MANUAL DE PROCEDIMENTOS - dep.uerj.br · Helaine Graciella da Silva Gomes José Ricardo Pereira Santiago Junior Marcela Costa Soares Marcia Ferreira Simões Maria Aparecida Salgado

UNIVERSIDADE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

SUB-REITORIA DE GRADUAÇÃO DEPARTAMENTO DE ORIENTAÇÃO E SUPERVISÃO PEDAGÓGICA

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Última Atualização: Junho/2013

SUMÁRIO

I. APRESENTAÇÃO ................................................................................................................................. 2

II. DIRIGENTES E MEMBROS DA EQUIPE DEP ......................................................................................... 3

III. PROCEDIMENTOS .............................................................................................................................. 4

1. CRIAÇÃO/ALTERAÇÃO CURRICULAR .................................................................................................. 4

1.1 FICHA SÍNTESE DE ANÁLISE DE PROCESSOS* (MODELO) ..................................................................... 7 1.2 ROTEIRO PARA ANÁLISE DE PROCESSOS DE CRIAÇÃO / ALTERAÇÃO DE CURRÍCULOS ........................ 8

2. CRIAÇÃO DE DISCIPLINA ELETIVA ..................................................................................................... 12

2.1 FORMULÁRIO DE CADASTRO DE DISCIPLINAS* (MODELO) ............................................................... 15

3. ALTERAÇÃO NO(S) REQUISITO(S) DE UMA DISCIPLINA .................................................................... 16

4. REVISÃO DE FLUXOGRAMA............................................................................................................18

5. REMATRÍCULA ................................................................................................................................. 21

6. PRORROGAÇÃO DO PRAZO DE INTEGRALIZAÇÃO CURRICULAR ....................................................... 23

6.1 FORMULÁRIO PARA INDEFERIMENTO DE REMATRÍCULA E INTEGRALIZAÇÃO* (MODELO) .............. 24

7. ENCONTRO COM CALOUROS ........................................................................................................... 25

7.1 SUGESTÃO DE APRESENTAÇÃO PARA O “ENCONTRO COM CALOUROS” * ........................................ 26 7.2 SUGESTÃO DE QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO PARA O “ENCONTRO COM CALOUROS” .................. 31

8. TRANFERÊNCIA EX-OFFICIO .............................................................................................................. 32

9. TRANFERÊNCIA EXTERNA E APROVEITAMENTO DE ESTUDOS .......................................................... 33

9.1 MODELOS DE FORMULÁRIOS PARA TRANSF. EXTERNA E APROVEITAMENTO DE ESTUDOS ............. 35

10. TRANFERÊNCIA INTERNA ................................................................................................................. 41

10.1 MODELOS DE FORMULÁRIOS PARA TRANSFERÊNCIA INTERNA ........................................................ 43

11. ALTERAÇÃO ESPECIAL - AE ............................................................................................................... 47

11.1 FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO ESPECIAL PARA TURMAS EM CURSO* (MODELO – ANVERSO) ..... 50 11.2 FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO ESPECIAL PARA TURMAS EM CURSO (MODELO – VERSO) ............ 51

12. RAIS ................................................................................................................................................. 52

13. FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO EM HISTÓRICO ESCOLAR (FAHE) ....................................................... 53

13.1 FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO EM HISTÓRICO ESCOLAR* (MODELO) ........................................... 54

14. COLAÇÃO DE GRAU .......................................................................................................................... 55

14.1 COLAÇÃO DE GRAU ANTECIPADA ................................................................................................. 56 14.2 COLAÇÃO DE GRAU FORA DE PRAZO ............................................................................................ 60

Manual de Procedimentos

I. APRESENTAÇÃO

Este manual é resultado de um minucioso e perseverante trabalho da

equipe de pedagogos do Departamento de Orientação e Supervisão Pedagógica

(DEP). Em reuniões semanais foram apresentadas sugestões para que este

compêndio apontasse os principais passos de nossas rotinas, respeitando

especialmente, as diretrizes contidas nas Deliberações que regem a Graduação.

Nosso objetivo é que essas rotinas, expressas de forma clara, propiciem um

trabalho integrado, minimizando possíveis equívocos e injustiças decorrentes de

comportamentos e de interpretações ambíguos.

Por tratar-se de um indicador de procedimentos, é oportuno sinalizar que

além de assessorar o Sub-reitor de Graduação, o DEP tem como missão orientar

os alunos da Graduação em suas questões pedagógicas e acadêmico-

administrativas, numa visão de formação cidadã. Frizar, também, a importância

de nossa atuação como educadores, cujo exemplo é primordial; da busca

constante do melhor atendimento e encaminhamento de questões a nós

apresentadas; e do permanente aprimoramento de nossas ações.

Que a interação, cooperação, espírito de equipe e de luta, harmonia,

respeito à opinião do outro, resistência a frustrações, responsabilidade e

comprometimento para com a instituição, demonstrados desde a criação do DEP,

mormente na elaboração deste manual, estejam sempre presentes, para o nosso

próprio bem e da comunidade a que nós servimos e que nos mantém. Por fim,

que a paixão jamais deixe de permear os nossos propósitos.

Departamento de Orientação e Supervisão Pedagógica - DEP

Manual de Procedimentos P á g i n a | 3

II. DIRIGENTES E MEMBROS DA EQUIPE DEP UNIVERSIDADE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO Reitor: Prof. Ricardo Vieira Alves Vice-reitor: Prof. Paulo Roberto Volpato Dias Sub-reitor de Graduação: Prof.ª Lená Medeiros de Menezes DEPARTAMENTO DE ORIENTAÇÃO E SUPERVISÃO PEDAGÓGICA Direção: Ulisses Carramaschi Cavalcanti COSEAD – Coordenação de Suporte Acadêmico Administrativo Coordenadora: Rozaly Ferreira Lopes COAPE - Coordenação de Articulação de Ações Pedagógicas Coordenadora: Marcela Costa Soares Pedagogos: Ana Carolina de Farias Miranda Ana Maria Delduque Vieira Machado Angela Maria Ribeiro Freitas Bárbara Hilda Torres Ferreira Caren Victorino Regis Catiana Fernandes de Oliveira Elizabeth França Ribeiro Costa Flávia Roza Nobre Perdigão Giselle da Conceição Silva Helaine Cristine Silva David Helaine Graciella da Silva Gomes José Ricardo Pereira Santiago Junior Marcela Costa Soares Marcia Ferreira Simões Maria Aparecida Salgado Reis Peçanha Michele Ribeiro de Carvalho Priscila de Araújo Garcez Raphael Wasserman Paes de Figueiredo Rejane de Oliveira Freitas Rozaly Ferreira Lopes Tania Balsam Niskier Ulisses Carramaschi Cavalcanti Vera Regina Sampaio Penna Viviane Fiorentini Pacheco

SETEC - Serviço de Tecnologia da Informação Chefe: José Maurício de Oliveira Marins


SAFE - Seção de Apoio Financeiro ao Estudante Chefe: Maria Bernadeth de Jesus Pereira SAA - Seção de Apoio Administrativo Chefe: Natália Figueiredo Guimarães Eros Alexandre Peixoto Santos Ricardo da Castro Speroto

III. PROCEDIMENTOS

1. CRIAÇÃO/ALTERAÇÃO CURRICULAR

� O QUE É?

