Gestão de Reuniões - Helena G. Martins · leva, impreterivelmente, a um circulo vicioso que torna essas uma prática pouco eficaz para os objetivos propostos. Assim, tais interações

Gestão de Reuniões - Setoriais e Gerenciais -

Manual de sugestões para condução de reuniões

Informações, Decisões Problemas,

Projetos, Equipe, Interesses,

Desempenho, Diretrizes...

Assessoria de Gestão Empresarial

GESTÃO DE REUNIÕES

Companhia de Águas e Esgotos do RN - CAERN

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Conteúdo

01. Introdução...................................................................................................................03 02. Objetivos.....................................................................................................................05 03. Importância das reuniões na Companhia...................................................................05 04. Sistemática de reuniões..............................................................................................07 05. Modalidade de reuniões..............................................................................................10 06. Cronograma................................................................................................................12 07. Conclusão...................................................................................................................13

REFERÊNCIAS................................................................................................................14

ANEXOS...........................................................................................................................15




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Introdução

De um modo geral, as pessoas se reúnem para compartilhar informações, resolver

problemas, planejar projetos, analisar desempenho, tomar decisões ou mesmo alinhar

interesses. Porém, muito frequentemente, a experiência de reuniões tem sido algo bem

diferente. Ao invés de enxergamos como um investimento de tempo em algo produtivo,

geralmente enxergamos como um "mal necessário" na melhor, ou um "desperdício de

tempo" na pior das hipóteses.

A CAERN tem apresentado a necessidade de modernização e alinhamento de suas

práticas operacionais, comerciais, administrativas e gerenciais. No entanto, esse processo

ainda acontece de forma lenta e desconectada, pois nem todos trabalham sob a mesma

perspectiva e respeitando as mesmas bases.

A prática de reuniões periódicas na CAERN está longe de ser uma realidade. E

quando isso ocorre, não há um método claro de condução de tais reuniões, tampouco um

acompanhamento pontual de todas as demandas levantadas e das ações realizadas. Isso

porque, normalmente, as pessoas encaram reuniões como “tempo perdido”.

Recentemente, houve um projeto piloto realizado junto à área comercial da CAERN

de realização de reuniões mensais a fim de dar mais dinamicidade e eficácia às ações

realizadas por este setor. Tal projeto acorreu a partir de uma necessidade levantada pela

Diretoria de conhecer, levantar problemas, discutir soluções e propor melhorias com vistas

à redução das ligações clandestinas e inativas e aumento no faturamento da empresa.

Como resultado, demandas foram geradas para todos os atores envolvidos com o setor

comercial e um resultado bastante satisfatório após 6 (seis) reuniões, uma vez que as

demandas foram diminuindo com o tempo e os resultados aparecendo.

Além desse ciclo de reuniões com a Diretoria Comercial e Financeira, foi iniciada

também a prática de reuniões gerenciais com a toda a Diretoria da CAERN que teve como

objetivos promover a integração entre os setores; conhecer e debater os problemas, ideias

e projetos; compartilhar vivências e resultados; identificar e definir melhores estratégias;

incorporar na rotina da empresa a reunião como “fórum” de soluções; estabelecer

compromissos para a realização dos trabalhos, e; alinhar as informações e melhorar a

comunicação da Companhia.




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Como base nas práticas acima descritas, identificou-se a necessidade de estendê-las

para toda a empresa e transformar as práticas de reuniões setoriais e gerenciais em uma

rotina na companhia. Para isso, este documento tem a pretensão de auxiliar seus usuários

na condução dessas reuniões, apresentar a sistemática das reuniões, propor modelos de

formulários padronizados e apresentar um cronograma do ciclo de reuniões setoriais e

gerenciais.




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Objetivos

O presente trabalho tem como objetivo principal ser um guia

na condução de reuniões setoriais e gerenciais dentro da CAERN,

bem como apresentar ferramentas eficientes de gestão dessas

reuniões de forma padronizada e simplificada.

Importância de reuniões na Companhia

Um dos principais problemas enfrentados pela companhia são a dificuldade e os ruídos na comunicação, seja porque seus colaboradores não utilizam corretamente os canais oficiais de comunicação (e-mail, intranet, comunicados no contracheque e os murais eletrônicos) ou mesmo porque os setores não conversam internamente.

