Manual Arquivo 2

Manual de Procedimentos Arquivo - 1

SUMRIO

SUMRIO.................................................................................................1 INTRODUO...........................................................................................2

Noes Sobre Condomnio .......................................................................2 Viso Geral da Gerncia de Condomnios ...................................................5 Macrofluxo da Administrao de Condomnios ............................................6 Viso Geral do Arquivo ............................................................................7

PROCESSO CRTICO..................................................................................9 Prestao de Contas ...............................................................................9 Atividade do Processo Entrada de Condomnio para Administrao de Condomnios ........................................................................................ 22

Criar Pasta para Entrada / Transferncia de Condomnio.......................... 23 Atividades do Processo Guarda de Documentos ........................................ 24

Abrir Malotes ..................................................................................... 25 Arquivar Documentos.......................................................................... 26 Atender Solicitaes de Locao ........................................................... 28 Atender Solicitaes de Condomnio...................................................... 29 Preparar Documentao para Servio de Guarda de Documentos.............. 30 Preparar Documentao para Servio de Digitalizao de Documentos ...... 32

Atividade do Processo Sada de Condomnio da Nossa Administrao .......... 33 Separar Documentao para Sada de Condomnios ................................ 34

Outras Atividades ................................................................................. 35 Separar Documentao para Ao Fiscal ou Trabalhista........................... 36

ANEXOS ................................................................................................ 37 PROCEDIMENTOS DE ENVIO DE DOCUMENTOS PARA O ARQUIVO CENTRAL. 37 GLOSSRIO ......................................................................................... 44 SOBRE O MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO ARQUIVO .............................. 47


INTRODUO

Noes Sobre Condomnio O que Condomnio? Condomnio o conjunto de apartamentos ou casas e reas comuns (escadas, cobertura, corredores, terreno na vizinhana etc.), que os moradores usam e administram de forma coletiva. Todos os proprietrios so responsveis pela organizao e manuteno do condomnio. rea privativa - a unidade de cada proprietrio: casa, apartamento e, em

alguns casos, a vaga de garagem. reas comuns - so as indivisveis, integram a edificao e so utilizadas por

todos os moradores, tais como salo de festas, play ground, jardins, corredores, elevadores, dutos de ventilao, caixas d'gua etc.

Os condomnios podem ser: verticais (edifcios/prdios) e horizontais (casas, vilas). Quem administra o Condomnio? Condomnio administrado por uma comisso eleita pelos condminos em Assembleia. Ela formada pelo Sndico e pelo Conselho Consultivo. Pode-se incluir ainda os cargos de subsndico, secretrio e tesoureiro, se o condomnio assim considerar necessrio. Quem o Condmino? Condmino o indivduo que dono de uma propriedade juntamente com outros. Esse pode ser morador ou no. O que so a Conveno do Condomnio e o Regulamento Interno ? Conveno - o conjunto de normas do condomnio, que constituem a sua lei interna. Deve ser elaborada de acordo com as normas legais, por escrito e aprovada em assembleia por proprietrios que representem, no mnimo, 2/3 das fraes ideais. Regulamento Interno - So as regras que regulam a conduta dos condminos (proprietrios, locatrios, ocupantes das unidades) para que haja uma convivncia harmnica entre as pessoas. Pode constar do prprio texto da conveno ou, como acontece normalmente, ter um texto prprio, que deve ser aprovado em assembleia Geral.


O que Assembleia? uma reunio dos proprietrios do condomnio, para que se possam discutir e opinar sobre assuntos constantes do edital de convocao. As assembleias podem contar ou no com a participao de representante da administradora. Anualmente deve ocorrer a assembleia Geral Ordinria (AGO) para deliberar sobre prestao de contas do perodo, homologao da autorizao para a cobrana de cotas extras no perodo (se houver e quando no aprovadas por assembleia anterior), aprovao de oramento de receitas e despesas, eleio de sndico, subsndico (quando houver) e conselho consultivo e assuntos gerais. Alm da AGO, a qualquer tempo, pode ocorre uma assembleia Geral Extraordinria (AGE) para discusso de qualquer assunto de interesse geral Para a realizao da assembleia em primeira convocao necessria a presena de 2/3 dos proprietrios. Caso no haja presena suficiente de condminos, aguarda-se a segunda convocao, que ocorre logo em seguida. A reunio ento ocorre independente do nmero de participantes (pelo menos o sndico e mais um condmino) e poder deliberar sobre qualquer item que no exija quorum especial Quem Quem no Condomnio? A) Sndico A atuao do Sndico prev vrias atividades, entre elas: Convocar a assembleia dos condminos; Cumprir e fazer cumprir a Conveno, o Regulamento Interno e as

determinaes da assembleia; Elaborar o oramento de receitas e despesas; Exercer a administrao interna do condomnio, referente vigilncia,

moralidade e segurana; Selecionar, admitir e demitir funcionrios; Aplicar multas estabelecidas na Conveno, no Regulamento Interno ou por

assembleia. B) O Conselho Consultivo um grupo de proprietrios que ir acompanhar a administrao condominial e tomar decises juntamente com o Sndico. Os membros do Conselho so eleitos em assembleia, por prazo no superior a dois anos. Suas funes so: Conferir e analisar periodicamente as contas do condomnio, comparando-as

com os comprovantes originais; Emitir parecer sobre as contas e apresent-lo em assembleia; Autorizar o Gestor Condominial / sndico a efetuar despesas extraordinrias

emergenciais no previstas no oramento de despesas, at o limite da conveno ou estipulado em assemblia;

Auxiliar o sndico em suas atividades. C) Proprietrio o dono do imvel.


D) Locatrio a pessoa que alugou o imvel do proprietrio para morar ou trabalhar (residencial ou comercial). E) Morador Morador quem habita, reside, ocupa de forma habitual e contnua uma determinada propriedade. Pode ser proprietrio ou no. F) Visitante aquele que convidado pelo morador/proprietrio a ter acesso ao condomnio. G) Funcionrios do Condomnio (porteiro, ASG, guarda-vidas, vigia...) So aqueles contratados pelo condomnio para prestao de servios regulares. E) Fornecedores So aqueles contratados pelo condomnio para prestao de servios eventuais e peridicos. Por exemplo: pintura, manuteno de elevador. Qual o papel da Administradora do Condomnio? O que a APSA faz? A administradora a maior aliada dos sndicos e condminos. Entre suas atividades esto: Administrar o pessoal que trabalha no condomnio (admisso, folha de

pagamento, frias, demisso, afastamento e outros registros); Realizar os pagamentos das despesas do condomnio e rateio pelas unidades.

