7/27/2019 Microsoft Project Professional - Guia Passo-A-passo

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Raphael Santoshttp://raphaelrsantos.blogspot.com

@rapharsantos

IntroduoO principal objetivo do Microsoft Project oferecer sempresas e indivduos maior facilidade e rapidez na gesto

de seus projetos, efetuando o planejamento, a monitoria eacompanhamento do progresso, a verificao dadisponibilidade e alocao dos recursos, dos prazos ecustos, atravs da combinao de tcnicas de gesto efuncionalidades disponibilizadas pelo software.

Com base nesse cenrio, este documento tem comofinalidade oferecer um guia rpido de referncia sobre asprincipais atividades e tcnicas que podem serempregadas pelos indivduos para otimizao de seuscronogramas e projetos, atravs de dicas e instruessimples e objetivas.

importante salientar que este documento no visa

registrar ou discutir todas as atividades necessrias paraplanejar, criar e gerenciar um projeto, mas sim oferecer umguia rpido de orientao para os usurios que esto

iniciando o uso do Microsoft Project para gerenciar seusprojetos, sejam eles corporativos ou pessoais.

Antes de comear: planeje-se!Antes de partir para o computador e iniciar a digitao doseu cronograma, voc deve considerar alguns pontosimportantes. Lembre-se que efetuar o planejamento detodo o projeto previamente, considerando de maneiradetalhada as atividades que faro parte do cronogramaseus vnculos e duraes, bem como os recursos que seroencarregados de executar cada atividade, so aesessenciais para garantir o sucesso do seu projeto.

10 passos para a criao de ProjetosA criao de projetos no Microsoft Project requer que

alguns passos importantes sejam tomados pelo gerente deprojetos. Alguns desses passos so obrigatrios, enquantooutros so opcionais, dependendo das circunstncias edas necessidades apresentadas no projeto. Veja o exemploabaixo:

Nas prximas pginas sero discutidos quais os 10 passos que devem ser considerados para que voc possa criar o seuprojeto de maneira simples e funcional.

Passo 1 Definir o modo de agendamento dastarefas (apenas para verso 2010)O Microsoft Project 2010 oferece dois tipos deagendamento para as tarefas: Manual ou Automtico.Antes de iniciar a construo do seu cronograma,identifique qual mtodo ser utilizado para o seu projeto.Em seguida, voc poder padronizar o mtodo deagendamento das tarefas do seu projeto clicando emArquivoOpesCronograma, e escolhendo a opo deagendamento na seo Novas tarefas criadas:

Para que o cronograma do projeto se ajuste na medida emque as tarefas forem digitadas e vinculadas, a sugesto utilizar sempre o modo Agendada Automaticamente:

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Passo 2 Definir o tipo de tarefa padroO Tipo de tarefa padro ir determinar como as tarefas doseu projeto iro se comportar mediante a alocao eutilizao de diferentes recursos e diferentes unidades dealocao para cada um deles no seu projeto. No existeuma regra para a definio do tipo de tarefa padro, poiscada tarefa do projeto poder requerer um comportamentodiferente, dadas suas caractersticas. Todavia, sugiro quese configure este campo como tipo Durao Fixa. Estemodo evitar que a durao da tarefa seja recalculada emvirtude do aumento ou diminuio das unidades do recurso(ou do nmero de recursos) associado tarefa. Dessamaneira, quando a disponibilidade do recurso sofrer umareduo em relao previso (ou quando o nmero derecursos associados tarefa for modificado), e isso gerarimpacto na durao da tarefa, voc poder configur-lamanualmente.

Para configurar o tipo padro da tarefa no Microsoft Project2010, clique em Arquivo Opes Cronograma. Emseguida, escolha a opo Durao fixa, na seo Tipo detarefa padro:

No Microsoft Project 2007, clique em Ferramentas Opes Cronograma. Em seguida, modifique o tipo detarefa padro conforme sua necessidade.

Passo 3 Definir a data de incio e o calendrio do projetoPara definir a Data de Incio e o Calendrio do projeto, tanto no Microsoft Project 2010 quanto no 2007, clique em ProjetoInformaes sobre o projeto. Na caixa de dilogo Informaes sobre o projeto, defina a Data de Incio e o Calendrio do projeto:

Passo 4 Inserir a tarefa de resumo do projetoAntes da criao do cronograma, o gerente de projetosdeve habilitar a Tarefa de resumo do projeto. A tarefa deresumo do projeto tem como funo principal sumarizartodas as informaes das fases, subfases e tarefas quecompem o projeto.

Para habilit-la no Microsoft Project Professional 2010,clique na guia Formato e selecione a opo Tarefa deResumo do Projeto.

