INFORME DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DEL SISTEMA DE CONTROL

INFORME DEL SERVICIO DE CONSULTORÍA:

“DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA UGEL N° 04”

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Comité de Implementación de Control Interno de la UGEL N° 04

INFORME

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA UNIDAD DE GESTIÓN

EDUCATIVA LOCAL N° 04

LIMA - PERÚ

2015




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SÍNTESIS GERENCIAL

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL N° 04

Señora: GLADYS JESÚS COLCA CCAHUANA Directora Unidad de Gestión Educativa Local N° 04 Presente.- De nuestra consideración: De conformidad con lo establecido en la Ley N° 27785 - Ley Orgánica del Sistema de Control y de la Contraloría General de la República, la Ley N° 28716 - Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, las Normas de Control Interno emitida con Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG, y la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado emitida con Resolución de Contraloría General N° 458-2008-CG por la Contraloría General de la República, estamos alcanzando el resumen ejecutivo de los resultados obtenidos del Informe Final del servicio de consultoría “Diagnóstico situacional del Sistema de Control Interno de la Unidad de Gestión Educativa Local N° 04”. 1. Objetivos y Alcance del Diagnóstico del Sistema de Control Interno.

El Diagnóstico del Sistema de Control Interno comprende un (1) Objetivo General y tres (3) Objetivos Específicos, los mismos que se detallan en el Capítulo I. Antecedentes, el numeral 1.2. Objetivos del Diagnóstico; el Alcance del Diagnóstico se comenta en el numeral 1.3.

2. Resultado del Diagnóstico del Sistema de Control Interno.

Como resultado se emite el presente Informe del servicio de consultoría “Diagnóstico Situacional del Sistema de Control Interno en el UGEL Nº 04”, en tal sentido se han determinado aspectos de dicha estructura que podrían ser situaciones reportables y que ameritan acciones a implementar.

Tomando en cuenta que el nivel de implementación del sistema de control interno está EN ESTADO INICIAL, se ha recomendado actividades a implementar de manera prioritaria clasificados por Componentes, tales como:

Componente: Ambiente de Control

Diseñar y aprobar un Plan de Trabajo de Implementación del Sistema de Control Interno en la UGEL N° 04 en el que se defina la metodología, recursos y un cronograma de actividades, considerando la programación de reuniones periódicas para el seguimiento de dicho plan.




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Elaborar y aprobar un Reglamento Interno sobre las funciones y responsabilidades de los integrantes del Comité de Control Interno considerando los Niveles (Nivel Directivo, Nivel Operativo y Nivel Evaluador).

Publicar las evaluaciones del Plan Operativo institucional (POI) de la UGEL N° 04 en el portal de Transparencia de la entidad.

Elaborar y aprobar un procedimiento interno para la evaluación del Plan Estratégico Institucional (PEI), que considere también su publicación en el portal de transparencia de la entidad.

Proponer al Ministerio de Educación, a través de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana la elaboración de manual de procesos, a partir del Manual de Operaciones aprobado, donde se establezcan los procedimientos e instructivos, así como a los responsables de su ejecución, a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

Elaborar y aprobar Procedimientos Internos que regulen las actividades de recursos humanos, los cuales deben ser concordantes con las disposiciones y normativa impartida por SERVIR.

Promover, a través de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana, la actualización de la escala remunerativa de la UGEL N° 04, a fin que sea concordante con el Manual de Operaciones (MOP).

Implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en la UGEL N° 04, de acuerdo a lo establecido en la Ley N° 29783, a fin de garantizar el bienestar físico y mental de los trabajadores de la entidad.

Adecuar el Reglamento Interno de Trabajo de la UGEL N° 04 a lo establecido a la Ley N° 30057 y su reglamento.

Elaborar y aprobar el Manual de Perfiles de Puestos (MPP) de la UGEL N° 04 en cumplimiento a las disposiciones establecidas en la Directiva N° 001-2013-SERVIR/GDSRH “Normas para la Formulación del Manual de Perfiles de Puestos (MPP)”, aprobado con Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 161-2013-SERVIR/PE.

Elaborar y aprobar un Manual de Procesos que determine el dueño del proceso y considere la documentación de las actividades a través de flujogramas, fichas descriptivas y procedimientos.

Implementar un mecanismo que permita conocer el estado actual del total de recomendaciones emitidas por los órganos que conforman el Sistema Nacional de Control. Posterior a ello, elaborar y aprobar un cronograma de implementación de recomendaciones, consignando la actividad a realizar, el responsable y el plazo de ejecución asignando un responsable del seguimiento que cautele que las diversas unidades orgánicas implementen las recomendaciones dentro del plazo establecido.




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Componente: Evaluación de Riesgos

Conformar el Comité de Riesgos mediante Resolución Directoral y capacitarlos periódicamente en materia de riegos y controles.

Elaborar políticas y lineamientos para la administración de los riesgos de la UGEL N° 04, así como difundirlos apropiadamente en la entidad.

Elaborar y aprobar el Plan de Administración de Riesgos, con participación de las diversas Áreas, adoptando el marco integrado de control interno COSO.

Establecer una metodología para la identificación de riesgos de la UGEL N° 04, que considere los 5 grupos de riesgos (estratégicos, operativos, financiero, de cumplimiento y de tecnología).

Establecer una metodología para la valoración de los riesgos identificados mediante la cuantificación de la probabilidad de ocurrencia y del impacto de cada riesgo sobre los procesos y actividades de la entidad.

Definir la estrategia de respuesta de los riesgos identificados y valorados.

Establecer las acciones necesarias (controles) para afrontar los riesgos evaluados.

Realizar seguimiento a las actividades de control definidas para los procesos.

Componente: Actividades de Control Gerencial

Promover la elaboración y aprobación del Manual de Procesos (MAPRO) que contenga diagramas de flujo de cada proceso y sub proceso a cargo de la UGEL Nº 04..

Mientras se aprueba el MAPRO promover que se asignen funciones ya sea a través de Resoluciones Directorales o Memorandos al igual que en el caso del proceso para Gestionar servicios logísticos.

Establecer y aprobar procedimientos internos para:

La rotación periódica del personal asignado a puestos susceptibles a riesgos.

Evaluar el costo/beneficio de los controles establecidos en los procesos críticos.

El control de los recursos o archivos. Las conciliaciones y verificaciones contables. La documentación de los procesos y subprocesos. La revisión, actualización y evaluación del Manual de Procedimientos de

la UGEL Nº 04.

Elaborar y aprobar una lista de verificaciones y conciliaciones que sean necesarias realizar sobre los registros de los procesos críticos de la Entidad.




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Implementar un área de control previo administrativo para el trámite de los expedientes de pago.

Elaborar y aprobar procedimientos internos que consideren las principales formas de rendición de cuentas financieras y gerencial (viáticos, DD.JJ, encargos, entre otros).

Elaborar y aprobar los siguientes documentos de gestión y control de las TIC:

Plan Estratégico de Gobierno Electrónico (PEGE) Plan Operativo Informático Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI). Plan de Administración de Riesgos de las TIC. Plan de Contingencias y Seguridad de la Información. Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Equipos de

Cómputo y Comunicaciones. Plan de Capacitación de las TIC a los Usuarios.

Componente: Información y Comunicación

Elaborar y aprobar procedimientos internos que garanticen el adecuado suministro de la información, así como su calidad y suficiencia para el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

Implementar un sistema informático integral para el desarrollo de las actividades de la entidad, que permita gestionar las actividades administrativas, contables, presupuestales de manera articulada y a tiempo real.

Elaborar y aprobar un procedimiento para la digitalización de la comunicación interna y externa(oficios, memorándums, informes, expedientes, etc).

Implementar un ambiente con equipos para reuniones de trabajo.

Verificar y cautelar que el contenido del portal de transparencia contenga aquella documentación exigida por la normativa vigente. Asimismo, elaborar y aprobar un procedimiento interno para la actualización periódica del Portal de Transparencia de la UGEL 04 en el marco de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Componente: Supervisión

Documentar, aprobar y difundir políticas de prevención y monitoreo que son ejercidas por las jefaturas de área y de equipo, sobre las diversas actividades de la UGEL Nº 04, con la finalidad de verificar el adecuado desarrollo del control interno.

Elaborar un manual de gestión para el proceso de implementación del sistema de control interno que incluya políticas, metodología, responsables,




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etc.

Implantar un mecanismo para el seguimiento y control de las deficiencias de gestión y control detectado por el OCI de la UGEL Nº 04.

Elaborar y aprobar procedimientos internos de autoevaluación de control y gestión aplicables a todas las unidades orgánicas y a los procesos de la UGEL Nº 04 para medir la efectividad de los controles a nivel Entidad y de Procesos.

Elaborar y aprobar procedimientos que regulen funciones específicas del comité de cautela designados por la Entidad, con la finalidad de supervisar el cumplimiento contractual de las auditorías externas designadas por la Contraloría General de la República.

3. Conclusión.

En base al resultado del diagnóstico realizado respecto de los componentes del Sistema de Control Interno de la UGEL Nº 04, el nivel de desarrollo, organización y grado de madurez observado para cada uno de los componentes del Sistema de Control Interno, es el siguiente:

GRADO DE MADUREZ DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Componentes del Sistema de

Control Interno

Inexistente (0)

Inicial (1)

En proceso de implementación

(2)

Implementado / Establecido

(3)

Avanzado (4)

Optimizado (5)

Ambiente de Control

X

Evaluación de Riesgos

X

Actividades de Control Gerencial

X

Información y Comunicación

X

Supervisión

X

Lima, 07 de diciembre del 2015

___________________________________ Mg. Abog. NOELIA PACHECO INGARUCA Socio Gerente Matricula CAJ N° 1845




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INDICE Pág.

Presentación 8

I. Antecedentes 10 1.1 Origen…………………………………………………………………… 11

1.2 Objetivos del Diagnóstico………………………………………..…… 11

1.3 Alcance del Diagnóstico………………………………………...……. 11

II. Base Legal y Análisis Normativo 16

2.1 Base Legal……………………………………………………………… 17

2.2 Análisis Normativo…………………………………………………..…. 17 - 43

2.3 Revisión de documentos de gestión y disposiciones internas y externas

44 - 53

III. Criterios Metodológicos 54

3.1 Metodología Aplicada……………………………………………..… 55 – 59

IV. Diagnóstico del Sistema de Control Interno 60

4.1 Resultado del Diagnóstico de la Estructura de Control Interno..... 61 – 62

4.2 Resultado por componente y sub componentes de control…….. 62 - 66

4.3 Fortalezas, oportunidades de mejora, causas y aspectos a implementar a nivel entidad

66 - 87

4.4 Fortalezas, oportunidades de mejora y aspectos a implementar por procesos

87 - 111

V. Conclusión 112

5.1 Conclusión……………………………………………………………… 113

VI. Recomendación 114

6.1 Recomendación………………………………………………………... 115

Anexos

I Mapeo de normas aplicables a la UGEL N° 04…………………….. 117 – 120

II Resultados de la encuesta de percepción………………………….. 121 – 122

III Resultados de la aplicación de cuestionarios …………………….. 123 – 154

IV Apreciaciones de los consultores…………………………………… 155 – 160




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PRESENTACIÓN

La Unidad de Gestión Educativa Local N° 04 – UGEL N° 04 es una unidad ejecutora del Ministerio de Educación. Proporciona el apoyo pedagógico, institucional y administrativo a las instituciones educativas de su jurisdicción, para asegurar un servicio de calidad con equidad en cooperación con los gobiernos locales. Tiene como ámbito jurisdiccional los distritos de Comas, Carabayllo, Puente Piedra, Santa Rosa y Ancón. La UGEL N° 04 tiene como visión consolidar una institución que promueva una gestión líder, con una planificación estratégica efectiva ponderando la participación democrática, la efectividad en sus resultados, valorando el trabajo en equipo con propuestas de innovación pedagógica, institucional y administrativa, con el uso de instrumentos de Gestión, pertinentes y el uso con equidad del presupuesto institucional. Así también, tiene como misión brindar un servicio educativo de calidad, contribuyendo en la formación integral de los alumnos promoviendo la práctica de los valores éticos y morales, democracia, responsabilidad, solidaridad, confianza, autoestima, equidad y honradez, mediante el desarrollo de capacidades y actitudes. En ese sentido, la UGEL N° 04 ha considerado necesario impulsar la implementación del Sistema de Control Interno con la finalidad de poder generar el autocontrol, la autorregulación y la autogestión de la entidad, tomando en cuenta los siguientes objetivos:

Promover y optimizar la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las operaciones de la entidad, así como la calidad de los servicios públicos que presta.

Cuidar y resguardar los recursos civiles del Estado contra cualquier forma de pérdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, así como, en general, contra todo hecho irregular o situación perjudicial que pudiera afectarlos.

Cumplir la normatividad aplicable a la Entidad y sus operaciones. Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información.

Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales.

Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos de rendir cuenta por los fondos y bienes públicos a su cargo.

La implementación del Sistema de Control Interno en la UGEL N° 04 se realizará en tres fases, siendo estas la planificación, ejecución y evaluación. La primera fase tiene como finalidad desarrollar un plan de trabajo que permita a la entidad implementar progresivamente su sistema de control interno, a nivel de procesos, considerando la importancia de establecer el compromiso de todos los niveles organizacionales de la entidad y se plante la formalización de dicho compromiso mediante documentos que reflejen las acciones a seguir para la implementación. Entre las acciones sugeridas se encuentra la formulación de un diagnóstico del sistema de control interno de la UGEL N° 04, el cual se presenta como un medio de análisis para determinar el estado situacional del sistema de control interno, la misma que se realizará




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los lineamientos, criterio y disposiciones establecidas en las siguientes disposiciones:

Ley N° 27785 “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República” y sus modificatorias.

Ley N° 28716 “Ley de Control Interno de las Entidades del Estado”.

Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG “Normas de Control Interno”.

Resolución de Contraloría General N° 458-2008-CG “Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado”.

Control Interno - Marco integrado COSO (Internal Control - Integrated Framework, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).




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CAPÍTULO I ANTECEDENTES




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1.1 ORIGEN El 30 de Octubre de 2006, la Contraloría General de la República, entidad rectora

del Sistema Nacional de Control, mediante Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG aprobó las Normas de Control Interno. Asimismo el 28 de Octubre de 2008, con Resolución de Contraloría General N° 458-2008-CG se aprobó la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado, estableciendo que para el apropiado y ordenado inicio del proceso de implantación de la estructura de control interno institucional regulada por dicha guía, y previamente a la etapa de diseño e implementación de la misma, se deberá realizar un Diagnóstico para conocer la situación real del sistema y mecanismos de control interno vigente y establecer su grado actual de validez y aplicación.

En tal sentido, la Unidad de Gestión Educativa Local N° 04, a fin de dar

cumplimiento a lo dispuesto por el Órgano Superior de Control, dispuso la contratación de la CONSULTORA C&SIG Consultores S.A.C. para la realización del servicio de consultoría “Diagnóstico situacional del Sistema de Control interno en la Unidad de Gestión Educativa Local N° 04”.

1.2 OBJETIVOS DEL DIAGNÓSTICO

OBJETIVO GENERAL

Determinar la situación actual del sistema de control interno en la Unidad de Gestión Educativa Local N° 04, según la normativa emitida por la Contraloría General de la República.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Determinar los controles internos implementados por la Unidad de Gestión

Educativa Local N° 04. Determinar el grado actual de avance de la implementación del sistema de

control interno de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04. Determinar las debilidades, fortalezas y aspectos a implementar del sistema

de control interno de la Unidad de Gestión Educativa Local N° 04.

1.3 ALCANCE DEL DIAGNÓSTICO El Diagnóstico Situacional del Sistema de Control Interno (SCI) comprenderá el análisis del estado actual de desarrollo de dicho sistema, en relación a lo dispuesto por las Normas de Control Interno aprobadas por la Contraloría General de la República. Se han considerado todas las Áreas de la UGEL N° 04 y los procesos señalados en el Manual de Operaciones, aprobados mediante Resolución Ministerial N° 215-2015-MINEDU, así como y Equipos directamente dependientes en la Resolución Directoral Regional N° 04247-2015-DRELM que conforma los equipos de trabajo de




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las unidades orgánicas de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana:

UNIDADES ORGÁNICAS DE LA UGEL 04

Dirección

Equipo de Participación y Comunicación

Área de Asesoría Jurídica

Equipo de Asuntos Judiciales

Equipo de Asuntos Administrativos

Área de Gestión de la Educación Básica Regular y Especial

Equipo de Gestión Pedagógica de Educación Básica Regular

Equipo de Gestión Pedagógica de Educación Básica Especial

Área de Gestión de la Educación Básica Alternativa y Técnico - Productiva

Equipo de Gestión Pedagógica de Técnico - Productiva

Equipo de Gestión Pedagógica de Educación Básica Alternativa

Área de Supervisión y Gestión del Servicio Educativo

Equipo de Creación de Instituciones Educativas

Equipo de Supervisión a Instituciones Educativas

Equipo de Soporte al Servicio Educativo

Área de Planificación y Presupuesto

Equipo de Planeamiento y Presupuesto

Equipo de Estadística y Monitoreo

Equipo de Proyectos de Inversión

Equipo de Racionalización y Mejora Continua

Equipo de Tecnologías de la Información

Área de Administración

Equipo de Trámite Documentario y Archivo

Equipo de Contabilidad

Equipo de Tesorería

Equipo de Logística

Equipo de Patrimonio

Área de Recursos Humanos

Secretaría Técnica

Equipo de Administración de Personal

Equipo de Reclutamiento y Selección

Equipo de Escalafón y Legajos

Equipo de Planillas y Pensiones

Equipo de Desarrollo y Bienestar del Talento Humano




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DETALLE DE LOS PROCESOS

PROCESOS / SUB PROCESOS DESCRIPCIÓN

1

Gestionar la planificación educativa local

Proceso donde se desarrollan las actividades para generar y proponer el planeamiento operativo y presupuesto institucional de la UGEL 04 así como el monitoreo y evaluación de resultados institucionales y educativos. Salidas y productos: - Planes operativos - Propuesta de presupuesto - Reportes de desempeño - Herramientas de control de gestión

2

Gestionar el sistema de control interno

Proceso orientado a desarrollar estrategias, acciones e instrumentos para la identificación, prevención, administración y respuesta a los riesgos en el ámbito local. Salidas o productos: - Diagnóstico de riesgos - Plan de gestión de riesgos - Plan de respuesta al riesgo - Informes de medidas preventivas y correctivas de riesgos

3

Gestionar la imagen institucional y las relaciones interinstitucionales

Proceso donde se desarrollan las acciones vinculadas a la difusión de la imagen institucional así como las estrategias, mecanismos y espacios orientados a la gestión de las relaciones que mantiene la UGEL con la comunidad en general. Salidas o productos: - Plan de Comunicaciones - Sistematización de buenas prácticas - Plan de Relacionamiento

4

Gestionar el desarrollo institucional

Proceso que comprende la racionalización de recursos, la identificación de puntos críticos, simplificación administrativa y la mejora y rediseño de procesos de la UGEL 04. Salidas o productos: - Diagnóstico Organizacional - Propuestas de mejora - Planes de implementación de propuesta de mejora - Herramientas de control de gestión

5

Fortalecer el servicio educativo en IIEE y CETPRO

Proceso que comprende el desarrollo de estrategias y acciones orientadas al fortalecimiento del servicio educativo, a través del soporte pedagógico y el monitoreo a la distribución y uso de materiales educativos en las instituciones educativas de nivel básico y técnico productivo

5.1

Brindar soporte pedagógico

Comprende las actividades necesarias para transferir conocimientos y capacitar a los especialistas pedagógicos de las instituciones educativas de nivel básico y técnico productivo, en temas pedagógicos. Salidas o productos: - Informes de soporte - Plan de formación de docentes IIEE y CETPRO - Informe de supervisión y monitoreo

5.2

Hacer seguimiento a la distribución y uso de material educativo

Comprende la planificación de la distribución de materiales educativos, el monitoreo y la promoción de su uso en las instituciones educativas de nivel básico y técnico productivo. Salidas o productos:

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- Plan de distribución de material educativo - Reporte de monitoreo - Ferias de materiales educativos - Herramientas de control de gestión

6

Administrar el Recurso Humano de IIEE y CETPRO

Proceso que comprende el planeamiento de la dotación de docentes, directivos y personal administrativo así como la identificación y promoción de buenas prácticas en Instituciones Educativas de nivel básico y técnico productivo.

6.1

Administrar RRHH en IIEE públicas

Identificación demanda de personal para IIEE nivel básico y técnico productivo, vinculación y desvinculación, pago remuneraciones, acompañamiento e identificación de necesidades de formación en servicio del personal Requerimiento docentes, direct y administración de Contratos docentes firmados Cuadro Horas Consolidado plazas Información consolidado acompañamiento pedagógico Talleres acompañamiento pedagógico Instrumentos y herramientas acompañamiento pedagógico Talleres asistencia técnica evaluadores Registro de datos en sistema informático MINEDU Herramientas control gestión

6.2

Gestionar los procesos disciplinarios

Comprende las acciones involucradas en la atención de procesos disciplinarios en primera instancia para docentes de Educación Básica y CETPRO. Salidas o productos: - Pronunciamiento sobre proceso disciplinario

6.3

Promover buenas prácticas en la IIEE

Comprende la identificación, sistematización y promoción de buenas prácticas en las instituciones educativas de nivel básico y técnico productivo a través de actividades de asistencia técnica. Salidas o productos: - Informe de sistematización de buenas prácticas

7

Asegurar el funcionamiento de IIEE y CETPRO

Proceso que comprende la evaluación del funcionamiento de instituciones educativas de nivel básico y técnico productivo

7.1

Gestionar la oferta de IIEE y CETPRO

Comprende la evaluación técnica de los requerimientos para la creación, ampliación, conversión, fusión y clausura de instituciones educativas de nivel básico y CETPRO. Salidas o productos: - Informe de cumplimiento de requisitos técnicos mínimos de apertura. - Informe Técnico Sustentatorio de apertura - Informe Técnico Sustentatorio de ampliación - Informe Técnico Sustentatorio de cierre - Informe Técnico Sustentatorio de reapertura

8

Supervisar el servicio educativo de las IIEE y CETPRO

Proceso donde se desarrollan las acciones de supervisión y asistencia técnica en materia de gestión administrativa e institucional que se entregan a las instituciones educativas de nivel básico y CETPRO.

8.1

Supervisar la gestión de las instituciones y programas educativos

Verificación de elaboración y aprobación instrumentos de gestión y diagnóstico de situación actual del servicio de IIEE nivel básico, programas de desarrollo educativo y CETPRO: Informe supervisión cumplimiento actividades programadas (personal completo, modalidad contratación de docente, aprobación de instrumento de gestión, cumplimiento horas de dictado) Informe estado infraestructura Informe supervisión IIEE y CETPRO Informe supervisión de funcionamiento programas desarrollo educativo Herramientas de control de gestión Registro de datos en sistema informático MINEDU





















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8.2

Brindar soporte de gestión a las instituciones y programas educativo

Comprende las actividades de identificación de necesidades de asistencia técnica en aspectos de gestión, recursos, insumos y otras necesidades de las instituciones educativas de nivel básico, programas de desarrollo educativo y CETPRO. Salidas y productos: - Informe y requerimiento de necesidades de la institución educativa - Informe de asistencia técnica.

9

Gestionar el desarrollo del talento human

Proceso donde se desarrollan las acciones de administración del personal de la UGEL, comprende el proceso de selección de personal, la vinculación y desvinculación del personal, así como la evaluación del rendimiento y las acciones de bienestar y capacitación. Salidas o productos: - Plan de Desarrollo de Personas (PDP) - Contratos de personal firmados - Planilla del Personal - Propuestas de Perfiles de Puestos - Reportes de desempeño - Actas de negociación laboral - Reporte de seguimiento al PDP

10

Gestionar los servicios logístico

Proceso que desarrolla las acciones de planeamiento, formulación, despliegue y administración de procedimientos involucrados en la adquisición de bienes y servicios así como las acciones vinculadas a la gestión del almacén y control del patrimonio a cargo de la UGEL 04. Salidas o productos: - Plan Anual de Contrataciones - Contratos con proveedores firmados - Reportes de operatividad de servicios generales - Inventario institucional – Kardex.

11

Gestionar los sistemas financieros

Proceso que comprende las actividades de administración, ejecución, registro y posterior rendición de cuentas de los recursos económicos de la UGEL 04. Sistema administrativo de Tesorería y de Contabilidad Pública (rector MEF). Salidas o productos: - Giros, pagos, cheques - Facturas - Constancias de pago - Estados Financieros - Reporte de caja chica

12

Gestionar los asuntos legales y jurídicos

Proceso que desarrolla los procedimientos para obtener instrumentos y opiniones legales acerca de los distintos actos administrativos que ocurren al interior de la UGEL 04. Salidas o productos: - Informes de Opinión Legal - Propuestas de instrumentos legales







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CAPÍTULO II BASE LEGAL Y ANÁLISIS NORMATIVO




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2.1 BASE LEGAL Para la elaboración del Diagnóstico del Sistema de Control Interno se han

considerado los lineamientos, criterios y disposiciones establecidas en los siguientes documentos: Normativa de la Contraloría General de la Republica: Ley N° 27785 “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la

Contraloría General de la República” y sus modificatorias. Ley N° 28716 “Ley de Control Interno de las Entidades del Estado”. Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG “Normas de Control

Interno”. Resolución de Contraloría General N° 458-2008-CG “Guía para la

Implementación del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado”. Control Interno - Marco integrado COSO (Internal Control - Integrated

Framework, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).

Normativa general: Ley N° 27658 “Ley Marco de la Modernización de la Gestión del Estado”. Decreto Supremo N° 004-2013-PCM “Aprueba la Política Nacional de

Modernización de la Gestión Pública”. Ley N° 27293, “Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública”, modificada

por las Leyes N° 28522, 28802 y por los Decretos Legislativos N° 1005 y 1091.

Ley N° 30281, “Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal”. Ley N° 28411 “Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto”. Ley N° 28112 “Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público”. Ley N° 28708 “Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad”. Decreto Legislativo N° 1017 “Ley de Contrataciones del Estado” y su

Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N° 184-2008-EF y sus modificatorias.

2.2 ANÁLISIS NORMATIVO

El presente Diagnóstico ha comprendido la revisión de la normativa interna y externa que regula el funcionamiento y actividades de la Entidad, tanto la que se encuentra publicada en el Portal Web Institucional, medios de difusión y aquella proporcionada por la UGEL N° 04. En este sentido se ha elaborado un cuadro de concordancia del marco normativo interno y externo aplicable a la UGEL N° 04 (Resoluciones, Planes, Guías, Manuales, Reglamentos, Procedimientos, Instructivos, Directivas, Lineamientos, entre otros) con las Normas de Control Interno - NCI, conforme se muestra en el cuadro siguiente:




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NORMAS DE CONTROL INTERNO

NORMAS INTERNAS RESOLUCIÓN Y/O

DOCUMENTO QUE APRUEBA LA NORMA

AMBIENTE DE CONTROL

Norma 1.1: Filosofía de la

Dirección

Acta de Compromiso para la

Implementación del Sistema de Control Interno en la UGEL 04.

Implementación del Sistema de Control Interno:

Ejecución del Compromiso asumido por parte de la Alta Dirección de la UGEL 04 para la Implementación del Sistema de Control Interno.

Reconformación del Comité de Control Interno de la UGEL 04.

Plan Estratégico Sectorial Multianual

2012-2016 (PESEM 2012-2016) del Sector Educación.

Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2018 del UGEL.

Plan Operativo Institucional 2015 de

la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04.

Lineamientos de política sectorial

para prevenir y enfrentar la corrupción en el sector educación.

Reglamento Interno de Trabajo de la

UGEL N° 04

Designación del responsable de transparencia.

Implementación del Libro de Reclamaciones.

Directiva N° 028-2014-UGEL N° 04/D-JAGA/E Normas que regulan el uso del uniforme institucional en la UGEL 04.

Acta Nº 003-2015, suscrito el 12 de

octubre de 2015, por la Directora de la UGEL Nº 04 además de 04 funcionarios integrantes con sus respectivos suplentes.

Resolución Nº 1552-2015-UGEL.04 del 05 de marzo de 2015 que designa Comité de implementación de Control Interno de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04 – Comas.

Resolución Nº 9874-2015-UGEL.04

del 12 de octubre 2015 que reconforma el Comité de implementación de Control Interno de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04 – Comas.

Resolución Ministerial N° 518-2012-

ED de fecha 19 de Diciembre de 2012.

Resolución Directoral N° 001350 de fecha 06 de Marzo de 2014.

Resolución directoral Nº 002127-

2015-UGEL.04 de fecha 17 de marzo de 2015.

Resolución Ministerial N° 0413-

2013-ED.

Resolución Directoral UGEL 04 N° 319 de fecha 15 de febrero de 2015.

Resolución Directoral N° 04775-2015.

Decreto Supremo N° 042-2011-

PCM y Decreto Supremo N° 0261-2014-PCM.

Resolución Directoral N° 007589-

2014-UGEL.04.

Norma 1.2: Integridad y

Valores Éticos

Código de Ética de la Función

Pública.

Reglamento del Código de Ética de la función Pública.

“Lineamientos para la Promoción de

Ley N° 27815 Ley del código de

ética de la Función Pública de fecha 12 de Agosto de 2002.

Decreto supremo Nº 033-2005-PCM del 18 de abril de 2005.

Resolución Ministerial Nº 050-2009-




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1.0



del Código de ética de la Función Pública en las es Públicas del Poder Ejecutivo.

Plan Anticorrupción del Ministerio de Educación.

“Lineamientos de política sectorial para prevenir y enfrentar la corrupción en el sector educación”

Reglamento Interno de Trabajo de la UGEL 04.

Designación de Eliseo Segundo Welsel Miranda como responsable de transparencia.

Libro de Reclamaciones

Acta de Compromiso para la Implementación del Sistema de Control Interno en la UGEL 04.

Implementación del Sistema de Control Interno:

Ejecución del Compromiso asumido por parte de la Alta Dirección de la UGEL 04 para la Implementación del Sistema de Control Interno.

Reconformación del Comité de Control Interno de la UGEL 04.

Plan Estratégico Sectorial Multianual 2012-2016 (PESEM 2012-2016) del Sector Educación.

Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2018 del UGEL.



PCM del 30 de enero 2005.


2013-ED

Resolución Ministerial 0413-2013-ED

Resolución Directoral UGEL 04 Nº

765, del 28 de febrero de 2011.

Resolución Directoral Nº 04775-2015

DS 042-2011-PCM y DS 0261-2014-PCM.

Acta Nº 003-2015, suscrito el 12 de octubre de 2015, por la Directora de la UGEL Nº 04 además de 04 funcionarios integrantes con sus respectivos suplentes.

Resolución Nº 1552-2015-UGEL.04 del 05 de marzo de 2015 que designa Comité de implementación de Control Interno de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04 – Comas.

Resolución Nº 9874-2015-UGEL.04

del 12 de octubre 2015 que reconforma el Comité de implementación de Control Interno de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04 – Comas.



Resolución Directoral N° 001350 de

fecha 06 de Marzo de 2014.

Resolución directoral Nº 002127- 2015-UGEL.04 de fecha 17 de marzo de 2015.

Norma 1.3: Administración

Estratégica



Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2018.



Manual de Procedimientos

Administrativos.




Resolución directoral Nº 002127-






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1.0



Orientaciones para la mejora de la

gestión pedagógica territorial a través de las redes educativas en Lima Metropolitana.

Diseño Curricular Nacional de la

Educación Básica Regular.

Modificación parcial del diseño curricular nacional de la educación básica regular.

Ley General de Educación.

Reglamento de la Ley General de Educación.

Ley de la Reforma Magisterial.

Reglamento de la Ley de la Reforma

Magisterial.

Lineamientos para implementar las acciones de soporte pedagógico en IIEE públicas polidocentes completas de educación primaria en áreas urbanas y norma para la selección de docentes fortaleza y acompañantes de soporte pedagógico en las IIEE polidocentes completas e educación primaria en áreas urbanas.

Evaluación de los aprendizajes de los

estudiantes en la educación básica regular.

Normas y procedimientos para la

gestión del proceso de distribución de materiales y recursos educativos para las instituciones educativas y programas educativos públicos y centros de recursos educativos.

Lineamientos y estrategias generales

para la supervisión pedagógica.

Normas y orientaciones para el desarrollo del año escolar 2015 en la educación básica.

Resolución Directoral Regional N°

005342-2015-DRELM del 21 de febrero de 2014.

Resolución Ministerial N° 440-2008-MINEDU de fecha 15 de diciembre de 2008.

Resolución Ministerial N° 199-2015-MINEDU de fecha 25 de marzo de 2015.

Ley N° 28044.

