La Universidad Católica de Loja - RiUTPL: Página de …dspace.utpl.edu.ec/bitstream/123456789/4471/1... · Clasificación de la Auditoria 12 Por el modo de ejercer la auditoria

UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA

La Universidad Católica de Loja

TITULACIÓN DE LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

“Auditoría de gestión en la empresa constructora Ortega Ramón Ángel Sigifredo de la

ciudad de Loja período 1 de enero al 31 de diciembre de 2010”

Trabajo de fin de titulación.

Autoras:

Guamán Guaillas, Rosa Delia.

Guaillas Gualán, Zoila Angelina.

Directora:

Dra. Solano de la Sala, María Augusta.

Centro Universitario Zamora

2012



ii Auditoría de Gestión

Dra. María Augusta Solano de la Sala

DOCENTE DE LA ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÍA DE LA

UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA.

C E R T I F I C A:

Que el presente trabajo de fin de carrera realizado por las estudiantes Rosa

Delia Guamán Guaillas y Zoila Angelina Guaillas Gualán; ha sido orientado

y revisado durante su ejecución, por lo tanto autorizo su presentación.

Loja, Octubre de 2012

Dra. María Augusta Solano de la Sala

DIRECTORA DE TESIS



iii Auditoría de Gestión

DECLARACIÓN Y CESIÓN DE DERECHOS

Nosotras Rosa Delia Guamán Guaillas y Zoila Angelina Guaillas Gualán, declaramos ser

autoras del presente trabajo y eximimos expresamente a la Universidad Técnica Particular

de Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos o acciones legales.

Adicionalmente declaramos conocer y aceptar las disposiciones del Art. Art. 67 del Estatuto

Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en parte pertinente textualmente

dice: ―Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de

investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que se realicen a través, o

con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad‖

Rosa Delia Guamán Guaillas Zoila Angelina Guaillas Gualán

C.C. 1900551647 C.C. 1900592401



iv Auditoría de Gestión

AUTORÍA

Declaramos que las ideas, conceptos, conclusiones y recomendaciones, expuestas en la

presente tesis son de nuestra exclusiva responsabilidad y autoría.

Loja, 29 de Octubre de 2012

Rosa Delia Guamán Guaillas Zoila Angelina Guaillas Gualán

C.C. 1900551647 C.C. 1900592401



v Auditoría de Gestión

DEDICATORIA

A mis padres, Miguel Guamán y María Guaillas, quienes

con su noble ejemplo de moralidad y rectitud, me han

permitido sembrar en mí, lealtad y respeto, valores que

se han constituido en factores determinantes para

enmarcar los actos de mi vida. A mis hermanos, quienes

con su correcto accionar forjaron gran parte de mi

personalidad y me acompañaron en este largo trajinar.

Rosa Delia Guamán Guaillas

A cada uno de mis familiares y de manera especial a

mis padres Pedro Guaillas y María Gualán quienes a

través de sus enseñanzas, han sido ejemplo de vida y

superación personal.

A todas las personas que de una u otra forma han

brindado su aporte en el desarrollo de esta tesis a todas

muchas gracias.

Zoila Angelina Guaillas Gualán



vi Auditoría de Gestión

AGRADECIMIENTO

A Dios quien marca nuestros rumbos y nuestras vidas, quien nos da la

fortaleza y amor cada día y la claridad para seguir mejorando en esta

sociedad de exigencias y metas.

A los maestros de la Escuela de Contabilidad y Auditoría de la Universidad

Técnica Particular de Loja, quienes, en el ejercicio de su cargo supieron

impartir con generosidad su dedicación y conocimiento, gesto que lo

consideramos de trascendental importancia para nuestra formación

profesional dentro del campo de Contabilidad y Auditoría.

De manera especial a la Dra. María Augusta Solano de la Sala, Directora

de Tesis, quien con sencillez y claridad supo impartir sus sabios

conocimientos, consejos y experiencias, en función de cumplir

satisfactoriamente el presente trabajo de investigación.

Así mismo, a todas las personas que de una u otra forma nos brindaron su

aporte para la culminación de esta tesis.

Las Autoras



vii Auditoría de Gestión

ESQUEMA DE CONTENIDOS

CERTIFICA ii

DECLARACIÓN Y CESIÓN DE DERECHOS iii

AUTORÍA iv

DEDICATORIA v

AGRADECIMIENTO vi

ESQUEMA DE CONTENIDOS vii

RESUMEN EJECUTIVO xi

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 1

Descripción de la empresa 1

Base legal de la empresa 2

Ley de Régimen Tributario Interno 2

Código de Trabajo 3

Ley de Seguridad 3

Organigrama estructural y funcional 4

Organigrama estructural 4

Organigrama funcional 5

Plan estratégico 10

Misión 10

Visión 10

Valores 11

Objetivos 11

MARCO TEÓRICO DE LA INVESTIGACIÓN

Auditoría de gestión 12

Clasificación de la Auditoria 12

Por el modo de ejercer la auditoria 12

Auditoría externa 12

Auditoría interna 13

Clasificación por el área objeto de examen 13

Auditoría financiera 13

Auditoría administrativa 14

Auditoría operacional 14

Auditoría informática 14

Auditoría gubernamental 14

Auditoría de gestión 14



viii Auditoría de Gestión

Concepto de control 15

Concepto de gestión 15

Concepto de control de gestión 16

Concepto de eficacia 16

Concepto de eficiencia 16

Elementos de gestión 17

Importancia de la auditoria de gestión 18

Propósito y objetivos 18

Instrumentos para el control de gestión 19

Ámbito y objetivo general de la Auditoria de Gestión 19

Alcance de auditoria de gestión 20

Enfoque de la auditoria de gestión 21

Fases de la auditoría de gestión 21

Fase I: Conocimiento preliminar 22

Papeles de trabajo 23

Indicadores de gestión 23

Indicadores de cumplimiento 23

Indicadores de evaluación 24

Indicadores de eficiencia 24

Indicadores de eficacia 24

Indicadores de control de gestión 24

Indicadores cuantitativos y cualitativos 24

Indicadores de gestión universalmente utilizados 24

Indicador estándar 25

Indicador índice 25

Indicadores de resultados por área y desarrollo de información 26

Indicadores estructurales 26

Indicadores de recursos 26

Indicadores de procesos 26

Indicadores de personal 27

Características de los indicadores 27

Análisis FODA 28

Fase II: Planificación 31

Fase III: Ejecución 31

Preparación de los papeles de trabajo, elaboración, marcas, y referencias 32

Evaluación de los riesgos 33



ix Auditoría de Gestión

Métodos de evaluación 34

Cuestionarios 34

Flujogramas 35

Matrices. 36

FASE IV: Informe final 39

Riesgo de la auditoría de gestión 39

¿Cómo medimos El Riesgo? 39

Análisis de riesgo: Métodos de Evaluación 40

¿Quién asume los Riesgos? 41

Muestreo en la auditoría de gestión 42

Cuadro de Mando Integral 43

Composición del cuadro de mando 46

Equipo multidisciplinario 46

Auditores 46

Especialistas 46

Herramientas para la auditoría de gestión 47

Técnicas de auditoria 47

Control Interno 48

Actividades de control de gestión 50

APLICACIÓN PRÁCTICA DE AUDITORIA DE GESTION

FASE I.- CONOCIMIENTO PRELIMINAR 51

Marcas de Auditoría 52

Orden de trabajo 53

APLICACIÓN PRÁCTICA, AUDITORÍA DE GESTIÓN 54

Visita Previa 55

Distribución de trabajo 58

Notificación de inicio de examen 59

FODA 60

Administración de auditoria. 62

Informe de planificación preliminar 62

Planificación especifica 63

Cronograma de entrevista 64

Planificación de entrevistas 65

Identificación de proceso y subprocesos 66

Informe de la Planificación Preliminar 67

Definición 73



x Auditoría de Gestión

Indicadores 73

Fase III. Ejecución de la auditoria 85

Revisión de archivos papeles de trabajos 85

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO 101

Fase IV: Comunicación de Resultados 130

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 142

CONCLUSIONES 142

RECOMENDACIONES 143

BIBLIOGRAFÍA 145

ANEXOS 146



xi Auditoría de Gestión

RESUMEN EJECUTIVO

El trabajo de auditoría de gestión se desarrolló en la empresa constructora Ortega Ramón

Ángel Sigifredo, periodo enero a diciembre 2010; lleva trabajando más de 10 años en la

construcción en Loja y sur del país. Esta auditoría se realizó bajo sujeción de normas

generalmente aceptadas, considerando análisis y evaluación de los componentes y

subcomponentes de la constructora, hasta medir la gestión administrativa aplicando

indicadores de gestión debidamente comprobados, útiles para lograr consolidar empresas

competitivas.

Se dividió en tres capítulos: capítulo I se da a conocer todo lo relacionado con la compañía

presentando la reseña histórica, ubicación, estructura organizacional, disposiciones legales

que la rigen, la visión y misión, matriz FODA de la constructora. Capítulo II se da a conocer

las bases conceptuales de auditoría de gestión, metodología de investigación, técnica

necesaria y proceso de auditoría de gestión. Tercer capítulo se desarrolló la auditoría de

gestión, se aplicaron métodos y procedimientos, para obtener evidencias necesarias,

evaluar la gestión de las autoridades de la empresa en base a resultados, se emitieron

observaciones correspondientes con recomendaciones para mejorar la administración de la

empresa.



Auditoría de Gestión



1 Auditoría de Gestión

1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

1.1. Descripción de la empresa

La empresa constructora ―Ortega Ramón Ángel Sigifredo‖, nace por iniciativa del dueño

quien al concluir sus estudios superiores universitarios desempeña labores en varias

instituciones del sector público como ingeniero residente de obras civiles, pero con el paso

del tiempo, ante las necesidades económicas y generación de recursos que le permiten

mejorar el nivel económico de él y lo de su familia, toma la decisión de formar una

microempresa de carácter personal, dedicada a las labores de Ingeniería Civil, para lo cual

decide iniciar actividades con la apertura del Registro Único de Contribuyentes con fecha 14

de abril de 1995.

Ante la creación de nuevas oportunidades y la generación de otras fuentes de ingresos

económicos, el 27 de marzo del 2003 decide incursionar en otro tipo de actividades como

transportista urbano en la Cooperativa Cuxibamba en la ciudad de Loja, por el lapso de 2

años y cuatro meses, que procedió a realizar el cierre de esta actividad el 24 de julio del

2005.

El ingeniero Ángel Sigifredo Ortega Ramón considera la necesidad de crear una

microempresa con mayor relación a su profesión de ingeniería civil por lo que inicia

actividades de Transportista de Carga por Carretera en Volquete el 20 de diciembre del

2005.

Desde el año 2006 a la fecha ejerce su actividad en el libre ejercicio de su profesión como

ingeniero civil en varias provincias del Ecuador, así como el transporte de carga por

carretera en volquete y transporte de carga por carretera en camión, la dirección de la

empresa es, la calle Salvador Bustamante Celi; en la ciudadela La Paz de la parroquia El

Valle, cantón Loja, provincia de Loja, teléfono: 072579802.

La empresa constructora cuenta con 23 empleados, los mismos que están legalmente

contratados, aplicando las leyes vigentes, su administrador y gerente general es el señor

Ortega Ramón Ángel Sigifredo con número de cedula de ciudadanía 1900110311, el señor

Pedro Eduardo Cruz Sinchire desempeña el cargo de contador, la licenciada Gloria Fabiola

Cueva Cabrera realiza las labores de secretaria, el señor Juan Andrés Carrión Loarte presta

servicio de topógrafo, el departamento de residentes de obra está a cargo del Ing. Juan




Rodríguez, además tiene dos choferes, uno para volqueta, otro para el camión y dos

trabajadores para las construcciones civiles.

1.2. Base legal de la empresa

La empresa constructora de ―Ortega Ramón Ángel Sigifredo tiene como sustento legal las

leyes ecuatorianas de manera especial la Ley de Régimen Tributario Interno, el Código de

Trabajo, Ley de Seguridad Social, Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública,

código Civil y el Código de Ordenamiento Territorial; cumple con las obligaciones tributarias

con el Servicio de Rentas Internas quien en su ley de Régimen Tributario Interno en los

siguientes artículos establece lo siguiente.

1.2.1 Ley de Régimen Tributario Interno

a) Capítulo I

Normas generales

- Objeto del impuesto.- Establece el impuesto a la renta global que obtengan las

personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades nacionales o

extranjeras, de acuerdo con las disposiciones de la presente Ley.

- Establece el impuesto al valor agregado (IVA),que grava al valor de la transferencia

de dominio o la importación de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas sus

etapas de comercialización y al valor de los servicios prestados, en la forma y las

condiciones que prevé la ley

- Según las disposiciones emanadas por el Código Tributario la Ley de Régimen

Tributario Interno, determina que todo contribuyente sea persona natural o jurídica,

para registrar su legalidad y constitución debe cumplir con requisitos mínimos como

la obtención de RUC Registro único de Contribuyentes, documento que le permitirá:

o Obtener la legalidad de su constitución,

o Le permite contratar y ser contratado

o Obtener la documentación necesaria como facturas, notas de venta y otros

documentos que agilitarán, viabilizarán y legalizarán sus transacciones

comerciales.

o Art.45 otras retenciones en la fuente.-toda persona jurídica, pública o

privada, las sociedades y las empresas o personas naturales obligadas a

llevar contabilidad que paguen o acrediten en cuenta cualquier otro tipo de

ingresos que constituya rentas gravadas




1.2.2 Código de Trabajo

Título preliminar

Disposiciones fundamentales

Según los derechos constitucionales, amparados en el Código de Trabajo, insertos en sus

artículos 2,3 y 5, determinan la obligatoriedad del trabajo y se constituye es un derecho y

un deber social; El trabajador es libre para dedicar su esfuerzo a la labor lícita que a bien

tenga, los funcionarios judiciales y administrativos están obligados prestar a los

trabajadores oportuna y debida protección para la garantía y eficacia de sus derechos.

1.2.3 Ley de Seguridad

Capítulo uno

Normas generales

En los articulados Nro. 1 y 2 de la Ley de Seguridad social fundamentalmente expresan el

Seguro General Obligatorio forma parte del sistema nacional de seguridad social y, como tal,

su organización y funcionamiento se fundamentan en los principios de solidaridad,

obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad y suficiencia.

Son sujetos obligados a solicitar la protección del Seguro General Obligatorio, en calidad de

afiliados, todas las personas que perciben ingresos por la ejecución de una obra o la

prestación de un servicio físico o intelectual, con relación laboral o sin ella.

El resto de leyes que convergen y son de apoyo fundamental para que la institución se

apoye y sustente sus transacciones cotidianas de contrataciones y generación de

obligaciones amparadas en las leyes que las rigen.




1.3. Organigrama estructural y funcional

1.3.1. Organigrama estructural

La empresa constructora de Ortega Ramón Ángel Sigifredo se encuentra organizada

estructuralmente acorde en el siguiente organigrama.

Gráfico 1

Fuente: Archivo de la empresa Constructora Ortega Ramón Ángel Sigifredo

Elaborado por: Rosa D. Guamán G. – Zoila A Guaillas G.

Como se puede apreciar el nivel de gerencia en la parte superior es el mayor nivel

administrativo, siguiendo con el de contabilidad y el auxiliar de secretaría, en la parte

operativa se encuentran las áreas de topografía los conductores y trabajadores.

GERENCIA

Contabilidad

Secretaría

Operadores Transportistas Construcciones

Conductor 1 Conductor 2 Ingeniero fijo Topógrafo

Residente

Maestro 1 Maestro 2

Albañiles Albañiles

Ingeniero fijo Topógrafo




1.3.2 Organigrama funcional

En la empresa se encuentran asignadas las siguientes funciones:

Gráfico 2

Fuente: Empresa Constructora Ortega Ramón Ángel Sigifredo


En el organigrama se ha detallado cada una de las niveles con las actividades que

desempeña, para laborar en una de estas actividades el personal contratado debe acoplarse

a las características presentadas a continuación.

Secretaría

Operadores Transportistas Constructores

Encargada de las relaciones globales

de la empresa.

Personas encargadas del manejo de la maquinaria de construcción civil.

Persona dedicado a la conducción del camión de carga pesada y servicio de volquete.

Personas dedicadas a las obras civiles de la constructora.

GERENCIA

Contabilidad

Toma las decisiones para el funcionamiento de la empresa.

Efectúa los procesos contables y la parte financiera de la empresa. Residente

Revisión y control de obras de la

constructora.

Maestro 1

Albañiles

Dirige obras de

la constructora.

Realiza obras de

la constructora.




a) Requisitos y funciones a cumplir

Las funciones de cada uno de los niveles de la estructura se resumen a continuación:

Gerente

Naturaleza del trabajo:

Persona responsable del normal funcionamiento de la empresa y la toma de decisiones a

nivel administrativo.

Actividades permanentes:

Realiza gestiones económicas.

Firma en representación de la empresa.

Atiende asuntos legales concernientes a la empresa.

Revisa la existencia de contratos.

Efectúa revisiones de las obras que se encuentran en ejecución.

Requisitos mínimos:

Título de Estudios Universitarios en especialización ingeniería civil.

Experiencia profesional de administrador por lo menos 2 años.

Tener buenas de relaciones humanas.

Cursos de administración de empresas

Cursos de motivación.

No contar con impedimentos legales.

Formar parte de la empresa.

Contador


Trabaja en coordinación con el gerente y la secretaria pues es el encargado de registrar,

analizar y verificar las transacciones diarias contables de la empresa, así como administrar

financieramente la empresa.





Realización de transacciones contables diarias.

Declaraciones tributarias.

Elaboración de balances.

Manejo de la parte contable del portal de compras públicas.

Presentación de estados financieros durante los periodos contables.


Título de licenciado en contabilidad, Contador Público Autorizado.

Experiencia profesional de por lo menos 1 año.

Referencias personales.

No tener impedimento legal de ejercer cargo.

Contar con los documentos profesionales actualizados.

Secretaria


Vínculo entre los clientes y la empresa, persona encargada de atender las llamadas y

colaborar con el personal de la empresa.


Maneja el archivo de la empresa.

Atiende las llamadas diarias.

Realiza el registro de los ingresos de nuevos contratos.

Atención al cliente

Recibe los documentos que llegan para la empresa.


Título de licenciada de secretaria ejecutiva.

Experiencia en campo profesional mínimo 1 año.

Referencias personales.

Adecuada presencia física y cuidado personal.




Fiscalizador

Naturaleza del trabajo

Persona quien ejecuta las obras civiles y revisa su cumplimiento del trabajo, mantiene a su

cargo y dirige a los maestros y albañiles de la construcción.

Actividades permanentes

Elaborar planillas de trabajos de avance de obras.

Controlar y supervisar las labores en las obras civiles.

Realizar el pedido de materiales.

Presupuestar el costo de una obra.

Presentar informes de labores.

Requisitos mínimos

Ejercer la profesión de ingeniero civil

Experiencia profesional 1 año

Trabajar en equipo

Tener características de liderazgo

Topógrafo


Es la persona que se encarga del trabajo inicial de las obras civiles quien efectúa las

mediciones.


Las actividades que desempeña el topógrafo son las siguientes:

Manejo de las estaciones topográficas.

Mediciones de las construcciones civiles

Asignar labores a los trabajadores.





Entre los requisitos mínimos para ejercer la función de topógrafo están las siguientes:

Título de Ingeniero civil o especialista en topografía.

Experiencia profesional en topografía 2 años como mínimo.

Hoja de vida con currículo de trabajo en obras civiles.

Conductor


Los conductores son el recurso humano que cuenta la empresa dedicado al transporte ya

sea por medio de volqueta o camión, y brinda un servicio complementario dentro de la

empresa.


Entre las actividades permanentes que realiza se detallan las siguientes:

Conducción de las unidades vehiculares ya sean estas el camión o la volqueta.

Atención a puerta sobre los servicios que ofrece tanto en camión como en

volqueta.

Revisión constante del estado vehicular de las unidades de transporte

asignadas.

Requisitos mínimos

Entre los requisitos mínimos para desempeñar estas funciones están las siguientes:

Licencia de conducción tipo D para poder conducir ya sea la volqueta como el

camión.

Contar con la documentación personal y profesional debidamente actualizada.

No disponer de impedimentos legales para realizar sus funciones.

Trabajador


Los trabajadores constituirán la fuerza laboral de la empresa y serán quienes desempeñen

las actividades de construcción.





Tener a su cargo el cuidado y manejo de las herramientas para el trabajo de

construcciones civiles.

Realizar las labores de construcción en los contratos

Requisitos mínimos

Disponibilidad de tiempo completo.

Saber utilizar las herramientas de construcción.

Hoja de vida personal con toda la información actualizada.

1.4. Plan estratégico

La empresa de construcción de ―Ortega Ramón Ángel Sigifredo‖, en la actualidad no cuenta

con un adecuado plan estratégico, por ello se plantea las siguientes características:

1.4.1. Misión

La empresa constructora de obras civiles en el sur del Ecuador es; proporcionar a sus

clientes una completa asesoría para la ejecución de sus proyectos de construcción.

Buscando satisfacer al cliente en materia de diseños adecuados a la necesidad de los

usuarios, siempre focalizados en mejorar la calidad de vida, todo en base a la experiencia y

excelencia profesional, superando sus expectativas usando la mejor tecnología, materiales,

con personal altamente calificado.

1.4.2. Visión

Posicionar a la empresa en el ámbito regional como una empresa estable y confiable en el

ramo de la construcción y mantenerla a la vanguardia en cuanto a las nuevas tecnologías de

construcción; basados en la especialización y capacitación del personal, respetando las

normas para la conservación del medio ambiente. Convertirnos en la mejor y más eficiente

empresa Constructora, liderando el mercado por medio de la responsabilidad, y eficiencia,

cumpliendo a tiempo con todos y cada uno de los trabajos encargados.

La empresa de ―Ortega Ramón Ángel Sigifredo‖, no somos la única empresa constructora,

pero que si somos los mejores.




1.4.3. Valores

La empresa constructora para ofrecer un adecuado servicio a sus clientes se ha planteado

los siguientes valores:

-Satisfacción del cliente:

Entregar a los clientes los proyectos de calidad, precio y tiempo pactados, brindándoles el

mejor servicio antes, durante y después del proyecto.

-Rentabilidad:

Obtener las utilidades y la liquidez, de acuerdo a los parámetros del mercado asegurando el

crecimiento sustentable de la empresa.

-Mejora continua:

Proporcionar cada día la superación personal y el perfeccionamiento de trabajo mediante la

medición, control y optimización de los procesos.

-Colaboración:

Unirse al esfuerzo de los demás, aportando lo mejor de nosotros mismos, para obtener

excelentes resultados.

1.4.4. Objetivos

Satisfacer los requerimientos y necesidades de los clientes en cuanto a preferencias

en lo que respecta a obras de construcción de carácter civil.

Prestar servicios eficientes y de alta calidad, a través de una correcta atención, con

la tecnología actual.

Mantener el control en los procesos de la organización, con el fin de mejorar y de

esta manera optimizar la atención personal.

Cumplir planes de adiestramiento que permitan desarrollar al personal y, al mismo

tiempo, perfeccionar la calidad de los servicios prestados.







