Gestão Documental GED/ECM para Empresas Públicas · determinar o tempo que os documentos devem ser guardados, eliminar os que já não servem e assegurar a conservação indefinida

Gestão Documental – GED/ECM

para Empresas Públicas

Ver. 1.00Dez-2012

AGENDA

A TECNOLOGIA DE GED/ECM

2 GED/ECM NAS EMPRESAS PÚBLICAS

3 MELHORES PRÁTICAS

1

4 RESUMO


Conceitos

AIIM (Association for Image and Information Management)

• “O ECM são as tecnologias, ferramentas e métodos utilizados para a captura,

gestão, armazenamento, conservação e divulgação do conteúdo que suporta

os processos de negócio de uma companhia”, 2003.

Wikipedia

• “Entende-se por gestão documental o conjunto de normas, técnicas e

práticas usadas para administrar o fluxo de documentos de todo tipo em uma

organização, permitir a recuperação de informação a partir destes,

determinar o tempo que os documentos devem ser guardados, eliminar os

que já não servem e assegurar a conservação indefinida dos documentos mais

valiosos, aplicando princípios de racionalização e economia”, 2010.


Funcionalidades

Via Web ou Desktop

Formulário Web

Outlook/Lotus Notes

Windows Explorer

Definição Automática de

Regras e Perfis

Atributos de Documentos

Regras de Segurança

Indexação para Busca

Inserir Conteúdos


Funcionalidades

Fax

Servidor

de Fax

Email

Servidor

de Email

Impressora

MultifuncionalBirô de

DigitalizaçãoImportação em

LoteCaptura via Web

Ferramenta de CapturaControle de

QualidadeIndexação

Repositório

de Conteúdo

Capturar conteúdo


Funcionalidades

Captura para alto/baixo volume

Importação de emails, faxes e documentos

eletrônicos

Interface web para usuários remotos

Indexação (OCR) do conteúdo

Indexação a partir de dados do banco

Definição de perfis de documento

Recursos para refino da imagem

Integração total com o repositório

Configuração visual


Funcionalidades

Capturar documentos


Funcionalidades

Capturar Informações através de Formulários Eletrônicos


Funcionalidades

Suportar múltiplos formatos de documentos

Repositório de Conteúdo

Segurança /

Auditoria

Políticas de

RetençãoFluxos de Aprovação

Conversão de

FormatosCriptografia Busca / Taxonomia

WindowsExplorer

OutlookLotus Notes

Web SitesPortais

GISAplicações Customizadas

GRPsSistemas de Gestão

Processos de NegócioSistemas de Workflow


Funcionalidades

Repositório único

Busca

Por palavra-chave

Combinação de Atributos

Busca Textual

Navegação

Estrutura de Pastas

Pastas de Biblioteca

Buscas Salvas


Funcionalidades

Pesquisar conteúdo


Funcionalidades

Buscas, visualizações e gerenciamento através de sistemas


Funcionalidades

Buscas, visualizações e gerenciamento através de Portais/Sites


Funcionalidades

Buscas, visualizações e gerenciamento através de aplicações


Funcionalidades

Busca nativa no software

Conversões Automáticas

HTML, PDF, JPEG, etc.

Web & wireless

PDF com Marca D‟água

Baseado em regras

Dinâmico

Com informações sobre o

usuário/documento

Imagens


Funcionalidades

Visualização com funcionalidades de:


Funcionalidades

Visualizador Universal


Funcionalidades

Automação da Tabela de Temporalidade – Regras de Retenção

Interface 100% Web

Políticas Corporativas

Retenção e Descarte

Perfis Customizados

Copie e Cole a partir do Explorer/email

Auditoria/Aprovação

Único Repositório


Funcionalidades

Definição das Regras de Retenção


Funcionalidades

Gestão de Conteúdo Físico

Documento recebido e digitalizado

Fluxo para revisão e aprovaçãoVisualizador Web

Inserção automática no Sistema

Usuários finais buscam e visualizam documentos via Sistema


Funcionalidades

Automação de Processos integrada aos sistemas de gestão

Roteamento Automático

Pessoas

Grupos

Edição, Revisão, Notificações

Notificações por Email

Roteamento Ad-Hoc

Automático ou definido pelo

usuário (metadados)


Funcionalidades

Fluxos de Aprovação


Funcionalidades

Gestão do Acesso à Informação

Proteger e rastrear o uso de documentose e-mails sensíveis – mesmo quandocópias estão fora da rede da empresa:

Copy/Paste, Print, PrintScreen, …

Cliente

Parceiro

Fornecedor

• Conteúdo Web pode ser facilmente

editado a partir do navegador,

utilizando a edição „in-place‟

• Políticas de segurança permitem que

um editor faça alterações apenas em

algumas páginas ou partes de

páginas.

