INFORME DIAGNÓSTICO SITUACIONAL A NIVEL DE ENTIDAD …

INFORME DEL SERVICIO DE CONSULTORÍA:

“DIAGNÓSTICO SITUACIONAL A NIVEL DE ENTIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA UGEL N° 04”

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Comité de Implementación de Control Interno de la UGEL N° 04

INFORME

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL A NIVEL DE ENTIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA UNIDAD DE GESTIÓN

EDUCATIVA LOCAL N° 04

LIMA - PERÚ

2015




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SÍNTESIS GERENCIAL

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL A NIVEL DE ENTIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL N° 04

Señora: GLADYS JESÚS COLCA CCAHUANA Directora Unidad de Gestión Educativa Local N° 04 Presente.-

De nuestra consideración:

De conformidad con lo establecido en la Ley N° 27785 - Ley Orgánica del Sistema de Control y de la Contraloría General de la República, la Ley N° 28716 - Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, las Normas de Control Interno emitida con Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG, y la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado emitida con Resolución de Contraloría General N° 458-2008-CG por la Contraloría General de la República, estamos alcanzando el resumen ejecutivo de los resultados obtenidos del Informe Final del servicio de consultoría “Diagnóstico situacional a nivel de entidad del Sistema de Control Interno de la Unidad de Gestión Educativa Local N° 04”.

1. Objetivos y Alcance del Diagnóstico del Sistema de Control Interno.

El Diagnóstico del Sistema de Control Interno comprende un (1) Objetivo General y tres (3) Objetivos Específicos, los mismos que se detallan en el Capítulo I. Antecedentes, el numeral 1.2. Objetivos del Diagnóstico; el Alcance del Diagnóstico se comenta en el numeral 1.3.

2. Resultado del Diagnóstico del Sistema de Control Interno.

Como resultado se emite el presente Informe del servicio de consultoría “Diagnóstico Situacional a nivel de entidad del Sistema de Control Interno en el UGEL Nº 04”, en tal sentido se han determinado aspectos de dicha estructura que podrían ser situaciones reportables y que ameritan acciones a implementar.

Tomando en cuenta que el nivel de implementación del sistema de control interno está EN ESTADO INICIAL, se ha recomendado actividades a implementar de manera prioritaria clasificados por Componentes, tales como: Componente: Ambiente de Control

Diseñar y aprobar un Plan de Trabajo de Implementación del SCI en la UGEL N° 04 en la que se defina la metodología, recursos y un cronograma de actividades, considerando la programación de reuniones periódicas para el seguimiento de dicho plan.




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Elaborar y aprobar un Reglamento Interno sobre las funciones y responsabilidades de los integrantes del Comité de Control Interno considerando los Niveles (Nivel Directivo, Nivel Operativo y Nivel Evaluador).

Elaborar y aprobar un Plan de Difusión del Código de Ética de la Función Pública.

Publicar las evaluaciones del Plan Operativo institucional (POI) de la UGEL N° 04 en el portal de Transparencia de la entidad.

Elaborar y aprobar un procedimiento interno para la evaluación del Plan Estratégico Institucional (PEI), que considere la evaluación anual del mismo, así como su publicación en el portal de transparencia de la entidad.

Elaborar un Procedimiento Interno para la realización del seguimiento al Presupuesto Institucional de la UGEL N° 04.

Proponer al Ministerio de Educación, a través de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana la elaboración de manual de procesos, a partir del Manual de Operaciones aprobado, donde se establezcan los procedimientos e instructivos, así como a los responsables de su ejecución, a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

Proponer al Ministerio de Educación, a través de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana la inclusión de los equipos de trabajo en la estructura organizacional de la UGEL N° 04.

Elaborar y aprobar Procedimientos Internos que regulen las actividades de recursos humanos.

Promover, a través de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana, la actualización de la escala remunerativa de la UGEL N° 04 de acuerdo al Manual de Operaciones (MOP).

Implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en la UGEL N° 04, de acuerdo a lo establecido en la Ley N° 29783, a fin de garantizar el bienestar físico y mental de los trabajadores de la entidad.

Actualizar el Reglamento Interno de Trabajo de la UGEL N° 04 de acuerdo a lo establecido a la Ley N° 30057 y su reglamento.

Elaborar y aprobar el Manual de Perfiles de Puestos (MPP) de la UGEL N° 04 en cumplimiento a las disposiciones establecidas en la Directiva N° 001-2013-SERVIR/GDSRH “Normas para la Formulación del Manual de Perfiles de Puestos (MPP)”, aprobado con Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 161-2013-SERVIR/PE.




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Elaborar y aprobar un Manual de Procesos que considere la documentación de las actividades a través de flujogramas, fichas descriptivas y procedimientos.

Implementar un mecanismo que permita conocer el estado actual del total de recomendaciones emitidas por los órganos que conforman el Sistema Nacional de Control. Posterior a ello, elaborar y aprobar un cronograma de levantamiento de observaciones y/o implementación de recomendaciones, consignando la actividad a realizar, el responsable y el plazo de culminación de la actividad. Remitirlos a las diversas unidades orgánicas solicitando que se implementen dentro del plazo exigido.

Componente: Evaluación de Riesgos

Conformar el Comité de Riesgos mediante Resolución Directoral y capacitarlos periódicamente en materia de riegos y controles.

Elaborar políticas y lineamientos para la administración de los riesgos de la UGEL N° 04, así como difundirlos apropiadamente en la entidad.

Elaborar y aprobar el Plan de Administración de Riesgos, con participación de las diversas Áreas, adoptando el marco integrado de control interno COSO.

Establecer una metodología para la identificación de riesgos de la UGEL N° 04, que considere los 5 grupos de riesgos (estratégicos, operativos, financiero, de cumplimiento y de tecnología).

Establecer una metodología para la valoración de los riesgos identificados mediante la cuantificación de la probabilidad de ocurrencia y del impacto de cada riesgo sobre los procesos y actividades de la entidad.

Definir la estrategia de respuesta de los riesgos identificados y valorados.

Establecer las acciones necesarias (controles) para afrontar los riesgos evaluados.

Realizar seguimiento a las actividades de control definidas para los procesos. Componente: Actividades de Control Gerencial

Promover la elaboración y aprobación de diagramas de flujo de cada proceso y sub proceso a cargo de la UGEL Nº 04, así como el Manual de Procesos (MAPRO).

Mientras se aprueba la normativa que regule la segregación de funciones, promover que en los demás procesos se asignen funciones ya sea a través de Resoluciones Directorales o Memorandos al igual que en el caso del Proceso para Gestionar servicios logísticos.




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Establecer y aprobar procedimientos internos para:

La rotación periódica del personal asignado a puestos susceptibles a riesgos.

Evaluar el costo/beneficio de los controles establecidos en los procesos críticos.

El control de los recursos o archivos. Las conciliaciones y verificaciones contables. La documentación de los procesos y subprocesos. La revisión, actualización y evaluación del Manual de Procedimientos de la

UGEL Nº 04.

Elaborar y aprobar una lista de verificaciones y conciliaciones que sean necesarias realizar sobre los registros de los procesos críticos de la Entidad.

Implementar un área de control previo administrativo para el trámite de los expedientes de pago.

Gestionar en lo posible la actualización del Manual de procedimientos administrativos a fin que este se encuentre en concordancia con el MOP.

Cumplir con la difusión y comunicación de las Evaluaciones del Plan Operativo Institucional (POI) 2015 de la UGEL Nº 04 a través del Portal de Transparencia

Realizar la Evaluación Anual del Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2018 de la UGEL Nº 04, la misma que debe ser difundida a través del Portal de Transparencia de la UGEL.

Elaborar y aprobar un Procedimiento Interno el seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2018 de la UGEL Nº 04, a fin de garantizar el cumplimiento de las metas y objetivos trazados.

Elaborar y aprobar procedimientos internos que considere las formas principales de rendición de cuentas (financieras y gerencial).

Proponer a través de la DRELM la aprobación de un instrumento que documente las actividades y tareas que comprenden cada proceso y sub proceso contenido en el Manual de Operaciones.

Elaborar y aprobar los siguientes documentos de gestión y control de TIC´s: Plan Estratégico de Gobierno Electrónico (PEGE) Plan Operativo Informático Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI). Plan de Administración de Riesgos de TIC´s. Plan de Contingencias y Seguridad de la Información.




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Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Equipos de Cómputo y Comunicaciones.

Plan de Capacitación de TIC´s a los Usuarios. Directiva para la Administración de Software. Normas y Procedimientos para el Uso de los Recursos Informáticos.

Elaborar y aprobar procedimientos internos que regule las actividades desarrolladas por la Oficina de Tecnología de la Información.

Componente: Información y Comunicación

Elaborar y aprobar procedimientos internos que definan las características de la información (interna y externa).

Elaborar y aprobar un inventario de los reportes principales manejados por las diversas áreas del UGEL Nº 04.

Elaborar y aprobar procedimientos internos donde se determine la relación entre la información y responsabilidad que el personal asumirá en su trabajo diario.

Establecer y aprobar una política de calidad que establezca las obligaciones del personal con respecto a la calidad de la información.

Elaborar y aprobar los siguientes documentos de gestión y control de las Tecnologías de la Información y Comunicación.

Elaborar y aprobar procedimientos internos que regule las actividades desarrolladas por el Equipo de Informática.

Requerir un sistema informático integral para el desarrollo de las actividades de la entidad, que permita gestionar las actividades administrativas, contables, presupuestales de manera articulada y a tiempo real.

Elaborar y aprobar procedimientos internos en donde se establezcan la predisposición de la Entidad para adecuarse a los cambios tecnológicos, así como a los cambios externos provenientes de usuarios externos.

Elaborar y aprobar un procedimiento para la digitalización de la comunicación interna y externa, es decir oficios, memorándums, informes, expedientes, etc.

Implementar un ambiente con equipos para reuniones.

Elaborar y aprobar un procedimiento interno para la actualización del Portal de Transparencia del UGEL Nº 04 en el marco de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública - Ley N° 27806.




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Establecer un procedimiento para regular la oportunidad y responsabilidad de la comunicación y difusión de la información institucional.

Componente: Supervisión

Documentar, aprobar y difundir políticas de prevención y monitoreo que son ejercidas por las jefaturas de área y de equipo, sobre las diversas actividades de la UGEL Nº 04, con la finalidad de verificar el adecuado desarrollo del control interno.

Considerar en las actividades del Comité de Control Interno, lo siguiente:

Proponer un reglamento interno que regule las funciones del comité de control interno.

Elaborar un manual de gestión para el proceso de implementación del sistema de control interno que incluya políticas, metodología, responsables, etc.

Implantar un mecanismo para el seguimiento y control de las deficiencias de gestión y control detectado por el OCI de la UGEL Nº 04.

Elaborar y aprobar un documento que permita, registrar y comunicar de manera oportuna a las áreas involucradas con la finalidad que se tomen acciones correctivas correspondientes.

Elaborar y aprobar un formato estándar para documentar el Plan de Mejoramiento.

Elaborar y aprobar procedimientos internos de autoevaluación de Control y gestión aplicables a todas las Unidades Orgánicas y a los procesos de la UGEL Nº 04 para medir la efectividad de los controles a nivel Entidad y de Procesos.

Elaborar y aprobar un formato de reporte de cumplimiento de medidas correctivas derivadas de recomendaciones de informes de auditoría interna y externa.

Elaborar y aprobar un formato de reporte de evaluación y seguimiento de recomendaciones derivadas de auditorías internas y auditorías externas designado por la Contraloría General de la República.

Elaborar y aprobar procedimientos que regulen funciones específicas del comité de cautela designados por la Entidad, con la finalidad de supervisar el cumplimiento contractual de las auditorías externas designadas por la Contraloría General de la República.




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3. Conclusión.

En base al resultado del Diagnóstico realizado respecto de los elementos del Sistema de Control Interno de la UGEL Nº 04, el nivel de desarrollo, organización y grado de madurez observado para cada uno de los componentes del Sistema de Control Interno, es el siguiente:

Componentes del Sistema de Control Interno

Inexistente (0)

Inicial (1)

En proceso de implementación

(2)

Implementado / Establecido

(3)

Avanzado (4)

Optimizado (5)

Ambiente de Control

(*)

Evaluación de Riesgos

(*)

Actividades de Control Gerencial

(*)

Información y Comunicación

(*)

Supervisión (*)

(*) Grado de Madurez del Sistema de Control Interno.

