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CEUB Pós Graduação 2014 Teoria das Organizações
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GESTÃO DE PROJETOS
Bia Simonassi 2014
AULA 2 de 5 Tópicos abordados durante esta aula: O que é Gestão de Projetos? O que são projetos? O que são processos? Por que fazer projetos? Diferença entre Programa e Portfólio: como funcionam? Para que servem? Intersecção entre Planejamento Estratégico e Gestão de Projetos Como e por que uma empresa transforma seu Plano Estratégico em Portfólio de Projetos? O conteúdo deste eBook é baseado nos fundamentos e princípios do Project Management Institute (PMBOK).
Este eBook faz parte do material didático da XXII Oficina de Planejamento e Projetos
da disciplina “Teoria Geral da Administração” do curso de pós graduação
“Gestão da Comunicação nas Organizações”, realizado pelo CEUB, em Brasília, DF,
nos dias 28 e 29 de março e 11 e 12 de abril de 2014.
PROGRAMA
laboratoriodeprojetos.blogspot.com.br
Sexta 28 de março 19 às 22h30
Sábado 29 de março 9 às 12h30
Sexta 11 de abril 19 às 22h30
Sábado 12 de abril 9 às 12h30 14 às 17h30
RECEITA PARA PASSAR
laboratoriodeprojetos.blogspot.com.br
1. Vir a todas as aulas 2. Chegar na hora combinada 3. Participar com perguntas e comentários 4. Consultar a teoria publicada no blog 5. Fazer todos os exercícios 6. Entregar os exercícios dentro dos prazos 7. Entregar o trabalho final dentro do prazo
NOTA FINAL = PTS EXERCÍCIOS + PTS TRABALHO
2
Embora a humanidade faça projetos, sem saber que são projetos, desde seus primórdios, ...
...a ciência Gestão de Projetos nasceu em plena Guerra Fria entre EUA e União Soviética.
Convencidos de que “quem dominasse o espaço sideral dominaria a economia mundial”, ...
... as superpotências passaram a transformar seus mísseis balísticos em sondas espaciais.
Na Corrida Espacial, a Rússia saiu na frente ao lançar os Sputniks 1 e 2, em 1957.
E, em abril de 1961, um jovem russo tornou-se o primeiro Homem a navegar no espaço sideral.
Yuri Gagarin, 27 anos, da Vostok 1 (Oriente): “A Terra é azul e eu não vi Deus algum...”
A NASA, incumbida da missão de superar os projetos soviéticos, criou uma nova metodologia.
Esta metodologia de gerenciamento combinava elementos de Engenharia e Administração.
O que ela trazia de inovador era a possibilidade de realizar feitos aparentemente impossíveis.
Em 1961, o presidente Kennedy declara: “Escolhemos ir para a Lua porque é DIFÍCIL!”
Em 1969, graças à nova ciência, os americanos pisaram na Lua: “the Eagle has landed!”
Também em 1969, foi fundado, na Filadélfia (EUA), o Project Management Institute (PMI).
O instituto sem fins lucrativos transformou o Gerenciamento de Projetos em uma indústria.
E é responsável pela difusão de padrões e pela normatização da profissão.
O PMI é uma referência (inter)nacional quando o assunto é Gerenciamento de Projetos.
Está presente em 185 países e contabiliza 50 mil associados e 10 mil PMPs.
A “bíblia” do Gerente de Projetos chama-se PMBOK: ela fornece os padrões mundiais para projetos.
A Gestão de Projetos é uma evolução da Administração por Objetivos (APO), de Drucker.
E a APO foi desenvolvida com base no modelo de administração da GM, de Alfred Sloan (1920).
Gantt inventou o gráfico batizado com seu nome, prinicpal ferramenta da Gestão de Projetos.
Fayol é o «Pai do Planejamento», sem o qual a Gestão de Projetos não faz o menor sentido.
Então, Drucker, Gantt, Fayol e Sloan são os “Pais do Gerenciamento de Projetos”.
PROJETO é uma palavra “prostituída” e usada para definir muitas coisas diferentes.
A definição de PROJETOS que vamos adotar é a oficial do PMI, aceita no planeta todo.
PROJETO é um esforço finito para produzir algo inédito, espetacular, inovador.
Cada lançamento de um foguete corresponde a um projeto.
O Programa Apollo tinha 18 projetos (ou missões). O Programa Sputnik tinha 5.
Programa é um conjunto de projetos (e processos) dos departamentos da empresa.