• Nenhum conhecimento de codificação

é necessário – os autores utilizam

ferramentas visuais.

• Workflows podem ser utilizados para

garantir que apenas conteúdo aprovado

será publicado no site.


Funcionalidades

Criação e Gestão de Sites


Funcionalidades

Gestão de Imagens e Vídeos

26

Formato Nativo Múltiplas Conversões

Thumbnail

XML

Website

PDF

Conversão de Formatos de Arquivo


Funcionalidades

Gestão de Imagens e Vídeos

DocumentsDiscussions

Blog

Wiki

Chat

Forum

RSS


Funcionalidades

Funcionalidades de Web 2.0

Permite montar um documento composto por

diversos outros documentos

Workflow / Subscrição

Gera um único documento consolidado

Permite o download dos documentos em um

zip

Porém os documentos mantém suas características:

Metadados, políticas de retenção

Permissões de acesso

Conversões

O mesmo documento pode ser reutilizado em

diversos documentos compostos


Funcionalidades

Documentos Compostos

Auditoria do Conteúdo

Ver histórico de acessos

Ver quem acessou o quê,

quando

Relatórios de Usuário e

Administrador

Fluxos de Aprovação

Ad-hoc ou pré-definidos

Escalação, delegação


Funcionalidades

Gestão do Conteúdo


Tipos de Aplicações de ECM

Arquivo e recuperação

Tramitação de Documentos:

Com Fluxo de Aprovação

Com Automação de Processos - BPM

Image Enable

Arquivo e Recuperação



Os documentos são arquivados e recuperados na solução de ECM de forma nativa

Não há tramitação dos documentos

Não há integração com aplicações existentes

A interface de consulta é a solução de ECM

Tramitação de Documentos – fluxo de aprovação



Os documentos são arquivados e recuperados na solução de ECM

Há tramitação simples dos documentos –fluxo de aprovação – feito pela própria solução de ECM

Não há integração com aplicações existentes

A interface de consulta é a solução de ECM



Tramitação de Documentos – automação de processos

PAGTOS.

PAGTOS.

PAGTOS.

CONFERIR

DOCUMENTAÇÃO

DE PAGTO.

CONTAS A

PAGAR

INÍCIO

FIM

USUÁRIO

CADASTRAR

PAGAMENTOSARQUIVAR

DOCUMENTOS

RECEBER

SOLICITAÇÃO

DE PAGTO.

MALOTE,

E-MAIL - DOC. DIGITAL

TI

SOLICITAÇÃO

DE PAGTO.

SOLICITAÇÃO

DE PAGTO.

NF/FATURAS

BOLETOS

REEMBOLSOS

ADIANTAMENTOS

CONTRATOS

SAP

EFETUAR

PAGAMENTOS

CHEQUE

ORDEM DE PAGTO.

PAGTO. ELETRÔNICO

INÍCIO


Há tramitação dos documentos – fluxo de processo – feito por solução de BPM

Pode ter integração com aplicações existentes

A interface de consulta é a aplicação de automação de processos - BPM

Image Enable




Não há tramitação dos documentos

Há integração com aplicações existentes

A interface de consulta é a aplicação existente


Quem são os players de mercado ?