A Criação Curricular é uma estruturação processual que abrange a

organização de disciplinas obrigatórias e eletivas - novas ou já existentes – num

plano de periodização previamente sugerido, incluindo o tempo mínimo e máximo

necessários à integralização curricular, bem como a delimitação de carga horária,

o número de créditos, as Atividades Complementares e as Atividades Acadêmico-

Científico-Culturais (AACC).

Alteração curricular é a mudança que afeta uma estrutura curricular já

existente.

O parágrafo 1º do Art. 55 da Del. 33/95 afirma que: “O Currículo aprovado

pelo Conselho Superior de Ensino, Pesquisa e Extensão, somente poderá ser

alterado, pela primeira vez, após 4 (quatro) anos de vigência, salvo por legislação

superior”.

� PROCEDIMENTOS

1. Conhecer a proposta, contribuindo com a Unidade Acadêmica nas discussões

pertinentes, desde aspectos relacionados à importância de se conceber o

novo currículo levando-se em conta o perfil do egresso que desejamos formar

aos aspectos de caráter mais técnico, tendo como um dos referenciais a

legislação pertinente (inclusive as Diretrizes Curriculares Nacionais – DCN).


2. Orientar a Unidade Acadêmica quanto aos documentos necessários para

formalização da proposta (consultar ficha síntese anexa e, caso necessário,

consultar roteiro anexo).

3. Informar a UA da necessidade de encaminhar a proposta à SR-1 que, em

seguida, encaminhará ao DEP com vistas à autuação no DAA/SPAT e

posterior retorno.

4. Ao receber o processo, proceder à verificação/análise técnico-pedagógica,

com base na ficha síntese.

5. Encaminhar o processo à Unidade Acadêmica para ajustes, se necessário.

6. Feita a revisão final, encaminhar o processo, contendo ficha síntese detalhada

pelo Pedagogo, à Direção do DEP para envio ao Gabinete da Sr-1 com vistas

à Comissão Permanente de Graduação - CPG. A seguir deverá ser submetido

ao Conselho Superior de Ensino, Pesquisa e Extensão - CSEPE.

7. Após aprovação do CSEPE, havendo exigências, verificar se as mesmas

foram atendidas, bem como atualizados os anexos (fluxograma, ementas e a

minuta da deliberação) e remeter à Direção do DEP para envio ao Gabinete da

Sr-1 que fará o encaminhamento à Secretaria dos Conselhos* - SECON.

*CONSUN e CSEPE

8. Após assinatura da Reitoria, preencher formulários próprios para o

cadastramento no SAG:

- Cadastro de disciplinas;

- Cadastro de ramificação;

- Trava em número de créditos;

- Exigência em disciplinas eletivas definidas e/ou universais; Exigência em

Atividades Acadêmico-Científico-Culturais e/ou em Atividades

Complementares;

- Correspondência de disciplinas entre cursos/versões.


9. Realizar a conferência após cadastramento, atualizando o material relacionado

à divulgação da alteração/criação curricular: Fluxograma e Descrição dos

Cursos (http://www.dep.uerj.br/).

Com relação ao Fluxograma, este deve contemplar:

� Prazo para Integralização: mínimo e máximo

� Disciplinas Obrigatórias: carga horária e número de créditos

� Disciplinas eletivas: carga horária e número de créditos em

Restritas, Definidas e Universais

� Número da Deliberação e Número da Versão

� Carga horária em Atividades Acadêmico-Científico-Culturais ou

similares

� Pré-requisitos: disciplinas ou trava de créditos

10. Enviar o processo ao COAPE/DEP para que seja arquivado, após acrescentar

a ele os formulários já preenchidos, listados no item 8 e a versão impressa do

novo currículo.

Obs: Nos casos de ampliação de status de disciplina, não é necessária abertura

de processo, aceitando-se apenas memorando que ao final da operacionalização

deverá ser arquivado no COAPE/DEP. São casos de ampliação de status de

disciplina:

a) disciplina obrigatória que passe também a ser oferecida como restrita,

definida ou universal;

b) disciplina que tenha seu status de eletiva ampliado.


1.1 FICHA SÍNTESE DE ANÁLISE DE PROCESSOS* (MODELO)

(*Disponível na Intranet)

Centro: __________

Unidade: ____________________________________________________________

Curso: _______________________________________ Versão: ________

Habilitação: __________________________________________________________

Ênfase: ______________________________________________________________

Itens a Serem Observados Folha (s) 1. Justificativa

2. Documentação Oficial anexada ao processo

3. Projeto Pedagógico

4. Ata do Conselho Departamental

5. Declaração de existência ou não de ônus para Universidade

6. Estrutura do curso

7. Plano de Periodização

8. Fluxograma

9. Ementário

• Disciplinas de versões anteriores

• Disciplinas novas

10. Totalizadores do curso

• Tempo mínimo e máximo de totalização

• Carga horária total e número de créditos

• Carga horária de disciplinas obrigatórias e exigência de eletivas, caso houver

11. Quadro de equivalências

12. Possibilidade de migração

13. Projeto final

14. Estágio

15. Atividades Complementares /AACC

16. Viabilidade de implantação no SAG

17. Minuta de Deliberação


18. Anexo em meio eletrônico (Minuta/Fluxograma/ementas)

19. Titulação

20. Necessidade de reconhecimento do curso

21. Outros 1.2 ROTEIRO PARA ANÁLISE DE PROCESSOS DE CRIAÇÃO / ALTERAÇÃO

DE CURRÍCULOS

I - Identificação da Proposta

1 criação de um novo curso

2 criação de uma nova habilitação / ênfase

3 criação de nova versão de um curso

4 alteração na estrutura do curso que não implique na criação de uma nova

versão

5 alterações em disciplinas que não alterem a estrutura da versão de um curso

II - Justificativa (s) apresentada (s) para a criação / alteração curricular

1 Atender ao Projeto Pedagógico da unidade / curso

2 Adequar o curso a demandas contemporâneas

3 Incorporar atividades que desenvolvam o espírito científico

4 Introduzir mecanismos que propiciem a flexibilização curricular

5 Introduzir atividades complementares

6 Integrar ensino/pesquisa/extensão - cultura

7 Lançar Tópicos Especiais com conteúdos programáticos que possam ser

reprogramados

8 Adequar-se às normas estabelecidas pelo MEC

9 Propiciar a inter e a transdisciplinaridade

10 Facilitar a incorporação de novos enfoques metodológicos

11 Evitar a fragmentação de conteúdos


12 Aproximar o mundo acadêmico ao mundo do trabalho, atendendo às

exigências do mercado

13 Favorecer a autonomia no desenho da própria formação acadêmica

14 Incluir disciplinas eletivas para tornar o currículo mais flexível e atraente

15 Outros

III - Necessidades de custos apontadas para a implantação do novo

currículo ou das alterações propostas:

1 Não haverá aumento de custos para a Unidade

2 Mencionar o aumento de custos relacionados a:

2.1 Ampliação do quadro docente

2.2 Aquisição de equipamentos

2.3 Expansão do espaço físico

2.4 Alteração na estrutura administrativa

2.5 Previsão de distribuir o custo durante a implantação do curso

2.6 Outros: _____________________________________________

IV - O que também deve constar da proposta

1- Cópia da ata do Conselho Departamental da Unidade que menciona a

aprovação da proposta

2- Relação de professores/Quadro de docentes com respectivas disciplinas

3- Em caso de alterações curriculares (opções 3, 4 e 5 do item I), deverão ser

mencionadas, sempre que houver, as mudanças que ocorrerão na estrutura

curricular vigente quanto a:

3.1 redução de carga horária

3.2 aumento de carga horária

3.3 inclusão de disciplinas eletivas

3.4 aumento de pré / co-requisitos

3.5 diminuição de pré / co-requisitos

3.6 alteração na posição de disciplinas no plano de periodização

3.7 inclusão de disciplinas obrigatórias


3.8 alteração no tempo mínimo e / ou máximo para integralização

Obs.: Levar em consideração o tempo médio de integralização curricular e a

legislação vigente.

4 - Em relação às estruturas curriculares criadas ou alteradas deve ser

apresentado/citado:

4.1 tabela geral de disciplinas do currículo por ramificação

4.2 plano de periodização constando (dados correspondentes aos

apresentados no fluxograma a nas ementas):

4.2.1 disciplinas organizadas por período

4.2.2 n.º de créditos e/ou carga horária de cada disciplina

4.2.3 somatório de créditos e carga horária do período/ano

4.2.4 somatório de créditos e carga horária do curso

4.3 Fluxograma do curso com carga horária, pré-requisito, co-requisito e

n.º de créditos das disciplinas (dados correspondentes às informações contidas

nas ementas e no plano de periodização).

4.3.1 Exigência, se houver, de disciplinas eletivas (n.º de créditos

exigidos e relação das disciplinas a serem oferecidas):

4.3.1.1 Restritas

4.3.1.2 Definidas

4.3.1.3 Universais

4.4 Formulário de identificação de disciplina contendo: objetivos, ementa,

contemplando também atividades de campo (se houver), bibliografia atualizada,

carga horária (divisão das aulas teóricas, práticas, laboratório, estágio), n.º de

créditos, pré-requisitos, trava de créditos, carga horária (total e semanal) e

assinaturas

4.5 Exigência, se houver, de n.º de créditos para cumprir alguma

disciplina /ênfase/ ramificação / atividade

4.6 Possibilidade de cursar mais de uma habilitação do curso

concomitantemente ou não

4.7 Exigência, se houver, de monografia ou projeto final


4.8 Exigência, se houver, de atividades complementares e/ou atividades-

acadêmico-científico-culturais

4.9 Exigência, se houver, de atividades de campo (ver maiores

informações na página do DEP, na opção Auxílio Financeiro).

Obs: Quando se tratar de alteração curricular, dependendo da proposta, alguns

itens apresentados poderão ser suprimidos, constando apenas as informações

importantes que caracterizem as mudanças ocorridas nos cursos / versões /

disciplinas / atividades.

5 - Em caso de existirem equivalências entre as disciplinas criadas e as já

existentes no currículo, deve ser anexado quadro comparativo.

6 - Em casos de alteração curricular e/ou criação de nova versão, a Unidade

deverá definir se os alunos que ainda não concluíram o curso:

- poderão optar pela nova estrutura ou deverão permanecer na antiga;

- deverão mudar para a nova estrutura, por força de legislação.

7 - A minuta da deliberação deve ser incluída e os dados nela registrados devem

corresponder aos apresentados na proposta.

7.1 - A minuta da deliberação e seus anexos (fluxograma e plano de

periodização, se necessários) devem ser incluídos em CD-Rom, que deverá ser

anexado ao processo.


2. CRIAÇÃO DE DISCIPLINA ELETIVA

� O QUE É...

DISCIPLINA ELETIVA? Disciplina que visa à complementação ou ao

aprofundamento de conhecimentos. Pode ser de três tipos:

• Eletiva Restrita - É aquela que propicia maior profundidade ou

diversidade na abordagem de assuntos específicos. Integra um rol de

disciplinas vinculadas a uma determinada ramificação, dentre as

quais o aluno escolhe a(s) que cursará, para cumprir uma exigência

curricular quanto a número de créditos desse tipo.

• Eletiva Definida - É aquela que aborda temática complementar à

formação acadêmica, levando-se em conta o curso no qual o aluno

está inserido. Integra um rol de disciplinas oferecidas em uma

determinada versão do curso, independentemente de ramificação,

dentre as quais o aluno pode escolher a(s) que cursará, havendo ou

não* uma exigência quanto a número de créditos desse tipo.

• Eletiva Universal - é aquela que permite ao aluno “circular

academicamente” por diversas áreas de conhecimento, de acordo

com seus interesses mais gerais. Integra um rol de disciplinas

oferecidas por diferentes Unidades Acadêmicas, nas quais o aluno

pode se inscrever, qualquer que seja seu curso, havendo ou não*

exigência curricular quanto a número de créditos desse tipo.

*Neste caso, a disciplina será registrada no Histórico Escolar e entrará nos

cálculos de Coeficiente de Rendimento (CR), apesar de não se

contabilizarem créditos para efeito de integralização do curso.


� PROCEDIMENTOS PARA IMPLANTAÇÃO NO SAG

1. Orientar a Unidade Acadêmica quanto à necessidade de encaminhar ao

Protocolo/DAA para autuação como processo o memorando à Sr-1/DEP

solicitando a criação da disciplina eletiva, anexando este à seguinte

documentação:

1.1. Justificativa para criação, informando se trará ônus para a UERJ

(laboratório, contratação de professores, entre outros);

1.2. Ata do Conselho Departamental na qual conste a aprovação da criação

da disciplina;

1.3. Caso a disciplina a ser criada tenha previsão de oferecimento como eletiva

restrita ou definida para curso não ministrado pela Unidade Acadêmica

que solicita a criação, anexar ata do Conselho Departamental em que a

UA responsável pelo curso para o qual a disciplina será oferecida se

posicione e aprove a sua inclusão no currículo;

1.4. Formulário de Identificação da disciplina - ementa da disciplina (disponível

na página do DEP) devidamente preenchido e assinado e em CD-Rom;

1.5. Minuta de deliberação impressa e em CD-Rom.

OBS: A criação de disciplina obrigatória implica em alteração curricular que

modifica a estrutura da versão de um curso.

2. Ao receber o processo do DAA, o(a) Pedagogo(a) precisa verificar se:

2.1. Constam no mesmo os documentos listados no item 1;

2.2. O Formulário de Identificação da disciplina é o atual e se está preenchido

e assinado corretamente;


2.3. As informações do CD-Rom estão corretas.

3. Caso haja pendência/necessidade de correção nos quesitos exigidos, o(a)

Pedagogo(a) encaminha o processo à UA com solicitação de ajustes.

3.1. Quando o processo retornar da UA, o(a) Pedagogo(a) verifica se as

solicitações foram atendidas, inclusive com atualização no CD-Rom.

