O FATOR ESTRATÉGICO E OS BENEFÍCIOS DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS APLICADOS A GESTÃO AMBIENTAL NA AETHRA E

OS IMPACTOS NA CERTIFICAÇÃO ISO 14001

MARILEA DE CASTRO / ALEXSANDRO RIBEIRO

APRESENTAÇÃO DA EMPRESA

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CLIENTES

PRODUTOS

CERTIFICAÇÕES

CERTIFICAÇÕES ISO 14001 EM MINAS GERAIS

Certificado ISO 14001 Aethra BetimProjeto nº 70595Ano certificação: 2004

ISO 14001 Aethra HammerProjeto: 42513Ano certificação: 2008

CERTIFICAÇÕES ISO 14001 EM MINAS GERAIS

Certificado ISO 14001 Aethra TheraProjeto nº 48267Ano certificação: 2013

ISO 14001 Aethra ContagemProjeto: 45701Ano certificação: 2010

PILARES DA GESTÃO AMBIENTAL

GESTÃOAMBIENTAL

ATENDIMENTODA

LEGISLAÇÃO

PREVENÇÃO DAPOLUIÇÃO

MELHORIACONTÍNUA

A estruturação do modelo de gestão ambiental da Aethra tem como espelho a norma ABNT NBR ISO 14001:2004.

DESAFIOS PARA A GESTÃO AMBIENTAL SOB O PONTO DE

VISTA DOCUMENTAL

Fonte:http://datavix.net/imagens/gestao.jpg

EXEMPLOS DE ATIVIDADES AMBIENTAIS PARA AS UNIDADES MG

Renovação/ Licenciamentos

Ambientais

Auditorias ISO 14001

Monitoramento Condicionantes

SUPRAM

Monitoramento Condicionantes

SECRETARIA BH

Relatório de atividades/

Pagamento TCFA

Monitoramento Contratatos

Efluentes Copasa

Vistorias Corpo de Bombeiros -

AVCB

Reunião Plano de Metas Ambientais

Treinamentos

LEGENDA

CENÁRIO ORGANIZACIONAL EM 2006

• Lentidão nos processos de licenciamento e renovação de licenças ambientais;

• centralização de documentos no setor de Meio Ambiente (visando acesso rápido às informações);

• dificuldade de atendimento à fiscalizações e vistorias; • aumento dos riscos operacionais no cumprimento dos

prazos de condicionantes ambientais; • dificuldade de atendimento de auditorias de

conformidade legal (auditoria de 2ª parte);• lentidão no atendimento de auditorias ISO 14001 (regra

dos 30 segundos!)• volume crescente de documentos nas unidades.

O DESAFIO DO CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

EM RELAÇÃO A PROBLEMÁTICA DA DOCUMENTAÇÃO AMBIENTAL

Fonte:http://datavix.net/imagens/gestao.jpg

• Quanto custa a informação?

• Considerar a informação como produto, recurso e patrimônio da

empresa.

• Avaliar os ganhos obtidos com relação ao custo de geração da

informação.

• Avaliar hora/homem profissional envolvido no processo

produtivo.

• Avaliar transporte e distribuição da informação.

• Verificar trâmite da documentação na empresa.

• Assegurar acessibilidade à informação.

CONCEITO

• Gerenciar e centralizar as informações da empresa;

• permitir acesso rápido e seguro; • automatizar processo de trabalho; • reduzir custos operacionais; • aumentar produtividade.

CARACTERÍSTICAS DO GED

• Plataforma: linux (open source);• banco: postgresql (open surce);• linguagem: php (open source);• totalmente web;• permite acesso também pelo celular (tecnologia wap);• permite acesso por palms;• permissões a nivel de acesso personalizado;• possibilita pesquisa em todos os modelos de documentos;• reconhece diversos formatos (Word, planilhas, imagens, pdf,

html, etc.);• faz OCR em imagens;• possui modolo para empréstimos e gerenciador de empréstimos.

O USO DO GED NO GERENCIAMENTO DA

DOCUMENTAÇÃO AMBIENTAL

METODOLOGIA UTILIZADA

LEVANTAMENTO DE DOCUMENTAL:

•Identificação dos modelos documentais gerados pelo setor considerando a ligação entre os processos da empresa, e necessidade de atendimento e recuperação da informação.

DEFINIÇÃO DOS CAMPOS PARA CADASTRAMENTO DE DADOS E INFORMAÇÕES;•Identificação dos campos de indexação de cada modelo de documento identificado.

PARCERIA

A realização do trabalho em conjunto com o cliente foi determinante para o sucesso do projeto.

Fonte: www.google.com.br/imagens

ACESSO À DOCUMENTAÇÃO AMBIENTAL

Fonte: http://www.cnf.org.br/documents

INTRANET

Licença Ambiental de uma das unidades. Acesso via GED

Exemplo de documento protocolizado no órgão ambiental

e disponível para acesso via GED

USO DO GED NAS AUDITORIAS DE CERTIFICAÇÃO E MANUTENÇÃO

ISO 14001

Auditoria de conformidade legal com uso do GED

BENEFÍCIOS DO USO GED PARA A ESTRATÉGIA DE GESTÃO

AMBIENTAL

BENEFÍCIOS OBTIDOS

• Centralização, padronização e preservação de informações;• melhoria na tomada de decisão;• rapidez no acesso a informação e documentação física e digital;• redução de custo com copias/impressões;• redução de custo mão-de-obra;• padronização do acervo físico e digital;• acesso em qualquer empresa do grupo;• agilidade no atendimento a auditorias, clientes internos e

externos;• segurança de informação-backup • melhoria da imagem da Aethra a perante clientes internos

externos e auditoria;• atendimento a todas as empresas do grupo Aethra;• ganho de produtividade.

BENEFÍCIOS OBTIDOS

•Redução da massa documental no setor;•racionalização/otimização de custos (espaço físico e mobiliário);•organização do setor;•eliminação de riscos de perdas e/ou extravio de documentos;•rapidez no acesso a informação;•segurança da informação (controle de acesso por permissões de acesso).

OUTROS BENEFÍCIOS PARA A GESTÃO AMBIENTAL

•Aumento de credibilidade perante clientes, órgãos ambientais e organismo certificador;•redução em cerca de 60% no tempo gasto para formalização de processos de licenciamento ambiental;•visão panorâmica dos documentos ambientais;•descentralização das informações;•possibilidade de melhor atendimento a fiscalizações de órgãos ambientais;•aumento da eficácia na gestão documental do Plano de Gerenciamento de resíduos sólidos.

O futuro... Visualizar o futuro é sonhar com os olhos bem abertos. Nossa missão é estimular o cliente a sonhar, a criar um desafio que transcenda a sua realidade atual.Inovar e melhorar sempre exige esforço, investimento e oportunidade de aprendizagem, crescimento focado em obtenção de resultados.

Obrigado.www.aethra.com.br