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Dominar a ECDL / ICDL

Manual de Formação ECDL / ICDL Módulo Quatro FOLHAS DE CÁLCULO

Material de Formação desenvolvido por Cheltenham Computer Training

Utilização Licenciada a: Universidade Católica de Moçambique

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LEIA, POR FAVOR Este software educativo deverá ser utilizado por candidatos detentores de um Cartão de Registo de

Competências Informáticas e deverá conduzir à realização dos exames oficiais da ECDL/ICDL. Estes exames poderão ser efectuados em Centros de Competência ECDL/ICDL. Para mais informações, consulte

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Material de Formação Aprovado pela ECDL / ICDL

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ÍNDICE

4.1 INTRODUÇÃO .......................................................................................................................................1 4.1.1 - PRIMEIROS PASSOS NAS FOLHAS DE CÁLCULO .................................................................................3

4.1.1.1 Abrir uma aplicação de folhas de cálculo. ..................................................................................3 Iniciar o Excel utilizando o menu Iniciar do Windows .......................................................................3 Iniciar o Excel utilizando o ícone "Novo documento do Office” ........................................................3 O que são livros e folhas de cálculo?...................................................................................................4

4.1.1.2 Abrir uma folha de cálculo existente - fazer algumas modificações e guardar...........................5 Abrir um livro existente.......................................................................................................................5

4.1.1.3 Abrir várias folhas de cálculo. ....................................................................................................5 Seleccionar e abrir um bloco contínuo de ficheiros.............................................................................5 Seleccionar e abrir vários ficheiros que não se encontrem num bloco contínuo .................................5

4.1.1.4 Criar uma nova folha de cálculo e guardar. ...............................................................................5 Criar um livro novo .............................................................................................................................5 Criar um livro novo utilizando um modelo específico ........................................................................5 Guardar o livro ....................................................................................................................................6

4.1.1.5 Guardar uma folha de cálculo existente no disco rígido ou numa disquete................................7 Guardar um livro .................................................................................................................................7 Fazer uma cópia de segurança .............................................................................................................7 Guardar as informações de sumário.....................................................................................................7 Guardar um ficheiro numa disquete.....................................................................................................7

4.1.1.6 Fechar a folha de cálculo. ...........................................................................................................8 Fechar um ficheiro...............................................................................................................................8 Minimizar a janela de um livro............................................................................................................8 Sair do Excel........................................................................................................................................8

4.1.1.7 Utilizar as funções de Ajuda da aplicação. .................................................................................8 O que é o Assistente do Office? ..........................................................................................................8 Sugestão do dia....................................................................................................................................8 Visualizar o Assistente do Office ........................................................................................................8 Visualizar sugestões através do Assistente do Office..........................................................................8 Ocultar o Assistente do Office.............................................................................................................8

4.1.2 - AJUSTAR DEFINIÇÕES BÁSICAS........................................................................................................9 4.1.2.1 Alterar o modo de visualização da folha de cálculo....................................................................9

Alterar as opções de visualização ........................................................................................................9 4.1.2.2 Utilizar a ferramenta Zoom. ........................................................................................................9

Ampliar/ reduzir a visualização da página...........................................................................................9 4.1.2.3 Visualizar/ocultar barras de ferramentas..................................................................................10

Visualizar ou ocultar uma barra de ferramentas ................................................................................10 Mover uma barra de ferramentas .......................................................................................................10

4.1.3 - INTERCÂMBIO DE DOCUMENTOS.....................................................................................................11 4.1.3.1 Guardar uma folha de cálculo existente com um formato de ficheiro diferente: ficheiro txt, modelo de documento, um tipo ou versão de software diferente, etc. ...................................................11

Guardar um ficheiro noutro formato que não o Excel, por exemplo, o Lotus 123 ............................11 Guardar um ficheiro com o formato de uma versão anterior do Excel ..............................................11 Guardar um livro como modelo.........................................................................................................12 O que são Modelos? ..........................................................................................................................12 Utilizar um modelo............................................................................................................................12

4.1.3.2 Guardar um documento num formato apropriado para colocação num Web Site....................13 Guardar um ficheiro num formato apropriado para colocação num Web site ...................................13

4.2 OPERAÇÕES BÁSICAS ......................................................................................................................15 4.2.1 - INSERIR DADOS...............................................................................................................................17

4.2.1.1 Introduzir números numa célula................................................................................................17

Introduzir números ............................................................................................................................17 Introduzir a data ou a hora .................................................................................................................17

4.2.1.2 Introduzir texto numa célula......................................................................................................18 Introduzir texto numa célula ..............................................................................................................18 Conclusão automática........................................................................................................................18 Utilizar o recurso 'Escolher da lista'...................................................................................................18

4.2.1.3 Introduzir símbolos ou caracteres especiais numa célula. ........................................................19 Utilizar caracteres especiais...............................................................................................................19 Utilizar a Correcção automática para inserir símbolos ......................................................................19 Inserir símbolos ou caracteres especiais utilizando o Mapa de caracteres do Windows....................20

4.2.1.4 Introduzir fórmulas simples numa célula. .................................................................................21 Introduzir uma fórmula......................................................................................................................21 Introduzir a referência de uma célula ou intervalo utilizando o ponteiro do rato ..............................21 Precedência dos operadores no Excel ................................................................................................22

4.2.1.5 Utilizar o comando anular.........................................................................................................22 Anular um comando ..........................................................................................................................22 Repetir um comando..........................................................................................................................22

4.2.2 - SELECCIONAR DADOS ....................................................................................................................23 4.2.2.1 Seleccionar uma célula ou um intervalo de células adjacentes ou não-adjacentes. .................23

Seleccionar uma célula ......................................................................................................................23 Seleccionar células não-adjacentes....................................................................................................23 Seleccionar um intervalo de células arrastando o rato.......................................................................23 Seleccionar um intervalo de células (formando um bloco rectangular).............................................23 Seleccionar uma folha de cálculo inteira ...........................................................................................23 Seleccionar várias folhas ...................................................................................................................23 Seleccionar todas as folhas ................................................................................................................23

4.2.2.2 Seleccionar uma linha ou coluna. Seleccionar um intervalo de linhas ou colunas adjacentes ou não-adjacentes.......................................................................................................................................24

Seleccionar uma linha........................................................................................................................24 Seleccionar um intervalo de linhas adjacentes...................................................................................24 Seleccionar um intervalo de linhas não-adjacentes ...........................................................................24 Seleccionar uma coluna .....................................................................................................................24 Seleccionar um intervalo de colunas adjacentes ................................................................................24 eleccionar um intervalo de colunas não-adjacentes ...........................................................................24

4.2.3 - COPIAR, MOVER, ELIMINAR ...........................................................................................................26 4.2.3.1 Utilizar as ferramentas Copiar e Colar para duplicar o conteúdo de uma célula noutra parte de uma folha de cálculo.........................................................................................................................26

Copiar dados para outro local dentro da mesma página ....................................................................26 Utilizar a Área de transferência para copiar dados para outros programas........................................26 Copiar vários itens para a Área de transferência ...............................................................................26 Visualizar a barra de ferramentas Área de transferência ...................................................................26 Colar vários itens a partir da Área de transferência ...........................................................................27 Mover e copiar dados para outra folha de cálculo .............................................................................27 Copiar dados para outro livro ............................................................................................................27 Copiar dados ao longo de várias células (preencher).........................................................................27 Utilizar a Área de transferência para copiar um objecto entre páginas, livros ou programas............27 Copiar um objecto para um local diferente na mesma folha..............................................................27 Inserir novas células para criar espaço para os dados copiados.........................................................28 Copiar um valor numérico ao longo de uma coluna ..........................................................................28 Copiar uma coluna de texto para uma linha ......................................................................................28 Copiar uma fórmula ao longo de várias células de uma coluna ou linha...........................................28

4.2.3.2 Utilizar as ferramentas Cortar e Colar para mover o conteúdo de células no interior de uma folha de cálculo. ....................................................................................................................................29

Mover o conteúdo de células dentro de uma folha de cálculo (utilizando Cortar e Colar)................29 Mover o conteúdo de células numa folha de cálculo (utilizando 'arrastar e largar') ..........................29

4.2.3.3 Mover o conteúdo de células entre folhas de cálculo activas....................................................29 Mover o conteúdo de células entre folhas de cálculo activas (de um livro) utilizando Cortar e Colar...........................................................................................................................................................29

4.2.3.4 Mover o conteúdo de células entre livros activos......................................................................30 Mover o conteúdo de células entre livros activos utilizando Cortar e Colar .....................................30

4.2.3.5 Eliminar o conteúdo de uma célula ou de um intervalo de células seleccionado......................30 Eliminar o conteúdo de uma célula ou intervalo de células...............................................................30 Eliminar dados sem remover os formatos de célula subjacentes .......................................................30 Eliminar linhas e colunas...................................................................................................................30 Eliminar células ou intervalos de células...........................................................................................30

4.2.4 - LOCALIZAR E SUBSTITUIR...............................................................................................................31 4.2.4.1 Utilizar o comando Localizar para localizar um determinado conteúdo de célula. .................31

Localizar texto numa folha de cálculo ...............................................................................................31 4.2.4.2 Utilizar o comando Substituir para substituir um determinado conteúdo de célula. ................31

Localizar e substituir texto numa folha de cálculo ............................................................................31 4.2.5 - LINHAS E COLUNAS .......................................................................................................................32

4.2.5.1 Inserir linhas e colunas. ............................................................................................................32 Inserir uma linha numa folha de cálculo............................................................................................32 Inserir colunas numa folha de cálculo ...............................................................................................32

4.2.5.2 Modificar a largura das colunas e a altura das linhas..............................................................32 Alterar a largura de uma coluna.........................................................................................................32 Ajustar automaticamente a largura de uma coluna aos dados aí contidos ........................................32 Ajustar automaticamente a largura de várias colunas aos dados aí contidos .....................................33 Definir uma nova largura-padrão de coluna ......................................................................................33 Alterar a altura de uma linha .............................................................................................................33 Ajustar automaticamente a altura de uma linha aos dados aí contidos ..............................................33

4.2.5.3 Eliminar linhas ou colunas seleccionadas.................................................................................33 Eliminar uma linha ou coluna............................................................................................................33

4.2.6 - ORDENAR DADOS ...........................................................................................................................34 4.2.6.1 Organizar dados numéricos seleccionados por ordem ascendente ou descendente..................34

Ordenar dados numéricos ..................................................................................................................34 4.2.6.2 Ordenar alfabeticamente dados seleccionados (de A a Z ou de Z a A). ....................................34

Ordenar uma lista utilizando os ícones de ordenação ........................................................................34 Ordenar uma lista utilizando o comando Ordenar .............................................................................34 Ordenar os dados de uma base de dados............................................................................................35 Utilizar a opção de ordenação “Depois por”......................................................................................35

4.3 FÓRMULAS E FUNÇÕES...................................................................................................................37 4.3.1 - FÓRMULAS ARITMÉTICAS E LÓGICAS .............................................................................................39

4.3.1.1 Utilizar fórmulas aritméticas e lógicas básicas em operações de adição, subtracção, multiplicação e divisão..........................................................................................................................39

Introduzir fórmulas na célula da folha de cálculo..............................................................................39 4.3.1.2 Reconhecer mensagens de erro padrão relativas a fórmulas. ...................................................39

Mensagens de erro de fórmula comuns .............................................................................................39 Ajuda relativa a mensagens de erro de fórmulas ...............................................................................40

4.3.1.3 Utilizar a ferramenta de preenchimento automático/ alça de preenchimento para copiar ou incrementar entradas de dados. ............................................................................................................41

Utilizar o Preenchimento Automático ...............................................................................................41 Visualizar as opções de preenchimento automático disponíveis .......................................................42

4.3.1.4 Compreender o que são e utilizar referências de células relativas em fórmulas ou funções. ...43 O que são referências de célula relativas? .........................................................................................43

4.3.1.5 Compreender o que são e utilizar referências de célula absolutas em fórmulas ou funções. ...44 O que são referências de célula absolutas? ........................................................................................44

4.3.2 - TRABALHAR COM FUNÇÕES ............................................................................................................46 4.3.2.1 Utilizar a função SOMA. ...........................................................................................................46

Somar números automaticamente......................................................................................................46 Utilizar a função SOMA....................................................................................................................46 Funções Comuns................................................................................................................................46

4.3.2.2 Utilizar a função MÉDIA...........................................................................................................47 Utilizar a função MÉDIA ..................................................................................................................47

4.4 FORMATAÇÃO....................................................................................................................................49 EXTRA – MUDAR O NOME DE SEPARADORES DE FOLHAS DE CÁLCULO...................................................51

Mudar o nome de um separador de folha de cálculo .........................................................................51 4.4.1 - FORMATAR CÉLULAS - NÚMEROS...................................................................................................52

4.4.1.1 Formatar células com diferentes estilos numéricos: número de casas decimais, número de zeros a seguir à vírgula decimal, utilização ou não de ponto para indicar milhares............................52

Alterar a formatação de números.......................................................................................................52 Formatar células com um número fixo de casas decimais.................................................................52

4.4.1.2 Formatar células com diferentes estilos de datas......................................................................53 Formatar estilos de datas ...................................................................................................................53

4.4.1.3 Formatar células com diferentes símbolos monetários. ............................................................53 Formatar células utilizando símbolos monetários..............................................................................53

4.4.1.4 Formatar células com percentagens..........................................................................................53 Formatar números como percentagens ..............................................................................................53

4.4.2 - FORMATAR CÉLULAS - TEXTO .......................................................................................................54 4.4.2.1 Alterar o tamanho de texto. Formatar texto: negrito, itálico, tipo de letra...............................54

Alterar o tamanho de texto ................................................................................................................54 Formatar texto a negrito ....................................................................................................................54 Formatar texto a itálico......................................................................................................................54 Modificar o tipo de letra do texto ......................................................................................................54

4.4.2.2 Alterar a cor do texto.................................................................................................................55 Alterar a cor do texto .........................................................................................................................55

4.4.2.3 Ajustar a orientação do texto.....................................................................................................55 Alterar a orientação do texto..............................................................................................................55

4.4.3 - FORMATAR CÉLULAS - INTERVALOS DE CÉLULAS ..........................................................................57 4.4.3.1 Centrar e alinhar o conteúdo de células num intervalo de células seleccionado: à esquerda e à direita; pela margem superior e pela margem inferior. ........................................................................57

Alinhar dados entre as margens esquerda e direita de uma célula .....................................................57 Alinhar dados entre a margem superior e inferior de uma célula ......................................................57 Alterar a orientação dos dados contidos em células ..........................................................................57 Moldar texto numa célula ..................................................................................................................58 Definir avanços em células................................................................................................................58 Rodar texto colocando-o num determinado ângulo ...........................................................................58 Centrar um título ao longo de várias colunas.....................................................................................58 Centrar dados numa célula.................................................................................................................58

