O Business Intelligence Self-Service e o Excel 2013 Pereira, Paulo Jorge Almeida Rua das Figuras Populares

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pereira.pja@gmail.com

RESUMO

O Business Intelligence self-service está a transformar, de forma

irreversível, os sistemas de informação de apoio estratégico à

tomada de decisão. O Excel 2013 e as novas funcionalidades de

Business Intelligence (BI) que incorpora terá um papel

determinante nessa mudança de paradigma. A integração nativa das

tecnologias PowerPivot e Power View, entre outras novas

funcionalidades, no Excel 2013 fazem com que o Excel passe a ser

a única ferramentas de BI que um gestor necessita de utilizar.

Keywords

Business Intelligence, BI self-service, Excel 2013, PowerPivot,

Power View

1. CONTEXTUALIZAÇÃO

A utilização de sistemas de informação de apoio estratégico à

tomada de decisão, através do conhecimento global e integrado do

mercado e dos clientes, ou seja, a tecnologia de Business

Intelligence (BI), tem vindo, nos últimos anos, a ganhar cada vez

mais importância para as organizações.

Especialmente no último ano, assistimos à crescente adoção do

chamado de “BI self-service”, que parece ter-se tornado na próxima

grande vaga e tendência na área do BI. Registamos uma crescente

procura no mundo empresarial por uma “arquitetura de ferramentas

de descoberta de dados” que disponibilize aos utilizadores finais

informação e relatórios e que lhes permita navegar e visualizar os

dados de forma extremamente simples e rápida, com apenas um ou

dois cliques. Esta tendência prende-se com o rápido crescimento de

volume e complexidade de dados necessários para a tomada de

decisões.

Até então, com ferramentas de BI ditas “tradicionais”, existiam

constantemente duas situações: ou os utilizadores finais inundavam

os departamentos de TI com pedidos de dados e mais dados e

diferentes visualizações; ou os utilizadores com maior

conhecimento técnico tentavam fazer as suas próprias análises com

folhas de Excel, o que geralmente resultava em dados

inconsistentes e imprecisos. Por isso, as empresas necessitavam de

um sistema de BI que colocasse nas mãos dos utilizadores finais o

maior poder de pesquisa possível, através de consultas web-based

e relatórios.

Para além de reduzir a carga sobre a equipa de TI e analistas de

negócio, este tipo de soluções tecnológicas tem aumentado a

qualidade e a consistência dos dados e, assim, potenciado e

melhorado as decisões.

Outro fator importante para a crescente adesão ao BI self-service

prende-se com a crise económica. Esta forçou as organizações a

dispensarem ou pararem de contratar técnicos de TI e analistas de

negócio, forçando todos a fazer mais, com menos meios. Como

resultado, muitas equipas de TI enfrentaram um atraso crescente de

resposta aos pedidos de informação por parte dos utilizadores

finais.

Contudo, os executivos de TI reconhecem que as ferramentas de BI

de fácil utilização podem ser perigosas devido ao poder que

colocam nas mãos dos utilizadores finais. Como tal, gestão de

dados, segurança e monitorização centralizada e controlo das

interações dos utilizadores são palavras-chave na implementação

de qualquer sistema de BI, mas particularmente para instalações

self-service, que dão aos utilizadores finais menos técnicos acesso

à infraestrutura de dados corporativa. O BI não impede de fazer

escolhas erradas, apenas ajuda a fazê-las mais rapidamente.

A grande maioria das plataformas de BI suporta já o controlo de

acesso baseado nos cargos exercidos. Por exemplo, um sistema

pode ser implementado para que um grupo de utilizadores

específico possa aceder a apenas um tema ou apenas a um tipo

específico de dados.

O novo desafio do BI self-service é a capacidade de permitir que

diferentes tipos de utilizadores colaborem, não apenas pela partilha

de relatórios e resultados de consultas, mas que também trabalhem

em conjunto para definir novas formas de ver e analisar a

informação.

As organizações estão a começar a utilizar combinações

colaborativas para permitir que as equipas de utilizadores

desenvolvam gráficos, dashboards e relatórios online.

Com a gestão e segurança adequadas, o BI self-service e

colaborativo poderá quebrar barreiras entre os diferentes

departamentos e níveis dentro da mesma empresa. Isto, por sua vez,

promove uma mais rápida, mais importante e mais eficaz tomada

de decisão em toda a empresa.

1.1. A visão de Business Intelligence da

Microsoft

A Forrester Research, no seu relatório "The Forrester Wave™:

Self-Service Business Intelligence Platforms, Q2 2012" posiciona

Microsoft como líder no que respeita a BI self-service. A Forrester

destaca a abordagem da Microsoft que permite BI self-service

através de ferramentas familiares como o Excel ou o SharePoint.

Segundo o relatório, “a Microsoft permite que os utilizadores do

negócio não tenham de "olhar para além do Excel" no que ao BI

self-service diz respeito.

A Microsoft implementou no Excel 2013, uma ampla e onipresente

funcionalidade de BI baseada inicialmente no SQL Server, que já

inclui Integration Services, Reporting Services e Analysis Services.

O Excel oferece agora um PowerPivot muito respeitável e um

Power View que permite análise de dados em memória.

