DIAGNÓSTICO_ORGANIZACIONAL

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DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL

examinar a situao de uma empresa e determinar seus pontos fortes e fracos em relao a:

sua organizao;sua capacidade gerencial;seu know-how tecnolgico;sua capacidade de produo;sua capacidade, seu know-how e suas perspectivas mercadolgicas;seus resultados e perspectivas econmico-financeiras;

Emitir parecer a respeito, consubstanciando-o em concluses sobre esses aspectos e sugerindo medidas.

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O QUE ? Processo para apurar e descrever a Cultura corporativa

de uma Organizao.

Tem por objetivos: Compreender sistematicamente a organizao Desenvolver intervenes consistentes Orientar o rumo de aes Apontar solues para os problemas encontrados Indicar as melhores formas e procedimentos para

remedi-los.

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POR QUE FAZER? Avaliar o funcionamento de uma organizao,

departamento ou trabalho para descobrir fontes de problemas e reas de melhoramento.

NATUREZA DOS PROBLEMAS ORGANIZACIONAIS

Para efeito de anlise e diagnstico, os problemas empresariais, sero reunidos quanto sua natureza, em dois grandes grupos:

Problemas Estratgicos; Problemas de Recursos.


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PROBLEMAS ESTRATGICOS

Inadequao na utilizao ou na escolha dos recursos disponveis;

Suas causas decorrem ou de uma inadequao na escolha das bases do negcio ou dos recursos da organizao;

Ou ainda de uma inadequao na utilizao dos recursos disponveis pela organizao.


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PROBLEMAS DE RECURSOS

So os valores de que a alta administrao da organizao dispe para alcanar os objetivos bsicos, e podem ser divididos em:

Financeiros e de capitais;

Humanos;

Organizacionais;

Tcnicos (industriais).


6TIPOS DE VARIVEIS NAS

ORGANIZAES

Variveis causais;

Variveis intervenientes;

Variveis finais.

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VARIVEIS CAUSAIS

Objetivos da organizao;Polticas e estratgias;Tecnologia;Cultura da organizao;Sistemas de valores;Sistemas de informaes;Estilo de administrao;Relaes formais de autoridade.

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VARIVEIS INTERVENIENTES

Lealdade organizao;Identificao com a organizao;Capacitao do pessoal;Motivao e percepes do pessoal;Dedicao ao trabalho;Relacionamentos interpessoais;Integrao da equipe;Comunicao interna;Expectativas e aspiraes;Capacidade de tomar decises;Sentimentos e emoes.

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VARIVEIS FINAIS

Produo;Vendas;Lucro (resultado);Margem lquida sobre as vendas;Rentabilidade do patrimnio;Produtividade;Custos;Qualidade da produo;Participao no mercado.

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VARIVEIS CAUSAIS

VARIVEISINTERVENIENTES

VARIVEISFINAIS

OBJETIVOSPOLTICASTECNOLOGIASCULTURAESTRUTURAetc., etc.

LEALDADEEXPECTATIVASDEDICAOASPIRAESPERCEPESMOTIVAOCOMUNICAOCAPACITAOetc., etc.

RESULTADOPRODUOVENDASQUALIDADEMARGEMPRODUTIVIDADERENTABILIDADEetc., etc.

RELAES ENTRE VARIVEISCAUSAIS, INTERVENIENTES E FINAIS

RELAES ENTRE VARIVEIS CAUSAIS, INTERVENIENTES E FINAIS

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Pontos Bsicos Para Anlise Organizacional

O que a organizao produz?(Produtos e servios)

Como ela produz?(Qualidade, custos, Produtividade)

Para quem ela produz?(mercado de clientes,concorrentes)

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Estratgia de Atuao no Diagnstico Organizacional

Um estudo organizacional precisa se desenvolver pautado por uma estratgia que o auxilie na identificao e no tratamento dos principais problemas da empresa.

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A estratgia de atuao precisa ainda contemplar uma etapa de sensibilizao, onde a idia tornar o indivduo parte da mudana, promovendo o entendimento acercadas razes que levam necessidadede transformao.

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Uma boa estratgia possui os seguintes passos: Definio do objeto de estudo; Pesquisa preliminar; Planejamento da ao; Execuo; Identificao dos principais problemas e

necessidades; Formulao (e escolha) de alternativas de ao; Mudana e acompanhamento; e Reavaliao.

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Instrumentos de Levantamento de Informaes

Entrevista; Questionrio; e Observao Pessoal

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Patologias Organizacionais

Semelhante ao corpo humano, a estrutura organizacional da empresa

apresenta diversos tipos de enfermidades que,

se no medicados em tempo hbil,iro se agravando e prejudicando os

demais rgos da empresa.

