i n f o r m e p u b l i c i t á r i o

Como universalizar sem complicar?

P arece que foi ontem, mas lá se vão cinco anos desde que a sigla SPED – Sistema Público de Escrituração Digital – entrou para nunca mais sair no vocabulário de todos os que convivem com o universo contábil e fiscal brasi-leiro. O sistema não só tem promovido maior produtividade na escrituração digital como vem se transformando, além de mecanismo eficaz de controle

tributário, em excelente ferramenta de gestão empresarial. “O grande alvo do SPED é reduzir a informalidade no país. E está avançando rapidamente, pois a arrecadação vem subindo bem mais que a taxa do crescimento do PIB”, comenta José Ronaldo da Costa, executivo de TI e especialista em sistemas legais. Mas ele faz uma ressalva: “O SPED pode ser um grande pesadelo para as empresas sonegadoras, para as desorganizadas e as que não possuem boa estrutura de TI ou um contador confiável”.

A vitóriA dA tecnologiA “A rigor, o SPED propriamente dito não

existe, pois é apenas um decreto presidencial assinado em 22 de janeiro de 2007.” Quem diz isso, com a legitimidade de alguém que estuda, fala, escreve e respira SPED, é o professor Roberto Dias Duarte, referência obrigatória no assunto. Ele esclarece que o que há hoje são projetos integrados do SPED, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a Escrituração Contábil Digital (ECD), a Escrituração Fiscal Digital (EFD), a Escrituração Fiscal Digital do ICMS/IPI (EFD-ICMS/IPI), a Escrituração Fiscal Digital das Contribuições

No entanto, a aprovação do SPED ainda encontra algumas restrições. Mesmo reconhecendo os méritos da iniciativa, José Maria Chapina Alcazar, presidente do Sescon-SP, sindicato das empresas de serviços contábeis entre outras, mostra-se ainda reticente em relação aos resultados: “Até o momento, os processos não têm trazido grandes benefícios às empresas. A Receita Federal tem acenado com a redução das obrigações acessórias, mas ainda estamos aguardando ações nesse sentido. Por enquanto, sofremos com a excessiva burocracia, com os altos investimentos em tecnologia e nos preocupamos imensamente com as pesadas multas atreladas ao cumprimento das exigências, que podem até comprometer a vida da empresa”.

“Não gostar do SPED é um direito de cada um. Ignorá-lo é criar um risco alto de extinção do próprio negócio ao torná-lo obsoleto”, diz Edgar Madruga, auditor da Secretaria da Fazenda do Estado de Goiás (Sefaz-GO) e um dos maiores especialistas em SPED Fiscal e perícia tributária digital, além de palestrante de sucesso. Ele compara a reação às mudanças geradas pelo novo modelo com o apego às antigas máquinas de escrever: “Quem deixaria hoje o seu computador, com corretor de texto, modelos pré-formatados e possibilidade de envio de documentos por meio eletrônico para voltar a fazer ofícios datilografados em papel?”

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“Como PouCaS EmPrESaS uSam SoftwarE DE gEStão, a oPortuniDaDE Para novoS fornECEDorES é imEnSa” roberto Dias Duarte

• planejamento tributário

• acompanhamento da legislação

• auditoria contábil

• auditoria de sistemas

• profissionalização

• indicadores

• revisão de processos

• controladoria

• implantação de erp/sped/nf-e

• documentos digitais

• segurança da informação

• armazenamento e recuperação de dados

tributosgestão empresarial

auditoria tecnologia da informação

as diretrizes do gestor eficazo SPED ExigE viSão global Do nEgóCio CombinaDa à atuação intEgraDa

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PIS/Cofins (EFD-PIS/Cofins), o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), o Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-Lalur), o Controle Fiscal Contábil de Transição (FCONT).

