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1
CENTRO UNIVERSITÁRIO DA
FUNDAÇÃO EDUCACIONAL DE BARRETOS – UNIFEB
ENGENHARIA DE PRODUÇÃO
SISTEMA INTEGRADO NO GERENCIAMENTO DE
ESTOQUES
UM ESTUDO DE CASO
KIMIKO LUISA IWANO
PRISCILA HARUMI JOHO
Barretos - SP
2013
2
KIMIKO LUISA IWANO
PRISCILA HARUMI JOHO
SISTEMA INTEGRADO NO GERENCIAMENTO DE
ESTOQUES
UM ESTUDO DE CASO
Trabalho de Conclusão de Curso – TCC
apresentado como exigência parcial
para a obtenção do título de bacharel
em Engenharia de Produção, do Centro
Universitário da Fundação Educacional
de Barretos – UNIFEB.
Orientador: Prof. MS. Rhadler
Herculani.
Barretos - SP
2013
3
IWANO, Kimiko L. JOHO, Priscila H. SI no Gerenciamento de Estoques / Kimiko Luisa Iwano, , Priscila Harumi Joho. Barretos, 2013. 59 p. Orientador: Prof. MS. Rhadler Herculani
Monografia de Engenharia de Produção (conclusão de
curso), Engenharia de Produção, Centro Universitário da Fundação Educacional de Barretos (UNIFEB).
1.Estoque 2.Sistema Integrado 3.Gerenciamento de estoques
4
CENTRO UNIVERSITÁRIO DA
FUNDAÇÃO EDUCACIONAL DE BARRETOS- UNIFEB
Kimiko Luisa Iwano
Priscila Harumi Joho
SISTEMA INTEGRADO NO GERENCIAMENTO DE ESTOQUES
ESTUDO DE CASO
Trabalho de Conclusão de Curso – TCC apresentado como exigência parcial para a
obtenção do título de Bacharel em Engenharia de Produção do Centro Universitário
da Fundação Educacional de Barretos – UNIFEB.
Data da Aprovação: __/__/__
BANCA EXAMINADORA
_________________________
Prof. MS. Rhadler Herculani
Orientador / UNIFEB
_________________________
Prof. Dr. Geraldo Correa
UNIFEB
_________________________
Prof. MS. Gilberto Domingues Junior
UNIFEB
5
“Dedico este trabalho aos meus filhos
Camila e Vítor, pelo incentivo e
compreensão, à minha mãe pelo apoio e
aos professores e mestres que
compartilharam seus conhecimentos”.
Kimiko Luisa Iwano
“Dedico este trabalho a minha família por
acreditarem em minha competência e aos
professores que compartilharam comigo os
seus conhecimentos”.
Priscila Harumi Joho
6
AGRADECIMENTOS
A realização deste trabalho só foi possível graças a colaboração direta e
indireta de muitas pessoas.
Agradecemos primeiramente à Deus, à todos os professores do curso de
Engenharia de Produção e aos funcionários do Centro Universitário da Fundação
Educacional de Barretos – UNIFEB.
Manifestamos a nossa gratidão a todas elas e de forma particular ao Prof.
Ms. Rhadler Herculani. Devemos afirmar que seu apoio foi imprescindível para a
consecução deste estudo, acompanhando cada passo desta luta, nos incentivando
em muitos momentos difíceis, além da indicação de fontes para pesquisa,
orientação, paciência e sua confiança depositada neste trabalho.
Aos amigos que conquistamos na I Turma de Engenharia de Produção do
UNIFEB.
Na empresa referente ao estudo de caso, aos proprietários que foram
muito receptivos e aos colaboradores envolvidos no setor estudado, por terem
dividido conosco um espaço que os pertence.
A nossa eterna gratidão a todos.
7
“Determine que algo pode e deve ser
feito, e então você achará o caminho para
fazê-lo”
Abraham Lincoln
8
RESUMO
Este relatório trata de um estudo de caso realizado em uma empresa varejista de
materiais para construção em geral, onde se identificou a necessidade de um
controle de estoque, devido a dificuldade na localização, armazenagem e
identificação dos produtos, desperdícios e avarias de materiais. Para atingir o
objetivo proposto, primeiramente foi realizada uma revisão bibliográfica, levando em
consideração os fatores que afetam o controle dos materiais. A seguir é apresentada
a metodologia de implantação de um Sistema Integrado Para Gerenciamento De
Estoques com o intuito de melhorar a produtividade do setor. Por fim, o estudo
conclui a grande importância do planejamento e controle e materiais, enfatizando
que o seu gerenciamento permanece influenciado por um bom sistema integrado.
Palavras-chave: Estoque, Sistema Integrado, Gerenciamento de Estoques e
Materiais.
9
ABSTRACT
This report is a case study in a retailer of building materials in general, which
identified the need for inventory control, due to the difficulty in locating, storage and
identification of products, waste and failure of materials. To reach that goal, first was
a literature review, taking into consideration the factors that affect the control of
materials. The following is the methodology of implementation of an Integrated
System for Inventory Management in order to improve the sector's productivity.
Finally, the study concludes the importance of planning and control and materials,
emphasizing that its management remains influenced by a good integrated.
Keywords: Stock, Integrated, Inventory and Materials Management.
10
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO .......................................................................................................... 12
Objetivo Geral ........................................................................................................ 13
Objetivo específico ................................................................................................. 13
Justificativa ............................................................................................................ 13
Estrutura do Trabalho ............................................................................................ 14
1 TEORIA DE GESTÃO DE ESTOQUES ................................................................. 16
1.1 Gerenciamento de Estoques ............................................................................ 16
1.2 Etapas do Processo de Estocagem ................................................................. 17
1.2.1 Necessidades dos Clientes ........................................................................ 19
1.2.2 Previsão de Demanda e Análise ................................................................ 20
1.2.3 Reposição de Materiais e Recebimento .................................................... 21
1.2.4 Armazenamento e catalogação de materiais ............................................. 21
1.2.5 Expedição .................................................................................................. 22
1.3 Alguns conceitos e técnicas de gestão de estoque.......................................... 23
1.4 Auditoria em Registros de Estoque .................................................................. 24
1.5 Endereçamento e Código de Barras de Materiais............................................ 26
1.6 Sistemas Integrado .......................................................................................... 27
1.7 Sistema Integrado no Gerenciamento de Estoques ......................................... 29
2 METODOLOGIA .................................................................................................... 34
2.1 Classificação da Pesquisa ............................................................................... 34
2.2 Roteiro de Entrevistas e Observações ............................................................. 36
2.3 Coleta de Dados .............................................................................................. 38
3 ESTUDO DE CASO: SISTEMA INTEGRADO NO GERENCIAMENTO DE
ESTOQUES .............................................................................................................. 39
3.1 A empresa ........................................................................................................ 39
11
3.1.1 Organograma Organizacional .................................................................... 40
3.2 Problemática Enfrentada .................................................................................. 41
3.2.1 Quanto ao armazenamento ....................................................................... 42
3.2.2 Quanto à movimentação ............................................................................ 42
3.2.3 Quanto aos materiais propriamente ditos .................................................. 42
3.2.4 Quanto aos colaboradores ......................................................................... 43
3.3 Consolidação do método proposto ................................................................... 43
3.3.1 Estabelecer os objetivos ............................................................................ 46
3.3.2 Diagnóstico da situação ............................................................................. 46
3.3.3 Observar e analisar os dados obtidos do diagnóstico ................................ 46
3.3.4 Instrumentos e Fontes de Pesquisa........................................................... 47
4 RESULTADOS E DISCUSSÃO .............................................................................. 53
4.1 Resultados ....................................................................................................... 53
4.2 Benefícios Alcançados ..................................................................................... 53
4.3 Dificuldades Encontradas ................................................................................ 54
5 SUGESTÕES PARA TRABALHOS FUTUROS ..................................................... 55
CONCLUSÃO ............................................................................................................ 56
REFERÊNCIAS ......................................................................................................... 57
12
INTRODUÇÃO
Atualmente, pode-se afirmar que o nível de serviço prestado ao
consumidor no final da cadeia tornou-se um fator determinante para o sucesso de
qualquer empresa e um assunto de âmbito preocupante no meio empresarial.
Uma visão do panorama mundial da situação de negócios mostra que o
uso da tecnologia está sendo cada vez mais empregado pelas empresas na busca
constante pela competitividade. Em todos os setores, a capacidade de planejar,
gerenciar e distribuir as informações dos processos, com apoio da tecnologia, passa
a ser um ponto estratégico e consequentemente o sucesso dos negócios.
Em outro cenário, o desempenho da gestão de estoques tornou-se uma
forma de redução de custos e aumento da qualidade de seus processos e serviços,
ou seja, a otimização e racionalização dos estoques é uma grande oportunidade
para as empresas conquistarem seus objetivos, consistindo numa menor aplicação
de capital próprio para atender certa demanda de vendas, bem como uma perda
menor nas vendas por falta de materiais em estoque.
Neste contexto, será abordada a utilização de um Sistema Integrado (SI)
como apoio para o gerenciamento de estoques devido à crescente variabilidade de
produtos com diferentes padrões de demanda e características específicas, onde a
complexidade na administração de materiais aumenta necessitando de um controle
diferenciado.