2. A SOLUÇÃO DE BUSINESS

INTELLIGENCE DA MICROSOFT

A solução de BI da Microsoft é baseada nas ferramentas do pacote

Microsoft SQL Server, Microsoft SharePoint Server e Microsoft

Office. Um dos grandes benefícios da solução de BI da Microsoft

é que os utilizadores já estão acostumados a utilizarem ferramentas

como o Microsoft Office e o SharePoint, que são alguns dos

componentes da plataforma de BI.

A Plataforma de Business Intelligence da Microsoft é constituída

por vários produtos, cada um deles com objetivos específicos.

O Microsoft SQL Server é o repositório de armazenamento de

dados, onde todas as informações são centralizadas e armazenadas,

construindo o Data Warehouse e/ou Data Mart do negócio.

O Microsoft SQL Server Integration Services é o responsável por

integrar dados de inúmeras fontes, centralizando-as no Data

Warehouse. Esta é a ferramenta de ETL (Extract, Transform and

Load) mais utilizada no mercado.

O Microsoft SQL Server Analysis Services é a ferramenta que

analisa os dados do Data Warehouse e os manipula de forma a

fornecer informações relevantes para a tomada de decisão. Esta é a

responsável pela criação de Cubos e execução de consultas OLAP.

O Microsoft SQL Server Reporting Services é uma das ferramentas

de apresentação de dados do ambiente de BI. É usada para a criação

de relatórios, gráficos e pequenos dashboards de apresentação de

dados.

O Microsoft SharePoint Server é o portal de colaboração da

Microsoft, permite a criação de dashboards e painéis de controlo

de performance empresarial, incluindo gráficos dinâmicos, dados

resumidos em Balanced Scorecards, entre outros.

O Microsoft Excel é uma poderosa e familiar ferramenta de

visualização, exploração e manipulação de dados. A versão 2013

do Excel permite que os utilizadores do negócio realizem self-

service BI recorrendo somente a esta aplicação. O PowerPivot e o

Power View estão agora integrados nativamente melhorando a

experiencia. A introdução de WebApps no Excel permite incorporar

novos aplicativos enriquecendo os conteúdos.

3. BUSINESS INTELLIGENCE COM

EXCEL 2013

O Excel 2013 possui um visual totalmente renovado. É mais

organizado e também estruturado para ajudar a obter, mais

rapidamente, resultados com aspeto profissional. Possui diversas

funcionalidades novas que permitem escapar à avalanche de

números e fornecer uma nova perspetiva sobre os dados, servindo

como um guia para decisões melhores e mais informadas.

As novas funcionalidades, de seguida apresentadas, permitem

direta ou indiretamente, afirmar o poder do Excel 2013 como uma

ferramenta de BI self-service.

3.1. Análise de dados instantânea

A nova ferramenta Análise Rápida (Figura 1) permite converter

dados num gráfico ou tabela em dois passos ou menos. Com um só

clique será possível pré-visualize os dados com a formatação

condicional, gráficos sparkline ou gráficos padrão.

Figura 1 - Análise de dados instantânea

3.2. Conclusão automática

A Pré-visualização da Conclusão Automática é como um assistente

de dados que conclui o seu trabalho pelo utilizador. Assim que

deteta as suas intenções, a Pré-visualização da Conclusão

Automática introduz os restantes dados de uma só vez seguindo o

padrão que reconheceu nos seus dados (Figura 2).

Figura 2 - Pré-visualização da Conclusão Automática

3.3. Recomendação de gráficos

Com as Recomendações de gráficos, o Excel recomenda os gráficos

mais apropriados para os dados em causa. É possível ver

rapidamente o aspeto dos dados nos diferentes gráficos e, em

seguida, escolha aquele que mostra as informações detalhadas que

importa apresentar.

3.4. Segmentações de dados

Foram apresentadas pela primeira vez no Excel 2010 como uma

forma interativa de filtrar dados da Tabela Dinâmica, mas as

segmentações de dados agora também podem filtrar dados em

tabelas do Excel, tabelas de consulta e outras tabelas de dados. De

configuração e utilização mais fácil, as segmentações de dados

mostram o filtro atual para que se possa verificar com exatidão os

dados que estão a ser apresentados (Figura 4).

Figura 3 - Exemplo de caixa de dados

3.5. Novas funções

Estão disponíveis várias novas funções nas categorias de

matemática e trigonometria, estatística, engenharia, data e hora,

pesquisa e referência, lógica e função de texto. Também novas são

algumas funções de serviço Web para referenciação de serviços

Web existentes em conformidade com REST (Representational

State Transfer).

3.6. Friso de gráficos

O novo botão Gráficos Recomendados no separador Inserir permite

escolher entre uma vasta gama de gráficos adequados para aos

dados utilizados. Os tipos de gráficos relacionados, como gráficos

de dispersão ou de bolhas, estão agrupados. Existe um botão

completamente novo para gráficos de combinação.

3.7. Otimização rápida de gráficos

Ao clicar num gráfico, será apresentado um friso de Ferramentas

de Gráfico mais simples.

