O Centro de Gestão Documental - CGDoc - destaca, neste

informativo, que a Polícia Militar do Estado de Minas realizou a

sua primeira eliminação de documentos conforme previsto na

Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política

nacional de arquivos públicos e privados, e na Lei 19.420 de 11

de janeiro de 2011, que estabelece a política estadual de arqui-

vos. A Unidade responsável pela eliminação foi o Centro de

Recrutamento e Seleção - CRS que, com orientação do

CGDoc, conduziu todas as etapas do processo conforme previs-

to na legislação. Este informativo foi elaborado para destacar esse

importante trabalho realizado com os documentos do CRS a fim

de demonstrar ao público interno, estimados colegas da

PMMG, que é possível eliminar documentos atendendo aos

padrões estabelecidos. Em primeiro lugar, elogiamos a iniciativa do CRS, que se

tornou a primeira Unidade a realizar a eliminação de

documentação produzida em função das suas atividades.Para tanto, o setor acionou o CGDoc para receber

orientações sobre como administrar a massa documental

diversificada, composta em sua maioria de provas e folhas de

respostas, produzida em seus processos seletivos. O trabalho realizado comprova que é possível eliminar

documentos dentro dos princípios da legalidade, publicidade e

transparência, tendo como benefícios: o ganho de espaço físico,

a diminuição de gastos com arquivamento e principalmente a

melhoria na recuperação da informação.Foi eliminado o volume de 99,89 metros lineares, que

corresponde a duas toneladas de documentos que cumpriram

seus prazos de guarda, cuja destinação é a eliminação conforme

previsto na Tabela de Temporalidade, e Destinação, de

Documentos de Arquivo para o Poder Executivo do Estado de

Minas Gerais.  Todo o volume de papel foi doado à Associação dos

Catadores de Papel, Papelão e Material Reaproveitável -

ASMARE, numa parceria firmada para atender ao previsto na

Resolução 07 do Conselho Nacional de Arquivos, de 20 de maio

de 1997. Essa resolução estabelece, no artigo 6º, que “ a

eliminação de documentos públicos será efetuada por meio de

fragmentação manual ou mecânica, com a supervisão de

servidor autorizado”. A orientação também está presente na

deliberação nº4 do artigo 8º do mesmo documento que afirma

que “A eliminação de documentos públicos será efetuada por

meio de fragmentação manual ou mecânica, sob a supervisão

de servidor responsável por sua custódia, autorizado pelo órgão

ou entidade, na presença de duas testemunhas”. Uma vez que a

PMMG não dispõe de fragmentadora deste porte, foi realizada

negociação com a ASMARE, que disponibilizou o maquinário

e o operador e, em contrapartida, recebeu o produto do processo

de eliminação.Todo o procedimento, desde o transporte até a

fragmentação dos documentos, foi acompanhado pela Polícia

Militar, cumprindo-se, assim, todas formalidades previstas,

garantindo a transparência de todas as etapas da eliminação dos

documentos, conforme o Termo de Autorização de Eliminação

de Documentos de Arquivo, emitido pela superintendente do

Arquivo Público Mineiro, Professora Vilma Moreira dos

Santos.

A seguir, mostraremos a você, leitor, o passo a passo

de como efetuar uma eliminação de documentos públicos,

lembrando que, para falarmos sobre eliminação de

documentos, é necessário, antes, entendermos as fases da

gestão de documentos que são: produção, utilização e

destinação.

Publicação do Arquivo Público Mineiro

Eliminação de Documentos: saiba como... Ano 2, edição 6, Setembro de 2014

O Centro de Recrutamento e Seleção realiza sua primeira eliminação documental

com acompanhamento do Centro de Gestão Documental.

2 Centro de Gestão Documental - CGDoc . Setembro de 2014

Podemos dividir a gestão de documentos em três fases:

ProduçãoA primeira fase da Gestão Documental inicia-se com a pro-

dução dos documentos de arquivo. Objetiva previnir a criação de

documentos não necessários e, assim, reduzir o volume dos docu-

mentos a serem manipulados, controlados, armazenados e desti-

nados. Busca intensificar o uso e o valor dos documentos que são

necessários.

