Manual de Auditoria

normas e procedimentos

Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro

Controladoria Geral do Municpio Subcontroladoria de Integrao de Controles

Auditoria Geral

MANUAL DE AUDITORIA

Normas e Procedimentos

RIO DE JANEIRO

Dezembro de 2013

LISTA DE SIGLAS

ADG Auditoria Geral

CAD Coordenadoria de Auditoria

CGM Controladoria Geral do Municpio

FINCON Sistema de Contabilidade e Execuo Oramentria

OM Oportunidade de Melhoria

OS Ordem de Servio

PCRJ Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro

PLA Assessoria de Planejamento

RAG Relatrio da Auditoria Geral

RIA Relatrio Interno de Auditoria

SUP Ncleo de Suporte

SUMRIO

APRESENTAO ............................................................................................. 8

Captulo I ........................................................................................................... 8

1 INTRODUO ............................................................................................. 8

1.1 O trabalho da Auditoria Geral ................................................................ 8

1.2 Uma pequena abordagem sobre Controles Internos ............................ 8

Captulo II ........................................................................................................ 10

2 TICA E CONDUTA DO AUDITOR ........................................................... 10

Captulo III ....................................................................................................... 12

3 PLANEJAMENTO DA AUDITORIA GERAL .............................................. 12

3.1 Escolha dos trabalhos ......................................................................... 12

3.2. Tipos de auditoria ............................................................................... 13

3.3 Definio dos objetivos gerais da auditoria ......................................... 14

3.4 Equipe de Auditoria ............................................................................. 14

3.5 Ordem de Servio ............................................................................... 14

3.6 Apresentao da Ordem de Servio ................................................... 15

3.7 Acompanhamento da Ordem de Servio ............................................ 15

Captulo IV ....................................................................................................... 16

4 PAPIS DE TRABALHO ............................................................................ 16

4.1 Conceito e contedo ........................................................................... 16

4.2 Propsitos ........................................................................................... 16

4.3 Atributos .............................................................................................. 16

4.4 Formato ............................................................................................... 17

4.5 Papis eletrnicos ............................................................................... 17

4.6 Tipos ................................................................................................... 18

4.7 Codificao ......................................................................................... 18

4.8 Referenciao ..................................................................................... 18

Captulo V ........................................................................................................ 20

5 PROCEDIMENTOS E TCNICAS DE AUDITORIA .................................. 20

5.1 Procedimentos de Auditoria ................................................................ 20

5.2 Tcnicas de auditoria .......................................................................... 20

5.3 Procedimentos analticos .................................................................... 22

Captulo VI ....................................................................................................... 24

6 MTODO DE COLETA DE DADOS .......................................................... 24

6.1. Entrevista ........................................................................................... 24

6.2. Questionrio ....................................................................................... 25

6.3. Formulrio .......................................................................................... 26

6.4 Vantagens e desvantagens ................................................................. 26

6.5 Aspectos a serem considerados ......................................................... 27

Captulo VII ...................................................................................................... 28

7 AMOSTRAGEM ......................................................................................... 28

7.1 Riscos ................................................................................................. 28

7.2 Amostragem probabilstica e no probabilstica .................................. 28

7.3 Tcnicas e exemplos de amostragens probabilsticas ........................ 29

Captulo VIII ..................................................................................................... 31

8 PLANEJAMENTO OPERACIONAL ........................................................... 31

8.1 Levantamento preliminar ..................................................................... 31

8.2 Matriz de Planejamento ....................................................................... 33

8.2.1 Questes de Auditoria .................................................................. 33

8.2.2 Informaes requeridas e fontes .................................................. 34

8.2.3 Mtodo de coleta de dados........................................................... 34

8.3 Delimitao do escopo dos trabalhos.................................................. 35

8.3.1 Estabelecimento do risco de auditoria .......................................... 35

8.3.2 Definio do escopo ..................................................................... 36

8.3.3 Definio do erro aceitvel ........................................................... 37

8.4 Programa de Auditoria ........................................................................ 38

Captulo IX ....................................................................................................... 40

9 EXECUO DE AUDITORIAS .................................................................. 40

9.1 Obteno de evidncias ...................................................................... 40

9.2 Pastas de trabalho .............................................................................. 40

9.2.1 Pastas correntes ........................................................................... 41

9.2.2 Pastas permanentes ..................................................................... 41

9.3 Resultado do trabalho ......................................................................... 41

9.4 Reunio de encerramento do trabalho em campo .............................. 42

Captulo X ........................................................................................................ 43

10 RELATRIO DE AUDITORIA .................................................................. 43

10.1 Conceito ............................................................................................ 43

10.2 Atributos ............................................................................................ 43

10.3 Formatao do texto ......................................................................... 44

10.4 Estrutura (Seo) do relatrio ........................................................... 45

10.4.1 Capa ........................................................................................... 46

10.4.2 Distribuio ................................................................................. 47

10.4.3 Auditores..................................................................................... 48

10.4.4 Sumrio ...................................................................................... 49

10.4.5 Objetivo ...................................................................................... 50

10.4.6 Escopo e metodologia ................................................................ 50

10.4.7 Informaes e anlises ............................................................... 51

10.4.8 Fragilidade .................................................................................. 55

10.4.9 Oportunidade de melhoria .......................................................... 57

10.4.10 Consideraes finais ................................................................ 57

10.4.11 Parecer ..................................................................................... 57

10.4.12 Apndice X Anexo .................................................................... 59

10.5 Sigilo ................................................................................................. 59

10.6 Comunicao dos resultados ............................................................ 60

10.6.1 Reunio de encerramento do trabalho em campo ...................... 60

10.6.2 Reunio de discusso da Minuta do Relatrio............................ 60

10.7 Emisso do relatrio .......................................................................... 60

Captulo XI ....................................................................................................... 61

11 REVISO ................................................................................................. 61

11.1 Gerenciamento .................................................................................. 61

11.2 Coordenao ..................................................................................... 62

11.3 Aprovao ......................................................................................... 62

Captulo XII ...................................................................................................... 63

12 MONITORAMENTO ................................................................................. 63

12.1 Plano de Ao ................................................................................... 63

12.2 Follow-up ........................................................................................... 63

BIBLIOGRAFIA ............................................................................................... 65

APNDICES:

Apndice I Ordem de Servio

Apndice II Formulrio de acompanhamento de OS

Apndice III Papel de trabalho

Apndice IV Tabela de nmeros aleatrios

Apndice V Roteiro de planejamento

Apndice VI Resumo de contrato

Apndice VII Matriz de planejamento

Apndice VIII Programa de auditoria

Apndice VIX ndice da pasta de trabalho

Apndice X Sumrio das fragilidades

Apndice XI Sumrio de respostas

Apndice XII Modelo de Relatrio de Auditoria

Apndice XIII Ata de reunio de discusso da minuta do Relatrio

Apndice XIV Formulrio de reviso

Apndice XV Formulrio de Plano de Ao

Apndice XVI Formulrio de Follow-up

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APRESENTAO

A Controladoria Geral do Municpio - CGM, em seu Plano Estratgico 2013-2016, definiu como um de seus objetivos o aprimoramento dos seus atuais servios prestados municipalidade e, como uma de suas aes estabelecidas para dar cumprimento a esse propsito, confiou Auditoria Geral a tarefa de elaborar manuais de auditoria.

Este manual foi construdo, portanto, com o intuito de apresentar

conceitos e sistematizar prticas a serem observadas pelos servidores lotados na Auditoria Geral e, com isso, instrumentalizar a execuo das auditorias, de modo a atingir plenamente a misso institucional da CGM.

Para sua concepo, foram realizadas vrias discusses tcnicas,

das quais participaram gerentes e coordenadores das Coordenadorias de Auditorias CADs, a fim de que houvesse uma uniformizao de entendimentos e o aproveitamento de conhecimentos e experincias de cada um dos participantes.

Serviram como referencial terico a literatura especializada e,

principalmente, as experincias descritas em manuais de organismos de auditoria e controle, tais como o Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro TCE-RJ, a Coordenadoria de Auditoria Interna da Companhia Nacional de Abastecimento Conab, a Controladoria-Geral do Estado de Minas Gerais, e, em especial, o Tribunal de Contas do Distrito Federal.

Por mais abrangente que seja, este documento no pretende

esgotar todos os assuntos relativos auditoria, visto que h inmeras variantes relacionadas s entidades e objetos auditados. A inteno , acima de tudo, dar incio padronizao e ao aperfeioamento dos procedimentos adotados pelo corpo tcnico da Auditoria Geral.

A atualizao do contedo deste Manual ocorrer sempre que

preciso, buscando o aprimoramento constante das prticas da Auditoria Geral, e, para tal, ser imprescindvel a contribuio de todo o corpo tcnico.

Rio de Janeiro, 14 de agosto de 2013.

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Captulo I

1 INTRODUO

1.1 O trabalho da Auditoria Geral

O trabalho realizado pela Auditoria Geral ADG pode ser definido, em linhas gerais, como um conjunto de tcnicas empregadas com o objetivo de avaliar, por meio de uma amostra, a gesto dos rgos da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro PCRJ, confrontando seus processos de trabalho e resultados gerenciais com referncias tcnicas e normativas.

As atividades desempenhadas pela equipe da ADG concentram-se essencialmente na anlise da aplicao dos recursos pblicos.

No exerccio de sua misso, a Auditoria Geral tem como propsitos:

a) ser um importante componente de controle dos rgos e entidades municipais na busca da otimizao dos recursos, atuando para corrigir, de preferncia preventivamente, os desperdcios, as impropriedades, disfunes, a negligncia e a omisso, de forma a assistir a Municipalidade na consecuo de seus objetivos estratgicos;

b) a adequao dos controles internos administrativos exercidos nas diversas atividades e processos de trabalho realizados pela PCRJ, proporcionando uma razovel garantia de que tais processos funcionam de acordo com o planejado; e

c) fortalecer a gesto e racionalizar as aes de controle no Municpio, e prestar apoio ao Tribunal de Contas do Municpio do Rio de Janeiro, rgo de Controle Externo do Poder Executivo Municipal.

