FERRAMENTAS

AUTOMATIZADAS

DE APOIO À

COLETA DE

IDÉIAS NAS

EMPRESAS

Rosângela F. Stankowitz

Peanteado

Hélio Gomes de Carvalho

Simone Nasser

FERRAMENTAS AUTOMATIZADAS DE APOIO À COLETA DE IDÉIAS NAS EMPRESAS

Rosângela F. Stankowitz Peanteado - (UTFPR) zanza2007@gmail.com

Hélio Gomes de Carvalho - (UTFPR) helio@utfpr.edu.br Simone Nasser – (UTFPR) snasser@utfpr.edu.br

Resumo: A inovação tecnológica tem estado cada vez mais presente na indústria, e está baseada em sua grande maioria, nas inovações em processos de melhoria contínua. Uma das características deste tipo de inovação é a de produtos ainda com pouca diferenciação e baixo nível de investimento. A compreensão, a sistematização e os melhoramentos contínuos nos processos exigem a colaboração de todos os funcionários com idéias e sugestões que por conseqüência, melhoram o desempenho e os resultados das organizações. O objetivo desse estudo é verificar como um software pode auxiliar no gerenciamento de um programa de sugestões dos funcionários através das ferramentas automatizadas. Este trabalho realiza uma breve análise comparativa dos requisitos funcionais e não funcionais presentes nas ferramentas informatizadas para coleta das sugestões. Foi realizado o levantamento de algumas empresas brasileiras que utilizam o programa de sugestões de idéias, estudos de casos realizados em artigos relacionados ao tema, sites empresariais, além da revisão bibliográfica para dar embasamento à pesquisa. Foram identificadas algumas características funcionais e não funcionais do software para o gerenciamento de idéias, bem como a necessidade de determinados procedimentos para depositar a sugestão, encaminhar, aprovar e implantar a idéia. Palavras-chave: Inovação, programa de idéias e tecnologia.

1. Introdução

O mundo globalizado passou principalmente nas últimas duas décadas, a imprimir um modelo de negócios para os quais muitas empresas não estão suficientemente estruturadas para competir, os efeitos como a aproximação dos povos, das culturas e dos costumes, fizeram com que as empresas e seus funcionários passassem a experimentar mudanças rapidamente. A invenção do computador, por volta da metade do século XX, permitiu a administração de uma grande variedade de produtos, processos, materiais, clientes, fornecedores e funcionários (CHIAVENATO, 2006).

Nessa ótica, a empresa atual necessita encontrar alternativas para se posicionar, alinhar-se e manter-se no mercado. Uma forma das empresas enfrentarem esses desafios é o emprego de estratégias de inovações tecnológicas em seus negócios. Segundo Reis (2004), inovação tecnológica é a introdução no mercado, com êxito, de novos produtos ou tecnologias no processo de produção ou nas próprias organizações. A inovação tecnológica trás ao detentor vantagens econômicas. Porém, uma acirrada competitividade por mercados e consumidores, aliados à tecnologia e à globalização dos negócios, tem sido criadas ferramentas facilitadoras para a gestão empresarial. A Informática gera benefícios, facilitando os processos de automação, Tecnologia da Informação (TI), Sistemas de Informação, integração dos negócios e principalmente flexibilidade e agilidade para a tomada de decisões.

Neste contexto, a informação em tempo real, on-line, integra os vários processos, proporciona os instrumentos necessários para agilizar os processos internos, a logística e para o

relacionamento com o meio no qual a empresa está inserida. Para melhorar os processos gerenciais, as organizações criam sistemas específicos de busca, coleta, armazenamento, classificação e tratamento das informações que servem como matéria-prima para os tomadores de decisão da empresa. No mundo atual dos negócios, as palavras chaves são: a integração, conectividade e mobilidade, através da intranet, internet, portais, extranet, etc, torna-se o principal combustível para as organizações.

Logo, a contribuição importante deste trabalho, é o reconhecimento de alguns tipos de sistema de sugestões já praticados nas empresas que servem de exemplo para incentivar a implantação dos sistemas em outras organizações. Para isso, foram desenvolvidos os seguintes objetivos complementares: realizar comparativos entre os programas para identificar os pontos de similaridade, identificar os principais objetivos da empresa na implantação do programa de sugestões e verificar como a tecnologia pode auxiliar todo o processo de coleta.