UtilizaçãoEsta fase relaciona-se fundamentalmente às formas de recu-

peração dos documentos. Envolve o controle, o uso e o armaze-

namento dos documentos necessários ao desenvolvimento da

organização. Nesta fase, devem ser adotados procedimentos que

garantam: Agilidade na recuperação de documentos e informações

necessários ao desenrolar das atividades e transações; Uso efetivo da informação e de arquivos correntes; Seleção do material, do equipamento e do local de arqui-

vamento e armazenamento dos documentos.

DestinaçãoA fase de destinação de documentos é a que abrange o proce-

dimento de avaliação e possibilita a eliminação de documentos.

Envolve decisões sobre quais documentos devem ser preserva-

dos permanentemente pelo seu valor probatório e informacional,

ou seja, busca preservar os registros de ações passadas. Nessa

fase, também define-se por quanto tempo os documentos devem

ser retidos por seus valores administrativos, legais e fiscais, e

que, após cumpridos os prazos, se possa efetivar a sua eliminação

de maneira legal.

No dia 18/10/2012, o 1º Sgt Marcelo Edvaldo dos Santos,

procurou o CGDoc apresentando a demanda de melhorar a qua-

lidade de arquivamento dos documentos do CRS. O Sgt afirmou

a necessidade de, com

esta medida, obter mais

espaço físico e otimiza-

ção na recuperação de

informações. A orienta-

ção repassada pelo

CGDoc foi a seguinte:

Primeiro passo: Constituir e publicar a SubComissão Permanente de

Avaliação de Documentos – SubCPAD-LAI, conforme determinado na Resolução nº 4246 de 09 de abril de 2013, publicada no BGPM 29 de 18 de abril de 2013.

Segundo passo: A SubCPAD deve classificar, avaliar e determinar a

destinação da documentação (eliminação ou recolhimen-to), conforme os instrumentos de gestão: Plano de Classi-ficação e Tabela de Temporalidade. A Subcomissão deve verificar também se a massa documental avaliada cum-priu seus prazos de guarda e preencher a listagem de eliminação de documentos de arquivo a serem elimina-dos. Foi utilizada a Tabela de Temporalidade, identifican-do-se a atividade (Gestão de Concursos), atribuindo aos documentos os respectivos códigos.

Gestão

Etapas da Gestão Documental

1º Sgt PM Edvaldo e FC Mírian

( - BGPM Nº 29, de 18 de abril de 2013 - )

PRIMEIRA PARTEASSUNTOS NORMATIVOS

RESOLUÇÃO Nº 4246 - 09 DE ABRIL DE 2013.

Cria, na Polícia Militar de Minas Gerais, a ComissãoPermanente de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPAD-LAI) e as Subcomissões Permanentes de Avaliação de

SubCPAD-LAI), conforme a Lei de Acesso Informação (LAI) e dá outras providências.

( àDocumentos

Cód. Função/Atividade/Transação

Prazo de Guarda Destinação Final

Fase Corrente Fase Intermediária

021.1

Gestão de Concursos Públicos Estão incluídos documentos como: Ficha de Inscrição; Dados; Exames Médicos; Psicotécnico; Currículos; Títulos de inscritos não aprovados(*)

2 anos após o fim da

vigência do concurso

Cadernos de provas aplicados e gabaritos dos candidatos inscritos(**). Nota Técnica; Ofícios, Memorandos e publicações oficiais; Contrato; Minuta de Edital; Parecer Jurídico; Edital Publicado no Diário Oficial do Estado de Minas Gerais; Mensagens eletrônicas, constituição de Bancas Examinadoras; Exemplares únicos de provas e gabarito, Resultados e Recursos.(***)

50 anos(***)

BGPM nº 29, Resolução nº 4246 - PMMG.

Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, Arquivo Público.