AGENDA




1

4 RESUMO

GED/ECM NAS EMPRESAS PÚBLICAS

Características

Estrutura departamentalizada Processos Estruturados e Não

Estruturados Processos baseados em documentos Tramitação de Documentos entre

várias áreas Necessidade de Controle dos

processos e dos documentos Muita geração e consulta de

documentos

Visão Funcional


Características

Visão Tecnológica

DOCUMENTOS

EM PAPEL

SISTEMAS

PESSOAS

CIDADÃOS, USUÁRIOS

E FORNECEDORES

EMPRESA

http://www.compaq.com/alphaserver/news/oracle_0201.html

http://brstore.dell.com/model_catalog.asp?c=br&cat_object_id=7492&catalog_id=0&ctry_id=br&l=pt&prod_type=ser&s=bsd&step_id=pag


Características

Visão Tecnológica

DADOS TAREFAS DOCUMENTOS

MAIOR AUTOMAÇÃO MENOR AUTOMAÇÃO


Características

Visão Tecnológica

CLIENTES E FORNECEDORES

MERCADO DOCUMENTOS

DIGITAIS

SISTEMAS

ATIVIDADES

AUTOMATIZADASEMPRESACIDADÃOS, USUÁRIOS

E FORNECEDORES

http://brstore.dell.com/model_catalog.asp?c=br&cat_object_id=7492&catalog_id=0&ctry_id=br&l=pt&prod_type=ser&s=bsd&step_id=pag


Características

Visão Tecnológica

MAIOR EQUILIBRIO

DADOS TAREFAS DOCUMENTOS


Características

Visão Tecnológica

IMAGEM

GED / ECM

WORKFLOW/BPM

COLD-ERM

CLIENTE REVISARATENDER CONTROLARDECIDIR ARQUIVAR

SISTEMAS CORPORATIVOS (ERP)


Casos Reais

Sistema Push – STJ Consulta aos Acórdãos – STF Processo Eletrônico – TRF Aposentadoria em 10 minutos – SAD-

MT Despacho Virtual – SAD-SC Crédito Imobiliário – CAIXA Peticionamento Eletrônico – TST-RS PAT – Processo Administrativo

Tributário – SEFAZ-SP

Hospital Sem Papel – Hospital Sabará VIVO – Paperless Company

GED/ECM

AGENDA




1

4 RESUMO

Estratégia Documental

Comitê de Gestão Documental

Plano de Implantação

Célula de Gestão Documental

Criação de um repositório corporativo

MELHORES PRÁTICAS

MELHORES PRÁTICAS


INFRA-ESTRUTURA

ESTRATEGIA DE GESTÃO DOCUMENTAL CORPORATIVA

Protocolo

Expedientes

Ofícios

Petições

Compras e

Licitação

cadastro

processo

RH

prontuários

obrigações

processos

Pagamentos

•Solicitações

•Empenhos

•O.P.

Jurídico

Ofícios

Processos

Pareceres

PROCESSOS DE NEGÓCIO

Mapa Documental

Política Documental

Gestor Documental

…

Framework de serviços

Documentos

Processos

APLICAÇÕES DE NEGÓCIO

Usuários

1 2 3 4

5

6

Modelo organizacional

MELHORES PRÁTICAS


Definir os formatos de arquivo

Definir o tratamento documental

Migração do Legado

Quantidade

de ConsultasBaixa Alta

Alta

Validade

Legal

Guarda

ExternaDigitalização

Convencional

Microfilmagem

Microfilmagem

+ Digitalização

Convencional

Digitalização com

Validade Legal

CEDOC

Interno

MELHORES PRÁTICAS


MELHORES PRÁTICAS

Comitê de Gestão Documental

Envolvimento da Alta Administração

Assegurar a continuidade

Decidir prioridades

Prover verba para os projetos

Analisar necessidades de mudançasde procedimentos e de legislação

MELHORES PRÁTICAS

Plano de Implantação

Criação de uma célula de ECM Definição dos objetivos Execução da Implantação

Divulgação Geração das Demandas Priorização das Demandas Implantação das Soluções Capacitação dos Usuários

Avaliação da Implantação Acompanhamento Tecnológico e da

Legislação pertinente

MELHORES PRÁTICAS

Célula de Gestão Documental

Equipe multi-disciplinar:

Processos Gestão Documental Jurídico Tecnologia

Atua como consultor na:

Definição da Demanda Implantação Gerenciamento da Mudança Acompanhamento da evolução

tecnológica e da legislação

Gestão

DocumentalLegislação

Processos de

NegócioTecnologia da

Informação

MELHORES PRÁTICAS

Criação de Um Repositório Corporativo

APLICAÇÕES

DOCUMENTOS –

FILE SYSTEM

METADADOS –

BANCO DE DADOS

REPOSITÓRIO CORPORATIVO

AGENDA




1

4 RESUMO

RESUMO

A Tecnologia de GED/ECM

GED/ECM nas Empresas Públicas

Melhores Práticas

Resumo

PERGUNTAS

PERGUNTAS?