Além desta introdução, o artigo expõe alguns conceitos sobre melhoria contínua, sistema de informação gerencial e sistemas funcionais e não funcionais de um software para gerenciamento de idéias.

Assim, com o objetivo de verificar como um software pode auxiliar no gerenciamento de um programa de sugestões dos funcionários é que se realizou esta pesquisa. E para tanto, foi realizada a identificação dos mais relevantes sistemas e metodologias utilizadas por algumas empresas e sua contribuição para o processo. Como procedimentos metodológicos foi realizado o levantamento de algumas empresas brasileiras que utilizam o programa de sugestões de idéias, estudos de casos realizados em artigos relacionados ao tema, sites empresariais para verificar os objetivos da implantação do sistema de sugestões e as modalidades de premiação, além da revisão bibliográfica para embasar a pesquisa, comparando os pontos comuns, bem como os caminhos percorridos desde a sugestão até a aprovação e implantação da idéia.

2. Sistema de sugestões de idéias

Nas empresas, os programas implantados para coleta de sugestões ou idéias dos funcionários fazem parte das atividades de melhoria. Segundo Caffyn & Bessant (1996), “Melhoria contínua é um processo, em toda a empresa, focado na inovação incremental e contínua”. Os programas de sugestões podem envolver toda a organização ou determinadas áreas ou até mesmo, processos específicos. Um dos problemas desta técnica de gestão está em como manter os colaboradores motivados a oferecer as sugestões para as melhorias num fluxo constante (ISSONAURA, 2002).

Cada empresa utiliza os elementos da sua cultura organizacional para implantação e manutenção do programa, ou seja, o programa é implantado de acordo com o estilo gerencial de cada empresa. Alguns elementos, como o registro da idéia, a análise da viabilidade e o sistema de premiação, podem ser considerados comuns nos programas de sugestão. Geralmente estes programas de sugestão são implantados pela alta administração, pois é ela quem pode gerar um clima amigável para ouvir e desenvolver o potencial dos colaboradores, incentivarem a participação mútua entre supervisores e colaboradores e também prover os recursos financeiros e pessoas capacitadas para manutenção do programa, disseminando a filosofia do sistema de sugestões para todos os níveis da organização.

As principais causas dos fracassos dos programas de sugestões nas empresas, é a falta de objetivo e de uma estratégia bem elaborada para promover e conduzir a criatividade dos colaboradores (BARBIERI, 2004). Assim, o desafio é a geração de idéias para solucionar problemas específicos, tais como, redução de custos ou de tempo, aumento de produtividade, segurança, trabalhos administrativos, invenções ou mudanças no método trabalho.

Identiicando estes problemas, oportunidades, ameaças e tendências específicas, as empresas podem direcionar a criatividade dos colaboradores para obter sugestões de acordo com as necessidades e prioridades do negócio, informando a equipe dos principais desafios e sugerindo os temas para as idéias.

O sistema de sugestões possui uma estrutura básica simples, as idéias são registradas e avaliadas e caso aprovadas, são premiadas. Os funcionários que tiveram suas idéias selecionadas e implantadas são recompensados e reconhecidos por isto (RIJNBACH, 2005). As idéias podem ser classificadas em mensuráveis e não mensuráveis. As idéias mensuráveis são as passíveis de serem quantificadas, ou seja, o retorno da sugestão pode ser medido, e neste caso, os funcionários recebem um percentual em dinheiro da economia liquida anual gerada pela idéia. As idéias não mensuráveis, como por exemplo, sugestões ligadas ao meio ambiente, segurança, ergonomia, etc, representam avaliações qualitativas, no qual os funcionários recebem pontos que posteriormente podem ser trocados por brindes na própria empresa.

Programas de Sugestões que buscam redução de custos podem quantificar facilmente seus resultados, entretanto, uma empresa pode obter inúmeros ganhos não quantificáveis como o aumento na motivação dos seus colaboradores (SOUZA, 2002). Os funcionários aprendem a gerar idéias e a transformá-las em projetos, conscientizam-se dos custos e desperdícios, aprofundam as aplicações práticas dos conceitos da qualidade (BARBIERI, 2004). Neste contexto, as idéias surgem durante as atividades de trabalho, as pequenas mudanças auxiliam no processo ou até mesmo eliminam dificuldades, pois quando pequenos problemas são solucionados, o benefício total é maior.

