O admirável mundo novo dos meios digitais

O admirável mundo novo dos meios

digitais. Prospectando o terreno e

tateando para o futuro.Adriana Jacoto Unger

Nataly Cruz

Sumário

1. Mudanças tecnológicas: a tecnologia e o tempo

2. Tecnologias aplicadas aos registros públicos no passado recente

3. O estado da arte da tecnologia a serviço do registro eletrônico

4. A visão de futuro do registro

5. e-Registro: conhecendo o desafio

1. Mudanças tecnológicas: a tecnologia e o

tempo

• Definição ampla de tecnologia X Tecnologia da Informação (TI)

• Inovação tecnológica: incremental X ruptura

• Mudanças tecnológicas de ruptura causam profundo impacto na pessoas, nos processos e nos modelos de negócio, porém resgatam a essência da atividade que suportam.


tempo• Novas tecnologias tendem a herdar características da tecnologia

anterior

• Exemplo: telefonia


tempo• Regulação pode limitar ou retardar mudanças tecnológicas

• Exemplo: Automóvel


tempo• Mudanças tecnológicas de ruptura afetam profundamente os

modelos de negócio

• Exemplo: Fotografia


tempo• A “melhor” tecnologia depende do contexto e de suas

vantagens/desvantagens (custo inclusive)

• Exemplo: música/imagem analógica X digital


tempo

• Livros/documentos eletrônicos X papel

• Vantagens: busca, cópia, espaço físico

• Desvantagens: “conforto”, bateria


tempo

• Bases de dados/informações eletrônicas

• “Não se pode ter 100% de segurança e 100% de privacidade.”


tempo

• Aplicações equivocadas de novas tecnologias

2. Tecnologias aplicadas aos registros

públicos no passado recente

• Livros de transcrição/inscrição

• dados estruturados

• traslados



• Matrícula

• Indicadores (índices parciais para busca/contraditório)



• Informatização dos cartórios

• Sistemas informatizados especializados

• Matrícula e indicadores criados à imagem e semelhança do papel



• Sistemas de gestão não apoiam o processo de negócio

• Novas funcionalidades (roadmap) estão sempre aquém das necessidades dos clientes e regulatórias

• “Nós moldamos os sistemas e os sistemas nos moldam.”

Excel Resolve o Problema

• Os documentos dos cartórios como informação

3. O estado da arte da tecnologia a serviço

do registro eletrônico

• Os documentos dos cartórios como informação





Livros Títulos

Documentos anexos aos

títulos -probatórios

Documentos administrativos

Documentos fiscais

Documentos funcionais



Papel Microfilme Digitalização

Repositório eletrônico

HD externoServidores

fora da serventia



• Política e Gestão arquivística de documentos dos cartórios

• Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes àprodução, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.



Acesso

Segurança

Guarda

Preservação

Qualidade

Ciclo de Vida dos documentos



1• Refletir corretamente o que foi comunicado,

decidido ou a ação implementada;

2• Conter os metadados necessários para

documentar a ação

3• Ser capaz de apoiar as atividades

4• Prestar contas das atividades realizadas.

Os documentos arquivísticos (digitais ou em papel) devem:


do registro eletrônico• Gestão arquivística de documentos nos cartórios






do registro eletrônico• Gestão arquivística de documentos nos cartórios





CORRENTE

• VALOR PRIMÁRIO• Documentos que não tenham

essencialmente valor administrativo, legal ou fiscal podem ser eliminados

• Frequência de uso • Exemplo: Planilhas de

controle de distribuição de títulos

INTERMEDIÁRIA

• Menor frequência de consulta• Valor administrativo, legal,

fiscal• Aguardam o prazo para

eliminação / guarda permanente

• Exemplo: Livro de Controle de Depósito Prévio.



