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IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO MUNICIPAL: UMA ANÁLISE EMPÍRICA

Paulo Sergio Ceretta Professor Doutor do Departamento de Ciências Administrativas – UFSM e Pesquisador CNPq Rua Francisco Manoel, n.° 360 – Bloco: B – Apto: 403 – CEP: 97.015-260 – Santa Maria/RS

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Antonio Marcos Coelho da Rocha

Acadêmico do Curso de Graduação em Administração – UFSM Rua Henrique Dias, n.° 125 – Apto: 103 – CEP: 97.010-220 – Santa Maria/RS

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Igor Bernardi Sonza

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Sidarta Ruthes Lima

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IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO

MUNICIPAL: UMA ANÁLISE EMPÍRICA

Paulo Sergio Ceretta Professor Titular do Departamento de Ciências Administrativas da UFSM e Pesquisador

CNPq

Antonio Marcos Coelho da Rocha Igor Bernardi Sonza Sidarta Ruthes Lima

Acadêmicos do Curso de Administração da UFSM SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO ............................................................................................................ 1 2. PROBLEMA E OBJETIVO DO ESTUDO ................................................................. 1 3. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA ..................................................................................... 2 4. METODOLOGIA ......................................................................................................... 5 5. SISTEMA DE INFORMAÇÃO MUNICIPAL ............................................................ 6 5.1. A Metodologia de Implantação do SIM ................................................................ 7 6. ANÁLISE DOS RESULTADOS ................................................................................ 8 7. CONCLUSÃO E LIMITAÇÕES ................................................................................. 10 REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA .................................................................................... 11 RESUMO Nas administrações públicas, que, muitas vezes, são caracterizadas pela ineficácia e ineficiência no desenvolvimento de processos internos e na tomada de decisão, os SI surgem como forma de mudar tal concepção e adaptar as administrações aos novos tempos. A efetividade de um SI está diretamente relacionada a eficiência no processo de desenvolvimento do sistema e, principalmente, na eficácia do processo de implantação. O presente estudo apresenta uma investigação de como se desenvolveu o processo de implantação do Sistema de Informação Municipal – SIM na Prefeitura Municipal de Pelotas/RS. Conclui-se, através dos resultados do estudo, que o processo de implantação está bastante atrasado, e sugere-se que isso deve-se a vários motivos, como: i) equipe de implantação composta por técnicos com pouco conhecimento do negócio; ii) resistência organizacional; iii) falta de um trabalho motivacional bem estabelecido; iv) defasagem tecnológica e baixa nível de conhecimento dos usuário em informática; e, v) a influência da política nas organizações públicas; todos estes fatores elevam o grau de complexidade do processo de implantação. PALAVRAS-CHAVE: Administração Pública; Sistema de Informação; Sistema de Informação Municipal.

1. INTRODUÇÃO Hoje em dia é intensa a utilização de Sistemas de Informações – SI como ferramenta auxiliar no processo de tomada de decisão e no aperfeiçoamento das atividades operacionais das organizações. Logicamente, a efetividade de um SI está diretamente relacionada a eficiência no processo de desenvolvimento do sistema e, principalmente, na eficácia do processo de implantação. Em relação as administrações públicas, que, muitas vezes, são caracterizadas pela ineficácia e ineficiência no desenvolvimento dos processos internos e na tomada de decisão, os SI surgem como forma de mudar tal concepção e adaptar as administrações aos novos tempos. Para Chinelato Filho (1994), todas as instituições, tanto públicas como privadas, estão voltadas para o atendimento de interesses coletivos ou grupais e, por esse motivo, devem estar organizadas para atingirem os objetivos a que se propõem. De acordo com Chinelato Filho (1994), a única forma das instituições garantirem a sua existência e permanência no mercado é cumprirem satisfatoriamente as finalidades a que se propõem. Chinelato Filho (1994) argumenta, ainda, que as instituições confrontam-se com duas realidades: uma interna e outra externa, o que lhes requerem uma atitude contínua de evolução e readaptação. Os motivos principais dessa readaptação são: i) para satisfazer os empregados, com a finalidade de motivá-los, obtendo-se uma elevação na produtividade; e, ii) para satisfazer o público externo.

De acordo com McGee e Prusak (1994), informação pode ser entendida como dados coletados, organizados e ordenados, aos quais são atribuídos significados e contexto, nesse sentido, para que os dados tornem-se úteis como informações é preciso que sejam apresentados de tal forma que se possa relacioná-los e interpretá-los. Portanto, informação é o dado trabalhado que se torna útil na tomada de decisão. Neste contexto, conforme Stoner e Freeman (1999), os Sistemas de Informações Gerenciais apresentam-se como um método formal de se tornar disponíveis para a administração as informações precisas necessárias, facilitando o processo de tomada de decisão dando condições para que as funções de controle, planejamento e operações da organização sejam executadas eficazmente. Segundo Oliveira (1997), todo esse sistema deve considerar os objetivos da organização como forma de otimizar a função e a qualidade da informação gerada.

