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O PROBLEMA E AS SUAS CAUSAS

Manuel Teixeira - 2010

INTRODUÇÃO ÀS COBRANÇAS

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A tradição já não é o que era!

Desde sempre que houve dívidas em atraso e incobráveis, mas…

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Antigamente as empresas eram fortemente personalizadas

Hoje existe uma maior flexibilidade na forma como a questão é encarada.

Há a Mudança de mentalidade

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A dimensão que o problema das cobranças atinge, portanto, é uma resultante destes dois factores :

mentalidade e conjuntura económica.

E a Conjuntura Económica Actual

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políticas financeiras (receber cedo e pagar tarde) Mas… As consequências de um aumento do prazo

médio de recebimentos, bem como de dívidas incobráveis (estão os dois geralmente correlacionados) traz efectivamente graves consequências para uma empresa, nem sempre directamente visíveis para o seu gestor.

…Mas existem outros factores:

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O primeiro custo que as empresas têm de suportar é, desde logo, o que resulta da necessidade de financiamento das suas vendas a crédito. Partindo do princípio que os negócios são feitos numa base de pagamento a 30 dias, tal facto deveria ser considerado aquando do estabelecimento do preço dos produtos.

Mas não só. Num caso em que o prazo médio de recebimentos seja do ordem dos 80 dias (a título de exemplo), o custo dos 50 dias adicionais deveria igualmente reflectir-se nos preços praticados. Se uma empresa tem por exemplo um lucro de 10% em relação à facturação e se financia a 18 %, isso irá custar-lhe 2,4 % dessa facturação, ou seja 24% do seu lucro*.

*Valores aproximados

Manuel Teixeira - 2010

PROBLEMA!

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1. Mais… se o prazo médio de entrega do IVA for de 60 dias, este terá igualmente que ser financiado pela empresa durante um período de 18 dias!

2. custos administrativos e operacionais!(Quanto mais uma empresa se empenhar numa cobrança, mais tempo e dinheiro são gastos, quer esse trabalho seja desempenhado por pessoal da empresa, que poderia estar a executar outras tarefas, quer por outro tipo de pessoal externo)

3. E ainda o custo directo das dívidas realmente incobráveis!

PROBLEMA (2)!

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E ainda… (nunca mais acaba!) temos o problema do custo gerado pela inflação que teve lugar entre a data da venda ou fornecimento de serviço e a data de recebimento. Assumindo um atraso de 50 dias e uma inflação a 8 % ao ano este custo será de cerca de 1% do total da facturação*.

*Valores aproximados

PROBLEMA (3)!

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Todos os anteriores custos considerados, poderão ascender a um valor da ordem dos 50 % dos lucros. Mas…

E o custo de oportunidade?(investimentos que não são feitos por falta de disponibilidade financeira e que iriam ser responsáveis pelo crescimento futuro da empresa)

PROBLEMA (4), UFA!!!

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1. o crescimento, não só em Portugal, de grandes empresas com enorme capacidade financeira e consequente possibilidade de determinar quase unilateralmente os termos de pagamento.(exemplo: supermercados, construtoras, energia, comunicações etc.…)

Mas o pesadelo não acaba aqui…(1)

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Finalmente, o aumento da pressão sobre os consumidores para as compras a crédito ou mais concretamente, a prestações.

Baixos níveis de poupança (particulares) legislação existente bem como o (mau)

funcionamento dos tribunais

Mas o pesadelo não acaba aqui…(2)

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Medidas preventivas (proactivas)

Medidas reactivas

Como resolver o problema?

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Como resolver o problema?

Medidas preventivas (proactivas)

Medidas Reactivas(Coping)

Bom Sistema de Informação

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1. quanto lhe estão a custar os recebimentos em atraso?

2. custo de oportunidade / apontar para uma análise custo-benefício alargada.

3. determinar um padrão comum entre os clientes que apresentam problemas de pagamento

Medidas Preventivas (1)

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5. Elaboração de processo interno6. Manter o cliente permanentemente informado7. Incentivos para pagamentos a pronto ou dentro de

um curto prazo8. Assertividade na gestão documental (envio de

facturas e outro tipo de documentos)

Medidas Preventivas (2)

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É melhor prevenir do que remediar Usar um questionário padrão pró-forma Medidas preventivas e pró-activas Referências bancárias Referências comerciais Pesquisa em bases de dados de empresas

Como evitar dívidas incobráveis?

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Cuidado com concessões de crédito,

obter primeiro, através de questionário tipo

Dados sobre o cliente e pesquisar sobre

Informação relevante em termos

Comerciais, junto da banca e demais

Entidades julgadas necessárias!

Estratégia CODICE

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O sistema mais eficaz de cobrança é garantir que as dívidas não surgem. Por conseguinte, devem ser tomadas medidas eficazes desde o início com vista a prevenir possíveis problemas.

É melhor prevenir do que remediar!

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Portanto, o problema dos incobráveis está na politica de concessão de crédito da empresa (ao longo do tempo)!

É melhor prevenir do que remediar!

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Sugerimos que use um questionário padrão pró-forma sobre detalhes da empresa / situação pessoal, do seu cliente potencial. Este processo tem vantagens consideráveis porque algumas destas informações podem ser usadas em data posterior, caso surjam problemas.

Usar um questionário padrão

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A eficácia das referências bancárias muitas vezes são questionáveis.

Uma referência comercial pode ser mais útil, mas verificar a autenticidade de tais referências – melhor usar empresas suas conhecidas.

A pesquisa em bases de dados pode revelar detalhes importantes e de forma actualizada.

Referências bancárias comerciais e pesquisa em bases de dados

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O processo de cobrança◦ enviar uma primeira factura seguida de uma 2ª via e

posteriormente de 3 a 5 cartas de aviso. Utilizar o telefone como meio de entrar em contacto

com o cliente e levá-lo a cumprir a sua obrigação

Medidas

reactivas

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Antes do telefonema, o processo do cliente deve ser revisto nos seus pormenores:

1. Quem efectua o telefonema deve saber antecipadamente com exactidão, os termos em que está disposto a negociar e a ceder (por cada cliente)

2. Ir direito ao assunto3. Fazer uma abordagem personalizada4. Ouvir o cliente5. Ser firme mas flexível6. Não discutir, ameaçar, ficar aborrecido ou perder a

dignidade7. Obter do cliente uma promessa específica quanto a uma

data de pagamento.

O telefone…

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Agências de Cobranças Difíceis (Outsorcing) Factoring (Dun & Bradstreet etc…) Agências de advogados Vendedores no processo de cobrança…

E depois?...