Os três novos botões de gráficos (Figura 5) permitem escolher e

pré-visualizar rapidamente alterações a elementos de gráficos

(como títulos ou etiquetas), a aparência e estilo do gráfico ou aos

dados que são apresentados.

Figura 4 - Friso de otimização rápida de gráficos

3.8. Etiquetas de dados elaboradas

Agora é possível incluir texto elaborado e atualizado a partir dos

pontos de dados ou qualquer outro texto das etiquetas de dados,

melhorá-los com formatação e texto de forma livre adicional, e

apresentá-los em qualquer forma (Figura 6). As etiquetas de dados

permanecem no sítio, mesmo quando se troca para um tipo de

gráfico diferente. É ainda possível ligá-las aos pontos dos dados

com linhas de guia em todos os gráficos e não apenas em gráficos

circulares.

Figura 5 - Exemplo das novas etiquetas de dados

3.9. Animações em gráficos

Agora é possível ver um gráfico tomar forma ao alterar a origem de

dados. Não é apenas divertido de ver: os movimentos no gráfico

também tornam as alterações de dados mais explícitas.

3.10. Tabelas Dinâmicas adequada aos dados

A escolha dos campos certos para resumir os dados num relatório

de Tabela Dinâmica pode ser uma tarefa assustadora. Agora,

existem uma ajuda ajuda para o fazer. Quando se cria uma Tabela

Dinâmica, o Excel recomenda diversas maneiras de resumir os

dados, fornecendo uma pré-visualização rápida dos esquemas dos

campos. Assim, pode-se escolher um com as informações que se

procura.

3.11. Lista de Campo em Tabelas Dinâmicas

É agora possível criar um esquema de uma Tabela Dinâmica que

utiliza uma ou mais tabelas, utilizando uma e a mesma Lista de

Campos. Renovada para incluir uma ou várias Tabelas Dinâmicas,

a Lista de Campos torna mais fácil encontrar os campos necessários

no esquema de Tabela Dinâmica, mudar para o novo Modelo de

Dados do Excel adicionando novas tabelas e explorar e navegar em

todas as tabelas.

3.12. Múltiplas tabelas na análise de dados

O novo Modelo de Dados do Excel permite aceder a

funcionalidades avançadas de análise anteriormente disponíveis

apenas quando se instalava o suplemento PowerPivot. Para além de

criar Tabelas Dinâmicas tradicionais, pode-se agora criar Tabelas

Dinâmicas com base em múltiplas tabelas do Excel. Ao importar

tabelas diferentes e ao criar relações entre as mesmas, será possível

analisar os dados com resultados que não obtém dos dados das

Tabelas Dinâmicas tradicionais.

3.13. Ligar a novas origens de dados

Para utilizar várias tabelas no Modelo de Dados do Excel, pode-se

agora ligar a e importar dados de origens de dados adicionais no

Excel como tabelas ou Tabelas Dinâmicas. Por exemplo, pode-se

ligar tópicos de dados como OData, Windows Azure DataMarket e

SharePoint. Pode-se também ligar a origens de dados de

fornecedores OLE DB adicionais.

3.14. Criar relações entre tabelas

Quando existem dados de diferentes origens em várias tabelas no

Modelo de Dados do Excel, criar relações entre as mesmas

simplifica a análise de dados pois não se tem de os consolidar numa

só tabela. Ao se utilizar consultas MDX, pode-se tirar um maior

partido das relações de tabelas para criar relatórios de Tabela

Dinâmica relevantes.

3.15. Linha cronológica

Uma linha cronológica torna a comparação dos dados de Tabela

Dinâmica ou PivotChart mais fácil entre períodos de tempo. Em

vez de se agrupar por datas, pode-se agora simplesmente filtrar

datas interativamente ou mover entre datas em períodos de tempo

sequenciais, como percorrer o desempenho de mês a mês com um

só clique.

3.16. Níveis de detalhe

Desagregar para obter níveis de detalhe diferentes num conjunto

complexo de dados não é tarefa fácil. Os conjuntos personalizados

são úteis, mas encontrá-los num grande número de campos na Lista

de Campos leva tempo. No novo Modelo de Dados de Excel, pode-

se navegar para níveis diferentes mais facilmente. Pode-se utilizar

o Desagregar numa hierarquia de Tabela Dinâmica ou PivotChart

para ver níveis granulares de detalhe, Agregar para um nível

superior de informações.

3.17. Medidas e membros OLAP calculados

Pode-se tirar total proveito da Business Intelligence personalizada

e adicionando cálculos próprios baseados em Multidimensional

Expression (MDX) em dados de Tabelas Dinâmicas ligados a um

cubo Online Analytical Processing (OLAP). Não é necessário

utilizar o Modelo de Objetos do Excel – agora pode-se criar e gerir

medidas e membros calculados diretamente no Excel.

3.18. Gráfico Dinâmico autónomos

Um PivotChart não necessita de estar associado a uma Tabela

Dinâmica. Um PivotChart autónomo ou desacoplado permite

experimentar novas formas de navegar para detalhes de dados

utilizando as novas funcionalidades Desagregar e Agregar. Torna-

se também mais fácil copiar, mover ou desacoplar um PivotChart.

