Gestão Financeira de Instituições de Ensino - aula 03

1AULA 03 - GESTÃO DE CAIXA

AULA 03GESTÃO DE CAIXA

GESTÃO FINANCEIRA DE INSTITUIÇÕES DE ENSINO

2 GESTÃO FINANCEIRA DE INSTITUIÇÕES DE ENSINO

O PROCESSO OPERACIONAL E O CAIXA

O Processo operacional completo compreende fluxos de PRODUTOS,INFORMAÇÕESeNUMERÁRIO,comoenvolvimentodosfornecedoreseprestadoresdeserviços,dosclientesedetodasasáreasdaempresa.

Umavisãocompletadoprocessoprecisaconsideraraindaoutrasentradas,comoreceitasnãooperacionais,aluguéis,aumentosdecapital,vendadeativosetc.eoutrassaídas,comopagamentosdedébitosnãooperacionais,investimentos,indenizações,etc.

Nasváriasoperaçõesqueumainstituiçãodeensinorealiza,nota-sequeatrocade serviços por numerário é intermediada pelas rubricas contábeis Contas a Pagar eContasaReceber.Deumaformageral,comoosprazosde“liquidação”dessascontasnãocoincidem,muitas instituiçõescostumamrecorreraomercadofinanceiro,dandocomogarantia recebimentos futuros. O que é absolutamente fundamental é não confundir“superávit”decaixacom“lucro”e“déficit”decaixacom“prejuízo”.

GESTÃO DO CAIXA E A GESTÃO DA INSTITUIÇÃO DE ENSINO

ÁREASENVOLVIDASNOPROCESSODEGESTÃODOCAIXA

Agestãodocaixaestá,nasinstituiçõesdeensino,intimamenteligadaàgestãodosrecebimentos.

Seumnúmeroelevadodealunoscomeçaasetornarinadimplente,significaqueos serviçosprestadosnão estão sendo regularmente recebidos. Porém, as obrigaçõesda instituiçãocomopagamentodascontasde fornecedores,prestadoresdeserviços,professoreseadministrativoterãoquesercumpridas.Torna-senecessáriaumacoordenaçãoeficazentreasáreasenvolvidaseagestãodocaixaparaasseguraroequilíbriofinanceirodaescola.

Afunçãoprincipaldoadministradorresponsávelpelagestãodocaixaéasseguraresseequilíbriofinanceirodaempresa.Ouseja,asseguraracompatibilizaçãoentreassaídasdecaixaparahonrarasobrigaçõesassumidaseos ingressosderecursosprovenientesdosserviçosprestados.

Paraisso,énecessárioqueosgestoresdasdemaisáreasdainstituiçãoconheçamosprincípiosdegestãodocaixaeoimpactodasdecisõesdesuasáreasnasdisponibilidadesdaescola.Dessaforma,juntos,poderãoevitaros“problemasdecaixa”,istoé,situaçõesquesecaracterizamporumacentuadodescompassoentreingressosesaídasdecaixa.


CUSTOSDOSPROBLEMASDECAIXA

Problemasdecaixacustamdinheiro!Muitasescolasnãonotamessescustoseàsvezesnemmesmoosproblemas.Tratarofluxodecaixacomoum“centroderesultados”éreconheceraimportânciadessescustoseprevenirseuimpactonoresultadodainstituição.

CUSTOSEXPLÍCITOS

Numcertoperíodo, a Escolade 2o.GrauModelo apresentouuma reduçãodolucro, apesar do crescimento das matrículas. Era apenas um sintoma. Analisando obalanço patrimonial ao final do período, verificou-se um aumento significativo dasdespesasfinanceirasdevidoadéficitsdocaixa,queporsuavezeramgeradosporumaumentodesproporcionaldoprazomédioderecebimentodasmensalidades.Ouseja,ocrescimentodofaturamentodaescolaestavaligadoaumapolíticadecobrançaineficazedesatenta,queprovocavadéficitsdecaixacobertosporempréstimosbancários.

CUSTOSOCULTOS

Ocustodeumproblemadecaixapodenãoaparecer tãoclaramentecomonocasoanterior.Osempréstimosbancáriospodemnãoserusadosemumainstituiçãobemcapitalizada,istoé,comgrandevolumederecursosprópriosemseusfluxosfinanceiros.Nemporissodeixadehavercustos“ocultos”ou“custosdeoportunidade”.

O custo de oportunidade mede o custo indireto de um problema de caixa,representadopeloganhopotencialquepoderiahaver seos recursos absorvidospeloproblemaestivessemdisponíveis.

