MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA AUDITORIA INTERNAFEVEREIRO/2002

NDICE

APRESENTAO................................................................................................. 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 METODOLOGIA OPERATIVA..................................................................... Programao das Atividades....................................................................... Formao de Equipes para os Trabalhos.................................................... Caractersticas e Especializao do Pessoal............................................... Quantificao do Pessoal............................................................................ Normas de Desenvolvimento do Pessoal.................................................... Procedimentos Administrativos....................................................................

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2. PREPARAO DE PROGRAMAS DE AUDITORIA INTERNA................... 2.1 Necessidades Bsicas a Considerar para o Desenvolvimento dos Programas de Auditoria Interna................................................................... 2.2 Alternativas para Aplicao de Procedimentos em Programas de Auditoria Interna........................................................................................... 2.3 Planejamento............................................................................................... 2.4 Preparao dos Programas de Auditoria Interna......................................... 3. 3.1 3.2 3.3 ESQUEMA DE AO PARA EXECUO DOS TRABALHOS................... Determinao do Trabalho a Executar......................................................... Desenvolvimento do Trabalho em Campo................................................... Emisso de Relatrio...................................................................................

ANEXOS QUADRO DE AUDITORIA.................................................................................... RESUMO QUINZENAL DE UTILIZAO DE TEMPO.......................................... RESUMO GERAL DE TEMPO.............................................................................. RELATRIO INTERNO DE PROGRESSO........................................................... FORMALIZAO DO TRABALHO........................................................................ 34 35 36 37 38

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APRESENTAO

O Manual de Procedimentos, que o presente manual, estabelece e documenta procedimentos administrativos internos da Auditoria Interna. Abrange tambm, as demais reas administrativas da Unicamp, em seu inter-relacionamento com a Auditoria Interna, enquanto reas auditadas. a) Procedimentos Administrativos As operaes administrativas consistem na realizao de tarefas e atividades que precedem, acompanham e sucedem a realizao das operaes tcnicas. Estas atividades envolvem planejamento de atividades, programao de trabalhos especficos, formao de equipes tcnicas, controle de tempo, preparao e distribuio de relatrios, arquivo de papis de trabalho, etc. Para orientar as operaes administrativas so estabelecidos normas e procedimentos prprios, que compem parte especfica deste Manual de Procedimentos de Auditoria Interna. b) Procedimentos tcnicos Os procedimentos tcnicos so estabelecidos para orientao da execuo dos trabalhos de auditoria propriamente ditos, ou seja, as diversas atividades e passos que devem ser seguidos em cada tipo de exame/ trabalho, bem como os parmetros para avaliao do sistema de controle interno existente em cada rea. Esses procedimentos tcnicos formam, para cada tipo de exame, o Programa de Auditoria. Neste Manual de Procedimentos de Auditoria Interna so abordados as metodologias e cuidados especiais para o desenvolvimento de Programas de Auditoria especficos.

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1. METODOLOGIA OPERATIVA

1.1 Programao das Atividades A Auditoria Interna revisa, por meio de testes, as operaes administrativas da Unicamp e, portanto, deve programar suas atividades de modo que a sua ao possa ser efetiva para o atendimento a todos os processos administrativos da Unicamp num prazo pr-estabelecido, que pode variar de trs a cinco anos. Essa programao deve ser subdividida por atividades de trabalho para cada ano, chegando-se assim, a um Plano Anual de Auditoria por ano calendrio. A Auditoria Interna pode ser considerada eficiente se a execuo de seus programas de trabalho traz tona recomendaes ou observaes sobre as atividades gerais da Unicamp. Irregularidades ou fraudes descobertas atravs da Auditoria Interna, devido a trabalhos especiais solicitados com base na desconfiana de irregularidades, no devem ser to numerosas como aquelas levantadas pelo sistema de reviso normal, atravs do Plano Anual de Auditoria. O desenvolvimento metdico do Plano Anual de Auditoria dever reduzir as solicitaes de trabalhos especiais. 1.2 Formao de Equipes para os Trabalhos As equipes de trabalho sero constitudas de acordo com as caractersticas, objetivos e prazos de cada trabalho. nfase especial deve ser dirigida para os seguintes aspectos: a) Devem ser aproveitados, o conhecimento e experincia dos membros da equipe com relao Unicamp e a rea a ser auditada; b) Deve haver rotao na formao das equipes de trabalho de modo a dar aos elementos da Auditoria Interna a oportunidade de desenvolvimento nas diversas reas ou Unidades da Unicamp; c) O nmero de elementos da equipe deve ser adequado em funo do volume de trabalho, da possibilidade de execuo paralela de partes do trabalho e da disponibilidade de alocao fsica do pessoal no campo. A escolha das equipes de trabalho dever ser determinada pelo Coordenador e de comum acordo com o Supervisor, o qual dever manter

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permanentemente atualizado o controle de ocupao do pessoal, ou seja, o Quadro de Auditores (Anexo I). O Plano Anual de Auditoria dever ser cumprido no decorrer de ano calendrio e o pessoal escolhido para cada trabalho ser determinado pouco tempo antes da poca de sua realizao. Desta forma, o Quadro de Auditores mostrar os elementos que esto efetuando os trabalhos no campo e a data prevista para o trmino dos mesmos. Conseqentemente, fcil a visualizao das disponibilidades para formao da equipe para trabalhos em fase de programao ou para reforar equipes com trabalhos em andamento. Os Seniores de Auditoria podero responsabilizar-se por mais de um trabalho ao mesmo tempo, sempre que assistidos por um Pleno em pelo menos um dos trabalhos. Os Plenos devero responsabilizar-se apenas por um trabalho de cada vez e pela orientao ao pessoal a si subordinado na execuo desse trabalho. O Quadro de Auditores ser de responsabilidade do Supervisor e dever estar sempre atualizado para conhecimento da disponibilidade futura do pessoal. Em alguns casos poder ser completado com projees de trabalhos futuros a fim de assegurar a otimizao da utilizao do pessoal e dar possibilidade de treinamento dos Auditores em diversas reas da Unicamp.