4.4.3.2 Adicionar limites a um intervalo de células seleccionado.........................................................59 Aplicar limites a células ou intervalos de células ..............................................................................59 Utilizar a caixa de diálogo Formatar células (Limite) .......................................................................59 Remover limites de células ou intervalos de células..........................................................................60 Alterar o estilo e cor dos limites ........................................................................................................60 Formatar automaticamente uma tabela ..............................................................................................60

4.4.4 - VERIFICAÇÃO ORTOGRÁFICA..........................................................................................................61 4.4.4.1 Utilizar um programa de verificação ortográfica e, se necessário, fazer alterações.. ..............61

Verificar a ortografia de uma folha de cálculo ..................................................................................61 Visualizar os itens que serão corrigidos pela Correcção automática .................................................62 Adicionar itens à Correcção automática ............................................................................................62 Eliminar uma entrada da Correcção automática ................................................................................62

4.4.5 - CONFIGURAÇÃO DO DOCUMENTO...................................................................................................63 4.4.5.1 Modificar as definições de margem do documento. ..................................................................63

Modificar os valores das margens .....................................................................................................63 4.4.5.2 Ajustar a configuração do documento de modo a imprimir numa única página.......................63

Configurar uma folha de cálculo de modo a ser impressa numa única página ..................................63 4.4.5.3 Adicionar um Cabeçalho e um Rodapé. ....................................................................................64

Utilizar cabeçalhos e rodapés padrão.................................................................................................64 Criar cabeçalhos e rodapés personalizados........................................................................................64

4.4.5.4 Alterar a orientação de um documento - vertical ou horizontal, tamanho do papel, etc. .........65 Definir a orientação da página e o tamanho do papel ........................................................................65

4.5 IMPRESSÃO .........................................................................................................................................67 4.5.1 - IMPRIMIR DOCUMENTOS DE FOLHA DE CÁLCULO SIMPLES...............................................................69

4.5.1.1 Utilizar opções de impressão básicas........................................................................................69 Alterar as opções de configuração de página.....................................................................................69 Definir a qualidade da impressão ......................................................................................................69 Definir a escala da página..................................................................................................................69 Alterar as margens .............................................................................................................................69 Alterar as margens de cabeçalho e rodapé.........................................................................................69 Alterar as margens no modo de pré-visualização ..............................................................................69 Alterar a forma como os dados são centrados na página ...................................................................71 Centrar na página os dados que serão impressos ...............................................................................71 Alterar as opções de folha..................................................................................................................71 Seleccionar uma impressora ..............................................................................................................72 Alterar as definições da impressora ...................................................................................................72 Definir a área de impressão ...............................................................................................................72

4.5.1.2 Pré-visualizar uma folha de cálculo..........................................................................................72 Pré-visualizar uma folha de cálculo...................................................................................................72

4.5.1.3 Imprimir uma folha de cálculo. .................................................................................................73 Imprimir uma folha de cálculo ..........................................................................................................73

4.5.1.4 Imprimir parte de uma folha de cálculo ou um intervalo de células predefinido......................73 Imprimir partes de um livro / folha de cálculo ..................................................................................73

4.6 FUNÇÕES MAIS AVANÇADAS ........................................................................................................75 4.6.1 - IMPORTAR OBJECTOS.....................................................................................................................77

4.6.1.1 Importar objectos para uma folha de cálculo: ficheiros de imagem, gráficos, ficheiros de texto, etc. .........................................................................................................................................................77

Qual a finalidade da Importação de dados? .......................................................................................77 O Assistente de Importações de Texto ..............................................................................................77 Importar texto para o Excel utilizando o Assistente de Importações de Texto..................................77 Importar uma imagem para uma folha de cálculo .............................................................................79 Copiar um gráfico de uma folha de cálculo para outra ......................................................................79 Copiar um gráfico de um livro diferente para uma folha de cálculo .................................................79

4.6.1.2 Mover e redimensionar objectos importados numa folha de cálculo. .......................................80 Mover um objecto..............................................................................................................................80 Copiar um objecto .............................................................................................................................80 Redimensionar um objecto ................................................................................................................80

4.6.2 - GRÁFICOS .......................................................................................................................................81 4.6.2.1 Produzir diferentes tipos de gráficos, a partir de valores de folhas de cálculo, para analisar dados. Por exemplo: gráficos circulares, de colunas e de barras.........................................................81

Utilizar o Assistente de Gráficos para criar um gráfico.....................................................................81 4.6.2.2 Editar ou modificar um gráfico: adicionar um título ou rótulo, alterar a escala. Modificar as cores do gráfico.....................................................................................................................................82

Adicionar um título a um gráfico.......................................................................................................82 Alterar a escala do gráfico .................................................................................................................83 Modificar as cores do gráfico ............................................................................................................84

4.6.2.3 Alterar o tipo de gráfico. ...........................................................................................................85

Utilizar o ícone Tipo de gráfico.........................................................................................................85 Gráfico de áreas .................................................................................................................................86

4.6.2.4 Mover e eliminar gráficos. ........................................................................................................90 Mover um gráfico ..............................................................................................................................90 Redimensionar um gráfico.................................................................................................................90 Eliminar um gráfico...........................................................................................................................90

ANEXO.........................................................................................................................................................91 A barra de ferramentas Padrão.............................................................................................................91 A barra de ferramentas Formatação.....................................................................................................92 Navegar através de folhas de cálculo e livros do Excel. .......................................................................92

Mover-se para uma célula utilizando o rato.......................................................................................93 Ir rapidamente para uma determinada célula .....................................................................................93 Passar de umas células para as outras utilizando o teclado................................................................93 Mover-se no interior de uma selecção ...............................................................................................93 Mover-se entre folhas de cálculo utilizando o rato ............................................................................93 Mover-se entre folhas de cálculo utilizando o teclado.......................................................................94 Mover-se utilizando Ir para ...............................................................................................................94 Mover-se para outra folha de cálculo de um livro .............................................................................94 Mover-se para a primeira ou última folha de cálculo de um livro .....................................................94 Mover-se entre separadores de folha de cálculo utilizando o teclado................................................94 Inserir células ou intervalos ...............................................................................................................94

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ECDL/ICDL [Módulo Quatro] 1 Folhas de Cálculo

Cheltenham Computer Training 1995-2000 – Versão portuguesa: Certicarta – Formação Informática, Lda. Direitos de distribuição exclusiva para Portugal: Certicarta – Formação Informática, Lda. (ECDL Portugal)

CÓPIA LICENCIADA PARA UTILIZAÇÃO EXCLUSIVA DE: Universidade Católica de Moçambique – TLF: 258 82 414117 – FAX: 258 3311368

Módulo Q

uatro - Manual

4.1 Introdução

2 ECDL/ICDL [Módulo Quatro] Folhas de Cálculo



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Módulo Q

uatro - Manual

4.1.1 - Primeiros Passos nas Folhas de Cálculo

4.1.1.1 Abrir uma aplicação de folhas de cálculo. Iniciar o Excel utilizando o menu Iniciar do Windows

• Faça clique sobre o botão Iniciar para fazer aparecer o menu Iniciar e, em seguida, mova o ponteiro do rato para cima de Programas.

• Do submenu apresentado, seleccione Microsoft Excel.

Iniciar o Excel utilizando o ícone "Novo documento do Office”

• Faça clique sobre o botão Iniciar para fazer aparecer o menu Iniciar.

• Faça clique sobre Novo documento do Office.

A caixa de diálogo Novo documento do Office (veja imagem em baixo) será apresentada. Por predefinição, quando abre esta caixa de diálogo está seleccionado o separador Geral. Se anteriormente tiver seleccionado um separador diferente, este será o separador que estará automaticamente seleccionado quando abrir de novo a caixa de diálogo.

• Seleccione o ícone Livro vazio e faça clique sobre o botão OK.




NOTA: Em alternativa, poderia ter feito clique sobre o separador Soluções de

folha de cálculo e seleccionado um modelo de livro como, por exemplo, Relatório de despesas ou Factura.

O que são livros e folhas de cálculo?

É na folha de cálculo que introduz os dados. A folha de cálculo é formada por linhas e colunas, tratando-se basicamente de uma grande tabela. Por sua vez, as folhas de cálculo agrupam-se formando livros. Por predefinição, cada livro do Excel contém 3 folhas de cálculo identificadas individualmente por separadores apresentados ao longo da parte inferior do ecrã. Por predefinição, a primeira folha de cálculo é designada por Folha1, a seguinte por Folha2 e assim sucessivamente.

Igualmente, por predefinição, cada livro que abrir conterá 3 folhas de cálculo em branco, embora possa aumentar este número ou reduzir o livro a uma única folha de cálculo. No Excel, uma folha de cálculo pode ter até 65.536 linhas e até 256 colunas! Há espaço para muitos dados!

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Módulo Q

uatro - Manual

4.1.1.2 Abrir uma folha de cálculo existente - fazer algumas modificações e guardar. Abrir um livro existente

• No menu Ficheiro, escolha Abrir OU faça clique sobre o ícone Abrir na barra de ferramentas Padrão.

• Localize o ficheiro pretendido e, em seguida, faça duplo clique sobre o respectivo nome para o abrir. Se necessitar de passar para uma pasta diferente, poderá utilizar o ícone Subir um nível OU faça clique sobre a seta a apontar para baixo ao lado do campo Procurar em.

4.1.1.3 Abrir várias folhas de cálculo. Seleccionar e abrir um bloco contínuo de ficheiros

• Faça clique sobre o ícone Abrir. A caixa de diálogo Abrir será apresentada. Faça clique sobre o primeiro ficheiro do bloco que pretende seleccionar e, em seguida, mantendo premida a tecla Shift, faça clique sobre o último ficheiro do bloco que pretende seleccionar. Quando deixar de pressionar a tecla Shift o bloco inteiro permanecerá seleccionado.

Seleccionar e abrir vários ficheiros que não se encontrem num bloco contínuo

• Faça clique sobre o ícone Abrir. A caixa de diálogo Abrir será apresentada. Faça clique sobre o primeiro ficheiro que pretende seleccionar e, mantendo a tecla Ctrl premida, faça clique sobre os outros ficheiros que pretende seleccionar. Quando deixar de pressionar a tecla Ctrl, os ficheiros seleccionados continuarão em realce.

4.1.1.4 Criar uma nova folha de cálculo e guardar. Criar um livro novo

• Faça clique sobre o ícone Novo localizado na barra de ferramentas Padrão OU prima Ctrl+N

Criar um livro novo utilizando um modelo específico

• Faça clique sobre o menu pendente Ficheiro e, em seguida, sobre o comando Novo. A caixa de diálogo Novo será apresentada. Para criar um livro utilizando o modelo predefinido, faça clique sobre o ícone Livro, localizado no separador Geral. Por último, faça clique sobre o botão OK para continuar. Para criar um livro novo especializado, utilizando um modelo predefinido, faça clique sobre um dos outros separadores apresentados, por exemplo, Soluções de folha de cálculo, e, em seguida, seleccione o ícone pretendido (Factura, por exemplo). Para continuar, faça clique sobre o botão OK.




Guardar o livro

• Para guardar o livro, faça clique sobre o ícone Guardar. A caixa de diálogo Guardar como aparecerá.

• Na secção Nome do ficheiro da caixa de diálogo, introduza um nome para o

ficheiro. Por último, faça clique sobre o botão Guardar para guardar o ficheiro.

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4.1.1.5 Guardar uma folha de cálculo existente no disco rígido ou numa disquete. Guardar um livro

• No menu Ficheiro, seleccione Guardar OU prima Ctrl+G OU faça clique sobre o ícone Guardar da barra de ferramentas Padrão.

• Se se tratar de um ficheiro novo (isto é, se for a primeira vez que guarda o

ficheiro), aparecerá a caixa de diálogo Guardar como. Se necessário, seleccione uma pasta diferente para guardar o ficheiro.

• Introduza um nome para o ficheiro na caixa de texto Nome do ficheiro. • Seleccione Guardar.

Fazer uma cópia de segurança

• No menu Ficheiro, seleccione Guardar como. A caixa de diálogo Guardar como aparecerá.

• Insira um nome para o ficheiro na caixa de texto Nome do ficheiro. • Seleccione Guardar. Para voltar a trabalhar no ficheiro original, seleccione-o

a partir da lista apresentada na parte inferior do menu pendente Ficheiro. Guardar as informações de sumário

• No menu Ficheiro, seleccione Propriedades. • Introduza as informações necessárias na caixa de diálogo Propriedades. • Seleccione OK para guardar as informações juntamente com o ficheiro.

Guardar um ficheiro numa disquete

• Faça clique sobre o menu pendente Ficheiro e seleccione o comando Guardar como. Aparecerá uma caixa de diálogo semelhante à da imagem em baixo.

• Faça clique sobre a seta a apontar para baixo que se encontra à direita da secção

Guardar em da caixa de diálogo. Aparecerá um menu pendente, conforme imagem em baixo.

• Seleccione o ícone Disquete de 3 1/2 (A:). • Introduza um nome para o ficheiro e, em seguida, faça clique sobre o botão

Guardar.




4.1.1.6 Fechar a folha de cálculo. Fechar um ficheiro

• No menu Ficheiro, seleccione Fechar. • Aparecerá uma caixa de diálogo perguntando se pretende guardar as alterações

feitas ao ficheiro. Seleccione Sim para guardar ou Não para ignorar as alterações.

• Se estiver a guardar um ficheiro novo (isto é, se for a primeira vez que guarda o ficheiro), aparecerá a caixa de diálogo Guardar como. Introduza um nome para o ficheiro na caixa de texto Nome do ficheiro e, em seguida, faça clique sobre o botão Guardar.

Minimizar a janela de um livro

• Faça clique sobre o botão Minimizar localizado no canto superior direito da janela do livro.

• Se o livro estiver maximizado, deverá, em primeiro lugar, restaurá-lo fazendo clique sobre o botão Restaurar, localizado no canto superior direito da janela do livro.

Sair do Excel • No menu Ficheiro, seleccione Sair

OU prima Alt+F4 OU faça clique sobre o ícone Fechar do programa (localizado no canto superior direito da janela do Excel)

4.1.1.7 Utilizar as funções de Ajuda da aplicação. O que é o Assistente do Office?

Por predefinição, este bonequinho simpático observa o que vai fazendo e vai-lhe dando sugestões para aumentar a produtividade do seu trabalho.

Sugestão do dia

Por predefinição, o Excel apresenta uma sugestão do dia, de cada vez que o inicia. Se puder, leia estas sugestões, pois irão ajudá-lo a dominar a aplicação!

Visualizar o Assistente do Office

• Faça clique sobre o ícone Assistente do Office localizado na barra de ferramentas Padrão.