Os comprovantes das despesas so anexados pasta de prestao de contas mensal;

Transportar os documentos entre a APSA e o condomnio, e vice versa, atravs do seu sistema de malote;

Controle e cobrana das cotas condominiais em atraso.

Na Administrao Tradicional de Condomnios a APSA atua como assessora, oferecendo suporte administrao interna dos Condomnios. O gerente de Conta o responsvel por intermediar as atividades do Sndico e a Apsa, auxiliando no esclarecimento de dvidas e na tomadas de deciso.


Viso Geral da Gerncia de Condomnios

* Somente algumas agncias

Agncias: 1 - Centro 2 - Tijuca 3 - Copacabana 4 - Ipanema 5 - Barra da Tijuca 6 - Botafogo 7 - Leblon 8 - Marapendi 9 - Vila Isabel 10 - Recreio 11 - Largo do Machado 71 - Salvador 81 - Boa Viagem

Gerncia Geral deCondomnio

Geraldo Victor

AgnciasGerncia Regional

Luis AlbertoMarcelo EllerMercelo FreireMrcio ErliValnei Ribeiro

Gerncia de Conta

Gerncia GeralBackoffice

Rodolfo Chianelli

CPAG Centralizado

ArquivoCentralizado

DP Centralizado

Digitao eExpedio

Cpag

DP*

Arquivo*

Apoio


Macrofluxo da Administrao de Condomnios

ProcessosMacrofluxo

Incio

Venda

Gesto daCarteira

Administraode Pessoal

Clientesolicitasada?

Sada declientes

Fim

N

Prospeco de Condomnio

Atendimento a prospects

Fechamento de Proposta

Entrada de Condomnio para a Administrao

Atendimento

Cobrana

Assemblia

Controle Financeiro

Pagamento

Digitao

Expedio

Prestao de Contas

Guarda de Documentos

Reverso de Sada

Admisso

Administrao da Folha de Pagamento

Demisso

Frias

Salrio-famlia

Sada de clientes

S


Viso Geral do Arquivo O Setor de Arquivo engloba funes que incluem o atendimento aos clientes internos, ordenao dos documentos dos clientes, servio de guarda de documentos e elaborao da Pasta de Prestao de Contas.

Localizado em Vila Isabel. Atende as 11 agncias, nas reas de Condomnios e Locaes. Os documentos encaminhados ao Arquivo Central so identificados, em carimbo especfico, conforme modelo abaixo, colocando no lado superior direito do documento, e no havendo espao, dever considerar o que for de melhor visualizao, dever conter no mesmo, as seguintes informaes: 1 quadrado: Se for Condomnio: AG - nmero da agncia. Se Locao: CR nmero do Credor; 2 quadrado: CONTA nmero da conta do cliente; 3 quadrado: CDIGO Tipo de documento/local onde dever ser arquivado, conforme tabela abaixo; 4 quadrado: DESCARTE Informar o ms e ano (mm/aaaa) em que o documento dever ser inutilizado.

Setor de Apoio Contas a Pagar Departamento Pessoal Gerncia de Conta

Internos Gerncia de Conta Setor de Apoio Contas a Pagar Departamento Pessoal

Clie

nte

s

Documentao referencial

Legislao Tributria, Trabalhista e Cdigo Civil

Contrato de Prestao de Servios

Descrio dos Processos crticos

Atividades crticas (POPs) Manual do Condomnio

Fo

rnece

do

res

Infra Estrutura

1. Micro computador com Office e interligado a rede 2. Impressora

Pessoas

Cargos: Auxiliar de Escritrio I, II e III e Assistente Administrativo IV Conhecimento - Ensino Mdio, Processos e Atividades do Arquivo

Gestor dos processos: G.Regional

Processos com envolvimento do Arquivo

Entrada de Condomnio

Prestao de Contas

Guarda de Documentos

Sada de Condomnio


AG/CR CONTA

CODIGO MES/ANO DESCARTE

CODIGO Descrio DESTINO PC Prestao de contas Pasta de Prestao de

Contas CC Correspondncia Condomnio Pasta de Correspondncia CT Contratos Condomnio Pasta de Contratos DB Debito Fcil Pastas de Db. Fac. cfe

Banco PR Protocolos Caixa de Protocolos D F Documentos Fiscal Pasta de Prestao de

Contas CL Caixa de Contratos Locao

(proprietrio/ locatrio) Caixa de contratos Locao

CO Correspondncia Locao Pasta de correspondncias em geral

P L Pagamentos Locao Pasta de contas pagas

DESCARTE AO

Guarda permanente Escrever P Um ano Observar data documento e somar 1 no ano Dois anos Observar data documento e sornar 2 no ano Cinco anos Observar data documento e somar 5 no ano


PROCESSO CRTICO

Prestao de Contas


PRESTAO DE CONTAS Nmero: PRO CON 016

Localizador: 1.1.2

Sistema de Documentao

N Reviso: 01

Data de homologao: 10/04/2012

Pginas: 1/7

Objetivo Prestar contas mensalmente ao condomnio, dentro do prazo estabelecido. Campo de Aplicao Apoio Agncias, CPAG, Coligadas, Arquivo, DP, Backoffice Referncias Contrato de prestao de servios auxiliares administrao Definies e Siglas PPC Pasta de prestao de contas DF Documento Fiscal BMC Brasil Multi Clientes (Transapsa) Indicador de Desempenho Prazo para entrega da pasta no Condomnio Recursos Necessrios Pastas Documentos comprobatrios das despesas Relatrios gerenciais Documentos fiscais



Localizador: 1.1.2


N Reviso: 01


Pginas: 2/7

Responsvel Gerncia Backoffice dos setores Descrio do Processo Ao longo do ms os documentos recebidos dos setores devem ser arquivados por conta do condomnio e data de pagamento. Na preparao da pasta, aps fechamento do ms, deve ser observado o valor debitado e o respectivo documento comprobatrio. A ausncia de comprovantes de concessionria no inviabiliza o envio da pasta desde que esteja em dbito automtico. As pastas sem pendncia so liberadas para a BMC, as pastas com pendncias so liberadas para as agncias onde o Condomnio est lotado. Fluxograma do Processo



Localizador: 1.1.2


N Reviso: 01


Pginas: 3/7

GEFIN GESISSCHNEIDER

DP AG CPAGARQUIVO MALOTE

ARQUIVO ORDENAO

ARQUIVO CONFERNCIA

ARQUIVAMENTO PREPARAO

PPCLIBERAAO

PPC'S

INCIO

DCTOS P/ MONTAGE

M PPC COM

RELATRIO DE

CONFERNCIA?

