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adriane-carvalho-de-souza
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Funes Administrativas
PLANEJAMENTO Importncia ......................................................................................................................................................................................... 1 Significado .......................................................................................................................................................................................... 2 Princpios ............................................................................................................................................................................................ 2 Elementos Do Planejamento ............................................................................................................................................................... 2 Tipos De Planos .................................................................................................................................................................................. 2 Limitaes Do Planejamento .............................................................................................................................................................. 3 Logstica E Estratgica ....................................................................................................................................................................... 3 O Processo Da Tomada De Deciso ................................................................................................................................................... 3 Planejamento Eficaz............................................................................................................................................................................ 4 ORGANIZAO.............................................................................................................................................................................. 4 Natureza .............................................................................................................................................................................................. 4 Finalidade Da Organizao................................................................................................................................................................. 4 Os Fundamentos Da Organizao Formal .......................................................................................................................................... 4 Diviso De Trabalho ........................................................................................................................................................................... 4 Especializao..................................................................................................................................................................................... 4 Responsabilidade ................................................................................................................................................................................ 4 Autoridade .......................................................................................................................................................................................... 4 Alcance De Controle........................................................................................................................................................................... 5 Departamentalizao Bsica ............................................................................................................................................................... 5 Critrios .............................................................................................................................................................................................. 5 Delegao ........................................................................................................................................................................................... 5 Princpios............................................................................................................................................................................................ 6 Tcnicas .............................................................................................................................................................................................. 6 Funes De Linha E Assessoria.......................................................................................................................................................... 6 Tipos De Estrutura ..............................................................................................................................Erro! Indicador no definido. Linha (linear) ......................................................................................................................................Erro! Indicador no definido. Funcional ............................................................................................................................................Erro! Indicador no definido. Linha-Staff ..........................................................................................................................................Erro! Indicador no definido. Comisses ...........................................................................................................................................Erro! Indicador no definido. A Organizao Informal ..................................................................................................................................................................... 8 Caractersticas..................................................................................................................................................................................... 8 Implicaes ......................................................................................................................................................................................... 9 A Organizao Eficaz ......................................................................................................................................................................... 9 DIREO ......................................................................................................................................................................................... 9 Natureza .............................................................................................................................................................................................. 9 Fundamentos Da Direo.................................................................................................................................................................... 9 Motivao ......................................................................................................................................................................................... 10 COORDENAO .......................................................................................................................................................................... 10 Comunicao .................................................................................................................................................................................... 10 Liderana .......................................................................................................................................................................................... 11 A Direo Eficaz............................................................................................................................................................................... 11 CONTROLE.................................................................................................................................................................................... 11 Conceitos .......................................................................................................................................................................................... 11 Objetivos Do Controle ...................................................................................................................................................................... 12 O Processo De Controle.................................................................................................................................................................... 12 Premissas Para Institucionalizao Do Controle............................................................................................................................... 12 Tcnicas De Controle........................................................................................................................................................................ 12 Controle Geral Do Desempenho ....................................................................................................................................................... 12
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Funes Administrativas
PLANEJAMENTO
Importncia
Sem o planejamento impossvel executar as demais funes administrativas.
Significado
Planejar "fazer um plano" do que deve ser feito e como deve ser feito, baseado numa previso, a fim de atingir os objetivos da empresa.
Princpios
1) Flexibilidade: Os planos devem poder ser adaptados, segundo margens de tolerncia 2) Preciso: Os planos devem ser o mais exatos possvel 3) Reajustamentos: Os planos, em si, necessitam ser periodicamente reajustados
Elementos Do Planejamento
1) Plano: Como alcanar os objetivos 2) Objetivos: As "finalidades" da organizao (posio no mercado, rentabilidade,
qualidade, produo, etc) 3) Estratgia: Esforo global para atingir os objetivos gerais da empresa 4) Ttica: Esforo especfico dentro do plano estratgico 5) Eficincia: Fazer corretamente o trabalho 6) Eficcia: Fazer o trabalho mais relevante para os objetivos da empresa 7) Metas: Resultados planejados (esperados)
Tipos De Planos
TIPO DEFINIO CARACTERSTICAS Procedimentos
Relacionados com "mtodos de trabalho"
Quase sempre, so planos operacionais
Geralmente, so representados por fluxogramas
Oramentos Relacionados com "dinheiro" de receitas ou despesas, em um
Estratgicos: Quando envolvem a empresa como um todo e abrangem
www.materialconcursos.com.br determinado perodo de tempo um longo prazo (ex: planejamento
financeiro estratgico)
Tticos: Quando cobrem um departamento da empresa, a mdio prazo (ex: oramento departamental de propaganda anual)
Operacionais: Quando sua dimenso local e so de curto prazo (ex: oramentos de reparos)
Programas ou programaes
Relacionados com o "tempo", geralmente se baseiam na correlao entre tempo e atividades
Os mais simples so os "cronogramas" e os mais complexos so como o PERT
Regras, normas ou regulamentos
Relacionados com o "comportamento", especificam como as pessoas devem comportar-se em determinadas situaes, visando restringir o grau de liberdade em determinadas situaes
Quase sempre so planos operacionais (ex: normas para incndio)
Limitaes Do Planejamento
Logstica E Estratgica
A estratgica d apenas a probabilidade em relao ao futuro, e no a certeza.