Visualizar sugestões através do Assistente do Office

Como pode ver na imagem ao lado, junto do Assistente do Office aparecerá uma lâmpada. Se fizer clique sobre o Assistente do Office quando ao lado deste se encontrar a lâmpada, visualizará uma sugestão ou conselho.

Ocultar o Assistente do Office

• Faça clique com o botão direito do rato sobre o Assistente do Office e, no menu de contexto apresentado, seleccione Ocultar.

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4.1.2 - Ajustar Definições Básicas

4.1.2.1 Alterar o modo de visualização da folha de cálculo. Alterar as opções de visualização

• No menu Ferramentas, seleccione Opções. A caixa de diálogo Opções será apresentada.

• Seleccione o separador Ver.

• Seleccione as opções pretendidas. Utilize a Ajuda da caixa de diálogo (botão com ponto de interrogação) para obter mais informações.

4.1.2.2 Utilizar a ferramenta Zoom. Ampliar/ reduzir a visualização da página

• Utilize o ícone Zoom localizado na barra de ferramentas Padrão do Excel.




4.1.2.3 Visualizar/ocultar barras de ferramentas. Visualizar ou ocultar uma barra de ferramentas

• Para fazer aparecer no ecrã uma barra de ferramentas, seleccione o comando Barras de ferramentas no menu Ver. Aparecerá uma lista pendente com várias barras de ferramentas.

• Escolha da lista a barra de ferramentas que pretende visualizar fazendo clique sobre a mesma.

Mover uma barra de ferramentas

• Faça clique sobre a barra de ferramentas que pretende mover. Tenha em atenção que deverá fazer clique sobre o fundo da barra de ferramentas e não sobre os botões.

• Arraste a barra de ferramentas para um novo local.

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4.1.3 - Intercâmbio de Documentos

4.1.3.1 Guardar uma folha de cálculo existente com um formato de ficheiro diferente: ficheiro txt, modelo de documento, um tipo ou versão de software diferente, etc. Guardar um ficheiro noutro formato que não o Excel, por exemplo, o Lotus 123

• No menu pendente Ficheiro, faça clique sobre o comando Guardar como. • Se necessário, seleccione a pasta onde pretende guardar o ficheiro na caixa de

lista Guardar em. • Faça clique sobre a seta a apontar para baixo que se encontra à direita da caixa

Guardar com o tipo: e seleccione o tipo de formato com o qual pretende guardar o ficheiro, ou seja, HTML, RTF, etc.

• Introduza um nome de ficheiro. • Faça clique sobre o botão Guardar para guardar o ficheiro com o formato

pretendido. Guardar um ficheiro com o formato de uma versão anterior do Excel

• No menu pendente Ficheiro, faça clique sobre o comando Guardar como. • Se necessário, seleccione a pasta na qual pretende guardar o ficheiro na caixa de

lista Guardar em. • Faça clique sobre a seta a apontar para baixo à direita da caixa Guardar com o

tipo: e seleccione o tipo de formato com o qual pretende guardar o ficheiro. No exemplo em baixo, seleccionámos o formato Microsoft Excel 5.0/95.

• Introduza um nome para o ficheiro. • Faça clique sobre o botão Guardar para guardar o ficheiro no formato

pretendido.




Guardar um livro como modelo

• Poderá guardar um livro como modelo de Excel, seleccionando Modelo na secção Guardar com o tipo da caixa de diálogo Guardar.

O que são Modelos?

Muitas vezes, quando trabalha com folhas de cálculo, o utilizador deseja utilizar sempre ou repetidas vezes o mesmo formato ou 'layout'. Neste caso, tem duas opções: recriar o 'layout' da folha de cálculo de cada vez que o pretender utilizar ou criar uma folha de cálculo para utilizar como padrão. O padrão de folha de cálculo chama-se modelo. Os modelos podem incluir os seguintes elementos: • Texto e gráficos • Informações de formatação - Layouts, Estilos • Cabeçalhos e Rodapés • Fórmulas • Macros

Os modelos são guardados com a extensão .XLT e quando o utilizador lhes acede

para criar uma nova folha, é feita uma cópia do original. O modelo original fica intacto, pronto para futuras utilizações.

Para produzir um modelo, crie uma folha de cálculo que contenha todos os elementos que deseje e, em seguida, guarde-a como um ficheiro .XLT.

Utilizar um modelo

• No menu Ficheiro, seleccione Novo para fazer aparecer a caixa de diálogo Novo.

• Seleccione o modelo pretendido. Nesta caixa de diálogo verá vários separadores, tais como Geral e Soluções de folha de cálculo.. Se pretender utilizar o modelo predefinido, seleccione Livro do separador Geral.

• Seleccione OK para abrir uma cópia do modelo, ou seja, um Livro.

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4.1.3.2 Guardar um documento num formato apropriado para colocação num Web Site. Guardar um ficheiro num formato apropriado para colocação num Web site

• No menu pendente Ficheiro, faça clique sobre o comando Guardar como. • Faça clique sobre a seta a apontar para baixo à direita da caixa Guardar com o

tipo: e seleccione o tipo de formato com o qual pretende guardar o ficheiro, isto é Página Web (.htm:*.html)

• Introduza um nome para o ficheiro. • Faça clique sobre o botão Guardar para guardar o ficheiro no formato

pretendido. NOTA: Algumas informações de formatação contidas no ficheiro original poderão perder-se no processo de conversão!

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4.2 Operações Básicas




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4.2.1 - Inserir Dados

4.2.1.1 Introduzir números numa célula. Introduzir números

• Seleccione a célula na qual pretende inserir o número e, em seguida, introduza-o. Se pretender introduzir um valor negativo, insira um sinal de menos antes do número ou coloque-o entre parênteses.

• Para indicar casas decimais, insira uma vírgula. • Por predefinição, os números são alinhados à direita. Se pretender inserir um

número ou fórmula como texto, preceda-os de um apóstrofo. Introduzir a data ou a hora

• Seleccione a célula na qual pretende inserir a data ou hora e, em seguida, introduza-a. Separe a data com hífens (-) ou barras oblíquas (/).

• Para introduzir a data actual, prima Ctrl+; para introduzir a hora actual, prima Ctrl+:




4.2.1.2 Introduzir texto numa célula. Introduzir texto numa célula

Faça clique sobre a célula e comece a escrever o texto que pretende que apareça na célula. Lembre-se de que, para passar para a célula seguinte, deverá utilizar a tecla Tab. Para passar para a célula abaixo da célula actual prima a tecla Enter.

Conclusão automática

• Vamos supor que introduziu os seguintes dados.

• Faça clique sobre a célula imediatamente abaixo da lista existente.

• Neste caso, logo que escreva a letra C, o Excel preencherá o resto da palavra Carro, conforme exemplo.

• Neste ponto, poderá continuar a introduzir o resto da palavra (se não pretender introduzir a palavra 'Carro') e, em seguida, pressionar a tecla Enter OU poderá pressionar a tecla Enter logo que o recurso Conclusão automática introduza a palavra Carro, sendo esta palavra inserida na célula.

Utilizar o recurso 'Escolher da lista'

Este recurso é, em conceito, semelhante à Conclusão automática. • Posicione a célula activa na célula abaixo de uma lista. • Aponte para a célula e pressione o botão direito do rato. • Seleccione Escolher da lista. • Seleccione o item pretendido e faça clique com o botão esquerdo do rato

OU seleccione o item pretendido e prima Enter.

Exemplo da utilização do recurso 'Escolher da lista'

• Vamos supor que tinha introduzido os seguintes dados.

• Faça clique sobre a célula imediatamente abaixo da lista existente.

• Faça clique com o botão direito do rato para fazer aparecer um menu de contexto.

• Seleccione Escolher da lista, o que fará com que apareça uma lista como a da imagem ao lado.

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• Faça clique sobre o item pretendido. Neste exemplo, seleccionámos a palavra Autocarro. A palavra aparecerá na célula activa, conforme imagem ao lado.

4.2.1.3 Introduzir símbolos ou caracteres especiais numa célula. Utilizar caracteres especiais

Por vezes, poderá desejar introduzir no livro do Excel um símbolo que não se encontre no teclado como, por exemplo, os símbolos © ou ®. Estes caracteres especiais poderão ser inseridos de duas formas diferentes.

Utilizar a Correcção automática para inserir símbolos

• Faça clique sobre o menu pendente Ferramentas e seleccione o comando Correcção automática. A caixa de diálogo Correcção automática aparecerá.

Como poderá observar, nesta caixa de diálogo foram predefinidos vários símbolos como entradas de Correcção automática. Isto significa que, se introduzisse (r), o que apareceria na célula seria ®.




Inserir símbolos ou caracteres especiais utilizando o Mapa de caracteres do Windows

• Faça clique sobre o ícone Iniciar do Windows e no menu de contexto que é apresentado seleccione Programas. No submenu correspondente seleccione Acessórios ou Ferramentas do sistema (consoante a versão do Windows que tiver instalada) e, em seguida, seleccione o utilitário Mapa de caracteres. A caixa de diálogo Mapa de caracteres aparecerá.

Se localizar o caractere ou símbolo que pretende, seleccione-o e, em seguida, faça clique sobre o botão Copiar para o copiar para a Área de transferência do Windows. Se não vir o caractere ou símbolo pretendido, faça clique sobre a seta a apontar para baixo que se encontra à direita da caixa de selecção Tipo de letra e seleccione um tipo de letra diferente como, por exemplo, Wingdings, conforme imagem em baixo.

Depois de ter seleccionado o caractere ou símbolo pretendido, volte ao livro do Excel e posicione o ponto de inserção no local onde pretende inserir o símbolo. Faça clique sobre o ícone Colar localizado na barra de ferramentas Padrão do Excel e o símbolo aparecerá no livro.

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SUGESTÃO: Na caixa de diálogo Mapa de caracteres é mostrado o atalho de

teclado que permite inserir o carácter seleccionado. Assim, se estiver a utilizar o tipo de letra Wingdings e pressionar M, verá aparecer o símbolo "bomba".

NOTA: Se aparecer um M em vez do símbolo de bomba, tal pode dever-se ao facto de não estar a utilizar o tipo de letra Wingdings. Experimente escrever M (em letra maiúscula) no seu livro do Excel e, em seguida, formatar a letra com o tipo de letra Wingdings. O símbolo de bomba (veja imagem em baixo) aparecerá.

4.2.1.4 Introduzir fórmulas simples numa célula. Introduzir uma fórmula

• Coloque o cursor na célula onde pretende que a fórmula apareça. • Introduza um sinal de = (igual). • Introduza a expressão que permita produzir o resultado que pretende. Esta

expressão poderá ser constituída por operandos, valores, variáveis e operadores matemáticos, tais como + ou - para adicionar e subtrair. Por exemplo:. A5+E5.

• Quando a fórmula estiver completa, prima Enter. O resultado da fórmula será calculado e apresentado na célula.

• Poderá visualizar a fórmula em si na barra de fórmulas, localizada na parte superior do ecrã, colocando o ponteiro do rato sobre a célula.

• Se houver um erro na fórmula, aparecerá uma mensagem de erro começando por um sinal de cardinal (#).

Introduzir a referência de uma célula ou intervalo utilizando o ponteiro do rato

• Introduza a fórmula até ao ponto da introdução da referência de célula ou do intervalo, isto é, para introduzir a fórmula =E2+E5, introduza apenas o sinal de igual (=).

• Mova o apontador de célula para a primeira célula de referência utilizando as teclas de seta. A fórmula acompanhará os seus passos e introduzirá o endereço actual na fórmula.

• Prima Enter para completar a fórmula quando tiver atingido a célula pretendida.




Precedência dos operadores no Excel

No Microsoft Excel, os operadores são executados por esta ordem: Funções E, OU + ou - (unário) ^ (exponenciação) * ou / + ou - & = < > <= >= <> NOTA: Se estiver a utilizar o Lotus 1-2-3, o operador exponenciação (^) tem precedência em relação ao operador de negação (-), enquanto que no Microsoft Excel é ao contrário. Este aspecto é importante pois conduzirá à obtenção de resultados diferentes, num e noutro programa, quando for utilizada uma fórmula que inclua ambos os operandos!

4.2.1.5 Utilizar o comando anular. Anular um comando

• Faça clique sobre o ícone Anular na barra de ferramentas Padrão OU seleccione Anular do menu Editar OU prima Ctrl+Z.

Repetir um comando

• Faça clique sobre o ícone Repetir localizado na barra de ferramentas Padrão OU prima F4 OU seleccione Repetir do menu Editar.

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4.2.2 - Seleccionar Dados

4.2.2.1 Seleccionar uma célula ou um intervalo de células adjacentes ou não-adjacentes. Seleccionar uma célula

• Faça clique sobre a célula que pretende seleccionar.

Seleccionar células não-adjacentes

• Faça clique sobre a primeira célula que pretende seleccionar. • Prima a tecla Control. • Faça clique sobre as outras células que pretende seleccionar. • Deixe de pressionar a tecla Control quando tiver terminado.

Seleccionar um intervalo de células arrastando o rato

• Faça clique sobre a primeira célula do intervalo. • Prima e mantenha premido o botão esquerdo do rato enquanto arrasta o

ponteiro sobre as células que pretende incluir na selecção.

Seleccionar um intervalo de células (formando um bloco rectangular)

• Faça clique sobre a primeira célula do bloco rectangular que pretende seleccionar (ou seja, o canto superior esquerdo).

• Mova o ponteiro para baixo até atingir a célula que representa o canto inferior direito do bloco rectangular.

• Prima a tecla Shift (e mantenha-a premida). • Faça clique uma vez sobre a última célula do bloco. • Deixe de pressionar a tecla Shift.

Seleccionar uma folha de cálculo inteira

• Faça clique sobre o ícone Seleccionar tudo localizado no canto superior esquerdo da folha de cálculo onde a barra de títulos de coluna e a barra de títulos de linha se entrecruzam, OU prima Ctrl+T.

Seleccionar várias folhas

• Faça clique sobre o separador da primeira folha. • Faça clique sobre os outros separadores de folha que pretende seleccionar,

mantendo premida a tecla Ctrl.

Seleccionar todas as folhas

• Faça clique sobre um separador de folha com o botão direito do rato para visualizar o menu de atalho.

• Escolha Seleccionar todas as folhas.




4.2.2.2 Seleccionar uma linha ou coluna. Seleccionar um intervalo de linhas ou colunas adjacentes ou não-adjacentes. Seleccionar uma linha

• Faça clique sobre o número do cabeçalho da linha.

Seleccionar um intervalo de linhas adjacentes

• Faça clique sobre o número correspondente ao cabeçalho da primeira linha que pretende seleccionar.

• Posicione o botão do rato na última linha do intervalo que pretende seleccionar.