Obrigado

LEGISLAÇÃO RELATIVA À PRODUÇÃO,

CLASSIFICAÇÃO, GUARDA E ELIMINAÇÃO DOS

DOCUMENTOS:

DECRETO ESTADUAL - 29.838/1.989


LEI FEDERAL - 12.527/2011


RESOLUÇÃO CC-19, de 14-5-2008

RESOLUÇÃO CC-52, de 23-6-2004

e-ARQ Brasil

LEGISLAÇÃO

DECRETO ESTADUAL - 27.102/1.987:

ALTERA A DENOMINAÇÃO, AMPLIA OS

OBJETIVOS DA FUNDAÇÃO PARA O LIVRO

ESCOLAR E APROVA OS ESTATUTOS DA

FUNDAÇÃO PARA O DESENVOLVIMENTO DA

EDUCAÇÃO - FDE

LEGISLAÇÃO


DISPÕE SOBRE A CONSTITUIÇÃO DA

COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

DE ARQUIVO NAS SECRETARIAS DE ESTADO

Artigo 1º - Em cada Secretaria de Estado deverá

ser constituída, dentro de 45 (quarenta e cinco)

dias, a contar da publicação deste decreto, uma

Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo

visando à elaboração de tabela de temporalidade

dos documentos mantidos nos arquivos da

respectiva Pasta.

LEGISLAÇÃO


Artigo 7º - Concluídos os trabalhos, a

Comissão elaborará relatório propondo a

tabela de temporalidade a ser instituída, o

qual, apreciado pelo órgão central do

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo

- SAESP, será submetido ao Titular da Pasta.

LEGISLAÇÃO


Artigo 11º - Ao órgão central do Sistema de

Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP

caberá o reexame, a qualquer tempo, das

tabelas de temporalidade e a prestação de

orientação técnica necessária ao fiel

cumprimento deste decreto.

LEGISLAÇÃO


DISPÕE SOBRE OS ARQUIVOS PÚBLICOS, OS

DOCUMENTOS DE ARQUIVO E SUA GESTÃO,

OS PLANOS DE CLASSIFICAÇÃO E A TABELA

DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA

ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO ESTADO DE

SÃO PAULO, DEFINE NORMAS PARA A

AVALIAÇÃO, GUARDA E ELIMINAÇÃO DE

DOCUMENTOS DE ARQUIVO E DÁ

PROVIDÊNCIAS CORRELATAS

LEGISLAÇÃO


SEÇÃO I - Dos Arquivos Públicos

SEÇÃO II - Dos Documentos de Arquivo

SEÇÃO III - Da Gestão de Documentos de Arquivo

SEÇÃO IV - Dos Planos de Classificação de Documentos

SEÇÃO V - Das Tabelas de Temporalidade de Documentos

SEÇÃO VI - Da Eliminação de Documentos de Guarda Temporária

SEÇÃO VII - Da Guarda Permanente de Documentos

SEÇÃO VIII - Das Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo

SEÇÃO IX - Disposições Finais

LEGISLAÇÃO


Artigo 1º - Entende-se por arquivos públicos

os conjuntos de documentos produzidos,

recebidos e acumulados por órgãos

públicos, autarquias, fundações instituídas

ou mantidas pelo Poder Público, empresas

públicas, sociedades de economia mista,

entidades privadas encarregadas da gestão

de serviços públicos e organizações sociais,

definidas como tal pela Lei Complementar

nº 846, de 4 de junho de 1998, no exercício

de suas funções e atividades.

LEGISLAÇÃO


Artigo 3º - São documentos de arquivo todos

os registros de informação, em qualquer

suporte, inclusive o magnético ou óptico,

produzidos, recebidos ou acumulados pelos

órgãos e entidades referidos no artigo 1º

deste decreto.

