Implantação de um PMO em LISARB

PROPOSTA DE PROJETO Nº 0234

Implantação de um PMO em

Gerenciamento de Projetos | Turma 13 | FGV Sorocaba – S.P.

Em busca de um país ideal para todos!

LISARB

A EMPRESA


LISARBEm busca de um país ideal para todos!

No atual cenário de mercado, é imprescindível que as empresas sejam

competitivas, dinâmicas e capazes de se adaptarem às mais diversas realidades.

Visando auxiliar à esse nicho de mercado, surgiu a empresa SUPER VISÃO

CONSULTORIA, a qual busca, dentre outras coisas, a padronização dos

processos, assim como das formas de gerenciamento de projetos.

Com gerentes de projetos formados por uma das instituições mais renomadas do

Brasil, a FGV (Fundação Getúlio Vargas), colocamos todo nosso Know-How ao

seu dispor, para a total busca de solução de seu problema.

NOSSA MISSÃO, VISÃO E VALORES

MISSÃO: Atuar através das boas práticas em Gerenciamento de Projetos, de

forma transparente, com alta eficiência e eficácia.

VISÃO: Ser reconhecida como uma das principais empresas de

Gerenciamento de Projetos no Brasil.

VALORES: Atuar no mercado com ética, expertise, respeito e inovação.



A DIRETORIA

Diretoria (da esquerda para a direita):

• Felicio Tadao Takeda

• Ricardo Bueno de Camargo

• José Luiz de Almeida Júnior

• Simone Larocca Sanches Assunção

• Solange Aparecida Leite

• Rhillary Somer



O QUE É UM PMO?


PMO (Project Management Office) é uma unidade organizacional que centraliza e

coordena o gerenciamento de projetos (programas e portfólios) sob seu domínio.

PMBOK 5ª edição

Meio de promover a cultura de gerenciamento de projetos sob a perspectiva de

melhoria de métodos e processos (Frame, 1998).


BENEFÍCIOS DA IMPLANTAÇÃO DE UM PMO


Redução da vulnerabilidade da empresa, frente aos concorrentes;

Padronização de processos;

Redução de tempo, custos e retrabalhos;

Aumento da qualidade;

Aumento da produtividade e eficiência do negócio;

Obs.: Existem 5 níveis de maturidade, sendo que este projeto contempla

recursos para atingir ao nível 3 de maturidade.

Recomenda-se que os níveis sejam atingidos de forma gradativa, a fim de que

o escopo do projeto, não se torne algo muito complexo para ser controlado.


OBJETIVOS


Seu objetivo principal é orientar e dar suporte à organização, para desenvolver

seus projetos da forma mais eficiente e eficaz possível.

Também possui o objetivo de difundir as melhores práticas de gerenciamento de

projetos, fornecendo metodologias e padrões para gerenciamento, e auxilia a

organização à aumentar a maturidade em gerenciamento de projetos.


MÉTRICAS DE SUCESSO (INDICADORES)



As Métricas de Sucesso a serem utilizadas serão:

• Quantidades de projetos iniciado por mês;

• Quantidades de projetos concluídos por mês;

• Índice de cumprimento de prazos;

• Índice de cumprimento dos custos;

• Índice comparativo de satisfação da população de Lisarb do mês atual com

respectivo mês do ano anterior;

• Índice que mede a integração dos processos em diferentes projetos de Lisarb.

ANÁLISE DE NÍVEL DE MATURIDADE



ASPECTOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS AVALIAÇÃO

1. Os projetos tem seus respectivos planos de gerenciamento? (1) (2) (3) (4) (5)

2. São Aplicadas as boas práticas de gerenciamento da tríplice restrição de projetos (escopo x tempo x

custos), bem como de qualidade com base no PMI?(1) (2) (3) (4) (5)

3. Os projetos têm gerentes e equipes com pelo menos 70 horas/ano de treinamento nas práticas de GP? (1) (2) (3) (4) (5)

4. Os projetos seguem uma metodologia formal / unificada de gerenciamento de projetos (1) (2) (3) (4) (5)

5. O gerente de projetos participa desde a fase de “originação” do projeto (ex.: desde a avaliação da

oportunidade)(1) (2) (3) (4) (5)