Planejamento Estratgico 1) Determinao dos objetivos da empresa: Globais e departamentais 2) Anlise interna: Dos recursos, da estrutura organizacional e do desempenho da
empresa, para definir os pontos fracos e fortes 3) Anlise externa do ambiente: Dos mercados, da concorrncia e dos fatores externos
(economia, poltica, sociedade, cultura, leis, etc) 4) Formulao das alternativas estratgicas: Para alcanar os objetivos da empresa,
baseadas nas condies internas e externas
O Processo Da Tomada De Deciso
a seqncia de etapas que formam uma deciso.
Etapas 1) Percepo da situao 2) Anlise do problema 3) Definio dos objetivos 4) Procura de alternativas de soluo 5) Avaliao dessas alternativas 6) Seleo da alternativa mais adequada
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Planejamento Eficaz
Para o planejamento ser eficaz necessrio ser preciso e flexvel.
ORGANIZAO
Natureza Organizar constituir o duplo organismo, material e social (a estrutura formal) da empresa.
Finalidade Da Organizao
Para haver a Administrao necessria a Organizao.
Os Fundamentos Da Organizao Formal
o conjunto de cargos funcionais e hierrquicos, orientados para o objetivo da empresa.
Diviso De Trabalho
a especializao das pessoas, atravs da designao de tarefas especficas a cada uma das partes da empresa, para aumentar a eficincia. Quanto maior a diviso do trabalho, maior a eficincia da empresa.
Tipologia 1) Vertical: Segundo o nvel hierrquico, definindo os diferentes escales e seus nveis
de autoridade (cargo) 2) Horizontal: A diviso a nvel das atividades, num mesmo nvel hierrquico
(funes). Ex: Departamentos ou sees de uma mesma diretoria, com funes distintas
Especializao A diviso de trabalho conduz especializao.
Responsabilidade
a cobrana exigida na realizao dos deveres.
Autoridade
www.materialconcursos.com.br o direito de dar e o poder (moral = voluntrio, ou coercitivo = pela fora ou duplo) de se fazer obedecer, no comando da execuo de algo, conforme a maneira considerada adequada pelo possuidor da autoridade, para os objetivos da empresa. A autoridade o fundamento da responsabilidade.
Alcance De Controle
Uma pessoa deve receber ordens de apenas um superior (unidade de comando), formando uma linha de autoridade do escalo mais alto at o mais baixo (cadeia escalar) .
Quanto mais o funcionrio sobe na estrutura da empresa, sua amplitude de controle diminui. Quanto maior o nmero de subordinados por chefe, menor o nmero de nveis hierrquicos da empresa.
Nmero de subordinados maior que a amplitude administrativa: Perda de controle, desmotivao, ineficincia de comunicaes, decises demoradas e mal estruturadas, queda no nvel de qualidade de trabalho
Nmero de subordinados menor que a amplitude administrativa: Capacidade ociosa do chefe, custos administrativos maiores, falata de delegao, desmotivao, pouco desenvolvimento dos subordinados
Departamentalizao Bsica
a escolha os critrios (normalmente mais de um ) para a homogeneidade da diviso de trabalho, dos rgos que compem a estrutura da empresa (horizontal).
Critrios 1) Por funes (funcional): De acordo com as funes bsicas desempenhadas 2) Por produtos ou servios: De acordo com o produto ou servio realizado 3) Por localizao geogrfica (territorial ou regional): De acordo com a localizao
(regio, estado, etc) onde o trabalho ser executado, ou uma rea de mercado a ser servida pela empresa
4) Por clientela: De acordo com o tipo (sexo, idade, renda, etc) de pessoas para quem o trabalho executado
5) Por fases do processo (ou por processamento): De acordo com a seqncia do processo produtivo, operacional, mquina ou equipamento utilizado (departamento de lquidos, slidos, etc)
6) Por projetos: De acordo com as sadas e resultados relativos a um ou vrios projetos da empresa
Delegao
a transferncia de determinado nvel de autoridade de um chefe para um subordinado, criando a correspondente responsabilidade pela execuo da tarefa delegada. Muito embora a responsabilidade original, do chefe para com seu superior, no possa ser delegada ("Pode-se delegar autoridade, mas no responsabilidade").