Com essa perspectiva, os principais objetivos deste projeto são, por um
lado, evidenciar a necessidade dessa abordagem estratégica na gestão dos
estoques (SI e o planejamento e controle dos estoques) e, por outro caminho,
demonstrar os benefícios alcançados após sua implantação numa empresa
comercial.
O estudo foi desenvolvido numa empresa que comercializa materiais de
construção onde através de visitas e a vivência de uma das autoras foi constatada
uma grande dificuldade em se administrar os estoques, voltado para questão de
organização. No contato com a empresa, os funcionários manifestavam a
necessidade de se ter controle de estoque para que houvesse agilidade desde a
compra, venda e entrega da mercadoria. A partir deste levantamento surgiu o
13
interesse em estudar a informatização com foco para o controle de estoques, afim
de se implantar um projeto de melhoria.
Objetivo Geral
Este trabalho de conclusão aborda como tema principal, a implantação de
um processo adequado para o gerenciamento de estoques com apoio de SI, numa
empresa de materiais de construção.
Objetivo específico
Incluir um trabalho de melhoria no layout da armazenagem a fim de obter
uma relação entre os métodos utilizados;
Consolidar um procedimento para a utilização de uma sistemática de
gerenciamento dos estoques proposta na literatura;
Implantar o procedimento proposto.
Justificativa
O ambiente empresarial está sofrendo alterações de âmbito mundial. A
transformação de economias e sociedades industriais em economias de serviços,
baseadas no conhecimento e na informação é um fator relevante a ser considerado,
seguido pela emergência da empresa digital. (LAUDON E LAUDON, 2011).
A comercialização de materiais de construção está na base de uma
importante cadeia de valor e suas ineficiências repercutem diretamente nos demais
níveis dessa cadeia.
14
Por outro lado, administrar recursos e estoques tem sido atualmente
preocupação dos gerentes, engenheiros, administradores e praticamente todas as
pessoas ligadas direta ou indiretamente tanto na produção de bens tangíveis quanto
na prestação de serviços.
O estudo também se justifica sob o ponto de vista de seu objeto de
aplicação. A empresa analisada é conceituada no mercado em que atua e
apresenta-se em plena expansão regional, atuante desde 1986.
Afirmam Martins e Alt (2010, p. 13), que “alguns problemas enfrentados
no manejo dos materiais – por exemplo, excesso de produtos e falta de espaço para
armazená-los – levaram à criação das atuais tecnologias de administração de
materiais”.
Assim, os estoques assumem papel ainda mais importante nas empresas,
pois qualquer que seja a diminuição dos custos nestes processos, resulta na
obtenção de uma vantagem competitiva, diminuindo assim o tempo de retorno sobre
os investimentos e como consequência, gerando a oportunidade de melhorar seu
desempenho atendendo prontamente, no momento e na quantidade desejada seus
clientes.
Logo, qualquer trabalho que venha cientificamente contribuir para
melhoria da gestão de estoques também está contribuindo, em maior ou menor
grau, na geração de benefícios à sociedade local.
O presente projeto ajudará a consolidar a linha de pesquisa “SI no
gerenciamento de estoques” com vista a elaborar o Trabalho de Conclusão de
Curso.
Estrutura do Trabalho
Este trabalho está estruturado em forma de capítulos conforme segue:
Introdução: Trata do cenário de realização da pesquisa onde evidencia as
delimitações e a metodologia empregada. Na sequência é apresentado os
objetivos e a justificativa para sua realização;
15
Capítulo 1: Revisão Bibliográfica – Apresenta os fundamentos sobre o
gerenciamento de estoques, destacando as etapas do processo de estocagem,
divisão e a organização dos materiais. Além disso, aborda também um estudo
sobre Sistema Integrado (SI) dentre outros termos necessários para o perfeito
entendimento posterior da pesquisa;
Capítulo 2: Metodologia Científica - Trata dos procedimentos necessários para
proceder a pesquisa, limitando-se ao objeto de estudo, definindo as
ferramentas para levantamento de dados e sua posterior análise, que tem
como embasamento o referencial teórico apresentado no capítulo 1;
Capítulo 3: Estudo de caso – Descreve o ramo de atividade da empresa, em
seguida será apresentada a pesquisa de campo para a coleta de dados e a
tabulação;
Capítulo 4: Resultados e Discussões – Visa mostrar os resultados obtidos
posteriores a adoção das medidas propostas demonstrando análise,
dificuldades e confrontando a teoria e os resultados adquiridos com sua
implantação;
Capítulo 5: Sugestões para trabalhos futuros – Apresenta sugestões para
futuros trabalhos a serem realizados nesta área de estudo;
Conclusões: Considerações finais oriundas do presente trabalho.
16
1 TEORIA DE GESTÃO DE ESTOQUES
O objetivo desse capítulo é apresentar definições e conceitos relevantes
para iniciar o entendimento sobre a abordagem do tema proposto. Para isso, os
tópicos abordam uma breve explicação sobre a administração de estoques, a
importância dos sistemas gerenciais e os conceitos de organização do trabalho, com
algumas características intrínsecas e de mercado.
1.1 Gerenciamento de Estoques
Nesta seção serão apresentadas definições, tipos e ferramentas utilizadas
para um bom desempenho no gerenciamento de estoque, segundo alguns autores.
De acordo com Slack, Chambers e Johnston (2002), esse conceito
originou-se na função de compras em empresas que compreenderam a importância
de integrar o fluxo de materiais e suas funções de suporte, tanto por meio do
negócio, como por meio do fornecimento aos clientes imediatos.
O armazenamento de materiais existe devido um desequilíbrio entre
fornecimento e demanda, foi a partir deste acúmulo de materiais que surgiu a
necessidade do gerenciamento adequado dos materiais.
Para Arnold (1999) os estoques são materiais e suprimentos que uma
empresa mantém de acordo com sua finalidade, seja para vendas, fornecimento ou
próprio consumo. No nosso caso, será abordado o estoque de produtos acabados,
prontos para serem comercializados para vendas.
Segundo Messias (1989) a administração de materiais tem por finalidade
assegurar o contínuo abastecimento de artigos próprios, necessários e capazes de
atender aos serviços executados por uma empresa. Devendo processar em
conformidade com as estratégias da empresa e com todas as atividades envolvidas
como compras, transporte, armazenagem, conservação, manipulação e controle de
estoques.
O gerenciamento de estoques se dá como uma sistemática de
coordenação estratégica de materiais, a fim de melhorar o desempenho a longo
17
prazo, tanto para a empresa individualmente quanto para toda cadeia de
suprimentos. (GONÇALVES E SCHWEMBER, 1979).
Nesta situação, normalmente existe uma grande gama de produtos no
mercado, de forma que quando um varejista não possui disponível no momento
desejado pelo cliente, este pode, sem custos significativos, dirigir-se ao concorrente,
caracterizando a situação conhecida como perda de venda. Diante disso, está a
importância em se administrar cuidadosamente os estoques. (BIAZZI, 1993).
Nas palavras de Martins e Alt (2010, p. 04):
Administrar recursos materiais tem sido a preocupação dos gerentes, engenheiros, administradores e praticamente todas as pessoas diretamente ou indiretamente ligadas às atividades produtivas, tanto na produção de bens tangíveis quanto na prestação de serviço. O controle de estoque é visto pelas empresas como um recurso produtivo que no final da cadeia de suprimentos criará valor para o consumidor final e trará uma vantagem
competitiva em relação aos seus concorrentes.
O gerenciamento de estoques como visto pelos autores acima, é uma
forma de administrar os materiais, maximizando processos dentro de suas cadeias e
minimizando os custos referente ao armazenamento, desempenho, disponibilidade e
atendimento aos clientes.
Contudo, com o avanço da tecnologia, o modo de se conduzir esse
gerenciamento foi bastante alterado, apesar do fato das constantes mudanças
globais essa metodologia continua fazendo parte do meio empresarial, ocupando
papel importante na determinação da lucratividade envolvendo não só o trabalho
humano, mas também a gestão dos processos apoiado na tecnologia, resultando em
algumas adaptações as quais serão analisadas nos próximos tópicos.
1.2 Etapas do Processo de Estocagem
O armazenamento dos materiais consiste na alocação adequada dos
produtos, de modo a garantir uma rápida localização, a manutenção eficiente dos
níveis de reposição e para que a entrega seja facilitada, em outras palavras visa
atender a demanda instantaneamente, com qualidade e sem desperdícios.
18
As empresas trabalham com materiais de diferentes características que
necessitam ser administrados e armazenados de acordo com suas finalidades e
funções. (TUBINO, 2009).
O gerenciamento dos estoques deve ser considerado como um sistema
completo. As etapas do processo podem ser assim descritas de forma resumida
conforme Figura 1.
Figura 1: Ciclo da administração de materiais.
Fonte: Martins e Laugeni (2006, p. 262)
A utilização dos indicadores varia em função da indústria, da
complexidade de produtos, do comportamento do mercado e da gestão de estoques
da empresa (RODRIGUES, 2008).
Para Arnold (1999), a administração da empresa deve estabelecer regras
de decisão coerentes aos níveis de estoques respeitando cada etapa do ciclo, de
modo que as pessoas responsáveis pelo controle possam desempenhar suas
Necessidade do Cliente
Análise
Reposição dos
Materiais
Recebimento
Armazena-mento
Expedição
19
funções com eficiência, incluindo a priorização de cada item particular, como estes
itens devem ser controlados, quanto pedir de cada vez e quando emitir uma ordem
de compra.