1.2 Uma pequena abordagem sobre Controles Internos

Embora o objetivo principal deste manual seja o de registrar o mtodo de trabalho da ADG, no se pode falar em auditoria sem antes fazer referncia ao que seja controle interno.

Controle interno deve ser entendido como qualquer ao, mtodo ou procedimento adotado por uma organizao, compreendendo tanto a alta administrao como os nveis gerenciais apropriados, relacionado com a eficincia operacional e obedincia s diretrizes estratgicas, visando aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas sejam atingidos.

Toda ao adotada pelo gestor no intuito de reforar a possibilidade de que as metas e os objetivos estabelecidos sejam alcanados configura-se como um controle interno.

Os controles internos podem ser:

a) preventivos: buscam evitar que fatos indesejveis ocorram;

b) detectivos: para detectar e corrigir fatos indesejveis j ocorridos; e

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c) diretivos: para provocar ou encorajar a ocorrncia de um fato desejvel.

Em linhas gerais, so objetivos dos controles internos:

a) salvaguardar os ativos de prejuzos decorrentes de fraudes ou de erros no intencionais;

b) antecipar-se, preventivamente, ao cometimento de erros, desperdcios, abusos, prticas antieconmicas e fraudes;

c) assegurar a validade e integridade dos dados financeiros e contbeis que sero utilizados pela gerncia para a tomada de decises;

d) incrementar a eficincia operacional e promover a obedincia s normas internas;

e) assegurar aderncia s diretrizes estratgicas, planos, normas e procedimentos do rgo; e

f) propiciar informaes oportunas e confiveis, inclusive de carter administrativo/operacional, sobre os resultados e efeitos atingidos.

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Captulo II

2 TICA E CONDUTA DO AUDITOR

Para efeito deste manual define-se o auditor como o servidor alocado nos trabalhos tcnicos da Auditoria Geral.

Como servidor pblico municipal, o auditor est sujeito s normas descritas no Estatuto dos Funcionrios Pblicos do Poder Executivo do Municpio do Rio de Janeiro Lei n 94 de 14/03/1979 e no Cdigo de tica Profissional Decreto n 13.319 de 20/10/1994.

Alm disso, no exerccio de suas funes de controle, o auditor dever proceder de acordo com as seguintes posturas:

a) manter atitude de independncia em relao unidade auditada;

b) manter atitude de serenidade e comportar-se de maneira compatvel com o exerccio da funo pblica;

c) manter atitude de imparcialidade, de modo a no distorcer os objetivos de seus trabalhos, abstendo-se de emitir opinio1 preconcebida ou tendenciosa, induzida por convices polticas ou de qualquer outra natureza;

d) guardar sigilo sobre dados e informaes de natureza confidencial, cuja divulgao possa comprometer a imagem de pessoas e/ou os resultados dos trabalhos realizados;

e) zelar para que pessoas no autorizadas no tenham acesso aos papis de trabalho nos quais so registradas as informaes referentes a trabalhos de auditoria;

f) buscar permanente aprimoramento profissional, mantendo-se atualizado quanto a novas tcnicas e instrumentos de trabalho relativos sua rea de atuao;

g) possuir conhecimento da finalidade, extenso e profundidade do trabalho a realizar;

h) esclarecer, sempre que possvel, todas as dvidas durante a realizao da auditoria e, se necessrio, solicitar documentao adicional, informao complementar ou entrar em contato com sua respectiva Coordenadoria;

i) ser corts com o auditado, sem, contudo, abrir mo das prerrogativas da funo;

j) recusar favores ou concesses das pessoas pertencentes direta ou indiretamente aos rgos ou entidades;

k) emitir opinies sobre documentos ou situaes examinadas, apoiando-se em fatos e evidncias que permitam o convencimento razovel da realidade ou a veracidade dos fatos;

l) estar sempre identificado com o uso do crach; e

1 As concluses de um auditor como resultado do seu trabalho de auditoria.

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m) vestir-se de maneira adequada funo de auditor (deve evitar o uso de bermudas2, camisetas e tnis).

2 Mesmo durante a vigncia de Decreto Municipal que permite o uso de bermuda nas reparties pblicas.

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Captulo III

3 PLANEJAMENTO DA AUDITORIA GERAL

3.1 Escolha dos trabalhos

A escolha dos trabalhos a serem realizados pela ADG feita pela assessoria do Auditor Geral, denominada para fins desse Manual de Auditoria de Assessoria de Planejamento PLA, cujo mtodo est descrito no Manual de Planejamento de Auditorias RIA 004/2011. As principais diretrizes utilizadas na elaborao desse Manual foram: Portaria da Auditoria Geral CG/ADG n 056, de 30 de dezembro de 2004, que instituiu o Plano Anual de Auditoria, e o volume Planejamento Estratgico em Auditoria - Auditoria Baseada em Risco, publicado no mesmo ano.

O planejamento formalizado no Plano Anual de Auditorias que integra os exames a serem realizados na Administrao Direta e Indireta.

No processo de planejamento so considerados os aspectos apresentados a seguir.

a) reas prioritrias: a realizao dos exames de auditoria no mbito da Prefeitura definida atravs da conjugao de fatores de risco que possibilitem a comparabilidade entre as reas auditveis, considerando duas perspectivas:

Perspectiva Geral, materializada na Matriz de Risco Geral que define as reas estrategicamente prioritrias no contexto global da Prefeitura, conforme metodologia prpria; e

Perspectiva Setorial, por meio da Matriz de Risco Setorial ou anlises que definam as reas prioritrias no contexto de cada rgo ou entidade municipal. A PLA mantm controles que permitem a avaliao dos principais projetos e atividades das unidades e, ainda, a classificao dos contratos, de forma a garantir a evidenciao dos critrios de escolha.

b) Solicitaes: as auditorias podem resultar de solicitaes recebidas, por parte:

do Prefeito;

do Controlador Geral;

dos titulares das secretarias e entidades da administrao municipal;

dos conselhos fiscais, curadores e de administrao; e

dos cidados/sociedade, atravs do sistema de informaes e demais canais da PCRJ.

Caber a ADG a avaliao da relevncia, da oportunidade e do impacto da solicitao na execuo do Plano Anual de Auditoria, mediante a aprovao ao Controlador Geral.

c) Demandas Legais: os trabalhos de auditoria podem ser resultantes de demandas legais, as denominadas auditorias mandatrias.

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O planejamento est sujeito a reavaliaes peridicas em funo de mudanas nas atividades dos rgos e entidades municipais ou, ainda, em decorrncia de novas contrataes pelas unidades auditveis, visando assegurar que sejam realizados os exames mais relevantes.

Uma vez elaborado, o Plano Anual de Auditoria e suas possveis revises so submetidos aprovao do Auditor Geral e do Controlador Geral do Municpio.

3.2. Tipos de auditoria

A PLA, ao escolher um trabalho, define que tipo de anlise ser realizada. Nesse caso a auditoria ser classificada de acordo com o objetivo a que se prope. Podem ser adotados os seguintes modelos de auditoria:

a) Auditoria de Certificao: tem como objetivo avaliar as prestaes de contas do Prefeito, dos ordenadores de despesa, dos arrecadadores de receita, dos responsveis pela guarda de bens materiais e das tomadas de contas especiais para fins de certificao por parte do Controle Interno, com intuito de subsidiar o julgamento das contas pelo Tribunal de Contas do Municpio, rgo de Controle Externo;

b) Auditoria de Prestao de Contas: tem como finalidade avaliar as prestaes de contas de contratos, convnios, subvenes ou qualquer outro termo que preveja a prestao de contas;

c) Auditoria de Conformidade: avalia o objeto auditado do ponto de vista da norma legal; por exemplo, avaliao da legalidade de uma contratao ou liquidao da despesa ou do atendimento Lei de Responsabilidade Fiscal;

d) Auditoria Operacional: tem como objetivo avaliar a execuo de contratos e convnios, acordos de resultados, atividades, projetos, programas e aes governamentais; a mais ampla e muitas vezes, durante a sua execuo, utiliza-se as anlises prprias dos outros tipos de auditoria;

e) Auditoria de Pessoal/folha de pagamento: verifica a consistncia e legalidade das informaes utilizadas para fins de pagamento aos servidores municipais e os controles adotados pelas Gerencias de Pessoal, ou setores similares, de forma a garantir a adequao dos pagamentos e o cumprimento de todas as obrigaes trabalhistas principais e acessrias;

f) Auditoria de Sistemas: verifica a segurana da informao e as regras de negcio dos sistemas informatizados que suportam as operaes das entidades da administrao direta e indireta, tomando por base a Poltica de Segurana da Informao estabelecida para a PCRJ;

g) Auditoria de Receita: tem como objetivo verificar os controles e sistemas utilizados no registro e arrecadao da receita e tambm as normas legais tanto para o seu registro quanto para a sua renncia; e

h) Auditoria Contbil: tem a finalidade de verificar a adequao das demonstraes contbeis das entidades da administrao indireta.

Existem ainda classificaes adicionais, em subcategorias, que pretendem detalhar o objetivo do trabalho, como por exemplo, na categoria de Auditoria de Certificao temos: Ordenador, Arrecadador e Almoxarifado.

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3.3 Definio dos objetivos gerais da auditoria

A PLA, em conjunto com as Coordenadorias, responsvel por determinar o objetivo geral do trabalho, tornando claro equipe encarregada de sua execuo os motivos de ordem tcnica que levaram a abertura da auditoria. Dessa forma, a equipe entender melhor as questes que devam ser respondidas ao final do trabalho.

Os seguintes aspectos devem ser considerados na determinao do objetivo geral:

a) a significncia do trabalho, a relevncia da entidade ou programa;

b) as mudanas de condies nas entidades ou programas; e

c) os destinatrios do relatrio (o auditado, o secretario a qual a entidade est ligada, o Controlador Geral e o Prefeito, quando a auditoria tenha sido solicitada por ele).

