Tecnicas de arquivamento

PARTE I - CONTEXTUALIZAÇÃO

ARQUIVO - SignificadoARQUIVO - Significado

•Raiz Raiz ARCHÉARCHÉ => fundação, poder, comando, palácio => fundação, poder, comando, palácio do governo;do governo;

•Verbo Verbo ARCHEIONARCHEION => local de guarda, depósito; => local de guarda, depósito;

•Substantivo Substantivo ARCHIVESARCHIVES => documentos originais. => documentos originais. (SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE, (SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE,

1998)1998)

•Antigüidade Antigüidade Civilização Grega, aprox. sécs. II ou III a.C; Civilização Grega, aprox. sécs. II ou III a.C; Bíblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e Bíblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e

444 a.C. "o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos 444 a.C. "o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos arquivos reais da Babilônia, onde se guardavam os arquivos reais da Babilônia, onde se guardavam os

documentos" documentos"

•Idade Moderna - visão exclusivista de guarda dos Idade Moderna - visão exclusivista de guarda dos documentos, enquanto instrumentos da administração, para uso documentos, enquanto instrumentos da administração, para uso

restrito do governo (final do século XVIII)restrito do governo (final do século XVIII)

•Século XX, os arquivos abriram-se à administração, aos Século XX, os arquivos abriram-se à administração, aos cidadãos e aos pesquisadores de diferentes áreas.cidadãos e aos pesquisadores de diferentes áreas.

ORIGEM

Gestão documental

O que é?

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,

tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a

sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (BRASIL, 1991).

PARTE II - FUNDAMENTAÇÃO

(BELLOTO, 1991) Comparação entre Arquivo e BibliotecaComparação entre Arquivo e Biblioteca

VARIÁVEIS ARQUIVO BIBLIOTECA

Tipo de suporte Manuscristos impresso, audiovisuais, exemplar único

Impressos manuscritos, audiovisuais, múltiplos exemplares

Tipo de conjunto Fundos; documentos unidos pela origem

Coleção; documentos unidos pelo conteúdo

Produtor Máquina administrativa Atividade humana individual ou coletiva

Fins da produção Administrativos; jurídicos; funcionais; legais

Culturais; científicos; técnicos; artísticos; educativos

Objetivo Provar, testamunhar Instruir, informar

Entrada dos documentos

Passagem natural [ou compra] de fonte geradora única

Compra, doação, permuta de fontes múltiplas

Processamento técnico Registro; arranjo; descrição: guias, catálogos, etc.

Tombamento; classificação; catalogação: fichários [ou

computador]

Público Administrador e pesquisador Grande público e pesquisador

PRÍNCIPIOS DE ARQUIVO

1º RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENIÊNCIA1º RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENIÊNCIA

2º TERRITORIALIDADE2º TERRITORIALIDADE

3º TEORIA DAS 3 IDADES3º TEORIA DAS 3 IDADES

Observa a origem da documentaçãoObserva a origem da documentação

Observa a localização geográfica da documentaçãoObserva a localização geográfica da documentação

Consiste no Ciclo de vida documental:Consiste no Ciclo de vida documental:•Documentos CorrentesDocumentos Correntes: consulta freqüente: consulta freqüente

•Documentos IntermediáriosDocumentos Intermediários: consulta não freqüente, aguardando : consulta não freqüente, aguardando eliminação ou recolhimento permanenteeliminação ou recolhimento permanente

•Documentos PermanentesDocumentos Permanentes: possuem valor probatório, histórico e : possuem valor probatório, histórico e informativo; preservado em definitivoinformativo; preservado em definitivo

CLASSIFICAÇÃO DOS CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOSARQUIVOS

(PAES, 2002)(PAES, 2002)

• QUANTO ÀS ENTIDADES MANTENEDORASQUANTO ÀS ENTIDADES MANTENEDORAS

PúblicosPúblicos: Federal / Estadual / Municipal: Federal / Estadual / Municipal

InstitucionaisInstitucionais: Institutos educacionais / Entidades : Institutos educacionais / Entidades Religiosas / Sociedades, Associações, Fundações, Religiosas / Sociedades, Associações, Fundações, OngsOngs

Comerciais (Privados):Comerciais (Privados): Empresas / Corporações / Empresas / Corporações / CompanhiasCompanhias