A regra que delimita a elegibilidade da sugestão deve fazer parte do escopo do programa, explicitando quais as sugestões serão premiadas e quais as que não serão definindo claramente as pessoas que podem participar do programa a fim de evitar problemas de julgamento. As regras de premiação seguem alguns parâmetros, como a proporção do valor que a empresa prevê economizar com a implantação da idéia, estabelecendo uma fórmula clara para que os colaboradores possam entender e esta, deve ser consistente com as avaliações da premiação. Existem tipos diferenciados de premiações: nomeações, placas de reconhecimento, dinheiro, mercadorias, etc. Estas premiações devem ser compatíveis com a cultura da empresa e com a realidade do premiado para não gerar insatisfação.

As idéias são encaminhadas para a aprovação da uma equipe, e posteriormente, ao gestor da área responsável pela efetivação que muitas vezes é denominado de Padrinho. Neste momento, são avaliados a viabilidade, o retorno e os benefícios proporcionados pela idéia. Caso a proposta seja aprovada, as próximas etapas são as premiações do colaborador e a implantação da idéia.

A seguir será descrito brevemente algumas empresas que implantaram um sistema informatizadode gerenciamento de sugestões.

3. Sistemas Automatizados

Os desafios em manter um sistema de gerenciamento de idéias são inúmeros, tais como, manter a motivação dos funcionários, estimular a geração de idéias, a classificação e seleção das idéias, promover a segurança quanto ao sigilo das idéias selecionadas, determinar quais serão as recompensas dadas ao pessoal, etc. Por isso, ao mesmo tempo em que gerenciar idéias em quantidade é muito importante para as empresas inovarem, torna-se um processo lento e delicado, pois é um meio de comunicação de duas vias, dos funcionários para a administração e da administração para os funcionários (BARBIERI 2004).

O registro das idéias gerenciadas por softwares específicos possui vantagens como, acesso on-

line, facilidade de alimentação das idéias pelos usuários e agilidade na recuperação e análise dos dados. Por este motivo, este trabalho elencou três sistemas informatizados de sugestões utilizados por empresas, onde foi possível analisar algumas de suas características, tais como, o controle do registro de idéias, a segurança dos dados, etc.

Estas empresas, descritas a seguir, serão denominadas de “A”, “B” e “C”.

Ferramenta automatizada “A”, esta empresa atua no ramo hoteleiro. Com o intuito de estimular os funcionários a enviarem suas sugestões, foi criado um sítio especialmente para o programa de sugestões. Neste sítio, os funcionários registram as idéias e automaticamente o gerente responsável analisa e dá seu parecer. Caso haja alguma dúvida com relação à idéia, ele envia para um perito que tem sete dias para analisar a idéia. O funcionário recebe uma posição sobre sua sugestão em 30 dias. Caso uma idéia seja excepcional, recebe um prêmio especial, determinado a partir dos resultados gerados pela sugestão. A empresa criou uma unidade monetária específica para o programa e a premiação varia de 1 a 60 unidades, onde cada unidade especial vale R$ 3,00 e que tem como objetivo principal, estimular a participação constante dos funcionários.

Ferramenta automatizada “B” é uma empresa de grande porte fabricante de latas de aço e possui três unidades fabris em estados distintos. A empresa iniciou um processo de gestão administrativa criando o programa de sugestões com o objetivo de criar um canal de comunicação entre os funcionários, à administração e as chefias. A empresa lança no sistema, os temas para as sugestões. Os temas são disponibilizados na forma on line para que os funcionários possam registrar suas sugestões. O Sistema de Sugestões identifica e registra as atividades de cada pessoa participante nos processos existentes na empresa, podem estar geograficamente dispersas. Quem sugeriu, quem avaliou, quem aprovou e quem irá liberar a premiação, se houver, garantindo segurança em todas as etapas. Em cada local os gerentes responsáveis por um ou mais setores, podem acessar o banco de registros para análise das sugestões enviadas pelos colaboradores. O acesso ao sistema é livre para qualquer funcionário, que pode navegar por suas telas para enviar idéias à equipe e para obter totalizações das idéias por área ou por unidade. Assim, quando uma idéia chega à equipe do Projeto pelo sistema on line ou pela coleta nas caixas espalhadas em cada uma das unidades, ela passa por um exame formal, não automatizado de validação e implantação. Validada a sugestão, inicia-se o processo para implantação. Neste caso, o responsável pela implantação da idéia registra no sistema o status da sugestão. Desta forma, o colaborador pode verificar a posição de suas sugestões.

