamente.

LIBERDADE Permite realizar alterações com total independência relativamente a fornecedores.

CONTENÇÃO DESPESASDiminui custos com licenciamento de software

LIBERDADE ESCALABILIDADE

COLABORAÇÃO CONTENÇÃO DESPESAS

ESCALABILIDADEFacilita a expansão futura do sistema, de forma a acomodar eventuais melhorias e desenvolvimentos futuros.

• Partilha e colaboração

– Coordenação e optimização do trabalho colaborativo

– Gestão dos processos de trabalho

– Flexibilidade e mobilidade

– Gestão e controlo da informação produzida colaborativamente

• Gestão do conhecimento

– Manutenção da memória organizacional (reutilização de boas práticas, diminuição da perda de conhecimento e do esforço dispendido com a integração de novos colaboradores, redução de perdas de conhecimento associadas à saída de colaboradores)

– Potenciação da aprendizagem colaborativa

– Apoiar a actualização de conhecimentos

• Gestão da informação

– Gestão mais eficaz e eficiente da informação (eliminação de tarefas redundantes relacionadas com arquivo, catalogação e organização, redução das dificuldades e do tempo dispendido na pesquisa de ficheiros e na identificação das versões mais recentes)

– Diminuição da perda e uso indevido de informação

Benefícios esperados

• Importância que no actual contexto de mudança vivido pelo Estado e pela Administração Pública assume a inovação na forma como se trabalha nas organizações públicas.

• Promover novas formas de trabalhar que não se foquem somente na qualidade, eficácia e eficiência, mas também ao desenvolvimento de lógicas de trabalho favoráveis à cooperação em rede e ao trabalho em equipa, marcadas por uma dinâmica mais horizontal e multidisciplinar, onde a aprendizagem colaborativa e a gestão do conhecimento assumem um lugar de destaque - medir e avaliar hoje a modernização administrativa não passa necessariamente por saber se a Administração Pública é mais ou menos electrónica, mas sobretudo se ela é mais ou menos colaborativa, se está mais ou menos perto do modelo em rede e como utiliza as TIC para modernizar a sua organização (Leitão Marques,2007).

Conclusões

• Projectos de inovação nos processos de trabalho devem adoptar uma abordagem que combine intervenções a vários níveis (tecnológico, organizacional, cultural, etc.) – ultrapassar obstáculos que levam a um uso instrumental destas tecnologias e a uma inovação de carácter tecnocrático, em detrimento de mudanças e inovações mais profundas.

• Aprofundar o estudo da capacidade transformativa das tecnologias Web 2.0 na forma como se trabalha nas organizações públicas. Ex.:a capacidade destas tecnologias para promover a mobilidade e o trabalho a distância (tele-trabalho), no contexto de desenvolvimento de formas de trabalhar que ultrapassem os tradicionais limites físicos, e que respondam igualmente a preocupações de desenvolvimento sustentável.

• Para um aprofundamento das perspectivas em torno do desenvolvimento da mobilidade nos processos e dinâmicas de trabalho consultar The Future Workspace: Mobile and Collaborative Working Perspectives, Hans Schaffers et al., 2006.

Conclusões

SELMA VEDOR FERNANDESWWW.SELMAVEDOR.NETSELMAFERNANDES@YAHOO.COM