E-BOOK SENIOR

TUDO O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE O ESOCIAL

CONFIRA NESTE GUIA AS ÚLTIMAS ATUALIZAÇÕES DA

OBRIGATORIEDADE E PREPARE SUA EMPRESA PARA

ESTA EVOLUÇÃO.

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Em 24 de fevereiro de 2015, foi publicada no Diário Oficial da União a resolução que regulamenta a obrigatoriedade. Depois de inúmeras mudanças desde seu anúncio em meados de 2013, o eSocial foi oficializado.

INTRODUÇÃO

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A versão 2.0 do Manual de Orientação também foi aprovada. Como o próprio nome indica, ela orienta o empregador sobre o cumprimento de suas obrigações. Além disso, estabelece regras de preenchimento, validação, leiautes, tabelas e instruções gerais para o envio de eventos que compõem o eSocial para o ambiente nacional de dados. Agora, as empresas aguardam o anúncio do cronograma oficial de implantação para começarem a enviar ao governo todas as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais dos seus funcionários.

Será necessário muito trabalho, não apenas dos setores de Recursos Humanos. Todas as áreas das empresas terão que se envolver neste processo, desde o Financeiro e Contabilidade até as áreas de Medicina e Segurança do Trabalho. Além disto, muitos processos serão revistos e contar com o apoio

das lideranças nestas mudanças será importante para uma adequação sem problemas.

O eSocial modifica a forma de entregar ao governo as obrigações trabalhistas. A partir da adequação, saem os relatórios enviados em papel e outros informes digitais e entra o sistema do eSocial, com a unificação das informações e o envio através da internet direto para o banco de dados governamental. As regras são diferenciadas para algumas situações e este guia irá ajudá-lo a entender o que é o programa e o porquê dele ter demorado mais de um ano e meio para ser regulamentado.

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Neste material estão relacionados todos os relatórios que serão obrigatórios e foram anunciados até agora. Além das definições e do que empresa e funcionários têm a ganhar com esta mudança.

Nosso objetivo com este guia é que você encontre facilmente todas as informações importantes para que, quando o eSocial estiver implementado, a sua empresa esteja preparada. Mais do que isso, queremos facilitar o seu entendimento sobre a obrigatoriedade, facilitando, assim, suas atividades diárias.

Para qualquer outra dúvida, temos um canal completo, voltado exclusivamente para o tema.

CONFIRA: SENIOR.COM.BR/ESOCIAL

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O eSocial é um sistema do Governo Federal, proposto em junho de 2013, para formalizar e centralizar digitalmente as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas a todos os empregados e empregadores, tanto da iniciativa privada quanto da pública.

O QUE É?

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O projeto é fruto de uma ação conjunta da Caixa Econômica Federal, do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), do Ministério da Previdência, do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), da Secretaria da Receita Federal e do Ministério do Planejamento.

Esta centralização permite a diminuição de redundâncias nas informações sobre os empregados de uma empresa ou pessoa física.

A organização garante melhor segurança para o empregado e para o empregador. Como o eSocial exige legalmente o envio de relatórios automatizados com frequência, a possibilidade de irregularidades também deve diminuir bastante.

O cronograma oficial está para ser divulgado, mas no dia 24 de fevereiro de 2015 já foi publicada no Diário Oficial da União a Resolução 001/2015, que regulamenta o sistema. Depois do Decreto 8.373, de dezembro de 2014, este foi o último passo legal para que o eSocial seja estabelecido. Implantado, ele substitui a forma pela qual os relatórios trabalhistas como o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), o Guia de Recolhimento de FGTS (GFIP), entre outros, são enviados ao governo.

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ATENÇÃO ÀS PRINCIPAIS MUDANÇAS

A unificação dos registros de RH do eSocial é a mudança mais abrangente no setor trabalhista em muitos anos. O empregador fica responsável pelo envio de arquivos iniciais sobre a empresa, sobre os empregados, arquivos com dados da folha de pagamento e periódicos.

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Para empregadores que contratem até dois funcionários, as informações podem ser inseridas diretamente no portal eSocial. Mas a forma mais comum e que deve ser adotada pela maioria das empresas é o envio de arquivos XML. Estes arquivos precisam ser digitalmente assinados pela empresa através de certificado digital e a geração deles necessita de um software específico. Confira as principais mudanças:

Admissões – as informações da admissão do trabalhador devem ser enviadas até o final do dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço.

Demissões – as informações de desligamento devem ser enviadas até o 1º dia útil seguinte à data do desligamento, no caso de aviso prévio trabalhado ou do término de contrato por prazo determinado. Para os demais casos, até 10 (dez) dias seguintes à data do desligamento.