Ferramenta automatizada “C”, esta empresa conta com quinze fábricas, oito centros de pesquisa e desenvolvimento, doze escritórios de vendas e serviços em todo o país, e três representantes no exterior, atua nas áreas de energia nuclear, atua na área de geração de energia hidrelétrica, com produto médico hospitalares, etc. A empresa incentiva seus funcionários a apresentar idéias de melhorias de produtos, processos ou do local de trabalho, através de um sistema automatizado de sugestões, premiando aqueles que contribuem. Em caso de benefício não mensurável, o prêmio pago obedece a uma tabela de utilidade disponibilizada na tela do sistema, para que todos os funcionários tenham acesso. As estruturas podem ser agrupadas por atividades especializadas, podendo haver um avaliador em cada grupo. Não há necessidade dos grupos coincidirem com os setores oficiais da empresa. As áreas beneficiadas podem definir quem será o avaliador. O sistema de sugestões automatizado é configurado para que qualquer colaborador tenha acesso, colocando a qualquer momento, sugestões para melhoria dos processos de trabalho e de negócios realizado pela empresa. As sugestões podem ser para melhorias individuais ou em equipe, apresentada à Coordenação do Programa, ainda podem ser confidenciais ou não e devem descrever a atual

situação informando o que deve ser melhorado, porque e como pode ser melhorado. A estrutura do programa é: O padrinho recebe a idéia, filtra, analisa, encaminha e encerra o processo passando para o analista que vai analisar a viabilidade técnica e econômica. As idéias mensuráveis recebem o prêmio de acordo com a economia gerada pela sugestão, em termos financeiros e as sugestões não mensuráveis são avaliadas de acordo com uma tabela de utilização da empresa disponibilizada nas telas do sistema.

4. Breve análise dos sistemas automatizados de sugestões

Um processo automatizado gera benefício de redução de tempo, redução de custos, evita o re-trabalho, melhora os processos produtivos, etc. Portanto, a construção de um aplicativo automatizado num programa de sugestões, necessita do levantamento dos requisitos funcionais e não funcionais. De acordo com Sommerville (2003, p.82):

− Os requisitos funcionais são declarações de funções que o sistema deve fornecer, ou seja, como o sistema deve reagir a entradas específicas e como deve se comportar em determinadas situações.

− Os requisitos não funcionais são as restrições sobre os serviços ou as funções oferecidos pelo sistema, e entre eles destacam-se restrições de tempo, restrições sobre o processo de desenvolvimento, padrões e outros.

Para os sistemas descritos na seção 3, identificou-se os seguintes requisitos funcionais ilustrados no quadro 1.

Quadro 1 - Especificações encontradas nos registros de idéias do software

Requisitos funcionais A B C

Registro da idéia x x x

Acesso aos funcionários x x x

Distribuição de idéias por setor x x

Fedback para o funcionário x x x

Cadastro do procedimento de implantação da idéia x x

Cadastro dos temas x x

Verifica-se que para os requisitos funcionais, todos os softwares das empresas, disponibilizam o campo para o registro das idéias, enviando e armazenando-os num banco de memória, no qual os gerentes podem verificar. Os funcionários acessam o sistema para registrar as sugestões a qualquer tempo. Entretanto na empresa A, o software não distribui as sugestões para os setores. Nas empresas B e C, através de um sistema on line, há um link na página inicial que permite ao colaborador escolher a unidade na qual será depositada a idéia. Através do nome do programa, o colaborador acessa o sistema, digita a matrícula e a senha, que pode ser individual ou em equipe. Ainda há o dispositivo no qual é possível escolher se a idéia é confidencial ou não. A tela seguinte permite digitar a situação atual e qual será a situação após a implantação da idéia, bem como os benefícios gerados por ela. A seguir o sistema permite ao colaborador, escolher o padrinho e o analista para sua sugestão. A idéia então, é distribuída para os setores para serem analisadas. Todo este processo, não pode ultrapassar 10 minutos, caso contrário,

sai do ar. A sugestão que a empresa fornece aos usuários, é que gravem suas idéias em word

para colar e copiar no programa. Quanto ao requisito funcional de Fedback para o funcionário, o software não possui um aplicativo que permita ao colaborador acessar para verificar o caminho que sua idéia está percorrendo. Após o depósito da sugestão no sistema, o colaborador será comunicado pelo gerente de área se sua idéia foi aceita ou não. Caso a idéia seja aceita e possa ser quantificada, idéia mensurável, será depositado na página do programa, a idéia selecionada com o valor da premiação. Se a idéia aceita é classificada como imensurável, o sistema permite que o próprio colaborador faça o cálculo da pontuação através de uma tabela de valor de utilidade impresso na página do programa.

