E-BOOK - Vendas e Implantação (Guia Definitivo)

project builder + agendor | 1

NDICE

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Principais desafios da integrao implantao e vendas

Entendendo a necessidade do cliente para uma implantao de sucesso

Passagem de basto: vendas X implantao

Adotando a gesto de projetos com foco no sucesso do cliente

Boas prticas de proposta de projeto

Concluso

Reunio de kick-off eficiente

Sobre a Project Builder

Sobre o Agendor


INTRODUO

A integrao entre o setor de vendas e o setor de implantao um dos desafios

mais bsicos das empresas que trabalham com projetos, pois o perfeito alinhamento

entre essas duas reas que garante o sucesso da execuo do projeto e da empresa

como fornecedora de solues.

Esse alinhamento ocorre quando todos os envolvidos so bem informados a

respeito das negociaes com o cliente, bem como das possibilidades da equipe

de implantao em atender ao que est sendo solicitado. Para tanto, preciso

dispor de boa vontade de ambas partes, mas tambm de ferramentas adequadas

para a otimizao de processos e gesto de projetos, que auxiliem as equipes a se

concentrarem no que realmente importa: o cliente.

Neste e-book voc ver o que necessrio para uma gesto de projetos mais focada

no cliente e menos preocupada com os processos e os contratos, afinal, o sucesso do

cliente o seu sucesso! Aproveite!

4 | Project Builder + Agendor

Principais desafios da integrao implantao e vendas

Independentemente do mercado de atuao, a prosperidade e a sustentabildade

de qualquer organizao so conquistadas pela expanso da base de clientes

e, consequentemente, pelo faturamento e pela gerao de valor no

necessariamente nesta ordem. Com essa viso clara, dividimos os desafios em

duas reas: vendas e implantao. O objetivo da equipe de vendas, de qualquer

empresa, sempre conquistar novos clientes, expandir receita em clientes atendidos

e aumentar o faturamento da organizao, ou seja: vender mais. Da mesma

forma, a rea de implantao ou rea de projeto tem como objetivo

entregar o resultado almejado pelo cliente em outras palavras: entregar

valor.

O grande desafio que, se no existe um alinhamento entre as

duas reas, problemas, como escopo do projeto mal definido,

cronogramas irreais, necessidades no identificadas e expectativas

no alinhadas, podem gerar resultados na contramo dos objetivos


da empresa.

No se preocupe se isso acontece na sua organizao, esse um caminho natural

de quando comeamos a escalar vendas. Da mesma forma que ele danoso para

a organizao, nele existe uma oportunidade real de melhoria, de integrao entre

as reas e de criao de um importante diferencial competitivo que a perfeita

integrao entre vendas e implantao. Separamos alguns passos que vo te ajudar

melhor a alinhar as duas reas:

Crie um esprito de equipe entre as reasA equipe de vendas est sempre preocupada com nmeros

e metas e isso totalmente compreensvel , porm

preciso fazer com que ela enxergue alm dos nmeros.

Uma boa forma de tornar isto possvel envolver

a equipe de projetos nas reunies de fechamento

de escopo para que assim estimule um esprito de

cooperao com a equipe de vendas quem vende ter a

dimenso do trabalho de quem implementa e vice-versa.

Trabalhe com proposta de projetosPara promover a integrao vendas e implantao


fundamental adotar uma gesto de mltiplos projetos, pois somente desta forma

o gerente de projetos saber como esto disponibilizados seus recursos humanos e

quais so as possibilidades para executar novos projetos sem a necessidade de novas

contrataes.

Use ferramentas de gesto de projetosCapacitar o time comercial em gesto de projetos uma forma muito positiva de

resolver esse impasse. Cada vez mais, grandes consultorias adotam o canvas para

entender melhor qual a necessidade do cliente e at mesmo como proposta. No

caso do PM Canvas construir junto com o cliente uma excelente oportunidade de

entender melhor os desafios do cliente, o produto que ele espera receber e seus

requisitos. Outras ferramentas visuais como Estrutura Analtica de Projetos, Mapa

Mental e cronograma ajudam a delimitar o escopo e a alinhar expectativas.