Se,nocasoanterior,osdéficitsdecaixa fossemcobertosporcapitalpróprio,aempresaestariadeixandoqueproblemasdecaixafossemcobertosporcapitalpróprio,istoé,aempresaestaria“deixandodeganhar”comumaeventualaplicaçãodessesrecursosnomercadofinanceiroouaindadeixandodeinvestirnasuacapacidadeinstaladaparaabsorvermaismatrículas.

Ocustodeoportunidadeséavaliadodeformaconservadorapelosrendimentosqueaescoladeixadeaferiroupelocustodeumempréstimoequivalente.Emais,comoregrageral,ocustodeoportunidadesprecisasermaiorqueocustofinanceiroparaquesejustifiqueumempréstimo.


CAUSASECONSEQUÊNCIASDOSPROBLEMAS

Pode-seidentificarcomocausasdosproblemasdecaixa:expansãodescontroladadasmatrículas,defasagementrecustosepreços,açãodaconcorrência,atrasosnosrecebimentosdemensalidades,deficiênciadecapitaldegiropróprioepolíticasliberaisdecobrança.

Ossintomas(sinaissuperficiais)maiscomunsqueindicamaexistênciadeproblemasdecaixasão:insuficiênciacrônicadecaixa,geraçãodetensõesinternaspor“faltadeverba”,captaçãosistemáticaderecursosbancárioseaindaaperdadeprofissionaisqualificadosqueperderamacredibilidadenainstituição.

Comoconsequência,tem-se,numacrescente:oagravamentodossintomas,maiorvulnerabilidadeeconômicaefinanceiraanteasflutuaçõesdomercado,atrasoscrescentesnopagamentodeobrigaçõesassumidas,processoseexecuçõesporfaltadepagamentoeencerramentodeatividades.

MEDIDASDESANEAMENTO

Seoproblemadaescolaforfundamentalmenteumproblemadecaixa,pode-seavaliarapossibilidadedeadoçãodeumaoumaisdasseguintesmedidassaneadoras:aportedecapitalpróprio,ajustamentodoscursosoumatrículasoferecidasàcapacidadedecaixaatual,melhoriadaprodutividade,agilizandoos recebimentose recebendoosatrasados, contenção de custos, aumento das matrículas, venda de ativos ociosos eplanejamentoecontrolefinanceiromaiseficazes.

Apesardemenosfrequente,umexcessodedisponibilidadestambémindicamáadministração do caixa, com custos de oportunidades sobre o disponível, perdas derentabilidade,acomodaçãoeoriscoelevadodeaempresaentraremcrisequandohouverfaltaoumesmoreduçãoderecursos.

CAPACIDADE DE CAIXA

Aescolanãoprecisaenfrentarumacrisedecaixaparaestarcomproblemasdecaixa.Quandoainstituiçãotemacessoaodinheiroqueprecisaparasuprirsuasobrigaçõesdecaixa,diz-sequeestá“líquida”,ou,quetemliquidezsuficiente independentementedeoutras conotaçõesfinanceirasqueo termo tem.Paraagestãodocaixa, a liquidezpodeseravaliadaemtermosda“capacidadedecaixa”-quemedeovolumemáximoderecursoslíquidosqueainstituiçãopodedisporemumcertomomento.


AVALIANDOACAPACIDADEDECAIXA

Acapacidadedecaixaédadapelasomadasreservasfinanceiraspresentes(recursospróprios e de terceiros),mais o poder de captação não utilizado (possíveis linhas decréditoeaumentosdecapital).Elapermitesuportaraexpansãodequalqueroutroativoe enfrentar asoscilaçõesnasdisponibilidades líquidasdo caixa. Exceder a capacidadedecaixatransformaumproblemanumacrise.Emtermospráticos,eladefineoslimitesdentrodosquaisofluxodecaixadevesemanter.

Oquadroaseguirdáumavisãopráticadoconceitodecapacidadedecaixa.Sãoapresentadasestruturaspatrimoniaisalternativasparaumamesmaescola.Nota-sequeaalternativaA,obtidaporumagestãodecobrançamaisefetiva,nãoexigiuatomadadeempréstimobancário,comoseapresentanaalternativaB.

Admitindo que o empréstimo bancário seja a única opção para se obter caixaadicional,aalternativaA,comotemmenorvolumedemensalidadesareceberenenhumadívidacombancos,dispõedeuma“folga”de$50(oumais)quepoderáserusadaemmomentosoportunos.

AsituaçãoB,considerando-seumacarteirade recebimentosbemmaioreumainadimplênciabemmaisalta,tevedeusaracapacidadedecaixa,endividando-seem$50paraequilibrarsuasituação.