O estabelecimento do objetivo geral da auditoria deve nortear os trabalhos de levantamento preliminar, desdobrando-se, ao longo da auditoria, em um conjunto de objetivos especficos a serem alcanados pela equipe.

3.4 Equipe de Auditoria

A indicao de servidores para o trabalho de auditoria deve ser feita pela PLA, que decidir acerca do nmero de elementos que iro compor a equipe. Esse quantitativo de auditoria pode variar em funo da extenso e da especificidade dos trabalhos que sero realizados, buscando sempre a otimizao na utilizao dos recursos humanos.

A designao da equipe de auditoria, do gerente e do coordenador feita, formal e nominalmente, pela PLA mediante emisso de Ordem de Servio.

3.5 Ordem de Servio

A Ordem de Servio OS o documento, emitido pela PLA e assinado pelo Auditor Geral, que credencia a equipe para a realizao do trabalho, conforme modelo apresentado no Apndice I.

A Ordem de servio deve conter as seguintes informaes:

a) o nome do rgo/entidade que ser auditado;

b) o objetivo geral do trabalho;

c) a equipe de auditores;

d) o prazo previsto para a realizao (engloba o prazo do trabalho de campo, findo com a entrega ao gerente da Minuta do Relatrio e pasta de trabalho);

e) o nome do gerente que supervisionar o trabalho; e

f) o nome do coordenador.

A Ordem de Servio emitida em ordem sequencial e pode ser de dois tipos:

a) OS de planejamento: deve ser emitida com objetivo global definido pela PLA, constituindo a base para a equipe iniciar os trabalhos de planejamento da auditoria. Exemplo: OS.001.0.P/2013; e

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b) OS de execuo: emitida aps a concluso do planejamento, podendo ter objetivo mais detalhado do que o descrito na OS.P. Quando no for necessria a emisso da OS.P, ser emitida diretamente a OS.E. Exemplo: OS.001.0.E/2013.

Quando necessrio, emiti-se uma OS complementar, contendo a mesma numerao, acrescida de um nmero sequencial. A complementao normalmente utilizada quando preciso incluir mais tcnicos Ordem de Servio. Exemplo: OS.001.1.E/2013.

3.6 Apresentao da Ordem de Servio

Ao iniciar o trabalho, a equipe de auditoria deve apresentar a Ordem de Servio de Planejamento (OS.P), prioritariamente, ao responsvel pelo rgo, Secretrio/ Presidente, ou a quem ele designar. Neste momento, a equipe expe resumidamente o objeto geral da auditoria e solicita o auxlio do gestor na obteno das informaes necessrias ao bom andamento do trabalho.

A Ordem de Servio de Execuo deve ser apresentada ao rgo/entidade auditado nos mesmos moldes da apresentao da Ordem de Servio de Planejamento. Agora, a equipe de auditoria deve informar ao gestor o objetivo do trabalho, ou seja, o que as questes de auditoria permitiram conluir.

A equipe de auditoria deve preservar o sigilo de eventuais denncias a serem investigadas em campo e de outras informaes que possam prejudicar o resultado da auditoria.

3.7 Acompanhamento da Ordem de Servio

No momento da emisso de uma Ordem de Servio, criado um arquivo dentro do diretrio de cada CAD com o nmero da OS, no qual deve ser informado o andamento do trabalho. As informaes inseridas neste arquivo servem de base para o preenchimento do Formulrio de Acompanhamento de OS (Apndice II) e emisso de outros relatrios.

Alm de servir como acompanhamento do trabalho, o referido formulrio deve capear o RAG em todas as suas fases de reviso.

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Captulo IV

4 PAPIS DE TRABALHO

4.1 Conceito e contedo

Papis de trabalho so os documentos que constituem o suporte de todo o trabalho desenvolvido pelo auditor.

Devem ser registradas nos papis de trabalho as informaes relativas ao planejamento da auditoria e aos testes e procedimentos aplicados. Deve ser includo tambm o juzo da equipe de auditoria acerca de todas as questes significativas, juntamente com a concluso a que chegou.

Os papis de trabalho no podem ser confundidos como simples cpias de documentos. necessrio que sobre as cpias existam observaes, anotaes, demonstraes, vistos e o que mais couber para sua correlao com o relatrio e pronta localizao nos arquivos.

4.2 Propsitos

Os papis de trabalho so reunidos em pasta de trabalho com objetivo de:

a) confirmar e fundamentar as opinies e relatrios do auditor;

b) documentar o processo de auditoria, em especial as evidncias;

c) facilitar o registro das anlises realizadas;

d) facilitar a elaborao do relatrio de auditoria;

e) explicar, em detalhes, fatos e opinies;

f) permitir a coordenao, a organizao e a superviso do trabalho de auditoria;

g) permitir o registro histrico dos mtodos adotados; e

h) servir de guia para auditorias subsequentes.

4.3 Atributos

Na elaborao dos papis de trabalho, o auditor deve considerar as seguintes regras:

a) preciso: devem ser elaborados com extremo rigor tcnico; no podem conter informaes imprecisas e inadequadas;

b) conciso: devem transmitir o mximo de informaes com o mnimo de palavras e serem escritos de forma a facilitar a redao do Relatrio de Auditoria;

c) objetividade: devem ser claros e objetivos, de forma que deles se depreenda o objetivo dos exames e o que efetivamente foi realizado; devem conter o que relevante e suficiente para transmitir a ideia;

d) limpeza: devem ser limpos para no prejudicar a sua compreenso, no conter emendas, rasuras ou entrelinhas, de modo a garantir sua confiabilidade e qualidade esttica;

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e) estruturao lgica: devem refletir a lgica do raciocnio e respeitar a sequencia natural dos fatos em face do objetivo a ser atingido; e

f) completude: devem conter todas as informaes necessrias para fundamentar a opinio do auditor, ou seja, devem ser completos por si s. Os papis de trabalho devem ser suficientemente detalhados para permitir a um auditor experiente, sem prvio envolvimento na auditoria, utilizar, posteriormente, o trabalho realizado para fundamentar suas concluses.

4.4 Formato

Os papis de trabalho possuem as seguintes caractersticas:

a) devem ser providos de:

cabealho

PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO CONTROLADORIA GERAL DO MUNICPIO SUBCONTROLADORIA DE INTEGRAO DE CONTROLES AUDITORIA GERAL

identificao do rgo ou entidade;

identificao do processo, rea ou atividade objeto da auditoria;

objetivo, com a descrio sucinta do teste realizado; e

referncia (cdigo/ nome).

b) devem conter no rodap a identificao do executor e do revisor e a data de preenchimento;

c) devem ser organizados por assunto, tipo ou tpico;

d) devem ser preenchidos a lpis, quando no forem feitos em computador, e referenciados em vermelho;

e) as fontes dos dados apresentados devem ser mencionadas;

f) os documentos analisados e as pessoas entrevistadas devem ser mencionados, sempre que as informaes contidas forem baseadas em anlise de documentos ou entrevistas;

g) devem possuir notas explicativas com esclarecimentos sobre o seu contedo, sempre que necessrio;

h) devem conter a concluso qual o auditor chegou ao realizar o teste, escrita de forma a auxiliar e facilitar a redao do Relatrio de Auditoria; e

i) devem tambm ser elaborados de forma que sua dobradura (quando for o caso) facilite seu manuseio.

4.5 Papis eletrnicos

Os papis de trabalho mantidos em arquivos magnticos devero ser nomeados com a referncia do papel e sua descrio; armazenados em pastas eletrnicas com o nome da Ordem de Servio, o rgo e descrio resumida do objeto do trabalho. Neste caso os espaos em branco sero preenchidos com um underline ( _ ). Devero, ainda, ser criadas subpastas

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para cada fase do trabalho, ou seja, uma para o Planejamento e outra para a Execuo.

4.6 Tipos

a) folha mestra: registra o resumo ou a sntese do trabalho realizado em determinada rea (assunto sob exame); e

b) folhas subsidirias: registram desdobramentos e detalhes da matria objeto da folha mestra. Sua elaborao somente se justifica quando houver necessidade de desenvolver item/informaes contidas na folha mestra.

4.7 Codificao

Alm de serem codificadas pelo ttulo, as folhas mestras e subsidirias so identificadas por meio de cdigo alfabtico ou alfanumrico, sempre com letras maisculas. Para as folhas subsidirias, deve-se usar o cdigo da respectiva folha mestra ou subsidiria de nvel imediatamente superior, seguido de nmero na ordem sequencial, conforme exemplo a seguir.

folha mestra: A

folhas subsidirias de nvel 1: A1 A2

folhas subsidirias de nvel 2, desdobramentos de A1.1 A1.2 A2.1 A2.2

4.8 Referenciao

As referncias cruzadas permitem adequada vinculao dos papis de trabalho de uma mesma rea ou de reas diferentes que tenham influncia recproca. Podem ser:

a) externas: feitas entre papis de trabalho distintos, por meio da indicao do cdigo do papel de referncia, de modo que em todos os papis

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envolvidos seja mencionado o cdigo dos demais correlacionados com a referncia; e

b) internas: feitas dentro de um mesmo papel de trabalho, ainda que em folhas distintas. Devem ser feitas com letras minsculas.

Todas as referncias, sejam internas ou externas, devem ser feitas em vermelho.

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Captulo V

5 PROCEDIMENTOS E TCNICAS DE AUDITORIA

5.1 Procedimentos de Auditoria

Os procedimentos de auditoria consistem em um conjunto de tarefas executadas pela equipe de auditoria que permitem a formao de opinio fundamentada sobre o assunto auditado. Os procedimentos devem observar os seguintes aspectos:

a) ser elaborados especificamente para atender a uma ou mais questes de auditoria;

b) ser expressos de forma lgica e ordenada;

c) especificar como os testes devem ser executados, identificando o documento, o registro administrativo ou financeiro, a funo ou o controle a ser examinado (procedimento preparatrio); e

d) indicar a extenso planejada.