4. Feitos todos os ajustes, o(a) Pedagogo(a) encaminha o processo, com análise

técnica, à Direção do DEP para envio ao Gabinete/SR-1 com vistas à CPG. A

seguir será submetido ao CSEPE.

5. Caso seja aprovado, após a assinatura da Deliberação pela Reitoria, o(a)

Pedagogo(a) providencia e acrescenta ao processo o Formulário de Cadastro

de Disciplinas (disponível na Intranet) para o SETEC/DEP para implementação

no SAG e comunica à Unidade Acadêmica.

6. Após implantação da disciplina no módulo Controle Curricular do SAG, o(a)

Pedagogo(a) confere se todos os dados estão corretos. Caso haja erro nas

informações registradas, solicita ajustes necessários, imprime o Relatório de

Requisito Curricular da disciplina, anexa este ao processo e despacha à

COAPE/DEP, solicitando arquivar.


2.1 FORMULÁRIO DE CADASTRO DE DISCIPLINAS* (MODELO)



3. ALTERAÇÃO NO(S) REQUISITO(S) DE UMA DISCIPLINA

� O QUE É? Trata-se de alteração curricular que não altera a estrutura da versão de um curso.

Esta alteração pode se ocorrer de três maneiras diferentes: extinção de pré, co-

requisito ou trava de crédito; criação de pré, co-requisito ou trava de crédito;

alteração de pré, co-requisito ou trava de crédito.

� PROCEDIMENTOS 1. Unidade Acadêmica encaminha memorando ao DEP com os seguintes

anexos: 1.1. Justificativa para alteração;

1.2. Ata do Conselho Departamental na qual conste a aprovação da alteração

na disciplina;

1.3. Minuta da deliberação impressa e em CD-Rom;

1.4. Formulário de Identificação da Disciplina devidamente preenchido e

assinado (disponível na página do DEP) e em CD-Rom;

1.5. Fluxograma atualizado e em CD-Rom.

2. Ao receber o processo do DAA, o(a) Pedagogo(a) precisa verificar se:

2.1. Constam no mesmo os documentos listados no item 1;

2.2. O Formulário de Identificação da disciplina é o atual e se está

preenchido e assinado corretamente;

2.3. As informações do CD-Rom estão corretas.


3. Caso haja pendência/necessidade de correção nos quesitos exigidos, o(a)

Pedagogo(a) encaminha o processo à UA com solicitação de ajustes.

3.1. Quando o processo retornar da UA, o(a) Pedagogo(a) verifica se as

solicitações foram atendidas, inclusive com atualização no CD-Rom.

4. Feitos todos os ajustes, o(a) Pedagogo(a) encaminha o processo, com análise

técnica, à Direção do DEP para envio ao Gabinete/SR-1 com vistas à CPG. A

seguir será submetido ao CSEPE.

5. Caso seja aprovado, após a assinatura da Deliberação pela Reitoria, o(a)

Pedagogo(a) providencia e acrescenta ao processo o Formulário de Cadastro

de Disciplinas (disponível na Intranet) para o SETEC/DEP para implementação

no SAG e comunica à Unidade Acadêmica.

6. Após implantação da disciplina no módulo Controle Curricular do SAG, o(a)

Pedagogo(a) confere se todos os dados estão corretos. Caso haja erro nas

informações registradas, solicita ajustes necessários, imprime o Relatório de

Requisito Curricular da disciplina, anexa este ao processo e despacha à

COAPE/DEP, solicitando arquivar.

7. Atualizar o fluxograma na página do DEP e no Plano de Periodização.


4. REVISÃO DE FLUXOGRAMA

� O QUE É...

Atualização das informações do fluxograma do curso, de acordo com os dados

oficialmente cadastrados no Controle Curricular - CC do Sistema Acadêmico

da Graduação - SAG para disponibilização da informação correta na página do

DEP e preenchimento do Data UERJ.

� PROCEDIMENTOS

7. Semestralmente, ao receber o Fluxograma do curso, o Pedagogo do curso

deve conferir os dados verificando as seguintes informações oficialmente

cadastradas no Controle Curricular - CC do Sistema Acadêmico da Graduação

- SAG:

7.1. Após acessar a aba “Versão Curricular/Apenas as disciplinas ativas”,

encontre “Unidade Acadêmica/Versão” e “Curso”, clique e aperte “ok”,

confira se a versão do curso está correta no fluxograma. No mesmo

relatório confira se o código, o nome, o quantitativo de créditos e a carga

horária de cada uma das disciplinas obrigatórias do curso estão corretos

no fluxograma, assinalando as correções necessárias. Ainda, neste

relatório, verifique:

� Tempo mínimo e máximo para integralização curricular;

� Quantitativo de créditos exigidos - obrigatórios, restritos, definidos e

universais.

7.2. Após acessar a aba “Relatórios/Diagramas”, encontre a “Unidade

Acadêmica/Curso/Versão”, clique e aperte o “ok”, confira se os pré-

requisitos do fluxograma conferem com os do diagrama apresentado,

assinalando as correções necessárias.

7.3. Caso o fluxograma contemple a relação de disciplinas eletivas definidas,

acesse, ainda no CC, a aba “Relatórios/Disciplina/Relações de Eletivas


Definidas/Eletivas Definidas por Curso/Versão” e confira se o rol de

disciplinas eletivas definidas oferecidas para o curso/versão está correto,

corrigindo-a, se necessário.

8. Na intranet http://www.dep.uerj.br/intranet/, acesse a aba “documento dos

cursos”, localize “Unidade Acadêmica/curso” e a última versão do curso e

verifique o número da Deliberação/Resolução que o aprovou. Verifique se o

número da Deliberação/Resolução registrado no fluxograma e na Intranet está

correto, corrigindo-o no fluxograma e/ou solicitando correção na Intranet, se for

o caso.

8.1. Verifique se a carga horária total do curso prevista na

Deliberação/Resolução está corretamente informada no fluxograma,

corrigindo-a, se necessário.

9. Caso sinta necessidade de uma informação ainda não contemplada no

fluxograma, registre-a.

10. Após todas as conferências, assine o fluxograma se não houver necessidade

de alteração e entregue-o ao estagiário COSAD.

11. Caso haja alteração ou inclusão de informação, realize-a com um dos

estagiários da Coordenação de Suporte Acadêmico Administrativo - COSAD,

confira, assine e entregue o fluxograma ao estagiário.

12. O fluxograma assinado será incluído no caderno Fluxogramas do ano/período,

servindo ao Departamento para consultas futuras.

13. O fluxograma assinado será disponibilizado na página do DEP pelo Serviço de

Tecnologia da Informação - SETEC.

14. Caso o Pedagogo deseje a reprodução do fluxograma deverá solicitá-la com

pelo menos 15 dias da data prevista para a distribuição aos calouros.

15. Atentar que o resumo dos dados do fluxograma deve ser apresentado

preferencialmente no formato:


Total de horas do curso: Total de créditos do curso: Créditos obrigatórios: Créditos em eletivas - restritas, definidas e universais Atividades Acadêmico-Científico-Culturais:


5. REMATRÍCULA

� O QUE É? É a reintegração ao corpo discente da UERJ concedida uma única vez ao ex-

aluno do curso de graduação que teve sua matrícula cancelada antes da

conclusão do mesmo.