No se comprometa com o que no possvel ser entregueUma vez compreendidos o cenrio e as necessidades do cliente, muito importante

voltar para a empresa e fazer o dever de casa antes de se comprometer com o

cliente. Pontos como disponibilidade da equipe, melhor perfil profissional para

atender a demanda, desafios do projeto e experincia em cenrios semelhantes s


podero ser profundamente explorados pelo time de projetos. Com base nessas

anlises e com a identificao da disponibilidade de recursos da empresa que ser

possvel se comprometer com prazos de entrega e cronograma de projeto. Mesmo

sabendo que s vezes a realidade no a resposta que o cliente quer ouvir, lembre-se

de que todo relacionamento duradouro comea com confiana e respeito.


Entendendo a necessidade do cliente para uma implantao de sucesso

Uma das maiores dificuldades do ser humano a comunicao, e isso se intensifica

quando h a necessidade de leitura de um problema especfico do cliente. Muitas

vezes nem ele mesmo sabe do que realmente precisa, e a faz parte do objetivo

do setor de vendas compreender o problema para ento formatar uma soluo

adequada, que satisfaa o cliente e que seja executvel pela equipe de implantao.

Alm de compreender a necessidade do cliente, a equipe de vendas deve ter o

cuidado de perceber outros desejos embutidos no problema apresentado, como

melhoria do status da empresa, utilizao de uma ferramenta para melhorar a

reputao da marca e at mesmo maior performance da empresa no mercado.

Para compreender exatamente o que o cliente precisa, necessrio ouvi-lo. Uma,

duas, trs vezes, at que todos os detalhes estejam bastante claros para a equipe de

vendas. Neste momento, envolver a equipe de implantao pode ser uma boa ideia,

j que um olhar tcnico sobre o problema do cliente pode trazer novos insights e


determinar a complexidade do trabalho com maior eficcia.

O ideal que medida que as negociaes evoluam, o responsvel de

vendas anote tudo o que seja conversado com o cliente

e, ao final, elabore um relatrio para validao das

informaes. Um parecer da equipe de implantao

fundamental para que a proposta comercial seja

elaborada com qualidade e esteja dentro dos padres

executveis para o projeto.

Com a validao das informaes, a proposta

comercial elaborada de acordo com o escopo

pr-definido, por isso deve ser o mais fiel possvel a

todas as negociaes anteriores. Caso surjam ideias

de incremento no projeto antes da aceitao do cliente,

o ideal que se faam duas propostas comerciais

para que o cliente possa verificar a possibilidade de

desenvolver um projeto mais elaborado ou de deixar

as melhorias para um segundo momento. A equipe

de implantao pode perfeitamente orientar os dois


casos, mostrando os benefcios e desvantagens de cada situao. Aceita a proposta

comercial, o escopo do projeto deve ser negociado e o contrato fechado.

importante nessa fase envolver todos os players para que a necessidade do cliente

seja atendida em todas as suas nuances, por isso comercial, implantao e cliente

devem ter reunies conjuntas para definir o melhor caminho a ser tomado. Sem a

equipe de implantao envolvida, o comercial pode vir a prometer solues ineficazes

e at mesmo inviveis. Deixar apenas a implantao na negociao tira a vantagem

da empresa no que tange persuaso e negociao com o cliente, portanto, no h

como prescindir de nenhum destes players.


Passagem de basto:vendas X implantao

Com a proposta fechada, chega a hora de a equipe de vendas passar o basto para

a implantao, para que esta comece os trabalhos. Uma reunio de alinhamento

essencial para que todos os que estaro envolvidos no projeto daqui por diante

tenham conhecimento do que foi discutido e acordado com o cliente, visando manter

o foco sempre na satisfao dele.

Acertados os primeiros passos, a reunio de kick-off serve para apresentar o

planejamento do projeto, as principais entregas e marcos, bem como o cronograma

de execuo, visando dar um panorama geral de todo o desenvolvimento do projeto.

Assim todos os envolvidos, desde o cliente at a equipe de projetos, tm suas

expectativas alinhadas e bem cronometradas para que se possa executar o projeto

com excelncia.