Chiavegatto (1999) discute, em seu artigo, a importância dos processos de gerenciamento da informação e o uso apropriado da informação processada pela tecnologia na administração municipal. A autora propõe que há uma relação estreita entre a gestão da informação como um recurso e a qualidade dos processos decisórios da administração. Chiavegatto (1999) sugere, ainda, que o mais importante é a necessidade de que os administradores tornem-se mais conscientes da importância da estratégia e do direcionamento informacional, e que a gestão e o uso da informação convertam-se em ações e práticas transformadoras. Após esta breve introdução, são detalhados, o problema e o objetivo a que se propõe este estudo, após, uma revisão bibliográfica, onde são destacados os conceitos-chave sobre o processo de implantação de um SI. Na seção posterior é, explicitada a metodologia utilizada na pesquisa, bem como, uma breve caracterização do Sistema de Informação Municipal e da metodologia de implantação recomendada pela Fundação de Apoio à Tecnologia e à Ciência. Por fim, apresenta a análise dos resultados obtidos e as conclusões da pesquisa. 2. PROBLEMA E OBJETIVO DO ESTUDO

O presente estudo visa investigar a problemática no desenvolvimento do processo de implantação de um Sistema de Informação dentro de um ambiente específico da Administração Pública Municipal. O objetivo principal é, através de uma análise consistente, identificar aspectos problemáticos que ocorreram ou deixaram de ocorrer e que estão impactando no bom desenvolvimento do sistema. Mais precisamente, objetiva-se investigar o caso da implantação do SIM (Sistema de Informação Municipal) no município de Pelotas, cidade de médio porte localizada no estado do Rio Grande do Sul. 3. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA

Segundo Laudon e Laudon (1999), Sistemas de Informação – SI são um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam, recuperam, processam, armazenam e distribuem informação e têm a finalidade de facilitar a gestão das organizações através do suporte aos processos de planejamento, controle, coordenação, análise e decisão. Conforme os autores, um sistema de informação é constituído de três atividades básicas: i) entrada; ii) processamento; e, iii) saída. Os SI são amplos em seu escopo, pois envolvem as tecnologias, os procedimentos organizacionais, as práticas e as políticas que geram informação, e as pessoas que trabalham com essa informação. De acordo com Oliveira (2002) o objetivo principal de um SI é dar subsídios para que cada funcionário de uma organização tenha a informação necessária para melhorar a qualidade de seu trabalho, buscando, assim, a maximização do uso das informações dentro da organização, favorecendo o trabalho cooperativo entre os departamentos em busca de melhorias para a organização como um todo. Oliveira (2002) enfatiza que para se atingir o objetivo principal é preciso observar os seguintes aspectos: i) verificar o que a organização produz, para quem ela produz e quais seus objetivos; ii) o trabalho e a aplicação da informação gerada, o mais rápido possível; iii) a avaliação contínua do uso da informação gerada pelo SI, com a finalidade de efetuar modificações e novas implementações necessárias para manter o sistema produtivo; iv) o processo de qualidade de software para facilitar a manutenção; e, v) profissionais qualificados, aliando conhecimento técnico e do negócio. Chiavegatto (1999) destaca que já é conhecimento que não é a tecnologia, mas, sim, o seu uso apropriado que cria valor agregado, visto que a capacidade de adquirir, tratar, interpretar e utilizar a informação de forma eficaz é que promove o diferencial estratégico. Para Chiavegatto (1999), no contexto de revolução tecnológica e organizacional, o que caracteriza grande parte do setor público é a ineficiência, a ineficácia, os custos excessivos e a estagnação. Assim sendo, sugere às administrações que desejem mudar esse perfil que utilizem-se de sistemas de informação que permitam a formulação de políticas e a avaliação sistemática dos resultados. A mesma autora pressupõem que, a dimensão cultural pode influenciar nas inovações técnica, pois as pessoas influenciam no processo de obtenção, análise e compartilhamento da informação. Stoner e Freeman (1999) conceituam cultura organizacional como sendo o conjunto de valores, crenças, atitudes e normas compartilhadas que moldam o comportamento e as expectativas de cada membro da organização. Tachizawa et. al (2001) afirmam que a cultura organizacional se mantém durante toda a existência de uma empresa ou, pelo menos, durante uma parte, e que ela é responsável por apontar os caminhos a serem seguidos em determinadas etapas, já o clima organizacional se modifica conjunturalmente. Tachizawa et. al (2001) definem clima organizacional como sendo o grau de satisfação demonstrado pelos membros de uma organização na qual a motivação é fator fundamental para a realização dos trabalhos tanto em termos individuais quando grupais.

