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UNIVERSIDADE DO EXTREMO SUL CATARINENSE UNESC

CURSO DE GRADUAO EM CINCIAS CONTBEIS

TALITA DANIELSKI PEREIRA

AVALIAO DOS PROCEDIMENTOS DO CONTROLE INTERNO DO

SETOR DE COMPRAS DE UMA INSTITUIO DE ENSINO SEM FINS

LUCRATIVOS EM CRICIMA

CRICIMA, JULHO DE 2011.

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TALITA DANIELSKI PEREIRA

AVALIAO DOS PROCEDIMENTOS DO CONTROLE INTERNO DO

SETOR DE COMPRAS DE UMA INSTITUIO DE ENSINO SEM FINS

LUCRATIVOS EM CRICIMA

Trabalho de Concluso de Curso apresentado para obteno do grau de Bacharel no curso de Cincias Contbeis da Universidade do Extremo Sul Catarinense, UNESC.

Orientador: Prof. Esp. Luiz Henrique Tibrcio Daufembach.

CRICIMA, JULHO DE 2011.

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TALITA DANIELSKI PEREIRA

AVALIAO DOS PROCEDIMENTOS DO CONTROLE INTERNO DO

SETOR DE COMPRAS DE UMA INSTITUIO DE ENSINO SEM FINS

LUCRATIVOS EM CRICIMA

Trabalho de Concluso de Curso aprovado pela Banca Examinadora para obteno do grau de Bacharel no curso de Cincias Contbeis da Universidade do Extremo Sul Catarinense, UNESC.

Cricima, 07 de julho de 2011.

BANCA EXAMINADORA

________________________________________________

Prof. Luiz Henrique Tibrcio Daufembach - Especialista - Orientador

_______________________________________________

Prof. Esp. Everton Perin Examinador 01

_______________________________________________

Prof. Esp. Marcos Danilo Rosa Viana Examinador 02

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DEDICO: Aos meus pais, meu irmo e minha cunhada, por todo amor, apoio e incentivo incondicionais, pelos conselhos e ensinamentos passados a mim, os quais carregarei comigo por toda vida.

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AGRADECIMENTOS

Agradeo primeiramente a Deus, Pai Sbio, Amoroso, nosso melhor

orientador, de quem somos alunos eternos e que nos oferece o dom da vida mesmo

sem merecermos.

Agradeo com imenso amor aos meus pais Valdeci e Juclia, pelo

exemplo de amor que me deram, por toda dedicao em todos estes anos, sendo

meu porto seguro em todos os momentos, compartilhando meus sonhos e

desalentos, vitrias e derrotas, alegrias e tristezas, me fazendo acreditar que sou

capaz, incentivando-me a prosseguir a jornada, fossem quais fossem os obstculos.

Agradeo carinhosamente ao meu irmo Talis, e minha cunhada Michele,

anjos em minha vida, pelo carinho e compreenso com que dividiram comigo os

bons e os difceis momentos.

Agradeo aos meus familiares, pelos momentos de alegria e

descontrao, que me fizeram esquecer mesmo que por pouco tempo, as

preocupaes e problemas do dia-a-dia.

Agradeo a todos os amigos, pelos momentos de alegria e

descontentamentos compartilhados ao longo de todo o curso, estando ao meu lado

me apoiando e dando fora para superar as dificuldades e seguir em frente em

busca de mais um vitria.

Obrigada a todos da SATC, a qual foi instrumento de estudo para

concluso deste, que de uma forma ou de outra contriburam para a realizao do

meu trabalho.

Agradeo a todos os professores deste curso, no somente pelos

ensinamentos tcnicos, para que possamos ser excelentes profissionais, mas

tambm pelo companheirismo e amizade, mostrando que o curso de Cincias

Contbeis tambm uma famlia.

Ao meu orientador e professor, Luiz Henrique Tibrcio Daufembach, que

me guiou, incentivou e contribuiu para a realizao e concluso deste trabalho.

Enfim, a todos que, direta ou indiretamente, contriburam para a

realizao desta pesquisa.

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H uns que falam e no ouvimos, h uns que nos tocam e no sentimos, h aqueles que nos ferem e nem cicatrizes deixam. Mas h aqueles que simplesmente vivem e nos marcam por toda vida...

Autor desconhecido.

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RESUMO

PEREIRA, Talita Danielski. Avaliao dos Procedimentos do Controle Interno do Setor de Compras de uma Instituio de Ensino Sem Fins Lucrativos em Cricima. 2011. 86 p. Orientador: Luiz Henrique Tibrcio Daufembach. Trabalho de Concluso do Curso de Cincias Contbeis. Universidade do Extremo Sul Catarinense UNESC. Cricima SC.

Em decorrncia da alta competitividade no cenrio empresarial, inclusive para as instituies de ensino sem fins lucrativos, os empreendedores vm buscando meios que aumentem a possibilidade de suas metas e objetivos serem atingidos. O controle interno tem sido uma ferramenta bastante utilizada, independente do porte ou atividade fim da empresa, a qual oferece maior qualidade e veracidade nas informaes. Os objetivos deste estudo consistem em elaborar uma abordagem sobre os aspectos que abrangem o sistema de controle interno, identificar e descrever o funcionamento das atividades desenvolvidas no mbito do setor de compras da instituio em estudo, a qual classificada como instituio de ensino sem fins lucrativos, e consequentemente propor adequaes aos controles internos no setor pesquisado a partir da avaliao terica e prtica. Na elaborao do trabalho foram utilizados de quatro mtodos de pesquisa, sendo eles: descritiva, bibliogrfica, participante e qualitativa. No transcorrer deste trabalho abordada a fundamentao terica, e em seguida apresentado a caracterizao da empresa em estudo, na qual realizada a avaliao dos procedimentos executados das atividades desenvolvidas no departamento de compras. Finalizando com as sugestes propostas de melhorias, visando um melhor desenvolvimento das atividades no processo de aquisio. Com a realizao do estudo de caso, pode-se constatar que h necessidade de algumas alteraes nos procedimentos, porm, a entidade faz uso de um sistema de controle interno bastante eficiente, atendendo as necessidades, e proporcionando aos diretores informaes fidedignas, as quais so instrumentos de auxlio na tomada de decises.

Palavras-chave: Controles Internos. Procedimentos. Setor de Compras.

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LISTA DE ILUSTRAES

Quadro 1 Principais Caractersticas das Entidades Sem Fins Lucrativos ... 20

Figura 1 Modelo de Estrutura Organizacional para o Departamento de Auditoria Interna .................................................................................................... 26

Figura 02 Aspectos que Diferenciam a Auditoria Interna da Auditoria Externa .................................................................................................................... 29

Figura 03 Representao Grfica dos Sistemas de Controle Interno .......... 34

Figura 04 Processo de Compras. ..................................................................... 42

Figura 05 Solicitao de Compras. ................................................................... 43

Figura 07 Organograma Empresa em Estudo SATC ................................... 50

Figura 08 Fluxograma Processo de Compras da Empresa em Estudo SATC ....................................................................................................................... 52

Figura 09 Tempo para Realizao do Processo Interno de Compras .......... 64

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LISTA DE ANEXOS

Anexo I Site Acesso ao Portal ....................................................................... 72

Anexo II Portal dos Colaboradores .............................................................. 72

Anexo III Acesso a Pedido Eletrnico .......................................................... 73

Anexo IV Informaes Pedido de Compra ................................................... 73

Anexo V Status da Solicitao Pedido de Compra ..................................... 74

Anexo VI Itens Pedido de Compra ................................................................ 74

Anexo VII Status Pedido de Compra Itens Adicionados ............................ 75

Anexo VIII Lista de Pedidos ........................................................................... 76

Anexo IX Escolha da Unidade (Aprovao Coordenao) ......................... 77

Anexo X Lista de Pedidos para Aprovao (Coordenao) ....................... 77

Anexo XI Dados do Pedido (Aprovao Preliminar Coordenao) ........... 78

Anexo XII Cadastro de Fornecedores .......................................................... 78

Anexo XIII Itens para Cotao ....................................................................... 79

Anexo XIV Anlise para Cotao .................................................................. 79

Anexo XV Devoluo de Pedido (Cotao) .................................................. 80

Anexo XVI Portal do Fornecedor .................................................................. 80

Anexo XVII Itens para Cotao (Portal do Fornecedor) ............................. 81

Anexo XVIII - Cotao on-line (Fornecedor) ................................................... 82

Anexo XIX Cotao Sistema (Visualizao de Fornecedores) .................. 82

Anexo XX Cotao ( Fornecedor Vencedor) ................................................ 83

Anexo XXI Aprovao coordenao (com preo) ....................................... 83

Anexo XXII Ordens de Compras Pendentes ................................................ 84

Anexo XXIII Emisso da Ordem de Compra (Enviada por e-mail) ............. 84

Anexo XXIV Recebimento Fornecedor Ordem de Compra ........................ 85

Anexo XXV Emisso da Ordem de Compra (enviada por fax) ................... 85

Anexo XXVI Ordem de Compra ..................................................................... 86

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SUMRIO

1 INTRODUO ......................................................................................................... 12

1.1 Tema e Problema ................................................................................................ 12

1.2 Objetivos da Pesquisa ....................................................................................... 13

1.3 Justificativa ......................................................................................................... 14

1.4 Metodologia da Pesquisa ................................................................................... 15

2 FUNDAMENTAO TERICA .............................................................................. 17

2.1 Entidades Sem Fins Lucrativos ........................................................................ 17

2.1.1 Tipos de Entidades Sem Fins Lucrativos ..................................................... 18

2.1.1.1 Associaes .................................................................................................. 19

2.1.2 Caractersticas Comuns .................................................................................. 20

2.2 Auditoria .............................................................................................................. 21