Situação A Situação BDisponibilidadeemCaixa 25 25Mensalidadesareceber 135 200Inadimplência (10) (25)

150 200Contasapagar 25 25EmpréstimosBancários 0 50CapitalPróprio 125 125

150 200Capacidade Adicional do Caixa 50 0

É importante ressaltar que se trata de “capacidade” e não de “caixa” de fato,portanto,semcustoatéserutilizada.


CONTROLANDOONÍVELDOCAIXA

Todoempreendimentoprecisamantercertoníveldedisponibilidadedecaixaparafazer faceàsdemandasdasoperaçõese suas contingências.Ovolumea sermantidodepende:

• Docomportamentodosingressosedesembolsosdenumerário;

• Doacessoaoutrasfontesderecursos,inclusivebancos;

• Dasreservasdecapitalpróprioe

• Daeficiênciadagestãodocaixaeda“preferência”porliquidez.

Como o fluxo de ingressos e desembolsos operacionais é o elemento maisimportante e apresenta certa relação com o volume de vendas, é usual as empresasmanteremumsaldodisponívelemcaixaproporcionalàsentradasoperacionais.Nocasodeinstituiçõesdeensino,seriaumpercentualsobreonívelmédiodeingressosmensais.Assim,aplica-seoexcedenteecapta-seomínimonecessário.Essepercentualdeveserdefinidocombaseemregistroshistóricosdeentradasemrelaçãoaosdesembolsos.

CAIXA E AS POLÍTICAS DE COMPRA

GESTÃODECONTASAPAGAR

Ascontasapagarequivalemaum“empréstimorotativopermanente”.Porisso,osfornecedoreseprestadoresdeserviços,atravésdosprazosconcedidosparapagamento,istoé,créditos,tornam-sealiadosimportantesdoempreendimento.Comoaliados,devemsertratadoscomrespeito.Aimagemdaescolajuntoaseusfornecedoreseprestadoresde serviços,muitas vezes construída ao longode vários anos, é um ativo importanteenãocontabilizado.Sendointangível,estásujeitoàextinçãoimediatasenãoforbemadministrado.

Umprincípioé fundamentalnagestãodas contas apagar:Não sedevepagarnenhuma conta antes do vencimento! Outras considerações são importantes: Apossibilidadedemelhorescondiçõesdeprazocomoutrosfornecedores,compensaçãoentreprazosedescontosepossibilidadederenegociaçãodecontratosdelongoprazo.


Seaescolatemumamargemderetornodocapitalqueabsorvebemoscustosfinanceiros demercado e se esses custos sãomaiores que o custo do financiamentodosfornecedores,eladeveprocurarestenderosprazosdascontasapagaratéondeforpossível.Comisso,estaráaumentandosuacapacidadedecaixa.

PRAZOMÉDIODEPAGAMENTO

O período (ou prazo) de pagamentomede, em termos de dias de compras, otempomédioqueaescolalevaparapagarseusfornecedoreseprestadoresdeserviços.Operíododepagamento(PP)écalculadodividindoosaldomédiodoC/Ppelovolumedecomprasdebenseserviços,multiplicadopeloperíodo(emdias)decomprasconsiderado.

Umauniversidadeprivadadesembolsou,paraopagamentodemateriaiseserviços,$100milnosemestreeapresentouumvalormédiodecontasapagarde$20milnoperíodo.Tem-seentão:

PrazodePagamento=x180dias=36dias

Uma forma alternativa consiste em, primeiro, calcular o “dia de compras” (DC),dividindoascompraspelonúmerodediasdoperíodopara,emseguida,calcular“quantosdiasdecompras”representaototaldascontasapagar.Nocasoanterior:

DiasdeCompra=$100.000:180=$555,56decompraspordia

PrazodePagamento=20.000:$555,56=36diasdecompras

Para ummesmo volumede compras, sematrasos, quantomaior o períododepagamento,maioroinvestimentodosfornecedoresnascontasapagardaescola.

Em algumas situações, é importante calcular separadamente o impacto dascomprasdemateriaiseserviçosnosprazosdoC/Peoimpactodeoutrasdespesas,comoaluguéisesalários,cujopagamentoéfixoeincidesemprenumamesmadata,emgeral,nosprimeirosdiasdomêsvencido.

200.00010.000


EQUILÍBRIODOCAIXAEESTRUTURAPATRIMONIAL

A relação entre o volumede capital degiro e os ativos permanentes varia emfunçãodotipoeportedainstituição.