Folha de pagamento – Deve ser transmitido até o dia 07 do mês subsequente ao do mês de referência informada no evento. Antecipa-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário.

Alteração de contrato de trabalho – deve ser transmitido até o dia 07 (sete) do mês subsequente ao da competência ou até o envio dos eventos mensais de folha de pagamento da competência em que ocorreu a alteração contratual, para evitar inconsistências entre o contrato de trabalho e a folha de pagamento.

Aviso prévio – este evento deve ser enviado em até 10 (dez) dias de sua comunicação.

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Veja a lista dos leiautes e tabelas que passarão a ser enviadas para o governo:

Eventos Iniciais e de Tabelas

S-1000 - Informações do Empregador/Contribuinte – Evento no qual são fornecidas as informações cadastrais, alíquotas e demais dados necessários ao preenchimento e validação dos demais eventos do eSocial, inclusive para apuração das contribuições. Este é o primeiro evento que deve ser transmitido, antes de qualquer outro.

S-1005 - Tabela de Estabelecimentos e Obras de Construção Civil – O evento identifica os estabelecimentos e obras de construção civil da empresa, detalhando as informações de cada estabelecimento.

S-1010 - Tabela de Rubricas - Apresenta o detalhamento das informações das rubricas constantes da folha de pagamento da empresa, permitindo a correlação destas com as constantes da tabela de natureza das rubricas da folha de pagamento do eSocial. É utilizado para inclusão, alteração e exclusão de registros na tabela de rubricas do empregador/contribuinte. As informações consolidadas desta tabela são utilizadas para validação do evento de Remuneração dos trabalhadores.

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S-1020 - Tabela de Lotações Tributárias - Identifica a classificação da atividade para fins de atribuição do código FPAS, a obra de construção civil, o contratante de serviço, ou uma condição diferenciada de tributação. A condição diferenciada ocorre quando uma determinada unidade da empresa possui um código de FPAS/Outras Entidades e Fundos distintos.

S-1030 - Tabela de Cargos/Empregos Públicos - São as informações de identificação do cargo, apresentando código e período de validade. É utilizado para inclusão, alteração e exclusão de registros na Tabela de Cargos/Empregos Públicos do empregador/contribuinte. As informações consolidadas nesta tabela são utilizadas para validação de diversos eventos do eSocial, entre os quais os eventos de cadastramento inicial, admissão, alteração de dados contratuais etc.

S-1040 - Tabela de Funções/Cargos em Comissão – São as informações de identificação da função, apresentando código e período de validade do registro. É utilizado para inclusão, alteração e exclusão de registros na tabela de Funções/Cargos em Comissão do empregador/contribuinte. As informações consolidadas desta tabela são utilizadas para validação de outros eventos do eSocial (admissão, alteração contratual etc.).

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S-1050 - Tabela de Horários/Turnos de Trabalho - São as informações de identificação do horário contratual, apresentando o código e período de validade do registro. Detalha também os horários de início e término do intervalo para a jornada de trabalho. É utilizado para inclusão, alteração e exclusão de registros na Tabela de Horários/Turnos de Trabalho. As informações consolidadas desta tabela são utilizadas para validação dos eventos do eSocial.

S-1060 - Tabela de Ambientes de Trabalho - Evento utilizado para inclusão, alteração e exclusão de registros na tabela de Ambientes de Trabalho do empregador. As informações consolidadas desta tabela são utilizadas para validação do evento de Condições Ambientais do Trabalho. Devem ser informados na tabela apenas os ambientes de trabalho que possuem exposição aos fatores de risco constantes na tabela 21 – Tabela de Fatores de Riscos Ambientais.

S-1070 - Tabela de Processos Administrativos/Judiciais - evento utilizado para inclusão, alteração e exclusão de registros na Tabela de Processos Administrativos/Judiciais do empregador/contribuinte, de entidade patronal com representação coletiva, de trabalhador contra um dos órgãos governamentais envolvidos no projeto e que tenha influência no cálculo das contribuições, dos impostos ou do FGTS, e de outras empresas, quando influenciarem no cumprimento das suas obrigações principais e acessórias. As informações consolidadas desta tabela são utilizadas para validação de outros eventos do eSocial e influenciam na forma e no cálculo dos tributos devidos e FGTS.