2.2.1 Origem e Evoluo da Auditoria .................................................................... 22

2.2.2 Gneros de Auditoria: Funes e Diferenas ............................................... 24

2.2.2.1 Auditoria Interna ........................................................................................... 24

2.2.2.2 Auditoria Externa .......................................................................................... 26

2.2.3 Diferena entre Auditoria Interna e Externa ................................................. 27

2.2.4 Normas de Auditoria ....................................................................................... 30

2.3 Controle Interno .................................................................................................. 30

2.3.1 Aspectos Gerais Sobre Controle Interno ...................................................... 31

2.3.2 Definio de Controle Interno ........................................................................ 32

2.3.3 Tipos de Controle Interno ............................................................................... 33

2.3.4 Objetivos do Controle Interno ........................................................................ 34

2.3.5 Importncia do Controle Interno .................................................................... 35

2.3.6 Limitaes do Controle Interno ...................................................................... 36

2.3.7 Avaliao do Controle Interno ........................................................................ 37

2.3.8 Segregao de Funes ................................................................................. 38

2.4 Setor de Compras ............................................................................................... 38

2.4.1 Objetivos do Setor de Compras ..................................................................... 39

2.4.2 Funo do Setor de Compras ......................................................................... 40

2.4.3 Perfil do Comprador ........................................................................................ 41

2.4.4 Processo Operacional de Compras ............................................................... 42

2.4.5 Solicitao de Compra .................................................................................... 43

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2.4.6 Fornecedores ................................................................................................... 44

2.4.7 Cotaes de Preos ........................................................................................ 45

2.4.8 Autorizao para Compra ............................................................................... 46

2.4.9 Ordem de Compra ........................................................................................... 47

3 ESTUDO DE CASO ................................................................................................ 48

3.1 Caracterizao da Instituio ............................................................................ 48

3.1.1 Viso ................................................................................................................. 50

3.1.2 Misso ............................................................................................................... 50

3.1.3 Organograma da Instituio em Estudo ....................................................... 50

3.2 Compras .............................................................................................................. 51

3.2.1 Fluxograma de Compras ................................................................................. 51

3.2.2 Procedimentos de Compra ............................................................................. 53

3.2.2.1 Solicitao de Compra ................................................................................. 53

3.2.2.2 Pedido de Compra Devolvido ...................................................................... 54

3.2.2.3 Aprovao Preliminar da Coordenao ..................................................... 54

3.2.2.4 Fornecedores ................................................................................................ 55

3.2.2.5 Cotao de Preos ....................................................................................... 55

3.2.2.6 Aprovao da Coordenao ........................................................................ 57

3.2.2.7 Aprovao do Diretor de Centro ................................................................. 57

3.2.2.8 Aprovao do Diretor Corporativo ............................................................. 58

3.2.2.9 Aprovao do Diretor Financeiro ................................................................ 58

3.2.2.10 Ordem de Compra ...................................................................................... 58

3.3 Sugestes de Melhorias ..................................................................................... 59

3.3.1 Solicitao de Compra .................................................................................... 60

3.3.2 Pedido Devolvido ............................................................................................. 60

3.3.3 Aprovaes ...................................................................................................... 60

3.3.4 Cotao de Preos .......................................................................................... 61

3.3.5 Ordem de Compra ........................................................................................... 62

3.4 Anlise do Estudo de Caso .............................................................................. 64

4 CONSIDERAES FINAIS .................................................................................... 65

REFERNCIAS .......................................................................................................... 67

ANEXO ....................................................................................................................... 71

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1 INTRODUO

Neste captulo, apresentado o tema e problema, no qual consiste

elucidar a idia principal do trabalho, seguindo com os objetivos: geral e especficos,

que se pretende atingir no desenvolvimento do estudo. Posteriormente aborda-se a

justificativa e a metodologia utilizada na elaborao da pesquisa, subsdios

importantes para definio dos captulos seguintes.

1.1 Tema e Problema

Com o constante crescimento das instituies, aliado a evoluo dos

mercados, tornando a concorrncia cada vez mais acirrada, as entidades esto

buscando diferenciais para otimizar os processos e garantir a segurana e a certeza

na gesto dos negcios. Os gestores por sua vez, precisam dispor de ferramentas

que propicie subsdios para tomada de deciso, e desta forma, manter suas

organizaes competitivas, trilhando o caminho para atingir os objetivos,

conquistando o sucesso esperado pelos empreendedores.

Em conseqncia do cenrio competitivo entre as instituies,

necessrio se utilizar de constantes anlises dos fatores relevantes para um bom

funcionamento empresarial, visando minimizar os riscos e falhas no gerenciamento,

garantindo assim, melhor utilizao de seus recursos. Desta forma, as instituies

vm buscando meios que proporcionem segurana na obteno dos objetivos

especficos da entidade.

Atualmente, um dos meios eficientes para assegurar que as entidades

tenham um desempenho satisfatrio, o uso contnuo dos sistemas de controles

internos, se apresenta como ferramenta fundamental nesse processo, contribuindo

para a no ocorrncia de fraudes, erros e ineficincia. Desta forma, esse

procedimento ir proteger os ativos contra perdas derivadas de erros, intencionais

ou no, e tambm garantir a fidedignidade e integridade nos registros e

demonstraes contbeis e administrativas, os quais serviro como informaes de

grande importncia aos gestores e diretores para tomada de decises.

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Pode-se dizer que praticamente impossvel a existncia de uma

instituio que no disponha de controles que possam garantir a continuidade do

fluxo de suas operaes. Toda organizao, independente do porte ou rea de

atuao, de alguma forma possui controle interno, porm, cabe ao gestor analisar se

este adequado ou no ao exerccio das atividades desenvolvidas na instituio.

Os controles internos podem ser aplicados em todas as reas da

instituio: tesouraria, produo, contabilidade, recursos humanos, compras, vendas

etc. A adoo de um adequado controle sobre essas reas de fundamental

importncia para que os resultados sejam favorveis e com menores desperdcios.

O setor de compras baseia-se nos controles das disponibilidades

financeiras da instituio, pois por meio do mesmo que so realizados os

oramentos e aquisies para suprir a necessidade dos demais setores. Portanto,

extremamente relevante o exerccio de um sistema de controle interno eficiente e

adequado as suas necessidades, para que os recursos no sejam utilizados de

maneira erronia, podendo levar a empresa a sofrer srios prejuzos.

Diante do exposto, chega-se ao seguinte questionamento, que norteia o

desenvolvimento dessa pesquisa: quais adequaes podem ser adotadas nos

controles internos para o melhor desenvolvimento do setor de compras de uma

instituio de ensino sem fins lucrativos?

1.2 Objetivos da Pesquisa

O objetivo geral deste estudo consiste em identificar os procedimentos

das rotinas de controles internos adotados no setor de compras em uma

organizao de ensino sem fins lucrativos.

Para alcanar o objetivo principal deste estudo, apresentam-se os

seguintes objetivos especficos:

elaborar uma abordagem sobre os aspectos que abrangem o sistema de controle

interno da auditoria e do setor de compras;

descrever o funcionamento das atividades de controle interno desenvolvidos no

mbito do setor de compras da entidade;

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Propor adequaes aos controles internos do setor pesquisado a partir da

avaliao prtica, baseado nos aspectos tericos.

1.3 Justificativa

Em funo do ambiente competitivo e situao econmica no cotidiano

empresarial, tanto as grandes como mdias e pequenas organizaes precisam se

adaptar ao mercado em que esto inseridas. Com intuito de atender a demanda e a

procura do mercado e alcanar um alto nvel de satisfao dos clientes, os gestores

carecem de informaes precisas e de acesso imediato, para que possam tomar

decises rpidas e eficientes.

Neste sentido, a presente pesquisa tem sua validade justificada em

fornecer informaes contbeis e administrativas, por meio de um sistema de

controle interno numa instituio de ensino, onde o mesmo proporcionar aos

gestores, informaes precisas e fidedignas que sero de importante influncia na

tomada de decises.

O presente trabalho contribui de forma terica para a melhor

compreenso do tema, bem como sua importncia e os benefcios que o mesmo

traz aos diversos setores da organizao, com nfase no setor de aquisio.

A contribuio prtica deste estudo percebida com a apresentao dos

benefcios que o controle interno pode trazer para a instituio em estudo. A partir

do embasamento terico possvel realizar uma anlise do sistema de controle

interno e procedimentos adotados pela instituio estudada, e posteriormente propor

adequaes que visam oferecer aos gestores informaes seguras, visando

contribuir com o desenvolvimento e crescimento da instituio.

Acredita-se que a utilizao de um sistema de controle interno eficiente

um instrumento de grande importncia para a sobrevivncia das organizaes,

independente do tamanho, natureza das operaes ou setor econmico em que

atuam.

O controle empregado e monitorado de forma correta e contnua tem

efeito preventivo sobre os procedimentos adotados, contribuindo para que a

empresa consiga alcanar as metas e objetivos estabelecidos. Desta forma, a

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instituio ter impacto positivo direto nos resultados, proporcionando uma

estabilidade maior no mercado, conseqentemente beneficiando seus funcionrios,

clientes e toda a sociedade.

1.4 Metodologia da Pesquisa

Neste tpico so ilustradas caractersticas da presente pesquisa, no que

diz respeito aos mtodos e procedimentos determinados como necessrios para

realizao da mesma. Conforme Andrade (2005, p. 119), pesquisa o conjunto de

procedimentos sistemticos, baseado no raciocnio lgico, que tem por objetivo

encontrar solues para problemas propostos, mediante a utilizao de mtodos

cientficos.

A pesquisa consiste em trs tipologias diferentes, podendo ser

identificada quanto aos objetivos, aos procedimentos e a abordagem do problema.

Quanto aos objetivos a pesquisa presente caracterizada de forma

descritiva, pois visa descrever a anlise de um sistema de controle interno eficiente

para utilizao no setor de suprimentos de uma instituio. Segundo Vergara (2007,

p. 47), a pesquisa descritiva no tem o compromisso de explicar os fenmenos que

descreve, embora sirva de base para tal explicao.

