M I CR OL I N S ITA BOR A Í

Curso: Rotinas AdministrativasMódulo: Administrativo

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

MÉTODO ALFABÉTICOMétodo simples e bastante prático, usado mais no caso de nomes de pessoas e empresas.

a) Sobrenome:Primeiro, deve constar o sobrenome, ou, no caso de mais de um, o último sobrenome; em seguida, o

prenome e em terceiro, os outros prenomes e/ou sobrenomes.Sobrenome

Nome Ordem de arquivamentoAndré Luiz Guimarães Guimarães, André Luiz

Miriam Janaína M. Hernandes Hernandes, Miriam Janaína M.

b) Títulos e graus de parentescoOs títulos e graus de parentesco, abreviados ou não, ou acadêmicos, que antecedem ou seguem o nome, não

são considerados no arquivamento, sendo colocados no fim entre parênteses.Títulos e graus de parentesco

Nome Ordem de arquivamentoDr. Fenício de Andrade Medeiros Medeiros, Fenício de Andrade (Dr.)

Lucas Peixoto Jr. Peixoto, Lucas (Jr.)Ministro Alfredo Souza Souza, Alfredo (Ministro)

c) Sobrenome precedido de prefixo ou preposiçãoNo caso de sobrenomes que vêm precedidos de prefixo ou preposição, em letra maiúscula, fazendo parte

integrante do sobrenome, arquiva-se pela letra do prefixo ou preposição.Sobrenome precedido de prefixo ou preposição

Nome Ordem de arquivamentoRute Del Vecchio Del Vecchio, RuteNutty Von Marck Von Marck, Nutty

d) Sobrenome compostoSobrenome composto por um substantivo e um adjetivo deve permanecer inseparável.

Sobrenome compostoNome Ordem de arquivamento

Antônio Casa Grande Casa Grande, AntônioFlávio Coelho Dourado Coelho Dourado, Flávio

e) EmpresasNomes de empresas não sofrem alteração.

Empresa Ordem de arquivamentoJornal A Noite Jornal A Noite

Casas Pernambucanas Casas Pernambucanas

MÉTODO NUMÉRICOO documento é classificado recebe um número, conforme a ordem de chegada e, ao mesmo tempo, esse

número é transcrito numa guia que, colocada na pasta, ocupará lugar correspondente no arquivo.a) Método numérico simples

1ª etapaOs assuntos principais são divididos em números de 100 em 100. Exemplo de uma firma imobiliária:100 – ADMINISTRAÇÃO200 – ALUGUEL300 – COMPRA

2ª etapaAs primeiras subdivisões de cada grupo recebem números de 10 em 10. Por exemplo:200 – ALUGUEL

210 – Apartamento220 – Casa230 – Escritório

3ª etapaAs segundas subdivisões têm números de 1 em 1. Por exemplo:200 – ALUGUEL

210 – Apartamento211 – Apartamento de sala e quarto212 – Apartamento de dois quartos213 – Apartamentos de três quartos

4ª etapaNa eventualidade de subdividir ainda mais o registro de informações, recomenda-se a separação por hífen do

número atribuído e começar de 1 a 1. Por exemplo:200 – ALUGUEL

210 – Apartamento211 – Apartamento de sala e quarto

211 – 1 – Bairro Leblon (Rio de Janeiro)