Objetivo: Orientar sobre a

contratação única UFRGS para

manutenção ar condicionado.

Passo a passo como solicitar.

Motivação TCU – fracionamento despesa;

Suinfra gestão técnica e controle saldo;

Março/2016

Gestão espaço físico

descentralizada

400.000 m2 área construída;

Mais de 300 edificações;

Cinco Campus + prédios dispersos;

Porto Alegre/Eldorado/Tramandaí/Imbé

Mais de 5.000 servidores;

1 eng. Mecânico manutenção SUINFRA;

Nenhum posto terceirizado técnico em

refrigeração.

CONTRATO 006/2016

Portal do servidor

Gestão/PROPLAN/Contratos/ buscar contrato

Cópia pdf e apostilas nome fiscais;

Ler contrato – anexo 1 – termo referência;

Compreender a PLANILHA ORÇAMENTÁRIA;

Itens disponíveis para solicitar.

19 itens disponíveis

PORTO ALEGRE: Serviços itens 01 a 08

Compressor itens 17 a 19

LITORAL/ELDORADO: Serviços itens 09 a 16

Compressor itens 17 a 19

Materiais e Serviços

Itens 01 a 16: Todos os materiais, insumos e equipamentos

necessários estão inclusos para a completa execução do serviço.

Descrição dos serviços – quadro folha 9 – 10 – 11.

Itens 17 a 19: fornecimento compressor (somente material).

Exemplo:

Split não refrigera;

Solicita item 01/09 – visita técnica;

SUINFRA registra e autoriza contratar;

Contratada diz que precisa trocar condensador 12.000 BTU;

Solicita item 17 –material e item 08/16 – serviço instalação.

SUINFRA registra e autoriza contratar.

O contrato é uma caixa fechada

Desenho para atender demandas qualitativas

conforme histórico de 24 meses;

Solicitação somente dos itens contratados;

Contratada pode ter papel de consultora

técnica – visita técnica - para preencher

exatamente os itens do contrato que necessita

para realizar a manutenção demandada;

Avaliação é da Unidade;

Patrimônio da Unidade;

Gestão do equipamento é da Unidade.

Conforme folha 13 do contrato:

Serviços prestados tem garantia de 90 dias contra

defeitos ou falhas de execução;

Peças, componentes e acessórios terão garantia

de 12 meses contra defeitos;

Função do fiscal/Unidade a decisão de:

• Acionar a garantia;

• Analisar retorno da contratada sobre a patologia SER

garantia ou tratar-se de OUTRA MANUTENÇÃO;

• Decidir por encaminhar à PROPLAN solicitação de

sanções cabíveis, conforme contrato exige.

GARANTIA

GESTÃO DA UNIDADE

-

Aq

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;

-

Exemplo:

Split não liga;

Solicita SUINFRA visita técnica (itens 01/09);

Contratada orienta solicitar MANU NIVEL II;

Solicita SUINFRA manu nível II;

Contratada executa e split liga mais não refrigera;

EXECUTA GARANTIA?

Contratada manifesta que somente após aparelho LIGAR é

possível verificar que o COMPRESSOR precisa trocar;

UNIDADE verifica CUSTO R$ de compressor + instalação;

UNIDADE decide se quer continuar manutenção ou opta por abortar

manutenção ou adquirir novo equipamento.

Prazo de atendimento

3 dias úteis após e-mail da UNIDADE à CONTRATADA

Somente APÓS autorização SUINFRA em

processo administrativo:

Unidade verifica a existência de empenho

prévio para SUA contratação;

Com vistas ao empenho, aciona a

CONTRATADA via e-mail

Prazo de atendimento

3 dias úteis após e-mail da UNIDADE à CONTRATADA

Email da contratada:

manutencao03.rs@ivai-ar.com.br

adm03.rs@ivai-ar.com.br

engenharia.rs@ivai-ar.com.br

manutencao.rs@ivai-ar.com.br

Princípio da razoabilidade • 03 dias úteis após e-mail da Unidade a Contratada

chega para atender chamado;

• Segunda a sexta das 8:00h as 18:00h;

• 02 dias úteis para restabelecer o funcionamento no

local;

• 05 dias úteis para restabelecer o funcionamento

levando o equipamento embora (autorizado pela

Unidade).

• Fiscal/Unidade realiza o controle dos prazos e

analisa/aprova possíveis adaptações conforme

razoabilidade.

• Fiscal/Unidade solicita PROPLAN sanções cabíveis

conforme prevê contrato.

• Toda a UFRGS encontra-se iniciando a execução de

mesmo contrato.

PAGAMENTO

Fiscal/Unidade:

• Obrigatoriamente para enviar e-mail à CONTRATADA precisa

ter acesso ao empenho prévio PROPLAN e autorização

SUINFRA;

• Orientar a CONTRATADA do local e horários para entrega da

NF;

• Receber da CONTRATADA a NF dos serviços prestados;

• Contatar CONTRATADA sobre divergência na NF entregue;

• Verificar necessidade de encaminhar pedido de sanções

cabíveis PROPLAN;

• Encaminhar para pagamento – certificar – SEI – PROPLAN;

• Acompanhar o pagamento PROPLAN.

SUINFRA

Gestão técnica a distância

Abrir processo administrativo:

Formulário para autorização SUINFRA;

5 patrimônios por formulário (máximo);

Apostila fiscais da PROPLAN;

Ficha de atendimento ;

NOVO Formulário para autorização SUINFRA;

Mesmo processo acompanha o histórico da

manutenção dos equipamentos.

Termo recebimento único TRP/TRD.

URGÊNCIA

VIDA EM RISCO

Invistam na manutenção preventiva;

Executem a gestão do patrimônio da sua

Unidade juntamente com o

DEPATRI/PROPLAN;

Gestão: planejar, controlar, organizar e

dirigir.

Site SUINFRA

Presente apresentação;

Desenho do processo;

Passo a passo de como solicitar autorização;

Formulário para autorização SUINFRA;

Ficha de Atendimento;

Modelo de Termo Recebimento único TRP/TRD.

Março/2016