Os resultados dessa falta de comunicação interna na companhia são os mais devastadores possíveis e cria diversos tipos de problemas. Tais como:

1. Desconhecimento de ações estratégicas para a companhia; 2. Divulgação de informação incompleta ou equivocada sobre um determinado

assunto; 3. Fortalecimento de práticas informais de comunicação e estimulo a fofocas; 4. Desmotivação de seus colaboradores; 5. Falta de uniformidade no discurso; 6. Inexistência de divulgação do andamento correto dos processos, ocasionandoo

retrabalho.

Trata-se de problemas e dificuldades que podem ser minimizadas ou, até mesmo, extintas por completo por meio de uma simples e rápida reunião.

A prática de reuniões nas empresas traz, por outro lado, uma série de benefícios e impactos positivos em seus resultados que destacamos a seguir:

� Direcionamento único: as reuniões permitem que o gestor possa passar a mesma informação para toda a sua equipe. Isso diminui o ruído na comunicação pelo fato da fonte ser a mesma para todos.

� Capacidade de solucionar de forma rápida assuntos complexos: pelo fato de ser um espaço de socialização de conhecimento, o encontro de várias pessoas com diferentes expertises e experiências possibilita a sinergia entre diferentes conhecimentos para a resolução de problemas complexos.

� Pontos de vista distintos: a possibilidade de ter vários pontos de vista numa discussão provoca uma reflexão coletiva sobre um determinado tema, além de um maior aprofundamento.

� Maior qualidade na tomada de decisões: está comprovado que as decisões




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que são tomadas de forma coletiva, após analisados todos os aspectos, são menos passíveis de erros do que aquelas que são tomadas por apenas uma única pessoa.

� Geração de novas idéias: as reuniões, principalmente as de brainstorming, são ótimas ferramentas para a geração de novas idéias, já que um grande grupo de pessoas é incentivado a opinar sobre um determinado assunto, em um ambiente em que os participantes não podem ser reprimidos uns pelos outros.

� Melhor aceitação de uma decisão: quando se toma uma decisão em grupo,todos os participantes se sentem responsáveis pela solução, o que aumenta a aceitação e o comprometimento de todos.

� Espaço para criação e desenvolvimento de redes de relacionamento: por ser uma forma de socialização de conhecimentos e experiências entre os participantes, as reuniões também oferecem grande oportunidade para a formação de redes de relacionamento.

� Troca de melhores práticas: por meio de reuniões, é possível conhecer e compartilhar práticas que outras pessoas ou setores estão adotando na resolução de determinados problemas.




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Sistemática das reuniões

A falta de organização e

metodologia na condução das reuniões

leva, impreterivelmente, a um circulo

vicioso que torna essas uma prática pouco

eficaz para os objetivos propostos. Assim,

tais interações que deveriam, no mínimo,

conduzir a equipe a levantar soluções,

distribuir responsabilidades e tarefas, de modo a agilizar a realização de algum

projeto, acabem se tornando encontros sem propósitos e meramente burocráticos.

Para evitar que as reuniões sejam enfadonhas e ineficazes, é importante definir

com clareza o seu propósito e os seus objetivos. Além disso, procure responder a

estas três perguntas:

Existe algum propósito ou objetivo para esta reunião?

Existe uma agenda para o encontro?

As pessoas apropriadas estão presentes?

Se as três perguntas acima foram respondidas positivamente, o encontro tem

grandes chances de ser eficaz. Porém, é importante dividir a reunião em três etapas:

antes, durante e final da reunião. Abaixo, apresentamos um esquema mostrando como

agir em cada uma dessas etapas:

O esquema acima mostra que o resultado da uma reunião tem relação direta

com seu o planejamento, no qual é necessário estar atento às três etapas acima

Antes da reunião

• Responder às perguntas: Por quê? Qual forma? Quem e quantos convocar? Quando e onde?

• Enviar a pauta; • Preparar material e

local.