Lima, 06 de noviembre del 2015

Refrendado por:

________________________________

Mg. Abog. NOELIA PACHECO INGARUCA Socio Gerente Matricula CAJ N° 1845




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INDICE

PAG

Presentación 10

I. Antecedentes 12

1.1. Origen………………………………………………………………..……... 13

1.2. Objetivos del Diagnóstico………………………………………..……….. 13

1.3. Alcance del Diagnóstico………………………………………...………… 13

II. Base Legal y Análisis Normativo 14

2.1. Base Legal……………………………………………………………..…... 15

2.2. Análisis Normativo…………………………………………………..…….. 15 - 24

III. Criterios Metodológicos 25

3.1. Metodología Aplicada………………………………………………..……. 26 - 30

IV. Diagnóstico del Sistema de Control Interno 31

4.1. Resultado del Diagnóstico de la Estructura de Control Interno........... 32

4.2. Fortalezas, Debilidades, Causas y Aspectos a Implementar…………. 33 - 53

4.2.1. Ambiente de Control……………………………………………….. 33 - 37

4.2.2. Evaluación de Riesgos…………………………………………..... 37 - 39

4.2.3. Actividades de Control Gerencial……………………………..…. 39 - 44

4.2.4. Información y Comunicación…………………………………..…. 45 - 49

4.2.5. Supervisión …………………………………………………...…… 50 - 53

V. Conclusión 53

5.1. Conclusión………………………………………………………………..... 54

VI. Recomendación 55

6.1. Recomendación……………………………………………………………. 56




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PRESENTACIÓN

La Unidad de Gestión Educativa Local N° 04 – UGEL N° 04 es una unidad ejecutora del Ministerio de Educación. Proporciona el apoyo pedagógico, institucional y administrativo a las instituciones educativas de su jurisdicción, para asegurar un servicio de calidad con equidad en cooperación con los gobiernos locales. Tiene como ámbito jurisdiccional los distritos de Comas, Carabayllo, Puente Piedra, Santa Rosa y Ancón. La UGEL N° 04 tiene como visión consolidar una institución que promueva una gestión líder, con una planificación estratégica efectiva ponderando la participación democrática, la efectividad en sus resultados, valorando el trabajo en equipo con propuestas de innovación pedagógica, institucional y administrativa, con el uso de instrumentos de Gestión, pertinentes y el uso con equidad del presupuesto institucional. Así también, tiene como misión brindar un servicio educativo de calidad, contribuyendo en la formación integral de los alumnos promoviendo la práctica de los valores éticos y morales, democracia, responsabilidad, solidaridad, confianza, autoestima, equidad y honradez, mediante el desarrollo de capacidades y actitudes. En ese sentido, la UGEL N° 04 ha considerado necesario impulsar la implementación del Sistema de Control Interno con la finalidad de poder generar el autocontrol, la autorregulación y la autogestión de la entidad, tomando en cuenta los siguientes objetivos:

Promover y optimizar la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las operaciones de la entidad, así como la calidad de los servicios públicos que presta.

Cuidar y resguardar los recursos civiles del Estado contra cualquier forma de pérdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, así como, en general, contra todo hecho irregular o situación perjudicial que pudiera afectarlos.

Cumplir la normatividad aplicable a la Entidad y sus operaciones. Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información.

Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales.

Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos de rendir cuenta por los fondos y bienes públicos a su cargo.

La implementación del Sistema de Control Interno en la UGEL N° 04 se realizará en tres fases, siendo estas la planificación, ejecución y evaluación. La primera fase tiene como finalidad desarrollar un plan de trabajo que permita a la entidad implementar progresivamente su sistema de control interno, a nivel de procesos, considerando la importancia de establecer el compromiso de todos los niveles organizacionales de la entidad y se plante la formalización de dicho compromiso mediante documentos que reflejen las acciones a seguir para la implementación.




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Entre las acciones sugeridas se encuentra la formulación de un diagnóstico del sistema de control interno de la UGEL N° 04, el cual se presenta como un medio de análisis para determinar el estado situacional del sistema de control interno, la misma que se realizará los lineamientos, criterio y disposiciones establecidas en las siguientes disposiciones:

Ley N° 27785 “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República” y sus modificatorias.

Ley N° 28716 “Ley de Control Interno de las Entidades del Estado”.

Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG “Normas de Control Interno”.

Resolución de Contraloría General N° 458-2008-CG “Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado”.

Control Interno - Marco integrado COSO (Internal Control - Integrated Framework, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).




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CAPÍTULO I. ANTECEDENTES




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1.1 ORIGEN

El 30 de Octubre de 2006, la Contraloría General de la República, entidad

rectora del Sistema Nacional de Control, mediante Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG aprobó las Normas de Control Interno. Asimismo el 28 de Octubre de 2008, con Resolución de Contraloría General N° 458-2008-CG se aprobó la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado, estableciendo que para el apropiado y ordenado inicio del proceso de implantación de la estructura de control interno institucional regulada por dicha guía, y previamente a la etapa de diseño e implementación de la misma, se deberá realizar un Diagnóstico para conocer la situación real del sistema y mecanismos de control interno vigente y establecer su grado actual de validez y aplicación.

En tal sentido, la Unidad de Gestión Educativa Local N° 04, a fin de dar

cumplimiento a lo dispuesto por el Órgano Superior de Control, dispuso la contratación de la CONSULTORA C&SIG Consultores S.A.C. para la realización del servicio de consultoría “Diagnóstico situacional a nivel de entidad del Sistema de Control interno en la Unidad de Gestión Educativa Local N° 04”.

1.2. OBJETIVOS DEL DIAGNÓSTICO.

OBJETIVO GENERAL

Determinar la situación actual del sistema de control interno en la Unidad de Gestión Educativa Local N° 04, a nivel de entidad, según la normativa emitida por la Contraloría General de la República.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Determinar los controles internos implementados por la Unidad de Gestión

Educativa Local N° 04, a nivel de entidad. Determinar el grado actual de avance de la implementación del sistema de

control interno a nivel de entidad de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04.

Determinar las debilidades, fortalezas y aspectos a implementar del sistema de control interno de la Unidad de Gestión Educativa Local N° 04 a nivel entidad.

1.3. ALCANCE DEL DIAGNÓSTICO.

El Diagnóstico Situacional del Sistema de Control Interno (SCI) comprenderá el análisis del estado actual de desarrollo de dicho sistema, en relación a lo dispuesto por las Normas de Control Interno aprobadas por la Contraloría General de la República.




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CAPÍTULO II. BASE LEGAL Y ANÁLISIS NORMATIVO




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2.1 BASE LEGAL. Para la elaboración del Diagnóstico del SCI se han considerado los lineamientos,

criterios y disposiciones establecidas en los siguientes documentos:

Normativa de la Contraloría General de la Republica: Ley N° 27785 “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la

Contraloría General de la República” y sus modificatorias. Ley N° 28716 “Ley de Control Interno de las Entidades del Estado”. Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG “Normas de Control

Interno”. Resolución de Contraloría General N° 458-2008-CG “Guía para la

Implementación del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado”. Control Interno - Marco integrado COSO (Internal Control - Integrated

Framework, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).

2.2 ANÁLISIS NORMATIVO.

El presente Diagnóstico ha comprendido la revisión de la normativa interna que regula el funcionamiento y actividades de la Entidad, tanto la que se encuentra publicada en el Portal Web Institucional, medios de difusión y aquella proporcionada por la UGEL. En este sentido se ha elaborado un cuadro de concordancia del marco normativo interno de la UGEL N° 04 (Resoluciones, Planes, Guías, Manuales, Reglamentos, Procedimientos, Instructivos, Directivas, Lineamientos, entre otros) con las Normas de Control Interno - NCI, conforme se muestra en el cuadro siguiente:

NORMAS DE CONTROL INTERNO

NORMAS INTERNAS RESOLUCIÓN Y/O

DOCUMENTO QUE APRUEBA LA NORMA

AMBIENTE DE CONTROL

Norma 1.1: Filosofía de la Dirección

Acta de Compromiso para la Implementación del Sistema de Control Interno en la UGEL 04.

Implementación del Sistema de Control Interno:

Ejecución del Compromiso asumido por parte de la Alta Dirección de la UGEL 04 para la Implementación del Sistema de Control Interno en la .

Reconformación del Comité de Control Interno de la UGEL 04.

Acta Nº 003-2015, suscrito el 12 de

octubre de 2015, por la Directora de la UGEL Nº 04 además de 04 funcionarios integrantes con sus respectivos suplentes.

Resolución Nº 1552-2015-UGEL.04 del 05 de marzo de 2015 que designa Comité de implementación de Control Interno de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04 – Comas.

Resolución Nº 9874-2015-UGEL.04

del 12 de octubre 2015 que reconforma el Comité de




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Plan Estratégico Sectorial

Multianual 2012-2016 (PESEM 2012-2016) del Sector Educación.

Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2018 del UGEL.

implementación de Control Interno de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04 – Comas.

Resolución Ministerial N° 518-2012-

ED de fecha 19 de Diciembre de 2012.

Resolución Directoral N° 001350 de fecha 06 de Marzo de 2014.

Norma 1.2: Integridad y Valores Éticos

Código de Ética de la Función

Pública.

Reglamento del Código de Ética de la función Pública.

“Lineamientos para la Promoción de del Código de ética de la Función Pública en las es Públicas del Poder Ejecutivo.

Jornadas de capacitación dirigido a Directores de las instituciones educativas de la UGEL 04

Plan Anticorrupción del Ministerio

de Educación.

“Lineamientos de política sectorial para prevenir y enfrentar la corrupción en el sector educación”

Reglamento Interno de Trabajo de la UGEL 04.

Designación de Eliseo Segundo Welsel Miranda como responsable de transparencia.

Libro de Reclamaciones

Ley N° 27815 Ley del código de

ética de la Función Pública de fecha 12 de Agosto de 2002.

Decreto supremo Nº 033-2005-PCM del 18 de abril de 2005.

Resolución Ministerial Nº 050-2009-PCM del 30 de enero 2005.

Directiva Nº 006-2012-DUGEL Nº 4-

AGP-TOE Resolución Ministerial N° 0412-

2013-ED

Resolución Ministerial 0413-2013-ED

Resolución Directoral UGEL 04 Nº

765, del 28 de febrero de 2011.

Resolución Directoral Nº 04775-2015

DS 042-2011-PCM y DS 0261-2014-PCM.

Norma 1.3: Administración Estratégica



Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2018.

Plan Operativo Institucional 2015 de

la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04.




Resolución directoral Nº 002127-

2015-UGEL.04 de fecha 17 de marzo de 2015.

Norma 1.4: Estructura Organizacional

Manual de Operaciones de la

Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana.

Conformación de equipos de trabajo

de las unidades orgánicas de la

Resolución Ministerial Nº 215-2015.

MINEDU de fecha 01 de abril de 2015.

Resolución Directoral Regional Nº

04247-2015-DRELM de fecha 02 de




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Plan de implementación

administrativa del Manual de Operaciones (MOP)

junio de 2015.

Memorando Múltiple Nº 073-2015-UGEL-04-JAGA

Norma 1.5: Administración de los

Recursos Humanos

Reglamento Interno.

Autorización para laborar fuera del Horario de trabajo”.

Resolución Directoral N° 319-2013-

UGEL.04 del 15 de febrero de 2013.

Directiva N° 002-2015-UGEL04/D-AGAIE

Norma 1.6: Competencia Profesional

No se ha identificado normas

internas aprobadas que regulen la competencia profesional de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno - SCI.

No se ubicó

Norma 1.7: Asignación de Autoridad y Responsabilidad


DRELM.

Delegan facultades administrativas para el año 2015 al Jefe del Área de Gestión Administrativa, Infraestructura y Equipamiento de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04

Resolución Ministerial n.º 215-2015-

MINEDU del 1 de abril de 2015.

Resolución Directoral Nº 08320-2014-UGEL.04 de fecha 31 de diciembre de 2014.

Norma 1.8: Órgano de Control Institucional

El Órgano de Control Institucional

es el responsable de ejecutar el control de las actividades de gestión de la UGEL Nº 01, según sus planes anuales y de ejecución de labores de control, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley N° 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y la Contraloría General de la República. Tiene como misión promover la correcta y transparente gestión de los recursos y bienes de la Entidad , cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, así como el logro de sus resultados mediante la ejecución de acciones y actividades de control para contribuir con el cumplimiento de los fines y metas institucionales.

El accionar del Órgano de Control Institucional de la unidad de Gestión Educativa Local Nº 04 se rige por las regulaciones establecidas por la Contraloría General de la República.

Las funciones del Órgano de

Control Institucional - OCI, se encuentran establecidas en el Título III, Capítulo II, Artículo 9° del Manual de Operaciones de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana - DRELM aprobada con Resolución Ministerial N° 215-2015-MINEDU de fecha 1 de abril de 2015.

Ley N° 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, de fecha 23 de Julio de 2002, y sus modificatorias.

Ley N° 28716 - Ley de Control

Interno de las es del Estado de fecha 17 de Abril de 2006.

Resolución de Contraloría General

N° 320-2006-CG, que aprueba las “Normas de Control Interno” de fecha 30 de Octubre de 2006.

Resolución de Contraloría General

N° 458-2008-CG que aprueba la “Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno” de fecha 28 de Octubre de 2008.




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EVALUACIÓN DE RIESGOS

Norma 2.1: Planeamiento de la Administración de Riesgos


internas aprobadas que regulen el desarrollo de un plan de gestión de riesgos que incluya metodología, roles y responsabilidades, preparación del presupuesto, periodicidad, matriz de probabilidad e impacto, criterios de evaluación de riesgos de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno - SCI.

No se ha identificado.

Norma 2.2: Identificación de los

Riesgos


internas aprobadas que regulen la identificación de riesgos a nivel de y a nivel de procesos de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno - SCI.


Norma 2.3: Valoración de los Riesgos


internas aprobadas que permita a la clasificar y valorar los eventos potenciales que impacten en la consecución de sus objetivos que considere su probabilidad de ocurrencia e impacto de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno - SCI.