Decreto Supremo N° 011-2012.ED

Ley N° 29944

Decreto Supremo N° 004-2013.ED

Resolución de Secretaría General N° 007-2015-MINEDU de fecha 16 de enero de 2015.


ED de fecha 14 de abril de 2005.

Resolución Ministerial N° 543-2013-ED de fecha 30 de octubre de 2013.

Resolución Viceministerial N° 038-2009-ED de fecha 15 de agosto de 2009.

Resolución Ministerial Nº 556-2014-MINEDU de fecha 15 de diciembre de 2014.

Norma 1.4: Estructura

Organizacional

Manual de Operaciones de la

Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana.

Conformación de equipos de trabajo

de las unidades orgánicas de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana.

Plan de implementación

administrativa del Manual de Operaciones (MOP).

Resolución Ministerial Nº 215-2015.

MINEDU de fecha 01 de abril de 2015.

Resolución Directoral Regional Nº

04247-2015-DRELM de fecha 02 de junio de 2015.

Memorando Múltiple Nº 073-2015-UGEL-04-JAGA




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1.0



Cuadro de Asignación de Personal.

Cuadro de equivalencias de las UGEL de Lima y la encargatura de las áreas de la UGEL de Lima Metropolitana.

Clasificador de Cargos del Ministerio de Educación.

Resolución Suprema N° 280-2001-

ED.

Resolución Ministerial N° 284-2015-MINEDU.

Resolución Ministerial N° 0091-2012-ED

Norma 1.5: Administración de los Recursos Humanos

Reglamento Interno.

Autorización para laborar fuera del Horario de trabajo”.

Cuadro de Asignación de Personal.

Presupuesto Analítico de Personal.

Plan de Desarrollo de las Personas.

Conformación de equipos de trabajo de las unidades orgánicas de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana.

Normas para la selección y

contratación de docentes fortaleza y acompañantes de soporte pedagógico para la implementación de las acciones de soporte pedagógico en las instituciones educativas públicas polidocentes completas de educación primaria en áreas urbanas.

Directiva n.º 020-2012-MINUDU/SG-

OGA-UPE "Normas para la contratación de personal administrativo y profesionales de la salud en las IE y sedes administrativas de la DRE/UGEL".

Normas y orientaciones para el

desarrollo del año escolar 2015 en la educación básica.

Conformación de la comisión

evaluadora para la contratación de personal de la UGEL 04 bajo el régimen de la contratación administrativo de servicios CAS para el año fiscal 2015.

Directiva Nº 012-2015-UGEL.04/D-

AGA-EPER-PLLAS Procedimiento para la programación de remuneraciones y pensiones de la Planilla Única de Pagos de la UGEL 04.

Directiva Nº 002-2015.UGEL04/D-

Resolución Directoral N° 319-2013-

UGEL.04 del 15 de febrero de 2013.

Directiva N° 002-2015-UGEL04/D-AGAIE.

Resolución Suprema N° 280-2001-

ED.

-

-

Resolución Directoral Regional Nº 04247-2015-DRELM de fecha 02 de junio de 2015.


Directoral Regional N° 005342-2015-DRELM de fecha 21 de febrero de 2014.

Resolución Ministerial Nº 556-2014-MINEDU de fecha 15 de diciembre de 2014.

Resolución Directoral Nº 1053-2015-UGEL.04

Resolución Nº 04347-2015-UGEL 04 de fecha 27 de mayo 2015.

Resolución Directoral Nº 0874-




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1.0



AGAIE Normas y Procedimientos para la realización de prácticas pre profesionales de la UGEL 04.

Designa a los responsables de remitir

las ofertas de empleo de la UGEL 04 a la Dirección General de Servicio Nacional de Empleo del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo.

Lineamientos para implementar las

acciones de soporte pedagógico en IIEE públicas polidocentes completas de educación primaria en áreas urbanas y norma para la selección de docentes fortaleza y acompañantes de soporte pedagógico en las IIEE polidocentes completas e educación primaria en áreas urbanas.

Directiva Nº 003-2013-MINEDU/SG-OGA-UPER Proceso para Contratación Auxiliares de Educación en Instituciones Públicas de los niveles de Educación Inicial y Educación Secundaria de la Educación Básica Regular y de la Educación Básica Especial y de Asistentes de Taller en Institutos de Educación Superior Tecnológicos Públicos del Sector Educación".

Decreto Legislativo que regula el

régimen especial de contratación administrativa de servicios.

Reglamento del Decreto Legislativo

Nº 1057, que regula el régimen en especial de Contratación Administrativa de Servicios.

Ley de la Reforma Magisterial.

Reglamento de la Ley de la Reforma

Magisterial.

Ley del Servicio Civil.

Reglamento de la Ley del Servicio Civil.

Directiva N° 02-2015-

SERVIR/GPGSC Régimen disciplinario y procedimiento sancionador de la Ley 30057 "Ley del Servicio Civil".

Clasificador de Cargos del Ministerio

de Educación.

Norma Técnica " Normas que regulan el procedimiento para el encargo de plazas vacantes de cargos Directivos, Jerárquicos y de especialistas en educación en el Marco de la Ley de Reforma Magisterial".

2015-UGEL.04 del 19 de febrero de 2015.


2015-UGEL.04


Resolución Ministerial Nº 0060-2013-ED.

Decreto Legislativo 1057.

Decreto Supremo Nº 075-2008-PCM (Modificado por Decreto Supremo Nº 065-2011-PCM).

Ley N° 29944

Decreto Supremo N° 004-2013-ED.

Ley N° 30057

Decreto Supremo N° 040-2014-PCM.

Resolución de Presidencia

Ejecutiva Nº 101-2015-SERVIR.

Resolución Ministerial N° 0091-2012-ED.

Resolución de Secretaria General Nº 2076-2014-MINEDU.




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1.0



Reglamento de Rotaciones,

Reasignaciones y Permutas para el Personal Administrativo del Sector Educación.

Directiva Nº 028-2014-UGEL Nº 04/D-JAGA/E normas que regulan el uso del uniforme institucional en la UGEL 04.

Resolución Ministerial Nº 0639-

2004-ED.

Resolución Directoral Nº 007589-2014-UGEL.04

Norma 1.6: Competencia

Profesional



OGA-UPE "Normas para la contratación de personal administrativo y profesionales de la salud en las IE y sedes administrativas de la DRE/UGEL"

Normas para la selección y

contratación de docentes fortaleza y acompañantes de soporte pedagógico para la implementación de las acciones de soporte pedagógico en las instituciones educativas públicas polidocentes completas de educación primaria en áreas urbanas.

Lineamientos para implementar las acciones de soporte pedagógico en IIEE públicas polidocentes completas de educación primaria en áreas urbanas y norma para la selección de docentes fortaleza y acompañantes de soporte pedagógico en las IIEE polidocentes completas e educación primaria en áreas urbanas.

Clasificador de cargos del Ministerio

de Educación.

-

Directoral Regional N° 005342-

2015-DRELM de fecha 21 de febrero de 2014.


Resolución de Secretaría General

N° 007-2015-MINEDU de fecha 16 de enero de 2015.


Norma 1.7: Asignación de Autoridad y Responsabilidad


DRELM.

Manual de Procedimientos Administrativos.

Delegan facultades administrativas para el año 2015 al Jefe del Área de Gestión Administrativa, Infraestructura y Equipamiento de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04.

Cuadro de equivalencias de las

unidades de gestión educativa local (UGEL) de Lima y la encargatura de las áreas de la UGEL de Lima Metropolitana.

Ley Marco de la Administración

Financiera del Sector Público.

Resolución Ministerial n.º 215-2015-

MINEDU del 1 de abril de 2015.


Resolución Directoral Nº 08320-2014-UGEL.04 de fecha 31 de diciembre de 2014.

Resolución Ministerial Nº 284-2015-MINEDU.

Ley N° 28112.




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1.0



Texto Único Ordenado de la Ley

General del Sistema Nacional de Tesorería.

Designación del Responsable de

Transparencia.

Conformación de equipos de trabajo de las unidades orgánicas de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana.

Directiva N° 002-2015-UGEL04/D-

AGAIE "Normas para la administración del fondo fijo para caja chica UGEL 04 para el año 2015.

Texto Único de Procedimientos

Administrativos (TUPA) de la UGEL N° 04.

Directiva N° 003-2015-UGEL N°

04/D-JAGAIE-EA "Procedimiento para la contratación de bienes y servicios iguales o inferiores a tres (03) Unidades Impositivas Tributarias en la Unidad de Gestión Educativa Local N° 04.

Normas Generales de Tesorería.

Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15

Procedimiento para el inventario físico de los bienes muebles de la UGEL 04 e Instituciones Educativas.


AGAIE-CP Procedimientos para el Alta y Baja de los boletines muebles patrimoniales de la sede institucional e instituciones educativa sede de la UGEL 04.

“Normas para la Selección y

Contratación de Docentes Fortaleza y Acompañantes de Soporte Pedagógico para la Implementación de las Acciones de Soporte Pedagógico en las Instituciones Educativas Públicas Polidocentes Completas de Educación Primaria en Áreas Urbanas”.




OGA-UPE "Normas para la contratación de personal administrativo y profesionales de la

Decreto Supremo N° 035-2012-EF.


Resolución Directoral Regional N° 04247-2015-DRELM de fecha 02 de junio de 2015.

Resolución Jefatural Nº 001-2015-UGEL.04-2015-UGEL.04/D-AGAIE.


Resolución Directoral N° 04259-20154-UGEL.04.


EF/77.15

Resolución Directoral N° 001-2011-EF/77.15

Resolución Directoral N° 04992.

Resolución Jefatural Nº 139-2014-

UGEL.O4/AGAIE.


Resolución Directoral Regional N° 005342-2015-DRELM de fecha 21 de febrero de 2014.

Resolución Ministerial 523-2012-ED del 20 de diciembre de 2012.




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salud en las IE y sedes administrativas de la DRE/UGEL".

Directiva N° 007-

2015/DUGELN°04/OTD/ARCH "Directiva sobre protección del patrimonio documental de la UGEL N° 04".

Constituye el Comité Evaluador de

Documentos (CED) de la UGEL 04.

Aprueban Directiva y Manual de Procedimientos denominados “Procedimiento para la Transferencia de Documentos en el Ministerio de Educación”.

Reglamento de Infracciones y Sanciones del Sistema Nacional de Archivo.

Directiva n.º 008-2013-MINEDU/SG-

OTD "Disposiciones que regulan la gestión documental en el Ministerio de Educación".

Normas y orientaciones para el

desarrollo del año escolar 2015 en la educación básica.

Conforma la comisión evaluadora

para la contratación de personal de la UGEL 04 bajo el régimen de la contratación administrativo de servicios CAS para el año fiscal 2015.





Directiva Nº 005-2014-EF/51.01

Preparación y presentación de información financiera y presupuestaria trimestral y semestral por las entidades usuarias del sistema de contabilidad gubernamental.

Directiva Nº 002-2014-

JAGA/contabilidad/UGELNº 04 Normas y procedimientos para la ejecución y control de los recursos que generan la IE de educación básica regular y básica alternativa, educación básica especial y técnico

Resolución Directoral N° 2819-2015-UGEL.04 del 02 de abril de 2015.

Resolución Directoral N° 7625-2015-UGEL.04 del 22 de julio de 2015.

Resolución Ministerial N° 0226-2013-ED de fecha 10 de mayo de 2013.

Resolución Jefatural N° 442-2014-

AGN-J de fecha 18 de diciembre de 2014.

Resolución Ministerial Nº 0144-2013-ED de fecha 21 de marzo de 2013.

Resolución Ministerial Nº 556-2014-MINEDU del 15 de diciembre de 2014.

Resolución Directoral Nº 1053-2015-UGEL.04.

Resolución Nº 04347-2015-UGEL 04 del 27 de mayo 2015.


Resolución Directoral Nº 010-2014-EF/51.01

Resolución Jefatural UGEL.04 Nº 016-2014 de fecha 04 de julio 2014.




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productivo, PRONOEI de la jurisdicción de la UGEL Nº 04.

Directiva Nº 003-2013-MINEDU/SG-

OGA-UPER Proceso para Contratación Auxiliares de Educación en Instituciones Públicas de los niveles de Educación Inicial y Educación Secundaria de la Educación Básica Regular y de la Educación Básica Especial y de Asistentes de Taller en Institutos de Educación Superior Tecnológicos Públicos del Sector Educación".

Designan responsable del Libro de

Reclamaciones.

Directiva N° 023-2013-MINEDU/SG-OAJ "Elaboración, aprobación y tramitación de dispositivos normativos y actos resolutivos en el Ministerio de Educación".

Directiva N° 003-2015-MINEDU/SPE-

OTIC "Directiva para el acceso y uso adecuado de los recursos informáticos en el Ministerio de Educación".


OTIC "Directiva para la administración de los recursos informáticos del Ministerio de Educación".

Norma Técnica " Normas que regulan

el procedimiento para el encargo de plazas vacantes de cargos Directivos, Jerárquicos y de especialistas en educación en el Marco de la Ley de Reforma Magisterial".



Reglamento de Control de Asistencia

y Permanencia del Personal del MED.






SERVIR/GPGSC Régimen disciplinario y procedimiento


Resolución Directoral N° 7593-2015

Resolución Ministerial N° 0520-2013-ED de fecha 18 de octubre de 2013.


N° 710-2015-MINEDU del 02 de setiembre de 2015.

Resolución de Secretaría General N° 710-2015-MINEDU del 02 de setiembre de 2015.




Resolución Ministerial N° 234-2005-ED del 14 de abril de 2005.


ED del 30 de octubre de 2013.

Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 101-2015-SERVIR




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sancionador de la Ley 30057 "Ley del Servicio Civil”.

Norma 1.8: Órgano de Control Institucional

El Órgano de Control Institucional es

el responsable de ejecutar el control de las actividades de gestión de la UGEL Nº 01, según sus planes anuales y de ejecución de labores de control, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley N° 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y la Contraloría General de la República. Tiene como misión promover la correcta y transparente gestión de los recursos y bienes de la Entidad , cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, así como el logro de sus resultados mediante la ejecución de acciones y actividades de control para contribuir con el cumplimiento de los fines y metas institucionales.

El accionar del Órgano de Control Institucional de la unidad de Gestión Educativa Local Nº 04 se rige por las regulaciones establecidas por la Contraloría General de la República.

Las funciones del Órgano de

Control Institucional - OCI, se encuentran establecidas en el Título III, Capítulo II, Artículo 9° del Manual de Operaciones de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana - DRELM aprobada con Resolución Ministerial N° 215-2015-MINEDU de fecha 1 de abril de 2015.

Ley N° 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, de fecha 23 de Julio de 2002, y sus modificatorias.

Ley N° 28716 - Ley de Control

Interno de las es del Estado de fecha 17 de Abril de 2006.

Resolución de Contraloría General

N° 320-2006-CG, que aprueba las “Normas de Control Interno” de fecha 30 de Octubre de 2006.

Resolución de Contraloría General

N° 458-2008-CG que aprueba la “Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno” de fecha 28 de Octubre de 2008.

EVALUACIÓN DE RIESGOS

Norma 2.1: Planeamiento de la Administración de

Riesgos





005342-2015-DRELM de fecha 21 de febrero de 2014.

Resolución Ministerial Nº 556-2014-MINEDU del 15 de diciembre de 2014.

Norma 2.2: Identificación

de los Riesgos

Plan Estratégico Institucional 2014 –

2018 de la UGEL N° 04.

Orientaciones para la mejora de la gestión pedagógica territorial a través de las redes educativas en Lima Metropolitana


2014.


Norma 2.3: Valoración de

los Riesgos

No se ha identificado normas internas

aprobadas que permita a la clasificar y valorar los eventos potenciales que impacten en la consecución de sus objetivos que considere su probabilidad de ocurrencia e impacto de acuerdo a la Guía de Implementación del SCI.

No se ha identificado.




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Norma 2.4: Respuesta al

Riesgo


Administrativos de la UGEL N° 04.


Lineamientos de política sectorial para prevenir y enfrentar la corrupción en el sector educación.


UGEL N° 04.

Directiva N° 002-2015-UGEL04/D-AGAIE "Normas para la administración del fondo fijo para caja chica UGEL 04 para el año 2015.



Procedimiento para el inventario

físico de los bienes muebles de la UGEL 04 e Instituciones Educativas.












Reclamaciones.

Orientaciones para la mejora de la gestión pedagógica territorial a través


2014.

-

Resolución Ministerial N° 0413-2013-ED.

Resolución Directoral UGEL 04 N° 319 del 15 de febrero de 2015.


Resolución Directoral N° 04259-20154-UGEL.04


Resolución Jefatural Nº 139-2014-UGEL.O4/AGAIE.






2004-ED.

Resolución Directoral N° 7593-2015

Resolución Directoral Regional N° 005342-2015-DRELM del 21 de




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de las redes educativas en Lima Metropolitana.

Reglamento de Infracciones y

Sanciones del Sistema Nacional de Archivo.




SERVIR/GPGSC Régimen disciplinario y procedimiento sancionador de la Ley 30057 "Ley del Servicio Civil".

febrero de 2014.

Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN-J de fecha 18 de diciembre de 2014.

Resolución Nº 04347-2015-UGEL 04 del 27 de mayo 2015.

Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 101-2015-SERVIR.

ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL

Norma 3.1: Procedimientos

de Autorización y Aprobación



Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) de la UGEL N° 04.

Manual de procedimientos

administrativos.

Directiva Nº 003-2015-UGEL Nº 04/D-JAGAIE-EA "Procedimiento para la contratación de bienes y servicios iguales o inferiores a tres (03) Unidades Impositivas Tributarias en la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04".

Ley marco de la Administración financiera del Sector Público.

Normas Generales de Tesorería.

Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15.

Texto Único Ordenado de la Ley General del Sistema Nacional de Tesorería.


AGAIE "Normas para la administración del fondo fijo para caja chica UGEL 04 para el año 2015.




MINEDU Decreto Supremo n.º 016-2004-ED Resolución Directoral N° 1128-

2014-UGEL.04


Ley N° 28693


EF/77.15

R.D. N° 001-2011-EF/77.15

Decreto Supremo N° 035-2012-EF.


Resolución Jefatural Nº 139-2014-UGEL.O4/AGAIE.




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UGEL N° 04.

Directiva n.º 020-2012-MINUDU/SG-OGA-UPE "Normas para la contratación de personal administrativo y profesionales de la salud en las IE y sedes administrativas de la DRE/UGEL".

Directiva N° 007-


Directiva y Manual de Procedimientos

denominados “Procedimiento para la Transferencia de Documentos en el Ministerio de Educación”.








JAGA/contabilidad/UGEL Nº 04 Normas y procedimientos para la ejecución y control de los recursos que generan la IE de educación básica regular y básica alternativa, educación básica especial y técnico productivo, PRONOEI de la jurisdicción de la UGEL Nº 04.

Directiva Nº 003-2013-MINEDU/SG-

OGA-UPER Proceso para Contratación Auxiliares de Educación en Instituciones Públicas de los niveles de Educación Inicial y Educación Secundaria de la Educación Básica Regular y de la Educación Básica Especial y de Asistentes de Taller en Institutos de Educación Superior Tecnológicos Públicos del Sector Educación".

Directiva N° 023-2013-MINEDU/SG-

OAJ "Elaboración, aprobación y tramitación de dispositivos normativos y actos resolutivos en el

Resolución Directoral UGEL 04 N°

319 del 15 de febrero de 2015.





Resolución Directoral Nº 0874-2015-UGEL.04 del 19 de febrero de 2015.

Resolución Directoral Nº 010-2014-EF/51.01.

Resolución Jefatural UGEL.04 Nº 016-2014 del 04 de julio 2014.


Resolución Ministerial N° 0520-2013-ED del 18 de octubre de 2013.




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Ministerio de Educación".

Directiva N° 003-2015-MINEDU/SPE-OTIC "Directiva para el acceso y uso adecuado de los recursos informáticos en el Ministerio de Educación".















“Normas para la Selección y Contratación de Docentes Fortaleza y Acompañantes de Soporte Pedagógico para la Implementación de las Acciones de Soporte Pedagógico en las Instituciones Educativas Públicas Polidocentes Completas de Educación Primaria en Áreas Urbanas”.







Resolución Ministerial. Nº 571-94-ED.

Resolución Ministerial N° 234-2005-ED del 14 de abril de 2005.


Resolución Viceministerial N° 038-2009-ED del 15 de agosto de 2009.


Resolución Nº 04347-2015-UGEL 04 del 27 de mayo 2015




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Norma 3.2: Segregación

de Funciones



Manual de procedimientos Administrativos de la UGEL N° 04.

Cuadro de equivalencias de las unidades de gestión educativa local (UGEL) de Lima y la encargatura de las áreas de la UGEL de Lima Metropolitana.

Conformación de equipos de trabajo

de las unidades orgánicas de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana.


AGAIE "Normas para la administración del fondo fijo para caja chica UGEL 04 para el año 2015

Delegación de facultades administrativas para el año 2015 al Jefe del Área de Gestión Administrativa, Infraestructura y Equipamiento de la UGEL N° 04.









“Normas para la Selección y

Contratación de Docentes Fortaleza y Acompañantes de Soporte Pedagógico para la Implementación de las Acciones de Soporte Pedagógico en las Instituciones Educativas Públicas Polidocentes Completas de Educación Primaria en Áreas Urbanas”.


gestión pedagógica territorial a través de las redes educativas en Lima

Resolución Ministerial Nº 215-2015.

MINEDU de fecha 01 de abril de 2015.

Resolución Directoral Nº 1128-2014.


MINEDU.

Resolución Directoral Regional N° 04247-2015-DRELM de fecha 02 de junio de 2015.


UGEL.04-2015-UGEL.04/D-AGAIE.

Resolución Directoral Nº 08320-2014-UGEL.04 de fecha 31 de diciembre de 2014.


Resolución Directoral N° 04259-20154-UGEL.04


Resolución Jefatural Nº 139-2014-UGEL.O4/AGAIE


Resolución Directoral Regional N° 005342-2015-DRELM del 21 de febrero de 2014.




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33 de 160

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1.0



Metropolitana.

Directiva n.º 020-2012-MINUDU/SG-OGA-UPE "Normas para la contratación de personal administrativo y profesionales de la salud en las IE y sedes administrativas de la DRE/UGEL".

Directiva N° 007-


Constituye el Comité Evaluador de

Documentos (CED) de la UGEL 04.












JAGA/contabilidad/UGELNº 04 Normas y procedimientos para la ejecución y control de los recursos que generan la IE de educación básica regular y básica alternativa, educación básica especial y técnico productivo, PRONOEI de la jurisdicción de la UGEL Nº 04.



Resolución Directoral N° 7625-2015-UGEL.04 del 22 de julio de 2015.



MINEDU del 15 de diciembre de 2014.

Resolución Nº 04347-2015-UGEL

04 del 27 de mayo 2015.


2015-UGEL.04 del 19 de febrero de 2015.


Resolución Directoral Nº 010-2014-EF/51.01





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1.0



Directiva Nº 003-2013-MINEDU/SG-OGA-UPER Proceso para Contratación Auxiliares de Educación en Instituciones Públicas de los niveles de Educación Inicial y Educación Secundaria de la Educación Básica Regular y de la Educación Básica Especial y de Asistentes de Taller en Institutos de Educación Superior Tecnológicos Públicos del Sector Educación".


Reclamaciones

Norma Técnica " Normas que regulan el procedimiento para el encargo de plazas vacantes de cargos Directivos, Jerárquicos y de especialistas en educación en el Marco de la Ley de Reforma Magisterial".









Designación de funciones a la Secretaria de la Oficina de Abastecimiento.

Designación de funciones al

Asistente en Procesos de Selección.

Designación de funciones a la Asistenta Administrativa de Almacén. Designación de funciones al Profesional en Contrataciones Públicas. Designación de funciones al Asistente en SIGA. Designación de funciones al Encargado de Seguimiento Contractual. Designación de funciones al Técnico de Seguimiento de Consumo de Servicios Básicos de las IIEE y Sede Institucional.

Resolución Ministerial Nº 0060-2013-ED






Resolución Viceministerial N° 038-2009-ED del 15 de agosto de 2009.

Memorándum Nº 003-2015-UGEL.04/AGA/J.ABA del 12 de enero de 2015.




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Versión :

1.0



Designación de funciones al Profesional en Contrataciones Públicas. Designación de funciones al Especialista en SIGA-MEF Presupuesto.

Norma 3.3: Evaluación Costo - Beneficio




UGEL.O4/AGAIE.

Norma 3.4: Controles sobre el Acceso a los Recursos o Archivos


Administrativos.


Directiva N° 007-


Aprueban Directiva y Manual de

Procedimientos denominados “Procedimiento para la Transferencia de Documentos en el Ministerio de Educación”.

Reglamento de Infracciones y

Sanciones del Sistema Nacional de Archivo.








OTIC "Directiva para la administración de los recursos


2014.




Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN-J de fecha 18 de diciembre de 2014.








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1.0



informáticos del Ministerio de Educación".



Otras (Ver Anexo I)


Norma 3.5: Verificaciones

y Conciliaciones

Procedimiento la actualización de

inventario físico - Manual de Procedimientos Administrativos.

Control y revisión de papeletas - Manual de Procedimientos Administrativos.

Revisión de libros caja de las IE -




Otras (Ver Anexo I)


2014-UGEL.04.



Resolución Directoral Nº 04992

Norma 3.6: Evaluación de

Desempeño

Evaluación trimestral del plan

operativo institucional.


Otras (Ver Anexo I)

RD UGEL Nº 04 Nº 1128 de fecha

21 de febrero de 2014.


Norma 3.7: Rendición de

Cuentas


Administrativos.




Otras (Ver Anexo I).


2014.

Resolución Jefatural Nº 001-2015-UGEL.04-2015-UGEL.04/D-AGAIE

Resolución Jefatural UGEL.04 Nº 016-2014 del 04 de julio 2014

Norma 3.8:

Documentación de Procesos, Actividades y

Tareas

Manual de procedimientos

administrativos.


2014-UGEL.04 de fecha 21 de febrero de 2014.




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Versión :

1.0



Directiva Nº 003-2015-UGEL Nº 04/D-JAGAIE-EA "Procedimiento para la contratación de bienes y servicios iguales o inferiores a tres (03) Unidades Impositivas Tributarias en la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04".

Norma Técnica denominada “Normas para la Selección y Contratación de Docentes Fortaleza y Acompañantes de Soporte Pedagógico para la Implementación de las Acciones de Soporte Pedagógico en las Instituciones Educativas Públicas Polidocentes Completas de Educación Primaria en Áreas Urbanas”.

Aprueban Directiva y Manual de





OGA-UPE "Normas para la contratación de personal administrativo y profesional para las IE y sedes administrativas de la DRE/UGEL"

Directiva n.º 008-2014-UGEL04/D-

AGAIE-CP, Procedimiento para el alta y baja de los bienes muebles patrimoniales de la sede e instituciones educativas de la jurisdicción de la UGEL 04".


Resolución Directoral Nº 04259-2015-UGEL.04 de fecha 13 de mayo de 2014.


N° 007-2015-MINEDU de fecha 16 de enero de 2015.



RM 523-2012-ED de fecha 20 de diciembre de 2012.

Norma 3.9: Revisión de Procesos, Actividades y

Tareas


Administrativos.







2014.

Resolución Jefatural Nº 001-2015-UGEL.04-2015-UGEL.04/D-AGAIE






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1.0



Implementación del Libro de

Reclamaciones.

Designación del Sr. Eliseo Segundo Welsel miranda como responsable de transparencia.

DS N° 042-2011-PCM y DS N°

0261-2014-PCM.


Norma 3.10: Controles

para las Tecnologías de la Información y

Comunicaciones (TIC)





dispone que las instancias de Gestión

Educativa Descentralizada que tienen nivel de unidad Ejecutora deben utilizar los sistemas denominados SIRA, SUP y NEXUS.




Decreto Supremo 016-2005-ED, de 20 de setiembre 2005.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Norma 4.1: Funciones y

Características de la Información


Administrativos. Texto Único de Procedimientos




Directores de Instituciones Educativas

de Educación Básica Regular, Técnico Productiva, Institutos y Escuelas de Educación Superior Públicas y Especialistas de las UGEL y la DRELM.

Directiva Nº 028-2014-UGEL Nº 04/D-

JAGA/E normas que regulan el uso del uniforme institucional en la UGEL 04.


OAJ "Elaboración, aprobación y tramitación de dispositivos normativos y actos resolutivos en el Ministerio de Educación".

Disponen que las instancias de

Gestión Educativa Descentralizada que tienen nivel de unidad Ejecutora deben utilizar los sistemas denominados SIRA, SUP y NEXUS.


2014.



Resolución Directoral Regional N° 6965-2015-DRELM del 23 de setiembre de 2015.







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Versión :

1.0



Otros (Ver Anexo I)

Norma 4.2: Información y Responsabilidad

Designación del Sr. Eliseo Segundo

Wensel Miranda como responsable del portal de Transparencia.






Directores de Instituciones

Educativas de Educación Básica Regular, Técnico Productiva, Institutos y Escuelas de Educación Superior Públicas y Especialistas de las UGEL y la DRELM.


OAJ "Elaboración, aprobación y tramitación de dispositivos normativos y actos resolutivos en el Ministerio de Educación".




Reclamaciones.





2015-UGEL.04.

Resolución Directoral Nº 1128-2014

Decreto Supremo N° 016-2004-ED. Resolución Ministerial Nº 0144-

2013-ED de fecha 21 de marzo de 2013.








Norma 4.3: Calidad y Suficiencia de la Información


Administrativos.





OTD "Disposiciones que regulan la


2014.



Resolución Ministerial Nº 0144-2013-ED de fecha 21 de marzo de




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1.0



gestión documental en el Ministerio de Educación".

Directores de Instituciones Educativas de Educación Básica Regular, Técnico Productiva, Institutos y Escuelas de Educación Superior Públicas y Especialistas de las UGEL y la DRELM.

2013.


6965-2015-DRELM del 23 de setiembre de 2015.

Norma 4.4: Sistemas de

Información


Administrativos.






Directiva n.º 008-2013-MINEDU/SG-OTD "Disposiciones que regulan la gestión documental en el Ministerio de Educación".

Guía para la notificación electrónica de las comunicaciones entre los Directores de Instituciones Educativas de Educación Básica Regular, Técnico Productiva, Institutos y Escuelas de Educación Superior Públicas y Especialistas de las UGEL y la DRELM.


2014.





RM Nº 0144-2013-ED de fecha 21

de marzo de 2013.


Norma 4.5: Flexibilidad al

Cambio

Guía para la notificación electrónica

de las comunicaciones entre los Directores de Instituciones Educativas de Educación Básica Regular, Técnico Productiva, Institutos y Escuelas de Educación Superior Públicas y Especialistas de las UGEL y la DRELM.


6965-2015-DRELM del 23 de setiembre de 2015.

Norma 4.6: Archivo

Institucional

Directiva N° 007-

2015/DUGELN°04/OTD/ARCH "Directiva sobre protección del patrimonio documental de la UGEL N° 04"

Informe N° 064-2015-UGEL04/DIR-ADM-ETDA Constituye el Comité Evaluador de Documentos (CED) de la UGEL 04.


2015-UGEL.04 de fecha 02 de abril de 2015.

Resolución Directoral N° 7625-2015-UGEL.04 de fecha 22 de julio de 2015.




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Versión :

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Normas Generales del Sistema

Nacional de Archivo.

Aprueban Reglamento de Infracciones y Sanciones del Sistema Nacional de Archivo.

Directiva y Manual de Procedimientos

denominados “Procedimiento para la Transferencia de Documentos en el Ministerio de Educación”.

Eliminación de documentos.




Resolución Jefatural N° 073-

85/AGN-J – SNA. 01 de fecha 31 de mayo de 1985.

Resolución Jefatural N° 442-2014-

AGN-J de fecha 18 de diciembre de 2014.


2013-ED de fecha 10 de mayo de 2013.

Resolución Directoral N° 2819-2015.UGEL 04, que aprueba la Directiva N° 007-2015/DUGEL N°04/0TD/ARCH y Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN/J.



de marzo de 2013.

Norma 4.7: Comunicación

Interna



Guía para la notificación electrónica de las comunicaciones.






OGA-UPE "Normas para la contratación de personal administrativo y profesionales de la salud en las IE y sedes administrativas de la DRE/UGEL”.

Otras (Ver Anexo I)


de marzo de 2013.

RDR Nº 6965-2015 del 23 de

setiembre de 2015.




del 20 de diciembre de 2012.