2. MARCO TEÓRICO DE LA INVESTIGACIÓN

2.1. Auditoría de gestión

Antes de comenzar este capítulo es muy importante mencionar algunos conceptos para

tener un conocimiento más profundo acerca de lo que constituye efectuar una Auditoria de

Gestión en la constructora, es un elemento de vital importancia para la gerencia, tiene como

propósito evaluar la eficiencia y eficacia de los controles establecidos en los procesos de

negocio y mejorar su desempeño, corregirlos o prevenirlos

La Auditoría de gestión es el examen que se efectúa a una entidad por un profesional

externo e independiente, con el propósito de evaluar la eficiencia de la gestión teniendo en

cuenta los objetivos generales; su eficiencia como organización y su actuación y

posicionamiento desde el punto de vista competitivo con el propósito de emitir un informe

sobre la situación global de la misma y la actuación de la dirección.1

La auditoría de gestión es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y

eficacia en el logro de los objetivos previstos por la organización y con los que se han

manejado los recursos.

2.2. Clasificación de la Auditoria

2.2.1 Por el modo de ejercer la auditoria

2.2.1.1 Auditoría externa

Auditoría externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información

de una unidad económica, realizado por un contador público sin vínculos laborales con la

misma, utilizando técnicas determinadas con el objeto de emitir una opinión independiente

sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias

para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los

terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce

bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la

información examinada.

1 Auditoria de Gestión.- Maldonado Milton K.- Editorial Luz.- de América .- 2001




2.2.1.2 Auditoría interna

La auditoría interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de

información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales

con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular

sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y

no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pública.

La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la

organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no puede ni

debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los

que forman parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo alguno

involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su

función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección toma las medidas

necesarias para su mejor funcionamiento.

2.2.2 Clasificación por el área objeto de examen

De acuerdo al área o sistema de información objeto del examen de auditoría, esta se puede

clasificar tomando el nombre del área específica examinada. Es así como se tienen auditoría

financiera, auditoría administrativa, auditoría operacional, auditoría informática, auditoría

gubernamental, auditoría de gestión entre las más conocidas

2.2.2.1 Auditoría financiera

Es aquella que emite un dictamen u opinión profesional en relación con los estados

financieros de una unidad económica en una fecha determinada y sobre el resultado de las

operaciones y los cambios en la posición financiera cubiertos por el examen la condición

indispensable que esta opinión sea expresada por un contador público debidamente

autorizado para tal fin

La auditoría financiera tiene como objetivo la revisión o examen de los estados financieros

por parte de un contador público distinto del que preparó la información contable y del

usuario, con la finalidad de establecer su razonabilidad, dando a conocer los resultados de

su examen, a fin de aumentar la utilidad que la información posee. El informe o dictamen

que presenta el contador público independiente otorga fe pública a la confiabilidad de los

estados financieros y por consiguiente, de la credibilidad de la gerencia que los preparó.




2.2.2.2 Auditoría administrativa

Es un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa,

institución o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad y de sus métodos de

control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales.

2.2.2.3 Auditoría operacional

Se define como una técnica para evaluar sistemáticamente de una función o una unidad con

referencia a normas de la empresa, utilizando personal no especializado en el área de

estudio, con el objeto de asegurar a la administración, que sus objetivos se cumplan, y

determinar qué condiciones pueden mejorarse.

2.2.2.4 Auditoría informática

Auditoría en informática es la revisión y evaluación de los controles, sistemas,

procedimientos de informática, de los equipos de cómputo, su utilización, eficiencia y

seguridad, de la organización que participan en el procesamiento de la información, a fin de

que por medio del señalamiento de cursos alternativos se logre una utilización más eficiente

y segura de la información que servirá para la adecuada toma de decisiones.

Es el examen crítico y sistemático que hace un contador público para evaluar el sistema de

procesamiento electrónico de datos y sus resultados, el cual, le ofrece al auditor las

oportunidades de llevar a cabo un trabajo más selectivo y de mayor penetración sobre las

actividades, procedimientos que involucran un gran número de transacciones.

2.2.2.5 Auditoría gubernamental

El examen crítico y sistemático del sistema de gestión fiscal de la administración pública y

de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la nación, realizado por la

contraloría general de la república, departamental o municipal, con el fin de emitir un

dictamen sobre la eficiencia, eficacia y economicidad en el cumplimiento de los objetivos de

la entidad estatal sometida a examen, además de la valoración de los costos ambientales de

operación del ente, para así vigilar la gestión pública y proteger a la sociedad.

2.2.2.6 Auditoría de gestión Las nuevas tecnologías empresariales han motivado que la auditoria incursione en nuevos

enfoques lográndose esto con la auditoría de gestión, la misma que es utilizada como una




herramienta que enfrenta las innovaciones gerenciales y administrativas de una empresa,

garantizando el descubrimiento de deficiencias, errores y fraudes en una organización.

Es un proceso sistemático que tiene un conjunto de procedimientos lógicos y organizados

que el auditor debe cumplir para la recopilación de la información que necesita para emitir su

opinión final. Sin embargo cabe destacar que estos procedimientos varían de acuerdo a las

características que reúna cada empresa, pero esto no significa, que el auditor no deba dar

cumplimiento a los estándares generales establecidos por la profesión.

Es una auditoria que además de ubicar los errores organizacionales y gerenciales, busca la

eficiencia y permite tomar medidas que mejoren el desempeño de la organización.

2.2. Auditoria de gestión

2.3.1. Concepto de control

Es un conjunto de mecanismos utilizados para asegurar y evaluar el cumplimiento de los

objetivos y planes diseñados y para que los actos administrativos se ajusten a las normas

legales y a los referentes técnicos y científicos establecidos para las diferentes actividades

humanas dentro de la organización social.

El control es un aspecto importante de la gestión ya que este es un conjunto de mecanismos

para lograr objetivos determinados. El control de gestión es el examen de eficiencia y

eficacia de las entidades de administración y de los recursos públicos, determinada

mediante la evaluación de los procesos administrativos, la utilización de indicadores de

rentabilidad pública y desempeño.

2.2.2. Concepto de gestión

Es un proceso mediante el cual la entidad asegura la obtención de recursos y su empleo

eficaz y eficiente en el cumplimiento de sus objetivos. Comprende todas las actividades de

una organización que implica el establecimiento de metas y objetivos, así como la

evaluación de su desempeño y cumplimiento, además del desarrollo de una estrategia

operativa que garantice la supervivencia.

Gestión es un proceso mediante el cual la entidad asegura la obtención de recursos y su

empleo eficaz y eficiente en el cumplimiento de sus objetivos. Se busca fundamentalmente




la supervivencia y el crecimiento de la entidad, se desarrolla dentro del marco que está

determinado por los objetivos y políticas establecidas por un plan estratégico e involucra

todos los niveles de responsabilidad de la entidad.2

Gestión también comprende todas las actividades de una organización que implica el

establecimiento de metas y objetivos, así como la evaluación de su desempeño y

cumplimiento de una estrategia operativa que garantice la supervivencia de dicha entidad.

2.3.3. Concepto de control de gestión Es el examen de eficiencia y eficacia de las entidades de la administración y los recursos

públicos y privados determinada mediante la evaluación de los procesos administrativos, la

utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la identidad de la

distribución del excedente que éstas producen, así como de los beneficios de su actividad.

2.3.4. Concepto de eficacia

Mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto,

presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido.

Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos

objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e

importancia.

2.3.5 Concepto de eficiencia

Consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El

costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad

propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia.

Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores,

en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad

requeridas.

2 GÓMEZ Cejas, Guillermo. Planeación y organización de empresas /La Habana: Facultad de

Contaduría y Administración, 1994. 2 Mora Fuentes, S. Auditoría de Gestión para Evaluar los Procesos Administrativos, Financieros y Operativos de Compañías Modelos Incubadoras de Empresa, Contraloría General del Estado. (2001). Manual de Auditoría de Gestión. Quito–




2.3.6 Elementos de gestión3

Entre los elementos de gestión tenemos los siguientes:

Economía

Eficiencia

Eficacia

Ecología

Ética

a) Economía.-

Uso oportuno de los recursos idóneos en cantidad y calidad correctas en el momento

previsto, en el lugar indicado, es decir adquisición o producción al menor costo posible, con

relación a los programas de la organización.4

b) Eficiencia.-

Es la relación entre los recursos consumidos y la producción de bienes y servicios, se

expresa como porcentaje comparando la relación insumo-producción de bienes y servicios,

se expresa como un estándar aceptable o norma; la eficiencia aumenta en la medida en que

un mayor número de unidades se producen utilizando una cantidad dada de insumo. Su

grado viene dado de la relación entre los bienes adquiridos o producidos o servicios

prestados, con el manejo de los recursos humanos, económicos y tecnológicos para su

obtención.5

c) Eficacia.-

La relación de servicios y productos, los objetivos y metas programados. La eficacia es el

grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos o metas que se había

propuesto.

3 SANCHEZ Fernández Valderrama José Teoría y práctica de la auditoría I.

4 Brealey, R. y Myers, S. Principios de Finanzas Corporativas. Mc Graw Hill. 2da Edición. Madrid 2008

5 Gómez Cejas, Guillermo. Auditoría Operacional.—México: Editorial de la Universidad de Carabobo,

2000




d) Ecología.-

Son las condiciones, operaciones y prácticas relativas a los requisitos ambientales y su

impacto, que deben ser reconocidos y evaluados en una gestión de un proyecto.6

e) Ética.-

Es un elemento básico de la gestión institucional, expresada en la moral y conducta

individual y grupal, de los funcionarios y empleados de una entidad, basada en sus deberes,

en su código de ética, las leyes, en las normas constitucionales, legales y vigentes de una

sociedad.

2.3.7. Importancia de la auditoria de gestión

La auditoría de gestión es importante, porque es el instrumento de control posterior sobre

la administración en general. Tiene un significado más importante para el sector público ya

que normalmente el sector privado tiene un instrumento automático que determine su

eficiencia y efectividad. Este instrumento es la medición de la utilidad neta, los ingresos y

gastos de la empresa están íntimamente relacionados, si la empresa produce efectividad es

eficiente, de lo contrario se tomara medidas correctivas

2.3.8. Propósito y objetivos7

Entre los propósitos tenemos los siguientes:

Determinar si todos los servicios prestados, obras y bienes entregados son

necesarios y, si es necesario desarrollar nuevos; así como, efectuar sugerencias

sobre formas más económicas de obtenerlos.

Determinar lo adecuado de la organización de la entidad; la existencia de objetivos y

planes coherentes y realistas; la existencia y cumplimiento de políticas adecuadas; la

existencia y eficiencia de métodos y procedimientos adecuados; y, la confiabilidad de

la información y de los controles establecidos.

Comprobar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera

económica y eficiente y si se realizan con eficiencia sus actividades y funciones.

6 Auditoria de Gestión.- Maldonado Milton K.- Editorial Luz.- de América .- 2001

7 COOPERS y Lybrand. Manual de Auditoría Ediciones Deusto




Cerciorarse si la entidad alcanzó los objetivos y metas previstas de manera eficaz y

si son eficaces los procedimientos de operación y de controles internos.

Conocer las causas de ineficiencias o prácticas antieconómicas.

Dentro de los principales objetivos tenemos:

Promover la optimización de los niveles de eficiencia, eficacia, economía, calidad e

impacto de la gestión pública.

Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas.

Verificar el manejo eficiente de los recursos.

Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta administración del

patrimonio público.

Satisfacer las necesidades de la población.

2.3.9. Instrumentos para el control de gestión

El control de gestión como cualquier sistema, tiene instrumentos que sirven de ayuda para

las entidades:

Índices: Permiten detectar variaciones con relación a metas o normas.

Indicadores: Son los cocientes que permiten analizar rendimientos.

Cuadros de Mandos: Permiten la dirección y enfoque hacia los objetivos.

Gráficas: Representación de información (variaciones y tendencias).

Análisis comparativo: Compararse con el mejor, para lograr una mayor superación.

Control Integral: Participación sistemática de cada área organizacional en el logro de

los objetivos.

2.3.10. Ámbito y objetivo general de la Auditoria de Gestión8

Se lo puede asignar de la siguiente manera:

a) Gestión operativa.- Esta se desarrolla de manera social y comunitaria, de la

infraestructura económica, productiva, financiera y de valores.

8 GÓMEZ Cejas, Guillermo. Planeación y organización de empresas /La Habana: Facultad de

Contaduría y Administración, 1994.




b) Gestión financiera.- Presupuestaria, del crédito, tributaria, de caja o tesorería,

contable

c) Gestión administrativa.- General de bienes, de transporte y construcciones internas

de comunicaciones; de documentos (secretariado, biblioteca, imprenta, reproducción

de documentos y otros), de seguridad limpieza y mensajería, de recursos humanos,

de desarrollo social interno, e informática

2.3.11. Alcance de auditoria de gestión

La auditoría de gestión examina en forma detallada cada aspecto operativo de la

organización, por lo que, en la determinación del alcance debe considerarse lo siguiente:

a) Logro de los objetivos institucionales; nivel jerárquico de la entidad; la estructura

organizativa; y, la participación individual de los integrantes de la institución.

b) Verificación del cumplimiento de la normatividad tanto general como específica y de

procedimientos establecidos.

c) Evaluación de la eficiencia y economía en el uso de los recursos, entendido como

rendimiento efectivo, o sea operación al costo mínimo posible sin desperdicio

innecesario; así como, de la eficacia en el logro de los objetivos y metas, en relación

a los recursos utilizados.

d) Medición del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la información

financiera y operativa.

e) Atención a la existencia de procedimientos ineficaces o más costosos; duplicación de

esfuerzos de empleados u organizaciones; oportunidades de mejorar la

productividad con mayor tecnificación; exceso de personal con relación al trabajo a

efectuar; deficiencias importantes, en especial que ocasionen desperdicio de

recursos o perjuicios económicos.

f) Sobre el alcance de la auditoría, debe existir acuerdo entre los administradores y

auditados; el mismo debe quedar bien definido en la fase de Conocimiento

Preliminar, porque permite delimitar el tamaño de las pruebas o sea la selección de

la muestra y el método aplicable, además medir el riego que tiene el auditor en su

trabajo.9

9 Brealey, R. y Myers, S. Principios de Finanzas Corporativas. Mc Graw Hill. 2da Edición. Madrid 2008




2.3.12. Enfoque de la auditoria de gestión.

Este tipo de auditorías son un enfoque integral, por tanto se concibe como una auditoría de

economía y eficiencia, porque está considerada como una adquisición económica de los

recursos (insumos) y su utilización efectiva o provechosa en la producción de bienes,

servicios u obras en la calidad y cantidad esperados y que sean socialmente útiles y cuyos

resultados sean medibles por su calidad e impacto.10

Gráfico 3.

Enfoque de la auditoría

Fuente: Bibliografía www.economiaynegocios.cl


2.4. Fases de la auditoría de gestión

Es necesario conocer que esta Auditoría comprende cuatro fases generales que son las

siguientes:

Fase I: Conocimiento preliminar.

Fase II: Planificación.

10

HOLMES Arthur W. Principios básicos de auditoría CECSA México

ECONOMIA Uso oportuno de los recursos en cantidad y calidad adecuadas y al menor costo posible.

CALIDAD Cantidad, grado y oportunidad de bienes y servicios

EFICIENCIA Relación entre los bienes o servicios entregados y el manejo de los recursos

EFICACIA Relación entre los bienes o servicios generados y los objetivos y metas programadas

IMPACTO De los

productos

Auditoria hacia la economía y

eficiencia

Auditoria hacia la eficacia

http://www.economiaynegocios.cl/




Fase III: Ejecución.

Fase IV: Informe final.11

2.4.1. Fase I: Conocimiento preliminar

En la primera fase permitirá conocer y familiarizar con la actividad que será objeto de

estudio, por lo que podría sugerir:

Estudio de la infraestructura para enfrentar la administración de sus operaciones.

Estudio de los informes de auditoría precedentes, en definitiva el conocimiento de la entidad

desde el punto vista de:

Características de sus principales ejecutivos.

Servicios que presta y calidad de los mismos

Ubicación geográfica de la entidad.

Clasificación y ubicación de los clientes.

Niveles de inventario.

Nivel de endeudamiento.

Proyectos de inserción.

Satisfacción a clientes

La visión misión objetivos, metas planes direcciónales y estrategias

El auditor antes de comenzar a realizar su trabajo debe tener una idea preliminar de la

situación de la entidad, cuestión que le permitirá localizar las posibles restricciones del

sistema a través de los cuestionarios de control interno que se aplicarán, entrevistas a los

gerentes y trabajadores, así como la revisión y procesamiento de la información que emite la

entidad.

Posteriormente realizaremos:

La evaluación del logro de los objetivos estratégicos.

La evaluación de los elementos de la Auditoría de gestión.

Para la primera parte se hace necesario la clasificación de estos objetivos, en el caso de

que la entidad no tenga un plan estratégico, de ser así se hace un trabajo intenso con los

11

COOPERS y Lybrand. Manual de Auditoría Ediciones Deusto




ejecutivos para alcanzar el máximo de precisión a nivel de objetivos de corto, mediano y

largo plazo.

Luego se caracterizan estos objetivos con la información contable y estadística, por medio

de la utilización de indicadores especialmente diseñados, determinándose así el logro de

cada objetivo, las dificultades presentes, las debilidades de las organizaciones, para

satisfacer los objetivos establecidos así como las amenazas y oportunidades del entorno

frente al plan estratégico.

La segunda parte evalúa los avances o retrocesos de la economía, eficiencia y eficacia con

que se desarrollan las diferentes operaciones. Esta evaluación también se hace mediante la

aplicación de un conjunto de indicadores especialmente diseñados que miden la variación

con respecto al período inmediato anterior.

Si la empresa no tuviera los objetivos estratégicos definidos, sus metas, su misión, entonces

sería necesario la consultoría de gestión para definir estos aspectos.

2.4.1.1. Papeles de trabajo

Los papeles de trabajo se definen como cédulas, documentos y medios magnéticos

(tendencia a la auditoría cero papeles) elaborados u obtenidos por el auditor gubernamental,

producto de la aplicación de las técnicas, procedimientos y más prácticas de auditoría, que

sirven de evidencia del trabajo realizado y de los resultados de la auditoría revelados en el

informe

2.4.1.2. Indicadores de gestión

Sirve como referencia o estándares de la gestión de control contra las cuales pueden

realizar comparaciones y evaluaciones del grado de economía, eficacia, eficiencia en logro

de los objetivos y en la administración de recursos.

2.4.1.2.1. Indicadores de cumplimiento

Miden la ejecución de las metas planteadas en las actividades del proyecto. También se

puede cuantificar el cumplimiento del tiempo y presupuesto programados.




2.4.1.2.2. Indicadores de evaluación

Teniendo en cuenta que evaluación tiene que ver con el rendimiento que obtenemos de una

tarea, trabajo o proceso. Los indicadores de evaluación están relacionados con los ratios o

los métodos que nos ayudan a identificar nuestras fortalezas, debilidades y oportunidades

de mejora.

2.4.1.2.3. Indicadores de eficiencia

Teniendo en cuanta que eficiencia tiene que ver con la actitud y capacidad para llevar a

cabo un trabajo o una tarea con el mínimo gasto de tiempo. Los indicadores de eficiencia

están relacionados con los ratios que indican el tiempo invertido en la consecución de tareas

o trabajos ejecutados.

2.4.1.2.4. Indicadores de eficacia

Teniendo en cuenta que eficaz tiene que ver con hacer efectivo un intento o propósito. Los

indicadores de eficacia están relacionados con los ratios que nos indican capacidad o

acierto en la consecución de tareas o trabajos.

2.4.1.3. Indicadores de control de gestión

2.4.1.3.1. Indicadores cuantitativos y cualitativos

Los indicadores desde el punto de vista de instrumentos de gestión, son de dos tipos:

a) Indicadores cuantitativos, que son los valores y cifras que se establecen

periódicamente de los resultados de las operaciones, son un instrumento básico.

b) Indicadores cualitativos, que permiten tener en cuenta la heterogeneidad, las

amenazas y las oportunidades del entorno organizacional; permite además evaluar,

con un enfoque de planeación estratégica la capacidad de gestión de la dirección y

de más niveles de la organización.

2.4.1.3.2. Indicadores de gestión universalmente utilizados

Dimensión utilizada para medir los resultados efectivamente obtenidos en la ejecución de un

programa, proyecto o actividad. Unidad de medida que se establece para precisar el avance

en el desarrollo de una función.




Los indicadores de gestión suelen estar ligados con resultados cuantificables, como ventas

anuales. Es una relación cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo

proceso o procesos diferentes.

Indicadores de control de gestión para conocer y aplicar es importante que se encuentre

implementado el control interno en la entidad y que se tenga muy en claro lo que es y la

importancia del control de gestión como concepto clave y herramienta de la evaluación

institucional.

Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones, analizar tendencias se pueden

predecir cambios, medir el desempeño de un individuo, un sistema, una organización el

costo y la calidad de los insumos, la eficacia de los procesos, la relevancia de los bienes y

servicios producidos en relación con necesidades específicas

Uno de los resultados del control interno, que permite ir midiendo y evaluando es el control

de gestión, que a su vez pretende eficiencia y eficacia en las instituciones a través del

cumplimiento de las metas y objetivos, tomando como parámetros los llamados indicadores

de gestión, los cuales se materializan de acuerdo a las necesidades de la institución, es

decir, con base en lo que se quiere medir, analizar, observar o corregir.

Las actividades que se realizan en una organización requieren cuantificarse, es decir,

medirse; esa medida refleja en qué grado las actividades que se ejecutan dentro de un

proceso, o los resultados del proceso se han alcanzado.

2.4.1.3.3. Indicador estándar

“Unidad de medida, parámetro o criterio que sirve para la evaluación de una persona,

producto o proceso, marco de referencia que permite el análisis y comparación del

desempeño de un proyecto en términos de eficiencia, eficacia, productividad y congruencia

En los objetivos operativos son determinados los estándares de la empresa, modelo o nivel

planificado cuanto aspira a lograr datos reales.

2.4.1.3.4. Indicador índice

―Los índices de gestión son una unidad de medida gerencial que permite evaluar el

desempeño de una organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los

grupos de referencia; es decir, la relación entre las metas, objetivos y los resultados




2.4.1.3.5. Indicadores de resultados por área y desarrollo de información

Se basa en dos aspectos: la información del desarrollo de la gestión que se adelanta y los

resultados operativos y financieros de la gestión. Estos indicadores muestran la capacidad

administrativa de la institución para observar, evaluar y medir aspectos como: organización

de los sistemas de información; la calidad, oportunidad y disponibilidad de la información; y,

arreglos para la retroalimentación y mejoramiento continuo.

2.4.1.3.6. Indicadores estructurales

La estructura orgánica y su funcionamiento permiten identificar los niveles de dirección y

mando, así como, su grado de responsabilidad en la conducción institucional. Estos

indicadores sirven para establecer y medir aspectos como los siguientes:

Participación de los grupos de conducción institucional frente a los grupos de

servicios, operativos y productivos.

Las unidades organizacionales formales e informales que participan en la misión de

la institución.

Unidades administrativas, económicas, productivas y demás que permiten el

desenvolvimiento eficiente hacia objetivos establecidos en la organización.

2.4.1.3.7. Indicadores de recursos

Tienen relación con la planificación de las metas y objetivos, considerando que para planear

se requiere contar con recursos. Estos indicadores sirvan para medir y evaluar lo siguiente:

Planificación de metas y grado de cumplimiento de los planes establecidos.

Formulación de presupuestos, metas y resultados del logro.

Presupuestos de grado corriente, en comparación con el presupuesto de inversión y

otros.

Recaudación y administración de la cartera.

Administración de los recursos logísticos.

2.4.1.3.8. Indicadores de procesos

Aplicables a la función operativa de la institución, relativa al cumplimiento de su misión y

objetivos sociales. Estos indicadores sirven para establecer el cumplimiento de las etapas o

fases de los procesos en cuanto a:




Extensión y etapas de los procesos administrativos.

