Informações adicionais Administração de viagens e despesas Visão geral do cenário Processar contas a pagar e pagamentos Trabalhar com solicitações de viagens

Informações adicionais

Administração de viagens e despesas Visão geral do cenário

Processar contas a pagar e pagamentos

Trabalhar com solicitações de viagens

Reservar serviços de viagem on-line

Adicionar recibo de despesa durante viagem

Administrar despesas

Scenario Explorer

Áreas de negócio

Cenário/Processos

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Contador da contabilidade de fornecedores

Descrição do cenário

As seguintes funções empresariais estão envolvidas neste cenário:

Viajante Auditor AprovadorAssistente de viagem

Como uma grande empresa, você precisa de recursos para controlar políticas de viagens, orçamentos e despesas. O SAP Cloud for Travel and Expense fornece tudo isso por meio de uma solução de administração direta e global de viagens que abrange desde a aprovação até a reserva de viagens, o envio automático de despesas e o reembolso de despesas.O SAP Cloud for Travel and Expense está integrado ao SAP ERP e ao SAP Cloud for Financials. Isso garante consistência de dados, minimiza a necessidade de reconciliação e aumenta sua capacidade de analisar e auditar despesas. Para os usuários, é fácil inserir despesas no SAP Cloud for Travel and Expense, graças a recursos como telas simplificadas, campos de entradas preenchidos previamente e a capacidade de enviar automaticamente despesas de feeds do cartão de crédito. Se os usuários não conseguirem acessar o aplicativo, eles poderão enviar as informações sobre despesas por e-mail.A configuração padrão do SAP Cloud for Travel and Expense contém taxas de reembolso para todos os países predefinidos, um modelo de país genérico e pode ser adaptada para atender à política de despesas específica de sua empresa.

Clique na etapa do processo para detalhes

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Cenário/Processos

Administração de viagens e despesas Visão geral do cenário






Scenario Explorer


Descrição do cenário

As seguintes funções empresariais estão envolvidas neste cenário:

Viajante Auditor Aprovador


Como uma grande empresa, você precisa de recursos para controlar políticas de viagens, orçamentos e despesas. O SAP Cloud for Travel and Expense fornece tudo isso por meio de uma solução de administração direta e global de viagens que abrange desde a aprovação até a reserva de viagens, o envio automático de despesas e o reembolso de despesas.O SAP Cloud for Travel and Expense está integrado ao SAP ERP e ao SAP Cloud for Financials. Isso garante consistência de dados, minimiza a necessidade de reconciliação e aumenta sua capacidade de analisar e auditar despesas. Para os usuários, é fácil inserir despesas no SAP Cloud for Travel and Expense, graças a recursos como telas simplificadas, campos de entradas preenchidos previamente e a capacidade de enviar automaticamente despesas de feeds do cartão de crédito. Se os usuários não conseguirem acessar o aplicativo, eles poderão enviar as informações sobre despesas por e-mail.A configuração padrão do SAP Cloud for Travel and Expense contém taxas de reembolso para todos os países predefinidos, um modelo de país genérico e pode ser adaptada para atender à política de despesas específica de sua empresa.

Assistente de viagem

Áreas de negócio


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Processo conduzido pelo usuário

Processo conduzido pelo sistema

Processo manual não suportado pelo sistema

Processo que se comunica c/software de terceiros (passe o mouse para detalhes)

Processo relevante às Finanças

Cenário relacionado

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Cenário/Processos

Administração de viagens e despesas Detalhes do processo: Trabalhar com solicitações de viagens

Scenario Explorer

Descrição do processo

O viajante ou assistente de viagem envia uma solicitação de viagem no SAP Cloud for Travel and Expense, de sua própria viagem ou em nome de outro viajante.

O autorizador analisa essa solicitação e aprova ou recusa a mesma. Depois, o viajante é notificado via e-mail sobre a decisão do autorizador.

Aprovações são opcionais e podem ser adaptadas às necessidades da sua empresa.

Executado porViajante

Nos centros de trabalhoAprovações de viagens e despesas








Enviar uma decisão por e-mail

Analisar uma solicitação de viagem

Criar uma solicitação de viagem

iii

Assistente de viagem

Aprovador

X

Áreas de negócio



Cenário/Processos


Administração de viagens e despesas Detalhes do processo: Reservar serviços de viagem on-line

Scenario Explorer


O viajante faz a reserva on-line de uma viagem utilizando uma de nossas ferramentas integradas de reserva on-line. Como o SAP Cloud for Travel and Expense está totalmente integrado com essas ferramentas, os dados da SAP são automaticamente transferidos e utilizados no preenchimento dos campos da ferramenta.

Depois, quando o viajante termina de fazer a reserva da viagem, todos os dados são transferidos de volta para o SAP Cloud for Travel and Expense, onde serão imediatamente disponibilizados na forma de um itinerário de viagem.