• Prima e mantenha premida a tecla Shift. • Faça clique sobre a última linha do intervalo que pretende seleccionar. • Deixe de pressionar a tecla Shift.

Seleccionar um intervalo de linhas não-adjacentes

• Faça clique sobre o número correspondente ao cabeçalho da primeira linha que pretende seleccionar.

• Posicione o botão do rato sobre o número correspondente a outra linha que pretende também seleccionar.

• Prima e mantenha premida a tecla Control (Ctrl).

• Faça clique sobre outros cabeçalhos de linhas que também pretenda seleccionar.

• Deixe de pressionar a tecla Control (Ctrl). As linhas seleccionadas permanecerão em realce, conforme imagem ao lado.

Seleccionar uma coluna

• Faça clique sobre a letra correspondente ao cabeçalho da coluna.

Seleccionar um intervalo de colunas adjacentes

• Faça clique sobre a letra correspondente ao cabeçalho da primeira coluna que pretende seleccionar.

• Posicione o ponteiro do rato na última coluna do intervalo que pretende seleccionar.

• Prima e mantenha premida a tecla Shift. • Faça clique sobre a última coluna do intervalo que pretende seleccionar. • Deixe de pressionar a tecla Shift.

eleccionar um intervalo de colunas não-adjacentes

• Faça clique sobre a letra correspondente ao cabeçalho da primeira coluna que pretende seleccionar.

• Posicione o ponteiro do rato sobre o cabeçalho de outra coluna que pretenda seleccionar.

• Prima e mantenha premida a tecla Control (Ctrl).

• Faça clique sobre outros cabeçalhos de colunas que pretenda seleccionar.

• Deixe de pressionar a tecla Control (Ctrl). As colunas seleccionadas permanecerão em realce, conforme imagem ao lado.

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4.2.3 - Copiar, Mover, Eliminar

4.2.3.1 Utilizar as ferramentas Copiar e Colar para duplicar o conteúdo de uma célula noutra parte de uma folha de cálculo. Copiar dados para outro local dentro da mesma página

• Seleccione a célula ou intervalo que pretende copiar. • Faça clique sobre o limite do intervalo seleccionado com o ponteiro do rato,

mantendo premida a tecla Ctrl. Antes de fazer clique, o ponteiro do rato deverá transformar-se numa seta.

• Mantendo premido o botão do rato, arraste a selecção para o local pretendido. • Deixe de pressionar o botão do rato para inserir a selecção.

NOTA: Quaisquer fórmulas que estejam contidas na cópia da selecção ajustar-se-ão à nova localização.

Utilizar a Área de transferência para copiar dados para outros programas

• Seleccione a célula ou intervalo que pretende copiar. • No menu Editar seleccione Copiar (ou prima Ctrl+C, ou faça clique sobre o

ícone Copiar localizado na barra de ferramentas Padrão). • Mude para o programa de destino pretendido. • Coloque o cursor no local onde pretende inserir os dados. • Seleccione Colar do menu Editar (ou prima Ctrl+V, ou seleccione o ícone

Colar da barra de ferramentas Padrão). Nota: Com a introdução do Office 2000, é possível armazenar mais do que um item, em simultâneo, na Área de transferência. No entanto, este recurso só está disponível nos programas compatíveis com aquela versão. Normalmente, se copiar mais do que um item para a Área de transferência, perderá o item anterior.

Copiar vários itens para a Área de transferência

• Como o Microsoft Office (Office 2000 e versões posteriores) suporta agora o armazenamento de um máximo de 12 itens na Área de transferência, depois de ter copiado 12 itens verá uma mensagem semelhante à da imagem em baixo. Para copiar vários itens, seleccione-os, um de cada vez, e copie-os para a Área de transferência.

Visualizar a barra de ferramentas Área de transferência

• Se a barra de ferramentas Área de transferência não se encontrar no ecrã, poderá fazer com que fique visível, fazendo clique sobre o menu pendente Ver, seleccionando Barras de ferramentas e, em seguida, Área de transferência.

Neste barra de ferramentas encontra os ícones Copiar, Colar tudo e Limpar 'Área de transferência'.

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Colar vários itens a partir da Área de transferência

• Se a barra de ferramentas Área de transferência não se encontrar visível, pode fazer com que esta apareça no ecrã fazendo clique sobre o menu pendente Ver, seleccionando Barras de ferramentas e, em seguida, Área de transferência.

• Nesta barra de ferramentas encontra os ícones Copiar, Colar tudo e Limpar 'Área de transferência'. Se mover o ponteiro do rato para cima de um dos ícones contidos na barra de ferramentas Área de transferência, verá os primeiros 50 caracteres do respectivo conteúdo. Se os itens forem imagens, serão identificados pela ordem em que foram copiados para a Área de transferência.

Mover e copiar dados para outra folha de cálculo

• Seleccione a célula ou intervalo que contém os dados que pretende copiar. • Prima e mantenha premida a tecla Alt enquanto arrasta um dos limites do

intervalo seleccionado para o separador da folha de cálculo para onde pretende mover os dados.

• Coloque o intervalo no local pretendido e deixe de pressionar o botão do rato. • Para copiar os dados, execute o mesmo procedimento, mas premindo as teclas

Ctrl e Alt em simultâneo. Copiar dados para outro livro

• Abra o outro livro. • Seleccione o menu Janela e escolha Dispor. • Escolha Em mosaico e faça clique sobre o botão OK. • Seleccione o intervalo de células que pretende copiar. • Prima e mantenha premida a tecla Ctrl enquanto arrasta um dos limites do

intervalo seleccionado para a posição pretendida no livro de destino. • Deixe de pressionar o botão do rato.

Copiar dados ao longo de várias células (preencher)

• Seleccione a célula ou intervalo que contém os dados que pretende copiar. • Faça clique sobre o canto inferior direito da célula ou intervalo seleccionado e

arraste. • O canto tem uma pequena caixa que se transformará num sinal de mais quando

colocar sobre ela o ponteiro do rato. • Arraste a selecção para cima, para baixo, para a esquerda ou para a direita para

copiar os dados ao longo de várias células. • Quando tiver terminado, deixe de pressionar o botão do rato.

Utilizar a Área de transferência para copiar um objecto entre páginas, livros ou programas

• Faça clique sobre o objecto para o seleccionar, e escolha Copiar do menu Editar (ou prima Ctrl+C ou faça clique sobre o ícone Copiar localizado na barra de ferramentas Padrão).

• Passe para a outra aplicação, folha ou livro. • Seleccione um local no qual será colocado o canto superior esquerdo do

objecto. • No menu Editar, escolha Colar (ou prima Ctrl+V ou faça clique sobre o ícone

Colar da barra de ferramentas Padrão). Copiar um objecto para um local diferente na mesma folha

• Faça clique sobre o objecto para o seleccionar. • Faça clique com o botão do rato e arraste o objecto mantendo premida a tecla

Ctrl. A cópia mover-se-á com o ponteiro do rato à medida que arrasta. • Coloque o objecto no novo local e deixe de pressionar o botão do rato.




Inserir novas células para criar espaço para os dados copiados

• Seleccione a célula ou intervalo que pretende copiar. • Faça clique sobre o limite do intervalo seleccionado e arraste o ponteiro do rato

mantendo premidas as teclas Ctrl e Shift. • Enquanto arrasta, o indicador de inserção mostrará onde serão inseridas as

células copiadas. Um indicador vertical significa que as células à direita serão movidas para criar espaço, enquanto que um indicador horizontal significa que as células abaixo serão movidas para criar espaço.

• Quando deixar de pressionar o botão do rato, a cópia será inserida na folha de cálculo no local pretendido. Os dados existentes mover-se-ão para criar espaço para os dados copiados.

Copiar um valor numérico ao longo de uma coluna

• Na primeira célula da coluna, introduza o primeiro valor numérico ou fórmula. • Seleccione a segunda célula da coluna. • Para copiar os dados para a célula seleccionada, prima Shift+Ctrl+” • Prima Enter para inserir o valor na célula seleccionada.

NOTA: Se houver uma fórmula na célula original, a cópia só conterá o valor da fórmula. Se pretender copiar a fórmula em si, prima Ctrl + ’ (Apóstrofo).

Copiar uma coluna de texto para uma linha

• Seleccione o intervalo de dados que pretende copiar e transpor. • No menu Editar, escolha Copiar (ou prima Ctrl+C ou faça clique sobre o

ícone Copiar da barra de ferramentas Padrão). • Seleccione a célula na qual pretende colocar o intervalo. • Seleccione Colar especial do menu Editar, para fazer aparecer a caixa de

diálogo Colar especial. • Seleccione a caixa de verificação Transpor e seleccione OK.

Copiar uma fórmula ao longo de várias células de uma coluna ou linha

• Insira a fórmula pretendida na primeira célula da linha ou coluna. • Seleccione a célula que contém a fórmula que pretende copiar. • Faça clique sobre o canto inferior direito do limite da célula. O ponteiro do rato

transformar-se-á num sinal de mais. Arraste a selecção ao longo da linha ou coluna.

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Módulo Q

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4.2.3.2 Utilizar as ferramentas Cortar e Colar para mover o conteúdo de células no interior de uma folha de cálculo. Mover o conteúdo de células dentro de uma folha de cálculo (utilizando Cortar e Colar)

• Faça clique sobre uma célula para a seleccionar (ou seleccione um intervalo de células fazendo clique sobre a primeira célula do intervalo e, mantendo premido o botão do rato, arrastando o ponteiro do rato sobre as restantes células).

• Faça clique sobre o menu pendente Editar e seleccione o comando Cortar. • Faça clique sobre o local para onde pretende cortar (isto é, mover) a célula

ou intervalo seleccionado. • Faça clique sobre o menu pendente Editar e seleccione o comando Colar.

Mover o conteúdo de células numa folha de cálculo (utilizando 'arrastar e largar')

• Faça clique sobre uma célula para a seleccionar ou seleccione um intervalo de células fazendo clique sobre a primeira célula do intervalo e, mantendo premido o botão do rato, arrastando o ponteiro do rato sobre as restantes células...

• Mova o ponteiro do rato para o limite da célula ou intervalo seleccionado até o ponteiro passar de uma cruz para uma seta.

• Arraste a célula ou intervalo seleccionado para a nova posição no livro.

4.2.3.3 Mover o conteúdo de células entre folhas de cálculo activas. Mover o conteúdo de células entre folhas de cálculo activas (de um livro) utilizando Cortar e Colar


• Faça clique sobre o menu pendente Editar e seleccione o comando Cortar. • Faça clique sobre o separador da folha (na parte inferior do ecrã) na qual

pretende colar os dados ou, por outras palavras, para a qual pretende mover os dados.

• Faça clique sobre o local da folha de cálculo seleccionada para onde

pretende cortar (isto é, mover) a célula ou intervalo seleccionado. • Faça clique sobre o menu pendente Editar e seleccione o comando Colar.




4.2.3.4 Mover o conteúdo de células entre livros activos. Mover o conteúdo de células entre livros activos utilizando Cortar e Colar


• Faça clique sobre o menu pendente Editar e seleccione o comando Cortar. • Faça clique sobre o botão na Barra de Tarefas que representa o outro livro

do Excel para o qual pretende cortar (isto é, mover) os dados. NOTA: Isto, partindo do princípio de que já abriu ou criou um segundo livro do Excel. Se não for o caso, crie ou abra o livro primeiro!

• Faça clique sobre o local do livro seleccionado para onde pretende cortar

(isto é, mover) a célula ou intervalo seleccionado. • Faça clique sobre o menu pendente Editar e seleccione o comando Colar.

4.2.3.5 Eliminar o conteúdo de uma célula ou de um intervalo de células seleccionado. Eliminar o conteúdo de uma célula ou intervalo de células

• Seleccione a célula ou intervalo que pretende eliminar. • Prima a tecla Delete. NOTA: Se eliminar valores de células utilizadas em

fórmulas, as fórmulas apresentarão uma mensagem de erro.

Eliminar dados sem remover os formatos de célula subjacentes

• Seleccione a célula ou intervalo que contém os dados que pretende remover. • No menu Editar, escolha Limpar conteúdo. Os dados serão removidos da

célula ou do intervalo, sem remover a formatação. • Se pretender remover a formatação de uma célula sem remover os dados,

seleccione o comando Limpar formatos do menu Editar. Eliminar linhas e colunas

• Faça clique sobre o número da linha ou sobre a letra da coluna para seleccionar as linhas e/ou colunas que pretende eliminar.

• No menu Editar, escolha Eliminar. A linha ou coluna será eliminada e as outras linhas ou colunas mover-se-ão para ocupar o espaço da linha ou coluna eliminada.

Eliminar células ou intervalos de células

• Seleccione a célula ou intervalo que pretende eliminar e seleccione Eliminar do menu Editar. A caixa de diálogo Eliminar aparecerá.

• Para fazer com que as restantes células sejam movidas para cima para preencher o espaço deixado pelas células eliminadas, escolha Mover células para cima. Para fazer com que as restantes células sejam movidas para a esquerda para preencher o espaço deixado pelas células eliminadas, escolha Mover células para a esquerda e faça clique sobre OK.

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Módulo Q

uatro - Manual

4.2.4 - Localizar e Substituir

4.2.4.1 Utilizar o comando Localizar para localizar um determinado conteúdo de célula. Localizar texto numa folha de cálculo

• Coloque o ponto de inserção no local onde pretende iniciar a procura. • Seleccione o comando Localizar do menu Editar ou prima Ctrl+L para fazer

aparecer a caixa de diálogo Localizar. • Escreva o texto que pretende localizar na caixa de texto Localizar. Este texto

poderá ter até 255 caracteres de extensão.

• Faça clique sobre o botão Localizar seguinte para localizar a próxima

ocorrência do texto que procura.

4.2.4.2 Utilizar o comando Substituir para substituir um determinado conteúdo de célula. Localizar e substituir texto numa folha de cálculo

• Coloque o ponto de inserção no local onde pretende iniciar a procura. • Seleccione o comando Substituir do menu Editar ou prima Ctrl+U para fazer

aparecer a caixa de diálogo Substituir. • Escreva o texto que pretende localizar e substituir na caixa de texto Localizar.

O texto poderá ter até 255 caracteres de extensão.

• Escreva o texto de substituição na caixa de texto Substituir por. Seleccione

uma das seguintes opções:

Localizar seguinte

Localiza a ocorrência seguinte do texto

Substituir Substitui a ocorrência actual do texto. Substituir

todas Substitui todas as ocorrências do texto que se encontra na secção Localizar pelo texto que se encontra na secção Substituir por.

• Seleccione Cancelar para parar a procura ou para fechar a caixa de diálogo.




4.2.5 - Linhas e Colunas

4.2.5.1 Inserir linhas e colunas. Inserir uma linha numa folha de cálculo

• Seleccione a linha que pretende que seja movida para baixo quando a nova linha for inserida por cima daquela.