Portfólio é o conjunto de programas que permite à empresa concretizar seu Plano Estratégico.
PROJETO é um empreendimento TEMPORÁRIO...
...com o propósito de criar algo ÚNICO.
“Temporário” significa que o projeto termina quando cumpre seu objetivo.
Este dia tem data marcada, abençoada e sacramentada.
“Único” significa que o projeto produziu algo que não poderia ser criado pelas vias normais.
Para ser considerada um projeto, uma ideia precisa:
1) Demonstrar relação com algo (relativamente) inovador, inédito, espetacular.
2) Obedecer um prazo (praticamente) irrevogável.
3) Com recursos (relativamente) limitados e (preciosamente) controlados.
Projetos e processos são coisas diferentes e complementares.
O cotidiano está para os processos, assim com o inédito está para os projetos.
Porque há coisas que devem ser feitas com frequência para garantir a sobrevivência.
E há coisas que, uma vez feitas, nos fazem evoluir e nos impulsionam para frente, para o futuro.
Processos são coisas feitas frequentemente para manter rotinas essenciais.
E projetos são coisas feitas de vez em quando para gerar inovação e mudar algo.
Processos se repetem, sempre, do mesmo jeito (de preferência).
Por isso, muitos processos podem ser executados por máquinas (automatização).
Projetos são empreitadas nas quais se investe para mudar alguma coisa.
Por isso projetos são feitos, necessariamente, por pessoas e não por softwares.
Projetos transformam o que parece impossível, improvável, inatingível em uma equação.
Projetos aproximam o Homem do absurdo. E impulsionam a humanidade para o futuro.
Uma organização saudável gerencia e equilibra a quantidade de processos e projetos...
...para se posicionar em um mercado dinâmico, competitivo e cheio de oportunidades e ameaças.
INTERVALO
EXERCÍCIO EM GRUPO
MODO DE USAR:
1. Forme grupos de até 4 pessoas. Batize o grupo com um nome. Anote os nomes dos participantes.
2. Analise as situações hipotéticas apresentadas a seguir.
3. Enquadre a situação como projeto ou processo.
4. Entregue as respostas do grupo para a professora, dentro do prazo acordado.
5. Vale 2 pontos.
PROJETO PROCESSO
Leo é Diretor Financeiro do jornal local. Vem enfrentando uma maré difícil, mercado competitivo, cheio de concorrentes novos, além de muita instabilidade. Para driblar a crise, Leo decidiu investir na metodologia de gerenciamento de projetos como estratégia de desenvolvimento empresarial. Selecionou um prestador de serviços especializado no assunto e vai começar a IMPLEMENTAÇÃO DA METODOLOGIA pela capacitação das pessoas. Esperto esse Leo!
1
PROJETO PROCESSO
2
Vitor é Gerente de Inovação e Tecnologia no jornal local. Desenvolveu um software de gestão de projetos a pedido do Diretor Financeiro, que está apoiando a implementação da metodologia de gerenciamento de projetos na organização. O sistema vai ser publicado logos após os testes finais. A reunião de hoje é sobre a responsabilidade de cada funcionário no PLANO DE MANUTENÇÃO DO SOFTWARE. Grande Vitor!
PROJETO PROCESSO
3
Ana Maria está muito feliz: acaba de saber que está GRÁVIDA DO PRIMEIRO FILHO. Apesar da inexperiência na maternidade, está animada. Já contou para a família e para as amigas, que deram muitas dicas para a “neo mamma”. Ela não sabe o que esperar da primeira gestação, mas o marido comprou alguns livros para entreter sua curiosidade. Será que vai ser menino ou menina? :)
PROJETO PROCESSO
4
Dona Antônia é parteira. Já fez nascer tantas crianças que perdeu a conta. Vai fazer o parto do(a) filho(a) da Ana Maria, que está grávida do primeiro herdeiro. O nascimento de uma criança é sempre um evento emocionante para Dona Antônia, mas ela não se deixa levar pela emoção na hora H: TRABALHO DE PARTO é com ela! O mais incrível nesta história? Dona Antônia não tem filhos biológicos, embora considere seus filhos de coração todas as crianças que ajudou a nascer! Viva a Dona Antônia!:)
PROJETO PROCESSO
5
José acabou de ser promovido gerente do seu setor e está muito feliz. Aumentou a responsabilidade, mas aumentou também o salário. É sua primeira experiência como gerente e sua primeira missão é MONTAR SUA EQUIPE DE TRABALHO. Além dele, serão mais cinco pessoas trabalhando diariamente. José decidiu começar o desafio pela descrição das atribuições de cada um. Assim, José pode selecionar candidatos cujas habilidades atendam às necessidades da sua gerência.
