OFICINA DE CONTROL INTERNO

EVALUACIÓN SENDERO DE MONSERRATE – SEMANA SANTA 2015MONITOREO – DOMINGO 29 DE MARZO DE 2015

BOGOTÁ D.C., MARZO DE 2015

EVALUACION SENDERO DE MONSERRATE – SEMANA SANTA 2015MONITOREO – DOMINGO 29 DE MARZO DE 2015

I. OBJETIVO

Evaluar el plan de contingencia del sendero peatonal de monserrate para la semana santa(29 de marzo al 5 de abril de 2015), monitoreando su programación, plan de medios, plan desalud, plan de prevención, recursos logísticos y humanos, coordinación interinstitucional,atención al público, descenso camino alterno tanques del silencio, puntos de control yreferencia, control de acceso y registro de peregrinos, restricciones y recomendaciones yacciones y/o decisiones que se tomen en caso de contingencia y/o emergencias.

II. ALCANCE

La evaluación se esta realizando al sendero peatonal de Monserrate para la semana santa(29 de marzo al 5 de abril de 2015) y ejecución de los contratos de prestación de serviciosNo. 1481 de 2014 suscrito con OPEN GROUP BTL LTDA (Expediente Virtual No.2014230800201547) y CPS No. 1485 de 2014 suscrito con HOME SALUD Y COMPAÑIAS.A.

La auditoria se esta realizando en visitas de campo en diferentes días de la semana santadel año 2015, con la evaluación de los documentos (Plan de contingencia e informativos)remitidos por la Subdirección Técnica de Recreación y Deporte, monitoreando laprogramación y los distintos puntos de control.

III. METODOLOGIA

Se realizo la evaluación de acuerdo al procedimiento de auditorias internas de control internoy a las normas de auditoria generalmente aceptadas, las cuales incluyen indagaciones,visitas en campo con obtención de evidencias y/o soportes, con el fin de obtener el soportenecesario para apoyar las conclusiones obtenidas.

Al final de la evaluación se obtendrá como resultado final un informe indicando lasobservaciones y/o oportunidades de mejora, las cuales serán presentadas por el responsablerespectivo.

Previamente se remita un preliminar el que evaluara un monitoreo en general el día domingo29 de marzo de 2015, en razón de alertar y/o prevenir inconsistencias, observaciones y/o noconformidades del servicio prestado, para que se tomen las acciones preventivas conanterioridad a los días jueves, viernes, sábado y domingo santos.

IV. GENERALIDADES Y FORTALEZAS

En desarrollo de la visita de evaluación al Plan de Contingencia por parte del IDRD, delSendero de Monserrate se destaca la disposición tanto del Coordinador del IDRD como del

apoyo de la Subdirección de Recreación y Deportes, Sr. Yesid Diaz y Sra. Myriam Robles, delos Coordinadores de las empresas de Logística y Salud, así como del personal deAdministración y Seguridad del Sendero; quienes estuvieron dispuestos a brindar lainformación que esta evaluación de la Oficina de Control Interno requiero en los diferentesmomentos.

Por otro lado es de resaltar el conocimiento y apropiación del Lic. Yesid Diaz para el manejoen general del evento, sin embargo es necesario un apoyo adicional en vista de lasdiferentes funciones que asume el licenciado frente al evento y se corre el riesgo de omitiracciones en otras responsabilidades.

Sobre el comportamiento del publico visitante en general se observo una buena disposición,se acataron las recomendaciones y en general la seguridad funciono.

En general se observo limpieza en el sendero.

V. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

Plan de Medios

Se observa que la información publicada en el sitio Web del IDRD, volanteo y los demáscanales de comunicación (correos electrónicos, redes sociales, radio, televisión, entre otros),se emitió información que puede confundir a los usuarios que utilizan el sendero demonserrate, como la información que se publico en los volantes “Domingo de ramos, juevesy viernes santo y domingo de resurrección, el descenso se realizara por tanques del silencio”e igualmente se informo en el segundo PMU (8:00 am) del día domingo 29 de marzo de 2015por parte de la empresa logística OPEN GROUP, que en las misas se estaba informando queel descenso debía ser por el sendero Tanques del Silencio.

Dado lo anterior se evidencia que no informo con anterioridad a la curia de las decisionestomadas en el primer PMU que se realizó a las 6:10 am, generando confusión al principio dela jornada dado que los usuarios se desplazaban hacia la entrada de Tanques del Silencio,es de resaltar que debido a la información suministrada en el segundo PMU se corrigió estaeventualidad.

La empresa OPEN GROUP instalo un punto de sonido en la entrada del sendero (Av.Circunvalar – puerta de entrada al sendero) como se observa en la imagen, informando lasrecomendaciones de seguridad e ingreso, para lo cual no es oportuno dado que estainformación se debería difundir con anterioridad en las zonas aledañas de Monserrate.

