Diseno Sistema Archivistico Institucional[1].pdf

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  • BANCO CENTRAL DE COSTA RICA

    PROPUESTA DISEO DEL SISTEMA

    ARCHIVSTICO INSTITUCIONAL

    ELABORADO POR: ALEXANDER GARCA SAND

    ARCHIVO CENTRAL

    SUPERVISOR: JUAN CARLOS VSQUEZ UREA DIRECCIN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

    SAN JOS, 20 DE NOVIEMBRE DEL 2005

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    Tabla de contenido

    1. Introduccin.................................................................................................................... 4 1.1 Objetivos del Diseo Sistema Archivstico Institucional.................................... 4 1.2 Objetivos especficos del diseo .............................................................................. 4 CAPTULO I ................................................................................................................................. 6

    A. MARCO TERICO ...............................................................................................6 1. JUSTIFICACIN PARA LA CREACIN DEL SAI...........................................6 2. VENTAJAS DE UN SAI ....................................................................................7 3. MARCO LEGAL QUE REGULA EL SAI ..........................................................8

    Leyes conexas ................................................................................................................. 9 Otras normativas............................................................................................................ 11

    CAPTULO II.............................................................................................................................. 12 B. PROPUESTA DE DISEO .................................................................................12

    1. SISTEMA INTEGRAL DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN Y CENTRAL......12 1.1. Diseo del cuadro de clasificacin. ............................................................... 12 Objetivos del sistema de clasificacin:....................................................................... 12 Principios de la clasificacin ........................................................................................ 12 Ventajas de un sistema de clasificacin estndar.................................................... 13 Elementos y sistemas de la clasificacin................................................................... 13 Sistema ORFUAS.......................................................................................................... 14 1.2. Mtodos de ordenacin ................................................................................... 14 1.3. Instrumentos automatizados descriptivos de control .................................. 15 1.4. Unidades de conservacin .............................................................................. 15 1.5. Normalizacin de la produccin documental................................................ 15 1.6. Procedimientos ................................................................................................. 16

    2. SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL...............................................................16 2.1. Aplicacin de la Tecnologa de Informacin y comunicacin TIC............. 16 2.2. Almacenamiento de la documentacin ......................................................... 16 2.3. Identificacin de la documentacin................................................................ 17 2.4. Creacin del Comit Institucional................................................................... 17 2.5. Valoracin- Tablas de Plazos ......................................................................... 17 2.6. Infraestructura-Local ........................................................................................ 17 2.7. Descripcin ........................................................................................................ 18 2.8. Transferencia de documentos ........................................................................ 18 2.9. Servicios............................................................................................................. 19 2.10. Difusin .......................................................................................................... 19

    CAPTULO III ............................................................................................................................ 20 C. ASPECTOS LOGSTICOS .................................................................................20

    1. GRUPO ASESOR ...........................................................................................20 2. PROPUESTA DE ADSCRIPCIN DEL SAI...................................................20

    Cumplimiento legal ........................................................................................................ 22 3. RECURSOS PARA EL DISEO DEL SAI .....................................................24

    Recursos Humanos ....................................................................................................... 24 Econmicos .................................................................................................................... 24 Recursos materiales...................................................................................................... 25 Tecnologa ...................................................................................................................... 26

    2. Conclusiones y recomendaciones ......................................................................... 27 2.1. Conclusin .................................................................................................................... 27 2.2. Recomendaciones....................................................................................................... 27 3. Anexos ........................................................................................................................... 28

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    1. Introduccin Para el Banco Central disponer de sistemas de informacin que garanticen la transparencia administrativa, la rendicin de cuentas de los funcionarios y faciliten la toma de decisiones oportunas, el servicio a los clientes es sumamente importante, ya que como institucin pblica, debe cumplir con las diferentes normativas que regulan estos procesos. En ese sentido, basados en el diagnstico archivstico realizado al Banco Central se propone, a continuacin, un diseo de un sistema archivstico institucional acorde con las necesidades y normativas archivsticas vigentes. 1.1 Objetivos del Diseo Sistema Archivstico Institucional Obtener un mejor control de la planeacin, creacin, recepcin,

    almacenamiento, organizacin, seleccin y eliminacin, difusin y utilizacin de los documentos en cualquier soporte.

    Organizar los archivos de gestin aplicando correctamente los procesos y

    procedimientos tcnicos archivsticos que originan los documentos. Normalizar la produccin documental en cuanto al diseo y formato.

    Recuperar de modo adecuado la informacin producida o recibida por la

    Institucin con el fin de prevenir cualquier desvo en los objetivos trazados. Establecer un sistema informtico integral para la gestin documental

    institucional, sobre una base interdisciplinaria que integre a la Archivstica. Establecer un sistema de manejo electrnico de documentos para solucionar

    de manera eficiente la administracin de la correspondencia interna y externa del BCCR

    Establecer las condiciones necesarias para la gestin documental, en

    beneficio de la Institucin, en aspectos relacionados con la disminucin de costos, eficiencia en la disponibilidad, acceso y conservacin de la informacin que se genera, en todos sus formatos.

    1.2 Objetivos especficos del diseo Establecer las normas para la normalizacin y produccin documental, en

    cuanto al formato y oficialidad de la informacin que circule en dicha configuracin.

    Organizar la informacin que se encuentra disponible en los diferentes comunes (nombre con que se designa a la redes) y servidores, de manera que los usuarios puedan buscar y examinar los documentos.

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    Implementar las condiciones necesarias para la digitalizacin de la documentacin oficial que ingresa o produce la Institucin, optimizando as los archivos de gestin de las divisiones, departamentos y reas.

    Minimizar el tiempo de recepcin y entrega de documentos oficiales que ingresen a travs de Correos de Costa Rica o por ventanilla.

    Dictar las normas que regulen y garanticen la conservacin de los documentos que genera y recibe la Institucin.

    Implementar las condiciones necesarias para que las distintas dependencias de la Institucin puedan disponer de una herramienta que les permita implementar sus propios sitios documentales, bajo un diseo apropiado.

    Expedir y mantener actualizadas, conforme la legislacin vigente en materia de archivos institucionales, las normas tcnicas que establezcan las bases para la administracin institucional y tcnica de los docum