� PROCEDIMENTOS

1. Após analisar a solicitação de rematrícula, preencher a “Ficha de

Informação/DEP” com dados contidos no Boletim de Aproveitamento

Acadêmico – BAA e redigir síntese do que foi apresentado pelo aluno como

justificativa do abandono e possibilidade de conclusão de curso, caso seja

necessário.

2. Utilizar o campo de informações complementares para observações relevantes

sobre a vida acadêmica do aluno. Destacar, por exemplo, a necessidade de

pronunciamento da Unidade Acadêmica quanto à mudança de versão

curricular, se for o caso.

3. Caso o aluno atenda as condições previstas no artigo 5º da Deliberação

04/2011:

a) não ter havido, por parte do aluno, solicitação anterior de integralização ou

de rematrícula;

b) ter cumprido 50% de seu curso;

c) não estar com a matrícula excluída do cadastro por mais de três anos;

d) apresentar solicitação contendo exposição de motivos que justifiquem o

abandono do curso, com comprovante sempre que couber, e com informação

sobre as efetivas possibilidades de retornar ao curso;

e) encaminhar solicitação à Direção da Unidade Acadêmica para análise de

mérito e parecer.

4. Caso o aluno não atenda as exigências do artigo 5º da Deliberação 04/2011,

anular as folhas de divulgação do parecer da Unidade Acadêmica e incluir


folha de encaminhamento à Coordenação de Articulação de Ações

Pedagógicas – COAPE/DEP informando esse fato.

5. Quando a solicitação retornar da Unidade Acadêmica, preencher o campo de

informação e encaminhar ao COAPE/DEP para divulgação.

� IMPORTANTE: PRORROGAÇÃO DE REMATRÍCULA

A partir da Deliberação 04/2011, o(a) Pedagogo(a) deve observar se o(a)

aluno(a) se encontra no último período vigente de Rematrícula. Em caso

afirmativo, encaminhar solicitação para parecer da UA, informando o número

máximo de períodos que poderão ser concedidos (dois períodos), conforme

estabelece o art. 7º da referida Deliberação.


6. PRORROGAÇÃO DO PRAZO DE INTEGRALIZAÇÃO CURRICULAR

� O QUE É? Solicitação de extensão de prazo para integralização curricular, feita pelo aluno,

no último período do tempo máximo estabelecido para a conclusão do curso.

� PROCEDIMENTOS

1. Após analisar a solicitação de prorrogação do prazo de integralização

curricular, preencher a “Ficha de Informação/DEP” com dados contidos no

Boletim Acadêmico e no SAG.

2. Utilizar o quadro de informações complementares, caso haja informações

relevantes sobre a vida acadêmica do aluno.

3. Caso o aluno atenda as condições previstas no artigo 2º da Deliberação

04/2011:

a) não ter havido, por parte do aluno, solicitação anterior de igual teor ou de

rematrícula;

b) estar inscrito em disciplinas;

c) apresentar solicitação, contendo exposição de motivos que justifiquem a

necessidade de prorrogação do prazo para a conclusão do curso e o

respectivo plano de estudos;

d) ter cumprido 50% do currículo pleno do curso.

e) encaminhar solicitação à Direção da Unidade Acadêmica para análise de

mérito e parecer.

4. Caso o aluno não atenda as exigências do artigo 2º da Deliberação 04/2011,

anular as folhas de encaminhamento e divulgação do parecer da Unidade

Acadêmica e incluir folha de encaminhamento à Coordenação de Articulação

de Ações Pedagógicas – COAPE/DEP informando esse fato.

5. Quando a solicitação retornar da Unidade Acadêmica, preencher o campo de

informação e encaminhar ao COAPE/DEP para divulgação.


6.1 FORMULÁRIO PARA INDEFERIMENTO DE REMATRÍCULA E INTEGRALIZAÇÃO* (MODELO)



7. ENCONTRO COM CALOUROS

� O QUE É?

Informações gerais sobre questões acadêmicas fornecidas pelo(a) Pedagogo(a)

da Coordenação de Articulação de Ações Pedagógicas – COAPE/DEP - aos

alunos UERJ.

� PROCEDIMENTOS

I. PLANEJAMENTO

1. Estabelecer contatos com os parceiros no evento (UAs, CAs, entre outros)

para definição de datas, horários e distribuição do tempo disponível.

2. Preparar/atualizar/providenciar material necessário ao desenvolvimento do

trabalho.

3. Adequar o roteiro de orientações às características do evento.

II. ENCONTRO

1. No encontro, ressaltar o papel do DEP como espaço de acolhimento aos

alunos.

2. Apresentar a estrutura da Universidade, em particular da Sr-1, ressaltando

o papel do DEP.

3. Distribuir material informativo (Manual do aluno e fluxograma do curso) e,

com base nele, abordar aspectos mais relevantes necessários à trajetória

acadêmica.

4. Prestar esclarecimentos quanto às dúvidas expostas pelos calouros.

III. AVALIAÇÃO

1. Promover o levantamento de apreciações dos parceiros quanto aos

pontos positivos e negativos do encontro, se necessário.

2. Se aplicado o questionário de avaliação, analisar criticamente a

reação dos alunos e dos parceiros em conjunto com a equipe do

DEP.

3. Registrar os itens a serem reformulados para o próximo evento.


4. Socializar com a equipe do DEP inovações quanto ao planejamento do

encontro.

Observações:

� Recomenda-se que o encontro se realize até 30 dias após o início do

período letivo.

� Em anexo, sugestão de roteiro.

� É importante, caso não seja realizado no dia da inscrição em disciplinas,

ter registro da presença dos alunos.

7.1 SUGESTÃO DE APRESENTAÇÃO PARA O “ENCONTRO COM

CALOUROS” *

(*Versão atualizada disponível na Intranet)



OBS: O slide abaixo é oculto.




7.2 SUGESTÃO DE QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO PARA O “ENCONTRO COM CALOUROS”


8. TRANFERÊNCIA EX-OFFICIO

� O QUE É?

Transferência ex-officio é a forma de ingresso em um curso de graduação

da UERJ de aluno de Instituição de Ensino Superior congênere, assim entendida

como pública, matriculado em mesmo curso/habilitação de duração plena, quando

se tratar de servidor público da administração direta, civil ou militar da ativa, ou

seu dependente estudante, que a tenha requerido em razão de comprovada

remoção ou transferência de ofício, por interesse da Administração Pública, de

fora da Região Metropolitana do Rio de Janeiro e que acarrete mudança de

residência para esta Região. (Deliberação UERJ 28/2000).

� PROCEDIMENTOS

1. Receber processo encaminhado pela DINORM.

2. Consultar documentação apresentada pelo aluno e quadro de isenções

anexado ao processo visando preenchimento dos campos relativos ao

DEP.

3. Caso o quadro de isenções esteja incompleto prejudicando o

preenchimento dos campos relativos ao DEP, devolver o processo ao DAA

para que seja dado prosseguimento a análise de isenções.