Norma 2.4: Respuesta al Riesgo


internas aprobadas que regulen procedimientos de respuesta a los riesgos identificados y priorizados en base a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno - SCI.


ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL

Norma 3.1: Procedimientos de Autorización y Aprobación



Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) de la UGEL N° 04.

Manual de procedimientos

administrativos.

Directiva Nº 003-2015-UGEL Nº 04/D-JAGAIE-EA "Procedimiento para la contratación de bienes y servicios iguales o inferiores a tres (03) Unidades Impositivas Tributarias en la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04".

Derivación de expedientes.


MINEDU Decreto Supremo n.º 016-2004-ED Resolución Directoral N° 1128-

2014-UGEL.04

Resolución Directoral Nº 04259-2015-UGEL.04.

Informe N° 108-2015-UGEL04/DIR-ADM-ETDA.




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Visación de certificados

Expedición de certificados de estudios.

Ley marco de la Administración

financiera del Sector Público.

Normas Generales de Tesorería.

Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15.

Establecen disposiciones adicionales para el traslado de fondos a la CUT, disposiciones para las Municipalidades, procedimiento para la designación y acreditación de responsables de cuentas ante la DGETP y modifican la R.D. Nº 053-2013-EF-52.03.

Modifican la R.D. Nº 005-2011-EF-

52.03, mediante la cual se establecieron disposiciones en el Proceso de Programación de Pagos de las Unidades Ejecutoras y Municipalidades y para su registro en el SIAF – SP

Dictan disposiciones adicionales a

la Directiva de Tesorería Nº 001-207-EF-77.15 aprobada por R.D. Nº 002-2007-EF-77,15 y modificatorias.

Texto Único Ordenado de la Ley

General del Sistema Nacional de Tesorería.

Informe Nº 72-2015-UGEL04/AC-

ETDA Informe Nº 72-2015-UGEL04/AC-

ETDA

Ley N° 28693

Resolución Directoral N° 026-80-

EF/77.15

R.D. N° 001-2011-EF/77.15

Res.Directoral Nº 031-2014-EF/52.03



Decreto Supremo N° 035-2012-EF

Norma 3.2: Segregación de Funciones



Delegación de facultades administrativas para el año 2015 al Jefe del Área de Gestión Administrativa, Infraestructura y Equipamiento de la UGEL N° 04.

Designación de funciones a la Secretaria de la Oficina de Abastecimiento.

Designación de funciones al Asistente en Procesos de Selección. Designación de funciones a la Asistenta Administrativa de Almacén.

Resolución Ministerial Nº 215-2015.

MINEDU de fecha 01 de abril de 2015.

Resolución Directoral Nº 08320-2014-UGEL.04 de fecha 31 de diciembre de 2014.

Memorándum Nº 003-2015-UGEL.04/AGA/J.ABA del 12 de enero de 2015.




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Designación de funciones al Profesional en Contrataciones Públicas. Designación de funciones al Asistente en SIGA. Designación de funciones al Encargado de Seguimiento Contractual. Designación de funciones al Técnico de Seguimiento de Consumo de Servicios Básicos de las IIEE y Sede Institucional. Designación de funciones al Profesional en Contrataciones Públicas. Designación de funciones al Especialista en SIGA-MEF Presupuesto.

Norma 3.3: Evaluación Costo - Beneficio


internas aprobadas que establezcan metodologías de evaluación costo – beneficio a nivel de y a nivel de procesos de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control interno – SCI.


Norma 3.4: Controles sobre el Acceso a los Recursos o Archivos


internas aprobadas que establezcan procedimientos sobre acceso a los recursos o archivos de la , de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control interno – SCI.


Norma 3.5: Verificaciones y

Conciliaciones

Procedimiento la actualización de

inventario físico - Manual de Procedimientos Administrativos.

Control y revisión de papeletas - Manual de Procedimientos Administrativos.

Revisión de libros caja de las IE -

Manual de Procedimientos Administrativos.

Procedimiento para el inventario

físico de los bienes muebles de la UGEL 04 e Instituciones Educativas

Resolución Directoral N° 1128-

2014-UGEL.04.

Resolución Directoral N° 1128-2014-UGEL.04.

Resolución Directoral N° 1128-2014-UGEL.04.

Resolución Directoral Nº 04992

Norma 3.6: Evaluación de Desempeño

Evaluación trimestral del plan

operativo institucional.

RD UGEL Nº 04 Nº 1128 de

fecha 21 de febrero de 2014.

Norma 3.7: Rendición de Cuentas


internas aprobadas que establezcan procedimientos para la rendición de





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cuentas de la , de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control interno – SCI.

Norma 3.8: Documentación de Procesos, Actividades y Tareas

Manual de procedimientos

administrativos.

Directiva Nº 003-2015-UGEL Nº 04/D-JAGAIE-EA "Procedimiento para la contratación de bienes y servicios iguales o inferiores a tres (03) Unidades Impositivas Tributarias en la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04".

Norma Técnica denominada “Normas para la Selección y Contratación de Docentes Fortaleza y Acompañantes de Soporte Pedagógico para la Implementación de las Acciones de Soporte Pedagógico en las Instituciones Educativas Públicas Polidocentes Completas de Educación Primaria en Áreas Urbanas”.

Aprueban Directiva y Manual de

Procedimientos denominados “Procedimiento para la Transferencia de Documentos en el Ministerio de Educación”.

Orientaciones para la mejora de la

gestión pedagógica territorial a través de las redes educativas en Lima Metropolitana.

Directiva n.º 020-2012-

MINUDU/SG-OGA-UPE "Normas para la contratación de personal administrativo y profesional para las IE y sedes administrativas de la DRE/UGEL"

Directiva n.º 008-2014-UGEL04/D-

AGAIE-CP Procedimiento para el alta y baja de los bienes muebles patrimoniales de la sede e instituciones educativas de la jurisdicción de la UGEL 04"


2014-UGEL.04 de fecha 21 de febrero de 2014.

Resolución Directoral Nº 04259-2015-UGEL.04 de fecha 13 de mayo de 2014.

Resolución de Secretaría General

N° 007-2015-MINEDU de fecha 16 de enero de 2015.

Resolución Ministerial N° 0226-2013-ED de fecha 10 de mayo de 2013.

Resolución Directoral Regional N° 005342-2015-DRELM de fecha 21 de febrero de 2014.

RM 523-2012-ED de fecha 20 de diciembre de 2012.

Norma 3.9: Revisión de Procesos,

Actividades y Tareas


internas aprobadas para la revisión de procesos, actividades y tareas de sus procedimientos y controles de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno - SCI.


Norma 3.10: Controles para las Tecnologías de la Información y

Comunicaciones (TIC)


internas aprobadas que establezcan controles para las Tecnologías de la





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Información y Comunicaciones, de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno – SCI.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Norma 4.1: Funciones y Características de la Información


internas aprobadas que establezcan controles sobre las funciones y características de la información, de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno – SCI.


Norma 4.2: Información y Responsabilidad

Designación del Sr. Eliseo Segundo

Wensel Miranda como responsable del portal de Transparencia.


2015-UGEL.04.

Norma 4.3: Calidad y Suficiencia de la Información


internas aprobadas que establezcan controles a fin de asegurar la calidad y suficiencia de la información, de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno – SCI.


Norma 4.4: Sistemas de Información


internas aprobadas que establezcan controles para los sistema de información, de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno – SCI.


Norma 4.5: Flexibilidad al Cambio


internas aprobadas que establezcan controles relacionados al a flexibilidad al cambio, de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno – SCI.


Norma 4.6: Archivo Institucional

Directiva N° 007-

2015/DUGELN°04/OTD/ARCH "Directiva sobre protección del patrimonio documental de la UGEL N° 04"

Informe N° 064-2015-UGEL04/DIR-ADM-ETDA Constituye el Comité Evaluador de Documentos (CED) de la UGEL 04.

Normas Generales del Sistema Nacional de Archivo.

Aprueban Reglamento de Infracciones y Sanciones del Sistema Nacional de Archivo.


2015-UGEL.04 de fecha 02 de abril de 2015.

Resolución Directoral N° 7625-2015-UGEL.04 de fecha 22 de julio de 2015.

Resolución Jefatural N° 073-

85/AGN-J – SNA. 01 de fecha 31 de mayo de 1985.

Resolución Jefatural N° 442-2014-

AGN-J de fecha 18 de diciembre de 2014.




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Directiva y Manual de Procedimientos denominados “Procedimiento para la Transferencia de Documentos en el Ministerio de Educación”.

Eliminación de documentos.

Resolución Ministerial N° 0226-2013-ED de fecha 10 de mayo de 2013.

Resolución Directoral N° 2819-2015.UGEL 04, que aprueba la Directiva N° 007-2015/DUGEL N°04/0TD/ARCH y Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN/J

Norma 4.7: Comunicación Interna

Directiva n.º 008-2013-

MINEDU/SG-OTD "Disposiciones que regulan la gestión documental en el Ministerio de Educación".

Guía para la notificación electrónica de las comunicaciones

RM Nº 0144-2013-ED de fecha

21 de marzo de 2013. RDR Nº 6965-2015 del 23 de

setiembre de 2015.

Norma 4.8: Comunicación Externa

Portal de Transparencia de la UGEL

04: http://www.peru.gob.pe/transparencia/pep_transparencia_lista_planes.asp?id_=14238&id_tema=1#.VjvAxLcveM8

Designación del Sr. Eliseo Segundo Wensel Miranda como responsable del portal de Transparencia.

Decreto Supremo N° 063-2010-

PCM de fecha 02 de Junio de 2010.

Resolución Directoral N° 04775-2015-UGEL.04

Norma 4.9: Canales de Comunicación

Portal de transparencia de la ,

según el siguiente link: http://www.peru.gob.pe/transparencia/pep_transparencia_lista_planes.asp?id_=14238&id_tema=1#.VjvAxLcveM8


PCM de fecha 02 de Junio de 2010.

SUPERVISIÓN Norma 5.1: Actividades de Prevención

y Monitoreo

Procedimiento para el monitoreo del

envío virtual del censo de matrícula y local escolar.

Procedimiento para el monitoreo virtual del resultado del ejercicio educativo.

Procedimiento para la supervisión,

monitoreo y acompañamiento a los directores y docentes de las instituciones educativas.

Procedimiento para el consolidado

de la información de horas efectivas de las instituciones educativas.







Resolución Directoral N° 1128-2014-UGEL.04 de fecha 21 de febrero de 2014

Norma 5.2: Seguimiento de

Resultados

Procedimiento para las reuniones

informativas y de trabajo con directores, subdirectores, coordinadores.



http://www.peru.gob.pe/transparencia/pep_transparencia_lista_planes.asp?id_entidad=14238&id_tema=1#.VjvAxLcveM8











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Norma 5.3: Compromisos de

Mejoramiento



Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2018 de la UGEL.

Plan Operativo Institucional (POI)

2015 de la UGEL.





2015-UGEL.04 de fecha 17 de marzo de 2015.

FUENTE: Resoluciones, Planes, Guías, Manuales, Reglamentos, Procedimientos, Instructivos, Directivas, Lineamientos, entre otros

remitidos por la UGEL N° 04.




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CAPÍTULO III. CRITERIOS METODOLÓGICOS




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3.1. METODOLOGÍA APLICADA

De acuerdo con el alcance planteado por la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04 - UGEL Nº 04, la consultora C & SIG consultores S.A.C, ha desarrollado el Diagnóstico del Sistema de Control Interno en el marco de la “Guía de Implementación del Sistema de Control Interno en Entidades del Estado” aprobado mediante Resolución de Contraloría General N° 458-2008-CG de fecha 28 de Octubre del 2008; Así mismo se debe precisar que el servicio se realizó en las oficinas administrativas de la UGEL Nº 04, y tuvo como alcance todas los órganos y unidades orgánicas que conforman la entidad. En la elaboración del Informe sobre el Diagnóstico del Sistema de Control Interno nuestra consultora C & SIG consultores S.A.C, ha aplicado el siguiente esquema metodológico:

METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DEL

SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA UGEL Nº 04

FUENTE: Análisis y validación de la consultora C&SIG consultores SAC.

a) Recopilación y estudio selectivo de la información y documentación disponible sobre las medidas, disposiciones, procedimientos y prácticas instituidas actualmente por la Entidad como parte de su Sistema de Control Interno, así como toda la normatividad interna y/o externa vinculada con el control interno vigente.

Recopilacion de la Información Interna y

Externa

Analisis de la Información

Analisis Normativo Interno

identificación de debilidades y fortalezas

Identificación de Ajustes, Recomendaciones y

medidas a implementar




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Asimismo se han aplicado técnicas que permitieron obtener mayor información, tales como las que se detallan a continuación;

Verbales.- Consiste en obtener información oral mediante averiguaciones

e indagaciones dentro o fuera de la entidad, sobre posibles debilidades en la aplicación de los procedimientos, prácticas de control interno u otras situaciones que el evaluador considere relevantes.

o Indagación.- Consiste en la averiguación mediante la aplicación de

entrevistas directas al personal de la entidad o a terceros. o Encuestas, Cuestionarios o Listas de Verificación.- Es la aplicación de

preguntas, relacionadas con las acciones realizadas por la entidad, para conocer la verdad de los hechos, situaciones u operaciones.