Cervo e Bervian (1996, p. 49), expem que a pesquisa descritiva:

observa, registra, analisa e correlaciona fatos ou fenmenos (variveis) sem manipul-los. Procura descobrir, com a preciso possvel, a freqncia com que um fenmeno ocorre, sua relao e conexo com outros, sua natureza e caractersticas.

Quanto aos procedimentos, realizou-se uma pesquisa bibliogrfica.

Marconi (2008, p. 57) relata que a pesquisa bibliogrfica:

abrange toda bibliografia j tornada pblica em relao ao tema de estudo, desde publicaes avulsas, boletins, jornais, revistas, livros, pesquisas, monografias, teses, material cartogrfico, etc. Sua finalidade colocar o pesquisador em contato direto com tudo o que j foi escrito, dito ou filmado sobre o assunto [...].

Pode-se dizer que a mesma de extrema relevncia, pois de acordo com

Vianna (2001, p. 43) se faz necessrio para que voc possa fundamentar os

argumentos que utilizar ao longo da elaborao de seu trabalho.

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Este trabalho tem tambm como procedimento um estudo de caso,

conforme Trivios (1987), estudo de caso considerado como uma categoria de

pesquisa no qual o objetivo aprofundar a descrio de determinada realidade,

tendo como objeto uma unidade a ser analisada. Sobre o mesmo assunto, Santos

(2004, p. 30) ressalta que estudar um caso selecionar um objeto de pesquisa

restrito, com o objetivo de aprofundar-lhe os aspectos caractersticos. Este estudo

realizado numa instituio de ensino sem fins lucrativos, onde a coleta de dados e a

anlise dos procedimentos acontecem no Setor de Compras.

Outro procedimento adotado nesta pesquisa o participativo, que por sua

vez consiste no pesquisador estar envolvido nas atividades da empresa em que

incidi a questo em problema. Para Marconi e Lakatos (2002, p. 90) consiste na

participao real do pesquisador com a comunidade ou grupo.

Com o intuito de analisar as informaes coletadas, no que tange

abordagem do problema, esta pesquisa utilizou a anlise qualitativa, na qual Vianna

(2001, p. 122), explica que:

na pesquisa qualitativa voc analisar cada situao a partir de dados descritivos, buscando identificar relaes, causas, efeitos, conseqncias, opinies, significados, categorias e outros aspectos considerados necessrios compreenso da realidade estudada e que, geralmente envolve mltiplos aspectos.

Richardson (1999, p. 80) enfatiza que os estudos que empregam uma

metodologia qualitativa podem descrever a complexidade de determinado problema,

analisar a interao de certas variveis, compreender e classificar processos

dinmicos vividos por grupos sociais.

Diante disso, por meio dos mtodos e procedimentos metodolgicos

pretende-se analisar e descrever os procedimentos utilizados na empresa em estudo

e posteriormente por meio da pesquisa propor meios que visam melhorias para a

mesma.

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2 FUNDAMENTAO TERICA

Neste captulo so apresentados por meio de referencial terico, os

principais aspectos que consistem os controles internos, bem como os

procedimentos utilizados na rotina do setor de compras, e principalmente a

importncia que o controle interno tem nas instituies, objetivando atingir as metas

e objetivos determinados, assunto estes que sustentaro o desenvolvimento do

terceiro captulo: o estudo de caso.

2.1 Entidades Sem Fins Lucrativos

Aumenta a cada dia, o nmero de entidades do terceiro setor, estas cujo

objetivo prestar servios para um pblico especfico ou para o pblico em geral,

sendo que a principal caracterstica deste segmento no visar lucros. As entidades

sem fins lucrativos, tambm denominadas como entidades filantrpicas, so

enquadradas no terceiro setor. Segundo Silva (1977, p.13), estas entidades so

definidas como sendo um tipo de (...) organismo econmico destinado produo

de mercadorias e/ ou servios, sem o objetivo de lucro.

De acordo com Paes (2004, p. 98), importante mencionar que:

junto com o estado (primeiro setor) e com o mercado (segundo setor), identifica-se a existncia de um terceiro setor, mobilizador de um grande volume de recursos humanos e materiais para impulsionar iniciativas voltadas para o desenvolvimento social, setor no qual se inserem as sociedades civis sem fins lucrativos.

Segundo Olak e Nascimento (2006, p. 1) a expresso, sem fins

lucrativos, usada para designar entidades fora do contexto do estado e do

mercado, ou seja, primeiro e segundo setor da sociedade.

Ento, nota-se que junto ao primeiro setor (estado) e segundo setor

(mercado), surge um terceiro setor, no qual esto inseridas as entidades sem fins

lucrativos, as quais tm como objetivo desenvolver atividades designadas ao

desenvolvimento social, com interesse de suprir as necessidades da comunidade.

O fato das entidades sem fins lucrativos no terem como objetivo principal

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a obteno de lucros, no significa que no possam gerar-los, Young (2006, p. 15)

relata que:

Instituio sem fins lucrativos so aquelas que no se prestam como instrumento de lucro para seus instituidores ou dirigentes. A instituio pode e deve lucrar. Lucrar para aumentar seu patrimnio e assim prestar servios cada vez a maior nmero de pessoas, e cada vez de melhor qualidade. O que no pode distribuir os lucros. Tem de investir os que obtiverem, na execuo de seus objetivos.

Sedo assim, obtendo-se ao final do exerccio resultado de supervit, este

deve ser convertido em ampliao do patrimnio institucional, visando aumentar o

nmero de pessoas beneficiadas e tambm a qualidade dos servios prestados.

Desta forma, entende-se que as entidades sem fins lucrativos tm como

objetivo atender parte dos anseios e carncias da sociedade, visando amenizar

problemas sociais e de interesse coletivo, ou seja, diferente das outras

organizaes, no tem como principal objetivo a obteno de lucros, mas sim

proporcionar populao, melhores condies sociais e bsicas.

2.1.1 Tipos de Entidades Sem Fins Lucrativos

Existe uma grande variedade de espcies de entidades sem fins

lucrativos, conforme Young (2008, p. 12) relata:

a terminologia entidades sem fins lucrativos abrange uma vasta gama de espcies, tais como as associaes, as fundaes, os sindicatos, as sociedades cooperativas, as entidades filantrpicas e beneficentes de assistncia social e as instituies de carter filantrpico, recreativo, cultural e cientfico.

No entanto, dentre as citadas acima, algumas delas recebem maior

destaque, onde as associaes tero maior esclarecimento no tpico seguinte, em

funo da empresa em estudo se tratar de uma entidade beneficente, denominada

como associao.

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2.1.1.1 Associaes

As associaes, integrantes do terceiro setor, so entidades formadas

pela unio de pessoas com objetivos e ideais comuns, com fins no econmicos, ou

seja, sem fins lucrativos.

O Novo Cdigo Civil (Lei n 10.406, de 2002), em seu art. 53, diz

taxativamente que "Constituem-se as associaes pela unio de pessoas que se

organizem para fins no econmicos". Segundo Zanluca (2007, p. 4), as

associaes caracterizam-se como:

pessoas jurdicas formadas pela unio de pessoas que se organizam para a realizao de atividades no-econmicas, ou seja, sem finalidades lucrativas. Nessas entidades, o fator preponderante so as pessoas que as compem.

Essas organizaes so tambm denominadas como de carter social,

visto que estas tm como caracterstica principal a no obteno de lucro, a

expresso fins no econmicos, a marca dessas organizaes (OLIVEIRA e

ROMO, 2006, p. 11).

Pode-se dizer que associao um conjunto ou unio de pessoas com

um objetivo em comum, este sendo de carter cientfico, beneficente, ativista, social,

poltico, recreativo, desportivo, artstico, literrio, entre outros. (ECOPLAN, 2011).

Regem no Cdigo Civil do Art. 53 at o Art. 61, as estruturas das

associaes, na qual no art. 54 faz-se meno das caractersticas que devem conter

no estatuto social das associaes:

Art. 54. Sob pena de nulidade, o estatuto das associaes conter: I - a denominao, os fins e a sede da associao; II - os requisitos para a admisso, demisso e excluso dos associados; III - os direitos e deveres dos associados; IV - as fontes de recursos para sua manuteno; V o modo de constituio e de funcionamento dos rgos deliberativos; (Redao dada pela Lei n 11.127, de 2005)

VI - as condies para a alterao das disposies estatutrias e para a dissoluo. VII a forma de gesto administrativa e de aprovao das respectivas contas. (Includo pela Lei n 11.127, de 2005)

De acordo com Machado (2009), para que a instituio mantenha seu

registro como associao, preciso que a mesma mencione nos relatrios de

prestaes de contas, todos os servios realizados pela associao, e o - direcione

para o CNAS (Conselho Nacional de Assistncia Social).

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Sendo assim, finaliza-se a descrio e as caractersticas das associaes,

sendo abordadas no prximo tpico as caractersticas comuns entres todas as

entidades sem fins lucrativos.

2.1.2 Caractersticas Comuns

A tabela abaixo nos apresenta as caractersticas destacadas como

comum entre as entidades sem fins econmicos mencionadas acima.

Quadro 1 Principais Caractersticas das Entidades Sem Fins Lucrativos Fonte: Olak e Nascimento (2006, p. 7)

Percebe-se que as entidades sem fins lucrativos tm como finalidade

provocar mudanas sociais, promovendo melhorias para a sociedade. Normalmente

suas fontes de recursos financeiros e bem materiais so por meio de contribuies,

doaes, subvenes e prestao de servios comunitrios. Embora a obteno de

lucro no seja um objetivo a ser alcanado, pode ocorrer de a mesma gerar lucros,

este ser ento convertido em melhorias na prpria organizao, com o intuito de

proporcionar ainda mais benefcios comunidade. Normalmente as entidades sem

fins econmicos so beneficiadas pela imunidade e iseno de impostos.