ENCAMINHAR P/ORDENAO

CONFERIR DCTOS

A B

N

S

S

ENVIAR DOCUMENTOS DENTRO DOS PRAZOS

TODOS DCTS

RECEBIDOS

DENTRO DOS

PRAZOS?

COBRAR SETORES

RECEBER DOCTS

N



Localizador: 1.1.2


N Reviso: 01


Pginas: 4/7



ARQUIVO ORDENAO

ARQUIVO CONFERNCIA


PPCLIBERAAO

PPC'S

SEPARAR POR MS DE VCTO

CONCESSIONRIA?

BA

EST CODIFICA

DO?

N

S

CODIFICAR

N

N

S

C

CONTACTAR SETOR

REMETENTE

S

TEM PENDENCIA/FALTA

DCTOS?

DO CPAG?

RELACIONAR PENDNCIAS

S

N

ORDENAR POR AG/CTA

CORTAR/JUNTAR DCTOS/ORDENA

R

1

ENCAMINHAR P/ARQUIVAMENTO

S



Localizador: 1.1.2


N Reviso: 01


Pginas: 5/7



ARQUIVO ORDENAO

ARQUIVO CONFERNCIA


PPCLIBERAAO

PPC'S

ARQUIVAR

C

ORDENAR POR DATA PGTO

FURAR DOCUMENTOS

MONTAR PPC COM BASE

DEMONSTRATIVO

FALTOU DCTO?

N

S

SINALIZAR PENDENCIA

NA PPC

D E



Localizador: 1.1.2


N Reviso: 01


Pginas: 6/7

GEFIN GESIS

SCHNEIDER


ARQUIVO ORDENAO

ARQUIVO CONFERNCIA


PPCLIBERAAO

PPC'S

RELACIONAR PENDNCIAS

ENVIAR SETORES

RECEBEU DCTOS

FALTANTES AT

PENLTIMA

SEMANA/MS?

ENVIAR PASTA P/CONDOMINIO

LIBERAR PARA ENTREGA

ENCAIXAR/BAIXAR PENDENCIA

F

S

N

CHECAR PENDENCIA

D E

PASTA PODE SER LIBERADA

?

SN

DAR BAIXA NA RELAO DE

ENTREGA COM BASE NO

RETORNO DO PROTOCOLO

PRIORIDA

DE?N

S

FIM



Localizador: 1.1.2


N Reviso: 01


Pginas: 7/7

GEFIN GESIS

SCHNEIDER


ARQUIVO ORDENAO

ARQUIVO CONFERNCIA


PPCLIBERAAO

PPC'S

F

LIBERAR PASTA P/AGENCIA

ENVIAR PASTA P/AGENCIA

DCTO FALTANT

E EM PODER DA AG

OU CONSEG

UIU 2 VIA?

ENVIAR PASTA P/CONDOMINIO

N

ANEXAR CARTA

PADRO NA PASTA

S

COLOCAR DCTO NA

PASTA

DAR BAIXA NA RELAO DE

ENTREGA COM BASE NO

RETORNO DO PROTOCOLO

FIM


Atividade crtica do Processo Prestao de Contas: Preparar Pasta de Prestao de Contas


PREPARAR PASTA DE PRESTAO DE

CONTAS Nmero: POP CON 010

Realizado por: Arquivo Central


N Reviso: 02 02/05/2012


Pginas: 1/4

Objetivo Preparar as pastas de prestao de contas para que sejam entregues no cliente dentro dos prazos contratuais estabelecidos. Referncias Processo Prestao de Contas (PRO CON 016); Contrato de Administrao; Definies e Siglas GESIS - Gerencia de Sistema; BMC - Brasil Multi Clientes (Empresa responsvel pelo Transapsa); PPC - Pasta de Prestao de Contas; DP - Departamento Pessoal; DF - Documentos Fiscais. FP Folha de pagamento Indicadores de Desempenho Prazo de recebimento dos documentos que iro compor a pasta; Prazo para expedio da pasta do Condomnio. Recursos Necessrios Etiquetas; Pastas; Grampos (macho-fmea); Documentos comprobatrios das despesas; Relatrios gerenciais; Documentos fiscais.


PREPARAR PASTA DE PRESTAO DE CONTAS

Nmero: POP CON 010



N Reviso: 02 02/05/2012


Pginas: 2/4

Contedo do Padro 1. Montar a pasta de prestao de contas. 2. Guardar as pastas e inserir os documentos medida que forem chegando

ao arquivo. 3. Receber (aproximadamente dia 23) a GPS (do ms anterior), Relao de

INSS e Relatrio de INSS Contribuinte individual, grampe-los e inserir nas pastas juntamente com os outros documentos.

4. Receber a guia de recolhimento do FGTS identificar os condomnios com o

n. da agncia e conta. 5. Ordenar os documentos por data, colocando-os em ordem decrescente.

Obs.: Colar etiqueta de sndico no lugar prprio da capa.

6. Guardar as pastas de prestao de contas at que cheguem os demais documentos da Matriz, at o 5 dia til .

7. Inserir os documentos na pasta, na seguinte ordem: Documentos fiscais

(DF), capa separadora, , comprovantes de despesas das contas numricas diferentes da principal e demonstrativo dessas contas (se houver), extrato de contas externas (se houver), comprovantes de despesas da conta principal, demonstrativo dessa conta, comprovantes das contas alfabticas e seus comprovantes (se houver), relatrio de Informaes Gerenciais e capa de endereamento.

Obs.: Os demonstrativos da conta principal e das demais contas devem ser intercalados pelos comprovantes de despesa de cada tipo de conta do condomnio. Grampos so evitados, pois com o tempo mancham e estragam os documentos. Se forem documentos grandes, so furados e encaixados na ordem. Se documentos pequenos, so colados numa folha ofcio A4 e encaixados na ordem. 8. Anexar na capa da pasta o protocolo e encaminhar para a expedio. Cuidados Especiais Cuidado no manuseio do grampo macho-fmea. No momento de finalizar a pasta, ter a certeza de que no faltam documentos

comprobatrios.


Planilha de trabalho

do Microsoft Excel

PREPARAR PASTA DE PRESTAO DE CONTAS

Nmero: POP CON 010



N Reviso: 02 02/05/2012


Pginas: 3/4

Neste mesmo momento, separar a sobra de documento para apurao de

pendncias de outras pastas. Caso haja pendncias nas pastas de documentos relativos a verbas de DP que

no necessitam da assinatura do funcionrio, como pagamento antecipado, vale-transporte, salrio, imprimir o comprovante pelo sistema da folha de pagamento Benner para agilizar a liberao das pastas.