1.3 Caractersticas e Especializao do Pessoal a) Caractersticas gerais do Pessoal O Auditor Interno deve reunir determinadas qualidades e caractersticas para assumir um trabalho profissional de Auditoria, tais como: Conhecimento tcnico e capacidade profissional; Independncia mental e de critrios; Capacidade analtica, intuitiva e criteriosa; Mentalidade gil; Atitude reservada durante o desenvolvimento dos trabalhos.

b) Especializao em Sistemas e Processamento Eletrnico de Dados

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Devido crescente utilizao do Processamento Eletrnico de Dados e ainda, em virtude do alto grau de especializao que envolve este sistema, certas operaes no so visveis ao Auditor. Assim, a Auditoria Interna deve destacar elementos que renam condies necessrias para aplicar testes de auditoria nessa rea. Estes elementos devem efetuar revises e avaliaes dos sistemas e programas do computador em fase de projeto, e ainda acompanhar a evoluo dos sistemas implantados, possibilitando Auditoria Interna maior segurana na realizao de trabalhos em que as informaes so processadas pelos sistemas corporativos. c) Especializao em Assuntos Legais Em virtude da magnitude e caractersticas da Unicamp e de seus projetos de expanso, a Auditoria Interna deve manter no quadro de seu pessoal, elementos com conhecimentos em assuntos legais, pois certos assuntos especficos relacionados com a legislao vigente fogem do alcance tcnico do auditor. 1.4 Quantificao do Pessoal A quantidade do pessoal que compor o quadro da Auditoria Interna ser determinada em funo dos seguintes fatores: Nmero de Unidades/processos a serem auditadas; Alcance do trabalho a ser realizado em cada caso; Freqncia das revises no Plano Anual de Auditoria; Volume de trabalhos especiais solicitados.

Considerando as unidades de horas/homem necessrias para execuo de cada trabalho, em funo do nvel do pessoal a ser alocado a cada trabalho, e ainda o total de trabalhos previstos no Plano Anual de Auditoria e uma estimativa de horas/homem para trabalhos no previstos, determinar-se- o total de horas/homem necessrio por ano calendrio. Estimando-se as horas/homem produtivas anuais, por pessoa, estabelecer-se a quantidade terica ideal de elementos da Auditoria Interna. Para ser possvel uma estimativa adequada imprescindvel a existncia de estatsticas realsticas de horas/homem utilizadas nos trabalhos efetuados, assim como menor porcentagem de trabalhos de caractersticas especiais.

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1.5 Normas de Desenvolvimento do Pessoal a) Avaliao do Pessoal O Coordenador ser o responsvel pela avaliao final de seu pessoal, compreendendo as qualidades pessoais, intelectuais e tcnicas de cada elemento, aprovando promoes e/ou transferncias para Unidades da Unicamp. Semestralmente proceder-se- a avaliao do pessoal (equipe participante do trabalho) atravs do Relatrio Interno de Progresso (Anexo 4). Cada elemento da equipe participante do trabalho ser avaliado pelo Snior encarregado do trabalho ou diretamente pelo Supervisor na falta do Snior. Os Seniores sero sempre avaliados pelo Supervisor, que revisar todas as avaliaes efetuadas por outros elementos da Auditoria Interna. O Supervisor ser avaliado diretamente independentemente do trmino dos trabalhos. pelo Coordenador,

O Coordenador dever ser o responsvel final pela avaliao do pessoal, mantendo em seu poder o arquivo geral de avaliaes, assim como os controles do acompanhamento de desenvolvimento do seu pessoal. Dever ainda manter entrevistas particulares peridicas (semestrais ou quando julgar necessrio) com todos os elementos de sua unidade, visando discusso do desenvolvimento de cada um. Para cada entrevista deve ser preparado um relatrio. de suma importncia que as avaliaes sejam feitas de maneira conscienciosa, independente, franca, amigvel, freqente e dentro de padres consistentes. Considerando que dificilmente sero feitos dois trabalhos exatamente iguais e que diferentes avaliadores tem padres de eficincia e qualidade diferentes, os critrios e padres de desempenho devem ser amplamente esclarecidos e a reviso por parte do Coordenador deve ser bastante criteriosa e analtica e deve ser realizada a cada trabalho. Alm do sistema interno de avaliao, a Auditoria Interna dever proceder ao sistema de avaliao estabelecido para toda a Unicamp e que visa mais s promoes e aumentos salariais por mrito. Essas avaliaes, naturalmente, devem ser consistentes com o sistema interno. b) Treinamento do Pessoal 7

O treinamento do pessoal tcnico de Auditoria Interna indispensvel para o desenvolvimento da Auditoria Interna. Destacamos dois tipos bsicos de treinamento: Treinamento formal o treinamento recebido fora do campo e em geral externo a Unicamp, atravs de cursos organizados. Este tipo de treinamento visa uma melhoria de conhecimentos tcnicos, com abordagens gerais sobre os assuntos relacionados com Auditoria Interna. Este treinamento deve ser oferecido de acordo com as necessidades tcnicas do pessoal, sofisticao das operaes e poltica especfica da Unicamp. O Supervisor deve preparar um calendrio anual de treinamento, sujeito aprovao do Coordenador, que deve ser escalonado de forma a no prejudicar o atendimento ao Plano Anual de Auditoria. Treinamento em Campo o treinamento que o auditor recebe, durante a execuo dos trabalhos no campo, do encarregado do trabalho. Este tipo de treinamento da maior importncia, pois envolve assuntos de carter especfico da Unicamp, tais como: viso prtica das reas sob exame; discusses com pessoas envolvidas com as operaes das reas auditadas; discusses com os demais participantes da equipe de trabalho; pesquisa e anlise dos problemas especficos; contato profissional com especialistas diferentes; pesquisa fora da Unicamp.