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S-1080 - Tabela de Operadores Portuários - Evento utilizado pelo Órgão Gestor de Mão de Obra – OGMO - para inclusão, alteração e exclusão de registros na Tabela de Operadores Portuários. As informações consolidadas desta tabela são utilizadas para apuração da contribuição incidente sobre a remuneração de trabalhadores avulsos para o financiamento dos benefícios relacionados ao grau de incapacidade laborativa decorrente dos riscos ambientais do trabalho. S-2100 - Cadastramento Inicial do Vínculo - Este evento se refere ao arquivo que será enviado pela empresa no início da implantação do eSocial, com todos os vínculos ativos, com seus dados cadastrais atualizados, servindo de base para construção do Registro de Eventos Trabalhistas (RET), o qual será utilizado para validação dos eventos de folha de pagamento e demais eventos enviados posteriormente. É o retrato dos vínculos empregatícios existentes na data da implantação do eSocial.

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Eventos Periódicos

S-1200 - Remuneração do Trabalhador - São as informações da remuneração de cada trabalhador no mês de referência. Este evento deve ser utilizado para todos os trabalhadores a serviço do empregador/contribuinte, constantes na Tabela 1 – Categorias de Trabalhadores.

S-1210 - Pagamentos de Rendimentos do Trabalho - são as informações prestadas relativas aos pagamentos referentes aos rendimentos do trabalho com ou sem vínculo empregatício e o pagamento de Participação nos Lucros ou Resultados (PLR) objeto de negociação entre a empresa e seus empregados.

S-1220 - Pagamentos a Beneficiários Não Identificados - são as informações prestadas relativas aos pagamentos efetuados pela pessoa jurídica no caso de não identificação dos beneficiários das despesas a título de remuneração indireta.

S-1250 - Aquisição de Produção Rural - são as informações relativas à aquisição de produção rural de origem animal ou vegetal decorrente de responsabilidade tributária por substituição a que se submete, em decorrência da lei, a pessoa física (o intermediário), a empresa adquirente, consumidora ou consignatária, ou a cooperativa.

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S-1260 - Comercialização da Produção Rural Pessoa Física - são as informações relativas à comercialização da produção rural prestadas pelo produtor rural pessoa física e pelo segurado especial.

S-1270 - Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários - São informações prestadas exclusivamente pelos tomadores de serviços de trabalhadores avulsos não portuários.

S-1280 - Informações Complementares aos Eventos Periódicos - evento utilizado para prestar informações que afetam o cálculo da contribuição previdenciária patronal sobre as remunerações pagas, devidas ou creditadas por empregadores/contribuintes, em função da desoneração de folha de pagamento e atividades concomitantes dos optantes do Simples Nacional com tributação previdenciária substituída e não substituída.

S-1298 - Reabertura dos Eventos Periódicos - indica que o movimento Eventos Periódicos, que foi fechado para determinado período de apuração com o envio do evento S-1299 - Fechamento dos Eventos Periódicos, será reaberto para possibilitar o envio de retificações ou novos eventos periódicos referentes àquele período de apuração.

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S-1299 - Fechamento dos Eventos Periódicos - Destina-se a informar ao ambiente do eSocial o encerramento da transmissão dos eventos periódicos, no período de apuração. Neste momento são consolidadas todas as informações prestadas nos eventos S-1200 a S-1280. A aceitação deste evento pelo eSocial, após processadas as devidas validações, conclui a totalização das bases de cálculo relativas à remuneração dos trabalhadores e possibilita a integração com a respectiva DCTF. Neste momento, o contribuinte pode gerar as guias de recolhimento.

S-1300 - Contribuição Sindical Patronal - Este evento registra o valor das contribuições sindicais da empresa e a identificação dos sindicatos para os quais o empregador/contribuinte está obrigado a fazer as contribuições, seja compulsória ou facultativamente.

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Eventos não periódicos

S-2190 - Admissão de Trabalhador - Registro Preliminar - Este evento é opcional, a ser utilizado quando não for possível enviar todas as informações do evento S-2200 – Admissão de Trabalhador até o final do dia imediatamente anterior ao do início da respectiva prestação do serviço. Para tanto, deve ser informado: CNPJ/CPF do empregador, CPF do trabalhador, data de nascimento e data de admissão do empregado. É imprescindível o envio posterior do evento para complementar as informações da admissão e regularizar o registro do empregado.

S-2200 - Admissão de Trabalhador para complementar - Este evento registra a admissão do empregado. Trata-se do primeiro evento relativo a um determinado vínculo – excetuado a situação prevista para o evento S-2190 – Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar, registrando as informações cadastrais e do contrato de trabalho. Pode ocorrer também quando o empregado é transferido de uma empresa do mesmo grupo econômico ou em decorrência de uma sucessão, fusão ou incorporação.