Quando houver estorno no demonstrativo de recebimentos, anotar ao lado do

lanamento no demonstrativo de pagamento estorno em __/__/__, j que no haver comprovante para o lanamento a dbito em virtude da existncia de um crdito dentro do prprio ms ou no ms seguinte.

Desvios e aes necessrias

DESVIOS AES Doc. com valor diferente do demonstrativo Pagamento em duplicidade Documento debitado no condomnio errado Documento codificado errado Histrico errado

Enviar a pasta e o documento para agncia providenciar o acerto.

Estornos dentro do ms

Identificar lanamentos no demonstrativo de recebimentos, pois havendo liberam a pendncia do documento

Estornos no comeo do ms posterior a montagem da PPC

Identificar pelo extrato do sistema Consiga, pois havendo liberam a pendncia do documento

Anexo Mapa de controle dos documentos.

1. Clique aqui para Manuseio grampo macho-


PREPARAR PASTA DE PRESTAO DE

CONTAS Nmero: POP CON 010



N Reviso: 02 02/05/2012


Pginas: 4/4

MS:

PRAZOSETOR DOCTOS Previsto 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Demonstrativo At o 5 dia til

Despesas de cobrana (NF APSA ) At o 5 dia til

Nota Fiscal APSA At o 5 dia til

Demonstrativo porte/xerox At o 5 dia til

Condovida At o 5 dia til

Folha de Pagamento At o 3 dia til

Vale transporte (demonstrativo ) At o 5 dia til

Plano de Sade At o 5 dia til

Seguro Funeral/Vida/Compl. At o 5 dia til

13 Taxa de Adm (s em Janeiro) Pg dia 20 Dez

S & G Recibos de despesas judiciais Todo dia

GRF (Guia de recolhimento do FGTS) 02 dias aps PG

INSS (GPS) dos empregados - Guia 02 dias aps PG

INSS (GPS) Relao de empregados At dia 23

INSS (GPS) Relao Contr. Individual At dia 23

INSS (GPS) Pessoa Jurdica- Guia 02 dias aps PG

INSS (GPS) Pessoa Jurdica Relao At dia 23

INSS (GPS) Guia 13 Tx Adm (s em Janeiro) Pg dia 20 Dez

INSS (GPS) Relao 13 Tx Adm (s em Janeiro) Pg dia 20 Dez

DARF - PIS (Cd. 8301) 02 dias aps PG

DARF - (cofins/csll/pis) (Cd. 5952) 02 dias aps PG DARF - IRRF (Cd. 0561) 02 dias aps PG

Recibos do Grupo Med ou Delphi 02 dias aps PG

Autorizao de Horas Extras 2 dia til

Contribuio Sindical (Abril Todos) VerificarContribuio Sindical (Todo ms pouquinho) 02 dias aps PG

Contribuio Assistencial (Todos entre Jul e Set) Verificar

Contribuio Confederativa At o dia 25

D. P

ES

SO

AL

TIPOS

MAPA DE CONTROLE DA CHEGADA DOS DOCUMENTOS PARA CONFECO DAS PASTA DE PRESTAO DE CONTAS

AGNCIAS

GE

SIS


Atividade do Processo Entrada de Condomnio para Administrao de Condomnios


Criar Pasta para Entrada / Transferncia de Condomnio Objetivo: Criar e atualizar dados de pastas de Condomnio Realizado por: Arquivo Central Recursos Necessrios: Sistema Metrofile, E-mail e os documentos.

Descrio da Atividade: 1. Receber CI (comunicao interna) de Entrada ou Transferncia de Condomnio. 2. Abrir pasta de pagamento com a identificao do nmero da conta. 3. Nos casos de transferncia de condomnios, para alterao no cadastro da Metrofile, enviar e-mail empresa parceira, informando a antiga conta e a atual, bem como solicitar as caixas para troca de etiquetas.


Atividades do Processo Guarda de Documentos


Abrir Malotes Objetivo: Separar toda a documentao dos malotes recebidos e orden-los para

arquivamento Realizado por: Arquivo Central Recursos Necessrios: Documentos como: correspondncias (condomnio - CC ), fiscais - DF,

protocolos - PR ( pastas / diversos ), contratos condomnios CT ( ex. Elev. Bombas etc...), Pagamentos condomnio PC ; Pagamentos Locao - PL

Descrio da Atividade: 1. Abrir diariamente o malote. 2. Separar e ordenar os documentos. 2.1. Nos casos de protocolos de PPC, estes sero conferidos de acordo com a listagem em que consta a data liberao (para BMC ou agncia) das mesmas, sendo necessrio a acusao deste recebimento. 3. Entregar cada tipo de documento ao funcionrio do Arquivo responsvel pela guarda.


Arquivar Documentos Objetivo: Documentos arquivados nos locais corretos Realizado por: Arquivo Central Recursos Necessrios: Documentos como: correspondncias (locao - CO/ condomnio - CC ), fiscais

- DF, protocolos - PR ( pastas / diversos ), contratos locao - CL (administrao locao ativos e locao em ex - CLex), contratos condomnios CT ( ex. Elev. Bombas etc...), Pagamentos condomnio PC ; Pagamentos Locao - PL

Descrio da Atividade: 1. Receber os documentos do responsvel pela atividade Abrir Malotes. 2. Arquivar os documentos em pastas ou caixas especficas, de acordo com as seguintes identificaes: 2.1. Pasta de prestao de contas PPC condomnio Notas Fiscais, Fatura, Duplicata, Recibo de Autnomo, Conta de Concessionria, FGTS rescisrio, 13 salrio, Concessionria, guia depsito recursal, recibo de prestao de servio por pessoa fsica e as notas fiscais de servio das empresas de prestao de servio contnuo com cesso de mo-de-obra ou de execuo de obra civil, com reteno do INSS na fonte, CONDOVIDA e Tarifa Bancria. 2.2. Pasta de Pagamentos de Locao Pagamentos de boletos de condomnio, anncios, IPTU, DAT, Seguros, servios prestados e recibos. 2.3. Contrato condomnio - CT Aplices de seguro, certificados de garantia, oramentos, contratos de prestao de servios em geral e outros contratos. 2.4 Documentao fiscal DF Contrato de trabalho, Carta de Demisso, Carta de Advertncia, Declarao dos Empregados que no desejam receber vale transporte, Declarao de Opo, Atestados Mdicos (demissional, afastamento), CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), DIRF, Declarao de Mudana de Funo, Acordo de Prorrogao de Horrio, Relao de Salrio Famlia, Termo de Responsabilidade, Auxlio Educao, Auxlio Moradia, Quadro de Horrio, Contrato de Comodato, Aviso Prvio , Carta de Solicitao, Protocolo de Entrega do carto salrio, RAIS. 3. Os documentos devero ser ordenados, separados por condomnio e separados para seguir na pasta de prestao de contas.