Todo trabalho executado deve ser tambm aproveitado para treinamento do pessoal, em todos os nveis. Outra forma indireta de treinamento de campo, e que deve ser promovida periodicamente, a reunio formal dos elementos da Auditoria Interna, onde se discutem problemas prticos encontrados nos trabalhos de campo. Devido grande diversificao dos trabalhos executados e treinamento contnuo, o auditor deve estar em desenvolvimento constante. Normalmente os elementos da Auditoria Interna, quando em incio de carreira, devem iniciar no cargo de Trainee ou Jnior, passando a cargos 8

superiores em prazos razoveis. Pessoas de maior experincia, ingressando na Auditoria Interna, devem ser alocadas em cargos para cujas funes estejam preparadas, devendo tambm mostrar desenvolvimento que justifique promoo a cargos de maior responsabilidade em prazo adequado. Em vista da dinmica de atuao da Auditoria Interna, nenhum elemento deve permanecer em cargo inferior ao de Snior por tempo excessivamente prolongado, pois sua eficincia entra em ritmo decrescente, em prejuzo do andamento geral dos trabalhos. Elementos que no demonstrem condies ou potencial para assumir cargos de maior responsabilidade dentro da Auditoria Interna devem ser transferidos para outros setores da Unicamp, onde, pela sua experincia diversificada, tero maiores possibilidades de desenvolvimento profissional, em benefcio prprio e da Unicamp. Considerando a formao e conhecimento geral da Unicamp adquiridos por todo o pessoal da Auditoria Interna, muitos elementos podero ser mais teis em outras reas que no a Auditoria Interna e, portanto, devem tambm ser incentivadas transferncias de pessoal, em qualquer nvel, a outras Unidades da Unicamp, sempre em base de promoes a fim de ser criado um ambiente favorvel. Auditores Internos ocupando cargo de Snior, aps prazo razovel, devem tambm ser motivados para transferncia a outras Unidades a fim de continuarem seu progresso profissional. Esses seniores estaro, normalmente, em condies de assumir responsabilidades de Coordenao/chefia em outros setores, desde que apresentem potencial para gerenciamento.

1.6 Procedimentos Administrativos Os controles administrativos da Auditoria Interna sero de responsabilidade do Supervisor, e sero basicamente os seguintes:

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a) Controle de Programao do Pessoal A programao do pessoal ser formalizada (dependendo da quantidade de auditores) e acompanhada atravs de um quadro denominado Quadro de Auditores (Anexo 1). Como norma geral, o Quadro dever ter as seguintes caractersticas: Dupla entrada de referncia: Horizontalmente: meses e semanas do ano/calendrio. Verticalmente: nomes e categorias de toda a equipe da Auditoria Interna

Tarjas mveis para identificao de alocao de tempo, para cada elemento: Tarja branca indicar os trabalhos de Auditoria em andamento. Tarja vermelha indicar os trabalhos de Estudos Especiais em andamento. Tarja azul indicar a projeo dos trabalhos futuros. Tarja verde indicar frias ou ausncia para cursos, etc.

Funcionamento: O supervisor dever anotar acima de cada tarja as denominaes ou nmero de cada trabalho. O Quadro de Auditores ter por finalidade a visualizao a qualquer momento do posicionamento da equipe tcnica da Auditoria Interna, destacando os trabalhos em andamento e os prazos para trmino de cada um. Este controle poder ser feito com o auxlio do microcomputador.

b) Controle de Utilizao de Tempo A Auditoria Interna deve ter controles especficos do tempo (horas/homem) utilizado para a execuo de cada trabalho e, portanto, ter dados estatsticos reais da utilizao do tempo. O conhecimento das horas/homem utilizadas para os trabalhos permitir:

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Planejamento mais adequado dos trabalhos; 10

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Programao mais realstica da utilizao de pessoal; Determinao mais correta do nmero de auditores necessrios para o cumprimento do Plano Anual de Auditoria ou avaliao prvia das possibilidades de cumprimento desse Plano Anual de Auditoria; Estabelecimento de padres de desempenho.

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Para todo o trabalho programado deve ser feita uma estimativa das horas/homem necessrias em funo das estatsticas anteriores, detalhamento do programa de Auditoria especfico, condies gerais da rea a ser examinada e grau de profundidade estabelecido para o exame. Essa estimativa deve ser feita pelo Snior responsvel pelo trabalho e discutida com o Pleno encarregado da execuo do trabalho, que dever se responsabilizar pelo cumprimento global do tempo de toda a equipe alocada a esse trabalho. Para o controle de utilizao efetiva do tempo, deve ser adotado o formulrio Resumo de Utilizao de Tempo (Anexo 2) que dever ser preenchido quinzenalmente pelo pessoal da Auditoria Interna e entregue ao Snior, o qual far o controle geral atravs do formulrio Resumo Geral de Tempo (Anexo 3). Periodicamente, sempre aps o trmino de cada ms / calendrio e utilizao do Quadro de Auditores e do Resumo Geral de Tempo, deve ser promovida uma reunio com a participao de todos os Seniores. Essa reunio ter como objetivo: Informao sobre o andamento dos trabalhos em execuo comparando-se as horas previstas com as utilizadas; Utilizao da coluna de horas adicionais para complementar os trabalhos do Resumo Geral de Tempo; Determinao de prioridades para programao de trabalhos no includos no Plano Anual de Auditoria; Atualizao do Quadro de Auditores em funo de novos trabalhos e situaes dos trabalhos em andamento; Informao sobre disponibilidades futuras do pessoal a fim de se estudar a formao de novas equipes para trabalhos a programar; 11

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Outros assuntos de interesse.

c) Controle do Plano Anual de Auditoria O supervisor deve acompanhar o cumprimento do Plano Anual de Auditoria. Esse acompanhamento consistir de: Identificao permanente dos trabalhos realizados e a realizar; Comparao entre o tempo previsto e gasto em cada trabalho executado; Informao peridica formal ao Coordenador dos trabalhos, do Plano Anual de Auditoria ainda no executada, com comentrios sobre a disponibilidade de tempo e o cumprimento do Plano dentro do ano/calendrio.

d) Sistema de Arquivos Alm dos arquivos normais utilizados pela Organizao da Unicamp, o Assistente Tcnico de Direo dever manter os documentos aqui especificados ou entendidos como importantes para a AUDINT. Devero ser guardados preferencialmente em meio eletrnico, desde que no haja nenhuma disposio legal em contrrio e sua guarda e temporalidade estejam adequadamente normalizada junto ao SIARQ (Sistema de Arquivos da Unicamp).

Arquivo Permanente Conter o Plano Anual de Auditoria e os seguintes elementos, caso estes no estejam disponveis em meios eletrnicos ou devidamente organizados e acessveis com sua guarda e temporalidade adequadamente normatizadas nas respectivas unidades ou rgos cujas atividades foram revisadas: Programas detalhados de Auditoria; Normas de organizao das Unidades auditadas; Outras informaes permanentes, por exemplo: contratos, etc.