3 Centro de Gestão Documental - CGDoc . Setembro de 2014

Terceiro passo: Encaminhar para o CGDoc a listagem dos documentos a

serem eliminados, para conferência e posterior encami-nhamento para avaliação do Arquivo Público Mineiro.

Quarto passo: Aguardar a autorização do Arquivo Público Mineiro, que

expede o Termo de Autorização de Eliminação de Docu-mentos de Arquivo.

Quinto passo: Após receber o Termo de Autorização de Eliminação de

Documentos de Arquivo, devidamente assinado pela autoridade competente, providenciar a publicação do edital de eliminação no Diário Oficial de Minas Gerais, sendo o prazo máximo de publicação de 30 dias.

Sexto passo: Aguardar o prazo de trinta dias, princípio da publicidade,

que tem como objetivo propiciar ao interessado, median-

te petição na qual conste a respectiva qualificação e a

demonstração de legitimidade do pedido, solicitar a docu-

mentação. Nesse caso, o documento será desentranhado

do dossiê e entregue ao solicitante.

Sétimo passo: Proceder a eliminação dos documentos, com a supervi-

são de dois integrantes da SubCPAD-LAI, através de fragmentação mecânica, fazendo o preenchimento do Termo de Eliminação, que deverá ser produzido em papel alcalino e assinado pela equipe que acompanha o proces-so de fragmentação.

Gestão

Etapas da Gestão Documental

Militar do CRS acompanhando processode eliminação.

Edital de eliminação da PMMG.

Deliberação nº 04/98, Listagem de eliminação de documentos de arquivo. APM

Termo de Eliminação da PMMG.

nas entidades por ele constituídas, bem como nas entidades pri-vadas prestadoras de serviço públi-co, sob a coordenação da instituição arquivística pública responsável, com o objetivo de selecionar os documentos de guarda permanente e os que, destituídos de valores proba-tório e informativo, deverão ser eliminados.

Os objetivos de uma admi-nistração eficiente de arquivos somente são alcançados quando se adotam procedimentos padrões desde a criação, passando por sua tramitação, arquivamento dos docu-mentos. E adota-se um programa eficiente de destinação de documen-tos que deve contemplar as seguintes atividades:

Identificar as atividades, as transações e os documentos que são produzidos, classificá-los e atribuir os códigos de classificação conforme o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade.

Avaliar em conjunto com a subCPAD e decidir sobre a destinação dos documentos.

Produzir a listagem dos conjuntos documentais que podem ser eliminados, após cumpridos os prazos, e veri-ficar se não há nenhuma pendência judicial ou fiscal.

Produzir a listagem dos documentos que são de guarda permanente e devem ser recolhidos após cumpridos os prazos de guarda (fase corrente e intermediária).

A eliminação de documentos realizada pelo CRS foi um passo importante da Polícia Militar de Minas Gerais que, dessa forma, demonstra não só a consolidação da sua gestão documen-tal, como também a importância do CGDoc como Unidade res-ponsável por implementar a políti-ca de arquivos na Instituição, bem como por conduzir, orientar e acom-panhar todo o processo de elimina-ção, atuando como elo da PMMG com o Arquivo Público Mineiro, que é o órgão competente, na esfera do executivo, por emitir a autoriza-ção de eliminação de qualquer conjunto de documentos públicos.

4 Centro de Gestão Documental - CGDoc. Setembro de 2014

Avaliação e seleção documental são processos de análise e intervenções que se efetivam na fase corrente e intermediária, por meio de análise e seleção de documentos, estabelecendo valores com vistas a determinar os prazos de guarda, com a utili-zação dos instrumentos de gestão: Plano de Classificação e Tabe-la de Temporalidade.

A Lei Estadual nº 19.420, de 11 de janeiro de 2011, que esta-belece a política estadual de arquivos, em seu Art. 5°, afirma que: “ Considera-se gestão de documentos o conjunto de proce-dimentos e operações técnicas relativas à produção, à classifica-ção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de docu-mentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua elimina-ção ou a seu recolhimento para guarda permanente”.

