PARTE I - CONTEXTUALIZAOARQUIVO - SignificadoRaiz ARCH => fundao, poder, comando, palcio do governo;Verbo ARCHEION => local de guarda, depsito; Substantivo ARCHIVES => documentos originais. (SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE, 1998)

Antigidade Civilizao Grega, aprox. scs. II ou III a.C; Bblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e 444 a.C. "o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos arquivos reais da Babilnia, onde se guardavam os documentos"

Idade Moderna - viso exclusivista de guarda dos documentos, enquanto instrumentos da administrao, para uso restrito do governo (final do sculo XVIII)

Sculo XX, os arquivos abriram-se administrao, aos cidados e aos pesquisadores de diferentes reas.ORIGEM

Gesto documentalO que ?Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente (BRASIL, 1991).

PARTE II - FUNDAMENTAO(BELLOTO, 1991)Comparao entre Arquivo e Biblioteca

PRNCIPIOS DE ARQUIVO1 RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENINCIA

2 TERRITORIALIDADE

3 TEORIA DAS 3 IDADESObserva a origem da documentaoObserva a localizao geogrfica da documentaoConsiste no Ciclo de vida documental:Documentos Correntes: consulta freqenteDocumentos Intermedirios: consulta no freqente, aguardando eliminao ou recolhimento permanenteDocumentos Permanentes: possuem valor probatrio, histrico e informativo; preservado em definitivo

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS(PAES, 2002)QUANTO S ENTIDADES MANTENEDORAS Pblicos: Federal / Estadual / Municipal Institucionais: Institutos educacionais / Entidades Religiosas / Sociedades, Associaes, Fundaes, Ongs Comerciais (Privados): Empresas / Corporaes / Companhias Familiais ou Pessoais

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS2. QUANTO AO ESTGIO DA EVOLUO Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta freqente, produzidos ou recebidos, conservados prximo e de fcil acesso Segunda Idade ou Intermedirio: documentos no consultados com freqncia, mas que podem ser utilizados; no precisam ser conservados prximo; tm carter de permanncia transitria Terceira Idade ou Permanente: documentos conservados em razo de valor histrico, probatrio ou informativo para o passado; tm carter definitivo

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS3. QUANTO EXTENSO DA ATUAO Operacionais: documentos cujos processos de trabalho ainda no se concluram (arqs. Correntes) Setoriais: atrelados aos rgos operacionais (arqs. Correntes/Intermedirios) Centrais ou Gerais: locais para destinao final dos documentos correntes/intermedirios (arqs. Permanentes)

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS4. QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS Especial: guarda dos documentos segundo o formato fsico ou suporte Especializado: guarda dos documentos segundo uma especialidade, independente do formato ou suporte

CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOSARQUIVO SETORIAL ou COMPARTILHADO o arquivo onde se acondiciona os documentos aps a fase de maior operao e utilizao descentralizado: encontra-se prximo a estao de trabalho com moderado indice de utilizao

Os documentos ficam armazenados em pastas ou caixas QUANTO EXTENSO DA ATUAO

ARQUIVO CENTRAL Local onde so armazenados os documentosprocedentes dos Arquivos Operacionais e Setoriais/Compartilhados, sendo esta, a ltima etapa do ciclo de arquivamentoAcondicionamento: CaixasEvita duplicidade de documentosMantm a padronizaoRene assuntos correlatos

CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS QUANTO EXTENSO DA ATUAO

QUANTO S ATIVIDADESReceber, registrar e controlar a tramitao e a expedio dos documentos de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos p/ o gerenciamento corporativo dos documentos.Organizar e manter os documentos nos padres estabelecidosSelecionar os documentos para transferi-los ao Arquivo Central, de acordo com os prazos de guarda fixados.

CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOSSETORIAL

QUANTO S ATIVIDADES- Administrar e atualizar a TTD- Manter a padronizao estabelecida- Receber a documentao proveniente dos Arquivos operacionais e setoriais- Preservar a memria da empresa- Preparar os documentos p/: microfilmagem e digitalizaoCARACTERSTICAS DOS ARQUIVOSCENTRAL

QUANTO S ATIVIDADES- Atender as pesquisas- Realizar emprstimos- Implantar novos procedimentos e tecnologias que aprimorem o gerenciamento dos documentos- Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos Setoriais

CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOSCENTRAL

QUANTO S ATIVIDADES- Providenciar requisitos tcnicos para a preservao dos documentos na rea de armazenamento, no que se refere a sua localizao, iluminao, climatizao e defesa contra insetos...- Elaborar e manter os manuais de procedimentos dos documentos distribuidos nos Arquivos das Unidades- Divulgar as atividades do Arquivo

CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOSCENTRAL

O que toda Organizao produzindependente de seu tamanho ou tipo de negcio?