3.19. Suplemento Inquire

O suplemento Inquire já vem instalado com o Excel. Este

suplemento ajuda a analisar e rever os livros para compreender a

sua estrutura, função e dependências de dados, e descobrir uma

variedade de problemas, incluindo erros ou inconsistências de

fórmulas, informação oculta, ligações inoperacionais, entre outros.

A partir do suplemento Inquire, pode-se iniciar uma nova

ferramenta do Microsoft Office, denominada Comparação de

Folhas de Cálculo, para comparar duas versões de um livro,

indicando claramente onde ocorreram as alterações. Durante uma

auditoria, possui visibilidade total sobre as mudanças nos livros.

4. POWERPIVOT: ANÁLISE E

MODELAÇÃO DE DADOS

O Microsoft Excel 2013 proporciona uma integração mais profunda

da funcionalidade do PowerPivot. Por exemplo, agora pode-se

importar e relacionar grandes quantidades de dados a partir de

várias origens diretamente no Excel utilizando um novo modelo de

dados incorporado, sem ter de regressar à janela PowerPivot. O

PowerPivot fornece um ambiente para uma modelação de dados

mais avançada e liga-se ao mesmo modelo de dados.

4.1. Funcionalidade básica do modelo de dados

No Excel 2010, instalava-se o suplemento PowerPivot para Excel

2010 para poder importar e relacionar grandes quantidades de

dados a partir de várias origens.

No Excel 2013, muita dessa funcionalidade, incluindo a

infraestrutura que o suporta, é criada diretamente no Modelo de

Dados no Excel. Sem instalar o suplemento separado, pode-se

agora:

Importar milhares de linhas de várias origens de dados;

Criar relações entre dados de origens diferentes e entre

várias tabelas numa Tabela Dinâmica;

Criar campos calculados implícitos (denominados

anteriormente 'medidas') – cálculos criados

automaticamente quando adiciona um campo numérico à

zona de colocação dos Valores da Lista de Campos;

Gerir ligações de dados.

Deste modo, todos os utilizadores do Excel podem agora criar

modelos de dados, que podem utilizar como base para relatórios de

Tabelas Dinâmicas, Gráficos Dinâmicos e Power View. O Excel

carrega automaticamente dados no motor analítico em memória

xVelocity (anteriormente chamado VertiPaq anteriormente), que

estava disponível apenas no suplemento PowerPivot. O modelo de

dados no Excel possui outras vantagens:

Processamento de dados é rápido;

Os dados são muito comprimidos, criando um ficheiro

com um tamanho fácil de gerir;

Os dados são guardadas no livro do Excel, pelo que são

portáteis.

O suplemento PowerPivot está disponível e fornece capacidades de

modelação mais avançadas para modeladores de dados mais

experientes.

4.2. Modelação avançada de dados

O suplemento PowerPivot para Excel, que liga ao mesmo modelo

de dados, fornece um ambiente de modelação mais completo a

permite a utilizadores mais experientes melhorarem os seus

modelos.

Por exemplo, com suplemento PowerPivot para Excel pode-se:

Filtrar dados ao importar. Pode-se importar dados para o

Excel e PowerPivot, mas ao importar dados para o

PowerPivot, pode-se filtrar dados desnecessários para

importar apenas um subconjunto;

Mudar o nome de tabelas e colunas à medida que se

importa dados para o PowerPivot;

Gerir o modelo e criar relações utilizando a

funcionalidade arrastar e soltar na Vista de Diagrama;

Aplicar formatação (para ser utilizada no Power View e

em relatórios de Tabela Dinâmica);

Definir campos próprios calculados para utilizar em todo

o livro;

Definir indicadores chave de desempenho (KPIs) para

utilizar em Tabelas Dinâmicas;

Criar hierarquias definidas pelo utilizador para utilizar

em todo o livro;

Definir perspetivas;

Ser o autor dos próprios cálculos ao escrever fórmulas

avançadas que utilizam a linguagem da expressão DAX

(Data Analysis Expressions);

Utilizar outros dados mais avançados e operações de

modelação.

4.3. Nova Lista de Campos

O Excel e PowerPivot têm agora uma Lista de campos única e

uniforme. Algumas funcionalidades da Lista de Campos foram

alteradas da versão anterior do PowerPivot (v. 2, que era fornecida

com o SQL Server 2012) para esta versão. Por exemplo, pode-se

agora arrastar campos diretamente na zona de colocação de valores

(para criar medidas implícitas) e adicionar campos a segmentações

de dados diretamente a partir da Lista de Campos. Outras

funcionalidades foram movidas e estão disponíveis a partir de

outras localizações na janela PowerPivot. Outras não estão

disponíveis no Excel 2013 (Tabela 1).

Tabela 1 - Localização das funcionalidades do PowerPivot

Funcionalidade Localização

Criar ou

formatar

campos

calculados no

Lista de

Campos

Já não se criam campos calculados clicando

com o botão direito numa tabela na Lista de

campos. Estes são criados, editados e

eliminados na Tabela Dinâmica ao clicar em

Campos Calculados no friso do PowerPivot

no Excel.

Também se podem criar campos calculados

numa Área de Cálculo na janela PowerPivot

(sem alterações em relação à versão anterior).