Com isso se finaliza a abordagem referente s entidades sem fins

econmicos, sendo apresentado nos prximos tpicos o conceito, importncia,

gneros e diferenas na rea da auditoria.

21

2.2 Auditoria

Visto que a auditoria proporciona a transparncia dos procedimentos

realizados pelas organizaes, exalta-se a importncia da mesma no que tange os

controles internos, pois eles so a principal ferramenta de estudo do auditor para

justificar os mtodos utilizados.

Os trabalhos da auditoria vm se tornando cada vez mais importante, isso

se deve ao fato de as organizaes estarem buscando resultados que demonstrem

a realidade de suas operaes. cada vez mais constante nas instituies, a

necessidade de informaes contbeis e administrativas confiveis, pois as mesmas

servem de auxlio na tomada de decises. Desta forma, a verificao e avaliao

dos registros contbeis e administrativos, realizados no trabalho da auditoria,

proporcionam aos diretores, administradores, e terceiros interessados, maior

confiabilidade nos relatrios apresentados.

Os trabalhos da auditoria procuram assegurar que os procedimentos

adotados pela empresa esto sendo executados de forma correta, e que seus

relatrios financeiros demonstram a real situao em que a instituio se encontra.

No entanto, Crepaldi (2002, p. 29), ressalva que o trabalho de auditoria

abrange, alm de fatores tcnicos, fatores psicolgicos: as pessoas ao saberem que

h um controlador, inibem qualquer iniciativa de cometer irregularidades. Sendo

assim, a mesma colabora com a no ocorrncia de atos irregulares intencionais.

Existem inmeros conceitos relacionados definio do termo auditoria,

porm, mesmo que descritos de formas diferentes, todos compreendem as mesmas

caractersticas.

Segundo Franco e Marra (2001, p. 28),

a auditoria compreende o exame de documentos, livros e registros, inspees e obteno de informaes e confirmaes, internas e externas, relacionados com o controle do patrimnio, objetivando mensurar a exatido desses registros e das demonstraes contbeis deles decorrentes.

Desta forma, entende-se que a auditoria busca examinar, inspecionar e

confirmar as informaes obtidas, assegurando a credibilidade quanto aos registros

e demonstraes contbeis e a integridade do patrimnio da empresa.

Ainda conceituando, Crepaldi (2002, p. 23) relata que, de forma bastante

simples, pode-se definir auditoria como o levantamento, estudo e avaliao

22

sistemtica das transaes, procedimentos, operaes e rotinas das demonstraes

financeiras de uma entidade.

Completando, o mesmo autor (2002, p. 23) menciona que o trabalho da

auditoria consiste em controlar as reas-chaves nas empresas a fim de evitar

situaes que propiciem fraudes, desfalques e subornos, por meio de testes

regulares nos controles internos especficos de cada organizao.

Para Hoog e Carlin (2008, p. 54), a auditoria tem como principal objetivo:

[...] proporcionar credibilidade s informaes divulgadas atravs dos balanos e demais peas contbeis pelas sociedades empresariais em geral, fazendo com que os bens, direitos e obrigaes estejam demonstrados e valorizados dentro das praticas contbeis.

notrio que a auditoria importante em toda e qualquer empresa, pois a

mesma busca proporcionar informaes contbeis com credibilidade, demonstrando

a real situao econmica, financeira e patrimonial da instituio, onde registro dos

bens, direitos e obrigaes esto de acordo com o que rege os procedimentos e

com o que estabelecido por lei.

Os servios da auditoria esto diretamente ligados a garantia das

informaes contbeis e proteo da riqueza patrimonial, o que os torna

essenciais em todos os tipos de empresas, visando o alcance dos objetivos e

permanecia no atual mercado competitivo.

2.2.1 Origem e Evoluo da Auditoria

A auditoria surgiu juntamente com a evoluo das grandes empresas, na

qual os administradores sentiram a necessidade do auxlio de profissionais

qualificados que afirmassem a veracidade dos registros e demonstraes contbeis.

Para Franco e Marra (2001, p. 39) a [...] Inglaterra, como dominadora dos

mares e controladora do comrcio mundial, foi a primeira a possuir as grandes

companhias de comrcio [...].

Sendo assim Cherman (2004, p. 5), comenta que:

A auditoria teve seu inicio na Inglaterra e Esccia, nos idos do sculo XIX, em decorrncia da Revoluo Industrial. Era necessrio auditar as novas corporaes que substituam a produo artesanal. Assim, a auditoria desenvolve-se no Reino Unido e difundida para outros pases, principalmente o Canad e os Estados Unidos, que, devido ao

23

desenvolvimento econmico, aprimoraram significativamente essa nova tcnica.

Percebe-se ento, que a auditoria teve incio na Inglaterra e Esccia, em

funo da revoluo industrial, devido ao surgimento das grandes corporaes

industriais e comerciais, substituindo a produo artesanal. E posteriormente

expandiu-se para o Canad e Estados Unidos, que adotaram a tcnica da auditoria

em conseqncia do desenvolvimento econmico.

Com o fim da segunda guerra mundial, muitas empresas estrangeiras se

instalaram no Brasil, e trouxeram juntamente com elas os servios da auditoria, j

que para os empreendedores estrangeiros eram considerados de extrema

importncia para controle de seus investimentos. Aos poucos os profissionais da

auditoria foram se estabelecendo e expandindo os trabalhos da auditoria

independente. (FRANCO e MARRA, 2001)

Sendo assim, no Brasil o profissional auditor surgiu com a implantao

das empresas estrangeiras, aps a segunda grande guerra, onde os profissionais se

estabeleceram e consequentemente expandiram os servios da auditoria. Com o

passar dos anos, os benefcios trazidos pelos trabalhos da auditria comearam a

ser reconhecidos pelos empresrios nacionais, os quais passaram a utilizar-se do

mesmo, fornecendo aos investidores e demais interessados, informaes e

relatrios com maior segurana.

Para Attie (2000, p. 29), existem alguns fatores que influenciaram o

desenvolvimento da auditoria no Brasil:

I. filiais e subsidiria de firmas estrangeiras; II. financiamento de empresas brasileiras atravs de entidades internacionais; III. crescimento de empresas brasileiras e necessidade de descentralizao e diversificao de suas atividades econmicas; IV. evoluo do mercado de capitais; V. criao de normas de auditoria promulgadas pelo Baco Central do Brasil em 1972; e VI. criao da comisso de Valores Mobilirios e da Lei das Sociedades Annimas em 1976.

Portanto, notrio que no Brasil a profisso recente, Crepaldi (2002, p.

93), elucida que,

apesar de formalmente organizada em 26 de maro de 1957, quando formado o Instituto dos Contadores Pblicos do Brasil, em So Paulo, a auditoria foi oficialmente reconhecida apenas em 1968, por ato do Banco Central do Brasil. O fortalecimento da atividade, todavia, ocorreu em 1972 por regulamentao do Banco Central do Brasil, do Conselho Federal de Contabilidade e pela formao de um rgo nacional para a congregao e

24

auto disciplinao dos profissionais, o Instituto dos Auditores Independentes do Brasil.

perceptvel que a auditoria teve inicio tanto no exterior, quando no Brasil

em conseqncia da evoluo e expanso do mercado empresarial, buscando

analisar e confirmar a veracidade dos registros e demonstraes contbeis, dando

aos empreendedores, administradores, investidores e demais interessados,

segurana nas informaes para tomada de decises.

2.2.2 Gneros de Auditoria: Funes e Diferenas

Existem dois tipos de auditoria, os quais so classificados de acordo com

o vnculo empregatcio entre o auditor e a empresa auditada. Conforme elucida

Basso (2005, p. 108),

a relao contratual entre o auditor e a entidade auditada estabelece a diviso fundamental dos servios de auditoria, ou seja, o fator independncia plena e independncia relativa, pode-se dizer que o divisor entre a auditoria externa e a interna.

Desta forma, pode-se dizer ento que, a auditoria pode ser dividida em

dois campos de atuao: interno e externo, na qual o fator determinante a relao

contratual entre a organizao auditada e o auditor.

2.2.2.1 Auditoria Interna

A rea da auditoria interna no atualmente muito explorada. Sua maior

atuao nas empresas de grande porte, as quais buscam manter os registros e

demostraes sempre atualizados e com dados veridicos, tendo os servios da

auditoria interna como ferramenta fundamental para assegurar a veracidade das

informaes econmicas, financeiras e patrimoniais.

Conforme Crepaldi (2002, p. 89),

[...] com o desenvolvimento da indstria e comrcio, verificou-se que os auditores internos tinham, na realidade, funes mais amplas, alm da conferncia de valores e documentos, transformando-se, de meros

25

conferentes e revisores, em olhos e ouvidos da administrao, de fora atuante para obter controles internos funcionais, anlise de contas de despesas e rendas, e hoje at nos setores de produo, colaborando com a administrao.

Com a expanso do mercado, o auditor interno deixou de ter como

simples funo a conferncia e reviso dos documentos, a profisso passou a ser

mais valorizada, e ter maior reconhecimento pela administrao, j que a mesma

atua na busca do cumprimento dos controles internos, anlise das contas de

despesas e rendas, e at mesmo na produo.

Conforme Franco e Marra (2001, p. 216), a auditoria interna aquela

exercida por funcionrio da prpria empresa, em carter permanente. Sendo assim,

o auditor tambm membro do quadro de funcionrios da empresa, ou seja, a

auditoria realizada constantemente na instituio por um colaborador efetivamente

registrado para tal funo.

O mesmo autor (2001, p. 219), esclarece que:

Apesar de seu vnculo empresa, o auditor interno deve exercer sua funo com absoluta independncia profissional, preenchendo todas as condies necessrias ao auditor externo, mas tambm exigindo da empresa o cumprimento daquelas que lhe cabem.