Conhecimento InformaesDocumentosPARTE III PROCESSAMENTO DA INFORMAO ARQUIVISTICA

DOCUMENTOS TM SUA HISTRIAEncontramos o registro de idias ou acontecimentos em pedras, mrmores, marfim, metal...Com a imprensa, o registro passou a ser em papel...Com o avano tecnolgico surgem outros materiais: fotos, filmes, discos, fitas, slides, microfilmes, e-books... Todas as pessoas possuem documentos ... uma questo de memria

.processo de trabalho do dia-a-dia.quando executamos nossas atividadesEtapas da gerao de informaes e documentos

SITUAO ENCONTRADA NAS EMPRESASPELA AUSNCIA DE ORGANIZAO DOS DOCUMENTOS

GESTO DOCUMENTAL PARA QU? planejar e desenvolver atividades, considerando o capital informacional prvio;tomar decises poltico-administrativas ou pessoais baseadas em dados acumulados;atender s necessidades legais e tcnicas;evitar a repetio completa ou parcial de atividades, economizando recursos materiais e humanos;recuperar a histria.

GESTO DOCUMENTALracionalizao do trabalho aumento de produtividade; a recuperao rpida e precisa; o impedimento do acrscimo indiscriminado do volume de documentos;a otimizao de seus espaos fsicos de trabalho; Vantagens:

GESTO DOCUMENTALVantagens: o controle do trmite de processos desde sua gerao at a sua destinao final;a facilidade de transferncia ou eliminao dos documentos; a preservao e conservao dos documentos; preparo da documentao para a guarda definitiva ou para a transferncia.

ARRUMAO X ORGANIZAOArrumao: metodologia individual no precisa de Projeto; dispensa o Profissional habilitado e os custos so menores

Organizao: metodologia corporativa necessita de um Projeto/Plano de ao; as etapas de trabalho so programadas; os custos imediatos so maiores; os resultados so satisfatrios e garantidos; possibilita a perpetuao do sistema de documentao

PARTE IV MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSMtodos: alfabtico numrico alfa-numrico geogrfico assunto e por cores

metodologia que relaciona cores s atividades desenvolvidas no Setor, permitindo o gerenciamento visual dos documentos.

MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSAlfabtico: utilizado p/ nomes de pessoas, empresas. um mtodo de acesso direto

Numrico: um mtodo de acesso indireto que se baseia em atribuir cdigos numricos aos documentos

Alfa-numrico: utiliza a combinao de nmeros e letras Geogrfico: utilizado p/ pesquisas por reas geogrficas

Assunto: o mtodo que indexa o documento por assunto (problema: interpretao)

MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSJoo Barbosa Pedro lvares Cabral Barbosa, Joo Cabral, Pedro lvares Sobrenomes iguais: Anibal Teixeira Marilda TeixeiraTeixeira, Anibal Teixeira, MarildaArtigos e preposies a, o, d, da, um Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo dRegras de alfabetao

MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSSobrenomes com grau de parentesco:Antnio Almeida Filho Paulo Ribeiro NetoAlmeida Filho, Antnio Ribeiro Neto, PauloEmpresas :Embratel A Colegial Universidade Federal do MaranhoColegial (A) Embratel Universidade Federal do Maranho

Regras de alfabetao

MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Documentos geogrficos principal elemento a ser considerado a procedncia ou o local: - Nome do estado, cidade e correspondente as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade. . Correspondncia com outros pases: - pas, capital e do nome do correspondente as demais cidades sero albfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem.Regras de alfabetao

MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Documentos geogrficos - Nome do estado, cidade e correspondenteguias divisrias com notaes indicativas dos nomes das cidades

Estado Cidade Correspondente AmazonasAmazonasRio de JaneiroRio de JaneiroSo PauloSo PauloManaus (capital)ItacoatiaraRio de Janeiro (capital)CamposSo PauloLorenaSobreira, LusaSantos, Antnio J.Rodrigues, IsaAlmeida, Jos deCorra GilsonSilva, Alberto

MTODOS DE ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS Correspondncia com outros pases: - pas, capital e nome do correspondenteguias divisrias com notaes indicativas dos nomes das cidades

Pas Cidade Correspondente FranaFranaPortugalPortugalPortugalParis (capital)LorenaLisboa (capital)CoimbraPortoSilva, AurlioVadim, Roger Pereira, JosAlbuquerque, MariaFerreira, Antnio

ATIVIDADE

Nomes PessoaisWadenilson Gonalves SantosZaira Cardoso NunesJos de Maria de OliveiraLaine da SilvaMrcio Santos JniorMarcelo Cardoso NetoAnanias FigueiredoAmanda FigueiredoVitria AlbuquerqueVitor Albuquerque

Nomes de EmpresasCompanhia Vale do Rio DoceViso TurismoA Trs IrmosThe Library of CongressPara Sempre Mveis Ltda.