Familiais ou PessoaisFamiliais ou Pessoais

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOSCLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

2. QUANTO AO ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO2. QUANTO AO ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO

Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta freqüente, produzidos ou recebidos, conservados freqüente, produzidos ou recebidos, conservados próximo e de fácil acessopróximo e de fácil acesso

Segunda Idade ou Intermediário: documentos não Segunda Idade ou Intermediário: documentos não consultados com freqüência, mas que podem ser consultados com freqüência, mas que podem ser utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm caráter de permanência transitóriacaráter de permanência transitória

Terceira Idade ou Permanente: documentos Terceira Idade ou Permanente: documentos conservados em razão de valor histórico, probatório ou conservados em razão de valor histórico, probatório ou informativo para o passado; têm caráter definitivoinformativo para o passado; têm caráter definitivo


3. QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO3. QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO

OperacionaisOperacionais: documentos cujos processos de : documentos cujos processos de trabalho ainda não se concluíram (arqs. Correntes)trabalho ainda não se concluíram (arqs. Correntes)

SetoriaisSetoriais: atrelados aos órgãos operacionais (arqs. : atrelados aos órgãos operacionais (arqs. Correntes/Intermediários)Correntes/Intermediários)

Centrais ou GeraisCentrais ou Gerais: locais para destinação final dos : locais para destinação final dos documentos correntes/intermediários (arqs. documentos correntes/intermediários (arqs. Permanentes)Permanentes)


4. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS4. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS

EspecialEspecial: guarda dos documentos segundo o formato : guarda dos documentos segundo o formato físico ou suportefísico ou suporte

EspecializadoEspecializado: guarda dos documentos segundo uma : guarda dos documentos segundo uma especialidade, independente do formato ou suporteespecialidade, independente do formato ou suporte

CARACTERÍSTICAS DOS CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOSARQUIVOS

ARQUIVO SETORIAL ou COMPARTILHADO

É o arquivo onde se acondiciona os documentos após a fase de maior operação e utilização É descentralizado: encontra-se próximo a estação de trabalho com moderado indice de utilização

Os documentos ficam armazenados em pastas ou caixas

• QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃOQUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO

ARQUIVO CENTRAL• Local onde são armazenados os documentosprocedentes dos Arquivos Operacionais e Setoriais/Compartilhados, sendo esta, a última etapa do ciclo de arquivamento•Acondicionamento: Caixas•Evita duplicidade de documentos•Mantém a padronização•Reúne assuntos correlatos


• QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃOQUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO

• QUANTO ÀSQUANTO ÀS ATIVIDADESATIVIDADES

• Receber, registrar e controlar a tramitação e a expedição dos documentos de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos p/ o gerenciamento corporativo dos documentos.

• Organizar e manter os documentos nos padrões estabelecidos

• Selecionar os documentos para transferi-los ao Arquivo Central, de acordo com os prazos de guarda fixados.


SETORIALSETORIAL

- Administrar e atualizar a TTD- Manter a padronização estabelecida- Receber a documentação proveniente dos Arquivos operacionais e setoriais- Preservar a memória da empresa- Preparar os documentos p/: microfilmagem e digitalização



CENTRALCENTRAL

- Atender as pesquisas- Realizar empréstimos- Implantar novos procedimentos e tecnologias que aprimorem o gerenciamento dos documentos- Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos Setoriais



CENTRALCENTRAL

- Providenciar requisitos técnicos para a preservação dos documentos na área de armazenamento, no que se refere a sua localização, iluminação, climatização e defesa contra insetos...- Elaborar e manter os manuais de procedimentos dos documentos distribuidos nos Arquivos das Unidades- Divulgar as atividades do Arquivo



CENTRALCENTRAL

O que toda Organização produzO que toda Organização produziindependente de seu tamanho ou tipo ndependente de seu tamanho ou tipo

de negócio?de negócio?

Conhecimento

Informações

Documentos

PARTE III – PROCESSAMENTO PARTE III – PROCESSAMENTO DA INFORMAÇÃO ARQUIVISTICADA INFORMAÇÃO ARQUIVISTICA

DOCUMENTOS TÊM SUA DOCUMENTOS TÊM SUA HISTÓRIAHISTÓRIA

Encontramos o registro de idéias ou acontecimentos

em pedras, mármores, marfim, metal...