Instalación de Recursos Logísticos y Humanos

De acuerdo a la programación los recursos de servicios deben estar disponibles a las 5:00am, hora de apertura del sendero, de acuerdo a la información suministrada y divulgada porlos diferentes medios de comunicación, el recurso de salud con que cuenta el Instituto, laempresa Paramedic inicio el despliegue del personal 5:00 am, el recurso logístico inicio sudespliegue 5:13 am, dado que la entrega de chaquetas de identificación a los auxiliareslogísticos fue a las 5:05 am. Dado lo anterior esto retraso la instalación de los recursos encada uno de los puntos asignados previamente en la planimetria del evento, siendo queantes de las 5:00 am el sendero ya estaba siendo utilizado por los diferentes usuarios.

Teniendo en cuenta que el Plan de Contingencia por Parte del IDRD suministrado por laSubdirección Técnica de Recreación y Deportes vía correo electrónico, enuncia en el Plan dePrevención que se contara con dos sonidos de 1000W y que se realizara una campaña deprevención con sonido y publicidad impresa desde la estación de las aguas, situación que nose evidencio en los tres monitoreos que se realizaron en esta zona (6:30 am, 10:30 am y2:00 pm).En cuanto al registro y control de llegada del personal de servicios de salud y logística, sesolicitaron las planillas diligenciadas a las 5:00 am, para lo cual Paramedic tenia 3 planillasdiligenciadas para un total de 29 auxiliares de enfermería, se realizó nuevamente unseguimiento a las 9:00 am de estas planillas y se realizaron 5 registros después de las 5:00am, para un total de 34 auxiliares de enfermería. Para el caso de los auxiliares logísticosdesde las 5:00 am se solicitaron las listas de control de asistencia en repetidas ocasiones einsistentemente a los coordinadores de la empresa OPEN GROUP, siendo esta informaciónsuministrada a las 8:30 y en su totalidad hasta las 9:00 am, reportando un total de 133auxiliares logísticos.

Las planillas de control de asistencia que fueron informadas por los servicios de apoyo desalud y logística, no cuentan con todas las casillas diligenciadas en su totalidad,particularmente de la empresa Paramedic no firman los auxiliares de enfermería y laempresa OPEN GROUP no firmaron cuatro auxiliares logísticos, adicionalmente una planillano cuenta con fecha del evento, lugar y coordinador.

Control de Acceso y Registro

En el punto de registro de visitantes ubicado en los torniquetes, 350 metros arriba de lacircunvalar, se observo:

1. En la minuta del personal de seguridad se consigno que el día 15 de marzo de 2015 serealizó un mantenimiento correctivo a la registradora No. 2.

2. El reporte de asistencia se realizaba cada hora por parte de la empresa de seguridadIDRD y la empresa logística OPEN GROUP, informando al PMU, registrandolos en un tablerocomo reporte oficial.

3. Se cuenta con tres registradoras digitales y una puerta de acceso.

4. El personal administrativo (Administrador del Parque y Guarda de Seguridad) informaronque las registradoras se colocaron en “0000” al momento de la apertura del día domingo 29de 2015.

Este punto se visito a las 9:10 am por parte del equipo auditor, observando por media horalas registradoras, las cuales se evidencio que no giraban al cruce de la persona en algunasocasiones o los mismos usuarios no arrastraban por completo el mecanismo registrador,dado lo anterior el equipo auditor realizó una prueba manualmente a la registradora No. 2 pormedio de un contador manual suministrado por la administración del sendero, se tomo eldato de la registradora en 2.503 registros y se realizó posteriormente un conteo de 100personas manualmente, obteniendo como resultado en la registradora 2.604, evidenciandoun desfase de 1 registro adicional.

Adicionalmente se solicitó el registro que se reporto a las 9:00 am en el punto en cuestiónque fue de 19.132 usuarios, pero corroborando con el informe del PMU en horas de la tardeel reporte fue de 18.936, teniendo un desfase de 196 personas.

Posteriormente a las 12:46 pm se tomó registro fotográfico de las registradoras obteniendode izquierda a derecha: Registradora No. 1 (3.555), Registradora No 2 (3.802) y RegistradoraNo. 3 (1.173) lo cual da una sumatoria de 8.530 personas, comparando con el reporte oficialdado por el PMU a la 12:00 pm fue de 19.908 personas.

Nuevamente este equipo auditor tomó registro fotográfico de las registradoras a las 2:11 pm:Registradora No. 1 (3.722), Registradora No 2 (3.862) y Registradora No. 3 (1.183) lo cual dauna sumatoria de 8.767 personas, comparando con el último reporte oficial dado por el PMUa la 1:00 pm fue de 20.008 personas.

En conclusión estos datos son contradictorios y generan las siguientes inquietudes:

1. ¿Quién es el responsable de reportar el conteo de personas al PMU, el grupo logístico o elgrupo administrativo del parque?