Dentre os estudos que objetivam explorar a relação entre variáveis de capacidade de absorção de Tecnologias de Informação – TI em diferentes tipos de cultura organizacional e prover resultados que ressaltem a importância dos aspectos culturais na absorção de uma nova TI, destaca-se a pesquisa de Gouvêa (2003) que procurou a identificação de variáveis que podem afetar o sucesso da absorção da TI em uma organização, das quais enfatiza-se à disposição de assumir risco por parte da alta administração. Gouvêa (2003) conclui que para obter impactos positivos na assimilação da TI devem-se examinar as variáveis referentes à capacidade de absorção juntamente com os aspectos culturais através das variáveis do perfil das organizações. Para Marras (2002), numa organização em processo de mudança, pode-se presenciar simultaneamente, dois campos de força contrários que são o desejo de mudar e o desejo de continuar o status quo, conforme destaca-se na Figura 1: Figura 1: Campos de força da mudança Fonte: Adaptado de Marras (2002, p. 317). Observa-se, na Figura 1, que o lado esquerdo representa o esforço concentrado para a transformação e que o lado direito demonstra a energia direcionada para evitar a transformação, ou seja, a manutenção do status quo. Ainda, segundo Marras (2002), a Administração Estratégica de Recursos Humanos é uma das formas de enfrentar esse processo e introduzir mudanças nos indivíduos, pois se vale de técnicas atreladas ao treinamento e ao desenvolvimento em programas contínuos que visam neutralizar eventuais resistências iniciais e apresentar a nova realidade como sendo o caminho ideal para a solução dos problemas. Alguns estudos abordam a questão das supostas resistências à mudança organizacional, dentre eles, destaca-se o de Silva e Vergara (2003), que desenvolveram um estudo com foco nos significados que os indivíduos atribuem as mudanças e as chances que se constituam como sujeitos no contexto da mudança organizacional. Segundo Silva e Vergara (2003) é preciso que a mudança organizacional seja vista além da tradição funcionalista e também, como uma mudança de relações na organização. Silva e Vergara (2003) concluem que não se pode esperar atingir um senso absolutamente comum, mas também que a criação de sentido sobre a mudança está longe de ser um processo solitário, individual e isolado; pois é através da possibilidade de se situar no contexto organizacional e de compartilhar com os outros que o sentido da mudança se realiza e, ao se realizar, possibilita aos indivíduos sua constituição como sujeito e atores conscientes e a reconstituição de suas identidades no contexto organizacional. Cargnelutti (2004) abordou a análise dos aspectos comportamentais envolvidos na implantação do SIM, o estudo comprovou que a função que os SI exercem mas organizações é essencial, mas que o processo de implantação causa impactos na estrutura organizacional, influenciando a cultura, as filosofias, as políticas, os processos e os modelos de gestão. Assim

Desejo da mudança

Desejo da continuidade

Esforço da mudança

Evitar a mudança

sendo, a função da gestão da mudança num processo de implantação de novas tecnologias ou novas realidades organizacionais é essencial para atingir plenamente os benefícios almejados pelo processo e não pode ser negligenciado.

Segundo Oliveira (2002), a informatização de uma organização apenas poderá auxiliá-la caso haja pessoal adequado para fazer uso da informação gerada pelos sistemas informatizados, criando um conhecimento que extrapole o indivíduo e que possa ser armazenado como conhecimento institucional. Para Rezende e Abreu (2001), o desenvolvimento do sistema deve ser elaborado em equipe, sendo que a mesma poderá ser reestruturada no decorrer de cada fase. Rezende e Abreu (2001), destacam, ainda, que a equipe deve ser multidisciplinar e adequada para cada projeto, respeitando a cultura, filosofia e políticas da organização. Almeida (1998) afirma que, mesmo com a grande velocidade de desenvolvimento da tecnologia de informática, pode-se considerá-la nova e sua utilização precária. A velocidade de evolução da tecnologia tem sido maior do que a capacidade das organizações em absorvê-la, há muitos casos de fracassos devidos ao desconhecimento adequado da tecnologia. Para o autor, a dificuldade encontrada pelas organizações está na integração da tecnologia com a orientação adequada de abordagem do problema a ser solucionado e na escolha adequada da metodologia a ser utilizada no processo de implantação. Por fim, Almeida (1998) argumenta que o sucesso da implantação de sistemas de informação gerencial está ligado a três aspectos: i) abordagem ou metodologia para concepção e desenvolvimento de um SI para apoio empresarial; ii) orientação de investigação das informações que serão fornecidas pelo sistema; e, iii) escolha da TI adequada. De acordo com McGee e Prusak (1994), a criação de uma arquitetura de informação nada mais é do que a tentativa de mapear os dados organizacionais e em seguida construir um sistema baseado neste mapeamento. McGee e Prusak (1994) consideram que se a arquitetura de informação for utilizada para articular um quadro mais rico, pleno e significativo da informação, poderá tornar-se uma ferramenta essencial para a exploração estratégica da informação. Em seu estudo, Trzeciak et. al (2003), abordam a integração de informações nas organizações com respaldo teórico em ontologias e no tratamento de metadados, adotando uma orientação menos tecnológica e mais voltada à visão do negócio e na aplicação prática desses conceitos. Os autores afirmam que uma das causas freqüentes da falta de integração de dados nas organizações advém da diferenciação conceitual sobre dimensões-chave do negócio entre áreas funcionais das organizações. A proposta de Trzeciak et. al (2003), a respeito da modelagem da informação, é a definição e disponibilização dos conceitos-chave da organização, antecedendo a modelagem de dados dos sistemas de informação. Sua eficácia é transparente, pois a prática ratifica a teoria. Assim sendo, pode-se concluir que a integração de dados implica em administrá-los com: i) visão organizacional ampla; ii) orientação voltada à visão de negócio; iii) um dicionário de dados; e, iv) mecanismos adequados de armazenamento, controle e divulgação do acervo. Para Ozaki e Vidal (2001), o sistema ERP (Enterprise Resources Planing ou Planejamento de Recursos da Corporação), por ser integrado e pelas informações serem compartilhadas, exige que a empresa se reorganize, tendo como foco o processo do negócio como um todo. Ainda, segundo Ozaki e Vidal (2001), a implantação de sistemas integrados de gestão empresarial é complexa e exige uma série de cuidados para que não sejam ultrapassados prazos nem orçamentos e para que sejam alcançados os resultados esperados. Além disso, a qualidade da informação que será gerada pelo sistema depende diretamente da qualidade com que foi executada esta etapa. Alguns estudos realçam os fatores críticos de sucesso da implementação de sistema ERP, dentre eles, o estudo comparativo de Gama (2003), tal estudo defini os seguintes fatores