4. Caso necessário, registrar observações no verso do formulário.

5. Após datar e assinar, encaminhar processo para direção do DEP

assinalando se o aluno ultrapassa ou não o prazo máximo de

integralização.


9. TRANFERÊNCIA EXTERNA E APROVEITAMENTO DE ESTUDOS

� O QUE SÃO?

São formas de ingresso que independem do vestibular UERJ.

Aproveitamento de Estudos (AE) - facultada ao graduado em curso superior de

duração plena.

Transferência Externa (TE) - facultada ao aluno egresso de outra IES, no

mesmo curso pleiteado.

� PROCEDIMENTOS 1. Ao receber o Ato Executivo de Decisão Administrativa - AEDA, referente a

TE/TI e AE, verificar se as exigências para os inscritos continuam sendo as

mesmas dos formulários em anexo.

2. Nos anexos ao AEDA, atentar para o número de vagas para cada modalidade

de ingresso - TE/TI e AE, bem como para o calendário de atividades.

3. Tomar ciência das Normas Complementares fornecidas pela UA (caso haja).

4. Ao receber os processos, juntamente com a relação dos aprovados no

processo seletivo, verificar se corresponde à oferta de vagas do Ato Executivo.

Se o número exceder, entrar em contato com a Unidade Acadêmica para que

esta reencaminhe relação que corresponda ao número de vagas disponíveis.

5. Cada processo referente a TE e AE deve conter os documentos listados

abaixo:

a) Requerimento do Candidato

b) Cópia da Carteira de Identidade

c) Comprovante de pagamento da taxa de inscrição

d) Histórico Escolar

e) Diploma/Certidão de Conclusão (AE)


f) Quadro de confronto (Isenção de Disciplinas) preenchido pelo candidato

sob orientação da Unidade Acadêmica

g) Declaração de candidato

h) Folha de informação referente à AE e TE

i) Programa das disciplinas, caso necessário

6. Realizar análise técnica do processo de acordo com o AEDA (formulários em

anexo) e Normas Complementares (caso haja).

7. Encaminhar processo:

AE - Caso a documentação atenda ao AEDA, preencher folha de

informação e enviar processo para:

• Câmara de Isenções, se necessário;

• Direção do DAA, se não houver disciplinas para isenção.

TE - Caso documentação atenda ao AEDA, encaminhar para

Câmara de Isenções sem preencher folha de informação. Após

Câmara de Isenções, verificar se o candidato alcançou entre 20%

e 70% de créditos do curso pretendido. Preencher e assinar folha

de informação, bem como encaminhar processo de acordo com

calendário estabelecido.

OBS: Em caso de indeferimento, se possível, comunicar ao candidato.


9.1 MODELOS DE FORMULÁRIOS PARA TRANSF. EXTERNA E APROVEITAMENTO DE ESTUDOS

� CHECKLIST (TRANSFERÊNCIA EXTERNA)


� CHECKLIST (APROVEITAMENTO DE ESTUDOS)


� REQUERIMENTO (TE, TI e APROVEITAMENTO DE ESTUDOS)*

(*Disponíveis na página do DEP)


� FORMULÁRIO PARA ISENÇÃO DE DISCIPLINAS (TE e APROVEITAMENTO DE ESTUDOS)*



� DECLARAÇÃO DO ALUNO (TE, TI e APROVEITAMENTO DE

ESTUDOS)*



� FOLHA DE INFORMAÇÃO (TE e APROVEITAMENTO DE ESTUDOS)*



10. TRANFERÊNCIA INTERNA

� O QUE É?

Mudança de curso, modalidade, habilitação ou ênfase facultada ao aluno

de graduação da UERJ que esteja regularmente matriculado.

� PROCEDIMENTOS

1. Tomar ciência das resoluções do Ato Executivo.

2. Caso não tenha recebido, solicitar à Unidade Acadêmica uma cópia do

quadro de classificação de todos os participantes do processo seletivo,

para consulta em caso de desistência de candidato aprovado ou

indeferimento da solicitação.

OBS: Recomendar à UA o devido destaque à data de divulgação dos resultados

finais pelo DAA, ou seja, posteriores à análise da documentação dos candidatos

pelo DEP.

3. Analisar os processos dos aprovados no processo seletivo da Unidade,

encaminhados ao DEP, para verificação do cumprimento das seguintes

condições:

a) ingresso por vestibular;

b) inexistência de TI anterior;

c) RID ou trancamento de matrícula no período;

d) somatório de créditos/carga horária das disciplinas cursadas na UERJ

(aprovação ou reprovação por nota), no mínimo, igual a 20% do total de

créditos/carga horária do curso de origem;

e) possibilidade de integralizar o novo curso dentro do prazo máximo

previsto para isso, considerando-se o tempo decorrido desde o

vestibular ou a quantidade de períodos autorizada em rematrícula;

f) obtenção de equivalência nas disciplinas estabelecidas como requisitos

básicos pela Unidade Acadêmica (quando for o caso);

g) exigências contidas nas Normas Complementares, se houver.


4. Despachar para a Direção do DAA.

5. No retorno, em caso de indeferimento, se possível, dar ciência ao aluno,

por telefone, e encaminhar o processo para o ARQUI.

6. Confirmado o deferimento pela Direção do DAA, imprimir o Boletim

Acadêmico do aluno e, a seguir, proceder à transferência no módulo

CA/SAG.

7. Após o processamento automático das correspondências entre as

disciplinas, verificar no Boletim Acadêmico atual, se, dentre as disciplinas

que obtiveram aproveitamento, há alguma que pertença a outra

ramificação que ainda necessite ser aberta (este procedimento poderá ser

realizado no módulo ID/SAG).

8. Após realizar a TI, verificar se todas as correspondências pertinentes foram

processadas pelo SAG e tomar as devidas providências para os devidos

ajustes no sistema, se necessários.

9. Se ainda houver equivalência(s) a digitar, encaminhar para o DAA/SEOSA,

caso contrário, encaminhar diretamente para o DAA/ARQUI.


10.1 MODELOS DE FORMULÁRIOS PARA TRANSFERÊNCIA INTERNA

� CHECKLIST (TRANSFERÊNCIA INTERNA)


� QUADRO DE CORRESPONDÊNCIA DE DISCIPLINAS* (TI e MUDANÇA DE VERSÃO)



� DECLARAÇÃO DO ALUNO* (TE, TI e APROVEITAMENTO DE ESTUDOS)



� FOLHA DE INFORMAÇÃO* (TRANSFERÊNCIA INTERNA)



11. ALTERAÇÃO ESPECIAL - AE

� O QUE É?

� Função disponível no SAG (Módulo AE) para realizar ajustes excepcionais

nas inscrições em disciplinas realizadas pelos alunos. As ações disponíveis

são: incluir, cancelar, remanejar, reativar e excluir inscrição em disciplina.

� Qualquer ALTERAÇÃO ESPECIAL deve ser solicitada pela UA e

encaminhada ao DEP através do Formulário de Alteração Especial para

Turmas em Curso, após terem sido esgotadas as possibilidades durante o

SAID.