Oculares.- Consiste en verificar en forma directa y paralela, la manera

como los responsables desarrollan y documentan los procesos o procedimientos, mediante los cuales la entidad ejecuta sus actividades.

o Observación.- Consiste en la contemplación a simple vista, que realiza

el equipo de trabajo durante la ejecución de una actividad o proceso; por ejemplo, se podrá observar el cumplimiento de algunas políticas de control tales como el control de asistencia, control de accesos, entre otros.

o Comparación o Confrontación.- Es cuando se fija la atención en las operaciones realizadas por la entidad y se contrastan con los lineamientos normativos de control establecidos para ello, pudiendo descubrir sus relaciones e identificar sus diferencias; por ejemplo, la comparación que se realiza a la ejecución presupuestaria respecto a lo programado.

o Revisión Selectiva.- Radica en el examen de ciertas características importantes que debe cumplir una actividad, informes o documentos, seleccionándose así parte de las operaciones que serán evaluadas o verificadas; por ejemplo, se puede revisar selectivamente qué procesos críticos se encuentran elaborados y documentados.

Documentales.- Consiste en obtener información escrita para soportar las

afirmaciones, análisis o estudios realizados por el evaluador.

o Comprobación.- Consiste en verificar la evidencia que apoya o sustenta las operaciones evaluadas, con el fin de corroborar su autoridad, legalidad, integridad, propiedad, veracidad; por ejemplo, comprobar si los documentos normativos internos cuentan con documentación que evidencia su aprobación o actualización.

o Revisión Analítica.- Consiste en el análisis de índices, indicadores, tendencias y la investigación de las fluctuaciones, variaciones y relaciones que resulten inconsistentes o se desvíen de las operaciones pronosticadas; por ejemplo, en el análisis de los indicadores de gestión de la entidad.




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Escritas.- Consiste en reflejar información importante para el trabajo del evaluador.

o Análisis.- Consiste en la separación de los elementos o partes que

conforman una operación, actividad o proceso, con el propósito de establecer sus propiedades y conformidad con los criterios de orden normativo y técnico; por ejemplo, el análisis de las Normas de Control versus las políticas normativas internas establecidas por la entidad.

o Confirmación.- Radica en corroborar la verdad, certeza o probabilidad de los hechos, situaciones, sucesos u operaciones, mediante datos o información obtenidos de manera directa y por escrito de los funcionarios o terceros que participan o ejecutan las operaciones; por ejemplo, se pueden confirmar a través de encuestas que el personal de la entidad desconoce el accionar del control interno en las operaciones que realiza.

o Tabulación.- Se realiza mediante la agrupación de los resultados importantes obtenidos en las áreas y elementos analizados para arribar o sustentar las conclusiones.

b) Revisión de los resultados mediante entrevistas y reuniones de trabajo con

los responsables de las diferentes unidades orgánicas de la Entidad, además de pruebas operativas a los controles identificados.

Para ello se utilizaron algunas herramientas para el análisis de información, las cuales fueron utilizadas en forma individual y en algunos casos de manera combinada.

Pruebas selectivas.- Evaluación mediante la selección de muestras que a

juicio del equipo de consultoría sean representativas del alcance total de la revisión.

Entrevistas.- Es una fuente primaria para la obtención de información sobre políticas de control que podrían estar pendientes de implementación. Las entrevistas podrán ser desarrolladas a nivel personal o grupal.

Encuestas.- Son útiles para obtener información estadística sobre una muestra representativa de las unidades de información seleccionadas que componen el universo de la evaluación. La información que se obtenga como resultado de su aplicación podrá ser organizada de forma cuantitativa y cualitativa.

Cuestionarios y listas de verificación.- El desarrollo de cuestionarios y listas de verificación será con base en criterios, normas de control, buenas prácticas y otros aspectos adicionales que el evaluador considere que la entidad deba cumplir.

c) Validación de resultados, mediante entrevistas y reuniones de trabajo con los

funcionarios responsables. d) Identificación de debilidades y fortalezas.




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e) Ponderación de los factores de cada uno de los componentes, en armonía con los principios y buenas prácticas internacionales sobre la materia, para esto, se ha establecido una escala con asignación de la calificación y su puntaje correspondiente, adoptado en función al criterio profesional de nuestra firma, la misma que se muestra a continuación:

Nivel Referencia

0 No se ha podido comprobar la existencia de las evidencias de cumplimiento de la norma en cuestión del SCI.

1 Las evidencias de cumplimiento de la norma evaluada del SCI se encuentran documentadas pero no aprobadas.

2 Las evidencias de cumplimiento de la norma evaluada del SCI se encuentran documentadas y aprobadas; sin embargo, no se ha podido comprobar su adecuada difusión.

3 Las evidencias de cumplimiento de la norma evaluada del SCI se encuentran documentadas, aprobadas y adecuadamente difundidas. Se ha podido comprobar el conocimiento de los empleados en relación de esta evidencia; sin embargo, no se cuenta con procesos de mejora continua para esta evidencia.

4 En adición a las características del nivel 3, se ha podido comprobar la aplicación efectiva de las evidencias de cumplimiento de la norma evaluada del SCI, las mismas que han pasado por un proceso de mejora continua.

5 En adición a las características del nivel 4, se cuentan con evidencias documentarias de instancias evaluadoras, internas y externas, de la efectividad del Sub Componente del SCI. Así mismo, funciona a manera de referente de otras Entidades del Estado.

FUENTE: Análisis y validación de la consultora C & SIG Consultores SAC.

f) Asociado de modo equivalente con los niveles y criterios de calificación

expuestos en el párrafo anterior, cabe indicar que para la evaluación y determinación del nivel de desarrollo, organización y grado de madurez del Sistema de Control Interno actual, en concordancia con la doctrina vigente, se ha considerado el siguiente modelo de maduración:

Nivel de Implementación

Referencia

0 Inexistente No existe evidencia suficiente de que la Entidad haya emprendido esfuerzos para la implementación del SCI.

1 Inicial Existe un esfuerzo aislado o inicial con respecto a la implementación del SCI en la Entidad; se ha podido evidenciar documentación de algunas evidencias de control, sin embargo aún no han sido debidamente aprobadas por la autoridad respectiva.

2 En proceso de

implementación

El SCI se encuentra en proceso de implementación en la Entidad; Algunos elementos de control interno han sido formalizados; sin embargo, falta la difusión de los esfuerzos de control interno realizados a las instancias apropiadas.

3 Establecido /

Implementado

El SCI ha sido implementado en la Entidad; los elementos de control interno se encuentran documentados y han sido formalizados y difundidos a las instancias apropiadas de la Entidad. El SCI funciona conforme a las necesidades de la Entidad y el marco regulador.

4 Avanzado

El SCI cuenta con un proceso de mejora continua; los elementos de control interno se encuentran documentados, formalizados y difundidos en todos los procesos y áreas de la Entidad. Asimismo, se han establecido procesos de mejora continua para el oportuno ajuste y fortalecimiento permanente del SCI.

5 Optimizado El SCI de la Entidad constituye una práctica líder en la industria, y se ha integrado de manera natural con las operaciones de la Entidad, formando parte importante de su cultura organizacional.

FUENTE: Análisis y validación de la consultora C & SIG Consultores SAC

g) De otro lado es pertinente señalar que el desarrollo de la metodología se ha

sujetado plenamente a los lineamientos y criterios establecidos por las Normas de Control Interno y la Guía para la Implementación del Sistema de




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Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República, plasmándose en la verificación y evaluación de los componentes y normas de control regulados por dicha normativa, según el siguiente orden:

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

FUENTE: Análisis y validación de la consultora C & SIG Consultores SAC

h) La elaboración y presentación del informe final, que contiene las conclusiones

y recomendaciones pertinentes para alcanzar, por parte de la Entidad, el nivel de implementación y el grado de madurez requerido para la Entidad, se realizará tomando en consideración los aspectos señalados en el inciso f) anterior.

Filosofía de la Dirección

Integridad y valores éticos

Administración Estratégica

Estructura Organizacional

Administración de los Recursos Humanos

Competencia Profesional

Asignación de Autoridad y Responsabilidad

Órgano de Control Institucional

Planeamiento de la Administración de Riesgos

Identificación de los Riesgos

Valoración de los Riesgos

Respuesta al Riesgo

Procedimientos de Autorizacion y Aprobación

Segregación de Funciones

Evaluación Costo - Beneficio

Controles sobre el Acceso a los Recursos o Archivos

Verificaciones y Conciliaciones

Evaluación de Desempeño

Rendición de Cuentas

Documentación de Procesos, Actividades y Tareas

Revisión de Procesos, Actividades y Tareas

Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC)

Funciones y Características de la Información

Información y Responsabilidad

Calidad y Suficiencia de la Información

Sistemas de Información

Flexibilidad al Cambio

Archivo Institucional

Comunicación Interna

Comunicación Externa

Canales de Comunicación

Normas Básicas paras las Actividades de Prevención y Monitoreo

Normas Básicas para el Seguimiento de Resultados

Normas básicas para los Compromisos de Mejoramiento

Norma de ControlComponente

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Ambiente de

control

Evaluación de

Riesgos

Actividades de

Control

Gerencial

Información y

Comunicación

Supervisión




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CAPÍTULO IV. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO




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4.1. RESULTADO DEL DIAGNÓSTICO DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO DEL UGEL Nº 04.

Con el objeto de recabar información sobre la percepción del grado de madurez

del Sistema de Control Interno de la entidad, se remitió a todas las Unidades Orgánicas que conforman el Pliego UGEL Nº 04, un cuestionario sobre el sistema de control interno y sobre sus funciones desarrolladas, estableciéndose una escala de cero (0) a cinco (5) para la calificación de su bondad, cuyo resultado general se expone a continuación:

Diagnóstico de la Estructura del Control Interno del UGEL Nº 04

Fuente: Análisis y validación de C&SIG Consultores, y los cuestionarios sobre control interno aplicados a los servidores y

jefes de la UGEL N° 04.

El resultado final obtenido, es el promedio de los resultados parciales de los Componentes y Normas de control, en base a los niveles de ponderación señalados en el Capítulo III del presente informe (Criterios Metodológicos), resultados que han sido validados por nuestro equipo de consultoría mediante la aplicación de técnicas de relevamiento de información (oculares, verbales y escritas), además del análisis y evaluación de la documentación proporcionada por los funcionarios y servidores que integran las Áreas de la UGEL Nº 04.

Puntaje Calificación Puntaje Calificación Puntaje Calificación

Filosofía de la Dirección 2.33 En proceso

Integridad y valores éticos 1.50 Inicial

Administración Estratégica 2.75 En proceso

Estructura Organizacional 1.83 Inicial

Administración de los Recursos Humanos 1.67 Inicial

Competencia Profesional 0.67 Inexistente

Asignación de Autoridad y Responsabilidad 1.00 Inicial

Órgano de Control Institucional 3.00 En proceso

Planeamiento de la Administración de Riesgos 0.00 Inexistente

Identificación de los Riesgos 0.00 Inexistente

Valoración de los Riesgos 0.00 Inexistente

Respuesta al Riesgo 0.00 Inexistente

Procedimientos de Autorizacion y Aprobación 1.00 Inicial

Segregación de Funciones 2.00 En proceso

Evaluación Costo - Beneficio 0.00 Inexistente

Controles sobre el Acceso a los Recursos o Archivos 2.25 En proceso

Verificaciones y Conciliaciones 2.00 En proceso

Evaluación de Desempeño 2.00 En proceso

Rendición de Cuentas 1.33 Inicial

Documentación de Procesos, Actividades y Tareas 1.00 Inicial

Revisión de Procesos, Actividades y Tareas 1.00 Inicial

Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC)1.00 Inicial

Funciones y Características de la Información 0.50 Inexistente

Información y Responsabilidad 1.00 Inicial

Calidad y Suficiencia de la Información 1.00 Inicial

Sistemas de Información 0.50 Inexistente

Flexibilidad al Cambio 0.00 Inicial

Archivo Institucional 2.00 En proceso

Comunicación Interna 1.00 Inicial

Comunicación Externa 1.67 Inicial

Canales de Comunicación 2.00 En proceso

Normas Básicas paras las Actividades de Prevención y Monitoreo 0.00 Inexistente

Normas Básicas para el Seguimiento de Resultados 0.67 Inexistente

Normas básicas para los Compromisos de Mejoramiento 1.67 Inicial

1.00

INIC

IAL

1.84

0

1.23

1.08

0.58

Inicial

Inexistente

Inicial

Inicial

Inexistente

Norma de ControlComponente

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PUNTAJES Y CALIFICACIÓN

Normas Componente Sistema

Ambiente de

control

Evaluación de

Riesgos

Actividades de

Control

Gerencial

Información y

Comunicación

Supervisión




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4.2 FORTALEZAS, OPORTUNIDADES DE MEJORA, CAUSAS Y ASPECTOS A IMPLEMENTAR. Las fortalezas, oportunidades de mejora, causas y aspectos a implementar, se muestran a continuación:

COMPONENTES DE CONTROL INTERNO

FORTALEZAS DEBILIDADES / CAUSAS ASPECTOS A IMPLEMENTAR

Componente 1: AMBIENTE DE CONTROL

Norma 1.1: FILOSOFÍA DE LA DIRECCIÓN

La Unidad de Gestión Educativa Local – UGEL N° 04 muestra interés en el apoyo del establecimiento del control interno, debido a que con fecha 12 de octubre de 2015 firmó el “Acta de Compromiso para la Implementación del Sistema de Control Interno en la UGEL 04”.