LEGISLAÇÃO


Artigo 5º - Os documentos de arquivo, em razão de seus valores, podem ter

guarda temporária ou guarda permanente, observados os seguintes

critérios:

I - são documentos de guarda temporária aqueles que, esgotados os prazos de guarda na

unidade produtora ou nas unidades que tenham atribuições de arquivo nas Secretarias de

Estado, ou na Seção Técnica de Arquivo Intermediário, do Arquivo do Estado, podem ser

eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória da Administração Pública

Estadual;

II - são documentos de guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de guarda

previstos no inciso I deste artigo, devem ser reservados, por força das informações neles

contidas, para a eficácia da ação administrativa, como prova, garantia de direitos ou

fonte de pesquisa.

LEGISLAÇÃO


Artigo 10 - O Plano de Classificação de

Documentos é o instrumento utilizado para

classificar todo e qualquer documento de

arquivo.

Parágrafo único - Entende-se por classificação de

documentos a seqüência das operações técnicas

que visam a agrupar os documentos de arquivo

relacionando-os ao órgão produtor, à função,

subfunção e atividade responsável por sua

produção ou acumulação.

LEGISLAÇÃO


Artigo 32 - Os documentos de guarda permanente não poderão ser

eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma

de reprodução, devendo ser preservados pelo próprio órgão produtor ou

recolhidos ao Arquivo do Estado.

Parágrafo único - Os documentos de guarda permanente, ao serem

transferidos ou recolhidos ao Arquivo do Estado, deverão estar

avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como

acompanhados de instrumento descritivo que permita sua

identificação, acesso e controle.

LEGISLAÇÃO


LEGISLAÇÃO


LEGISLAÇÃO


LEGISLAÇÃO

LEI FEDERAL - 12.527/2011:

DISPÕE SOBRE OS PROCEDIMENTOS A

SEREM OBSERVADOS PELA UNIÃO,

ESTADOS, DISTRITO FEDERAL E

MUNICÍPIOS, COM O FIM DE GARANTIR

O ACESSO A INFORMAÇÕES

LEGISLAÇÃO

LEI FEDERAL - 12.527/2011:

CAPÍTULO I - DISPOSIÇÕES GERAIS

CAPÍTULO II - DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO

CAPÍTULO III - DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I - Do Pedido de Acesso

Seção II - Dos Recursos

CAPÍTULO IV - DAS RESTRIÇÕES DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I - Disposições Gerais

Seção II - Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo

Seção III - Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas

Seção IV - Dos Procedimentos de Classificação, Reclassificação e Desclassificação

Seção V - Das Informações Pessoais

CAPÍTULO V - DAS RESPONSABILIDADES

CAPÍTULO VI - DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

LEGISLAÇÃO

LEI FEDERAL - 12.527/2011:

Art. 1º Esta Lei dispõe sobre os

procedimentos a serem observados pela

União, Estados, Distrito Federal e

Municípios, com o fim de garantir o acesso a

informações. Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta

Lei:

II - as autarquias, as fundações públicas, as

empresas públicas, as sociedades de economia

mista e demais entidades controladas direta ou

indiretamente pela União, Estados, Distrito

Federal e Municípios.

LEGISLAÇÃO

LEI FEDERAL - 12.527/2011:

Art. 4º Para os efeitos desta Lei, considera-

se:

I – informação

II – documento

III - informação sigilosa

IV - informação pessoal

V - tratamento da informação

VI – disponibilidade

VII – autenticidade

VIII - integridade

IX - primariedade

LEGISLAÇÃO

LEI FEDERAL - 12.527/2011:

Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do

poder público, observadas as normas e

procedimentos específicos aplicáveis,

assegurar a: I - gestão transparente da informação, propiciando

amplo acesso a ela e sua divulgação;

II - proteção da informação, garantindo-se sua

disponibilidade, autenticidade e integridade; e

III - proteção da informação sigilosa e da

informação pessoal, observada a sua

disponibilidade, autenticidade, integridade e

eventual restrição de acesso

LEGISLAÇÃO

LEI FEDERAL - 12.527/2011:

Art. 7º O acesso à informação de que trata

esta Lei compreende, entre outros, os

direitos de obter:

I - orientação sobre os procedimentos para a

consecução de acesso, bem como sobre o local

onde poderá ser encontrada ou obtida a

informação almejada;

II - informação contida em registros ou

documentos, produzidos ou acumulados por seus

órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos

públicos;

LEGISLAÇÃO

LEI FEDERAL - 12.527/2011:

Art. 9º O acesso a informações públicas será

assegurado mediante:

I - criação de serviço de informações ao

cidadão, nos órgãos e entidades do

poder público, em local com condições

apropriadas para:

II - realização de audiências ou consultas

públicas, incentivo à participação

popular ou a outras formas de

divulgação.