Extensión y etapas de la planeación.

Agilidad en la prestación de los servicios o generación de productos que indica la

celeridad en el ciclo administrativo.

Aplicaciones tecnológicas y su comparación evolutiva.

2.4.1.3.9. Indicadores de personal

Corresponden estos indicadores a las actividades del comportamiento de la administración

de los recursos humanos. Sirven para medir o establecer el grado de eficiencia y eficacia en

la administración de los recursos humanos, respecto:

Condiciones de remuneración comparativas con otras entidades del sector.

Comparación de la clase, calidad y cantidad de los servicios.

Rotación y administración de personal, referida a novedades y situaciones

administrativas del área.

Aplicación y existencia de políticas y elementos de inducción, motivación y

promoción.

2.4.1.3.10. Características de los indicadores

Ser relevante útil para la toma de decisiones.

Factible de medir.

Ajustarse a los cambios.

Conducir fácilmente información de una parte a otra.

Ser altamente discriminativo.

Verificable.

Libre de sesgo estadístico o personal.

Aceptado por la organización.

Justificable en relación a su costo – beneficio.

Fácil de interpretar.

Dan señales de alarma.

Utilizable con otros indicadores, comparables.

Formas de cálculo

Precisión conceptual en los indicadores cualitativos




2.4.1.3.11. Análisis FODA

El análisis FODA es una de las herramientas esenciales que provee de los insumos

necesarios al proceso de planeación estratégica, proporcionando la información necesaria

para la implantación de acciones y medidas correctivas y la generación de nuevos o mejores

proyectos de mejora en el proceso de análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y

amenazas, análisis FODA, se consideran los factores económicos, políticos, sociales y

culturales que representan las influencias del ámbito externo al Instituto Politécnico

Nacional, que inciden sobre su quehacer interno, ya que potencialmente pueden favorecer o

poner en riesgo el cumplimiento de misión institucional. La previsión de esas oportunidades

y amenazas posibilita la construcción de escenarios anticipados que permitan reorientar a la

empresa constructora. Las fortalezas y debilidades corresponden al ámbito interno de la

institución, y dentro del proceso de planeación estratégica, se debe realizar el análisis de

cuáles son esas fortalezas con las que cuenta y cuáles las debilidades que obstaculizan el

cumplimiento de sus objetivos estratégicos.

Entre algunas características de este tipo de análisis se encuentra las siguientes ventajas:

Facilitan la realización de un diagnóstico para la construcción de estrategias que permitan

reorientar el rumbo corporativa, al identificar la posición actual y la capacidad de respuesta

de nuestra institución.

Permiten identificar la congruencia entre la asignación presupuestaria y gastos

ocasionados en la empresa .De esta forma, el proceso de planeación estratégica se

considera funcional, cuando las debilidades se ven disminuidas, las fortalezas son

incrementadas, el impacto de las amenazas es considerado y atendido puntualmente, y el

aprovechamiento de las oportunidades es capitalizado en el alcance de los objetivos, la

misión y visión de la misma.

Para definir de manera correcta la situación en la que se encuentra la empresa, el estudio

se lo efectuó a través de la matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades,

Amenazas), para lo cual se valoriza las siguientes preguntas que precisan el estado de la

empresa.




Cuadro 1

Preguntas para determinar fortalezas de la empresa:

Fortalezas En

Desacuerdo

Parcialmente

de acuerdo De acuerdo

¿La empresa constructora tiene un alto nivel de competitividad?

√

¿La empresa cuenta con los recursos financieros y estrategias

definidas necesarios con sus proveedores? √

¿Cuenta con mejor calidad y costos más bajos que la competencia

en el mercado? √

¿Tiene infraestructura propia, tecnología para desarrollar las

actividades de construcción de las obras civiles? √

¿La empresa cuenta con el personal idóneo y espacio físico para

cada actividad? √

¿Se han implementado mecanismos de control necesarios para el

negocio; y, conoce el mercado? √

¿Las ventas vienen creciendo de acuerdo a las necesidades del

mercado? √

¿Su administración mantiene a la empresa en niveles de

competencia, y la rentabilidad es la esperada?. √

¿La política comercial es la apropiada a la situación actual y es la

mejor para los clientes? √

¿El plazo de entrega de las obras y la calidad de los servicios, es

respetado de acuerdo a lo estipulado en el contrato con el cliente? √



Cuadro 2

Preguntas para determinar debilidades de la empresa:

Debilidades En

desacuerdo

Parcialmente

de acuerdo

De

acuerdo

¿Falta de definición estratégica para la empresa?

√

¿La imagen corporativa en el mercado y personal capacitado para competir

con las demás constructoras? √

¿El gerente de la empresa ha cubierto las expectativas de los servicios,

en cuanto a las necesidades de los clientes? √

Escases de recursos financieros y la rentabilidad suficiente

√

¿Las ventas que realizan la constructora y los costos son competitivos? √

¿Problemas operativos y programas de computación?

√

¿Falta de capacitación y motivación al personal de la empresa, porque no

conocen a fondo los principios y objetivos que tiene la constructora? √

¿Existe probabilidad de rechazos de servicios por parte de los clientes, por

los avances tecnológicos en modelos y diseños? √






Cuadro 3

Preguntas para determinar OPORTUNIDAD de la empresa

Oportunidades En

desacuerdo Parcialmente de acuerdo

De

acuerdo

¿Hay un segmento del mercado que todavía no está atendido?

√

¿Es necesario desarrollar nuevos productos o mejorar los actuales para atender necesidades de los clientes?

√

¿Es Necesario mayor competencia utilizando los avances tecnológicos frente a otras empresas constructoras?

√

¿El mercado está creciendo, existe oportunidades para desarrollar nuevos productos para nuevos mercados?

√

¿El mercado está cambiando hacia un mayor uso de los servicios ofertados?

√

¿La situación económica del país, mejorará en los próximos años, con la incorporación de los clientes?

√



Cuadro 4

Preguntas para determinar AMENAZAS de la empresa:

Amenazas En

desacuerdo Parcialmente de acuerdo

De acuerdo

¿En corto plazo, pueden incrementar competidores?

√

¿Las ventas de servicios alternativos están creciendo?

√

¿El mercado está creciendo de acuerdo a lo esperado?

√

¿Los clientes están cambiando sus costumbres y preferencias en el uso de los servicios que ofrece la constructora?

√

¿Cambios demográficos y problemas de medio ambiente tienen impacto negativo en los negocios?

√

¿Cambian las reglas de importación de materiales?

√

¿El mercado se está concentrando en pocos clientes?

√

¿La situación del mercado y las políticas del gobierno son inestables?

√

¿Está cambiando la tecnología de fabricación en el mundo?.

√



Una vez determinadas las diversas preguntas que determinan la situación en la que se

encuentra la empresa Ortega Ramón Ángel Sigifredo se plantea la siguiente matriz FODA:




2.4.2. Fase II: Planificación

El planeamiento de la auditoría se refiere a la determinación de los objetivos y alcance de la

auditoría, el tiempo que requiere, los criterios, la metodología a aplicarse y la definición de

los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen cubra las

actividades más importantes de la constructora, los sistemas y sus correspondientes

controles administrativos y gerenciales.

Mediante la planificación, se garantiza que el resultado de la auditoria satisfaga sus

objetivos y tenga efectos fructíferos. Este proceso, pretende establecer un adecuado

equilibrio entre los objetivos y alcance de la auditoria, el tiempo y recurso disponible para

ejecutarla; así mismo definir las formas o métodos de comprobación que se van a utilizar,

métodos cualitativos: opinión de los directivos, revisión de documentos, encuestas,

cuestionarios método cuantitativo, análisis e interpretación de cuentas.

2.4.3. Fase III: Ejecución

En esta fase es donde se ejecuta propiamente la auditoria, se aplica metodologías

determinadas para la medición de la eficiencia, eficacia, economía y equidad además se

desarrolla los hallazgos, evidencia en cantidad y calidad, suficiente competente y relevante,

basados en los grado de cumplimiento de las tres ―C‖, condición, criterio, causa y efecto y

procedimientos definidos en cada programa así sustentar las condiciones y

recomendaciones de los informes. Las tareas en esta fase son, aplicación de programas

detallados y específicos por cada componente significativo y escogido para examinarse,

preparación de papeles de trabajo que junto a la documentación relativa y aplicación de

programa contienen para la toma de decisiones acertadas y oportunas.

La Auditoría de gestión es fundamental dentro del desarrollo de la auditoría gubernamental

con enfoque integral, por cuanto permite medir las actuaciones de la administración no solo

de lo que pasó sino del presente y de la proyección en el futuro.

La correcta aplicación de esta auditoría proporciona ventajas dentro de estas centra las

siguientes:

Es un instrumento para la mejora de la gestión, por que evalúa el grado en que la

organización actúa realmente en pos de la economía, eficiencia y eficacia.

Extiende la función auditora a todas las funciones y actividades de la entidad

auditada y no solamente a la entidad económico-financiera.




Aumenta la información sobre el funcionamiento real de la entidad al identificar sus

fortalezas y debilidades, valora los controles contables y administrativos

establecidos.

Habitúa a empleados y funcionarios a trabajar con orden y método y a eliminar un

sentido patrimonialista respecto a los papeles que elaboran. Obliga a tener la

documentación archivada y accesible, pues la Auditoría investiga sobre realidades y

no se limita a oír cuentas sino que solicita pruebas, justificantes, datos ciertos.

Finalmente la práctica recurrente de la Auditoría de Economía, Eficiencia y Eficacia obliga a

replantearse situaciones y hechos, es fuente continua.

2.4.3.1. Preparación de los papeles de trabajo, elaboración, marcas, y referencias

Los papeles de trabajo se definen como cédulas, documentos y medios magnéticos

(tendencia a la auditoría cero papeles) elaborados u obtenidos por el auditor gubernamental,

producto de la aplicación de las técnicas, procedimientos y más prácticas de auditoría, que

sirven de evidencia del trabajo realizado y de los resultados de la auditoría revelados en el

informe.

Por tanto constituye los registros y documentos mantenidos por el auditor de los

procedimientos por él seguidos, de las comprobaciones parciales que realizó a la

información obtenida y de las conclusiones a las que arribo en relación con su examen;

pueden incluir: programas de trabajo, análisis´, anotaciones, documentos de la entidad o de

terceros, cartas de confirmación y manifestaciones del cliente, extractos de documentos de

la institución y planillas o comentarios preparados u obtenidos por el auditor.

Archivo continuo de auditoria

Este archivo permanente o contiene información de interés que se usaran continuamente

siendo útiles para la comprobación de las cuentas no solo en el periodo en la que se prepara

sino también en los ejercicios futuros; sus datos se refieren normalmente al pasado, al

presente y al futuro.

Archivo corriente Es el que mantiene todos los papeles de trabajo que corresponde a la ejecución de trabajo,

es decir los papeles de trabajo que sustentara el dictamen y los comentarios conclusiones y

recomendaciones emitidos en el informe.se mantendrá un archivo corriente por cada




auditoría realizada y al igual que los archivos anteriores deberá mantener los papeles de

trabajo.

2.4.3.2. Evaluación de los riesgos12

Es una actividad que debe practicar la dirección en cada entidad gubernamental, pues ésta

debe conocer los riesgos con los que se enfrenta; debe fijar objetivos, integrar las

actividades de ventas, producción, comercialización, etc., para que la organización funcione

en forma coordinada; pero también debe establecer mecanismos para identificar, analizar y

tratar los riesgos correspondientes.

Toda entidad, independientemente de su tamaño, estructura, naturaleza o sector al que

pertenecen, debe hacer frente a una serie de riesgos tanto de origen interno como externo

que deben evaluarse; una condición previa a la evaluación de los riesgos es en el

establecimiento de objetivos en cada nivel de la organización que sean coherentes entre sí.

La evaluación de riesgo consiste en la identificación y análisis de los factores que podrían

afectar la consecución de los objetivos, a base del cual se determina la forma en que los

riesgos deben ser subsanados, implica el manejo del riesgo relacionado con la información

que genera y que puede incidir en el logro de los objetivos de control interno en la entidad;

este riesgo incluye eventos o circunstancias que pueden afectar su confiabilidad de la

información sobre las actividades y la gestión que realiza la dirección y administración.

Los riesgos afectan la habilidad de cada entidad para sobrevivir, competir con éxito dentro

de su sector, mantener una posición financiera fuerte y una imagen pública positiva, así

como la calidad global de sus productos, servicios u obras; no existe ninguna forma práctica

de reducir el riesgo a cero, pues el riesgo es inherente a una actividad institucional; no

obstante, compete a la dirección determinar cuál es el nivel de riesgo aceptable.

Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son:

Identificación de los objetivos del control interno.

Identificación de los riesgos internos y externos.

Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento.

Evaluación del medio ambiente y externo.

Identificación de los objetivos del control interno.

12

MADARIAGA J. M. Nociones prácticas de auditoría. Ediciones Deusto




La identificación de los riesgos debe ser a nivel de la entidad, considerando los siguientes

factores:

a) Externos

Los avances tecnológicos, las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, la

competencia, las nuevas normas y reglamentos, los desastres naturales y los cambios

económicos.

b) Internos

Las averías en los sistemas informáticos, la calidad de empleados y los métodos de

formación y motivación, los cambios de responsabilidades de los directivos, la naturaleza de

las actividades de la entidad, y otros.

La identificación de los riesgos también tiene que ser a nivel de cada actividad de la

institución, especialmente en las unidades o funciones más importantes, como producción,

desarrollo tecnológico, administración de bodegas, etc., que contribuyen para que también

se mantenga un nivel aceptable de riesgo para el conjunto de la entidad.

Una vez identificado los riesgos de la entidad y por actividades cabe un análisis de los

riesgos cuyo proceso incluye:

Una estimación de la importancia del riesgo.

Una evaluación de la probabilidad (o la frecuencia) de que se materialice el riesgo.

Un análisis de cómo ha de solventarse el riesgo señalando las medidas que deben

adoptarse.

El componente evaluación de los riesgos, debe ser evaluado considerando los siguientes

factores:

2.4.3.3. Métodos de evaluación

2.4.3.3.1. Cuestionarios

Consiste en diseñar cuestionarios a base de preguntas que deben ser contestadas por los

funcionarios y personal responsable, de las distintas áreas de la empresa bajo examen, en

las entrevistas que expresamente se mantienen con este propósito.




Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto

óptimo en la estructura de control interno y que una respuesta negativa indique una

debilidad y un aspecto no muy confiable; algunas preguntas probablemente no resulten

aplicables, en ese caso, se utiliza las letras NA ―no aplicable‖.

De ser necesario a más de poner las respuestas, se puede completar las mismas con

explicaciones adicionales en la columna de observaciones del cuestionario o en hojas

adicionales.

En las entrevistas, no solo se procura obtener un Si, No, o NA, sino que se trata de obtener

el mayor número de evidencias; posterior a la entrevista, necesariamente debe validarse las

respuestas y respaldarlas con documentación probatoria.

2.4.3.3.2. Flujogramas13

Consiste en relevar y describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas

relacionadas con la auditoria, así como, los procedimientos a través de sus distintos

departamentos y actividades.

Este método es más técnico y remediable para la evaluación, tiene ventaja frente a otros

métodos porque permite efectuar el relevamiento siguiendo una secuencia lógica y

ordenada, permite ver de un solo golpe de vista el circuito en su conjunto y facilita la

identificación o ausencia de controles.

Para la preparación, se debe seguir los siguientes pasos:

1. Determinar la simbología.

2. Diseñar el Flujogramas

3. Explicar cada proceso junto al flujo o en hojas adicionales.

A continuación se presentan la simbología de Flujogramas

13

MADARIAGA J. M. Nociones prácticas de auditoría. Ediciones Deusto




Gráfico 4

Símbolos para los flujogramas

Fuente: Bibliografía


2.4.3.3.3. Matrices

El uso de matrices conlleva el beneficio de permitir una mejor localización de debilidades de

control interno. Para su elaboración, debe llevarse a cabo los siguientes procedimientos

previos:




Completar un cuestionario segregado por áreas básicas, indicando el nombre de los

funcionarios y empleados y el tipo de funciones que desempeñan.

Evaluación colateral de control interno.

a) Combinación de métodos

Ninguno de los métodos por si solos, permiten la evaluación eficiente de la estructura de

control interno, pues se requiere la aplicación combinada de métodos.

b) Riesgos de auditoria

Al ejecutarse la Auditoria de Gestión, no estará exenta de errores y omisiones importantes

que afecten los resultados del auditor expresados en su informe. Por lo tanto deberá

planificarse la auditoria de modo tal que se presenten expectativas razonables de detectar

aquellos errores que tenga importancia relativa; a partir de:

Criterio profesional del auditor.

Regulaciones legales y profesionales.

Identificar errores con efectos significativos.

En este tipo de auditoria tendremos que tener en cuenta también los tres componentes de

riesgo

Riesgo inherente: De que ocurran errores importantes generados por las

características de la entidad u organismo.

Riesgo de control: De que el Sistema de Control Interno prevenga o corrija tales

errores.

Riesgo de detección: De que los errores no identificados por los errores de control

interno tampoco sean reconocidos por el auditor.

Sería necesario para evaluar la existencia o no de riesgos de auditoría de gestión:

Conocer los riesgos propios de la actividad, del entorno y la naturaleza propia de la

Información.

Considerar lo adecuado del diseño del Sistema de Control Interno y probar la eficacia

de sus procedimientos.




Determinar procedimientos sustantivos contenidos en el programa a aplicar, luego de

haber evaluado el Sistema de Control Interno.

Extensión de las pruebas sustantivas aplicables a la Empresa hacia los terceros.

Vinculados.

Además sería importante considerar algunos factores generalizados del riesgo de auditoria

siendo los que a continuación detallamos:

Determinar la confianza que tiene la dirección respecto al funcionamiento del sistema de

control interno suponiendo que no se den:

Incumplimientos en los procedimientos normalizados.

Detección tardía o no detección de los errores o desvíos.

Poca experiencia en el personal.

Sistemas de información no confiables.

Evaluar los riesgos inherentes a la protección de los bienes activos o imagen pública

adversa considerando:

Probabilidad de ocurrencia de fraudes.

Quejas del público.

Errores de los criterios que se aplican para tomar decisiones.

Barreras externas que afectan al accionar de la Empresa.

Identificar la existencia o no de cambios reiterativos en el nivel organizacional y los

sistemas, atendiendo principalmente:

Rotación del personal.

Reorganizaciones en el funcionamiento del personal.

Crecimiento o reducción del personal.

Implantación de nuevos sistemas.

Alteraciones de tipo cultural.

Evaluar la posibilidad de la existencia de errores que pueden pasar inadvertidos debido a

un ambiente de complejidad, originado fundamentalmente por:




La naturaleza de las actividades.

El alcance de la automatización.

La dispersión geográfica.

Medir la importancia del tamaño de la auditoria haciendo referencia al número de personas,

tanto de la Empresa auditada como de los auditores, volumen físico de la documentación e

impacto social reconociendo que a mayor tamaño mayores riesgos.

Determinar la importancia de la alta dirección le asigna a la auditoria otorgándoles por tanto

todas las facilidades en el desarrollo de las tareas a los auditores y su equipo.

Considerar la posibilidad de incurrir en errores, o no detectarlos, según el tiempo de

preparación y ejecución de la auditoria que se haya planificado y utilizado verdaderamente.

2.4.4. Fase IV: Informe final

Además de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al control

interno, se prepara un informe final, el mismo que en la auditoría de gestión difiere, pues no

solo que revelará las deficiencias existentes como se lo hacía en otras auditorias, sino que

también contendrá los hallazgos positivos, pero también se diferencia porque en el informe

de auditoría de gestión en la parte correspondiente a las conclusiones se expondrá en forma

resumida, el precio del incumplimiento con su efecto económico, y las causas y condiciones

para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economía en la gestión y uso de recursos.

2.4 Riesgo de la auditoría de gestión

En esta fase se dará a conocer el riesgo en sí, sus impactos y probabilidades, métodos de

evaluación así como también quienes asumen, sus principales riesgos y problemas, el

ambiente donde se desarrolla y es ahí donde se concentrará esta fase "Riesgos que

afectan a las empresas".

2.5.1 ¿Cómo medimos el riesgo?

La medida del riesgo abarca dos dimensiones básicas: la probabilidad de que se produzca

la amenaza que nos acecha, que se puede expresar en términos de frecuencia o, mejor en

términos de frecuencia relativa, y la severidad con que se produzca dicha amenaza.




Algunas situaciones de riesgo son del tipo si - no: el acontecimiento incierto y amenazador

se produce o no se produce. En el primer caso, el resultado es una pérdida total; si dicho

acontecimiento no se verifica, no se registra ninguna pérdida. Se trata de una situación de

riesgo relativamente poco corriente y la mayoría de los riesgos de este tipo poseen una

estructura de pérdida que se pueden expresar, teóricamente al menos, en forma de

distribución de probabilidades. Esta distribución de probabilidades puede mostrar una

posibilidad relativamente grande de pérdidas pequeñas, una posibilidad menor de pérdidas

medianas y una posibilidad insignificante de pérdidas totales.

Podemos decir, que el grado de confianza de una medición mejora cuanto más alto es el

número de datos observados, y si este número es suficiente, el único problema que resta,

es anticipar el efecto de los cambios conocidos y no conocidos sobre los resultados totales.

Aunque las condiciones sean de incertidumbre, si el número de datos empíricos es

suficiente, se puede planificar determinados indicadores de control con toda confianza.

2.5.2 Análisis de riesgo: Métodos de evaluación.

El análisis de riesgo es una herramienta destinada a ordenar la toma de decisiones

proporcionando un proceso lógico, estructurado y consistente, utilizado desde hace mucho

tiempo en distintas áreas de la ingeniería y la economía.

El análisis de riesgo consta de tres etapas: identificación del peligro, evaluación del riesgo y

gestión del riesgo. Siendo la evaluación del riesgo la etapa del análisis en que se intenta

estimar el riesgo asociado a un peligro.

Se establece como válidos tanto el método de evaluación cualitativa como el de evaluación

cuantitativa definiendo cada uno a partir de la forma como se expresa el resultado final del

análisis; evaluación cualitativa del riesgo es aquella donde la probabilidad del incidente y la

magnitud de sus consecuencias se expresan en términos cualitativos como «alta»,

«mediana», «baja» o «insignificante», mientras que en la evaluación cuantitativa los

resultados se expresan en cifras.

En contrapartida, es totalmente acertado afirmar que ningún método de evaluación del

riesgo es aplicable a todas las situaciones y que, según las circunstancias, un método puede

convenir más que otro.




Como resabio de su origen en la ingeniería y la economía, los primeros estudios de análisis

de riesgo aplicados a las importaciones fueron de tipo cuantitativo utilizando modelos

lineales simples.

Rápidamente quedaron claras las dificultades que existen en llevar adelante este tipo de

procedimiento cuando la información disponible para estimar las probabilidades en alguna

de las etapas del modelo es limitada.

En una tentativa de suplir esta falta de información los responsables de los análisis

transformaron el proceso, en una especie de juego de inventiva donde se trataba de

encontrar soluciones lógicas y sin duda coherentes, que en esencia eliminaban lo que el

análisis de riesgo cuantitativo pretendía aportar al proceso de toma de decisiones en cuanto

a la objetividad del resultado final dada la subjetividad con que eran asignadas las

probabilidades intermedias. Por su lado, las tentativas de utilizar evaluaciones de tipo

cualitativo dieron como resultado una más o menos detallada descripción del problema

analizado con una opinión del autor como corolario.