Com a imprensa, o registro passou a ser em papel...

Com o avanço tecnológico surgem outros materiais:

fotos, filmes, discos, fitas, slides, microfilmes, e-books...

Todas as pessoas possuem documentos

... é uma questão de memória

DOCUMENTONÃO INDEXADO

DOCUMENTONÃO INDEXADO

DOCUMENTO

FJF;LADDJL;LVFLJKDDDDGLVFJFALSFLSDDVLFJLASFLSSVV

JLAJFLAFJSSVFLJJFLFVVSSSALFJAFALFFSSFLJALFJALFSSDDDDDDDHFAA

DOCUMENTO

FJF;LADDJL;LVFLJKDDDDGLVFJFALSFLSDDVLFJLASFLSSVV


01 02 03 04 05

08

07

06

DOCUMENTO

FJF;LADDJL;LVFLJKDDDDGLVFJFALSFLSDDV

LFJLASFLSSVALFFSS

ARQUIVO INATIVO

RC - TTDFJF;LADDJL;LVFLJKDDDDGLVLFJLASFLSSVV


DESCARTE

Gavetão

.processo de trabalho do dia-a-dia

.quando executamos nossas atividades

Etapas da geração de informações e documentos

SITUAÇÃO ENCONTRADA NAS EMPRESASSITUAÇÃO ENCONTRADA NAS EMPRESASPELA AUSÊNCIA DE ORGANIZAÇÃO DOS PELA AUSÊNCIA DE ORGANIZAÇÃO DOS

DOCUMENTOSDOCUMENTOS

PARA QUÊ?

GESTÃO DOCUMENTAL GESTÃO DOCUMENTAL

planejar e desenvolver atividades, considerando o capital informacional prévio;tomar decisões político-administrativas ou pessoais baseadas em dados acumulados;atender às necessidades legais e técnicas;evitar a repetição completa ou parcial de atividades, economizando recursos materiais e humanos;recuperar a história.

GESTÃO DOCUMENTALGESTÃO DOCUMENTAL

racionalização do trabalho aumento de produtividade; a recuperação rápida e precisa; o impedimento do acréscimo indiscriminado do volume de documentos;a otimização de seus espaços físicos de trabalho;

Vantagens:

GESTÃO DOCUMENTALGESTÃO DOCUMENTAL

Vantagens:

o controle do trâmite de processos desde sua geração até a sua destinação final;a facilidade de transferência ou eliminação dos documentos; a preservação e conservação dos documentos; preparo da documentação para a guarda definitiva ou para a transferência.

ARRUMAÇÃO X ORGANIZAÇÃOARRUMAÇÃO X ORGANIZAÇÃO

•Arrumação: metodologia individual não precisa de Projeto; dispensa o Profissional habilitado e os custos são menores

•Organização: metodologia corporativa necessita de um Projeto/Plano de ação; as etapas de trabalho são programadas; os custos imediatos são maiores; os resultados são satisfatórios e garantidos; possibilita a perpetuação do sistema de documentação

PARTE IV – MÉTODO DE PARTE IV – MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE ARQUIVAMENTO DE

DOCUMENTOSDOCUMENTOSMétodos: alfabético numérico alfa-numérico geográfico assunto e por cores

metodologia que relaciona cores às atividades desenvolvidas no Setor, permitindo o gerenciamento visual dos documentos.

MÉTODO DE ARQUIVAMENTO MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSDE DOCUMENTOS

• Alfabético: utilizado p/ nomes de pessoas, empresas. É um método de acesso direto

• Numérico: é um método de acesso indireto que se baseia em atribuir códigos numéricos aos documentos

• Alfa-numérico: utiliza a combinação de números e letras

• Geográfico: utilizado p/ pesquisas por áreas

geográficas

• Assunto: é o método que indexa o documento por assunto (problema: interpretação)

MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS

• João Barbosa Pedro Álvares Cabral

Barbosa, João Cabral, Pedro Álvares

• Sobrenomes iguais:

Anibal Teixeira Marilda Teixeira

Teixeira, Anibal Teixeira, Marilda• Artigos e preposições a, o, d’, da, um …Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade

Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’

Regras de alfabetação

MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS

• Sobrenomes com grau de parentesco:Antônio Almeida Filho Paulo Ribeiro Neto

Almeida Filho, Antônio Ribeiro Neto, Paulo

• Empresas :Embratel A Colegial Universidade Federal do

Maranhão

Colegial (A) Embratel Universidade Federal do Maranhão


MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS

• Documentos geográficos – principal elemento a ser considerado é a procedência ou o local:

- Nome do estado, cidade e correspondente as pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade.