S-2205 - Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador - Este evento registra as alterações de dados cadastrais do trabalhador, tais como: documentação pessoal, endereço, escolaridade, estado civil, contato etc. Deve ser utilizado tanto para segurados empregados, quanto para outros trabalhadores sem vínculo de emprego, cuja informação foi enviada originalmente através do evento específico de S-2300 - Trabalhador Sem Vínculo - Início.

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S-2206 - Alteração de Contrato de Trabalho - este evento registra as alterações do contrato de trabalho, tais como: remuneração e periodicidade de pagamento, duração do contrato, local, cargo ou função, jornada etc.

S-2210 - Comunicação de Acidente de Trabalho - evento a ser utilizado para comunicar acidente de trabalho envolvendo empregado e/ou trabalhador avulso, ainda que não haja afastamento de suas atividades laborais.

S-2220 - Monitoramento da Saúde do Trabalhador - o evento detalha as informações relativas ao monitoramento da saúde do trabalhador, durante todo o vínculo laboral com a empresa, incluindo os atestados de saúde ocupacional exigidos periodicamente, por trabalhador, no curso do vínculo empregatício, bem como os exames complementares ao Atestado de Saúde Ocupacional - ASO. O atestado admissional e demissional serão informados nos eventos S-2200 – Admissão do Trabalhador e S-2299-Desligamento.

S-2230 - Afastamento Temporário - evento utilizado para informar os afastamentos temporários dos empregados, por qualquer dos motivos elencados na tabela 18 – Motivos de Afastamento, bem como eventuais alterações e prorrogações. Caso o empregado possua mais de um vínculo empregatício, é necessário o envio do evento para cada um dos vínculos.

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S-2240 - Condições Ambientais do Trabalho - Fatores de Risco - este evento é utilizado para registrar as condições ambientais de trabalho do empregado, trabalhador avulso e cooperado de cooperativa de trabalho, indicando a prestação de serviços em ambientes com exposição a fatores de risco, descritos na Tabela 21 - fatores de risco ambientais. O mesmo é utilizado também para comunicar mudança dos ambientes com exposição a fatores de risco e para comunicar o encerramento de exercício das atividades do trabalhador nestes ambientes.

S-2241 - Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial - Este evento é utilizado para registrar os fatores de risco descritos na Tabela 22 que criam condições de insalubridade ou periculosidade no ambiente de trabalho, bem como a sujeição aos fatores de risco descritos na Tabela 23 que propiciam a concessão da aposentadoria especial ao empregado. O mesmo é utilizado também para comunicar mudança nas condições e dos ambientes sujeitos a fatores de risco e para comunicar o encerramento de exercício das atividades do trabalhador nestes ambientes.

S-2250 - Aviso Prévio - este evento tem como objetivo registrar a comunicação e o possível cancelamento do aviso prévio de iniciativa do empregador ou do empregado. Aviso prévio é o documento de comunicação, antecipada e obrigatória, em que uma das partes contratantes (empregador ou empregado) deseja rescindir, sem justa causa, o contrato de trabalho vigente.

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S-2298 – Reintegração - São as informações de reintegração de empregado previamente desligado da empresa. A reintegração ao trabalho é o ato que restabelece o vínculo de emprego tornando sem efeito seu desligamento.

S-2299 – Desligamento - São as informações destinadas a registrar o desligamento do trabalhador da empresa. S-2300 - Trabalhador Sem Vínculo – Início - este evento é utilizado para prestar informações cadastrais relativas a trabalhadores que não possuem vínculo empregatício com a empresa.

S-2305 - Trabalhador Sem Vínculo - Alteração Contratual - são as informações utilizadas para a atualização dos dados contratuais relativos aos trabalhadores que não possuem vínculo empregatício com a empresa.

S-2399 - Trabalhador Sem Vínculo – Término - são as informações utilizadas para o encerramento de contrato/prestação de serviço com o trabalhador sem vínculo empregatício.

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S-3000 - Exclusão de Eventos - utilizado para tornar sem efeito um evento enviado indevidamente, o qual deve estar incluído entre as faixas S-1200 a S-2399, com exceção dos eventos S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos.

S-4000 - Solicitação de Totalização de Eventos, Bases e Contribuições - evento utilizado para consultar as totalizações, bases de cálculo, contribuições previdenciárias e outras entidades e fundos (terceiros), após a transmissão do primeiro evento periódico de determinado período de apuração (competência).