Dentro da cadeia produtiva, desde a produção de bens até a prestação de
serviço, o modo como é conduzido o gerenciamento dos estoques possui sua
importância ampliada em razão das repercussões macroeconômicas, já
mencionadas e de suas consequências dentro de uma organização.
Portanto, estudos consideram que administrar este tipo de setor necessita
fornecer o nível requerido de serviços ao consumidor, ou seja, buscar os objetivos
dos serviços aos clientes e maximizar a utilização dos recursos da empresa.
1.2.1 Necessidades dos Clientes
O processo de reposição do material se inicia com a identificação da
demanda de um cliente. O órgão responsável pelo planejamento e controle de
materiais verifica se existe estoque do material e se o mesmo deve ser comprado de
imediato caso o cliente concorde com o lead time ou tempo para reposição.
(MARTINS E LAUGENI, 2006).
Neste sentido, após a análise das necessidades dos clientes é necessário
desenvolver um planejamento e análise de reposição juntamente com uma previsão
de demanda, permitindo as pessoas responsáveis destes sistemas uma projeção
futura do consumo e planejem adequadamente suas ações.
Contudo, apesar do avanço dos recursos computacionais e da
sofisticação matemática das técnicas de projeção, a previsão da demanda dos
produtos não é uma ciência exata, envolvendo experiência e julgamento pessoal do
planejador. (TUBINO, 2009).
20
1.2.2 Previsão de Demanda e Análise
Para Ching (2010) o intuito da previsão de demanda é manter os níveis
de estoque proporcionais ao consumo se baseando no lead-time (tempo de
ressuprimento do material), provisionar a demanda do item em período fixo e
determinar o período de segurança, contudo a definição desta previsão tem seus
riscos associados, sendo um assunto crítico para todo planejamento empresarial.
As previsões de consumo podem ser determinadas através de estatísticas
e previsões reformuladas pelo usuário. O método estatístico é realizado com o apoio
de um SI onde são calculadas “n” períodos anteriores usando técnicas de previsões
quantitativas. Porém, quando os dados históricos são insuficientes (produto novo) a
reformulação das previsões é feita pelo usuário (opinião e julgamento de pessoas
chave), utilizando método qualitativo, onde analisará as condições futuras esperadas
de saídas e consumo com base em suas experiências. (GONÇALVES E
SCHWEMBER, 1979).
Além disso, para Tubino (2009) as técnicas qualitativas podem ser
empregadas também quando não se dispõem de tempo suficiente para coletar e
analisar os dados da demanda passada, devido ser considerada um método mais
rápido de se preparar. Por outro lado, as técnicas quantitativas consistem em
analisar os dados passados, relacionando os dados históricos do produto com o
tempo e empregando modelos matemáticos para projetar a demanda futura.
Segundo Gonçalves e Schwember (1979) as acumulações de estoque
pode ser divida em três tipos.
Materiais com defeito, ou seja, aqueles cujo apresentaram defeitos de
fabricação e materiais avariados devido manuseio incorreto e mau
armazenamento;
Avanços tecnológicos, contemplam materiais em bom estado, porém
não serão utilizados no futuro, devido a mudanças tecnológicas;
Materiais em excesso em bom estado, onde não se pode prever a
utilização imediata.
21
Contudo, faz-se necessário salientar que qualquer que seja o método de
previsão adotado, não é uma ciência exata, muitas vezes não é possível prever
mudanças bruscas na demanda, ocasionando acumulações de estoque quando o
consumo projetado é acima do ocorrido.
1.2.3 Reposição de Materiais e Recebimento
Para Martins e Laugeni (2006), a reposição de materiais é realizada pelo
setor de compras da empresa. As principais etapas do processo de compra são a
seleção e avaliação dos fornecedores, emissão do pedido e acompanhamento de
entrega. É necessário identificar possíveis fornecedores, agrupar itens a serem
supridos pelo mesmo fornecedor, avaliar as condições de qualidade (financeiras, de
produtos e na confiabilidade de entrega) e analisar a possibilidade de contratos de
abastecimento de médio e longo prazo, procurando estabelecer parcerias.
Os mesmos autores destacam que o recebimento tem início quando o
material chega nas dependências da empresa, onde o órgão encarregado deverá
verificar o pedido de compra que originou a entrega e conferir informações como
quantidade, preço unitários e totais e outros elementos contábeis e fiscais da nota
fiscal que acompanha o material.
1.2.4 Armazenamento e catalogação de materiais
O sistema, ou combinação de sistema de armazenamento, a ser
abordado depende da política da empresa, o que implica no tipo de produto
estocado, instalações e estrutura, processamento de dados e o tamanho do lote de
cada material. Qualquer que seja o sistema adotado, os administradores devem
manter um estoque de segurança e um estoque de trabalho suficiente com o intuito
de oferecer o nível exigido de atendimento aos clientes, manter um controle dos
itens de modo que possam ser facilmente encontrados e reduzir o esforço total
necessário para receber, armazenar e retirar os produtos. (ARNOLD, 1999).
22
De acordo com Messias (1989) os materiais constantes no depósito para
serem facilmente identificados e localizados, devem estar arrolados ou catalogados
segundo suas características semelhantes ou não, sem, contudo, ocasionar
confusão ou dispersão no espaço de alteração na qualidade, em virtude de contatos
com outros materiais de fácil decomposição, combustão, deterioração, etc.
Arnold (1999) lista alguns sistemas básicos de localização de estoques:
Agrupar itens funcionalmente relacionados, ou seja, realizar a
separação dos materiais por grupo de funções e finalidade, facilitando
a familiaridade com as localizações dos itens;
Agrupar os itens de giro rápido, referente aqueles de maior preferência
e rotatividade, são colocados perto da área de expedição.
Agrupar itens fisicamente semelhantes, geralmente alguns tipos de
materiais exigem suas próprias instalações de armazenamento e seu
manuseio adequado.
Colocar o estoque de trabalho e o estoque de reserva em locais
separados, ou seja, trabalhar apenas com uma pequena quantidade de
estoque de trabalho, enquanto o estoque de reserva é utilizado para
repor o estoque de trabalho podendo ser colocado em um ponto mais
remoto.
O controle de armazenamento de materiais pode garantir que as
necessidades dos clientes possam ser atendidas, podendo equilibrar esse objetivo
com a necessidade financeira do varejista em manter o mínimo de estoque possível.
1.2.5 Expedição
De acordo com Christopher (2011) a expedição é uma atividade ligada a
área de estocagem que inclui as seguintes tarefas:
23
Verificar se o pedido do cliente está pronto para ser expedido, na
quantidade correta e embalado adequadamente;
Preparar os documentos da remessa (informações relativas ao produto
e local que serão enviados, incluindo nota fiscal, destinatário e
transportadora);
Pesagem, para determinar os custos de envio da mercadoria;
Juntar as encomendas por transportadora;
Carregar os caminhões.
1.3 Alguns conceitos e técnicas de gestão de estoque
Neste tópico não será considerado as questões relacionadas a aquisição
de materiais, previsão de compras e vendas, custos associados a estoques,
previsão de incertezas, gerenciamento da demanda, a manutenção dos arquivos de
controle, lotes de reposição, custos de movimentação de materiais etc., visto que
estas atividades são mais afeitas à área de suprimentos e logística das empresas.
Será apresentado um breve estudo sobre alguns conceitos e técnicas de controle de
gerenciamento de estoques.
Just in Time (JIT): visa atender a demanda instantaneamente, com
qualidade e sem desperdícios, possibilitando o fornecimento da
quantidade necessária de componentes e utilizando o mínimo de
recursos. (CHING, 2010).
Curva ABC: ferramenta útil para diagnóstico das características de
demanda que se tem para administrar, conhecida também como curva
de Pareto, baseada no princípio de que cada produto deve ser
classificado de acordo com seus requisitos, onde nem todos os itens
têm a mesma importância e a atenção deve ser dada para os mais
significativos. (ARNOLD, 1999; CHING, 2010).
Modelo baseado no ponto de pedido: consistem em estabelecer uma
quantidade de itens em estoque, chamada de ponto de pedido ou de
24
reposição, que quando atingida dá partida ao processo de reposição do
item em uma quantidade pré-estabelecida. O tempo de espera para
ressuprir os estoques é o chamado lead time. (TUBINO, 2009).
1.4 Auditoria em Registros de Estoque
Um sistema de gerenciamento nunca pode ser considerado livre de
falhas, pois erros acontecem e dever ser detectados, de modo que a precisão dos
registros dos materiais se mantenha na qualidade desejada.
Uma forma adotada pelas empresas para reduzir falhas nos estoques é a
utilização de controles de entradas e saídas, ajustando as contagens físicas através
de inventários, ou seja, é confrontado um determinado período de entradas de
materiais, que somado ao estoque físico atual obtém-se o volume de estoque teórico
atual. (SOUZA, 2009).
