European Foundation for Quality Management - apq.pt forum... · aos órgãos, serviços, organismos, comissões e grupos de trabalho do ... Certificação do SIG em ambiente, segurança

European Foundation for Quality Management

na

Secretaria-Geral

do

Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior

1 27-06-2011

2

ÍNDICE

1. A Secretaria-Geral do Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior

2. Percurso da SGMCTES

3. Modelo de Governance

4. A EFQM na SGMCTES

5. Benefícios da aplicação do Modelo de Excelência EFQM

6. Benefícios da obtenção dos Níveis de Excelência EFQM

7. Ferramentas e Metodologias

8. Resultados e Reconhecimento

27-06-2011

A SGMCTES assegura o apoio técnico especializado aos gabinetes dos membros do

Governo integrados no Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior

.... e aos demais órgãos e serviços nele integrados,

...nos seguintes domínios:

1. Gestão de recursos internos

2. Apoio técnico, jurídico e contencioso

3. Documentação e informação

4. Comunicação e relações públicas

3

1 -A SGMCTES

27-06-2011

MISSÃO

4

1 - A SGMCTES

27-06-2011

Ser um organismo de referência na Administração Pública Nacional

e Europeia,

...pautado pela excelência sustentada na

satisfação das necessidades e expectativas

das partes interessadas

VISÃO

• Maximizar o apoio técnico especializado aos membros do Governo, bem como

aos órgãos, serviços, organismos, comissões e grupos de trabalho do

Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior

• Contribuir para a racionalização da despesa pública, optimizando os recursos

financeiros disponíveis

• Melhorar o modelo organizacional e promover a excelência

5

1 - A SGMCTES

27-06-2011

OBJECTIVOS

27-06-2011 6

1997 Criação da Secretaria-Geral

2002 Integração do Ensino Superior

2004 1ªCAF

2005 ISO 9001

2006 ISO 14001, OHSAS 18001

2007 Committed To Excellence 1º nível EFQM

2008 Menção Excelente 1º lugar no MCTES

2009 - 2010 SA 8000 Recognised for Excellence**** 2º nível EFQM

2010 - 2011 1º Sustainability Scorecard na AP Benchmarking Secretarias-Gerais

2 - PERCURSO

27-06-2011 7

2009 - 2010

SA 8000

Recognised for Excellence****

2º nível EFQM

2 - PERCURSO

1997

Criação da Secretaria-Geral

2002

Integração do Ensino Superior

2004

1ªCAF

2005

ISO 9001

2006

ISO 14001, OHSAS 18001 2007

Committed To Excellence

1º nível EFQM

2008

Menção Excelente

1º lugar no MCTES

2010 - 2011

Sustainability Scorecard

Benchmarking Secretarias-Gerais

Portfolio de Competências

2004 => 2005

• Avaliação da satisfação dos clientes

• Avaliação da satisfação de colaboradores

• Levantamento, caracterização e tipificação dos processos

• Implementação do sistema de gestão da qualidade

27-06-2011 8

2009 - 2010

SA 8000


2º nível EFQM

2 - PERCURSO

1997


2002


2004

1ªCAF

2005

ISO 9001

2006

ISO 14001, OHSAS 18001 2007


1º nível EFQM

2008

Menção Excelente

1º lugar no MCTES

2010 - 2011




2005 => 2006

• Certificação do Sistema de Gestão em qualidade (ISO 9001)

• Divulgação da CAF no Ministério

• Gestão por objectivos

• Implementação do Sistema Integrado de Gestão (SIG) - qualidade, ambiente, segurança e

saúde no trabalho)

• Criação de ferramenta informática de apoio à gestão por objectivos GO-SGMCTES

27-06-2011 9

2009 - 2010

SA 8000


2º nível EFQM

2 - PERCURSO

1997


2002


2004

1ªCAF

2005

ISO 9001

2006

ISO 14001, OHSAS 18001 2007


1º nível EFQM

2008

Menção Excelente

1º lugar no MCTES

2010 - 2011




2006 => 2007 => 2008

• Certificação do SIG em ambiente, segurança e saúde no trabalho (ISO 14001, OHSAS

