Manual de utilizacao do modulo de aquisicoes03 - SIBULulisses.sibul.ul.pt/sibul/docs/SIBUL-Modulo_Aquisicoes-Aleph18.pdf · possível uma biblioteca gerir orçamentos de projectos,

Aleph 18.01

Manual de utilização do módulo de

aquisições

Elaborado por:

Ana Cosmelli e

Amélia Janeiro

SDUL

2008

Índice

1. Gestão de encomendas .................................................................................................................................. 4

1.1 Criar uma nova encomenda...................................................................................................................... 4

1.1.1 Associar uma encomenda a um registo bibliográfico........................................................................ 4

a. Pesquisar registos bibliográficos........................................................................................................ 4

b. Catalogar registos directamente no módulo de aquisições ............................................................... 5

c. Catalogar novos registos no módulo de catalogação ........................................................................ 6

1.1.2 Associar uma encomenda a um orçamento...................................................................................... 8

1.1.3 Criar uma nova encomenda .............................................................................................................. 8

1.2 Cabimentar uma encomenda.................................................................................................................. 10

1.3 Facturar uma encomenda....................................................................................................................... 10

1.4 Dar entrada de uma encomenda ............................................................................................................ 12

2. Gestão de orçamentos .................................................................................................................................. 15

2.1 Criar um novo orçamento ....................................................................................................................... 15

2.2 Transferir orçamentos............................................................................................................................. 16

2.3 Alocar recursos aos orçamentos ............................................................................................................ 18

3. Gestão de fornecedores................................................................................................................................ 20

3.1 Criar um novo fornecedor ....................................................................................................................... 20

4. Reclamações................................................................................................................................................. 23

4.1 Criar uma nova reclamação.................................................................................................................... 23

Aleph 18.01 - Módulo de Aquisições – Manual prático

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O módulo de Aquisições inclui 6 áreas.

Principais procedimentos disponíveis neste módulo:

•••• Criação e gestão de encomendas

a. Facturação

b. Cabimentação

c. Chegada de encomendas

•••• Criação e gestão de orçamentos

a. Gestão de moeda usada nas transacções

•••• Criação e gestão de fornecedores

•••• Reclamações

Pesquisa de registos bibliográficos

Pesquisa de encomendas

Pesquisa de fornecedores

Facturação

Administração (fornecedores, orçamentos…)

Gestão de encomendas


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1. Gestão de encomendas

1.1 Criar uma nova encomenda

1.1.1 Associar uma encomenda a um registo bibliográfico

Para criar uma nova encomenda é necessário seleccionar ou catalogar o registo bibliográfico referente

ao documento a ser encomendado. Para tal, deve optar por uma das 3 possibilidades:

a. Pesquisar um registo bibliográfico já existente

b. Catalogar um registo directamente no módulo de aquisições

c. Catalogar um novo registo no módulo de catalogação

a. Pesquisar registos bibliográficos

1- Seleccione a zona de pesquisa

2- Introduza os termos de pesquisa

3- Lance a pesquisa

4- Identifique e seleccione o registo

5- Envie o registo seleccionado para as aquisições

6- Aparece a indicação da informação sobre o documento a adquirir na linha das encomendas


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b. Catalogar registos directamente no módulo de aquisições

1- Seleccione Encomendas

2- Seleccione Catalogar encomenda

3- Preencha campos

4- Verifique e aceite a informação introduzida, criando, deste modo, um novo registo bibliográfico

5- Aparece nas aquisições o registo bibliográfico a adquirir


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c. Catalogar novos registos no módulo de catalogação

1- Abra a template das aquisições

2- Em alternativa, abra a template na barra de links rápidos

3- Seleccione a template acq.mrc

4- Catalogue o documento que vai adquirir com o máximo de informação que tiver

5- Envie o registo para as aquisições

6- Em alternativa, pode enviar o registo para as aquisições pela barra de links rápidos

7- Verifique que o registo relativo ao documento a adquirir aparece indicado na linha das encomendas no

módulo de aquisições

Menu das funções

Barra de links rápidos


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1.1.2 Associar uma encomenda a um orçamento

Deve verificar se já tem orçamentos disponíveis. Caso não tenha terá de criar um novo orçamento.

1.1.3 Criar uma nova encomenda

1- Na Lista de encomendas seleccione Adicionar

2- Escolha um dos três tipos de encomenda: Monografia, Periódico, Encomenda pendente

3- Preencha os campos que aparecem nos 3 separadores activos

Nota: O Nº de encomenda aparece automaticamente. Os campos mínimos a preencher:

Separador 2: Formato do material, Tipo de material, Sub-biblioteca, Método de aquisição. Se for uma

nova encomenda, o Estado é NEW

Separador 3: Código do fornecedor

Separador 4: Nº de unidades, Preço unitário, Preço total, Orçamento para Cabimentação

4- Seleccione Adicionar

5- A informação relativa à encomenda aparece no menu e na lista das encomendas. A partir deste momento,

a encomenda poderá ser alterada, actualizada (poderá, por exemplo, alterar os diversos estados da

encomenda) e geridas a sua cabimentação, a facturação, a chegada e a sua possível reclamação

6- É activado o 1º separador com informação sobre a encomenda

7- No botão Imprimir / cancelar, pode imprimir informação sobre o registo, imprimir carta a realizar ou a

cancelar a encomenda. No botão Enviar, sai uma carta para encomenda ao fornecedor


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1.2 Cabimentar uma encomenda

É necessário cabimentar a encomenda antes de facturar e realizar o pagamento.