O controle de inventário é importante para garantir a qualidade nos
processos de empresas que lidam com transações que giram em torno de bens de
consumo. Sem um controle de estoque adequado, uma grande loja de varejo pode
ficar sem estoque de um item importante. Porém, com um sistema de controle eficaz
o mesmo é capaz de alertar quando é o momento certo da reposição e ajuda a
minimizar o risco de erro e divergências entre as projeções numéricas do sistema
com os estoques físicos.
Segundo Messias (1989) este método permite aos gerentes e
administradores o acompanhamento a curto prazo da exatidão dos seus estoques,
propiciando ao profissional uma vigilância sobre o controle dos mínimos e máximos,
bem como sob o bom estado e segurança dos materiais, facilitando a apuração do
inventário físico para efeitos fiscais.
Por outro lado, um inventário mal administrado significa clientes
decepcionados, custos elevados de estocagem e vendas mais lentas.
Para Arnold (1999), há dois métodos para se verificar a precisão dos
registros, através de um inventário periódico (geralmente anual) de todos os itens
cujo, os resultados demonstram na questão financeira, a representatividade do valor
do estoque em dinheiro e para o planejamento, uma proposta para corrigir quaisquer
25
imprecisões nos registros; e através do método de contagens cíclicas (geralmente
diárias) incluindo apenas determinados tipos de itens, onde consiste na
programação predeterminada da contagem, uma particularidade é que dependendo
do grau de importância do material, o mesmo pode ser contado durante várias vezes
ao ano.
A Figura 2 mostra as diferenças entre os dois métodos.
Figura 2: Diferenças de Contagem Cíclica e Inventário Periódico.
Fonte: Arnold (1999).
De acordo com Arnold (1999) o principal objetivo do inventário é
assegurar que as quantidades físicas ou existentes nos estoques estejam de acordo
com as listagens e os relatórios de controle, uma vez que esses dados são
transmitidos para a área de suprimentos, contábil e fiscal da empresa e também
para o sistema computadorizado MRP¹, ERP² 1e similares, que somente
1 MRP = Manufacturing Resource Planning (Planejamento dos Recursos de Manufatura)
² ERP = Enterprise Resource Planning (São sistemas de informação que integram todos os dados e
processos de uma organização em um único sistema.)
INVENTÁRIO PERIÓDICO (ANUAL)
•Empresa necessita estar fechada
•Contagem geral do estoque
•Necessário arrumação
•Identificação de todos os materiais
•Pessoas instruídas e treinadas
•Trabalho burocrático desgastante
•Demanda grande quantidade de tempo e custo de pessoal
CONTAGEM CÍCLICA
•Surgiu para apoio do inventário anual
•Contagem apenas de determinado itens
•Detecção e correção de problema a tempo
•Reduz e elimina perdas
•Treinamento pessoal para o inventário periódico
26
apresentarão cálculos corretos da quantidade necessária de materiais se os níveis
dos estoques estiverem corretos.
É necessário examinar as notas de entradas e saídas, as requisições de
compras e as fichas pertencentes ao setor de duplo controle e comparar os registros
de estoques com as quantidades físicas do mesmo. (MESSIAS, 1989).
Um fator importante para a busca da eficácia de um sistema de
estocagem é a precisão do registro de estoque, responsável por regular a margem
de segurança de cada item, liberação de pedidos de compras com base na
disponibilidade dos materiais e análises de planejamento e controle. Caso contrário,
se os registros não forem precisos ocorrerá constantemente falta de materiais,
duplicidade de pedidos/solicitações de compras, perda de vendas, entregas
atrasadas e excesso de estoque sem a real necessidade.
Desta forma, três informações devem ser tratadas de forma isolada: a
descrição da peça (número da peça), a quantidade e a localização dos materiais
permitindo as empresas a operar um sistema eficaz, mantendo um nível satisfatório
de atendimento aos clientes, permitindo sempre confiar nos dados de disponibilidade
dos materiais do sistema, operar com eficácia e eficiência possuindo a garantia de
que as peças estarão disponíveis e analisar, planejar e monitorar os estoques.
(ARNOLD, 1999).
1.5 Endereçamento e Código de Barras de Materiais
Para uma estocagem e uma recuperação adequada dos materiais, é
necessário a identificação dos locais onde serão armazenados e sua nomenclatura
cadastrada do sistema, conforme já citamos anteriormente.
Existem várias formas para o endereçamento físico dos materiais, os
métodos mais frequentemente adotados, consiste em seguir um plano metódico e
sistemático que se dá através da divisão em grupo ou famílias, subgrupos, classes,
números sequenciais e dígitos de auto controle. Para prateleiras e corredores é
27
possível a utilização de placas, adesivos e pinturas no piso com o intuito de facilitar
os trâmites de localização. (MARTINS; LAUGENI, 2006).2
Atualmente, em virtude da utilização crescente da tecnologia pelas
empresas, para o cadastro da nomenclatura no sistema, tem-se aderido ao controle
e identificação de materiais por código de barras, que é uma representação gráfica
de dados onde sua decodificação (leitura) é realizada por um tipo de scanner ou
também chamada de leitor de código de barras, que emite um raio percorrendo
todas as linhas. (PEDROSO; ZWICKER, 2008).
O código de barras é constituído por uma série de linhas e espaços de
larguras diferentes, no Brasil, o sistema EAN Brasil é responsável pela implantação
e administração do Código Nacional de Produtos (código de barras EAN). No código
de barras EAN 13³, cada número é representado por duas barras mais dois espaços,
ou seja, quatro elementos para cada número. (MARTINS; LAUGENI, 2006).
Para Pedroso e Zwicker (2008), o funcionamento deste método é
realizado através de um software que interpreta os números do código de barras,
combinando esses números com o tipo de mercadoria que eles representam.
Permitindo o acompanhamento das compras, vendas e dos estoques, dando aos
administradores uma visão das entradas e saídas de materiais.
Com o avanço da tecnologia, o poder da leitura através do código de
barras, juntamente com seus leitores ou scanners, se tornaram uma grande
ferramenta para o gerenciamento dos estoques auxiliando nos inventários e
melhorando exponencialmente seu planejamento e monitoramento.
1.6 Sistemas Integrado
Para que uma empresa possa atender às necessidades dos seus clientes,
a mesma deve estar organizada. Essa organização perpassa por todos os setores
da empresa, sendo mais representativa na gestão dos estoques, que visa a
disponibilidade dos materiais, informações dos produtos, código de identificação,
descrição, número de quantidades existentes e saídas dos produtos, deve conter
³ EAN 13 = (European Article Number) é o código de barras exclusivo para o seu produto representado por barras legíveis por scanner. O código de barras EAN 13 consiste de 13 dígitos.
28
também o nível de estoque mínimo para reposição. Essas atividades são inerentes
ao SI, responsável pela integração de dados e informações entre os setores da
empresa.
Para Laudon e Laudon (2011), existem diferentes tipos de sistemas, pois
cada organização possui seus interesses, especialidades e níveis, para eles nenhum
sistema sozinho poderá oferecer e fornecer todas as informações das quais uma
empresa precisa.
Ainda para Laudon e Laudon (2011), um SI pode ser definido como um
conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa,
armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a
coordenação e o controle de uma organização, além disso, auxiliam os gerentes e
trabalhadores a analisar problemas e visualizar assuntos complexos.
Os sistemas são um conjunto de partes interagentes e interdependentes
que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam
determinada função. Apresentam como componentes (a) os objetivos, é a finalidade
a qual o sistema foi criado com intuito de atender os objetivos dos usuários e do
próprio sistema, (b) as entradas do sistema, referente as forças que fornecem ao
sistema os materiais, as informações para a operação ou o processo de
transformação, (c) o processo de transformação do sistema, definido como a função
que possibilita a transformação de um insumo (entrada) em um produto, serviço ou
resultado (saída), (d) as saídas do sistema, que correspondem aos resultados do
processo de transformação, (e) os controles e as avaliações do sistema, com o
intuito de verificar se as saídas estão coerentes com os objetivos estabelecidos e (f)
a retroalimentação ou feedback do sistema, que consiste como a reintrodução de
uma saída sob a forma de informação. (OLIVEIRA, 2012).
Dessa forma, quando for mencionado neste trabalho o termo “Sistema
Integrado”, o mesmo faz referência a todos os processos relacionados com a
informatização (software, hardware, peopleware), já o termo “Tecnologia da
Informação” estaria restrito apenas ao hardware e software. (HOFFMANN, 2006).
De acordo com Oliveira (1997), o avanço da tecnologia de informação
possibilita o armazenamento e a recuperação mais eficiente dos dados gerados.
Embora as empresas tenham aumentado sua capacidade tecnológica, as mesmas
ainda mantêm uma forte identificação com a tradicional "custódia" e uso da
informação; esta concepção permanece vigente até hoje.
29
Assim, sistemas de informação é um método organizado para prover
informações passadas, presentes e futuras, composto de pessoas, equipamentos,
procedimentos, documentos e comunicações voltados para seleção,
armazenamento, processamento e recuperação de dados para dar suporte às
funções de operação, administração e tomada de decisão na empresa.
1.7 Sistema Integrado no Gerenciamento de Estoques
Os sistemas de controle de estoques, juntamente com a utilização de
equipamentos acoplados a leitores de códigos de barras ou scanners e suportados
por sistemas de transferência eletrônica, registram mudanças nos níveis de
estoques, depois que os dados sobre os pedidos dos clientes são recebidos e,
prepara os devidos documentos de expedição. Com esses dados processados, o
mesmo demonstra a situação dos materiais que precisam de reposição. (O’BRIEN,
2004).