Os testes que caracterizam os procedimentos de auditoria so classificados em duas espcies:

a) testes de observncia: so aqueles destinados a obter razovel segurana de que os controles internos esto funcionando adequadamente; tambm conhecido como testes de aderncia ou de conformidade; e

b) testes substantivos: so os exames que visam obteno de evidncias quanto suficincia, exatido e validao dos dados produzidos pelos sistemas administrativos.

5.2 Tcnicas de auditoria

Tcnicas de Auditoria so um conjunto de processos e ferramentas utilizadas pelo controle para a obteno de evidncias, as quais devem ser suficientes, adequadas, relevantes e teis para concluso dos trabalhos. Algumas dessas tcnicas so descritas a seguir.

a) Exame (inspeo) fsico: exame usado para testar a efetividade dos controles internos administrativos, particularmente daqueles relativos segurana de quantidades fsicas ou qualidade de bens tangveis. Por exemplo: contagem de estoques, constatao da existncia de determinada obra, medio de obra;

b) Confirmao externa (ou de terceiros) ou Circularizao: obteno de declarao formal e isenta de pessoa independente e estranha ao rgo ou entidade objeto de auditoria. Por exemplo: solicitao de saldo de conta bancria, confirmao de bens em poder de terceiros. O pedido de confirmao feito pela equipe de auditoria ao titular do rgo ou entidade auditada, o qual solicita ao destinatrio, em papel timbrado, a remessa dos dados para os auditores. O pedido de confirmao pode ser positivo ou negativo;

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negativo, quando a falta de resposta tida como confirmao. Este procedimento pouco usado em funo do risco envolvido.

positivo, quando necessria resposta da pessoa de quem se quer obter confirmao formal, sendo o mais utilizado. Esse pode ser:

1. branco: quando no constam valores, e

2. preto: quando solicitada a confirmao de saldos e valores em determinada data.

c) Exame de documentos: comprovao por meio de documentos, da autenticidade de atos e fatos de interesse da auditoria. Por exemplo: exame de notas fiscais, exame dos termos de contrato devidamente assinados. Quem procede ao exame dos documentos originais deve atentar para:

autenticidade: comprovao de que o documento autntico e, portanto, merece f;

normalidade: constatao de que o documento se refere a ato compatvel com a atividade do rgo ou entidade;

aprovao: verificao se o documento foi assinado ou aprovado por servidor competente; e

registro: verificao se o registro da ao da qual resultou o documento foi feito de modo adequado e lanado contabilmente, quando for o caso.

d) Exame da escriturao: constatao da veracidade das informaes registradas nos sistemas corporativos. Por exemplo: verificao de despesas de viagens, conciliao de saldos em contas bancrias, registro da despesa no Sistema de Contabilidade e Execuo Oramentria FINCON;

e) Conferncia de clculos: verificao se as operaes matemticas esto corretas. Por exemplo: clculo de juros, clculo de proventos de aposentadoria, clculo do preo total de etapa de obra com base em preo unitrio;

f) Entrevista: investigao por meio de perguntas e respostas. Devem-se evitar questionamentos desnecessrios. recomendvel que o auditor busque previamente informaes sobre o objeto/rgo auditado;

g) Exame dos registros auxiliares: tcnica por meio da qual se verifica a fidedignidade dos registros principais por meio do exame dos registros auxiliares que so suporte queles. Por exemplo: exame de o registro auxiliar de estoques ou dos registros de tombamento de bens patrimoniais;

h) Correlao das informaes obtidas: constatao do relacionamento harmnico das informaes obtidas. Cotejamento de informaes obtidas de fontes independentes, autnomas e distintas. Essa tcnica procura a consistncia mtua entre diferentes amostras de evidncia;

i) Observao: exame visual que pode revelar erros e problemas. Depende de argcia, conhecimentos e experincia de quem realiza a auditoria. Por exemplo: observao de itens obsoletos durante a contagem de estoque;

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j) Amostragem3: processo de coleta de informao sobre o todo (universo) mediante exame de parte (amostra representativa) definida de forma imparcial e aleatria; e

k) Corte das operaes (cut-off): representa a fotografia do momento chave de um processo, o corte interruptivo das operaes ou transaes para apurar, de forma seccionada, a dinmica de um procedimento. Representa a fotografia do momento chave de um processo.

5.3 Procedimentos analticos

Os procedimentos analticos propiciam ao auditor um meio eficiente e efetivo de fazer uma avaliao da informao recolhida numa auditoria. A avaliao resulta da comparao dessa informao com parmetros esperados pelo auditor. Os procedimentos analticos de auditoria so teis, por exemplo, na identificao de:

a) diferenas no esperadas;

b) ausncia de diferenas quando esperadas;

c) erros potenciais;

d) impropriedades potenciais ou atos no aderentes aos normativos internos; e

e) outras transaes/fatos no recorrentes ou no usuais.

Os procedimentos analticos adotados pelo auditor podem incluir:

a) comparao de informaes do perodo corrente com outras similares de perodos anteriores;

b) comparao de informaes do perodo corrente com oramentos ou previses;

c) estudo de relaes entre informaes financeiras e no financeiras (por exemplo, custos com pessoal com alteraes no nmero mdio de empregados);

d) comparao entre informaes similares de unidades organizacionais; e

e) comparao de informaes com outras de segmentos econmicos nos quais a entidade opera.

Os procedimentos analticos de auditoria auxiliam na identificao de condies que possam necessitar de testes complementares. Os auditores devem considerar as seguintes circunstncias para avaliar em que medida utilizaro os procedimentos analticos de auditoria:

a) a importncia da rea a ser examinada;

b) a adequao dos controles internos administrativos;

c) a disponibilidade e a confiana das informaes financeiras e no financeiras;

d) se preciso do resultado dos procedimentos analticos atende aos objetivos previstos; e

3 Vide NBC T especfica sobre o tema.

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e) a extenso de outros procedimentos de trabalhos de auditoria j realizados, guisa de suporte para os resultados desta auditoria.

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Captulo VI

6 MTODO DE COLETA DE DADOS

A obteno de dados que so do conhecimento de determinados indivduos conhecedores do processo/objeto da auditoria pode ser realizada atravs de tcnicas como Entrevista, Questionrio ou Formulrio. Cada uma dessas tcnicas ter utilidade ou aplicao dependendo de circunstncias como: a complexidade do tema, as limitaes de tempo, a capacidade dos funcionrios envolvidos e a compatibilidade de tempo disponvel nas suas agendas.

6.1. Entrevista

A adoo desta tcnica somente factvel para a obteno de informaes de arquivos vivos, complementando ou suprindo fatos que no podem ser obtidos em fontes documentais. Por esse motivo, o auditor deve evitar incluir nas entrevistas questes que possam ser respondidas mediante a anlise de documentos, que normalmente realizada na fase de planejamento do trabalho. Ao organizar a entrevista, sua estrutura e durao, deve-se ter em mente que os entrevistados tm suas tarefas a realizar e podem no dispor de muito tempo.

Comparando-se com outras tcnicas, na Entrevista as perguntas podem ficar mais claras ao entrevistado, havendo ainda a possibilidade de obter dados complementares, captar sua expresso corporal e, portanto, avaliar a adequao das respostas dadas.

As qualidades pessoais do auditor, como a comunicao verbal, disposio para ouvir e empatia vo influenciar no resultado da entrevista. O contato inicial de fundamental importncia para o desenvolvimento da entrevista. O auditor deve assimilar certos comportamentos, pois a sua forma de vestir, sua maneira de falar ou mesmo suas preferncias pessoais no devem desviar a ateno do auditado, sob pena de prejudicar a obteno das informaes.

Para alcanar eficcia na realizao de uma entrevista, o entrevistador deve observar as seguintes regras:

a) planejar a entrevista;

b) selecionar o entrevistado de acordo com o objetivo;

c) definir o nmero de entrevistados;

d) relacionar as questes por ordem de importncia (roteiro); e

e) programar a entrevista atravs de contato telefnico e/ou e-mail.

Em uma entrevista, as perguntas devem ser feitas uma de cada vez no induzindo as respostas do entrevistado. Para melhor controle, recomenda-se no saltar perguntas, mesmo que o auditor entenda que a resposta j foi dada anteriormente. Nesse caso, antes de fazer a pergunta, deve-se fazer referncia ao que foi respondido anteriormente.

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O auditor tambm no deve se restringir s questes preestabelecidas no roteiro. Caso entenda ser necessria a formulao de outras perguntas para o melhor entendimento das questes, dever faz-lo.

O auditor deve estar atento no apenas ao roteiro preestabelecido, mas tambm a toda comunicao no verbal por parte do auditado expresses, gestos, entonaes, hesitaes, sinais cuja captao muito importante para a compreenso e validao do que foi efetivamente dito. Assim, cabe ao auditor ouvi-lo atentamente, estimulando o fluxo natural das informaes, sem forar-lhe as respostas.

Podem surgir situaes em que o auditado solicite opinio do auditor em um determinado assunto. O auditor no deve recusar-se a atend-lo ou responder que no entende daquele assunto, pois pode levar ao auditado a incorrer no mesmo procedimento. Contudo, para no prejudicar a entrevista, aconselhvel que o auditor apresente seus comentrios somente aps o trmino da entrevista.

As entrevistas devem ser realizadas preferencialmente por dois auditores. O objetivo que no seja esquecida nenhuma informao colhida quando o auditor formalizar o seu resultado em papel de trabalho.

O auditor no deve confiar excessivamente em sua memria, e sim anotar os dados durante a entrevista. Tal recomendao importante para assegurar o registro dos dados obtidos por essa tcnica. Alm disso, a inexistncia de anotaes pode suscitar dvidas do auditado quanto relevncia das informaes que est prestando. Todavia, essas anotaes devem ser feitas de forma comedida, para no inibir o auditado, nem comprometer o ritmo da entrevista.