Concordando com a citao acima, Crepaldi (2002, p. 39), relata que a

auditoria interna uma atividade de avaliao independente dentro da empresa, que

se destina a revisar as operaes, como um servio prestado a administrao.

Pode-se perceber ento, que tal efetivao no faz com que o auditor

perca sua independncia quanto aos seus servios prestados na empresa. De

acordo com o exposto, Almeida (1996) apresenta um modelo de estrutura

organizacional considerado como ideal, para uma empresa com departamento de

auditoria interna.

26

Figura 1 Modelo de Estrutura Organizacional para o Departamento de Auditoria Interna Fonte: Adaptado de Almeida (1996, p. 25)

Sendo assim, conforme apresentado na figura acima, mesmo com total

vnculo empregatcio empresa, o profissional da auditoria interna deve realizar seu

trabalho com inteira independncia. No entanto, perceptvel que o auditor esta

ligado diretamente presidncia da empresa, assim diminuindo a possibilidade de

interveno no desenvolvimento de seu trabalho por parte da diretoria, gerencia e

demais setores.

2.2.2.2 Auditoria Externa

Os trabalhos da auditoria externa vm ganhando cada vez mais prestgio

no meio empresarial, os gestores buscam a cada dia mais preciso e eficincia nos

controles internos adotados, visando maior segurana na administrao.

A auditoria externa tem como principal caracterstica a independncia do

profissional e a emisso do parecer sobre os registros e demonstraes avaliados.

Diferente da auditoria interna, na qual o profissional tem vnculo empregatcio total

instituio, no existe vnculo empregatcio algum com a empresa auditada, ou seja,

o profissional considerado autnomo, seu trabalho realizado de forma liberal.

Enfatizando, Franco e Marra (2001, p. 216) comentam que a auditoria externa

27

aquela realizada por profissional liberal, auditor independente, sem vnculo

empregatcio com a entidade auditada e que poder ser contratado para auditoria

permanente ou eventual.

Confirmando o exposto acima, a auditoria externa pode ser conceituada

ainda como sendo a auditoria realizada por profissionais externos empresa

auditada, ou seja, que no so empregados da administrao, normalmente sob a

forma de firmas de auditoria. (ARAJO, ARRUDA E BARRETTO, 2008, p. 31).

Portanto, tais profissionais no possuem vinculo algum com a instituio.

De acordo com Crepaldi (2002, p. 46), a auditoria externa,

constitui o conjunto de procedimentos tcnicos que tem por objetivo a emisso do parecer sobre a adequao com que estes representam a posio patrimonial e financeira, o resultado das operaes, as mutaes do Patrimnio Lquido e as origens e aplicaes de recursos da entidade auditada consoante as normas brasileiras de contabilidade.

Desta forma, a organizao auditada transparece com maior segurana

as informaes pertinentes a sua atual situao perante terceiros, normalmente

possveis investidores, o fisco e demais rgos interessados.

Araujo, Arruda e Barretto (2008, p. 31), relatam que os trabalhos da

auditoria externa tm como objetivo:

[...] emitir uma opinio independente, com base em normas tcnicas, sobre a adequao ou no das demonstraes contbeis, assim como, em certos casos, emitir um relatrio sobre o cumprimento de clusulas contratuais, sobre a regularidade das operaes e/ou o resultados das gestes financeiras e administrativas.

A auditoria externa considerada como uma tcnica contbil, adotada

com a finalidade de examinar as demonstraes e registro contbeis, e

consequentemente emitir um parecer, expressando as adequaes ou no das

demonstraes analisadas, apresentando a real situao financeira e patrimonial da

empresa, dando aos empresrios, diretores, investidores, acionistas e demais

interessados, credibilidade nas informaes fornecidas pela administrao.

2.2.3 Diferena entre Auditoria Interna e Externa

Os mtodos e procedimentos de trabalho so pontos em comum nos

trabalhos de ambas as reas da auditoria, no entanto, embora ambas possuam

28

caractersticas bastante comuns, existem alguns aspectos que diversificam a

auditoria interna da externa. Crepaldi (2002, p. 47), explica que por meio de uma

comparao, podem-se notar alguns aspectos que torna a auditoria interna distinta

da externa:

auditor externo independente, contratado para determinada tarefa de auditoria, enquanto o auditor interno empregado da empresa, sem independncia; as tarefas do auditor externo so delimitadas no contrato, enquanto as tarefas do auditor interno so to abrangentes quanto forem as operaes da empresa; a auditoria externa eventual, enquanto a auditoria interna peridica;

Fica claro que as principais diferenas esto relacionadas

independncia do profissional quanto ao desenvolvimento de seu trabalho, na qual o

profissional da auditoria interna tem vnculo empregatcio total empresa auditada,

diferente do auditor independente, que como j diz o nome, um profissional liberal.

Jund (2001, p. 29), aponta no quadro abaixo, outros aspectos que

distingue a auditoria interna da auditoria externa:

29

Figura 02 Aspectos que Diferenciam a Auditoria Interna da Auditoria Externa Fonte: Jund (2001, p. 29)

Conforme as informaes mencionadas no quadro acima, nota-se que o

aspecto de maior destaque no que diz respeito distino da auditoria interna e

externa, a relao entre o auditor e a empresa auditada, ou seja, o vnculo

empregatcio entre empregador e empregado. Percebe-se tambm que o auditor

externo esta voltado ao exame das demonstraes contbeis e financeiras, com o

objetivo de emitir um parecer como concluso de seu trabalho, apresentando sua

opinio sobre as anlises realizadas. J o auditor interno, tem como foco promover

melhorias no controle interno, tendo como objetivo garantir a proteo patrimonial.

30

2.2.4 Normas de Auditoria

As normas de auditoria determinam padres tcnicos para a realizao de

seus trabalhos. De acordo com Attie (2007, p. 33) as normas usuais de auditoria

representam os requisitos bsicos relacionados e a serem observados no

desempenho do trabalho de auditoria, os quais devem ser cumpridos para que seus

servios executados demonstrem eficincia e veracidade, proporcionando maior

segurana.

De acordo com Crepaldi (2002, p. 112) as normas de auditoria podem ser

conceituadas como:

regras estabelecidas pelos rgos regulares da profisso contbil, em todos os pases, com o objetivo de regulamentar o exerccio da funo do auditor, estabelecendo orientao e diretrizes a serem seguidas por esses profissionais no exerccio de suas funes. Elas estabelecem conceitos bsicos sobre exigncias em relao pessoa do auditor, a execuo de seu trabalho e ao parecer que dever por ele ser emitido.

Sendo assim, entende-se que as normas de auditoria so as regras que

regem os trabalhos realizados pelo auditor, as quais estabelecem diretrizes e

orientaes quanto s exigncias em relao pessoa auditor, aos trabalhos

realizados e ao parecer emitido.

Conforme Hoog e Carlin (2008, p. 73),

as normas profissionais da auditoria contbil se constituem como regras que do confiana e conduzem o profissional na realizao dos seus trabalhos a fim de demonstrar qualidade e padro tcnico.

Deste modo, as normas so padres que o auditor deve observar e

adotar na realizao de seus trabalhos, tornando-os de qualidade, apresentando

maior segurana e credibilidade.

2.3 Controle Interno

No decorrer deste captulo, so abordados alguns aspectos relativos ao

controle interno, tais como: definio, os objetivos, assim como a classificao e sua

31

importncia no mbito empresarial. So elucidadas tambm suas limitaes e

avaliao dos mesmos.

2.3.1 Aspectos Gerais Sobre Controle Interno

Em busca de um desempenho econmico eficiente, muitas empresas

esto buscando informaes de confiana e qualidade que possam servir como

instrumento de apoio gesto empresarial, alm de buscarem constantemente

mtodos e procedimentos que previnam erros e fraudes, assim colaborando para o

alcance dos objetivos determinados pela direo.

As informaes contbeis e administrativas so consideradas como base

para tomada de decises. Sendo assim, importante que as mesmas representem a

situao verdadeira da instituio, para que os gestores no tenham concluses

incertas, podendo trazer prejuzos para a empresa. Para assegurar a veracidade das

informaes, as empresas vm buscando a implantao e utilizao do sistema de

controle interno.

Conforme Basso (2005, p. 162), o sistema de controle interno [...] busca

aumentar a exatido e fidedignidade dos relatrios contbeis e de outros dados

administrativos e operacionais, promover e melhorar a eficincia em todos os

aspectos das atividades da entidade [...].

De acordo com Boynton, Johnson e Kell (2002, p. 319), alguns fatores

contriburam para o crescimento e reconhecimento da importncia da utilizao do

controle interno, sendo eles:

- a expanso e o tamanho das entidades com finalidade lucrativas tinham-se tornado to complexos que a administrao precisava recorrer a vrios relatrios e anlises para controlar eficazmente as operaes; - as conferncias e revises inerentes a um bom sistema de controles internos proporcionavam proteo contra fraquezas humanas e reduziam a possibilidade de ocorrncia de erros e irregularidades; - dadas as limitaes econmicas de seus honorrios, era impraticvel que auditores independentes auditassem a maioria das companhias e se pudessem recorrer aos respectivos sistemas de controles internos.

Ento, em funo da expanso do mercado empresarial, os empresrios

foram em busca de ferramentas que proporcionassem relatrios com informaes

verdicas, dando aos mesmos, maior confiana para tomar as decises.

32

2.3.2 Definio de Controle Interno

Em uma entidade se faz necessrio a existncia e o cumprimento de

normas e procedimentos para tornar a administrao mais estvel. Pode-se dizer

que por meio dos controles internos adotados nas organizaes, possvel obter um

controle mais eficiente dos registros administrativos e contbeis, proporcionando

uma viso mais ampla e real da situao em que a mesma se encontra.