Arquivo de Atas de Diretoria (Unidades) / Conselho Universitrio

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Ser um arquivo cronolgico de Atas por Unidade (aquelas julgadas importantes pela Auditoria). Arquivo dos Relatrios de Auditoria Conter uma via de todos os relatrios emitidos, por Unidade, ordenados de acordo com o nmero dado ao trabalho realizado. Dever ser preparado um ndice alfabtico por tema, que dar referncia ao nmero do relatrio correspondente. Dever ser preparado um ndice que conter a denominao do relatrio, dando referncia ao acompanhamento subseqente das recomendaes sugeridas no Relatrio. Arquivo de Acompanhamento de Recomendaes Conter todas as correspondncias ou memorandos internos, indicando a soluo das recomendaes sugeridas no Relatrio da Auditoria Interna. Dever ser preparado um ndice que conter o assunto bsico da recomendao sugerida ou introduzida, dando referncia ao nmero respectivo do relatrio. Arquivo dos Relatrios de Trabalhos Especiais Conter uma via de todos os relatrios ou projetos emitidos e ordenados de acordo com o nmero dado ao trabalho realizado. Dever ser preparado um ndice alfabtico por tema, que dar referncia ao nmero do relatrio correspondente. Arquivo de Papis de Trabalho Ser mantido um arquivo de papis de trabalho, ordenado de acordo com o nmero dado ao trabalho executado. Juntamente com os papis de trabalho arquivar-se- o rascunho do relatrio correspondente ao exame efetuado. Arquivo Tcnico Conter todo o material tcnico existente para consultas especficas do Pessoal. Dever ser preparado um ndice alfabtico por assunto, que dar referncia ao nmero do material tcnico existente.

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2. PREPARAO DE PROGRAMAS DE AUDITORIA INTERNA

2.1 Necessidades Bsicas a Considerar para o Desenvolvimento dos Programas de Auditoria Interna O princpio fundamental para selecionar reas para se auditar que a Auditoria Interna deve utilizar seus recursos internos de modo que estes possam desenvolver atividades benficas para a Unicamp no decorrer do tempo. Todo programa de auditoria deve levar em considerao as circunstncias, normas e atividades que envolvem a rea a ser auditada, requerendo uma aplicao maior ou menor de detalhes e procedimentos de auditoria. Os elementos bsicos que devero ser considerados na preparao dos Programas de Auditoria Interna so: a) Objetivos das Demonstraes Financeiras da Unicamp Se o auditor der um enfoque claro e objetivo quanto s demonstraes financeiras, poder observar continuamente os benefcios que est obtendo com os procedimentos de auditoria aplicados. Estes objetivos podem ser assim resumidos: Certificar-se de que as operaes da Unicamp esto devidamente registradas e que apresentam corretamente as receitas e despesas do perodo coberto pela reviso; Certificar-se de que os investimentos demonstram sua correta utilizao no perodo coberto pela reviso; Certificar-se de que as contas do ativo e passivo apresentadas nas demonstraes financeiras demonstram razoavelmente a posio financeira da Unicamp, no incio e no fim de cada exerccio, ou em determinados perodos cobertos pela reviso; Certificar-se da adequao dos pagamentos e apropriaes dos principais custos incorridos pela Unicamp;

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Certificar-se do atendimento s contabilidade geralmente aceitos.

normas

e

princpios

de

Atravs da reviso dos procedimentos contbeis aplicados, o Auditor Interno poder emitir uma opinio sobre a validade dos nmeros que esto sendo objeto de reviso e considerar o impacto destes valores no conjunto dos seus exames.

b) Condies Externas Unicamp Este elemento dever considerar aquelas situaes ou condies de carter externo ou operativo, que possam afetar a rea de reviso e alterar o enfoque e objetivos bsicos de reviso a ser efetuada. O exame das condies externas, que afetam as operaes, pode dar ao Auditor Interno valiosas informaes e, conseqentemente, ajud-lo a preparar um Programa de Auditoria Interna mais adequado s circunstncias.

c) Controle da Organizao Uma reviso da estrutura organizacional, em seu conjunto, e o conhecimento das funes e responsabilidades bsicas das pessoas ligadas rea objeto de exame, proporcionaro ao Auditor Interno um melhor entendimento de como se processam e desenvolvem as atividades da Unicamp. tambm do interesse do Auditor Interno o controle interno sobre as funes das pessoas cujas decises determinam o curso das atividades da Unicamp e em especial da rea a examinar. Para avaliar os controles da organizao, o Auditor Interno deve: Obter os organogramas e fluxogramas relativos rea objeto de exame; Considerar as descries de funes para os diferentes cargos que existem dentro da organizao e da rea especfica a examinar; Considerar a existncia de manuais de procedimentos administrativos que descrevem os controles e atividades da rea a examinar. 15

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As concluses a respeito da adequao dos controles da organizao devem ser abordadas sob o aspecto profissional para que o Auditor Interno possa ter o conhecimento geral da organizao e conduzir satisfatoriamente a formulao dos Programas de Auditoria Interna.

d) Controles da Operao Os controles da organizao devem proporcionar ao Auditor Interno as condies bsicas para identificar as principais atividades relativas a controles das operaes. Este item leva o Auditor Interno a investigar os controles sobre as operaes que emanam da forma pela qual a Unicamp distribui responsabilidade e delega autoridade, o grau de responsabilidade dos indivduos que controlam as atividades e transaes muitas vezes a chave de operaes bem dirigidas e, portanto, bem controladas. e) Controle do Sistema de Informaes A qualidade do sistema de registro de dados e extrao de informaes deve permitir ao Auditor Interno avaliar o grau de controle sobre as operaes da Unicamp. Diretores e Coordenadores que recebem somente informaes resumidas no tm condies de identificar os problemas ou tendncias adversas em atividades especficas. Se os responsveis de cada rea tm informaes de sua rea, o Auditor Interno dever estender o alcance da Auditoria para localizar possveis problemas, desconhecidos pelos responsveis. f) Controles Internos Contbeis Este elemento identifica, de uma forma resumida, os procedimentos de controles que resultam de uma correta segregao de funes, e de controles adequados sobre o processamento das transaes. A confiabilidade sobre a exatido e veracidade das transaes registradas baseada num bom sistema de controles internos.

g) Princpios e Mtodos de Contabilidade 16

Uma reviso dos princpios e mtodos de contabilidade adotados na Unicamp deve ser objeto de avaliao por parte do Auditor Interno, que deve analisar a adequao e consistncia dos mesmos.

h) Anlise de Riscos Trata-se de identificar e analisar os riscos relevantes como base para determinar como estes riscos devem ser eliminados, minimizados ou compartilhados. Atravs da anlise de risco se consideram os aspectos internos e externos que podem afetar negativamente a habilidade da instituio em gerir, registrar, processar, resumir e prestar informaes sobre todos os seus processos.