No Microsoft Project 2007, clique em Ferramentas Opes Exibir e marque a opo Mostrar tarefa deresumo do projeto.

Passo 5 Desenvolver o cronograma do projetoNeste passo voc deve digitar todas as tarefas, fases e subfases do seu projeto, considerando a durao e os vnculosexistentes entre as tarefas.

Data de Incio do ro eto

Calendrio do Projeto

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Passo 6 Exibir o nmero da estrutura detpicos (opcional)Os nmeros da estrutura de tpicos referem-se ahierarquia e organizao estrutural das tarefas, fases esubfases do projeto. Os nmeros da estrutura de tpicosrepresentam a EAP (Estrutura Analtica de Projeto),tambm conhecida como WBS (Work Breakdown

Structure). Para exibir o nmero da estrutura de tpicos noMicrosoft Project 2010, clique na guia Formato e selecionea opo Nmero da Estrutura de Tpicos:

No Microsoft Project 2007, clique em Ferramentas Opes Exibir e marque a opo Mostrar nmero daestrutura de tpicos.

Passo 7 Criar a equipe de trabalho (opcional)Aps criar o cronograma do seu projeto, voc poder especificar quais sero as pessoas que iro fazer parte da equipe detrabalho. Ative o modo de exibio Planilha de Recursos e cadastre os recursos (Trabalho, Material e Custo) que seroutilizados no seu projeto.

Passo 8 Alocar recursos s tarefas (opcional)Ao finalizar o cadastramento dos recursos que sero utilizados no seu projeto, voc poder voltar ao Grfico de Gantt parautilizar os diversos mtodos oferecidos pelo Project Professional para alocar os recursos s tarefas.

Passo 9 Conferir os dados e estatsticas do projetoAps criar o cronograma e formar a equipe de trabalho, definir a data de incio, o calendrio e alocar os recursos s tarefas,voc pode verificar os dados esperados para o seu projeto. Para visualizar essas informaes, voc pode:

Exibir a Tabela de resumo, atravs da trilha ExibioTabelasTabela de Resumo:

Exibir as estatsticas do projeto, atravs da trilha ProjetoInformaes do ProjetoEstatsticas:

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Passo 10 Salvar a Linha de Base do ProjetoVoc deve salvar a Linha de Base do projeto paraarmazenar as informaes de planejamento, de modo apoder compar-las com as informaes reais quando oprojeto estiver em fase de execuo. Essa comparaopermitir que o gerente de projetos identifique possveisdesvios no projeto e tome aes corretivas para minimiz-los.

Para salvar a linha de base no Microsoft Project 2010, sigaa trilha ProjetoDefinir Linha de BaseDefinir Linha deBase. Clique em OK para salvar a Linha de Base com asinformaes esperadas para o seu projeto.

No Microsoft Project 2007, clique em Ferramentas Controle Definir Linha de Base.

Observaes e consideraesAo seguir os passos sugeridos neste documento, voc estar apto a criar um projeto com um bom nvel de detalhamento, poister considerado aspectos importantes que iro ajud-lo quando a fase de planejamento se encerrar e o projeto entrar emexecuo. Todavia, os passos aqui apresentados no refletem todas as opes de gesto disponveis no Microsoft Project2007/2010, as quais, quando utilizadas, podem ser muito teis para complementar o trabalho at aqui realizado.

Nesse sentido, listo abaixo algumas opes adicionais que voc pode utilizar para entender e planejar melhor os seus projetos:

o Utilize a ferramenta de Linha do Tempo para exibir as principais fases e milestones dos seus projetos (disponveapenas na verso 2010).

o Visualize o Caminho Crtico dos seus projetos, atravs do modo de exibio Gantt de Controle. Ele permitir que vocentenda quais tarefas do projeto no possuem margem de atraso.

o Experimente utilizar o recurso Planejador de Equipe para resolver os problemas de superalocao dos seus projetos(disponvel apenas na verso 2010).

o Utilize os relatrios do Microsoft Project para obter uma visualizao geral dos dados dos seus projetos, como custo,durao e prazos.

o Utilize as ferramentas de Filtro e Realce do Microsoft Project para destacar informaes importantes dos seus projetoscomo tarefas crticas, milestones, intervalos de datas ou qualquer outro critrio que seja necessrio.

A Linha de Base s deve ser salva no final de fase de planejamento, quando mudanas (decronograma, valor hora de recursos, durao de tarefas e etc.) no so mais esperadas. Osalvamento da Linha de Base a ltima ao da fase de planejamento do projeto, uma vez queela armazenar as informaes que so esperadas para cada uma das tarefas que compem ocronograma. Se voc ainda no finalizou a fase de planejamento, ou se mudanas/ajustes aindaocorrero no projeto, ento a Linha de Base ainda no deve ser salva.