Desses procedimentos, a avaliação representa, sem dúvida, a atividade mais complexa na gestão dos arquivos.

Conforme T.R Schellen-berg (2006): “Os documentos são eficientemente administrados quando, uma vez necessários, podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão; quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às ativi-dades correntes; e quando nenhum documento é preservado por mais tempo que o necessário a tais ativi-dades, a menos que tenham valor continuo para pesquisa e outros fins”.

Os importantes objetivos da avaliação e seleção documental são: possibilitar o aproveitamento adequado e ganho do espaço

físico, a redução da massa docu-mental, a eliminação dos docu-mentos destituídos de valor, a pre-servação do patrimônio documen-tal, o maior controle do acervo, a recuperação eficiente de documen-tos e informações, a preservação e conservação dos acervos docu-mentais e o melhor aproveitamento dos recursos materiais e humanos.

O Art. 12 da Lei Estadual 19.420/2011 determina que, no âmbito da administração estadual, para a avaliação documental, serão constituídas comissões de avalia-ção de documentos de arquivo em cada unidade administrativa dos órgãos e dos Poderes do Estado,

AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DOCUMENTAL

Gestão

“Os documentos são eficientemente administrados quando, uma vez necessários, podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão; quando conservados a um custo mínimo

de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes; e quando nenhum documento é preservado por mais tempo que o necessário a tais atividades, a menos que tenham

valor continuo para pesquisa e outros fins”. (Schellenberg, 2006, p.68)

Arquivo CRS, após a eliminação

Arquivo CRS, antes da eliminação.

Arquivo CRS, antes da eliminação.

Arquivo CRS, após a eliminação

5 Centro de Gestão Documental - CGDoc. Setembro de 2014

“As decisões para se destruir

documentos devem ser finais

e irrevogáveis. A maior e mais

facilmente comprovada

economia de um programa de

descarte pode ser conseguida

pela imediata destruição dos

documentos depois que

hajam servido a seus fins

correntes e hajam sido

examinados e considerados

como sem valor para usos

secundários. Incorre-se em

despesa desnecessária

quando se conservam ainda

por algum tempo nos serviços

ou em centros intermediários,

documentos que deveriam ser

destruídos de imediato, ou

quando se microfilmam os

que deveriam ter sido

destruídos na sua forma ”

(Schellenberg, 2006, p.144).

ORIENTAÇÃO TÉCNICAPercebemos que a elimi-

nação de documentos públicos

exige de nós, servidores esta-

duais, a adoção de toda uma

metodologia de trabalho, para

que possamos eliminar apenas

o que é necessário, respeitando

a legislação vigente.

No entanto, durante esse

processo avaliativo, com certe-

za serão encontrados docu-

mentos que ainda não cumpri-

ram seus prazos administrati-

vo, legal ou fiscal.

Como sugestão, a Seção de

Orientação Técnica, criou um

modelo de espelho para caixa

box, que irá ajudar a padronizar

a identificação dos documen-

tos arquivados de sua Unidade.

Equipe Técnica

MENSAGEM:

Expediente Informativo do Centro de Gestão Documental

Rua Álvares Maciel, 58, Stª Efigênia - Belo Horizonte/MGCEP 30150-250

Telefones: (31) 3307-0415 e (31) 3307-0436Email: cgdoc@pmmg.mg.gov.com.br

Guardar, preservar, para eternizar

Equipe TécnicaChefia: Ten Cel PM Antônio F. Munhoz

Sub Chefia: Maj PM Joedson F. Gomes

Redação: 1º Ten PM Mary Lúcia de Britto

Santos, 2º Ten PM Marilene Nascente

Ferreira, 3º Sgt PM Helder F. Duarte, 3º

Sgt PM Sandro Ricardo Rocha Ribeiro e FCVinícius Lopes Faria.

Diagramação: 3º Sgt PM Helder F.

Duarte

Revisão: Profª Cristina Souza