ORGANIZAO DOS DOCUMENTOS 1. os documentos devem ser ordenados um a um (utilizando o mtodo adequado - Alfa / Num / Cronolog.)

2. podem ser acondicionados em: pastas intercaladoras ou suspensas, envelopes, guias separadoras ou capa-dura

3. so presos com grampos plsticos.

4. a identificao do assunto ser no visor das pastas suspensas

5. coloca-se uma etiqueta branca com a identificao de informaes nas pastas e envelopes: setor, obra, processo, assunto, volume, periodo.... ARQUIVOS OPERACIONAIS E SETORIAIS

ORGANIZAO DOS DOCUMENTOSos documentos devem ser ordenados um a um 2. podem ser acondicionados em: pastas intercaladoras, pastas suspensas, envelopes, guias separadoras ou capas duras 3. so presos com grampos plsticos.

4. preencher o formulrio p/ o cadastramento em soft de gerenciamento de documentos

5. acondicionar os documentos em caixas-arquivo

6. preencher o visor para identificao da caixa-arquivo

ARQUIVO CENTRAL

ACONDICIONAMENTO Sistema de coresPadro Pasta IntercaladoraPadro Pasta SuspensaArquivos Correntes / IntermediriosProjeo tira de insero

ACONDICIONAMENTOAALSilvaFichas guias

Arquivo Central

Padronizao do Arquivamento ACONDICIONAMENTO Sistema de cores

ACONDICIONAMENTO

ACONDICIONAMENTO

ACONDICIONAMENTO

ARQUIVAMENTO PADRONIZAO

ARQUIVAMENTO PADRONIZAO

ARQUIVAMENTO PADRONIZAO

PARTE V COMO ORGANIZAR A MASSA DOCUMENTAL ?1. Diagnstico2. RacionalizaoLevantamento eFormao da TTD

Aprovao da TTD eTriagem dos documentos por reapor Espcie Documentalpor Temporalidadepor Referncia legal3. Metodologia para Organizao dos documentos4. Informatizao

DIAGNSTICOConhecerAtividadeCultura

InformaoDocumentoPlanejamentoGesto

TecnologiaMdias

OBJETIVO: - mapear, avaliar e descrever o cenrio - levantar e analisar dados referente ao sistema de gerenciamento de documentos possibilitanto a elaborao do Plano de Ao o que, como, onde, quando, quanto tempo, quem e quanto custa. RELATRIO: Visa retratar a situao atual de armazenamento, organizao e recuperao de informaes, analisando a situao atual, suas perdas e solues emergentes e a longo prazo. DIAGNSTICO

- tomar medidas corretivas de uma situao critica- conhecer os problemas e as possiveis medidas p/resolv-los- solucionar problemas que se traduzem em desperdicios- conhecer fatores que favorecem e limitam a implantao do sistema de gerenciamento dos documentos- maximar o custo-beneficio do capital aplicado - desenvolver o Plano de Ao Corretiva DIAGNSTICOPARA QUE SERVE?

DICAS PARA O DIAGNSTICOELABORAO: Exige: percepo, bom senso, experincia tcnica, criatividade; deve ser desenvolvido por mais de uma pessoa

Coleta de dados: - Observao - Entrevista ou questionrio sobre: volume, forma de armazenamento, organizao, recuperao/acessibilidade, como descarta, o que pode ser melhorado...etc

Diagnstico - Modelo

VOLUME DE DOCUMENTOS

Constatao

Perdas

Volume de documentos gerados ao longo dos anos versus responsabilidade juridica de sua guarda.

Existncia de documentos obsoletos e em duplicidade

Ausncia de instrumento para regular a guarda e o descarte dos documentos , que possibilite melhor administrao do acervo

Ausncia da TTD gera insegurana no descarte dos documentos, criando a

sistemtica de guarda indevida ou

de expurgos errneos.

Na utilizao de outros espaos para guarda de documentos e mobilirio saturado

Processo de busca do documento comprometido.

AO CORRETIVA:

Elaborao da Tabela de Temporalidade Documental em formato de Banco de Dados Temporalis

Aplicao da TTD aprovada, ou seja , descarte dos documentos com prazos de guarda vencidos.