Desequilíbrios nessa relação geram desequilíbrios no fluxo de caixa e, porconsequência, custos adicionais explícitos ou ocultos. Um pequeno comerciante queaplicaseucapitaleminstalaçõesprópriaspoderáteruma“lindaloja”,masnãotercapitaldegirosuficienteparaadquirirosestoquesnecessáriosparasuportarovolumedevendasprojetado.

RESOLVENDOPROBLEMASDECAIXA

Umainstituiçãoteráproblemadecaixatodavezquenãotivercondiçõesdesaldarseus compromissos nos termos acertados com fornecedores, bancos, governo e, naspioressituações,comseusfuncionários.

Mesmoquandodispõederecursossuficientesparasuprirasdemandasdecaixa,a escolapode terum “buraco”no caixadevidoamudanças inesperadasdemercado,comoaumentodainadimplência,aumentonocustodeinsumoseserviçosemudançadepolíticasgovernamentais.Alémdosproblemas“evidentes”decaixa,umaescolapodeterproblemas“ocultos”.Essetipodeproblemasurgequandonãoháumajusteadequadoentresaídaseentradasdenumerário

Uma escola pode ter seu sistema de contas a pagar “cronicamente” atrasadodevidoaumdescompassoentre recebimentosedesembolsos,emgeral,porcomprasde materiais em excesso ou contratos de prestação de serviços mal resolvidos comprazos inadequados. Outro motivo é a concentração de vencimentos em datas nãoajustadascomoperíododerecebimentodasmensalidadesrealizadasparamaisdeumciclodeprodução/vendasouprazosdevendas.Oproblemasósurgiráefetivamentenovencimento,massuaestruturapatrimonialpoderevelarissomuitoantescomareduçãoda lucratividadeem funçãodedespesasfinanceiras relativasaempréstimosbancáriosemergenciais.


DESCONTODEFORNECEDORESEPRESTADORESDESERVIÇOS

Os descontos de fornecedores e prestadores de serviços permitem ampliarvolumesemargensdelucro.Emgeral,essesdescontosestãorelacionadoscomprazosdepagamentoevolumesdecompras.Interessaàinstituiçãodeensinocomprarvolumesmaioresouanteciparpagamentos?Numaprimeiraanálise,odescontoparecersermaisvantajoso,porém,deacordocomoportedainstituição,ovolumepodeserconsideradocomomaisinteressante.

Ocustododescontodeveseravaliado:

• Relativamenteaocustofinanceirodaantecipaçãodopagamento;

• Relativamenteaocustoadicionaldemanterestoquesdecorrentesdaaquisiçãodeumvolumemaiordemateriais.

Mapa Auxiliar do Fluxo de Caixa (sugestão)

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ÍTENS

DIAS 1 2 3 4 5 * 8 9 10 11 12 * 15 16 17 SALDO INICIAL DE CAIXA ENTRADAS OPERACIONAIS Cobrança A vencer no mês (-) Descontos e Bolsas (+) Recebimentos de reembolsos (+) Recebimentos de vencidos (-) Atrasos de cobranças (+) Outras Receitas TOTAL DOS INGRESSOS OPERACIONAIS SAÍDAS OPERACIONAIS Despesas com Pessoas Adiantamentos Salário Líquido Empréstimos Assistência Médica Refeitório Transporte de Pessoal INSS (mês anterior) FGTS (Mês anterior) I.R. Fonte (mês anterior) Abono Férias Incentivo a Produção 13º Salário Indenizações Subtotal Despesas Financeiras Custo dos descontos Juros de mora Juros do período (-) Receitas Financeiras Subtotal Despesas Tributárias ISS FINSOCIAL PIS Subtotal Despesas Administrativas Material de expediente Manutenção de veículos Propaganda Donativos e contribuições Assinatura de Jornais e Revistas Aquisição de Livros Despesas com Comunicações Seguros Despesas com Serviços Prestados Viagens e estadas Manutenção de Equipamentos Manutenção Predial Xérox e Fotocópias Aluguéis Energia Elétrica Água Despesas diversas Materiais Didático-Pedagógicos Subtotal TOTAL DAS SAÍDAS OPERACIONAIS ENTRADAS NÃO OPERACIONAIS Resgate de investimentos Venda de Imobilizado Entrada de Capital - Mantenedora Financiamentos de Longo Prazo TOTAL DAS ENTRADAS NÃO OPERACIONAIS

Mês ____________________/_______($)


*finaisdesemana

Observandoasugestãodeplanilhaparafluxodecaixaanterior,podemosperceberaseparaçãodositensemgruposoperacionaisenãooperacionais.Issotemporobjetivoidentificar convenientemente os valores que são resultantes das atividades da escolapropriamente ditas, dos valores decorrentes das variações patrimoniais,mas que, porrepresentarementradasousaídasderecursos,devemcompornecessariamenteofluxodecaixadainstituição.

