Orçamento/Avaliação–InclusãodoPacienteQuandoopacientechegarnaclínica,incluirelenosistema!

SelecioneohorárioqueelechegouecliqueemNovaConsultaCliquenaLUPAdoPACIENTEepesquisepelonomedele;Casoelejátenha cadastro irá encontrar e você precisará apenas atualizar ocadastro;Casonãoencontre,cliqueemINCLUIReinformeosdadosdopaciente!Nestemomento sãonecessáriosoNOMECOMPLETO,EndereçoeTelefone; Pois caso ele não realize o tratamento teremos comoentraremcontatocomele.AlémdestasinformaçõesvocêdevepreencheraINDICAÇÃO,queémuitoimportanteparamedirmosasestatísticasdequalcampanhadeMarketingdaclínicaestáatraindomaispacientes!Casovocê já saibaqualoDrque irá fazeroorçamento/avaliação,preenchanocampoDentista,casocontráriodeixeembranco!SALVAR!

Neste momento irá abrir a tela de IMPRESSÃO, para imprimir ocabeçalhonasnovasfichas,queestarãonaimpressora!EntregueoafichaimpressaparaoPacienteepeçaparapreencheraAnamnese (Perguntas que são importante para oDr saber se opacientepossuialgumadoençagrave,fuma,etc.)**Casoopacienteváembora,antesmesmodepassarcomoDr,você deve entrar na consulta que foi criada para ele, e clicar emDESISTENTE,poiseledesistiudoatendimento.O Dr irá receber o paciente, com a ficha impressa e irá fazer oorçamento/avaliação; Neste momento o Dr deverá preencher nafichaimpressaosprocedimentosorçados/avaliadoseosdentes.

Orçamento/Avaliação-DrjáatendeuoPacienteAofinaldoorçamento/avaliaçãooDr, juntamentecomopacienteirão retornar a recepção com a ficha impressa; Neste momentovocêdeve informarosprocedimentos edentes ao SISTEMA,parafacilitarabusca,cliqueemPesquisarHOJE,ebusquepelonomedopaciente; Ao abrir a tela do orçamento/avalição deste paciente,informe o Dr que o atendeu (caso não tenha informado nocomeço), informeos procedimentos que estão na ficha impressa,cada um com sua quantidade e valor unitário; O sistema iráfornecerovalorTOTALdoorçamento/avaliação.**CasoopacienteNÃOvá realizaro tratamento, cliqueemNÃOFINALIZADO,poisoorçamentonãoseráfeito!Casoo paciente FOR, SIM,REALIZARo tratamento (independentese houve pagamento ou não) você clica em FINALIZAR, para osistema entender que este orçamento/avaliação foi feito ALGUMprocedimento,nãonecessariamenteTODOS.Neste momento o sistema irá GERAR o NÚMERO DA FICHAPACIENTE,paravocêanotaracanetanaFichaImpressa.Após isso, o sistema irá perguntar se deseja realizar umPAGAMENTO!

Se, SIM, irá abrir uma telaNOVA, com a lista dos procedimentosque foram lançados como orçamento/avaliação e para cadaprocedimentovocêpoderáinformarquantofoipagoeparaqualDrserágeradaacomissão(SendoqueprocedimentosdeClínicoGeral,como Limpeza, Extração, irá aparecer APENAS os Clínicos Gerais;AberturadeCanalapenasparaENDO;etc).Informe o valor pago de cada procedimento e o Dr que realizoucada procedimento conforme foi informado pelo Dr doOrçamento/Avaliação.** Caso algum dos procedimentos que foram orçados NÃO SERÁREALIZADOpelopaciente,porexemplo,ele fezumorçamentodeumalimpeza,umaextraçãoeumcanal,porémaextraçãoeocanalsãodomesmodente,ouseja,eleirárealizarUMouOUTRO.NestecasovocêcolocaacolunaREALIZARcomoSIMouNÃO.

DepoisdeinformarosvaloreseDresdecadaprocedimentoPAGOe Confirmar irá abrir a tela de Pagamento, onde você deveselecionar uma das formas de Pagamento (Dinheiro, Cheque,Cartão1x,2x,etc);Casoaformadepagamentosejapersonalizada,exemplo Dinheiro e Cheque ou Dinheiro e Cartão; Você podeselecionar amodalidadequemais parece e antes de Confirmar oPagamento você altera as espécies, para Dinheiro, e o Valor ouDébito,etc.** Caso a forma de pagamento seja em Cartão de Crédito ouDébitoosistemairaEXIGIRquevocêEMITAANOTAFISCAL;NestemomentocasotenhahabilitadoobotãoEmitirNF,cliqueali,paraosistemaEMITIRaNF;Casocontrário,minimizeosistema,entrenositedaPrefeituraeemitamanualmenteaNF.