críticos: i) comprometimento da alta administração – por se tratar de uma mudança profunda na organização a participação da administração é fundamental; ii) recursos e capacitação em ERP – durante a implementação é necessário pessoal especializado aliado a uma equipe multidisciplinar e a um programa de treinamento intensivo; e, iii) cultura da organização – a implantação do sistema ERP envolve a reestruturação dos processos existentes na organização, ou seja, uma ampla mudança, assim sendo, durante a implantação é necessário uma gerenciamento efetivo do processo, pois é a cultura da organização que determina o sucesso ou fracasso na condução e assimilação das mudanças.

Machado (2002) argumenta que devido as deficiências existentes nas teorias de análise estruturada de dados e nas ferramentas utilizadas, os atuais sistemas de informação possuem notadas limitações, principalmente, no que tange a busca pela profundidade do significado e do entendimento da informação. O autor conclui que se deve buscar relacionar as dimensões opostas da informação, considerando sua interação com o indivíduo, o que, resultaria em sistemas de informação construídos de forma apropriada, que busquem atender as necessidades dos usuários tanto no aspecto da confiabilidade quanto no do entendimento da informação. A avaliação de um sistema, dentro de uma abordagem sociotécnica, na perspectiva de Rezende e Abreu (2001), deve ser feita observando-se duas perspectivas: a) verificando-se a qualidade técnica; e, b) seu ajuste ao contexto organizacional. Rezende e Abreu (2001) destacam que a análise do resultado da implantação de um Sistema de Informação baseia-se em quatro fatores básicos: i) envolvimento do usuário – participação do usuário no processo de concepção, desenvolvimento e implantação; ii) suporte da gestão – o grau no qual a gestão dá suporte ao esforço de implementação, político e financeiro; iii) o nível de risco e complexidade do projeto; e, iv) a qualidade do gerenciamento do processo de implantação. No que tange os recursos financeiros necessários para a implantação de soluções em tecnologia de informação, destaca-se dois programas. Primeiramente, o Programa Nacional de Apoio à Gestão Administrativa e Fiscal dos Municípios Brasileiros – PNAFM (2002), coordenado pela Unidade de Coordenação de Programas – UCP do Ministério da Fazenda, e pelo Banco Interamericano de Desenvolvimento – BID, cujo objetivo principal é apoiar o governo brasileiro na busca da estabilidade macroeconômica através de um equilíbrio fiscal auto-sustentável, tal equilíbrio deve ser fundamentado em uma política transparente e eficiente na gestão da receita e do gasto público municipal. Destaca-se, também, o Programa de Modernização da Administração Tributária e da Gestão dos Setores Sociais Básicos – PMAT (2004), coordenado pelo Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social – BNDES, que tem por objetivo à modernização da administração tributária e à melhoria da qualidade do gasto público dentro de uma perspectiva de desenvolvimento local sustentado, visando dar aos municípios brasileiros possibilidades de atuar na obtenção de mais recursos estáveis e não inflacionários, e na melhoria da qualidade e redução do custo praticado na prestação de serviços em diversas áreas. 4. METODOLOGIA O presente estudo pode ser classificado como uma pesquisa descritiva, na qual foi utilizado o método de estudo de caso que, segundo Gil (2002), é caracterizado pelo estudo profundo e exaustivo de um ou de poucos objetivos, de maneira que permita o seu amplo e detalhado conhecimento. Os dados primários foram obtidos através de questionários aplicados junto ao Centro de Processamento de Dados – CPD da Universidade Federal de Santa Maria, órgão responsável pela criação, desenvolvimento e implantação do Sistema de Informação Municipal – SIM; e junto a Empresa Municipal de Informática de Pelotas – COINPEL, órgão

co-responsável pela implantação do SIM, a utilização de múltiplas fontes de evidência, segundo Yin (2001), constitui o principal recurso de que se vale o estudo de caso para conferir significância a seus resultados. Os dados coletados referem-se ao processo de implantação do SIM na Prefeitura Municipal de Pelotas/RS e correspondem ao período de 2001 a 2004. Foram utilizados neste estudo dados secundários extraídos: i) da internet; ii) de pesquisa bibliográfica; e, iii) de pesquisa documental. 5. SISTEMA DE INFORMAÇÃO MUNICIPAL