Actualmente, existe consenso de que es necesario encontrar una solución intermedia pues

dadas las lagunas en el conocimiento en algunos casos y las carencia de información

existente en otros, algunos tramos de la evaluación de la difusión, la exposición y

especialmente de las consecuencias deben ponderarse mediante una escala cualitativa ya

que son inabarcables cuantitativamente. Para ello, resulta promisorio el uso de matrices de

categorías sobre todo cuando están asimiladas a rangos de probabilidades. Estas matrices

incluyen las reglas de decisión para operar el modelo y, si bien no eliminan totalmente la

subjetividad del autor, afirman la transparencia de los procesos.

2.5.3 ¿Quién asume los riesgos?

Definitivamente quién asume los riesgos es la empresa, ya que en cada actividad que

desarrolla, esté se encuentra inserto. Además todo ente que se relaciona con la empresa

sean estos inversionista, propietario, proveedor, etc., juega un papel preponderante en la

busca de resultados positivos y más voluminoso con un mínimo nivel de riesgo.

La empresa como unidad económica que transforma insumos, recursos humanos,

financieros, tecnológicos y otros, debe afrontar muchas amenazas que son ocasionadas por

los riesgos; atentando contra la consecución de los objetivos, y por ende, su resultado.




2.6 Muestreo en la auditoría de gestión

El creciente desarrollo económico, proveniente de los grandes avances tecnológicos, dentro

del ámbito industrial, comercial y de servicios, ha permitido y favorecido, al mismo tiempo, el

crecimiento y auge de las sociedades y empresas.

La estadística matemática y en particular los métodos de muestreo, han jugado un papel de

gran importancia y utilidad en el desarrollo de dicha auditoría, precisamente por su carácter

de rapidez y economía. Cómo se seleccionó la muestra, cómo se realizó la inferencia

(extrapolación de las conclusiones obtenidas sobre la muestra, al resto de la población), y

qué grado de confianza se tuvo en ello, fueron los principales problemas que se enfrentaron.

El muestreo, es un procedimiento por el que se infieren los valores verdaderos de una

población, a través de la experiencia obtenida con una muestra de esta. El uso de muestras

para estimar valores de una población ofrece diversas ventajas. En términos generales se

puede afirmar que el muestreo permite una reducción considerable de los costos materiales

del estudio, una mayor rapidez en la obtención de la información y el logro de resultados con

máxima calidad.

En este sentido se procedió a la aplicación de varios métodos de investigación, tales como

la consulta a expertos, la encuesta a auditores, y otros, con los que se pudo constatar que

en la práctica actual, la determinación de las operaciones que serán verificadas y el alcance

de tal control, es fundamentalmente, responsabilidad del jefe de grupo, y que no existen

porcentajes, tablas o reglas generalmente aceptadas para la selección de las muestras de

auditoría, más bien el auditor selecciona las operaciones que serán examinadas tomando en

consideración sus conocimientos acerca del control interno, la importancia relativa de las

operaciones, y los tipos de errores localizados en la presente y en anteriores auditorías.

Hoy las técnicas de muestreo asistidas por computadoras, son herramientas básicas, pues

la rápida toma de decisiones que hay que ejecutar en la dinámica de los procesos

económicos, demanda el uso de nuevas tecnologías que le impriman una rapidez,

confiabilidad, disponibilidad y capacidad, entre otras facilidades, que se han ido buscando a

través de los recursos informáticos.

Todo esto evidencia que no existe un programa informático especializado en los métodos de

muestreo, para ser usado en el desarrollo de auditorías e investigaciones en general, que




por un lado ayude a la solución, y por otro permita la documentación a aquellos que deseen

utilizar, conocer, estudiar y profundizar acerca de estas técnicas.

Por lo anteriormente planteado se presenta como problema de investigación:

Las auditorías actuales carecen del cálculo exhaustivo de las técnicas de muestreo y de una

herramienta computacional que agilice esta actividad.

Se define como objeto de investigación las técnicas del muestreo estadístico en la actividad

auditora y el campo de acción es el proceso de cálculo de estas prácticas.

La aplicación de las destrezas del muestreo estadístico en la auditoría de gestión en la

empresa, con ayuda de una herramienta computacional, que permita el cálculo exhaustivo

de dichas técnicas de forma rápida y segura, y una extensa documentación sobre el tema.

2.7 Cuadro de mando integral

En las empresas cada vez se acentúa más la necesidad de obtener una visión global de la

misma y el enfoque tradicionalmente usado para ello es el de control de gestión, basado,

sobre todo, en la aplicación de planes estratégicos a planes operativos y presupuestos. Pero

en el último decenio se han comenzado a criticar las herramientas utilizadas para ello. Las

deficiencias en los sistemas de información y de control de gestión son actualmente

enfrentadas con nuevos planteamientos en materia de control de gestión, planificación, toma

de decisiones y cultura empresarial. En particular, dos autores, Robert Kaplan y David

Norton, propusieron a mediados de los noventa la utilización de una herramienta más

completa: el Balanced Scorecard (BSC) o Cuadro de Mando Integral (CMI), cuyo objetivo es

paliar los defectos de la planificación presupuestaria tradicional.

Los ejecutivos de las empresas comenzaron a utilizar el CMI como la estructura organizativa

central de los procesos de gestión importantes. El resumen de estos avances aparecen en

un tercer artículo de Kaplan y Norton " La utilización del CMI como un sistema de Gestión

Estratégica ", HBR 1996, enero-febrero.

El cuadro de mando constituye una herramienta de control periódico, que contiene la

información precisa y oportuna para la adecuada gestión del negocio.




Permite evaluar la marcha de los aspectos claves de la empresa y tomar decisiones

oportunas para corregir los desvíos que impidan el cumplimiento de las metas y objetivos

previstos.

La característica esencial de este instrumento periódico de información es la de realizar un

control por excepción, por medio de señales que permiten identificar desvíos, determinar sus

causas y definir responsables.

Los datos para el cálculo de los ratios deben obtenerse con rapidez, para lograr el objetivo

de la toma de decisiones oportunas.

Esta característica tiene como consecuencia que algunos de ellos sean obtenidos mediante

estimaciones confiables apartándose de la información contable.

El Cuadro de Mando Integral (CMI), también conocido como Balanced Scorecard (BSC) o

dashboard, es una herramienta de control empresarial que permite establecer y monitorizar

los objetivos de una empresa y de sus diferentes áreas o unidades.

También se puede considerar como una aplicación que ayuda a una compañía a expresar

los objetivos e iniciativas necesarias para cumplir con su estrategia, mostrando de forma

continuada cuándo la empresa y los empleados alcanzan los resultados definidos en su plan

estratégico.

Las principales características de esta metodología son que utilizan tanto indicadores

financieros como no financieros, y que los objetivos estratégicos se organizan en cuatro

áreas o perspectivas: financiera, cliente, interna y aprendizaje/crecimiento.

a) La perspectiva financiera

Incorpora la visión de los accionistas y mide la creación de valor de la empresa. Responde a

la pregunta: ¿Qué indicadores tienen que ir bien para que los esfuerzos de la empresa

realmente se transformen en valor?

Esta perspectiva valora uno de los objetivos más relevantes de organizaciones con ánimo

de lucro, que es, precisamente, crear valor para la sociedad.




b) La perspectiva del cliente

Refleja el posicionamiento de la empresa en el mercado o, más concretamente, en los

segmentos de mercado donde quiere competir. Por ejemplo, si una empresa sigue una

estrategia de costes es muy posible que la clave de su éxito dependa de una cuota de

mercado alta y unos precios más bajos que la competencia. Dos indicadores que reflejan

este posicionamiento son la cuota de mercado y un índice que compare los precios de la

empresa con los de la competencia.

c) La perspectiva procesos internos

Recoge indicadores de procesos internos que son críticos para el posicionamiento en el

mercado y para llevar la estrategia a buen puerto. En el caso de la empresa que compite en

coste, posiblemente los indicadores de productividad, calidad e innovación de procesos

sean importantes. El éxito en estas dimensiones no sólo afecta a la perspectiva interna, sino

también a la financiera, por el impacto que tienen sobre las rúbricas de gasto.

d) La perspectiva de aprendizaje y crecimiento

Es la última que se plantea en este modelo de CMI. Para cualquier estrategia, los recursos

materiales y las personas son la clave del éxito. Pero sin un modelo de negocio apropiado,

muchas veces es difícil apreciar la importancia de invertir, y en épocas de crisis lo primero

que se recorta es precisamente la fuente primaria de creación de valor: se recortan

inversiones en la mejora y el desarrollo de los recursos.

Gráfico 4

Cuadro de mando integral

Fuente: Bibliografía





La información que suministra el cuadro de mando debe ser:

Necesaria.

Reciente.

Fiable.

Normalizada.

Lo más sistematizada posible.

Capaz de inducir a la decisión.

2.7.1 Composición del cuadro de mando

El cuadro de mando se compondrá de:

1).Cuadro de los aspectos claves, indicadores y ratios de las áreas críticas: donde se

definirá una gama limitada de indicadores, que se traducen cuantitativamente por los ratios.

2) Soporte del cuadro de mando: Compuesto de gráficos tendencias, cuadros y papeles de

trabajo donde surgen los datos utilizados para el cálculo de los ratios.

2.7.2 Equipo multidisciplinario

Para la ejecución de auditorías de gestión es necesario la conformación de un equipo

multidisciplinario, que dependiendo de la naturaleza de la entidad y de las áreas a

examinarse, a más de los auditores profesionales, podría estar integrado por especialistas

en otras disciplinas.

2.7.3 Auditores

De éste grupo, entre los dos más experimentados, se designa al jefe de grupo y al

supervisor, quienes tendrán la máxima e íntegra responsabilidad de la auditoría de gestión.

2.7.4 Especialistas

Estos profesionales a más de su capacidad deben tener la independencia necesaria con

relación a la entidad objeto de la auditoria, a fin de obtener mayor confianza de que su

trabajo será ejecutado con total imparcialidad.




Es conveniente que los equipos multidisciplinarios se conformen en las direcciones o

departamentos de auditoria, los especialistas podrían participar incluso en la Fase de

Planificación.

2.8 Herramientas para la auditoría de gestión

2.8.1 Técnicas de auditoria En la auditoría de gestión es fundamental el criterio profesional del auditor para la

determinación de la utilización y combinación de las técnicas y prácticas más adecuadas,

que le permitan la obtención de la evidencia suficiente, competente y pertinente, que le den

una base objetiva y profesional, que fundamenten y sustenten sus comentarios,

conclusiones y recomendaciones.

Estas técnicas pueden ser:

Ocular: comparación, observación, rastreo

Verbal: Indagación, entrevista, encuesta

Escrita: Análisis, conciliación, confirmación, tabulación

Física: Inspección

Conceptos

Comparación.- Se determina la similitud o diferencia en dos o más hechos u operaciones,

mediante esta técnica se comparan las operaciones realizadas por la empresa auditada.

Observación.- El auditor verifica visualmente durante la ejecución de una actividad

Rastreo. - Es el seguimiento y control de una operación, dentro de un proceso o de un

proceso a otro a fin de conocer y evaluar su ejecución.

Indagación.- Es la obtención de información verbal mediante averiguaciones o

conversaciones directas con funcionarios de la constructora auditada o terceros sobre las

operaciones realizadas.

Entrevista.- a funcionarios de la constructora auditada mediante cuestionarios, con la

finalidad de obtener información, para el respectivo análisis.




Encuesta.- realizadas directamente mediante preguntas escritas con el propósito de

obtener información de funcionarios.

Análisis.- Es la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los elementos o

partes que conforman una operación, transacción o proceso con el propósito de establecer

su propiedad

Conciliación.- Consiste en hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados,

separados e independientes, por ejemplo, analizar la información producida por las

diferentes unidades

Confirmación.- Comunicación independiente y por escrito, de parte de los funcionarios que

participan o ejecutan las operaciones o validez de una cifra, hecho u operación.

2.8.2 Control Interno.

El American Institute Publica Accountants emite la Declaración sobre Normas de Auditoria,

SAS-55, sobre la evaluación de la estructura de control interno, la nueva normativa plantea

lo siguiente:

La segunda norma de trabajo de campo de las NAGA, queda como se indica: ―Se obtendrá

una comprensión suficiente de la estructura de control interno, para planear la auditoria y

determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas a efectuarse‖.

―El Control Interno es un proceso efectuado por el consejo de administración, la Dirección y

el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de

seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes

categorías:

Eficacia y eficiencia de las operaciones

Fiabilidad de la información financiera

Cumplimiento de las leyes y normas aplicables

De la definición anterior se desprende lo siguiente:




El control interno es un proceso y un medio utilizado para el logro de un fin, por tanto

no es un fin.

El control interno se lleva a cabo por personas en cada nivel de la organización, que

son quienes establecen los objetivos de la entidad e implantan los mecanismos de

control, por lo que no se trata únicamente de manuales, políticas y otra normativa.

El control interno solamente puede aportar un grado de seguridad razonable a la

dirección y a la administración de una Entidad, por ende no brinda seguridad total.

El control interno procura la consecución de objetivos de diversa naturaleza.

La estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos

establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos

específicos de la entidad, relevantes y de interés para la auditoría de gestión, como son:

Salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de la entidad.

Promover la eficiencia del personal, minimizar los errores humanos y detectar.

Rápidamente los que se produzcan.

Dificultar la comisión de hechos irregulares y facilitar su descubrimiento si se

produjeran.

Garantizar la razonabilidad de la información contable y administrativa en general.

Para fines de la auditoría de gestión, se denomina estructura de control interno al conjunto

de planes, métodos y procedimientos, incluyendo la actitud de dirección de una entidad,

para ofrecer seguridad razonable respeto a que están lográndose los objetivos de control

interno. El concepto moderno del control interno discurre por componentes y diversos

elementos los que se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de

efectividad y eficiencia.

Los sistemas de control interno de las entidades y organismos públicos operan o funcionan

con distintos niveles de eficacia, pero cuando los mismos alcanzan el estándar se puede

calificar como un sistema eficaz, para ello se requiere que la alta dirección tenga seguridad

razonable de lo siguiente:

Que disponen de información oportuna y adecuada sobre el cumplimiento de los

objetivos operacionales.

Que se preparan en forma oportuna informes de la gestión operativa fiables y

completos.




Que se cumplen las normas constitucionales, legales y secundarias.

Para la determinación de que un sistema de control interno es eficaz es necesario también

que se tomen en cuenta los siguientes aspectos:

El control interno es parte del proceso de gestión, por tanto sus componentes deben

analizarse en el contexto de las acciones que la dirección desarrolla en el momento

de gestionar su actividad institucional.

Los componentes a definirse pueden ser implantados en cualquier entidad, del

tamaño que ésta sea, aunque podrían ser distintos de tratarse de pequeñas y

medianas.

Existen factores para evaluar cada uno de los componentes, no obstante sin ser todos, a

continuación se enlistan los siguientes:

2.8.3 Actividades de control de gestión

Interno

Preguntas

1. Establecimiento de los objetivos de la entidad:

2. Planificación estratégica.

3. Establecimiento de los factores del entorno de control.

4. Establecimiento de los objetivos para cada actividad.

5. Identificación y análisis de riesgos.

6. Gestión de riesgos.

7. Dirección de las actividades de gestión.

8. Identificación, recopilación y comunicación de información.

9. Supervisión

10. Acciones Correctivas










3. APLICACIÓN PRÁCTICA DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

3.1 FASE I.- CONOCIMIENTO PRELIMINAR

3.1.1 Índice de siglas a utilizar

AD. Administración de la auditoría

O.T. Orden de trabajo

N.I. Notificación de inicio

P.T.A. Presupuesto de tiempo de auditoría

O.P. Organigrama de procesos

M.E. Memorando

PP. Planificación preliminar

I.V.P. Informe de visita previa

C.E. Cronograma de entrevista

P.E. Planificación de entrevistas

E.A. Entrevistas aplicadas

I.P.P. Informe de planificación preliminar

M.P.I.E. Matriz de ponderación de indicador de eficiencia

M.P.I.C. Matriz de ponderación de indicador de calidad

PE. Planificación específica

C.C.I. Cuestionario de control interno

C.C.R. Cuestionario de confianza y riesgo

ET. Ejecución del trabajo

P.T Programa de trabajo

E.C.I Entrevista de control interno

A.G. Auditoría de gestión

F.T. Ficha técnica

N.R. Notificación de resultados

C.N. Cédula narrativa




3.1.2 Marcas de Auditoría

CONSTRUCTORA

ORTEGA RAMÓN ÁNGEL SIGIFREDO

MARCAS UTILIZADAS

SÍMBOLO TÉCNICAS

√ Comparado

Σ Sumado

Φ Incumplimiento de las normas manuales,

reglamentos

Observado

∞ Analizado

§ Comprobado

٤ Calculado

£ Realizado

¤ Hallazgo


Aprobado por: María Augusta Solano de la Sala Torres

Fecha: 30/03/2011 Fecha: 30/03/2011

Fuente: Constructora de Ángel Ortega





3.1.3 Orden de trabajo.

Entidad: Constructora de Ortega Ramón Ángel Sigifredo

Período: 1 de enero al 31 de diciembre de 2010

Tipo de examen: Auditoría de Gestión

ORDEN DE TRABAJO

Zamora, 14 de febrero del 2011

Srtas.

Rosa Delia Guamán Guaillas

Zoila Angelina Guaillas Gualán

Ciudad.-

De mi consideración:

Por medio del presente me permito disponer a Ud., proceda la realización de la Auditoría de

Gestión de la empresa constructora de Ortega Ramón Ángel Sigifredo de la ciudad de Loja,

cantón y provincia del mismo nombre; para el periodo comprendido entre el 1 de enero al 31

de diciembre de 2010; el plazo para la ejecución de la Auditoría de Gestión es de 60 días

contados a partir del 18 de febrero del 2011 hasta el 1 de mayo del 2011 para lo cual las

designo como Jefe de Equipo y Auditor Junior respectivamente. Esta auditoría tiene los

siguientes objetivos:

Establecer el grado de cumplimiento de la eficiencia y eficacia de su misión, visión y

objetivos.

Analizar y evaluar el sistema de control interno dentro de la entidad

Analizar la información financiera dentro del periodo auditado

Presentar el informe de auditoría.

Atentamente,

María Augusta Solano de la Sala Torres

DIRECTORA DE TESIS

O.T. Hoja 1/1




3.1 4. APLICACIÓN PRÁCTICA, AUDITORÍA DE GESTIÓN

ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÍA

Entidad: Constructora de Ortega Ramón Ángel Sigifredo

Período: 1 de enero al 31 de diciembre de 2010

Tipo de examen: Auditoría de Gestión

Notificación

Zamora, 17 de febrero del 2011

Ingeniero

Ángel Sigifredo Ortega Ramón

GERENTE PROPIETARIO DE CONSTRUCTORA

Presente.-


Como jefe de equipo auditor, conjuntamente con el auditor junior y ante la orden de trabajo

emitida; nos permitimos comunicar que se efectuará la Auditoría de Gestión a la empresa

constructora que acertadamente gerencia, en concordancia con las normas de auditoria

generalmente aceptadas, será realizada con el objetivo de expresar una opinión mediante

un informe escrito, sobre la gestión y procesos, esperamos proporcionar una carta por

separado referente a cualquiera de las debilidades sustanciales en los sistemas de control

interno, la misma que se ejecutará en un periodo de 60 días contados a partir del 18 de

febrero del 2011 hasta el 25 de mayo del 2011, trabajos que iniciarán con la visita preliminar,

por lo que solicitamos su colaboración y de todos los que conforman la empresa

constructora.

.

Atentamente.

Srta. Rosa Delia Guamán Guaillas Srta. Zoila Angelina Guaillas Gualán.

JEFE DE EQUIPO AUDITOR JUNIOR

N.I. Hoja 1/1




3.1.5 Visita Previa

P.F. 1-1

Hoja 1/1

CONSTRUCTORA


IDENTIFICACIÓN DE EMPRESA

CONOCIMIENTO PRELIMINAR

Detalle Descripción Ref. Documentos

Razón

Social Constructora de Ortega Ramón Ángel Sigifredo Copia del RUC

Inicio de

labores 14 de abril de 1995 Copia del RUC

Misión Nuestra misión como empresa constructora de obras

civiles en el sur del Ecuador es; proporcionar a

nuestros clientes una completa asesoría para la

ejecución de sus proyectos de construcción.

Buscando satisfacer al cliente en materia de diseños

adecuados a la necesidad de los clientes, siempre

focalizados en la calidad de vida, todo en base a la

experiencia y excelencia profesional, superando sus

expectativas usando la mejor tecnología, materiales,

con nuestro personal altamente calificado.

Visión Posicionar a la empresa en el ámbito regional como la

mejor empresa en la rama de la construcción y

mantenerla a la vanguardia en cuanto a las nuevas

tecnologías de construcción; basados en la

especialización y capacitación de nuestro personal,

respetando las normas para la conservación del

medio ambiente. En la empresa de ―Ortega Ramón

Ángel Sigifredo‖, estamos conscientes de que no

somos la única empresa constructora, pero que si

somos los mejores.

Valores Satisfacción del cliente: Entregar a nuestros clientes

sus proyectos con la calidad, precio y tiempo

pactados, brindándoles el mejor servicio antes,

durante y después del proyecto.




Mejora continua: Proporcionar cada día la

superación personal y el perfeccionamiento de

nuestro trabajo mediante la medición, control y

optimización de los procesos.

Colaboración: Unirse al esfuerzo de los demás,

aportando lo mejor de nosotros mismos, para obtener


Rentabilidad: Obtener las utilidades y la liquidez, de

acuerdo a los parámetros del mercado asegurando el


Objetivos Satisfacer los requerimientos y necesidades

de los clientes en cuanto a preferencias en lo

que respecta a obras de construcción de

carácter civil.

Prestar servicios eficientes y de alta calidad, a

través de una correcta atención y por medio

de tecnología actual.

Mantener control en los procesos de la

organización, con el fin de mejorarlos y de

esta manera prestar atención al personal.

Cumplir planes de adiestramiento que

permitan desarrollar al personal y, al mismo

tiempo, mejorar la calidad de los servicios

prestados.

Base legal

La empresa constructora de Ortega Ramón Ángel

Sigifredo se encuentra regulado por las siguientes

leyes ecuatorianas

Constitución de la República del Ecuador

Ley de Régimen Tributario Interno

Código de Trabajo

Ley de Seguridad Social

Código Civil

Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Contratación Pública

Código Orgánico de Ordenamiento Territorial,

Autonomías y Descentralización (COOTAD)

Revisión de

documentos




Estructura

orgánica

La empresa constructora se encuentra dividida en

varios niveles entre los que se puede distinguir los

siguientes:

Nivel Ejecutivo : Gerente

Nivel de control : Fiscalizadores de obras

Nivel contable : Contador

Nivel operativo : Constructores

Ayudantes

Choferes

Actividades Realiza la ejecución de obras civiles en el

sector público como el privado.

Apertura y construcción de vías de primer y

segundo orden.

Desalojo de escombros y el transporte de

materiales pétreo

Alquiler de maquinaria utilizada en la

construcción civil.

Alquiler de transporte de carga pesada.

Elaborado por: Rosa D. Guamán

G. – Zoila A

Guaillas G.

Aprobado por: María Augusta Solano

de la Sala Torres

Fecha: 21/02/2011 Fecha: 21/02/2011




3.1.6 Distribución de trabajo

H.D.T. 1

CONSTRUCTORA


Auditoría de gestión

NOMBRE CARGO SIGLAS TRABAJO A DESARROLLAR

Dra. María Augusta

Solano de la Sala Torres

Supervisora MASST Revisar el trabajo a desarrollar

Rosa Delia Guamán

Guaillas

Zoila Angelina Guaillas

Gualán

Jefe de Equipo

Jefe de Equipo

RDGG

ZAGG

Realizar planificación de la

auditoría

Examinar reas

sistema de administración

financiera

Evaluar componentes

Aplicar índices

Elaborar borrador

Realizar planificación de la

auditoría

Elaborado por: Rosa D. Guamán G. – Zoila A

Guaillas G.