Durante a reunião

• Definir claramente os papéis de cada um;

• Rever, revisar e ordenar a pauta;

• Determinar o limite de tempo;

• Focar um problema

de cada vez.

Depois da reunião

• Estabelecer os itens de ação: quem, o quê e quando;

• Rever a memória do grupo;

• Marcar o próximo encontro, definindo agenda preliminar;

• Avaliar a reunião.




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citadas.

Antes da reunião, é necessário tomar algumas providências:

� Em primeiro lugar é necessário saber o motivo pelo qual a reunião deve

ocorrer;

� Em seguida definir como será a reunião: setorial ou gerencial;

� Definir quais as pessoas que deverão participar da reunião e a

quantidade;

� Como base na motivação da reunião, é imprescindível definir a pauta;

� Depois, é necessário separar o material que será utilizado na reunião tais

como: a lista de presença, relatórios, bloco para notas, canetas,

equipamentos multimídia, etc. e escolher o local, dia e hora no qual será

realizada a reunião.

� Quando enviar a convocação para participação da reunião, é

indispensável que seja dado o maior número de detalhes possível. O

memorando de convocação deve conter: o objetivo da reunião, os

tópicos a serem abordados, o material a ser levado por cada um e o

horário de início, término, local e data.

Durante a reunião, é imprescindível que a pessoa que esteja conduzindo a

reunião procure manter uma postura neutra e imparcial, mesmo que se trate do gestor

da área. Por isso, é importante que esta pessoa tenha os seguintes cuidados:

Sugerir metodologia e procedimentos para as discussões, porém sempre

buscando o consenso;

� Garantir e encorajar a participação de todos;

� Procurar proteger as pessoas e suas ideias de ataques;

� Evitar o monopólio das discussões por parte de um pequeno grupo;

� Dar foco em uma solução de cada vez e ajudar o grupo a encontrar

soluções;

� Coordenar os suportes antes e depois da reunião.

Ainda durante a reunião, existe um instrumento que é indispensável para o

sucesso da reunião. Trata-se da memória da reunião que nada mais é que um

documento que registra a transcrição da reunião, as discussões, tomadas de decisões,

responsáveis, prazos e próximos passos. Este documento é chamado de ATA e tem

papel fundamental nesse processo, visto que:




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� Permite criar uma memória organizacional e o aprendizado das pessoas

que não participaram da reunião;

� Mantém os participantes informados sobre o que está sendo decidido e

como se chegou a tais decisões;

� Permite que o grupo fique livre de fazer anotações;

� Garante que as ideias, pelo fato de terem sido registradas, foram ouvidas

pelo grupo;

� Possibilita que os participantes validem o documento a posteriori.

Por isso, é importante também ter nas reuniões uma pessoa (registrador)

somente para fazer nota de tudo que ocorreu na reunião e colocar em ata para

manifestação dos participantes por um prazo de uma semana ou até dois dias antes

da próxima reunião. Na ATA, deve conter principalmente as demandas que originaram

da reunião. Demandas estas que deverão constar no Plano de Ação, no qual

informará o que deve ser feito, quem deve fazer, como será feito fará e quando deverá

fazer. O modelo do Plano de Ação encontra-se nos anexos deste documento e deverá

ser enviado à Assessoria de Gestão Empresarial (AGT) após a reunião para

acompanhamento.

Após a reunião, é importante ter um rápido feedback da eficácia das reuniões,

por isso, aplique um questionamento junto aos participantes no qual eles se

manifestem sobre a agenda, a infraestrutura, a preparação do encontro, a atuação do

coordenador/facilitador, o tipo de reunião escolhida, a composição do grupo e o

número de participantes, as soluções dos problemas e tomadas de decisões.

Ainda nesta etapa, é necessário enviar até 72 (setenta e duas horas) úteis após

a reunião a ATA juntamente com as demandas oriundas da reunião para

manifestações e considerações dos participantes por igual prazo.

No final deste documento, na parte dos Anexos, será possível encontrar os

modelos dos formulários necessários para cada uma das etapas acima citadas, tais

como: lista de presença, formulário de levantamento de problemas e definição de

prioridades, modelo de memorando de convocação, modelo de ata, avaliação de

reação, quadro de atividades, plano de ação e apresentações em Power Point. Todos

eles também serão disponibilizados na Intranet da CAERN.