Como alternativa, você pode enviar suas informações de viagem para nossa ferramenta integrada de administração de itinerários. As informações serão transferidas de volta para o SAP Cloud for Travel and Expense, onde ficarão disponibilizadas como um itinerário com que você pode trabalhar.

Esses dados de reserva, como a data de início e de término da viagem, serão automaticamente inseridos no relatório de despesas de viagem do empregado.

Configure a ferramenta de reserva on-line para atender à política de viagem de sua empresa, e ela o informará sobre possíveis violações a sua política ou a de seu fornecedor preferido.




Revisar itinerário

Sincronizar dados com o SAP Cloud for Travel and Expense

Criar itinerário on-line

iii

X

Aprovador

Clique aqui para exibir variantesdo processo




Áreas de negócio





Cenário/Processos

Administração de viagens e despesas Detalhes do processo: Reservar serviços de viagem on-line

Scenario Explorer


O viajante faz a reserva on-line de uma viagem utilizando uma de nossas ferramentas integradas de reserva on-line. Como o SAP Cloud for Travel and Expense está totalmente integrado com essas ferramentas, os dados da SAP são automaticamente transferidos e utilizados no preenchimento dos campos da ferramenta.

Depois, quando o viajante termina de fazer a reserva da viagem, todos os dados são transferidos de volta para o SAP Cloud for Travel and Expense, onde serão imediatamente disponibilizados na forma de um itinerário de viagem.

Como alternativa, você pode enviar suas informações de viagem para nossa ferramenta integrada de administração de itinerários. As informações serão transferidas de volta para o SAP Cloud for Travel and Expense, onde ficarão disponibilizadas como um itinerário com que você pode trabalhar.

Esses dados de reserva, como a data de início e de término da viagem, serão automaticamente inseridos no relatório de despesas de viagem do empregado.

Configure a ferramenta de reserva on-line para atender à política de viagem de sua empresa, e ela o informará sobre possíveis violações a sua política ou a de seu fornecedor preferido.



Envie suas informações de viagem para nossa ferramenta integrada de administração de itinerários. Em seguida, disponibilizaremos seu itinerário em seu SAP Cloud for Travel and Expense.


Revisar itinerário

Sincronizar dados com o SAP Cloud for Travel and Expense

Criar itinerário on-line

iii

X

Clique aqui para ocultar variantesdo processo




Áreas de negócio

i


Aprovador





Cenário/Processos

Administração de viagens e despesas Detalhes do processo: Adicionar recibo de despesa durante viagem

Scenario Explorer


Durante a viagem, o viajante envia recibos para seu relatório de despesas. Isso pode ser feito usando um aplicativo para dispositivo móvel ou por e-mail.

Dispositivo móvel: O viajante insere os detalhes da despesa, com a opção de fotografar o recibo e adicioná-lo como anexo, e os envia para o SAP Cloud for Travel and Expense. Se o reconhecimento de imagem estiver habilitado no sistema, você poderá fotografar o recibo e o sistema criará automaticamente a despesa.

E-mail: O viajante redige um e-mail informando o tipo de despesa, o montante, a moeda e a data, e o envia ao endereço de e-mail central. Ele também pode anexar um recibo.






Adicionar recibo de despesa usando dispositivo móvel i

X

Clique aqui para exibir variantes do processo

Dispositivos móveisE-mail



Áreas de negócio




Administração de viagens e despesas Detalhes do processo: Adicionar recibo de despesa durante viagem

Scenario Explorer


Durante a viagem, o viajante envia recibos para seu relatório de despesas. Isso pode ser feito usando um aplicativo para dispositivo móvel ou por e-mail.

Dispositivo móvel: O viajante insere os detalhes da despesa, com a opção de fotografar o recibo e adicioná-lo como anexo, e os envia para o SAP Cloud for Travel and Expense. Se o reconhecimento de imagem estiver habilitado no sistema, você poderá fotografar o recibo e o sistema criará automaticamente a despesa.

E-mail: O viajante redige um e-mail informando o tipo de despesa, o montante, a moeda e a data, e o envia ao endereço de e-mail central. Ele também pode anexar um recibo.




Adicionar recibo de despesa usando dispositivo móvel i

Clique aqui para ocultar variantes do processo

Dispositivos móveis E-mail

Adicionar recibo de despesa usando e-mail

i

X



Áreas de negócio

Cenário/Processos






Cenário/Processos


Administração de viagens e despesas Detalhes do processo: Administrar despesas

Scenario Explorer


O viajante ou assistente de viagem envia o relatório de despesas. Ele pode fazer isso, por exemplo, enviando transações do cartão de crédito corporativo ou fotos dos recibos. Se ele quiser, poderá usar os dados de sua solicitação ou de seu itinerário de viagem inseridos automaticamente no relatório de despesas.