Para o auditor, uma boa forma de certificar-se de que entendeu a resposta do auditado fazer a pergunta de verificao, confirmando o que foi respondido.

Depois de formalizado o resultado da entrevista, a equipe deve submet-lo formalmente (via e-mail) ao entrevistado, estabelecendo um prazo para a ratificao das informaes obtidas.

6.2. Questionrio

Questionrio uma lista de perguntas utilizada para colher dados de um conjunto de pessoas. Refere-se geralmente aos formulrios enviados pelos correios, inclusive eletrnicos ou preenchidos pelo informante, sem a presena do entrevistador.

Isoladamente, no um instrumento de pesquisa muito eficiente, uma vez que as perguntas nele contidas, pela prpria limitao humana para elabor-las, podem no deixar claro para alguns, os tipos de informao que o auditor procura obter, principalmente quando se trata de uma amostra de pessoas que no tenham interesse direto no assunto pesquisado ou cujo nvel de instruo seja incompatvel com o nvel das perguntas.

Como o auditor no participa do processo de preenchimento das respostas, a carta de apresentao do questionrio deve deixar claro quem realiza a pesquisa, o objetivo da auditoria e o motivo pelo qual se escolheu aquela pessoa para respond-lo. Tal carta vir acompanhada de instrues minuciosas e especficas sobre como o questionrio dever ser preenchido.

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6.3. Formulrio

A tcnica de Formulrio difere da empregada no Questionrio porque as questes so formuladas e anotadas por um entrevistador, face a face com o informante. Na modalidade Questionrio o prprio entrevistado preenche as respostas.

6.4 Vantagens e desvantagens

As vantagens e desvantagens observadas em cada um dos mtodos de coleta de dados esto apresentadas nos quadros a seguir.

Quadro 1

Entrevista

Vantagens Desvantagens

1. Possibilidade de melhor compreenso das perguntas;

2. Possibilidade de se obter dados complementares;

3. Permite a captao imediata e corrente da informao desejada;

4. Permite tratar de assuntos de natureza complexa.

1. mais demorada;

2. No permite uma grande amostra;

3. Pode provocar a inibio do entrevistado, sujeitando-se influncia do auditor.

Quadro 2

Questionrio

Vantagens Desvantagens

1. Poupa tempo;

2. Atinge maior nmero de pessoas simultaneamente;

3. Economiza pessoal;

4. Maior liberdade das respostas, em razo do anonimato;

5. Mais tempo para responder e em hora mais favorvel.

1. Percentual pequeno de questionrio devolvido;

2. Grande nmero de perguntas sem respostas;

3. Impossibilidade de ajudar o informante em questes mal compreendidas;

4. No pode ser aplicado aos analfabetos;

5. Na leitura de todas as perguntas, antes de respond-las, uma pode influenciar a outra;

6. Nem sempre o escolhido quem responde ao questionrio, invalidando assim as questes.

Quadro 3

Formulrio

Vantagens Desvantagens

1. Utilizvel em quase todos os 1. Menos liberdade das respostas, em

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segmentos da populao, uma vez que o entrevistador que o preenche;

2. Presena do pesquisador, que pode explicar os objetivos da pesquisa e elucidar perguntas que no estejam muito claras;

3. Obteno de dados mais completos e teis.

virtude da presena do entrevistador;

2. Menos tempo para responder s perguntas; no havendo tempo para pensar, elas podem ser invalidadas;

3. Insegurana nas respostas, por falta do anonimato, quando aplicvel;

4. Mais demorado, por ser aplicado a uma pessoa de cada vez.

6.5 Aspectos a serem considerados

No planejamento da execuo de qualquer uma das tcnicas citadas, alguns aspectos devem ser observados:

a) evitar o nmero excessivo de perguntas;

b) usar linguagem compatvel com o pblico alvo;

c) certificar-se de que as perguntas no possam ser respondidas pelo prprio auditor; e

d) evitar perguntas que possibilitem respostas evasivas e/ou ambguas.

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Captulo VII

7 AMOSTRAGEM

A Amostragem em auditoria empregada para obter informao sobre um todo (populao), quando s seria vivel ou recomendvel o exame de uma parte dos elementos desse todo (amostra).

7.1 Riscos

necessrio que o auditor avalie os riscos envolvidos ao realizar uma seleo para a realizao de seus testes (Vide Captulo 8). No que se refere a esta seleo h dois tipos de riscos a serem avaliados:

a) Risco de amostragem o risco de que a concluso do auditor, com base em amostra, pudesse ser diferente se toda a populao fosse sujeita ao mesmo procedimento de auditoria. O risco de amostragem pode levar a dois tipos de concluses errneas:

no caso de testes de controles (observncia), em que os controles so considerados mais eficazes do que realmente so ou no caso de testes substantivos, em que no seja identificada distoro relevante, quando, na verdade, ela existe. O auditor deve se preocupar com esse tipo de concluso errnea porque ela afeta a eficcia da auditoria e provvel que leve a uma opinio de auditoria no apropriada;

no caso de testes de controles (observncia), em que os controles so considerados menos eficazes do que realmente so ou no caso de testes substantivos (ou detalhados), em que seja identificada distoro relevante, quando, na verdade, ela no existe. Esse tipo de concluso errnea afeta a eficincia da auditoria porque ela normalmente levaria a um trabalho adicional, cujo resultado final confirmaria que as concluses iniciais estavam incorretas.

b) Risco no resultante da amostragem o risco de que o auditor chegue a uma concluso errnea por qualquer outra razo que no seja relacionada ao risco de amostragem.

O nvel de risco de amostragem que o auditor est disposto a aceitar afeta o tamanho da amostra. Quanto menor o risco que o auditor est disposto a aceitar, maior deve ser o tamanho da amostra.

7.2 Amostragem probabilstica e no probabilstica

Em auditoria, comumente so aplicados os mtodos da Amostragem Estatstica (ou Probabilstica) e da Amostragem por Julgamento (ou No Probabilstica).

A Amostragem Estatstica (ou Probabilstica) baseia-se em critrios matemticos e exige que a amostra selecionada apresente um comportamento mensurvel em termos das leis de probabilidade. Quando um teste de auditoria baseado nela, seu resultado pode ser representativo da situao da populao da qual foi extrada a amostra, dentro de um grau de confiana estipulado.

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A Amostragem por Julgamento (ou No Probabilstica) baseia-se em critrios pessoais decorrentes da experincia profissional do auditor e do seu conhecimento do setor em exame.

A seleo da amostra, por qualquer mtodo, obedece s seguintes fases:

a) quantificao da amostra, dimensionada em funo dos controles internos existentes na organizao auditada e dos objetivos da auditoria;

b) seleo e identificao da amostra;

c) seleo de procedimentos de auditoria aplicveis amostra; e

d) avaliao dos resultados da amostra.

7.3 Tcnicas e exemplos de amostragens probabilsticas

Amostragem Probabilstica Casual ou Aleatria Simples equivale a um sorteio e utilizada quando a populao encontra-se desordenada, sendo que, por essa tcnica, qualquer elemento tem a mesma chance de ser sorteado.

Quando a populao relativamente pequena (at 30, por exemplo), pode-se numerar os elementos e em seguida, realizar o sorteio.

Tratando-se de uma quantidade grande, o processo de sorteio torna-se trabalhoso. Para tanto, utiliza-se a Tabela de Nmeros Aleatrios (TNA) Apndice IV. A leitura dessa tabela feita, aps escolhido o ponto de incio, da esquerda para a direita e vice-versa, de cima para baixo e vice-versa, na diagonal, etc. A opo deve ser feita antes de iniciado o processo. Veja o exemplo a seguir.

Supondo que uma amostra dever ter 12 elementos de uma populao total de 90 indivduos, e que se tenha escolhido comear na primeira linha da Tabela de Nmeros Aleatrios (TNA), partindo da esquerda para a direita. O primeiro nmero escolhido seria 57, o segundo 72, e a sequencia seria:

57 72 00 39 84 84 41 79 67 71 40 21 13 97 56 49 86 54 08 93 29 68 74 54 83

Destes nmeros sorteados seriam utilizados os 12 primeiros:

57 72 39 84 41 79 67 71 40 21 13 56

Se o procedimento escolhido fosse da direita para esquerda, os elementos utilizados seriam:

83 54 74 68 29 08 86 49 56 13 21 40

Na Amostragem Probabilstica Sistemtica tambm feito o sorteio, sendo que nessa amostragem os elementos da populao j se encontram ordenados e, nesses casos, no necessrio construir um sistema de referncia (TNA). Exemplos de populaes ordenadas: fichas individuais de empregados (alfabtica), casas de uma rua (nmero), notas fiscais (data), etc. Veja o exemplo a seguir.

Supondo que uma empresa tenha 720 empregados em determinado setor, dentre os quais se deseja uma amostra formada por 30 destes empregados.

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1. Determinar o intervalo de amostragem.

Intervalo = Populao => 720 => 24 Amostra 30

2. Escolher, por sorteio, um nmero de 01 a 24 (inclusive). Este nmero indicar o primeiro elemento da amostra.

3. Se o primeiro nmero sorteado for o 5, os demais elementos sero escolhidos, periodicamente, em intervalos de 24 em 24.

2. 5 + 24 = 29. 3.29 + 24 = 53. 4.53+ 24 = 77.

A Amostragem Probabilstica Estratificada utilizada quando a populao encontra-se dividida em estratos (ou camadas, faixas, intervalos, etc.). A eficincia da auditoria pode ser melhorada se o auditor estratificar a populao, dividindo-a em subpopulaes distintas que tenham caractersticas similares. O objetivo da estratificao o de reduzir a variabilidade dos itens de cada estrato e, portanto, permitir que o tamanho da amostra seja reduzido sem aumentar o risco de amostragem. Exemplo de populao dividida em estratos:

a) sexo (homem e mulher);

b) idade (criana, adolescente, adulto e idoso); e

c) faixa salarial (at 1 SM, de 1 a 2 SM, de 2 a 4 SM, acima de 4 SM).

