Gerncia de Projetos de TI 6. Custos Adriano Graziosi &
Mrcio Moreira [email protected]
http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/
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33Gesto de Projetos de TI - GPTI Somente o necessrio... Mas sem
disperdcio
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33Gesto de Projetos de TI - GPTI Custos Grupo de ProcessoProcesso
PlanejamentoPlanejar a Gesto de Custos PlanejamentoEstimar os
Custos PlanejamentoDeterminar o Oramento MonitoramentoControlar os
Custos
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33Gesto de Projetos de TI - GPTI Gerncia de custos Em projeto de
escopo pequeno estes processos so quase inseparveis
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33Gesto de Projetos de TI - GPTI Conceitos importantes Anlise de
valor: Forma mais barata de se fazer algo Tipos de Custos: Diretos:
Decorrentes das aes do projeto Ex.: Viagens, salrios do projeto,
materiais do projeto Indiretos: Despesas de mais de um projeto
(normalmente rateados) Ex.: Custo do PMO, salas de reunio
compartilhadas Fixos: No variam de acordo com a produo Ex.: Aluguel
da empresa, contabilidade Variveis: Variam de acordo com o nvel de
produo Ex.: Prmios por produtividade, comisses, energia Afundados:
Custos j incorridos no projeto independente de sua aprovao Ex.:
Custo de avaliao da viabilidade do projeto Marginais: Custo
incorrido devido acelerao (compresso ou paralelismo) do projeto
Ex.: Custo de horas-extras, custo da contratao de recursos mais
caros
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33Gesto de Projetos de TI - GPTI Planejar a gesto de custos
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33Gesto de Projetos de TI - GPTI Planejar a gesto de custos Misso:
Estabelecer polticas, procedimentos e documentao para planejar,
gerenciar, gastar e controlar os custos do projeto Tcnicas
Analticas: Escolher a opo estratgica para suportar os custos do
projeto Ex.: recursos prprios, financiamento com capital prprio ou
de terceiros Definir os critrios decises de fazer, comprar, locar,
financiar, etc. Estas decises esto sujeitas s regras financeiras da
empresa EntradasFerramentas e TcnicasSadas Plano de gesto do
projeto Termo de abertura do projeto Fatores ambientais da empresa
Ativos de processos organizacionais Opinio especializada Tcnicas
analticas Reunies Plano de gesto dos custos
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33Gesto de Projetos de TI - GPTI Plano de gesto de custos Definies
tpicas: Unidades de medida Nvel de preciso Nvel de acurcia Links
com procedimentos organizacionais Limites de controle Regras de
medio de desempenho Valor Agregado (Earned Value) Formato dos
relatrios Descrio dos processos Custo total de propriedade (TCO)
Total Cost of Ownership Etc.
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33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 1) Um gerente
de projeto precisa analisar os custos do projeto para encontrar
maneiras de reduzi-los. Seria MELHOR se o gerente de projeto
verificasse: A. Custos variveis e custos fixos. B. Custos fixos e
custos indiretos. C. Custos diretos e custos variveis. D. Custos
indiretos e custos diretos. 2) Qual das opes a seguir a forma MENOS
eficaz de influenciar os fatores que geram mudanas na linha de base
dos custos? A. Revisar o escopo do projeto com o gerente funcional
responsvel pelo maior nmero de mudanas solicitadas. B. Explicar, a
quem solicita mudanas, o impacto negativo da mudana no projeto. C.
Eliminar o escopo causador da maioria das mudanas. D. Notificar
todas as partes interessadas de que no sero permitidas mais
mudanas.