. Correspondência com outros países: - país, capital e do nome do correspondente

as demais cidades serão albfabetadas em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem.


MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS

• Documentos geográficos - Nome do estado, cidade e correspondente

Estado Cidade Correspondente Amazonas

Amazonas

Rio de Janeiro

Rio de Janeiro

São Paulo

São Paulo

Manaus (capital)

Itacoatiara

Rio de Janeiro (capital)

Campos

São Paulo

Lorena

Sobreira, Luísa

Santos, Antônio J.

Rodrigues, Isa

Almeida, José de

Corrêa Gilson

Silva, Alberto

guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS DOS DOCUMENTOS

• Correspondência com outros países: - país, capital e nome do correspondente

País Cidade Correspondente França

França

Portugal

Portugal

Portugal

Paris (capital)

Lorena

Lisboa (capital)

Coimbra

Porto

Silva, Aurélio

Vadim, Roger

Pereira, José

Albuquerque, Maria

Ferreira, Antônio

guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades

ATIVIDADE

Nomes PessoaisWadenilson Gonçalves Santos

Zaira Cardoso Nunes

José de Maria de Oliveira

Laine da Silva

Márcio Santos Júnior

Marcelo Cardoso Neto

Ananias Figueiredo

Amanda Figueiredo

Vitória Albuquerque

Vitor Albuquerque

Nomes de Empresas

Companhia Vale do Rio Doce

Visão Turismo

A Três Irmãos

The Library of Congress

Para Sempre Móveis Ltda.

ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS

1. os documentos devem ser ordenados um a um (utilizando o método adequado - Alfa / Num /

Cronolog.)

2. podem ser acondicionados em: pastas intercaladoras ou suspensas, envelopes, guias separadoras ou capa-dura

3. são presos com grampos plásticos.

4. a identificação do assunto será no visor das pastas suspensas

5. coloca-se uma etiqueta branca com a identificação de informações nas pastas e envelopes: setor, obra, processo, assunto, volume, periodo....

ARQUIVOS OPERACIONAIS E SETORIAIS

ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS

1. os documentos devem ser ordenados um a um

2. podem ser acondicionados em: pastas

intercaladoras, pastas suspensas, envelopes, guias separadoras ou capas duras

3. são presos com grampos plásticos.

4. preencher o formulário p/ o cadastramento em soft

de gerenciamento de documentos

5. acondicionar os documentos em caixas-arquivo

6. preencher o visor para identificação da caixa-arquivo

ARQUIVO CENTRAL

ACONDICIONAMENTO Sistema de cores

Padrão Pasta Intercaladora

Padrão Pasta Suspensa

Arquivos Correntes / Intermediários

Projeção – tira de inserção

ACONDICIONAMENTO

AAL Silva

Fichas guias

Arquivo Central

Padronização do Arquivamento

EMPRESA0010

ACONDICIONAMENTO Sistema de cores

ACONDICIONAMENTO

Etiqueta com o nome e cor do setorEtiqueta de legenda

ACONDICIONAMENTO

ACONDICIONAMENTO Data

Etiqueta com a cor do setor

Etiqueta com a cor do tipo do documento

Pasta intercaladora com a cor da atividade

ARQUIVAMENTO – PADRONIZAÇÃO



PARTE V – COMO ORGANIZAR A PARTE V – COMO ORGANIZAR A MASSA DOCUMENTAL ?MASSA DOCUMENTAL ?