Conforme Santos, Schmidt e Gomes (2006, p. 89):

a administrao da empresa responsvel pelo estabelecimento do sistema de controle interno, pela verificao de que o mesmo esta sendo seguido pelos funcionrios e pela sua modificao, no sentido de adapt-los as novas circunstncias.

Sendo assim, nota-se que a implantao e adoo devem partir da

administrao, onde a mesma deve acompanhar e verificar se os funcionrios esto

utilizando, e tambm fazer as devidas alteraes conforme forem surgindo as

necessidades de modificaes nos setores.

Segundo Chiavenato (2003, p. 635), o controle pode ser conceituado

como a funo administrativa que consiste em mensurar o desempenho com a

finalidade de assegurar que os objetivos organizacionais e os planos estabelecidos

sejam realizados.

Ainda, conceituando controle, para Jund (2001, p. 192),

so todos os instrumentos da organizao destinados vigilncia, fiscalizao e verificao administrativa, que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que verificamos dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimnio.

Sendo assim, percebe-se que o controle so todas as ferramentas que

tem como objetivo fiscalizar, vigiar e verificar as atividades administrativas, podendo

presumir, analisar e conduzir os acontecimentos que podero refletir no patrimnio

da empresa.

Almeida (2003, p. 63), completa enfatizando que,

controle interno representa em uma organizao o conjunto de procedimentos, mtodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados confiveis e ajudar a administrao na conduo ordenada dos negcios da empresa.

Diante desses conceitos, pode-se afirmar que o controle interno abrange

todas as atividades e rotinas, de natureza contbil e administrativa, tendo como

33

objetivo organizar a instituio e a assegurar a proteo do seu patrimnio,

propiciando a garantia de que as metas e objetivos estabelecidos sejam atingidos.

2.3.3 Tipos de Controle Interno

Numa entidade os controles internos podem ser classificados de acordo

com dois grupos, contbil e administrativo. Na qual cada um deles est voltado ao

seu princpio, o de natureza contbil aos registros e o de natureza administrativo ao

plano organizacional.

De acordo com Crepaldi (2002), existem dois tipos de controles internos,

os quais so denominados como controle interno contbil e controle interno

administrativo. Os controles contbeis esto ligados aos mtodos e procedimentos

no que diz respeito a proteo patrimonial e a fidedignidade dos registros contbeis.

J os administrativos esto voltados aos mtodos e procedimentos quanto

eficincia no desenvolvimento das atividades operacionais e a poltica da empresa.

Para Basso (2005, p. 162), o controle administrativo conceituado da

seguinte forma:

compreende o plano de organizao e os procedimentos de registros relacionados com os processos decisrios, mediante os quais a administrao autoriza as transaes, embora no se limite a isto. Essa autorizao uma funo administrativa diretamente ligada responsabilidade de atingir os objetivos da organizao e constitui o ponto de partida para o estabelecimento de um controle contbil das transaes.

Ainda, conceituando controle administrativo, Attie (1985, p. 61), relata que:

controles administrativos compreendem o plano de organizao e todos os mtodos e procedimentos relacionados com a eficincia operacional, bem como o respeito obedincia das polticas administrativas.

J os controles contbeis esto ligados aos interesses patrimoniais da

empresa e suas respectivas demonstraes contbeis. De acordo com S (2002, p.

106), controles contbeis entendem sejam aqueles que se relacionam diretamente

com o patrimnio e com os registros e demonstraes contbeis.

Basso (2005, p. 162), completa o exposto acima, dizendo que o controle

contbil:

compreende o plano de organizao contbil e os procedimentos de registros relacionados com a salvaguarda dos ativos e a fidedignidade dos registros financeiros, sendo consequentemente destinado a propiciar

34

segurana mnima de que: - as transaes so executadas segundo a autorizao geral ou especificada da administrao; - as transaes so registradas na medida do necessrio para: 1)permitir a elaborao das Demonstraes Contbeis em conformidade com os princpios da Contabilidade, ou quaisquer outros critrios aplicveis as mesmas, e 2) manter a responsabilidade pelos ativos; - o acesso aos ativos s permitido com a autorizao da administrao; - o registro da responsabilidade pelos ativos comparado com os bens existentes, a intervalo razoveis, tomando-se as devidas providncias quando surge alguma discrepncia.

Abaixo est demonstrado por meio de figura o mencionado acima, a

estruturao e diviso do controle interno: contbil e administrativo.

Figura 03 Representao Grfica dos Sistemas de Controle Interno Fonte: Adaptado de Peleias (apud ALBERTON, DUTRA, ZANETTE)

Desta forma, entende-se que os controles administrativos esto ligados

diretamente com o processo operacional e cumprimento da poltica institucional,

enquanto os controles contbeis esto diretamente relacionados aos registros e

demonstraes contbeis e a proteo patrimonial.

2.3.4 Objetivos do Controle Interno

Nos dias atuais, os problemas de controle so praticamente comuns em

todos os departamentos: compras, expedio, estoque, vendas, produo entre

35

outros, em toda e qualquer empresa, independente de sua atividade fim. natural

que todos os setores tenham como objetivo o alcance das metas estabelecidas sem

falhas e desperdcios, assim colaborando com o crescimento da organizao.

De acordo com Attie (2007, p. 187), para alcanar a finalidade do controle,

deve-se observar quatro objetivos bsicos:

- a salvaguarda dos interesses da empresa; - a preciso e a confiabilidade dos informes e relatrios contbeis, financeiros e operacionais; - o estmulo eficincia operacional; e - a aderncia s polticas existentes.

Para Fayol (1981, p.139), o controle tem por objetivo assinalar as faltas e

os erros a fim de que se possa repar-los e evitar sua repetio. Attie (1985, p. 61),

confirma a citao acima descrevendo que para que os interesses da organizao

sejam atendidos necessrio possuir os seguintes objetivos: garantir informaes

adequadas; estimular o respeito e a obedincia s polticas da administrao;

proteger os ativos; promover a eficincia e eficcia operacional.

Sendo assim, pode-se afirmar ento que os objetivos do controle interno

so: proteger o patrimnio, gerar informaes contbeis, financeiras e operacionais

seguras para que as decises tomadas sejam adequadas, fazer com que a poltica

da empresa seja cumprida e tambm estimular ao operacional eficincia e eficcia.

2.3.5 Importncia do Controle Interno

O controle interno vem sendo uma ferramenta de extrema importncia

para as empresas. Por meio deste, obtm-se informaes com maior exatido e

confiabilidade, podendo fazer uso dos dados gerados por seus diversos setores com

confiana, auxiliando na tomada de deciso.

Para Attie (1984, p. 60),

os controles internos so importantes para as organizaes, pois: um sistema de contabilidade que no seja apoiado em um controle interno eficiente , at certo ponto, intil, uma vez que no possvel confiar nas informaes contidas nos seus relatrios.

Sendo assim, entendem-se que para que as informaes contidas em

relatrios contbeis sejam confiveis, imprescindvel que o sistema de

36

contabilidade esteja apoiado a um controle interno eficiente, o qual proporcionar

segurana nos seus registros e demonstraes.

A administrao necessita de um sistema de controle interno, para que

seja possvel a realizao de avaliaes e anlises dos impactos que podero afetar

as operaes e conseqentemente a situao financeira da instituio, (TAYLOR,

1995).

Diante da atual realidade difcil imaginar que muitas organizaes no

dispem de um sistema de controle adequado sua estrutura operacional, o que

compromete a continuidade do fluxo das operaes e o alcance de resultados

satisfatrios.

2.3.6 Limitaes do Controle Interno

fato que as empresas adotam o controle interno com o intuito de

aumentar a possibilidade de atingir seus objetivos operacionais e ampliar segurana

quanto aos procedimentos desempenhados. No entanto, tal controle pode tornar-se

limitado em funo de alguns fatores.

Para Dvila e Oliveira (2002, p.35), as limitaes se do por meio das

condies que no se enquadram no controle gerencial, ou por no utilizar de um

sistema adequado as necessidades e tambm por abranger todos os setores, estes

com objetivos especficos.

Conforme Almeida (2003, p. 222), as limitaes do controle interno esto

relacionadas :

- Conluio de funcionrios na apropriao de bens da empresa; - Instruo inadequada aos funcionrios com relao s normas internas; - Negligncia dos funcionrios na execuo de suas tarefas dirias.

Conforme S (2002, p. 128), [...] existem controles cujo custo maior do

que a perda que sua ausncia pode causar.

Os benefcios almejados em decorrncia da adoo e utilizao do

controle interno no podem ser menores que a perda que a empresa teria caso no

fizesse uso do mesmo. Sendo assim, importante que seja realizado uma anlise

37

verificando as benfeitorias que o mesmo proporcionar empresa, se as limitaes

no os tornam inviveis.

2.3.7 Avaliao do Controle Interno

necessrio que se faa a avaliao dos controles internos, o que

proporciona maior confiabilidade nos processos gerenciados. Para avaliar o controle

importante saber como funcionam os procedimentos contbeis e a rotina da

empresa, possibilitando assim uma concluso mais exata e eficiente.

De acordo com S (2002, p. 106), avaliao do controle interno , pois, o

processo auxiliar de auditoria atravs do qual medimos a capacidade dos meios

utilizados por uma empresa ou instituio para proteger seu patrimnio e os

objetivos deste.

Desta forma, entende-se que a avaliao do controle interno uma

ferramenta na qual visa mensurar capacidade dos procedimentos desenvolvidos na

instituio com o intuito de assegurar a proteo patrimonial.

Completando, Almeida (2003, p. 73), relata que a avaliao consiste em:

determinar os erros ou irregularidades que poderiam acontecer; verificar se o sistema atual de controles detectaria de imediato esses erros ou irregularidades; analisar as fraquezas ou falta de controle, que possibilitam a existncia de erros ou irregularidades, a fim de determinar natureza, data e extenso dos procedimentos de auditoria; emitir relatrio-comentrio dando sugestes para o aprimoramento do sistema de controle interno da empresa.