Aprobado

por:

María Augusta Solano de la Sala

Torres

Fecha: 18/02/2011 Fecha: 18/02/2011




3.1.7. Notificación de inicio de examen.

CONSTRUCTORA



NOTIFICACIÓN DEL INICIO DEL EXAMEN

NOMBRE COMUNICACIÓN FIRMA

Ing. Ángel Sigifredo Ortega Ramón –

Gerente

Oficio 17/02/2011

Godoy Luzuriaga Dolores Cecibel –

Contadora

Oficio 17/02/2011

Cristian Leonardo Jimbo Chimbo –

Fiscalizador

Oficial 17/02/2011


Guaillas G.

Aprobado por: María Augusta Solano de la

Sala Torres

Fecha: 18/02/2011 Fecha: 18/02/2011




3.1.8. FODA

Matriz FODA de la empresa.-

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

1. Cuenta con las características para tener

un alto nivel de competitividad.

2. Poseen los recursos financieros

necesarios para brindar los servicios que se

contratan.

3. Distribuidores de materiales de la

empresa mantienen un alto nivel, lo que

garantiza la entrega de los mismos, de

manera oportuna.

4. La empresa goza de un alto nivel de

confianza con respecto a sus clientes.

5. Los costos con los que se desarrolla las

obras previamente contratadas se las

realiza a mejores precios.

6. Conoce de manera eficiente el mercado

en el cual se desenvuelve la empresa.

7. La rentabilidad que genera la empresa,

es la adecuada, lo cual asegura el trabajo

por varios años más.

8. La empresa cumple con los plazos de

acuerdo a lo estipulado en los contratos

suscritos.

9. La constructora realiza promociones

adecuadas para lograr captar un mayor

número de clientes.

1. Desarrolla nuevos servicios en la

construcción, lo que puede ser aprovechado

para abrir nuevas oportunidades en los

contratos.

2. El mercado de la construcción se

encuentra en constante crecimiento, abre

nuevas expectativas de crecimiento.

3. Presencia de nuevos conocimientos en

las técnicas de realización de obras, permite

un mejoramiento continuo de la calidad de

sus servicios.

4. Disminución de los costos con el acceso

a crédito bancario, plan de viviendas y

bonos de vivienda. Esto significaría

aumento rentabilidad para la empresa.

5. Crecimiento de empresas que ofrecen el

servicio de abastecimiento de materia prima

necesaria para la constructora de una

manera eficiente.

DEBILIDADES AMENAZAS

1. El mercado de la construcción está regido

por empresas con un mayor poder

adquisitivo, lo cual genera una desventaja

en la imagen de la empresa.

2. Alto porcentaje del mercado de la

1. Empresas de otras ciudades ofrecen el

mismo servicio a menor costo en relación al

servicio ofrecido.

2. Periodos de pagos de las instituciones

públicas irregulares, no permiten la




construcción que no ha sido explorado y

aprovechado de manera eficiente de parte

de la empresa.

3. No existe planificación a mediano o a

corto plazo para realizar las ventas. Las

decisiones son tomadas de acuerdo a las

necesidades que se presentan en el

momento.

planificación financiera porque también son

dependientes de las políticas e instancias

gubernamentales

3. La importación de materiales de

construcción cambia las técnicas de

construcción.






3.1.9 Administración de auditoria.

3.1.9.1 Informe de planificación preliminar P.F. 1

Hoja 1/1

CONSTRUCTORA


AUDITORÍA DE GESTIÓN

PLANIFICACION PRELIMINAR

Objetivos:


objetivos.

Analizar y evaluar el sistema de control interno de la entidad.

Analizar la información financiera dentro del periodo auditado.


Alcance:

La auditoría se efectuará al personal que labora en la Constructora de Ángel

Sigifredo Ortega Ramón, analizando la documentación existente y generada dentro

del periodo, 1 de enero al 31 de diciembre de 2010.

# Procedimiento Ref. Realizado Revisado Observaciones

1 Elaborar una sumaria con la

información recolectada de forma

preliminar con respecto a la

constructora.

P.F. 1-1 RDGG

ZAGG MASST

2 Establecer el cronograma de

entrevistas a realizar en la auditoría

de gestión.

P.F. 1-2 RDGG

ZAGG MASST

3 Efectuar la planificación de las

entrevistas. P.F. 1-3

RDGG

ZAGG MASST

4 Realizar un resumen con los

principales puntos de vista de las

entrevistas aplicadas.

P.F. 1-4 RDGG

ZAGG MASST

5 Identificar los componentes y

subcomponentes a analizar a través

de la auditoría de gestión.

P.F. 1-5 RDGG

ZAGG MASST

Elaborado

por:

Rosa D. Guamán G.

– Zoila A Guaillas G.

Aprobado por: María Augusta Solano de la Sala

Torres

Fecha: 21/02/2011 Fecha: 21/02/2011




FASE II.

3.2.1 Planificación especifica

P.F. 1-4

CONSTRUCTORA



RESUMEN DE ENTREVISTAS

Entrevista gerente

Objetivo.-

Analizar la información sobre cómo está administrando la empresa constructora.

Procedimientos

Analizar cómo está administrada la empresa.

Identificar el recurso humano de la empresa.

Establecer cuáles son los perfiles para contratar personal para la empresa.

Comprobar si las decisiones son analizadas con el personal de la empresa

Entrevista contador

Objetivo

Analizar la situación contable de la constructora.

Procedimientos

Identificar el tipo de sistema contable que utiliza la empresa.

Analizar la situación contable de la empresa constructora.

Verificar si la actual contabilidad llevada es la apropiada.

Establecer si el contador trabaja de acuerdo con la base filosófica.

Entrevista fiscalizador

Objetivo

Establecer el actual cumplimiento de las obras civiles en ejecución

Procedimientos

Identificar cuáles son los procesos para la realización de las obras civiles.

Analizar si respetan los plazos de ejecución de las obras.

Identificar proveedores y los tipos de materiales existentes.

Evaluar si el fiscalizador conoce la base filosófica de la empresa.

Elaborado por: Rosa D. Guamán G. –

Zoila A Guaillas G.


Sala Torres

Fecha: 21/02/2011 Fecha: 21/02/2011




3.2.2. Cronograma de entrevista P.F. 1-2

CONSTRUCTORA


CRONOGRAMA DE ENTREVISTA A GERENTE

ACTIVIDADES

Tiempo en minutos

1 - 5 5-10 10-12 15-20 20-25 25-30

1. Presentación de equipo consultor X

2. Información sobre los objetivos de la

auditoría de gestión X

3. Obtención de información documentada

sobre la constructora X

4. Solicitud de documentos de la

constructora X

5. Solicitud de la fundamento filosófico de la

constructora X X


Zoila A Guaillas G.

Aprobado por: María Augusta Solano de

la Sala Torres

Fecha: 21/02/2011 Fecha: 21/02/2011






3.2.3 Planificación de entrevistas

P.F. 1-3

CONSTRUCTORA


AUDIENCIAS PARA LOS FUNCIONARIOS DE CONSTRUCTORA ORTEGA PARA

ENTREVISTAS

PRIMERA ENTREVISTA

ENTREVISTADO: Ing. Ángel Ortega

FECHA Y HORA: 22/02/2011 - 09h30

OBJETIVO A PERSEGUIR Analizar la información administrativa de la

empresa constructora

SEGUNDA ENTREVISTA

ENTREVISTADO: Dolores Cecibel Godoy Luzuriaga

FECHA Y HORA: 22/02/2011 - 10h00

OBJETIVOS Analizar la situación contable de la

constructora

TERCERA ENTREVISTA

ENTREVISTADO: Ing. Christian Leonardo Jimbo Chimbo

FECHA Y HORA: 22/02/2011 - 10h30

OBJETIVOS Establecer el actual cumplimiento de las

obras civiles en ejecución


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 21/02/2011 Fecha: 21/02/2011






3.2.4 Identificación de proceso y subprocesos

P.F. 1-4

CONSTRUCTORA



Identificación de procesos y subprocesos

Se determinó los siguientes componentes críticos a evaluar:

Situación financiera

Posición en el mercado de la construcción

Procesos

Servicio al cliente

Subcomponentes financieros

Rentabilidad

Disponibilidad

Endeudamiento

Subcomponente posición en el mercado de la construcción

Realización de obras

Crecimiento en el mercado de la construcción

Subcomponentes procesos

Estructura por funciones y niveles

Formación, desarrollo y entrenamiento

Salarios

Subcomponentes servicio al cliente

Aceptación de los clientes

Calidad de las obras


Zoila A Guaillas G.


Sala Torres

Fecha: 21/02/2011 Fecha: 21/02/2011




3.2.5. Informe de la Planificación Preliminar.

Memorándum 001

Para: Ing. Ángel Ortega.

De: Equipo de Auditoría.

Asunto: Presentación de informe de planificación preliminar

Zamora: 23 de febrero del 2011.

Nombre:

Constructora Ortega Ramón Ángel Sigifredo

§Registro único de contribuyente: (ver Anexo 1)

§Registro único de contribuyentes: 1900110311001

§Dirección:

Provincia: Loja

Cantón: Loja

Parroquia: El Valle

Ciudadela: La Paz

Calle: Salvador Bustamante Celi y Leónidas Guerrero

§Teléfono:

072-579-602

Trabajo de campo

El trabajo de campo se lo efectuará a través de la realización de las cinco etapas de la

auditoría de gestión en la constructora de Ortega Ramón Ángel Sigifredo.

M.E. Hoja 1/6




Antecedentes

La empresa constructora del Ingeniero Ángel Sigifredo Ortega Ramón no se ha efectuado

auditorías de gestión en años anteriores, por lo que es necesaria la aplicación de esta

herramienta de gestión que permitirá alcanzar objetivos de la empresa a través del

aprovechamiento óptimo de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

Objetivo de la auditoría


objetivos.

Analizar y evaluar el sistema de control interno dentro de la entidad.

Analizar la información financiera dentro del periodo auditado.


Alcance de la auditoria

La auditoría cubrirá el análisis de la gestión de recursos, los objetivos, misión y visión,

generados por la empresa desde el 1 de enero al 31 de diciembre del 2010, de la

constructora de Ángel Ortega.

Conocimiento de la entidad y su base filosófica

La empresa constructora de ―Ortega Ramón Ángel Sigifredo‖, nace de la idea del autor de la

misma, dedicado a las labores de Ingeniería Civil, que incia actividades con la creación del

registro único de contribuyentes, con fecha 14 de abril de 1995. Desde el año 2006 a la

fecha, ejerce su actividad en el libre ejercicio de su profesión como ingeniero civil en varias

provincias ecuatorianas, así como el transporte de carga por carretera en volquete y el

transporte de carga por carretera en camión, teniendo como dirección del establecimiento la

calle Salvador Bustamante Celi, en la ciudadela La Paz de la parroquia El Valle, cantón Loja,

provincia de Loja, teléfono: 072579802.

M.E. Hoja 2/6




Base filosófica

Misión

Nuestra misión como empresa constructora de obras civiles en el sur del Ecuador es:

proporcionar a nuestros clientes una asesoría eficiente en la ejecución de los proyectos de

construcción; y, satisfacer la necesidad de los clientes en materia de diseños, basados en la

calidad de vida, utilizando la experiencia y excelencia profesional, superando sus

expectativas usando la mejor tecnología, materiales, con nuestro personal altamente

calificado.

Visión

Posicionar a la empresa en el ámbito regional como la mejor empresa en la rama de la

construcción y mantenerla a la vanguardia en cuanto a las nuevas tecnologías de

construcción, basados en la especialización y capacitación de nuestro personal y

respetando las normas para la conservación del medio ambiente. En la empresa ―Ortega

Ramón Ángel Sigifredo‖, estamos conscientes de que no somos la única empresa

constructora, pero si aspiramos a ser una de las mejores.

Valores

Entre los valores con los que la empresa constructora cuenta están los siguientes:

Satisfacción del cliente:

Entregar a nuestros clientes sus proyectos con la calidad, precio y tiempo pactados,

brindándoles el mejor servicio antes, durante y después del proyecto.

Colaboración:



M.E. Hoja 3/6




Rentabilidad:

Obtener las utilidades y liquidez, de acuerdo a los parámetros del mercado asegurando el


Mejora continua:

Proporcionar cada día la superación personal y el perfeccionamiento de nuestro trabajo

mediante la medición, control y optimización de los procesos.

Objetivos:

Satisfacer los requerimientos y necesidades de los clientes en cuanto a preferencias

en lo que respecta a obras de construcción de carácter civil.

Prestar servicios eficientes y de alta calidad, a través de una correcta atención y con

tecnología actual.

Mantener control en los procesos de la organización, con el fin de mejorarlos y

mejorar también la atención personal.

Cumplir planes de adiestramiento que permitan desarrollar al personal y, al mismo

tiempo, mejorar la calidad de los servicios prestados.

Marco legal de la constructora

La empresa constructora Ortega Ramón Ángel Sigifredo está regulada por las siguientes

leyes ecuatorianas:


Código de Trabajo


Código Civil

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

Código Orgánico de Ordenamiento Territorial, Autonomías y Descentralización

(COOTAD)

M.E. Hoja 4/6




Estructura orgánica

La empresa constructora está dividida en varios niveles, entre los que se puede distinguir los

siguientes:

Nivel Ejecutivo: Gerente

Nivel de control: Fiscalizadores de obras


Nivel operativo: Constructores

Ayudantes

Choferes

Actividades:

Realiza la ejecución de obras civiles ya sea para el sector público como para el

privado.

Apertura y construcción de vías de primer y segundo orden.

Desalojo de escombros y el transporte de materiales pétreo.

Alquiler de maquinaria utilizada en la construcción civil.


Responsables de los niveles

Nombres y Apellidos Cargo/función

Periodo de Gestión

Desde Hasta

Ángel Ortega Gerente 1995 Continua

Dolores Godoy Contador 2008 Continua

Christian Jumbo Fiscalizador 2010 Continua

Homero Flores Jefe de Maestros 2007 Continua

Flavio Herraez Jefe de Choferes 2009 Continua



Fecha: 23/02/2011 Fecha: 23/02/2011



M.E. Hoja 5/6




Informe administrativo

La documentación obtenida a través de la planificación preliminar en la constructora Ángel

Ortega, es manipulada y archivada por la secretaria y contadora, cuya documentación

reposa en carpetas, archivadores, así como en archivos digitales que son manejados en un

computador central. Dichos archivos están divididos en recibidos y enviados, como también

se encuentran, órdenes de entrega de materiales, facturas de compras y ventas, oficios,

leyes y reglamentos, de uso de la constructora.

Información financiera

La información financiera se encuentra registrada y archivada a través del programa

contable y de los distintos documentos impresos que son guardados en archivadores como

respaldo de la documentación digital.


Zoila A Guaillas G.


Sala Torres

Fecha: 21/02/2011 Fecha: 21/02/2011

M.E. Hoja 6/6




3.2.6 Definición

3.2.6.1. Indicadores

Los indicadores a través de los cuales se trabajará en la presente auditoría son los de

eficiencia, eficacia y calidad.

a) Eficiencia

Es la relación de los servicios prestados de construcción o transporte, el manejo del recurso

humano, económico y tecnológico, programado con los realmente utilizados para el

cumplimiento de las actividades.

b) Eficacia

Se refiere al grado en el cual una empresa constructora, logra sus objetivos y metas

programados u otros beneficios que pretendía alcanzar, previstos en la legislación o fijados

por la dirección. La economía está relacionada con los términos y condiciones bajo los

cuales las empresas constructoras adquieren recursos, sean éstos financieros, humanos,

físicos o tecnológicos obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, en la

oportunidad y lugar apropiado y al menor costo posible.

c) Calidad

A través de las cuales la empresa satisface las necesidades y expectativas de los clientes,

los empleados, las entidades implicadas financieramente y toda la sociedad en general.




Hoja 1/1

M.P.I.E

CONSTRUCTORA


MATRIZ DE PONDERACIÓN DE INDICADOR DE EFICIENCIA

COMPONENTE PONDERACIÓN CALIFICACIÓN

¿La constructora se encuentra

cubriendo con el actual nivel de

servicios proyectados?

10 8

¿La maquinaria al servicio de la

empresa está cubriendo con el nivel de

servicios?

10 8

¿El presupuesto económico de la

empresa se ejecuta según lo

programado?

10 7

¿El equipo tecnológico es el adecuado

para las funciones desempeñadas? 10 7

TOTAL Σ 40 Σ 30


Zoila A Guaillas G.


de la Sala Torres

Fecha: 23/02/2011 Fecha: 23/02/2011



Simbología

EP : Eficiencia ponderada

ET : Eficiencia total

PT : Ponderación total




Gráfico 5



Análisis

Analizando los resultados del indicador de eficiencia, se determina por medio del

componente-ponderación que: la constructora cubre servicios proyectados; ejecuta su

programación económica acorde a sus requerimientos y necesidades; y, mantiene equipos,

sistemas y paquetes informáticos necesarios para sus labores. Deduciendo de la matriz, la

eficiencia ponderada resultante de la eficiencia total sobre ponderación total, tenemos un

rango de 75% de eficiencia real. Por lo que, con el veinte y cinco por ciento de informalidad,

se considera una empresa versátil y competitiva con una visión de mundo mercadológica.

Cobertura.- El ámbito de la cobertura empresarial entre Loja y Zamora es de 760

involucrados directos e indirectos, número poblacional resultante de la encuesta del número

global basados en las encuestas realizadas.

25%

75%

INDICADOR DE EFICIENCIA

Riesgo

Eficiencia




M.P.I.E

Hoja 1/1

CONSTRUCTORA


MATRIZ DE PONDERACIÓN DE INDICADOR DE EFICACIA


¿La constructora realiza una adecuada

publicidad? 10 7

¿Los servicios prestados por la

constructora se encuentran a

satisfacción de los clientes?

10 8

¿Los niveles de demanda por los

servicios de la constructora están de

acuerdo con los proyectados?

10 8

¿Los funcionarios de la constructora

brindan atención de acuerdo a los

servicios solicitados?

10 7

TOTAL Σ 40 Σ 30

Elaborado por: Rosa D. Guamán G. – Zoila

A Guaillas G.


de la Sala Torres

Fecha: 23/02/2011 Fecha: 23/02/2011



Simbología

EP : Eficacia ponderada

ET : Eficacia total





Gráfico 6



Análisis

El índice de eficacia de la empresa constructora de Ortega Ramón Ángel Sigifredo es de

75%. Esto significa el grado de cumplimiento de los objetivos y metas se ubica en un alto

nivel, de manera que los clientes se hallan satisfechos con las obras ejecutadas porque

cumplen con las expectativas de los mismos. El 25% de incumplimiento, corresponde a

aquellos contratos firmados y que tienen cierto tipo de retraso en su entrega.

Cobertura

Es la muestra de clientes que se encuentran satisfechos con la atención y el servicio

brindado por la constructora. El ámbito de la cobertura empresarial, entre Loja y Zamora, es

de 760 involucrados directos e indirectos, número poblacional resultante de las encuestas

realizadas.

25%

75%

INDICADOR DE EFICACIA

INCUMPLIMIENTO

EFICACIA




M.P.I.E

Hoja 1/1

CONSTRUCTORA


MATRIZ DE PONDERACIÓN DE INDICADOR DE CALIDAD


¿La atención que los clientes reciben es

la esperada? 10 8

¿Los servicios ofrecidos cubren las

expectativas presentadas? 10 9

¿El actual nivel de satisfacción de los

clientes es el deseado? 10 9

¿Los servicios prestados están de

acuerdo a lo planificado? 10 8

TOTAL Σ 40 Σ 34


A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 23/02/2011 Fecha: 23/02/2011



Simbología

CP : Calidad ponderada

CT : Calidad total





Gráfico 7



Análisis

De esto, se determina que la empresa, oferta un 85% productos de calidad, por cuanto, los

servicios ofrecidos por la constructora, cumple con las especificaciones del diseño, las

expectativas y exigencias que requieren los clientes. Es decir, brinda satisfactoriamente los

servicios de construcción, teniendo un mayor nivel de acogida en el mercado. El 15%

corresponde a la inconformidad de la calidad de los servicios.

15%

85%

INDICADOR DE CALIDAD

Inconformidad

Calidad




Memorándum 002

Para: Ing. Ángel Ortega.

De: Equipo de Auditoría.

Asunto: Presentación de informe de planificación específica

Zamora: 23 de febrero del 2011.

Referencia de la planificación preliminar.

El 19 de enero de 2011, se emitió el memorándum 001 de planificación preliminar de la

Auditoria de Gestión a la empresa constructora de Ortega Ramón Ángel Sigifredo, en el

cual, se determinó varios componentes que fueron analizados, cuyos resultados son los

siguientes:

Objetivos específicos por responsable de los niveles administrativos:

Gerencia:

Definir estrategias para una eficiente dirección de la constructora.

Cumplir y hacer cumplir las normas para el buen funcionamiento de la empresa.

Existe un deficiente supervisión de las inversiones de la empresa constructora en lo

referente a la adquisición de nueva maquinaria.

No se realiza un análisis permanente de los estados financieros mensuales para la

toma de decisiones.

El gerente no ha socializado las normas y el proceso organizativo de la constructora,

a los empleados de la misma.

Estudiar las diversas propuestas de inversión, así como el consumo de recursos.

Definir los parámetros para contratación de personal para desarrollar las actividades

de la empresa constructora.

M.E. Hoja 1/4




Contador:

Registrar en la base de sistemas y procedimientos técnicos adoptados a la

diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente en la

constructora.

Clasificar las operaciones registradas, como un medio para obtener su fin.

Resumir la información obtenida, resaltando los hechos más importantes ocurridos

en el patrimonio.

Interpretar los resúmenes con el objetivo de proporcionar información razonada.

Proveer información requerida para las operaciones de planificación, evaluación y

control, salvaguardando los activos de la organización y estableciendo

comunicaciones con las partes interesadas ajenas a la constructora.

Participar en la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operacionales,

contribuyendo a coordinar los efectos en toda la organización.

Fiscalizador

Controlar la normal ejecución y desarrollo de las construcciones civiles a cargo de la

empresa.

Controlar el adecuado uso de materiales en la ejecución de las obras de carácter

civil.

Elaborar las planillas de avance y liquidación de obras que ejecuta la constructora.

Velar porque el personal que tiene la empresa, en el nivel operativo, desempeñe sus

funciones de manera correcta.

Administrar, de manera adecuada, el uso de maquinaria y herramientas en la

utilización de las obras civiles.

Presentar informes finales de las obras a cargo de la empresa constructora.

Resultados de la evaluación de control interno

La evaluación del control interno se la efectuará en base a los siguientes componentes:

Situación financiera

Posición en el mercado de la construcción

M.E. Hoja 6/6




Procesos

Servicio al cliente

Control de situación financiera

La constructora de Ángel Ortega Ramón entre los subcomponentes a analizar está los

siguientes:

Rentabilidad.- Es el análisis de cómo se encuentra la constructora en lo referente a

la situación rentable durante el periodo fiscal del 2010.

Disponibilidad.- Los recursos económicos de la constructora deberán estar a

disposición en caso de ser necesario la inversión en una obra civil.

Endeudamiento.- La constructora para una mejor atención deberá contar con una

adecuada capacidad de endeudamiento.