18001)

• Base de Dados de Gestão dos Recursos Humanos

• Intranet

• Auditoria ao sistema de gestão das remunerações

• Conselho da Qualidade

• Critérios de participação na formação profissional

• Brochura SGMCTES

• Filme SGMCTES “Somos o que fazemos”

• Mecanismos extra judiciais para a resolução de conflitos no MCTES

• Reformulação do site do MCTES

• Sistema de avaliação dos resultados das parcerias

• Processo sistematizado de benchmarking

• Equipa de interlocutores para as questões da qualidade no MCTES

• Canais de comunicação e plano de acção

• Equipas multifuncionais com gestão partilhada

27-06-2011 10

2009 - 2010

SA 8000


2º nível EFQM

2 - PERCURSO

1997


2002


2004

1ªCAF

2005

ISO 9001

2006

ISO 14001, OHSAS 18001 2007


1º nível EFQM

2008

Menção Excelente

1º lugar no MCTES

2010 - 2011




2008 => 2009 => 2010

• Integração da Responsabilidade Social no SIG e certificação (SA8000)

• Auditorias a fornecedores

• Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas

• Recuperação do Teatro Thalia

• Procedimentos concursais - integração de pessoal sem vínculo

• Formação em Liderança, Comportamento Organizacional e Coaching

• Código de Conduta

• Manual de acolhimento

• Email Melhorias

• Email de Vistos

• Email Reclamações de Fornecedores

• Inquéritos de satisfação a famílias dos trabalhadores e a fornecedores

• Portal da SGMCTES

27-06-2011 11

1997


2009 - 2010

SA 8000


2º nível EFQM

2 - PERCURSO

2002


2004

1ªCAF

2005

ISO 9001

2006

ISO 14001, OHSAS 18001 2007


1º nível EFQM

2008

Menção Excelente

1º lugar no MCTES

2010 - 2011




2010 => 2011

• Sustainability Scorecard

• Benchmarking SGs

• Portefólio de Competências

• Reuniões mensais de dirigentes

• Reuniões semanais de trabalhadores

• Comunicação Institucional

• Novo site da SGMCTES

• VOIP (comunicações fixas a custo zero no MCTES)

• Negociação de pacotes Comunicações Móveis de Voz e de Dados

• Solidariedade Social no Gradil

12

3 - MODELO DE GOVERNANCE

27-06-2011

Lei Orgânica - Missão

Carta de Missão - Objectivos Estratégicos

Visão, Valores, Política de Gestão Integrada

Mapa Pessoal, Orçamento, Plano de Actividades e de Formação

SIADAP 1 – QUAR, objectivos, indicadores, metas,…

SIADAP 2 – objectivos das unidades orgânicas/ dirigentes intermédios, indicadores, metas,…

SIADAP 3 – objectivos individuais, indicadores, metas,…

13

Relatório Trienal de Comissão de Serviço, Relatório da Carta de Missão

(monitorização trimestral, avaliação anual)

Relatório de actividades, de formação e orçamental, Revisão pela Gestão, auditorias internas e externas,

Relatórios de inquéritos às partes interessadas (clientes, trabalhadores, famílias e parceiros),…

SIADAP 1 – Relatório de auto-avaliação do serviço, indicadores de desempenho da SGMCTES (monitorização trimestral, avaliação anual)

SIADAP 2 – indicadores de desempenho de equipa e das Unidades Orgânicas/Dirigentes Intermédios