4. Na caixa de protocolos so mantidos: protocolos de demonstrativos unidades (assinaturas), de atas, de circulares, de convocao e tripinha.


Atender Solicitaes de Locao Objetivo: Atender as solicitaes do setor de Locao. Realizado por: Arquivo Recursos Necessrios: E-mail, telefone, copiadora/scanner e os documentos. Descrio da Atividade: 1. Receber solicitao do setor de Locao, por e-mail. Os pedidos devem conter as seguintes informaes: o nmero de credor, o cdigo do imvel, o endereo do imvel no caso de pedidos de Contratos de Locao. No caso de contratos em EX , deve conter tambm o nome do locatrio e a data da resciso, caso a tenham. 2. Envio de documentos originais: protocolar, registrar na planilha de envio e retorno e enviar via malote, ao solicitante. 3. Envio de cpia: escanear e enviar por e-mail. 4. Retirada de Credores feita pelo Gerente ou pelo Apoio de Locao, atravs da CI de retirada, preenchida na Conexo APSA. A CI dever conter o nmero do credor e os imveis a serem retirados. Obs.: Deve-se atentar para os imveis solicitados, visto que nem sempre a retirada de todos os imveis do credor. 4.1. Aps o recebimento da CI, o funcionrio que est no atendimento separa os pagamentos, protocola e envia ao solicitante. O prazo de entrega de documentos de at 10 dias, a contar da data de recebimento da CI. 5. Entrada de Credores: feita atravs da CI de Entrada. Essa CI feita pelo gerente ou pelo apoio de locao. 5.1. Aps o recebimento da CI, abrir pastas de contrato e pagamento, identificando pelo nmero do credor.


Atender Solicitaes de Condomnio Objetivo: Atender as solicitaes do setor de Condomnio. Realizado por: Arquivo Central Recursos Necessrios: E-mail, telefone, copiadora/scanner e os documentos.

Descrio da Atividade: 1. Receber a solicitao por e-mail. As solicitaes podem ser de CC (correspondncia), PR (protocolo), DF (documento fiscal), DB (dbito automtico), PC (prestao de contas), CT (contratos). 2. Enviar o documento solicitado por e-mail, scanneado, e caso seja necessrio, enviar o documento original pelo malote ao requisitante. 3. Caixas de documentos fiscais ou solicitaes de Sada de Condomnio: 3.1. Enviar e-mail para [email protected]. O responsvel pelos processos fiscais solicitar a requisio das caixas Metrofile. 3.2. Registrar na planilha: data, n. da agncia e conta, descrio do pedido e quem est pedindo. 3.3. Receber as caixas solicitadas. 3.4. Separar os documentos solicitados e remet-los ao solicitante. Obs.: Solicitaes referente Guarda de Documentos (CI de sada de condomnios, cancelamento do servio de guarda, assemblias, ao judicial de condomnio), so encaminhadas atravs de e-mail para [email protected].


Preparar Documentao para Servio de Guarda de Documentos Objetivo: Encaminhar documentos devidamente catalogados para serem guardados em

empresa parceira. Realizado por: Arquivo Central Recursos Necessrios: Planilha de controle de envio de pastas e documentos para METROFILE Internet - Site METROFILE (www.sp.metrofile.com.br) Formulrio F9 via WEB, Caixas da METROFILE e documentos ou pastas.

Descrio da Atividade: 1. CONDOMNIO (envio de PPC Prestao de Contas / DF Documento Fiscal / CC - Correspondncia) 1.1. Receber das agncias a documentao dos clientes que aderiram ao servio de guarda de documentos. 1.2. Confirmar a adeso ao servio. As PPC (pastas de prestao de contas) que foram encaminhadas ao Arquivo, mas no aderiram ao servio de guarda, sero devolvidas para as agncias que as enviou. 1.3. Mapear e enviar para Metrofile. 1.4. Encher uma caixa box. Obs.: As correspondncias de perodo anterior 2007 sero mantidas na Metrofile, ordenadas por ordem de conta. 1.5. Cadastrar as caixas no sistema Web Metrofile F9, imprimir o formulrio em duas vias, colar etiqueta padro Metrofile, lacrar caixa Metrofile 20x20 (comporta 3 cxs box) e gerar ordem de servio para retirada das caixas. 1.6. Quando a caixa for retirada pela Matrofile, digitar o contedo do formulrio F9 na planilha excel, e arquivar o formulrio em pasta prpria. 1.7. Enviar a quantidade de caixas, agncia e conta, por e-mail para Ger. Geral para que a cobrana das caixas seja realizada, na conta do condomnio.


2. LOCAO (Envio de CO) 2.1. Receber das agncias e Matriz a documentao dos clientes de locao CONTRATO EM EX (CL-Ex) e CORRESPONDNCIA (CO). 2.2. Mapear a documentao. 2.3. Encher uma caixa box. 2.4. Digitar o contedo do material na planilha especfica. Obs. As correspondncias, somente sero guardadas na Metrofile, de anos anteriores a 2007. 2.5. Cadastrar as caixas no sistema Web Metrofile F9, imprimir o formulrio em duas vias, colar etiqueta padro Metrofile, lacrar caixa Metrofile 20x20 (comporta 3 cxs box ) e gerar ordem de servio para retirada das caixas.


Preparar Documentao para Servio de Digitalizao de Documentos Objetivo: Enviar documentos para serem digitalizados, como: Correspondncias de

condomnio, locaes e protocolos de PPC digitalizados. Realizado por: Arquivo Central Recursos Necessrios: Formulrio da Delft Documentos Descrio da Atividade: 1. Ao receber a documentao do responsvel pela abertura de malotes, junt-la at o dia 05 do ms subseqente. 1.1. Caso algum protocolo ou correspondncia chegue aps o dia 05 do ms subseqente, este(s) ser(o) encaminhado(s) na remessa do ms seguinte. 2. Ordenar a documentao conforme: 2.1. Protocolos de PPC: Em ordem de conta de condomnio; 2.2. Correspondncia de Condomnio: Em ordem de conta de condomnio; 2.3. Correspondncia de Locao: Em ordem de conta de credor. 3. Aps a ordenao, colocar a documentao em caixas boxes separadamente por tipo de documento, exemplo: uma caixa box para protocolos, outra para correspondncia de Condomnio e outra para correspondncia da Locao. 4. Aps a preparao dos protocolos e das correspondncias, o arquivo solicitar empresa parceira, Delft, que retire as caixas com os documentos para digitalizar.