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Princpios 1) A autoridade deve ser delegada at o ponto e na medida necessria para a realizao
dos resultados esperados 2) A autoridade deve ser proporcional ao nvel de responsabilidade alocada no cargo
e/ou funcionrio 3) A responsabilidade no pode ser delegada., pois nem o chefe nem o subordinado
podem livrar-se completamente de suas obrigaes, designando outros para realiz-las
4) A clareza fundamental, com designao precisa, entendida e aceita
Tcnicas 1) Selecionar o subordinado adequado 2) Proporcionar um nvel de autoridade compatvel com as atividades exercidas pelo
subordinado 3) Explicar com preciso e clareza as atividades e resultados esperados 4) Recompensar, de alguma forma, um bom resultado apresentado pelo subordinado 5) Criar condies adequadas de motivao 6) Estabelecer controles adequados, divulgados e aceitos 7) Treinar e ajudar os subordinados em suas atividades 8) Evitar perda excessiva de poder, mas estar disposto a "abrir mo" de determinadas
atividades que provoquem uma situao adequada de motivao nos subordinados 9) Ter adequados canais de comunicao 10) Ter disposio para aceitar erros dos outros 11) Incrementar o nvel de participao nos subordinados 12) Perceber que os subordinados tm muito a contribuir no processo decisrio na rea
de sua especializao 13) Desenvolver o processo de planejamento para que a delegao possa ocorrer antes
do fato, e no depois do fato consumado 14) Desenvolver adequado nvel de confiana nos subordinados, por meio de
treinamento, participao, reconhecimento e troca de idias 15) Criar condies para forar os subordinados a tomarem decises, dando-lhes ao
mesmo tempo o apoio que se fizer necessrio 16) No criticar excessivamente quando os subordinados cometem enganos 17) Fazer com que os subordinados saibam o que tem de ser feito e quais os resultados
esperados, incluindo o nvel de qualidade e o prazo de realizao 18) Prover incentivos adequados para que que os subordinados se sintam dispostos a
aceitar maior delegao 19) Desenvolver uma estrutura organizacional que proporcione incremento no processo
de delegao 20) Deve-se ficar, concentrando os esforos, com as atividades que mais contribuem
para os objetivos desejados, delegando as demais aos subordinados
Funes De Linha E Assessoria
De Linha
So aquelas responsveis diretamente pelos destinos da empresa. So ligadas a atividades-fins, de operacionalizao da empresa. Ex: Numa empresa de varejo -> compras, vendas e finanas).
www.materialconcursos.com.br Assessoria
So rgos que oferecem seus servios, conselhos e consultoria aos rgos de linha, que no tm condies de o fazer por si prprios. So ligadas a atividades-meio, de aconselhamento, anlise e estudo das atividades do chefe, procurando liber-lo de alguns estudos e pareceres. Possuem, assim, apenas autoridade de especialista, e no autoridade de comando. DEFINIO VANTAGENS DESVANTAGENS OBSERVA
ES Baseada na hierarquia
entre superior e subordinados, em suas linhas diretas e nicas de autoridade e responsabilidade
Sua principal caracterstica a "unidade de comando"
De fcil compreenso Possue clara definio das responsabilidade
De fcil implantao
Estvel
Pode levar rigidez
Pode tornar-se autocrtica
Torna o chefe um generalista
Congestiona as linhas de comunicao, medida em que a empresa cresce
Torna as comunicaes demoradas e sujeitas a distores
Possue aspecto piramidal
A mais simples e antiga
Adotada em pequenas empresas ou em empresas incipientes
Possui linhas formais de comunicao
Baseada na "especializao" das funes para cada tarefa
A autoridade funcional e as decises so delegadas aos especialistas
Permite uma melhor superviso tcnica
Desenvolve comunicaes sem intermedirios, permite um melhor planejamento e controle, por lhes separar da execuo
Pode levar perda de comando, traz problemas quanto delimitao de responsabilidades
Tem tendncia a concorrncia entre especialistas
Existe tenso e conflitos
Gera confuso quanto aos objetivos
Possui linhas diretas de comunicao
A combinao da organizao linear com a funcional
Assegura assessoria especializada
Propicia atividade
Pode proporcional conflitos entre os rgos de linha e de assessoria
Complexa
Mais empregada atualmente
www.materialconcursos.com.br conjunta entre os rgo de linha e de staff
H dificuldades em manter seu equilbrio
Possui linhas formais e diretas de comunicao
um grupo de pessoas a quem se d um assunto para estudar
Permitem Tomadas de decises e julgamentos grupais
Ajudam a Coordenao
Consolidam a Transmisso de informaes
Evitam a delegao de autoridade
Permitem a consolidao de autoridade em diversos nveis
Podem levar perda de tempo na tomada de decises
Custo de tempo e dinheiro
Substituio do administrador (tira e debilita o comando)
Absorvem tempo til de numerosos participantes
Diviso da responsabilidade
Exige um presidente ou coordenador excepcionalmente eficiente
Podem ser formais, informais, temporrias e relativamente permanentes
til quando se faz necessrio o julgamento de diversas pessoas, uma grande variedade de informaes ou uma efetiva coordenao
A Organizao Informal
aquela que emerge espontnea e naturalmente entre as pessoas que ocupam posies na organizao formal, a partir de relacionamentos de amizade como ocupantes dos cargos.