Suporte para

campos

calculados

implícitos

Com o Excel 2010 era necessário o

suplemento PowerPivot para criar campos

calculados implícitos, um campo calculado

que criava ao arrastar e largar as colunas

numéricas na área de valores da Lista de

Campos do PowerPivot.

Com o Excel 2013 podem-se criar campos

calculados implícitos na Lista de Campos

para Tabelas Dinâmicas criadas no

PowerPivot e Excel.

Ver

perspetivas

Tal como na v.2 do suplemento PowerPivot,

no Excel 2013 podem-se definir perspetivas a

partir do separador Avançadas.

Na v. 2 do PowerPivot, depois de se criar

uma perspetiva, via-se essa perspetiva do

modelo na Vista de Diagrama ou filtrava-se a

Lista de Campos PowerPivot por essa

perspetiva. Já não é possível filtrar a Lista de

Campos.

No PowerPivot para Microsoft Excel 2013,

escolhe-se a perspetiva a utilizar no

separador Avançadas, que permite ver uma

perspetiva específica do modelo completo na

grelha da Vista de Dados e na Vista de

Diagrama na janela PowerPivot. Isto permite

trabalhar com maior eficácia com um

subconjunto de tabelas num modelo maior.

Criar

indicadores

chave de

desempenho

(KPIs)

Na versão anterior do PowerPivot só se podia

criar um KPI selecionando um campo

calculado existente na Lista de Campos.

A criação de KPI já não está associada à Lista

de Campos. Criar, editar e eliminar KPIs são

operações agora realizadas a partir do friso

do PowerPivot no Excel.

Também se podem criar KPIs na Área de

Cálculo da grelha da Vista de Dados na janela

PowerPivot (sem alteração).

Adicionar

descrições

Como no suplemento PowerPivot. v 2, pode-

se adicionar descrições para campos

calculados, tabelas e colunas clicando com o

botão direito do rato na janela PowerPivot.

No Excel 2013, as descrições não são visíveis

quando se passa com o rato sobre os a Lista

de Campos, mas são visíveis na Lista de

Campos da folha do Power View. Depois de

se adicionarem descrições no PowerPivot, é

necessário atualizar a folha do Power View

para as ver.

Procurar

metadados na

Lista de

Campos

A pesquisa já não está disponível na Lista de

Campos. Em vez disso, foi adicionada uma

opção de pesquisa de metadados à janela

PowerPivot. Em ambas as vistas, Vista de

Dados e Vista de Diagrama, é necessário

clicar em Localizar no separador Base da

janela PowerPivot para procurar os

metadados.

Segmentações

em Tabelas

Dinâmicas

As segmentações de dados estão disponíveis

clicando com o botão direito do rato em

qualquer campo na Lista de Campos.

Esquema

automático de

segmentação

de dados

É agora possível apresentar horizontal ou

verticalmente a segmentação de dados em

grupos clicando nas opções Alinhamento da

Segmentação de Dados no friso do

PowerPivot no Excel.

Deteção

automática de

relações

Não disponível no PowerPivot para

Microsoft Excel 2013.

4.4. Categorização e sugestões de dados do

DataMarket

Quando se adicionam tabelas do PowerPivot, o PowerPivot

consegue automaticamente categorizar cada coluna. Por exemplo,

o PowerPivot pode categorizar uma coluna de nomes de localidades

como Localidade e uma lista de nomes de empresas como Empresa.

Pode-se contudo, modificar as categorizações automáticas,

categorizar os dados ou desativar as funcionalidades.

A categorização dos dados tem duas vantagens principais. Com as

colunas categorizadas:

O Windows Azure Marketplace pode sugerir dados do

DataMarket que podem estar relacionados com os dados.

Por exemplo, poderá sugerir dados de recenseamento ou

de meteorologia. Os dados podem ser sugeridos por um

fornecedor de dados gratuito, como as Nações Unidas, ou

por uma empresa que cobre pelos dados. É o utilizador

que decide se pretende aceitar estas sugestões.

O Power View pode fornecer visualizações que são

adequadas para os dados em estudo. Por exemplo, se os

dados tiverem endereços URL, o Power View pode

compor os URLs como hiperligações.

4.5. Idiomas

O PowerPivot está localizado nos 40 idiomas do Office. O

PowerPivot agora suporta os idiomas da direita para a esquerda, o

árabe e o hebreu.

4.6. Tamanho de ficheiros

As versões anteriores limitavam o tamanho de um livro até 2

gigabytes (GB) em disco e 4 GB em memória. Este limite

assegurava que os livros do Excel que contivessem dados

PowerPivot estivessem sempre abaixo do tamanho máximo para

carregamento de ficheiro definido pelo SharePoint.

Agora que o modelo de dados faz parte do Excel, o limite máximo

de tamanho de ficheiro desaparece. Caso se esteja a utilizar o Excel

de 64 bits, o tamanho do livro só está limitado pela disponibilidade

de recursos de disco e memória no computador.