Control a la situación en el mercado de la constructora

Para efectuar este análisis, se toma en cuenta criterios de los clientes de la constructora,

para lo cual se analizará los siguientes subcomponentes.

Realización de obras.- Los clientes de la constructora serán quienes emiten su

juicio de valor en cuanto a las obras construidas por la empresa.

Crecimiento en el mercado.- De acuerdo a la capacidad de clientela, se logrará un

significativo crecimiento en el mercado de la construcción.

Control del subcomponente procesos

Los procesos que se llevan a cabo dentro de la empresa permitirán dar una atención de

calidad a los clientes de la empresa. Es por ello que, se analizará los siguientes

subcomponentes.

Estructura por funciones y niveles.- Este proceso definirá como se están

desenvolviendo las funciones en los diversos niveles de la constructora.

Otro de los procesos que debe ser tomado en consideración, es el desarrollo de las

actividades del personal, así como su entrenamiento y preparación para el

desenvolvimiento.

M.E. Hoja 6/6




Uno de los principales procesos es el de salarios, en razón que, para mantener el

personal, satisfecho se debe cubrir a través de una adecuada remuneración.

Control sobre atención al cliente

Una de las características importantes para que una empresa como la constructora de Ángel

Ortega Ramón, brinde una adecuada atención, es la de ofrecer una correcta atención al

cliente. Por ello, es necesario realizar los siguientes controles específicos a los siguientes

subcomponentes:

Aceptación de los clientes.- Es necesario efectuar un correcto análisis de la

opinión de los clientes sobre la atención recibida de parte de la constructora.

Calidad de las obras.- Los clientes son quienes emiten sus opiniones con respecto

a las obras a cargo de la constructora.

Plan de muestreo

Se lo efectuará en base a criterios y puntos de vista personal a través de la entrevista los

involucrados en cada componente, determinando el riesgo y la confianza en cada uno de los

subcomponentes.

Resultados a obtener.

Como resultados de esta auditoría de gestión, se emitirá un informe en forma concreta por

parte de la auditora a cargo del examen, que contendrá lo siguiente.

Comunicación de resultados, si se cumple durante todo el proceso de la auditoría de

gestión para promover la toma de acciones correctivas de inmediato.

Es importante emitir un borrador de informe antes de su emisión, para que sea

discutido. Esto permitirá, por una parte, reforzar y perfeccionar sus comentarios,

conclusiones y recomendaciones. Por otra parte, permite se expresen sus puntos de

vista y ejerzan su legítima defensa.

Elaborado por:



M.E. Hoja 6/6







3.4. Fase III. Ejecución de la auditoria

PROGRAMA DE TRABAJO

3.4.1 Revisión de archivos papeles de trabajos P.T.

Hoja 1/1

CONSTRUCTORA



Programa de trabajo

COMPONENTE: SITUACIÓN financiera

Del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2010

# OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF.P/T ELABORADO FECHA

OBJETIVOS

1. Establecer el grado de cumplimiento de la eficiencia

y eficacia de su misión, visión y objetivos.

RDG 04/04/2011

2. Analizar y evaluar el sistema de control interno

dentro de la entidad

RDG 04/04/2011

3. Analizar la información financiera dentro del periodo

auditado

ZAG 04/04/2011

4. Presentar el informe de auditoría. ZAG 04/04/2011

PROCEDIMIENTO

1. Realizar entrevistas a personal involucrado en el

área

RDG 04/04/2011

2. Revisar leyes que se aplican ZAG 04/04/2011

3. Aplicar técnicas de auditoría ZAG 04/04/2011


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 05/04/2011 Fecha: 05/04/2011






E.A.

Hoja 1/1

CONSTRUCTORA



SUMARIA


1. ¿Existen documentos de sustento legal, técnico, financiero y contable para el desarrollo de sus actividades de la constructora? Esta empresa cuenta con documentos legales, como la Ley de Régimen Tributario, Estados Financieros, respaldados con documentos soporte como son facturas, comprobantes de ingreso y egresos, para la ejecución de sus actividades.

2. ¿Se han elaborado reglamentos internos que establezcan sanciones, deberes y obligaciones en cuanto a la calidad tanto de servicio, como de sus empleados? La empresa constructora aún no cuenta con reglamento interno que permita ejecutar las funciones de una manera adecuada optimizando recursos y agilizando sus actividades.

3. ¿La empresa dispone de documentación que evidencia la visión, misión, objetivos? Los documentos en los cuales está la base filosófica de la constructora existen la única desventaja que no están siendo aplicados por el personal que labora en la misma

4. ¿Dispone algún reglamento orgánico estructural y funcional que identifique el funcionamiento de la entidad? Debido al personal que labora en la constructora se ha visto la necesidad de crear organigramas de funciones para un mejor trabajo entre el recurso humano.

5. ¿Existen los componentes para una auditoría de gestión? En la empresa se han registrado cuatro componentes debido a que maneja una situación financiera que debe ser analizada, así como también, se analiza la situación del mercado local, y los procesos que se efectúa en esta constructora, y la opinión de los clientes ante sus obras.


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 05/04/2011 Fecha: 05/04/2011




Verificación de documentos contables

Prácticas contables

En la constructora de Ortega Ramón Ángel Sigifredo, se lleva la contabilidad basada en los

Principios de Contabilidad General Aceptados (PCGA) y en las Normas Ecuatorianas de

Contabilidad (NEC), emitidas por la Federación Nacional de Contadores Públicos y

aprobadas por los organismos de control correspondientes y el Servicio de Rentas Internas.

Además, se aplican las disposiciones relativas a la contabilidad de sociedades previstas en

la ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento de Aplicación.

Método de contabilización

El sistema de contabilidad implantado en la constructora, utiliza el principio de contabilidad

devengado, en el que registra los hechos económicos en el momento que ocurren, haya o

no movimiento de dinero como consecuencia del reconocimiento de derechos u obligaciones

ciertas, vencimiento de plazos, condiciones contractuales, cumplimiento de disposiciones

legales o prácticas comerciales de general aceptación.

Periodo contable

La constructora Ortega Ramón Ángel Sigifredo ha elaborado su balance general, en el cual

se refleja la situación financiera, los resultados de sus operaciones, el flujo del ejercicio, los

cambios en el patrimonio y ejecución presupuestaria en forma mensual, desde el 1 de enero

al 31 de diciembre del año 2010; los que, luego de su análisis, son aprobados por el

Gerente. La información contable se procesa a través de hojas de cálculo Excel.

C.N. Hoja 1/1




A.G.

Hoja 1/1

CONSTRUCTORA ORTEGA RAMÓN ÁNGEL SIGIFREDO


FINANCIAMIENTO

ANALÍTICA

AÑO PRESUPUESTO

CODIFICADO

RECAUDACIÓN

EFECTIVA

DEFICIT O

SUPERAVIT. EJECUCIÓN %

2010 1.884.927,96 1.774.467,87 110.460,09 94.14


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 05/04/2011 Fecha: 05/04/2011



E.A.

Hoja 2/1



FINANCIAMIENTO

SUMARIA


Para el financiamiento de la constructora, tanto en el nivel administrativo, como en el

operativo, se cuenta con fondos provenientes de los ingresos por obras entregadas, así

como también de los recursos ingresados, fruto de intereses obtenidos en las

instituciones financieras del Ecuador, como son las pólizas en el Banco de Loja, lo que

permite que la empresa funcione teniendo ingresos para realizar cancelación de sueldos

y cubrir cuentas por pagar de parte de la empresa.


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 05/04/2011 Fecha: 05/04/2011




A.G. 2 Hoja 1/1



DISPONIBILIDAD

ANALÍTICA

1.1.02 Bancos 11.198,40

1.1.02.01 Banco de Loja Cta. Cta. 110122 11.198,40



Fecha: 05/04/2011 Fecha: 05/04/2011


Elaborado por: Rosa D. Guamán G. – Zoila A Guaillas G. E.A. 3

Hoja 1/1



disponibilidad

SUMARIA


Las disponibilidades de la empresa constructora de Ortega Ramón Ángel Sigifredo, al 31

de diciembre del 2010, ascienden a 11.198.40 USD, que representa el 0,52 % de los

activos institucionales, que se mantienen en el Banco de Loja.


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 05/04/2011 Fecha: 05/04/2011




A.G. 3 Hoja 1/1

CONSTRUCTORA

ORTEGA RAMÓN ÁNGEL SIGIFREDO Auditoría de gestión

Exigibles

Analítica

1.1.03 Cuentas por cobrar Σ 1.541.668,60

1.1.03.02 (-) Prov. Ctas. Incobrables -15.081,55

1.1.03.05 Cuentas por cobrar Municipio P 39.264,84

1.1.03.06 Cuentas por cobrar Municipio D 104.420,47

1.1.03.07 Cuentas por cobrar Consejo Prov. 1.413.064,84

1.1.06 Anticipo de Imp. Rent. Σ 9.904,01

1.1.06.01 1% Retención Fuente Bienes 9.841,01

1.1.06.02 2% Retención Fuente Servicios 4,50

1.1.06.05 1% Retención Fuente Servicios 58,50

1.1.08 Crédito tributario Σ 214.419,24

1.1.08.01 Crédito Tributario IVA 214.419,24


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 05/04/2011 Fecha: 05/04/2011

E.A. 4

Hoja 1/1



exigibles

SUMARIA


El grupo exigibles alcanza a 1.765.991,85 USD, que representa el 81,25% de los activos totales; agrupa los subgrupos de cuentas por cobrar con un saldo de 1.541.668,60 USD; anticipo de impuesto a la renta con un saldo de 9.904,01 USD; y, el crédito tributario con un saldo de 214.419,24 USD, que registra el ejercicio económico 2010.


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 05/04/2011 Fecha: 05/04/2011




A.G. 4 Hoja 1/1

CONSTRUCTORA

ORTEGA RAMÓN ÁNGEL SIGIFREDO Auditoría de gestión

Activos fijos

Analítica

1.2 Activo Fijo Σ 396.246,72

1.2.01 Muebles y enseres 949,40

1.2.01.01 Muebles y enseres 1.308,38

1.2.01.02 (-) Dep. Acum. muebles y enseres -358,98

1.2.03 Equipo de computación Σ 282,92

1.2.03.01 Equipo de computación 1.140,00

1.2.03.02 (-) Dep. Acum. equipo de computación -857,08

1.2.04 Equipo y herramienta de trabajo Σ 732,14

1.2.04.01 Equipo y herramienta de trabajo 732,14

1.2.05 Vehículos Σ 30.249,72

1.2.05.01 Vehículos 127.250,71

1.2.05.02 (-) Dep. Acum. Vehículos -97.000,99

1.2.06 Maquinaria Σ 364.032,54

1.2.06.01 Maquinaria 625.763,13

1.2.06.02 (-) Dep. Acum. Maquinaria -261.730,59



Fecha: 05/04/2011 Fecha: 05/04/2011

E.A. 5 Hoja 1/1



Activos fijos

SUMARIA

Del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2010 Los saldos que presenta las cuentas del grupo Activos Fijos, representa el 18,23%, con un valor de 396.246,72 USD, del grupo de activos totales que corresponden a los subgrupos de muebles y enseres, equipo de computación, equipo de herramienta de trabajo, vehículos y maquinaria de la constructora. Los bienes que forman parte de los Activos Fijos, han sido objeto de depreciación, a través del método de línea resta, observando los porcentajes y tiempos a depreciar, conforme lo establecido en el Art, 25 del Reglamento de Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno. Su importe se presenta de la siguiente manera.


Zoila A Guaillas G.


Torres

Fecha: 05/04/2011 Fecha: 05/04/2011




A.G. 5 Hoja 1/1

CONSTRUCTORA



Pasivos

Analítica

2. PASIVO CORRIENTE Σ -1.007.601,51

2.1.01 Cuentas por pagar Σ -943.804,15

2.1.01.12 Anticipo de obras por pagar -795.905,13

2.1.01.18 Ontaneda Andrade Nixón -128.794,50

2.1.01.19 Ontaneda Andrade Elvis -17.104,52

2.1.01.20 Cuentas por pagar consorcio Palt -2.000,00

2.1.02 Obligaciones bancarias Σ -61.500,00

2.1.02.01 Banco de Loja préstamo 1090038 -1.395,51



2.1.04 IVA retenido por pagar Σ -922.94

2.1.04.01 Ret. 30% IVA en compras -907,82

2.1.04.02 Ret. 70% IVA en servicios -15,12

2.1.05 Retenciones en la fuente por pagar -738,88

2.1.07 Obligaciones sociales por pagar -635,54



Fecha: 05/04/2011 Fecha: 05/04/2011

E.A. 6

Hoja 1/1



pasivos

SUMARIA

Del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2010 Los saldos que presentan las cuentas del grupo cuentas por pagar, representa el 93,07%, con un valor de 1.007.601,51 USD del grupo de pasivos totales que corresponden a los subgrupos de anticipo de obras por pagar. Las obligaciones bancarias representan el 6,1% del total de pasivos, las mismas que están comprendidas con crédito en el Banco de Loja. El IVA retenido es el 0,09%. Elaborado por: Rosa D. Guamán G. –

Zoila A Guaillas G.


Torres

Fecha: 05/04/2011 Fecha: 05/04/2011




Patrimonio

El patrimonio a la fecha de cierre de balances, asciende a 1.165.835,46 USD, y registra el

capital social, las reservas legales y los resultados del ejercicio corriente.

Elaborado por: Las Autoras Símbolo

Revisado: María Augusta Solano de la

Sala Torres

£




Papeles de trabajo del componente posición en el mercado de la construcción

CONSTRUCTORA



Programa de trabajo

COMPONENTE: POSICIÓN EN EL MERCADO DE LA CONSTRUCCIÓN



OBJETIVOS

1. Revisar la documentación sobre el trabajo

efectuado por la constructora

RDG 05/04/2011

2. Analizar la situación actual en la cual se

encuentra la constructora en el ámbito de

contratación

RDG 05/04/2011

3. Definir la documentación sobre la cual la

empresa constructora se oriente para su trabajo

ZAG 05/04/2011

PROCEDIMIENTO

1. Revisión de contratos firmados RDG 05/04/2011

2. Análisis con otras empresas de la construcción

del medio local

ZAG 05/04/2011


A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 06/04/2011 Fecha: 06/04/2011






Análisis de la constructora

La constructora cumple varias obras de carácter civil de contratos con empresas

públicas y privadas, lo cual permite la acogida en el segmento de mercado en el que

se desenvuelve.

Los documentos contables de la constructora, no demuestran devoluciones

significativas por parte de los clientes, lo cual significa que, las obras por ella

realizadas, son de satisfacción de los usuarios.

Los proveedores de la empresa no mantienen reclamos a la misma, lo que significa

que la empresa se ubica en el marco laboral adecuado, al contar con personas y

empresas que están dispuestas a brindar servicios, para que la constructora continúe

en su normal funcionamiento.

La constructora cuenta con un amplio margen de clientes, manifestada en una

amplia de obras civiles que al 31 de diciembre se encuentran asignadas. Esto

significa una buena posición en el mercado de la construcción.

Elaborado por: Las autoras Símbolo

Revisado: María Augusta Solano de la

Sala Torres

£




Papeles de trabajo de componente procesos

CONSTRUCTORA



Programa de trabajo

COMPONENTE: PROCESOS



OBJETIVOS

1. Definir los procesos que se efectúan en la

empresa constructora

RDG 05/04/2011

2. Establecer las actividades a llevarse a cabo RDG 05/04/2011

3. Controlar los distintos procesos efectuados ZAG 05/04/2011

PROCEDIMIENTO

1. Análisis de los contratos firmados RDG 05/04/2011

2. Revisión de la ejecución de los contratos ZAG 05/04/2011

3. Análisis de las propuestas presentadas ZAG 05/04/2011


A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 06/04/2011 Fecha: 06/04/2011






Papeles de Trabajo de componente servicio al cliente

CONSTRUCTORA



Programa de trabajo

COMPONENTE: SERVICIO AL CLIENTE



OBJETIVOS

1. Definir la base filosófica de la empresa constructora RDG 05/04/2011

2. Establecer los postulados bajo los cuales se da la

atención en la constructora

RDG 05/04/2011

3. Analizar la actual atención a los clientes dada por la

constructora

ZAG 05/04/2011

PROCEDIMIENTO

1. Verificación ocular RDG 05/04/2011

2. Preguntas a clientes ZAG 05/04/2011

3. Seguimiento a un proceso ZAG 05/04/2011


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torre

Fecha: 06/04/2011 Fecha: 06/04/2011



Entre los procesos efectuados por la empresa constructora se tienen los siguientes:


Firma del contrato

Realización de obras





E.A. Hoja 1/1



ATENCIÓN AL CLIENTE

Diagrama de proceso por medio del cual, se efectúa la actividad de atención al cliente, desde cuando este

llega a la empresa y solicita una cotización para la elaboración, de los presupuestos respectivos y

aprobación, continuando con el registro de cronograma de ejecución de la obra y pago de valores pactados

para iniciar.


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 05/04/2011 Fecha: 05/04/2011

INICIO

Cliente llega a la constructora

Cliente solicita obra

Se entrega presupuesto de acuerdo a lo solicitado

Cliente decide

Registra nueva obra

Establece cronograma de ejecución

Comunicación permanente del avance

Entrega de obra

Liquida valores pactados

FIN

No




E.A. Hoja 2/1



FIRMA DEL CONTRATO

El proceso de firma del contrato se lo realiza por medio de las siguientes actividades. Una

vez analizado el presupuesto presentado, se solicita la elaboración del contrato, en el que

deben constar todas las clausulas para firma o rescisión del mismo, el cual será

analizado, tanto por el contratista como por el contratante, para proceder a firmarlo.

Luego se entrega una copia a cada una de las partes que intervienen en el mismo y se lo

registra dentro de las obras a efectuarse en los tiempos establecidos.


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 05/04/2011 Fecha: 05/04/2011

INICIO

Borrador del contrato

Revisión y aprobación acto definitivo

Firma del contrato

Almacena el contrato

Preparación de actividades de ejecución

FIN

No

Cliente solicita contrato




E.A. Hoja 3/1



REALIZACIÓN DE OBRA

SUMARIA

El diagrama de procesos para la realización de la obra, es elaborado en base a las diversas actividades

necesarias, como la entrega del contrato firmado al fiscalizador, en el que constan las instrucciones para que

se realice la construcción. Una vez analizado el documento, se solicita los recursos necesarios para iniciar

las construcciones y efectuar las construcciones necesarias hasta realizar la entrega de las mismas a los

clientes, para satisfacer las necesidades con el trabajo realizado.


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 05/04/2011 Fecha: 05/04/2011

INICIO

Fiscalizador pide recursos

Se entrega recursos necesarios

Realiza la obra

Entrega obra

Liquidez de recepción

FIN

No

Entrega del contrato a fiscalizador

Fiscalización sobre avance y cumplimiento de aspectos

técnicos y de calidad




3.3.5 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Subcomponente Rentabilidad

C.C.I. Hoja 1/10

CONSTRUCTORA

ORTEGA RAMÓN ÁNGEL SIGIFREDO CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

COMPONENTE: SITUACIÓN FINANCIERA

Subcomponente: Fecha: Corte:

Rentabilidad 01-01—2011 31-12-2010

No Preguntas Respuestas

Pond Calif Observaciones Si No N/A

1 ¿Las utilidades obtenidas en el periodo fiscal 2010, se invierten en la adquisición de activos?

X 10 4

No invierte por que reflejan muchas cuentas por cobrar.

2 ¿Los ingresos contables se encuentran registrados de acuerdo a los principios de contabilidad?

x 10 5

3 ¿La constructora tiene utilidades al cierre de periodo de 2010?

X 10 3

4 ¿Los equipos empleados en la empresa, responden a los requerimientos tecnológicos para la eficiencia de la misma?

x 10 7

5 ¿Se mantiene un constante incremento de contratación de obras?

x 10 7

TOTAL Σ 50 Σ 26


A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 23/03/2011 Fecha: 23/03/2011



Resultados de la evaluación de la estructura del control interno del subcomponente

rentabilidad

Simbología

CR : Calificación rentabilidad

CTR : Calificación total de rentabilidad.

PTR : Ponderación total rentabilidad.




Determinación de los niveles de riesgo

D.C.R. Hoja 1/10


DETERMINACIÓN DE CONFIANZA Y RIESGO

Calificación

porcentual

Grado de

confianza

Nivel de riesgo Resultados

15 – 50% 1 Bajo 3 Alto

51 – 75% 2 Medio 2 Medio § 52%

76 – 95% 3 Alto 1 Bajo


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 23/03/2011 Fecha: 23/03/2011



Gráfico 7



Conclusión

En base a la investigación realizada del subcomponente rentabilidad en el periodo fiscal

2010, se determina el 52% equivale a nivel de confianza medio, producto de la correlación

de: la utilidad, inversión, equipos actualizados e incremento de contratos de obras por parte

de la empresa. Mientras que el 48% representa el nivel de riesgo medio de la empresa, por

cuanto existen documentos por cobrar sobre las obras que están en ejecución.

42%

52%

SUBCOMPONENTE RENTABILIDAD

Riesgo

Confianza




Subcomponente disponibilidad materiales

C.C.I. Hoja 2/10


CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO



Disponibilidad de materiales 01-01—2011 31-12-2010



1 ¿La información contable reúne los requerimientos técnicos, principios y base para elaborar los estados financieros?

x 10 9

2 ¿La aplicación de los índices financieros respecto a medir la disponibilidad, son los adecuados de acuerdo al medio y la actividad?

x 10 9

3 ¿De acuerdo con los estados financieros presentados, se demuestra la existencia de fondos económicos para la constructora?

x 10 9

4 ¿Las utilidades obtenidas en el periodo fiscal 2010, se invierten en la adquisición de activos?

x 10 5

La constructora tiene recursos que deben ser cobrados para cubrir necesidades de nueva maquinaria

5 ¿La información financiera es oportuna, confiable y veraz?

x 10 5

El personal que labora es el necesario no existiendo posibilidad de darse nuevas contrataciones

TOTAL Σ 50 Σ 37


A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 23/03/2011 Fecha: 23/03/2011




disponibilidad de materiales y recursos financieros.

Simbología

CD : Calificación de disponibilidad

CT : Calificación total





Determinación de los niveles de riesgo. D.C.R. Hoja 2/10



Calificación porcentual

Grado de confianza Nivel de riesgo Resultados

15 – 50% 1 Bajo 3 Alto

51 – 75% 2 Medio 2 Medio § 74%

76 – 95% 3 Alto 1 Bajo


Zoila A Guaillas G.


de la Sala Torres

Fecha: 23/03/2011 Fecha: 23/03/2011



Gráfico 8



Conclusión

Analizado el subcomponente disponibilidad, el mismo que está relacionado con: la

existencia de fondos, materiales, maquinaria y herramientas necesarias para realizar las

obras civiles, no se hallan faltantes de los mismos en la bodega, lo cual permite el normal

funcionamiento de la constructora. Por tanto, se ha determinado que evidencia una

confianza del 74%, y el riesgo del 26%; ambos ubicados en el nivel medio, por cuanto

existen obras que están por concluir.

26%

74%

SUBCOMPONENTE DISPONIBILIDAD

Riesgo

confianza




Subcomponente endeudamiento

C.C.I. Hoja 3/10

CONSTRUCTORA




Endeudamiento 01-01—2011 31-12-2010



1 ¿Existen documentos pendientes de pago o vencidos por parte de la constructora?

x 10 7

La empresa tiene varios documentos por pagar que deben ser cancelados para evitar problemas legales de morosidad.