AgendamentodePaciente

Para utilizar o sistema comoagendadepacientes, basta buscar adata que o paciente será atendido, o horário e clicar em NovaConsulta (mesmonãosendoHOJE). InformeaFichaNo (casosejaficha antiga) ou FICHA PACIENTE (Caso seja ficha nova impressapelosistema)ecliqueemENTER,parabuscarosdadosdopaciente.** Caso queira que o sistema envie uma SMS um dia antes daconsultaparaopacientelembrando-odaconsulta,bastapreencherotelefonedopaciente,nocampoTELEFONESMS.SALVAR!**Quandochegarodiadaconsulta,osistemairáabrirejáestaráaliaconsultadestepaciente.

LançamentodePacientecomFicha/AgendamentoCasoopacienteNÃOTENHASIDOAGENDADOPELOSISTEMA,façaospassosabaixo:Selecioneohorárioqueopaciente chegouna clínica e cliqueemAdicionarConsulta.

CasosejaafichaANTIGA,preenchaocampoFICHANo;CasosejaafichaIMPRESSApelosistema,preenchaocampoFICHAPACIENTE,eAperteENTERnotecladoparacarregarasinformações.Neste momento o sistema irá trazer os dados do paciente e osprocedimentosorçados/avaliadosparaele.SALVAR!**CasoopacientetenhaSIM,umagendamentonosistema,elejáestará incluído no sistema, então você não precisa incluirnovamente;Bastacontinuarapartirdaqui!Localize manualmente a ficha impressa do paciente na gaveta eentregueaoDr.

**CasoopacienteNÃOSEJAatendido,porqualquermotivo,cliqueemNÃOATENDIDO.CasoopacienteSEJA,SIM,Atendido,aoretornardoatendimento,casooDr tenha feitoalgumacréscimona fichadopaciente, vocêdeve lançar no sistema, da mesma forma que oorçamento/avaliação, informando o procedimento, qtd e valor;Caso o Dr apenas tenha continuado a realização dosprocedimentos, você não precisa lançar nenhum procedimento,apenas clique em ATENDIDO, para o sistema entender que estepacientefoiatendido(independentesehouvepagamentoounão).Apósisso,osistemairáperguntarsedesejalançarumpagamento;Caso, SIM, responda e informe qual procedimento ele estápagando, qual Dr realizou o procedimento e o valor pago; Apósisso,informaaFormadePagamento.** Caso a forma de pagamento seja em Cartão de Crédito ouDébitoosistemairaEXIGIRquevocêEMITAANOTAFISCAL;NestemomentocasotenhahabilitadoobotãoEmitirNF,cliqueali,paraosistemaEMITIRaNF;Casocontrário,minimizeosistema,entrenositedaPrefeituraeemitamanualmenteaNF.

ProcedimentosEspecíficosAlguns procedimentos não geram comissão para o Dr, ou geram,porémexisteumadespesadelaboratórioetemdeserlançadosnosistemaparapagamento,seguemexemplos:DOCUMENTAÇÃO/PASTAORTOAo lançar este procedimento, o sistema saberá automaticamentequenãodevegeraracomissãoparaoDRdeORTO,poisapastaépagaaaRadiologia.AlémdeNÃOGERARCOMISSÃO,osistemairáincluirumaDESPESAEM ABERTO, ligando o Paciente, o Dr e o Procedimento, paraquando for feito o pagamento a Radiologia, tenhamos a listagemcompletadospacientes.PROTESEPPRSUPERIOR/INFEIOREste procedimento irá GERAR, SIM, comissão para o Dr que oatendeu, e irá gerar uma DESPESA EM ABERTO, pois esteprocedimentoépagoparaumlaboratórioexternoenecessitamosdecontroledepacientes,dreseprocedimentos.APARELHOORTOAo lançar o procedimento de Aparelho Orto, o sistemaautomaticamente NÃO IRÁ GERAR COMISSÃO e irá lançar umaDESPESAEMABERTO,noMESMOVALORDOPROCEDIMENTO,ouseja, se o aparelho foi orçado/avaliado em R$100, o sistema irágerarumadespesadeR$100.* Caso o valor do aparelho seja diferente da despesa, você devepreencherocampoCUSTO,comovalordocustodoaparelho,eosaldo restante irá gerar comissão para o Dr. Exemplo: AparelhoOrtoR$100;CustoR$80;AdespesaemabertoserádeR$80eoDr,receberáa%decomissãodeleemcimaapenasdosR$20restantes.