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33Gesto de Projetos de TI - GPTI Estimar os custos
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33Gesto de Projetos de TI - GPTI Estimar os custos Misso:
Desenvolver a estimativa de custos dos recursos necessrios para
executar as atividades do projeto Dica: Antes de cotar no mercado,
voc deve saber que valores so esperados EntradasFerramentas e
TcnicasSadas Plano de gesto dos custos Plano de recursos humanos
Linha de base do escopo Cronograma do projeto Registro dos riscos
Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais
Opinio especializada Estimativa analgica Estimativa paramtrica
Estimativa bottom-up Estimativa de trs pontos Anlise de reservas
Custo da qualidade (CQD) Software para estimativas em GP Anlise de
proposta de fornecedor Tcnicas de deciso em grupo Estimativa de
custos das atividades Bases de estimativas Documentos do projeto
atualizados (registro de riscos)
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33Gesto de Projetos de TI - GPTI Anlise de reservas Riscos
Conhecidos Plano de Contingncia Reserva de Contingncia Alada do GP
Desconhecidos ? Reserva Gerencial Alada do Cliente Reservas Reserva
de Contingncia: Obtidas atravs do VME (Valor Monetrio Esperado) dos
Riscos Conhecidos Reservas Gerenciais: Devem suportar problemas de
riscos desconhecidos Ex.: % do valor estimado do projeto, valor
fixo, etc. Anlise de Reservas: medida que o projeto avana as
incertezas vo diminuindo e as reservas vo sendo usadas, reduzidas
ou eliminadas
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33Gesto de Projetos de TI - GPTI Estimar os custos - tcnicas e
sadas Custo da Qualidade (CDQ): Estimativa de custos da atividade:
Mnimo, mais provvel e mximo ou mais provvel % variao aceitvel Base
de estimativas: Modelos e propostas utilizadas, premissas adotadas,
restries conhecidas e nvel de confiana da estimativa final Custo da
ConformidadeCusto da No Conformidade Gasto durante o projeto para
evitar falhasGasto durante e depois do projeto devido a falhas
Custos de PrevenoCustos Internos de Falhas (encontradas no projeto)
Treinamento Documentao de processos Equipamentos Tempo para fazer
certo Retrabalho Sucateamento Custos de AvaliaoCustos Externos de
Falhas (encontradas pelo cliente) Testes Perdas devido a testes
destrutivos Inspees Passivos Trabalho em garantia Perdas de
negcios
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33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 3) Todas as
opes a seguir so sadas do processos Estimar os custos, EXCETO: A.
Uma compreenso do risco estimado de custos no trabalho B. A preveno
da incluso de mudanas inadequadas na linha de base de custos C. Uma
indicao do intervalo de custos possveis do projeto D. Documentao de
todas as premissas adotadas durante o processo de Estimar os custos
4) Durante qual grupo de processos do gerenciamento de projetos as
previses oramentrias so criadas? A. Monitoramento e controle B.
Planejamento C. Iniciao D. Execuo
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33Gesto de Projetos de TI - GPTI Determinar o oramento
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33Gesto de Projetos de TI - GPTI Determinar o oramento Misso:
Definir o oramento do projeto e fechar a linha base de custos
Agregao de Custos: Ora-se custos de atividades, que so agregados em
pacotes de trabalho, entregas e finalmente para todo o projeto
EntradasFerramentas e TcnicasSadas Plano de gesto dos custos Linha
de base do escopo Estimativa de custos de atividade Bases de
estimativas Cronograma do projeto Calendrios de recursos Registro
de riscos Contratos (acordos prvios) Ativos de processos
organizacionais Agregao de custos Anlise de reservas Opinio
especializada Relaes histricas Reconciliao do limite de recursos
financeiros Linha base de custos Requisitos dos recursos
financeiros Documentos do projeto atualizados (registro de riscos,
estimativa de custos das atividades e cronograma do projeto)
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33Gesto de Projetos de TI - GPTI Determinar o oramento - tcnicas
Relaes histricas: Dados histricos que permitam estimativas
analgicas ou paramtricas Considerar: preciso dos dados, facilidade
de uso e escalabilidade do modelo Reconciliao do limite de recursos
financeiros: Os clientes estabelecem um fluxo de caixa para o
projeto A reconciliao visa equilibrar os custos com o fluxo de
caixa podendo gerar necessidade de financiamento ou
reagendamento
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33Gesto de Projetos de TI - GPTI Determinar o oramento - sadas 8.