Disponibilizao da TTD para todas as Unidades da Empresa

Diagnstico - Modelo

ORGANIZAO/ARQUIVAMENTO/ACESSIBILIDADE

Constatao

Perdas

Metodologia individualizada e despadronizada.

Ausncia de automao do processo de recuperao documental

Os Arquivos encontram-se arrumados e no organizados.

Particularizao no processo de arquivamento gerando dificuldade de acesso ao documento.

AO CORRETIVA

Criao de padres corporativos para a organizao dos documentos.

Utilizao de Aplicativo para o gerenciamento das informaes.

PLANO DE AO - Modelo

PLANO DE AO-ARQUIVO CENTRAL

ETA PA

ATIVIDADE

O QUE

POR QUE

COMO

QUEM

1

Organizao do Acervo do Arquivo Central

Organizao dos grupos documentais

CC

1.1

Elaborao da Tabela de Temporalidade Documental

Etapas:

1. Levantamento dos documentos/anlise documental

2. Emisso da Tabela

3. Aprovao da Tabela

4. Triagem da documentao

Determinao dos prazos legais para guarda e descarte do acervo documental

Descarte dos documentos obsoletos

Dar consistncia legal ao arquivamento dos documentos com anuncia do Cliente

Eliminar as no conformidades

Atravs de consultas a legislao

Eliminar os documentos obsoletos

CC

CC/

Coamo

PLANO DE AO - Modelo

PLANO DE AO

ETAPA

ATIVIDADE

O QUE

POR QUE

COMO

QUEM

2

Padronizao Organizao dos documentos

Padronizao e organizao dos documentos para formao de um sistema de recuperao e armazenamento eficientes

O fornecimento de informao dever atender ao padro

Atravs de implementao de metodologia estabelecida

CC

3

Informatizao do acervo

Transcrio da informao organizada e validada em mdia eletrnica

Permite a economia de tempo, espao, e otimiza as atividades da empresa somado ao fator segurana

Atravs da estruturao de Aplicativo para cadastramento de documentos

CC

4

Cadastramento dos dados

Formao de Base de Dados para cadastramento da informao

Para permitir os itens de validao, indexao, pesquisa, entre outros

Alimentando e auditando a Base implantada

CC

5

Manuais de procedimentos/Politica Documental Corporativa

Descrio dos Procedimentos referentes aos processos, atividades, etc do funcionamento do Arquivo e sua realao com a Empresa

Manuteno do Sistema estabelecido

Descrevendo a metodologia utilizada para a estruturao do servio de documentao

CC

POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA DE RACIONALIZAO DE DOCUMENTOS ?ALA DOSGUARDADORES OBCECADOS

Fazer cpias para no perder o controleALA DOS OBCECADOS DESCARTANTES

Ganhar trofeu por jogar papel fora

- Reduo da massa documental- Racionalizar custos (reduzir custos)- Melhor armazenamento (espao fisico + mobilirio) Melhor organizao, permite a informatizao Possibilita pesquisa rpida- Evita extravio de documentos- Garanti a preservao dos documentos de valor- Aproveitamento dos recursos humanos, tecnolgicos, etc.

POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA DE RACIONALIZAO DE DOCUMENTOS ?

um instrumento que define critrios de seleo de documentos para fins de armazenamento disciplinado, visando o aproveitamento racional de todas as potencialidades que um acervo arquivstico apresenta, enquanto fonte de informaes administrativas, gerenciais ou histricas que compem a trajetria da Organizao. PARTE VI - TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTALO QUE ?

TTD ELABORAO1. Passo: Coleta de InformaesPreencher a Ficha de Anlise Documental: - registrar informaes sobre cada documento - referenciar os prazos legais ou de validade

Detalhar as informaes sobre cada documento atravs: - entrevistas e levantamento do acervo documental

TTD ELABORAO2. Passo: Consolidao das Informaes O Documento analisado nos aspectos legais, fiscais, tributrios etc; Registrado na Ficha de Anlise Temporal; Formao da TTD (digitada para apreciao e validao)

TTD ELABORAO3. Passo: AprovaoApresentao do primeiro formato da TTD; Reunio para discusso e aprovao por rea; Reunio para homologao com assinatura pelo Gerente, pelo Diretor...Guardar uma cpia assinada.

TTD ELABORAO4. Passo: Formatao finalRegistro em formato de tabela ou informatizado dos Documentos Gerados nas diversas reas da empresa: - Pessoal, Contbil, Administrativa etc. Descrio / Definio dos Documentos: - Por empresa/instituio, se for pessoa jurdica; - Por setor/departamento; - Por tipo, etc. Referncia da Legislao: - Tributria, fiscal, trabalhista etc.