1. Diagnóstico2. Racionalização Levantamento e

Formação da TTD

Aprovação da TTD eTriagem dos documentos

por Áreapor Espécie Documentalpor Temporalidadepor Referência legal

3. Metodologia para Organização dos documentos4. Informatização

DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICOI n ic io

Pe gu n ta A çã o

A çã o A çã o

Pe gu n taA çã o

1

N ão

S im

N ão

S im

I n ic io8

2

3

4

5

6

7

G e s tã odo

C o n h e cim e n to

ConhecerAtividadeCultura

InformaçãoDocumento

PlanejamentoGestão

TecnologiaMídias

OBJETIVO: - mapear, avaliar e descrever o cenário - levantar e analisar dados referente ao

sistema de gerenciamento de documentos possibilitanto a

elaboração do Plano de Ação o que, como, onde, quando, quanto tempo, quem e quanto custa.

RELATÓRIO: VisaVisa retratar a situação atual de retratar a situação atual de

armazenamento, organização e recuperação de armazenamento, organização e recuperação de informações, analisando a situação atual, suas informações, analisando a situação atual, suas perdas e soluções emergentes e a longo prazo.perdas e soluções emergentes e a longo prazo.

DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO

- tomar medidas corretivas de uma situação critica

- conhecer os problemas e as possiveis medidas p/resolvê-los

- solucionar problemas que se traduzem em desperdicios

- conhecer fatores que favorecem e limitam a implantação do

sistema de gerenciamento dos documentos

- maximar o custo-beneficio do capital aplicado

- desenvolver o Plano de Ação Corretiva

DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO

PARA QUE SERVE?

DICAS PARA O DIAGNÓSTICODICAS PARA O DIAGNÓSTICO

ELABORAÇÃO: Exige: percepção, bom senso,

experiência técnica, criatividade; deve ser desenvolvido por mais de uma pessoa

Coleta de dados: - Observação - Entrevista ou questionário sobre:

volume, forma de armazenamento, organização, recuperação/acessibilidade, como

descarta, o que pode ser melhorado...etc

Diagnóstico - ModeloVOLUME DE DOCUMENTOS

Constatação Perdas

Volume de documentos gerados ao longodos anos versus responsabilidade juridicade sua guarda.

Existência de documentos obsoletos e emduplicidade

Ausência de instrumento para regular aguarda e o descarte dos documentos , quepossibilite melhor administração do acervo

Ausência da TTD gera insegurança no

descarte dos documentos, criando a sistemática de guarda indevida ou de expurgos errôneos. Na utilização de outros espaços para

guarda de documentos e mobiliáriosaturado

Processo de busca do documentocomprometido.

AÇÃO CORRETIVA:

Elaboração da Tabela de Temporalidade Documental em formato de Banco de DadosTemporalis

Aplicação da TTD aprovada, ou seja , descarte dos documentos com prazos de guardavencidos.

Disponibilização da TTD para todas as Unidades da Empresa

ORGANIZAÇÃO/ARQUIVAMENTO/ACESSIBILIDADEConstatação Perdas

Metodologia individualizada edespadronizada.

Ausência de automação do processo de

recuperação documentalOs Arquivos encontram-se arrumados e

não organizados.

Particularização no processo de

arquivamento gerando dificuldade deacesso ao documento.

AÇÃO CORRETIVA

Criação de padrões corporativos para a organização dos documentos.

Utilização de Aplicativo para o gerenciamento das informações.

Diagnóstico - Modelo

PLANO DE AÇÃO-ARQUIVO CENTRAL

ETA PA ATIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM

1 Organização do Acervodo Arquivo Central

Organização dos gruposdocumentais

CC

1.1 Elaboração da Tabelade Temporalidade

Documental

Etapas:

1. Levantamento dosdocumentos/análise

documental

2. Emissão da Tabela

3. Aprovação da Tabela

4. Triagem dadocumentação

Determinação dos prazoslegais para guarda edescarte do acervo

documental

Descarte dos documentosobsoletos

Dar consistência legal aoarquivamento dosdocumentos com

anuência do Cliente

Eliminar as nãoconformidades

Através de consultas alegislação

Eliminar osdocumentos obsoletos

CC

CC/

Coamo

PLANO DE AÇÃO - ModeloPLANO DE AÇÃO - Modelo

PLANO DE AÇÃO

ETAPA ATIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM

2 PadronizaçãoOrganização dos

documentos

Padronização eorganização dosdocumentos para

formação de um sistemade recuperação e

armazenamento eficientes

O fornecimento deinformação deveráatender ao padrão

Através deimplementação de

metodologiaestabelecida

CC

3 Informatização doacervo

Transcrição da informaçãoorganizada e validada em

mídia eletrônica

Permite a economia detempo, espaço, e otimizaas atividades da empresa

somado ao fatorsegurança

Através daestruturação deAplicativo para

cadastramento dedocumentos

CC

4 Cadastramento dosdados

Formação de Base deDados para cadastramento

da informação

Para permitir os itens devalidação, indexação,pesquisa, entre outros

Alimentando eauditando a Base

implantada

CC

5 Manuais deprocedimentos/Politica

Documental Corporativa

Descrição dosProcedimentos referentesaos processos, atividades,etc do funcionamento do

Arquivo e sua realação coma Empresa

Manutenção do Sistemaestabelecido

Descrevendo ametodologia utilizadapara a estruturação do

serviço dedocumentação

CC

PLANO DE AÇÃO - ModeloPLANO DE AÇÃO - Modelo

POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA DE RACIONALIZAÇÃO DE

DOCUMENTOS ?ALA DOSGUARDADORES OBCECADOS

Fazer cópias para não perder o controle

ALA DOS OBCECADOS

DESCARTANTES

Ganhar trofeu por jogar papel fora

- Redução da massa documental- Racionalizar custos (reduzir custos)- Melhor armazenamento (espaço fisico + mobiliário)- Melhor organização, permite a informatização- Possibilita pesquisa rápida- Evita extravio de documentos- Garanti a preservação dos documentos de valor- Aproveitamento dos recursos humanos, tecnológicos, etc.

POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA DE RACIONALIZAÇÃO DE

DOCUMENTOS ?

É um instrumento que define critérios de seleção de documentos para fins de armazenamento

disciplinado, visando o aproveitamento racional de todas as potencialidades que um acervo arquivístico apresenta, enquanto fonte de informações administrativas, gerenciais ou

históricas que compõem a trajetória da Organização.

PARTE VI - TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL

O QUE É?

TTD – ELABORAÇÃOTTD – ELABORAÇÃO

1. Passo: Coleta de Informações

Preencher a “Ficha de Análise Documental”:

- registrar informações sobre cada documento

- referenciar os prazos legais ou de validade

Detalhar as informações sobre cada documento através:

- entrevistas e levantamento do acervo documental


2. Passo: Consolidação das Informações

O Documento é analisado nos aspectos legais, fiscais, tributários etc;

Registrado na “Ficha de Análise Temporal”;

Formação da TTD (digitada para apreciação e validação)


3. Passo: Aprovação

Apresentação do primeiro formato da TTD;

Reunião para discussão e aprovação por área;

Reunião para homologação com assinatura pelo Gerente, pelo Diretor...

Guardar uma cópia assinada.


4. Passo: Formatação final Registro em formato de tabela ou informatizado dos

Documentos Gerados nas diversas áreas da empresa:

- Pessoal, Contábil, Administrativa etc. Descrição / Definição dos Documentos:

- Por empresa/instituição, se for pessoa jurídica;

- Por setor/departamento;

- Por tipo, etc. Referência da Legislação:

- Tributária, fiscal, trabalhista etc.

TTD - ELABORAÇÃOTTD - ELABORAÇÃO

5. e 6. Passos: Manualização e Treinamento

Estabelecer Procedimentos para:

Utilização (Usuário):

- Consulta, Descarte, Segurança etc;

Atualização da TTD (Equipe multidisciplinar):

- Manutenção;

- Formatação

TTD - AplicaçãoTTD - Aplicação

A TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL age sobre o acervo

documental evitando seu crescimento desordenado e

principalmente

ERROS NO DESCARTE

TTD - UFMATTD - UFMAUniversidade Federal do Maranhão

Resolução nº 05/90- CA

O Reitor da Universidade Federal do Maranhão, na qualidade de PRESIDENTE DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO, no uso de suas atribuições estatutárias. Considerando o que consta do Processo nº 004692/90 e o que decidiu este Conselho em sessão realizada no dia 24 de agosto de 1990; RESOLVE: Aprovar a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade Federal do Maranhão, constante do Anexo da presente Resolução e que dela faz parte integrante. Dê-se ciência. Publique-se. Cumpra-se. São Luís, 23 de outubro de 1990.