Desta forma, pode-se dizer que a avaliao dos controles internos

proporciona as entidades, maior segurana de que as informaes fornecidas so

verdadeiras, pois o mesmo tem como objetivo assegurar que os procedimentos

estabelecidos esto sendo corretamente seguidos. Tambm possibilita identificar

erros ou possveis irregularidades que possam surgir, permitindo retific-lo e evitar

sua reincidncia, o que futuramente poder prejudicar o crescimento da instituio.

38

2.3.8 Segregao de Funes

fundamental que as funes sejam atribudas a pessoas diferentes,

assim evitando a ocorrncia de conflito, e at mesmo aes injustas quando

eventualmente houver erros ou fraudes no desempenho das atividades.

A segregao de funes avaliada como o elemento mais importante

dos que compem um sistema de controle interno eficaz, onde o mesmo consiste

em no atribuir diversas etapas de um procedimento para uma nica pessoa,

diminuindo o risco das operaes serem efetuadas de forma ineficaz ou fraudulenta

(JUNIOR, 1998)

De acordo com Almeida (1996, p. 51), um sistema de controle interno com

as funes corretamente atribudas, colabora para:

Assegurar que todos os procedimentos de controles sejam executados; Detectar erros e irregularidades; Apurar as responsabilidades por eventuais omisses na realizao das transaes da empresa.

Sendo assim, pode-se notar que a atribuio das funes contribui para a

eficcia do controle, auxiliando no cumprimento dos procedimentos estabelecidos

pela administrao, na deteco de erros no desenvolvimento das atividades e

principalmente na constatao do responsvel por tal irregularidade.

2.4 Setor de Compras

O setor de Compras considerado de fundamental importncia para uma

organizao. Para Arnold (1999), compra uma atividade que tem que localizar

fontes adequadas de suprimentos, negociar preos, obtendo o material certo, nas

quantidades certas, com a entrega correta (tempo e lugar), da fonte correta e no

preo certo.

Este setor tem como finalidade obter materiais, peas, acessrios,

componentes ou servios. O processo de compras inclui tambm a seleo de

fornecedores, os contratos de negociao, e todas as decises para concluso da

compra.

39

tambm considerado como um setor de apoio instituio, pois seu

servio de utilidade aos demais departamentos. Deste modo imprescindvel que

seu processo ocorra de forma segura e correta, para que no existam falhas ou para

as que, se eventualmente ocorrerem, no venham a prejudicar outros setores.

2.4.1 Objetivos do Setor de Compras

O setor de Compras tem como principal objetivo satisfazer o cliente

interno, atendendo suas solicitaes com eficcia e eficincia, e consequentemente

gerar receitas para a instituio por meio do fluxo contnuo de suprimentos. No

entanto, para que o cliente interno seja atendido com sucesso fundamental uma

boa relao entre comprador e fornecedor.

Baily et al (2000, p.31), definem como objetivos do setor de compras:

- suprir a organizao com um fluxo seguro de materiais e servios para atender a suas necessidades; - assegurar continuidade de suprimentos para manter relacionamentos efetivos com fontes existentes, desenvolvendo outras fontes de suprimentos alternativas, ou para atender as necessidades emergentes ou planejadas; - comprar eficiente e sabiamente, obtendo por meios ticos o melhor valor por centavo gasto; - administrar estoque parar proporcionar o melhor servio possvel aos usurios e ao menor custo; - manter relacionamentos cooperativos slidos com outros departamentos, fornecendo informaes e aconselhamentos necessrios para assegurar a operao eficaz de toda a organizao; - desenvolver funcionrios, polticas, procedimentos e organizao para assegurar o alcance dos objetivos estabelecidos; - selecionar os melhores fornecedores do mercado; - ajudar a gerar o desenvolvimento eficaz de novos produtos; - proteger a estrutura de custos da empresa; - manter o equilbrio correto de qualidade/valor; - monitorar as tendncias do mercado de suprimentos; - negociar eficazmente para trabalhar com fornecedores que buscaro benefcio mtuo por meio de desempenho economicamente superior.

Arnold (1999), elucida que o setor de Compras tem como objetivo adquirir

mercadorias e servios na quantidade necessria, em boa qualidade e ao menor

custo possvel.

Assim, este setor deve realizar aquisies que sejam necessrias para o

desenvolvimento das atividades da empresa. Para atingir este objetivo, preciso

40

que os matrias e servios adquiridos sejam na quantidade certa, de boa qualidade

e ao menor custo possvel.

2.4.2 Funo do Setor de Compras

A funo do setor de Compras vem agregando maior espao e

despertando maior interesse das instituies. importante saber comprar de forma

que traga algum beneficio a empresa, pois a reduo de pequenos custos pode ter

reflexo positivo no lucro, assim contribuindo com sua permanncia no mercado.

Segundo Martins e Alt (2002), a funo de compras vem agregando maior

reconhecimento em funo do acesso a um volume de recursos, principalmente

financeiros, deixando para trs a viso preconceituosa de que era uma atividade

burocrtica e repetitiva, identificada como despesas e no lucro.

Viana (2002, p.172), comenta que,

embora todos saibamos comprar, em funo do cotidiano de nossas vidas, imprescindvel a conceituao da atividade, que significa procurar e providenciar a entrega de materiais, na quantidade especificada e no prazo necessrio, a um preo justo, para o funcionamento, a manuteno ou a ampliao da empresa.

O autor relata ainda que a atividade compras tem por finalidade suprir as

necessidades da empresa mediante a aquisio de materiais e/ou servios

emanados das solicitaes dos usurios. (VIANA, 2002, p. 42)

A funo do setor de Compras responsvel pelas aquisies dos

suprimentos necessrios para a realizao das atividades operacionais da instituio

e para o cumprimento de muitos de seus objetivos organizacionais.

De acordo com Dias (1993, p. 259)

a funo compras um segmento essencial do departamento de materiais ou suprimentos, que tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou servios, planej-las quantitativamente e satisfaz-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento.

O comprador tem uma funo relevante para os resultados da empresa

em geral. Segundo Dias e Costa (2003, p.10), importante observar que os ganhos

obtidos por via do departamento de compras acabam somando-se quase

41

diretamente conta lucros. No entanto, se o mesmo no trabalhar de forma eficaz,

a conta fornecedores sofrer um aumento, gerando a empresa possveis resultados

negativos.

2.4.3 Perfil do Comprador

O comprador o represente da empresa perante o mercado fornecedor,

refletindo os valores e conceitos de sua instituio. O perfil do profissional de

compras estabelece que este possua flexibilidade, resistncia, iniciativa, autoridade

e capacidade de decises.

S (2002, p.308), completa o exposto ao destacar que s existe um bom

sistema de compras quando o pessoal responsvel apto e dispe de rotinas

eficientes que protejam a empresa contra maus investimentos em compras ou

desvios. Neste sentido, vale ressaltar a importncia de dispor de funcionrios

capacitados e sempre investir em cursos de aperfeioamento.

Segundo Viana (2002, p.228), necessrio avaliar o perfil e identificar as

caractersticas do negociador. Visto que no adianta colocar uma pessoa com

conhecimentos genricos para tratar de contratos com clusulas bem especficas.

Ammer e Azevedo (1981, p. 310), mencionam que os compradores

profissionais e os administradores de materiais, em mdia, tm provavelmente

padres morais mais altos do que outros cidados, mas tambm esto sujeitos a

maiores tentaes.

Dias (1993, p. 293), expe que como um bom negociador no nasce

feito, preciso desenvolv-lo, participando de seminrios, cursos e lendo bibliografia

especializada. Dessa forma, pode-se dizer que o profissional comprador deve estar

sempre atualizado no que diz respeito s oscilaes de preos, quantidades

requeridas e tambm quanto s condies oferecidas pelo fornecedor, (DIAS, 2009).

O comprador no tem somente como obrigao o fato de negociar e

comprar, ele considerado como pea fundamental para a garantia dos resultados

em termos de lucratividade e produtividade, os quais so gerados por meio de suas

atividades operacionais (negociaes).

42

2.4.4 Processo Operacional de Compras

Os procedimentos de compras so compostos por aes operacionais e

comportamentais, na qual necessria a compreenso e adoo de todos os

colaboradores da instituio.

Para Heinritz; Farrell (1983, p. 337) [...] um processo eficiente de

compras ajuda a apresar e melhor controlar os aspectos rotineiros das compras [...].

Para Silva Jnior (2000, p. 98), o fluxo de operaes da funo de

compras pode ser descrito como:

- recebe requisio de compras aprovada; - efetua tomada de preos junto aos fornecedores da lista aprovada; - prepara e aprova a ordem de compra (pr-numerada) em cinco vias; - envia a 1 via da ordem de compra para o fornecedor, a 2 via ao requisitante, a 4 via recepo, arquiva a 3 via por ordem numrica e envia a 5 via juntamente com a requisio de compras ao contas a pagar; - recebe da recepo a 2 e a 3 vias do relatrio de recebimento, assina a 3 via, devolvendo recepo, e efetua anotaes na ficha do cliente sobre eventuais problemas da entrega para follow-up futuro.

J para Francischini e Gurgel (2002, p.21), o ciclo de compras pode ser

representado da seguinte forma:

Figura 04 Processo de Compras. Fonte: Adaptado de (FRANCISCHINI e GURGEL, 2002).

43

Na Figura 04 pode-se perceber o ciclo do processo de compras. O incio

do processo se da com a solicitao de compra, posteriormente o mesmo deve ser

cotado com um mnimo de quatro fornecedores, aps a cotao ser eleito o

fornecedor vencedor e enviado ao mesmo a ordem de compra. O fornecedor ir

ento encaminhar empresa o material junto da nota fiscal, onde ser realizado o

recebimento, armazenamento e controle, at que o mesmo seja requisitado e

retirado pelo solicitante.