Essas informações são importantes ao Fisco Estadual que exige, através
do SINTEGRA (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais
com Mercadorias), que as empresas apresentem as informações, em meio
magnético, das movimentações de entrada e saída das mercadorias e a posição dos
estoques a cada inventário. (PICK; DIESEL; SELLITTO, 2011)
Para Gonçalves e Schwember (1979) as regras de decisão tais como o
planejamento e controle de estoques apresentam excelentes oportunidades para a
utilização dos serviços de processamentos de dados com a aplicação do
computador. Oportunidades que podemos citar:
Para conferência do posicionamento de cada item, ou seja, se o
endereçamento do material está de acordo com o cadastro do sistema;
Emitir a solicitação de compra, quando necessário, com o intuito de
reposição dos materiais ou pedidos solicitados sob encomenda;
Localização física de um item em estoque;
30
Efetuar projeções de necessidades futuras, ou seja, previsão de
demanda ou itens com maior rotatividade;
Emitir relatórios detalhados e de resumo, composto de relatórios de
acompanhamento, saída de material para confrontar com pedidos de
vendas, histórico de consumo, dentre outros;
Ajuste dos estoques de segurança (estoque mínimo);
Revisão das estimativas de custo de posse, referente aos custos de
estocagem;
Recálculo dos níveis e quantidades de encomendas (estoque máximo
e saída por material);
Sequenciamento hierárquico do controle de itens, ou seja, como os
itens serão/estão alocados dentro do estoque.
Em todos os setores, os SI proporcionam a comunicação e o poder de
análise de que as empresas necessitam para conduzir o comércio e administrar
negócios. De acordo com sua estrutura, sua base de dados pode ser utilizada para
armazenar e administrar todos os tipos de dados, desde módulos ou campos para
manter o controle de todos os itens e locais, requisições, ordem de compra, os
níveis exigidos de estoques, pontos de reabastecimento, prazos de entrega, erros de
inventário e até o rastreamento de materiais, dependendo apenas do grau de
complexidade e abrangência do sistema de gerenciamento.
Da perspectiva de uma empresa, a utilização de um SI é uma estratégia
organizacional e administrativa. Para entender, o administrador precisa conhecer as
dimensões mais amplas da organização (clientes, funcionários e fornecedores), da
administração (estratégias de crescimento) e da tecnologia de informação (intranets
e software de planejamento colaborativo), afim de fornecer solução diante dos
desafios e problemas no ambiente empresarial. (LAUDON; LAUDON, 2011).
A figura 3 demonstra as relações dimensionais para a capacitação em SI
dentro de uma organização, onde respectivamente são as bases para sua
configuração.
31
Figura 3: Capacitação em Sistemas de Informação
Fonte: Laudon e Laudon (2011, p. 11)
Para tanto, os SI são constituídos de atividades que subsidiam o processo
de tomada de decisão, ocorrendo em três níveis de acordo com Carmo e Pontes
(1999):
Definição da estratégia da empresa a partir da coleta e processamento
de dados, sendo dimensionados os objetivos, metas, fatores críticos de
sucesso, ameaças externas, salientando-se a busca de informações
sobre competidores, clientes, fornecedores, ambiente do negócio,
contexto social, político e econômico.
Execução, desenvolvimento de atividade de coleta, análise/síntese de
informação, com o objetivo da geração de produtos de informação.
Deve ser norteado pela estratégia de negócios e pelos fatores críticos
de sucesso da organização.
Integração é o Feedback que o SI oferece para a criação de uma
organização flexível na qual existe um constante monitoramento
ambiental e exercícios de cenários múltiplos, essenciais para subsidiar
a definição de diretrizes e políticas tanto em nível organizacional
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
ORGANIZAÇÃO
TECNOLOGIA ADMINISTRAÇÃO
32
quanto em nível macro, seja setorial ou global.(CARMO; PONTES,
1999).
É importante salientar que os SI necessitam do feedback, podendo facilitar
a adoção e estratégias de aumento da eficiência da gestão dos estoques.
O processamento de dados contém as informações relevantes para que os
produtos e serviços possam ser transacionados entre as empresas, bem como entre
estas e os consumidores. Dentre essas informações, incluem-se o nome do produto
ou serviço, o seu código, a descrição, as suas especificações e atributos, as
informações logísticas (por exemplo, quantidade de itens por embalagem) e
informações comerciais (por exemplo, preços). As informações contidas no cadastro
eletrônico são críticas uma vez que a sua formulação inadequada ou erros de
informação podem propagar inconsistências nas transações comerciais, gerando
ineficiências na cadeia de suprimentos. Assim, por exemplo, uma informação
incorreta nos cadastros dos produtos pode gerar erros nos processos de emissão de
ordens de venda e compra, bem como inconsistências nos processos de expedição,
faturamento, recebimento e contas a pagar. Esses problemas podem ocasionar um
aumento nos custos logísticos de suprimentos e distribuição, além de perda de
produtividade nos processos de gerenciamento de produtos, vendas, promoções,
expedição, recebimento e contabilidade. (PEDROSO; ZWICKER, 2008).
Muitas das empresas que atuam no comércio, não dispõem de
informações organizadas para auxiliar no gerenciamento das atividades, muitas
vezes por falta de conhecimento e de ferramentas que auxiliem nesse processo. De
acordo com Franco (2007), quando o assunto é aquisição de tecnologia, tratando-se
especificamente de sistemas integrados de gestão – os ERPs (Enterprise Resource
Planning) – jamais se cogita de implantação de projetos que exigem grandes
investimentos, que é comum apenas para o mercado de grandes empresas.
Diante disso, podemos afirmar que um sistema integrado organiza todos
os dados da empresa em um banco de dados informatizado, sendo possível a
recuperação de informações de vendas, compras e estoques, incluindo o inventário
com o intuito de monitorar o quão eficientemente cada departamento está operando.
Contudo, apesar das vantagens oferecidas por um SI existem algumas armadilhas,
onde estes tipos de sistemas estão sujeitos aos efeitos de uma falha do computador
ou uma falha generalizada de software.
33
Para que as empresas possam usufruir das vantagens do SI, é
necessário que algumas premissas sejam observadas como o envolvimento
adequado da alta e média administração do sistema (se não for adequado pode
provocar situação de descrédito), competência por parte das pessoas envolvidas
(caso contrário, poderá gerar problemas como inconsistências), apoio da estrutura
organizacional (normas, procedimento e processos que compõem a empresa) e
conhecimento e confiança no sistema, através de um planejamento estruturado para
o treinamento e capacitação dos usuários e envolvidos. (OLIVEIRA, 2012).
A introdução de algo novo pode afetar os procedimentos dentro de uma
organização, com isso deve incluir a familiarização dos funcionários, de forma a
prepará-los para as novas tarefas e oferecer-lhes conhecimento. No caso, a
inovação – por exemplo, a implantação de um novo sistema de gerenciamento
destrói a tradição, exigindo um planejamento cuidadoso para garantir o sucesso da
implantação, uma vez que ocasiona uma mudança na natureza do trabalho.
34
2 METODOLOGIA
Para a realização deste trabalho foi utilizado a metodologia de pesquisa
qualitativa, onde a pesquisa em questão necessitou de uma definição clara dos
métodos a serem utilizados, objetivando auxiliar na compreensão de como foi
estruturado e realizado o trabalho. Para justificar sua escolha, serão apresentadas a
seguir suas definições e principais particularidades juntamente com os
procedimentos que foram utilizados para a coleta de dados, os quais possibilitaram a
transformação em informações e possível conclusão de pesquisa.
2.1 Classificação da Pesquisa
De acordo com Gil (2010), existem diversas modalidades de pesquisa
qualitativa, das quais se pode citar: o estudo de caso, pesquisa descritiva, pesquisa
exploratória, pesquisa-ação e pesquisa participante.
Neste tipo de pesquisa há uma relação dinâmica entre o mundo real e o
sujeito, uma interdependência entre o mundo objetivo que deseja conhecer e a
subjetividade do pesquisador. (RODRIGUES, 2008).
A classificação do projeto de pesquisa em questão será um estudo de
caso seguido de uma pesquisa-ação, composto por um conjunto de dados coletados
e a análise funcional do setor, possibilitando a aplicação dos métodos estudados no
referencial teórico, para se obter informações que serão de suma importância para a
análise da situação real, traçando metas de melhorias na execução da operação e a
implantação dos procedimentos abordados na pesquisa.
Para Gil (2010) método de estudo de caso é uma modalidade que
consiste no estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos, de maneira que
permita seu amplo e detalhado conhecimento e encarado como o delineamento mais
adequado para a investigação de um fenômeno contemporâneo dentro de seu
contexto real. Em outra modalidade, que não deixa de ser combinatória com o
estudo de caso, temos a pesquisa-ação que tem características situacionais, pois
35
procura diagnosticar um problema específico numa situação específica, com vistas a
alcançar algum resultado prático.
Em outras palavras, Thiollent (2012) define a pesquisa-ação como o
modo de conceber e de organizar uma pesquisa social de finalidade prática e que
esteja de acordo com as exigências próprias da ação da participação dos atores da
situação observada.