Oramento de custos7. Reservas gerenciais6. Linha de base de
custos5. Reservas de contingncia4. Estimativas do projeto3.
Estimativas de contas de controle2. Estimativas dos pacotes de
trabalho1. Estimativas das atividades Alada do GP Alada do Cliente
ou da Alta Administrao
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33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 5) Qual dos
itens abaixo no uma sada do Determinar o oramento? A. Estimativas
do projeto B. Reservas de contingncia C. Reservas gerenciais D.
Previses de custos 6) Voc um gerente de projetos trabalhando em um
projeto que exige o teste de 100 itens, com espaamento uniforme
pelo perodo de cinco semanas. Voc acaba de iniciar a semana trs,
com um oramento geral de Us$10 mil. At esta data, voc gastou Us$2
mil com 40 itens testados com sucesso. O que a variao de custo (VC)
diz a voc nessas circunstncias? A. O projeto est prosseguindo a
100% da taxa prevista. B. O projeto est Us$2 mil abaixo do
oramento. C. O projeto est dentro do oramento. D. O projeto est
obtendo Us$2 de trabalho para cada Us$ gasto.
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33Gesto de Projetos de TI - GPTI Controlar os custos
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33Gesto de Projetos de TI - GPTI Controlar os custos
EntradasFerramentas e TcnicasSadas Plano de gesto do projeto
Requisitos dos recursos financeiros Dados de desempenho do trabalho
Ativos de processos organizacionais Gesto do valor agregado
Previses ndice de desempenho para trmino Anlise de desempenho
Software de gesto de projetos Anlises de reservas Informaes de
desempenho do trabalho Previses de custos Solicitaes de mudana
Plano de gesto do projeto atualizado (plano de gesto de custos e
linha base de custos) Documentos do projeto atualizados
(estimativas de custos e bases das estimativas) Ativos de processos
organizacionais atualizado Misso: Controlar o progresso de custos
do projeto, as mudanas na linha base de custo e influenciar os
fatores que geram variaes de custos Principais aes: Gerar as
mudanas na hora certa e controlar sua implementao Garantir que o
realizado fique dentro do previsto no perodo e no projeto Isolar,
entender e atuar nos fatores geradores de variao Manter a adequao
do andamento fsico aos gastos do projeto Prevenir a absoro de
mudanas fsicas e/ou financeiras no autorizadas Analisar os impactos
das mudanas e notificar os interessados (parte do Controle
Integrado de Mudanas) Etc.
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33Gesto de Projetos de TI - GPTI Gesto do valor agregado Earned
Value (EV) ou Valor Agregado (VA): VA (EV) = % Fsico Concludo x
Valor Planejado (VP) O GP deve coletar o % Fsico Concludo com a
equipe: Se no for possvel calcular este % podemos utilizar: Regra
50/50:50% ao iniciar e 50% somente quando terminar Regra 20/80:20%
ao iniciar e 80% somente quando terminar Regra 0/100: 0% ao iniciar
e 100% somente quando terminar Frmulas do % Realizado: % Concludo=
Durao Realizada/ Durao Planejada % Trabalho Concludo= Trabalho
Realizado/ Trabalho Planejado % Concludo por VA= VA Realizado/
Valor Planejado
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Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 23 de
33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplo de clculos de % realizado
DiaSegundaTeraQuartaQuintaSexta Manh A1: R1, R2 A2: R2 A3: R1, R2
A2: R2 TardeA2: R2 A3: R1, R2 Premissas:Temos 3 atividades no
projeto:A1, A2 e A3 Temos 2 recursos no projeto:R1 de R$200/h e R2
de R$500/h Trabalhamos 8h por dia neste projeto Data de
Status:Estamos na quarta-feira na hora do almoo e estamos 100% em
dia % Concludo: 8h + 8h + 4h 5d x 8h = 20h 40h = 50,0% % Trabalho
Concludo: (2h x 2r) + 6h + 8h + 4h 2r x (2h+8h) + 6h + 24h = 22h
50h = 44,0% Valor Agregado (VA): [VA = % FSC * VP] A1: 100% x [(200
+ 500) x 2h] A2: [(6h+8h+4h) / 30h] x (500 x 30) A3: 0% x [ 8h x