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ÍTENS

DIAS 1 2 3 4 5 * 8 9 10 11 12 * 15 16 17 SALDO INICIAL DE CAIXA ENTRADAS OPERACIONAIS Cobrança A vencer no mês (-) Descontos e Bolsas (+) Recebimentos de reembolsos (+) Recebimentos de vencidos (-) Atrasos de cobranças (+) Outras Receitas TOTAL DOS INGRESSOS OPERACIONAIS SAÍDAS OPERACIONAIS Despesas com Pessoas Adiantamentos Salário Líquido Empréstimos Assistência Médica Refeitório Transporte de Pessoal INSS (mês anterior) FGTS (Mês anterior) I.R. Fonte (mês anterior) Abono Férias Incentivo a Produção 13º Salário Indenizações Subtotal Despesas Financeiras Custo dos descontos Juros de mora Juros do período (-) Receitas Financeiras Subtotal Despesas Tributárias ISS FINSOCIAL PIS Subtotal Despesas Administrativas Material de expediente Manutenção de veículos Propaganda Donativos e contribuições Assinatura de Jornais e Revistas Aquisição de Livros Despesas com Comunicações Seguros Despesas com Serviços Prestados Viagens e estadas Manutenção de Equipamentos Manutenção Predial Xérox e Fotocópias Aluguéis Energia Elétrica Água Despesas diversas Materiais Didático-Pedagógicos Subtotal TOTAL DAS SAÍDAS OPERACIONAIS ENTRADAS NÃO OPERACIONAIS Resgate de investimentos Venda de Imobilizado Entrada de Capital - Mantenedora Financiamentos de Longo Prazo TOTAL DAS ENTRADAS NÃO OPERACIONAIS

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SAÍDAS NÃO OPERACIONAIS Aplicações no Mercado Financeiro Aquisição de Imobilizado Investimentos Pagamento de Empréstimo de Curto Prazo Amortização de Financiamento de Longo Prazo TOTAL DAS SAÍDAS NÃO OPERACIONAIS SUMÁRIO Saldo Inicial de Caixa (+) Total de Entradas de Caixa (-) Total de Saídas de Caixa (=) Superávit/Déficit de Caixa (+) Necessidade de Crédito de Curto Prazo SALDO FINAL DE CAIXA FINANCIAMENTO DO CAIXA Total de Empréstimos de Curto Prazo (-) Total de Linhas de Crédito Disponíveis (=) Excesso de necessidade (=) Excedente de Linhas de Crédito

* finais de semana

Observando a sugestão de planilha para fluxo de caixa anterior, podemos

perceber a separação dos itens em grupos operacionais e não operacionais. Isso

tem por objetivo identificar convenientemente os valores que são resultantes das

atividades da escola propriamente ditas, dos valores decorrentes das variações

patrimoniais, mas que, por representarem entradas ou saídas de recursos, devem

compor necessariamente o fluxo de caixa da instituição.

Chamamos a atenção ainda para o Sumário em que se pode verificar o

resumo do fluxo de caixa e o item Financiamento do Caixa, em que são colocadas

as linhas de crédito disponíveis e o volume delas em utilização. Os dois itens finais

indicam se ainda há capacidade para o caixa se expandir ou se essa capacidade já

foi excedida.

RESUMO:

GESTÃO DE CAIXA

= RECEBIMENTOS - PAGAMENTOS

▼

PROBLEMAS

EXPLÍCITOS OCULTOS ▼


ChamamosaatençãoaindaparaoSumárioemquesepodeverificaroresumodofluxodecaixaeoitemFinanciamento do Caixa,emquesãocolocadosaslinhasdecréditodisponíveiseovolumedelasemutilização.Osdoisitensfinaisindicamseaindahácapacidadeparaocaixaseexpandirouseessacapacidadejáfoiexcedida.


O PLANEJAMENTO DE CAIXA

Oplanejamentofinanceiroéumaparteimportantedotrabalhodoadministradorfinanceiro.Osplanosfinanceiroseorçamentosfornecemroteirosparaatingirobjetivosdoempreendimento.Alémdisso,essesveículosoferecemumaestruturaparacoordenarasdiversasatividadesdainstituiçãoeatuamcomomecanismodecontrole,estabelecendoumpadrãodedesempenhopeloqualépossívelavaliaroseventosreais.