Optou-se pelo método de trabalho, quanto a sua natureza a pesquisa-
ação, devido propor solução específica de aplicação imediata, uma vez que a
respectiva empresa não empregava estratégias de gestão de materiais e pelo
envolvimento das autoras deste trabalho de conclusão, como agente participativo.
Segundo Tripp (2005) é importante que se reconheça a pesquisa-ação
como um dos vários tipos de investigação-ação, definido como um tempo genérico
para qualquer processo que siga um ciclo entre agir no campo da prática e investigar
a respeito dela. A maioria dos processos é composto pelo planejamento,
implementação, descrição e avaliação, representados na Figura 4.
Figura 4: Representação em quatro fases do ciclo básico da pesquisa-ação.
Fonte: Tripp (2005).
36
Uma vez que existem vários fatores levantados pelo referencial teórico
desse estudo onde a ausência deste gerenciamento afeta o desempenho funcional e
monetário das organizações, a análise e o estudo in loco são um meio eficiente de
se obter informações detalhadas a fim de elaborar e implantar este projeto para
planejamento e controle dos materiais armazenados. Nesta seção do trabalho serão
apresentados e descritos os materiais, equipamentos e métodos de gerenciamento
de estoques com apoio da tecnologia que foram empregados para a realização do
estudo e resultados.
2.2 Roteiro de Entrevistas e Observações
Na sequência é descrita a forma e instrumento utilizado para a coleta de
dados. A pesquisa foi realizada por observações, entrevistas coletivas no local de
trabalho e entrevista individual aplicada de modo aprofundado.
Segundo Thiollent (2012) as principais técnicas utilizadas para a coleta de
dados, são os locais de investigação e os indivíduos ou grupos que são escolhidos
em função do plano de amostragem ou com critérios intencionais, ao lado dessas
técnicas, também são utilizados questionários convencionais que são aplicáveis em
maior escala, observação participante, diários de campo, histórias de vida e até
mesmo o sociodrama, com o qual é possível reproduzir certas situações sociais que
vivem os participantes.
Os questionários foram desenvolvidos previamente, baseando-se na
adequação e esclarecimento de possíveis dúvidas das autoras, a partir dos
conceitos e informações apresentadas nos capítulos anteriores. Seja quais forem os
questionamentos, a fase de coleta de dados procura as informações que são
julgadas necessárias para o andamento da pesquisa.
Possuindo como referência os conceitos de gerenciamento de estoques
apoiado por um SI, procurou-se montar um roteiro para as entrevistas e observações
na empresa selecionada para o estudo de caso.
As respostas foram de natureza opinativa sendo interpretadas por ambas
as partes, pesquisadoras e entrevistados. Pelas pesquisadoras, pois estas
37
interpretaram as informações coletadas no questionário e pelo entrevistado, pois
este efetuou uma avaliação subjetiva. (THIOLLENT, 2012).
As etapas do roteiro são apresentadas a seguir.
Primeira etapa, denominada descrição geral da empresa, contempla
dados de identificação da empresa, breve histórico, principais produtos
comercializados, porte, número de funcionários, breve descrição do setor da
empresa abordada, tipo de layout adotado e fluxo de operações.
A segunda etapa, tem por objetivo coletar informações dos principais
modelos e métodos empregados na gestão de estoques detalhadas no setor de
armazenagem, local escolhido como objeto desse estudo.
Referente aos objetivos secundários da pesquisa, com o intuito de
elaborar um plano de melhoria que influencie diretamente na gestão de estoque,
montou-se a terceira etapa, composta pelo entendimento e explanação da
sistemática de controle utilizada pela empresa.
A metodologia do estudo teve a seguinte sequência, com o intuito de
atender o principal objetivo da pesquisa, ou seja, a implantação de uma sistemática
de controle de materiais eficiente e eficaz na empresa abordada.
Revisão bibliográfica a respeito da Gestão de Estoques e Sistema
Integrado de Informação;
Realização de um diagnóstico da situação dos procedimentos da
empresa/processo com relação ao tema proposto, afim de elaborar a
problemática na qual serão tratados os problemas;
Elaborar as interpretações, buscar soluções e definir diretrizes de ação.
Implantar e consolidar uma sistemática eficiente de planejamento e
controle de estoques, através de um método desenvolvido a partir da
revisão bibliográfica e buscando atender as necessidades da empresa;
Analisar resultados globais através de um comparativo entre a situação
anterior e posterior à implantação do trabalho;
Elaborar conclusões quanto à aplicação prática e quanto ao trabalho,
como um todo, bem como antever futuras direções de pesquisa.
38
2.3 Coleta de Dados
A coleta de dados foi realizada através de entrevistas e questionários
impressos sendo entregues aos principais envolvidos do setor em setembro de
2012, para se obterem informações sobre sua atividade e também visitas periódicas
na empresa estudada. A princípio foi fixada uma data de retorno, no entanto em
alguns casos, foram inclusos prorrogações devido a necessidade de novos contatos
com os respondentes. Após a coleta de dados realizou-se a análise e discussão dos
resultados e a interpretação subjetiva das respostas.
O próximo capítulo apresenta os resultados das entrevistas e
observações na empresa estudada.
39
3 ESTUDO DE CASO: SISTEMA INTEGRADO NO GERENCIAMENTO DE
ESTOQUES
Este capítulo se propõe a realizar um estudo sobre a tecnologia e os
processos de controle e planejamento de materiais empregados numa empresa de
médio porte situado no interior paulista, dando destaque ao gerenciamento de
estoque, objeto desse estudo. Tem-se a seguir a maneira como foi desenvolvida a
pesquisa e os procedimentos utilizados para coleta de dados, nos quais
possibilitaram a elaboração do motivo deste trabalho e a conclusão da pesquisa.
3.1 A empresa
O estudo de caso é baseado numa empresa do comércio de materiais
para construção em geral, do material básico ao acabamento. A princípio a mesma
não dispunha de espaço suficiente para armazenar todo o mix de produtos, contudo
no último ano ela ampliou seu principal estoque, além de construir um piso superior
para otimização da área disponível.
Tem por missão comercializar produtos com honestidade, ética, focados
na satisfação do cliente, respeitando parceiros e colaboradores, buscando inovações
e crescimento no mercado, visão em ser uma empresa de referência em materiais
de construção na cidade de Barretos e região, com valores norteados em ética nas
relações mercadológicas, confiança, seriedade, qualidade, responsabilidade e
satisfação dos clientes.
A empresa mantém hoje, o quadro de 45 funcionários e proporciona ainda
empregos indiretos, que são os “chapas” (pessoas que trabalham diretamente com
serviços de carregamento e descarregamento de caminhões) e contribui na
economia global da sua região. Com uma frota própria dedicada para entregas,
atende a uma clientela bem diversificada, de classe baixa, média e alta;
construtores e construtoras, pessoas jurídicas e ainda parte das cidades da região.
A empresa possui uma gama de mais de 15.000 itens sendo mais de
8.000 itens alocados em seu estoque para pronta entrega; a empresa não utilizava
40
uma sistemática de controle de materiais adequada, existindo falhas no
planejamento de compras e manutenção dos níveis de produtos. Arnold (1999)
enfatiza sobre a relevância do planejamento e controle dos estoques para o
aumento da rentabilidade da empresa, já que sua função principal é perceber a
importância de cada produto dentro da organização.
São grandes os riscos de se possuir altos estoques pelos varejistas, mas
não prejudicial, pois, procuram dar mais atenção ao pronto atendimento aos clientes,
do que na rotatividade do estoque, e à lucratividade ligada diretamente ao produto.
(LOPES, 2005)
Ainda de acordo com Lopes (2005), no ramo de materiais para
construção, não existe muita sazonalidade, sendo comum o segmento manter as
vendas bem estáveis durante o ano.
3.1.1 Organograma Organizacional
Entre seus colaboradores, segundo informações coletadas, há a seguinte
hierarquia conforme mostra a Figura 5.
Figura 5: Organograma empresarial.
Fonte: Das autoras.
41
Compras: Setor responsável pelas negociações, faz cotações e
compras de produtos, seleciona fornecedores e novos produtos ou
lançamentos no mercado.
Marketing (MKT): Responsável pela divulgação da empresa na mídia e
criação de propagandas em panfletos, TV, rádio e jornal.
Finanças: Controle e conferências de Contas à Pagar e Contas à
receber
RH: Setor responsável pela contratação, dar suporte, treinar,
desenvolver, motivar e manter os funcionários.
Vendas: Visa o atendimento a clientes, realizando demonstrações e
evidenciam as características do produto; elaboram orçamentos e
efetivam as vendas.
Expedição: Fiscaliza diretamente o andamento de todo o serviço no
depósito, distribui tarefas de acordo com as necessidades de entrega,
e principalmente fiscaliza a conferência das mercadorias de entrada e
saída.
Contudo, neste estudo, serão enfocados apenas os cargos operacionais
relacionados à estocagem de materiais e colaboradores que participam
indiretamente do fluxo do processo, por se tratar de onde surgiu a proposição para o
estudo.
3.2 Problemática Enfrentada
Neste tópico procuramos abordar os problemas enfrentados pela empresa
proveniente da falta de um sistema adequado de planejamento e controle de
materiais, bem como os procedimentos funcionais, como resultado da coleta de
informações, provenientes das entrevistas e visitas in loco antecedentes a aplicação
da metodologia proposta.