A Fundação de Apoio à Tecnologia e a Ciência – FATEC está vinculada à Universidade Federal de Santa Maria há mais de 30 anos e vem atuando, através de uma equipe que integra o Curso de Informática e o CPD, no desenvolvimento de projetos de soluções de informática para a área institucional, dentre eles: i) Sistema de Informação Municipal – SIM; ii) Sistema de Informação para o Ensino – SIE; e, iii) Sistema de Informação Administrativo – SAI. O estudo analisa o processo de implantação do SIM, sistema que foi idealizado na perspectiva de reverter potencial tecnológico em excelência de serviços e surge com a finalidade de adequar a Administração Municipal aos novos tempos, ou seja, o sistema informatiza todos os processos da Prefeitura de maneira inteligente, adaptando as rotinas e procedimentos utilizados na administração.

As características do SIM são: i) estruturado e integrado num ambiente totalmente gráfico agradável e de fácil utilização; ii) projetado para operar em multicamadas; iii) melhor relação custo-benefício, pois viabiliza o uso de máquinas de pequeno porte e a tecnologia reduz o custo de aquisição do Banco de Dados; iv) Banco de Dados único (DB 2 ou Oracle) mantém os módulos integrados e monitorados a cada alteração; v) sistema foi desenvolvido em ambiente de programação orientada a objetivos e permite gerar gráficos e tabelas sobre informações gerenciais, além de viabilizar o envio e o acesso dos dados via internet; vi) documentos e ações do sistema estão dentro de um workflow que permite a adequação aos fluxos de trabalho dentro da Prefeitura; e, vii) sistema se adapta às rotinas de serviço. Figura 2: Os módulos do Sistema de Informação Municipal – SIM

Fonte: Home Page do Centro Processamento de Dados da UFSM. Disponível em: <www.ufsm.br/cpd/sim>.

A Figura 2 ilustra como os módulos do SIM estão integrados. No centro está o Sistema de Gerenciamento e Controle de Acesso – SGCA, que é circundado pelo Sistema de Tramitações (responsável pela integração de todos os módulos). No terceiro disco, do centro

para fora, estão os oito módulos do sistema e no disco externo o SIG – Sistema de Informação Gerencial, que abrange todos os módulos do SIM. Assim sendo, o SIM está dividido, basicamente, em 10 sistemas aplicativos (módulos), dentre eles: i) Sistema de Administração Tributária; ii) Sistema de Administração Orçamentária e Financeira; iii) Sistema de Atendimento e Ouvidoria; iv) Sistema de Administração de Recursos Humanos; v) Sistema de Serviços Gerais; vi) Sistema de Protocolo e Controle de Processos; vii) Sistema de Informação Gerencial – SIG; viii) Sistema de Legislação; ix) Sistema de Gerenciamento e Controle de Acesso – SGCA; e, x) Sistema de Cálculo. 5.1. A Metodologia de Implantação do SIM A metodologia recomendada pela FATEC, para implantação de seus sistemas, é dividida em fases, eventos e atividades. As fases da metodologia e seus respectivos objetivos geral, são: Fase I – Planejamento da Implantação; Fase II – Levantamento de requisitos; Fase III – Preparação de ambientes de trabalho; Fase IV – Treinamento e capacitação dos usuários; e, Fase V – Migração de sistemas. Os eventos que compõem cada fase do processo (por ex. Fase II – Eventos II-1; II-2; etc.) podem ser observados na Figura 3. Figura 3: O fluxo sugerido para implantação do SIM Fonte: Adaptado de Sistema de Informações SIM/SIE/SAI: Metodologia de Implantação (2003). A Figura 3 ilustra o fluxo sugerido para a implantação do SIM – este fluxo foi utilizado no processo de implantação na Prefeitura Municipal de Pelotas/RS. O fluxo