Mediante Resolución Nº 1552-2015-UGEL.04 del 05 de marzo de 2015 que designa Comité de implementación de Control Interno de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04 – Comas.

Resolución Nº 9874-2015-UGEL.04 del 12 de octubre 2015 que reconforma el Comité de implementación de Control Interno de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04 – Comas.

Si bien la Dirección de la UGEL n° 04 muestra interés en el apoyo del establecimiento y mantenimiento del control interno mediante la suscripción del Acta de Compromiso y además de la reconformación del Comité de Control interno, es necesario: Se elabore y apruebe un Plan de

Trabajo de Implementación del SCI en la UGEL N° 04, en la que se defina la metodología, recursos y un cronograma de actividades.

Se establezcan de manera documentada la asignación de funciones y responsabilidad de los miembros del Comité de Control Interno, considerando los niveles (Nivel Directivo, Nivel Operativo y Nivel Evaluador).

Se implemente un libro de Actas

del Comité para la Implementación del Control Interno legalizado, donde se adjunte todas las actas firmadas en orden cronológico.

Se publique toda la documentación

relacionadas a la implementación del Sistema de Control Interno de la UGEL N° 04 en el portal de transparencia de la entidad.

Causas:

El Comité de Control Interno no ha diseñado un Plan de Trabajo de Implementación del SCI.

Carencia de un documento con funciones y responsabilidad atribuibles al Comité de control Interno.

Desconocimiento de la Normativa vigente sobre control interno.

Diseñar y aprobar un Plan de Trabajo de Implementación del SCI en la UGEL N° 04 en la que se defina la metodología, recursos y un cronograma de actividades, considerando la programación de reuniones periódicas para el seguimiento de dicho plan.

Elaborar y aprobar un Reglamento Interno sobre las funciones y responsabilidades de los integrantes del Comité de Control Interno considerando los Niveles (Nivel Directivo, Nivel Operativo y Nivel Evaluador).




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Norma 1.2: INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS

Si bien la UGEL N° 04 no cuenta con un código de ética propio, viene aplicando la siguiente normativa:

Ley N° 27815 Ley del Código de

Ética de la Función Pública de fecha 12 de agosto de 2002.


PCM de fecha 18 de abril de 2005 que aprueba el Reglamento del Código de Ética de la Función Pública.

Resolución Ministerial Nº 050-

2009-PCM del 30 de enero 2005, que aprueba los “Lineamientos para la Promoción de del Código de ética de la Función Pública en las es Públicas del Poder Ejecutivo”.

Así también, la UGEL N° 04 viene aplicando la siguiente normativa sectorial: Resolución Ministerial N° 0412-

2013-ED, que aprueba el Plan Anticorrupción del Ministerio de Educación.

Resolución Ministerial 0413-2013-ED, que aprueba los “Lineamientos de política sectorial para prevenir y enfrentar la corrupción en el sector educación”.

Mediante Directiva N° 006-2012-DUGEL N° 4-AGP-TOE, se aprobó la realización de Jornadas de capacitación dirigido a Directores de las instituciones educativas de la UGEL 04.

Mediante Resolución Directoral UGEL 04 Nº 765, del 28 de febrero de 2011, se aprobó el Reglamento Interno de Trabajo de la UGEL N° 04.

Mediante Resolución Directoral N° 04775-2015-UGEL.04, se designó al Sr. Eliseo Segundo Welsel Miranda como responsable de Transparencia de la entidad.

Mediante Decreto Supremo N° 042-2011-PCM y Decreto Supremo N° 0261-2014-PCM, se aprobó la implementación del Libro de Reclamaciones.

Si bien la entidad viene aplicando la Ley del Código de Ética de la Función Pública y su reglamento, así como lineamientos y planes anticorrupción del sector Educación, no cuenta con un Plan de Difusión del Código de Ética que asegure su adecuada apropiación y práctica por todos los servidores y funcionarios de la Entidad.

Causa:

No se cuenta un funcionario responsable encargado de la revisión y actualización de las normas referidas al cumplimiento de los valores éticos e institucionales.

Elaborar y aprobar un Plan de Difusión del Código de Ética de la Función Pública, el cual podría incluir o consolide, entre otros, la siguientes actividades: Comunicaciones periódicas a

través del correo electrónico mediante las cuales, de manera didáctica, se haga de conocimiento y se explique los temas incluidos en el Código de Ética de la Función Pública

Charlas periódicas al personal.

Afiches en lugares de alto tránsito en donde se refuercen los valores y principales normas éticas de la función pública.




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Norma 1.3: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA

Con Resolución Ministerial N° 518-2012-ED de fecha 19 de diciembre de 2012 se aprobó el Plan Estratégico Sectorial Multianual 2012-2016 (PESEM 2012-2016) del Sector Educación.

Con Resolución Ministerial N° 0316-2011-ED de fecha 19 de Julio de 2011 se aprobó el Plan Estratégico de Gobierno Electrónico (PEGE) 2011-2015 del Ministerio de Educación.

Con Resolución Ministerial Nº 191-2011-ED de fecha 17 de mayo de 2011 se aprobó el Plan estratégico de Tecnologías de la Información y comunicaciones – PETI” del Ministerio de Educación.

Con Resolución Directoral N° 001350-2014-UGEL.04 de fecha 06 de Marzo de 2014 se aprobó el Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2014 de la UGEL N° 04.

Con Resolución directoral Nº 002127- 2015-UGEL.04 de fecha 17 de marzo de 2015 se aprobó el Plan Operativo Institucional (POI) 2015 de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04.

Con Resolución Suprema N° 001-

200-ED se aprobó el “Proyecto Educativo Nacional al 2021: La Educación que queremos para el Perú”.

Si bien la UGEL N° 04 cuenta con un Plan Estratégico Institucional y un Plan operativo Institucional, la evaluación de dichos planes no se encuentran publicados en el portal de Transparencia de la entidad.

No cuenta con un Procedimiento Interno aprobado para el seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional (PEI) de la UGEL N° 04.

No cuenta con un Procedimiento Interno aprobado para el seguimiento y evaluación del Plan Operativo Institucional (POI) de la UGEL N° 04.

No cuenta con un Procedimiento Interno aproado para realizar el seguimiento al Presupuesto Institucional de la UGEL N° 04.

Causa:

No se ha elaborado una propuesta técnica de procedimientos para la el seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional (PEI) 2013-2017 del UGEL Nº 04.

No se cuenta con procedimientos internos para el seguimiento y evaluación presupuestal de manera trimestral y semestral.

Publicar las evaluaciones del Plan Operativo institucional (POI) de la UGEL N° 04 en el portal de Transparencia de la entidad.

Elaborar y aprobar un procedimiento interno para la evaluación del Plan Estratégico Institucional (PEI), que considere la evaluación anual del mismo, así como su publicación en el portal de transparencia de la entidad.

Elaborar un Procedimiento Interno para la realización del seguimiento al Presupuesto Institucional de la UGEL N° 04.

Norma 1.4: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Con Resolución Ministerial Nº 215-2015. MINEDU de fecha 01 de abril de 2015 se aprobó el Manual de Operaciones de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana.

Con Resolución Directoral Regional Nº 04247-2015-DRELM de fecha 02 de junio de 2015 se aprobó la Conformación de equipos de trabajo de las unidades orgánicas de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana.

Si bien la UGEL N° 04 cuenta con un Manual de Operaciones (MOP) aprobado por el Ministerio de Educación donde establece los procesos estratégicos, operacionales y de soporte, la entidad no cuenta con un manual de procesos donde se detalle los procedimientos e instructivos a seguir por cada uno de ellos, así como los responsables encargados de su ejecución.

La estructura orgánica propuesta por el Manual de Operaciones no considera a los equipos de trabajo que dependen de las Áreas de asesoramiento, apoyo y de línea.

Proponer al Ministerio de Educación, a través de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana la elaboración de manual de procesos, a partir del Manual de Operaciones aprobado, donde se establezcan los procedimientos e instructivos, así como a los responsables de su ejecución, a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

Proponer al Ministerio de Educación, a través de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana la inclusión de los equipos de trabajo en la estructura organizacional de la UGEL N° 04.




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Norma 1.5: ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Mediante Resolución Directoral UGEL 04 Nº 765-2011-UGEL04, del 28 de febrero de 2011 se aprobó el Reglamento Interno de Trabajo de la UGEL N° 04.

La UGEL N° 04 no cuenta con procedimientos internos que regulen las actividades de Recursos Humanos en la Entidad, tales como:

Procedimiento de Inducción y

Capacitación del Personal. Procedimiento Evaluación de

Desempeño de Personal. Procedimiento de Administración y

Actualización de Legajos de Personal.

Procedimiento de Promoción y Bienestar Social

Si bien la UGEL N° 04 cuenta con una escala remunerativa, ésta no se encuentra actualizada de acuerdo al Manual de Operaciones (MOP) aprobado.

La UGEL N° 04 no cuenta con un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo implementado, según lo dispuesto por la Ley N° 29783.

Si bien la UGEL N° 04 cuenta con un Reglamento Interno de Trabajo, este no se encuentra actualizado de acuerdo a la Ley N° 30057 y su reglamento.

Elaborar y aprobar Procedimientos Internos que regulen las actividades de recursos humanos, tales como:

Procedimiento de Inducción y

Capacitación del Personal. Procedimiento Evaluación de

Desempeño de Personal. Procedimiento de Administración y

Actualización de Legajos de Personal.

Procedimiento de Promoción y Bienestar Social

Promover, a través de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana, la actualización de la escala remunerativa de la UGEL N° 04 de acuerdo al Manual de Operaciones (MOP).

Implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en la UGEL N° 04, de acuerdo a lo establecido en la Ley N° 29783, a fin de garantizar el bienestar físico y mental de los trabajadores de la entidad.

Actualizar el Reglamento Interno de Trabajo de la UGEL N° 04 de acuerdo a lo establecido a la Ley N° 30057 y su reglamento.

Norma 1.6: COMPETENCIA PROFESIONAL

No se identifican fortalezas.

Si bien la UGEL N° 04 cuenta con un Manual de Operaciones, aún no cuenta con un Manual de Perfiles de Puestos, de acuerdo a la Directiva N° 001-2013-SERVIR/GDSRH “Normas para la Formulación del Manual de Perfiles de Puestos (MPP)”, aprobado con Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 161-2013-SERVIR/PE.

Elaborar y aprobar el Manual de Perfiles de Puestos (MPP) de la UGEL N° 04 en cumplimiento a las disposiciones establecidas en la Directiva N° 001-2013-SERVIR/GDSRH “Normas para la Formulación del Manual de Perfiles de Puestos (MPP)”, aprobado con Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 161-2013-SERVIR/PE. La misma que debe considerar: Identificación del Puesto. Misión del Puesto. Funciones del Puesto. Coordinaciones Principales. Requisitos del Puesto. Habilidades y Competencias.

Norma 1.7: ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Con Resolución Ministerial Nº 215-2015. MINEDU de fecha 01 de abril de 2015 se aprobó el Manual de Operaciones de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana.

Si bien la UGEL N° 04 cuenta con un Manual de Operaciones donde se establecen las funciones de las áreas de la entidad, no cuenta con un Manual de procesos que considere la documentación de las

Elaborar y aprobar un Manual de Procesos que considere la documentación de las actividades a través de flujogramas, fichas descriptivas y procedimientos, en donde se incluya lo siguiente:




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Mediante Resolución Directoral Nº 08320-2014-UGEL.04 de fecha 31 de diciembre de 2014, se aprobó la delegación de facultades administrativas para el año 2015 al Jefe del Área de Gestión Administrativa, Infraestructura y Equipamiento de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04.

actividades y tareas que realiza la entidad.

Causa:

Falta de un Manual de Procesos, Flujogramas, Fichas Descriptivas y procedimientos.

Objetivo del proceso. Dueño del proceso. Actividades de inicio y fin. Actividades secuenciales del

proceso. Responsables que participan en

el proceso (preparadores, registradores, revisores, aprobadores).

Productos de entrada y salida. Información (reportes) que fluye

en el proceso. Sistemas que se utilizan. Riesgos inherentes al proceso y

controles existentes que ayuden a mitigarlos.

Norma 1.8: ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

La UGEL cuenta con un Órgano de Control Institucional (OCI), el cual es responsable de ejecutar el control de las actividades de gestión de la Unidad de Gestión Educativa Local N° 04, según sus planes anuales y de ejecución de labores de control, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley N° 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y la Contraloría General de la República.

El Órgano de Control Institucional (OCI) ejecuta servicios de control simultáneo y posterior, producto de los cuales se emiten informes, los mismos que contienen recomendaciones que contribuyen al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.

Si bien los órganos que conforman el Sistema Nacional de Control han emitido recomendaciones a la UGEL N° 04, la entidad no cuenta con mecanismo de control que les permita conocer el estado actual de la implementación de dichas recomendaciones.