Caractersticas
1) Relaes de coeso ou de antagonismo: Os indivduos na empresa criam relaes pessoais de simpatia ou antipatia, de durao e intensidade extremamente variveis
2) Status: Da, integram-se em grupos informais, onde cada qual, independentemente da sua posio formal, adquire uma determinada posio social ou "status", um funo do seu papel em cada grupo
3) Colaborao espontnea: A organizao informal existe em toda empresa e necessria colaborao efetiva, uma vez que existe nela um alto ndice de colaborao expontnea a ser aproveitado em favor da empresa
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organizao formal pode ser opor formal, em desarmonia com os objetivos da empresa
5) Padres de relaes e atitudes: Os grupos informais desenvolvem, espontaneamente, padres de relaes e atitudes, que passam a ser aceitos e assimilados pelos seus componentes, pois traduzem os interesses do grupo
6) Mudanas de nveis e alteraes dos grupos informais: A mudana de nvel funcional pode levar o indivduo ingressar em outros grupos informais. Portanto, as mudanas na organizao tendem a alterar os grupos informais
7) A organizao informal transcende a formal: A durao e natureza das relaes nos grupos informais transcendem as meramente formais, pois escapa ao local fsico e horrio da empresa
8) Padres de desempenho nos grupos informais: Os padres de desempenho estabelecidos pelos grupos informais nem sempre correspondem aos da organizao formal, dependendo do grau de motivao do grupo quanto aos objetivos da empresa
Implicaes
A organizao formal, uma vez inerente a qualquer empresa, deve ser considerada, a fim de encontrar-se o equilbrio entre ela e a organizao formal, visando os prprios objetivos da empresa.
A Organizao Eficaz
Uma organizao eficaz precisa garantir:
1) Centralizao sensvel 2) Conforto 3) Conselho competente 4) Obedincia ao planejado 5) Ordem
DIREO
Natureza
Direo a tomar decises continuamente, incorporando-as em ordens e instrues especficas e gerais, funcionado como lder da empresa.
Fundamentos Da Direo
Para que o "planejamento" e a "organizao" funcionem, precisam ser dinamizados pela orientao a ser dada s pessoas, por meio de uma adequada comunicao, liderana e motivao. Isso direo.
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Motivao
a tenso que leva o indivduo a alguma forma de comportamento, visando satisfao de uma necessidade. toda descarga de tenso em funo do retorno ao equilbrio psicolgico, no homem. A motivao procura explicar o comportamento humano.
Conceitos 1) Ciclo motivacional: O equilbrio psicolgico do homem pode ser quebrado por um
estmulo que cria uma necessidade. Essa necessidade provoca uma tenso que conduz a um comportamento em direo satisfao da necessidade. Essa necessidade, quando satisfeita, faz o organismo retornar ao seu equilbrio, at que outro estmulo sobrevenha
2) Frustrao: a no liberao da tenso, que resultaria na satisfao da necessidade, mantendo o organismo em desequilbrio. A frustrao pode levar desorganizao do comportamento, agressividade, reaes emocionais (insnia, distrbios digestivos, ansiedade, stress, etc) e alienao ou apatia
3) Compensao (ou transferncia): a satisfao de uma necessidade, impossvel de ser mantida, atravs de outra necessidade complementar ou substituta, reduzindo ou evitando a frustrao
TEORIA X TEORIA Y As pessoas so preguiosas e indolentes As pessoas so esforadas e gostam de ter o que
fazer As pessoas evitam o trabalho O trabalho uma atividade to natural como
brincar ou descansar As pessoas evitam a responsabilidade, a fim de se sentirem mais seguras
As pessoas procuram e aceitam responsabilidades e desafios
As pessoas precisam ser controladas e dirigidas As pessoas podem ser automotivadas e autodirigidas
As pessoas so ingnuas e sem criatividade As pessoas so criativas e competentes
COORDENAO
Comunicao
Para um liderana eficaz, necessrio um bom fluxo de comunicao dos superiores para os subordinados (para que entendam seus objetivos e sejam motivados) e dos subordinados para os superiores (a fim de avaliarem aqueles).