42
3.2.1 Quanto ao armazenamento
Quantidades excessivas e duplicidade de vários materiais armazenados,
gerados a partir da confusão ao repor os produtos dentro área de estocagem, ou
seja, grande acúmulo de produtos idênticos e/ou similares em diversos pontos do
prédio. Avarias de materiais, onde a maioria são provenientes da más condições de
armazenagem, manipulação e transporte desnecessários de materiais.
Falta de planejamento no fluxo de movimentações, difícil localização e
acesso à alguns produtos; deficiência no layout dos estoques; demora na reposição
dos materiais, onde muitos itens eram encontrados com saldo zerado somente no
momento que o cliente necessitava.
3.2.2 Quanto à movimentação
Idas e vindas ou vias cruzadas, tempo gasto inutilmente pelos
funcionários para a busca dos materiais, grandes distâncias dos produtos com maior
giro de vendas, frequente manuseio de material transportado de um lugar para outro.
3.2.3 Quanto aos materiais propriamente ditos
A empresa efetua constantes aquisições de produtos inovadores e
designs diferenciados, uma vez que o mercado solicita uma resposta rápida frente
aos lançamentos simultâneos de novos produtos como forma de obtenção de
vantagens competitivas, porém há uma grande dificuldade por parte dos funcionários
no reconhecimento destes produtos, certo que, ainda existe o fator de rotatividade e
evasão dos colaboradores onde muitos desconhecem as particularidades de cada
mercadoria.
Devido a estes fatores, durante o recebimento das mercadorias há
dificuldades na identificação dos locais para acomodação dos novos produtos,
43
gerando falta de identificação de materiais, incompatibilidade com cadastro do
sistema, produtos obsoletos, demora e confusão na estocagem de materiais e
quebras.
Isso reflete no setor de compras gerando dedução da quantidade
necessária de compra de cada item e com a ausência de estoques mínimos e
máximos, ocasionavam altos índices de materiais idênticos e duplicidade de
reposições.
3.2.4 Quanto aos colaboradores
Stress e fadiga refletindo diretamente no atendimento ao cliente e na
acurácia dos dados, principalmente nos dias de inventário.
Eram realizados inventários através de uma contagem 100% manual
porém, com grandes distorções nos resultados devido ao grande esforço físico e
mental necessário para sua aplicação, ocasionando cansaço e desgaste físico por
parte dos colaboradores. Como consequência, o rendimento diminuía refletindo em
erros de anotação, descrição e contagem.
3.3 Consolidação do método proposto
Não há uma só forma de estruturar, definir e gerenciar os estoques de
uma empresa.
Considerando que a implantação de uma nova sistemática no fluxo dos
processos representa uma mudança e uma quebra de paradigmas existentes na
cultura endógena da empresa (Souza, 2009), criar um ambiente favorável para a
estruturação e introdução dos conceitos e práticas são necessários.
A operacionalização da prática da gestão dos estoques apoiado pelo uso
da tecnologia depende do estudo do processo ao qual será aplicada, devendo
considerar todos os processos a montante e a jusante referente àquela operação.
44
Para tornar mais evidente estes fatores, aprofundou-se em uma realidade
específica, e procurou captar as explicações e informações desenvolvendo
interpretações do que ocorre na realidade da empresa.
De forma análoga ao PDCA (Plan, Do, Check, Action) como técnica
consolidada de gestão (Martins; Laugeni, 2006), seguirá por um estágio de
Planejamento (etapa posterior a coleta e interpretação dos dados), Execução,
Verificação e Padronização das práticas implantadas.
Conforme exposto acima, pode-se visualizar de forma resumida a partir
da Tabela 1. Nesse ponto, é possível traçar um paralelo entre as atividades e ações
correspondentes.
Tabela 1: Modelo proposto para implantação de um sistema integrado para
gerenciamento de estoques, relacionando estágios e atividades.
Estágio Etapas Ações
1 Estabelecer objetivos
Definição da estratégia de implantação e procedimentos – Planejamento.
2 Diagnóstico da situação
3 Observar e analisar os dados
obtidos do diagnóstico
4 Análise da sequencia de
atividades Execução da estratégia de implantação com o uso de técnicas e conceitos – Execução.
5 Aumentar o
controle/conhecimentos Avaliação e reflexão sobre os resultados
obtidos – Verificação.
6 Acompanhar as melhorias
obtidas e propor novas melhorias
Padronizar e disseminar as práticas de melhoria – Padronização.
Fonte: Das autoras.
Objetivando o melhor entendimento do trabalho, serão apresentados
tópicos sobre o processo adotado, mais especificamente sobre a gestão dos
estoques.
45
Segue-se a isso a descrição da aplicação do modelo de implantação
proposto. Um melhor entendimento sobre o fluxo físico de materiais e as ações
necessárias para cada operação é demonstrado na Figura 6.
Figura 6: Fluxograma de Processos.
Fonte: Das autoras.
46
3.3.1 Estabelecer os objetivos
O primeiro estágio do modelo proposto deve focar na criação de um
ambiente favorável seguindo paralelamente com o estabelecimento das metas e
objetivos a serem alcançados. O objetivo e justificativa se encontram na Introdução
deste trabalho de conclusão de curso. As principais metas para a implantação de
uma nova sistemática de controle de materiais deverão atender todas as
necessidades da empresa, sanando e/ou amenizando os problemas enfrentados,
sendo estas as metas a serem atingidas, composta de ações que conferem na
consistência do sucesso do projeto. Segundo Thiollent (2012), as metas devem ser
definidas com antecedência e precisão, de forma a possibilitar a busca por
melhorias, canalizando os esforços para objetivos alcançáveis.
3.3.2 Diagnóstico da situação
A etapa de diagnóstico da situação demandou uma análise dos
parâmetros anteriores de fluxo de informações, procedimentos realizados e a
problemática enfrentada. A descrição mais detalhada destes parâmetros se encontra
no item 3.2.
3.3.3 Observar e analisar os dados obtidos do diagnóstico
A estratégia de implantação, como próxima etapa, surge naturalmente a
partir da definição do cenário inicial, estabelecimento de metas e diagnóstico da
situação.
A definição do projeto de melhoria é consequência da priorização obtida
através da análise dos fatores de impacto na redução das divergências quantitativa
entre sistema e estoque físico e o investimento de recursos necessários para isso.
47
3.3.4 Instrumentos e Fontes de Pesquisa
Na sequência é descrita a forma e instrumentos utilizados para
implantação da metodologia proposta.
A pesquisa inicialmente foi realizada por aplicação de entrevistas e
pesquisas. Houve ainda a realização de Benchmarking dos concorrentes inseridos
no mercado onde a empresa atua, através de pesquisas dos modelos de gestão de
materiais.
Incluso neste roteiro estão os materiais recolhidos através de diversas
visitas técnicas no local objetivando melhor compreensão do fluxo de processo.
Constatou-se através da entrevista e observação que, a empresa varejista
em estudo necessitava de equipamentos como computador, balança contadora,
leitor de código de barras, coletor de dados e impressora de etiquetas para auxílio
na implantação, como mostra a Figura 7.
Figura 7: Equipamentos Eletrônicos
Fonte: Das autoras
48
Este estágio traz a aplicação dos conceitos estudados no Referencial
Teórico, que se encontra no capítulo 1 deste trabalho. A rotina de aplicação seguiu a
proposta de melhoria contínua, exigindo uma sucessão de alterações de
procedimentos para atingir as metas e a redução dos problemas.
A atividade de execução se inicia após a coleta de dados e análise da
problemática.
Na busca por soluções para o problema da empresa, um novo sistema
gerencial integrado de informações (software) foi implantado com o intuito de
garantir o sucesso da nova proposta, uma vez que o sistema atual não suportava as
mudanças previstas e também pela necessidade de dados fiscais e contábeis. Além
disso, a empresa se comportava de forma vertical referente à comunicação como um
todo, após tal mudança, foi possível dar início ao comportamento organizacional
voltado para comunicação horizontal, consolidando a necessidade de implantação
de um sistema integrado.
O controle de estoques no sistema seria através do próprio código de
barras do fabricante ou na ausência deste o código de barras seria gerado pelo
próprio sistema da empresa, sendo possível vincular o cadastro completo dos
produtos com todas as informações pertinentes como: descrição, unidade, tamanho,
localização física, histórico de compra e demanda. A partir deste banco de dados
seria distribuída em rede, as informações necessárias para consultas de estoques,
inserção de dados, geração de relatórios e planejamento de compras.
Inicialmente organizou-se a expedição de forma que os produtos de maior
giro e similares, ficassem próximos do balcão de entrega, os produtos com menor
volume de venda foram alocados no interior do prédio, produtos com vendas
esporádicas e o super estoque - estoque excedente de mercadorias, não sendo
possível seu armazenamento nas gôndolas e prateleiras - foram alocados na parte
superior, já que o deslocamento até o mesmo é maior e difícil.
Com os produtos nas devidas prateleiras foi definido o endereçamento a
partir do princípio de ruas pares e avenidas ímpares, seguindo o modelo da cidade
de Barretos. Além disso, as gôndolas foram dispostas em ordem alfabética (A, B,
C,...) em ambos os lados.