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Modalidades de reuniões

Existem diversas modalidade de reuniões que vão desde as mais formais e demoradas até as informais cujo tempo pode ser de apenas de quinze minutos.

Para Chinelato (1993) as modalidades de reuniões podem ser classificadas em:

� Deliberativa: traçar diretrizes e tomar decisões que requeiram a deliberação

da maioria convocada. Participantes: superior hierárquico, gerentes, consultores

e assessores.

� Comunicativa: efetuar comunicações diversas, disseminar informações e

transmitir decisões superiores. Participantes: superior hierárquico, gerentes (ou

líderes) e subalternos.

� Consultiva: consultar expertos, obter pareceres e sugestões técnicas

especializadas. Participantes: superior hierárquico, gerentes (ou líderes),

expertos ou especialistas.

� Técnica: efetuar análises críticas; examinar estudos, projetos e proposições

técnicas. Participantes: gerente (ou líder), expertos ou especialistas.

� Controladora: monitorar e regular fases de desenvolvimento e implementação

de projetos e processos; controlar a execução de atividades e tarefas.

Participantes: equipes, grupos de trabalho e representantes credenciados de

partes interessadas.

� Comemorativa: comemorar datas, conquistas, feitos relevantes e eventos

significativos para pessoas, grupos de trabalho, toda a organização e, quando

apropriado, fornecedores e clientes. Participantes: todos os colaboradores

indistintamente.

Para efeito deste trabalho e considerando que esta ainda é não é uma prática

corrente dentro da CAERN, as modalidades de reuniões que serão adotadas estão

descritas no quadro abaixo:




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MODALIDADE PARTICIPANTES PERIODIDADE CONTEÚDO

Reunião Gerencial

Geral

Presidência, Diretorias e

Gerências

Trimestral

• Análise de resultados;

• Prestação de contas da Diretoria;

• Levantamento de problemas e proposta de soluções;

• Compartilhar melhores práticas.

Reunião

de Diretoria

Diretores e gerências

subordinadas

Bimestral

• Discutir e analisar os problemas que envolvem cada diretoria e propor soluções.

Reunião Gerencial

Gerências e unidades

Mensal

• Discutir, analisar e propor soluções para problemas no âmbito da gerência e suas unidades.

Reunião

de Equipe

Unidades e equipe

Semanal

ou Quinzenal

• Analisar os resultados das atividades daquela semana e planejar as da semana subsequente.

Na modalidade Reunião de Equipe, sugerimos a confecção do Quadro de

Atividades (disponíel em Anexos deste documento) que deverá ser preenchido toda

semana, preferencialmente às sextas-feiras. O objetivo é divulgar de forma rápida e

direta qual atividade cada integrante daquele grupo está fazendo naquele momento,

bem como definir metas e objetivos para a semana.




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Cronograma

A seguir apresentamos um calendário de reuniões setoriais e gerenciais para o ano

2013.

A data da realização das reuniões acima citadas ficará a cargo da respectiva

Diretoria, Gerência ou Coordenação conforme disponibilidade ou necessidade de cada

setor.

As reuniões de Diretoria e a Reunião Gerencial Geral serão coordenadas e

conduzidas pela Assessoria de Gestão Empresarial (AGT), enquanto que as demais

modalidades pelo gestor da área.




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Conclusão

As reuniões representam um espaço importante para socialização de

conhecimentos, construção de memória coletiva e tomada de decisões. Por isso, fica

evidente que os desafios e oportunidade acima destacados podem ter um impacto

significativo nos resultados da CAERN, sobretudo no que diz respeito a posssibilidade de

aprendizado e motivação de seus colaboradores.

Reuniões ineficientes que apenas disperdiçam o tempo das pessoas implicam em

perdas de produtividade significativas para a Companhia. Por isso, procurar seguir as dicas

e orientações apresentadas neste documento produzirá efeitos positivos e efetivos na

condução de reuniões.