Empolgado, Dias Duarte destaca que o principal benefício do novo modelo fiscal é promover uma feliz aliança da tecnologia, do conhecimento e do comportamento. José Ronaldo da Costa concorda: “A montagem de uma complexa rede de infraestrutura tecnológica por parte da Receita Federal permitiu automaticamente o cruzamento de dados de milhares de empresas, algo inédito no Brasil. Apenas isso já é um grande feito”. Afinal, mais que um sistema digital para troca de informações contábeis entre empresas e o Fisco, nasceu aqui uma forma inteligente e inédita de administração. Como um feliz efeito colateral, tendo toda a cadeia produtiva inserida no universo digital, os participantes passaram também a adotar as melhores práticas de governança. “As empresas não podem mais utilizar velhas ferramentas em busca de novas soluções”, Dias Duarte conclui.

Quando se fala em SPED, os números são

grandiosos. Cerca de 1 milhão de empresas já emitem mensalmente 180 milhões de NF-es. Dessas, perto de 150 000 autenticam digitalmente a contabilidade por meio do SPED Contábil e transmitem pela internet os livros fiscais de ICMS e IPI pela EFD-ICMS/IPI.

Em 2012, estima-se que 1,5 milhão de empresas deverão se integrar ao sistema, passando a fazer a escrituração das contribuições do PIS e Cofins pela EFD-PIS/Cofins, e, até 2014, participarão também da EFD-ICMS/IPI. “O modelo e os números apresentados pela NF-e credenciam o Brasil como o maior exemplo de sucesso entre todos os países que atualmente usam um processo similar de autorização eletrônica de faturas, como é o caso da Argentina, do Chile, do México, entre outros”, comemora Alvaro Bahia, coordenador técnico do Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (Encat) e líder nacional do Sistema NF-e.

os desAfiosCom um volume gigantesco de transações

combinado à expansão do número de participantes

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Ecossistema fiscalComo a EmPrESa intEragE Com CliEntES, fornECEDorES E fiSCo Com a troCa DE informaçõES fiSCaiS, ComErCiaiS E logíStiCaS

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nf-e nfs-e

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faturamento vendas

logística recebimentos

produção

pagamentoscompras

estoques

fisco cliente

fornecedorcontábil/

fiscal/jurídico

e crescentes níveis de complexidade à medida que o sistema avança, é natural que ocorram eventuais falhas e atrasos nos cronogramas. Mas isso não significa retrocesso. É bem mais apropriado pensar em novos desafios, algo inerente a qualquer processo em evolução. Para José Ronaldo da Costa, o primeiro deles é de ordem tecnológica. Muitas desenvolvedoras de softwares empresariais, por não conhecerem bem a área de tributação, podem gerar erros nos cálculos das notas fiscais eletrônicas. “Isso deixa empresários vulneráveis, que correm o risco de receber multas não por má-fé, mas porque o sistema utilizado não está preparado para a complexa lei fiscal brasileira”, ele explica. Além disso, com diretrizes que não param de se multiplicar, como manter os contadores ao mesmo tempo capacitados e atualizados, em um cenário em que dados eletrônicos se cruzam muito rapidamente, com sistemas cada vez mais inflexíveis diante de erros?

Roberto Dias Duarte destaca outro desafio: a introdução gradual no sistema de pequenas e médias empresas, já em 2012 e em um futuro não muito distante das microempresas, estabelecendo uma escala de movimentação de proporções colossais. Ele lembra que autoridades fiscais, fornecedores de software e consultorias têm larga experiência no mercado de grandes empresas, mas poucas foram as iniciativas focadas nas organizações de menor porte. Para fazer frente ao imenso volume de transações e promover uma base fiscal confiável tanto dentro quanto entre as empresas, será necessário adotar uma gestão integrada como os ERP, formando, assim, um gigantesco ecossistema business to business. Com tanta volatilidade nas regras tributárias, as soluções passam necessariamente pela tecnologia em nuvem. “Seria uma insanidade imaginar atualizações quase diárias em uma base instalada de 6 milhões de usuários de sistemas estabelecidos em organizações distribuídas por mais de 5 000 municípios”, diz Roberto. Por quê? “Como menos de 1% das empresas brasileiras utiliza algum tipo de software de apoio à gestão, este é ao mesmo tempo um problema e uma oportunidade imensa para o desenvolvimento de novos fornecedores.”