** Para verificar as despesas em Aberto, você pode ir em CAIXADIÁRIO;DespesasemAberto;Nestatelavocêiráverificartodasasdespesas AGENDADAS, ou seja, foram lançadas porémo dinheironãofoiretiradodocaixa!**Alémdasdespesasrelacionadasaprocedimentos,nestamesmatelaestarãoasDespesasAGENDADAS(veremosnospróximositensdomanual).

DespesasAGENDADASCliquenobotãodeDespesas

Cliqueno(+)paraAdicionarumanovadespesaPreencha aDescrição, como detalhamento do que foi comprado(Ex: Vassoura, Pano, Balde; ou, Xerox documentos Dr XXX; OuDentalAlginato,Luva,Gase;etc)No campo TIPO DE DESPESA, é MUITO IMPORTANTE que vocêbusqueo tipocorretodadespesas,poisatravésdesta informaçãosaberemosoqueaclínicaestágastandoalémdoplanejado(Dental,Imposto,Salário,Consultório,etc)Cedente é a EMPRESA ou Pessoa que irá receber este dinheiro,Casosejaumadespesadecorreios,busqueaempresaCORREIOS;Caso tenha comprado algo de uma Dental, busque o NOME DADENTAL; Para sabermos quais os fornecedores que estamoscomprandomais)OsCamposdeDreFichaNÃODEVEMSERPREENCHIDOSA Data de inclusão é HOJE, pois você está INCLUINDO a despesahoje!

ADatadeVENCIMENTO,vocêdevepreenchercomqualodiaqueestadespesavenceedeveserpaga;Atravésdestadataosistemairálheavisar!OcampoDataCompetênciaNÃOPRECISASERPREENCHIDOO campo DOCUMENTO você pode preencher com o número daFaturaouNúmerodoBoleto.Os campos VALOR ORIGINAL E VALOR FINAL podem serpreenchidos com o valor TOTAL da Despesa, já que não existecobrança de juros oumulta, pois você está apenas AGENDANDOumadespesa.ParalançaroPAGAMENTOdeumadespesaAgendada,vocêdeveirno CAIXADIÁRIO, clicar emDESPESAS EMABERTO; Irão aparecertodas as despesas agendadas, inclusive as despesas lançadasautomaticamentepelosprocedimentosdospacientes (Pasta, PPR,etc).Selecione qual a despesa você está pagando; Clique 2x em cima;Clique em Pagamento e informe como foi pago, Dinheiro, ContaCorrenteouCaixasAnteriores.Dinheiro=SaidinheirodocaixadiárioContaCorrente=QuandooAdministrador/Sóciopagaumadespesacomdinheirodacontacorrente,assim,nãoirámudaroliquidododia, e o sistema saberá que a despesa foi paga com dinheiro daContaCorrentedaempresa.CaixasAnteriores=CasovocênãotenhadinheiroHOJE,eiráabriralgum envelope de dias anteriores para pegar dinheiro e pagar adespesa,nestecaso,vocêdeveinformarquantopegoudecadadia;Assim, o sistema irá atualizar os líquidos dos dias que você tiroudinheiroautomaticamente.

DespesasPAGASCliquenobotãodeDespesas

Cliqueno(+)paraAdicionarumanovadespesaPreencha aDescrição, como detalhamento do que foi comprado(Ex: Vassoura, Pano, Balde; ou, Xerox documentos Dr XXX; OuDentalAlginato,Luva,Gase;etc)No campo TIPO DE DESPESA, é MUITO IMPORTANTE que vocêbusqueo tipocorretodadespesas,poisatravésdesta informaçãosaberemosoqueaclínicaestágastandoalémdoplanejado(Dental,Imposto,Salário,Consultório,etc)Cedente é a EMPRESA ou Pessoa que irá receber este dinheiro,Casosejaumadespesadecorreios,busqueaempresaCORREIOS;Caso tenha comprado algo de uma Dental, busque o NOME DADENTAL; Para sabermos quais os fornecedores que estamoscomprandomais)OsCamposdeDreFichaNÃODEVEMSERPREENCHIDOSA Data de inclusão é HOJE, pois você está INCLUINDO a despesahoje!