Prof. JERÔNIMO PINHEIROPresidente

Aprova a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade Federal do Maranhão.

TTD - UFPBTTD - UFPBUNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA

COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOSTABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA UFPB

Aprovada pela Resolução 08/2001, de 01.08.2001, do Conselho Universitário – CONSUNI da UFPB, e reformulada para adequar-se à resolução 14/2001, de 24.10.2001, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ/Arquivo Nacional.

•A Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim para complementar a das Atividades-Meio demandou um processo lento, de 1998 a 2000.

•Aprovada pelo Arquivo Nacional e pelo Conselho Universitário da UFPB.

C

I

P

Transferência

Recolhimento

Rec

olhi

men

to

Arranjo / Descrição Processo de

Classificação (aplicação da TTD)

Controle:-Entrada;-Saída;-Eliminação

AV

AL

AVAL

• Fase Corrente / Intermediária Gestão de Documentos

•Fase Permanente Manutenção e Guarda de Documentos

Entendendo o Ciclo de Vida Documental

PARTE VII - PROGRAMAS PARA GERENCIAMENTO DE

DOCUMENTOS

• cadastar documentos armazenados nos Arquivos

• gerenciar informações de texto e de imagens

•criar, editar, distribuir informações via rede, disco magnético ou Cd•atualizar e compartilhar informações •desenvolver pesquisa direcionada e controlada

A ESCOLHA DA FERRAMENTAA ESCOLHA DA FERRAMENTAO software deve possibilitar:

PROGRAMAS PARA GERENCIAMENTO DE

DOCUMENTOS

É um conjunto de procedimentos e operações técnicas característicos do sistema de gestão de documentos arquivísticos processado eletronicamente e aplicável em ambientes eletrônicos digitais ou em ambientes híbridos, isto é, documentos eletrônicos e convencionais ao mesmo tempo.

O que é um sistema eletrônico de gestão de documentos?

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GEDDOCUMENTOS – GED

O sistema de GED – não é só gerenciamento de arquivos. Ele implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança.

O GED é a somatória das tecnologias e produtos que objetivam gerenciar informações - em forma de voz, texto ou imagem de maneira eletrônica.

GED não é só escanear, através da DigitalizaçãoDigitalização

ConsisteConsiste::

1. Preparação dos documentos1. Preparação dos documentos

2. Indexação2. Indexação

3. Digitalização3. Digitalização

4. Exportação das imagens e índices4. Exportação das imagens e índices

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS - GEDDE DOCUMENTOS - GED

GED X GDEGED X GDE

GESTÃO DE DOCUMENTOS

Gestão Tradicional de

Arquivo

Gestão Eletrônica de Arquivos

Todos os suportes, inclusive papel

Arquivos Eletrônicos (somente documentos em

meio eletrônico)

MANUAL AUTOMATIZADO

Gestão de Documentos Eletrônicos

GED – Gestão Eletrônica de Documentos (IDEAL)

PARTE VIII - NORMAS E PARTE VIII - NORMAS E LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICALEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA

• ISAD (G) – Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística

Serve para elaboração dos isntrumentos de pesquisa

• ISAAR (CPF) – Norma Internacional de Controle de Autoridade para Corporações, Pessoas e Famílias

NORMAS

Serve para elaboração das entrada (cabeçalhos) das descrições dos isntrumentos de pesquisa

NORMAS E LEGISLAÇÃO NORMAS E LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICAARQUIVÍSTICA

LEGISLAÇÃO

• LEI 8.159/1991

• DECRETO 4.553/2000

•LEI 8.264/2005

Âmbito Federal

Âmbito Estadual

Estes documentos regulam as disposições sobre arquivo nas esferas federal e estadual

CONCLUSÃOCONCLUSÃO

Reduzir desperdícios, custos de armazenamento e custos correlatos (de 30 a 40%)

Reduzir custo de homem/hora na busca da informação/documento

Melhorar a imagem das instituição junto aos seus clientes internos e externos

Incentivar a participação dos geradores de informações na busca de melhorias

Melhorar o ambiente físico e condições de trabalho.

Qual o resultado do uso da Gestão de Qual o resultado do uso da Gestão de Documentos?Documentos?

Education

Tecnicas de arquivamento