6. Um plano é desenvolvido para cada projeto pelo gerente e pelo time (1) (2) (3) (4) (5)

Para identificarmos o nível de maturidade em LISARB, será realizado uma pesquisa constituída de 40

questões, conforme demonstrado a seguir:



QUESTIONÁRIO PARA ANÁLISE


7. Os projetos são monitorados / controlados através de revisões periódicas de seu plano (1) (2) (3) (4) (5)

8. Os projetos têm um patrocinador ciente de suas Responsabilidades (1) (2) (3) (4) (5)

9. Os projetos têm suporte de um grupo experiente nas práticas de GP (um PMO formalmente

estabelecido ou não)(1) (2) (3) (4) (5)

10. Os projetos são monitorados por um sistema integrado de controle (1) (2) (3) (4) (5)

11. Os projetos são suportados por uma estrutura de governança (formalmente estabelecida ou não) (1) (2) (3) (4) (5)

12. Os projetos têm uma WBS (1) (2) (3) (4) (5)

13. A WBS é usada como base para a geração das estimativas do projeto (tempo, custos, riscos, etc.) (1) (2) (3) (4) (5)

14. Os projetos são formalmente aprovados através de um Project Charter ou documento equivalente (1) (2) (3) (4) (5)

15. Os projetos têm uma declaração de escopo, ou documento equivalente, aprovado pelo Cliente (1) (2) (3) (4) (5)

16. Os projetos têm um controle de mudanças formalmente adotado (1) (2) (3) (4) (5)





17. Os cronogramas são gerados a partir da WBS (1) (2) (3) (4) (5)

18. Os projetos são suportados por software de planejamento e controle de atividades e alocação de

recursos (ex.: MS Project.)(1) (2) (3) (4) (5)

19. A linha de base original de tempo só é alterada em caso de mudanças severas aprovadas pelo cliente (1) (2) (3) (4) (5)

20. As estimativas de custos são planejadas pelo gerente do projeto e sua equipe (e não por outro

departamento ou mesmo PMO)(1) (2) (3) (4) (5)

21. Reservas gerenciais e de contingência são utilizadas nas estimativas de tempo e custos, e

representadas, respectivamente, no cronograma e no orçamento(1) (2) (3) (4) (5)

22. Os projetos têm controle de performance de tempo e de custos baseado nas técnicas de Earned Value (1) (2) (3) (4) (5)

23. As alterações nas linhas de base do projeto são aprovadas por um comitê de controle do Projeto (1) (2) (3) (4) (5)

24. Os projetos têm um Plano de Qualidade específico (1) (2) (3) (4) (5)

25. Os projetos são suportados por procedimentos de Garantia da Qualidade (1) (2) (3) (4) (5)





26. Os projetos são suportados por técnicas de Controle da Qualidade (1) (2) (3) (4) (5)

27. Os projetos têm uma matriz de responsabilidades (1) (2) (3) (4) (5)

28. Reuniões de revisão / acompanhamentos são feitas periodicamente com o cliente (1) (2) (3) (4) (5)

29. As reuniões de projeto são documentadas em atas (1) (2) (3) (4) (5)

30. Os projetos têm um organograma com pontos focais de atendimento / contato com o cliente. (1) (2) (3) (4) (5)

31. Os projetos têm procedimentos de identificação de riscos (ameaças e oportunidades). (1) (2) (3) (4) (5)

32. Os projetos têm procedimentos de qualificação e/ou quantificação de riscos (ameaças e

oportunidades)(1) (2) (3) (4) (5)

33. Os projetos têm seus riscos (ameaças e oportunidades) revisados periodicamente (1) (2) (3) (4) (5)

34. Os projetos com fornecedores externos à organização responsável pelo projeto têm um Plano de

Contratações(1) (2) (3) (4) (5)

35. Os fornecedores externos à organização responsável pelo projeto são periodicamente avaliados (1) (2) (3) (4) (5)





36. Os projetos têm gerentes e equipes com pelo menos 35 horas/ano de treinamento nas práticas de soft

skills em GP (comunicação, negociação, gestão de conflitos, técnicas de apresentação, etc.)(1) (2) (3) (4) (5)

37. Os gerentes de projeto são periodicamente avaliados ao menos por seus superiores hierárquicos (1) (2) (3) (4) (5)

38. Os gerentes de projeto demonstram ter experiência suficiente para exercer suas funções (1) (2) (3) (4) (5)

39. Os gerentes de projeto possuem a autoridade suficiente para exercer suas funções (1) (2) (3) (4) (5)

40. Os projetos têm apoio de uma base de conhecimentos de práticas de gerenciamento de projetos (1) (2) (3) (4) (5)

Total de Pontos: 69

Classificação (nível de maturidade aproximado):

Acima de 160 pontos: Nível 5

Entre 121 e 160 pontos: Nível 4







A análise da maturidade em gerenciamento de projetos de LISARB foi feita através de pesquisa.