• Para seleccionar mais do que uma linha, arraste o ponteiro do rato por cima dos números correspondentes aos cabeçalhos de linhas pretendidos (com o botão do rato premido).

• Faça clique com o botão direito do rato sobre a(s) linha(s) seleccionada(s) para fazer aparecer um menu de contexto.

• Seleccione Inserir. Os dados existentes (se for o caso) mover-se-ão para baixo para dar espaço às novas células.

Inserir colunas numa folha de cálculo

• Seleccione a coluna que pretende que seja movida para a direita quando a nova coluna for inserida.

• Para seleccionar mais do que uma coluna, arraste o ponteiro do rato sobre os cabeçalhos das colunas pretendidas (com o botão do rato premido).

• Faça clique com o botão direito do rato sobre a(s) coluna(s) seleccionada(s) para fazer aparecer um menu de contexto.

• Seleccione Inserir. Os dados existentes (se for o caso) mover-se-ão para a direita para dar espaço às novas células.

4.2.5.2 Modificar a largura das colunas e a altura das linhas. Alterar a largura de uma coluna

• Coloque o ponteiro do rato sobre o limite direito do cabeçalho da coluna cuja largura pretende alterar.

• O ponteiro do rato transformar-se-á numa cruz (linha de intersecção) grossa. • Faça clique com o botão do rato e arraste o ponteiro para a esquerda para

estreitar a coluna ou para a direita para a alargar. NOTA: Se introduzir texto cuja extensão ultrapasse a largura da coluna, este transbordará para a coluna seguinte, desde que a célula adjacente não contenha dados. Se esta contiver dados, a entrada aparecerá cortada no limite da célula. Embora a entrada completa não fique visível, continuará ainda assim intacta. Se introduzir um número que exceda a largura de uma coluna, aparecerão sinais ### na célula indicando que a coluna não é suficientemente larga para apresentar o número inteiro.

Ajustar automaticamente a largura de uma coluna aos dados aí contidos

• Coloque o ponteiro do rato sobre o limite direito da célula correspondente ao cabeçalho da coluna.

• Faça duplo clique sobre este limite para que a coluna se ajuste automaticamente aos dados nela contidos. A coluna alargar-se-á o suficiente para acomodar os dados da sua entrada mais extensa.

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Módulo Q

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Ajustar automaticamente a largura de várias colunas aos dados aí contidos

• Faça clique sobre o cabeçalho (letra) da primeira coluna que pretende alterar e arraste para seleccionar as outras colunas.

• Faça duplo clique sobre o limite direito do cabeçalho de uma das colunas seleccionadas.

• A largura das colunas alterar-se-á de modo acomodar a sua maior entrada.

Definir uma nova largura-padrão de coluna

• No menu Formatar, escolha Coluna e, em seguida, Largura-padrão. A caixa de diálogo Largura-padrão será apresentada.

• Introduza uma nova largura-padrão para as colunas (medida em caracteres). • Seleccione OK.

Alterar a altura de uma linha

• Seleccione a(s) linha(s) que pretende alterar. • No menu Formatar, seleccione Linha e no submenu correspondente escolha

Altura. A caixa de diálogo Altura da linha será apresentada. • Introduza o valor pretendido (de 0 a 409) na caixa de texto Altura da linha.

O valor representa a altura da linha em pontos. • Seleccione OK.

Ajustar automaticamente a altura de uma linha aos dados aí contidos

• Seleccione a(s) linha(s) que pretende alterar. • No menu Formatar, seleccione Linha e no submenu correspondente escolha

Ajustar automático.

4.2.5.3 Eliminar linhas ou colunas seleccionadas. Eliminar uma linha ou coluna

• Seleccione a(s) linha(s) ou coluna(s) que pretende eliminar. • Faça clique com o botão direito do rato sobre uma linha ou coluna seleccionada

e escolha Eliminar do menu de contexto.




4.2.6 - Ordenar Dados

4.2.6.1 Organizar dados numéricos seleccionados por ordem ascendente ou descendente. Ordenar dados numéricos

• Faça clique sobre uma das células da coluna que contém os dados que pretende ordenar numericamente.

• Faça clique sobre os ícones Ascendente ou Descendente e observe o efeito.

4.2.6.2 Ordenar alfabeticamente dados seleccionados (de A a Z ou de Z a A). Ordenar uma lista utilizando os ícones de ordenação

• Faça clique sobre a coluna que contém os dados que pretende ordenar. Em seguida, faça clique sobre os ícones Ascendente ou Descendente.

Ordenar uma lista utilizando o comando Ordenar

Neste exemplo, utilizaremos uma base de dados já criada no Excel (veja à direita), onde estão registados livros que foram comprados.

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Ordenar os dados de uma base de dados

• Seleccione uma célula do intervalo de células da base de dados.

• No menu pendente Dados, seleccione o comando Ordenar. A caixa de diálogo Ordenar aparecerá.

• Como poderá ver, o Excel colocou automaticamente o primeiro nome de campo (Nome do livro), na caixa Ordenar por. Isto deve-se ao facto de a célula activa ser o campo (isto é, coluna) Nome do livro, quando seleccionou o comando Ordenar.

AVISO: Se a sua base de dados contiver uma linha de cabeçalho, mas se

seleccionar a opção Não tem linha de cabeçalho na caixa de diálogo Ordenar, o cabeçalho será ordenado (e ficará misturado) com as restantes informações contidas na base de dados.

Ordenar a base de dados por Endereço de correio electrónico do fornecedor

• Na caixa Ordenar por, seleccione Email do fornecedor e faça clique sobre o botão OK.

NOTA: Por predefinição, os endereços de correio electrónico dos fornecedores serão ordenados por ordem ascendente. • Para ordenar os endereços de correio electrónico dos fornecedores por ordem

descendente, repita o mesmo processo de ordenação mas faça clique sobre o botão de opção Descendente que se encontra ao lado da caixa Ordenar por.

Utilizar a opção de ordenação “Depois por”

As caixas de lista facultativas Depois por permitem especificar até três campos para servirem de base à ordenação. Por exemplo, poderia ordenar esta base de dados por fornecedor (em ordem ascendente) e depois por preço (em ordem descendente).

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4.3 Fórmulas e Funções




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4.3.1 - Fórmulas Aritméticas e Lógicas

4.3.1.1 Utilizar fórmulas aritméticas e lógicas básicas em operações de adição, subtracção, multiplicação e divisão. Introduzir fórmulas na célula da folha de cálculo

• Coloque o cursor na célula onde pretende inserir a fórmula. • Introduza um sinal = (de igual). • Introduza a expressão que lhe permitirá obter o resultado pretendido. Esta

expressão poderá ser composta por operandos, valores, variáveis e símbolos que representem operações matemáticas como, por exemplo, A5+E5.

Poderá utilizar os seguintes símbolos: -

+ para adicionar - para subtrair

* para multiplicar / para dividir • Quando a fórmula estiver completa, prima Enter. O resultado da fórmula será

calculado e apresentado na célula. • Poderá visualizar a fórmula em si na barra de Fórmulas que se encontra no

topo do ecrã, colocando o ponteiro do rato sobre a célula. • Se houver um erro numa fórmula, aparecerá uma mensagem de erro

começando por um sinal de cardinal (#). • NOTA: Se não conseguir detectar qual é o erro de uma função, poderá utilizar

Colar função para o depurar. Seleccione a célula problemática e faça clique sobre o ícone Colar função localizado na barra de fórmulas ou na barra de ferramentas Padrão.

4.3.1.2 Reconhecer mensagens de erro padrão relativas a fórmulas. Mensagens de erro de fórmula comuns

É fácil enganar-se ao escrever fórmulas. Em baixo, encontra uma lista de mensagens de erro comuns.

Mensagem Significado ##### O conteúdo da célula não pode ser apresentado por a coluna

ser demasiado estreita. #REF! Indica uma referência de célula inválida. Esta mensagem

aparece frequentemente quando elimina células envolvidas numa fórmula.

#NOME? O Excel não reconhece texto contido numa fórmula.




Ajuda relativa a mensagens de erro de fórmulas

Pode utilizar a Ajuda para obter mais informações relativamente a erros em fórmulas e ao significado das mensagens de erro.

• Faça clique sobre o ícone da Ajuda do Microsoft Excel.

• Quando aparecer o Assistente do Office introduza a palavra Erro e, em seguida, faça clique sobre o botão Procurar.

• Seleccione "Resolução de problemas

com imagens e gráficos importado ".

Aparecerá o ecrã que vê na imagem em baixo. Neste ecrã poderá obter

informações detalhadas sobre cada tipo de mensagem de erro.

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4.3.1.3 Utilizar a ferramenta de preenchimento automático/ alça de preenchimento para copiar ou incrementar entradas de dados. Utilizar o Preenchimento Automático

• Introduza um valor inicial para a série que pretende criar. • Introduza o segundo valor na célula seguinte. • Seleccione ambas as células. • Mova o ponteiro do rato para a "alça de preenchimento" (o pequeno

quadrado preto no canto inferior direito da área seleccionada). Quando o ponteiro do rato estiver sobre a alça de preenchimento, mudará de forma, passando de uma cruz branca grande para uma cruz preta pequena.

• Prima o botão do rato e arraste até ao ponto para o qual deseja estender o intervalo.

• Quando deixar de pressionar o botão do rato verificará que o intervalo foi preenchido com valores que aumentam progressivamente por incrementos.

O preenchimento automático pode ser utilizado para sequências de números, dias da semana ou meses do ano.

Antes de utilizar o Preenchimento automático

Depois de utilizar o Preenchimento automático




Visualizar as opções de preenchimento automático disponíveis

• Faça clique sobre o menu pendente Ferramentas e seleccione o comando Opções. Na caixa de diálogo apresentada seleccione o separador Listas personalizadas. Neste separador encontrará uma série de listas pré-concebidas. NOTA: Nesta caixa de diálogo poderá também adicionar as suas próprias listas personalizadas.

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4.3.1.4 Compreender o que são e utilizar referências de células relativas em fórmulas ou funções. O que são referências de célula relativas?

Por predefinição, o Excel utiliza endereços de célula relativos. Isto significa que, quando utiliza uma fórmula, os componentes desta são relativos. O que quer isto dizer? Veja o exemplo seguinte:

A taxa de IVA está contida na célula 1E. Na célula B6 encontra-se o preço de uma impressora laser, neste caso 60.000$00 Na célula C6 encontra-se a fórmula =B6*E1% Na célula D6 encontra-se a fórmula =B6+C6 Se seleccionássemos as células C6 e D6 e utilizássemos as técnicas 'arrastar e largar' para estender as fórmulas aí contidas para as células abaixo, ao contrário do que seria de esperar, as fórmulas não seriam copiadas de modo a produzir o resultado que esperávamos. • Para experimentar, faça clique sobre a célula C6 e, mantendo premida a tecla

Control, faça clique sobre a célula D6. Deixe de pressionar a tecla Control e verificará que as duas células permanecerão seleccionadas.

• Mova o ponteiro do rato para cima da alça de preenchimento, isto é, o quadradinho preto que se encontra no canto inferior direito do intervalo seleccionado.

• Prima o botão do rato, arraste duas linhas para baixo e, por último, largue o botão do rato.

Na imagem em baixo poderá ver o resultado desta operação. Se observar com atenção, nas células C7 e C8 não foi calculado o IVA!

Se fizer clique sobre a célula C7 descobrirá porque razão os passos executados anteriormente não produziram os resultados esperados. Esta célula contém a seguinte fórmula: =B7*E2%




Isto é, em vez de ir buscar a taxa de IVA à célula E1, a fórmula baseia-se na

célula E2 (que está em branco). Este exemplo ilustra como funcionam as referências de célula relativas, que utilizam um conjunto de coordenadas X (isto é, da direita para a esquerda) e Y (isto é, de cima para baixo), ao contrário do sistema de endereçamento absoluto, que utiliza referências de célula fixas.

4.3.1.5 Compreender o que são e utilizar referências de célula absolutas em fórmulas ou funções. O que são referências de célula absolutas?

Se, no exemplo anterior, onde foram utilizados endereços de célula relativos, utilizássemos endereços de célula absolutos, poderíamos corrigir o problema surgido. Lembre-se que uma célula continha uma taxa de IVA e que, ao utilizarmos as técnicas 'arrastar e largar' para estender a fórmula a outras células, esta já não funcionou visto aquela célula estar referenciada de forma relativa. Mais uma vez, começaremos com o seguinte:

A taxa de IVA está contida na célula 1E. Na célula B6 encontra-se o preço de uma impressora laser, neste caso 60.000$00 Na célula C6 encontra-se a fórmula =B6*$E$1% Na célula D6 encontra-se a fórmula =B6+C6 Se seleccionássemos as células C6 e D6 e utilizássemos as técnicas 'arrastar e largar' para estender as fórmulas aí contidas para as células abaixo, desta vez já obteríamos os resultados pretendidos! • Para experimentar, faça clique sobre a célula C6 e, mantendo premida a tecla

Control, faça clique sobre a célula D6. Deixe de pressionar a tecla Control e verificará que as duas células permanecerão seleccionadas.

• Mova o ponteiro do rato para cima da alça de preenchimento, isto é, o quadradinho preto que se encontra no canto inferior direito do intervalo seleccionado.

• Prima o botão do rato, arraste duas linhas para baixo e, por último, largue o botão do rato.

Como poderá verificar, para utilizar o endereçamento absoluto de células, coloca antes e depois do endereço de célula um símbolo de dólar ($).

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Quando introduzir fórmulas numa folha de cálculo, poderá utilizar a tecla F4 para converter rapidamente uma referência de célula relativa numa referência absoluta, ou seja, seleccione uma célula, escreva =B4 (por exemplo) e prima a tecla F4. O Excel inserirá automaticamente os símbolos de dólar.




4.3.2 - Trabalhar com Funções

4.3.2.1 Utilizar a função SOMA. Somar números automaticamente

• Seleccione a célula na qual deseja inserir a fórmula de soma. • Faça clique sobre o ícone Soma automática localizado na barra de ferramentas

Padrão. O Excel criará uma fórmula de soma, utilizando o intervalo de células que supõe que pretende somar.

• Se o intervalo estiver correcto, prima Enter. Se estiver incorrecto, seleccione o intervalo que pretende somar e prima Enter.

Utilizar a função SOMA

• Seleccione a célula na qual pretende colocar a fórmula. • Escreva =SOMA( • Seleccione o intervalo de células que pretende somar. • Prima Enter.

Funções Comuns

Nome da função Finalidade

MÉDIA Determina a média das células seleccionadas.

COLS Devolve o número de colunas contidas numa referência.

CONTAR Conta os números contidos numa lista de argumentos.

MÁXIMO Devolve o valor máximo de uma lista de argumentos.