Implementar un mecanismo que permita conocer el estado actual del total de recomendaciones emitidas por los órganos que conforman el Sistema Nacional de Control. Posterior a ello, elaborar y aprobar un cronograma de levantamiento de observaciones y/o implementación de recomendaciones, consignando la actividad a realizar, el responsable y el plazo de culminación de la actividad. Remitirlos a las diversas unidades orgánicas solicitando que se implementen dentro del plazo exigido.

Componente 2: EVALUACIÓN DE RIESGOS

Norma 2.1: PLANEAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Fortaleza no identificada.

La UGEL N° 04 no ha designado un Comité de Riesgos.

La UGEL N° 04 no cuenta con políticas ni lineamientos para la administración de los riesgos.

La UGEL N° 04 no cuenta con un Plan de Administración de Riesgos, donde incluya las actividades de identificación, valoración, respuesta, monitoreo y documentación de los 5 grupos de riesgos (estratégicos, operativos, financieros, de cumplimiento y de tecnología).

Conformar el Comité de Riesgos mediante Resolución Directoral y capacitarlos periódicamente en materia de riegos y controles.

Elaborar políticas y lineamientos para la administración de los riesgos de la UGEL N° 04, así como difundirlos apropiadamente en la entidad.

Elaborar y aprobar el Plan de Administración de Riesgos, con participación de las diversas Áreas, adoptando el marco integrado de control interno COSO, el cual identifica 5 grupos de riesgos (estratégicos, operativos, financieros, de cumplimiento y de tecnología) a ser administrados.




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Dicho Plan deberá comprender la identificación, valoración, o respuesta, monitoreo y documentación de los riesgos de la entidad; así como los responsables y plazos de culminación de las actividades definidas.

Norma 2.2: IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS


La UGEL N° 04 no ha identificado los riesgos a los que está expuesto la entidad, que podrían afectar el normal desarrollo de sus procesos.

La UGEL N° 04 no cuenta con una metodología para la identificación de riesgos en la entidad, que considere los 5 grupos de riesgos (estratégicos, operativos, financiero, de cumplimiento y de tecnología).

Causa:

Falta de adopción de los lineamientos de la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno para las Entidades del Estado.

Establecer una metodología para la identificación de riesgos de la UGEL N° 04, que considere los 5 grupos de riesgos (estratégicos, operativos, financiero, de cumplimiento y de tecnología). Dicha metodología podría contemplar las siguientes técnicas: Tormenta de ideas. Técnica Delphi (metodología para

buscar consensos entre los responsables de gestionar el riesgo);

Cuestionario y/o encuestas; Entrevistas;

Análisis de fortalezas y

debilidades, oportunidades y amenazas;

Diagramación Ishikawa para la identificación de las causas de los riesgos;

Preparación de matrices de inventario de riesgos (Matriz de riesgos y controles), donde se listen los riesgos.

Posterior a ello, identificar los riesgos a los que está expuesto la entidad, a fin de contar con un inventario de riesgos debidamente documentado.

Norma 2.3: VALORACIÓN DE LOS RIESGOS


La UGEL N° 04 no cuenta con una metodología para la valoración de riesgos, mediante la cuantificación de la probabilidad de ocurrencia y del impacto de cada riesgo sobre los procesos y actividades de la entidad.

Causa:

Falta de adopción de los lineamientos de la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno para las entidades del estado.

Establecer una metodología para la valoración de los riesgos identificados mediante la cuantificación de la probabilidad de ocurrencia y del impacto de cada riesgo sobre los procesos y actividades de la entidad.




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Norma 2.4: RESPUESTA AL RIESGO


La UGEL N° 04 no cuenta con procedimientos para adoptar las acciones necesarias de respuesta ante los riesgos evaluados.

La Entidad no ha definido lineamientos para efectuar el seguimiento periódico de los controles desarrollados con respecto a los riesgos.

Causa:

Falta de adopción de los lineamientos de la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno para las entidades del estado..

Definir la estrategia de respuesta de los riesgos identificados y valorados, eligiendo una de las siguientes para cada uno de los riesgos:

Evitar el riesgo. Reducir o mitigar el riesgo. Compartir o transferir el riesgo. Asumir el riesgo.

Establecer las acciones necesarias (controles) para afrontar los riesgos evaluados, el cual debería comprender el análisis costo/beneficio de las mismas. Asimismo se debería incluir una evaluación del riesgo residual, luego de la determinación de las acciones a seguir para administrar los riesgos.

Realizar seguimiento a las actividades de control definidas para los procesos, no solo focalizándose en la evaluación de la vulnerabilidad del riesgo, si no también, a través de actividades tales como: Observación de la ejecución del control, inspección a los responsables que ejecutan los controles clave, análisis de los resultados, conciliaciones y reportes a las instancias involucradas, con la finalidad de rediseñar las actividades de control que no cumplan con los objetivos de mitigación trazados.

Documentar el proceso de respuesta a los riesgos, identificando la valoración de los riesgos identificados, las acciones a seguir determinadas, las actividades de control establecidas, el riesgo residual y los responsables de la implantación de las acciones a seguir. Esta documentación se debería realizar en cuadros de riesgos y controles descrita en la recomendación.

Componente 3: ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL

Norma 3.1: PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN

El Ministerio de Educación aprobó el Manual de Operaciones de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana que entró en vigencia en el año 2015, y establece cuales son los procesos estratégicos, operativos y de soporte de la UGEL Nº 04.

Si bien la UGEL Nº 04 cuenta con el Manual de Operaciones, los procesos y sub procesos no se encuentran debidamente documentados en diagramas que establezcan el responsable, frecuencia, evidencia y ejecución de dichos procedimientos de autorización y aprobación,

Promover la elaboración y aprobación de diagramas de flujo de cada proceso y sub proceso a cargo de la UGEL Nº 04, así como el Manual de Procesos (MAPRO) a fin de documentar los procesos, subprocesos y procedimientos de los órganos de línea, administrativos y de asesoramiento; incluyendo




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Cuenta con Manual de Procedimientos administrativos, Manual de Organización y Funciones (MOF) y Texto Único de Procedimientos administrativos.

asimismo, el MOF, procedimientos y directivas internas, se encuentran desactualizadas.

como mínimo lo siguiente: Objetivo del proceso. Dueño del proceso. Actividades de inicio y fin. Actividades secuenciales del






Señalamiento de actividades o puntos críticos.

Norma 3.2: SEGREGACIÓN DE FUNCIONES

El Manual de Operaciones establece algunos equipos de trabajo para actividades expuestas a riesgos de error o fraude.

La UGEL Nº 04, para el proceso de Gestionar los servicios logísticos, ha delegado funciones al Jefe de área de gestión administrativa, Infraestructura y equipamiento, a través de una Resolución Directoral así como a la secretaria de la Oficina de Abastecimiento, Asistente en procesos de selección, asistente administrativa de almacén, profesional de contrataciones públicas, asistente en SIGA, encargado de seguimiento contractual, técnico en seguimiento de consumo de servicios básicos de las IIEE y sede institucional, especialista en SIGA –MEF presupuesto, a través de Memorándums.

Si bien en el MOP se establecen equipos de trabajo para actividades expuestas a riesgos, la UGEL Nº 04 no ha documentado una apropiada segregación de funciones para cada uno de los procesos críticos o expuestos a riesgos de error o fraude.

No se han realizado Matrices de segregación de funciones de los procesos claves de la UGEL Nº 04.

No se cuenta con un reporte de rotación de personal de puestos susceptibles a riesgo de fraude.

Mientras se aprueba la normativa que regule la segregación de funciones, la Dirección de la UGEL Nº 04 debe promover que en los demás procesos se asignen funciones ya sea a través de Resoluciones Directorales o Memorandos al igual que en el caso del Proceso para Gestionar servicios logísticos.

Elaborar cuadros donde se observe la segregación de funciones de los procesos claves de la UGEL Nº 04, las cuales deberán considerar los siguientes criterios:

Autorización, Procesamiento, Revisión, Control, Custodia, Registro de operaciones y Archivo de la documentación.

Establecer y aprobar procedimientos internos para la rotación periódica del personal asignado a puestos susceptibles a riesgos; (manejo de dinero o bienes, conciliaciones bancarias, ajustes de inventarios, entre otros).

Norma 3.3: EVALUACIÓN COSTO-BENEFICIO

No se ha identificado fortalezas y/o normas internas que regulen este aspecto de control interno de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno – SCI.

La UGEL Nº 04 no evidencia haber analizado si el costo de los controles establecidos para sus actividades están alineados a los resultados esperados (beneficios), y tampoco se toma en cuenta que el costo de establecer un control no supere el

Elaborar y aprobar procedimientos internos para evaluar el costo/beneficio de los controles establecidos en los procesos críticos de la UGEL Nº 04. Previo a la implementación de dichos procedimientos se deberá




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beneficio a obtener.

contemplar entre otros, lo siguiente:

Identificar y cuantificar los costos de los controles claves.

Cuantificar los beneficios de cada control clave.

Norma 3.4: CONTROLES SOBRE EL ACCESO A LOS RECURSOS O ARCHIVOS


No se cuenta con procedimientos internos aprobados para el control de los recursos o archivos, tales como:

Directiva para la Administración de

la Caja Chica de la UGEL Nº 04” Normas de Seguridad Interna” Procedimiento para la

Administración y custodia de los bienes de Almacén.

Procedimiento para la administración y custodia del Activo Fijo.

Procedimiento para la administración y custodia de valores y cartas fianzas.

Procedimiento para la administración y actualización de los legajos de personal.

Procedimiento para la asignación, devolución y reposición de equipos de telefonía móvil.

“Normas para el uso de vehículos de transporte terrestre y dotación de combustible en la UGEL Nº 04

Elaborar y aprobar procedimientos internos para el control de los recursos o archivos, tales como:

Directiva para la Administración de

la Caja Chica de la UGEL Nº 04. Normas de Seguridad Interna. Procedimiento para la

Administración y custodia de los bienes de Almacén.

Procedimiento para la administración y custodia del Activo Fijo.

Procedimiento para la administración y custodia de valores y cartas fianzas.

Procedimiento para la administración y actualización de los legajos de personal.

Procedimiento para la asignación, devolución y reposición de equipos de telefonía móvil.

Normas para el uso de vehículos de transporte terrestre y dotación de combustible en la UGEL Nº 04.

Norma 3.5: VERIFICACIONES Y CONCILIACIONES

Las unidades orgánicas de la UGEL Nº 04 periódicamente llevan a cabo verificaciones y conciliaciones sobre la ejecución de ciertas actividades (verificación de los saldos de las cuentas antes de emitir los estados financieros, conciliaciones bancarias, seguimiento presupuestal, arqueos de fondos fijos, inventarios físicos, control y revisión de papeletas, etc.).

EL Manual de Operaciones aprobado con RD UGEL Nª 04 Nª 1128 establece mecanismos para verificación y opinión sobre disponibilidad de infraes para la apertura de IIEE privadas, registro y control de licencias por salud, actualización de inventario físico, Control y revisión de papeletas, Revisión de los libros cajas de las IE

Las verificaciones se realizan en mérito a la normativa general sin haberse establecido normativa interna que contemple un inventario de verificaciones y conciliaciones que se deben ejecutar en los procesos críticos (por ejemplo: Conciliaciones bancarias, arqueos de fondos, inventarios físicos, y otros).

No se cuenta con un procedimiento interno para las conciliaciones y verificaciones contables, sin embargo éstas se realizan de acuerdo a prácticas y usos aplicados en la contabilidad gubernamental.

No se ha implementado un área de control previo administrativo para el trámite de los expedientes de pago.

El Manual de Procedimientos Administrativos no se encuentra actualizado con relación al MOP.

Elaborar y aprobar una lista de verificaciones y conciliaciones que sean necesarias realizar sobre los registros de los procesos críticos de la Entidad. Dichas verificaciones deberían ser ejecutadas periódicamente (semanal, mensual, trimestral, semestral y anual) por los responsables de los procesos críticos.

Elaborar y aprobar un procedimiento interno para las conciliaciones y verificaciones contables.

Implementar un área de control previo administrativo para el trámite de los expedientes de pago.

Gestionar en lo posible la actualización del Manual de procedimientos administrativos a fin que este se encuentre en concordancia con el MOP.




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Norma 3.6: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Cuentan con POI Y PEI aprobados.

Cuenta con un Procedimiento Interno aprobado para el seguimiento y evaluación del Plan Operativo Institucional (POI) de la UGEL Nº 04

Se realiza Evaluación trimestral del plan operativo institucional.

Si bien se realiza evaluaciones al Plan Operativo Institucional (POI), sin embargo estas no se han publicado en el portal de Transparencia.

No se ha realizado la evaluación del PEI 2014-2018 de la UGEL Nº 04.

No cuenta con un Procedimiento Interno aprobado para el seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2018 de la UGEL Nº 04.

Cumplir con la difusión y comunicación de las Evaluaciones del Plan Operativo Institucional (POI) 2015 de la UGEL Nº 04 a través del Portal de Transparencia

Realizar la Evaluación Anual del Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2018 de la UGEL Nº 04, la misma que debe ser difundida a través del Portal de Transparencia de la UGEL.