Conceitos 1) Fonte: o que fornece as mensagens 2) Transmissor: Aquilo que opera a mensagem, da fonte ao canal 3) Canal: o que fica entre o transmissor e o receptor 4) Receptor: Aquilo que recebe a mensagem
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imprevisivelmente, a mensagem 7) Redundncia: a repetio da mensagem, para garantir uma recepo correta,
minimizando o rudo
Redes De Comunicao
FORMATO
VELOCIDADE
ACUIDADE
NFASE NO LDER
MORAL APLICAES
FLEXIBILIDADE PARA MUDANA NO CARGO
Roda Rpida Boa Muita Muito pobre
Para tarefas simples e para certas atividades industriais
Lenta
Cadeia Rpida Boa Marcada Pobre Para rpida aceitao de novas idias
Lenta
Crculo Lenta Pobre Nenhuma Muito boa Para uma melhor aceitao da criatividade e flexibilidade no trato com novos problemas
Muito rpida
: Liderana uma chefia, na qual os chefes despertam entusiasmo e conquistam a dedicao dos subordinados, fazendo-os desejar o que ele deseja.
A Direo Eficaz
Para ser eficaz, a direo necessita obter a dignificao do objetivo, iniciativa e estmulo e a unio do pessoal
CONTROLE
Conceitos
verificar que tudo ocorra de acordo com as regras estabelecidas e as ordens dadas, a fim de localizar e corrigir as distores dos objetivos.
www.materialconcursos.com.br Objetivos Do Controle
1) Restringir e coagir: Limitar os erros 2) Regulamentar: Manter o equilbrio do sistema 3) Administrar: Assegurar a administrao
O Processo De Controle
1) Estabelecimento de padres 2) Observao do desempenho 3) Comparao do desemprenho com o padro 4) Ao corretiva (identifica as variaes fora dos limites aceitveis)
Premissas Para Institucionalizao Do Controle
1) Apuraes imediatas: Para habilitar o controle a tomar providncias em tempo hbil 2) Autonomia: A no subordinao hierrquica do controle ao rgo controlado, para
que o controle possua os poderes necessrios para a apurao e revelao das falhas 3) Complementarismo das operaes e contraposies de interesses: Colocar, para
efeito de controle, o interesse de um agente complementar em contraposio ao do outro, controlando-se mutuamente. Ex: Quando um departamento vende e o outro recebe o pagamento
4) Confiana: Na veracidade do controle, para o controle poder atuar com segurana e firmeza
5) Imparcialidade: O controle necessita ser desapaixonado, no ser parte do assunto e no opinar conforme interesses parciais, primrios ou intuitivos
6) No ingerncia no comando: O controle no deve corrigir as falhas encontradas, funo esta do controle, para no gerar um duplo controle, quebrando a unidade de comando que desestrutura a administrao
7) Reviso: O controle necessita de conferncia para ser eficaz. Ex: A contabilidade precisa de auditoria externa
Tcnicas De Controle
Grficos, relatrios, ndices, etc,
Controle Geral Do Desempenho
(Etzioni) 1) Fsico: Baseado em punies fsicas, para "ameaar" pela "alienao", fora ou
medo (instituies penais e campos de concentrao) 2) Material: Baseia-se em recompensas materiais, para gerar interesse "calculista" nas
vantagens (comrcio e corporaes trabalhistas) 3) Normativo: Baseado em "smbolos" de prestgio e estima, controlando pela "moral"
da f, crena e ideologia (igrejas, universidades e hospitais)
www.materialconcursos.com.br Controle Eficaz
O controle eficaz necessita possuir:
1) Apuraes imediatas 2) Autonomia 3) Complementarismo das operaes com contraposio de interesses 4) Confiana 5) Imparcialidade 6) No ingerncia no comando 7) Reviso
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