Para Edgar Madruga, há outra questão importante: a maioria das empresas e seus dirigentes atuais nasceu na era analógica, algo bem diferente da digital, que exige atenção múltipla e permite ampla liberdade de expressão. No contexto atual, o administrador precisa estar aberto a novos conceitos e formas de criar, transmitir e preservar o conhecimento. “O maior desafio do SPED é cultural. A técnica é uma questão financeira e de tomada de decisões corretas.”

duplA contAbilidAde? Visando atualizar as regras contábeis

brasileiras para torná-las compatíveis com os padrões internacionais do International Financial

“DESEnvolvEDorES quE não ConhECEm tributação PoDEm gErar ErroS noS CálCuloS DaS nf-ES” José ronaldo da Costa

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Reporting Standards (IFRS), desde 2007 a Lei das Sociedades por Ações passou a incorporar novos dispositivos. “As empresas brasileiras estão cada vez mais globalizadas, e é natural que se busque uma padronização de procedimentos contábeis mundialmente”, comenta Edgar Madruga. O que está por trás dessa decisão? O IFRS traz vantagens evidentes, como o acesso a financiamentos estrangeiros, lançamento de ações em bolsas internacionais e a fácil comparação de resultados entre empresas globalizadas. “A adoção, no Brasil, das normas internacionais de contabilidade coloca as empresas nacionais na competitividade mundial, no mesmo padrão contábil de mais de cem países, dando a elas credibilidade e confiabilidade”, diz o presidente do Sescon-SP. Chapina lembra também que a universalização da linguagem das peças contábeis permite que sejam lidas e interpretadas por investidores do mundo inteiro.

Para permitir a apuração do lucro real em função dos ajustes tributários decorrentes dos novos métodos e critérios contábeis, a Receita Federal instituiu o Regime Tributário de Transição (RTT). Com isso, criou dois conceitos paralelos de apuração: o fiscal e o contábil. Qual o objetivo? “A Receita Federal considerou que o lucro contábil conforme o novo padrão não é um bom parâmetro para calcular tributos. Assim, a apuração fiscal segue o método antigo”, responde Roberto Dias Duarte. Embora o RTT tenha sido criado para estabelecer a neutralidade tributária, nem todos concordam com a forma como isso foi feito. É que, para garantir o controle sobre as mudanças no padrão contábil, a Receita Federal resolveu implantar também o Controle Fiscal Contábil de Transição (FCONT), um relatório que serve para controlar o RTT. Ao fazer isso, obrigou 150 000 empresas que trabalham sob o regime de lucro real a manter duas contabilidades, a societária, obtida por meio do SPED Contábil, e a fiscal, uma escrituração eletrônica que atende aos critérios contábeis anteriores, ambas exigidas pela Receita Federal. “É compreensível que a autoridade fiscal não queira ‘ganhar’ nem ‘perder’ receitas por causa da alteração nas normas e que, para isso, precise das duas informações contábeis. Só que a metodologia utilizada pelo programa validador (PVA) aumentou a burocracia, exigindo um terceiro conjunto de lançamentos e mais trabalho, mesmo para as 144 000 empresas cujos novos padrões contábeis não geraram impacto algum”, desabafa Roberto Dias Duarte. Para complicar, problemas tecnológicos têm obrigado as empresas a gastar ainda mais tempo e recursos com o assunto. “Na prática, as empresas são forçadas a controlar suas operações contábeis a partir da ótica fiscal, societária e gerencial.”

A segundA gerAção dA nf-eCom a crescente universalização do processo que

tornará obrigatório o ingresso no sistema de todos os tipos de operações que envolvam a produção e a comercialização de mercadorias, as Secretarias

“o DESafio Do SPED é Cultural. a téCniCa é uma quEStão finanCEira E DE tomaDa DE DECiSõES” Edgar madruga

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da Fazenda Estaduais (Sefaz) e a Receita Federal começam a discutir a segunda geração de notas fiscais eletrônicas, que já ganhou o nome de NF-e 2G. “Vem aí o cloud fiscal”, anuncia Alvaro Bahia. Segundo ele, em 2012, o objetivo é integrar ainda mais os sistemas estaduais e federal com os órgãos envolvidos na produção, comercialização, transporte e controle de trânsito de mercadorias, por meio de um processo similar à “computação em nuvem”.