Elaborar y aprobar un Procedimiento Interno el seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2018 de la UGEL Nº 04, a fin de garantizar el cumplimiento de las metas y objetivos trazados.

Norma 3.7: RENDICIÓN DE CUENTAS


La UGEL Nº 04 no cuenta con procedimientos y directivas para la rendición de cuentas como: Directiva para la Administración

de la caja Chica Procedimiento para el uso del

Libro de Reclamaciones Directiva que establece el

Procedimiento para la Entrega y Recepción de cargo de Funcionarios y Servidores Públicos.

Directiva de Control Previo para el trámite de expedientes de pago por la adquisición de bienes y/o contratación de servicios

Elaborar y aprobar procedimientos internos que considere las formas principales de rendición de cuentas, tales como: Rendición de cuentas financieras;

es aquella obligación del funcionario de responder por el manejo de recursos o bienes públicos. Generalmente a través de auditorías, memorias u otros informes financieros y presupuestarios.

Rendición de cuentas gerencial; es aquella obligación que asume el funcionario sobre como gastaron los fondos y si lograron los objetivos previstos. Generalmente a través de rendiciones de viáticos, encargos, balances anuales.

Norma 3.8: DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS

La UGEL Nº 04 cuenta con los siguientes documentos de procesos, actividades y tareas: - Manual de Operaciones

- Manual de Procedimientos.

- Directiva Nº 003-2015-UGEL Nº

04/D-JAGAIE-EA "Procedimiento para la contratación de bienes y servicios iguales o inferiores a tres (03) Unidades Impositivas Tributarias en la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04".

- Norma Técnica denominada

Cuentan con Manual de Operaciones; sin embargo, las actividades y tareas de la Entidad no se encuentran definidas, establecidas ni documentadas.

No se cuenta con un procedimiento interno de revisión y actualización del Manual de Procedimientos de manera permanente.

Proponer a través de la DRELM la aprobación de un instrumento que documente las actividades y tareas que comprenden cada proceso y sub proceso contenido en el Manual de Operaciones, incluyendo como mínimo lo siguiente: Objetivo del proceso. Dueño del proceso. Actividades de inicio y fin. Actividades secuenciales del






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“Normas para la Selección y Contratación de Docentes Fortaleza y Acompañantes de Soporte Pedagógico para la Implementación de las Acciones de Soporte Pedagógico en las Instituciones Educativas Públicas Polidocentes Completas de Educación Primaria en Áreas Urbanas”.

- Directiva y Manual de

Procedimientos denominados “Procedimiento para la Transferencia de Documentos en el Ministerio de Educación”.

- Orientaciones para la mejora de

la gestión pedagógica territorial a través de las redes educativas en Lima Metropolitana.

- Directiva n.º 020-2012-

MINUDU/SG-OGA-UPE "Normas para la contratación de personal administrativo y profesional para las IE y sedes administrativas de la DRE/UGEL"

- Directiva n.º 008-2014-

UGEL04/D-AGAIE-CP Procedimiento para el alta y baja de los bienes muebles patrimoniales de la sede e instituciones educativas de la jurisdicción de la UGEL 04"




Señalamiento de actividades o puntos críticos.

Elaborar y aprobar un procedimiento interno de revisión y actualización del Manual de Procedimientos de manera permanente.

Norma 3.9: REVISIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS

No se ha identificado fortalezas y/o normas internas que regulen este aspecto de control interno de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno - SCI.

Al no contar con un Manual de Procedimientos actualizado, no se han identificado normas internas que regulen este aspecto de Control Interno de acuerdo a la Guía de Implementación del SCI, es decir no existen controles para el monitoreo y evaluación de procesos para detectar si cumplen con las necesidades y expectativas de los usuarios y así poder realizar los cambios y ajustes necesarios de acuerdo con el entorno y exigencias con la demanda y normatividad.

Elaborar y aprobar un procedimiento interno que regule la revisión, actualización y evaluación del Manual de Procedimientos de la UGEL Nº 04, que considere los procedimientos de todas las unidades orgánicas de la entidad, en el marco de los procesos y sub procesos establecidos en el Manual de Operaciones, adoptando una metodología para el Ciclo de Mejoramiento de estos considerando los principios de modernización establecidos en la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno, tal como sigue: Eliminación de trabas

burocráticas. Eliminación de duplicidad de

actividades. Evaluación de valor agregado. Simplificación del tiempo de los

procesos. Prueba de errores.




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Eficiencia en la utilización de equipos.

Lenguaje simple. Estandarización, que todos

realicen la misma actividad del mismo modo, todas las veces.

Alianza con proveedores. Implica mejorar el INPUT de sus proveedores.

Mejoramiento de situaciones importantes.

Automatización, sistematización.

Elaborar y aprobar procedimientos internos para la documentación de los procesos y subprocesos, los cuales deben de contemplar lo siguiente: Parámetros de documentación y

de codificación uniforme. Tipos de documentos en la que

se documentará el proceso (mapas, flujogramas, fichas y otros).

Plantillas/matrices de evaluación de la segregación de funciones en cada proceso crítico.

Responsables de la actualización periódica y difusión de los documentos de los procesos.

Norma 3.10: CONTROLES PARA LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES (TIC)

No se ha identificado fortalezas y/o normas internas que regulen este aspecto de control interno de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno - SCI

No cuentan con los siguientes documentos de gestión y control respecto a TIC´s: Plan Estratégico de Gobierno

Electrónico (PEGE) Plan Operativo Informático Plan Estratégico de Tecnologías

de la Información (PETI). Plan de Administración de

Riesgos de TIC´s. Plan de Contingencias y

Seguridad de la Información. Plan de Mantenimiento Preventivo

y Correctivo de los Equipos de Cómputo y Comunicaciones.

Plan de Capacitación de TIC´s a los Usuarios.

Directiva para la Administración de Software.

Normas y Procedimientos para el Uso de los Recursos Informáticos

No cuentan con procedimientos internos que regule las actividades desarrolladas por la Oficina de Tecnología de la Información, tales como:

Requerimientos de desarrollo o

Elaborar y aprobar los siguientes documentos de gestión y control de TIC´s:

Plan Estratégico de Gobierno

Electrónico (PEGE) Plan Operativo Informático Plan Estratégico de Tecnologías





Plan de Capacitación de TIC´s a los Usuarios.

Directiva para la Administración de Software.

Normas y Procedimientos para el Uso de los Recursos Informáticos

Elaborar y aprobar procedimientos internos que regule las actividades desarrolladas por la Oficina de Tecnología de la Información, tales como:





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mantenimiento de software, para el Proceso de Desarrollo.

Inventario técnico de software y hardware.

Claves de acceso a los equipos informáticos.

Acceso a la red y acceso de usuarios a la información.

Seguridad de acceso en la base de datos de la Sede Central.

Seguridad en la sala de servidores y área de soporte técnico.

Control de backup. Generación de archivos de

respaldos. Licencias de software. Uso de Correos electrónicos.









Componente 4: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Norma 4.1: FUNCIONES Y CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN

La UGEL Nº 04 de manera general ha clasificado y agrupado su información que es publicada en su portal de transparencia institucional; información que está relacionada a las actividades operativas, financieras y de control, tales como:

Datos Generales. Planeamiento y Organización. Información Presupuestal. Información de Personal. Información de Contrataciones. Actividades Oficiales. Información Adicional.

No cuentan con procedimientos internos aprobados que definan las características de la información que se genera (información interna y externa).

No cuenta con un inventario de información o reportes principales manejados por las diversas Direcciones y Oficinas, a fin de organizarla y facilitar su acceso y uso, y cubrir necesidad de información financiera y de gestión.

Causa:

Falta de procedimientos que regulen las funciones y características de la información institucional.

Elaborar y aprobar procedimientos internos que definan las características de la información (interna y externa), tales como: Integridad. Oportunidad. Actualización. Exactitud. Accesibilidad. Racionalidad. Objetividad.

Elaborar y aprobar un inventario de los reportes principales manejados por las diversas áreas del UGEL Nº 04, en el que se indique:

Unidad responsable de la

información. Nombre del reporte o tipo de

información. Características de origen. Frecuencia de emisión.

Norma 4.2: INFORMACIÓN Y RESPONSABILIDAD

La UGEL Nº 04 emite continuamente reportes de Gestión de acuerdo con las Normas y Directivas vigentes:

Reporte del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF).

Listado de Procesos de selección de bienes y servicios del SEACE.

Reporte del sistema de planillas.

Asimismo en el UGEL Nº 04 se lleva a cabo una comunicación de tipo:

No se cuenta con procedimientos internos aprobados que regule las responsabilidades sobre la información para el cumplimiento de funciones de cada unidad orgánica.

Causa:

Falta de procedimientos específicos que regulen la responsabilidad sobre la información.

Elaborar y aprobar procedimientos internos donde se determine la relación entre la información y responsabilidad que el personal asumirá en su trabajo diario, que incluirá entre otros:

Las necesidades de información

de todos los procesos. La obtención de información y su

clasificación. Implementación de controles

necesarios para el suministro oportuno de la información a las personas competentes.

Dejar constancia de la comunicación de los problemas




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Comunicación descendente: proviene de las unidades organizativas de mayor nivel jerárquico hacia las de menor nivel jerárquico.

Comunicación lateral: se da entre unidades organizativas del mismo nivel jerárquico.

Comunicación ascendente: proviene de las unidades organizativas de menor nivel hacia las de mayor nivel jerárquico.

Designación del señor Eliseo Segundo Wensel Miranda como responsable del portal de Transparencia, con Resolución Directoral N° 04775-2015-UGEL.04, en el marco del Texto Único Ordenado de la Ley N° 27806 “Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública”

detectados.

Norma 4.3: CALIDAD Y SUFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN

La información interna y externa que maneja el UGEL Nº 04 a través del portal de transparencia y la página web institucional es útil y confiable, ya que contiene información relacionada con la gestión financiera, presupuestaria, de personal, entre otros.

No se ha diseñado, evaluado o implementado mecanismos que contemplen lineamientos o políticas de control que aseguren la calidad y suficiencia de la información.

Causas:

No existe un procedimiento que regule la oportunidad y responsabilidad de la difusión de la información institucional.

No se ha solicitado el desarrollo de políticas y procedimientos específicos que regulen las responsabilidades sobre la información.

Establecer y aprobar una política de calidad que establezca las obligaciones del personal con respecto a la calidad de la información. Esta política debería contemplar lo siguiente: Desarrollo de un proceso que

evalúa la calidad de la información disponible.

Implementación de una evaluación periódica de las políticas y los procesos, así como los flujos de información entre ellos.

Definición de métricas significativas que permitan analizar y mejorar la calidad de la información, tales como: - Subjetivas (basadas en el juicio

de los usuarios de los datos). - Objetivas independientes de la

aplicación (como corrección). - Objetivas dependientes de la

aplicación (específicas para un dominio determinado).

Norma 4.4: SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La UGEL Nº 04 cuenta con diversos sistemas informáticos que generan información útil para la gestión institucional, tales como: Sistema Integrado de

Administración Financiera (SIAF). Sistema Integrado de Gestión

Administrativa (SIGA).

No cuentan con los siguientes documentos de gestión y control respecto a TIC´s: Plan Estratégico de Tecnologías



Elaborar y aprobar los siguientes documentos de gestión y control de TIC´s:

Plan Estratégico de Tecnologías






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Aplicativo del SEACE (Contrataciones del Estado).

Sistema de Trámite Documentario.

AIRHSP (Aplicativo Informático de Recursos Humanos del Sector Público, en el cual se registran a todos los trabajadores que ingresan a la Entidad).

Sistema de Registro y Control de Asistencia.



No cuentan con procedimientos internos que regule las actividades desarrolladas por el Equipo de Informática, como: Requerimientos de desarrollo o









Si bien es cierto, que las Unidades Orgánicas cuentan con sistemas informáticos para el desarrollo de sus actividades; éstas no se encuentran integradas.

Causas:

Falta de documentos de gestión (PETI).

Falta de procedimientos internos para el Equipo de Informática.

No cuenta con un sistema integral.



Elaborar y aprobar procedimientos internos que regule las actividades desarrolladas por el Equipo de Informática, tales como:










Requerir un sistema informático integral para el desarrollo de las actividades de la entidad, que permita gestionar las actividades administrativas, contables, presupuestales de manera articulada y a tiempo real.

Norma 4.5: FLEXIBILIDAD AL CAMBIO

Si bien es cierto que el Equipo de Informática realiza coordinaciones con las unidades orgánicas para el mantenimiento de los equipos informáticos y atención a los usuarios de los sistemas de información existentes, no se ha desarrollado políticas o procedimientos relacionados con su adecuación a los cambios tecnológicos, ni a los cambios externos provenientes de usuarios externos, entre otros.

No se ha identificado normas internas aprobadas para la flexibilidad al cambio de sus actividades, procedimientos y controles de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno - SCI.

Causa:

No se ha solicitado el desarrollo de políticas y procedimientos para la revisión periódica y adecuación a los cambios tecnológicos.

Elaborar y aprobar procedimientos internos en donde se establezcan la predisposición de la Entidad para adecuarse a los cambios tecnológicos, así como a los cambios externos provenientes de usuarios externos, entre otros.