1. Reunião com Instituição Evento I-1

2. Reunião com Equipe de Implantação / Evento I-2

3. Levantamento Estrutura de Informática / Evento II-1

4. Levantamento Software Aplicativos / Evento II-2

6. Apresentação Parecer Técnico / Evento I-3

9. Levantamento Organograma Instituição / Evento II-4

13. Certificação Estrutura Informática / Evento III-1

8. Apresentação Solene SI Evento I-5

10. Levantamento Fluxograma Instituição / Evento II-5

11. Treinamento Gerencial Evento IV-1

12. Preparação Treinamento Operacional / Evento IV-2

14. Criação Ambientes de Trabalho / Evento III-2

15. Início Operacional SI Evento III-3

16. Disponibilização Ambiente Treinamento / Evento III-4

17. Treinamento Operacional Evento IV-3

18. Apresentação Atual do Projeto / Evento V-4

19. Retreinamento Operacional Evento IV-4

20. Migração de Sistemas Evento V-5

21. Detalhamento Conversão Dados / Evento V-1

22. Ferramenta Conversão Dados / Evento V-2

23. Conversão Ambiental Treinamento / Evento V-3

5. Emissão Parecer Técnico Evento II-3

7. Aprovação Cronogramas Execução / Evento I-4

apresenta as fases do processo e os eventos que compõem cada fase (por ex. Evento IV-4, é da fase IV e é o 4° evento desta fase), bem como, o objetivo principal de cada evento. Observa-se que o fluxo inicia-se com o planejamento do processo de implantação, passa pelo levantamento da estrutura de informática e organizacional (organograma e fluxograma de trabalho), preparação do ambiente organizacional e de treinamento, preparação e execução do treinamento a nível gerencial e operacional, culminando na conversão dos dados e total migração para o SIM. Na metodologia de implantação recomendada pela FATEC (2003) consta que, na fase 1, a composição ideal para a Equipe de Implantação deve conter: gerente do projeto; responsável pelo CPD da instituição; equipe de suporte de hardware, software básico, banco de dados e comunicações; equipe de suporte à análise e programação de sistemas; clientes internos (usuários âncoras e responsáveis por setor). Esta fase destina-se ao planejamento da implantação, envolvendo aspectos como: metodologia, cronogramas, recursos necessários e apresentação solene do sistema. A fase II destina-se aos levantamentos necessários da estrutura tecnológica, organizacional e funcional da instituição, através do levantamento da estrutura organizacional e do levantamento da estrutura funcional da instituição (Evento II-4 e II-5), é definida a metodologia de trabalho de cada setor e tem início a customização do SIM. Os eventos da fase II, também possuem atividades que abrangem a idéia de grupo de usuários e de levantamento do grau de satisfação, com a finalidade de levantar subsídios para direcionar o treinamento dos usuários. A fase III envolve a criação de ambiente de treinamento e a produção operacional inicial do sistema, na qual intensifica-se a customização e parametrização do sistema. Na fase IV é preparado e executado o treinamento a nível gerencial e operacional, sendo que há uma atenção especial destinada ao treinamento a nível operacional, através da ênfase na necessidade de envolvimento dos usuários e no treinamento prático. No que tange a migração para o SIM, a fase V apresenta os detalhes das atividades para a conversão dos dados para o SIM. 6. ANÁLISE DOS RESULTADOS Observa-se que a Prefeitura Municipal de Pelotas – PMP desenvolve um Programa de Modernização da Gestão Municipal – PROGEM, o qual tem por finalidade dotar a administração municipal de recursos e meios para a implantação de uma gestão eficiente e eficaz e, cujo SIM é um dos componentes. Dentre as etapas deste programa, destaca-se: i) criação e amadurecimento de estrutura funcional, tem a finalidade de apoiar e estabelecer diretrizes para o processo de modernização; ii) estabelecimento de plano emergencial para as demandas mais urgentes de TI; iii) a capacitação de pessoal; iv) captação de recursos; v) aquisição do sistema (SIM); vi) estabelecimento de padrões e políticas de informática; e, vii) parceria com instituições de ensino. O PROGEM foi impulsionado por recursos do Programa de Modernização da Administração Tributária e da Gestão de Setores Sociais Básicos – PMAT, que é coordenado pelo Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social – BNDES, e o processo de implantação do SIM teve início no mês de agosto de 2001 e ainda encontra-se em andamento, atualmente, 70% do sistema está implantado e operando.

Na perspectiva da Empresa Municipal de Informática de Pelotas – COINPEL, órgão co-responsável pela implantação, a adoção de um sistema de informação surgiu da necessidade de possuir um sistema integrado de gestão pública e da necessidade de automatização e agilidade no trâmite dos processos administrativos. Relata-se que a opção pelo SIM foi devido as seguintes questões: i) ao quadro de pessoal limitado da COINPEL, o