Aps a escolha da quantidade de elementos por estrato, ser utilizado a amostragem simples (sorteio ou TNA) para determinar os indivduos que comporo a amostra. Por exemplo:

Ser realizada uma pesquisa, a partir de uma amostra, de 12 turistas. Esses turistas compem um grupo de 94 que esto hospedados em hotis na rea da AP1, sendo: 45 argentinos, 18 bolivianos e 31 colombianos. Determinar a quantidade de pessoas de cada nacionalidade que responder a pesquisa

Calcula-se primeiramente percentual da amostra:

% amostra = amostra x 100 = 12 x 100 = 12,766% populao 94

Estrato (Nacionalidade)

Populao Clculo

Proporcional Valor Amostra

Argentina 45 45 x 12,766% 5,745 6

Boliviana 18 18 x 12,766% 2,298 2

Colombiana 31 31 x 12,766% 3,957 4

Total 94 - - 12

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Captulo VIII

8 PLANEJAMENTO OPERACIONAL

Ao iniciar um trabalho de auditoria, o primeiro passo a ser dado definir o resultado que se espera obter, pois isso nortear o planejamento e a execuo dos trabalhos.

O planejamento a fase mais importante do processo de auditoria. O gasto de horas nessa fase deve ser visto como investimento, pois, alm de economizar tempo de trabalho, minimiza o risco de haver surpresas na fase da execuo da auditoria. Muitas vezes a equipe tem uma viso simplista, faz um planejamento resumido e parte logo para a execuo do trabalho, defrontando-se com muitos imprevistos. A figura a seguir ilustra a comparao entre as duas posturas diante do planejamento.

Figura 1

Viso simplista Como deve ser

O planejamento tem por finalidade definir questes essenciais realizao da auditoria, razo pela qual pressupe adequado conhecimento do objeto a ser auditado e das prticas operacionais a ele aplicadas. O planejamento organiza-se nas seguintes etapas:

a) levantamentos preliminares;

b) elaborao da matriz de planejamento;

c) delimitao do escopo dos trabalhos; e

d) elaborao do programa de auditoria.

A fim de orientar as equipes de auditoria na fase de planejamento do trabalho, um roteiro dos passos a serem seguidos est apresentado no Apndice V deste Manual.

8.1 Levantamento preliminar

Levantamento preliminar a coleta e a guarda de informaes de carter geral destinadas a subsidiar a elaborao das demais atividades de planejamento e a realizao da auditoria. O desenvolvimento das diversas etapas do planejamento requer o conhecimento e a compreenso adequada do rgo/entidade que se pretende auditar, incluindo os aspectos legais, operacionais e administrativos.

Reviso

50%

Execuo

40%

Planej.

10%

Reviso

10%

Execuo

40%

Planejamento

50%

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Os documentos e informaes obtidos nesta atividade devem ser arquivados, durante a auditoria, em pasta corrente.

O levantamento preliminar pode ser dividido em etapas, assim compreendidas:

a) conhecimento detalhado do contrato a ser auditado, da rea de atuao do rgo, e da legislao, no que for significativo ao objetivo da auditoria (Apndice VI);

b) utilizao dos trabalhos de outros auditores, especialistas ou auditores internos, das diligncias e demais trabalhos realizados pelo TCMRJ;

c) conhecimento detalhado dos sistemas de controles internos da entidade e seu grau de confiabilidade.

Os sistemas a serem avaliados so aqueles que se relacionam com as reas/pontos potencialmente significantes, pois a inteno no a de analisar todos os controles internos exercidos pela entidade, mas somente aqueles que sero importantes para responder s questes de auditoria. O objetivo desta avaliao identificar o grau de confiana que o auditor pode ter nos controles internos e, com isso, definir o risco envolvido e a extenso dos trabalhos.

Os procedimentos para avaliao dos sistemas de controle interno so:

a) reviso das normas, rotinas e procedimentos dos setores eleitos, caso estejam documentados, com vistas, inclusive, a subsidiar a entrevista.

importante no apenas conhecer, mas tambm documentar as rotinas e funes relacionadas com os principais sistemas de controle interno. A documentao do sistema pode ser realizada de trs formas, no excludentes: uso de fluxograma, relato descritivo e aplicao de questionrios.

As rotinas e funes de interesse do auditor so aquelas efetivamente praticadas, posto ser com base nelas (pontos fortes e fracos) que devem ser elaborados o planejamento e os programas de auditoria. As situaes de inobservncia dos sistemas de controle institudos pela entidade devem ser registradas para posteriores providncias

b) entrevista com o responsvel pelo setor, com o objetivo de:

registrar, em papel de trabalho, as atividades realizadas pelo setor (caso essas no estejam documentadas), para melhor compreend-las e revis-las. Dentre as questes a serem documentadas destacam-se:

1. documentos/informaes recebidos, processados e expedidos;

2. setores inter-relacionados;

3. procedimentos realizados;

4. sistemas utilizados, informatizados ou no;

identificar os servidores responsveis pelas seguintes atividades:

1. autorizao;

2. reviso/controle;

3. operacionalizao.

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registrar em papel de trabalho, os pontos de controle fracos ou inexistentes;

c) realizao de testes de observncia objetivando confirmar se os sistemas de controle estabelecidos pela instituio em suas normas e/ou aqueles documentados na etapa anterior so de fato praticados no dia a dia. Para isso deve-se obedecer s seguintes etapas:

selecionar, por amostra, um conjunto de registros, processos ou itens, representativos das atividades objeto do levantamento. A amostra a ser utilizada dever ser a mnima necessria confirmao dos procedimentos praticados pelo auditado (ressalta-se que ao longo do procedimento de auditoria a reviso dos controles internos deve ser observada). Deve-se considerar que, quanto mais relevante a rea objeto do levantamento, maior dever ser a compreenso e a confirmao dos procedimentos;

verificar, na amostra selecionada, o fiel cumprimento das rotinas levantadas, registrando em papel de trabalho as ocorrncias derivadas da falta de aderncia ao sistema de controle em anlise.

Aps a aplicao desses procedimentos, a equipe de auditoria deve estar em condies de realizar a avaliao preliminar acerca da satisfatoriedade do sistema auditado.

8.2 Matriz de Planejamento

A Matriz de Planejamento uma esquematizao das informaes relevantes do planejamento e dos procedimentos de uma auditoria, com o propsito de orientar a equipe na fase de execuo.

A Matriz de Planejamento dever conter os seguintes campos:

a) questes de auditoria;

b) informaes requeridas;

c) fontes de informaes; e

d) mtodo de coleta de dados.

Na elaborao da Matriz de Planejamento, o primeiro passo, portanto, a formulao das questes de auditoria.

A Matriz de Planejamento ser elaborada nas auditorias de:

a) prestao de contas;

b) conformidade;

c) operacional;

d) pessoal/folha de pagamento;

e) sistema; e

f) receita.

O modelo de Matriz de Planejamento encontra-se no Apndice VII. A seguir, so tecidos comentrios para cada um de seus campos.

8.2.1 Questes de Auditoria

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Identificados os pontos potencialmente significativos e o risco de auditoria, resta estabelecer os objetivos especficos do trabalho, expressos como questes de auditoria.

Os objetivos especficos, a priori, so as questes a serem respondidas pela auditoria. A ttulo de exemplo pode-se citar: os valores informados no Sistema Municipal de Monitoramento da Metas e Projetos Estratgicos EGPWeb a ttulo de metas atingidas esto corretos? A contratao atendeu s exigncias legais previstas? O servio est sendo executado conforme contratado?

Assim, as evidncias a serem perseguidas ao longo dos trabalhos de auditoria so aquelas necessrias para responder a tais questionamentos.

Os objetivos especficos devem estar vinculados ao objetivo geral e, consequentemente, s questes que motivaram a solicitao dos trabalhos de auditoria.

A questo de auditoria o elemento central na determinao do direcionamento dos trabalhos de auditoria, das metodologias e tcnicas a serem adotadas e dos resultados que se pretende atingir.

Ao formular as questes e, quando necessrio, as subquestes de auditoria, a equipe est, ao mesmo tempo, estabelecendo com clareza o foco de sua investigao e os limites e dimenses que devero ser observados durante a execuo dos trabalhos.

Nesse sentido, a adequada formulao das questes de auditoria fundamental para o sucesso do trabalho, uma vez que ter implicaes nas decises quanto aos tipos de dados que sero coletados, forma de coleta que ser empregada, s anlises que sero efetuadas e s concluses que sero obtidas.

As questes de auditoria devem ser:

a) elaboradas de forma interrogativa;

b) sucintas e sem ambiguidades;

c) factveis de serem respondidas; e

d) priorizadas segundo a relevncia da questo para o alcance do objetivo do trabalho.

Sempre que possvel, deve-se avaliar o custo x benefcio da questo.

8.2.2 Informaes requeridas e fontes

A avaliao de cada questo de auditoria pode requerer um conjunto de informaes. Para cada informao, deve-se listar a respectiva fonte na qual a informao ser obtida. Pode ocorrer que uma informao tenha mais de uma fonte.

A correta definio das informaes requeridas e de suas fontes importante, pois subsidiar a fase seguinte de obteno das mesmas e orientar a confeco do Programa de Auditoria.

8.2.3 Mtodo de coleta de dados

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Deve ser especificado como sero coletadas as informaes. Exemplos de mtodo de coleta: entrevistas, questionrios, observao direta, utilizao de dados j existentes, etc.

8.3 Delimitao do escopo dos trabalhos

Para se definir o escopo do trabalho necessrio o estabelecimento prvio do risco da auditoria.

8.3.1 Estabelecimento do risco de auditoria

O livro Planejamento Estratgico em Auditoria Auditoria baseada em risco define risco como o potencial de perda para uma organizao devido a erro, fraude, ineficincia, falta de aderncia aos requisitos estatutrios ou aes que tragam descrdito organizao e que possam afetar negativamente o alcance de seus objetivos. Resumindo, risco possibilidade de algo dar errado.