2.2 Alternativas para Aplicao de Procedimentos em Programas de Auditoria Interna Cada exame revela circunstncias que requerem a adoo de maior ou menor grau de procedimentos que devem ser aplicados e a maneira em que devem ser utilizados. A determinao dos procedimentos e da extenso de aplicao dos mesmos depende de uma srie de fatores como: Existncia de variaes significativas na rea ou atividade a ser revista, cuja natureza e alcance possam afetar as atividades da Unicamp; Aplicao de diferentes procedimentos e controles internos entre as diversas atividades da Unicamp; Ocorrncia de mudanas nos procedimentos; Conhecimento prvio de problemas especficos.

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O Auditor Interno, para se satisfazer quanto ao alcance dos objetivos de auditoria, pode se decidir pela utilizao de vrias tcnicas e procedimentos que esto ao seu alcance, devendo considerar: O objetivo especfico do trabalho e o grau de confiabilidade e preciso necessria; 17

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A importncia do objetivo especfico em relao ao objetivo global, visando a formao de uma opinio adequada; As caractersticas e confiabilidade de comprovao que se obter na verificao de documentos (circulares externas, documentos externos, documentos internos, etc.); O custo que representa o esforo da Auditoria para obter a comprovao em relao ao valor envolvido ou atendimento aos objetivos da Auditoria.

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Estas consideraes no afetam somente a seleo dos procedimentos normais de Auditoria, como tambm as tcnicas que devem ser utilizadas. A flexibilidade na seleo e aplicao dos procedimentos e tcnicas de Auditoria, como tambm, a diversificao das operaes e atividades da Unicamp, so fundamentais para desenvolver um Programa de Auditoria Interna. 2.3 Planejamento A fase mais importante de qualquer exame a etapa inicial de planejamento. No existe outra fase do processo de Auditoria que afete mais o xito de um trabalho do que o tempo utilizado na verificao preliminar da atividade a ser examinada e planejamento do alcance global. A realizao de trabalho de Auditoria Interna, sem planejamento prvio e programa adequado, pode acarretar os seguintes inconvenientes: Esquecimento de reas importantes de anlise ou reconhecimento em ocasio em que no seja mais possvel ou econmica a sua verificao; Demora na identificao de problemas significativos que afetam o objetivo global do exame; No ter disponvel a equipe apropriada para o trabalho;

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Omitir a eliminao de procedimentos desnecessrios de auditoria em funo dos objetivos globais.

A questo crtica ao se planejar uma reviso de Auditoria a definio do volume de informaes necessrio para esse fim. Essa deciso depende 18

muito do conhecimento tcnico do auditor e do conhecimento especfico sobre a atividade a ser examinada. O planejamento deve se iniciar com a preparao do Plano Anual de Auditoria, onde so abordados: reas de exame e anlise prioritrias; Enfoque de rotao de nfase para determinados Programas de Auditoria; Determinao do alcance de Auditoria em determinadas reas ou Unidades da Unicamp; Previso de tempo para execuo dos trabalhos programados para o ano calendrio.

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2.4 Preparao dos Programas de Auditoria Interna Os programas de Auditoria devem ser elaborados de forma lgica e objetiva a fim de possibilitar ao auditor o desenvolvimento eficiente dos trabalhos de campo. Todo programa de trabalho deve ter as seguintes etapas: a) Familiarizao Conhecimento das normas gerais, controles, procedimentos e avaliao de risco da atividade da rea objeto de exame; Reviso de trabalhos e relatrios anteriores a fim de se obter um julgamento e enfoque adequados; Anlise do fluxograma da rea sob exame, com o objetivo de dar maior ou menor nfase em determinados procedimentos.

b) Seleo dos Testes Aps a tomada de conhecimento, o auditor dever decidir sobre a extenso dos testes a efetuar e proceder seleo de itens ou 19

operaes que sero objeto de exame especfico. A seleo pode ser feita por mtodos diversos como: Seleo por amostragem aleatria; Seleo por amostragem estatstica; Seleo por estratificao dos elementos.

O mtodo de seleo, o motivo da escolha e a cobertura dada pela seleo devem ser anotados nos papis de trabalho. c) Formalizao dos Itens Selecionados Os itens e atividades selecionados devem ser anotados nos papis de trabalho, com detalhes suficientes sua compreenso. Essa anotao deve ser feita de maneira clara e ordenada de modo a facilitar a execuo especfica dos testes e sua reviso. d) Estabelecimento de Testes e Procedimentos Especficos Nesta fase do Programa de Auditoria devem ser anotados, de maneira ordenada, procedimentos a serem executados em relao aos itens selecionados. Possveis detalhamentos de itens especficos devero ser objeto de programas distintos. (Por exemplo: num programa sobre compras de ativo imobilizado deve constar o item verificar se o fornecedor est cadastrado na Unicamp, sendo que outro programa tratar da adequao do cadastramento). Para determinados programas de auditoria poder ser utilizado o sistema de listas de verificao (check-lists). e) Abordagem Geral O Programa de Auditoria Interna, nesta parte, deve levar o auditor a verificar e anotar aspectos relativos a:

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Controles internos; Procedimentos administrativos e contbeis;

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Segregao de funes quanto a conflitos de interesses; Legislao vigente.

f) Concluso O Programa de Auditoria Interna dever sempre ser finalizado dirigindo o auditor a: Efetuar comentrios sobre o trabalho feito; Destacar os pontos de auditoria levantados, elaborando recomendaes especficas; Concluir sobre os resultados do trabalho feito; Evidenciar a reviso e atualizao do Programa.