� Pode ser realizada até as vésperas da emissão do RFN.

IMPORTANTE: NÃO CABE AO DEP ABRIR VAGA EM TURMA. É PRECISO

AUTORIZAÇÃO DA UNIDADE QUE OFERECE A DISCIPLINA.

� PROCEDIMENTOS

a) Quebra de pré-requisito

1. Observar se está anexada ao Memorando uma cópia da Ata de Reunião do

Conselho Departamental ou Corpo Deliberativo em que a quebra foi

autorizada.

2. Confirmar, no Histórico de Inscrição em Disciplinas, a “FALTA DE

REQUISITO”.

3. Atentar para a existência de mais de um pré-requisito quando a Unidade

Acadêmica indicar qual está sendo quebrado.

4. Consultar a Unidade, por escrito, se além da quebra houver conflito de

horário.

5. Em caso de outro tipo de dúvida, solicitar esclarecimentos à Unidade

Acadêmica.

6. Ao final do semestre, devolver à Unidade Acadêmica os Formulários de

Alteração Especial para Turmas em Curso.

7. Arquivar os memorandos recebidos no DEP.


b) Conflito de horário

1. Executar, de acordo com Memorando da Unidade Acadêmica, após

observar se está anexada cópia de Ata da Reunião em que o conflito foi

autorizado e verificar se a disciplina possui pré-requisito(s) já cumprido(s).

Obs.: Informação de choque de horário não aparece no Histórico de Inscrição

em Disciplinas.

2. Ao final do semestre, devolver à Unidade Acadêmica os Formulários de

Alteração Especial para Turmas em Curso.


c) Inscrição em nova disciplina

1. Analisar a solicitação (Formulário de Alteração Especial para Turmas em

Curso ou MM da Unidade Acadêmica).

2. Consultar o Colegiado do DEP sempre que a Unidade Acadêmica / o SAG

não for responsável pela situação.

3. Ao final, solicitar que o documento seja arquivado na Unidade Acadêmica.


d) FIO fora de prazo

1. Realizar as inclusões que o SEOSA não tenha feito, de acordo com o

Formulário de Alteração Especial para Turmas em Curso ou MM da

Unidade Acadêmica. Em caso de falta de requisito, choque de horário ou

falta de vaga, mantêm-se as exigências de praxe.

2. Ao final, solicitar que o FIO seja arquivado na Unidade Acadêmica.

e) Cancelamento de disciplina 1. Após os 45 dias do início do período letivo vigente, as solicitações de

cancelamento excepcionais, encaminhadas pela Unidade Acadêmica,

deverão ser relatadas na Comissão de Alteração Especial do DEP, que

ocorre durante as reuniões semanais (verificar Roteiro para Análise de

Cancelamentos Fora do Prazo, na Intranet).


OBS: Cancelamento X Exclusão – O cancelamento fica registrado no Histórico

Escolar do aluno. A exclusão eliminará a disciplina do Histórico Escolar.

Situações passíveis de exclusão: exclusão de disciplinas para alunos

concluintes; exclusão em caso de isenção obtida e/ou RAIS digitada

tardiamente.

f) Outras alterações

1. Analisar a solicitação (Formulário de Alteração Especial para Turmas em

Curso ou MM da Unidade Acadêmica): remanejamento de turma e

reativação de inscrição cancelada durante o SAID.

OBS: Em outras situações, consultar a Comissão de Alteração Especial do

DEP.

ATENÇÃO: Não existe a figura substituir no Módulo AE.

2. Ao final, solicitar que o documento seja arquivado na Unidade Acadêmica.


11.1 FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO ESPECIAL PARA TURMAS EM CURSO* (MODELO – ANVERSO)

(*Disponível na página do DEP)


11.2 FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO ESPECIAL PARA TURMAS EM CURSO (MODELO – VERSO)


12. RAIS

� O QUE É?

Documento de EXCEÇÃO em que o professor tem a possibilidade de

retificar ou incluir nota e/ou freqüência do aluno. Após a impressão da RAIS e

assinaturas do(a) professor(a) e do(a) diretor(a) da Unidade Acadêmica, a

secretaria da UA encaminha ao DEP (quando tratar de “inclusão”) ou diretamente

ao SEOSA/DAA (quando tratar de “alteração”) as informações que não foram

devidamente lançadas no RFN.

Só há exigência de visto do DEP quando se tratar de inclusão de nota e/ou

freqüência de aluno que não estava inscrito na disciplina no período em questão.

� PROCEDIMENTOS

1. Orientar a Unidade quanto a justificativas consistentes para emissão de

RAIS “de inclusão” (Ex. Rematrícula ou Integralização Curricular não

registradas no sistema em tempo hábil). De preferência, solicitar que a

justificativa siga via MM.

2. Verificar PT do período, se necessário, para confirmar a existência da

turma.

3. Descartar, por meio de consultas ao SAG, impedimentos como falta de pré-

requisito e choque de horário.

4. Solicitar esclarecimentos à Unidade Acadêmica, sempre que necessário.

5. Colocar data junto à rubrica.

6. Encaminhar ao DAA/SEOSA.


13. FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO EM HISTÓRICO ESCOLAR (FAHE)

� O QUE É?

Formulário de encaminhamento ao DAA/SEOSA para acertos excepcionais

nos históricos escolares: inclusão ou exclusão de disciplina, mudança de status,

ramificação ou ano/período de uma disciplina, dentre outros.

� PROCEDIMENTOS

1. Receber solicitação da UA ou constatar necessidade de mudança(s) no

BA.

2. Preencher formulário específico (em anexo) e encaminhar ao SEOSA/DAA.

3. Acompanhar, no SAG, a operacionalização da solicitação.


13.1 FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO EM HISTÓRICO ESCOLAR* (MODELO)



14. COLAÇÃO DE GRAU

� O QUE É?

É o ato oficial e obrigatório de imposição do Grau aos alunos dos cursos de

Graduação, sendo realizado pelo Diretor da Unidade Acadêmica, ou seu

respectivo representante legal, preferencialmente durante a cerimônia de Colação

de Grau.

� PROCEDIMENTOS

1. A cada término de período, enviar à Unidade Acadêmica por memorando a

Relação de alunos com titulação concluída no período dos alunos que não

tenham pendência em relação ao módulo SAG/ENADE, arquivando uma

cópia no DEP.

2. Registrar, ao receber o MM da Unidade Acadêmica com o Termo de

Colação de Grau, a data da solenidade e o número de tal MM na cópia da

Relação arquivada no DEP.

3. Realizar revisão do Termo (com assinaturas da Direção da Unidade

Acadêmica, chefia de Secretaria e dois docentes efetivos) e da Relação

assinada pelo aluno antes de despachar a documentação para o

DAA/RECON.


14.1 COLAÇÃO DE GRAU ANTECIPADA

� O QUE É?

Colação de grau realizada antes da solenidade prevista em calendário

interno da Unidade Acadêmica (de acordo com o Calendário Acadêmico-

Administrativo), em virtude de necessidade particular do estudante, relativa à

convocação para posse em concurso público, efetivação em emprego,

prosseguimento dos estudos, regresso ao país de origem (convênio).