Durante a reunio de kick-off possvel ainda apresentar a matriz de comunicao,

que tem por objetivo determinar quem recebe que tipo de informao, de onde


as informaes so demandadas e para quem vo. uma maneira de estabelecer

as melhores prticas de comunicao e deixar todos informados a respeito do

andamento do projeto.

Finalizada a apresentao do projeto, algumas sugestes de prximos passos podem

ser dadas, como, por exemplo, melhorias no sistema ou implantao de novas

ferramentas para otimizar ainda mais os resultados do cliente. Essas observaes so

importantes para que o comercial tenha argumentos para oferecer novas solues

para clientes j existentes e possa ampliar ainda mais o portflio de vendas da

empresa.

Neste processo, um dos grandes auxiliares ser o seu sistema de CRM, pois garantir

todo o histrico de conversaes com o cliente, munindo a equipe de vendas de

informaes para aumentar o lifetime value do cliente e a satisfao do mesmo com

a empresa. Perceba que no CRM devem constar todas as informaes do setor de

vendas e as observaes do setor de implantao tambm, para que num futuro

prximo se tenha um documento completo das necessidades do cliente e o que j foi

realizado.


Boas prticas de proposta de projeto

Para desenvolver um bom projeto voc deve passar por algumas fases essenciais, que

nortearo a conduo das suas aes e traro equipe maior confiana na execuo

de suas atividades.

Gesto de escopoA gesto do escopo refere-se definio das limitaes do projeto, ou seja, o que

ele contempla e o que ele no contempla. Isso se faz necessrio para que no haja

mudanas de escopo ao longo do projeto pela falta de detalhamento do que vem a

ser o produto final do projeto.

Na gesto de escopo a equipe controla permanentemente todos os detalhes do

escopo, desmembrando as atividades a serem realizadas, as entregas e os marcos de

cada fase para que seja melhor visualizado o que deve ser realizado em cada etapa.

Gesto de tempoA gesto de tempo a gesto do cronograma do projeto, quer dizer, dos prazos

acordados na reunio de kick-off. Manter cada atividade dentro do tempo estipulado


para ela garante que o projeto seja entregue na data combinada com o cliente,

contribuindo para sua satisfao.

Gesto de custosOs custos do projeto devem ser acompanhados de perto para que no extrapolem

o oramento previsto. Para tanto, preciso estimar o custo de cada atividade

do projeto detalhadamente, utilizando a CPI e curva S de custos para controlar a

execuo.

Gesto da comunicaoGarantir que a informao chegue s pessoas certas no momento certo essencial

para que o projeto flua com tranquilidade, e a gesto da comunicao a responsvel

por isso. Sendo assim, garanta um fluxo de comunicao fluido e gil.

Usar modelos e templatesOtimizar o planejamento das atividades contribui para que a equipe do projeto no

perca tempo, sendo assim, utilize modelos e templates que possam ser aproveitados

para vrios projetos. Um software de gesto de projetos contribui consideravelmente

para a otimizao do planejamento, haja vista seu preparado para receber diversos

tipos de projetos.


A reunio de kick-off o pontap inicial do projeto, portanto deve ser bem planejada

e estruturada para surpreender os participantes, em especial, o cliente. Um convite

formal, com antecedncia, deve ser enviado a todos os envolvidos, visando dar o

tempo necessrio para que todos se preparem.

Durante a reunio, apresente o projeto de maneira clara e objetiva, sem entrar de-

masiadamente nos detalhes, mas tambm sem ser superficial. D uma viso geral de

todo o projeto, como se dar sua execuo, os prazos e prximos passos aps a con-

cluso. Verifique se restam dvidas em relao ao planejamento, para que o cliente

no venha a se sentir lesado por falta de entendimento de alguma fase ou detalhe do

projeto.

No se esquea de fazer uma apresentao criativa, que motive as pessoas, que sus-

cite expectativas reais e plausveis em relao ao projeto. Pessoas animadas so bons

apoiadores, e sua equipe vai precisar deles.

Reunio de kick-off eficiente


Para ter sucesso na gesto de projetos, lembre-se de que o projeto significa o

atendimento de um sonho, uma expectativa do cliente, e portanto deve ser tratado

como algo realmente importante. O projeto mais do que um produto que se

compra na prateleira, uma soluo a um problema iminente do cliente, que pode

vir a gerar novos negcios para voc e sua equipe, sendo assim, o foco no cliente e no

problema que ele tem a resolver essencial.