(200 + 500) ] = 100% x 1.400 = 60% x 15.000 = 0% x 5.600 = 1.400 =
9.000 = 0 % Concludo Por VA:(1.400 + 9.000) / 22.000= 10.400 /
22.000= 47,3%
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Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 24 de
33Gesto de Projetos de TI - GPTI Preciso dos % realizados Grau de
preciso: % Concludo:funo (durao) % Trabalho Concludo:funo (durao,
recursos) % Fsico Concludo:funo (escopo) % Concludo Por VA:funo
(escopo, durao, recursos, custos) Variveis:PMBOKMS Project VP:Valor
Planejado(Custo da Linha Base) Custo Orado do Trabalho
Planejado(valor planejado para execuo da tarefa) VA:Valor
Agregado(COTR ou BCWP) Custo Orado do Trabalho Realizado(valor
orado do trabalho j realizado) CR:Custo Real(CRTR ou ACWP) Custo
Real do Trabalho Realizado (custo realmente incorrido na realizao)
% Concludo Por Valor Agregado: PMBOK:% Concludo Por VA= VA
Realizado/ Valor Planejado Project:% Concludo Por VA= COTR/ Custo
da Linha Base Preciso % Conc. Por VA Escopo (% fsico)
DuraoRecursosCustos
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Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 25 de
33Gesto de Projetos de TI - GPTI Anlise de variaes Anlise de
Variaes: VCR: Variaes de Cronograma(SV: Schedule Variance): VCR =
VA VP(Valor Agregado Valor Planejado) VC: Variaes de Custos(CV:
Cost Variance): VC= VA CR(Valor Agregado Custo Real) Ajudam a
analisar a extenso das variaes que ocorreram ou iro acontecer
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Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 26 de
33Gesto de Projetos de TI - GPTI ndices de desempenho IDP:ndice de
Desempenho de Prazos (SPI) SPI: Schedule Performance Index IDP = VA
/ VP (Valor Agregado / Valor Planejado) ndice que mostra o retorno
efetivo do tempo gasto Se agregado), ex.: 0,92 8% atraso Se > 1
Projeto adiantado(agregado > planejado), ex.: 1,03 3% adiantado
IDC:ndice de Desempenho de Custos (CPI) CPI: Cost Performance Index
IDC = VA / CR (Valor Agregado / Custo Real) ndice de retorno
efetivo do $ investido Se agregado) Se > 1 Economia (agregado
> real) ONT
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Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 27 de
33Gesto de Projetos de TI - GPTI Previses Oramento No Trmino (ONT):
ONT = VP(Valor Planejado Total) Estimativas de custos No Trmino do
projeto: Otimista:ENTo= CR + (ONT - VA) Trabalho executado no ritmo
orado Realista:ENTr= ONT / IDC Trabalho executado no IDC atual
Pessimista:ENTp= CR + [(ONT - VA) / (IDP x IDC)] Trabalho executado
considerando IDC e IDP ndice de Desempenho para Terminar (IDPT):
Qual o desempenho a ser aplicado para que possamos concluir com o
custo batendo com o ONT ou ENT IDPT:Trabalho Restante (em termos de
oramento) Recursos Financeiros Restantes IDPT (ONT):(ONT VA) / (ONT
CR) maior que 1 IDPT (ENT):(ONT VA) / (ENT CR) menor que 1
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Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 28 de
33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplo de previses Numa
determinada Data de Status temos:
ONT:10.000VP:5.500VA:5.000CR:6.000 IDP= VA / VP = 5.000 / 5.500 =
0,91 IDC= VA / CR = 5.000 / 6.000 = 0,83 Estimativas de custos no
trmino do projeto: ENTo= CR + (ONT - VA) = 6.000 + (10.000 5.000)=
11.000,00 ENTr= ONT / IDC = 10.000 / 0,83= 12.048,19 ENTp= CR +
[(ONT - VA) / (IDP x IDC)] = 6.000 + [(10.000 5.000) / (0,91 x
0,83)]= 12.619,89 ndice de Desempenho para Terminar (IDPT): IDPT
(ONT)= (ONT VA) / (ONT CR) = (10.000 5.000) / (10.000 6.000)= 1,25
IDPT (ENT)= (ONT VA) / (ENT CR) = (10.000 5.000) / (12.048,19
6.000)= 0,83
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Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 29 de
33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 7) Um projeto
est com IDC (ndice de desempenho de custos) 1,1 e IDP (ndice de
desempenho de prazo) 0,92. O que podemos esperar deste projeto? A.