2. ¿Cuál es la metodología empleada para el reporte oficial?, dado que se nos informo porparte de la vigilancia y el equipo de logística, que se realizó por medio de las registradoras,conteos mentales y contador manual, evidenciando que no existe coherencia en lametodología de la toma de los registros de asistentes.

3. ¿Cuál es el control existente en este punto?

Generalidades del Recorrido al Sendero Peatonal

El equipo auditor realiza dos recorridos de asenso y tres de descenso:

Recorridos de asenso: 1. 9:50 am hasta las 10:52 am (3 auditores)2. 11:46 am hasta las 12:45 am (1 auditor)

Recorridos de descenso: 1. 11:45 am hasta las 12:46 pm (2 auditores)

2. 1:00 pm hasta las 2:11 pm (1 auditor)3. 1:40 pm hasta las 2:22 (1 auditor)

Para estos recorridos se observaron las siguientes novedades:

a) Los auxiliares logísticos no divulgan las instrucciones a los usuarios (son muy callados)con el fin de evitar accidentes.

b) Desde el punto de registro hasta la entrada del pueblito no se evidencio presencia deauxiliares logísticos, en cambio había exceso de personal desde la entrada (AV circunvalar)hasta el punto de registro).

c) Se observo que no existía un control de estatura para los niños que descendían,igualmente evidencio presencia de algunos caninos en el sendero, lo cual generainconformidad con usuarios que se les prohíbe ingresar por estos aspectos.

VI. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

1. Frente a las decisiones que se presenten en los PMU y que afecten directamente el optimodesarrollo del ascenso y descenso del sendero es necesario que se divulguen de manerainmediata las decisiones a las partes interesadas (curia, logística, administración y seguridaddel sendero, comunidad, entre otras), con el fin de evitar inconformidades de los usuarios,problemas de seguridad y afectar la imagen institucional.

2. Se recomienda cuando se genere la difusión de las actividades propias del IDRD, en estecaso la ruta sendero de Monserrate, no asegurar actividades que sabe que son variables yson propias del PMU y dependen del aforo, cambios climáticos, seguridad y demás eventosexogenos. Para ello se puede incorporar notas aclaratorias como ““Domingo de ramos,jueves y viernes santo y domingo de resurrección, el descenso se realizara por tanques delsilencio (Dependiendo de las condiciones climáticas y de seguridad que se presentendurante el día)”.

Igualmente se recomienda que disponga de un equipo de personas del IDRD o de laempresa de logística a difundir las prohibiciones y recomendaciones de los visitantes pormedio de sonido y publicidad impresa desde la estación de las aguas, como lo enuncia elPlan de Contingencia por parte del IDRD.

3. Se sugiere que el sonido para difundir la información de seguridad e ingreso a los usuariosse instale en una zona aledaña de mayor influencia que le permitan al usuario decidir laforma de ascenso a tomar, con el fin de evitar falsas expectativas con referencia a lasprohibiciones que tienen los visitantes.

4. Se hace necesario realizar un control del registro de asistencia más eficaz el cual sepueda corroborar la información oportunamente para poder tomar las medidas necesarias yasegurar que el personal contratado, programado y pagado por el IDRD este completo:diligenciamiento total de las planillas, firma del personal contratado (discriminando loscargos: (i) para la empresa logística: Coordinador General, Jefe de Emergencias, Brigadistas

Contra Incendios, Auxiliares Logísticos, (ii) para la empresa de salud: Coordinadora, Medicoy Auxiliares de enfermería.).

5. Es preocupante para esta Oficina que la información que se esta reportando al PMU,medios de comunicación, ciudadania, entre otros, carece de controles y una metodologíaconfiable que asegure el conteo de las personas que ingresan al sendero de Monserrate.Dado que esta es información es relevante para la toma de decisiones que hacen parte delPMU.

6. El sendero de monserrate como todo escenario administrado por el Instituto cuenta conuna administración, la cual es la responsable de las funciones de control, funciones que nose pueden delegar en el personal de seguridad, dado que pueden descuidar sus funciones.Esta Oficina sugiere que esta actividad debe estar apoyada por orientadores de parques.

7. Esta Oficina recomienda que se utilice un formato de conteo de usuarios por hora para lossiguientes días de esta semana santa y posteriormente establecer un control de últimatecnología para eventos de esta índole.

Es de aclarar que las observaciones y conclusiones aportadas en este informe contribuyen aque los procesos se fortalezca y se encaminen al mejoramiento continuo de este tipo deeventos.

Cordialmente,

LUIS FRANCISCO CANTE CÉSPEDESJefe Oficina de Control Interno

Proyecto: Kelly Johanna Serrano Rincón – Contratista Oficina de Control InternoVíctor Manuel Muñoz Castelblanco – Contratista Oficina de Control InternoJairo Antonio Palacios Peña – Profesional Especializado (E) - Oficina de Control InternoEduardo Torres Lugo – Profesional Especializado- Oficina de Control Interno