VALOR PRIMÁRIO -ELIMINAÇÃO

• Destinação dos documentosVALOR SECUNDÁRIO –

GUARDA PERMANTENTE

Recursos tecnológicos aplicados aos documentos dos cartórios



• Diferencial

• Documentos arquivísticos permanentes dos cartórios ainda são vivos!

Matr. 0001_ FICHA 1frente

Matr. 0001_ FICHA 1verso

Matr. 0001_ FICHA 2frente

Matrícula eletrônica arquivo nato digital – PDF/A - ficha ato Av. 5



Central ARISP

Documento Nato-digital

DadosIndicadores

Digitalização

Microfilmagem

Acervo físico

Backup em servidor externoRepositório serventia



SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos

▫ Conjunto de procedimentos e operações técnicas, característicos do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador.

▫ Diferente de GED



Metadadosobrigatórios

• Prenotação• N. identificador atribuído pelo

sistema• Data de produção• Data e hora de transmissão e

recebimento• Classificação de acordo com o

plano ou código de classificação• Prazo de guarda• Restrição de acesso• Indicação de versão• Indicação de anexos• Autor / Originador / Destinatário,

etc.


do registro eletrônicoRecursos tecnológicos aplicados aos documentos dos cartórios





• ECM (Enterprise Content Management) / GED (Gerenciamento eletrônico de documentos)• Capturar

• Gerenciar

• Armazenar

• Preservar

• Fornecer conteúdo e documentos



• ECM integrado com os processos (workflow)



• BPM (Business Process Management)• Gerenciamento de Processos de Negócio ou BPM (Business

Process Management) é uma disciplina gerencial que integra estratégias e objetivos de uma organização com expectativas e necessidades de clientes, por meio do foco em processos ponta a ponta

• Todas as atividades executadas em uma empresa podem ser modeladas como processos de negócio, e BPM é um processo de transformação desses processos, para a construção de novas formas de geração de valor para os clientes e para a sociedade

• BPM é transformação organizacional



• BPM (Business Process Management)• Gestão por processos interfuncionais considerando o foco do

cliente

• Modelagem de processos de negócio com BPMN

• Compreensão do estado atual (AS-IS) e concepção do modelo futuro de processos de negócio (TO-BE)



• Modelagem de Processos em Cartório de Registro de Imóveis

▫ Escritório de Processos

▫ Modelos dos processos primários:

Efetuar Registro/Averbação

Dar publicidade (emitir certidão/fornecer informação)

▫ Mais de 50 diagramas e procedimentos

▫ Mais de 70 oportunidades de melhoria

▫ Indicadores de qualidade e produtividade


do registro eletrônico• BPMS (Business Process Management Suite) : fornece um novo tipo

de ambiente que integra negócio e TI, em que aplicações podem ser geradas por meio da automação de processos.



atendimento presencial

atendimento remoto

atendimento eletrônico

digitalização

pré-qualificação

qualificaçãoexaminador

distribuição

ECM

conferência

finalização

• indicadores de qualidade e produtividade

• alertas (SLA)



• Big Data

• BI (Business Intelligence)



• Projeto SREI – Sistema de Registro Eletrônico Imobiliário

▫ Especificação de requisitos técnicos e operacionais

▫ Otimização dos processos registrais

▫ Novas formas de interação com a sociedade

▫ Agilidade nos processos internos ao cartório

▫ Longevidade e integridade dos dados

▫ http://folivm.wordpress.com/documentos/




• Novos conceitos:

• Matrícula eletrônica

• Certidão eletrônica

• Título eletrônico

• Atendimento eletrônico

• Etapa de transição




• Matrícula eletrônica

• Escrituração eletrônica

• Identificador único nacional

• Situação jurídica consolidada

• Fonte primária do registro




• Certidão eletrônica

• Documento natodigital de conteúdo

estruturado

• Situação jurídica consolidada




• Título eletrônico

• Documento natodigital de conteúdo estruturado




• Atendimento eletrônico

• Atendimento não presencial

• Solicitante atendido remotamente




• Protocolo eletrônico

• Nota de exigências

• Exame e cálculo

• Georreferenciamento

• Versionamento da “pessoa”