Norma 4.8: Comunicación

Externa

Portal de Transparencia de la UGEL

04: http://www.peru.gob.pe/transparencia/pep_transparencia_lista_planes.asp?id_=14238&id_tema=1#.VjvAxLcveM8

Designación del Sr. Eliseo Segundo


PCM de fecha 02 de Junio de 2010.


http://www.peru.gob.pe/transparencia/pep_transparencia_lista_planes.asp?id_entidad=14238&id_tema=1#.VjvAxLcveM8







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Versión :

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Wensel Miranda como responsable del portal de Transparencia.


Administrativos.

Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) de la UGEL N° 04.





Guía para la notificación electrónica de las comunicaciones entre los Directores de Instituciones Educativas de Educación Básica Regular, Técnico Productiva, Institutos y Escuelas de Educación Superior Públicas y Especialistas de las UGEL y la DRELM.

Otras (Ver Anexo I)

2015-UGEL.04.







Norma 4.9: Canales de

Comunicación

Portal de transparencia de la , según

el siguiente link: http://www.peru.gob.pe/transparencia/pep_transparencia_lista_planes.asp?id_=14238&id_tema=1#.VjvAxLcveM8

Disponen que las instancias de Gestión Educativa Descentralizada que tienen nivel de unidad Ejecutora deben utilizar los sistemas denominados SIRA, SUP y NEXUS.


Administrativos.

Manual de Procedimientos Administrativos, aprobada con Orientaciones para la mejora de la gestión pedagógica territorial a través de las redes educativas en Lima Metropolitana.





PCM de fecha 02 de Junio de 2010.














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Guía para la notificación electrónica

de las comunicaciones entre los Directores de Instituciones Educativas de Educación Básica Regular, Técnico Productiva, Institutos y Escuelas de Educación Superior Públicas y Especialistas de las UGEL y la DRELM.

2013-ED de fecha 21 de marzo de 2013.


SUPERVISIÓN

Norma 5.1: Actividades de

Prevención y Monitoreo

Procedimiento para el monitoreo del

envío virtual del censo de matrícula y local escolar.

Procedimiento para el monitoreo virtual del resultado del ejercicio educativo.

Procedimiento para la supervisión,

monitoreo y acompañamiento a los directores y docentes de las instituciones educativas.

Procedimiento para el consolidado de

la información de horas efectivas de las instituciones educativas.








Resolución Directoral N° 1128-2014-UGEL.04 de fecha 21 de febrero de 2014

Norma 5.2: Seguimiento

de Resultados

Procedimiento para las reuniones

informativas y de trabajo con directores, subdirectores, coordinadores.




Norma 5.3: Compromisos

de Mejoramiento



Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2018 de la UGEL.

Plan Operativo Institucional (POI)

2015 de la UGEL.







FUENTE: Resoluciones, Planes, Guías, Manuales, Reglamentos, Procedimientos, Instructivos, Directivas, Lineamientos, entre otros remitidos por la UGEL N° 04.




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2.3 REVISIÓN DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN Y DISPOSICIONES INTERNAS Y EXTERNAS APLICABLES A LA UGEL 04

Se entiende por Documentos de Gestión a los instrumentos técnicos que regulan el modelo de gestión interna de una Institución, en este caso la UGEL N° 04, los cuales permiten mantener el control de la calidad en todos los ámbitos de la organización, así como establecer los lineamientos estratégicos de las acciones y las competencias entre las gerencias, direcciones, oficinas, órganos desconcentrados, gestión de las personas, procedimientos, operaciones y todo lo relacionado a la Entidad, correspondiente a su aparato funcional interno, que permitirá obtener los objetivos estratégicos y/u operativos.

A continuación se detallan los documentos de gestión evaluados en la UGEL N° 04 así como sus disposiciones internas y externas aplicables y los resultados obtenidos. Estos documentos fueron analizados en su cumplimiento de requisitos formales, de la normativa legal competente, o de la teoría relacionada. Su nivel de acercamiento a la realidad y utilidad real se evalúan en las entrevistas con las diferentes áreas. EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN Y DISPOSICIONES INTERNAS

Y EXTERNAS

N° DOCUMENTO DE GESTIÓN OBSERVACIONES PUNTUACIÓN

1 Directiva N° 003-2015-MINEDU/SPE-OTIC "Directiva para el acceso y uso adecuado de los recursos informáticos en el Ministerio de Educación", aprobado con Resolución de Secretaría General N° 710-2015-MINEDU del 02 de setiembre de 2015.

La normativa es aplicada por el equipo de TIC, en el proceso de gestión de las TIC. La norma es conocida por el equipo de TIC.

3.00

2 Acta N° 003-2015 “Acta de Compromiso para la implementación del Sistema de Control Interno de la UGEL N° 04, suscrito el 12 de octubre de 2015

Todos los miembros del Comité de Control Interno han tomado conocimiento del Acta de Compromiso suscrita.

5.00

3 Directiva N° 004-2015-MINEDU/SPE-OTIC "Directiva para la administración de los recursos informáticos del Ministerio de Educación", aprobada con Resolución de Secretaría General N° 710-2015-MINEDU del 02 de setiembre de 2015.

La norma es aplicada en el proceso de gestión de las TIC. La norma es conocida por el equipo de tecnologías de la información.

3.00

4 Directiva Nº 008-2014-UGEL.04/D-AGAIE-CP “Procedimientos para el Alta y Baja de los boletines muebles patrimoniales de la sede institucional e instituciones educativa sede de la UGEL 04” aprobada con Resolución Jefatural Nº 139-2014-UGEL.O4/AGAIE

La norma es aplicada por el equipo de patrimonio. La norma es conocida por el equipo de patrimonio.

4.00

5 Resolución Suprema Nº 280-2001-ED que aprueba el “Cuadro de Asignación de Personal” aprobado con 98 plazas.

El CAP vigente fue emitido el año 2001 por lo cual no se ha elaborado de conformidad con el DS Nº 043-2004-PCM. El CAP data del año 2001 y mediante R.M. N° 215-2015-MINEDU del 02 de abril de 2015 se aprobó el Manual de Operaciones que reemplazó el ROF, de su revisión se evidencia que este instrumento no es concordante con el mismo.

0.50




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1.0




El CAP vigente contempla clasificador de cargos sin embargo este no está actualizado a la nueva estructura de la UGEL. La UGEL no cuenta con normativa para la elaboración del CAP.

6 Resolución Ministerial Nº 284-2015-MINEDU “Cuadro de equivalencias de las unidades de gestión educativa local (UGEL) de Lima y la encargatura de las áreas de la UGEL de Lima Metropolitana”.

No concuerda con el CAP. No se han establecido funciones por cada equipo. Está alineado a los procesos principales establecidos en el manual de operaciones. La entidad no cuenta personal suficiente para conformar los equipos.

1.50

7 Resolución Ministerial Nº 0091-2012-ED “Clasificador de cargos del Ministerio de Educación”

La norma es aplicada por el proceso de gestión del RR.HH. La normativa no se encuentra actualizada pues fue emitida en el año 2012 y la directiva de servir en el 2013.

2.50

8 Ley N° 27815 “Código de Ética de la Función Pública”.

La Ley del código de ética del sector público ha sido considerado para la elaboración de los principales instrumentos de gestión (PEI, POI, etc.) La entidad ha realizado una capacitación sobre la Ley del Código de Ética de la Función Pública. No se ha verificado otras actividades de promoción

3.50

9 Resolución N° 1552-2015-UGEL.04 “Creación del Comité de Implementación de Control Interno de la UGEL N° 04”

El Comité de Implementación de Control Interno de la UGEL N° 04 ha sido aprobado con Resolución Directoral y está conformado por la Directora, Jefes de Área y Responsables de Equipos de Trabajo. Se ha conformado el Comité de Control Interno Directivo. No ha sido conformado el comité operativo y de seguimiento, según la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno en las entidades del Estado

3.50

10 Resolución Directoral N° 7625-2015-UGEL.04 “Comité Evaluador de Documentos (CED) de la UGEL 04”.

El comité evaluador de documentos ha sido conformado mediante resolución directoral

4.00

11 Resolución Directoral Nº 1053-2015-UGEL.04 “Conforma la comisión evaluadora para la contratación de personal de la UGEL 04 bajo el régimen de la contratación administrativo de servicios CAS para el año fiscal 2015”

El Comité fue constituido según lo dispuesto por el Decreto Legislativo N° 1057 y Reglamento.

4.00

12 Resolución Directoral Regional N° 04247-2015-DRELM “Conformación de equipos de trabajo de las unidades orgánicas de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana”

La norma corresponde a los principales procesos que tiene establecidos la entidad, pero por falta de capacidad operativa no puede ser aplicada en alguno casos. La norma es conocida por el personal; sin embargo, por la poca capacidad operativa no puede ser aplicada en algunos casos

2.00

13 Directiva N° 003-2015-UGEL N° 04/D-JAGAIE-EA "Procedimiento para la contratación de bienes y servicios iguales o inferiores a tres (03) Unidades Impositivas Tributarias en la Unidad de Gestión Educativa Local N° 04”, aprobado con Resolución Directoral N° 04259-20154-UGEL.04

La norma es aplicada en los procesos que desarrolla la UGEL N° 04. El personal que integra el sistema de Gestión Financiera lo conoce y aplica

4.00

14 Directiva n.º 020-2012-MINUDU/SG-OGA-UPE "Normas para la contratación de personal

La norma es aplicada por el personal a cargo del proceso de gestión de RR.HH; sin

3.00




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administrativo y profesionales de la salud en las IE y sedes administrativas de la DRE/UGEL", aprobado con Resolución Ministerial 523-2012-ED del 20 de diciembre de 2012.

embargo, queda pendiente su actualización en el marco del MOP

15 RM. Nº 571-94-ED “Reglamento de Control de Asistencia y Permanencia del Personal del MED”

La norma es aplicada en los procesos que desarrolla la UGEL. La norma es conocida por el personal vinculado al proceso que regula

3.50

16 Decreto Legislativo Nº 1057 “Régimen especial de contratación administrativa de servicios”

La norma es aplicada en todas las contrataciones del personal CAS

4.00

17 Resolución Directoral Nº 08320-2014-UGEL.04 “Delega facultades administrativas para el año 2015 al Jefe del Área de Gestión Administrativa, Infraestructura y Equipamiento de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04”.

La normativa se viene aplicando en el proceso de gestión financiera. La norma es conocida por el personal vinculado al proceso que regula.

4.00

18 Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15. aprobado con Resolución Directoral N° 001-2011-EF/77.15

La norma es aplicada en los procesos que desarrolla la UGEL N° 04. La norma es conocida por el personal vinculado al proceso que regula.

4.00

19 Resolución Ministerial Nº 440-2008-MINEDU “Diseño Curricular Nacional de la Educación Básica Regular”

La norma es aplicada en los procesos que desarrolla la Entidad. La norma es conocida por el personal vinculado al proceso que regula.

3.50

20 Resolución Ministerial N° 543-2013-ED “Normas y procedimientos para la gestión del proceso de distribución de materiales y recursos educativos para las instituciones educativas y programas educativos públicos y centros de recursos educativos”

La norma es aplicada y además se aplica un procedimiento interno para la distribución de materiales educativos. La norma y el procedimiento interno es conocido por el personal vinculado.

4.00

21 Directiva Nº 002-2014-JAGA/contabilidad/UGELNº 04 “Normas y procedimientos para la ejecución y control de los recursos que generan la IE de educación básica regular y básica alternativa, educación básica especial y técnico productivo, PRONOEI de la jurisdicción de la UGEL Nº 04”, aprobado con Resolución Jefatural UGEL.04 Nº 016-2014 del 04 de julio 2014

La norma es aplicada en los procesos que desarrolla la UGEL

4.00

22 Directiva N° 023-2013-MINEDU/SG-OAJ "Elaboración, aprobación y tramitación de dispositivos normativos y actos resolutivos en el Ministerio de Educación", aprobado con Resolución Ministerial N° 0520-2013-ED del 18 de octubre de 2013

La norma es aplicada en los procesos que desarrolla la UGEL. La norma es conocida por el personal vinculado al proceso que regula.

4.00

23 Resolución de Secretaria General Nº 2076-2014-MINEDU "Normas que regulan el procedimiento para el encargo de plazas vacantes de cargos Directivos, Jerárquicos y de especialistas en educación en el Marco de la Ley de Reforma Magisterial"


3.50

24 Resolución Ministerial N° 234-2005-ED “Evaluación de los aprendizajes de los estudiantes en la educación básica regular”


4.00




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25 Directiva N° 002-2015-UGEL04/D-AGAIE "Normas para la administración del fondo fijo para caja chica UGEL 04 para el año 2015”, aprobada mediante de Resolución Jefatural Nº 001-2015-UGEL.04-2015-UGEL.04/D-AGAIE

La norma es aplicada en los procesos que desarrolla la UGE. La norma es conocida por el personal vinculado al proceso que regula

4.00

26 Directiva n.º 008-2013-MINEDU/SG-OTD "Disposiciones que regulan la gestión documental en el Ministerio de Educación", aprobado con Resolución Ministerial Nº 0144-2013-ED de fecha 21 de marzo de 2013.

La norma es aplicada por el equipo de trámite documentario y archivo. La norma es conocida por el personal del equipo de trámite documentario y archivo.

3.50

27 Resolución Directoral N° 04992 “Procedimiento para el inventario físico de los bienes muebles de la UGEL 04 e Instituciones Educativas”

La norma es aplicada y conocida por el equipo de patrimonio.

4.00

28 Decreto Legislativo 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público”


4.00

29 Ley Nº 28044 “Ley General de educación”


4.00

30 Ley Nº 28112 “Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público”

Normativa es aplicada necesariamente pues forma parte del desarrollo del proceso de gestión financiera. La norma es conocida por el personal vinculado al proceso que regula.

4.00

31 Ley Nº 29944 “Ley de la Reforma Magisterial”

La norma es aplicada en los procesos que desarrolla la UGEL. La norma es conocida por el personal vinculado al proceso que regula

4.00

32 Ley Nº 30057 “Ley del Servicio Civil”

La normativa es conocida y aplicada por el personal a cargo del proceso de gestión de RR.HH.

4.00

33 DS N° 042-2011-PCM y DS N° 0261-2014-PCM. “Implementación del Libro de Reclamaciones”

El libro de reclamaciones es de acceso a todos los usuarios de la UGEL N° 04 que deseen realizar alguna queja o reclamo. Se ha designado con Resolución Directoral a un responsable de gestionar las quejas y reclamos registradas en el Libro de Reclamaciones. Sin embargo, no se ha definido con precisión las responsabilidades y procedimientos de dicho personal.

3.50

34 Resolución Ministerial N° 0413-2013-ED “Lineamientos de política sectorial para prevenir y enfrentar la corrupción en el sector educación”

La norma es poco ya que la entidad no cuenta con normas procedimientos internos para el cumplimiento de la Ley de Transparencia (atención de solicitudes de información y la entrega de información para el portal); tampoco se denota que la entidad haya promovido la rendición de cuentas de la gestión a los ciudadanos; falta incentivar a los servidores que hayan destacado en el respecto y de los principios y deberes del Código de Ética; así como controlar y hacer seguimiento a los expedientes que ingresan a la secretaria técnica, como a la Procuraduría Pública Especializada en Delitos de Corrupción; tal como lo indican los lineamientos del Ministerio de

2.00




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Educación. La norma es poco conocida por el personal vinculado.

35 Resolución Directoral Nº 1128-2014 “Manual de Procedimientos Administrativos”.

Los procedimientos administrativos no ha sido elaborado tomando en cuenta los principales procesos de la UGEL N° 04, según el MOP. Incluye una lista de procedimientos, sin encontrarse agrupados por cada proceso. Sin embargo, sí se encuentran vinculados con los procedimientos del MOP. El manual de procedimientos cuenta con base legal, responsable, requisitos, descripción y flujogramas por cada procedimiento administrativo; sin embargo, no se encuentra actualizado tomando en cuenta el MOP aprobado. Los procedimientos administrativos se encuentran claramente definidos, considerando responsables de la realización de cada paso, sin embargo, no se encuentra actualizado tomando en cuenta el MOP vigente.

3.00

36 Resolución Directoral Regional N° 005342-2015-DRELM “Orientaciones para la mejora de la gestión pedagógica territorial a través de las redes educativas en Lima Metropolitana”


4.00

37 Resolución Nº 199-2015-MINEDU “Modifica parcialmente el diseño curricular nacional de la educación básica regular”.


4.00

38 R.M.Nº 215-2015-MINEDU “Manual de Operaciones de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana”

Cuenta con objetivos y la descripción de los procesos, así como como la identificación de las áreas y las funciones de las mismas, sin embargo no considera un tercer nivel jerárquico (equipos de trabajo). Asimismo, no cuenta con una descripción detalladas de cada proceso. No cuenta con diagramas de flujo de los mismos

2.50

39 Resolución Directoral N° 026-80-EF/77.15 “Normas Generales de Auditoría”

La norma es aplicada en los procesos que desarrolla la UGEL. El personal que participa en el proceso de gestión financiera lo conoce.

4.00

40 Resolución Ministerial Nº 556-2014-MINEDU “Normas y orientaciones para el desarrollo del año escolar 2015 en la educación básica”.

La norma es aplicada en los procesos que desarrolla la UGEL; sin embargo, por la poca capacidad operativa no se supervisa todos los documentos de gestión de las instituciones educativas. Los directores de las instituciones educativas en muchos casos no cumplen tener todos sus documentos de gestión adecuadamente desarrollados y aprobados para el inicio del año escolar.

3.00




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41 Resolución Directoral Regional N° 6965-2015-DRELM “Guía para la notificación electrónica de las comunicaciones entre los Directores de Instituciones Educativas de Educación Básica Regular, Técnico Productiva, Institutos y Escuelas de Educación Superior Públicas y Especialistas de las UGEL y la DRELM”.

La norma es aplicada para las comunicaciones entre Directores de IIEE, CETPRO, institutos y escuelas de educación superior públicas y especialistas de las UGEL y DRELM. Sin embargo no es aplicada en los procesos propios de la UGEL N° 04. La normativa no es conocida por todo el personal de la UGEL N° 04, debido a su ámbito de aplicación.

1.00

42 PAP “Presupuesto analítico de Personal”

Es concordante con el CAP. No concuerda con el manual de operaciones y con la conformación de equipos. Es concordante con el PIA

3.33

43 PDP “Plan de Desarrollo de las Personas”

Se han identificado las acciones anuales de capacitación. El PDP aprobado para el año 2015 ha cuantificado las acciones de capacitación e identificado los recursos disponibles. No existe normativa interna para la elaboración del PDP. No fue aprobado oportunamente, pues se aprobó a mediados de año.

2.5

44 Resolución Directoral Nº 001350-2014 “Proyecto Estratégico Institucional 2014-2018”

El PEI cuenta con dos visiones (Programas presupuestales con enfoque de resultados 2014). El PEI cuenta con dos misiones (Programas presupuestales con enfoque de resultados 2014). Los objetivos estratégicos del PEI están diseñados para el periodo 2010 - 2014, sin embargo, el PEI vigente corresponde al periodo 2014 – 2018. Cuenta con un análisis FODA general. Así también, cuenta con análisis FODA para las Áreas de Gestión Institucional y de Gestión pedagógica, sin embargo no se ha evaluado su impacto. Existe vinculación con la Política Nacional de Educación. El PEI contiene indicadores por cada objetivo estratégico, sin embargo, no son medibles. No contempla frecuencia de seguimiento del PEI. Se encuentra vinculado a un presupuesto, sin embargo, no es preciso puesto que no ha considerado variables medibles en su realización. La estructura del PEI corresponde a la metodología integrada para la planificación estratégica del Ministerio de Educación, sin embargo, la fase cuantitativa no se ajusta a la metodología mencionada en lo que respecta a indicadores, metas y recursos.

1.56

45 Resolución ministerial N° 518-2012-ED “Plan Estratégico Multianual 2012-2016 del Sector Educación”

El PESEM del Sector Educación ha sido utilizado para elaborar el PEI de la UGEL 04. Sin embargo, no ha sido considerado el mismo periodo 2014 - 2016 para el PEI. El PESEM del sector educación es conocido por el personal del Área de Planeamiento y

3.50




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Presupuesto - Equipo de planificación y presupuesto.

46 RD N° 02127-2015-UGEL.04 “Plan Operativo Institucional 2015”

Los objetivos del POI son concordantes con los del PEI. Las actividades del POI se encuentran articuladas al presupuesto del 2015. El POI 2015 contiene metas y unidades de medida por cada actividad / acción de los programas presupuestales con enfoque por resultados. El POI 2015 contempla indicadores para la medición del avance, considerando unidad de medida. Considera evaluaciones trimestrales. La UGEL cuenta con un procedimiento para la elaboración del Plan Operativo Institucional, considerando en el manual de procedimientos administrativos. El POI 2015 no fue aprobado oportunamente (aprobado el 17 de marzo de 2015), puesto que debió ser aprobado como máximo el 31 de diciembre de 2014, según la Directiva N° 002-94-INAP/DMR y el artículo 71° del TUO de la Ley N° 28411, Ley del Sistema General del Presupuesto.

3.57

47 Directiva Nº 002-2015.UGEL04/D-AGAIE “Normas y Procedimientos para la realización de prácticas pre profesionales de la UGEL 04” aprobada con Resolución Directoral Nº 0874-2015-UGEL.04 del 19 de febrero de 2015

El personal a cargo del proceso de gestión de RR.HH lo aplica. La UGEL N° 04 no cuenta con normativa interna que regule las practicas pre profesionales.

2.50

48 Directiva Nº 005-2014-EF/51.01 “Preparación y presentación de información financiera y presupuestaria trimestral y semestral por las entidades usuarias del sistema de contabilidad gubernamental”, aprobada con Resolución Directoral Nº 010-2014-EF/51.01

El personal a cargo del Proceso de Gestión Financiera lo aplica.

4.00

49 Directiva Nº 003-2013-MINEDU/SG-OGA-UPER “Proceso para Contratación Auxiliares de Educación en Instituciones Públicas de los niveles de Educación Inicial y Educación Secundaria de la Educación Básica Regular y de la Educación Básica Especial y de Asistentes de Taller en Institutos de Educación Superior Tecnológicos Públicos del Sector Educación", aprobada con Resolución Ministerial Nº 0060-2013-ED

El proceso de Gestión de RR.HH lo aplica. La norma no se encuentra actualizada conforme al MOP.

4.00

50 Resolución Ministerial N° 050-2009-PCM “Lineamientos para la Promoción del Código de Ética de la función Pública en las Entidades Públicas del Poder Ejecutivo”.

No se han realizado el total de actividades de promoción del Código de Ética de la Función Pública indicadas en los "Lineamientos para la Promoción del Código de Ética de la Función Pública en las entidades públicas del Poder Ejecutivo".

2.00

51 Directiva N° 007-2015/DUGELN°04/OTD/ARCH "Directiva sobre protección del patrimonio documental de la UGEL N° 04", aprobada con Resolución Directoral N° 2819-2015-UGEL.04 del 02 de abril de 2015.

La norma es aplicada en el proceso de Gestión de Atención al Usuario. La norma es conocida por el personal del equipo de trámite documentario y archivo. Asimismo, ha sido difundida en otras área y equipos para su aplicación.

3.00




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52 Resolución N° 9874-2015-UGEL.04 “Reconformación del Comité de Implementación de Control Interno de la UGEL N° 04”, aprobado con del 12 de octubre de 2015

La reconformación del Comité fue aprobado con Resolución Directoral y se encuentra conformada por la Directora, Jefes de Área y Responsables de Equipos de trabajo.

5.00

53 Directiva N° 02-2015-SERVIR/GPGSC “Régimen disciplinario y procedimiento sancionador de la Ley 30057 - Ley del Servicio Civil", aprobado con Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 101-2015-SERVIR

La normativa es conocida y aplicada por la Secretaría Técnica.

3.00

54 Decreto Supremo Nº 005-90-PCM “Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de remuneraciones”

La norma es conocida y aplicada por el personal a cargo del proceso de gestión de recursos humanos.

4.00

55 Decreto Supremo N° 033-2005-PCM “Reglamento del Código de Ética de la Función”

El Reglamento de la Ley del Código de Ética ha sido tomado en cuenta en la elaboración de los principales instrumentos de gestión de la entidad (PEI, POI, etc.), respecto a valores. Se ha realizado una capacitación sobre la Ley del Código de Ética de la Función Pública. No se evidenció el uso de otras actividades de promoción

3.50

56 Decreto supremo Nº 004-2013-ED “Reglamento de la Ley Nº 29944 Ley de la reforma Magisterial”

El personal a cargo del proceso de Gestión de RR.HH aplica la normativa. El personal inmerso en el proceso de Gestión de RR.HH.

4.00

57 Decreto Supremo Nº 011-2012.ED “Reglamento de la Ley Nº 28044 Ley General de Educación”


4.00

58 Decreto Supremo Nº 040-2014-PCM “Reglamento General de la Ley Nº 30057, Ley del Servicio Civil”


4.00

59 Directiva Nº 012-2015-UGEL.04/D-AGA-EPER-PLLAS “Procedimiento para la programación de remuneraciones y pensiones de la Planilla Única de Pagos de la UGEL 04”, aprobada con Resolución Nº 04347-2015-UGEL 04 del 27 de mayo 2015

La norma se aplica por el personal a cargo del proceso de gestión de RR.HH, adecuando el mismo a las disposiciones establecidas por el MINEDU. La normativa no se encuentra actualizada oficialmente, el MINEDU ha dispuesto un procedimiento que no se encuentra documentado.

2.00

60 Resolución Directoral N° 7593-2015 “Designan responsable del Libro de Reclamaciones”

Se ha designado a un responsable de gestionar la atención de quejas o reclamos realizados por los usuarios.

2.50

61 Resolución Directoral N° 04775-2015 “Designación del Sr. Eliseo Segundo Welsel miranda como responsable de transparencia”

La designación del Responsable de Transparencia se realizó el año 2015 y dicho personal se encuentra actualmente laborando (actualizado).

4.00

62 Resolución Directoral Nº 01054-2015-UGEL.04 “Designa a los responsables de remitir las ofertas de empleo de la UGEL 04 a la Dirección General de Servicio Nacional de Empleo del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo”

La norma es usada por el personal a cargo del Proceso de Gestión de RR.HH.

3.00

63 Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN-J “Reglamento de Infracciones y Sanciones del Sistema Nacional de Archivo”,

La norma es aplicada por el equipo de trámite documentario y archivo.

3.50




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64 Resolución Directoral UGEL 04 N° 319 “Reglamento Interno de Trabajo de la UGEL N° 04”

El RIT fue aprobado con fecha y a la fecha no se encuentra actualizado en concordancia con la Ley Nº 30057 Ley del Servicio Civil. La norma es aplicada por el personal a cargo, no obstante no advierten que esta desactualizada.

2.33

65 Resolución Ministerial Nº 0639-2004-ED “Reglamento de Rotaciones, Reasignaciones y Permutas para el Personal Administrativo del Sector Educación”


4.00

66 Resolución de Secretaría General N° 007-2015-MINEDU “Normas para la Selección y Contratación de Docentes Fortaleza y Acompañantes de Soporte Pedagógico para la Implementación de las Acciones de Soporte Pedagógico en las Instituciones Educativas Públicas Polidocentes Completas de Educación Primaria en Áreas Urbanas”


4.00

67 Resolución de Secretaria Genera Nº 007-2015-MINEDU “Lineamientos para implementar las acciones de soporte pedagógico en IE publicas polidocentes completas de educación primaria en áreas urbanas y norma para la selección de docentes fortaleza y acompañantes de soporte pedagógico en la IE polidocentes completas de educación primaria en áreas urbanas”

La norma es aplicada en los procesos que desarrolla la UGEL, pero por la poco capacidad operativa no se realiza en la frecuencia necesaria. La norma es conocida por el personal vinculado al proceso que regula.

3.50

68 Resolución Viceministerial N° 038-2009-ED “Lineamientos y estrategias generales para la supervisión pedagógica”

Debido a la poca capacidad operativa, la norma no es aplicada con la frecuencia necesaria. Cuentan con un recurso informático o aplicativo para supervisar el Plan Anual de Trabajo de la EBR, dado por el MINEDU; para supervisar a la EBA y CETPRO, la UGEL ha creado un aplicativo en base al utilizado en la EBR. La norma es conocida por el personal vinculado, habiendo elaborado fichas de supervisión integrales, para los aspectos de supervisión, monitoreo pedagógico y de recursos humanos

4.00

69 Resolución Ministerial N° 0226-2013-ED “Aprueban Directiva y Manual de Procedimientos denominados “Procedimiento para la Transferencia de Documentos en el Ministerio de Educación”

La norma es aplicada principalmente por el equipo de trámite documentario y archivo. Las otras áreas y equipos la aplican según las indicaciones del equipo de trámite documentario. La norma es conocida por el personal del equipo de trámite documentario y archivo.

3.50

70 Decreto Supremo N° 035-2012-EF “Texto Único Ordenado de la Ley General del Sistema Nacional de Tesorería- Ley Nº 28693”

La norma es conocida y aplicada por el personal vinculado al proceso de Gestión Financiera.

4.00

71 Decreto Supremo N° 016-2004-ED “Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) de la UGEL N° 04”.

La norma no está actualizada y se viene aplicando, su aprobación depende del MINEDU; sin embargo, corresponde a la UGEL tramitar su actualización. El personal si conoce la norma y sabe también que se requiere su actualización.

3.00

72 Directiva Nº 028-2014-UGEL Nº 04/D-JAGA/E La normativa es aplicable parcialmente en 2.00




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“Normas que regulan el uso del uniforme institucional en la UGEL 04”, aprobada con Resolución Directoral Nº 007589-2014-UGEL.04

los procesos que desarrolla la UGEL. No cuenta con normativa interna que regule el uso del uniforme en la UGEL N° 04.

73 Decreto Supremo 016-2005-ED “Dispone que las instancias de Gestión Educativa Descentralizada que tienen nivel de unidad Ejecutora deben utilizar los sistemas denominados SIRA, SUP y NEXUS”

Los sistemas informáticos son utilizados para el Proceso de Gestión del personal y para el proceso de Gestión del Presupuesto. Los sistemas informáticos son utilizados por los equipos de gestión de personal y de presupuesto.

4.00

Fuente: Información proporcionada por la UGEL N° 04.




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CAPÍTULO III CRITERIOS METODOLÓGICOS




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3.1 METODOLOGÍA APLICADA De acuerdo con el alcance planteado por la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04 - UGEL Nº 04, la consultora C & SIG consultores S.A.C., ha desarrollado el Diagnóstico del Sistema de Control Interno en el marco de la “Guía de Implementación del Sistema de Control Interno en Entidades del Estado” aprobado mediante Resolución de Contraloría General N° 458-2008-CG de fecha 28 de Octubre del 2008. Asimismo se debe precisar que el servicio se realizó en las oficinas administrativas de la UGEL Nº 04 y tuvo como alcance todos los órganos y unidades orgánicas que conforman la entidad. En la elaboración del Informe sobre el Diagnóstico del Sistema de Control Interno nuestra consultora C & SIG consultores S.A.C, ha aplicado el siguiente esquema metodológico:

METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA

DE CONTROL INTERNO EN LA UGEL Nº 04

FUENTE: Análisis y validación de la consultora C&SIG consultores SAC.

a) Recopilación y estudio selectivo de la información y documentación disponible

sobre las medidas, disposiciones, procedimientos y prácticas instituidas actualmente por la Entidad como parte de su Sistema de Control Interno, así como toda la normatividad interna y/o externa vinculada con el control interno

Recopilacion de la Información Interna y

Externa

Analisis de la Información

Analisis Normativo Interno

identificación de debilidades y fortalezas

Identificación de Ajustes, Recomendaciones y

medidas a implementar




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vigente. Asimismo se han aplicado técnicas que permitieron obtener mayor información, tales como las que se detallan a continuación;

Verbales.- Consiste en obtener información oral mediante averiguaciones

e indagaciones dentro o fuera de la entidad, sobre posibles debilidades en la aplicación de los procedimientos, prácticas de control interno u otras situaciones que el evaluador considere relevantes. o Indagación.- Consiste en la averiguación mediante la aplicación de

entrevistas directas al personal de la entidad o a terceros. o Encuestas, Cuestionarios o Listas de Verificación.- Es la aplicación de

preguntas, relacionadas con las acciones realizadas por la entidad, para conocer la verdad de los hechos, situaciones u operaciones.