que inviabiliza o desenvolvimento de um sistema internamente; ii) a falta de processos de capacitação e formação para os servidores públicos; iii) as características técnicas e funcionais do SIM; e, iv) a forma de implantação. No que tange a metodologia de implantação percebe-se que foi desenvolvida em parceria pela COINPEL, FATEC, Instituto de Organização Racional do Trabalho – IDORT e consultorias contratadas, foram estipuladas as seguintes fases: i) levantamento e racionalização de processos; ii) treinamento motivacional; iii) identificação de pontos de carência e não-conformidade do sistema; iv) adequação; v) treinamento; e, vi) implantação. A equipe que executou a implantação é composta por profissionais da COINPEL, da FATEC, do Município, da Universidade Católica de Pelotas – UCPel, IDORT e consultorias contratadas. Os módulos que compõem o SIM de Pelotas/RS e a seqüência (pela data de início do processo) determinada para a implantação de cada módulo foi a seguinte: i) Gerenciamento e Controle de Acesso – SGCA; ii) Protocolo e Controle de Processos; iii) Recursos Humanos; iv) Tributário; v) Saúde; vi) Administração Orçamentária e Financeira; vii) Central de Atendimento; viii) Materiais, Licitações e Compras; ix) Legislação; x) Patrimônio e Frotas; e, xi) Educação. Ressaltar-se que, durante o processo de implantação, houve a contratação de diversas empresas e consultores, que atuaram em áreas especificas do processo de implantação do SIM e do PROGEM, dentre eles, destaca-se: o Instituto de Organização Racional do Trabalho – IDORT, que atuou no diagnóstico organizacional, modelo de gestão, mudanças na estrutura organizacional e treinamento, com a finalidade de preparação da PMP para a implantação de processo de modernização administrativa. Observa-se que os procedimentos e rotinas foram analisados e reestruturados, principalmente, os fluxos operacionais e administrativos que estavam em desacordo com legislação ou continham procedimentos desnecessários, tendo como resultado adequação e otimização dos processos de trabalho. No que tange a questão da cultura organizacional, observa-se que houve resistência da maior parte da organização, segundo a COINPEL, o processo sofreu influência negativas provenientes da dimensão cultural, sendo que a resistência deve-se, principalmente, ao desconhecimento do uso dos recursos de informática, da falta de processos de capacitação e formação dos servidores públicos ao longo da sua trajetória profissional e da resistência às mudanças, assim sendo, destaca que a adesão ao processo de implantação se deu de forma gradativa, através do reconhecimento das vantagens da inovação na prática. Constata-se uma certa ênfase na fase de capacitação (treinamento) dos funcionários e dos usuários-chave, através de cursos de informática básica e de uso do sistema, estes cursos foram ministrados por consultores da FATEC em laboratórios de treinamento, em sua totalidade foram capacitados mais de 1.000 servidores públicos. Segundo a COINPEL o processo de motivação se deu durante o processo de capacitação, através de reuniões envolvendo secretários, assessores e seus funcionários, ou seja, com o envolvimento dos funcionários no processo e durante os treinamentos realizados em laboratório. Sabe-se que um sistema deve se adaptar aos objetivos da organização, assim sendo, destaca-se que o SIM foi projetado nos moldes do Programa Nacional de Apoio à Gestão Administrativa e Fiscal dos Municípios Brasileiros, que contempla a maioria das áreas de gestão municipal, apresentando, apenas, alguns desacordos devidos as legislações de particularidades regionais, mas que são facilmente adaptadas. Observa-se a falta de alguns aspectos no processo de implantação do SIM, dentre eles: i) a falta de um sistema de avaliação da qualidade da informação gerada, mas que durante a implantação foram feitas as devidas customização e parametrização de cada módulo do sistema, conforme o fluxo de informações; ii) não considera os conceitos-chave da organização, mas é desenvolvido nos moldes da PNAFM; iii) a questão de aplicações

funcionalmente orientadas apresenta algumas limitações, por exemplo nas áreas de saúde e educação. Segundo a COINPEL, as principais causas do atraso na implantação do SIM foram decorrentes de situações conjunturais, como: i) a resistência a mudança; ii) a falta de domínio da tecnologia; iii) o perfil da equipe técnica da FATEC (mais desenvolvedores do que implantadores); iv) a falta de visão estratégia da FATEC (ampliação da participação no mercado sem um estrutura de implantação suficiente); e, v) a complexidade do processo de implantação, por tratar de aspectos como a mudança nos procedimentos e métodos de trabalho das pessoas até a influência da política nas organizações. Destaca-se, durante esse processo, a constante participação da alta gerência e a sua atuação através de um conjunto de ações dirigidas a objetivos estratégicos predeterminados, com foco na atividade-fim de cada setor da administração. Na opinião da COINPEL, o SIM é um sistema de gestão bem elaborado, no que se refere a sua arquitetura, características e funcionalidades. Se bem implantado e explorado, pode-se converter num referencial na área de gestão pública e sua principal vantagem para a administração de PMP é proporcionar um tratamento mais adequado às informações. 7. CONCLUSÕES E LIMITAÇÕES Analisando-se o processo de implantação do SIM, no caso da Prefeitura Municipal de Pelotas/RS, observa-se que há uma profunda mudança na estrutura organizacional e funcional, bem como, mudança paradigmas da administração municipal, no que rege o aumento da eficiência e eficácia dos serviços públicos. Os aspectos técnicos do SIM, como modelagem dos dados e arquitetura do sistema, são essenciais, mas é impossível tornar um SI efetivo, sem a intensa colaboração dos usuários e de um processo efetivo de implantação.