SIADAP 3 – indicadores de desempenho individual e de equipa


3 - MODELO DE GOVERNANCE

27-06-2011

14

4 - EFQM na SGMCTES

27-06-2011

• Amplitude - toda a SGMCTES

• Equipas de implementação transversais

• Formação e consultoria

• Cronograma

• Pontos de controlo

• Sensibilização/formação a todos os trabalhadores da organização

• Formação especializada à equipa de implementação

• Consultoria de acompanhamento à implementação

• Cumprimento rigoroso de prazos (indicadores de realização)

• Cumprimento rigoroso de metas (indicadores de resultados e impacto)

• Reajustamentos se necessário (RH, RF, RM,…)

• Avaliação intermédia (1º nível) - Reajustamentos necessários

• Avaliação final – Obtenção do nível de excelência

Decisões

Implementação

Pontos de Controlo

Avaliação

15

5 - BENEFÍCIOS DA APLICAÇÃO DO MODELO EFQM

27-06-2011

• Identificação dos Pontos Fracos (PF)

• Estratégias e Projectos de Melhoria direccionados aos PF

• Intensificação da Comunicação Interna e Conhecimento Mútuo

• Metodologia de implementação de projectos

• Controlo Interno e o rigoroso cumprimento do PDCA

• Melhoria Contínua dos Processos

• Focos na Satisfação dos Stakeholders

• Formação e Gestão do Conhecimento

Committed to

Excellence

2007

• Reconhecimento da ligação Causa - Efeito (abordagem - resultados)

• Importância do Benchmarking para o salto qualitativo final

• Melhoria Contínua dos Resultados

• Formação e Gestão do Conhecimento

Recognised for

Excellence

2010

16

6 - BENEFÍCIOS DA OBTENÇÃO DOS

NÍVEIS DE EXCELÊNCIA EFQM

27-06-2011

• Validação externa e isenta

• Controlo do cumprimento (manutenção dos níveis de

exigência)

• Identificação, desenvolvimento e difusão de boas práticas

• Reconhecimento público

• Envolvimento de todos os colaboradores

• Reforço da cultura interna (excelência)

EFQM

17

7 - FERRAMENTAS E METODOLOGIAS

27-06-2011

Pessoas

Política e Estratégia

Liderança

Parcerias e Recursos

Processos

CAF

Gestão por objectivos

Sistema Integrado de Gestão (Q,A,SST,RS)

Avaliação da Satisfação de stakeholders

Benchmarking

SIADAP 1,2 e 3

Identificação e descrição de processos

Formação Profissional

Lógica RADAR

Gestão de Projectos

Portefólio de Competências

Instrumentos Metodologias

18

8 - RESULTADOS E RECONHECIMENTO

27-06-2011

Resultados Reconhecimento

226 Acções de melhoria implementadas desde 2006

Taxa de execução do PA sempre >100%

Satisfação de stakeholders sempre > 4 (escala 1-5)

Caso de estudo no European CAF Event 2007

Mais de 40 indicadores monitorizados trimestralmente

Indicadores dos processos com taxa de execução sempre > 90%

100% de conformidade legal em A,SST e RS

A Secretaria-Geral com maior índice de tecnicidade = 85,4%

% trabalhadores com formação profissional sempre > 90%

A Secretaria-Geral com menos recursos humanos = 43

Certificações

• 2005 - Qualidade

• 2006 - Ambiente

• 2006 - Segurança e Saúde no Trabalho

• 2010 - Responsabilidade Social

Prémios de Excelência EFQM

• 2007 - Committed to Excellence

• 2010 - Recognised for Excellence

1ª Entidade pública a adoptar o Sustainability Scorecard

1ª Entidade pública certificada em Responsabilidade Social

1ª Entidade pública certificada em Gestão Ambiental

Certificada em Gestão da Qualidade

Certificada em Segurança e Saúde no Trabalho

4 estrelas EFQM - Recognised for Excellence !

19

A SGMCTES

27-06-2011

Documents

European Foundation for Quality Management - apq.pt forum... · aos órgãos, serviços, organismos, comissões e grupos de trabalho do ... Certificação do SIG em ambiente, segurança