Os limites definidos por outras plataformas ainda se aplicam. O

SharePoint Server 2013 ainda tem um tamanho de carregamento de

ficheiro máximo de 2 GB. De forma semelhante, se se estiver a

partilhar um livro no SharePoint Online ou no Office Web Apps,

pode ser pedido para abrir o livro no Excel se o ficheiro for

demasiado grande para ser aberto num browser.

4.7. Armazenamento dos dados

Os dados com que se trabalha no Excel e na janela PowerPivot

estão armazenados numa base de dados analítica no interior do livro

do Excel e um motor local poderoso carrega, consulta e atuaiza os

dados existentes nessa base de dados. Visto que os dados estão no

Excel, ficam imediatamente disponíveis para Tabelas Dinâmicas,

Gráficos Dinâmicos, para o Power View e para outras

funcionalidades do Excel utilizadas para agregar e interagir com os

dados. Todas as funcionalidades de apresentação de dados e

interatividade são fornecidas pelo Excel 2013 e os objetos de dados

e apresentação do Excel estão contidos no mesmo ficheiro de livro.

O PowerPivot suporta ficheiros até um tamanho máximo de 2 GB

e permite trabalhar com um máximo de 4 GB de dados em

memória.

4.8. Partilha no SharePoint

Os livros modificados no PowerPivot podem ser partilhados com

outras pessoas utilizando todas as formas normais de partilha de

ficheiros. No entanto, existirão mais vantagens caso se publique o

livro num ambiente do SharePoint que possua o Excel Services

ativado. No servidor do SharePoint, o Excel Services processa e

compõe os mesmos numa janela do browser, onde outros

utilizadores poderão analisá-los.

No SharePoint 2013, pode-se adicionar o PowerPivot para

SharePoint 2013 para se obter suporte adicional de colaboração e

gestão de documentos, incluindo a Galeria PowerPivot, o

dashboard de gestão do PowerPivot na Administração Central, a

atualização de dados agendada e a capacidade de se utilizar um

livro publicado como origem de dados externa a partir da

localização pessoal no SharePoint.

5. POWER VIEW: EXPLORAR,

VISUALIZAR E APRESENTAR DADOS

O Power View é uma exploração, visualização e apresentação de

dados interativa que incentiva a criação de relatórios ad-hoc

intuitivos (Figura 7). O Power View está agora disponível no

Microsoft Excel 2013. É também uma funcionalidade do Microsoft

SharePoint Server 2010 e 2013 fornecida no suplemento SQL

Server 2012 Service Pack 1 Reporting Services para o Microsoft

SharePoint Server Enterprise Edition.

Figura 6 - Exemplo de dashboard criado em Power View

O Power View permite interagir com dados:

No mesmo livro do Excel que o Power View;

Em modelos de dados em livros do Excel publicados

numa Galeria do PowerPivot;

Em modelos de tabela implementados em instâncias do

SQL Server 2012 Analysis Services (SSAS).

5.1. Relatórios prontos a serem usados

Um relatório de Power View está sempre pronto para ser

apresentado. Pode-se procurar os dados e apresentá-los em

qualquer altura, uma vez que se está a trabalhar com dados reais.

Não é necessário pré-visualizar o relatório para ver qual é o seu

aspeto.

O Power View no SharePoint inclui modos de apresentação de

leitura e de ecrã inteiro, em que o friso e outras ferramentas de

estruturação estão ocultos de modo a disponibilizar mais espaço

para as visualizações. O relatório é ainda totalmente interativo, com

capacidade de filtro e realce.

5.2. Modelo de dados

No Excel 2013, pode-se utilizar os dados no Excel como base para

o Power View no Excel e no SharePoint. Quando se adicionam

tabelas e se criam relações entre elas, o Excel está a criar um

Modelo de Dados em segundo plano. Um modelo de dados é uma

coleção de tabelas e suas relações refletem as relações reais entre

funções e processos empresariais, por exemplo, determinar de que

forma os Produtos estão relacionados com o Inventário e as Vendas.

Pode-se continuar a modificar e otimizar esse mesmo modelo de

dados no PowerPivot no Excel para se criar um modelo de dados

mais sofisticado para relatórios de Power View.

Também se pode criar relatórios de Power View baseados num

modelo de tabela executado num servidor do SQL Server 2012

Analysis Services (SSAS).

Os modelos de tabela e de dados atuam como uma ponte entre as

complexidades das origens de dados back-end e a sua perspetiva

dos dados. A camada semântica do modelo significa que tudo no

Power View funciona em conjunto.

5.3. Desempenho

Para melhorar o desempenho, o Power View só obtém os dados de

que necessita num dado momento para uma visualização de dados.

Por conseguinte, mesmo que uma tabela na folha ou vista seja

baseada num modelo de dados subjacente que contém milhões de

linhas, o Power View só obtém dados para as linhas visíveis na

tabela num determinado momento.

5.4. Partilha de relatórios

Podem-se guardar os livros do Excel num site SharePoint 2013 com

o Excel Services no SharePoint ou o Excel Web Apps, ambos no

local ou na nuvem. Os outros utilizadores podem ver e interagir

com as folhas de Power View nos livros aí guardados.

Podem-se ocultar folhas individuais num livro do Excel, pelo que

se podem ocultar todas as restantes folhas num livro e se deixar

apenas as folhas de Power View visíveis.