LEGISLAÇÃO

LEI FEDERAL - 12.527/2011:

Art. 24º. A informação em poder dos órgãos

e entidades públicas, observado o seu teor

e em razão de sua imprescindibilidade à

segurança da sociedade ou do Estado,

poderá ser classificada como ultrassecreta,

secreta ou reservada.

LEGISLAÇÃO


REGULAMENTA A LEI FEDERAL N°

12.527/2011, QUE REGULA O ACESSO A

INFORMAÇÕES E DÁ PROVIDÊNCIAS

CORRELATAS

LEGISLAÇÃO


CAPÍTULO I - Disposições Gerais

CAPÍTULO II - Do Acesso a Documentos, Dados e Informações

SEÇÃO I - Disposições Gerais

SEÇÃO II - Da Gestão de Documentos, Dados e Informações

SEÇÃO III - Das Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso

SEÇÃO IV - Do Pedido

SEÇÃO V - Dos Recursos

CAPÍTULO IV - Das Restrições de Acesso a Documentos, Dados e Informações

SEÇÃO I - Disposições Gerais

SEÇÃO II - Da Classificação, Reclassificação e Desclassificação de Documentos, Dados e Informações

Sigilosas

LEGISLAÇÃO


CAPÍTULO III - Da Divulgação de Documentos, Dados e Informações

SUBSEÇÃO IV - Da Preservação e Eliminação

SUBSEÇÃO V - Da Publicidade de Atos Administrativos

SUBSEÇÃO VI - Da Credencial de Segurança

SUBSEÇÃO VII - Da Reprodução e Autenticação

SUBSEÇÃO VIII - Da Gestão de Contratos

SUBSEÇÃO I - Da Produção, do Registro, Expedição, Tramitação e Guarda

SUBSEÇÃO II - Da Marcação

SUBSEÇÃO III - Da Criptografia

CAPÍTULO V - Das Responsabilidades

CAPÍTULO VI - Disposições Finais

DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS

LEGISLAÇÃO


Artigo 1º - Este decreto define

procedimentos a serem observados pelos

órgãos e entidades da Administração Pública

Estadual, e pelas entidades privadas sem

fins lucrativos que recebam recursos

públicos estaduais para a realização de

atividades de interesse público, à vista das

normas gerais estabelecidas na Lei federal

nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.

LEGISLAÇÃO


Artigo 11 - As Comissões de Avaliação de

Documentos de Arquivo, a que se referem

os Decretos Nº 29.838/1989, e Nº

48.897/2004, instituídas nos órgãos e

entidades da Administração Pública

Estadual, passarão a ser denominadas

Comissões de Avaliação de Documentos e

Acesso - CADA

LEGISLAÇÃO

RESOLUÇÃO CC-19, de 14-5-2008 :

Institui Grupo de Trabalho com o objetivo

de promover estudos a fim de propor as

diretrizes e os procedimentos necessários

à integração dos documentos arquivísticos

digitais na política estadual de gestão de

documentos, e dá providências correlatas

LEGISLAÇÃO

RESOLUÇÃO CC-19, de 23-6-2004 :

Artigo 1º Fica instituida, junto ao Comitê de Qualidade da Gestão Pública, a

Política de Uso de Software na Administração Pública Estadual nos seguintes

termos:

I – A administração pública estadual deverá utilizar preferencialmente software

livre em todos os seus equipamentos sistemas e processos de trabalho.