TTD - ELABORAO5. e 6. Passos: Manualizao e Treinamento Estabelecer Procedimentos para: Utilizao (Usurio):- Consulta, Descarte, Segurana etc; Atualizao da TTD (Equipe multidisciplinar):- Manuteno;- Formatao

TTD - AplicaoA TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL age sobre o acervo documental evitando seu crescimento desordenado e principalmente ERROS NO DESCARTE

TTD - UFMAUniversidade Federal do MaranhoResoluo n 05/90- CA

O Reitor da Universidade Federal do Maranho, na qualidade de PRESIDENTE DO CONSELHO DE ADMINISTRAO, no uso de suas atribuies estatutrias. Considerando o que consta do Processo n 004692/90 e o que decidiu este Conselho em sesso realizada no dia 24 de agosto de 1990; RESOLVE: Aprovar a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade Federal do Maranho, constante do Anexo da presente Resoluo e que dela faz parte integrante. D-se cincia. Publique-se. Cumpra-se. So Lus, 23 de outubro de 1990.Prof. JERNIMO PINHEIROPresidenteAprova a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade Federal do Maranho.

TTD - UFPBUNIVERSIDADE FEDERAL DA PARABACOMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOSTABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA UFPB Aprovada pela Resoluo 08/2001, de 01.08.2001, do Conselho Universitrio CONSUNI da UFPB, e reformulada para adequar-se resoluo 14/2001, de 24.10.2001, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ/Arquivo Nacional.

A Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim para complementar a das Atividades-Meio demandou um processo lento, de 1998 a 2000.

Aprovada pelo Arquivo Nacional e pelo Conselho Universitrio da UFPB.

CIPTransfernciaRecolhimentoRecolhimentoArranjo / DescrioProcesso de Classificao (aplicao da TTD)Controle:Entrada;Sada;EliminaoAVALAVAL Fase Corrente / Intermediria Gesto de DocumentosFase Permanente Manuteno e Guarda de DocumentosEntendendo o Ciclo de Vida Documental

PARTE VII - PROGRAMAS PARA GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS cadastar documentos armazenados nos Arquivosgerenciar informaes de texto e de imagenscriar, editar, distribuir informaes via rede, disco magntico ou Cdatualizar e compartilhar informaes desenvolver pesquisa direcionada e controladaA ESCOLHA DA FERRAMENTAO software deve possibilitar:

PROGRAMAS PARA GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas caractersticos do sistema de gesto de documentos arquivsticos processado eletronicamente e aplicvel em ambientes eletrnicos digitais ou em ambientes hbridos, isto , documentos eletrnicos e convencionais ao mesmo tempo.O que um sistema eletrnico de gesto de documentos?

GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS GEDO sistema de GED no s gerenciamento de arquivos. Ele implementa categorizao de documentos, tabelas de temporalidade, aes de disposio e controla nveis de segurana.

O GED a somatria das tecnologias e produtos que objetivam gerenciar informaes - em forma de voz, texto ou imagem de maneira eletrnica.

GED no s escanear, atravs da DigitalizaoConsiste:1. Preparao dos documentos2. Indexao3. Digitalizao4. Exportao das imagens e ndicesGERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS - GED

GED X GDEGesto de Documentos EletrnicosGED Gesto Eletrnica de Documentos (IDEAL)

GESTO DE DOCUMENTOS

Gesto Tradicional de ArquivoGesto Eletrnica de Arquivos

Todos os suportes, inclusive papel

Arquivos Eletrnicos (somente documentos em meio eletrnico)MANUALAUTOMATIZADO

PARTE VIII - NORMAS E LEGISLAO ARQUIVSTICA ISAD (G) Norma Geral Internacional de Descrio ArquivsticaServe para elaborao dos isntrumentos de pesquisa ISAAR (CPF) Norma Internacional de Controle de Autoridade para Corporaes, Pessoas e FamliasNORMASServe para elaborao das entrada (cabealhos) das descries dos isntrumentos de pesquisa

NORMAS E LEGISLAO ARQUIVSTICALEGISLAO LEI 8.159/1991 DECRETO 4.553/2000

LEI 8.264/2005mbito Federalmbito Estadual Estes documentos regulam as disposies sobre arquivo nas esferas federal e estadual

CONCLUSOReduzir desperdcios, custos de armazenamento e custos correlatos (de 30 a 40%)Reduzir custo de homem/hora na busca da informao/documento Melhorar a imagem das instituio junto aos seus clientes internos e externosIncentivar a participao dos geradores de informaes na busca de melhoriasMelhorar o ambiente fsico e condies de trabalho. Qual o resultado do uso da Gesto de Documentos?