ADatadeVENCIMENTONÃODEVESERPREENCHIDOOcampoDataCompetênciaNÃOPRECISASERPREENCHIDOO campo DOCUMENTO você pode preencher com o número doDepósito, Número do Envelope, Número do Boleto PAGO ounúmerodaFaturaPAGA.O Campo VALOR ORIGINAL, você colocar o valor ORIGINAL aDespesa.No campo VALOR FINAL, você coloca o valor que você PAGOU aDespesa, caso tenha algum desconto ou acréscimo por juros oumulta.SALVAR.Após lançar a despesa, irá aparece a tela de PAGAMENTO, paravocêinformarcomoquepagouestadespesa.Dinheiro=SaidinheirodocaixadiárioContaCorrente=QuandooAdministrador/Sóciopagaumadespesacomdinheirodacontacorrente,assim,nãoirámudaroliquidododia, e o sistema saberá que a despesa foi paga com dinheiro daContaCorrentedaempresa.CaixasAnteriores=CasovocênãotenhadinheiroHOJE,eiráabriralgum envelope de dias anteriores para pegar dinheiro e pagar adespesa,nestecaso,vocêdeveinformarquantopegoudecadadia;Assim, o sistema irá atualizar os líquidos dos dias que você tiroudinheiroautomaticamente.

CaixaDiárioNo botão CAIXA DIÁRIO você tem uma visão geral do Caixa daclínicanodiaselecionado.

ValoresIncluídosaPrazo,sãotodososvaloreslançadoshoje,comvencimentofuturo,comocartõesechequesValoresincluídosavistaemCaixa,étodoDINHEIROqueentrouValores Compensados Hoje, são cartões e cheques que foramlançadosnopassadoequevencemhoje, logoirãogerarcomissãohojeparaosDres.Despesaspagas,sãotodasasdespesaquevocêpagou,HOJE,comDINHEIRO.*ParaverumdetalhamentodestasdespesasvocêpodeclicarnoBOTÃO,DespesasPAGAS,nabarradaESQUERDA.ComissõesPagassãoascomissõesqueforamgeradasparaosDres

Despesas em Aberto, são todas as despesas que você lancouAGENDADAS, ou seja, não foram pagas, logo estão em aberto;Juntamentecomasdespesasquealgunsprocedimentosespecíficoslançaramautomaticamente(Ex:PastaOrto/PPR)

Comissões são as comissões que o sistema gerou para cada Dr,conformeolançamentodospagamentosporprocedimento.*VocêpodeclicarnoBOTÃO COMISSÕES,nabarradaesquerda,paraverdetalhadamenteospacientesdecadaDr.DespesaspagasnoBANCO,sãoasdespesasqueforampagascomacontacorrente,nestecasonãoiráinfluenciarnolíquidodaclínicaParaFECHARoCaixa,vocêdeveclicaremFECHAMENTO.Osistemairáfazeralgumasverificaçõesnestemomento:1–VerificarsetodosospacientesestãocomSTATUS;CasotenhaalgumpacientequefoiincluídonosistemaenãofoicolocadocomoFinalizado/Não Finalizado/Desistente o sistema não irá deixarfecharocaixa!2 – Caso tenha alguma despesa obrigatória para lançamento;Algumas despesas são colocadas como OBRIGATÓRIAS parapagamentopelosAdministradoresdaclínicaecasovocênãotenhapagoelaosistema irábloquearofechamento!Para issoéMUITOIMPORTANTE,lançarcorretamentecadadespesacomseuTIPODE

DESPESAS correto, pois através do TIPO DE DESPESAS é que osistemabloqueiaofechamentodocaixa.3–DespesasemAberto;Casotenhaalgumadespesaemaberto,,osistema irá perguntar se você deseja pagar, é apenas umALERTApara lembrardasdespesasemaberto (agendamentodeboletosecontasepagamentodeprocedimentoscomoPasta/PPR)CasovocêNÃOQUEIRAPAGAR,bastaresponderqueNÃO!

4–AcertodeCaixa;CasoocaixaestejaNEGATIVO,osistemanãoirádeixarvocêfechar,poisnãotemcomofecharodiacomoCaixaNegativo!NestecasoalgumDrnãoiráreceberoseupagamentodecomissão; O sistema irá abrir uma tela com os Dres e suascomissões, você deve informar para qual dia quer agendar orecebimento e o valor de um ou vários dentistas, assim, o caixaficarápositivoevocêconseguiráfechar!Casonãohajanenhumdestesavisosparao fechamentodeCaixa,vocêpoderáfecharocaixadodia.** APÓS O FECHAMENTO NENHUM LANÇAMENTO PODERÁ SERFEITONODIA!