No caso de orçamentos não geridos autonomamente pela biblioteca, a cabimentação deverá ser realizada

antes do envio do pedido de encomenda ao fornecedor. A diferença é que só após se passar o passo da

cabimentação e de concedida a autorização se poderá enviar o pedido de aquisição/encomenda.

1.3 Facturar uma encomenda

Quando chegar a factura da encomenda, deve facturar o pedido:

1- Seleccione Factura


3- Introduza o número que vem na factura

4- Preencha os campos (não se esqueça de incluir os valores, o IVA, o código do objecto, o estado, o tipo

de pagamento e as datas). Seleccione Adicionar

5- Indique se o material foi ou não recepcionado

6- Aparece a indicação da factura na Lista de facturas

7- Seleccionando Orçamentos, vê-se o valor debitado ao orçamento escolhido para a factura (desde que o

tipo de pagamento seleccionado tenha sido Débito)


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1.4 Dar entrada de uma encomenda

Quando chegar a encomenda deverá dar a sua entrada:

Se a encomenda chegar com a factura, dê entrada da factura e no passo 5 da facturação indique que o

material foi recepcionado. Se a encomenda chegar depois da factura, no passo 5 da facturação indique que

o material não foi recepcionado. Nessa altura:

1- Quando o material chegar, faça a pesquisa da encomenda e no ecrã das Encomendas, seleccione

Chegada na zona de navegação (indicará 0/1)

2- Seleccione Adicionar para dar entrada do material


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3- Preencha os campos necessários (datas e número de documentos chegados) e seleccione Adicionar

4- Na zona de navegação, verifique que a indicação mudou para 1/1

5- No ecrã central, aparece a indicação da chegada com a respectiva data

6- Verifique que o estado da encomenda está completo na Chegada e na Facturação


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2. Gestão de orçamentos

Os procedimentos relacionados com os orçamentos gerem-se no ecrã de administração

Principais procedimentos disponíveis neste ecrã:

•••• Criação e gestão de orçamentos

•••• Criação e gestão de fornecedores

•••• Selecção de moeda para transacções

2.1 Criar um novo orçamento

Passos para criar um novo orçamento:

1- No ecrã de administração, seleccione Orçamentos


3- Preencha os campos do separador 1. Info orçamento 1 (nome, código, tipo, validade, estado)

4- Preencha também os campos do separador 2. Info orçamento 2 (código objecto, valores de cabimentação

e de facturação e limitações). Os outros separadores ainda se encontram inactivos


Orçamentos

Fornecedores

Moeda

Zona de pesquisa

Lista de orçamentos disponíveis

Detalhes dos orçamentos


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2.2 Transferir orçamentos

Caso o orçamento não seja gasto na totalidade e possa ser transferido para o ano seguinte ou caso existam

vários orçamentos em simultâneo e seja necessário transferir alguma quantia de um orçamento para outro (é


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possível uma biblioteca gerir orçamentos de projectos, ou preferir fazer a distinção entre o orçamento de

periódicos e de monografias):


2- Escolha o orçamento a transferir. Seleccione o separador Transacções

3- Seleccione Transferir

4- Indique o montante a transferir

5- Seleccione o orçamento para onde vai transferir o montante introduzido

6- Quando seleccionar a seta para executar a transferência, aparece a confirmação da transacção

7- Aparece a lista das transacções associadas ao orçamento que está seleccionado. O código das

transferências é TRN


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2.3 Alocar recursos aos orçamentos

Caso necessite de realizar uma alocação (adicionar ou subtrair recursos) a algum orçamento:


2- Escolha o orçamento a alocar. Seleccione o separador Transacções

3- Seleccione Alocação

4- Preencha os campos do ecrã de alocação (data, divisa, montante, tipo de transacção). Seleccione OK

5- Aparece a lista das transacções associadas ao orçamento que está seleccionado. O código das alocações

é ALC


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3. Gestão de fornecedores

Os procedimentos relacionados com os orçamentos gerem-se no ecrã de administração

3.1 Criar um novo fornecedor

Passos para criar um novo fornecedor:

1- No ecrã de administração, seleccione Fornecedores


3- Preencha os campos do separador 1. Info Fornec. 1 (código do fornecedor, nome do fornecedor, estado,

país, língua)

4- Preencha também os campos do separador 2. Info Fornec. 2 (divisa, entrega encomenda, formato carta,

método envio carta)

5- Preencha ainda os campos do separador 3. Info Fornec. 3 (contacto, entrega, indicação de existência de

e-mail). O separador relativo à sub-biblioteca ainda se encontra inactivo

6- Seleccione Adicionar para activar o separador sub-biblioteca

7- Seleccione a sub-biblioteca a que corresponderá o fornecedor

8- Para acrescentar informação relativa às moradas ou acrescentar o e-mail, estando no ecrã principal do

fornecedor, seleccione morada e preencha os campos necessários


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4. Reclamações

Os procedimentos relacionados com os orçamentos gerem-se no ecrã das encomendas

4.1 Criar uma nova reclamação

Passos para criar uma nova reclamação:

1- Depois de pesquisar a encomenda que pretende reclamar, no ecrã das encomendas, seleccione

Reclamações


3- Preencha os campos. Seleccione Adicionar

4- Verifique que a reclamação criada consta da lista de reclamações

5- Verifique que na zona de navegação das encomendas surge o número de reclamações com a respectiva

data


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Documents

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