Obviamente, é preciso entender as principais dimensões do processo deplanejamentofinanceiroparaadministrareficientementeasatividadesfinanceirasdeumainstituiçãodeensinoe,consequentemente,maximizarseusresultados.

Planejamento de caixa e planejamento de lucro são dois aspectos importantesdoprocesso.Oplanejamentode caixa,queé realizado, emgeral,pelaelaboraçãodoorçamentodecaixa,écrítico,umavezqueocaixaéelementovitaldaempresa:semcaixaadequado,independentedosresultados,aescolapoderátornar-seinadimplenteefechar.

PLANEJAMENTO FINANCEIRO

O processo de planejamento financeiro inicia-se com a elaboração dos planosfinanceiros em longo prazo, que ditam os parâmetros gerais refletidos nos planos eorçamentosemcurtoprazo.Emgeral,osplanoseorçamentosemcurtoprazosãoguiasoperacionaisparaatingirobjetivosemlongoprazo.Emborasedêmaisênfaseaosplanosfinanceiroseorçamentosemcurtoprazo,achamosconvenienteteceralgunscomentáriosarespeitodosplanosemlongoprazo.

PLANEJAMENTOFINANCEIRODELONGOPRAZO

Osplanosfinanceirosemlongoprazo,emgeral,refletemoimpactoantecipadodaimplementaçãodeaçõesplanejadassobreasituaçãofinanceiradainstituição.Taisplanostendemacobrirperíodosquevãodedoisadezanos.Ébastantecomumoempregodeplanosquinquenais,quesãocontinuamenterevistosàchegadadenovasinformações.

Os planos financeiros em longo prazo tendem a focalizar a implementação dedispêndios de capital propostos, atividades de pesquisa e desenvolvimento, ações demarketing e relacionadas com a instalação de novos cursos e prestação de serviçosdiferenciadoseasprincipaisfontesdefinanciamento.Deve-seincluirtambémaconclusãodeprojetosexistentes.


PLANEJAMENTOFINANCEIRODECURTOPRAZO

O processo de planejamento financeiro em curto prazo reflete os resultadosesperadosdeaçõesemcurtoprazo.Essesplanosgeralmentecobremumperíododeumoudoisanos.Osprincipaisinsumosincluemaprevisãodenovoscursoseincrementodematrículaseváriasformasdedadosoperacionaisefinanceiros.Osprincipaisresultadosincluem inúmeros orçamentos operacionais, o orçamento de caixa e demonstraçõesfinanceirasprojetadas,assuntosqueveremosnapróximaaula.

Utilizandoaprevisãodonúmerodecontratosdeprestaçãodeserviçoseducacionais,chegaremosaovalordasmensalidades,bemcomoonúmerodealunosesuaalocaçãoporsalae,porconseguinte,amão-de-obradocentenecessáriaparaatenderàdemanda.

Finalmente,asdespesasoperacionais,especificamenteasdespesasadministrativas,podem ser estimadas com base no nível de operações necessárias para sustentar asvendasprevistas.Pode-seelaborar,então,oorçamentodecaixacombaseemperíodos,trimestraisousemestrais,contemplandorecebimentosepagamentosaseremrealizados.

ORÇAMENTODECAIXA

Oorçamentodecaixapossibilitaaoadministradorplanejarsuasnecessidadesdecaixaemcurtoprazo.Geralmente,dá-seatençãoaoplanejamentodosexcessosefaltasdecaixa.Umaempresaqueesperaumexcessodecaixapodeplanejaraplicaçõesemcurtoprazo,enquantoqueoutracomdéficitdecaixaprevistodeveprovidenciarfinanciamentoemcurtoprazo.Oorçamentodecaixadáaoadministradorfinanceiroumavisãoclaradaépocaemqueocorrerãorecebimentosepagamentosprevistosdurantedeterminadoperíodo.

Emgeral,oorçamentodecaixacobreumano,emborapossaserdesenvolvidoparaqualquerperíodo.Operíodocoberto,normalmente,ésubdivididoem intervalos.Onúmeroeo tipode intervalosvãodependerdanaturezadonegócio.Quantomaissazonaiseincertosforemosfluxosdecaixa,maisnumerososdevemserosintervalos.Nocasodasinstituiçõesdeensino,existeumafacilidadenessesaspectosjáqueasprincipaisentradastêmdatacerta.Osdemaisrecebimentosseprendemamensalidadespagascomatrasoetaxasdeserviços.

Asescolascompadrõesestáveisdefluxodecaixapodem,portanto,usarintervalostrimestraisouanuais.