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3. ESQUEMA DE AO PARA EXECUO DOS TRABALHOS 3.1 Determinao do Trabalho a Executar a) Anlise das Prioridades O Coordenador decidir, juntamente com o Supervisor e os demais Seniores, as prioridades bsicas para o desenvolvimento dos trabalhos de sua unidade, considerando: Cumprimento do Plano de Auditoria Interna; Natureza dos trabalhos especiais solicitados; Natureza dos estudos especiais solicitados.

importante ressaltar que o Plano Anual de Auditoria deve ser flexvel a fim de no anular a iniciativa do Auditor Interno, o qual dever avaliar, de acordo com o seu critrio, as ocasies em que deve efetuar seus trabalhos avaliando alteraes de prioridade com sua gerncia imediata b) Alocao dos Recursos Internos Decidido o trabalho a executar, o Supervisor distribuir os trabalhos entre os Seniores de Auditoria. Os Seniores, juntamente com o Supervisor, determinaro as equipes para cada trabalho e, tero como base, a disponibilidade do pessoal apresentada no Quadro de Auditores. c) Formalizao do Trabalho O Snior encarregado do trabalho preencher o formulrio Formalizao do Projeto (Anexo 5) que conter as informaes bsicas do trabalho a executar.

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3.2 Desenvolvimento do Trabalho em Campo O desenvolvimento do trabalho no campo incluir: a) Distribuio de tarefas O Snior encarregado do trabalho delegar a um Pleno as tarefas a serem executadas diretamente no campo, assumindo a responsabilidade e o controle geral do trabalho. O Pleno designado, que passa a ser o responsvel pela execuo do trabalho em campo, distribuir as tarefas para a equipe.

b) Comunicao do incio dos trabalhos rea auditada A Auditoria Interna dever comunicar formalmente com antecedncia de no mnimo 10 dias, ao gestor da rea auditada, a realizao dos trabalhos de auditoria previstos no plano anual, com detalhes de data, objetivo do trabalho, prazo previsto para realizao, equipe e informaes adicionais julgadas necessrias.

c) Preparao de Papis de Trabalho Os denominados Papis de Trabalho so elementos de suma importncia no campo da Auditoria e podemos defini-los com um conjunto sistemtico de informaes que o Auditor dever reunir de forma ordenada e clara durante o desenvolvimento do trabalho. Os papis de trabalho devem ser preparados para: Servir de base e suporte para a preparao do Relatrio de Auditoria Interna. Papis de trabalho bem estruturados facilitam a preparao do relatrio. O auditor pode desenvolver maneiras de conjugar a documentao do trabalho de campo com a preparao do relatrio, mantendo sempre em mente os objetivos de cada trabalho e o esquema do relatrio a ser apresentado. Isso permite manter o trabalho de campo na direo certa e abordando itens relevantes.

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Formalizar as informaes obtidas dos funcionrios das reas examinadas, instrues e diretrizes do trabalho, anlises de sistemas e procedimentos e exames de transaes. Ajudar o auditor a realizar seu exame de uma maneira ordenada, documentando o trabalho feito, indicando os pontos pendentes e dando razes para no realizar determinadas verificaes. Dar suporte adequado para as discusses com o pessoal das reas examinadas. Certas operaes ou atividades da Unidade auditada so complexas e, portanto, difceis de serem facilmente memorizadas. Regras e excees s regras podem ser muitas. Explicaes bem documentadas, fluxos e informaes exatas nos papis de trabalho, alm de um ndice que facilite a localizao imediata dos itens procurados, colocam o auditor em nvel de igualdade com o pessoal envolvido na operao do dia a dia, dando-lhe maior segurana para defender seus pontos de vista. Servir de base para o acompanhamento por parte do encarregado do trabalho e do Snior, assim como avaliar o andamento do trabalho. Os papis de trabalho, como evidncia de trabalho feito e por fazer, do melhor indicao da situao do trabalho do que simples explanaes orais, que facilmente se tornam genricas, distorcidas e superficiais. A reviso metdica de papis de trabalho por parte do Snior pode ser altamente benfica ao trabalho. Servir como base para avaliao tcnica do pessoal. O nvel de competncia do auditor pode ser avaliado pela maneira do mesmo documentar seu trabalho e a concluso sobre o mesmo. Servir como base e referncia para trabalhos subseqentes. Trabalhos de auditoria so normalmente repetidos ou tem um acompanhamento posterior. Papis de trabalho preparados de maneira correta tornam a repetio do trabalho mais fcil e econmica, evitando a extenso de certos testes e permitindo iniciar o trabalho num estgio mais avanado. Servir como material de treinamento interno para pessoal menos experiente.

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O auditor que elabora os papis de trabalho deve responsabilizar-se pela veracidade e exatido das informaes neles contidas, e para tal, dever emitir uma concluso sobre todos os pontos verificados durante o trabalho. Deve tambm zelar pela sua conservao e proteo, at o arquivamento final. Os papis de trabalho devem ter as seguintes caractersticas: Em todo papel de trabalho deve constar o nmero do trabalho, a data de preparao, o visto do responsvel pela sua preparao, os vistos do encarregado do trabalho e do Snior, evidenciando a reviso e o nmero seqencial da folha. Cada grupo de papis de trabalho, relativo a um determinado exame, deve ter numerao seqencial independente, iniciando na folha 1. A numerao dos papis de trabalho deve, sempre que possvel, seguir uma padronizao a ser estabelecida: Folha 1 - exclusiva para a concluso; Folhas 2 a 9 - para anotao de pontos de destaque a incluir no relatrio; Folhas 10 a 19 - para comentrios gerais; Folhas 20 a 29 - anotaes para desenvolvimento de recomendaes; Folhas 30 a 39 - itens selecionados, etc. A classificao dos papis deve seguir certa ordem de importncia, ou seja, primeiramente so apresentados os valores e informaes bsicas e, aps os mesmos, o detalhamento dos testes. Todos os valores e informaes repetidos em diferentes folhas dos papis de trabalho devem ser referenciados entre si, ou seja, ao lado de cada valor repetido anotado o nmero da outra folha onde esse valor tambm pode ser identificado. Os papis de trabalho devem apenas incluir informaes de interesse e anotaes adequadas para a identificao posterior de maiores detalhes, caso necessrio. Por exemplo, num exame de compras no devem, normalmente, ser anexadas cpias das notas fiscais examinadas, mas apenas anotadas informaes bsicas sobre as mesmas, assim como algumas informaes que permitam a localizao futura dessas notas fiscais. 25

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Todo grupo de papis de trabalho deve ser precedido de um ndice que identifique o agrupamento feito, assim como a localizao de testes especficos. Todos os papis de trabalho devem conter identificao dos ticks utilizados para apresentar testes especficos ou referncia ao item do Programa de Auditoria Interna utilizado.