As fases da gesto de projetos que listamos aqui so apenas o esboo do complexo

emaranhado de informaes tcnicas, habilidades pessoais e profissionais que

envolvem o desenvolvimento de um projeto, e voc pode increment-las ou

simplific-las de acordo com as suas necessidades e as necessidades do seu cliente

de entendimento de como se dar a execuo do projeto. Contudo, no se esquea

de que gesto de projetos , acima de tudo, liderar pessoas para um objetivo em

comum, e para isto necessrio exercitar seu poder de comunicao ao mximo,

bem como competncias como negociao, gesto de conflitos e liderana.

Adotando a gesto de projetos com foco no sucesso do cliente


Ao determinar entregas intermedirias ao longo do projeto, voc mantm o cliente

consciente do desenvolvimento e o deixa motivado, aumenta suas expectativas e

contribui para que, ao final, todos sejam recompensados. Dessa forma, mantenha

sua comunicao bem estruturada para que sirva de veculo de percepo de valor

para o seu cliente.

Havendo a necessidade de alguma mudana, demandada pelo cliente ou no, trate-a

com todo o cuidado e verifique se h condies de atend-la para melhorar ainda

mais a experincia do cliente junto sua empresa.

Por fim, a aquisio de um contrato apenas um passo, o que importa a fidelizao

que voc conquista aps a execuo de um projeto de sucesso, portanto, faa do seu

cliente um vencedor e vena com ele!


Concluso

A integrao entre vendas e implantao um processo que deve ser continuamente

acompanhado e revisto, visando manter a qualidade dos relacionamentos e a

competitividade da empresa. Nesse sentido, padronizar processos e manter uma

metodologia de implantao de qualidade gera no s maior produtividade para as

equipes como garante a qualidade dos servios prestados.

Um software de gerenciamento de projetos ajuda no sentido de que, alm de

permitir um controle profissional da execuo dos servios, ele tambm facilita que

os principais desafios entrem na integrao entre implantao e vendas. Entre outras

coisas, na ferramenta possvel criar modelos de projetos associados aos tipos de

servios comercializados, configurar preferncia de mensagens, integrando toda a

comunicao em um nico lugar, alm de permitir a criao de mensagens e alertas

automticos, que fazem com que a equipe de implantao ou o gerente de contas

possam agir antes de a crise acontecer.


Como recomendao, sugerimos o uso do Project Builder, um software de gesto de

projetos que atende aos 20 maiores grupos econmicos do Brasil com excelncia,

alm de outros empreendedores de pequeno, mdio e grande portes. Mesmo

sendo possvel fazer a gesto de projetos atravs de planilhas eletrnicas e controles

avulsos, a integrao de recursos e informaes extremamente importante para

que no se perca absolutamente nada de informao durante o desenvolvimento do

projeto, portanto, pense na adoo de uma ferramenta de qualidade.

Para uma integrao de efetiva entre equipes de vendas e implantao, a

centralizao das informaes de extrema importncia, como tambm a

comunicao. O Agendor um app que ajuda os vendedores a guardar os histricos

de clientes, mantendo das as informaes centralizadas em nuvem e facilitando a

comunicao entre as reas.


Sobre a Projet Builder

A Project Builder existe para ajudar empresas a acelerar seu crescimento empregando ferramentas e processos que simplificam sua gesto de projetos para

mltiplos clientes. Com mais de uma dcada de atuao no mercado de gesto

de projetos, a PB reconhecida como provedora do mais bem sucedido software

de gerenciamento de projetos no Brasil e no exterior. Hoje atendemos desde os

20 maiores grupos econmicos do Brasil at pequenas empresas e consultores

individuais.


Sobre o Agendor

O Agendor nasceu para transformar a maneira como as pessoas trabalham. Ns

acreditamos que trabalhar melhor ser mais feliz e a maneira como incentivamos

isso, criando produtos enxutos, junto com contedos educativos e inspiradores, que

tornam as pessoas mais produtivas diariamente. Assim, criamos aplicativos nicos

para pessoas que trabalham com vendas.


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