2 ¿Del análisis de los balances financieros de la empresa en el aspecto de imagen bancaria, muestra una adecuada aceptación?

x 10 8

3 ¿Los proveedores de la empresa están dispuestos a continuar proveyendo materiales para que la empresa continúe con su servicio?

x 10 8

4 ¿Una vez analizados los balances, se determina que la capacidad de endeudamiento de la empresa se encuentra dentro de los márgenes aceptables mínimos?

x 10 7

La empresa debe ir cancelando las deudas pendientes para continuar endeudándose

5 ¿Considera que el endeudamiento de la empresa, en el periodo fiscal 2010, es demasiado alto?

x 10 5

El endeudamiento de la empresa en el año 2010 ha sido demasiado alto, de manera especial con proveedores de materiales

TOTAL Σ 50 Σ 35


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 23/03/2011 Fecha: 23/03/2011




endeudamiento

Simbología

CE : Calificación endeudamiento







D.C.R. Hoja 3/10





15 – 50% 1 Bajo 3 Alto

51 – 75% 2 Medio 2 Medio § 70%

76 – 95% 3 Alto 1 Bajo


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 23/03/2011 Fecha: 23/03/2011



Gráfico 9



Conclusión

Esta matriz indica el nivel de confiabilidad del subcomponente endeudamiento en un 70%,

que significa un nivel de confianza medio, en razón que los proveedores e instituciones

bancarias están dispuestas a continuar trabajando con la empresa. Mientras que el riesgo

representa el 30%, ya que existe el peligro de que las entidades privadas contratantes y las

administraciones públicas, no cancelen a tiempo, porque son dependientes del gobierno

central. Esto reduce los márgenes de endeudamiento que implica inestabilidades laborales,

comerciales y bancarias.

30%

70%

SUBCOMPONENTE ENDEUDAMIENTO

Riesgo

Confianza




Subcomponente realización de obras

C.C.I. Hoja 4/10





Realización de obras 01-01—2011 31-12-2010



1 ¿Analizando los reportes presentados de las obras, existe cumplimiento en su planificación? X 10 7

algunos documentos demuestran que no se está logrando con la planificación del cumplimiento de obras

2 ¿En la documentación de la constructora, existen papeles en los cuales se haga constar reclamos por obras ya concluidas?

X 10 5

3 ¿De la documentación registrada en el contrato inicial y la documentación generada durante una obra, éstas utilizan los materiales presupuestados y ofertados?

X 10 10

4 ¿Los papeles de trabajo de la constructora determinan que existen obras pendientes de concluir dentro del plazo estipulado?

X 10 8

Los plazos De entrega de obras no se encuentran cumpliendo en su totalidad

5 ¿Los materiales registrados en las adquisiciones efectuadas para las distintas obras, cumplen con todos los requisitos para convertirse en obras de calidad y a un buen precio?

X 10 9

TOTAL Σ 50 Σ 39


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 23/03/2011 Fecha: 23/03/2011




realización de obras

Simbología

CO : Calificación obras







D.C.R. Hoja 4/10





15 – 50% 1 Bajo 3 Alto

51 – 75% 2 Medio 2 Medio

76 – 95% 3 Alto 1 Bajo § 78%


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 23/03/2011 Fecha: 23/03/2011



Gráfico 10



Conclusión

En el análisis de este subcomponente realización de obras, se determina que está dentro

del rango alto, con una confianza del 78%, por cuanto las obras se finiquitan de manera

correcta. En algunos contratos no se ha concluido en los plazos estipulados, lo que significa

un nivel de riesgo del 22%, cuyas obras se encuentran próximas a vencerse en el tiempo de

entrega, debido a agentes externos tales como temporada invernal y daños geológicos.

22%

78%

SUBCOMPONENTE REALIZACION DE OBRAS

Riesgo

Confianza




Subcomponente crecimiento en el mercado de la construcción

C.C.I. Hoja 5/10

CONSTRUCTORA




Crecimiento en el mercado de la construcción 01-01—2011 31-12-2010



1 ¿De acuerdo con los papeles de trabajo de la constructora, se determina un crecimiento en el número de obras que ejecuta?

X 10 8

2 ¿Los registros que tiene la empresa constructora, están de acuerdo a la capacidad de servicio que ofrece?

X 10 8

3 ¿Se ha determinado un incremento de utilidades registradas de acuerdo con el crecimiento de la rentabilidad de la constructora?

X 10 8

4 ¿Los recursos que tiene la constructora, están de acuerdo a la actual capacidad para brindar los servicios?

X 10 9

5 ¿Los clientes de la constructora se encuentran satisfechos con la actual atención que están recibiendo en sus obras?

X 10 9

TOTAL Σ 50 Σ 42


A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 23/03/2011 Fecha: 23/03/2011




crecimiento en el mercado de la construcción

Simbología

CCM : Calificación crecimiento de mercado







D.C.R. Hoja 5/10

CONSTRUCTORA



Calificación

porcentual

Grado de

confianza


15 – 50% 1 Bajo 3 Alto


76 – 95% 3 Alto 1 Bajo § 84%


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 23/03/2011 Fecha: 23/03/2011



Gráfico 11



Conclusión

Analizando el gráfico, referente al crecimiento de mercado de la empresa, se determina que

existe un alto nivel de progresión, del 84%, en razón que la atención al cliente es creciente,

por la gran experiencia y conocimiento del negocio y la acumulación de capacidades

técnicas, financieras y de gestión necesarias para el funcionamiento de la constructora, así,

cubriendo con las expectativas creadas por los clientes. En tanto que, el riesgo es bajo, con

el 16%, debido a que las utilidades aún no se pueden contabilizar ni liquidar, por cuanto no

se ha realizado el cobro de varias cuentas por cobrar que posee la empresa.

16%

84%

SUBCOMPONENTE CRECIMIENTO EN EL MERCADO DE LA CONSTRUCCION

Riesgo

Confianza




Subcomponente de estructura por funciones y niveles

C.C.I. Hoja 6/10

CONSTRUCTORA




Estructura por funciones y niveles 01-01—2011 31-12-2010


Pond Calif Observaciones

Si No N/A

1 ¿Conoce usted cómo se encuentra organizado la constructora a fin de respetar las actividades y no exista interrupciones?

x 10 8

2 ¿Considera necesario trabajar con un sistema informático que permita manejar los ingresos y egresos de la constructora?

x 10 7

3 ¿La constructora cuenta con un sistema informático eficiente, tanto para el área financiera cómo técnica?

x 10 8

4 ¿Cree usted necesario trabajar en línea en los distintos niveles que conforman la constructora?

x 10 8

5 ¿Los equipos y materiales entregados, son los necesarios y adecuados para desempeñar su trabajo?

x 10 8

TOTAL Σ 50 Σ 39


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 23/03/2011 Fecha: 23/03/2011



Resultados de la evaluación de la estructura del control Interno del subcomponente

estructura por funciones y niveles

Simbología

NC : Nivel de confianza

TC : Calificación total de confianza

PT : Ponderación total de confianza





D.C.R. Hoja 6/10




Grado de confianza


15 – 50% 1 Bajo 3 Alto


76 – 95% 3 Alto 1 Bajo § 78%


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 23/03/2011 Fecha: 23/03/2011



Gráfico 12



Conclusión

En el gráfico de la estructura por funciones y niveles, se determina que la constructora se

encuentra organizada en un 78%, brindando, por tanto, un alto grado de seguridad para los

clientes, ya que cada uno de los niveles cuenta con un equipo tecnológico indicado para

desarrollar las actividades. El bajo nivel de riesgo reflejado en un 22%, de acuerdo a los

indicadores de evaluación, se explica por la falta de una comunicación adecuada entre los

directivos y los diferentes departamentos de la empresa.

22%

78%

SUBCOMPONENTE ESTRUCTURA POR FUNCIONES Y NIVELES

Riesgo

Confianza




Subcomponente Formación, desarrollo y entrenamiento

C.C.I. Hoja 7/10

CONSTRUCTORA




Formación desarrollo y entrenamiento 01-01—2011 31-12-2010

No

Preguntas Respuestas


1 ¿La empresa constructora en el periodo fiscal 2010, ha brindado capacitación al personal humano que labora en los distintos niveles de la misma?

X 10 6

La empresa no ha brindado mayor cantidad de capacitación a todo su personal

2 ¿Una vez revisada la documentación sobre el control del personal, se ha notado crecimiento en el mismo y un adecuado trabajo en sus funciones asignadas?

x 10 8

3 ¿La contratación del personal que ingresa a la empresa constructora, se la realiza de acuerdo a los parámetros establecidos como requisito necesario para poder laborar en la misma?

X 10 6

Varias personas que laboran en la empresa han ingresado a cuestiones de amistad

4 ¿De acuerdo al análisis de los documentos de la empresa en el año 2010, el personal de la constructora goza de todos los beneficios de seguridad social que la ley le faculta?

x 10 9

5 ¿Los sueldos y jornadas laborales, tanto del personal administrativo como de la planta de trabajadores, están debidamente registrados en los documentos de la constructora y de vc … acuerdo a las leyes ecuatorianas?

x 10 10

TOTAL Σ 50

Σ 39


A Guaillas G.


Sala Torres

Fecha: 23/03/2011 Fecha: 23/03/2011

Fuente: Constructora de Ángel Ortega Elaborado por: Rosa D. Guamán G. – Zoila A Guaillas G.


formación, desarrollo y entrenamiento

Simbología

RE : Calificación

CTE : Calificación total de procesos






D.C.R. Hoja 7/10

CONSTRUCTORA

ORTEGA RAMÓN ÁNGEL SIGIFREDO DETERMINACIÓN DE CONFIANZA Y RIESGO



15 – 50% 1 Bajo 3 Alto


76 – 95% 3 Alto 1 Bajo § 78%



Fecha: 23/03/2011 Fecha: 23/03/2011


Gráfico 13



Conclusión

Considerando el gráfico que antecede respecto al subcomponente de formación, desarrollo

y entrenamiento, mismo que implica la evaluación del control interno de la empresa, se

determina que el personal que labora, brinda una confianza en un 78%, dada la capacitación

que recibe en el área de la construcción, actualizaciones en nuevos modelos y avances

tecnológicos, lo cual ha permitido realizar obras con los estándares de la ingeniería civil. En

tanto que el 22%, que significa un bajo riesgo, refleja la inseguridad del personal que labora

por factores como: competencias con empresas similares, mayor manejo del marketing y

capacitación permanente para mejorar el desempeño de la constructora. Con esto, se

22%

78%

SUBCOMPONENTE ESTRUCTURA POR FUNCIONES Y NIVELES

Riesgo

Confianza




observa que la empresa Ortega, debe implementar a futuro un plan de capacitación

destinado al personal, a fin de incrementar una responsabilidad empresarial y laboral.

Subcomponente de salarios

C.C.I. Hoja 8/10





Salarios 01-01—2011 31-12-2010


Pond Calif Observaciones

Si No N/A

1 ¿Los roles de pagos registran algún tipo de inconsistencias que permiten determinar errores en el mismo?

X 10 10

2 ¿Los roles de pago demuestran cancelación de horas extras a los trabajadores que laboran fuera del horario establecido en los contratos firmados?

x 10 9

3 ¿Los funcionarios de la constructora reciben remuneraciones de acuerdo a las escalas salariales aprobadas a nivel nacional? X 10 7

Existen casos en los cuales se lleva laborando por más de ocho años y su sueldo no refleja su verdadera situación

4 ¿Considera que las remuneraciones recibidas están de acuerdo al tipo de cargo y las funciones que desempeñan en la constructora?

X 10 7

5 ¿Los roles de pago se efectúan en las fechas establecidas para el pago de acuerdo a los contratos de trabajo?

x 10 10

TOTAL Σ 50 Σ 43


A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 23/03/2011 Fecha: 23/03/2011



Resultados de la evaluación de la estructura del control Interno del subcomponente

Salarios

Simbología

CS : Calificación salarial







D.C.R. Hoja 8/10

CONSTRUCTORA

ORTEGA RAMÓN ÁNGEL SIGIFREDO DETERMINACIÓN DE CONFIANZA Y RIESGO

Calificación

porcentual


15 – 50% 1 Bajo 3 Alto


76 – 95% 3 Alto 1 Bajo § 86%


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 23/03/2011 Fecha: 23/03/2011



Gráfico 14



Conclusión

El 86% de confianza, al efectuar el análisis del subcomponente, salario percibido por el

personal de la constructora Ortega Ramón Ángel, se debe a que el talento Humano recibe

su remuneración completa, pagos de horas extras y todos los beneficios que les

corresponde de acuerdo a la ley. Los funcionarios se encuentran satisfechos por el trato y

comportamiento del empleador. Por tanto, el nivel de riesgo es bajo, representado en un

14%.

14%

86%

SUBCOMPONNETE SALARIO

Riesgo

Confianza




Subcomponente aceptación de los clientes

C.C.I. Hoja 9/10

CONSTRUCTORA




Aceptación de los clientes 01-01—2011 31-12-2010



1 ¿En los documentos analizados existen registros de reclamos a la empresa por no haber cumplido con un contrato firmado?

X 10 10

2 ¿Al realizar la comparación entre las planillas de obras con los contratos firmados por una obra, existe algún tipo de inconsistencia en cuanto al material utilizado?

x 10 4

3 ¿Se ha cumplido con los clientes a través de la entrega oportuna de las obras y de la utilización de los materiales por ellos solicitados?

X 10 7

4 ¿Se encuentran registradas las denuncias por la atención recibida de parte de la constructora hacia los clientes?

X 10 10

5 ¿La actual cartera de clientes es la suficiente como para asegurar las actividades de la constructora por varios años?

x 10 10

TOTAL Σ 50 Σ 41


A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 23/03/2011 Fecha: 23/03/2011




aceptación de los clientes

Simbología

CA : Calificación aceptación







D.C.R. Hoja 9/10

CONSTRUCTORA



Calificación

porcentual


15 – 50% 1 Bajo 3 Alto


76 – 95% 3 Alto 1 Bajo § 82%


A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 23/03/2011 Fecha: 23/03/2011



Gráfico 15


Conclusión

Efectuado el análisis interno del componente aceptación de la clientela a la constructora, se

determina que existe un nivel de confianza alto, ubicándose en un 82%., ya que, los trabajos

que viene realizando la empresa, son de calidad y acorde a los requerimientos de los

clientes. El 18%, que significa un bajo nivel de riesgo, se explica por el lado de la

competitividad en el mercado por empresas similares.

18%

82%

SUBCOMPONENTE ACEPTACION DE LA CLIENTELA

Riesgo

Confianza




Subcomponente Calidad de las obras

C.C.I. Hoja 10/10

CONSTRUCTORA




Calidad de las obras 01-01—2011 31-12-2010



1 ¿Al revisar las planillas de obra, se encuentran evidencias de la utilización de materiales de construcción que permitan entregar una obra de buena calidad?

x 10 9

2 ¿Al revisar los documentos de recepción de obras, coindicen con los materiales entregados a la planta laboral?

x 10 9

3 ¿Los clientes de la empresa no han demostrado reclamos por los materiales utilizados en las obras efectuadas?

x 10 9

4 ¿Analizando las obras entregadas, existe satisfacción en los clientes? x 10 8

5 ¿Revisadas las actas de recepción provisional de obras, existen reclamos por parte de los clientes referentes a los plazos establecidos?

x 10 8

TOTAL Σ 50 Σ 43


A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 23/03/2011 Fecha: 23/03/2011




calidad de obras

Simbología

CCO : Calificación calidad de obra







D.C.R. Hoja 10/10

CONSTRUCTORA



Calificación

porcentual


15 – 50% 1 Bajo 3 Alto


76 – 95% 3 Alto 1 Bajo § 86%


Zoila A Guaillas G.


la Sala Torres

Fecha: 23/03/2011 Fecha: 23/03/2011



Gráfico 16



Conclusión

Observando los resultados con respecto al componente calidad de obras de la constructora,

se evidencia un alto nivel de confianza, con el 86%, por la calidad de las mismas que ofrece

la constructora; de esta manera, cumpliendo con las expectativas de los clientes en el marco

de una adecuada relación costo/beneficio. El 14% de riesgo bajo, representa ciertas obras

que aún no han sido entregadas.

14%

86%

SUBCOMPONENTE CALIDAD DE OBRAS

Riesgo

Confianza




CONSTRUCTORA



FICHA TÉCNICA N° 1 COMPONENTE FINANCIERO

Objetivo: Incrementar la utilidad anual de la constructora Ortega Ramón Ángel Sigifredo.

Nombre del

indicador

Factores críticos y/o de éxito

Cálculo del indicador

Unidad de

medida

Frecuencia Fuente Estándar Interpretación.

Dete

rmin

ar

el

po

rce

nta

je d

e

uti

lid

ad

en

la

sit

ua

ció

n f

ina

nc

iera

Rentabilidad Disponibilidad Endeudamiento Cumplimiento

% Al final de

año. Departamento

Contable. 100%

Índice = 18.89%

Brecha= Índice – Estándar

Brecha= 18,89 – 100

Brecha= 81.11% Desfavorable

Elaborado por: Rosa D. Guamán G. – Zoila A Guaillas G

Revisado por: María Augusta Solano de la Sala Torres.






Gráfico 20



Interpretación.-

El indicador de incremento de las utilidades obtenidas de la constructora Ortega Ramón

Ángel Sigifredo, en el 2010, es de 19%, con una brecha desfavorable significativa del 81%.

La baja utilidad, obedece a que la empresa no ha tenido contratos significativos durante el

último año. Por otro lado, la empresa ha realizado contratos con instituciones públicas y

privadas, las mismas que pagan de acuerdo al avance de obras mediante planillas de

trabajos, quedando saldos pendientes como cuentas por cobrar, que finalmente

incrementarán las utilidades de la empresa, perdiendo liquidez temporal.

Indice Brecha

81.110%

18.890%

PERPESTIVA DE UTILIDAD




CONTRUCTORA



FICHA TÉCNICA N° 2 COMPONENTE Posición EN EL MERCADO

Objetivo: Incrementar los contratos de obras con clientes.

Nombre del indicador


Calculo del indicador

Unidad de

medida


Inc

rem

en

to d

e c

on

trato

s

Aspectos políticos coyunturales

Crecimiento en el mercado de la construcción

% Al final de

año. Departamento

gerencia. 100%

Índice = 36%

Brecha= índice – estándar

Brecha= 36 – 100

Brecha= 64% desfavorable


Revisado por: María Augusta Solano de la Sala.






Gráfico 21



Interpretación

El resultado de la evaluación del control interno, refleja un 36% de incremento en la firma de

nuevos contratos con la constructora, en el último periodo, en razón que la misma va

mejorando en cuanto a la calidad de obras y cumplimiento oportuno en los plazos. La brecha

se ubica en el 64%, ya que existe competencia con empresas similares en la zona. Por

tanto, ésta tiene que implementar nuevas estrategias de mercado a fin de alcanzar con la

meta establecida en su planificación institucional.

Indice Brecha

36.000% 64.000%

PERSPECTIVA DE CONTRATOS




CONSTRUCTORA



FICHA TÉCNICA N° 3 COMPONENTE procesos INTERNOS

Objetivo: Determinar el grado de ejecución de los proyectos programados para el año 2011




Unidad de

medida


Dete

rmin

ar

gra

do

de

eje

cu

ció

n d

e

pro

ye

cto

s.

Retraso en el arranque de proyectos.

Invierno prolongado que afecto a las actividades productivas.

% Al final de

año. Departamento

gerencia. 100%

Índice = 80%


Brecha=80– 100

Brecha=20% desfavorable


Revisado por: María Augusta Solano de la Sala.






Gráfico 22



Interpretación

Para cumplir con el 100% de ejecución de los proyectos programados, la empresa

constructora debe superar el 20% de la brecha. Dicho porcentaje desfavorable, obedece a:

retraso en el inicio de las obras; la presencia de las lluvias que afectaron la normal

realización de determinadas actividades de ciertos contratos; así como también, la falta de

transferencia oportuna de los recursos como anticipos para la ejecución de las mismas.

Sin embargo, el 80% de índice de solvencia expresa un alto nivel de eficiencia de la

empresa.

Indice Brecha

80.000%

20.000%

EJECUCIÓN DE PROYECTOS PROGRAMADOS




CONSTRUCTORA



FICHA TÉCNICA N° 4 COMPONENTE SERVICIO AL CLIENTE

Objetivo: Mejorar la satisfacción a los clientes en el año 2011.




Unidad de

medida


Po

rce

nta

je d

e la

sa

tis

fac

ció

n a

lo

s

cli

en

tes

Juicio de la clientela

Calidad de las obras

% Al final de

año. Departamento

gerencia. 100%

Índice = 80%


Brecha= 80 – 100

Brecha= 20% desfavorable


Revisado por: María Augusta Solano de la Sala Torres.






Gráfico 22



Interpretación

Según la investigación realizada en la constructora podemos determinar los clientes

satisfechos con los trabajos realizados y los clientes inconformes de la siguiente manera: el

80% ha recibido servicios de satisfacción, mientras que el 20% de clientes expresan

insatisfacción por ciertos detalles en la construcción de las obras. Con ello podemos señalar

que la constructora ha contribuido con el desarrollo económico del sector, donde se

encuentra ubicada la constructora.

.

Indice Brecha

80.000%

20.000%

MEJORAMIENTO DE LA SATISFACCION AL CLIENTE







3.10. Fase IV: Comunicación de Resultados

Convocatoria a lectura de Borrador

Zamora, 01 de marzo del 2011

CONVOCATORIA

Amparados en lo que determinan las N.A.G.A. nos permitimos convocar a usted, y por su

intermedio a quienes representan los departamentos de su empresa a la lectura del informe

de auditoría de gestión de la empresa constructora de Ángel Sigifredo Ortega Ramón para el

periodo 1 de enero a 31 de diciembre de 2010. Dicho evento se llevará a cabo el día 02 de

marzo del 2011 a partir de las 15h00

Atentamente



Hoja 1/1 L.B.




Notificación de entrega de resultados

Zamora, 02 de Marzo del 2011

Ing.

Ángel Sigifredo Ortega Ramón

GERENTE PROPIETARIO DE CONSTRUCTORA

Presente.-


Reciba nuestros más sinceros deseos de bienestar y prosperidad para usted y quienes

conforman el equipo humano del equipo consultor.

El motivo de la presente es para comunicarle que se ha concluido la auditoría de gestión a la

constructora de Ángel Sigifredo Ramón Ortega, para el periodo del 1 de enero a 31 de

diciembre de 2010.

La auditoría de gestión fue realizada de acuerdo con las Normas de auditoría generalmente

aceptadas y normas técnicas de auditoría. Estas normas requieren que la auditoría sea

planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que la información y documentación

examinada no contiene exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las

operaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de conformidad a las

disposiciones legales y reglamentarias, políticas y demás normas aplicables. Se analizaron

los componentes financieros, posición en el mercado de la construcción procesos y servicio

al cliente. Los resultados por su importancia se detallarán a continuación.

Atentamente,



Hoja 1/1 N.R.




Informe de auditoría de gestión

Introducción.

Hemos efectuado la auditoría de gestión a la empresa constructora de Ortega Ramón Ángel

Sigifredo en el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del 2010, en

conformidad con la Constitución de la República del Ecuador, la misma que fue realizada de

acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas emitidas por la contraloría

general del estado, cuyos resultados son propuestos en el siguiente informe detallado:

Motivo del examen

La auditoría de gestión, se realiza en cumplimiento a las normas de auditoria

Alcance

La auditoría cubrió el análisis a la gestión de los componentes financiero, situación en el

mercado, procesos y clientes de la empresa en el año 2010, que cubrirá el periodo

comprendido, entre el 1º de enero al 31 de diciembre del 2010.