• A etapa de transição

• Migração sob demanda

• Processo de primeira qualificação eletrônica para abertura da matrícula eletrônica e encerramento da matrícula em papel

• Gestão da precedência e contraditório entre títulos em papel, títulos digitais não estruturados, títulos digitais estruturados, recebidos presencial ou remotamente




• Matrícula eletrônica: conteúdo em bytes< 100 KB > 25.000 KB

300 dpi colorida




• Relacionamento entre matrículas eletrônicas:

• Desmembramento/unificação

• Edifícios/apartamentos

• Anexos/vagas de garagem

• Confrontantes

Quantos homens solteiros possuem apartamento com menos de 50 m² no 10º andar?



• Ecossistema de software do Registro Eletrônico Imobiliário

Núcleo do registro

Bases de livros eletrônicos

•Escrituração eletrônica•Abertura/encerramento de matrícula eletrônica•Registro de ato/averbação•Protocolo eletrônico•Gestão da prenotação•Consulta de informação•Emissão de certidão

Sistema de gestão registral

•Atendimento (recepção de títulos, entrega de resultados/certidões)•Gestão do contraditório•Gestão dos indicadores (legado)•Gestão financeira•Exame e elaboração do resultado (efetivação do registro, nota de exigências, nota de exame e cálculo)•Gestão dos ofícios, processos, comunicações

ECM•Gestão Eletrônica de Documentos

BPMS•Gestão da operação interna

website•Atendimento eletrônico



• Ecossistema de software do Registro Eletrônico Imobiliário

Central de serviços

compartilhados

•Central de atendimento eletrônico (recepção de títulos eletrônicos, entrega de certidões eletrônicas•Gestão de pagamentos•Gestão das circunscrições•Integração com demais serviços (penhora online, central de indisponibilidade)

localmente no RI

ECM

BPMS

backup

SAAS (Software As A Service)

localmente no RI

em nuvem privada


• “à margem do Rubicão”

Perspectiva externa do registro eletrônico• título eletrônico• protocolo

eletrônico• central de serviços• penhora online• ofício eletrônico• central de

indisponibilidade

Perspectiva interna do registro eletrônico• escrituração

eletrônica


• "no longo prazo estaremos todos mortos"

circunscrição

contraditório

prenotação

balcão de atendimento

livrosfichas

exame


• A essência da atividade de registro e o novo papel do registrador

▫ Guarda das informações (confiabilidade, segurança e sigilo)

▫ Qualificação da titularidade da propriedade

▫ O papel do extra-judicial

▫ A atribuição da função pública ao particular no extra-judicial: tutela pública dos interesses privados


• Registro eletrônico: um desafio e uma oportunidade

• Desafios técnicos:

▫ Desenvolvimento de software do núcleo do registro eletrônico

▫ Gestão da etapa de transição

• Outros desafios:

▫ Redefinição do modelo de negócios e de investimentos compartilhados (consorcio registral)

▫ Adaptação da regulação, interpretação da lei à luz do propósíto e no contexto na nova tecnologia


• O grande desafio: atomização x molecularização▫ Solucao coletiva/“clusterizacao”▫ “Cada um pertence a todos”

• O risco da inércia▫ Oportunidade para os registradoresagirem como protagonistas noprocesso de estruturação do registroeletrônico▫ “A mudança é um fato inexorável.Ou mudamos ou algo acontece e nosfaz mudar.”

Muito obrigada!

Adriana Jacoto Unger Nataly [email protected] [email protected]://br.linkedin.com/in/adrianaunger/ http://br.linkedin.com/pub/nataly-cruz/33/a06/542/

“A poesia é a taquigrafia da alma, a Justiça é o computador das aspirações que comandam o destino do homem.”

Des. Márcio Martins Ferreira

mailto:[email protected]

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