Quando risco mencionado na atividade de auditoria, pode ser assim definido:

O risco de auditoria RA a possibilidade de o auditor vir a emitir uma opinio tecnicamente inadequada. o resultado de trs tipos de risco que devem ser avaliados individualmente, num primeiro momento, e em conjunto, posteriormente, para assim estabelecer-se o risco de auditoria. So eles:

a) O risco inerente RI aquele que decorre da prpria natureza da operao, independentemente da existncia de controle. a percepo da possibilidade de ocorrncia de erros ou irregularidades relevantes, mesmo antes de se conhecer e avaliar a eficcia do sistema de controles do rgo ou entidade. Assim, uma instituio bancria possui, pela sua prpria natureza, um risco inerente muito superior quele verificado numa empresa prestadora de servios. O risco inerente deve ser avaliado sem que se leve em considerao a existncia de controles na instituio, cuja avaliao se d por ocasio da mensurao do risco de controle;

b) O risco de controle RC o risco de no haver um bom sistema de controles internos que previna ou detecte, em tempo hbil, erros ou irregularidades relevantes. O risco de controle est relacionado vulnerabilidade; e

c) O risco de deteco RD o risco de no serem descobertos pelo auditor eventuais erros ou irregularidades relevantes. Esse risco tem o mesmo significado do risco da amostra RAM, nos casos de trabalhos apoiados em mtodos estatsticos. O risco da amostra consiste na probabilidade de um erro ou irregularidade no ser encontrado pelo auditor, por no estar incluso na amostra. Dentro da avaliao do risco de deteco, deve-se considerar se os critrios estabelecidos para a seleo da amostra so de fato razoveis, atingveis e pertinentes, posto que sua inadequao poder conduzir a concluses equivocadas ou insuficientes

A avaliao do risco procedimento contnuo, devendo ser revista a cada fase do processo de auditoria.

Cabe observar que a adequada avaliao dos riscos de auditoria que define a profundidade e a natureza das atividades de investigao (testes substantivos) e, portanto, quanto maiores forem os riscos

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existentes, necessariamente maiores sero os procedimentos especficos para minimiz-los.

Estabelecer os riscos envolvidos permite antever possveis falhas ainda na fase de planejamento, levando incluso, nos programas de auditoria, de procedimentos que visem minimiz-los. O risco decorre basicamente das seguintes situaes:

a) utilizao de critrios indevidos, resultando em afirmaes equivocadas;

b) falta de definio precisa do escopo, fato este que pode afetar a interpretao dos resultados;

c) confiana e consequente apoio em sistemas de controle interno deficientes;

d) no deteco ou relato de desvios significativos em relao aos critrios fixados; e

e) emprego de tcnicas estatsticas de forma inadequada.

Como resultado da avaliao do RA, obtm-se uma relao dos fatores de risco para a auditoria e de sua influncia nos objetivos, escopo, extenso, critrios e procedimentos a serem realizados. O detalhamento dos fatores de risco deve ser mais extenso quanto maiores forem a materialidade e a relevncia envolvidas.

O quadro a seguir exemplifica a relao entre a relevncia do processo, os controles internos e a extenso dos trabalhos.

Quadro 4

Importncia do Processo

Eficcia do Controle Interno

Extenso do Teste de Auditoria

Elevado

Forte Baixa

Adequado Moderada a alta

Fraco Alta

Moderado

Forte Baixa

Adequado Moderada

Fraco Moderada

Baixo

Forte Baixa

Adequado Baixa

Fraco Baixa

8.3.2 Definio do escopo

A partir das questes propostas na matriz de planejamento e do risco de auditoria deve ser definida a extenso dos trabalhos a serem realizados. Deve-se, assim, explicitar quais as reas, controles, sistemas, atividades e prticas a serem auditados, e a extenso e a profundidade dessa verificao.

O escopo aquilo que o auditor se limita a avaliar para dar sua opinio. Sendo assim, deve guardar relao com as questes de auditoria.

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O auditor ao estabelecer o escopo deve abordar as seguintes questes:

O que ser analisado (abrangncia);

Quando sero realizados os testes (oportunidade);

O quanto ser analisado (extenso).

As variveis bsicas utilizadas para delimitao do escopo da auditoria so:

a) materialidade: refere-se ao montante de recursos oramentrios ou financeiros alocados por uma gesto, em um especifico ponto de controle (unidade organizacional, sistema, rea, processo de trabalho, programa de governo ou ao) objeto dos exames pela Auditoria. Essa abordagem leva em considerao o carter relativo dos valores envolvidos;

b) relevncia: significa a importncia relativa ou papel desempenhado por uma determinada questo, situao ou unidade organizacional, existentes em um dado contexto; e

c) criticidade (risco): representa o quadro de situaes crticas efetivas ou potenciais a ser controlado. Trata-se da composio dos elementos referenciais de vulnerabilidade, das fraquezas, dos pontos de controle com riscos operacionais latentes, etc.

A avaliao dos itens anteriores pode levar o auditor a redefinir o objetivo da auditoria (questes de auditoria).

8.3.3 Definio do erro aceitvel

Sob o enfoque da auditoria contbil, o valor de materialidade consiste na magnitude de uma incorreo ou omisso de informao, cujo efeito, se conhecido pelo auditor, provavelmente modificaria ou afetaria suas concluses sobre a posio financeira e resultados das operaes da entidade auditada.

Desse modo pertinente estabelecer o valor de materialidade, ou seja, o valor do erro monetrio mximo, cuja ocorrncia, na opinio do auditor, no implica erro material na concluso emitida.

Esse valor, obviamente, deve ser compatvel com a natureza das atividades exercidas pelo auditado, no sendo adequado, portanto, o estabelecimento de valor comum a todos.

O valor de materialidade, em especial, a forma de calcul-lo, no algo ainda consensual. Todavia o seu clculo considera, sempre, o tipo de atividade exercida pelo ente auditado.

Cabe ressaltar que outras questes atinentes materialidade devem ser consideradas, tais como a natureza do erro e o contexto em que ocorreu, com seus desdobramentos.

Obviamente, a materialidade aqui referida no deve ser considerada nos casos de irregularidades resultantes de atos voluntrios e intencionais, como fraudes e desfalques.

Trazendo o tema para o mbito da ADG, o valor de materialidade serviria de parmetro tcnico para fins de formao de opinio, para conduzir o procedimento de auditoria, especialmente o planejamento (no momento da

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estimativa preliminar de materialidade) e para definio da extenso dos testes substantivos (erro tolervel).

8.4 Programa de Auditoria

O Programa de auditoria o documento no qual so listados os procedimentos que sero adotados em uma auditoria, com o propsito de orientar a equipe na fase de execuo e os gerentes e coordenadores na superviso.

Na sua elaborao, devem ser consideradas as informaes constantes da Matriz de Planejamento, o escopo, a extenso dos trabalhos, os riscos de auditoria e os itens a serem verificados, a fim de que os testes/procedimentos realizados sejam suficientes para responder as questes de auditoria.

Na fase de planejamento da auditoria sero definidos os seguintes campos do Programa de Auditoria:

a) Descrio dos testes/procedimentos

O programa de auditoria deve conter os procedimentos previstos para a realizao da auditoria. Um programa de auditoria minucioso na descrio dos procedimentos pode facilitar a execuo por tcnico no experiente. Alm disso, ser mais fcil fazer a previso de gasto de tempo na execuo do trabalho.

Um exemplo de descrio de testes resumido e detalhado:

Resumido: Realizar testes de adio e baixa do ativo permanente. (Um auditor experiente sabe quais procedimentos deve adotar para executar tal teste, mas provavelmente um auditor sem experincia ter dificuldade em entender o que exatamente deve ser feito);

Detalhado: Realizar testes de adio e baixa do ativo permanente. Com base na listagem de movimentao do ativo permanente, selecionar adies e baixas que correspondam a 30% do movimento do ano, e inspecionar a documentao que suportou o registro contbil.

importante ressaltar que o programa de auditoria no se esgota em si mesmo. Na fase de execuo da auditoria, ao realizar os procedimentos previstos no planejamento, se o auditor identificar a necessidade de aumentar o escopo do procedimento ou mesmo de realizar testes inicialmente no previstos, ele dever alterar o programa de auditoria.

b) Horas previstas para a realizao dos testes.

Embora seja tarefa difcil, a equipe deve tentar estimar de forma mais prxima realidade e considerar todos os passos do trabalho, pois ser com base nesta previso que ser estipulado o prazo do trabalho, por ocasio da Ordem de Servio de Execuo.

J na fase de execuo da auditoria, a equipe dever preencher os seguintes campos previstos no Programa de Auditoria:

a) Feito por: o nome ou iniciais do auditor que realizou o teste;

b) Ref.: referncia ao papel de trabalho no qual a realizao do teste possa ser comprovada; e

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c) Horas Gastas: quantidade de horas gastas na realizao do teste.

Um esboo de Programa de Auditoria est apresentado no Apndice VIII.

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Captulo IX

9 EXECUO DE AUDITORIAS

A execuo consiste no desenvolvimento dos trabalhos de campo, tendo por base os objetivos e critrios estabelecidos no planejamento. De fato, todas as fases de uma auditoria integram sua execuo. Todavia, pretende-se designar com este termo o levantamento de provas e de evidncias suficientes ao juzo que se pretende fazer.

As evidncias devem conter informaes pertinentes, suficientes e adequadas para permitir que a equipe opine conclusivamente sobre os aspectos do objeto considerados relevantes.

De todo modo, a equipe deve estar segura de que terceiros alcanariam as mesmas concluses a partir das evidncias coletadas, avaliando a cada momento a necessidade de provas adicionais para garantir essa segurana.