O resultado obtido da pesquisa mostrou que LISARB encontra-se no nível 2 de maturidade, ou seja, LISARB

tem processos comuns e definição de seus processos.

Para que LISARB alcance o nível 5, Melhoria Contínua,

é preciso subir degrau por degrau, portanto, a proposta

da SUPER VISÃO CONSULTORIA, num primeiro

momento, visa que LISARB atinja o Nível 3 de

Maturidade em Gerenciamento de Projetos e

futuramente os demais níveis acima.

Ao atingir o Nível 3, LISARB passará a integrar todos

os seus processos em uma metodologia única e uma

padronização de seus processos que englobará todo o

seu território.

NÍVEL HIERÁRQUICO



CLASSIFICAÇÃO QUANTO À HIERARQUIA:

Como resultado obtido com a pesquisa de maturidade em gerenciamento de projetos foi identificado que

LISARB encontra-se no nível 2 de maturidade. Sendo assim, a SUPER VISÃO CONSULTORIA irá

adotar a Hierarquia Nível 2.

Atualmente os processos em LISARB estão trabalhando de maneiras diferentes e com esta hierarquia

adotada pretende-se focar em melhorias de processos e otimização de recursos em projetos diferentes

para exista uma metodologia única e uma padronização.

FUNÇÃO



CLASSIFICAÇÃO QUANTO À FUNÇÃO:

A SUPER VISÃO CONSULTORIA irá abordar Métodos e Procedimentos com enfoque em:

Processos do ciclo de vida e da empresa, metodologias, comunicação e reporte, gerência de

stakeholder e gerência de mudanças.

Metodologias para gerenciamento de projeto serão criadas e aperfeiçoadas às já existentes, iremos

implementar e garantir que elas sejam aplicadas.

MODELO



CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO MODELO:

A SUPER VISÃO CONSULTORIA irá adotar o modelo “Torre de Controle”, pois pretende-se

estabelecer a padronização de processos dentro de LISARB e sempre buscando a melhoria contínua

nos processos definidos. Neste aspecto, iremos estabelecer padrões para a gerência de projetos,

reforçar padrões definidos e promover a melhoria contínua dos mesmos; auditorias serão feitas para

reforçar os padrões; através de uma visão superior, iremos passar instruções para os projetos a fim de

que fiquem em sintonia com os novos padrões adotados.

ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO DO PROJETO



Avaliar a maturidade da organização

Identificar as partes

interessadas

Identificar a vulnerabilidade da organização

Definir a hierarquia PMO a ser aplicada

Definir as funções do PMO

a ser aplicada

Definir o modelo PMO a ser aplicado

Desenvolver métricas de sucesso

ao PMO

Aprovar plano de implantação

Implantar PMO naorganização

juntamente com um projeto piloto

Abaixo estão listadas as etapas p/ implementação de um PMO em LISARB:



NÍVEL DE MATURIDADE

• Aplicar pesquisa de maturidade em gerenciamento de projetos

na organização

STAKEHOLDERS

• Identificar as partes interessadas no projeto de

implantação de PMO

VULNERABILIDADE

• Identificar a vulnerabilidade da organização

MODELO PMO

• Desenvolver um modelo PMO que será aplicado a

organização

FUNÇÕES DO PMO

• Definir as funções do PMO que será implantado na organização

HIERARQUIA PMO

• Definir a hierarquia PMO que será aplicada na organização

MÉTRICAS DE SUCESSO

• Desenvolver métricas de sucesso ao PMO

PLANO DE IMPLANTAÇÃO

• Aprovar o Plano de Implantação juntamente com

o cliente

IMPLANTAÇÃO

• Implantar PMO naorganização juntamente com

um projeto piloto

ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO DO PROJETO

METODOLOGIA ADOTADA



A metodologia aplicada para a seleção dos projetos em LISARB será estabelecida

da maneira descrita abaixo, onde em um primeiro momento serão listados todos

os projetos baseados nos objetivos oriundos do planejamento estratégico.