Depois de as despesas serem auditadas e aprovadas, elas serão automaticamente transferidas para seu sistema de contabilidade financeira ou de folha de pagamento. Isto aciona o reembolso do empregado. Você pode adaptar facilmente esse processo para se adequar à política de viagens de sua empresa. O SAP Cloud for Travel and Expense pode ser integrado a seu sistema SAP ERP Financials ou SAP Cloud for Financials.


Nos centros de trabalhoLançamentos de aprovações de viagens e despesas





Lançar relatório de despesas no SAP ERP

Aprovar relatório de despesas

Auditar relatório de despesas

Adicionar relatório de despesas

i iii

X

Auditor

Aprovador



Áreas de negócio

Executado porViajante/Assistente de viagem





Cenário/Processos


Administração de viagens e despesas Detalhes do processo: Administrar despesas

Scenario Explorer


O viajante ou assistente de viagem envia o relatório de despesas. Ele pode fazer isso, por exemplo, enviando transações do cartão de crédito corporativo ou fotos dos recibos. Se ele quiser, poderá usar os dados de sua solicitação ou de seu itinerário de viagem inseridos automaticamente no relatório de despesas.

Depois de as despesas serem auditadas e aprovadas, elas serão automaticamente transferidas para seu sistema de contabilidade financeira ou de folha de pagamento. Isto aciona o reembolso do empregado. Você pode adaptar facilmente esse processo para se adequar à política de viagens de sua empresa. O SAP Cloud for Travel and Expense pode ser integrado a seu sistema SAP ERP Financials ou SAP Cloud for Financials.





Lançar relatório de despesas no SAP ERP

Aprovar relatório de despesas

Auditar relatório de despesas

Adicionar relatório de despesas

i iii

X

Clique aqui para ocultar variantes do processo

Lançar relatório de despesas no SAP Cloud for Financials

i

Áreas de negócio

Nos centros de trabalhoLançamentos de aprovações de viagens e despesas


Auditor

Aprovador


Executado porViajante/Assistente de viagem





Cenário/Processos

Processar pagamentos

Administração de viagens edespesas Detalhes do processo: Processar pagamentos

Scenario Explorer


Dependendo das configurações específicas da sua empresa, a execução do pagamento no sistema SAP ERP Financial Accounting, SAP Cloud for Financials ou SAP ERP HCM é acionada. Depois, o pagamento é enviado ao viajante por transferência bancária e cheque.

Executado porContador da contabilidade de fornecedores




Reembolsar despesas usando o SAP ERP

X

i

SAP Cloud for FinancialsSAP ERP


Áreas de negócio






Cenário/Processos

Processar pagamentos

Administração de viagens edespesas Detalhes do processo: Processar pagamentos

Scenario Explorer


Dependendo das configurações específicas da sua empresa, a execução do pagamento no sistema SAP ERP Financial Accounting, SAP Cloud for Financials ou SAP ERP HCM é acionada. Depois, o pagamento é enviado ao viajante por transferência bancária e cheque.



Reembolsar despesas usando o SAP ERP

X

iClique aqui para ocultar variantes do processo

Reembolsar despesas usando o SAP Cloud for Financials

i

Áreas de negócio

Executado porContador da contabilidade de fornecedores


SAP Cloud for FinancialsSAP ERP






Administração de viagens e despesas Áreas de negócio

Scenario Explorer

Áreas de negócio

Cenário/Processos

Áreas de negócio

Administração de viagens e despesas

Clique nos pictogramasda área para detalhes






Descrição da área de negócio

Praticamente todos os processos de negócio envolvem fluxo de caixa, dentro de sua empresa ou entre sua empresa e seus clientes e parceiros de negócios externos. Com o SAP Cloud for Travel and Expense, você tem total controle sobre o aspecto financeiro de toda e cada etapa de seus processos de negócios. Você pode configurar suas políticas de despesas e reembolsos, monitorar despesas de empregados e reembolsar todas as despesas aprovadas com rapidez e simplicidade.O SAP Cloud for Travel and Expense está integrado com as ferramentas de reserva on-line líderes de mercado. Você pode configurar essas ferramentas para se adequarem à política de viagens de sua empresa; isso assegura conformidade com as políticas de viagens em relação a custos e regras de fornecedores preferidos. Isso permite que sua empresa economize nas despesas de viagens e acelere o processo de reserva.


Áreas de negócio


Administração de viagens e despesasInformações adicionais

Scenario Explorer

Cenário/Processos

Mais detalhesA SAP fornece documentação de produto completa, abrangendo todos os aspectos do cenário de negócio. Para mais detalhes clique aqui.

Outras fontes de informação podem ser encontradas na seção SAP Cloud for Travel and Expense do SAP Business Center (clique aqui).

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* Observe que, para ter acesso aos links acima, você precisa ter um usuário no SAP Business Center. Se você não conseguir acessar a página diretamente e estiver usando o Microsoft Internet Explorer®, visite http://support.microsoft.com/kb/890474.


http://help.sap.com/travel-od

https://www.sme.sap.com/irj/sme/travelondemand/overview

http://support.microsoft.com/kb/890474

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