PREVISÃODERECEBIMENTOS

• O insumobásicoaqualquerorçamentodecaixaéaprevisãode recebimentos,normalmentefornecidaaoadministradorfinanceiropelasecretariaondeseregistramarealizaçãodoscontratosdeserviçoseducacionais.

Combasenessaprevisão,oadministradorfinanceiroestimaráosfluxosdecaixamensais,resultantesdaprojeçãodosrecebimentosegastosrelacionadoscomaatividade.Tambémdeterminaráoníveldeimobilizadonecessário,omontantedefinanciamento,seforpreciso,exigidoparasustentaronívelprevistodeatividadeeascondiçõesparasuaobtenção.

Essaprevisãoderecebimentos,umavezrelacionadaàrealizaçãodecontratosdeveconsiderar:

• Previsões Externas: Umaprevisão externa é baseada nas relações quepodemser observadas entre o comportamento do setor (educacional no caso) e certosindicadores econômicos, comoo crescimentodoPIB, da rendapessoal disponível,demandaporníveisdeensino,etc.Geralmente,existemprevisõesdessesindicadores,apartirdosquaisaescolapoderáestimarseunívelfuturodematrículas.

• Previsões Internas:Asprevisõesgeradasinternamentesãobaseadasnaelaboraçãodeprevisõesderecebimentos.Osdadosdeprevisãointernapropiciamumavisãoclaradasexpectativasdematrículas,enquantoosdadosdeprevisãoexternafornecemumamaneiradeajustaressasexpectativas,levandoemconsideraçãofatoreseconômicosgerais.

• Previsão de Pagamentos:Ospagamentosincluemtodososdesembolsosdecaixanosperíodoscobertos.

Ospagamentosmaiscomunssão:

• Comprasàvistaeaprazo

• Pagamentosdeduplicatas

• Aluguéis

• SalárioseEncargos


• Recolhimentosdeimpostos

• Aquisiçãodeequipamentos

• Pagamentosdejuros

• Reembolsodeempréstimos

• Desembolsosoperacionais(água,luz,manutenções,etc.)

FORMATOGERALDOORÇAMENTODECAIXA

Janeiro Fevereiro .......... Novembro DezembroRecebimentos(-)Pagamentos(=)FluxodeCaixaLíquido(+)SaldoInicialdecaixa(=)SaldoFinaldeCaixa(-)SaldoMínimodeCaixa(+)FinanciamentoNecessário(=)SaldoExcedentedeCaixa

OInstitutodeEducaçãode2o.GrauPadreZeferinoestápreparandoseuorçamentode caixaparaoúltimo trimestredo ano.Os recebimentosdemensalidades foramde100.000 em agosto e de 100.000 em setembro. Foram previstos recebimentos de150.000,200.000e220.000paraoutubro,novembroedezembro.Deveráreceberainda,mensalmente,atítulodeserviçosetaxas,$5.000.

Aprogramaçãodosrecebimentosesperadosparaacompanhiaédadaaseguir:


PROGRAMAÇÃO DE RECEBIMENTOS (EM $1000)

SET* OUT NOV DEZRecebimentos 100 150 200 220Outrosrecebimentos 5 5 5 5Totalderecebimentos 155 205 225

Essesnúmerosrepresentamatotalidadedosrecebimentoslistadosparacadamêsnaprogramaçãoderecebimentos.Nonossocaso,sóestamosinteressadosemoutubro,novembroedezembro.OsrecebimentostotaisparaessesmesessãomostradosnaTabela.

PROGRAMAÇÃO DE PAGAMENTOS (EM $1000)

SET* OUT NOV DEZPagtos.aFornecedoresePrest.deServiços

• àvista 2 2 3 4• àprazo(30dias) 6 6 8 5AluguéiseIPTU 20 20 20 20SalárioseEncargos 45 45 45 45Energiaelétrica 10 10 10 10Água 12 12 12 12PagamentodeJuros 3 5 5 5ManutençãodeEquipamentos

2 2 2 2

ManutençãodeMóveiseImóveis

5 5 5 5

AmortizaçãodeFinanciamentos

30 30 30 30

Totalderecebimentos 135 135 122 148

*valoresjárecebidos

Ospagamentos incluemtodososdesembolsosdecaixanosperíodoscobertos.Agora,montemosoOrçamentodeCaixa,nãoesquecendodequeosaldofinaldocaixaem30desetembroerade$5.000equeseráconsideradosaldo inicialdecaixaparaoutubro.


