(Orientações SPED Contábil) 2015.pdf

Orientações para a Escrituração Contábil Digital (Sped Contábil)

Versão 14.01 – Soluções SPDATA

2015

Equipe SAT

Análise Desenvolvimento e Qualidade de Software

07/04/2015

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Sumário

Objetivo ...................................................................................................................................... 3

Considerações gerais ................................................................................................................. 3

Orientações SPED Contábil ........................................................................................................ 4

Tabelas > Parâmetros ............................................................................................................. 4

Aba Validadores .................................................................................................................. 4

Tabelas > Empresas ............................................................................................................... 4

Aba Dados Empresa ........................................................................................................... 4

Aba Dados Responsável ..................................................................................................... 4

Aba SPED > Parâmetros Gerais .......................................................................................... 4

Aba SPED > Cadastro de acesso ao SPED ........................................................................ 5

Aba Cadastro de Empresas Participantes. .......................................................................... 5

Tabelas > Termos, Relatórios e Pareceres ............................................................................. 5

Tabelas > Auditores ................................................................................................................ 5

Tabelas > Contabilistas ........................................................................................................... 7

Tabelas > Plano de Contas Referencial .................................................................................. 8

Tabelas > Plano de Contas Referencial > Manutenção ....................................................... 8

Tabelas > Plano de Contas Referencial > Contas ............................................................... 9

Tabelas > Plano de Contas Referencial > Referências > Plano Referencial x Plano Próprio ............................................................................................................................................ 9

Tabelas > Códigos de Aglutinação ........................................................................................ 11

Tabelas > Códigos de Aglutinação > Tabelas .................................................................... 11

Tabelas > Códigos de Aglutinação > Contas ..................................................................... 11

Tabelas > Códigos de Aglutinação > Referências ............................................................. 12

Tabelas > Códigos de Aglutinação > DMPL/DLPA > Histórico de Fatos Contábeis ........... 12

Tabelas > Códigos de Aglutinação > DMPL/DLPA > Lançamentos de Fatos Contábeis ... 13

Utilitários > SPED Contábil ................................................................................................... 14

Utilitários > SPED Contábil > Acessar PVA – SPED Contábil ............................................ 14

Utilitários > SPED Contábil > Atualização de tabelas ........................................................ 14

Utilitários > SPED Contábil > Gerar arquivos ..................................................................... 14


Objetivo Informar, orientar e direcionar os Consultores de Atendimento e Clientes quanto a parametrização, geração e validação do arquivo da Escrituração Contábil Digital.

Considerações gerais A Escrituração Contábil Digital, ou Sped Contábil, teve seu primeiro envio no ano calendário 2009, das empresas tributadas pelo Lucro Real. Para as demais empresas, o envio era facultativo. Conforme art. 3o da Instrução Normativa RFB no 1.420/2013, no ano de 2015 (ano calendário 2014) temos a seguintes empresas obrigadas ao envio do arquivo:

• As pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real;

• As pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita;

• As pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012.

• IV – as Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.

Lembrando que, conforme o art. 5º da Instrução Normativa no 1.420/2013, o prazo de entrega da escrituração encerra-se no último dia útil do mês de junho.

Além das novidades do ano passado, como a criação de registros específicos para a montagem da Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA) e da Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL) e o novo cadastro de Contabilistas, temos outras novidades como o novo cadastro de Auditores e a nova ferramenta para atualização automática das tabelas do arquivo, entre outras.

Importante observar, também, os novos planos de contas referenciais da ECF (Escrituração Contábil Fiscal). Apesar de não obrigatória, é altamente recomendável a referência entre o plano de contas próprio e o plano de contas referencial, pois isso facilitará o preenchimento desta escrituração que deve ser enviada até o mês de setembro com a recuperação dos dados enviados no Sped Contábil.

A seguir, temos as instruções necessárias para geração do Sped Contábil no sistema SGH.


Orientações SPED Contábil

Tabelas > Parâmetros

Aba Validadores

Na opção “Validador Sped Contábil” é possível informar o local de instalação do PVA, especificamente o caminho do executável do programa validador do sped contábil, para que o sistema realize a atualização automática das tabelas do arquivo. Além disso, a partir desta informação, o sistema permite utilizar um atalho para acesso ao validador. As duas funcionalidades serão explicadas mais a frente.