PROJETO PROCESSO
6
Maria foi contratada para fazer parte da equipe de trabalho do José. Ela vai assumir a posição de Analista. O salário não é grande coisa, mas ela vai “adquirir experiência para negociar um pagamento melhor, no futuro”. A principal tarefa de Maria é cuidar da FOLHA DE PAGAMENTO da organização. Tarefa simples, segundo ele. Certo...
PROJETO PROCESSO
7
Ayrton pediu um empréstimo no banco para CONSTRUIR SUA PRÓPRIA CASA. Ele não tem a menor experiência em construção civil, então contratou o cunhado, que tem uma empresa de construção, e pediu conselhos para um amigo engenheiro. Ele sabe que “obra sempre atrasa”, mas essa não pode atrasar, porque se a casa não ficar pronta na data marcada, sua noiva já ameaçou casar com outro! “Acelera, Ayrton!” :)
PROJETO PROCESSO
8
Finalmente a irmã do Bernardo vai se casar (desencalhou!). Tanto que Bernardo foi contratado pelo futuro cunhado, o Ayrton, para CUIDAR DA OBRA DA CASA dos pombinhos. A empresa do Bernardo é pequena, mas ele tem ótimos clientes e nunca fica sem trabalho: a agenda tem obras confirmadas para o ano inteiro. Danado esse Bernardo! :)
PROJETO PROCESSO
9
Marina é Web Designer e trabalha em uma agência de publicidade famosa. Sua função é fazer sites. Está iniciando a CONSTRUÇÃO DE UM SITE para um cliente muito exigente. Ela já fez vários sites, de vários tipos, então não há grandes dificuldades na tarefa encomendada. A empresa tem até um procedimento para a construção de sites que ela deve considerar para não ferir nenhuma norma interna. Boa trabalho, Marina! :)
PROJETO PROCESSO
10
Gabriel é gerente de comunicação do município. Recebeu a incumbência de cuidar do DESENVOLVIMENTO E LANÇAMENTO DO SITE DA PREFEITURA. Seguiu as normas internas de contratação e terceirizou o assunto para uma agência de publicidade especializada em construção de sites. Gabriel é um cliente muito exigente e espera conseguir lançar o site no menos prazo possível. :)
Trabalho = processos + projetos. Tudo o que fazemos no trabalho é projeto ou processo.
Saber separar as duas coisas é essencial para gerenciá-las de forma adequada.
Quanto mais projetos bem-sucedidos, melhor o desempenho da organização.
PDCA
PDCA
Quanto mais projetos bem-sucedidos, mais inovadora é a empresa.
Quanto mais redondos os processos, mais sólida é a rotina da empresa.
Se você fizer só projetos, pode ficar com o cotidiano comprometido.
Se você fizer só processos, pode ficar estagnado, enferrujado, obsoleto e ultrapassado.
Planejamento Estratégico e Gestão de Projetos são ciências complementares.
Planejamento sem Gestão de Projetos é desperdício de recursos porque o plano fica na teoria.
Gestão de Projetos sem Planejamento é superficial, pois os projetos ficam desconectados do plano.
O Planejamento traça os rumos para a organização. A Gestão de Projetos permite concretizá-los.
Se o Planejamento Estratégico for bem feito, há uma boa chance de que os projetos decolem.
Projetos que decolam reforçam o Planejamento e a Estratégia da organização.
A organização prioriza certos projetos em detrimento de outros, usando algum critério.
O critério de priorização considera a viabilidade, o retorno do investimento e...
... a “relevância estratégica” do projeto, ou seja, sua aderência aos OBJETIVOS Estratégicos.
EXERCÍCIO EM GRUPO
MODO DE USAR:
1. Forme grupos de até 4 pessoas. Batize o grupo com um nome. Anote os nomes dos participantes.
2. Analise a Missão, Visão de Futuro, e os Objetivos Estratégicos a seguir.
3. Proponha 3 projetos para auxiliar a organização a cumprir sua Missão e a realizar sua Visão de Futuro.
4. Entregue a resposta do grupo para a professora, dentro do prazo acordado.
5. Vale 2 pontos.
PROJETO 1 Este projeto trata de...
PROJETO 2 Este projeto trata de...
PROJETO 3 Este projeto trata de...
FIM