S-4999 - Adesão antecipada ao eSocial – evento utilizado quando o empregador/contribuinte optar por aderir a eSocial de forma antecipada, isto é, antes da data prevista para a sua entrada obrigatória.

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QUAIS SÃO OS IMPACTOS?

Em princípio, pode parecer que a mudança na política de dados cadastrais e dos retornos enviados ao governo está relacionada apenas aos Recursos Humanos, mas a mudança deve chegar a todas as lideranças da empresa.

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EMPRESA

O setor com a maior responsabilidade de manter as informações atualizadas e não perder os prazos é o de Recursos Humanos, mas isso não dispensa o envolvimento das várias áreas das empresas. Para que a empresa continue funcionando e não perca dinheiro com multas e outras consequências do não cumprimento das regras relacionadas, os líderes, gerentes e responsáveis precisam ficar atentos e sempre manter o diálogo com o RH.

A colaboração dos departamentos de Segurança no Trabalho, Jurídico e Fiscal é essencial.

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O QUE FUNCIONÁRIOS E EMPRESA TÊM A GANHAR

Os objetivos oficiais do eSocial são unificar, integrar e padronizar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados. Em longo prazo, a medida promete facilitar a vida de todos, mas o empregador pode enfrentar algumas dificuldades no início, no período de adequação e adaptação à obrigatoriedade.

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Principais benefícios

O registro dos empregados ficará unificado e acessível por parte de empregadores e do governo federal, reduzindo assim a quantidade de papéis nas empresas, assim como organizando melhor a documentação dos empregados.

O projeto tende a trazer os concorrentes para as mesmas condições de cumprimento da legislação vigente.

Os funcionários poderão acessar um portal com suas informações, futuramente, e fazer consultas de FGTS, benefícios e outras especificidades.

Maior garantia do cumprimento dos direitos trabalhistas e previdenciários por parte dos empregados.

Obstáculos

As dificuldades da implantação do eSocial vêm em curto prazo e apontam todas para a reformulação de processos antigos e já estabelecidos. Nem todos os departamentos se veem preparados para uma mudança desta magnitude e em muitos casos o eSocial demandará mudar aspectos da cultura da empresa.

O RH precisa se qualificar diante desta nova realidade;

Os sistemas e ferramentas precisarão ser adequados a esta nova realidade. Neste aspecto, a Senior tem a solução. A companhia não só está preparada para a mudança, como oferece softwares que ajudam a fazer a entrega do eSocial de forma simples.

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HISTÓRICO

O programa foi lançado em junho de 2013 com o objetivo de revolucionar e formalizar digitalmente as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas a todos os empregados e empregadores. A expectativa é de que, assim como foi com as modificações na declaração do Imposto de Renda, os sistemas se modernizem e permitam mais agilidade, eliminando etapas desnecessárias.

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As modificações no projeto inicial começaram em outubro de 2013, assim que especialistas começaram a perguntar sobre alguns detalhes. Em novembro, o cronograma foi modificado porque não daria tempo para uma adequação massiva de todas as empresas já no início de 2014.

Em dezembro de 2013, dois aspectos importantes foram revistos. O aviso de férias 30 dias antes de o trabalhador ser liberado e o registro de fatos relevantes (méritos e deméritos do trabalhador, como suspensões, por exemplo) foram extintos da obrigatoriedade de envio. É importante deixar claro que, por mais que estejam fora do eSocial, eles ainda permanecem dentro das leis da CLT e devem continuar existindo na prática. Na época, além da mudança deste leiaute, também foi atualizado o cronograma geral de implantação.

Ambos foram atualizados novamente em fevereiro e março de 2014.

Depois de um ano e meio do anúncio, a União se viu pronta para lançar o programa oficialmente com todas as modificações apuradas nesse período, sob a forma do layout 2.0. O decreto oficial foi publicado em dezembro de 2014 e a regulamentação, em fevereiro de 2015. Agora, só falta a publicação do cronograma.

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São muitos os desafios das empresas para que a adequação ao eSocial ocorra sem problemas.

As vantagens, a longo prazo, são inúmeras, tanto para os empregadores quanto para os empregados, e as dificuldades que possam surgir não podem se tornar um obstáculo. Para isso, a Senior saiu na frente e não só atualizou o software Gestão de Pessoas para se adequar às novas normas legais, mas também tem uma equipe especializada para auxiliar nossos clientes na revisão de seus processos de negócio.

Com o eSocial, cria-se um ambiente muito mais democrático para todos os envolvidos na relação de empregados e empresas.

Conte conosco para participar desta evolução!

CONCLUSÃO

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