Posteriormente estes projetos serão categorizados, avaliados e selecionados,

finalizando com a priorização adequada e realizando o balanceamento, caso seja

necessário.

Identificar Categorizar Avaliar Selecionar Priorizar Balancear

IDENTIFICAÇÃO DAS PRINCIPAIS ÁREAS



JUSTIÇA

MEIO AMBIENTE

SAÚDE & BEM ESTAR

SEGURANÇA

EDUCAÇÃO & CULTURA

INOVAÇÃO

LISARB

IDENTIFICAÇÃO DOS PRINCIPAIS PROJETOS



Levando em consideração os objetivos do planejamento estratégico de LISARB, foram identificados os

seguintes projetos:

OBJETIVO PROJETOS

01. Aliança por uma LISARB

Mais Justa

Julga Já

Juiz On-Line

02. Política Cidadã Baseada

em Princípios e Valores

Pesquisa Cidadã

Voz Ativa

03. Educação para a

Sociedade do Conhecimento

LISARB Educacional p/ Todos

Cantinho da Leitura

Leitura On-Line

04. Economia para uma

Sociedade Sustentável

+ Etanol

Renovação Sustentável

OBJETIVO PROJETOS

05. Proteção SocialProtege LISARB

LISARB + Saúde

06. Qualidade de Vida e

Segurança p/ Todos os

Lisarbeanos

Eco LISARB

Bike LISARB

LISARB Verde

07. Cultura e Fortalecimento

da DiversidadeCultura na Escola

08. Política Externa p/ o

Século XXI

Desarme Já

LISARB sem Fronteiras

09. Combate à Corrupção LISARB Transparente

DISTRIBUIÇÃO POR CATEGORIAS



EDUCAÇÃO E

CULTURAJUSTIÇA

MEIO

AMBIENTE

SAÚDE &

BEM ESTARSEGURANÇA INOVAÇÃO

LISARB Educacional

para todosJulga Já

Renovação

SustentávelBike LISARB

Protege

LISARB

Pesquisa

Cidadã

Cultura na Escola Juiz On-Line Eco LISARBLISARB

+ SaúdeDesarme Voz Ativa

Cantinho da LeituraLISARB

Transparente+ Etanol

LISARB sem

Fronteiras

Leitura On-line LISARB Verde

A categorização consiste na separação dos projetos candidatos em categorias de acordo com os objetivos

comuns dos mesmos, nesta etapa foram identificadas 6 categorias baseadas nos objetivos do planejamento

estratégico da LISARB e, posteriormente, os projetos foram distribuídos entre elas, como se segue:

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DOS PROJETOS



Os projetos serão avaliados pelos seguintes critérios e conforme os seus respectivos pesos:

CRITÉRIO PESOLEGENDA PARA NOTAS

0,0 5 10

Custo 10% Alto Médio Baixo

Risco 10% Alto Médio Baixo

Urgência 15% Acima de 5 anos De 1 até 5 anos Até 1 ano

Satisfação da População 20% ≤ 20% De 30% à 80% > 80%

Desenvolvimento e

Crescimento25%

PIB < 0,3%PIB de 0,3 à 1% > 1%

Impacto Social 20% ≤ 20% De 30% à 80% > 80%



Onde:

• Custo => Valor para realização do projeto;

• Risco => Riscos envolvidos na implantação e realização do projeto;

• Urgência => Necessidade de o projeto ser iniciado antes dos demais, de acordo com as

demandas do país (importância);

• Satisfação da População => Percentual que indica a quantidade da população satisfeita

com a realização do projeto;

• Desenvolvimento e Crescimento => Índice baseado no PIB do país.

• Impacto Social => Porcentagem da quantidade de pessoas alcançadas positivamente pelo

projeto.