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Desperdcios Visveis (S no v quem no quer):

Excesso de reunies; Utilizao a vontade dos veculos da empresa; Ligaes interurbanas sem controle; M utilizao de energia eltrica; Em caso de erro a culpa do outro setor; Altos ndices de erros nas operaes; Retorno de garantia; Retardamento nas decises; Conflitos pessoais; Iluminao inadequada.

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Desperdcios Invisveis - Acontecem sem a percepo do executor, por incompetncia ou preguia mental:

Excesso de burocracia; Pagamento de multas e juros por ineficincia dos controles; Demora no atendimento aos clientes; Existncia da central de boatos ; Bitolamento empresarial no ouvindo os colaboradores; Duplicidade de controles; Falta de profissionalismo; M programao dos itens de estoque; Mau atendimento e uso indevido do telefone.

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Empresa Excessivamente Organizada Problemas: bitolamento empresarial; iniciativa pessoal tolhida; multiplicao da atividade de staff; estrutura amarrada ...

Solues: reestudo dos manuais internos; elaborao de normas que dem abertura para a criatividade; flexibilizao estrutural ...

Inexistncia de Instrumentos de Formalizao Estrutural Problemas: conflitos e politicagem; ineficincia e inveja;

insegurana e irresponsabilidade; insatisfao dos clientes...

Solues: criao de documentos formais de organizao; definio das linhas de autoridade; elaborao de guias de atribuies ...

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Problemas: impossibilidade de dar um atendimento rpido e soluo correta a todos os subordinados; dificuldade da chefia em dominar todos os assuntos e diferentes problemas existentes na empresa ...

Solues: dividir o trabalho a ser supervisionado entre diversas chefias,segundo sua rea de responsabilidade; aplicar a frmula de Graicunas, na qual se tenta estabelecer o nmero ideal de subordinados para cada chefia, empregando a formula abaixo: ...

Nt = N (2n/2 + N 1)

Chefe Coordenao Acumulativa

A LKJIHGFEDCB M

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Problemas: multicomando; excessiva proliferao da autoridade funcional; m definio da autoridade de linha; dvidas com relao a quem obedecer primeiramente ...

Solues: fazer com que cada funcionrio seja responsvel apenas perante a um superior hierrquico; utilizar a autoridade funcional com moderao, zelando para que seus titulares tenham as respectivas reas de atuao perfeitamente delineadas ...)

Multicomando

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Falta ou Excesso de Delegao de Autoridade

Problemas: engarrafamento do poder de deciso, excesso de problemas insignificantes na mesa da alta administrao; estmulo criao de unidades organizacionais independentes no seio da organizao; emperramento dos processos, causando transtornos e, conseqentemente, prejuzos aos clientes ...

Solues: criar um ponto de equilbrio entre a centralizao e a descentralizao administrativa de forma que o trabalho flua normalmente sem que os entraves decisrios possam prejudic-lo...

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Problemas: uma das atividades ser preterida; as duas atividades sero prejudicadas; insatisfao e conflito entre as reas ...

Solues: processar a diviso do trabalho por meio da redepartamentalizaodas atividades, dividindo-as e colocando-as sob chefias especficas ...

Conjugao de Atividades Divergentes

Departamento de Contabilidade

Auditoria Interna

Lanamentos Contbeis

Fiscalizado e Auditor sob a mesma chefia

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Problemas: (aumento do nvel de rudo nas comunicaes; demora excessiva na tomada de deciso, muitas vezes quando chega ao interessado j estourou o prazo para a ao; alto custo com pessoal, em virtude do grande nmero de chefias...)

Solues: (processar a anlise funcional /estrutural, enxugar a estrutura aplicando o downsizing, eliminando as unidades / chefias desnecessrias ...)

Excesso de Nveis Hierrquicos

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Insegurana Executiva ou Trincheira de Assessores

Problemas: alerta contra a incapacidade do executivo; demora nas decises; conflito entre os rgos de linha e assessorias; indefinio das funes e ociosidade da maioria dos assessores ...

Solues: rever quais assessorias so realmente necessrias ao desempenho da funo; agrupar as assessorias com objetivos comuns; eliminar as assessorias desnecessrias...

Presidente

R. Pblicas

Marketing

Secretaria

Consultor

Jurdico

Imprensa

Auditoria

Gabinete

Comercial Operacional

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O Chefe do Chefe

Problemas: uma da chefias fica ociosa; briga pelo poder; despesa desnecessria com uma das chefias ...

Solues: eliminar uma das duas chefias, aps a verificao de qual delas a mais importante para os objetivos da empresa ...