2.4.5 Solicitao de Compra

A solicitao de compra o inicio de todo o processo, onde o usurio

especifica o material ou servio de necessidade a ser adquirido.

Dias (1993, p.268) ressalva que a solicitao de compras um

documento que deve informar o que se deve comprar, a quantidade, o prazo de

entrega, local de entrega e, em alguns casos especiais, os provveis fornecedores.

Para Baily et al, (2000), a solicitao de compra deve seguir o seguinte

modelo:

Figura 05 Solicitao de Compras. Fonte: Baily et al, 2000. Compras Princpios e Administrao.

Pode-se perceber que as principais informaes para a ocorrncia de

uma boa compra, devem constar na solicitao de compra. Portanto, para que a

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esta seja realizada com sucesso, fundamental que o solicitante seja claro na

solicitao do produto ou servio, j que este quem deve fazer a especificao

tcnica, determinar a quantidade e unidade correta, prazo de entrega entre outros.

2.4.6 Fornecedores

Pode-se denominar fornecedor toda empresa, ou pessoa fsica

interessada em atender as necessidades de outra empresa em termos de matria-

prima, servios e mo-de-obra.

De acordo com England (1973), o prximo passo do processo aps

definidas a quantidade e qualidade a ser comprada, selecionar e classificar a

fonte, ou seja, optar pelo fornecedor que supra suas expectativas.

Baily et al (2000, p. 440) diz que fornecedor classificado [...] aquele que

tem condies de satisfazer as especificaes do comprador, nas quantidades

desejadas e nos prazos necessrios [...].

Na mesma linha de raciocnio Heinritz; Farrell (1983, p. 216) mencionam

que pode se considerar uma boa seleo de fonte de fornecimento adequada

quando encontra-se, [...]fornecedores que sejam capazes de produzir o item nas

quantidades e dentro dos padres de qualidade requeridos".

Para Francischini e Gurgel (2002, p.61), o processo de seleo dos

fornecedores deve seguir os critrios abaixo:

- pesquisar fornecedores potenciais; - estabelecer critrios de avaliao de fornecedores; - Avaliar e selecionar os fornecedores; - cadastrar os fornecedores selecionados; - Acompanhar o desempenho do fornecimento; - Fazer parcerias com fornecedores.

O mesmo autor (2002), menciona que a pesquisa por fornecedores

potenciais pode ser realizada de inmeras formas, como: via internet, feiras e

exposies, anncios de propaganda, lista telefnica, entre outras formas.

Em funo do grande nmero de fornecedores inseridos no mercado

empresarial, preciso que alguns critrios sejam estabelecidos para a avaliao dos

mesmos. Os critrios estabelecidos podem variar de acordo com a necessidade de

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cada empresa, podendo ser a localizao fsica do fornecedor, prazo de entrega,

marca fabricada ou fornecida, entre outros, (FRANCISCHINI e GURGEL, 2002).

Os fornecedores podem ser classificados como monopolistas, especiais e

habituais. Na compra com fornecedores monopolistas, h uma ateno menor por

parte dos fornecedores, em funo da exclusividade, sendo ento o interesse de

adquirir o produto maior pelo comprador que pelo vendedor. Os especiais so os

que possuem algum diferencial que possa beneficiar a empresa na compra. J os

fornecedores habituais so aqueles que participam das cotaes normalmente, onde

h uma ateno maior dos vendedores, devido a concorrncia do mercado,

proporcionando ao comprador maior opo de escolha, e produtos com maior

qualidade e menor preo. (DIAS, 2009)

Baily et al (2000, p. 450), completa relatando que [...] com exceo de

fornecedores do tipo monopolista, o departamento de compras deve sempre manter

em seu cadastro um registro de no mnimo trs fornecedores para cada tipo de

material. No recomendvel uma empresa depender do fornecimento de apenas

uma fonte [...].

Sendo assim, importante que o setor de aquisio no tenha apenas um

fornecedor para cada tipo de produto, ou seja, o ideal que para cada espcie de

produto haja um nmero mnimo de trs fornecedores, at mesmo para que possa

haver uma melhor negociao, e tambm para que se eventualmente houver algum

imprevisto com a entrega do produto, possa recorrer a outro fornecedor.

2.4.7 Cotaes de Preos

Com os fornecedores selecionados, se inicia ento o processo de cotao

dos preos dos produtos ou servios solicitados.

Para Baily et al (2000, p. 500), cotao de preos [...] o registro do

preo obtido da oferta de diversos fornecedores em relao ao material cuja compra

foi solicitada.

A coleta de preos pode ser realizada por uma consulta rpida ou uma

consulta formal, dependendo da poltica da empresa. A cotao rpida aquela

realizada verbalmente, porm, no havendo comprovao de documento por escrito.

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J a formal feita por escrito e registrada por um pedido formal, evitando

discordncias quanto a preos e prazos. (FRANCISCHINI e GURGEL, 2002)

Sendo assim, pode-se dizer que a cotao de preos pode ser efetuada

de duas maneiras, no entanto, para que haja maior segurana, Francischini e Gurgel

(2002, p.24), reforam que a consulta formal

possibilita empresa muito mais garantias de cumprimento das condies oferecidas. O comprador poder dispensar os outros fornecedores que participaram da concorrncia, pois ter sempre fora para exigir o cumprimento das condies apresentadas por escrito e confirmadas por um pedido firme.

Portanto, importante que as cotaes sejam realizadas formalmente,

para que se tenha um registrado por escrito constando as condies firmadas entre

o fornecedor e comprar, possibilitando ao comprador subsdios para exigncia do

que foi negociado.

2.4.8 Autorizao para Compra

O ideal que toda empresa determine critrios para aprovaes dos

pedidos de compra. Silva Jnior (2000), comenta que fundamental que sejam

estabelecidos critrios de aprovao, de modo a assegurar que as compras se

destinam aos fins adequados e estabelecidos pela empresa.

Sugeri-se que, as compras de valores mais altos sejam exigidas a

aprovao dos diretores, as compras de valores medianos que sejam aprovados

pelos supervisores e encarregados, e os preos menores pelo prprio solicitante.

(FRANCISCHINI ; GURGEL, 2002)

Entende-se que a solicitao da compra deve ser avaliada e aprovada por

coordenador, supervisores, encarregados e at mesmo pelo prprio solicitante,

variando o nvel de aprovao de acordo com o valor da compra.

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2.4.9 Ordem de Compra

Aps o trmino das negociaes emitida uma ordem de compra para

formalizar o negcio com o fornecedor, devendo constar na mesma, prazo de

entrega, preo, quantidade, e condies de pagamentos, ou seja, todas as

condies estabelecidas por ambas s partes (fornecedor x comprador). (AMMER,

1981)

De acordo com Fernandes (1984, p. 187),

A Ordem de Compra um contrato formal, nominativo, oneroso e bilateral, atravs do qual a parte contratante se obriga a pagar pelo material adquirido e aceito na forma e nas condies estipuladas e a parte contrria obriga-se a entreg-lo dentro das especificaes fornecidas, da qualidade requerida, na quantidade pedida, dentro dos prazos estabelecidos e nos preos acordados.

Para Dias (2009), o pedido de compra tambm considerado como um

contrato formal entre comprador e fornecedor, devendo constar na mesma todas as

condies estabelecidas na negociao.

Sendo assim, fundamental que a ordem de compra seja bem elaborada,

deixando todas as informaes expostas e claras, pois nesse documento que

esto todas as condies acordadas entre o fornecedor e comprador durante a

negociao.

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3 ESTUDO DE CASO

Neste captulo ser apresentado o estudo de caso, realizado numa

instituio de ensino, em Cricima SC. Este ser realizado no setor de compras,

sendo avaliados os procedimentos adotados no decorrer de todo o fluxo das

atividades para realizao das aquisies.

Para apresentar tais procedimentos foram utilizados testes de

observncia.

3.1 Caracterizao da Instituio

Na dcada de 50, Cricima, cidade tipicamente operria, debatia-se com

o angustiante problema poltico social. A situao era grave, principalmente nos

meios operrios das minas de carvo, pois faltava conscientizao e mo-de-obra

qualificada, o que comprometia a qualidade de vida e bem estar das pessoas da

regio.

As empresas produtoras de carvo, sem o necessrio apoio do governo,

que se limitava a fixar cotas de produo e mercado consumidor, sentiam-se

impotentes, podendo oferecer pouco, no sentido de evitar ou ao menos contornar os

graves problemas sociais advindos da instabilidade. Preocupados com esta

situao, os produtores de carvo realizaram um esforo mtuo para amenizar a

realidade atual e criaram um espao para preparar melhor a mo-de-obra da regio,

pois acreditavam que assim provocariam mudanas significativas no quadro social

do momento.

Assim, no dia 02 de maio de 1959, por iniciativa da Indstria Carbonfera

de Santa Catarina, foi criada a Sociedade de Assistncia aos Trabalhadores do

Carvo, focada na preparao de mo-de-obra qualificada e especializada, bem

como na assistncia social. Em 10 de abril de 1963 inaugurava a Escola Industrial,

em parceria com o Senai, iniciando com cursos de aprendizagem industrial. Em

1969 com o nome de Escola Tcnica General Osvaldo Pinto da Veiga, iniciaram-se

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os cursos tcnicos, que at hoje suprem as necessidades do mercado por estes

profissionais, em todo Estado de Santa Catarina e tambm no pas.

Nos dias atuais, a SATC, agora chamada de Associao Beneficente da

Indstria Carbonfera de Santa Catarina, entidade sem fins lucrativos, filantrpica e

pertencente ao segmento comunitrio, um brao social da atividade carbonfera,

pois o campus de educao e tecnologia da instituio mantido via contribuio de

cerca de um por cento do faturamen