Oculares.- Consiste en verificar en forma directa y paralela, la manera

como los responsables desarrollan y documentan los procesos o procedimientos, mediante los cuales la entidad ejecuta sus actividades. o Observación.- Consiste en la contemplación a simple vista, que realiza

el equipo de trabajo durante la ejecución de una actividad o proceso; por ejemplo, se podrá observar el cumplimiento de algunas políticas de control tales como el control de asistencia, control de accesos, entre otros.

o Comparación o Confrontación.- Es cuando se fija la atención en las operaciones realizadas por la entidad y se contrastan con los lineamientos normativos de control establecidos para ello, pudiendo descubrir sus relaciones e identificar sus diferencias; por ejemplo, la comparación que se realiza a la ejecución presupuestaria respecto a lo programado.

o Revisión Selectiva.- Radica en el examen de ciertas características importantes que debe cumplir una actividad, informes o documentos, seleccionándose así parte de las operaciones que serán evaluadas o verificadas; por ejemplo, se puede revisar selectivamente qué procesos críticos se encuentran elaborados y documentados.

Documentales.- Consiste en obtener información escrita para soportar las

afirmaciones, análisis o estudios realizados por el evaluador. o Comprobación.- Consiste en verificar la evidencia que apoya o sustenta

las operaciones evaluadas, con el fin de corroborar su autoridad, legalidad, integridad, propiedad, veracidad; por ejemplo, comprobar si los documentos normativos internos cuentan con documentación que evidencia su aprobación o actualización.

o Revisión Analítica.- Consiste en el análisis de índices, indicadores, tendencias y la investigación de las fluctuaciones, variaciones y relaciones que resulten inconsistentes o se desvíen de las operaciones pronosticadas; por ejemplo, en el análisis de los indicadores de gestión de la entidad.




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Escritas.- Consiste en reflejar información importante para el trabajo del evaluador.

o Análisis.- Consiste en la separación de los elementos o partes que

conforman una operación, actividad o proceso, con el propósito de establecer sus propiedades y conformidad con los criterios de orden normativo y técnico; por ejemplo, el análisis de las Normas de Control versus las políticas normativas internas establecidas por la entidad.

o Confirmación.- Radica en corroborar la verdad, certeza o probabilidad de los hechos, situaciones, sucesos u operaciones, mediante datos o información obtenidos de manera directa y por escrito de los funcionarios o terceros que participan o ejecutan las operaciones; por ejemplo, se pueden confirmar a través de encuestas que el personal de la entidad desconoce el accionar del control interno en las operaciones que realiza.

o Tabulación.- Se realiza mediante la agrupación de los resultados importantes obtenidos en las áreas y elementos analizados para arribar o sustentar las conclusiones.

b) Revisión de los resultados mediante entrevistas y reuniones de trabajo con

los responsables de las diferentes unidades orgánicas de la Entidad, además de pruebas operativas a los controles identificados.

Para ello se utilizaron algunas herramientas para el análisis de información, las cuales fueron utilizadas en forma individual y en algunos casos de manera combinada.

Pruebas selectivas.- Evaluación mediante la selección de muestras que a

juicio del equipo de consultoría sean representativas del alcance total de la revisión.

Entrevistas.- Es una fuente primaria para la obtención de información sobre políticas de control que podrían estar pendientes de implementación. Las entrevistas podrán ser desarrolladas a nivel personal o grupal.

Encuestas.- Son útiles para obtener información estadística sobre una

muestra representativa de las unidades de información seleccionadas que componen el universo de la evaluación. La información que se obtenga como resultado de su aplicación podrá ser organizada de forma cuantitativa y cualitativa.

Cuestionarios y listas de verificación.- El desarrollo de cuestionarios y

listas de verificación será con base en criterios, normas de control, buenas prácticas y otros aspectos adicionales que el evaluador considere que la entidad deba cumplir.

c) Validación de resultados, mediante entrevistas y reuniones de trabajo con los

funcionarios responsables.




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d) Identificación de debilidades y fortalezas.

e) Ponderación de los factores de cada uno de los componentes, en armonía con los principios y buenas prácticas internacionales sobre la materia, para esto, se ha establecido una escala con asignación de la calificación y su puntaje correspondiente, adoptado en función al criterio profesional de nuestra firma, la misma que se muestra a continuación:

Nivel Referencia

0 No se ha podido comprobar la existencia de las evidencias de cumplimiento de la norma en cuestión del SCI.

1 Las evidencias de cumplimiento de la norma evaluada del SCI se encuentran documentadas pero no aprobadas.

2 Las evidencias de cumplimiento de la norma evaluada del SCI se encuentran documentadas y aprobadas; sin embargo, no se ha podido comprobar su adecuada difusión.

3

Las evidencias de cumplimiento de la norma evaluada del SCI se encuentran documentadas, aprobadas y adecuadamente difundidas. Se ha podido comprobar el conocimiento de los empleados en relación de esta evidencia; sin embargo, no se cuenta con procesos de mejora continua para esta evidencia.

4 En adición a las características del nivel 3, se ha podido comprobar la aplicación efectiva de las evidencias de cumplimiento de la norma evaluada del SCI, las mismas que han pasado por un proceso de mejora continua.

5 En adición a las características del nivel 4, se cuentan con evidencias documentarias de instancias evaluadoras, internas y externas, de la efectividad del Sub Componente del SCI. Así mismo, funciona a manera de referente de otras Entidades del Estado.

FUENTE: Análisis y validación de la consultora C & SIG Consultores SAC.

f) Asociado de modo equivalente con los niveles y criterios de calificación

expuestos en el párrafo anterior, cabe indicar que para la evaluación y determinación del nivel de desarrollo, organización y grado de madurez del Sistema de Control Interno actual, en concordancia con la doctrina vigente, se ha considerado el siguiente modelo de maduración:

Nivel de Implementación Referencia

0 Inexistente No existe evidencia suficiente de que la Entidad haya emprendido esfuerzos para la implementación del SCI.

1 Inicial

Existe un esfuerzo aislado o inicial con respecto a la implementación del SCI en la Entidad; se ha podido evidenciar documentación de algunas evidencias de control, sin embargo aún no han sido debidamente aprobadas por la autoridad respectiva.

2 En proceso de

implementación

El SCI se encuentra en proceso de implementación en la Entidad; Algunos elementos de control interno han sido formalizados; sin embargo, falta la difusión de los esfuerzos de control interno realizados a las instancias apropiadas.

3 Establecido /

Implementado

El SCI ha sido implementado en la Entidad; los elementos de control interno se encuentran documentados y han sido formalizados y difundidos a las instancias apropiadas de la Entidad. El SCI funciona conforme a las necesidades de la Entidad y el marco regulador.

4 Avanzado

El SCI cuenta con un proceso de mejora continua; los elementos de control interno se encuentran documentados, formalizados y difundidos en todos los procesos y áreas de la Entidad. Asimismo, se han establecido procesos de mejora continua para el oportuno ajuste y fortalecimiento permanente del SCI.

5 Optimizado El SCI de la Entidad constituye una práctica líder en la industria, y se ha integrado de manera natural con las operaciones de la Entidad, formando parte importante de su cultura organizacional.

FUENTE: Análisis y validación de la consultora C & SIG Consultores SAC




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g) De otro lado es pertinente señalar que el desarrollo de la metodología se ha sujetado plenamente a los lineamientos y criterios establecidos por las Normas de Control Interno y la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República, plasmándose en la verificación y evaluación de los componentes y normas de control regulados por dicha normativa, según el siguiente orden:

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

FUENTE: Análisis y validación de la consultora C & SIG Consultores SAC

h) La elaboración y presentación del informe final, que contiene las conclusiones

y recomendaciones pertinentes para alcanzar, por parte de la Entidad, el nivel de implementación y el grado de madurez requerido para la Entidad, se realizará tomando en consideración los aspectos señalados en el inciso f) anterior.

Filosofía de la Dirección

Integridad y valores éticos

Administración Estratégica

Estructura Organizacional

Administración de los Recursos Humanos

Competencia Profesional

Asignación de Autoridad y Responsabilidad

Órgano de Control Institucional

Planeamiento de la Administración de Riesgos

Identificación de los Riesgos

Valoración de los Riesgos

Respuesta al Riesgo

Procedimientos de Autorizacion y Aprobación

Segregación de Funciones

Evaluación Costo - Beneficio

Controles sobre el Acceso a los Recursos o Archivos

Verificaciones y Conciliaciones

Evaluación de Desempeño

Rendición de Cuentas

Documentación de Procesos, Actividades y Tareas

Revisión de Procesos, Actividades y Tareas

Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC)

Funciones y Características de la Información

Información y Responsabilidad

Calidad y Suficiencia de la Información

Sistemas de Información

Flexibilidad al Cambio

Archivo Institucional

Comunicación Interna

Comunicación Externa

Canales de Comunicación

Normas Básicas paras las Actividades de Prevención y Monitoreo

Normas Básicas para el Seguimiento de Resultados

Normas básicas para los Compromisos de Mejoramiento

Norma de ControlComponente

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Ambiente de

control

Evaluación de

Riesgos

Actividades de

Control

Gerencial

Información y

Comunicación

Supervisión




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CAPÍTULO IV DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO




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4.1 RESULTADO DEL DIAGNÓSTICO DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO DE LA UGEL Nº 04

Con el objeto de recabar información sobre la percepción del grado de madurez del

Sistema de Control Interno de la entidad, se remitió a todas las Unidades Orgánicas que conforman la UGEL Nº 04, un cuestionario sobre dicho sistema y sobre sus funciones desarrolladas, estableciéndose una escala de cero (0) a cinco (5) para la calificación de su bondad. Asimismo se realizaron entrevistas a los jefes de áreas y responsables de equipos. El resultado general se expone a continuación:

Diagnóstico de la Estructura del Control Interno de la UGEL Nº 04

Fuente: Análisis y validación de C&SIG Consultores, y los cuestionarios sobre control interno aplicados a los

servidores y jefes de la UGEL N° 04.

Puntaje Calificación Puntaje Calificación Puntaje Calificación

Filosofía de la Dirección 2.86 Proceso

Integridad y valores éticos 3.03 Implementado

Administración Estratégica 2.80 Proceso

Estructura Organizacional 2.04 Proceso

Administración de los Recursos Humanos 2.79 Proceso

Competencia Profesional 2.03 Proceso

Asignación de Autoridad y Responsabilidad 2.42 Proceso

Órgano de Control Institucional 2.67 Proceso

Planeamiento de la Administración de Riesgos 0.00 Inexistente

Identificación de los Riesgos 0.58 Inexistente

Valoración de los Riesgos 0.06 Inexistente

Respuesta al Riesgo 0.33 Inexistente

Procedimientos de Autorizacion y Aprobación 2.39 Proceso

Segregación de Funciones 0.66 Inexistente

Evaluación Costo - Beneficio 0.00 Inexistente

Controles sobre el Acceso a los Recursos o Archivos 2.38 Proceso

Verificaciones y Conciliaciones 2.82 Proceso

Evaluación de Desempeño 2.50 Proceso

Rendición de Cuentas 2.09 Proceso

Documentación de Procesos, Actividades y Tareas 2.02 Proceso

Revisión de Procesos, Actividades y Tareas 2.53 Proceso

Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC)1.46 Inicial

Funciones y Características de la Información 2.65 Proceso

Información y Responsabilidad 1.97 Inicial

Calidad y Suficiencia de la Información 2.14 Proceso

Sistemas de Información 2.29 Proceso

Flexibilidad al Cambio 2.00 Proceso

Archivo Institucional 2.89 Proceso

Comunicación Interna 2.96 Proceso

Comunicación Externa 3.00 Implementado

Canales de Comunicación 2.69 Proceso

Normas Básicas paras las Actividades de Prevención y Monitoreo 2.47 Proceso

Normas Básicas para el Seguimiento de Resultados 2.81 Proceso

Normas básicas para los Compromisos de Mejoramiento 2.35 Proceso

1.95

INIC

IAL

2.58

0.25

1.89

2.51

2.55

Proceso

Inexistente

Inicial

Proceso

Proceso

Norma de ControlComponente

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PUNTAJES Y CALIFICACIÓN

Normas Componente Sistema

Ambiente de

control

Evaluación de

Riesgos

Actividades de

Control

Gerencial

Información y

Comunicación

Supervisión




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El resultado final obtenido, es el promedio de los resultados parciales de los Componentes y Normas de control, en base a los niveles de ponderación señalados en el Capítulo III del presente informe (Criterios Metodológicos), resultados que han sido validados por nuestro equipo de consultoría mediante la aplicación de técnicas de relevamiento de información (oculares, verbales y escritas), además del análisis y evaluación de la documentación proporcionada por los funcionarios y servidores que integran las Áreas de la UGEL Nº 04.

4.2 RESULTADO POR COMPONENTES Y SUBCOMPONENTES DE CONTROL La calificación general alcanzada por componentes de control es la siguiente:

Fuente: Análisis y validación de C&SIG Consultores S.A.C.

A continuación se presenta la calificación obtenida por cada sub componente de control, la cual se sustenta en los resultados obtenidos a partir de la aplicación de encuestas, entrevistas y del criterio profesional de C&SIG Consultores basado en la información proporcionada: Componente: Ambiente de Control

0.001.002.003.004.005.00

Ambiente decontrol

Evaluación deRiesgos

Actividadesde ControlGerencial

Información yComunicación

Supervisión

Componente Puntaje Calificación

Ambiente de control

2.58 Proceso


0.25 Inexistente


1.89 Inicial


2.51 Proceso

Supervisión 2.55 Proceso

Sub Componente Puntaje Calificación

Filosofía de la Dirección 2.86 Proceso

Integridad y valores éticos 3.03 Implementado

Administración Estratégica 2.80 Proceso

Estructura Organizacional 2.04 Proceso

Administración de los Recursos Humanos

2.79 Proceso

Competencia Profesional 2.03 Proceso

Asignación de Autoridad y Responsabilidad

2.42 Proceso

Órgano de Control Institucional

2.67 Proceso




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Componente: Evaluación de riesgos


Planeamiento de la Administración de Riesgos

0.00 Inexistente

Identificación de los Riesgos 0.58 Inexistente

Valoración de los Riesgos 0.06 Inexistente

Respuesta al Riesgo 0.33 Inexistente




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Componente: Actividades de Control Gerencial


Procedimientos de Autorizacion y Aprobación

2.39 Proceso

Segregación de Funciones 0.66 Inexistente

Evaluación Costo - Beneficio 0.00 Inexistente

Controles sobre el Acceso a los Recursos o Archivos

2.38 Proceso

Verificaciones y Conciliaciones

2.82 Proceso

Evaluación de Desempeño 2.50 Proceso

Rendición de Cuentas 2.09 Proceso

Documentación de Procesos, Actividades y Tareas

2.02 Proceso

Revisión de Procesos, Actividades y Tareas

2.53 Proceso

Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC)

1.46 Inicial




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Componente: Información y Comunicación

Componente: Supervisión


Funciones y Características de la Información

2.65 Proceso

Información y Responsabilidad

1.97 Inicial

Calidad y Suficiencia de la Información

2.14 Proceso

Sistemas de Información 2.29 Proceso

Flexibilidad al Cambio 2.00 Proceso

Archivo Institucional 2.89 Proceso

Comunicación Interna 2.96 Proceso

Comunicación Externa 3.00 Implementado

Canales de Comunicación 2.69 Proceso


Normas Básicas paras las Actividades de Prevención y Monitoreo

2.47 Proceso

Normas Básicas para el Seguimiento de Resultados

2.81 Proceso

Normas básicas para los Compromisos de Mejoramiento

2.35 Proceso




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4.3 FORTALEZAS, OPORTUNIDADES DE MEJORA, CAUSAS Y ASPECTOS A

IMPLEMENTAR A NIVEL ENTIDAD Las fortalezas, oportunidades de mejora, causas y aspectos a implementar a nivel entidad, se muestran a continuación:

COMPONENTES DE CONTROL INTERNO

FORTALEZAS DEBILIDADES / CAUSAS ASPECTOS A IMPLEMENTAR

Componente 1: AMBIENTE DE CONTROL

Norma 1.1: FILOSOFÍA DE LA DIRECCIÓN

La Unidad de Gestión Educativa Local – UGEL N° 04 muestra interés en el apoyo del establecimiento del control interno, debido a que con fecha 12 de octubre de 2015 firmó el “Acta de Compromiso para la Implementación del Sistema de Control Interno en la UGEL 04”.

Mediante Resolución Nº 1552-2015-UGEL.04 de 5 de marzo de 2015 se designa Comité de implementación de Control Interno de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04 – Comas.

Con Resolución Nº 9874-2015-UGEL.04 del 12 de octubre 2015 se reconforma el Comité de implementación de Control Interno de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04 – Comas.

Reuniones con los jefes de áreas y equipo cada lunes de la semana para realizar coordinaciones. Asimismo, con todos los servidores se reúne cada 15 días,

Si bien la Dirección de la UGEL n° 04 muestra interés en el apoyo del establecimiento y mantenimiento del control interno mediante la suscripción del Acta de Compromiso y además de la reconformación del Comité de Control interno, es necesario: Se elabore y apruebe un plan de

trabajo de implementación del SCI en la UGEL N° 04, en la que se defina la metodología, recursos y un cronograma de actividades.

Faltan que se establezca de manera documentada la asignación de funciones y responsabilidad de los miembros del Comité de Control Interno, considerando los niveles (Nivel Directivo, Nivel Operativo y Nivel Evaluador).

Se carece de un libro de actas del

Comité para la implementación del sistema de control interno legalizado, donde se adjunte todas las actas firmadas en orden

Diseñar y aprobar un Plan de Trabajo de Implementación del SCI en la UGEL N° 04 en la que se defina la metodología, recursos y un cronograma de actividades, considerando la programación de reuniones periódicas para el seguimiento de dicho plan.

Elaborar y aprobar un Reglamento Interno sobre las funciones y responsabilidades de los integrantes del Comité de Control Interno considerando los Niveles (Nivel Directivo, Nivel Operativo y Nivel Evaluador).

Contar con un libro de actas del Comité para la implementación del sistema de control interno legalizado, donde se adjunte todas las actas firmadas en orden cronológico.

Publicar toda la documentación relacionadas a la implementación del Sistema de Control Interno de la UGEL N° 04 en el portal de transparencia de la Entidad.




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para informar sobre la gestión y dar indicaciones a todos los servidores. Además la última semana de cada mes se reúnen para revisar el avance en la ejecución presupuestaria

La Dirección reconoce y promueve los aportes del personal que mejoran el desarrollo de las actividades laborales mediante la normativa existente, tales como el reglamento interno de trabajo.

Cuenta con POI y con evaluaciones trimestrales.

La dirección, las áreas y equipos muestran una actitud positiva para implementar las recomendaciones del OCI.

cronológico.

No se publica toda la documentación relacionadas a la implementación del Sistema de Control Interno de la UGEL N° 04 en el portal de transparencia de la entidad.

Faltan acciones que demuestren

reconocimiento de los aportes del personal para mejorar el desarrollo de sus actividades laborales.

No se demuestra un desarrollo

transparente de las actividades de la entidad, toda vez que no tiene actualizado el portal institucional.

Respecto a decisiones frente a

desviaciones de indicadores de desempeño en la entidad, si bien se reúnen los jefes y la titular de la entidad, no se elaboran actas de los acuerdos adoptados a fin de facilitar su seguimiento.

Causas:

El Comité de Control Interno no ha diseñado un Plan de Trabajo de Implementación del SCI.

Carencia de un documento con funciones y responsabilidad atribuibles al Comité de control Interno.

Realizar acciones que demuestren reconocimiento de los aportes del personal para mejorar el desarrollo de sus actividades laborales.

Mantener actualizado el portal institucional.

Dejar evidencia mediante actas u otros documentos respecto a decisiones frente a desviaciones de indicadores de desempeño, a fin de facilitar su seguimiento.

Norma 1.2: INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS

Si bien la UGEL N° 04 no cuenta con un código de ética propio, viene aplicando la siguiente normativa:

Ley N° 27815 Ley del Código de

Ética de la Función Pública de fecha 12 de agosto de 2002.


PCM de fecha 18 de abril de 2005 que aprueba el Reglamento del Código de Ética de la Función Pública.


2009-PCM del 30 de enero 2005, que aprueba los “Lineamientos para la Promoción de del Código de ética de la Función Pública en las es Públicas del Poder Ejecutivo”.

Así también, la UGEL N° 04 viene

Si bien la Entidad viene aplicando la Ley del Código de Ética de la Función Pública y su reglamento, así como lineamientos y planes anticorrupción del sector Educación, no cuenta con un plan de difusión del Código de Ética que asegure su adecuada apropiación y práctica por todos los servidores y funcionarios de la Entidad.

Las acciones disciplinarias que se toman sobre valoraciones éticas no son debidamente comunicadas en la entidad.

El POI y el PEI de la Entidad señalan valores instituciones que en algunos casos difieren, el POI del año 2015, establece los valores institucionales siguientes: ética, solidaridad, equidad, inclusiva, tolerancia, responsabilidad, respeto, superación; en tanto que el PEI establece a diferencia del POI, los

Elaborar y aprobar un plan de difusión del Código de Ética de la Función Pública, el cual podría incluir o consolidar, entre otros, la siguientes actividades: Comunicaciones periódicas a

través del correo electrónico mediante las cuales, de manera didáctica, se haga de conocimiento y se explique los temas incluidos en el Código de Ética de la Función Pública

Charlas periódicas al personal.

Afiches en lugares de alto tránsito en donde se refuercen los valores y principales normas éticas de la función pública.

Difundir las acciones disciplinarias que se adopten, en especial cuando se traten de sanciones que hayan quedado consentidas.




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aplicando la siguiente normativa sectorial: Resolución Ministerial N° 0412-

2013-ED, que aprueba el Plan Anticorrupción del Ministerio de Educación.

Resolución Ministerial 0413-2013-ED, que aprueba los “Lineamientos de política sectorial para prevenir y enfrentar la corrupción en el sector educación”.

Mediante Resolución Directoral UGEL 04 Nº 765, del 28 de febrero de 2011, se aprobó el Reglamento Interno de Trabajo de la UGEL N° 04.

Mediante Resolución Directoral N° 04775-2015-UGEL.04, se designó al Sr. Eliseo Segundo Welsel Miranda como responsable de Transparencia de la entidad.

Mediante Decreto Supremo N° 042-2011-PCM y Decreto Supremo N° 0261-2014-PCM, se aprobó la implementación del Libro de Reclamaciones.

La Entidad emplea y difunde el código de ética de la función pública, difusión que es reforzada con capacitaciones realizadas por el Ministerio de Educación.

La percepción de los servidores es que la dirección demuestra un comportamiento ético, poniendo en práctica los lineamientos de conducta de la entidad.

valores siguientes: puntualidad, perseverancia, honestidad, identidad, flexibilidad y lealtad.

Causa:

No se cuenta un servidor encargado de la difusión, revisión y actualización de las normas referidas al cumplimiento de los valores éticos e institucionales.

Uniformizar los valores institucionales en el POI y PEI.

Norma 1.3: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA

Con Resolución Ministerial N°

518-2012-ED de fecha 19 de diciembre de 2012 se aprobó el Plan Estratégico Sectorial Multianual 2012-2016 (PESEM 2012-2016) del Sector Educación.

Con Resolución Ministerial N° 0316-2011-ED de fecha 19 de Julio de 2011 se aprobó el Plan Estratégico de Gobierno Electrónico (PEGE) 2011-2015 del Ministerio de Educación.

Con Resolución Ministerial Nº 191-2011-ED de fecha 17 de mayo de 2011 se aprobó el Plan estratégico de Tecnologías de la

Si bien la UGEL N° 04 cuenta con un Plan Estratégico Institucional y un Plan operativo Institucional, la evaluación de dichos planes no se encuentran publicados en el portal de Transparencia de la entidad.

No cuenta con un Procedimiento Interno aprobado para el seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional (PEI) de la UGEL N° 04.

No tiene un plan de contingencias de tecnologías de información.

Publicar las evaluaciones del Plan Operativo institucional (POI) de la UGEL N° 04 en el portal de Transparencia de la entidad.

Elaborar y aprobar un procedimiento interno para la evaluación del Plan Estratégico Institucional (PEI), que considere la evaluación anual del mismo, así como su publicación en el portal de transparencia de la entidad.

Elaborar un plan de contingencias de tecnologías de información.




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Información y comunicaciones – PETI” del Ministerio de Educación.

Con Resolución Directoral N° 001350-2014-UGEL.04 de fecha 6 de Marzo de 2014 se aprobó el Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2014 de la UGEL N° 04.

Con Resolución Directoral Nº

002127- 2015-UGEL.04 de fecha 17 de marzo de 2015 se aprobó el Plan Operativo Institucional (POI) 2015 de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04.

Con Resolución Suprema N° 001-200-ED se aprobó el “Proyecto Educativo Nacional al 2021: La Educación que queremos para el Perú”.

La Dirección ha difundido y es de conocimiento general la visión, misión, metas y objetivos estratégicos de la entidad.

La Dirección asegura que todas las áreas o dependencias formulen, implementen y evalúen actividades concordantes con su plan operativo institucional.

Se realizan evaluaciones trimestrales del POI.

Para la elaboración de los planes estratégico y operativo, se contó con la participación de todas las áreas.

Causa:

No se ha elaborado una propuesta técnica de procedimientos para la el seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional (PEI) 2013-2017 del UGEL Nº 04.

Poca importancia a la seguridad en tecnologías de información.

Norma 1.4: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Con Resolución Ministerial Nº 215-2015. MINEDU de fecha 01 de abril de 2015 se aprobó el Manual de Operaciones de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana.

Con Resolución Directoral Regional Nº 04247-2015-DRELM de fecha 02 de junio de 2015 se aprobó la Conformación de equipos de trabajo de las unidades orgánicas de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana.

Si bien la UGEL N° 04 cuenta con un Manual de Operaciones (MOP) aprobado por el Ministerio de Educación donde establece los procesos estratégicos, operacionales y de soporte, la entidad no cuenta con un manual de procesos donde se detalle los procedimientos e instructivos a seguir por cada uno de ellos, así como los responsables encargados de su ejecución.

Falta personal para implementar el MOP y los equipos de trabajo.

Si bien el Manual de Operaciones refleja los procesos que debe realizar la entidad, los otros documentos normativos no están actualizados y tampoco alineados

Coordinar con el Ministerio de Educación, a través de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana la elaboración de manual de procesos, a partir del Manual de Operaciones aprobado, donde se establezcan los flujogramas, procedimientos e instructivos, así como a los responsables de su ejecución, a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

Tramitar mayor presupuesto para la contratación de personal a fin de implementar el manual s de operaciones y los equipos de trabajo.

Coordinar con el Ministerio de Educación, a través de la Dirección




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con este manual, por ejemplo el PAP y CAP, cuya aprobación depende del Ministerio de Educación.

Debido a la aprobación del MOP, el MOF ya no es aplicable, por lo que los cargos y funciones de los mismos no se encuentran alineados al MOP. Su similar es el Manual de Perfiles de Puestos, el cual se encuentra pendiente de elaboración y aprobación por el MINEDU.

Regional de Educación de Lima Metropolitana la elaboración de manual de perfiles de puestos.

Norma 1.5: ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Mediante Resolución Directoral

UGEL 04 Nº 765-2011-UGEL04, del 28 de febrero de 2011 se aprobó el Reglamento Interno de Trabajo de la UGEL N° 04.

La entidad cuenta con procedimientos para la inducción, formación y evaluación del personal administrativo.

A partir del año 2015 se ha

iniciado con la implementación del Plan de formación y capacitación de personal – PDP.

Si bien la UGEL N° 04 cuenta con una escala remunerativa, ésta no se encuentra actualizada de acuerdo al Manual de Operaciones (MOP) aprobado.

La UGEL N° 04 no cuenta con un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo implementado, según lo dispuesto por la Ley N° 29783.

Si bien la UGEL N° 04 cuenta con un Reglamento Interno de Trabajo, este no se encuentra actualizado de acuerdo a la Ley N° 30057 y su reglamento.

Los procedimientos para la inducción, formación y evaluación del personal administrativo no se encuentran actualizados en relación a la implementación del MOP en la UGEL. Asimismo no se ha dispuesto su obligatoriedad al inicio de labores del personal.

Las diversas dependencias de la UGEL no cuentan con la cantidad de personal necesario para el cumplimiento de las actividades que establece el Manual de operaciones.

No se han establecido mecanismos que aseguren que el PDP responda a la necesidad de capacitación de las diversas dependencias así como mecanismos para la evaluación de su cumplimiento y difusión.

Promover, a través de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana, la actualización de la escala remunerativa de la UGEL N° 04 de acuerdo al Manual de Operaciones (MOP).

Implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en la UGEL N° 04, de acuerdo a lo establecido en la Ley N° 29783, a fin de garantizar el bienestar físico y mental de los trabajadores de la entidad.

Actualizar el Reglamento Interno de Trabajo de la UGEL N° 04 de acuerdo a lo establecido a la Ley N° 30057 y su reglamento.

Actualizar los procedimientos para la inducción, formación y evaluación del personal administrativo, en relación a la implementación del MOP en la UGEL; disponiendo su obligatoriedad al inicio de labores del personal.

Tramitar mayor presupuesto para la contratación de personal para las diversas dependencias de la UGEL a fin que cuenten con la cantidad de personal necesario para el cumplimiento de las actividades que establece el Manual de operaciones.

Establecer mecanismos que aseguren que el PDP responda a la necesidad de capacitación de las diversas dependencias así como procedimientos para la evaluación de su cumplimiento y difusión.




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Norma 1.6: COMPETENCIA PROFESIONAL

Los Jefes de las áreas de Administración, Recursos Humanos y Planificación y Presupuesto, así como el jefe del equipo de Logística, pertenecen al cuerpo de Gerentes Públicos designados por SERVIR, lo cual contribuye para que la UGEL 04 cuente con funcionarios con capacidades de dirección y gerencia que asegure la continuidad de políticas adoptadas.

El titular, funcionarios y demás servidores son conocedores de la importancia del desarrollo, implantación y mantenimiento del control interno.

Si bien la UGEL N° 04 cuenta con un Manual de Operaciones, aún no cuenta con un Manual de Perfiles de Puestos, de acuerdo a la Directiva N° 001-2013-SERVIR/GDSRH “Normas para la Formulación del Manual de Perfiles de Puestos (MPP)”, aprobado con Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 161-2013-SERVIR/PE.

Elaborar y aprobar el Manual de Perfiles de Puestos (MPP) de la UGEL N° 04 en cumplimiento a las disposiciones establecidas en la Directiva N° 001-2013-SERVIR/GDSRH “Normas para la Formulación del Manual de Perfiles de Puestos (MPP)”, aprobado con Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 161-2013-SERVIR/PE. La misma que debe considerar: Identificación del Puesto. Misión del Puesto. Funciones del Puesto. Coordinaciones Principales. Requisitos del Puesto. Habilidades y Competencias.

Norma 1.7: ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Con Resolución Ministerial Nº 215-2015. MINEDU de fecha 01 de abril de 2015 se aprobó el Manual de Operaciones de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana.

Mediante Resolución Directoral Nº 08320-2014-UGEL.04 de fecha 31 de diciembre de 2014, se aprobó la delegación de facultades administrativas para el año 2015 al Jefe del Área de Gestión Administrativa, Infraestructura y Equipamiento de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04.

Si bien la UGEL N° 04 cuenta con un Manual de Operaciones donde se establecen las funciones de las áreas de la entidad, no cuenta con un Manual de procesos que considere la documentación de las actividades y tareas que realiza la entidad.

Causa:

Falta de un Manual de Procesos, Flujogramas, Fichas Descriptivas y procedimientos.

Elaborar y aprobar un Manual de Procesos que considere la documentación de las actividades a través de flujogramas, fichas descriptivas y procedimientos, en donde se incluya lo siguiente:

Objetivo del proceso. Dueño del proceso. Actividades de inicio y fin. Actividades secuenciales del

proceso. Responsables que participan en

el proceso (preparadores, registradores, revisores, aprobadores).

Productos de entrada y salida. Información (reportes) que fluye

en el proceso. Sistemas que se utilizan. Riesgos inherentes al proceso y

controles existentes que ayuden a mitigarlos.

Norma 1.8: ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

La UGEL cuenta con un Órgano de Control Institucional (OCI), el cual es responsable de ejecutar el control de las actividades de gestión de la Unidad de Gestión Educativa Local N° 04, según sus planes anuales y de ejecución de labores de control, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley N° 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y la Contraloría General de la República.

Si bien los órganos que conforman el Sistema Nacional de Control han emitido recomendaciones a la UGEL N° 04, la entidad no cuenta con mecanismo de control que les permita conocer el estado actual de la implementación de dichas recomendaciones.

El Jefe del OCI no es personal de la Contraloría, situación que podría interferir con su independencia y adecuada labor de control.

Implementar un mecanismo que permita conocer el estado actual del total de recomendaciones emitidas por los órganos que conforman el Sistema Nacional de Control. Posterior a ello, elaborar y aprobar un cronograma de levantamiento de observaciones y/o implementación de recomendaciones, consignando la actividad a realizar, el responsable y el plazo de culminación de la actividad. Remitirlos a las diversas unidades orgánicas solicitando que se




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El Órgano de Control Institucional (OCI) ejecuta servicios de control simultáneo y posterior, producto de los cuales se emiten informes, los mismos que contienen recomendaciones que contribuyen al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.