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d) Utilizao de Fluxograma e Questionrios Ao incio de cada trabalho, dever ser elaborado ou revisado o fluxograma da rea sob exame, a fim de facilitar a identificao dos pontos-chave de controle, bem como permitir uma melhor visualizao do fluxo de operaes, servindo como base para a extenso e alcance dos testes a serem realizados, bem como para a formulao dos Programas de Auditoria Interna. O fluxograma ser elaborado com base em entrevista junto aos funcionrios das reas envolvidas. Para cada documento ser descrita apenas uma simbologia, mencionando a quantidade de vias emitidas ou existentes. A medida em que essas vias forem distribudas no fluxo, ser identificada na simbologia de direo do fluxo qual das vias est sendo remetida. A medida em que for sendo desenvolvido o fluxo, devero ser solicitados modelos da documentao utilizada para posterior arquivamento junto ao fluxograma. Com base no fluxograma desenvolvido, ser elaborado o questionrio de avaliao do sistema, e aplicado junto aos funcionrios envolvidos. As questes devem sempre prever uma resposta descritiva, admitindose as que tenham como resposta sim ou no, desde que acompanhadas de um comentrio ou justificativa para esta resposta. Para os itens cujas respostas identificam fraquezas de controle e que sero includos no relatrio de controle interno, dever ser mencionado o nmero do relatrio em que foram includos. e) Superviso

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Durante o desenvolvimento dos trabalhos de campo o Snior responsvel dever supervisionar diretamente o andamento dos trabalhos a fim de garantir, de maneira eficaz, a realizao do mesmo. Essa superviso deve ser orientada para os seguintes aspectos: Reviso peridica dos papis de trabalho; Colaborao na preparao dos papis de trabalho; Suporte tcnico ao pessoal de campo; Discusso de problemas encontrados, tanto com a equipe como com o pessoal da rea sob exame.

f) Reviso dos Papis de Trabalho Alm das revises peridicas, ao trmino de cada trabalho o Snior responsvel proceder a uma reviso completa dos papis de trabalho, compreendendo os seguintes pontos: Verificao do cumprimento do programa de trabalho delineado; Verificao do cumprimento dos aspectos formais dos papis de trabalho; Verificao da qualidade dos papis de trabalho de modo a serem atendidas todas as suas finalidades bsicas, principalmente quanto ao suporte para discusso e para elaborao do Relatrio de Auditoria Interna. Obteno de esclarecimentos e documentao adicionais considerados necessrios. Este item tratado atravs da preparao de uma folha de papel de trabalho especfica de pontos pendentes e que deve ser completada pelo encarregado do trabalho num prazo pr-determinado. Aps a reviso, o Snior dever formalizar a elaborao do Relatrio de Auditoria Interna, sob a forma de rascunho, para apreciao do Supervisor.

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3.3 Emisso de Relatrio a) Caractersticas Bsicas 27

O Relatrio de Auditoria Interna, que um meio de: Comunicao formal com as reas objeto de exame. Informao ao Diretor da Unidade auditada. Motivao para tomada de aes corretivas.

Deve ter as seguintes caractersticas bsicas: Preciso O Relatrio deve ser completo e escrupulosamente real. Cada frase, cada valor, cada referncia deve estar fundamentada em forte evidncia. A Auditoria Interna deve desenvolver sua reputao nos mais elevados graus de confiana. Clareza O princpio bsico para ser claro conhecer o suficiente sobre o assunto a relatar. Portanto, se o Auditor est em dvida sobre as observaes decorrentes de seu exame, deve estender o seu trabalho de campo e suas pesquisas. Somente aps um melhor conhecimento ter condies de escrever com maior objetividade e, portanto, com clareza. O relatrio, para ser claro, deve tambm ser redigido utilizando formas diretas de redao, sem excessivos floreios e explicaes (Ex.: A Contabilidade est a maior em R$ X em relao ao inventrio fsico do dia M, ao invs de: A tomada de inventrio fsico, realizado no dia M conforme programa estabelecido, acusou diversas diferenas que, valorizadas e comprovadas com o nmero constante na Contabilidade, mostraram existir uma falha no montante de R$ X). Frases curtas so sempre melhores de serem entendidas. Ponto bsico para clareza a ordenao das idias. Deve haver uma seqncia lgica nos fatos relatados, assim como um agrupamento adequado em relao a informaes diferentes sobre o mesmo assunto. Cada comentrio ou recomendao deve inicialmente destacar o fato principal e a recomendao. Posteriormente devem vir alguns detalhes necessrios para a compreenso, ou seja, uma explicao sobre a situao existente, suas vantagens e, posteriormente, as vantagens das 28

modificaes ou observaes feitas. importante notar que explicaes excessivas, principalmente quanto a aspectos tcnicos ou de relacionamento entre diversos valores e fatos, tornam o relatrio difcil de ser entendido. Finalmente conveniente lembrar que, em geral, os destinatrios finais do Relatrio de Auditoria Interna so pessoas com reas de atuao diferentes e, muitas vezes, completamente alheias ao campo da Auditoria Interna. Portanto, deve-se tomar cuidado quanto utilizao de termos tcnicos que podero dificultar o entendimento do relatrio. Sempre que possvel devem ser utilizados grficos e quadros demonstrativos, que normalmente so mais claros do que muitas pginas de dissertaes. Conciso Conciso significa excluir tudo que for suprfluo para o entendimento dos objetivos do relatrio. Devem, portanto, ser eliminadas idias, observaes, palavras, frases, pargrafos que no ajudam a dar suporte ao tema central, em foco, ou que sejam irrelevantes ou imateriais. Prazo adequado O Relatrio de Auditoria Interna deve provocar ao imediata para benefcio da Unidade e deve ter observaes e recomendaes sobre operaes e fatos atuais na Unidade. O relatrio deve, portanto, ser emitido no menor prazo de tempo possvel aps a complementao do trabalho. Excessiva demora na emisso pode tornar o relatrio obsoleto ou inadequado nas circunstncias devido dinmica das operaes da Unidade ou ainda, pode deixar de evitar a continuao de irregularidades na organizao. Para trabalhos de longa durao, conveniente a emisso de relatrios parciais, separando-os por fases ou reas especficas. Quando o auditor julgar que certa observao ou recomendao deve ser formalizada imediatamente, deve ser emitido um memorando ou correspondncia especfica, independente da emisso posterior do relatrio, ao qual se far referncia para posterior conhecimento de maiores detalhes. 29