ORÇAMENTO DE CAIXA (EM $1.000)

OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBROTotal de recebimentos 155 205 225(-) Total de pagamentos 161 122 148(=) Fluxo Líquido

de Caixa

(6) 83 77

(+)SaldoInicialdeCaixa 5 (1) 82(+)SaldofinaldeCaixa (1) 82 159(+)FinanciamentoNecessário

(1) (1) -

(=)Saldode

CaixaExcedente

0 81 159

Acha-seofluxolíquidodecaixasubtraindoospagamentosdosrecebimentosemcadamês.Somandoosaldoinicialdecaixaaofluxolíquidodecaixa,pode-sechegaraosaldofinaldecaixaparacadamês.Finalmente,subtraindodosaldofinaldecaixa,chega-seaofinanciamentototalnecessárioouosaldodecaixaexcedente.Seosaldofinaldecaixaformenorqueosaldomínimodecaixa,requer-seumfinanciamento.Seosaldodecaixaforsuperioraosaldomínimodecaixa,existeumsaldodecaixaexcedente.

INTERPRETAÇÃO DO ORÇAMENTO DE CAIXA

Oorçamentodecaixafornecevaloresqueindicamosaldofinaldecaixaesperado,podendoesseseranalisadoparadeterminarseumdéficitouexcessodecaixaéesperadoemcadaumdosmesescobertospelaprojeção.

Nonossocaso,aescoladeveráesperarumpequenodéficitemoutubro,oqualdeverá ser coberto por empréstimo bancário. Já nos dois meses finais (novembro edezembro),aentradaderecursosviarecebimentossemostramuitomaiordoqueassaídasporpagamentos,gerandosaldosexcedentesemvaloresexpressivos,osquaisdeverãoserencaminhadosparaalgumaaplicaçãodecurtoprazoatéumadecisãodefinitivasobresuautilização.


Respondaàsquestõesaseguir,buscandosubsídiosnotextoanterior.

• Queáreasdainstituiçãoestãoenvolvidasnoprocessooperacional?

• Qualdeveserafunçãodoadministradorresponsávelpelocaixa?


• Porqueéimportantequeosresponsáveisdetodasasáreasdainstituiçãoconheçamoprocessodegestãodecaixa?

• Comoseavaliaacapacidadedecaixadeumaempresa?

• Oqueéecomopodeserfeitoocontroledoníveldecaixa?

Asinstituiçõesdeensinoprivadasenfrentamhojeumambientedenegócioscadavezmaiscompetitivo.Elasestãosendoforçadasasetornaremfocalizadasnaquestãodacriaçãodevalor.

Paraatuarcomsucessonessemercadotãocompetitivo,defendemosqueosgestoresprecisamdeferramentasformaisdeformaçãodepreços,conhecendoexatamenteondeestácadacentavodoempreendimento.Possuirumsistemadeapropriaçãodecustoseumaboagestãodecaixaé,portanto,vitalparaaformaçãodepreçoseparaconhecerarentabilidadedasunidadesgeradorasdereceita,istoé,doscentrosprodutivos.

Acrescenta-seque,paraosucessodaorganização,agestãodevesersuficientementeparticipativaparadarespaçoàcriatividade,masdever ser suficientemente rígidaparagarantirquetodossecentremnoobjetivodecriaçãodevalor.

Finalmente, as instituições de ensino, especialmente as de nível superior quedesprezaremateoriadaadministraçãodovalor,tenderãoaoperarnovermelho,podendoculminarparaa falência. Incluem-seaías instituiçõesdeensinosuperiorcomunitárias,que,entreoutrascoisas,nãoexigemretornoacimadocustodecapital,maspermanecemcomaobrigaçãodeentregarcaixaparafinanciarprojetosdeinvestimento,paraenfrentarimprevistose,principalmente,parafinanciarprojetosdecunhosocial.


CONCLUSÃO:

Nesta aula, acompanhamos o papel da função “caixa” e sua importância noplanejamento financeiro da empresa. É bom lembrar que, na aula anterior, o caixase apresentou bem no centro do fluxo de fundos, afinal, quase tudo que ocorre noempreendimentopassapelocaixa.

Depois, o planejamento financeiro da instituição, como vimos, passaobrigatoriamentetambémpelafunçãocaixa.Masissoésóumaparte.Ocaixaéparteintegrantedopatrimôniodoempreendimento,jáqueneleestáacapacidadedepagarascontasdainstituição,comotambéméumapartedoplanejamentofinanceiro.

Entãooqueéessepatrimôniocomoumtodo?Oquemaistemesseplanejamento?Éoqueveremosaseguir!


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Gestão Financeira de Instituições de Ensino - aula 03