Una vez al año el OCI evalúa periódicamente el sistema de control interno de la entidad, lo cual puede contribuir para que la entidad conozca el grado de su implementación del SCI y efectúe un adecuado seguimiento

implementen dentro del plazo exigido.

Solicitar la Contraloría General de la Republica el fortalecimiento del órgano de control institucional.

Componente 2: EVALUACIÓN DE RIESGOS

Norma 2.1: PLANEAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Fortaleza no identificada.

La UGEL N° 04 no ha designado un Comité de Riesgos.

La UGEL N° 04 no cuenta con políticas ni lineamientos para la administración de los riesgos.

La UGEL N° 04 no cuenta con un Plan de Administración de Riesgos, donde incluya las actividades de identificación, valoración, respuesta, monitoreo y documentación de los 5 grupos de riesgos (estratégicos, operativos, financieros, de cumplimiento y de tecnología).

Conformar el Comité de Riesgos mediante Resolución Directoral y capacitarlos periódicamente en materia de riegos y controles.

Elaborar políticas y lineamientos para la administración de los riesgos de la UGEL N° 04, así como difundirlos apropiadamente en la entidad.

Elaborar y aprobar el Plan de Administración de Riesgos, con participación de las diversas Áreas, adoptando el marco integrado de control interno COSO, el cual identifica 5 grupos de riesgos (estratégicos, operativos, financieros, de cumplimiento y de tecnología) a ser administrados. Dicho Plan deberá comprender la identificación, valoración, o respuesta, monitoreo y documentación de los riesgos de la entidad; así como los responsables y plazos de culminación de las actividades definidas.

Norma 2.2: IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS

El Equipo de Trámite Documentario y Archivo ha elaborado un Diagnóstico del estado del archivo institucional

Las Áreas y Equipos vienen identificado los riesgos a partir de la realización diaria de sus actividades, sin embargo no son documentadas, así como dicha identificación no se realiza siguiendo una metodología aprobada.

La UGEL N° 04 no ha identificado los riesgos a los que está expuesto la entidad, que podrían afectar el normal desarrollo de sus procesos.

La UGEL N° 04 no cuenta con una metodología para la identificación de riesgos en la entidad, que considere los 5 grupos de riesgos (estratégicos, operativos, financiero, de cumplimiento y de tecnología).

Causa:

Establecer una metodología para la identificación de riesgos de la UGEL N° 04, que considere los 5 grupos de riesgos (estratégicos, operativos, financiero, de cumplimiento y de tecnología). Dicha metodología podría contemplar las siguientes técnicas: Tormenta de ideas. Técnica Delphi (metodología para

buscar consensos entre los responsables de gestionar el riesgo);




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Falta de adopción de los lineamientos de la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno para las Entidades del Estado.

Cuestionario y/o encuestas; Entrevistas; Análisis de fortalezas y

debilidades, oportunidades y amenazas;

Diagramación Ishikawa para la identificación de las causas de los riesgos;

Preparación de matrices de inventario de riesgos (Matriz de riesgos y controles), donde se listen los riesgos.

Posterior a ello, identificar los riesgos a los que está expuesto la entidad, a fin de contar con un inventario de riesgos debidamente documentado.

Norma 2.3: VALORACIÓN DE LOS RIESGOS

Fortaleza no identificada.

La UGEL N° 04 no cuenta con una metodología para la valoración de riesgos, mediante la cuantificación de la probabilidad de ocurrencia y del impacto de cada riesgo sobre los procesos y actividades de la entidad.

Causa:

Falta de adopción de los lineamientos de la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno para las entidades del estado.

Establecer una metodología para la valoración de los riesgos identificados mediante la cuantificación de la probabilidad de ocurrencia y del impacto de cada riesgo sobre los procesos y actividades de la entidad.

Norma 2.4: RESPUESTA AL RIESGO

La Dirección, Áreas y Equipos de la UGEL 04 han establecido acciones de respuesta ante los riesgos identificados a partir de la realización diaria de sus actividades, sin embargo estas no han seguido una metodología establecida ni han sido documentadas.

La UGEL N° 04 no cuenta con procedimientos para adoptar las acciones necesarias de respuesta ante los riesgos evaluados.

La UGEL 04 no ha definido lineamientos para efectuar el seguimiento periódico de los controles desarrollados con respecto a los riesgos.

La UGEL 04 no ha establecido estrategias de respuesta ante los riesgos identificados y valorados.

La UGEL 04 no ha establecido criterios para realizar el análisis costo - beneficio, así como para evaluar el efecto sobre la probabilidad y el impacto del riesgo de los controles a implementar en respuesta a los riesgos identificados.

Definir la estrategia de respuesta de los riesgos identificados y valorados, eligiendo una de las siguientes para cada uno de los riesgos:

Evitar el riesgo. Reducir o mitigar el riesgo. Compartir o transferir el riesgo. Asumir el riesgo.

Establecer las acciones necesarias (controles) para afrontar los riesgos evaluados, el cual debería comprender el análisis costo/beneficio de las mismas. Asimismo se debería incluir una evaluación del riesgo residual, luego de la determinación de las acciones a seguir para administrar los riesgos.

Realizar seguimiento a las actividades de control definidas para




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Causa:

Falta de adopción de los lineamientos de la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno para las entidades del estado..

los procesos, no solo focalizándose en la evaluación de la vulnerabilidad del riesgo, si no también, a través de actividades tales como: Observación de la ejecución del control, inspección a los responsables que ejecutan los controles clave, análisis de los resultados, conciliaciones y reportes a las instancias involucradas, con la finalidad de rediseñar las actividades de control que no cumplan con los objetivos de mitigación trazados.

Documentar el proceso de respuesta a los riesgos, identificando la valoración de los riesgos identificados, las acciones a seguir determinadas, las actividades de control establecidas, el riesgo residual y los responsables de la implantación de las acciones a seguir. Esta documentación se debería realizar en cuadros de riesgos y controles descrita en la recomendación.

Componente 3: ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL

Norma 3.1: PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN

El Ministerio de Educación aprobó el Manual de Operaciones de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana que entró en vigencia en el año 2015, y establece cuales son los procesos estratégicos, operativos y de soporte de la UGEL Nº 04.

Cuenta con Manual de Procedimientos administrativos, Manual de Organización y Funciones (MOF) y Texto Único de Procedimientos administrativos.

Si bien la UGEL Nº 04 cuenta con el Manual de Operaciones, los procesos y sub procesos no se encuentran debidamente documentados en diagramas que establezcan el responsable, frecuencia, evidencia y ejecución de dichos procedimientos de autorización y aprobación, asimismo, el MOF, procedimientos y directivas internas, se encuentran desactualizadas.

En coordinación con el MINEDU, promover la elaboración y aprobación de diagramas de flujo de cada proceso y sub proceso a cargo de la UGEL Nº 04, así como el Manual de Procesos (MAPRO) a fin de documentar los procesos, subprocesos y procedimientos de los órganos de línea, administrativos y de asesoramiento; incluyendo como mínimo lo siguiente: Objetivo del proceso. Dueño del proceso. Actividades de inicio y fin. Actividades secuenciales del






Señalamiento de actividades o puntos críticos.




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Norma 3.2: SEGREGACIÓN DE FUNCIONES

El Manual de Operaciones establece algunos equipos de trabajo para actividades expuestas a riesgos de error o fraude.

La UGEL Nº 04, para el proceso de Gestionar los servicios logísticos, ha delegado funciones al Jefe de área de gestión administrativa, Infraestructura y equipamiento, a través de una Resolución Directoral así como a la secretaria de la Oficina de Abastecimiento, Asistente en procesos de selección, asistente administrativa de almacén, profesional de contrataciones públicas, asistente en SIGA, encargado de seguimiento contractual, técnico en seguimiento de consumo de servicios básicos de las IIEE y sede institucional, especialista en SIGA –MEF presupuesto, a través de Memorándums.

Si bien en el MOP se establecen equipos de trabajo para actividades expuestas a riesgos, la UGEL Nº 04 no ha documentado una apropiada segregación de funciones para cada uno de los procesos críticos o expuestos a riesgos de error o fraude.

No se han realizado Matrices de segregación de funciones de los procesos claves de la UGEL Nº 04.

No se cuenta con un reporte de rotación de personal de puestos susceptibles a riesgo de fraude.

Mientras se aprueba la normativa que regule la segregación de funciones, la Dirección de la UGEL Nº 04 debe promover que en los demás procesos se asignen funciones ya sea a través de Resoluciones Directorales o Memorandos al igual que en el caso del Proceso para Gestionar servicios logísticos.

Elaborar cuadros donde se observe la segregación de funciones de los procesos claves de la UGEL Nº 04, las cuales deberán considerar los siguientes criterios:

Autorización, Procesamiento, Revisión, Control, Custodia, Registro de operaciones y Archivo de la documentación.

Establecer y aprobar procedimientos internos para la rotación periódica del personal asignado a puestos susceptibles a riesgos; (manejo de dinero o bienes, conciliaciones bancarias, ajustes de inventarios, entre otros).

Norma 3.3: EVALUACIÓN COSTO-BENEFICIO

No se ha identificado fortalezas

y/o normas internas que regulen este aspecto de control interno de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno – SCI.

La UGEL Nº 04 no evidencia haber analizado si el costo de los controles establecidos para sus actividades están alineados a los resultados esperados (beneficios), y tampoco se toma en cuenta que el costo de establecer un control no supere el beneficio a obtener.

Elaborar y aprobar procedimientos internos para evaluar el costo/beneficio de los controles establecidos en los procesos críticos de la UGEL Nº 04. Previo a la implementación de dichos procedimientos se deberá contemplar entre otros, lo siguiente:

Identificar y cuantificar los costos

de los controles claves. Cuantificar los beneficios de cada

control clave.

Norma 3.4: CONTROLES SOBRE EL ACCESO A LOS RECURSOS O ARCHIVOS

La UGEL N° 04 cuenta con las siguientes disposiciones internas y externas que regulan el acceso a los recursos o archivos de la entidad: Directiva N° 002-2015-

UGEL04/D-AGAIE "Normas para la administración del fondo fijo para caja chica UGEL 04 para el año 2015.

No se cuenta con procedimientos internos aprobados para el control de los recursos o archivos, tales como:

Normas de Seguridad Interna. Procedimiento para la

Administración y custodia de los bienes de Almacén.

Procedimiento para la administración y custodia del Activo Fijo.

Elaborar y aprobar procedimientos internos para el control de los recursos o archivos, tales como:

Normas de Seguridad Interna. Procedimiento para la

Administración y custodia de los bienes de Almacén.

Procedimiento para la administración y custodia del Activo Fijo.




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Directiva N° 007-2015/DUGELN°04/OTD/ARCH "Directiva sobre protección del patrimonio documental de la UGEL N° 04".





Directiva N° 004-2015-MINEDU/SPE-OTIC "Directiva para la administración de los recursos informáticos del Ministerio de Educación".

Normas y procedimientos para la gestión del proceso de distribución de materiales y recursos educativos para las instituciones educativas y programas educativos públicos y centros de recursos educativos.

Procedimiento para la administración y custodia de valores y cartas fianzas.

Procedimiento para la administración y actualización de los legajos de personal.

Procedimiento para la asignación, devolución y reposición de equipos de telefonía móvil.

Procedimiento para la administración y custodia de valores y cartas fianzas.

Procedimiento para la administración y actualización de los legajos de personal.

Procedimiento para la asignación, devolución y reposición de equipos de telefonía móvil.

Norma 3.5: VERIFICACIONES Y CONCILIACIONES

Las unidades orgánicas de la UGEL Nº 04 periódicamente llevan a cabo verificaciones y conciliaciones sobre la ejecución de ciertas actividades (verificación de los saldos de las cuentas antes de emitir los estados financieros, conciliaciones bancarias, seguimiento presupuestal, arqueos de fondos fijos, inventarios físicos, control y revisión de papeletas, etc.).

EL Manual de Operaciones aprobado con RD UGEL Nª 04 Nª 1128 establece mecanismos para verificación y opinión sobre disponibilidad de infraes para la apertura de IIEE privadas, registro y control de licencias por salud, actualización de inventario físico, Control y revisión de papeletas, Revisión de los libros cajas de las IE

Las verificaciones se realizan en mérito a la normativa general sin haberse establecido normativa interna que contemple un inventario de verificaciones y conciliaciones que se deben ejecutar en los procesos críticos (por ejemplo: Conciliaciones bancarias, arqueos de fondos, inventarios físicos, y otros).

No se cuenta con un procedimiento interno para las conciliaciones y verificaciones contables, sin embargo éstas se realizan de acuerdo a prácticas y usos aplicados en la contabilidad gubernamental.

No se ha implementado un área de control previo administrativo para el trámite de los expedientes de pago.

El Manual de Procedimientos

Elaborar y aprobar una lista de verificaciones y conciliaciones que sean necesarias realizar sobre los registros de los procesos críticos de la Entidad. Dichas verificaciones deberían ser ejecutadas periódicamente (semanal, mensual, trimestral, semestral y anual) por los responsables de los procesos críticos.

Elaborar y aprobar un procedimiento interno para las conciliaciones y verificaciones contables.

Implementar un área de control previo administrativo para el trámite de los expedientes de pago.

Gestionar la implementación del Manual de Operaciones, incluyendo procedimientos, actualizando asi el implementación del Manual de Operaciones, incluyendo




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Administrativos no se encuentra actualizado con relación al MOP.

procedimientos administrativos, actualizando así el manual de procedimientos administrativos, que actualmente no tienen concordancia con el MOP.

Norma 3.6: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Cuentan con POI Y PEI aprobados.

Cuenta con un Procedimiento Interno aprobado para el seguimiento y evaluación del Plan Operativo Institucional (POI) de la UGEL Nº 04

Se realiza Evaluación trimestral del plan operativo institucional.

Si bien se realiza evaluaciones al Plan Operativo Institucional (POI), sin embargo estas no se han publicado en el portal de Transparencia.

No se ha realizado la evaluación del PEI 2014-2018 de la UGEL Nº 04.

No cuenta con un Procedimiento Interno aprobado para el seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2018 de la UGEL Nº 04.

Cumplir con la difusión y comunicación de las Evaluaciones del Plan Operativo Institucional (POI) 2015 de la UGEL Nº 04 a través del Portal de Transparencia

Realizar la Evaluación Anual del Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2018 de la UGEL Nº 04, la misma que debe ser difundida a través del Portal de Transparencia de la UGEL.

Elaborar y aprobar un Procedimiento Interno el seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2018 de la UGEL Nº 04, a fin de garantizar el cumplimiento de las metas y objetivos trazados.

Norma 3.7: RENDICIÓN DE CUENTAS

La UGEL N° 04 cuenta con las siguientes disposiciones internas y externas que regulan el acceso a los recursos o archivos de la entidad: Directiva N° 002-2015-

UGEL04/D-AGAIE "Normas para la administración del fondo fijo para caja chica UGEL 04 para el año 2015.

La UGEL N° ha designado a un responsable del Libro de Reclamaciones.

La UGEL Nº 04 no cuenta con procedimientos y directivas para la rendición de cuentas como: Procedimiento para el uso del

Libro de Reclamaciones Directiva que establece el

Procedimiento para la Entrega y Recepción de cargo de Funcionarios y Servidores Públicos.

Directiva de Control Previo para el trámite de expedientes de pago por la adquisición de bienes y/o contratación de servicios

Elaborar y aprobar procedimientos internos que considere las formas principales de rendición de cuentas, tales como: Rendición de cuentas financieras;

es aquella obligación del funcionario de responder por el manejo de recursos o bienes públicos. Generalmente a través de auditorías, memorias u otros informes financieros y presupuestarios.

Rendición de cuentas gerencial; es aquella obligación que asume el funcionario sobre como gastaron los fondos y si lograron los objetivos previstos. Generalmente a través de rendiciones de viáticos, encargos, balances anuales.

Norma 3.8: DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS

La UGEL Nº 04 cuenta con los siguientes documentos de procesos, actividades y tareas: - Manual de Operaciones

- Manual de Procedimientos.

- Directiva Nº 003-2015-UGEL

Cuentan con Manual de Operaciones; sin embargo, las actividades y tareas de la Entidad no se encuentran definidas, establecidas ni documentadas.

No se cuenta con un procedimiento interno de revisión y actualización de los procedimientos existentes.

Proponer a través de la DRELM la aprobación de un instrumento que documente las actividades y tareas que comprenden cada proceso y sub proceso contenido en el Manual de Operaciones, incluyendo como mínimo lo siguiente: Objetivo del proceso.




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Nº 04/D-JAGAIE-EA "Procedimiento para la contratación de bienes y servicios iguales o inferiores a tres (03) Unidades Impositivas Tributarias en la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 04".

- Norma Técnica denominada

“Normas para la Selección y Contratación de Docentes Fortaleza y Acompañantes de Soporte Pedagógico para la Implementación de las Acciones de Soporte Pedagógico en las Instituciones Educativas Públicas Polidocentes Completas de Educación Primaria en Áreas Urbanas”.

- Directiva y Manual de


- Orientaciones para la mejora

de la gestión pedagógica territorial a través de las redes educativas en Lima Metropolitana.

- Directiva n.º 020-2012-

MINUDU/SG-OGA-UPE "Normas para la contratación de personal administrativo y profesional para las IE y sedes administrativas de la DRE/UGEL"

- Directiva n.º 008-2014-

UGEL04/D-AGAIE-CP Procedimiento para el alta y baja de los bienes muebles patrimoniales de la sede e instituciones educativas de la jurisdicción de la UGEL 04"

Dueño del proceso. Actividades de inicio y fin. Actividades secuenciales del






Señalamiento de actividades o puntos críticos.

Elaborar y aprobar un procedimiento interno de revisión y actualización de los procedimientos existentes.

Norma 3.9: REVISIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS

No se ha identificado fortalezas y/o normas internas que regulen este aspecto de control interno de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno - SCI.

No se han identificado normas internas que regulen este aspecto de Control Interno de acuerdo a la Guía de Implementación del SCI, es decir no existen controles para la revisión de las actividad y tareas, para detectar si cumplen con las necesidades y expectativas de los usuarios y así poder realizar los cambios y ajustes necesarios de acuerdo con el entorno y exigencias con la demanda y normatividad.

Elaborar y aprobar un procedimiento interno que regule la revisión, actualización y evaluación de los procedimientos, actividades y tareas, que considere los procedimientos de todas las unidades orgánicas de la entidad, en el marco de los procesos y sub procesos establecidos en el Manual de Operaciones, adoptando una metodología para el Ciclo de Mejoramiento de estos considerando los principios de




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modernización establecidos en la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno, tal como sigue: Eliminación de trabas

burocráticas. Eliminación de duplicidad de

actividades. Evaluación de valor agregado. Simplificación del tiempo de los

procesos. Prueba de errores. Eficiencia en la utilización de

equipos. Lenguaje simple. Estandarización, que todos

realicen la misma actividad del mismo modo, todas las veces.

Alianza con proveedores. Implica mejorar el INPUT de sus proveedores.

Mejoramiento de situaciones importantes.

Automatización, sistematización.

Elaborar y aprobar procedimientos internos para la documentación de los procesos y subprocesos, los cuales deben de contemplar lo siguiente: Parámetros de documentación y

de codificación uniforme. Tipos de documentos en la que

se documentará el proceso (mapas, flujogramas, fichas y otros).

Plantillas/matrices de evaluación de la segregación de funciones en cada proceso crítico.

Responsables de la actualización periódica y difusión de los documentos de los procesos.

Norma 3.10: CONTROLES PARA LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES (TIC)

No se ha identificado fortalezas y/o normas internas que regulen este aspecto de control interno de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno - SCI

No cuentan con los siguientes documentos de gestión y control respecto a TIC´s: Plan Estratégico de Gobierno

Electrónico (PEGE) Plan Operativo Informático Plan Estratégico de Tecnologías

de la Información (PETI). Plan de Administración de

Riesgos de TIC´s. Plan de Contingencias y

Seguridad de la Información. Plan de Mantenimiento Preventivo

y Correctivo de los Equipos de Cómputo y Comunicaciones.

Plan de Capacitación de TIC´s a

Elaborar y aprobar los siguientes documentos de gestión y control de TIC´s:

Plan Estratégico de Gobierno

Electrónico (PEGE) Plan Operativo Informático Plan Estratégico de Tecnologías





Plan de Capacitación de TIC´s a




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los Usuarios. Directiva para la Administración de

Software. Normas y Procedimientos para el

Uso de los Recursos Informáticos

No cuentan con procedimientos internos que regule las actividades desarrolladas por la Oficina de Tecnología de la Información, tales como:

Requerimientos de desarrollo o

mantenimiento de software, para el Proceso de Desarrollo.

Inventario técnico de software y hardware.

Claves de acceso a los equipos informáticos.

Acceso a la red y acceso de usuarios a la información.

Seguridad de acceso en la base de datos de la Sede Central.

Seguridad en la sala de servidores y área de soporte técnico.

Control de backup. Generación de archivos de

respaldos. Licencias de software. Uso de Correos electrónicos.

los Usuarios. Directiva para la Administración de

Software. Normas y Procedimientos para el

Uso de los Recursos Informáticos

Elaborar y aprobar procedimientos internos que regule las actividades desarrolladas por la Oficina de Tecnología de la Información, tales como:










Componente 4: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Norma 4.1: FUNCIONES Y CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN

La UGEL Nº 04 de manera general ha clasificado y agrupado su información que es publicada en su portal de transparencia institucional; información que está relacionada a las actividades operativas, financieras y de control, tales como: Datos Generales. Planeamiento y Organización. Información Presupuestal. Información de Personal. Información de Contrataciones. Actividades Oficiales. Información Adicional.

No cuentan con procedimientos internos aprobados que definan las características de la información que se genera (información interna y externa).

No cuenta con un inventario de información o reportes principales manejados por las diversas Direcciones y Oficinas, a fin de organizarla y facilitar su acceso y uso, y cubrir necesidad de información financiera y de gestión.

Causa:

Falta de procedimientos que regulen las funciones y características de la información institucional.

Elaborar y aprobar procedimientos internos que definan las características de la información (interna y externa), tales como: Integridad. Oportunidad. Actualización. Exactitud. Accesibilidad. Racionalidad. Objetividad.

Elaborar y aprobar un inventario de los reportes principales manejados por las diversas áreas del UGEL Nº 04, en el que se indique:

Unidad responsable de la

información. Nombre del reporte o tipo de

información. Características de origen. Frecuencia de emisión.




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Norma 4.2: INFORMACIÓN Y RESPONSABILIDAD

La UGEL Nº 04 emite continuamente reportes de Gestión de acuerdo con las Normas y Directivas vigentes: Reporte del Sistema Integrado

de Administración Financiera (SIAF).

Listado de Procesos de selección de bienes y servicios del SEACE.

Reporte del sistema de planillas.

Asimismo en el UGEL Nº 04 se lleva a cabo una comunicación de tipo: Comunicación descendente:

proviene de las unidades organizativas de mayor nivel jerárquico hacia las de menor nivel jerárquico.

Comunicación lateral: se da

entre unidades organizativas del mismo nivel jerárquico.

Comunicación ascendente:

proviene de las unidades organizativas de menor nivel hacia las de mayor nivel jerárquico.

Designación del señor Eliseo Segundo Wensel Miranda como responsable del portal de Transparencia, con Resolución Directoral N° 04775-2015-UGEL.04, en el marco del Texto Único Ordenado de la Ley N° 27806 “Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública”.

No se cuenta con procedimientos internos aprobados que regule las responsabilidades sobre la información para el cumplimiento de funciones de cada unidad orgánica.

Causa:

Falta de procedimientos específicos que regulen la responsabilidad sobre la información.

Elaborar y aprobar procedimientos internos donde se determine la relación entre la información y responsabilidad que el personal asumirá en su trabajo diario, que incluirá entre otros:

Las necesidades de información

de todos los procesos. La obtención de información y su

clasificación. Implementación de controles

necesarios para el suministro oportuno de la información a las personas competentes.

Dejar constancia de la comunicación de los problemas detectados.

Norma 4.3: CALIDAD Y SUFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN

La información interna y externa que maneja el UGEL Nº 04 a través del portal de transparencia y la página web institucional es útil y confiable, ya que contiene información relacionada con la gestión financiera, presupuestaria, de personal, entre otros.

No se ha diseñado, evaluado o implementado mecanismos que contemplen lineamientos o políticas de control que aseguren la calidad y suficiencia de la información.

Causas:

No existe un procedimiento que regule la oportunidad y responsabilidad de la difusión de la información institucional.

No se ha solicitado el desarrollo de políticas y procedimientos específicos que regulen las

Establecer y aprobar una política de calidad que establezca las obligaciones del personal con respecto a la calidad de la información. Esta política debería contemplar lo siguiente: Desarrollo de un proceso que

evalúa la calidad de la información disponible.

Implementación de una evaluación periódica de las políticas y los procesos, así como los flujos de información entre ellos.

Definición de métricas




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responsabilidades sobre la información.

significativas que permitan analizar y mejorar la calidad de la información, tales como: - Subjetivas (basadas en el juicio

de los usuarios de los datos). - Objetivas independientes de la

aplicación (como corrección). - Objetivas dependientes de la

aplicación (específicas para un dominio determinado).

Norma 4.4: SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La UGEL Nº 04 cuenta con diversos sistemas informáticos que generan información útil para la gestión institucional, tales como: Sistema Integrado de

Administración Financiera (SIAF).

Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA).

Aplicativo del SEACE (Contrataciones del Estado).

Sistema de Trámite Documentario.

AIRHSP (Aplicativo Informático de Recursos Humanos del Sector Público, en el cual se registran a todos los trabajadores que ingresan a la Entidad).

Sistema de Registro y Control de Asistencia.

No cuentan con los siguientes documentos de gestión y control respecto a TIC´s: Plan Estratégico de Tecnologías





No cuentan con procedimientos internos que regule las actividades desarrolladas por el Equipo de Informática, como: Requerimientos de desarrollo o









Si bien es cierto, que las Unidades Orgánicas cuentan con sistemas informáticos para el desarrollo de sus actividades; éstas no se encuentran integradas.

Causas:

Falta de documentos de gestión (PETI).

Falta de procedimientos internos para el Equipo de Informática.

No cuenta con un sistema integral.

Elaborar y aprobar los siguientes documentos de gestión y control de TIC´s:

Plan Estratégico de Tecnologías





Elaborar y aprobar procedimientos internos que regule las actividades desarrolladas por el Equipo de Informática, tales como:










Requerir un sistema informático integral para el desarrollo de las actividades de la entidad, que permita gestionar las actividades administrativas, contables, presupuestales de manera articulada y a tiempo real.




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Norma 4.5: FLEXIBILIDAD AL CAMBIO

Si bien es cierto que el Equipo de Informática realiza coordinaciones con las unidades orgánicas para el mantenimiento de los equipos informáticos y atención a los usuarios de los sistemas de información existentes, no se ha desarrollado políticas o procedimientos relacionados con su adecuación a los cambios tecnológicos, ni a los cambios externos provenientes de usuarios externos, entre otros.

No se ha identificado normas internas aprobadas para la flexibilidad al cambio de sus actividades, procedimientos y controles de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno - SCI.

Causa:

No se ha solicitado el desarrollo de políticas y procedimientos para la revisión periódica y adecuación a los cambios tecnológicos.

Elaborar y aprobar procedimientos internos en donde se establezcan la predisposición de la Entidad para adecuarse a los cambios tecnológicos, así como a los cambios externos provenientes de usuarios externos, entre otros.

Estas deberían considerar lo siguiente: Los recursos tecnológicos

adecuados, junto con las personas idóneas.

Los sistemas de información deberían ser adaptables al UGEL Nº 04.

Los mecanismos para tomar conocimiento de las necesidades, reclamos, opiniones e inquietudes de los usuarios de los sistemas.

Revisiones y rediseños periódicos cuando se detecten deficiencias en su funcionamiento.

Nivele de autorización para realizar cambios.

Constatar periódicamente la relevación de la información para los objetivos del UGEL Nº 04.

Norma 4.6: ARCHIVO INSTITUCIONAL

La UGEL N° 04 cuenta con las siguientes disposiciones internas y externas que regulan el acceso a los recursos o archivos de la entidad: Directiva N° 007-





Cuenta con un Comité Evaluador de Documentos (CED) de la UGEL 04, aprobado con Resolución Directoral N° 7625-

No se cuenta con un procedimiento para la digitalización de la comunicación interna y externa, es decir oficios, memorándums, informes, expedientes, etc.

Elaborar y aprobar un procedimiento para la digitalización de la comunicación interna y externa, es decir oficios, memorándums, informes, expedientes, etc.




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2015-UGEL.04 de fecha 22 de julio de 2015.

Cuenta con un procedimiento para la Eliminación de documentos, Resolución Directoral N° 2819-2015.UGEL 04, que aprueba la Directiva N° 007-2015/DUGEL N°04/0TD/ARCH y Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN/J.

Norma 4.7: COMUNICACIÓN INTERNA

Comunicación Interna a través de reuniones informativas, cursos de capacitación, memorándums, e-mails, entre otros; entre los funcionarios y servidores del UGEL Nº 04.

Directiva n.º 008-2013-MINEDU/SG-OTD "Disposiciones que regulan la gestión documental en el Ministerio de Educación", aprobada con RM Nº 0144-2013-ED de fecha 21 de marzo de 2013.

No cuenta con un ambiente y equipos para reuniones, equipos multimedia, etc.

Causa:

Institucionalmente se han priorizado otros temas que también son importantes; pero actualmente, la sistematización de la información y el tema de las comunicaciones ligado a la imagen de la institución, también necesitan ser fortalecidos.

Implementar un ambiente con equipos para reuniones.

Norma 4.8: COMUNICACIÓN EXTERNA

Portal de Transparencia www.UGEL Nº 04.gob.pe/transparencia la misma que contiene información relacionada a las actividades operativas, financieras y de control; tales como:

Datos Generales. Planeamiento y Organización. Información Presupuestal. Proyectos de Inversión. Información de Personal. Información de Contrataciones. Actividades Oficiales. Información Adicional..

Si bien el UGEL Nº 04 cuenta con un Portal de Transparencia Estándar, éste no consigna documentos de gestión y normativos actualizados; por ejemplo: en el link de datos relacionados al Planeamiento y Organización no se ha publicado información referente a las evaluaciones del POI vigente.

No se identifica una línea abierta de comunicación donde los usuarios puedan aportar información de valor para el diseño y calidad de los productos y servicios brindados.

Causa:

No existe un procedimiento que regule la oportunidad y responsabilidad de la difusión de la información institucional.

Elaborar y aprobar un procedimiento interno para la actualización del Portal de Transparencia del UGEL Nº 04 en el marco de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública - Ley N° 27806. La misma que debe considerar la información a publicar, el período de actualización, la mecánica de actualización y los responsables de la entrega de información.

No se identifica una línea abierta de comunicación donde los usuarios puedan aportar información de valor para el diseño y calidad de los productos y servicios brindados.

Norma 4.9: CANALES DE COMUNICACIÓN

Comunicación Interna a través de reuniones informativas, cursos de capacitación, memorándums, e-mails, entre otros; entre los funcionarios y servidores del UGEL Nº 04.

Si bien el UGEL Nº 04 cuenta con un Portal de Transparencia Estándar, éste no consigna documentos de gestión y normativos actualizados; por ejemplo: en el link de datos relacionados al

Establecer un procedimiento para regular la oportunidad y responsabilidad de la comunicación y difusión de la información institucional, que incluya:

http://www.oefa.gob.pe/transparencia





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Portal de Transparencia www.UGEL Nº 04.gob.pe/transparencia.

Planeamiento y Organización no se ha publicado información referente a las evaluaciones del POI vigente.

Causas:

No existe un procedimiento que regule la oportunidad y responsabilidad de la comunicación y difusión de la información institucional.

- Coordinaciones de las oportunidades de información entre diferentes usuarios de la entidad.

- Establecer formatos adecuados para el análisis de la información.

- Regulaciones al uso del correo electrónico institucional.

Componente 5: SUPERVISIÓN

5.1. NORMAS BÁSICAS PARA LAS ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN Y MONITOREO

Norma 5.1.1. PREVENCIÓN Y MONITOREO

El Manual de operaciones de la UGEL Nº 04 ha establecido procedimientos para cautelar el cumplimiento de diversos procedimientos tal como se señala a continuación:

- Procedimiento para el

monitoreo del envío virtual del censo de matrícula y local escolar.

- Procedimiento para el

monitoreo virtual del resultado del ejercicio educativo.

- Procedimiento para la supervisión, monitoreo y acompañamiento a los directores y docentes de las instituciones educativas.