Atividade do Processo Sada de Condomnio da Nossa Administrao


Separar Documentao para Sada de Condomnios Objetivo: Mapear documentos e enviar agncia para o Gerente de Contas. Realizado por: Arquivo Central Recursos Necessrios: Sistema Metrofile, Conexo APSA, E-mail e os documentos.

Descrio da Atividade: 1. Receber CI (comunicao interna) de sada de Condomnio. 2. Observar as informaes fundamentais para separao dos documentos: os nmeros de agncia e conta e data de entrega dos documentos. 3. Receber as caixas da Metrofile (considerando que as mesmas j foram solicitadas pelo responsvel da Guarda de Documentos). 4. Preencher o REDOE (Relatrio de Documentao Entregue). 5. Enviar o REDOE por e-mail ao Gerente de Conta, com cpia para o Supervisor ou Apoio. 6. Receber o REDOE da agncia assinado pelo cliente, no ato da entrega da documentao, devidamente codificado como CC (correspondncia). 7. Enviar o REDOE para digitalizao de documentos para a empresa parceira, Delft, juntamente com as demais correspondncias.


Outras Atividades


Separar Documentao para Ao Fiscal ou Trabalhista Objetivo: Separar e enviar a documentao necessria para a Ao. Realizado por: Colaborador responsvel pelos Processos Fiscais Recursos Necessrios: Sistema Metrofile, E-mail, copiadora e os documentos. Descrio da Atividade: 1. Receber a solicitao que foi encaminhada pelo responsvel do atendimento. 2. Ao/Reclamao Trabalhista Ocorre quando um funcionrio executa judicialmente o Condomnio em que trabalhava. No so necessrios os documentos originais. 2.1. Quando receber do DP e-mail com a lista de documentos para ao, solicitar as caixas para a METROFILE. 2.2. Separar os documentos conforme a lista e providenciar xerox. 2.3. Arquivar os originais. 2.4. Encaminhar cpias para o Departamento de Pessoal. Se no houver tempo hbil (prazo este determinado pelo documento judicial), enviar o material direto para Schneider. 2.5. Devolver as caixas para a METROFILE. 3. Fiscalizao/Notificao trabalhista Ocorre quando h fiscalizao no Condomnio. So necessrios os documentos originais. 3.1. Quando receber do DP e-mail com a lista de documentos para ao, solicitar as caixas para a METROFILE. 3.2. Separar os documentos conforme lista. 3.3. Encaminhar os originais para o Departamento de Pessoal. 3.4. Reter as caixas e as pastas para que aps a fiscalizao, sejam devolvidas para os devidos responsveis. 3.4. Quando os documentos retornarem do Departamento Pessoal, encaix-los nas pastas e nas caixas para devolver aos responsveis.


ANEXOS

PROCEDIMENTOS DE ENVIO DE DOCUMENTOS PARA O ARQUIVO CENTRAL

Regra bsica: Todos os documentos encaminhados ao arquivo devem estar devidamente codificados e organizados por ordem de agncia e conta. Todos os documentos devero ser enviados ao arquivo atravs do malote, separados por capa de lote e envelopes por destinos de classificao: Prestao de contas, Documentos Fiscais, Correspondncia, Contratos, Protocolos, Dbito Automtico, Folha de pagamento. Apostar o carimbo na parte do documento com a informao relevante (de preferncia na parte da frente)

Prestao de Contas PC Os documentos referentes a pagamentos de obrigaes trabalhistas pagos pelo DP devero ser identificados como PC; Todos os documentos operacionalizados no CPAG iro compor a pasta de prestao de contas e j possuem carimbo codificador prprio do setor e por este motivo no h necessidade de apostar o carimbo codificador do arquivo com a classificao do tipo de documento. Instrues de pagamento enviadas por e-mail devem conter apenas a informao relevante (no encaminhar e-mails extensos contendo o dilogo das partes) Os pagamentos efetuados pelo CPAG (Centralizado ou Avanado), pelo DP e pelas Agncias devem ser encaminhados ao arquivo acompanhados de listagem, separados por data de movimento e organizados por ordem de agncia e conta. Documentos da pasta de prestao de contas enviados pelo DP Taxa de Homologao Recibos de IR Recibos de depsito do FGTS Recibos de vale transporte PIS INSS Contribuies Recibos de exames mdicos Resciso de contrato de trabalho *


FGTS rescisrio * Frias * * Obs. 1: As rescises de contrato de trabalho + FGTS rescisrio devem ser enviados ao arquivo em 2 vias, sendo uma codificada como PC e outra como DF. PC termo de resciso + comprovante de deposito DF termo de resciso devidamente assinado pelo funcionrio * Obs. 2: As frias devem ser enviadas ao arquivo em 2 vias, sendo uma codificada como PC e outra como DF PC recibo de frias DF - recibo de frias + aviso de frias + abono pecunirio (se houver) Documentos da pasta de prestao de contas enviados pelo Cpag. Boletos bancrios NFs Recibos de seguro Recibos de autnomos Recibos de frias Recibos de pagamento de vale-transporte (v/t rpido - avulso) Recibos de pagamento de vale Outros documentos Os documentos abaixo seguem na PPC como primeiro documento tambm codificados como PC, eventualmente a pedido do Gerente de contas ou do sndico. Estes documentos no so lanados no demonstrativo Extratos Depsito identificados Ordem de servio Oramentos Contratos Exemplo:

Agncia 00

Conta 0000

Codificao PC


Documentos Fiscais - DF Em geral, definido como documento fiscal para efeito de codificao todo documento comprobatrio que venha interferir na vida funcional do indivduo enquanto este fizer parte do quadro da empresa/condomnio. Os documentos classificados como DF sero anexados ao final da pasta de prestao de contas. Documentos Fiscais da pasta de prestao de contas Contrato de trabalho Acordo de prorrogao de horrio de trabalho Acordo de prorrogao de intervalo Comunicado de demisso Carta de pedido de demisso Carta de pedido de concesso de vale transporte Pedido de cancelamento de vale transporte Contrato de Comodato Termo de entrega de carto salrio substituto Atestados de abonos de faltas Advertncias/suspenso Quadro de horrio Protocolo de seguro desemprego Protocolo de exames mdicos Rais Dirf Caged Declarao de dependentes para IR Ficha de salrio famlia de empregados demitidos Resciso de contrato de trabalho* FGTS rescisrio* Frias* Exemplo:

Agncia 00

Conta 0000

Codificao DF

* Obs. 1: As rescises de contrato de trabalho + FGTS rescisrio devem ser enviados ao arquivo em 2 vias, sendo uma codificada como PC e outra como DF. PC termo de resciso + comprovante de deposito DF termo de resciso devidamente assinado pelo funcionrio * Obs. 2: As frias devem ser enviadas ao arquivo em 2 vias, sendo uma codificada como PC e outra como DF PC recibo de frias


DF - recibo de frias + aviso de frias + abono pecunirio (se houver) Documentos Correspondncias - CC 1 - Em geral, todas as cartas, comunicados, e-mails e tudo o que se refere a comunicao do sndico com a APSA dever ser codificado como correspondncia CC. 2 As correspondncias so digitalizadas (consulta via site) e o original descartado. 3 No apostar os carimbos (recebedor e/ou codificador) no verso do documento para que no tenhamos um custo desnecessrio com a digitalizao de um carimbo. 4 Evitar o envio de documentos desnecessrios para digitalizao, como trocas extensas de e-mails com conversas internas, documentos duplicados, etc. Exemplo:

Agncia 00

Conta 0000

Codificao CC

Documentos de CC Cartas Autorizao de admisso Autorizao de frias Autorizao de resciso Autorizao de reajuste de salrio Autorizao de mudana de funo Alterao de titularidades e endereos Cartas e e-mails de clientes (condomnios) Procuraes para assemblias Comunicados e cartas de alteraes, como: CNPJ, endereo e etc. Solicitao de emprstimo consignado Solicitao de abertura e/ou alterao de conta salrio Declaraes referentes a recebimento de laudos tcnicos


Dbito automtico DB Todas as solicitaes de incluso, excluso ou alterao neste servio oferecido aos condminos como forma de quitao da cota condominial devero ser codificadas como DB. Exemplo:

Agncia 00

Conta 0000

Codificao DB

FPag. Folha de pagamento Define-se como Folha de pagamento Fpag, todos os documentos que indiquem alterao das verbas no salrio do ms corrente dos funcionrios do condomnio. Estes documentos devem ser grampeados na folha de pagamento gerada pelo DP, tais como: Documentos de Fpag Autorizao para pagamento de extras adicionais, gratificaes, pagamento de servios prestados por funcionrios do Condomnio Mapa de extras Folha de ponto Adiantamento salarial Gratificao dada ao funcionrio Autorizao de descontos (desconto por utilizao de telefone, descontos de Horas e faltas) Escala de revezamento Exemplo:

Agncia 00

Conta 0000

Codificao FPag


CT Contrato Todos os contratos assinados entre o condomnio e prestadoras de servio e ou fornecedores devero ser codificados como CT. Obs.: Somente devero ser enviados ao arquivo aqueles que o condomnio possua o servio de guarda documental. Documentos de CT Contrato de conservao e limpeza Contratos de manuteno em geral Contratos de fornecimento de materiais Contratos com empreiteiras e empresas de engenharia Contratos de manuteno de elevadores Exemplo:

Agncia 00

Conta 0000

Codificao CT

PR - Protocolo Define-se protocolo todo documento que ateste a entrega de qualquer tipo de documentao (atas, circulares, cotas de condominio, PPcs, etc.) e que contenha a assinatura do recebedor. Declarao de recebimento de cartas senha Comprovantes de entrega de cartes de banco e ticket alimentao Protocolo de entrega de PPcs Protocolos de entrega de documentos diversos (tripinha) Obs.: Os protocolos de PPC so digitalizados . Os demais protocolos so descartados depois de 2 anos. Cuidados especiais: Os atestados mdicos de afastamento por doena permanecero nos DPs at que o empregado tenha alta;


Os pedidos de concesso de vale transporte continuaro a ser encaminhados para o DP Centralizado para processamento do pagamento. Concessionrias (contas de gua, luz, esgoto, telefone, gs, TV a cabo) devero ser encaminhadas ao arquivo separadas por ms. As concessionrias entregues na agncia devem ser carimbadas com o carimbo datador do recebimento (recepo ou Transapsa). Se entregues na recepo devem ser codificadas (ag/conta) pela agncia e encaminhadas ao arquivo em ordem de agncia e conta. As concessionrias recebidas via Transapsa e somente estas, devem ser encaminhadas ao arquivo central para que este se encarregue da codificao (ag/conta) e ordenao. Prazo de envio de documento ao arquivo: Qualquer documento deve ser encaminhado ao arquivo no dia seguinte ao recebimento/operacionalizao. Contas de concessionrias dos meses anteriores ao da montagem da PPC no devem ser encaminhadas ao arquivo Contas de concessionrias do ms corrente de montagem da PPC entregues com atraso na agncia pelos Condomnios, no devem ser encaminhadas ao arquivo aps o 4 dia til, pois no haver tempo hbil para encaix-las, tendo em vista que no 5 dia til inicia-se a montagem das pastas. CPAG: Remessa = 4 dia til contando o dia do pgto da despesa, ou seja, a agncia ou CPAG Centralizado tem que liberar com at 3 dias teis para o arquivo contando o dia do pgto Border/Voucher = 3 dia til contando o dia do pgto da despesa, ou seja, a agncia ou CPAG Centralizado tem que liberar com at 2 dias teis para o arquivo contando o dia do pgto Tratamento diferenciado ltimo dia til do ms: movimento de remessa/border/voucher, cujo pgto ocorreu no ltimo dia do ms, deve chegar no arquivo at o 3 dia til contando o dia do pgto, ou seja, a agncia ou CPAG (Avanado e Centralizado) tm que liberar com at 2 dias teis para o arquivo contando o dia do pgto. Verso Julho/2012