No que tange a gestão do processo de implantação, contata-se que: i) houve intensa participação da alta gerência no PROGEM e especialmente com o SIM, tanto na capacitação de recursos como no processo de implantação; ii) a equipe de implantação é composta por profissionais com conhecimento técnico e do negócio, ou seja, por uma equipe multidisciplinar, mas apresentou ineficiência no processo de gerenciamento da implantação, pois a execução da implantação é responsabilidade dos técnicos do CPD – que possuem um perfil voltado para o desenvolvimento de SI e não para a implantação – possivelmente, o problema esteja na comunicação entre a equipe; iii) uma fase destinada unicamente ao treinamento gerencial e operacional – tanto de nível básico de informática como de uso do sistema; e, iv) a falta de visão estratégica da FATEC, que não se preparou para implantar o SIM (a FATEC já está selecionando e capacitando profissionais para atuar especificamente no processo de implantação). Com relação a mudança na estrutura organizacional e funcional, pode-se afirmar que o nível de complexidade do processo de implantação é alta, pois há alteração nos fluxos operacionais e administrativos em cada setor; alta resistência a mudança, com amenização após a verificação dos benefícios do SIM na prática; e, pela falta de um programa de motivação predeterminado, que poderia facilitar a assimilação. Sugere-se a melhor utilização das reuniões com integrantes da PMP (secretários, assessores e usuários âncoras) e nos treinamento para desenvolvimento de um programa de motivação, principalmente, através da comunicação com toda a organização. No que tange aspectos técnicos do SIM, observa-se que, apesar do sistema não ser desenvolvido especialmente para a PMP, o seu desenvolvimento considera critérios e padrões genéricos sobre administração pública, mas há um trabalho intenso de customização e parametrização do sistema, sendo que se pode considerar o levantamento e o envolvimento do

pessoal com conhecimentos do negócio essenciais para determinar o sucesso ou fracasso da atividade; defasagem tecnológica da PMP – também, é um fator que justifica o atraso. O presente estudo demonstra como se desenvolveu o processo de implantação do SIM na Prefeitura Municipal de Pelotas/RS, mas pretende-se evoluir ainda mais executando um estudo de campo na PMP procurando diagnosticar aspectos como: i) a cultura organizacional; ii) o clima da organização frente à inovação; iii) o nível de satisfação com o processo de implantação; iv) o nível de satisfação dos usuários com o SIM; e, v) verificar a otimização dos processos administrativos; dentre outros. REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA ALMEIDA, F. C. Desenvolvimento de sistemas de informação gerencial e de apoio à decisão. III Seminários em Administração da Faculdade de Economia e Administração da USP, São Paulo, 1998. BANCO NACIONAL DE DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO E SOCIAL. Programa de modernização da administração tributária e da gestão dos setores sociais básicos. Disponível em: <http://www.bndes.gov.br>. Acesso em: 20 abr. 2004. CARGNELUTTI, V. Análise dos aspectos comportamentais envolvidos na implantação do SIM do Centro de Processamento de Dados da UFSM. 2004. Relatório de Estágio (Curso de Administração) – Universidade Federal de Santa Maria, Santa Maria. CENTRO DE PROCESSAMENTO DE DADOS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA. Sistema de Informação Municipal. Disponível em: <http://www.ufsm.br/cpd/sim>. Acesso em: 10 dez. 2003. CHIAVEGATTO, M. V. A gestão da informação e o processo decisório na administração municipal de Belo Horizonte. Belo Horizonte, 1999. Disponível em: <http://www.ip.pbh.gov.br>. Acesso em: 11 dez. 2003. CHINELATO FILHO, J. A arte de organizar para informatizar. 2 ed. Rio de Janeiro: LTC, 1994. FUNDAÇÃO DE APOIO A TECNOLOGIA E A CIÊNCIA – FATEC. Sistema de Informações SIM/SIE/SAI: Metodologia de implantação. Santa Maria: FATEC, 2003. GAMA, A. R. S. Condições básicas pata implantação de sistemas corporativos de gestão de projetos (EPM) – Um estudo comparativo com sistemas ERP. VI Seminários em Administração da Faculdade de Economia e Administração da USP, São Paulo, mar. 2003. GIL, A. C. Como elaborar projetos de pesquisa. 4 ed. São Paulo: Atlas, 2002. GOUVÊA, M. A. O impacto das características da cultura organizacional na absorção de uma tecnologia de informação. VI Seminários em Administração da Faculdade de Economia e Administração da USP, São Paulo, mar. 2003. LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informação: com internet. 4 ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999. MACHADO, F. B. Limitações e deficiências no uso da informação para tomada de decisões. Caderno de Pesquisas em Administração. São Paulo, v. 09, n.º 2, abr./jun. 2002. MARRAS, J. P. Administração de recursos humanos: do operacional ao estratégico. 3 ed. São Paulo: Futura, 2002. MCGEE, J.; PRUSAK, L. Gerenciamento estratégico da informação. 4 ed. Rio de Janeiro: Campus, 1994. PROGRAMA NACIONAL DE APOIO À GESTÃO ADMINISTRATIVA E FISCAL DOS MUNICÍPIOS BRASILEIROS. Brasília, jan. 2002. Disponível em: <http://www.fazenda.gov.br/ucp/pnafm>. Acesso em: 20 abr. 2004.

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