5.5. Vários modelos de dados num livro

No Excel 2013, cada livro pode conter um Modelo de dados interno

que poderá modificar no Excel, no PowerPivot e até mesmo numa

folha de Power View do Excel. Um livro só pode conter um Modelo

de Dados interno, sendo possível basear uma folha de Power View

no Modelo de Dados existente nesse livro ou numa origens de

dados externa. Um único livro do Excel pode conter várias folhas

de Power View e cada uma das folhas pode ser baseada num

modelo de dados diferente.

Cada folha de Power View tem os seus próprios gráficos, tabelas e

outras visualizações. Pode-se copiar e colar um gráfico ou outra

visualização de uma folha para outra, mas só se ambas as folhas

forem baseadas no mesmo modelo de dados.

5.6. Modelo de Dados interno

Agora que se pode criar folhas de Power View e um Modelo de

Dados interno num livro do Excel 2013, se basearmos a folha de

Power View no Modelo de Dados interno, pode-se efetuar

alterações ao Modelo de Dados enquanto se estiver na folha de

Power View. Por exemplo, na Lista de Campos do Power View do

Excel, pode-se criar relações entre várias tabelas do livro. Se o

Modelo de Dados do Excel tiver campos calculados, poder-se-

á criar indicadores chave de desempenho (KPIs) baseados nesses

campos e adicioná-los ao relatório de Power View.

5.7. Excel Services e Excel Web App

Quando se criam folhas de Power View no Excel, pode-se

visualizar e interagir com as mesmas no local no Excel Services e

no Office 365. Só é, contudo, possível editar as folhas de Power

View no Excel 2013 num computador cliente.

No Office 365, pode-se visualizar folhas de Power View com o

Centro de Dados do Excel Web App, componente do SharePoint

Online, em vez do Excel Services.

As folhas de Power View não podem ser visualizadas no SkyDrive.

Se se guardar um livro do Excel com folhas de Power View numa

Galeria do PowerPivot, as folhas de Power View existentes no livro

não serão apresentadas na Galeria, mas continuam no ficheiro. Irá

ser possível visualiza-las quando abrir o livro.

5.8. Gráficos circulares

Os gráficos circulares são simples ou sofisticados no Power View.

Pode-se criar um gráfico circular que se desagrega quando faz

duplo clique num setor ou um gráfico circular que mostra

subsetores nos setores coloridos maiores. Pode-se aplicar filtragem

cruzada num gráfico circular com outro gráfico. Se se clicar num

gráfico de barras, a parte do gráfico circular que se aplica a essa

barra é realçada e o resto do gráfico circular fica cinzento (Figura

8).

Figura 7 - Exemplos de gráficos circulares em Power View

5.9. Mapas

Os mapas no Power View utilizam mosaicos de mapa do Bing, para

que se possa ampliar e deslocar panoramicamente, tal como se faria

em qualquer outro mapa do Bing. As localizações e os campos são

pontos do mapa: quanto mais elevado o valor, mais elevado o

ponto. Quando se adiciona uma série de valores múltiplos, obtém-

se gráficos circulares no mapa (Figura 9).

Figura 8 - Exemplo de mapas no Power View

5.10. Indicadores chave de desempenho (KPIs)

Pode-se adicionar indicadores chave de desempenho (KPIs) ao

relatório de Power View para mostrar o progresso face aos

objetivos, se o modelo de dados em que o relatório de Power View

é baseado os incluir (Figura 10).

Figura 9 - Exemplo de KPIs no Power View

5.11. Hierarquias

Se o modelo de dados possuir uma hierarquia, pode-se utilizá-la no

Power View. Por exemplo, o modelo de dados poderá ter uma

hierarquia chamada Localização, composta pelos campos

Continente > País/Região > Distrito > Localidade. No Power View,

pode-se adicionar um campo de cada vez à superfície de estrutura

ou adicionar Localização e obter todos os campos na hierarquia de

uma só vez.

Se o modelo de dados não tiver uma hierarquia, também se pode

criar uma no Power View. Pode-se colocar campos por qualquer

ordem numa hierarquia. Também podem utilizar hierarquias a

partir dos modelos de tabela do SQL Server Analysis Services.

5.12. Agregar e desagregar

Pode-se, a partir de agora, adicionar agregações/desagregações a

uma tabela ou matriz no Power View para que esta mostre apenas

um nível de cada vez. Os leitores do relatório poderão desagregar

para obterem detalhes ou agregar para obterem dados resumidos.

Quando uma matriz tem vários campos nas linhas ou colunas, pode-

se defini-la para mostrar níveis; isso fecha a matriz para mostrar

apenas o nível superior ou mais exterior. Pode-se, posteriormente,

fazer duplo clique num valor nesse nível para o expandir de modo

a mostrar os valores do mesmo na hierarquia. Ao clicar na seta para

cima estes volta a agregar-se.

Os gráficos de barras, colunas e circulares funcionam da mesma

forma. Se um gráfico tiver vários campos na caixa Eixo, pode-se

defini-lo para mostrar níveis e só verá um nível de cada vez,

começando pelo nível superior. A seta para cima existente no canto

transporta-nos para o nível anterior (Figura 10).