Alvaro Bahia compara a NF-e 2G a um extrato bancário que registra em um único documento todas as ocorrências de uma conta-corrente, da abertura pelo cliente ao encerramento. Esse processo de controle das administrações tributárias, empresas emissoras, transportadoras e destinatárias da NF-e já começa a ser chamado de i-Fisco pelas empresas envolvidas nos testes, como a Petrobras, Panarello, Gerdau, Lojas Renner e AGCO, que integram eletronicamente as diversas etapas do processo.

O líder nacional do sistema aposta que o cloud fiscal trará benefícios para todos os envolvidos, emissor da NF-e, destinatário e administrações fiscais, com melhores níveis de segurança, controle e redução de custos. Ele prevê a implantação em ambiente de produção de forma espontânea, a partir do primeiro semestre de 2012, sendo a obrigatoriedade aplicada a partir de 2013 apenas para segmentos selecionados pelas autoridades tributárias.

buscA pelA simplificAção Na contramão da simplicidade pretendida e por

isso empalidecendo as boas intenções originais, à medida que o SPED é implantado, o emaranhado de novas leis e exigências tornam o sistema cada vez

mais complexo. Esse paradoxo que está sendo criado pode comprometer a produtividade das empresas?

Segundo José Ronaldo da Costa, a legislação tributária brasileira, difícil e cheia de variáveis, sempre existiu. “O que ocorre é que, com o cruzamento de dados pela Receita Federal, os erros passaram a ser mais evidentes.” Para ele, antes de mais nada, é preciso ter certeza de que todos os elos da cadeia cadastram e registram as operações de movimentação de mercadorias de maneira correta, o que inclui fornecedores, compras, estoque, caixas, faturamento e contador, equipando também as empresas com sistemas de automação confiáveis. José Ronaldo vê nisso uma ida sem volta: “Não será mais viável pensar na digitação de dados em um escritório contábil, nota a nota, item a item, de cada cliente”.

“Para atender a esse emaranhado, é preciso investimento, qualificação e profissionalização total das empresas, amparadas em suas assessorias contábil e fiscal. Infelizmente, hoje, no Brasil, o tempo gasto no cumprimento das obrigações acessórias tem prejudicado os empresários em sua atividade, mas esse cenário é um dos principais focos de reivindicação do Sescon-SP junto ao governo”, avalia Chapina.

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Edgar Madruga ameniza as críticas. Ele considera o SPED um projeto em implantação, e, portanto, observar os seus benefícios no “calor da transformação” não é razoável. O que ocorre? Embora nenhum tributo tenha sido alterado desde a implantação, as mudanças nas obrigações acessórias e a verificação do cumprimento das leis e normas que regulamentam esses tributos tornaram o “cipoal tributário” mais transparente. Madruga acha que isso expõe a necessidade urgente de mudanças, não só pelas empresas, mas também na própria administração pública, e aposta que a turbulência desaparecerá conforme a nova tecnologia seja dominada. “As empresas sairão bem melhores desse processo, e muito mais competitivas mundialmente.” Em favor de sua tese, cita estudos que demonstram que um aumento de custos inicial com a implantação do SPED é compensado pelo incremento da produtividade em médio prazo.    

melhores soluções de gestão Diante do rico portfólio de ofertas disponíveis

para automatizar e integrar processos e a gestão nos escritórios de contabilidade e seus clientes, como escolher o melhor? Essa decisão difícil, que lembra um casamento, implica estabelecer uma relação de confiança íntima e contínua entre a empresa e o fornecedor. Significa compartilhar informações e integrar processos de atividades vitais como ERP, NF-e, folha de pagamento, controle eletrônico do ponto, contabilidade, administração etc. Além disso, na hora de avaliar as propostas, nem sempre fica claro distinguir os serviços indispensáveis, que realmente agregam valor ao negócio, dos opcionais ou desejáveis. Isso sem falar na pós-venda, quando realmente é possível avaliar o que o fornecedor prometeu

e o que efetivamente entrega, seja em forma de suporte, consultoria legal, implantação ou visitas técnicas. O que fazer?