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DOS PROJETOS



TABELA DE AVALIAÇÃO DE CRITÉRIOS X PESOS

TABELA DE CRITÉRIOS PROJETO 1 PROJETO 2 PROJETO 3 PROJETO 4 PROJETO 5 PROJETO 6

Critérios Peso Legenda para as Notas

LISARB

Educ. p/

Todos

Cultura na

Escola

Cantinho da

Leitura

Leitura On-

LineJulga Já

LISARB

Transparente

0 5 10 Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

Custo 10% Alto Médio Baixo 5 50 5 50 5 50 5 50 5 50 5 50

Risco 10% Alto Médio Baixo 10 100 10 100 10 100 10 100 5 50 0 0

Urgência 15%Acima 5

anosde 1 até 5 anos

Até 1

ano5 75 5 75 5 75 5 75 10 150 5 75

Satisfação da população 20% < 20% de 30% a 80% > 80% 10 200 10 200 5 100 5 100 10 200 10 200

Desenvolvimento & Crescimento 25% PIB < 0,3%PIB de 0,3% A

0,9%

PIB >

1%10 250 10 250 5 125 5 125 10 250 5 125

Impacto social 20% < 20% de 30% a 80% > 80% 10 200 10 200 5 100 5 100 10 200 10 200

100% 875 875 550 550 900 650



TABELA DE AVALIAÇÃO DE CRITÉRIOS X PESOS

PROJETO 7 PROJETO 8 PROJETO 9 PROJETO 10 PROJETO 11 PROJETO 12

Renovação

SustentávelEco LISARB + Etanol LISARB Verde Bike LISARB

LISARB

+ Saúde

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

0 0 5 50 0 0 0 0 0 0 5 50

5 50 10 100 5 50 5 50 10 100 10 100

5 75 5 75 5 75 0 0 5 75 10 150

5 100 10 200 5 100 5 100 5 100 10 200

5 125 10 250 5 125 5 125 0 0 10 250

10 200 10 200 5 100 5 100 5 100 10 200

550 875 450 375 375 950

PROJETO 13 PROJETO 14 PROJETO 15 PROJETO 16 PROJETO 17

Protege

LISARBDesarme

LISARB S/

Fronteiras

Pesquisa

CidadãVoz Ativa

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

0 0 0 0 0 0 5 50 0 0

0 0 0 0 0 0 10 100 0 0

5 75 5 75 5 75 10 150 5 75

10 200 5 100 0 0 10 200 0 0

10 250 5 125 5 125 5 125 0 0

10 200 5 100 5 100 10 200 5 100

725 400 300 825 175



SELEÇÃO DOS PROJETOS

Os projetos selecionados para

a avaliação de Critério x Peso

estão listados no gráfico ao

lado, com suas respectivas

notas.



PRIORIZAÇÃO DOS PROJETOS

PROJETOS NOTAS

LISARB + Saúde 950

Julga Já 900

LISARB Educacional p/ Todos 875

Cultura na Escola 875

Eco LISARB 875

Pesquisa Cidadã 825

Protege LISARB 725

LISARB Transparente 650

Cantinho da Leitura 550

Leitura On-Line 550

Renovação Sustentável 550

Com a pontuação de cada projeto,

determinou-se como nota de corte 500

pontos. Desta forma, na tabela ao lado,

encontram-se os projetos priorizados

para execução do governo de LISARB.

BALANCEAMENTO DO PORTFÓLIO



Ao lado, apresentamos o gráfico de Bolhas, o qual

demonstra os projetos classificados por seu

orçamento (representado pelo tamanho da bolha),

assim como, sua urgência (representada pelas

cores), conforme elucidado em sua legenda:

NOVO BALANCEAMENTO DO PORTFÓLIO



Conforme gráfico anterior, a equipe identificou que

será necessário um rebalanceamento, pois no

programa Educação e Cultura, ficou centrado 03

projetos no mesmo objetivo (nº 03).Embora os 03

projetos sejam de suma importância, a Super Visão

Consultoria propõe que os projetos “Cantinho da

Leitura” e “Leitura On-Line” sejam inclusos no

projeto “LISARB Educacional para Todos”, pois

este já prevê um orçamento alto, onde nos

prontificamos em agregar os outros 02 projetos, que

possuem um orçamento intermediário.

Sendo assim, ao lado apresentamos o segundo

gráfico, demonstrando nossas propostas .

AGRADECEMOS SUA ATENÇÃO!



Documents

Implantação de um PMO em LISARB