Figura 10 - Agregação/desagregação de dados em gráficos

A desagregação num gráfico ou matriz funciona como um filtro

nesse objeto. No painel Filtro, poder-se-á ver que ele filtra os

valores no objeto à medida que desagrega, removendo o filtro à

medida que agrega novamente.

5.13. Temas de apresentação

O Power View possui novos temas de relatório. Quando se altera o

tema, o novo tema aplica-se a todas as vistas do Power View no

relatório ou nas folhas do livro.

O Power View do SharePoint Server 2010 incluía oito temas de

destaque básicos que controlavam as cores dos gráficos. O Power

View do Excel 2013 e do SharePoint Server apresenta 39 temas

adicionais com paletas de gráfico, tipos de letra e cores de fundo

mais variados.

Também se pode alterar o tamanho do texto de todos os elementos

de relatório.

5.14. Impressão

É possível imprimir folhas de Power View no Excel e vistas no

SharePoint. Em ambos os casos, o que se imprime é o que vê na

folha ou vista quando a envia para a impressora. Se a folha ou vista

contiver uma região com uma barra de deslocamento, a página

impressa contém a parte da região visível no ecrã. Se uma folha ou

vista contiver uma região com mosaicos, o mosaico selecionado é

aquele que é impresso.

5.15. Processamento de números inteiros

No Power View, para se converter uma tabela num gráfico, é

necessário agregar pelo menos uma coluna de dados.

Por predefinição, o Power View do SharePoint 2010 agregava

números decimais, mas processava números inteiros como

categorias, em vez de os agregar. Um estruturador de modelo de

dados no PowerPivot ou no SQL Server Data Tools poderia definir

a predefinição para números inteiros, sendo este o comportamento

predefinido.

No Power View do Excel 2013 e do SharePoint Server, o Power

View agrega números decimais e números inteiros por

predefinição. Um estruturador de modelo de dados pode ainda

especificar outro comportamento predefinido, mas esta é a

predefinição.

5.16. O Power View, o Report Builder e o

Report Designer

O Power View não substitui os serviços de relatório do Reporting

Services existentes.

O Report Designer é um ambiente de estruturação sofisticado que

os programadores e os especialistas em TI podem utilizar para criar

relatórios incorporados nas suas aplicações. No Report Designer,

estes utilizadores podem criar relatórios operacionais, origens de

dados partilhadas e conjuntos de dados partilhados, bem como

controlos do visualizador de relatórios.

No Report Builder, os especialistas em TI e os utilizadores

avançados podem criar relatórios operacionais avançados, partes de

relatório reutilizáveis e conjuntos de dados partilhados.

O Report Builder e o Report Designer criam relatórios RDL; o

Power View cria relatórios RDLX. O Power View não consegue

abrir relatórios RDL e vice versa.

Os relatórios RDL podem ser executados em servidores de

relatórios no modo nativo do Reporting Services ou no modo do

SharePoint. Os relatórios RDLX do Power View apenas podem ser

executados em servidores de relatórios no modo do SharePoint.

O Report Designer e o Report Builder são fornecidos no SQL

Server 2012 Service Pack 1 Reporting Services, juntamente com o

Power View.

6. CONCLUSÕES

As novas funcionalidades do Microsoft Excel 2013 permitem uma

maior autonomia dos utilizadores na execução de análises de

Business Intelligence, contribuído para uma menor dependência

dos gestores face ao departamento de TI.

Tendo em conta que o Microsoft Excel é a folha de cálculo mais

utilizada no mundo, a disponibilização nesta ferramenta de

poderosas funcionalidades de BI, contribuirá determinantemente

para a consolidação da mudança de paradigma, tornando o BI self-

service a nova tendência na área de BI.

Esta maior autonomia significará igualmente um menor consumo

de recursos, assim como decisões mais rápidas.

Contudo, existe um maior risco na interpretação de dados ou na

utilização de dados de forma inadequada pelo que o uso destas

novas soluções de self-service BI deverão ser acompanhadas de

formação e sensibilização para este problema.

Associado a uma maior disponibilidade da informação estará

também inerente uma maior complexidade no controlo de acessos

e na segurança dos dados, pelo que novas medidas de segurança

deverão ser equacionadas aquando da adoção de um modelo de BI

self-service.

7. BIBLIOGRAFIA

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New Science of Winning, Harvard Business School Publishing

Corporation.

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KIMBALL, REEVES, ROSS & THORNTHWAITE (1998), The

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New York.

Santos, Manuel F. & Azevedo, Carla, Data Mining: descoberta de

conhecimento em Bases de Dados, FCA Editores, 2005.

http://www.kimballuniversity.com

Sítio da Kimball University com o intuito de fornecer cursos de

Modelação Dimensional aplicada aos sistemas de Data

Warehousing.

http://www.microsoft.com/en-us/bi/

Sítio da Microsoft dedicado às tecnologias de Business

Intelligence.

http://office.microsoft.com/en-us/excel-help/what-s-new-in-excel-

2013-HA102809308.aspx

Sítio da Microsoft que apresenta as novidades da versão 2013 do

Excel.