- Procedimiento para el consolidado de la información de horas efectivas de las instituciones educativas.

No se han desarrollado políticas, manuales, guías y procedimientos internos integrales que regulen las actividades de prevención y monitoreo que deben ser ejercidas por las diversas jefaturas de equipo y de áreas, a fin de considerar expresamente este aspecto de control interno.

Documentar, aprobar y difundir políticas de prevención y monitoreo que son ejercidas por las jefaturas de área y de equipo, sobre las diversas actividades de la UGEL Nº 04, con la finalidad de verificar el adecuado desarrollo del control interno. Dichas políticas de prevención deberían incluir, entre otros, el monitoreo de los siguientes documentos de gestión de la Entidad: Manuales de Políticas y

Procedimientos. Manuales Administrativos. Reglamentos. Instructivos de trabajo. Especificaciones y estándares. Diagramas de flujo. Reportes operativos. Reportes de resultados. Informes de registros de

revisiones internas. Evaluaciones de riesgos. Estudios previos de evaluación

del control interno. Reporte de indicadores.

Norma 5.1.2. MONITOREO OPORTUNO DEL CONTROL INTERNO

Se suscribió el Acta de Compromiso para la Implementación del Sistema de Control Interno en la UGEL Nº 04; asimismo se reconformó su Comité de Control Interno con Resolución Nº 9874-2015-UGEL.04 del 12 de octubre 2015.

Si bien es cierto la UGEL Nº 04 cuenta con un Comité de Control Interno; no existe un reglamento interno que regule el accionar de dicho comité; así como un manual que regule las políticas y procedimientos para una adecuada implementación del Sistema de Control Interno.

Considerar en las actividades del Comité de Control Interno, lo siguiente:

Proponer un reglamento interno

que regule las funciones del comité de control interno.

Elaborar un manual de gestión para el proceso de implementación del sistema de control interno que incluya políticas, metodología, responsables, etc.






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5.2. NORMAS BÁSICAS PARA EL SEGUIMIENTO DE RESULTADOS

Norma 5.2.1. REPORTE DE DEFICIENCIAS

El Órgano de Control Institucional (OCI) emite informes donde se detallan las observaciones detectadas y las recomendaciones propuestas para levantarlas.

No se cuenta con un mecanismo para efectuar el seguimiento de las deficiencias de gestión y de control detectadas por el OCI de la UGEL Nº 04.

Las deficiencias encontradas durante el seguimiento continuo o a través de evaluaciones puntuales no son registradas y comunicadas de manera oportuna, a través de reportes con la finalidad que se tomen acciones correctivas.

Implantar un mecanismo para el seguimiento y control de las deficiencias de gestión y control detectado por el OCI de la UGEL Nº 04.

Elaborar y aprobar un documento que permita, registrar y comunicar de manera oportuna a las áreas involucradas con la finalidad que se tomen acciones correctivas correspondientes

Norma 5.2.2. IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS

No se ha identificado fortalezas y/o normas internas que regulen este aspecto de control interno de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno - SCI

No se cuenta con un registro general de las recomendaciones y mejoras a efectuar; el cual permita que las diversas unidades orgánicas mantengan actualizados dichos registros, siendo éstos a su vez supervisados.

No cuenta con un plan de mejoramiento, que permita ordenar todas las mejoras y recomendaciones y poder a su vez monitorear y conocer, en un tiempo determinado, la situación en que se encuentran la implementación y el seguimiento de las medidas correctivas.

Elaborar y aprobar un formato estándar para documentar el Plan de Mejoramiento. Dicho formato podría incluir:

Análisis de las causas de cada

debilidad reportada. Lista de posibles acciones que

permitirían subsanar las debilidades detectadas.

Análisis de la viabilidad de cada acción en tiempo, costo, apoyo político, proveedores, recursos técnicos, entre otras.

Selección de las acciones factibles de implementar.

5.3. NORMAS BÁSICAS PARA LOS COMPROMISOS DE MEJORAMIENTO

Norma 5.3.1. AUTOEVALUACIÓN

Las autoevaluaciones realizadas por la UGEL Nº 04 son la de Gestión: Plan Operativo Institucional (POI).

Si bien es cierto la UGEL Nº 04 realiza Autoevaluación de Gestión a nivel POI, no existe procedimientos de autoevaluación de Control y Gestión a todas las Unidades Orgánicas, bajo el enfoque de procesos.

No se ha evidenciado reporte de cumplimiento de medidas correctivas derivadas de recomendaciones de informes de auditoría interna y externa.

Elaborar y aprobar procedimientos internos de autoevaluación de Control y gestión aplicables a todas las Unidades Orgánicas y a los procesos de la UGEL Nº 04 para medir la efectividad de los controles a nivel Entidad y de Procesos.

Elaborar y aprobar un formato de reporte de cumplimiento de medidas correctivas derivadas de recomendaciones de informes de auditoría interna y externa.

Norma 5.3.2. EVALUACIONES INDEPENDIENTES

No se ha identificado fortalezas

y/o normas internas que regulen este aspecto de control interno de acuerdo a la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno – SCI.

No se realiza un adecuado seguimiento a la implementación de recomendaciones efectuadas por parte del OCI, la CGR o la SOA.

Elaborar y aprobar un formato de reporte de evaluación y seguimiento de recomendaciones derivadas de auditorías internas y auditorías externas designado por la Contraloría General de la República,




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dicho reporte deberá consignar los siguiente:

Tipo de auditoría. Período auditado. Nombre de la Sociedad de

Auditoría. Número de informe. Numero de recomendaciones. Situación actual.

Elaborar y aprobar procedimientos que regulen funciones específicas del comité de cautela designados por la Entidad, con la finalidad de supervisar el cumplimiento contractual de las auditorías externas designadas por la Contraloría General de la República.

Fuente: Documentación proporcionadas por las áreas de la UGEL N° 04 y recopilada por C&SIG CONSULTORES S.A.C., de acuerdo a las técnicas establecidas en la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno.

4.4 FORTALEZAS, OPORTUNIDAD DE MEJORA Y ASPECTOS A IMPLEMENTAR

POR PROCESO Como parte de la metodología para la elaboración del Diagnóstico del Sistema de Control Interno de la UGEL N° 04, se ha evaluado las disposiciones internas, externas y buenas prácticas por cada proceso, a fin de identificar las fortalezas, debilidades y aspectos a implementar por proceso, según se muestra en el siguiente cuadro:

PROCESO: GESTIONAR LA PLANIFICACIÓN EDUCATIVA LOCAL

COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL

FORTALEZAS OPORTUNIDADES DE MEJORA ASPECTOS A IMPLEMENTAR

Se aplican prácticas y procedimientos que han sido comunicados verbalmente a los responsables, estas prácticas y procedimientos están basados en normas del sector, tales como en el diseño curricular, ley general de educación, ley de la reforma magisterial, orientaciones para el año escolar; por ello el personal conoce las actividades o procedimientos que involucran al proceso.

Cuenta con el Manual de Operaciones que ha descrito el proceso así como sus salidas o productos.

Se aplican políticas y procedimientos documentados para la utilización y protección de archivos o recursos y el acceso a los mismos quedan evidenciados en documentos tales como

Se carece de un mapeo del proceso y no se ha establecido el dueño del proceso.

En coordinación con el MINEDU realizar el mapeo del proceso, precisando dueño del proceso, controles, entradas y salidas, entre otros aspectos.

No cuenta con procedimientos definidos en manuales y directivas, que regulen el proceso.

Elaborar y aprobar manuales y/o directivas que regulen los procedimientos que forman parte del proceso.

Los cargos y funciones establecidos en el MOF y CAP no son concordantes con el Manual de Operaciones que estableció y describió el presente proceso, su similar es el Manual de Perfiles de puestos, cuya aprobación depende del MINEDU.

En coordinación con el MINEDU, elaborar y aprobar el manual de perfiles de puestos que tengan a cargo la ejecución del proceso.

No se realiza rotaciones periódicas, por no ser una práctica de la Entidad y por no haberse determinado puestos susceptibles a riesgos de fraude en el presente proceso.

Evaluar y determinar los puestos susceptibles a riesgos de error o fraude, en el presente proceso, a fin de establecer una política de rotación.




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recibos, actas, entre otros.

Los documentos internos que genera y reciben están debidamente numerados y registrados en un sistema de trámite y los documentos son archivados y custodiados.

Se han implementado redes educativas para la gestión pedagógica territorial.

Se realizan evaluaciones trimestrales del plan operativo institucional que incluye indicadores relacionados con la planificación educativa, según procedimiento administrativo para tal fin.

No se ha establecido mecanismos para determinar el costo de los controles que se puedan implementar para las actividades del proceso, por tanto no se puede evaluar si el costo de un control supera el beneficio que se pueda obtener.

Evaluar la necesidad de establecer controles para las actividades del proceso, cuidando que el costo de un control no supere el beneficio que se pueda obtener.

Las verificaciones que se realizan sobre la ejecución del proceso, actividades y tareas es limitada, así como las comparaciones de los resultados con los registros del proceso, utilizando distintas fuentes son casi nulas.

Establecer un mecanismo para realizar la verificación de la ejecución del proceso, actividades y tareas, que incluyan comparaciones de los resultados con los registros del proceso, utilizando distintas fuentes.

En el POI no se puede identificar claramente indicadores que correspondan a este proceso, ya que el Manual de Operaciones entro en vigencia después de aprobado el POI.

Elaborar un POI que identifique claramente los indicadores que corresponden este proceso.


COMPONENTE: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN


Realizan buenas prácticas para seleccionar, analizar, evaluar y sintetizar la información gerencial para la toma de decisiones.

La información interna y externa que manejan en el proceso es útil en el desarrollo de sus actividades.

Se cuenta con redes educativas para fortalecer la comunicación con las instituciones educativas.

Como política se ha estandarizado una comunicación interna de documentos como memorándums e informes y como medios de comunicación externa: paneles informativos en los ambientes del Equipo de Tramite Documentario y Archivo, así como boletines y avisos en el portal web institucional, ayudando en el flujo de información clara y oportuna.

No se han definido niveles para el acceso del personal al sistema de información gerencial, tampoco las necesidades de información del proceso y mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información

Establecer los niveles para el acceso del personal, al sistema de información gerencial, determinando las necesidades de información del proceso y los mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la misma.




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COMPONENTE: SUPERVISIÓN


Se tienen procedimientos para la evaluación de los aprendizajes.

Cuando se presentan mejoras se implementan para mejorar los procesos y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias.

Cuando se detectan deficiencias se comunican con prontitud a los responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección.

Las acciones de supervisión y monitoreo para conocer oportunamente si se están efectuando las labores de acuerdo a lo establecido son insuficientes.

Establecer procedimientos de supervisión y monitoreo para conocer oportunamente si se están efectuando las labores de acuerdo a lo establecido.

La autoevaluación realizada al plan operativo institucional no propone planes de mejora a fin que sean ejecutados posteriormente.

Realizar autoevaluaciones del proceso, adicionales al POI, para proponer planes de mejora que sean ejecutados posteriormente.

No se registran las deficiencias detectadas, solo son comunicadas a fin que se tomen las correcciones, limitando su seguimiento y análisis, para prevenir que se generen nuevamente.

Establecer procedimientos para registrar las deficiencias detectadas, así como su comunicación para las correcciones necesarias, permitiendo su seguimiento y análisis, para prevenir que se generen nuevamente.

PROCESO: GESTIONAR EL DESARROLLO INSTITUCIONAL



Cuentan con un Manual de Operaciones (MOP) aprobado por el MINEDU donde se establecen las funciones de las Áreas de la UGEL 04, así como los objetivos de los procesos y las salidas o productos de los mismos.

Las funciones del área, así como los objetivos de los procesos y salidas o productos de los mismos, contenidos en el MOP, han sido comunicados a los responsables.

Se tiene aprobado un Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO), la cual considera los siguientes procedimientos para el proceso de "Gestión del desarrollo institucional": * Aprobación de certificaciones presupuestales. * Aprobación de Modificaciones presupuestales.

La UGEL 04 cuenta con indicadores de desempeño en el POI para los procesos, actividades y tareas.

La UGEL 04 cuenta con un procedimiento incluido en el MAPRO para realizar la evaluación trimestral del POI a fin de verificar el avance de las metas establecidas para el presente año.

Se revisan periódicamente los procesos con el fin de verificar si se están desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.

Los procedimientos considerados en el MAPRO relacionados al proceso "Gestión del desarrollo institucional" no se encuentran actualizados según la estructura aprobada en el Manual de Operaciones

Revisar y actualizar los siguientes procedimientos administrativos relacionados al proceso "Gestión del Desarrollo Institucional" según el Manual de Operaciones de la UGEL: * Aprobación de certificaciones presupuestales. * Aprobación de modificaciones presupuestales.

No se ha realizado rotación de personal asignado a puestos susceptibles a riesgos de fraude en el proceso "Gestión del desarrollo institucional".


El acceso a los recursos o archivos de las áreas y equipos que intervienen en el proceso "Gestión del desarrollo institucional" no queda evidenciado en documentos tales como recibos, actas entre otros.

Establecer mecanismos que permitan registrar el accedo a los recursos o archivos que se encuentren a cargo de las áreas y equipos que intervienen en el proceso.

No se cuenta con procedimientos internos para la realización periódica de verificaciones sobre la ejecución de los procesos, actividades y tareas respecto al proceso "Gestión del desarrollo institucional".

Elaborar y aprobar procedimientos internos que regulen la verificación periódica de la ejecución de los procesos, actividades y tareas respecto al proceso "Gestión del desarrollo institucional".

Las actividades y tareas del proceso "Gestión del desarrollo institucional" no se encuentran claramente definidas, establecidas y documentadas.

Elaborar y aprobar procedimientos internos que regulen las actividades y tereas del proceso “Gestión del desarrollo institucional”.

Los indicadores de desempeño para los procesos establecidos en el POI no se encuentran actualizados

Considerar en la elaboración del POI 2016 indicadores de desempeño para el proceso




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Cuentan con un Proyecto Estratégico Institucional 2014 - 2018 aprobado con Resolución Directoral N° 001350 del 06 de marzo de 2014.

según el MOP, ya que este último instrumento fue aprobado con posterioridad.

“Gestión del desarrollo institucional”.

No se cuenta con disposiciones específicas para la revisión periódica de los procesos con el fin de verificas si se están desarrollando a lo establecido en la normativa vigente.

Establecer procedimientos internos para la realización de verificaciones de la ejecución del proceso, actividades y tareas, que incluyan comparaciones d los resultados con los registro del proceso.

No se cuenta con procedimientos para la elaboración de los PEI de la UGEL, así como para su evaluación periódica.

Elaborar y aprobar procedimientos internos para la elaboración del Plan Estratégico Institucional, así como para su evaluación periódica.




El equipo de planeamiento y presupuesto ha establecido formatos para el seguimiento de la ejecución presupuestal.

No se han definido niveles para el acceso del personal al sistema de información gerencial, tampoco las necesidades de información del proceso y mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información

Establecer los niveles para el acceso del personal, al sistema de información gerencial, determinando las necesidades de información del proceso y los mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la misma.




El área de planificación y presupuesto realiza actividades de supervisión al desarrollo de las labores relacionadas al proceso "Gestión del desarrollo institucional" a fin de conocer oportunamente si éstas se efectúan de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente.

El Área de Planificación y Presupuesto identifica y comunica las deficiencias relacionadas al proceso "Gestión del desarrollo institucional" a fin de adoptar las acciones necesarias para su corrección.

Las acciones de supervisión y monitoreo para conocer oportunamente si se están efectuando las labores de acuerdo a lo establecido son insuficientes.

Establecer procedimientos de supervisión y monitoreo para conocer oportunamente si se están efectuando las labores de acuerdo a lo establecido.






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PROCESO: FORTALECER EL SERVICIO EDUCATIVO EN IIEE Y CETPRO



Se aplican prácticas y procedimientos que han sido comunicados verbalmente a los responsables, estas prácticas y procedimientos están basados en normas del sector, tales como orientaciones para la mejora de la gestión pedagógica, distribución de materiales y recursos educativos, orientaciones para el año escolar, acciones de soporte pedagógico, contratación de docentes y de acompañantes pedagógicos; por ello el personal conoce las actividades o procedimientos que involucran al proceso.


Se cuenta con procedimientos internos documentados para reuniones con directores, sub directores y coordinadores de red.

Se elaboran planes de trabajo anual para la gestión pedagógica.

Se elaboran planes de capacitación de fortalecimiento de capacidades y guías de gestión escolar dirigidos a docentes de primaria de educación básica regular.

Se cuenta con procedimiento documentado para la capacitación a directores y docentes, por redes educativas.

Se cuenta con procedimiento documentado para la entrega de materiales educativos.


Se realizan verificaciones sobre la ejecución del proceso, actividades y tareas.

Se revisan periódicamente los procedimientos que comprenden el proceso, para saber si se están desarrollando conforme a la normativa vigente, implementando las mejoras propuestas y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias.

Se realiza evaluaciones trimestrales del plan operativo institucional que incluye indicadores relacionados

Se carece de un mapeo del proceso y del correspondiente flujograma, no se ha establecido el dueño del proceso.

En coordinación con el MINEDU realizar el mapeo del proceso y del correspondiente flujograma, precisando dueño del proceso, controles, entradas y salidas, entre otros aspectos.

No cuenta con procedimientos actualizados, que regulen el proceso.

Actualizar conforme al manual de operaciones, los procedimientos que comprende el proceso, tales como capacitaciones a directores y docentes y entrega de materiales educativos. Asimismo, establecer procedimientos para revisar periódicamente las directivas o procedimientos, para saber si se están desarrollando conforme a la normativa vigente, que incluya implementar las mejoras y efectuar correcciones de las deficiencias detectadas

No se comunica por escrito los procedimientos, actividades y tareas.

Comunicar por escrito, dejando constancia de su recepción, los procedimientos, actividades y tareas que se encargan a los servidores.


En coordinación con el MINEDU, elaborar el manual de perfiles de puestos.


Evaluar los puestos susceptibles a riesgos de fraude en el presente proceso, a fin de establecer una política de rotación.

No se ha determinado el costo de los controles para las actividades del proceso, por tanto no se puede evaluar si el costo de un control supera el beneficio que se pueda obtener.

Evaluar la necesidad de establecer controles para las actividades del proceso, determinando si el costo de un control supera el beneficio que se pueda obtener

No se han establecido políticas y procedimientos documentados para utilización y proteger los recursos o archivos y el acceso a estos generalmente no queda evidenciado en documentos tales como recibos, actas entre otros.

Establecer políticas o procedimientos documentados para utilizar y proteger los recursos o archivos

Escasamente se realizan verificaciones sobre la ejecución del proceso, actividades y tareas, tampoco se realizan con frecuencia comparaciones de los resultados con los registros del proceso, utilizando distintas fuentes.

Establecer procedimientos de verificaciones sobre la ejecución del proceso, actividades y tareas, que incluyan comparaciones de los resultados con los registros del proceso, utilizando distintas fuentes.

En el POI no se puede identificar claramente indicadores que correspondan a este proceso, ya que el Manual de Operaciones entro en

Elaborar el POI identificando claramente a que proceso corresponden los indicadores.




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con el fortalecimiento del servicio educativo en IIEE y CETPRO, según procedimiento administrativo para tal fin.

vigencia después de aprobado el POI.

Los planes de trabajo anuales para la gestión pedagógica no son aprobados formalmente.

Establecer la aprobación de los planes anuales para la gestión pedagógica así como la asignación de un código o número que facilite su identificación.





Se cuenta con redes educativas para fortalecer la comunicación con las instituciones educativas.


Escasamente se realizan verificaciones sobre la ejecución de los procesos, actividades y tareas, así como comparaciones de los resultados con los registros de los procesos, utilizando distintas fuentes.

Establecer y aplicar procedimientos de verificaciones de la ejecución de los procesos, actividades y tareas, así como comparaciones de los resultados con los registros de los procesos, utilizando distintas fuentes.

No se han definido niveles para el acceso del personal al sistema de información gerencial, tampoco las necesidades de información del proceso y mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información.

Determinar los niveles para el acceso del personal al sistema de información gerencial, así como las necesidades de información del proceso y mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información.

Son insuficientes las políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.

Establecer políticas y procedimientos que garanticen el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.

Debido a que no se cuenta con la cantidad de personal necesario para el proceso, no se puede mantener actualizada a la dirección respecto a todo el desarrollo, riesgos, principales iniciativas y cualquier otro evento resultante del proceso, ya que sobre estos aspectos se prioriza lo urgente.

Evaluar la posibilidad de contratar personal con la experiencia necesaria para fortalecer las necesidades del proceso.




Se tienen procedimientos documentados para la evaluación de los aprendizajes.

Se cuenta con planes de trabajo que incluyen procedimientos de monitoreo del soporte pedagógico y de distribución del material educativo.

Cuentan con procedimientos documentados de supervisión, monitoreo y acompañamiento a directores y docentes de instituciones educativas

Cuando se presentan mejoras se implementan para mejorar los procesos y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las

No se realizan suficientes acciones de supervisión y monitoreo para conocer oportunamente si se están efectuando las labores de acuerdo a lo establecido, debido al poco personal con que cuentan.

Establecer procedimientos de supervisión y monitoreo para conocer oportunamente si se están efectuando las labores de acuerdo a lo establecido. Asimismo, evaluar la posibilidad de contratar personal con la experiencia necesaria para fortalecer las necesidades del proceso.

La autoevaluación realizada al plan operativo institucional no es suficiente para proponer planes de mejora a fin que sean ejecutados posteriormente.

Realizar autoevaluaciones del proceso para proponer planes de mejora a fin que sean ejecutados posteriormente.

No se registran las deficiencias detectadas, solo son comunicadas a fin que se tomen las correcciones, limitando su seguimiento y análisis,

Establecer procedimientos para registrar las deficiencias detectadas, así como su comunicación para las correcciones necesarias, permitiendo




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correcciones necesarias.


para prevenir que se generen nuevamente

su seguimiento y análisis, para prevenir que se generen nuevamente.

PROCESO: ADMINISTRAR EL RECURSO HUMANO DE IIEE Y CETPRO




Cuentan con disposiciones del sector que son de observancia para el desarrollo del proceso, tales como ley de la reforma magisterial, directiva de SERVIR para el régimen disciplinario y sancionador en el marco de la ley servir.

Tienen procedimientos internos documentados para tramitar denuncias sobre aspectos técnico pedagógico, registro y control de licencias por salud.

La Entidad cuenta con órganos instructores y la secretaria técnica, conforme a la ley del servicio civil.

Cuentan con un plan de trabajo anual que incluye la dotación de docentes.



En coordinación con el MINEDU realizar el mapeo del proceso y del correspondiente flujograma, precisando el dueño del proceso, controles, entradas y salidas, entre otros aspectos.

No cuenta con procedimientos documentados para difundir y sistematizar las buenas prácticas, elaboración del cuadro de horas, consolidado de plazas, atención de solicitudes de acompañamiento pedagógico y para pronunciamientos sobre procesos administrativos disciplinarios, conforme incluye el proceso.

Establecer y aprobar los procedimientos para difundir y sistematizar las buenas prácticas, elaboración del cuadro de horas, consolidado de plazas, atención de solicitudes de acompañamiento pedagógico y para pronunciamientos sobre procesos administrativos disciplinarios, conforme incluye el proceso.

No existe una política o procedimiento para revisar periódicamente los procedimientos que comprenden el proceso, para saber si se están desarrollando conforme a la normativa vigente, para implementar mejoras y efectuar correcciones, cuando se detecten deficiencias.

Establecer una política o procedimiento para revisar periódicamente los procedimientos que comprenden el proceso, para saber si se están desarrollando conforme a la normativa vigente.

Las sanciones sobre faltas éticas y relacionadas a aspectos pedagógicos, no son difundidas a fin que sirvan como acciones ejemplificadoras.

Establecer un procedimiento para difundir las sanciones sobre faltas éticas y relacionadas a aspectos pedagógicos, cuando hayan quedado consentidas, a fin que sirvan como acciones ejemplificadoras.

Cuentan con un plan de trabajo anual que incluye la dotación de docentes.

Aprobar formalmente e identificar con un código o número, los planes de trabajo anual que incluye la dotación de docentes u otros aspectos relacionados al proceso.








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Evaluar la necesidad de establecer controles para las actividades del proceso, determinando si el costo de un control supera el beneficio que se pueda obtener.










No se han definido por escrito niveles para el acceso del personal al sistema de información gerencial, tampoco las necesidades de información del proceso y mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información, para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.



Establecer políticas y procedimientos que garanticen el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades. Asimismo, evaluar la posibilidad de contratar personal con la experiencia necesaria para fortalecer las necesidades del proceso.




Cuando se presentan oportunidades de mejoras se implementan para mejorar los procesos y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias.


No existe procedimiento para la supervisión y monitoreo de dotación de docentes, directivos y administrativos, aplicación de buena prácticas, elaboración cuadro de horas, consolidado de plazas, pronunciamientos sobre procesos administrativos disciplinarios, entre otros procedimientos y actividades que comprende el proceso, a fin de conocer oportunamente si estos se efectúan de acuerdo a lo establecido.

Elaborar procedimientos de supervisión y monitoreo para la supervisión y monitoreo de dotación de docentes, directivos y administrativos, aplicación de buena prácticas, elaboración cuadro de horas, consolidado de plazas, pronunciamientos sobre procesos administrativos disciplinarios, entre otros procedimientos y actividades que comprende el proceso, a fin de conocer oportunamente si estos se efectúan de acuerdo a lo establecido.




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La autoevaluación realizada al plan operativo institucional no es suficiente para proponer planes de mejora a fin que sean ejecutados posteriormente.

Realizar autoevaluaciones del proceso para proponer planes de mejora a fin que sean ejecutados posteriormente. Asimismo, evaluar la posibilidad de contratar personal con la experiencia necesaria para fortalecer las necesidades del proceso..

PROCESO: ASEGURAR EL FUNCIONAMIENTO DE IIEE Y CETPRO




Se aplican prácticas y procedimientos documentados basados en el texto único de procedimientos administrativos, tales como: autorización de funcionamiento, ampliación, cambio de director, ratificación de director, traslado, cambio de nombre de una institución educativa.

Los procedimientos internos documentados fueron comunicados a los servidores que participan de este proceso.

La información gerencial es seleccionada, analizada, evaluada y sintetizada para la toma de decisiones.


Se revisan periódicamente los procedimientos que comprenden el proceso, para saber si se están desarrollando conforme a la normativa vigente, se procura implementar las mejoras propuestas y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias.

Se realiza evaluaciones trimestrales del plan operativo institucional que incluye indicadores relacionados con asegurar el funcionamiento de IIEE y CETPRO, según procedimiento administrativo para tal fin.


En coordinación con el MINEDU realizar el mapeo del proceso y del correspondiente flujograma, precisando dueño del proceso, controles, entradas y salidas, entre otros aspectos.

El texto único de procedimientos administrativos correspondientes a la unidad de gestión educativa local, fueron aprobados con Decreto Supremo n.º 016-2004-ED existiendo algunos procedimientos que requieren revisión para ser actualizados, tales como acreditar el cambio de director y cambio de propietario de un centro educativo que están sujetos a silencio positivo y uno de los requisitos es presentar una declaración jurada de no tener antecedentes penales y policiales. Asimismo, existen otros procedimientos que pueden ser incluidos como ampliación de módulos en ciclo intermedio en CETPRO o ampliación de educación a distancia en CEBA.

Solicitar la actualización del texto único de procedimientos administrativos correspondientes a la unidad de gestión educativa local, evaluando también la inclusión de otros procedimientos.

No cuenta con procedimientos actualizados, que regulen el proceso.

Actualizar sus procedimientos internos, en concordancia con el manual de operaciones.










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Evaluar la posibilidad de contratar personal con la experiencia necesaria para fortalecer las necesidades del proceso. Asimismo, Establecer y aplicar procedimientos de verificaciones de la ejecución de los procesos, actividades y tareas, así como comparaciones de los resultados con los registros de los procesos, utilizando distintas fuentes.






Debido al poco personal con que se cuenta, escasamente se realizan supervisiones verificaciones y monitoreo sobre la ejecución de los procesos, actividades y tareas, así como comparaciones de los resultados con los registros de los procesos, utilizando distintas fuentes

Evaluar la posibilidad de contratar personal con la experiencia necesaria para fortalecer las necesidades del proceso. Asimismo, establecer procedimientos de supervisión y monitoreo para conocer oportunamente si se están efectuando las labores de acuerdo a lo establecido.

La autoevaluación realizada al plan operativo institucional no es suficiente para proponer planes de mejora a fin que sean ejecutados posteriormente

Realizar autoevaluaciones del proceso para proponer planes de mejora a fin que sean ejecutados posteriormente.




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No se registran las deficiencias detectadas, solo son comunicadas a fin que se tomen las correcciones, limitando su seguimiento y análisis, para prevenir que se generen nuevamente


PROCESO: SUPERVISAR EL SERVICIO EDUCATIVO DE LAS IIEE Y CETPRO




Cuenta con lineamientos y estrategias documentadas y aprobadas para la supervisión pedagógica y desarrollo del año escolar, dada por el MINEDU.

Cuenta con plan de trabajo de gestión pedagógica, sin aprobar, que incluye horas lectivas, estado de infraestructura y asistencia técnica.

Cuenta con procedimientos documentados y aprobados para la atención medica de alumnos, autorización de excursiones y paseos, opinión de convenios y/o auspicios, verificación y opinión sobre disponibilidad de infraestructura para la apertura de instituciones educativas, actualización de inventario, registro de APAFA y del concejo de vigilancia, resolución de CONEI, monitoreo y asesoramiento de APAFAS, consolidado de información de horas efectivas de clases, monitoreo del envió virtual del censo de matrícula, del local escolar y del resultado del ejercicio educativo, así como procedimientos para reuniones informativas y de trabajo con directores, subdirectores y coordinadores.

Se realizan monitoreos mediante aplicativos desarrollados por el MINEDU como “Semafor – Escuela” que reporta las estadísticas de la asistencia de los docentes, directores y alumnos.



En coordinación con el MINEDU realizar el mapeo del proceso y del correspondiente flujograma, precisando el dueño del proceso, controles, entradas y salidas, entre otros aspectos.

No cuenta con procedimientos documentados y actualizados de todas las actividades y tareas que comprende el proceso.

Establecer y aprobar los procedimientos internos que desarrollen todas las actividades y tareas que comprende el proceso, en concordancia con el manual de operaciones.

No existe una política o procedimiento para revisar periódicamente los procedimientos que comprenden el proceso, para saber si se están desarrollando conforme a la normativa vigente.

Establecer una política o procedimiento para revisar periódicamente los procedimientos que comprenden el proceso, para saber si se están desarrollando conforme a la normativa vigente.

Los planes de trabajo de gestión pedagógica, que incluye horas lectivas, estado de infraestructura y asistencia técnica, no están aprobados formalmente y no tienen un código o número que facilite su identificación.

Aprobar formalmente e identificar con un código o número, los planes de trabajo de gestión pedagógica que incluye horas efectivas, asistencia técnica, etc.







Escasamente se realizan verificaciones sobre la ejecución del proceso, actividades y tareas, tampoco se realizan con frecuencia

Establecer procedimientos de verificaciones sobre la ejecución del proceso, actividades y tareas, que incluyan comparaciones de los




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comparaciones de los resultados con los registros del proceso, utilizando distintas fuentes.

resultados con los registros del proceso, utilizando distintas fuentes.












Debido a que no se cuenta con la cantidad de personal necesario para el proceso, no se puede mantener actualizada a la dirección respecto a todo el desarrollo, riesgos, principales iniciativas y cualquier otro evento resultante del proceso, ya que sobre estos aspectos se prioriza lo urgente

Evaluar la posibilidad de contratar personal con la experiencia necesaria para fortalecer las necesidades del proceso. Asimismo, establecer y aplicar procedimientos de verificaciones de la ejecución de los procesos, actividades y tareas, así como comparaciones de los resultados con los registros de los procesos, utilizando distintas fuentes




Se cuenta con procedimientos documentados y aprobados de supervisión, monitoreo y acompañamiento a los directores y docentes de las instituciones educativas.

Se realizan informes del avance de acciones de asesoramiento y monitoreo.


Cuando se detectan deficiencias se comunican con prontitud a los

No existe procedimiento para la supervisión y monitoreo de elaboración y aprobación de instrumentos de gestión, así como para el diagnóstico del servicio educativo.

Elaborar procedimientos de supervisión y monitoreo de elaboración y aprobación de instrumentos de gestión, así como para el diagnóstico del servicio educativo.

Debido al poco personal con que se cuenta, escasamente se realizan supervisiones verificaciones y monitoreo sobre la ejecución de los procesos, actividades y tareas, así como comparaciones de los resultados con los registros de los procesos, utilizando distintas fuentes.