II – Novas aquisições de softwre proprietário serão admissiveis quando:

Não existir software livre similar que contemple a contento os requisitos

técnicos, funcionais e econômicos do objeto da aquisição

Não for possível utilizar gratuitamente software proprietário similar já existente

e em utilização na Administração Pública Estadual

$1º - Para todos os casos seja na utilização de software livre ou proprietário,

fica mantida a obrigatoriedade de obtenção de Licença de Uso , conforme

legislação vigente

LEGISLAÇÃO

e-ARQ Brasil :

Institui o Modelo de Requisitos para

Sistemas Informatizados de Gestão

Arquivística de Documentos adotada pelo

CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos

em Dezembro de 2.009

LEGISLAÇÃO

LEGISLAÇÃO

PARTE I - Gestão arquivística de documentos

1 Considerações iniciais

2 O que é gestão arquivística de documentos?

4 Designação de responsabilidades

5 Planejamento e implantação do programa de gestão arquivística de documentos

5.1 Exigências a serem cumpridas pelo programa de gestão arquivística de documentos

5.2 Metodologia do programa de gestão

5.3 Suspensão ou extinção do SIGAD

6 Procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais

6.1 Captura

6.1.1 Registro

6.1.3 Indexação

6.1.4 Atribuição de restrição de acesso

6.1.5 Arquivamento

6.2 Avaliação, temporalidade e destinação

6.3 Pesquisa, localização e apresentação dos documentos

6.4 Segurança: controle de acesso, trilhas de auditoria e cópias de segurança

6.5 Armazenamento

6.6 Preservação

6 e-Arq Brasil

7 Instrumentos utilizados na gestão arquivística de documentos

7.2 Tabela de temporalidade e destinação

7.3 Manual de gestão arquivística de documentos

7.5 Glossário

7.6 Vocabulário controlado e tesauro

e-ARQ Brasil

LEGISLAÇÃO

e-ARQ Brasil

PARTE II - Especificação de Requisitos para sistemas informatizados de gestão

arquivística de documentos (SIGAD)

ASPECTOS DE FUNCIONALIDADE

1 Organização dos documentos arquivísticos:

1.1 Configuração e administração do plano de classificação no SIGAD

1.2 Classificação e Metadados das unidades de arquivamento

1.3 Gerenciamento dos dossiês/processos

1.4 Requisitos adicionais para o gerenciamento de processos

1.5 Volumes: abertura, encerramento e metadados

1.6 Gerenciamento de documentos e processos/dossiês arquivísticos

convencionais e híbridos

2 – Tramitação e Fluxo de Trabalho

2.1 Controle do Fluxo de Trabalho

2.2 Controle de versões e do status do documento

3 Captura

3.1 Procedimentos gerais

3.2 Captura em lote

3.3 Captura de mensagens de correio eletrônico

3.4 Captura de documentos convencionais ou híbridos

3.5 Formato de arquivo e estrutura dos documentos a serem capturados

3.6 Estrutura dos procedimentos de gestão

LEGISLAÇÃO

e-ARQ Brasil

4 Avaliação e destinação

4.1 Configuração da Tabela e Temporalidade e destinação dos documentos

4.2 Aplicação da tabela de temporalidade e destinação de documentos

4.3 Exportação de documentos

4.4 Eliminação

4.5 Avaliação e destinação de documentos arquivísticos convencionais e híbridos

5 Pesquisa, localização e apresentação dos documentos

5.1 Aspectos gerais

5.2 Pesquisa e localização

5.3 Apresentação: visualização, impressão, emissão de som

6 Segurança

6.1 Cópias de segurança

6.2 Controle de acesso

6.3 Classificação da Informação quanto ao grau de sigilo e restrição de acesso à informação

sensível

6.4 Trilhas de auditoria

6.5 Assinaturas digitais

6.6 Criptografia

6.7 Marcas d‟água digitais

6.8 Acompanhamento de transferência

6.9 Autoproteção

6.10 Alterar, apagar e truncar documentos arquivísticos digitais

LEGISLAÇÃO

e-ARQ Brasil

7 Armazenamento

7.1 Durabilidade

7.2 Capacidade

7.3 Efetividade de armazenamento

8 Preservação

8.1 Aspectos físicos

8.2 Aspectos lógicos

8.3 Aspectos gerais

9 Funções administrativas

10 Conformidade com a legislação e regulamentações

11 Usabilidade

12 Interoperabilidade

13 Disponibilidade

14 Desempenho e escalabilidade

METADADOS

1 Documento

2 Evento de gestão

3 Classe

4 Agente

5 Componente digital

6 Evento de preservação