9.1 Obteno de evidncias

A evidncia vem a ser a prova, ou conjunto de provas coletadas que permite formar convico acerca do objeto auditado e, assim, subsidiar a emisso de opinio. Como tal, no deve haver nenhuma dvida quanto afirmao feita de que o objeto auditado mostra-se regular ou irregular, adequado ou inadequado, verdadeiro ou falso, eficiente ou ineficiente, eficaz ou ineficaz etc., conforme o caso e a opinio manifestada.

A obteno das evidncias de auditoria se d por meio da aplicao de testes de observncia e substantivos. A aplicao desses testes se d, normalmente, de forma conjugada. A utilizao exclusiva de testes substantivos ocorre, to somente, quando no for possvel confiar nos sistemas de controle interno. Ou seja, a quantidade de testes substantivos depende, exclusivamente, do grau de confiana depositado nos sistemas de controle interno.

Na medida em que os testes forem sendo concludos, estes devero ser formalizados em papis de trabalho, que sero disponibilizados gerencia para fins de reviso concomitante.

9.2 Pastas de trabalho

A guarda dos documentos e informaes das auditorias deve ser feita em meio fsico e/ou eletrnico, em dois tipos de pasta:

a) pastas correntes; e

b) pastas permanentes.

Devem ser arquivados na pasta os papis de trabalho finais. A pasta deve estar organizada de forma a facilitar a sua reviso. Devero ter at 7 cm de altura. Sendo necessrio, dever ser subdividida.

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No Apndice VIX apresentamos um modelo de um ndice de pasta, que dever ser adaptado segundo as caractersticas de cada trabalho, sem, contudo, deixar de seguir um padro de referncia e ordenao.

9.2.1 Pastas correntes

A pasta corrente deve conter os documentos e informaes referentes determinada auditoria, nas etapas de planejamento, execuo, reviso e monitoramento. A pasta corrente serve no s guarda dos documentos como para a sua organizao. Assim, ela deve, sempre que necessrio, ser reorganizada ou subdividida, a critrio da equipe, em cada etapa da auditoria, de modo a facilitar a manipulao do seu contedo. Nela devem ser guardados, por exemplo, os seguintes documentos:

a) Relatrio de Auditoria final (numerado e assinado);

b) Sumrio das Fragilidades (Apndice X);

c) Sumrio das Respostas (Apndice XI);

d) Ordem de Servio (Apndice I);

e) Matriz de Planejamento (Apndice VII);

f) Programa de Auditoria (Apndice VIII);

g) expedientes emitidos e recebidos (documentos de circularizao, ofcios etc.);

h) anotaes, documentos e papis de trabalho que evidenciem procedimentos de auditoria e que respaldem a confeco do correspondente relatrio; e

i) Formulrio de Reviso (Apndice XIII).

9.2.2 Pastas permanentes

As pastas permanentes devem conter informaes que possam ser utilizadas em mais de uma auditoria. Por essa razo, seu contedo deve ser constantemente atualizado. Assim como as pastas correntes, devem possuir ndice e ser adequadamente organizadas. Os documentos que delas forem retirados devem ser substitudos por folha de papel na qual seja indicada a identificao do documento retirado, o nome e a assinatura de quem o retirou. Essas pastas devem conter informaes menos sujeitas a modificaes, tais como:

a) identificao do rgo ou da entidade (nome, natureza jurdica e localizao na estrutura governamental);

b) misso institucional;

c) legislao e normas (ato de criao, estatuto, regimento interno, portarias etc.);

d) estrutura organizacional; e

e) reas de atuao.

9.3 Resultado do trabalho

Ao concluir os procedimentos de auditoria, o auditor deve concluir sobre o trabalho, respondendo as questes estabelecidas. Sua opinio deve

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ser registrada no Sumrio de Respostas, conforme estabelecido no Apndice XI. Este documento subsidiar o auditor o redigir o parecer.

Destaca-se que este documento descritivo e no deve se restringir s fragilidades, mas conter, de forma resumida, o resultado das anlises, testes e procedimentos realizados, tendo foco nas questes mais relevantes.

9.4 Reunio de encerramento do trabalho em campo

Ao terminar o trabalho de campo, a equipe deve se reunir com a mesma pessoa a qual se apresentou no incio do trabalho.

Esta reunio tem como objetivo informar ao rgo auditado o trmino do trabalho de campo, a liberao dos recursos disponibilizados e, quando for o caso, um resumo das fragilidades identificadas durante a auditoria. importante comunicar que o trabalho passar pelo processo de reviso podendo haver alteraes e/ou complementaes, e somente aps todas as instncias de reviso o relatrio ser encaminhado.

Alm das questes acima descritas, um dos principais objetivos da reunio de encerramento a oportunidade de discutir previamente o entendimento da equipe de auditoria e do rgo auditado; apresentar fatos, justificativas e/ou documentos no considerados.

Esta reunio importante para que no sejam levantadas fragilidades que possam ser derrubadas posteriormente na reunio de discusso da minuta do relatrio, demandando tempo de equipe do trabalho e dos revisores.

Esta reunio no possui um documento que a formalize, sendo as informaes passadas verbalmente ao rgo auditado.

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Captulo X

10 RELATRIO DE AUDITORIA

10.1 Conceito

Exposio detalhada de circunstncias e fatos observados em auditoria. Deve incluir, necessariamente, objetivo, escopo e metodologia aplicada, breve descrio do objeto auditado e dos testes realizados, fragilidades detectadas e parecer da ADG contendo o resultado da auditoria.

No apndice XII deste manual consta modelo em branco do Relatrio de Auditoria4.

10.2 Atributos

A redao do relatrio deve conter os seguintes atributos:

a) empatia: ao redigir o relatrio, o auditor precisa se colocar na posio do auditado e refletir sobre o contedo e a forma como ele deve ser relatado;

b) tom construtivo: ao redigir o relatrio, o auditor deve ter em mente que seu objetivo obter reaes favorveis s fragilidades e recomendaes. Logo, o auditor deve enfatizar os aspectos positivos;

c) efeitos visuais: a utilizao de grficos, mapas e fotografias recomendada, pois facilita a compreenso por parte do leitor. Contudo, sem exageros; e

d) clareza e simplicidade: partindo-se do pressuposto de que nem todos os leitores possuem conhecimentos tcnicos detalhados sobre os assuntos abordados no relatrio, o auditor precisa ser claro e simples na apresentao de suas concluses. Para isso, deve atentar para as seguintes questes:

os pargrafos devem ser curtos;

o estilo da escrita deve ser simples;

a obscuridade e as ideias desconexas tm que ser evitadas;

a maneira mais curta e direta de expor uma ideia a melhor;

a moderao necessria, nfase desnecessria e exageros de linguagem devem ser evitados. Cumpre evitar linguagem rebuscada, expresses floreadas e chaves. Expresses latinas ou em outros idiomas devem ser evitadas;

as abreviaturas e os termos tcnicos desconhecidos ou pouco usados devem ser definidos e explicados;

4 O relatrio de auditoria deve estar acompanhado do Formulrio de Acompanhamento de OS

(Apndice II).

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preciso: o relatrio deve ser completo e exato. Cada frase, valor e referncia devem estar fundamentados em fatos apurados, devidamente comprovados. Preciso exatido e, por isso, em hiptese alguma, o auditor deve afirmar ou levantar questes que no possam ser comprovadas; e

conciso: a excluso de tudo que for desnecessrio ao entendimento do relatrio de auditoria, sem prejudicar o seu contedo, evitando-se o suprfluo. a eliminao de ideias, observaes, palavras e pargrafos que no fazem falta ao texto.

Redao A: texto prolixo

Promover a contratao de seguro contra riscos de toda espcie, para proteo dos bens mveis e imveis da entidade.

Constatamos, atravs das anlises dos processos selecionados, desobedincia ao disposto no contrato....

Redao B: texto conciso

Contratar seguros contra sinistros para os bens mveis e imveis.

Verificamos desobedincia ao contrato....

Observe que a redao B mais concisa, resumida, e transmite a mesma mensagem.

10.3 Formatao do texto

Como o relatrio um documento encaminhado a todos os rgos da PCRJ, preciso que ele possua uma padronizao em sua formatao, criando assim uma identidade visual da ADG. Dessa forma, ao redigir o relatrio, o auditor deve, alm de atender ao Manual de Redao Oficial da PCRJ e s normas da ABNT NBR 14724:2011, observar os seguintes requisitos:

a) o texto deve ser digitado em cor preta, podendo utilizar outras cores somente para as ilustraes;

b) as margens devem ser: superior e inferior de 2 cm e esquerda e direita de 3 cm;

c) a fonte deve ser arial e ter tamanho 12 para todo o trabalho, excetuando-se citaes com tamanho 11 e as notas de rodap, tabelas e quadros com 10;

d) O espaamento deve ser simples entre as linhas e o alinhamento justificado. Deve ser usado 6 pontos antes e depois dos pargrafos;

e) a marcao das pginas inicia-se no corpo do texto. A capa, folha de distribuio, da relao dos auditores e do sumrio entram apenas na contagem;

f) o texto subdividido em ttulos escritos em letras maisculas e os subttulos em minsculas (apenas a primeira letra em maiscula), os dois em negrito. Os subttulos sero numerados at 3 nveis, a partir do quarto nvel ser utilizadas letras em maisculo, conforme exemplo a seguir:

3 INFORMAES E ANLISES

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3.1 Dos testes realizados

3.1.1 Conformidade

A) Do processo instrutivo

B) Dos processos de pagamento

g) havendo a necessidade de utilizao de siglas, o nome que a ela corresponde deve vir escrito por inteiro pela primeira vez que for citado, seguido de travesso e a introduo da sigla. Por exemplo: Tribunal de Contas do Municpio TCM;

h) a apresentao de dados pode ser feita na forma de quadros, tabelas, diagramas, mapas, fotografias e grficos, sempre citando a fonte dos dados. Sempre que necessrio, a apresentao de dados deve incluir nota explicativa.

As tabelas, que possuem dados numricos, no devem conter os traos verticais que as delimitem esquerda e direita.

O nmero