RelatórioPresençaORTO

Para acompanhar os pacientes de ORTO que estão pagando asmensalidades corretamente você pode acessar o relatório:Agendamento>>Relatórios>>PresençaPreenchaoDrecliqueemPesquisar!Osistemairámostrartodaalistagemdospacientesatendidosporeste Dr e os últimos 9 meses se o paciente pagou ou não amensalidade.Para ver maiores informações sobre o paciente, selecione umpacienteecliqueemFICHAS,nabarradaesquerda,entãopoderáverosdadosdopaciente,asconsultas,ospagamentos,etc.

Caso vá entrar em contato com o paciente, você deve utilizar obotãoATENDIMENTO,pararegistraraligação;NestaopçãovocêiráinformaroPORQUE?(Orçamento,ControleOrto,Prospect,Chequedevolvido) Está ligando e QUAL FOI A RESPOSTA (Não estava,telefoneocupado,mudoudecidade,nãogostoudoDr,Limpezadaclinica,etc)dopaciente.CasoopacientejátenhaFINALIZADOotratamento,utilizeobotãoTRATAMENTOENCERRADO,parainformaroPORQUE?Opacienteencerrou (realmente encerrou o tratamento, mudou de cidade,cansou,etc).Sevocênãoconseguircontatocomopacienteatravésdasligaçõespode ainda enviar uma SMS para ele, e aguardar um contato deretorno.

RelatóriodeOrçamento/AvaliaçãoExistem três relatórios que irão auxiliar nas informações deorçamento/avalição:

Agendamento>>Relatórios>>NovosOrçamentosBasta preencher o período que deseja consulta as informações epesquisar.O resultado será agrupado por Dr com a quantidade deorçamentos/avaliações realizadas e quantas desstas foramrealizadaseovalortotaldosprocedimentos.ParavermelhoresinformaçõesdecadaDr,bastaclicar2xemcimadoDr,entãoosistemairáabrirosegundorelatório,ondeaparecemospacientesqueforamorçados/avaliadosecadaumsefoiounãofinalizado.

Casoqueira verQUAISPROCEDIMENTOS, de cadapaciente foramorçados/avaliados,bastaclicar2xemcimadecadapacienteeveroterceirorelatórioquedetalhaquaisosprocedimentos*1*1 Este relatório pode ser acessado separadamente, para nãoprecisar entrar paciente por paciente; Para isso acesse o menuAgendamento>>Relatórios>>NovosOrçamentosProcedimentosInformeosfiltrosnecessários,exemplo:Orçamento;NãoFinalizado;PeríodoEntãoPESQUISE.Irão aparecer todos os pacientes que foram lançados no sistema,cadaumcomosseusprocedimentosorçadoseNÃOFINALIZADOS(conformeoseufiltro).Você pode verificar cada paciente, cada dr e cada procedimentoquenãofoirealizadoeentraremcontatocomopaciente,atravésdobotãoATENDIMENTO,nabarraesquerda.

CallCenterParaummelhoracompanhamentodasligaçõesfeitaseregistradaspara os pacientes, você pode utilizar a tela do CallCenter,informando o período de ligações e caso necessário oMotivo ouStatusparaterinformaçõesmaisprecisasePesquisar.

Irão aparecer todas as ligações, osMotivos, Status,Quem ligou euma observação caso tenha sido preenchido pelo operador docallcenter.

** Para ter números de ligações, acesse o relatório no menuCallCenter>>Relatórios>> RelatóriodeLigações;

Casonecessáriopodefiltrarporumusuárioquefezasligações,umpacienteespecíficoparadescobrirsefoifeitoumaligaçãoparaeleounão,ouaindaummotivode ligações,eoperíododas ligaçõesfeitaseregistradasePesquisar.OresultadoseráapresentadoagrupadoporStatusdeligação.

CadastrodeDentistasPessoas>>Cadastros>>DentistasO cadastro de dentistas serve tanto para cadastrar novosprofissionais como para fazer manutenção de comissões eespecialidades,alémdepoder inativarprofissionaisquesaíramdaclinica e algumas outras opções personalizadas como Tempo deAtendimento,CornoAgendamento,Diasúteisnaclinica.

Para cadastrarumNOVOprofissional, basta clicar em+Cadastro,procuraronomedele,paracasoelejátenhatrabalhadoemoutraunidade já tenha o cadastro e não necessite informar cpf, cro,telefoneeendereço.Caso não o encontre, clique em Incluir e adicione todas asinformaçõessolicitadas.Aofinal,informeacomissãoqueeleiráreceber.