GLOSSRIO

AGE - Assemblia Geral Extraordinria. AGO Assemblia Geral Ordinria. BIP Boletim de Informaes Patrimoniais. Serve para registrar todo o trnsito de maquinrios, mveis, utenslios entre outros, que seja patrimnio e que seja deslocado de um centro de custo a outro. BMC Brasil Multi Cliente Empresa parceira que presta servios de motoqueiro, ou seja, faz entrega de correspondncias nos condomnios. BUREAU Grfica onde so confeccionados toda documentao como, demonstrativos, boletos, atas, circulares, convocaes entre outros. Essa empresa j entrega diretamente na BMC, na Print G Post, Arquivo Central e correios, conforme cada caso. CENTRAL DE ATENDIMENTO Setor responsvel pelo primeiro atendimento, dando suporte aos trs negcios (Condomnio, Locao e Compra e Venda), identificando a necessidade do cliente e direcionando-lhe para os setores responsveis. Esse atendimento feito atravs dos canais telefnico, e-mail ou O.S. (ordem de servio gerada pelo cliente, atravs do site da APSA). CERTIFICAO DIGITAL - O Certificado Digital uma credencial que identifica uma entidade, seja ela empresa, pessoa fsica, mquina, aplicao ou site na web. Documento eletrnico seguro, permite ao usurio se comunicar e efetuar transaes na internet de forma mais rpida, sigilosa e com validade jurdica. O arquivo de computador gerado pelo Certificado Digital contm um conjunto de informaes que garante a autenticidade de autoria na relao existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa fsica, jurdica, mquina ou aplicao. Os Certificados Digitais so compostos por um par de chaves (Chave Pblica e Privativa) e a assinatura de uma terceira parte confivel - a Autoridade Certificadora AC. As Autoridades Certificadoras emitem, suspendem, renovam ou revogam certificados, vinculando pares de chaves criptogrficas ao respectivo titular. Essas entidades devem ser supervisionadas e submeter-se regulamentao e fiscalizao de organismos tcnicos. No meio fsico, para que uma credencial de identificao seja aceita em qualquer estabelecimento, a mesma dever ser emitida por um rgo habilitado pelo governo. No meio digital ocorre o mesmo - devemos apenas aceitar Certificados Digitais que foram emitidos por Autoridades Certificadoras de confiana. CI Comunicao Interna CORREIO (Endereo Correio) local de entrega de correspondncia / documentos diferente do endereo do condomnio. CONSIGA Sistema utilizado pela rea de Condomnios.


CPAG Contas a Pagar. DBE Documento bsico de entrada. Serve para atualizar o CPF do sndico na Receita Federal. DBITO FCIL o mesmo que dbito automtico. Dbito programado na conta do condmino. DEMONSTRATIVOS Relatrios (receita e despesas) que so recebidos pelo Arquivo Central, atravs da GESIS (Gerncia de Sistemas), para compor a Pasta de Prestao de Contas. DID Depsito Identificado. DIGITAO CENTRALIZADA Setor especfico que tem a atribuio de digitar documentos como atas, circulares, convocaes, cartas padro. EXPEDIO CENTRALIZADA Setor especfico que expede toda documentao proveniente da Digitao, que no tenha sido encaminhada ao Bureau. FORNECEDOR Que fornece servio e ou material. Pode ser uma empresa ou um autnomo. GC Gerente de Conta. GEADM Gerncia Administrativa. GEFIN Gerncia Financeira. GESIS Gerncia de sistemas. LIVRETOS Prestao de contas que os condminos recebem, diferente da pasta completa que entregue para o sndico. LOCAL (Entrega Local) endereo para entrega no condomnio. MALOTE Consiste em dois tipos: o de circulao interna, permitindo o trnsito de documentos entre setores da APSA, conhecido tambm como malotes VERDE, AZUL ou VERMELHO, que so as cores que representam os setores. O de circulao externa tramita toda a documentao que as agncias enviam para os condomnios (atravs de empresa terceira), e o que os motoqueiros entregam nas agncias aps recolhimento nos condomnios. MXM Sistema utilizado pela empresa. Atualmente so utilizados o Web-Client e o Mananger. Possui mdulos especficos para a administrao de condomnios.

NMERO APSA o mesmo que nmero do recibo ou n randmico. Esse nmero gerado automaticamente pelo sistema, medida que as cotas condominiais so geradas, ou seja, a seqncia da gerao dos mesmos. Atravs


dessa identificao, que financeiro realiza suas devidas baixas na conta dos condomnios. PABX Consiste em um programa ou aparelho onde as ligaes entrantes so centralizadas, e o operador tem a possibilidade de fazer interface com vrios ramais. PASTA DE PRESTAO DE CONTAS (PPC) pasta mensal contendo os documentos fiscais e comprobatrios das despesas dos condomnios a ser validada pelo sndico/Gestor Condominial e Conselho Consultivo. PRESTADOR DE SERVIO Empresa ou autnomo que presta servios ao condomnio. PRINT G POST Empresa parceira que faz entrega de correspondncias que no so locais. PROCURADOR Pessoa ou empresa que representa uma determinada unidade. RANDMICO Ver Nmero APSA. RECLIN Relatrio de Cadastro de Cliente Novo REDOE Relao de Documentao Entregue REDOR Relatrio de Documentao Recebida RFB Receita Federal do Brasil SCHNEIDER Gerncia da empresa que realiza cobrana amigvel (extrajudicial) e judicial. SEQUENCIAL DA UNIDADE A seqncia de nmeros em que as unidades so criadas, de acordo com a implantao do condomnio. SMK Sistema utilizado pelo setor de Locao. TRANSAPSA Setor nas agncias responsvel pelo controle, envio e recebimento de correspondncias aos condomnios. Esse trmite realizado juntamente com a empresa parceira, BMC (Brasil Multi Cliente), atravs de seus motoqueiros. UNIDADE Refere-se a um apartamento, loja, sala, garagem entre outros.


SOBRE O MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO ARQUIVO Esse manual tem como objetivo servir de base realizao das atividades das reas da Gerncia Geral de Condomnios podendo ser utilizado como instrumento de consulta, reciclagem e treinamento de novos colaboradores. E para continuar servindo de instrumento para a sua rea, preciso que esteja sempre atualizado e refletindo os procedimentos da forma como realmente ocorrem. Caso voc identifique qualquer necessidade de atualizao ou tenha alguma sugesto, siga as instrues do quadro a seguir: Comunique a necessidade de atualizao / sugesto ao Supervisor ou

Coordenador da rea. Caso no tenha em sua rea, procure o Gerente Regional.

Aps aprovao pelo Gerente Regional, este dever encaminhar a alterao

para a Andrea Gigante. Aps atualizao do Manual na rede interna da Apsa, a rea de Qualidade

comunicar a alterao ao Gerente Regional e ao responsvel pela atualizao.

O responsvel pela atualizao na rea dever imprimir e substituir o

procedimento alterado no manual impresso. A orientao e treinamento dos colaboradores que executam a atividade e dos

que de alguma forma esto envolvidos com a atividade de responsabilidade do Gerente Regional.

Documents

Manual Arquivo 2