Quanto aos temas, a empresa A não determina um tema específico para as sugestões, e sim, incentiva os colaboradores a dar sugestões para os processos de melhoria contínua para os negócios das empresas. Nas empresas B e C, o tema é registrado na página inicial do programa para um determinado período e todas as sugestões devem ser realizadas com foco no tema proposto.

Os requisitos não funcionais identificado no sistema automatizado de sugestões são principalmente quanto ao tempo de registro das idéias, na empresa C não deve exceder 10 minutos, e sobre o acompanhamento on line da premiação caso a idéia seja implantada.

5. Considerações finais

Um Sistema de Sugestões automatizado permite identificar e registrar as atividades de cada colaborador da empresa. Identifica quem fez a sugestão, quem avaliou, quem aprovou e quem irá liberar a premiação, garantindo segurança em todas as etapas, mesmo estando geograficamente separado. Não há necessidade das equipes coincidirem com os setores oficiais da empresa.

Qualquer colaborador tem acesso ao sistema, pode colocar as sugestões para melhoria dos processos de trabalho, registrando assim, suas idéias instantaneamente. Este sistema de sugestões automatizado permite que as sugestões cheguem rapidamente aos responsáveis pelas decisões, agilizando todas as etapas do processo de comunicação. Garante a transparência e a comunicação com total segurança. Também garante que todas as propostas serão analisadas. Os proponentes recebem o feedback das suas idéias por vias formais.

Como trabalho futuro, sugere-se realizar uma análise detalhada da existência de algum software que possa realizar o gerenciamento do processo de premiação das idéias, interligando-o com o feedback dado ao colaborador e também possibilitando aumentar o tempo para depósito da idéia no sistema.

Referências

BARBIERI, José Carlos; ÁLVARES, Carlos Teixeira. Geração e administração de idéias: desafios, propostas e um estudo de caso. 2. ed. São Paulo: FGV, 2004.

CAFFYN, S.; BESSANT, J. A capability-based model for continuous improvement. Proceedings of 3 th

International Conference of the EUROMA. London, 1996.

CHIAVENATO, Idalberto. Princípios da administração: o essencial em teoria geral da administração. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006.

JAPAN HUMAN RELATIONS ASSOCIATION. O livro das idéias: o moderno sistema japonês de melhorias e o envolvimento total dos funcionários. Porto Alegre: Artes Médicas, 1997.

ISSONAURA, Carla Mayumi. Fatores motivacionais que incentivam os funcionários a participarem do programa de sugestão de melhoria contínua auxiliando no aumento da qualidade e competitividade. Disponível em:www.epr.unifei.edu.br/TD/producao2005/PDF/Carla_Issonura.pdf. Acesso em: 05/06/2008.

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RIJNBACH, Van Caspar. Como transformar idéias em inovações que geram resultados.

Disponível em: http://www.terraforum.com.br/sites/terraforum/in3/Artigos/Como%20Transformar%20Id%C3%A9ias%20em%20Inova%C3%A7%C3%B5es%20que%20Geram%20Resultados.aspx. Acesso em: 09 abr. 2008.

SOMMERVILLE, Ian. Engenharia de software. 6. ed. São Paulo: Addison Wesley, 2003.

SOUZA, Almaisa e YONAMINE, Juliana Silva G. Os impactos de um programa de sugestão de melhorias para a lucratividade do negócio e motivação dos funcionários: Um estudo de caso. XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produção. XXII ENEGEP - Outubro/2002, Curitiba. Disponível em: http://www.gpi.ufrj.br/pdfs/artigos/souza,20%yonamine%20-%20Impactos%20de%20Prog%20de%Sugestao%. Acesso em: 10/05/2008.