Evaluar la posibilidad de contratar personal con la experiencia necesaria para fortalecer las necesidades del proceso. Asimismo, establecer procedimientos de supervisión y monitoreo para conocer oportunamente si se están efectuando las labores de acuerdo a lo establecido.

La autoevaluación realizada al plan operativo institucional no es suficiente

Realizar autoevaluaciones del proceso para proponer planes de mejora a fin




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responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección.

para proponer planes de mejora a fin que sean ejecutados posteriormente.

que sean ejecutados posteriormente.



PROCESO: GESTIONAR EL DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO



El proceso cuenta con los procedimientos de cese y pensión provisional, Subsidio por luto y gastos de sepelio, licencia por enfermedad maternidad, licencia sin goce de haber, Contrato de personal docente y administrativo, bonificación de personal, bonificación familiar, informe escalafonario, pase de UGEL, Tramite de subsidios ante Essalud, Registro y licencias por salud, atención médica a los alumnos de las instituciones educativas, programa de salud para los trabajadores de la UGEL Nº 04 comas, tramite por subsidio de lactancia, inscripción ante Essalud del personal titular y derecho habiente, contenidos en RD UGEL Nº04 Nº 1128 “Manual de Procedimientos administrativos de la UGEL Nº 04 –Comas del 21.02.2014, los cuales se encuentran a cargo de los equipos de planillas, personal , escalafón y bienestar social

Los encargados de los equipos de planillas y pensiones, administración de personal, escalafón y legajos, desarrollo y bienestar del talento humano Administración de personal, mantienen constante comunicación con los responsables de MINEDU y SERVIR respecto a los cambios que se vienen dando a nivel del proceso de gestión del desarrollo humano.

En planillas se verifica los pagos cargados con las planillas de pagos del MCCP, luego de la Luego de formulada la planillas, previo a la generación de pago, se hacen revisiones selectivas de la veracidad de los registros que dan

Las denominaciones de los equipos de planillas, personal, escalafón y bienestar social establecida en el Manual de Procedimientos Administrativos, han sido modificadas por la Resolución nº 004247-2015-DRELM que aprueba la conformación de equipos de trabajo de las Unidades orgánicas de la dirección regional de educación de Lima Metropolitana /DRELM) y de las unidades de Gestión Educativa Local (UGEL) de Lima Metropolitana sobre la base de la estructura orgánica materia del Manual de Operaciones de la DRELM, por los nombres de equipo de planillas y pensiones, administración de personal, escalafón y legajos , desarrollo y bienestar del talento humano Administración de personal, respectivamente, lo que hace necesario su actualización.

Verificar y actualizar las denominaciones de los equipos de planillas, personal, escalafón y bienestar social a fin que estén acorde con el Manual de Operaciones de la DRELM

El equipo de reclutamiento y selección no ha sido conformado por falta de presupuesto siendo asumidas sus funciones por un colaborador en adición a sus funciones.

Efectuar las gestiones necesarias para la activación y asignación de personal al equipo de reclutamiento y selección

Ausencia de procedimiento interno que regule la derivación de reportes por parte de las diversas áreas de la Entidad a la secretaria técnica de la Entidad ante la existencia de presuntos indicios de haberse cometido una falta.

Promover la elaboración y aprobación de un procedimiento interno que regule la derivación de reportes por parte de las áreas a la Secretaría Técnica ante la existencia de presuntos indicios de haberse cometido una falta.

No existe una planificación para la rotación de personal encargado de los procedimientos expuestos a riesgo de error o fraude dentro del proceso de Gestión del Desarrollo Humano

Identificar los procedimientos expuestos a riesgo de error o fraude y establecer un programa para la rotación del personal a cargo

No se cuenta con directiva interna que regule y exija periódicamente la presentación de declaraciones juradas al personal de la UGEL 04.

Establecer un procedimiento interno que permita el seguimiento y monitoreo de la presentación de la DDJJ por parte de los colaboradores de la UGEL 04




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derecho a los conceptos remunerativos

La gestión de la jefa del área de recursos humanos es evaluada por SERVIR, lo cual contribuye a contar con una evaluación de desempeño con base a los planes organizacionales.

Se ha regulado el procedimiento para realizar prácticas pre profesionales en la Ugel Nº 04 a través de la Directiva Nº 002-2015-UGEL04/D_AGAIE aprobado con Resolución Directoral Nº 874-2015-UGEL.04, así como la programación de remuneraciones y pensiones en la planilla única de pagos de la Ugel Nº 04 a través de la Directiva Nº 012-2015-UGEL.04/D-AGA-EPER.

El personal desconoce sus responsabilidades con respecto a la rendición de cuentas

Promover capacitaciones al personal donde se informe a los servidores y funcionarios respecto a la importancia e implicancias que representa la obligación de rendir cuentas cuando un servidor o funcionario administra, maneja o dispone de fondos del Estado.

Actividades y tareas que comprenden el proceso de Gestión del desarrollo humano no se encuentran establecidos, ni documentados.

Mapear y establecer los que comprende el proceso de gestión de talento humano a fin de promover la documentación de los mismos através de flujogramas

La actualización de los procesos está a cargo del Ministerio de Educación, lo cual no permite que la UGEL Nº 04 los revise y actualice periódicamente de acuerdo a sus necesidades.

Promover ante el MINEDU la priorización de la revisión de los procesos que tienen incidencia en el logro de los objetivos trazados por la UGEL 04




Se ha establecido el uso de aplicativos informáticos como el NEXUS (control de plazas), SIRA (sistema de racionalización), AIRHSP (aplicativo informático de recursos humanos del sector público), y el MCPP (módulo de control de pago de planillas) que permiten llevar un mejor control en el manejo de información.

El manejo de la información generada por el proceso de gestión del desarrollo humano que es derivada al archivo central de la UGEL se realiza acorde con las políticas y procedimientos establecidos para la preservación y conservación de la Información (según el MINEDU).

La Entidad cuenta con órganos instructores y una Secretaria Técnica, conforme a la ley del Servicio Civil, en mérito a la cual incluso se han establecido directivas que permiten seguir un adecuado Régimen disciplinario y proceso sancionador a los colaboradores inmersos en posibles infractores.

Debido a que no se cuenta con la cantidad de personal necesario para todos los procesos y sub procesos, la administración no

No existe mecanismo por medio del cual los usuarios de los sistemas informáticos empleados en el proceso de gestión del desarrollo humano puedan emitir opinión sobre los mismos, registrando reclamos e inquietudes para priorizar las mejoras; estos sistemas son manejados por el MINEDU.

Que el área de TIC evalúe la implementación de mecanismos que permitan registrar reclamos o e inquietudes a fin de hacer al operador de los mismos las solicitudes de mejora y se puedan priorizar las mismas.

Los sistemas información utilizados por el proceso de gestión del desarrollo humano son establecidos por el MINEDU lo que limita la posibilidad de efectuar una revisión periódica así como rediseñarlo en caso sea necesario.

Evaluar la posibilidad de establecer un mecanismo de comunicación constante con los operadores de los sistemas de información que maneja el proceso de gestión de desarrollo humano a fin que se revisen periódicamente y de ser el caso se pueda proponer su rediseñamiento

El Régimen disciplinario y proceso sancionador establecido por servir no ha sido debidamente difundido entre los colaboradores de la UGEL Nº 04; asimismo, no se transmiten adecuadamente las sanciones éticas, a fin de que sirvan como acciones ejemplificadoras.

Promover capacitaciones al personal de la UGEL 04 para difundir el régimen disciplinario y proceso sancionador establecido por SERVIR; asimismo, establecer un mecanismo de comunicación a todo el personal respecto a las sanciones que la entidad aplique frente a faltas disciplinarias.

No se cuenta con un procedimiento interno que regule el procedimiento de remisión de información requerida por acceso a la información por parte de los equipos que intervienen en el proceso de gestión del desarrollo humano

Se debe establecer un procedimiento para que las diversas áreas, al ser requeridas por el encargado de acceso a la información entreguen la misma a fin que la Entidad cumpla con los plazos y las formas establecidos por la normativa




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puede mantener actualizada a la dirección respecto a todo el desarrollo, riesgos, principales iniciativas y cualquier otro evento resultante, ya que sobre estos aspecto se prioriza lo urgente.

Los colaboradores cuentan con una página web con información de la entidad, así como correo institucional para comunicarse internamente.




Periódicamente, los responsables de los equipos relacionados con el proceso de gestión del desarrollo humano, en el desarrollo de sus labores, realizan acciones de supervisión para conocer oportunamente si éstos se han efectuado de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente.

Como una práctica sana la responsable del área de RR.HH lleva a cabo reuniones una vez por semana para retroalimentarse de las lecciones aprendidas durante la semana

Las revisiones efectuadas por los responsables de los equipos relacionados con el proceso de gestión del desarrollo humano no se encuentran documentadas ni reglamentadas, lo cual no permite monitorear las acciones adoptadas frente a deficiencias y problemas detectados así como frente a oportunidades de mejora a fin de proponer planes de mejora.

Establecer que toda revisión efectuada por los responsables de los equipos relacionados con el proceso de gestión del desarrollo humano debe estar contenido en un acta o ficha diseñada para tal fin, información que debe ser consolidada periódicamente a fin de monitorear las acciones adoptadas frente a las principales deficiencias y problemas detectados.

PROCESO: GESTIONAR LOS SERVICIOS LOGÍSTICOS



Cuentan con un Manual de Operaciones (MOP) aprobado por el MINEDU donde se establecen las funciones de las Áreas de la UGEL 04, así como los objetivos de los procesos y las salidas o productos de los mismos. Adicionalmente, las funciones del personal del equipo de patrimonio ha sido asignado mediante memorándum.


Se viene aplicando la normativa general relacionada a las contrataciones del Estado, así como procedimientos para la contratación de bienes y servicios menores a 3

Las disposiciones internas aprobadas por la UGEL 04 no se encuentran actualizadas según la nueva estructura del MOP. Asimismo, no se cuenta con un procedimiento interno para la administración de bienes en el almacén.

Revisar y actualizar las siguientes disposiciones internas según el Manual de Operaciones de la UGEL: * Contratación de bienes y servicios menores a 3 UIT. * Procedimientos para el alta y baja de bienes muebles patrimoniales de la sede institucional e IIEE. * Procedimientos para el inventario físico de los bienes muebles de la UGEL 04 e instituciones educativas. * Procedimientos para la gestión del proceso de distribución de materiales y recursos educativos en las IIEE y programas educativos públicos y centros de recursos educativos. * Procedimiento interno para la administración de bienes en el almacén.




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UIT, procedimientos para el alta y baja de bienes mebles patrimoniales de la sede institucional e IIEE, procedimientos para el inventario físico de los bienes muebles de la UGEL 04 e instituciones educativas y procedimientos para la gestión del proceso de distribución de materiales y recursos educativos en las IIEE y programas educativos públicos y centros de recursos educativos.

La transferencia de los expedientes de contratación queda evidenciado mediante documentos internos (cuadernos de cargo).

Se realizan verificaciones y conciliaciones durante el proceso de contratación, a fin de asegurar el cumplimiento de las disposiciones de la normativa sobre contrataciones del Estado o disposiciones internas.

Se cuenta con el procedimiento administrativo "Actualización de inventario físico de la sede de la UGEL 04" incluido en el Manual de Procedimientos Administrativos.


Se vienen revisando periódicamente las actividades y tareas del proceso "Gestión de los servicios logísticos" a fin de verificar que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.

Cuentan con acceso a los siguientes sistemas: * SEACE * SIAF * SIGA

Existen bienes patrimoniales de la UGEL 04 que no se encuentra correctamente etiquetados.

Realizar una verificación de las etiquetas de código patrimonial de los bienes de la UGEL 04 a fin de actualizar el inventario.

No se ha realizado rotación de personal asignado a puestos susceptibles a riesgos de fraude en el proceso "Gestión de los servicios logísticos".


No se cuenta con procedimientos internos para el control de los bienes muebles dados de baja.

Elaborar y aprobar procedimientos internos para el control de los bienes muebles dados de baja, considerando, entre otros criterios, su ubicación y la disposición final de los mismos.

No se ha realizado una conciliación del inventario físico de bienes de la entidad con el saldo de almacén.

Realizar una conciliación del inventario físico de bienes de la entidad con el saldo de almacén a fin de actualizar el inventario físico de la sede de la UGEL 04. Asimismo, elaborar y aprobar una disposición interna que considere la conciliación periódica del inventario físico de bienes con el saldo de almacén.

Los indicadores de desempeño para los procesos establecidos en el POI no se encuentran actualizados según el MOP.

Considerar en la elaboración del POI 2016 indicadores de desempeño para el proceso “Gestión de los servicios logísticos”.

Asimismo, no se cuenta con disposiciones internas para el control de los bienes asignados a los funcionarios y servidores de la entidad.

Elaborar y aprobar procedimientos internos que regule el control de los bienes asignados a los funcionarios y servidores de la entidad, especificando la responsabilidad de cada usuario frente a los bienes asignados.

No se cuenta con disposiciones específicas para la revisión periódica de los procesos con el fin de verificas si se están desarrollando a lo establecido en la normativa vigente.


No se cuenta con un centro de acopio de los bienes muebles dados de baja.

Implementar un centro de acopio de bienes muebles dados de baja

No se cuenta con procedimientos internos para la programación de adquisiciones y contrataciones, estudios de posibilidades que ofrece el mercado, verificación posterior de documentos en caso de sospecha de fraude o legalidad de la documentación presentada por los proveedores.

Elaborar y aprobar procedimientos internos que regulen las siguientes actividades: * Programación de adquisiciones y contrataciones. * Estudios de posibilidades que ofrece el mercado. * Verificación posterior de documentos en caso de sospecha de fraude o ilegalidad de la documentación presentada por los proveedores.




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Por disposición interna, se viene utilizando el correo institucional como medio de comunicación.





Debido a que no se cuenta con la cantidad de personal necesario para el proceso, no se puede mantener actualizada a la dirección respecto a todo el desarrollo, riesgos, principales iniciativas y cualquier otro evento resultante del proceso, ya que sobre estos aspectos se prioriza lo urgente

Evaluar la posibilidad de contratar personal con la experiencia necesaria para fortalecer las necesidades del proceso. Asimismo, establecer y aplicar procedimientos de verificaciones de la ejecución de los procesos, actividades y tareas, así como comparaciones de los resultados con los registros de los procesos, utilizando distintas fuentes


SUPERVISIÓN


Los equipos de logística y de patrimonio realizan acciones de supervisión para conocer si las labores que desarrollan se efectúan de acuerdo a lo establecido, mediante la evaluación del Plan Anual de Contrataciones a fin de adoptar las medidas correctivas pertinentes.

No se cuentan con procedimientos internos para el registro y comunicación oportuna de las deficiencias y problemas detectados en el proceso "Gestión de los servicios logísticos".

Establecer procedimientos internos para registrar las deficiencias y problemas detectados, así como su comunicación oportuna para las correcciones necesarias, permitiendo su seguimiento y análisis.

PROCESO: GESTIONAR LOS SISTEMAS FINANCIEROS



Los procedimientos de Control y revisión de papeletas de movilidad y otros y su afectación presupuestal con cargo al fondo para pagos en efectivo, control interno presupuestal de órdenes de compra y de servicio, control interno presupuestal de comprobantes de pago, revisión de los libros de cajas de las instituciones educativas públicas, constancia de pago de remuneraciones, pensiones, captación de recursos directamente recaudados y su depósito al banco de la nación se encuentran

El Manual de procedimientos que regula los procedimientos de Control y revisión de papeletas de movilidad y otros y su afectación presupuestal con cargo al fondo para pagos en efectivo, control interno presupuestal de órdenes de compra y de servicio, control interno presupuestal de comprobantes de pago, revisión de los libros de cajas de las instituciones educativas públicas, constancia de pago de remuneraciones, pensiones, captación de recursos directamente recaudados y su depósito al banco de la nación, no han sido actualizados con relación a la emisión del MOP.

Promover la revisión de los procedimientos relacionados al proceso de gestión de los recursos financieros a fin de establecer si son concordantes con el Manual de Operaciones y de ser el caso proponer su actualización y/o modificación.




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regulados por la RD UGEL Nº 04 Nº 1128 “Manual de Procedimientos administrativos de la UGEL Nº 04 –Comas del 21.02.2014.

El procedimiento de Administración del fondo fijo para caja chica se encuentra regulado por la Directiva Nº 002-2015-UGEL04/D-AGAIE, aprobado con la Resolución Jefatural Nº 001-2015-UGEL04-2015-UGEL.04/D-AGAIE; asimismo, las Compras Directas Menores o iguales a 3 UIT a través de la Directiva 003-2015-UGEL04/D-AGAIE-EA aprobado con RD Nº 4259-2015-UGEL.04, lo cual permite que las funciones y responsabilidades que cada uno de los actores de estos procesos se encuentren plenamente establecidos.

Los procedimientos que conforman el proceso de gestión de los sistemas financieros son conocidos por el personal que los desarrolla al haberse cumplido con asignar funciones y responsabilidades a todos los colaboradores que intervienen en el proceso a través de memorandos.

Las actividades expuestas a riesgos de error o fraude se encuentran distribuidas entre distintos equipos

Existe una directiva interna que regula el procedimiento para considerar el alta o baja los bienes de la entidad.

Se realizan constantes verificaciones y conciliaciones dentro de los procesos desarrollados por los equipos de tesorería, contabilidad y logística.

La gestión del Jefe del Área de Administración así como del responsable del equipo de logística es evaluada por SERVIR, lo que permite un monitoreo y supervisión a su desempeño.

Las normativas que regulan el procedimiento de Administración del fondo fijo para caja chica y las Compras Directas Menores o iguales a 3 UIT fueron emitidas antes de la emisión del Manual de Operaciones por lo que requieren ser revisados para determinar la necesidad de su adecuación a la normativa vigente.

Promover la revisión y actualización de la normativa interna que regula el procedimiento de Administración del fondo fijo para caja chica y las Compras Directas Menores o iguales a 3 UIT a fin de determinar si se encuentran conforme lo establece la normativa vigente, proponiendo de ser el caso su modificación, actualización o derogación

No existe una planificación para la rotación de personal a cargo de actividades expuestas a riesgos de error o fraude, que forman parte del proceso de gestión de los sistemas financieros.

Identificar y establecer un programa de rotación del personal a cargo de actividades expuestas a riesgos de error o fraude

Las verificaciones y conciliaciones efectuadas no cuentan con un procedimiento documentado que establezca, frecuencia, responsabilidades y funciones de cada uno de los que participe.

Establecer un procedimiento interno que establezca frecuencia, responsabilidad y mecanismos a emplear para efectuar verificaciones y conciliaciones en los equipos de contabilidad y tesorería

No se ha establecido una metodología que determine el costo beneficio de los controles que la UGEL 04 pueda establecer para el proceso de gestión de los sistemas financieros.

Evaluar la necesidad de establecer controles para las actividades del proceso, cuidando que el costo de un control no supere el beneficio que se pueda obtener




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Se ha establecido el uso de aplicativos informáticos como el NEXUS (control de plazas), SIRA (sistema de racionalización), AIRHSP (aplicativo informático de recursos humanos del sector público), y el MCPP (módulo de control de pago de planillas) que permiten llevar un mejor control en el manejo de información.

El manejo de la información generada por el proceso de gestión del desarrollo humano que es derivada al archivo central de la UGEL se realiza acorde con las políticas y procedimientos establecidos para la preservación y conservación de la Información (según el MINEDU).

La Entidad cuenta con órganos instructores y una Secretaria Técnica, conforme a la ley del Servicio Civil, en mérito a la cual incluso se han establecido directivas que permiten seguir un adecuado Régimen disciplinario y proceso sancionador a los colaboradores inmersos en posibles infractores.

Debido a que no se cuenta con la cantidad de personal necesario para todos los procesos y sub procesos, la administración no puede mantener actualizada a la dirección respecto a todo el desarrollo, riesgos, principales iniciativas y cualquier otro evento resultante, ya que sobre estos aspecto se prioriza lo urgente.

Debido a que no se cuenta con la cantidad de personal necesario para todos los procesos y sub procesos, la administración no puede mantener actualizada a la dirección respecto a todo el desarrollo, riesgos, principales iniciativas y cualquier otro evento resultante, ya que sobre estos aspectos se prioriza lo urgente.

Evaluar y determinar la necesidad de personal de los equipos que intervienen en el proceso de gestión de sistemas financieros

No se cuenta con un procedimiento interno que regule el procedimiento de remisión de información requerida por las diversas áreas, a los equipos que intervienen en el proceso de gestión de los sistemas financieros.

Establecer un procedimiento interno para la remisión de información requerida por las diversas áreas de la UGEL, el mismo que debe permitir evidenciar plazos, condiciones y que información se permite o no alcanzar.




La supervisión periódica al cumplimiento de metas trazadas se realiza a través de la evaluación del POI, PEI Y PAC

Existen acciones limitadas por cuanto no se ha establecido un mecanismo para la supervisión a los procesos, procedimientos y actividades que permita conocer oportunamente si éstas se efectúan de acuerdo con lo establecido, dejando evidencia de ello.

Establecer un procedimiento interno que establezca periodicidad, mecanismos a emplear, entre otros, así como formatos que permitan documentar la supervisión y monitoreo a los diversos procedimientos realizados por los equipos a cargo del proceso de gestión de sistemas financieros

Ausencia de mecanismos que regulen las acciones de monitoreo que las unidades orgánicas deben realizan para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos.




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PROCESO: GESTIONAR LOS ASUNTOS LEGALES JURÍDICOS



El proceso cuenta con el procedimiento de recurso de reconsideración, contenido en RD UGEL Nº 04 Nº 1128 “Manual de Procedimientos administrativos de la UGEL Nº 04-Comas del 21.02.2014, los cuales se encuentran a cargo de asesoría jurídica

A partir de la emisión de la RDR 4247-2015-DRELM el área de asesoría jurídica cuenta con los equipos de asuntos judiciales y asuntos administrativos que les permitirá brindar una atención más especializada.

No existe mecanismo que deje documentado el acceso a la información que maneja cada equipo que participa en el proceso asuntos legales y jurídicos.

Establecer un procedimiento interno que regule el mecanismo de control al acceso de información que maneja cada equipo que participa en el proceso de gestión asuntos legales y jurídicos

Las Actividades y tareas que comprenden el proceso de Gestión de asuntos legales y jurídicos no se encuentran establecidos, ni documentados.

Mapear y establecer el flujograma de los procedimientos a cargo de los equipos que participan en el proceso de gestión asuntos legales y jurídicos

Las funciones del personal de los equipos que participan en el proceso de gestión de asuntos jurídicos y legales no se encuentra establecida.

El jefe del área de asesoría Jurídica asigne funciones al personal que conforman los equipos que intervienen en el proceso de gestión de asuntos jurídicos y legales, a través de un documento válido.




El manejo de la información generada por el proceso de gestión de asuntos legales y jurídicos que es derivada al archivo central de la UGEL se realiza acorde con las políticas y procedimientos establecidos para la preservación y conservación de la Información (según el MINEDU).

Al ser un número reducido de personal a cargo del proceso de gestión de asuntos legales y jurídicos, la comunicación e intercambio de opiniones se hace con mayor fluidez.

No cuentan con un mecanismo que permita el seguimiento y acceso a la información de importancia para el procedimiento de gestión de asuntos legales y jurídicos

Establecer un mecanismo computarizado que permita el seguimiento y acceso a la información de importancia para el procedimiento de gestión de asuntos legales y jurídicos.




Periódicamente, se realiza la verificación del estado de los procesos administrativos a su cargo.

No se cuenta con un mecanismo que permita efectuar una supervisión y/o monitoreo a los procedimientos que forman parte del proceso de gestión de asuntos legales y jurídicos.

Elaborar un mecanismo que permita efectuar una supervisión y/o monitoreo a los procedimientos que forman parte del proceso de gestión de asuntos legales y jurídicos

PROCESO: GESTIONAR LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN



Cuentan con un Manual de Operaciones (MOP) aprobado por el MINEDU donde se establecen las

Los procedimientos de autorización y aprobación para las actividades y tareas del proceso "Gestión de las TIC" no están claramente definidos en

Establecer procedimientos de autorización y aprobación para las actividades y tareas del proceso "Gestión de las TIC".




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funciones de las Áreas de la UGEL 04, así como los objetivos de los procesos y las salidas o productos de los mismos.


Cuentan con procedimientos internos para el acceso a la base de datos de la sede central, generación de copias de respaldo o back up de información, revisión de servidores y seguridad en sala de servidores y área de soporte técnico.

Se cuenta con una Directiva para la administración de recursos informáticos y una Directiva para el acceso y uso de recursos informáticos emitidos por el MINEDU.

El Equipo de Tecnologías de la Información realiza periódicamente verificaciones sobre la ejecución de las actividades y tareas del proceso "Gestión de las TIC”.


manuales o directivas.

Los procedimientos internos realizados por el equipo de tecnologías de la información para el acceso a la base de datos, generación de copias de respaldo o back up de información, revisión de servidores y seguridad en sala de servidores y área de soporte técnico no se encuentran formalmente aprobados.

Revisar y aprobar procedimientos internos que regule las siguientes actividades: * Acceso a la base de datos de la entidad. * Generación de copias de respaldo o back-up * Revisión de servidores * Seguridad en sala de servidores y área de soporte técnico

No se tiene establecido procedimiento alguno para el cambio obligatorio de contraseñas de los accesos al software utilizados por los servidores de la UGEL 04.

Establecer un procedimiento interno para el cambio obligatorio de contraseñas de accesos al software utilizados por los servidores de la UGEL 04, así como para la baja de usuarios de aquellos funcionarios y servidores que dejan de laborar en la entidad.



No se tienen procedimientos internos o registros de los resultados de las verificaciones periódicas realizadas a las actividades y tareas del proceso "Gestión de las TIC", que le permita comparar con otras fuentes.

No se tienen procedimientos internos o registros de los resultados de las verificaciones periódicas realizadas a las actividades y tareas del proceso "Gestión de las TIC", que le permita comparar con otras fuentes.

Las actividades y tareas del proceso "Gestión de las TIC" no se encuentran claramente definidas, establecidas y documentadas.

Establecer a través de manuales o directivas las actividades y tareas del proceso "Gestión de las TIC".


Elaborar un POI que identifique claramente los indicadores que corresponden este proceso.

La UGEL 04 no cuenta con Plan Estratégico de Gobierno Electrónico (PEGE), Plan Operativo Informático (POI), Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI), Plan de Administración de Riesgos de TIC, Plan de Contingencias y Seguridad de la Información, Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los equipos de cómputo y comunicaciones, Plan de Capacitaciones de TIC a los usuarios.

Elaborar y aprobar los siguientes documentos de gestión y control de TIC: * Plan Estratégico de Gobierno Electrónico (PEGE). * Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI). * Plan Operativo Informático (POI). * Plan de Administración de Riesgos de TIC. * Plan de Contingencias y Seguridad de la Información. * Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo y comunicaciones. * Plan de capacitaciones de TIC a los usuarios.

La UGEL 04 no cuenta con las licencias de software necesarios para cubrir la demanda de usuarios.

Realizar un inventario de licencias de software de la UGEL 04 a fin de determinar la demanda actual para luego gestionar la adquisición de




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licencias faltantes.

El equipo de tecnologías de la información no cuenta con la capacidad operativa necesaria para brindar un óptimo servicio de soporte técnico a la entidad.

Realizar una evaluación de la capacidad operativa del Equipo de Tecnologías de la Información a fin de determinar la cantidad de personal necesario para atender la demanda de soporte técnico de la entidad, para posteriormente gestionar la contratación de dicho personal.

No cuenta con disposiciones internas para la adquisición de software y hardware que considere la estandarización de la suscripción, renovación, actualización y servicio de soporte técnico de los software y hardware adquiridos.

Elaborar y aprobar disposiciones internas para la adquisición de software y hardware que considere la estandarización de la suscripción, renovación, actualización y servicio de soporte técnico de los software y hardware adquiridos.


COMPONENTES: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN


Se cuenta con una Directiva para la administración de recursos informáticos y una Directiva para el acceso y uso de recursos informáticos aprobados por el MINEDU.

La UGEL 04 cuenta con los siguiente sistemas de información: *SINAD *SUP *NEXUS *AIR * SIAF * SIGA

Se ha creado una cuenta personal de correo electrónico institucional para todos los funcionarios y servidores de la Entidad, disponiendo su uso obligatorio.

No se cuenta con procedimientos que garanticen el adecuado suministro, así como la suficiencia y calidad de la información para el cumplimiento de las actividades y tareas del proceso "Gestión de las TIC".

Elaborar y aprobar procedimientos que regulen el adecuado suministro así como suficiencia y calidad de la información para el cumplimiento de las actividades y tareas del proceso “Gestión de las TIC”

No se solicitan opinión a los usuarios sobre los sistemas de información que permitan registrar los reclamos e inquietudes a fin de priorizar las mejoras.

Establecer un procedimiento interno para la recepción de opiniones, sugerencias o reclamos sobre los sistemas de información por parte de los usuarios, a fin de priorizar las mejoras a implementar por el equipo de TIC.

El correo institucional no se viene utilizando por todo el personal de la entidad, no obstante se ha dispuesto su uso obligatorio.

Reiterar a todos los funcionarios y servidores el uso obligatorio del correo institucional como medio de comunicación válido.




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El equipo de Tecnologías de la Información realiza actividades de supervisión al desarrollo de las labores relacionadas al proceso "Gestión de las TIC" a fin de conocer oportunamente si éstas se efectúan de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente.

El Equipo de Tecnologías de la Información comunica las deficiencias relacionadas al proceso "Gestión de las TIC" a fin de adoptar las acciones necesarias para su corrección

No se cuentan con procedimientos internos para el registro y comunicación oportuna de las deficiencias y problemas detectados en el proceso "Gestión de las tecnologías de la información y comunicación".

Establecer procedimientos internos para registrar las deficiencias y problemas detectados, así como su comunicación oportuna para las correcciones necesarias, permitiendo su seguimiento y análisis.

PROCESO: GESTIONAR LA ATENCIÓN AL USUARIO



Cuentan con un Manual de Operaciones (MOP) aprobado por el MINEDU donde se establecen las funciones de las Áreas de la UGEL 04, así como los objetivos de los procesos y las salidas o productos de los mismos.


Se tiene aprobado un Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO), la cual considera los siguientes procedimientos para el proceso de "Gestión de atención al usuario": * Expedición de constancia de notificación de Resolución Directoral. * Expedición de certificados de estudios para alumnos de IIEE, recesadas o clausuradas. * Visación de certificados de estudios.

Se cuenta con la Directiva N° 007-2015/DUGELN°04/OTD/ARCH "Directiva sobre protección del patrimonio documental de la UGEL N° 04", aprobada con Resolución Directoral N° 2819-2015-UGEL.04 del 02 de abril de 2015.

Se viene aplicando la Directiva N° 023-2013-MINEDU/SG-OAJ "Elaboración, aprobación y tramitación de dispositivos normativos y actos resolutivos en el Ministerio de Educación", aprobado con Resolución Ministerial N° 0520-

Los procedimientos considerados en el MAPRO relacionados al proceso "Gestión de atención al usuario" no se encuentran alineados al MOP

Revisar y actualizar los siguientes procedimientos administrativos relacionados al proceso "Gestión de atención al usuario" según el Manual de Operaciones de la UGEL: * Expedición de constancia de notificación de Resolución Directoral. * Expedición de certificados de estudios para alumnos de IIEE, recesadas o clausuradas. * Visación de certificados de estudios.

No se ha realizado rotación de personal asignado a puestos susceptibles a riesgos de fraude en el proceso "Gestión de atención al usuario".


"Directiva sobre protección del patrimonio documental de la UGEL N° 04" no se encuentra actualizado según la estructura aprobada en el MOP.

Revisar y actualizar la Directiva sobre protección del patrimonio documental de la UGEL N° 04 según la estructura aprobada en el MOP.

No se cuenta con procedimientos internos para la realización periódica de verificaciones sobre la ejecución de los procesos, actividades y tareas respecto al proceso "Gestión de atención al usuario".


Las actividades y tareas del proceso "Gestión de atención al usuario" no se encuentran claramente definidas, establecidas y documentadas.

Elaborar y aprobar disposiciones internas que consideren la totalidad de actividades y tareas del proceso “Gestión de la atención al usuario”.

Los indicadores de desempeño para los procesos establecidos en el POI no se encuentran actualizados según el MOP.

Considerar en la elaboración del POI 2016 indicadores de desempeño para el proceso “Gestión de atención al usuario”.




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2013-ED del 18 de octubre de 2013.