Estas deberían considerar lo siguiente: Los recursos tecnológicos

adecuados, junto con las personas idóneas.

Los sistemas de información deberían ser adaptables al UGEL Nº 04.

Los mecanismos para tomar




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conocimiento de las necesidades, reclamos, opiniones e inquietudes de los usuarios de los sistemas.

Revisiones y rediseños periódicos cuando se detecten deficiencias en su funcionamiento.

Nivele de autorización para realizar cambios.

Constatar periódicamente la relevación de la información para los objetivos del UGEL Nº 04.

Norma 4.6: ARCHIVO INSTITUCIONAL

Normas Generales del Sistema Nacional de Archivo, Resolución Jefatural N° 073-85/AGN-J – SNA. 01 de fecha 31 de mayo de 1985.

Aprueban Reglamento de Infracciones y Sanciones del Sistema Nacional de Archivo, Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN-J de fecha 18 de diciembre de 2014.

Directiva y Manual de Procedimientos denominados “Procedimiento para la Transferencia de Documentos en el Ministerio de Educación”, Resolución Ministerial N° 0226-2013-ED de fecha 10 de mayo de 2013.

Asimismo, se cuenta con las siguientes normas internas:

Directiva N° 007-2015/DUGELN°04/OTD/ARCH "Directiva sobre protección del patrimonio documental de la UGEL N° 04", aprobada con Resolución Directoral N° 2819-2015-UGEL.04 de fecha 2 de abril de 2015.

Informe N° 064-2015-UGEL04/DIR-ADM-ETDA Constituye el Comité Evaluador de Documentos (CED) de la UGEL 04, aprobado con Resolución Directoral N° 7625-2015-UGEL.04 de fecha 22 de julio de 2015.

Eliminación de documentos, Resolución Directoral N° 2819-2015.UGEL 04, que aprueba la Directiva N° 007-2015/DUGEL N°04/0TD/ARCH y Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN/J.

No se cuenta con un procedimiento para la digitalización de la comunicación interna y externa, es decir oficios, memorándums, informes, expedientes, etc.

Elaborar y aprobar un procedimiento para la digitalización de la comunicación interna y externa, es decir oficios, memorándums, informes, expedientes, etc.




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Norma 4.7: COMUNICACIÓN INTERNA

Comunicación Interna a través de reuniones informativas, cursos de capacitación, memorándums, e-mails, entre otros; entre los funcionarios y servidores del UGEL Nº 04.

Directiva n.º 008-2013-MINEDU/SG-OTD "Disposiciones que regulan la gestión documental en el Ministerio de Educación", aprobada con RM Nº 0144-2013-ED de fecha 21 de marzo de 2013.

No cuenta con un ambiente y equipos para reuniones, equipos multimedia, etc.

Causa:

Institucionalmente se han priorizado otros temas que también son importantes; pero actualmente, la sistematización de la información y el tema de las comunicaciones ligado a la imagen de la institución, también necesitan ser fortalecidos.

Implementar un ambiente con equipos para reuniones.

Norma 4.8: COMUNICACIÓN EXTERNA

Portal de Transparencia www.UGEL Nº 04.gob.pe/transparencia la misma que contiene información relacionada a las actividades operativas, financieras y de control; tales como:

Datos Generales. Planeamiento y Organización. Información Presupuestal. Proyectos de Inversión. Información de Personal. Información de Contrataciones. Actividades Oficiales. Información Adicional..

Si bien el UGEL Nº 04 cuenta con un Portal de Transparencia Estándar, éste no consigna documentos de gestión y normativos actualizados; por ejemplo: en el link de datos relacionados al Planeamiento y Organización no se ha publicado información referente a las evaluaciones del POI vigente.

No se identifica una línea abierta de comunicación donde los usuarios puedan aportar información de valor para el diseño y calidad de los productos y servicios brindados.

Causa:

No existe un procedimiento que regule la oportunidad y responsabilidad de la difusión de la información institucional.

Elaborar y aprobar un procedimiento interno para la actualización del Portal de Transparencia del UGEL Nº 04 en el marco de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública - Ley N° 27806. La misma que debe considerar la información a publicar, el período de actualización, la mecánica de actualización y los responsables de la entrega de información.

No se identifica una línea abierta de comunicación donde los usuarios puedan aportar información de valor para el diseño y calidad de los productos y servicios brindados.

Norma 4.9: CANALES DE COMUNICACIÓN

Comunicación Interna a través de reuniones informativas, cursos de capacitación, memorándums, e-mails, entre otros; entre los funcionarios y servidores del UGEL Nº 04.

Portal de Transparencia www.UGEL Nº 04.gob.pe/transparencia.

Si bien el UGEL Nº 04 cuenta con un Portal de Transparencia Estándar, éste no consigna documentos de gestión y normativos actualizados; por ejemplo: en el link de datos relacionados al Planeamiento y Organización no se ha publicado información referente a las evaluaciones del POI vigente.

Causas:

No existe un procedimiento que regule la oportunidad y responsabilidad de la comunicación y difusión de la información institucional.

Establecer un procedimiento para regular la oportunidad y responsabilidad de la comunicación y difusión de la información institucional, que incluya: - Coordinaciones de las

oportunidades de información entre diferentes usuarios de la entidad.

- Establecer formatos adecuados para el análisis de la información.

- Regulaciones al uso del correo electrónico institucional.

http://www.oefa.gob.pe/transparencia







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Componente 5: SUPERVISIÓN

5.1. NORMAS BÁSICAS PARA LAS ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN Y MONITOREO

Norma 5.1.1. PREVENCIÓN Y MONITOREO

El Manual de operaciones de la UGEL Nº 04 ha establecido procedimientos para cautelar el cumplimiento de diversos procedimientos tal como se señala a continuación:

- Procedimiento para el monitoreo

del envío virtual del censo de matrícula y local escolar.

- Procedimiento para el monitoreo

virtual del resultado del ejercicio educativo.

- Procedimiento para la supervisión, monitoreo y acompañamiento a los directores y docentes de las instituciones educativas.

- Procedimiento para el consolidado de la información de horas efectivas de las instituciones educativas.

No se han desarrollado políticas, manuales, guías y procedimientos internos integrales que regulen las actividades de prevención y monitoreo que deben ser ejercidas por las diversas jefaturas de equipo y de áreas, a fin de considerar expresamente este aspecto de control interno.

Documentar, aprobar y difundir políticas de prevención y monitoreo que son ejercidas por las jefaturas de área y de equipo, sobre las diversas actividades de la UGEL Nº 04, con la finalidad de verificar el adecuado desarrollo del control interno. Dichas políticas de prevención deberían incluir, entre otros, el monitoreo de los siguientes documentos de gestión de la Entidad: Manuales de Políticas y

Procedimientos. Manuales Administrativos. Reglamentos. Instructivos de trabajo. Especificaciones y estándares. Diagramas de flujo. Reportes operativos. Reportes de resultados. Informes de registros de

revisiones internas. Evaluaciones de riesgos. Estudios previos de evaluación

del control interno. Reporte de indicadores.

Norma 5.1.2. MONITOREO OPORTUNO DEL CONTROL INTERNO

Se suscribió el Acta de Compromiso para la Implementación del Sistema de Control Interno en la UGEL Nº 04; asimismo se reconformó su Comité de Control Interno con Resolución Nº 9874-2015-UGEL.04 del 12 de octubre 2015.

Si bien es cierto la UGEL Nº 04 cuenta con un Comité de Control Interno; no existe un reglamento interno que regule el accionar de dicho comité; así como un manual que regule las políticas y procedimientos para una adecuada implementación del Sistema de Control Interno.

Considerar en las actividades del Comité de Control Interno, lo siguiente:

Proponer un reglamento interno

que regule las funciones del comité de control interno.

Elaborar un manual de gestión para el proceso de implementación del sistema de control interno que incluya políticas, metodología, responsables, etc.

5.2. NORMAS BÁSICAS PARA EL SEGUIMIENTO DE RESULTADOS

Norma 5.2.1. REPORTE DE DEFICIENCIAS

El Órgano de Control Institucional (OCI) emite informes donde se detallan las observaciones detectadas y las recomendaciones propuestas para levantarlas.

No se cuenta con un mecanismo para efectuar el seguimiento de las deficiencias de gestión y de control detectadas por el OCI de la UGEL Nº 04.

Las deficiencias encontradas durante el seguimiento continuo o a través de evaluaciones puntuales no son registradas y comunicadas de

Implantar un mecanismo para el seguimiento y control de las deficiencias de gestión y control detectado por el OCI de la UGEL Nº 04.

Elaborar y aprobar un documento que permita, registrar y comunicar de manera oportuna a las áreas involucradas con la finalidad que se




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manera oportuna, a través de reportes con la finalidad que se tomen acciones correctivas.

tomen acciones correctivas correspondientes

Norma 5.2.2. IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS

No se ha identificado fortalezas y/o normas internas que regulen este aspecto de control interno de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno - SCI

No se cuenta con un registro general de las recomendaciones y mejoras a efectuar; el cual permita que las diversas unidades orgánicas mantengan actualizados dichos registros, siendo éstos a su vez supervisados.

No cuenta con un plan de mejoramiento, que permita ordenar todas las mejoras y recomendaciones y poder a su vez monitorear y conocer, en un tiempo determinado, la situación en que se encuentran la implementación y el seguimiento de las medidas correctivas.

Elaborar y aprobar un formato estándar para documentar el Plan de Mejoramiento. Dicho formato podría incluir:

Análisis de las causas de cada debilidad reportada.

Lista de posibles acciones que permitirían subsanar las debilidades detectadas.

Análisis de la viabilidad de cada acción en tiempo, costo, apoyo político, proveedores, recursos técnicos, entre otras.

Selección de las acciones factibles de implementar.

5.3. NORMAS BÁSICAS PARA LOS COMPROMISOS DE MEJORAMIENTO

Norma 5.3.1. AUTOEVALUACIÓN

Las autoevaluaciones realizadas por la UGEL Nº 04 son la de Gestión: Plan Operativo Institucional (POI).

Si bien es cierto la UGEL Nº 04 realiza Autoevaluación de Gestión a nivel POI, no existe procedimientos de autoevaluación de Control y Gestión a todas las Unidades Orgánicas, bajo el enfoque de procesos.

No se ha evidenciado reporte de cumplimiento de medidas correctivas derivadas de recomendaciones de informes de auditoría interna y externa.

Elaborar y aprobar procedimientos internos de autoevaluación de Control y gestión aplicables a todas las Unidades Orgánicas y a los procesos de la UGEL Nº 04 para medir la efectividad de los controles a nivel Entidad y de Procesos.

Elaborar y aprobar un formato de reporte de cumplimiento de medidas correctivas derivadas de recomendaciones de informes de auditoría interna y externa.

Norma 5.3.2. EVALUACIONES INDEPENDIENTES

No se ha identificado fortalezas y/o

normas internas que regulen este aspecto de control interno de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno – SCI.

No se realiza un adecuado seguimiento a la implementación de recomendaciones efectuadas por parte del OCI, la CGR o la SOA.

Elaborar y aprobar un formato de reporte de evaluación y seguimiento de recomendaciones derivadas de auditorías internas y auditorías externas designado por la Contraloría General de la República, dicho reporte deberá consignar los siguiente:

Tipo de auditoría. Período auditado. Nombre de la Sociedad de

Auditoría. Número de informe. Numero de recomendaciones. Situación actual.

Elaborar y aprobar procedimientos que regulen funciones específicas del comité de cautela designados por la Entidad, con la finalidad de supervisar el cumplimiento




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contractual de las auditorías externas designadas por la Contraloría General de la República.

Fuente: Documentación proporcionadas por las áreas de la UGEL N° 04 y recopilada por C&SIG CONSULTORES S.A.C., de acuerdo a las técnicas

establecidas en la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno.




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CAPÍTULO V. CONCLUSIÓN




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5.1. CONCLUSIÓN En base al resultado del Diagnóstico realizado respecto de los elementos del Sistema de Control Interno de la UGEL Nº 04, el nivel de desarrollo, organización y grado de madurez observado para cada uno de los componentes del Sistema de Control Interno, es el siguiente:

Componentes del Sistema de Control

Interno

Inexistente (0)

Inicial (1)

En proceso de implementación

(2)

Implementado / Establecido

(3)

Avanzado (4)

Optimizado (5)

Ambiente de Control

(*)

Evaluación de Riesgos

(*)

Actividades de Control Gerencial

(*)

Información y Comunicación

(*)

Supervisión (*)

(*) Grado de Madurez del Sistema de Control Interno.

Fuente: Análisis y validación de S&SIG Consultores.




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CAPÍTULO VI. RECOMENDACIÓN




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6.1. RECOMENDACIÓN: Estando el Resultado del Diagnóstico a nivel de Entidad del Sistema de Control Interno del UGEL Nº 04, se recomienda de manera prioritaria implementar las actividades descritas en el cuadro de fortalezas, oportunidades de mejora, causas y aspectos a implementar del CAPITULO IV.

Lima, 6 de noviembre de 2015

Refrendado por:

________________________________

Mg. Abog. NOELIA PACHECO INGARUCA Socio Gerente Matricula CAJ N° 1845

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INFORME DIAGNÓSTICO SITUACIONAL A NIVEL DE ENTIDAD …