MÍNIMO Devolve o valor mínimo de uma lista de argumentos.

ARRED Arredonda um valor para um número de casas decimais especificado.

SOMA Adiciona o conteúdo das células seleccionadas.

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Funções normalmente utilizadas a que pode aceder através da caixa de diálogo Colar função:

4.3.2.2 Utilizar a função MÉDIA. Utilizar a função MÉDIA

• Seleccione a célula na qual pretende inserir a fórmula. • Escreva =MÉDIA( • Seleccione o intervalo cuja média pretende calcular. • Prima Enter.

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4.4 Formatação




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EXTRA – Mudar o Nome de Separadores de Folhas de Cálculo Mudar o nome de um separador de folha de cálculo

• Faça clique com o botão direito do rato sobre o separador de folha de cálculo cujo nome pretende alterar. No menu de contexto apresentado seleccione o comando Mudar o nome.

• Em seguida, poderá escrever sobre o nome de folha de cálculo predefinido que ficará em realce.

• Neste caso, foi utilizado o nome de folha de cálculo João.




4.4.1 - Formatar Células - Números

4.4.1.1 Formatar células com diferentes estilos numéricos: número de casas decimais, número de zeros a seguir à vírgula decimal, utilização ou não de ponto para indicar milhares. Alterar a formatação de números

Pode alterar rapidamente a formatação de uma célula ou intervalo de células seleccionado utilizando os seguintes ícones da barra de ferramentas Formatação:

Ícone: Função:

Moeda

23456 ficará 23.456,00 Esc. NOTA: Nos Estados Unidos este ícone poderá conter o símbolo $.

Estilo de percentagem

O,25 ficará 25%

Aumentar casas

decimais

23.456,00 ficará 23.456,000

Diminuir casas

decimais

23.456,00 ficará 23.456,0

Formatar células com um número fixo de casas decimais

• Seleccione a célula ou intervalo de células que pretende formatar com um número fixo de casas decimais.

• Para adicionar mais uma casa decimal à selecção, faça clique sobre o ícone Aumentar casas decimais que se encontra na barra de ferramentas Formatação. Para continuar a adicionar casas decimais até atingir o total pretendido, vá fazendo clique sobre o referido ícone.

• Para remover uma casa decimal da selecção, faça clique sobre o ícone Diminuir casas decimais que se encontra na barra de ferramentas Formatação. Mais uma vez, para continuar a remover casas decimais, só terá de ir fazendo clique sobre o ícone referido.

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4.4.1.2 Formatar células com diferentes estilos de datas. Formatar estilos de datas

• Introduza uma data numa célula. • Faça clique com o botão direito do rato sobre a célula e, no menu de

contexto apresentado, seleccione Formatar células para fazer aparecer a caixa de diálogo Formatar células. Seleccione Data da lista Categoria e utilize a secção Tipo da caixa de diálogo para seleccionar o formato de data pretendido.

4.4.1.3 Formatar células com diferentes símbolos monetários. Formatar células utilizando símbolos monetários

• Introduza um número numa célula. • Faça clique com o botão direito do rato sobre a célula e, no menu de contexto

que é apresentado, seleccione Formatar células para fazer aparecer a caixa de diálogo Formatar células. Seleccione Moeda da lista Categoria e utilize a secção Símbolo da caixa de diálogo para seleccionar o formato de moeda pretendido.

• Seleccione OK.

4.4.1.4 Formatar células com percentagens. Formatar números como percentagens

• Faça clique sobre uma célula para a seleccionar e, em seguida, sobre o ícone Estilo de percentagem localizado na barra de ferramentas de formatação do Excel.

• Introduza o valor da percentagem na célula. NOTA: Se formatar uma célula utilizando o estilo de percentagem o valor introduzido é multiplicado por 100 e o resultado apresentado com o símbolo de percentagem. Assim, se pretender introduzir 20% numa célula, deverá inserir o valor 0,2 e, em seguida, fazer clique sobre o ícone Estilo de percentagem.




4.4.2 - Formatar Células - Texto

4.4.2.1 Alterar o tamanho de texto. Formatar texto: negrito, itálico, tipo de letra. Alterar o tamanho de texto

• Seleccione a célula ou intervalo de células cujo tamanho do texto pretende alterar.

• Faça clique sobre a seta a apontar para baixo que se encontra à direita do ícone Tamanho do tipo de letra localizado na barra de ferramentas de formatação do Excel.

• Seleccione o tamanho de tipo de letra pretendido.

Formatar texto a negrito

• Seleccione a célula ou intervalo de células a que pretende aplicar a formatação de texto.

• Utilize o ícone Negrito localizado na barra de ferramentas de formatação do Excel.

Formatar texto a itálico


• Utilize o ícone Itálico localizado na barra de ferramentas de formatação do Excel.

Modificar o tipo de letra do texto


• Faça clique sobre a seta a apontar para baixo na secção Tipo de letra da barra de ferramentas de formatação do Excel. Seleccione o tipo de letra pretendido.

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4.4.2.2 Alterar a cor do texto. Alterar a cor do texto


• Utilize o ícone Cor do tipo de letra localizado na barra de ferramentas de formatação do Excel. Faça clique sobre a seta a apontar para baixo à direita deste ícone para visualizar diferentes opções de cor.

4.4.2.3 Ajustar a orientação do texto. Alterar a orientação do texto


• Faça clique com o botão direito do rato e, no menu de contexto que é apresentado, seleccione o comando Formatar células. A caixa de diálogo Formatar células aparecerá.

• Seleccione o separador Alinhamento e altere as opções seleccionadas consoante o que pretender.

Opções do alinhamento de texto na horizontal:




Opções do alinhamento de texto na vertical:

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Também poderá alterar a

orientação de modo a que o texto seja apresentado na diagonal (formando um determinado ângulo). Esta opção poderá ser muito útil para a formatação de cabeçalhos.

4.4.3 - Formatar Células - Intervalos de Células

4.4.3.1 Centrar e alinhar o conteúdo de células num intervalo de células seleccionado: à esquerda e à direita; pela margem superior e pela margem inferior. Alinhar dados entre as margens esquerda e direita de uma célula

• Seleccione a(s) célula(s) que pretende alinhar. • Na barra de ferramentas Formatação, faça clique sobre o ícone Alinhar à

esquerda para alinhar os dados com a margem esquerda da célula. • Faça clique sobre o ícone Alinhar à direita para alinhar os dados com a

margem direita da célula. • Faça clique sobre o ícone Ao centro para centrar os dados na célula.

Alinhar dados entre a margem superior e inferior de uma célula

• Seleccione as células que pretende alinhar. No menu Formatar, seleccione Células. A caixa de diálogo Formatar células aparecerá.

• Para visualizar as opções de Alinhamento, faça clique sobre o separador Alinhamento localizado no topo da caixa de diálogo.

• Escolha a opção Superior, Centro ou Inferior da secção Na vertical para alinhar os dados na célula.

• Para que as linhas de dados se ajustem perfeitamente à altura da célula, escolha a opção Justificar.

• Faça clique sobre OK. Alterar a orientação dos dados contidos em células

• Seleccione a célula ou células que pretende alterar e, do menu Formatar, escolha Células ou prima Ctrl+1, para abrir a caixa de diálogo Formatar células.

• Para visualizar as opções de Alinhamento, faça clique sobre o separador Alinhamento localizado no topo da caixa de diálogo Formatar células.

• Na zona Orientação, faça clique sobre a opção pretendida. • Faça clique sobre OK.




Moldar texto numa célula

• Introduza os dados na célula e prima Enter. A entrada de dados aparecerá como uma longa linha que excede os limites da célula.

• Seleccione a célula fazendo clique sobre a mesma. • No menu Formatar, escolha Células ou prima Ctrl+1 para fazer aparecer a

caixa de diálogo Formatar células. • Faça clique sobre o separador Alinhamento para visualizar as opções de

Alinhamento • Seleccione a caixa de verificação Moldar texto e faça clique sobre OK.

Definir avanços em células

• Em primeiro lugar, seleccione a(s) célula(s) a que pretende aplicar a formatação de avanço.

• Faça clique com o botão direito do rato e, no menu de contexto que é apresentado, seleccione Formatar células. A caixa de diálogo Formatar células aparecerá. Seleccione o separador Alinhamento.

• Seleccione Esquerda (avanço) da lista Alinhamento do texto/Na horizontal e, em seguida, utilize os controlos giratórios para adicionar o avanço pretendido.

• Seleccione OK. Rodar texto colocando-o num determinado ângulo

• Em primeiro lugar, seleccione a(s) célula(s) a que pretende aplicar a formatação de rotação.

• Faça clique com o botão direito do rato e, no menu de contexto apresentado, seleccione Formatar células. A caixa de diálogo Formatar células aparecerá. Seleccione o separador Alinhamento.

• Na secção Orientação introduza o valor exacto de rotação pretendido na caixa Graus ou arraste o indicador Texto para definir o nível de rotação desejado.

• Seleccione OK. Centrar um título ao longo de várias colunas

• Escreva o título no topo da coluna mais à esquerda. • Coloque o ponteiro do rato sobre a célula do título e seleccione esta célula

bem como as células adjacentes que atravessam as outras colunas. • Na barra de ferramentas Formatação, faça clique sobre o ícone Unir e

centrar. Centrar dados numa célula

• Seleccione a célula ou células que contêm os dados que pretende centrar. • Na barra de ferramentas Formatação, faça clique sobre o ícone Ao centro

para centrar os dados nas células.

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4.4.3.2 Adicionar limites a um intervalo de células seleccionado. Aplicar limites a células ou intervalos de células

• Seleccione a célula ou células a que pretende adicionar um limite. • Para visualizar opções de limites, faça clique sobre a seta a apontar para baixo

ao lado do ícone Limites localizado na barra de ferramentas Formatação. • Seleccione a opção pretendida. Depois de ter adicionado um limite utilizando

o ícone Limites, o limite seleccionado aparecerá no ícone Limites. Poderá adicionar o mesmo limite, fazendo clique sobre o ícone depois de ter seleccionado a célula ou células a que o pretende aplicar.

Utilizar a caixa de diálogo Formatar células (Limite)

• Poderá seleccionar uma célula ou intervalo de células e, em seguida, aceder à caixa de diálogo Formatar células, fazendo clique sobre o comando Células do menu pendente Formatar.

• Seleccione o separador Limite, conforme imagem em baixo.

• Pode utilizar esta caixa de diálogo não só para aplicar limites como também

para alterar o tipo de limite aplicado. • Em primeiro lugar, escolha um formato predefinido para aplicar um estilo de

limite. • Em seguida, faça clique sobre os ícones de Limite que se encontram na caixa

de diálogo. • Por último, utilize as opções Estilo e Cor para personalizar os limites. Veja

um exemplo em baixo.

• Faça clique sobre o botão OK para aplicar a formatação de limites e fechar a

caixa de diálogo.




Remover limites de células ou intervalos de células

• Seleccione a célula ou células que contêm os limites que pretende remover. Se um limite parecer estar na margem esquerda de uma célula mas na realidade estiver na margem direita da célula adjacente, seleccione ambas as células.

• Para visualizar as opções de limite, faça clique sobre a seta que se encontra à direita do ícone Limites localizado na barra de ferramentas Formatação.

• Faça clique sobre a primeira opção de limite. Esta opção corresponde a Sem limites, pelo que todos os limites seleccionados serão removidos.

Alterar o estilo e cor dos limites

• Seleccione a célula ou células que contêm um limite e, em seguida, no menu Formatar, escolha Células ou prima Ctrl+1 para fazer aparecer a caixa de diálogo Formatar células.

• Para visualizar as opções de limite, faça clique sobre o separador Limite no topo da caixa de diálogo Formatar células.

• Seleccione o estilo de limite pretendido fazendo clique sobre ele. • Na paleta de cores a que pode aceder através da secção Cor, seleccione a cor

pretendida. • Faça clique sobre as opções de Limite para definir quais os limites das células

seleccionadas que pretende que apareçam com a cor escolhida. Faça clique sobre OK.

Formatar automaticamente uma tabela

• Seleccione uma das células da tabela de informação. • No menu pendente Formatar, seleccione o comando Formatação

automática. • Da lista apresentada na secção Formato da tabela da caixa de diálogo,

seleccione o formato pretendido e, em seguida, faça clique sobre o botão OK para aplicar as informações de formatação.

NOTA: Se fizer clique sobre o botão Opções da caixa de diálogo, aparecerá uma secção adicional onde poderá especificar as seguintes opções de personalização.

• Se marcar uma ou várias das caixas de verificação acima ilustradas, serão aplicados os formatos apropriados quando utilizar a Formatação automática.

• Se não pretender aplicar um formato a um determinado elemento desmarque a caixa de verificação apropriada.

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4.4.4 - Verificação Ortográfica

4.4.4.1 Utilizar um programa de verificação ortográfica e, se necessário, fazer alterações.. Verificar a ortografia de uma folha de cálculo

• Seleccione uma única célula para fazer a verificação ortográfica de toda a folha de cálculo e, em seguida, do menu Ferramentas, seleccione Ortografia.

• Se não forem encontradas nenhumas palavras escritas incorrectamente, a caixa de diálogo Ortografia não aparecerá, mas sim uma caixa comunicando-lhe que o Excel concluiu a verificação ortográfica da folha de cálculo.

• Se a caixa de diálogo Ortografia for apresentada, seleccione uma das seguintes opções:

Adicionar Adiciona a palavra ao dicionário personalizado actual. Cancelar Pára a verificação ortográfica. Alterar Substitui esta ocorrência da palavra pela palavra que se encontra

na caixa de texto Alterar para. Alterar todas Substitui todas as ocorrências da palavra pela palavra que se

encontra na caixa de texto Alterar para. Ignorar Ignora a palavra e prossegue. Ignorar todas Ignora todas as ocorrências posteriores da palavra no documento. Sugerir Sugere palavras alternativas a partir do dicionário. Correcção

automática A palavra escrita incorrectamente e a respectiva escrita correcta são adicionadas à lista de palavras e de frases corrigidas automaticamente pela Correcção automática.

• Se tiver começado a verificação ortográfica a meio da folha de cálculo, o Excel

poderá perguntar-lhe se pretende continuar a verificação a partir do início da folha de cálculo. Seleccione Sim.

• Quando a verificação ortográfica estiver concluída aparecerá uma caixa. Seleccione OK.




Visualizar os itens que serão corrigidos pela Correcção automática

Abra o menu Ferramentas e seleccione a opção Correcção automática. Utilize as barras de deslocamento para percorrer os itens listados nas secções Substituir e Por. Como poderá verificar, se introduzir a expressão (c), esta será automaticamente substituída pelo símbolo ©.