IMPORTANTE: CASOS NÃO PREVISTOS SERÃO ANALISADOS PELA

DIREÇÃO DO DEP.

� PROCEDIMENTOS PARA O PERÍODO COMPREENDIDO ENTRE OS

75% DO PERÍODO LETIVO E O FECHAMENTO DO PERÍODO

1. Orientar o aluno a preencher um requerimento no protocolo do DAA,

anexando uma das opções abaixo:

a. cópia de documento que comprove a convocação para posse em

concurso com a respectiva carta/telegrama de convocação;

b. carta de efetivação em emprego;

c. documento que comprove prosseguimento de estudos;

d. documento que informe necessidade de retorno ao país de origem

(PEC-G).

2. Imprimir documentos do SAG que confirmem a integralização ao final do

período e encaminhar à Unidade Acadêmica para que esta anexe:

a. declarações dos professores responsáveis por cada disciplina informando

média final e frequência até a presente data;

b. ata do Conselho Departamental aprovando o procedimento e validando as

declarações;

c. declaração do Coordenador de graduação atestando que o aluno está em

situação regular com o ENADE (para cursos que já tiveram avaliação).


3. Conferir a documentação encaminhada pela Unidade Acadêmica e, caso o

solicitado tenha sido atendido, providenciar duas cópias da Ata de Colação

de Grau manual (solicitar confecção na Secretaria do DEP), carimbá-las e

assiná-las.

4. Encaminhar o requerimento do aluno à UA, juntamente com uma das

cópias da Ata de Colação de Grau manual e MM padrão (confeccionado

pela Secretaria do DEP e assinado pela Direção), informando que o aluno

está apto a colar grau.

5. Quando do retorno do Termo de Colação de Grau, realizar revisão do

mesmo (com assinaturas da Direção da Unidade Acadêmica, chefia de

Secretaria e dois docentes efetivos) e da Ata de Colação de Grau assinada

pelo(a) aluno(a).

6. Arquivar a cópia da Ata de Colação de Grau manual que permaneceu no

DEP e nela registrar, ao receber o MM da Unidade Acadêmica com o

Termo de Colação de Grau, a data da solenidade e o número do respectivo

MM. Após, despachar a documentação enviada pela UA ao DAA/RECON.

IMPORTANTE:

1. Visto que o Parágrafo 2º do artigo 47 da Lei 9394/96 ainda não está

regulamentado na UERJ, casos excepcionais devem ser analisados com a

Direção do DEP.

2. Não poderá acontecer colação de grau antecipada antes de alcançados 75%

do semestre letivo ou após o envio para a Unidade Acadêmica da “Relação de

alunos com titulação concluída no período” (com memorando da Direção do

DEP). Nesta, é preciso anotar as solicitações de colação antecipada.


� PROCEDIMENTOS PARA O PERÍODO COMPREENDIDO ENTRE O

FECHAMENTO DO PERÍODO LETIVO E A DATA DA COLAÇÃO OFICIAL

DA UNIDADE ACADÊMICA

1. Orientar o aluno a preencher um requerimento no protocolo do DAA,

anexando uma das opções abaixo:

a. cópia de documento que comprove a convocação para posse em

concurso com a respectiva carta/telegrama de convocação;

b. carta de efetivação em emprego;

c. documento que comprove prosseguimento de estudos;

d. documento que informe necessidade de retorno ao país de origem

(PEC-G).

2. Confirmar, por meio de consulta ao SAG, as informações que constam do

requerimento do aluno (DAA): tipo de conclusão (parcial ou final) e período

em que ocorreu.

3. Verificar se o nome do aluno consta da Relação de Alunos com Titulação

Concluída no Período, no módulo CA/SAG.

ATENÇÃO: Se a conclusão ainda não estiver registrada no Boletim de

Aproveitamento Acadêmico, apesar da integralização curricular, solicitar ao

DAA/SEOSA que o aluno seja excluído por conclusão.

4. Providenciar duas cópias da Ata de Colação de Grau, carimbando-as e

assinando-as. Se o aluno estiver com registro no SAG de pendência junto

ao ENADE, a impressão da Ata de Colação de Grau estará

automaticamente bloqueada. Neste caso, encaminhar o requerimento do

aluno à UA para que a situação do aluno junto ao INEP/ENADE seja

verificada e, se for o caso, regularizada no módulo SAG pelo coordenador

do curso.

DICA: Utilizar carimbo padrão, à disposição no DEP, para despachar o

requerimento do aluno com pendência no módulo SAG/ENADE.


7. Encaminhar o requerimento do aluno à UA, juntamente com uma das

cópias da Ata de Colação de Grau, informando que o aluno está apto a

colar grau.




pelo(a) aluno(a).

9. Arquivar a cópia da Ata de Colação de Grau que permaneceu no DEP e

nela registrar, ao receber o MM da Unidade Acadêmica com o Termo de

Colação de Grau, a data da solenidade e o número do respectivo MM.

Após, despachar a documentação enviada pela UA ao DAA/RECON.


14.2 COLAÇÃO DE GRAU FORA DE PRAZO

� O QUE É?

Colação de grau realizada após a solenidade prevista em calendário

interno da Unidade Acadêmica (de acordo com o Calendário Acadêmico-

Administrativo).

� PROCEDIMENTOS

1. Confirmar, por meio de consulta ao SAG, as informações que constam do

requerimento do aluno (DAA): tipo de conclusão (parcial ou final) e período

em que ocorreu.

2. Verificar se o nome do aluno consta da Relação de Alunos com Titulação

Concluída no Período, arquivada no DEP, com a informação de que faltou

à solenidade já realizada. Em caso positivo, pode ser registrada nela

mesma o envio de nova Ata de Colação de Grau para a Unidade

Acadêmica.

3. Providenciar a Ata de Colação de Grau, carimbá-la e assiná-la. Caso o

nome do aluno não conste da Relação de Alunos com Titulação Concluída

no Período, arquivada no DEP, é indispensável anexar a esta uma cópia da

Ata de Colação de Grau que será encaminhada à Unidade Acadêmica.

ATENÇÃO: Se a conclusão ainda não estiver registrada no Boletim de

Aproveitamento Acadêmico, apesar da integralização curricular, solicitar ao

DAA/SEOSA que o aluno seja excluído por conclusão.

4. Encaminhar à Unidade Acadêmica o requerimento do aluno e a Relação de

Alunos para Colação de Grau ou Ata de Colação de Grau.




pelo(a) aluno(a).


6. Arquivar a cópia da Ata de Colação de Grau que permanecerá no DEP e

nela registrar, ao receber o MM da Unidade Acadêmica com o Termo de

Colação de Grau, a data da solenidade e o número de tal MM. Após,

despachar a documentação ao DAA/RECON.

LEMBRETE:

75% do Período Letivo

Fechamento do Período

Colação Oficial da UA.

Colação de Grau Antecipada

Colação de Grau Fora de Prazo


ANOTAÇÕES _________________________________________________________________

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS - dep.uerj.br · Helaine Graciella da Silva Gomes José Ricardo Pereira Santiago Junior Marcela Costa Soares Marcia Ferreira Simões Maria Aparecida Salgado