Ele deve terminar no prazo, mas vai estourar o custo B. Ele deve
terminar no custo, mas vai estourar o prazo C. Ele deve terminar
abaixo do prazo, mas vai estourar o custo D. Ele deve terminar
abaixo do custo, mas vai estourar o prazo 8) Medio do valor
agregado um exemplo de: A. Relatrios de desempenho. B. Controle do
planejamento integrado. C. Diagrama de Ishikawa. D. Integrao dos
componentes do projeto em uma unidade coesa.
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Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 30 de
33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 9) Voc assumiu
um projeto que est Us$100 mil acima do orado. Voc sabe que a equipe
completou Us$500 mil de trabalho. Seu patrocinador telefonou o dia
inteiro e deixou mensagens, enquanto voc estava em reunies,
solicitando uma atualizao rpida na situao do projeto. O que voc dir
a ele quando retornar a ligao? A. O IDC 0,90. B. O IDP 1,10. C. O
IDC 0,83. D. O IDP 0,83. 10) O monitoramento de custos realizados
at a data para detectar variaes em relao ao plano ocorre durante:
A. A criao do sistema de controle de mudanas de custos. B. A
recomendao de aes corretivas. C. A atualizao da linha de base de
custos. D. Avaliaes de desempenho do projeto.
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Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 31 de
33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 11) Sua GP
assistente faz a anlise mensal do Valor Agregado, mas ficou doente
antes termin-la. Ela lhe forneceu as seguintes informaes: IDC =
1,1; CR (C.Real) = Us$800 mil; VP (V.Planejado) = Us$890 mil. Como
o projeto est indo? A. O cronograma est atrasado em 5% do prazo do
projeto. B. O cronograma e o oramento esto melhores do que
previsto. C. H dinheiro suficiente para pagar um treinamento extra.
D. Voc no tem preocupaes reais sobre o cronograma ou custo. 12) O
MELHOR mtodo para controlar os custos : A. Estimar no incio do
projeto e depois comparar os custos reais com a linha de base. B.
Fazer estimativas durante a execuo do projeto e gerenciar cada
atividade de acordo com o oramento. C. Fazer estimativas durante o
planejamento e refazer as estimativas antes do incio de cada
atividade. D. Estimar no incio do projeto e fazer a administrao
confirmar as estimativas.
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Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 32 de
33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 13) Voc vai
assumir um projeto de outro GP e obtm as seguintes informaes. A
atividade Z tem uma IMC de dia 15 e uma IMT de dia 20, esta
atividade difcil. O IDC de 1,1 e o IDP de 0,8. H 11 partes
interessadas. Com base nestas informaes, qual seria sua MAIOR
preocupao? A. Cronograma do projeto. B. Folga da atividade Z. C.
Custo do projeto. D. O nmero de recursos disponveis. 14) Todas as
opes a seguir so relevantes para analisar um estouro de custos,
EXCETO: A. Valores de referncia da mo de obra. B. Recursos usados.
C. Plano de gerenciamento de comunicaes. D. Espera.
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Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 33 de
33Gesto de Projetos de TI - GPTI Obrigado!