La UGEL 04 cuenta con un procedimiento incluido en el MAPRO para realizar la evaluación trimestral del POI a fin de verificar el avance de las metas establecidas para el presente año.




Se cuenta con el Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO) donde se establecen procedimientos para expedición de constancia de notificación, expedición de certificados de estudios y para visación de certificados. Asimismo, se viene aplicando el procedimiento para la transferencia de documentos en el MINEDU.

Cuentan con un Sistema de Trámite Documentario que les permite llevar un registro y control de la documentación generada y recibida por la UGEL 04.

Se cuenta con una Guía para la notificación electrónica de las comunicaciones y se viene aplicando las disposiciones que regulan la gestión documental en el MINEDU.

La UGEL 04 ha designado responsables para atender los pedidos de información pública y el portal institucional.

Se viene aplicando un procedimiento interno para la atención de solicitudes de información por transparencia.

Se ha conformado el Comité Evaluador de Documentos de la UGEL 04, con Resolución Directoral N° 7625-2015.

Se ha elaborado el Diagnóstico del estado del archivo institucional o Informe Situacional del Proyecto de Modernización "Mejora del Acervo Documentario - Implementación del Archivo Central de la UGEL 04".

No se cuenta con directiva o manual donde se describa a detalle el proceso de Gestión de atención al usuario, de tal forma que garantice el adecuado suministro de información, así como su calidad y suficiencia para el cumplimiento de las funciones de dicho proceso.

Elaborar y aprobar directivas internas que garanticen el adecuado suministro de información, así como su calidad y suficiencia para el cumplimiento de los objetivos del proceso.

El portal de transparencia carece de algunos datos obligatorios, así como de un procedimiento documentado que permita asegurar el cumplimiento de tales funciones.

Verificar el contenido del portal de transparencia a fin de publicar aquella documentación generada por la UGEL 04. Asimismo, elaborar y aprobar un procedimiento interno para la actualización del Portal de Transparencia de la UGEL 04 en el marco de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la misma que debe considerar el periodo de actualización, la mecánica de actualización y los responsables de la entrega de la información por cada área de la entidad.

El procedimiento interno para la atención de solicitudes de información por transparencia no se encuentra aprobado.

Revisar y aprobar el procedimiento interno para la atención de solicitudes de información en el marco de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

No cuenta con procedimientos internos para elaborar el diagnóstico del estado del archivo institucional, que considere responsables, periodicidad, esquema del informe.

Elaborar y aprobar una disposición interna para la realización del diagnóstico del estado del archivo institucional, la misma que debe considerar como mínimo los responsables, periodicidad y esquema del informe.




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El equipo de trámite documentario realiza actividades de supervisión al desarrollo de las labores relacionadas al proceso "Gestión de atención al usuario" mediante reuniones de trabajo a fin de conocer oportunamente si éstas se efectúan de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente.

El Equipo de Trámite Documentario comunica las deficiencias relacionadas al proceso "Gestión de atención al usuario" a fin de adoptar las acciones necesarias para su corrección.

No se cuenta con evidencia documental de las acciones de supervisión realizada para conocer oportunamente si el proceso "Gestión de atención al usuario" se efectúa de acuerdo a lo establecido.

Establecer como disposición interna la elaboración de actas o registros de las reuniones de trabajo para la supervisión de labores relacionadas al proceso de Gestión de atención al usuario, así como de las medidas preventivas o correctivas a adoptar.

No se cuentan con procedimientos establecidos que estandarice el registro y comunicación oportuna de las deficiencias y problemas detectados en el proceso "Gestión de atención al usuario".

Establecer como disposición interna la difusión de las actas o registros de las reuniones de trabajo a todos los integrantes del equipo de trámite documentario y archivo, a fin de dar a conocer oportunamente las medidas preventivas o correctivas a adoptar.




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CAPÍTULO V CONCLUSIÓN




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5.1 CONCLUSIÓN: En base al resultado del Diagnóstico realizado respecto de los elementos del Sistema de Control Interno de la UGEL Nº 04, el nivel de desarrollo, organización y grado de madurez observado para cada uno de los componentes del Sistema de Control Interno, es el siguiente:

Componentes del Sistema de Control

Interno

Inexistente (0)

Inicial (1)

En proceso de implementación

(2)

Implementado / Establecido

(3)

Avanzado (4)

Optimizado (5)

Ambiente de Control

(*)


(*)


(*)


(*)

Supervisión

(*)

(*) Grado de Madurez del Sistema de Control Interno.

Fuente: Análisis y validación de S&SIG Consultores.




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CAPÍTULO VI RECOMENDACIÓN




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6.1 RECOMENDACIÓN: Estando el Resultado del Diagnóstico a nivel de Entidad del Sistema de Control Interno del UGEL Nº 04, se recomienda de manera prioritaria implementar las actividades descritas en el cuadro de fortalezas, oportunidades de mejora, causas y aspectos a implementar del CAPITULO IV.

Lima, 7 de diciembre de 2015

Refrendado por: ________________________________ Mg. Abog. NOELIA PACHECO INGARUCA Socio Gerente Matricula CAJ N° 1845




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ANEXO I MAPEO DE NORMAS APLICABLES A LA UGEL N° 04




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AMBIENTE DE CONTROL


ACTIVIDADES DE CONTROL

GERENCIAL


SUPERVISIÓN

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Acceso y uso de recursos informáticos

X X X X X X X X X X X

Acta de Compromiso

X X X

Administración de recursos informáticos

X X X X X X X X X X X X X

Altas y Bajas X X X X X X

CAP X X

CEUGEL X X X

Clasificador de Cargos

X X X X X X X

Código de ética X X X

Comité de implementación de SCI

X X X

Comité Evaluador de Documentos

X X

Comité proceso CAS

X X X

Conformación equipos de trabajo

X X X X

Contratación menor a 3 UIT

X X X X X X X

Contratación personal administrativo y profesionales de la salud

X X X X X X X X X

Control de asistencia y permanencia del personal

X X X X X X X

Decreto Legislativo Nº 1057

X X X X X

Delegación facultades administrativas

X X X

Directiva Tesorería

X X X X X X X X

Diseño Curricular

X X X X X X




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118 de 160

Versión :

1.0



AMBIENTE DE CONTROL



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Distribución de materiales y recursos educativos

X X X X X X X

Ejecución Recursos Propios

X X X X X X X

Elaboración, aprobación y tramitación Dispositivos normativos MINEDU

X X X X X X X X

Encargo de plazas vacantes cargos directivos

X X X X X X

Evaluación de los aprendizajes

X X X X

FCCH X X X X X X X X X X

Gestión documental en el MINEDU

X X X X X X X X X X X X X

Inventario X X X X X

Ley Bases carrera Administrativa 276

X X X X X X X

Ley Nº 28044 X X X

Ley Nº 28112 X X X X X

Ley Nº 29944 X X X X X X X

Ley Nº 30057 X X X X X X

Libro de Reclamaciones

X X X X X

Lineamientos prevenir corrupción

X X X X

MAPRO X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Mejora Gestión Pedagógica

X X X X X X X X X X X

Modificación Diseño Curricular

X X X X X X

MOP X X X X

Normas para el año escolar 2015

X X X X X X X X X




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Notificación electrónica

X X X X X X X

PAP X

PDP X X X X X

PEI X X X X X X X

PESEM X X X

POI X X X X X X

Practicas pre profesionales

X X X X X

Preparación y Presentación de la Información Financiera y Presupuestaria

X X X X X

Proceso contratación auxiliares

X X X X X

Protección patrimonio documental

X X X X X X

Reconformación Comité

X X X

Régimen Disciplinario Ley Servicio Civil

X X X X X X X X X

Reglamento 276 X X X X X X

Reglamento D Leg 1057 CAS

X X X X

Reglamento de la Ley Nº 29944

X X X X X X

Reglamento Ley Nº 28044

X X X

Reglamento Ley Servir

X X X X X X

Remuneraciones y Pensiones PUP UGEL 04

X X X X X X X X

Responsable Libro de Reclamaciones

X X X X X X X

Responsable Transparencia

X X X X X X X

Responsables remitir ofertas de empleo MTC

X X X

RIS SNA X X X X X




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AMBIENTE DE CONTROL



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RA

MIE

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RIT X X X X X X X X X

Rotaciones, Reasignaciones y Permutas

X X X X X X

Selección y contratación docentes

X X X X X X X

Soporte pedagógico

X X X X X X

Supervisión pedagógica

X X X X X

Transferencia de documentos

X X X X X

TUO SN Tesorería

X X X X X X X X X X

TUPA X X X X X X X X X

Uniformes X X X X X X X

USO SIRA, SUP Y NEXUS

X X X X X X X X X




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1.0



ANEXO II RESULTADOS DE LA ENCUESTA DE PERCEPCIÓN




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1.0



RESULTADOS DE LA CALIFICACIÓN DE LAS PREGUNTAS PREGUNTA VALORACIÓN

¿Has realizado algún aporte a la entidad y este ha sido reconocido? 2,1277

La entidad te ha dado a conocer la Ley del Código de Ética de la Función Pública?

3,3617

¿Conoces de las acciones disciplinarias tomadas a algún servidor o funcionario por violaciones éticas?

1,6170

¿Consideras que los funcionarios de la UGEL 04 demuestran un comportamiento ético?

3,1915

¿La entidad te ha dado a conocer su visión, misión, metas y objetivos? 2,9787

E¡Se te comunicó las funciones que realizas mediante mecanismos formales? 2,9787

¿La entidad te ha dado a conocer los documentos normativos como el Manual de Operaciones, MOF, entre otros?

2,4255

¿Considera usted importante el desarrollo, implantación y mantenimiento del control interno?

3,4681

¿Conoce usted las responsabilidades y niveles de autoridad que le han sido asignadas?

2,7660

Se cuentan con manuales de aprobación y autorización para los procesos, actividades y tareas que desarrollan?, Como se comunican a los servidores

1,7447

Conoce usted los procedimientos que se siguen para la utilización y protección de los recursos o archivos de la entidad.

2,1702

En su área se registra el acceso y/o préstamo de recursos o documentos a través de cuadernos de cargos o similares.

2,7660

¿Conoces los procedimientos y lineamientos de la entidad para la rendición de cuentas de la asignación de recursos (movilidad, refrigerio, encargos, etc.)?

2,4894

La administración exige periódicamente la presentación de declaraciones juradas a su personal

1,7872

¿Conoces tus responsabilidades respecto a la rendición de cuentas de la asignación de recursos (movilidad, refrigerio, encargos, etc.)?

2,0000

¿Conoce usted los procesos que involucran a su unidad orgánica y cuál es su participación en dichos procesos?

3,0426

Los problemas informáticos en su área son atendidos adecuadamente y con celeridad.

2,5106

¿La información que recibe usted para el desarrollo de sus labores es útil, oportuna y confiable?

2,5106

¿Se solicita su opinión y registra reclamos e inquietudes con frecuencia en su calidad de usuario sobre los sistemas de información utilizados?

1,5745

¿Considera usted que los ambientes utilizados por el archivo institucional cuenta con una ubicación y acondicionamiento apropiado?

2,6596




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123 de 160

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1.0



ANEXO III RESULTADOS DE LOS CUESTIONARIOS A LOS

ENCARGADOS DE LAS DEPENDENCIAS




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1.0



Dirección

Elemento de Evaluación Calificación

(de 1 a 5)

La Dirección muestra interés de apoyar al establecimiento y mantenimiento del control interno en la entidad a través de políticas, documentos, reuniones, charlas y otros medios

4

La Dirección reconoce y promueve los aportes del personal que mejoran el desarrollo de las actividades laborales

4

La Dirección incentiva el desarrollo transparente de las actividades de la entidad 2

Se toman decisiones frente a desviaciones de indicadores de desempeño en la entidad 1

El Manual de Organización y Funciones (MOF) refleja todas las actividades que se realizan en la entidad y están debidamente delimitadas

3

Se han elaborado manuales de procesos con sus respectivos flujos de información 0

Las unidades orgánicas cuentan con la cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo de sus actividades

0

Se han identificado las competencias necesarias para cada cargo previsto en el CAP y han sido plasmadas en un documento normativo (perfil del cargo)

1

La autoridad y responsabilidad del personal están claramente definidas en los manuales, reglamentos u otros documentos normativos

3

Los documentos normativos, donde se asigna la autoridad y responsabilidad de los funcionarios, son revisados periódicamente con el fin de ser actualizados o mejorados

1

Se ha desarrollado un Plan de actividades de identificación, análisis o valoración, manejo o respuesta y monitoreo y documentación de los riesgos

0

Están identificados los riesgos significativos por cada objetivo 0

Se ha participado en la identificación de los riesgos de las actividades de las diferentes unidades orgánicas o procesos

0

En la identificación de riesgos se ha tomado en consideración aspectos internos (de la entidad) y externos (fuera de la entidad)

1

En el desarrollo de sus actividades se ha determinado y cuantificado la posibilidad de que ocurran los riesgos identificados (probabilidad de ocurrencia)

0

En el desarrollo de sus actividades se ha cuantificado el efecto que pueden ocasionar los riesgos identificados (impacto)

0

Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia, impacto y cuantificación han sido registrados por escrito

0

Se han establecido las acciones necesarias (controles) para afrontar los riesgos evaluados 2

Se han definido lineamientos para efectuar seguimiento periódico a los controles desarrollados con respecto a los riesgos

0

Los procedimientos de autorización y aprobación para los procesos, actividades y tareas están claramente definidos en manuales o directivas y son realizados para todos los procesos y actividades

2

Los procedimientos de autorización y aprobación para los procesos, actividades y tareas han sido adecuadamente comunicados a los responsables

3

Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude 0

Se han establecido políticas y procedimientos documentados que se siguen para la utilización y protección de los recursos o archivos

4

El acceso a los recursos o archivos queda evidenciado en documentos tales como recibos, actas entre otros

4

Las unidades orgánicas periódicamente llevan a cabo verificaciones sobre la ejecución de los procesos, actividades y tareas

2

Periódicamente se comparan los resultados con los registros de los procesos, actividades y tareas 4




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125 de 160

Versión :

1.0



utilizando para ello distintas fuentes

Los procesos se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente

1

Se implementan las mejoras propuestas para la mejora de los procesos y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias

4

Se han definido niveles para el acceso del personal al sistema de información gerencial 0

Los titulares y funcionarios identifican las necesidades de información de todos los procesos y han implementado los controles necesarios en las áreas respectivas

1

Se cuenta con políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades

2

La información interna y externa que maneja la entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades

4

Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información

0

La entidad ha elaborado y difundido documentos que orienten la comunicación interna 4

Se ha implementado alguna política que estandarice una comunicación interna y externa, considerándose diversos tipos de comunicación: memorando, paneles informativos, boletines, revistas

3

Estos canales de comunicación permiten que la información fluya de manera clara, ordenada y oportuna

2

En el desarrollo de sus labores, se realizan acciones de supervisión para conocer oportunamente si éstas se efectúan de acuerdo con lo establecido, quedando evidencia de ello

2

Las unidades orgánicas realizan acciones para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo)

3

Las deficiencias y los problemas detectados en el monitoreo se registran y comunican con prontitud a los responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección

3

Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarlas 4

Se realiza el seguimiento a la implementación de las mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por el OCI

3

La entidad efectúa periódicamente autoevaluaciones que le permite proponer planes de mejora que son ejecutados posteriormente

2

Se implementan las recomendaciones producto de las autoevaluaciones realizadas 1

Área de Asesoría Jurídica


(de 1 a 5)


4


2




3



1


2




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1.0




2


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2


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2

Periódicamente se comparan los resultados con los registros de los procesos, actividades y tareas utilizando para ello distintas fuentes

1


2


1



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2


2



3

Estos canales de comunicación permiten que la información fluya de manera clara, ordenada y 3




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127 de 160

Versión :

1.0



oportuna


1


1


1



3


3


Área de Gestión de la Educación Básica Regular y Especial


(de 1 a 5)


1


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4


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1



2


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2


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4


3





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129 de 160

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1.0



Área de Gestión de la Educación Básica Alternativa y Técnico - Productiva


(de 1 a 5)


4


3




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0


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0


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2



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0



3


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3


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1


1


Área de Supervisión y Gestión del Servicio Educativo

Elemento de Evaluación Calificación (de 1 a 5)


1


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0


2




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2

Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude No aplica


2


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0



4

Estos canales de comunicación permiten que la información fluya de manera clara, ordenada y 3




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oportuna


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0


Área de Planificación y Presupuesto



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Versión :

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Equipo de Tecnologías de la Información


(de 1 a 5)


3


3




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0


0


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3

La entidad cuenta con un Plan Operativo Informático 0

El Área de informática cuenta con un Plan de Contingencias 0



3


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Área de Administración



4


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Se ha implementado alguna política que estandarice una comunicación interna y externa, 4




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considerándose diversos tipos de comunicación: memorando, paneles informativos, boletines, revistas


4


1


1


1



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1


Equipo de Trámite Documentario y Archivo



3


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Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia, impacto y cuantificación han sido registrados por 1




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Equipo de Contabilidad



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0


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4


4



3


3


Equipo de Tesorería

Elemento de Evaluación Calificación (de 1

a 5)


4


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3



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2


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Versión :

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3


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3




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Versión :

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Equipo de Logística


(de 1 a 5)


4


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0



0


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0


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0


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4


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3


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3


2


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2


2



3


3


Equipo de Patrimonio



4


3




2



2

Se han identificado las competencias necesarias para cada cargo previsto en el CAP y han sido 2




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plasmadas en un documento normativo (perfil del cargo)


3


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1


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0


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2


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2


2


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3


Área de Recursos Humanos


(de 1 a 5)


4


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Secretaría Técnica


(de 1 a 5)


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3




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0



0


0


0


0


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3


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3


3


Equipo de Administración de Personal



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0



0


0


0


0


0



2


2



3

El acceso a los recursos o archivos queda evidenciado en documentos tales como recibos, actas 2




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entre otros


4


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4


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Equipo de Escalafón y Legajos



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3


Se ha implementado alguna política que estandarice una comunicación interna y externa, 3




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considerándose diversos tipos de comunicación: memorando, paneles informativos, boletines, revistas


2


4


3


3



3


3


Equipo de Planillas y Pensiones



4


3




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Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia, impacto y cuantificación han sido registrados por 0




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Versión :

1.0



escrito



3


3



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3


3


3


3


3



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3


2



4


2


3


3


3



3


2





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153 de 160

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1.0



CALIFICACIÓN CONSOLIDADA DE LOS CUESTIONARIOS

ELEMENTO DE EVALUACIÓN Calificación

(de 1 a 5)


3,5556


3,1111

La Dirección incentiva el desarrollo transparente de las actividades de la entidad 2,8889

Se toman decisiones frente a desviaciones de indicadores de desempeño en la entidad 2,3333


2,7778

Se han elaborado manuales de procesos con sus respectivos flujos de información 1,7778


0,9444


1,6111


2,5556


1,9444


0,0000

Están identificados los riesgos significativos por cada objetivo 0,5556


0,2222


0,5556


0,1667


0,0000


0,0556

Se han establecido las acciones necesarias (controles) para afrontar los riesgos evaluados

0,6667


0,0000


2,3889


2,7222

Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude

1,3125


2,4706


2,3529




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3,0556


2,5882


2,4118


2,6471

La entidad cuenta con un Plan Operativo Informático 0,0000

El Área de informática cuenta con un Plan de Contingencias 0,0000

Se han definido niveles para el acceso del personal al sistema de información gerencial 2,2941


1,9375


2,0000


2,5625


1,7500

La entidad ha elaborado y difundido documentos que orienten la comunicación interna 2,8889


2,9375


2,4375


2,6111


2,3333


2,4444

Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarlas

3,0556


2,9412


2,5882

Se implementan las recomendaciones producto de las autoevaluaciones realizadas 2,4706




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Versión :

1.0



ANEXO IV APRECIACIONES DE LOS CONSULTORES




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1.0



Elemento de Evaluación Comentario Calificación

(de 1 a 5)


Tienen reuniones con los jefes de áreas y equipo cada lunes para realizar coordinaciones. Cada 15 días tienen formación para informar sobre la gestión y dar indicaciones a todos los servidores. La última semana se reúnen para ver la ejecución presupuestaria.

4

La Dirección incentiva el desarrollo transparente de las actividades de la entidad

En las reuniones se hablan de asuntos de la entidad. Cuentan con portal de transparencia sin embargo este no está actualizado

2

La Dirección proporciona el apoyo logístico y de personal para un adecuado desarrollo de las labores de control

3

La Dirección demuestra una actitud positiva para implementar las recomendaciones del OCI

Tomando en cuenta las entrevistas, cuestionarios y taller realizados, se identificó que la Dirección, así como las áreas y equipos demuestran una actitud positiva para implementar las recomendaciones del OCI.

3

La entidad cuenta con un código de Ética debidamente aprobado, y difundido mediante talleres o reuniones

No cuenta con un código de ética propio, sin embargo emplea y difunde el código de ética de la función pública, difusión que es reforzada con capacitaciones realizadas por el Ministerio de Educación.

4

Se sanciona a los responsables de actos ilegales e inmorales de acuerdo con las políticas definidas por la Dirección

Se han identificado sanción por actos ilegales a responsable de tesorería y planilla. No se conocen de otros casos.

3

La Dirección asegura que todas las Áreas, Departamentos formulen, implementen y evalúen actividades concordantes con su plan operativo institucional

Realizan evaluaciones trimestrales de su POI.

3

Los planes estratégicos, operativo y de contingencia se elaboran, conservan y actualizan según procedimiento documentado

Tienen PEI y POI, no tienen plan de contingencias. El PEI y POI, Se conservan, cuentan con procedimiento para evaluación trimestral del POI, pero no tienen procedimiento para evaluar y actualizar el PEI.

2

Todas las unidades orgánicas evalúan periódicamente su plan operativo con el fin de conocer los resultados alcanzados y detectar posibles desvíos

Se realizan evaluaciones trimestrales del POI.

3

La entidad ha formulado el análisis de la situación con participación de todas las gerencias para definir su direccionamiento y desarrollo de los servicios

Contaron con la participación de todas las áreas para la elaboración de los planes estratégico y operativo.

3

La estructura organizacional se ha desarrollado sobre la base de la misión, objetivos y actividades de la entidad y se ajusta a la realidad

La estructura organizacional se ha realizado en función al manual de operaciones; sin embargo, no se cuenta con la cantidad de personal necesario para cubrir las nuevas unidad orgánicas o dependencias.

2


Debido a la aprobación del MOP, el MOF ya no es aplicable, por lo que los cargos y funciones de los mismos no se encuentran alineados al MOP. Su similar

1




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Versión :

1.0



es el Manual de Perfiles de Puestos, el cual se encuentra pendiente de elaboración y aprobación por el MINEDU.

La entidad cuenta con un Reglamento de Organización y Funciones (ROF) debidamente actualizado

Se aprobó el Manual de Operaciones, en donde se indican los procesos de la UGEL 04. Este documento reemplaza al ROF.

3

Todos las personas que laboran en la entidad ocupan una plaza prevista en el PAP y un cargo incluido en el de Asignación de Personal (CAP)

Existen varios puestos que no están previstos en el PAP ni incluidos en el CAP. El PAP y CAP no están actualizados según el MOP.

1

La Dirección se asegura de que los trabajadores conozcan los documentos normativos (MOF, ROF, CAP y demás manuales) que regulan las actividades de la entidad

Se entregó folder a cada trabajador conteniendo MOP y manual de procedimientos. Sin embargo, de las encuestas realizadas se identificó que no todos los servidores señalan que les fue comunicado, por el contrario, señalan que tomaron conocimiento por su propia cuenta.

2

La entidad cuenta con mecanismos, políticas y procedimientos adecuados para la selección, inducción, formación, capacitación, compensación, bienestar social, y evaluación de personal

La entidad cuenta con procedimientos para la inducción, formación y evaluación del personal administrativo; sin embargo se hace necesario que se actualice en concordancia a la normativa vigente

3

Se cuenta con un programa de inducción al personal que ingresa relacionados con el puesto al que ingresa y de los principios éticos

Si cuentan con programa de inducción al personal que ingresa; sin embargo la normativa debe adecuarse a los cambios efectuados

3

La entidad elabora anualmente un plan de formación y capacitación del personal, con la participación de todas las áreas y se da cumplimiento al mismo

Cuentan con un PDP. 4

La escala remunerativa está en relación con el cargo, funciones y responsabilidades asignadas

En cuanto al personal administrativo tienen una escala remunerativa desactualizada, Queda pendiente actualización por el MINEDU, según MOP.

3

El personal que ocupa cada cargo de trabajo cuenta con las competencias establecidas en el perfil del cargo

No se tiene identificado las competencias necesarias por cada cargo del personal administrativo, el CAP se encuentra desactualizado.

1

Los Órgano de Control evalúan los controles de los procesos vigentes e identifican oportunidades de mejora acorde a su plan de trabajo

3

Son de comprobada competencia e idoneidad profesional los miembros que conforman el equipo de trabajo del OCI

El Jefe del OCI no es personal de la Contraloría, situación que podría interferir con su independencia y adecuada labor de control.

2

El OCI evalúa periódicamente el sistema de control interno de la entidad

Según las disposiciones de la CGR. 3

La Dirección (Directorio, Gerencias y Jefaturas) ha establecido y difundido lineamientos y políticas para la administración de riesgos

La UGEL no cuenta con lineamientos ni políticas para la administración de riesgos.

0

El planeamiento de la administración de riesgos es especifico en algunas áreas, como en la asignación de responsabilidades y monitoreo de los mismos

La UGEL no cuenta con lineamientos ni políticas para la administración de riesgos.

0




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Versión :

1.0



La entidad cuenta y ha puesto en práctica el Plan de Administración de Riesgos

La UGEL no cuenta con un Plan de Administración de Riegos.

0

Se han identificado los eventos negativos (riesgos) que pueden afectar el desarrollo de las actividades

Las áreas y equipos, a partir del cumplimiento de sus funciones, han identificado riesgos que puedan afectar el desarrollo de sus actividades, sin embargo, estos no han sido determinados a partir de una metodología.

1


No han cuantificado el efecto que pueden ocasionar los riesgos identificados

0


No se ha realizado la evaluación de la probabilidad de ocurrencia e impacto.

0

Las actividades expuestas a riesgos de error o fraude han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo

La UGEL no ha realizado la identificación de actividades expuestas a riesgos de error o fraude, lo que limita la asignación de diferentes personas o equipos de trabajo. Además, la organización se basa en el MOP.

0

El costo de los controles establecidos para sus actividades está de acuerdo a los resultados esperados (beneficios)

La UGEL no ha realizado el análisis del costo de los controles establecidos para sus actividades.

0

Se toma en cuenta que el costo de establecer un control no supere el beneficio que se puede obtener

La UGEL no ha realizado dicho análisis. 0

Periódicamente se comparan los recursos asignados con los registros de la entidad (por ejemplo arqueos, inventarios u otros)

Se realizan inventarios y arqueos. Inventario una vez al año. Tesorería los realiza cada mes, y el OCI cada tres meses.

3

Se ha identificado los activos expuestos a riesgos como robo o uso no autorizado, y se han establecido medidas de seguridad para los mismos

Se verificó medidas de seguridad para aquellos activos expuestos a riesgos como robo o uso no autorizado, sin embargo no cuentan con una metodología para identificar dichos activos.

1

Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos

Cuentan con la Directiva 008-2013-ED Disposiciones que regulan la gestión documental en el MINEDU.

3

La entidad cuenta con indicadores de desempeño para los procesos, actividades y tareas

En el POI se establecen indicadores de desempeño para los procesos, actividades y tareas; sin embargo, estos no se encuentran actualizados según el MOP.

2

La evaluación de desempeño se hace con base en los planes organizacionales, disposiciones normativas vigentes

La UGEL realiza evaluaciones trimestrales del POI, según procedimiento administrativo para tal fin.

3

Los procesos, actividades y tareas de la entidad se encuentran definidas, establecidas y documentadas al igual que sus modificaciones

Cuentan con un MOP; sin embargo, las actividades y tareas de la entidad no se encuentran definidas, establecidas ni documentadas.

1

Se cuenta con políticas y procedimientos escritos para la administración de los sistemas de información

La UGEL no cuenta con Plan Operativo Informático, sin embargo emplean la Directiva para la administración de recursos informáticos emitido por el MINEDU, así como la Directiva para el acceso y uso de recursos informáticos. Así también cuentan con procedimientos

3




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1.0



internos no aprobados para acceso a centro de datos, backup de información, revisión de servidores, entre otros.

Es restringido el acceso a la sala de computo, procesamiento de datos, a las redes instaladas, así como al respaldo de la información (backup)

Se cuentan con procedimientos internos para el acceso al centro de datos, backup de información; sin embargo, estos no se encuentran formalmente aprobados.

2

Los sistemas de información cuentan con controles y sistemas que evitan el acceso no autorizado a la información

El equipo de TIC cuentan con procedimientos para el acceso al centro de datos, sin embargo estos no han sido formalmente aprobados. Emplean la Directiva para la administración de recursos informáticos emitido por el MINEDU, así como la Directiva para el acceso y uso de recursos informáticos.

3

Se han definido los controles de acceso general (seguridad Física y Lógica de los equipos centrales)

El equipo de TIC cuenta con procedimientos internos, sin embargo no se encuentran formalmente aprobados.

1

Se han creado perfiles de usuario de acuerdo con las funciones de los empleados, creación de usuarios con accesos propios(contraseñas) y relación de cada usuario con el perfil correspondiente

No se tiene establecido el cambio obligatorio de contraseñas para el acceso a software.

2

Los programas informáticos (software) de la entidad cuentan con licencias y autorizaciones de uso

La UGEL 04 no cuenta con licencias de software para la demanda de usuarios, según señala el responsable del equipo de TIC.

1

Se lleva el control de los nuevos productos ingresados a desarrollo así como de las modificaciones de los existentes en carpetas documentadas.

1

La entidad ha definido políticas sobre el cambio frecuente de contraseñas, sobre su uso y cuando el personal se desvincule de las funciones.

La UGEL no ha definido políticas o procedimientos para el cambio frecuente de contraseñas. Sin embargo, existen usuarios que lo vienen realizando como buena práctica.

1

La entidad ha establecido controles para la adquisición de paquetes software

No se identificaron controles para la adquisición de paquetes de software.

1

La información Gerencial es seleccionada, analizada, evaluada y sintetizada para la toma de decisiones

3

La entidad está integrada a un solo sistema de información y se ajusta a las necesidades de sus actividades

La UGEL cuenta con sistemas de información consolidados como el SINAD SUP, NEXUS AIR SIAF y SIGA.

3

Se revisan periódicamente los sistemas de información y de ser necesario se rediseñan para asegurar su adecuado funcionamiento

se revisan y actualizan por parte del MINEDU

2

La entidad cuenta con una unidad orgánica que se encarga de administrar la documentación e información generada por la entidad

La UGEL cuenta con el equipo de trámite documentario y archivo quien se encarga de administrar la documentación e información generada por la entidad.

3

La administración de los documentos e información se realiza de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos para la preservación y su conservación (archivos electrónicos, magnéticos y físicos)

La UGEL cuenta con la directiva para la protección del patrimonio documental. Además, utilizan los procedimientos para la transferencia de documentos en el Ministerio de Educación.

3

La administración mantiene actualizada a la Dirección respecto al desempeño, desarrollo,

Debido a que no se cuenta con la cantidad de personal necesario para

2




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1.0



riesgos, principales iniciativas y cualquier otros eventos resultantes

todos los procesos y sub procesos, la administración no puede mantener actualizada a la dirección respecto a todo el desarrollo, riesgos, principales iniciativas y cualquier otro evento resultante, ya que sobre estos aspecto se prioriza lo urgente.

La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos para la denuncia de actos indebidos por parte del personal

La Entidad cuenta con órganos instructores y la secretaria técnica, conforme a la ley del servicio civil, que incluso ha establecido directivas; sin embargo no se transmiten adecuadamente las sanciones éticas, que sirvan como acciones ejemplificadoras.

4

La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos adecuados para informar hacia el exterior sobre su gestión institucional

La entidad cuenta con portal institucional y correo institucional, pero no cuenta con procedimientos para gestionar su imagen institucional.

3

El portal de transparencia de la entidad se encuentra adecuadamente actualizado

El portal de transparencia carece de algunos datos obligatorios.

3

La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos para asegurar la adecuada atención de los requerimientos externos de información (Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública)

La Entidad ha designado responsables para atender los pedidos de información pública y del portal institucional, pero el referido portal carece algunos datos obligatorios a ser publicados en el portal, tampoco cuenta con un procedimiento documentada para cumplir con estas obligaciones.

3

Se implementan las recomendaciones que formulan los Órganos de control , las mismas que constituyen compromisos de mejoramiento

2

Documents

INFORME DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DEL SISTEMA DE CONTROL