Adicionar itens à Correcção automática

• Abra o menu Ferramentas e seleccione a opção Correcção automática. • Introduza a palavra escrita incorrectamente na caixa Substituir. • Introduza a palavra escrita correctamente na caixa Por. • Faça clique sobre o botão Adicionar. A entrada será adicionada à lista de correcção automática. • Faça clique sobre OK para terminar.

Eliminar uma entrada da Correcção automática

• Abra o menu Ferramentas e seleccione a opção Correcção automática. • Seleccione a entrada que pretende eliminar da lista (se necessário, utilize as

barras de deslocamento). • Faça clique sobre o botão Eliminar e, em seguida, sobre OK para terminar.

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4.4.5 - Configuração do Documento

4.4.5.1 Modificar as definições de margem do documento. Modificar os valores das margens

• Faça clique sobre o menu pendente Ficheiro e seleccione o comando Configurar página. A caixa de diálogo Configurar página aparecerá.

• Seleccione o separador Margens e modifique as margens conforme pretender.

4.4.5.2 Ajustar a configuração do documento de modo a imprimir numa única página. Configurar uma folha de cálculo de modo a ser impressa numa única página


• Seleccione o separador Página e altere a secção Ajustar a da caixa de diálogo, de modo a que a folha de cálculo seja impressa numa única página.




4.4.5.3 Adicionar um Cabeçalho e um Rodapé. Utilizar cabeçalhos e rodapés padrão

• O Excel fornece opções de cabeçalho e de rodapé padrão que poderão ser seleccionadas nos menus pendentes da caixa de diálogo Configurar página. No menu Ficheiro, seleccione Configurar página. A caixa de diálogo Configurar página aparecerá. Certifique-se de que o separador Cabeçalho/Rodapé está seleccionado.

• Faça clique sobre a seta a apontar para baixo que se encontra à direita da

caixa de listagem Cabeçalho para visualizar uma lista de cabeçalhos disponíveis.

• Faça clique sobre o cabeçalho pretendido para o seleccionar. • Faça clique sobre a seta a apontar para baixo que se encontra à direita da

caixa de listagem Rodapé para visualizar uma lista de rodapés disponíveis. • Faça clique sobre o rodapé pretendido para o seleccionar. • Faça clique sobre OK para aceitar o cabeçalho e o rodapé e fechar a caixa de

diálogo. Criar cabeçalhos e rodapés personalizados

• No menu Ficheiro seleccione Configurar página para fazer aparecer a caixa de diálogo Configurar página. Certifique-se de que o separador Cabeçalho/Rodapé está seleccionado.

• Faça clique sobre o botão Personalizar cabeçalho ou Personalizar rodapé para fazer aparecer a caixa de diálogo Cabeçalho (ou Rodapé). Na caixa Secção esquerda, introduza os dados que pretende que apareçam na margem esquerda do cabeçalho ou rodapé. Na caixa Secção central, introduza os dados que pretende que apareçam no centro do cabeçalho ou do rodapé.

• Na caixa Secção direita, introduza os dados que pretende que apareçam na margem direita do cabeçalho ou rodapé. Também poderá adicionar a data e a hora ao seu cabeçalho ou rodapé utilizando os ícones Data e Hora, incluir nomes de ficheiro e de folha de cálculo no cabeçalho ou rodapé utilizando os ícones Nome de ficheiro e Nome de folha de cálculo e determinar em que páginas aparecerão o cabeçalho e o rodapé utilizando os botões de Página. Quando tiver terminado, faça clique sobre OK para fechar a caixa de diálogo. O seu novo cabeçalho (ou rodapé) aparecerá na caixa de diálogo Configurar página na caixa de listagem Cabeçalho ou Rodapé. Escolha OK para fechar a caixa de diálogo Configurar página.

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4.4.5.4 Alterar a orientação de um documento - vertical ou horizontal, tamanho do papel, etc. Definir a orientação da página e o tamanho do papel


• Seleccione o separador Página. Seleccione a orientação Vertical ou Horizontal, bem como o tamanho de papel desejado.

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4.5 Impressão




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4.5.1 - Imprimir documentos de folha de cálculo simples

4.5.1.1 Utilizar opções de impressão básicas. Alterar as opções de configuração de página

• No menu pendente Ficheiro, escolha Configurar página. A caixa de diálogo Configurar página aparecerá.

• Faça clique sobre o separador Página. Altere uma ou várias das opções seguintes:

Para alterar este elemento:

Faça o seguinte:

Orientação Seleccione Vertical ou Horizontal fazendo clique sobre o respectivo botão de opção na secção Orientação.

Numeração de páginas

Para começar a numeração das páginas com um número diferente, seleccione a caixa de texto Número da primeira página e introduza o número que pretende utilizar.

Tamanho do papel

Visualize a lista pendente Tamanho do papel fazendo clique sobre a seta à direita desta secção e seleccione o tamanho pretendido.

Definir a qualidade da impressão

• Visualize a lista pendente Qualidade de impressão (fazendo clique sobre a seta a apontar para baixo à direita da respectiva secção) e escolha a qualidade pretendida.

Definir a escala da página

• Escolha o botão de opção Ajustar a. • Introduza uma percentagem para a escala na caixa de controlo giratório Ajustar

a ou escolha a outra opção Ajustar a e introduza as dimensões das páginas nas caixas de controlos giratórios correspondentes à altura e à largura.

• Seleccione OK. Alterar as margens

• No menu Ficheiro, escolha Configurar página. A caixa de diálogo Configurar página aparecerá.

• Seleccione o separador Margens e faça clique sobre a caixa de controlo da margem que pretende alterar, Superior, Inferior, Esquerda ou Direita.

• Faça clique sobre as setas das caixas de controlo giratório para alterar as definições e seleccione OK.

Alterar as margens de cabeçalho e rodapé

• No menu Ficheiro, escolha Configurar página. A caixa de diálogo Configurar página aparecerá. Faça clique sobre o separador Margens.

• Escolha a caixa de controlo giratório Cabeçalho ou Rodapé e altere as definições das margens utilizando as respectivas setas.

• Seleccione OK. Alterar as margens no modo de pré-

• No menu Ficheiro, escolha Pré-visualizar. A janela Pré-visualizar aparecerá. Faça clique sobre o botão Margens. Aparecerão guias pontilhadas indicando as margens.




visualização • Faça clique sobre a guia de margem que pretende alterar e arraste-a para a nova localização.

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Alterar a forma como os dados são centrados na página

• No menu Ficheiro, escolha Pré-visualizar. A janela Pré-visualizar aparecerá. • Faça clique sobre o botão Margens e aparecerão guias pontilhadas

representando as margens. • Faça clique sobre Configurar para fazer aparecer a caixa de diálogo

Configurar página. • Seleccione o separador Margens e faça clique sobre as caixas de verificação

Horizontalmente e/ou Verticalmente na secção Centrar na página da caixa de diálogo.

• Seleccione OK. Centrar na página os dados que serão impressos


• Seleccione o separador Margens. • Faça clique sobre as caixas de verificação Horizontalmente e/ou

Verticalmente localizadas na secção Centrar na página. Na página de pré-visualização poderá ver como a selecção será impressa.

• O bloco de impressão ficará centrado entre as margens estabelecidas. • Quando tiver terminado a selecção das opções pretendidas, escolha o botão

Imprimir para fazer aparecer a caixa de diálogo Imprimir. • Escolha OK para imprimir o relatório.

Alterar as opções de folha

• No menu pendente Ficheiro, faça clique sobre o comando Configurar página para fazer aparecer a caixa de diálogo Configurar página.

• Seleccione o separador Folha e altere uma ou várias das opções seguintes, consoante o que pretender:

Para alterar este aspecto: Faça o seguinte:

Repetição de colunas ou linhas

• Faça clique sobre o ícone que se encontra à

direita da caixa de texto Linhas a repetir no início na área Títulos de impressão e arraste o ponteiro do rato sobre as linhas que pretende repetir no início da página. Faça clique sobre o ícone que se encontra à direita da caixa de texto Colunas a repetir à esquerda e arraste o ponteiro do rato sobre as colunas que pretende repetir do lado esquerdo da página.

Elementos a imprimir

• Seleccione os elementos que pretende

imprimir, isto é, Linhas de grelha, Comentários, Qualidade de rascunho, A preto e branco, Cabeçalhos de linha e coluna.

Ordem de impressão das

páginas

• Seleccione De cima para baixo ou Da esquerda para a direita.

Intervalo de impressão

• Na caixa de texto Área de impressão, introduza o intervalo de células da folha de cálculo que pretende imprimir ou faça clique sobre o ícone que se encontra à




direita da caixa de texto Área de impressão e arraste o ponteiro do rato sobre as áreas da folha de cálculo que pretende imprimir.

• Seleccione OK. Seleccionar uma impressora

• No menu Ficheiro, seleccione Imprimir. A caixa de diálogo Imprimir aparecerá.

• Na caixa de lista Nome da impressora, escolha a impressora que pretende utilizar.

• Seleccione OK. Alterar as definições da impressora


• Escolha o botão Opções para abrir a caixa de diálogo Propriedades de configuração relativa à impressora.

• Altere as opções consoante o pretendido. As opções disponíveis variarão consoante o tipo de impressora que possuir.

• Seleccione OK e, em seguida, volte a seleccionar OK para fechar a caixa de diálogo Configurar página.

Definir a área de impressão


• Seleccione o separador Folha. • Na caixa de texto Área de impressão, introduza a área de impressão ou

seleccione o intervalo da folha de cálculo fazendo clique sobre o ícone que se encontra à direita da caixa e arrastando o ponteiro do rato sobre a área que pretende imprimir.

• Seleccione OK.

4.5.1.2 Pré-visualizar uma folha de cálculo. Pré-visualizar uma folha de cálculo

• Faça clique sobre o ícone Pré-visualizar localizado na barra de ferramentas Padrão do Excel.

No ecrã que aparece verá uma nova barra de ferramentas. Faça clique sobre o botão

Fechar para voltar a visualizar os seus dados na vista normal do Excel.

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4.5.1.3 Imprimir uma folha de cálculo. Imprimir uma folha de cálculo

• Faça clique sobre o ícone Imprimir ou, se quiser ter mais controlo sobre o que será impresso e de que forma, seleccione Imprimir do menu Ficheiro. A caixa de diálogo Imprimir será apresentada.

• Seleccione o que pretende imprimir na área Imprimir, isto é, Selecção, Folhas activas ou Livro inteiro.

• Especifique o número de cópias que pretende imprimir na caixa de controlo giratório Número de cópias.

• Na área Intervalo de impressão, indique se pretende imprimir todas as páginas do intervalo seleccionando Tudo ou introduza os números correspondentes à primeira e à última página nas caixas de controlo giratório De e Para.

• Seleccione OK.

4.5.1.4 Imprimir parte de uma folha de cálculo ou um intervalo de células predefinido. Imprimir partes de um livro / folha de cálculo


• Seleccione o separador Página. Pode imprimir todas as páginas ou páginas seleccionadas. Também pode imprimir o livro inteiro (isto é, todas as páginas do livro).

• Se tiver seleccionado previamente uma área da folha de cálculo, também poderá optar por imprimir apenas a selecção.

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4.6 Funções Mais Avançadas




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4.6.1 - Importar Objectos

4.6.1.1 Importar objectos para uma folha de cálculo: ficheiros de imagem, gráficos, ficheiros de texto, etc. Qual a finalidade da Importação de dados? Formatos de texto mais comuns:

Como já vimos, o Excel pode efectuar análises de dados e produzir representações gráficas dos mesmos. Se os dados de que dispõe estiverem contidos num relatório com o formato Word/ de Processador de Texto, para os importar para uma folha de cálculo, (em vez de os introduzir de raiz na mesma), terá de os converter num formato que o Excel possa reconhecer. O que acontecerá se o texto que pretende importar para o Excel não estiver num formato reconhecido por este? Se o texto que pretende importar não estiver num formato reconhecido, o Excel iniciará automaticamente o Assistente de Importações de Texto para o auxiliar.

Texto Os ficheiros de texto consistem em texto simples sem qualquer formatação, excepto as quebras de linha. Normalmente, este tipo de ficheiros têm um registo de informação por linha mas as formas de identificação dos campos variam.

Texto (Delimitado por

tabulações)

Neste formato de ficheiro de texto são utilizadas tabulações para definir campos.

Texto formatado

Os ficheiros de texto formatado utilizam a posição para definir campos, começando cada campo numa posição definida da linha. Este tipo de campo também poderá ser designado por Delimitado por espaços, Largura fixa e Delimitado por colunas.

CSV (Valores Separados por

Vírgulas)

Os ficheiros de texto CSV empregam vírgulas para delimitar (separar) campos. Embora estes ficheiros de texto se designem por CSV (Valores Separados por Vírgulas), o carácter delimitador não tem de ser obrigatoriamente uma vírgula. Os campos delimitados por vírgulas podem utilizar como carácter delimitador a barra vertical ( | ) e o sinal de arroba ( @ ).

O Assistente de Importações de Texto

O Assistente de Importações de Texto é um conjunto de caixas de diálogo que orientam o utilizador, auxiliando-o a executar os passos necessários à importação de texto para uma folha de cálculo do Excel.

Importar texto • Abra o menu Ficheiro e seleccione a opção Abrir.




para o Excel utilizando o Assistente de Importações de Texto

• Faça clique sobre a seta a apontar para baixo que se encontra à direita do campo Ficheiros do tipo e seleccione Ficheiros de texto.

• Seleccione o ficheiro que pretende abrir e escolha Abrir. • A caixa de diálogo Assistente de Importações de Texto (Passo 1 de 3),

conforme imagem em baixo, aparecerá.

A caixa de diálogo tem duas áreas distintas. Na área superior o utilizador poderá seleccionar as opções pretendidas, enquanto que na área inferior poderá visualizar os dados que pretende importar. O assistente analisa os dados originais e o formato de ficheiro original e determina se se trata de um ficheiro delimitado ou não. Pode optar por alterar a decisão do assistente se assim o desejar.

• Depois de ter seleccionado as opções pretendidas faça clique sobre Seguinte.

A caixa de diálogo Assistente de Importações de Texto (Passo 2 de 3) será apresentada. A metade superior desta caixa permite-lhe seleccionar o delimitador de campo pretendido. O delimitador predefinido é a Tabulação.

• Escolha a opção ou opções pretendidas (pode seleccionar mais do que uma). • Depois de escolher o delimitador poderá ver o efeito no quadro localizado na

metade inferior da caixa de diálogo. • Quando a disposição dos dados estiver como pretender faça clique sobre

Seguinte. • A caixa de diálogo Assistente de Importações de Texto (Passo 3 de 3) será

apresentada.