Para isso, realizou se mudanças no layout da expedição, sendo definido
como ponto inicial de referência a entrada do setor, conforme mostra a Figura 8.
49
Figura 8: Novo layout do setor de expedição.
Fonte: Das autoras.
O passo seguinte foi incluir no cadastro do produto os códigos de barras
do fabricante ou gerados no próprio sistema e simultaneamente o endereçamento
físico do material.
Para isso foi necessário um computador e um leitor de código de barras,
para facilitar o acesso ao sistema no deslocamento em toda a extensão da
expedição, visto que seria mais produtivo fazê-lo à campo.
No término de cada gôndola eram impressas etiquetas com descrição do
código da loja, código de barra, marca do produto e localização sendo utilizadas nas
prateleiras identificando cada mercadoria, conforme mostra a Figura 9.
Figura 9: Produtos devidamente identificados e etiquetados.
Fonte: Das autoras.
50
Após esta etapa, organizou-se a contagem dos produtos onde foi
estabelecido dois dias sem atendimento ao cliente, devido a movimentação de
vendas e do estoque físico, caso contrário interferiria no resultado final.
Inicialmente os colaboradores foram divididos em equipes, após isso, foi
realizado um treinamento para que todos entendessem a forma que seria o
procedimento conforme descrito abaixo:
Equipe de Contagem manual: contavam e marcavam a quantidade dos
produtos nas etiquetas de identificação dos produtos.
Equipe de Contagem eletrônica: contavam peças miúdas com grande
quantidade (pregos, parafusos, conexões) através de uma balança
contadora com pesagem por amostragem, obtendo a quantidade total
de cada item e em seguida era marcado a quantidade nas suas
respectivas etiquetas, conforme Figura 10.
Equipe para coleta de dados – responsável pela coleta da quantidade
dos produtos através de um coletor, onde todos os produtos
cadastrados no sistema são inseridos; ao efetuar a leitura do código de
barras, o mesmo identifica o produto bastando apenas digitar a
quantidade indicada como mostra a Figura 11.
Equipe TI – responsáveis pela importação dos dados colhidos no
coletor para o sistema e processamento das informações obtidas. Após
a importação, os estoques já ficavam disponíveis simultaneamente no
sistema.
Figura 10: Balança de Contagem Eletrônica.
Fonte: Das autoras.
51
Figura 11: Coleta de dados através do coletor
Fonte: Das autoras.
Durante o processo de contagem, elaborou-se um sistema de fitas de
identificação com etiquetas para anotar a quantidade. Nota-se na figura 11, que as
fitas foram um detalhe importante durante a coleta para a visualização, pois,
minimizou a possibilidade de ter produtos não coletados.
Ao coletar os dados retiravam-se as fitas e, com uma caneta vermelha,
indicava-se que a coleta havia sido feita. Se houvesse algum erro de leitura ou
divergência, o mesmo permanecia para averiguar posteriormente, assim, era fácil
identificar produtos que ainda estavam pendentes.
Terminado os dois dias desta etapa, realizou-se uma análise crítica dos
resultados em busca de possíveis divergências, pois, como não havia lançamentos
de entrada de mercadorias no sistema, muitos produtos apresentavam quantidades
52
divergentes no estoque. Após a análise, os ajustes e correções necessários foram
efetuados.
Como forma de facilitar a familiarização dos funcionários com o novo
procedimento, foi adotada a aplicação de treinamentos. O treinamento é efetuado no
próprio departamento por uma pessoa com alto grau de conhecimento sobre os
procedimentos, transmitindo as informações das rotinas de trabalho, atendimento,
localização dos materiais e suprimentos de materiais destinados a sua área.
53
4 RESULTADOS E DISCUSSÃO
Nesta etapa do trabalho são apresentados e analisados os resultados
obtidos após a implementação do projeto proposto, afim de comprovar a eficácia e
eficiência dos procedimentos através de um estudo de caso, relacionados a uma
gestão estratégica dos materiais apoiados na tecnologia de informação.
4.1 Resultados
Os resultados obtidos foram satisfatórios, o que não descarta a
possibilidade de melhoria do processo.
4.2 Benefícios Alcançados
Após a solidez do bom funcionamento da metodologia empregada, foi
possível observar a diminuição da margem de erros referente as divergências entre
os estoques físicos e as quantidades disponíveis via sistema. A proporção de erros
diminui significativamente.
Quanto ao ambiente de armazenagem, o mesmo se encontra com fácil
acesso para os milhares de produtos estocados, devidamente etiquetados e
identificados, facilitando a alocação e também identificação de cada item. O layout
possui um planejamento estratégico, através de um estudo de facilidade de
movimentação, seguindo os seguintes fatores relacionados a cada classe de
produto: demanda media mensal, características e/ou segmento, materiais
segregados e/ou avarias.
Além dos benefícios listados anteriormente, existe a satisfação pela
implantação de uma metodologia que a princípio parecia impossível sua aplicação. É
notório ainda que não demorará a aparecer os resultados em ganhos financeiros,
54
contudo até o momento da finalização deste projeto verificamos melhorias em
qualidade e atendimento ao cliente.
4.3 Dificuldades Encontradas
Devido a mudança dos procedimentos adotados para a implantação de
um novo controle de materiais e conhecendo a cultura de empresa familiar,
encontramos muita resistência quanto a adoção destes procedimentos e a
integração entre os departamentos por parte dos funcionários envolvidos
diretamente com os estoques e setor de vendas.
A coleta de dados foi a etapa mais trabalhosa do processo juntamente
com identificação individual dos itens do estoque, pois, foram realizadas através de
um trabalho totalmente manual que envolve um grande volume de informações
necessárias para alimentar o sistema. Mesmo em empresas de pequeno porte,
pode-se chegar a quantidades de alguns milhares de itens diferentes com vários
tipos de identificação para cada produto.
Outro fator importante a ser destacado é referente a falta de mão de obra
qualificada no mercado. Apesar dos avanços tecnológicos relacionados a
infraestrutura das empresas, muitas pessoas não estão preparadas para esta
evolução, consequentemente não sendo possível a cooperação entre homem e
sistemas de informação. Devido a este fator, muitos dados são compilados e
processados de forma errônea, prejudicando todo o sistema.
55
5 SUGESTÕES PARA TRABALHOS FUTUROS
Em decorrência da presente pesquisa foi possível identificar alguns
pontos que poderão ser desenvolvidos em outros trabalhos, relacionado a sistemas
integrados para o gerenciamento de estoques, conforme segue:
Estudos de práticas referentes à integração e cooperação via sistema
entre o setor de compras e recebimento de materiais, objetivando a
redução de tempo e melhor controle físico dos materiais, onde no ato
da entrega será possível confrontar pedidos de compras
(fornecedores, quantidades, produtos comprados), visualizar cadastros
e descrições do produto, dar entradas nas mercadorias após
conferência e simultaneamente disponibilizar os dados coletados para
todas as partes interessadas, favorecendo principalmente a área de
vendas, somente com a leitura do código de barras.
Estudos para visualização de produtos através de imagens (fotos)
vinculadas no cadastro de cada item, com o intuito de agilizar ainda
mais o atendimento ao cliente e identificação detalhada dos produtos,
contribuindo para a diminuição das dificuldades de diferenciação,
referente a mercadorias com alto grau de similaridade.
Explorar melhor o potencial de seu estoque, verificar a rentabilidade
e/ou materiais com longo prazo de armazenamento, analisando a
viabilidade da realização de promoções a fim de liquidar estes
estoques parados.
Aplicação do Método da Análise da Seletiva ABC, que consiste em
dividir o estoque em categorias. A categoria A ou de Alta Rotação é
composta de poucos itens que representam a parcela mais
significativa do investimento em estoque. A categoria B ou de Média
Rotação, compreende os itens de importância secundária. Os itens da
categoria C ou de Baixa Rotação são os mais numerosos, porém de
valor inexpressivo em relação ao valor total do estoque.
56
CONCLUSÃO
Conclui-se que o gerenciamento de materiais, foco do estudo, é o setor
que necessita maior atenção dos seus administradores, uma vez que o processo se
inicia e finaliza neste local, abrangendo desde a entrada nos materiais (início) até
sua entrega ao cliente (término), exigindo um trabalho muito delicado e preciso.
Através da revisão da literatura, foi possível observar que uma empresa
pode apresentar maior serviço junto a seus clientes e melhora nos processos de
fluxos contínuos de movimentação e alocação, com o uso de um método adequado
de controle de estoque e um processo de armazenagem satisfatório.
Possuindo como referência os modelos de gerenciamento de materiais
juntamente com o estudo da informatização apresentados no primeiro capítulo, foi
possível a implantação da metodologia proposta, concretizando o objetivo relatado
no início deste trabalho.
Apesar da consolidação do método proposto, o sucesso da implantação não
foi obtido com máximo de aproveitamento dos benefícios propostos, sendo notório
que além da sistemática implantada, é de suma importância que as entradas futuras
sejam feitas de maneira correta para que toda mercadoria que entre para o estoque
fisicamente conste corretamente no sistema. Portanto, sugerimos as melhorias para
trabalhos futuros no capítulo 5, em busca da máxima eficácia e eficiência no
Gerenciamento dos Estoques.
57
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