Departamento de Recursos

Humanos

Diviso de Servios Sociais

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Outros Problemas de Natureza Diversas

Estrutura organizacional obsoleta e antiquada Indefinio dos objetivos e das metas e obscuridade das polticas e diretrizes Tolerncia a incompetncia Normas e rotinas administrativas pesadas e inflexveis Incoerncia entre o que foi planejado e o que est sendo executado Ausncia de agregao de valor na execuo dos servios Uso inadequado da tecnologia da informao nfase nas aparncias, ignorando e/ou prejudicando as substncias Recursos humanos mal dimensionados, alguns setores com excesso

e outros ... Falta de integrao e sinergia entre os diversos departamentos, entre outros

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DIAGNSTICO: ROTEIRO ADMINISTRAO

Histrico da empresa;

Objetivos da empresa;

Objetivos do empresrio;

Qual a estrutura operacional e organizacional existentes.

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DIAGNSTICO: ROTEIRO - VENDASPROBLEMAS ESTRATGICOS Qual o esquema de vendas da empresa? Quantos clientes ela tem atualmente? Qual o prazo mdio de vendas da empresa? Qual o prazo mdio de entrega de mercadorias? Como feita a distribuio dos produtos? Qual o atraso mdio do pagamento dos clientes? Quais so os critrios adotados para selecionar novos clientes? Tem modelagem prpria? Faz consulta a revistas especializadas de outras cidades maiores? fixada uma cota de vendas para os representantes? O preo de vendas fixado de que forma? Conhece o custo real de produo? Oferece descontos aos clientes? Qual a regio de vendas da empresa? Valor da receita global dos ltimos trs anos. Valor mdio do faturamento mensal. Faz previso de vendas? Com que base?

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DIAGNSTICO: ROTEIRO - VENDAS

PROBLEMAS DE RECURSOS

Quais so os controle de vendas existentes? Faz acompanhamento direto das vendas? Possui cadastro de clientes? Tem problemas de cobrana? Qua a percentagem de cheques

devolvidos? Na distribuio de modelagem aos representantes, feito algum

tipo de recomendao?

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DIAGNSTICO: ROTEIRO - COMPRAS


Quantos e quais so os principais fornecedores da empresa? Qual o valor das compras totais nos ltimos trs anos? Qual o valor mdio das compras mensais? Qual o prazo mdio nas entregas dos fornecedores? O que leva em considerao ao comprar? Tem dificuldades na obteno de determinadas matrias-primas?

Por qu?

PROBLEMAS DE RECURSOS Possui cadastro de fornecedores? feita uma programao de compras?

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DIAGNSTICO: ROTEIRO - ESTOQUES


Seus estoques normalmente seriam suficientes para suportar quantos dias de produo?

Se parasse de comprar hoje, seus estoques durariam quanto tempo?

Qual o perodo mdio e estocagem dos produtos acabados? E da matria-prima em transformao? Durao do ciclo

produtivo. Tem materiais e matrias-primas parados por muito tempo em

seu almoxarifado; Por qu? H quanto tempo? Representam quanto em termos de valor:

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DIAGNSTICO: ROTEIRO - PRODUOPROBLEMAS ESTRATGICOS Como elaborada a programao de produo? A empresa utiliza-se de critrios de lotes de pedidos para ordenar

a produo? Existe algum tipo de prioridade de pedido? adotado algum critrio econmico de produo? H grande rotao de pessoal na fbrica?

PROBLEMAS DE RECURSOS Existe algum mapa global de pedidos? Existe algum tipo de controle de produo em vigor? As instalaes atuais so suficientes? E o layout das mquinas? A mo-de-obra treinada pela empresa? O pessoal empregado atualmente forma um equipe unida? Est motivada? Existe algum controle de produtividade na fbrica?

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DIAGNSTICO: ROTEIRO - FINANAS

PROBLEMAS ESTRATGICOS O valor das contas a receber mais o disponvel hoje em relao aos

compromissos assumidos superior? Inferior? Nivelado? A empresa faz seus pagamentos atualmente antecipados ou atrasados? Qual o valor dos salrios pagos aos seus empregados mensalmente? Qual o valor dos seus recolhimentos de impostos mensalmente? E das despesas fixas (gua, luz, telefone etc.)? A empresa opera com descontos bancrios? Qual o limite? Qual a retirada mensal dos scios?

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DIAGNSTICO: ROTEIRO - FINANAS

PROBLEMAS DE RECURSOS Quais so os controles existentes sobre contas a pagar (cheques),

contas a pagar (fornecedores e obrigaes) caixas e bancos? A empresa conta com algum tipo de previso financeira (fluxo de

caixa)? Faz acompanhamento dirios ou peridico da movimentao de

fundo? Previso x realizado? Quais so os controles de tesouraria? Como controla o pagamento de comisses aos vendedores? Qual a percentagem sobre as vendas feitas? Balanos Patrimonial e de Resultados Econmicos. Anexar os 3

ltimos e o balancete at o ms da anlise, se houver. Outras informaes sobre as finanas da empresa.

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