Para Francisco Komatsu, especialista em certificação digital e soluções customizadas de nota fiscal eletrônica, antes de escolher um provedor de software ou serviço, a empresa deve avaliar os seus sistemas de acordo com as necessidades mais críticas, fazendo-se duas perguntas. A primeira é se vale a pena realizar internamente as aplicações ou terceirizar. A aplicação escolhida precisa ser acessada de qualquer lugar, sem perda dos dados, com o sistema funcionando quando é mais necessário, ou seja, próximo às datas de entrega dos documentos fiscais. Isso sem jamais perder o controle sobre o prazo de validade do certificado digital. ”Infelizmente, muitas empresas deixam

“o tEmPo gaSto no CumPrimEnto DaS obrigaçõES aCESSóriaS tEm PrEJuDiCaDo oS EmPrESárioS” José maria Chapina alcazar

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passar o prazo, o que acarreta uma corrida por renovar o certificado”, diz Komatsu.

A segunda questão é saber qual a garantia do fornecedor em relação à atualização tecnológica. José Ronaldo alerta sobre a contratação de provedores que oferecem softwares de gestão empresarial e contábil ao mesmo tempo: “Muitas empresas pequenas se aventuraram nos dois ramos, com reduzidas equipes para dar vazão às inúmeras modificações das novas legislações ou sem conhecimento para mudanças e cálculos de forma correta”. Em sistemas contábeis tão críticos para o negócio, é importante saber se as empresas

desenvolvedoras têm condições de sobreviver sem seus donos, para não deixar empresário e contador à deriva, sem suporte ao sistema ou acesso aos seus dados. O especialista recomenda, ainda, atenção ao banco de dados utilizado, para evitar perda de informação ou lentidão no processamento. Também vale avaliar como o sistema de automação exporta os dados para a contabilidade e como o sistema contábil está preparado para absorver dados de outros aplicativos. “A integração é fundamental para garantir produtividade.” Finalmente, não dá para esquecer que o SPED é a versão digital do Livro Fiscal, que precisa ser validado por um profissional contábil, pois só ele tem a expertise necessária para interpretar a legislação tributária e fazer a escrituração fiscal correta. Afinal, nenhum software tem a capacidade de fazer esse trabalho sozinho. Edgar Madruga lembra que, apesar do SPED ser distribuído por diversos subprojetos – NFe, o SPED Contábil, SPED Fiscal, PIS/COFINS etc. –, a empresa só tem uma contabilidade. Como a fiscalização digital vai auditar com a visão do SPED como um todo, o objetivo é fazer cada fornecedor pensar dessa forma também. “O ideal é buscar parceiros consolidados no mercado que ofereçam soluções integradas, especialmente no pós-venda.” Ele lembra que a utilização de sistemas em que todos os participantes interagem é crítica para o sucesso no mundo digital.

No entanto, Madruga alerta que de nada adianta escolher bons produtos e provedores sem investir em conhecimento, seja por meio de cursos, palestras, cartilhas ou qualquer outro meio. Ele dá um exemplo: apesar da exigência legal desde 2009, de 1,5 milhão de empresas brasileiras de atacado, distribuição e industrialização obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica, apenas metade o faz. “Portanto, temos hoje 750 000 empresas gerando passivos tributários não somente para elas mesmas, mas também para todos os que compram suas mercadorias aceitando notas fiscais em papel indevidamente.” Como explicar essa terrível falha operacional a não ser pelo puro e simples desconhecimento?

“a intEgração é funDamEntal Para garantir a ProDutiviDaDE” francisco Komatsu

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