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Referências

Chinelato Filho, João. A arte de organizar para informatizar. Rio de Janeiro: Livros Técnicos e Científicos Editora, 1993.

Doyle, Michael. Reuniões podem funcionar: O novo método de interação. Summus, 1978.




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Anexos

1 MODELO DE MEMORANDO DE CONVOCAÇÃO

Obs: modelo em conformidade com a Norma de Diretoria Nº 001/2012 disponível na Intranet através do endereço http://www.caern.rn.gov.br/contentproducao/aplicacao/caern_intranet/documentos/gerados/

normas_diretoria_estruturais.asp




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2 MODELO DE LISTA DE PRESENÇA




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4 MODELO DE ATA

NOTA DE REUNIÃO

Convocados: informar os nomes das pessoas que foram convocadas

1- Informações Gerais

Reunião: Informar o nome da reunião.

Pauta: Informar com o máximo de detalhes a pauta da reunião.

Data: Informar a data da reunião.

Horário: Informar o horário da reunião.

Local: Informar o local da reunião.

Coordenador: Informar o nome da pessoa que irá conduzir a reunião.

Presentes: Informar o nome das pessoas presentes.

Ausências informadas: Informar justificativa ou não da ausência.

2- Registros e Deliberações

� O mediador/coordenador informa o inicio da reunião sempre reforçando seu objetivo. Caso tenha

ficado alguma pendência da reunião anterior, prestar contas. � Seguir com as discussões, procurando informar o nome da pessoa e a área; � Finaliza informando que a pauta foi concluída e que o mediador/coordenador encerra a reunião.

Sugestão de redação: concluida a pauta, a reunião foi encerrada pela coordenadora.

3- Demandas e ações

Item O QUE COMO QUEM ONDE QUANDO

1

2

3

PRÓXIMAS REUNIÕES

Data:

Horário:

Local:

Material enviado para os e-mails:

Informar aqui os e-mails para os quais foi enviada a ata.




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5 MODELO DE QUADRO DE ATIVIDADES (REUNIÃO DE EQUIPE)

Atenção: este quadro deve ser afixado em um local visível da sala no qual todos possam vê-lo e, ao mesmo tempo atualizá-lo.

O material deve ser confeccionado em MDF e o tamanho mínimo é :1,20m de largura e 90cm de altura.




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6 MODELO PLANO DE AÇÃO (DEMANDAS)




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7 MODELO DE ANÁLISE DE PROBLEMAS E DEFINIÇÃO DE PRIORIDADES

MATRIZ GUT

Conceito

PROBLEMA

GRAVIDADE Impacto

URGÊNCIA Tempo necessário

TENDÊNCIA Potencial de crescimento

Tabela

GRAVIDADE (G) URGÊNCIA (U) TENDÊNCIA (T)

“Se nada for feito...

5 Extremamente grave Precisa de ação imediata ...irá piorar rapidamente”

4 Muito grave É urgente ..irá piorar em pouco tempo”

3 Grave O mais rápido possível ...irá piorar”

2 Pouco grave Pouco urgente ...irá piorar a longo prazo”

1 Sem gravidade Pode esperar ...não irá mudar”

Exemplos práticos

Problema G U T Grau

crítico Sequência de prioridades

A entrega das contas de água está atrasada.

Única funcionária do setor administrativo-financeiro entrará em licença maternidade no próximo mês e ainda não há substituto.

Um buraco bem no meio da via, provocado por um cano quebrado, na Rua Engenheiro Roberto Freire está causando desperdício e comprometendo o abastecimento para as residências próximas ao local.

O prazo para a digitação do orçamento para 2013 expira em 1 semana.

Aumento de 20% no consumo de água está previsto para o próximo mês em virtude do verão.

Obs: ferramenta discutida no Circuito do Planejamento e Orçamento 2012




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8 MODELO DE APRESENTAÇÕES EM POWER POINT

Toda e qualquer apresentação em Power Point deverá seguir um dos modelos apresentados abaixo. Procure não alterar a formatação.

MODELO 1

MODELO 2




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9 MODELO DE AVALIAÇÃO DE REAÇÃO

Produção:

Assessoria de Gestão Empresarial - AGT

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