Impessoal O Relatrio de Auditoria Interna deve ser impessoal tanto em relao s pessoas que executarem o exame como aquelas envolvidas com a rea examinada. O tratamento deve ser corts e objetivo, soando como voz da Auditoria Interna e no como voz especfica do Coordenador ou Supervisor, e no devem ser citadas pessoas das reas auditadas, mas apenas os cargos ou atividades. Nunca devem ser feitas acusaes diretas s pessoas. O relatrio deve se constituir em uma exposio de fatos descritos de maneira equilibrada, sem qualquer sentimento pessoal.

b) Contedo do Relatrio de Auditoria Interna Tanto para o leitor como para quem revisa um relatrio, importante a adoo de certa padronizao de contedo. O relatrio deve incluir e/ou considerar: Carta de Apresentao a carta pela qual o relatrio encaminhado e onde feito um sumrio informativo sobre: rea examinada, atividade especfica examinada, perodo em que foi feito o trabalho, tipo de trabalho desenvolvido, motivo do trabalho (cumprimento do Programa Anual de Auditoria ou solicitao especfica), referncia a relatrios sobre trabalhos anteriores nessa rea e observaes julgadas de interesse imediato. A carta deve normalmente ser dirigida ao executivo mximo na Unidade examinada, constando referncia distribuio das demais vias.

Objetivo Neste item devem ser descritos os objetivos do trabalho realizado, com detalhes suficientes que permitam ao leitor saber o que esperar do restante do relatrio, facilitando o entendimento. Escopo Este item importante para identificar as possveis limitaes do exame. Deve deixar bem claro quais foram as atividades ou reas examinadas, ou evidenciar as que no foram revistas e que poderiam ter sido em funo da correlao com o tipo de exame. 30

Dependendo do tipo de exame deve ser feita citao ao perodo de operaes coberto pelo exame ou, ainda, se o exame foi feito em base de testes seletivos, informando a percentagem coberta.

Opinio ou Concluso Este , sem dvida, o item do relatrio de maior interesse para o executivo responsvel pela rea examinada e para o Diretor da Unidade. Aqui a Auditoria Interna emite uma opinio profissional sobre as atividades examinadas. Esta opinio deve levar em considerao somente pontos relevantes e de interesse da Alta Administrao da Unicamp. Portanto, a Auditoria Interna poder concluir que determinada atividade examinada est sendo adequadamente executada, existindo controles internos adequados, mas, apesar disso, incluir no relatrio observaes e recomendaes que visam melhorar a eficincia ou sanar pequenas deficincias constatadas. Pontos de Auditoria Todas as concluses, opinies, observaes e recomendaes so originadas dos pontos de auditoria levantados. Os pontos so resultado de pesquisas e levantamentos e so, portanto, fruto do esforo do auditor. So os produtos diretos do trabalho de campo. Os pontos podem ser favorveis ou desfavorveis. Pontos favorveis devem ser citados sem muitos comentrios, porm os desfavorveis devem ser mais detalhados, a fim de se facilitar aes corretivas. Neste item devem ser feitos todos os comentrios e observaes decorrentes do trabalho.

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Recomendaes Como decorrncia dos pontos desfavorveis, ou mesmo visando melhorar aspectos favorveis, o auditor deve fazer recomendaes especficas, objetivas e claras. As recomendaes devem sempre destacar as suas vantagens e, quando considerado conveniente, citar as desvantagens da situao existente. c) Forma Do mesmo modo que o contedo, a forma do Relatrio de Auditoria Interna deve seguir uma padronizao e ter: Aparncia Profissional Sendo o Relatrio de Auditoria o meio formal de comunicao com as Unidades examinadas e, principalmente, o meio de venda de suas idias e recomendaes, importante uma boa apresentao, sem entretanto ser luxuosa. Capa A capa do Relatrio de Auditoria Interna deve ter o nmero de ordem do relatrio, o nmero de ordem do trabalho, o ttulo do trabalho, o setor responsvel pela rea examinada, e a data de emisso.

d) Elaborao A emisso do Relatrio de Auditoria Interna deve seguir os procedimentos descritos a seguir: O Auditor Pleno ou Jnior que desenvolveu o trabalho deve preparar um rascunho inicial do relatrio; O Snior responsvel pelo trabalho, aps revisar os papis de trabalho e esclarecer suas dvidas com o Pleno ou Jnior deve preparar o Relatrio de Auditoria Interna em sua forma final; O relatrio deve ento ser submetido ao Supervisor, que far as alteraes e correes que julgar conveniente em funo de sua reviso dos papis de trabalho e discusso com o Snior responsvel; 32

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Aps aprovao do relatrio pelo Supervisor, o mesmo deve ser apresentado ao Coordenador, o qual tomar conhecimento do mesmo, obter os esclarecimentos que considerar necessrios e providenciar a realizao de uma reunio com o responsvel ou responsveis pela rea examinada; O Relatrio de Auditoria Interna deve ento ser discutido com o responsvel ou responsveis pela rea examinada. Nessa reunio deve ser feita uma abordagem geral do relatrio e do trabalho feito, anotando-se os comentrios dos participantes; Aps a reunio e em funo dos comentrios e observaes decorrentes, o Relatrio de Auditoria Interna poder sofrer algumas alteraes e determinados comentrios dos responsveis pelas reas examinadas devero ser includos. Na carta de apresentao do relatrio deve ser feita meno realizao e aos resultados da mesma; Definido o contedo final do relatrio, este deve ser emitido e distribudo.

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e) Distribuio O Relatrio de Auditoria Interna ser normalmente emitido em quatro vias, com a distribuio a seguir: 1 via - Diretor da Unidade auditada 2 via Comisso de Auditoria Interna 3 via Reitor 4- via - Arquivo da AUDINT Dependendo das necessidades e circunstncias sero emitidas tantas vias do relatrio que se fizerem necessrias.

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