Base filosófica

Misión

Nuestra misión como empresa constructora de obras civiles en el sur del Ecuador es;

proporcionar a nuestros clientes una completa asesoría para la ejecución de sus proyectos

de construcción. Buscando satisfacer al cliente en materia de diseños adecuados a la

necesidad de los clientes, siempre focalizados en la calidad de vida, todo en base a la

experiencia y excelencia profesional, superando sus expectativas usando la mejor

tecnología, materiales, con nuestro personal altamente calificado.

Visión

Posicionar a la empresa en el ámbito regional como la mejor empresa en el ramo de la

construcción y mantenerla a la vanguardia en cuanto a las nuevas tecnologías de

construcción; basados en la especialización y capacitación de nuestro personal, respetando




las normas para la conservación del medio ambiente. En la empresa de ―Ortega Ramón

Ángel Sigifredo‖, estamos conscientes de que no somos la única empresa constructora,

pero que si somos los mejores.

Valores

Entre los valores con los que la empresa constructora cuenta están los siguientes:

Satisfacción del cliente

Entregar a nuestros clientes sus proyectos con la calidad, precio y tiempo pactados,

brindándoles el mejor servicio antes, durante y después del proyecto.

Rentabilidad

Obtener las utilidades y la liquidez, de acuerdo a los parámetros del mercado asegurando el


Mejora continua

Proporcionar cada día la superación personal y el perfeccionamiento de nuestro trabajo

mediante la medición, control y optimización de los procesos.

Colaboración



Objetivos


objetivos.

Analizar y evaluar el sistema de control interno dentro de la entidad

Analizar la información dentro del periodo auditado


Marco legal de la constructora

La empresa constructora de Ortega Ramón Ángel Sigifredo se encuentra regulado por las

siguientes leyes ecuatorianas





Código de Trabajo


Código Civil

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

Código Orgánico de Ordenamiento Territorial, Autonomías y Descentralización

(COOTAD)

Estructura orgánica

La empresa constructora se encuentra dividida en varios niveles entre los que se puede

distinguir los siguientes:

Nivel Ejecutivo : Gerente

Nivel de control : Fiscalizadores de obras


Nivel operativo : Constructores

Ayudantes

Choferes

Actividades

Realiza la ejecución de obras civiles ya sea al sector público como el privado.

Apertura y construcción de vías de primer y segundo orden.

Desalojo de escombros y el transporte de materiales pétreo

Alquiler de maquinaria utilizada en la construcción civil.


Responsables de los niveles

Entre los responsables de los distintos niveles de la constructora se encuentran los

siguientes:




CONSTRUCTORA



Nombres y Apellidos Cargo/función

Periodo de Gestión

Desde Hasta

Ángel Ortega Gerente 1995 Continua

Dolores Godoy Contador 2008 Continua

Christian Jumbo Fiscalizador 2010 Continua

Homero Flores Jefe de Maestros 2007 Continua

Flavio Herraez Jefe de Choferes 2009 Continua


A Guaillas G.


de la Sala Torres

Fecha: 23/02/2011 Fecha: 23/02/2011




Guaillas G.

Símbolo

Revisado: María Augusta Solano de la Sala

Torres

£




H.A.

1/3

CONSTRUCTORA


CONTROL INTERNO

HOJA DE HALLAZGOS

COMPONENTE: SITUACIÓN FINANCIERO

Fecha: 25/03/2011

HALLAZGO N° 1.1.

¤La constructora no realiza planificación anual de ingresos y gastos.

Condición.- El gerente de la constructora no ha realizado una planificación adecuada ingresos y egresos anuales, en su responsabilidad administrativa. Criterio. Todo administrador que esté al frente de una empresa debe contar con una planificación presupuestaria de ingresos y gastos en función de sus necesidades. Causa.- Deficiente conocimiento en el manejo de la herramienta de planificación presupuestaria por parte del departamento contable y la gerencia, que no prevén las necesidades de la constructora. Efecto.- Desorientación en los parámetros para determinar las utilidades o pérdidas seguras de la constructora. CONCLUSIÓN La deficiente planificación presupuestaria anual, no contribuye a mejorar la situación financiera de la empresa y el funcionamiento de la misma. RECOMENDACIÓN A GERENTE Se elabore y aplique una planificación presupuestaria, de ingresos y gastos, para el periodo fiscal correspondiente, a fin de garantizar la generación de utilidades para la constructora.


Zoila A Guaillas G.


Sala Torres

Fecha: 25/03/2011 Fecha: 25/03/2011




H.A.

2/3

CONSTRUCTORA


CONTROL INTERNO

HOJA DE HALLAZGOS


Fecha: 25/03/2011

HALLAZGO N° 1.2.

¤Excesiva cuentas por cobrar de la empresa constructora.

Condición.- Durante el año 2010 existen muchas cuentas pendientes por cobrar, lo que no permite realizar las inversiones planificadas por la empresa constructora. Criterio.-Existen clausulas relacionadas con el Pago, plazo y montos en la ejecución de las obras y contratos que no han sido debidamente aplicadas. Causa.- la constructora no cuenta con el personal específicamente en el área de cobranzas, lo cual dificulta realizar el análisis y toma de decisiones referentes a las cuentas pendientes para los cobros oportunos en su totalidad. Efecto.- La constructora tiene cuentas pendientes por cobrar, lo cual corre el riesgo de incrementar el porcentaje del mismo, a su vez afectando la rentabilidad en sus inversiones. CONCLUSIÓN La constructora no posee un personal de cobranzas para que realice el seguimiento respectivo; siendo el gerente general la persona quien hace las veces de contratista, y a su vez de cobrador. Además, su mayor tiempo lo destina para gestionar la contratación de nuevas obras, impidiendo de esta manera recuperar los saldos pendientes en plazos establecidos. RECOMENDACIÓN A GERENTE Incrementar personal en el área de cobranzas para que se encargue únicamente de hacer el seguimiento a las cuentas por cobrar a las diferentes instituciones públicas y privadas con las que mantienen cuentas pendientes, con el fin de cumplir los objetivos de la empresa. Elaborado por: Rosa D. Guamán G. –

Zoila A Guaillas G.


Sala Torres

Fecha: 25/03/2011 Fecha: 25/03/2011




H.A.

3/3

CONSTRUCTORA


CONTROL INTERNO

HOJA DE HALLAZGOS


Fecha: 25/03/2011

HALLAZGO N° 1.3.

¤Muchos documentos por pagar de parte de la empresa a proveedores y

entidades financieras.

Condición.- La constructora mantiene letras de cambio y contratos por pagar a sus proveedores permanentes de materiales de construcción. Criterio.-Pagos oportunos garantiza la credibilidad ante los proveedores de materiales de construcción y entidades financieras. Causa.- Falta de liquidez por parte de los contratantes de las obras que ejecuta la empresa constructora. Además, una deficiente planificación por parte del administrador Efecto.- Limitación al acceso de créditos en casas comerciales y entidades

bancarias lo cual varia la planificación proyectada para la ejecución de trabajos.

Desconfianza de los proveedores de las casas comerciales

CONCLUSIÓN EL incumplimiento de sus obligaciones con las entidades financieras y proveedores resta credibilidad en la gestión administrativa de la empresa. RECOMENDACIÓN A GERENTE Y CONTADOR Se recomienda realizar la planificación presupuestaria y cumplir oportunamente los compromisos adquiridos en los contratos, a fin de garantizar la gestión administrativa de la constructora. Elaborado por: Rosa D. Guamán G. –

Zoila A Guaillas G.


Sala Torres

Fecha: 25/03/2011 Fecha: 25/03/2011




H.A.

1/2

CONSTRUCTORA


CONTROL INTERNO

HOJA DE HALLAZGOS


Fecha: 25/03/2011

HALLAZGO N° 2.1.

¤Incumplimiento en los plazos de entrega de las obras.

Condición.- La constructora no cumple con los plazos estipulados para la entrega de obras de los contratos. Criterio.- El cumplimiento oportuno en la entrega de las obras, constituye un factor determinante, de toda empresa, para la confianza de los clientes en el mercado. Causa.- por la deficiente administración, la empresa no cuenta con recursos suficiente para la realización de las obras de acuerdo a los compromisos establecidos. A esto suma el exceso de lluvias que no han permitido realizar a tiempo las obras. Efecto.- El incumplimiento en la entrega de las obras, de acuerdo a los compromiso estipulados en los contratos, ha generado una desconfianza de todos los clientes a la constructora, lo cual afecta negativamente en el posicionamiento de la constructora en el mercado. CONCLUSIÓN Se ha evidenciado retrasos en la entrega de las obras, lo cual desacredita la imagen de la empresa para el posicionamiento de la misma en el mercado, viviéndola incompetente. RECOMENDACIÓN A GERENTE Una planificación adecuada y compromisos por parte del gerente, considerándolos factores como: lluvia y la disponibilidad económica, por otro lado el gerente debe estar consiente que cada incumplimiento significa un fracaso seguro para la constructora. Elaborado por: Rosa D. Guamán G. –

Zoila A Guaillas G.


Sala Torres

Fecha: 25/03/2011 Fecha: 25/03/2011




H.A.

1/2

CONSTRUCTORA


CONTROL INTERNO

HOJA DE HALLAZGOS


Fecha: 25/03/2011

HALLAZGO N° 3.1.

¤Incumplimiento de las funciones por parte de los trabajadores.

Condición.- Quienes laboran en la empresa, no cumplen con sus funciones asignadas. Criterio.- El recurso humano que labora en la constructora debe conocer cuál es la misión, visión, principios y roles de cada personal, para contribuir adecuadamente con los objetivos de la misma. Además es importante la capacitación permanente del personal que ayuda al cumplimiento del mismo. Causa.- Desconocimiento de la misión, visión y principios de la empresa; la indefinición de los roles del personal de la empresa; y, ausencia de capacitación permanente y sistemática del personal. Efecto.- Bajo nivel del rendimiento y baja rentabilidad de la empresa constructora CONCLUSIÓN Dicho incumplimiento de las funciones de los trabajadores, obedece al desconocimiento de los objetivos de la empresa e indefinición de los roles de los empleados. RECOMENDACIÓN A GERENTE Realizar diferentes estrategias de socialización de la misión, visión, principios y valores y la definición de los rolles del personal para el buen desempeño. Elaborado por: Rosa D. Guamán G. –

Zoila A Guaillas G.


Sala Torres

Fecha: 25/03/2011 Fecha: 25/03/2011




H.A.

½

CONSTRUCTORA


CONTROL INTERNO

HOJA DE HALLAZGOS


Fecha: 25/03/2011

HALLAZGO N° 3.3.

¤ Ausencia de un reglamento escrito referente al ambiente de trabajo.

Condición.- La constructora no cuenta con un reglamento interno para propiciar un ambiente laboral adecuado. Criterio.- Uno de las herramientas para favorecer un clima laboral apropiado de la constructora es la existencia de un reglamento mínimo de respeto, disciplina y orden, a fin de garantizar el máximo rendimiento del talento humano .Causa.- No se ha priorizado la elaboración de un reglamento mínimo por motivos de acumulación de trabajo en la empresa. Efecto.- como consecuencia de ello se ha desatado desorden, malestar e incomodidad en el equipo de trabajo, reduciendo, por ende, el desempeño de las funciones. CONCLUSIÓN

La constructora no cuenta con un reglamento que determine las funciones y responsabilidades, así como también, sanciones en caso de incumplirlas. Por lo que es necesario realizar un reglamento al cual deban regirse todos los empleados de la constructora, para de esta manera, mejorar el ambiente laboral para los funcionarios de la misma. RECOMENDACIÓN A GERENTE

Realizar un reglamento interno al que deben regirse todos los empleados de la constructora, para de esta manera, mejorar ambiente laboral de todo el equipo de trabajo de la entidad. Elaborado por: Rosa D. Guamán G. –

Zoila A Guaillas G.


Sala Torres

Fecha: 25/03/2011 Fecha: 25/03/2011




CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

La constructora ORTEGA RAMÓN ÁNGEL SIGIFREDO, a pesar de tener varios

años en el servicio de construcción, muchos aspectos con respecto a su

direccionamiento estratégico no han sido aún definidos, hasta la fecha del examen

realizada no poseía información determinada como la definición de visión, misión

orgánicos estructurales con la gestión en sus actividades empresariales como

tampoco de un análisis especifico de mercado, por lo que se practicó la auditoría de

gestión que fue elaborada en base al marco normativo en el que se analiza los

principales fundamentos y factores que inciden en la empresa constructora, acorde

con las nuevas técnicas, y a través de esta se logrará definir cómo se efectúan los

procesos a cargo de la constructora sin cambiar la estructura de la empresa

realizando reformas superficiales y un adecuado ordenamiento.

Para efectuar un correcto estudio de la auditoría de gestión se realizó la evaluación

mediante papeles de trabajo y la aplicación de análisis a los niveles administrativos,

y de esta manera cumplir y hacer cumplir las metas previstas de los recursos

humanos, técnicos y financieros, y así mismo con las normas jurídicas públicas y

privadas para que se desenvuelva dentro del ámbito legislativo actual, y para esto

debe sintonizar con las leyes ecuatorianas como el Código de trabajo, ley de régimen

tributario interno, ley de seguridad social, COOTAD, Ley orgánica de contratación

pública, Código civil entre otras.

Mediante la aplicación de la Auditoria de Gestión, nos ha permitido presentar los

informes de planificación preliminar, planificación específica, y así determinar los

resultados con respecto a las metas, finalidades estrategias y objetivos que permitan

mejorar el desempeño de la constructora, los mismos que fueron evaluados de

acuerdo a las normas de auditoría que legislan en la actualidad para que los

propietarios tomen las decisiones de una forma oportuna y acertada en función del

adelanto y progreso de la empresa y de los clientes.

Como Entidad educativa y estudiantes de contabilidad y auditoría logramos cumplir

con los objetivos planteados en el anteproyecto que es la dejar constancia a la

constructora con este trabajo investigativo una propuesta de aplicación de auditoría




de gestión. se utilizó como herramienta de control permitió evaluar el grado de

eficiencia efectividad, economía ética y ecología con la cumplimiento de las normas

contables

Recomendaciones

Recomendamos a la constructora ORTEGA RAMÓN ÁNGEL SIGIFREDO que tome

como referencia este trabajo investigativo y siga aplicando los indicadores

propuestos, ya que en el futuro logrará resultados más óptimos tanto en el ámbito

administrativo como financiero, y además su empresa se encontrará mejor

posicionada en el mercado local y porque no decirlo a nivel nacional.

Se recomienda a la constructora, tomar como referencia los procedimientos de

auditoría propuestos y adoptar procesos nuevos y actuales que estén acorde con la

realidad empresarial, y además que sintonicen y cumplan con la normas jurídicas

públicas y privadas vigentes,

Diseñar los organigramas estructural, funcional y de personal para su legalización

correspondiente, mismo que deberá dar a conocer a todos los empleados de la

empresa y un manual procedimientos y descripción de funciones, que servirá como

marco legal para guiar a los empleados en el desempeño de sus funciones.

Recomendamos a los directivos que al poseer ya una herramienta de gestión

apropiada, tome las decisiones más optimas y oportunas enfocadas no solamente a

la optimización de recursos financieros y materiales, sino también pensando en los

recursos humanos, en su capacitación, equidad, igualdad y remuneraciones que

estén acorde a las leyes correspondientes, y por ende los resultados planificados en

mediano tiempo serán cumplidos de la mejor manera y se logre establecer la meta

final de eficiencia que cooperen a mejorar el desempeño general, y tomen las

decisiones más acertadas.

A los estudiantes de nuestra prestigiosa institución, seguir fomentando este tipo de

trabajos investigativos de la realidad actual, con la finalidad de impulsar la actividad

empresarial pero de una forma más científica con la implantación de programas,

proyectos, sistemas, etc., como lo fue en nuestro caso la de aportar con la aplicación

de indicadores de gestión, y así buscar la excelencia no solo educativa sino social




aplicando los conocimientos que adquirimos en nuestra honrosa institución

educativa.




BIBLIOGRAFÍA

Asamblea Nacional del Ecuador. (2010). Código de Trabajo. Quito – Ecuador.

Editorial. Corporación de Estudios y Publicaciones.

Asamblea Nacional del Ecuador. (2010). Ley de Seguridad. Quito – Ecuador.

Editorial. Corporación de Estudios y Publicaciones.

Asamblea Nacional del Ecuador. (2012). Ley de Régimen Tributario Interno. Quito –

Ecuador. Editorial. Corporación de Estudios y Publicaciones.

Brealey, R. y Myers, S. (2008) Principios de Finanzas Corporativas. Madrid Mc Graw

Hill. 2da Edición.

Coopers y Lybrand. (2003) Manual de Auditoría. México: Ediciones Deusto

Gómez Cejas, Guillermo. (1994) Planeación y organización de empresas. La

Habana: Facultad de Contaduría y Administración.

Gómez Cejas, Guillermo. (2000) Auditoría Operacional. México: Editorial de la

Universidad de Carabobo

Holmes Arthur W. (2005) Principios básicos de auditoría. México: CECSA

Madariaga J. M (2000). Nociones prácticas de auditoría. Argentina: Ediciones Deusto

Maldonado Milton K (2001) Auditoria de Gestión. Ecuador: Editorial Luz de América

Salas Puig Josep M. (2002) Contabilidad: Orígenes y aplicación de recursos. Chile:

Ediciones Pirámide

Sánchez Fernández Valderrama José (1998) Teoría y práctica de la auditoría I.

España: Editorial Pirámide S.A.







Anexo 1







Anexo 2.










Anexo 3




Entrevista aplicadas§

Entrevista a gerente

1. ¿La toma de decisiones en lo que respecta a la administración de la constructora lo

realiza en base a los papeles de trabajo correcto y debidamente establecido?

La empresa constructora en la actualidad elabora papeles de trabajo como los contratos por

obras civiles, los que son debidamente registrados por la secretaria, y puestos a

consideración del fiscalizador quien ejecuta las obras, entregando la orden de trabajo a los

maestros y sus ayudante quienes presentan las planillas de costos, el reporte de trabajo del

recurso humano, entre otros y a través de los cuales se toma las decisiones para la

ejecución de nuevas obras.

2. ¿La empresa en la actualidad sigue la actual planificación y definición de la base

filosófica establecida en la empresa constructora?

La base filosófica de la empresa fue establecida desde hace tres años atrás, pero varios de

los empleados aún no están informados sobre estos postulados que persigue la empresa

constructora, especialmente en el área administrativa, debido a que son pocos los

servidores que conocen ya sea la misión, visión, principios y valores de la empresa

constructora.

.

3. ¿En lo que respecta al recurso humano de la empresa, cuales son las principales

características a tomar en cuenta al momento de hacer las contrataciones?

Al momento de realizar las contrataciones de personal ya sea este de los niveles

administrativos o el operativo se lo hace en base a una solicitud, de la persona responsable

de ese pedido y analizando la situación del pedido y se lo contrata en base al manual de

funciones de la empresa y de las características que debe cumplir para la actividad que vaya

a desempeñar.

E.C.I. Hoja 1/5




4. ¿Actualmente la empresa constructora cuenta con un reglamento orgánico que

permita el desarrollo de las funciones de la misma?

En la empresa constructora no existe un reglamento orgánico, para que el personal puede

regirse y funcionar de manera coordinada en las actividades encomendadas.

5. ¿Cómo usted realiza el control de las diversas obras civiles en ejecución de parte

de su empresa?

El control se lo efectúa a través de los reporte emitidos del fiscalizador de obras quienes son

las personas encargadas de emitir juicios de cómo se están llevando las obras.

6. La empresa cuenta con una planificación estratégica que le permita desarrollar sus

actividades en un orden y secuencia lógica

En la actualidad la planificación se da de acuerdo a la cantidad de obras existentes y se van

desarrollando conforme vayan ingresando los contratos teniendo prioridad aquellas obras

que tengan una mayor cantidad de tiempo sin que se culminen.

7. Se socializa con los servidores las decisiones que afectan el normal desarrollo de

la misma

Las decisiones son tomadas por parte de la administración las que son comunicados a

quienes laboran en la institución siempre orientadas a un mejor trabajo y la generación de

ingresos económicos y optimización del servicio.




Entrevista a contador§

1. ¿En la empresa constructora el sistema contable que se utiliza permite tener un

adecuado control financiero de la misma?

El actual sistema que se tiene es el que hace uso de las actuales tecnologías informáticas,

lo cual permite obtener recursos de aquellos bienes que posee la empresa, así también los

reportes de los estados financieros que demuestran la situación contable de la constructora

en un determinado periodo, lo que facilita la toma de decisiones para los niveles

administrativos.

2. ¿Cree usted que la forma en la cual se está manejando la empresa en el aspecto

contable es la correcta?

Contablemente la empresa constructora tiene un registro permanente, en razón que en

forma diaria se efectúan operaciones contables, lo que origina información que debe ser

registrada para luego poder elaborar los informes contables que serán presentados a

gerencia para la toma de decisiones.

3. ¿La empresa en la parte contable cuenta con la suficiente rentabilidad que le

permita funcionar durante varios años?

De acuerdo a los análisis de los estados financieros obtenidos la empresa cuenta con una

adecuada rentabilidad que permite el funcionamiento de la misma sin problemas

económicos.

4. ¿La constructora cuenta con capacidad de endeudamiento para ejercer sus

actividades normales?

La empresa constructora cuenta con varias instituciones financieras en las cuales ha

adquirido créditos los que han sido cubiertos en forma adecuada por lo cual se ha logrado

tener una adecuada aceptación para brindar créditos que permitan cubrir necesidades

generadas en la constructora.

E.C.I. Hoja 2/5




5. Conoce la misión, visión y objetivos de la empresa

La base filosófica de la empresa es conocida en base a que se han analizado la

documentación existente sobre la empresa pero no se encuentra en un lugar visible para

que todos puedan identificar con facilidad.




Entrevista a fiscalizador§

1. ¿El actual sistema de reporte presentados sobre cómo se llevan a cabo las obras

civiles a carago de la empresa es el adecuado?

Los aportes presentados son a través de planillas de precios por obras efectuadas, así como

los avances durante la ejecución de las obras y del rendimiento de los trabajadores, lo que

permite tener un adecuado control de las obras civiles a cargo de la empresa constructora.

2. ¿Los materiales que le son suministrados son los adecuados para brindar obras

civiles de excelente calidad?

Los actuales materiales son obtenidos a través de los pedidos establecidos de acuerdo a los

pedidos de las obras solicitadas de parte de los clientes, por cuanto al momento de efectuar

las obras se lo hace de acuerdo al presupuesto que se tenga para estas obras y de

conformidad con los tipos de acabados que se desea tener.

3. ¿El recurso humano encargado de la ejecución de las obras civiles desempeña las

funciones de manera adecuada?

El actual recurso humano de nivel operativo desempeña las funciones de acuerdo con las

facilidades que tiene, por ello lo hace en una forma responsable y de acuerdo con las

características solicitadas.

4. ¿Los tiempos establecidos para la realización de las obras los considera

adecuados?

La ejecución de las obras se las debe efectuar a través de la planificación y de la disposición

de personal, por tanto los plazos establecidos para la ejecución de obras se lo efectúa en

base a la capacidad de recursos y personal de la constructora.

5. Conoce la misión, visión y objetivos de la empresa

El fiscalizador manifiesta conocer la base filosófica de la empresa por cuanto se la ha dado

a conocer de parte del gerente y sus compañeros de trabajo.

E.C.I. Hoja 3/5




6. Los trabajos que se encuentran bajo su responsabilidad son debidamente

desarrollados en los tiempos requeridos

Los trabajos a su cargo en muchos de los casos están sujetos a factores que están fuera de

su alcance como los cambios climáticos lo cual le ha impedido en varios de los casos lograr

con los plazos establecidos.

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