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Módulo Q

uatro - Manual

Nesta caixa pode seleccionar o formato de dados pretendido para cada coluna. Também poderá definir se pretende importar uma coluna ou não. • Depois de ter feito as suas escolhas, faça clique sobre o botão Concluir para

importar o texto para a sua folha de cálculo. Importar uma imagem para uma folha de cálculo

• Faça clique sobre o menu pendente Inserir e seleccione Imagem. • Escolha a opção Do ficheiro do submenu. A caixa de diálogo Inserir

imagem será apresentada. • Seleccione a imagem que pretende inserir e faça clique sobre o botão Inserir.

Copiar um gráfico de uma folha de cálculo para outra

• Se pretender copiar um gráfico que se encontre numa folha de cálculo diferente do livro de Excel onde se encontra presentemente, terá de, em primeiro lugar, passar para a folha de cálculo que contém o gráfico (fazendo clique sobre o separador apropriado localizado na parte inferior do livro). Em seguida, faça clique sobre o gráfico para o seleccionar e prima Ctrl+C para o copiar para a Área de transferência.

• Volte à folha de cálculo na qual pretende inserir o gráfico e prima Ctrl+V para inserir o gráfico.

Copiar um gráfico de um livro diferente para uma folha de cálculo

• Se pretender copiar para a sua folha de cálculo um gráfico que se encontre numa folha de cálculo de um livro completamente diferente, terá de, em primeiro lugar, abrir o livro para onde pretende copiar o gráfico (se ainda não o tiver feito) e, em seguida, passar para o livro que contém o gráfico que pretende copiar (fazendo clique sobre o botão apropriado localizado na parte inferior do ecrã). Quando se encontrar no livro pretendido, faça clique sobre o gráfico para o seleccionar e prima Ctrl+C para o copiar para a Área de transferência.

• Volte ao livro original no qual estava a trabalhar e, se necessário, passe para a folha de cálculo na qual pretende inserir o gráfico. Por último, prima Ctrl+V para inserir o gráfico.




4.6.1.2 Mover e redimensionar objectos importados numa folha de cálculo. Mover um objecto

• Faça clique sobre o objecto (gráfico ou imagem) para o seleccionar. Depois de seleccionado, aparecerão pontos de controlo (pequenas caixas) à volta do objecto, conforme exemplo em baixo.

• Prima e mantenha premido o botão do rato enquanto arrasta o ponteiro do

rato para o local para onde pretende mover o objecto seleccionado. • Deixe de pressionar o botão do rato.

Copiar um objecto

• Faça clique sobre o objecto (gráfico ou imagem) para o seleccionar. • Prima e mantenha premida a tecla Ctrl. • Prima o botão do rato e mantendo-o premido mova o ponteiro do rato para o

local para onde pretende copiar o objecto seleccionado. • Deixe de pressionar o botão do rato. • Deixe de pressionar a tecla Ctrl.

Redimensionar um objecto

• Faça clique sobre o objecto (gráfico ou imagem) para o seleccionar. • Mova o ponteiro do rato para cima de qualquer canto do objecto

seleccionado. O ponteiro do rato deverá assumir a forma de uma linha diagonal com ambas as extremidades em forma de ponta de seta.

• Prima o botão do rato e, mantendo-o premido, mova o ponteiro do rato para redimensionar o objecto seleccionado.

• Deixe de pressionar o botão do rato.

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Módulo Q

uatro - Manual

4.6.2 - Gráficos

4.6.2.1 Produzir diferentes tipos de gráficos, a partir de valores de folhas de cálculo, para analisar dados. Por exemplo: gráficos circulares, de colunas e de barras. Utilizar o Assistente de Gráficos para criar um gráfico

• Seleccione as células que pretende incluir no gráfico. Se pretender seleccionar um intervalo de células não-adjacentes, seleccione, com o rato, a primeira célula do intervalo e, premindo e mantendo premida a tecla Ctrl, faça clique sobre as outras células que pretende incluir no intervalo.

• Na barra de ferramentas Padrão, faça clique sobre o ícone Assistente de Gráficos.

• O 1º passo da caixa de diálogo Assistente de Gráficos será apresentado. • Continue a fazer as suas escolhas através do Assistente de Gráficos, até atingir

o último passo do mesmo. • Seleccione Concluir e o gráfico aparecerá no seu ecrã.




4.6.2.2 Editar ou modificar um gráfico: adicionar um título ou rótulo, alterar a escala. Modificar as cores do gráfico. Adicionar um título a um gráfico

• Faça clique sobre o gráfico que criou. Irá reparar que, depois de seleccionar o gráfico, os menus pendentes se alteram:

Isto é, o menu pendente Dados é substituído pelo menu pendente Gráfico. • Faça clique sobre o menu pendente Gráfico e seleccione o comando Opções

do gráfico. Certifique-se de que o separador Títulos está seleccionado. Introduza ou modifique os títulos consoante o que pretender.

• Faça clique sobre o botão OK.

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Módulo Q

uatro - Manual

Alterar a escala do gráfico

• Faça clique sobre um eixo do gráfico que criou para o seleccionar. No exemplo em baixo, seleccionámos o eixo vertical.

• Faça duplo clique sobre o item seleccionado para abrir uma caixa de diálogo.

Faça clique sobre o separador da caixa de diálogo pretendido, neste caso Escala, conforme imagem em baixo.

• Modifique a escala conforme pretendido.




Modificar as cores do gráfico

• Seleccione o item do gráfico (fazendo um único clique sobre ele) cuja cor pretende alterar. No exemplo em baixo, fizemos clique sobre uma das barras verticais.

• Se fizer duplo clique sobre o item seleccionado, aparecerá uma caixa de

diálogo (veja imagem em baixo). Certifique-se de que o separador Padrões da caixa de diálogo está seleccionado. Seleccione as cores pretendidas.

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Módulo Q

uatro - Manual

4.6.2.3 Alterar o tipo de gráfico. Utilizar o ícone Tipo de gráfico

• Faça clique sobre o gráfico para o seleccionar e, em seguida, sobre a seta a apontar para baixo ao lado do ícone Tipo de gráfico na barra de ferramentas Gráfico.

• Seleccione o novo tipo de gráfico pretendido.

• Se fizer clique sobre o ícone Tipo de gráfico visualizará um menu pendente com vários tipos de gráficos, no qual poderá seleccionar o formato pretendido.

NOTA: Para converter um gráfico para um gráfico circular, só poderá utilizar uma série de dados.

Os exemplos seguintes foram criados utilizando os dados listados em baixo.

Sales Rentals Monday 2 3 Tuesday 8 2 Wednesday 4 6 Thursday 6 3 Friday 8 5 Saturday 9 6 Sunday 1 3




Ícone Título Efeito

Gráfico de áreas

0

24

68

10

1 2 3 4

Series2Series1

Gráfico de áreas 3D

Gráfico de superfície3

D

Gráfico de

barras

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Módulo Q

uatro - Manual

Gráfico de barras 3D

Gráfico de

radar

Gráfico de

colunas

Gráfico de colunas 3D




Gráfico de

bolhas

Gráfico de

linhas

Gráfico de linhas 3D

Gráfico de

dispersão (XY)

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Módulo Q

uatro - Manual

Gráfico circular

Gráfico circular

3D

Gráfico em anel

Gráfico de

cilindros 3D




Gráfico de cones 3D

Gráfico de

pirâmides 3D

4.6.2.4 Mover e eliminar gráficos. Mover um gráfico

• Faça clique sobre o gráfico que pretende mover. Aparecerão pequenos quadrados pretos (alças de selecção) à volta do limite do gráfico. Estes quadrados indicam que o gráfico está seleccionado.

• Coloque o ponteiro do rato sobre o limite preto que envolve o gráfico e arraste-o para a nova localização.

• Deixe de pressionar o botão do rato quando tiver colocado o gráfico no local pretendido.

Redimensionar um gráfico

• Mova o ponteiro do rato para cima de uma das alças de selecção situadas nos cantos do gráfico (as pequenas caixas pretas quadrangulares) e utilize a técnica 'arrastar e largar'. O processo de redimensionamento de gráficos no Excel é exactamente igual ao das outras aplicações da Microsoft.

Eliminar um gráfico

• Faça clique sobre o gráfico que pretende eliminar para o seleccionar e prima Delete. O gráfico será eliminado.

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Módulo Q

uatro - Manual

Anexo

A barra de ferramentas Padrão

Novo

Cria um novo livro.

Abrir

Apresenta a caixa de diálogo Abrir.

Guardar

Guarda o livro.

Correio electrónico

Permite-lhe enviar o livro como correio electrónico.

Imprimir

Imprime o livro.

Pré-visualizar

Muda para o modo de pré-visualização.

Ortografia

Inicia o Corrector Ortográfico.

Cortar

Corta o intervalo seleccionado para a Área de transferência.

Copiar

Copia o intervalo seleccionado para a Área de transferência.

Colar

Cola os dados a partir da Área de transferência.

Pincel de

formatação

Copia a formatação.

Anular

Anula a última acção.

Repetir

Repete a última acção.

Soma automática

Cola a função de soma.

Colar função

Abre a caixa de diálogo Colar função.

Ascendente

Ordena a selecção por ordem ascendente.

Descendente

Ordena a selecção por ordem descendente.

Assistente de

Gráficos

Inicia o Assistente de Gráficos.

Desenho

Apresenta a barra de ferramentas Desenho.

Zoom

Permite ampliar ou reduzir a apresentação da folha de cálculo de acordo com uma percentagem especificada pelo utilizador.

Assistente do Office

Apresenta o Assistente do Office que o poderá ajudar a utilizar o sistema com maior eficácia.




A barra de ferramentas Formatação

Ícone: Função: Permite-lhe seleccionar tipos de letra de uma lista pendente.

Permite-lhe seleccionar um tamanho de tipo de letra de uma lista pendente.

Permite-lhe colocar a negrito um intervalo seleccionado.

Permite-lhe colocar a itálico um intervalo seleccionado.

Permite-lhe sublinhar um intervalo seleccionado.

Permite-lhe alinhar à esquerda um intervalo seleccionado.

Permite-lhe centrar um intervalo seleccionado.

Permite-lhe alinhar à direita um intervalo seleccionado.

Permite-lhe centrar texto ao longo de um intervalo seleccionado.

Permite-lhe aplicar um estilo de moeda a um intervalo seleccionado. NOTA: Nos E.U.A., em vez do ícone com as moedas poderá ver um ícone com o símbolo $ (dólar).

Permite-lhe aplicar um estilo de percentagem a um intervalo seleccionado.

Permite-lhe aumentar o número de casas decimais dos valores de um intervalo seleccionado.

Permite-lhe diminuir o número de casas decimais dos valores de um intervalo seleccionado.

Permite-lhe diminuir o avanço de um intervalo seleccionado.

Permite-lhe aumentar o avanço de um intervalo seleccionado.

Permite-lhe seleccionar e aplicar limites a um intervalo seleccionado.

Permite-lhe seleccionar e aplicar cor a um intervalo seleccionado.

Permite-lhe seleccionar e aplicar cor a texto de um intervalo seleccionado.

Navegar através de folhas de cálculo e livros do Excel.

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Módulo Q

uatro - Manual

Mover-se para uma célula utilizando o rato

• Coloque o ponteiro do rato sobre a célula e faça clique com o botão do rato.

Ir rapidamente para uma determinada célula

• Introduza a célula para a qual pretende 'saltar' na Caixa de nome (no canto superior esquerdo do ecrã, conforme imagem ao lado). No exemplo, foi introduzida a referência de célula J9. Se pressionar a tecla Enter passará para a célula introduzida.

Passar de umas células para as outras utilizando o teclado

• Para passar de umas células para as outras, utilize um dos seguintes métodos:

Pressione esta(s) tecla(s):

Para se mover:

→→→→ Uma célula para a direita. ←←←← Uma célula para a esquerda. ↓↓↓↓ Para a célula abaixo. ↑↑↑↑ Para a célula acima. Ctrl + →→→→ Para a célula mais à direita do intervalo actual. Ctrl+ ←←←← Para a célula mais à esquerda do intervalo actual. Ctrl + ↓↓↓↓ Para a célula mais abaixo do intervalo actual. Ctrl +↑↑↑↑ Para a célula mais acima do intervalo actual. Home Para a primeira célula da linha. Ctrl+Home Para a primeira célula da folha de cálculo. Ctrl+End Para a célula mais à direita e abaixo da folha de cálculo, que

contenha dados. Page Down Para a página ou ecrã abaixo. Page Up Para a página ou ecrã acima. Alt+PgDn Para o ecrã à direita. Alt+PgUp Para o ecrã à esquerda. Mover-se no interior de uma selecção

• Utilize uma das combinações de teclas seguintes:

Pressione esta(s) tecla(s):

Para mover a célula activa:

Tab Para a célula à direita. Shift+Tab Para a célula à esquerda. Enter Para a célula abaixo. Shift+Enter Para a célula acima. Mover-se entre folhas de cálculo utilizando o rato

• Coloque o ponteiro do rato sobre o separador da folha pretendida e faça clique com o botão do rato.




Mover-se entre folhas de cálculo utilizando o teclado

• Utilize Ctrl+PgDn para passar para a folha seguinte. • Utilize Ctrl+PgUp para passar para a folha anterior.

Mover-se utilizando Ir para

• No menu Editar, escolha Ir para. A caixa de diálogo Ir para aparecerá. • Na caixa de texto Referência escreva a referência da célula ou faça clique sobre

um nome de intervalo da caixa de lista Ir para, para o seleccionar e, em seguida, escolha OK.

Mover-se para outra folha de cálculo de um livro

• Faça clique sobre o separador da folha de cálculo pretendida localizado ao longo da parte de baixo da folha de cálculo.

Mover-se para a primeira ou última folha de cálculo de um livro

• Para se mover para a última folha de cálculo de um livro, faça clique sobre esta

seta: • Para se mover para a primeira folha de cálculo de um livro, faça clique sobre

esta seta:

Mover-se entre separadores de folha de cálculo utilizando o teclado

• Utilize os seguintes atalhos de teclado para se mover entre folhas de cálculo:

Pressione estas teclas: Para: Ctrl+Page Up Se mover para o separador à esquerda. Ctrl+Page Down Se mover para o separador à direita. Inserir células ou intervalos

• Seleccione a célula onde pretende inserir a nova célula. • No menu Inserir, seleccione Células. A caixa de diálogo Inserir aparecerá. • Seleccione uma das seguintes opções:

Coluna inteira Move todas as células da coluna para a direita e insere uma nova coluna.

Linha inteira Move todas as células da linha para baixo e insere uma nova linha.

Mover células para baixo

Move as células existentes para baixo e insere uma célula.

Mover células para a direita

Move as células existentes para a direita e insere uma célula.

• Faça clique sobre OK.

Documents

Dominar a ECDL / ICDL...logotipos ECDL e ICDL, o produtor de material de formação deverá assinalar de uma forma clara e proeminente, na página inicial ou no écran de abertura,