Tabelas > Empresas

Aba Dados Empresa

• Verifique se os dados cadastrais estão preenchidos de forma correta.

• Para o Sped Contábil, os seguintes campos não são obrigatórios (podem ficar em branco, se a informação não existir):

o Compl.

o Fax

o Email

o Insc. Estadual (ao deixar o campo em branco, o sistema automaticamente o preencherá com a inscrição ‘ISENTO’).

o Insc. Municipal

o CEI

o SUFRAMA

o NIT

o NIRE (Caso a empresa não tenha registro na Junta Comercial)

Aba Dados Responsável

• Todas as informações são obrigatórias.

Aba SPED > Parâmetros Gerais

• Código país: selecionar o código 1058 – Brasil;

• Indicador de descentralização: indicar se a escrituração contida no arquivo é de Matriz ou Filial;

• Número de Ordem dos Livros: informar o número dos livros enviados;


• Datas de Arquivamentos: obrigatório o preenchimento do campo “Atos constitutivos”, já o campo “Conversão de sociedade simples para empresária” é facultativo.

Aba SPED > Cadastro de acesso ao SPED

• Mesmo se não houver uma inscrição em outra instituição, é necessário cadastrar o tipo “00 – NENHUMA INSCRIÇÃO EM OUTRAS ENTIDADES”.

Aba Cadastro de Empresas Participantes.

• Não obrigatório.

Tabelas > Termos, Relatórios e Pareceres

Esta ferramenta permite cadastrar qualquer informação adicional a ser enviada no arquivo SPED Contábil, gerando assim o registro J800 (Outras informações). Como exemplo, podem ser cadastradas outras demonstrações não contempladas no layout do arquivo, como a Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC). Além disso, podem ser cadastrados pareceres de auditoria, notas explicativas das demonstrações etc. Ou seja, qualquer informação adicional que desejar enviar juntamente com as previstas no layout.

Para que o sistema busque o cadastro efetuado, e gere o registro J800, ao clicar em salvar selecione a opção SPED. Assim, somente salvas nesta opção serão consideradas na geração do arquivo da ECD.

Tabelas > Auditores

Nesta opção, a fim de atender o layout 3 do Sped Contábil, é possível cadastrar os profissionais de auditoria independente que auditaram as demonstrações da empresa. Deve ser realizado o cadastro do profissional e, logo após, informar quais empresas foram auditadas por cada um.



Tabelas > Contabilistas

A partir da versão 13.02 do sistema SGH, o Contabilista responsável pela escrituração deve ser gerenciado nesta opção. Após o cadastro, basta informar sobre qual(ais) empresa(s) o contabilista é responsável.


Tabelas > Plano de Contas Referencial

Esta opção é utilizada para cadastro, importação e referência do plano de contas referencial.

Obs.: A partir da utilização da atualização automática da s tabelas do Sped Contábil, disponível em Utilitários > Sped Contábil > Atualiz ação de tabelas, o cadastro e a importação do plano de contas referencial são feito s automaticamente pelo sistema. Veja como utilizá-la seguindo as instruções no final des te documento. As funcionalidades de cadastro e importação dos dados, através deste menu, serão descritas abaixo apenas para documentação. Lembrando que, a referência entre o plano de contas referencial e o plano de contas próprio, deve ser feita independente da forma de cadastro e importação utilizadas.

Tabelas > Plano de Contas Referencial > Manutenção

Na tela de manutenção, deve-se realizar o cadastro e a importação do plano de contas referencial. Conforme imagem abaixo, após o cadastro selecione o caminho do arquivo a ser

importado e clique no botão , para executar a importação:

O arquivo que deve ser importado está na pasta do PVA, validador do arquivo SPED Contábil. Desta forma, é necessário que antes da importação do plano de contas referencial o validador tenha sido devidamente instalado. Para facilitar a localização do arquivo do plano de contas, é recomendado que o caminho default de instalação do PVA não seja alterado. Link para download do PVA:

http://www.receita.fazenda.gov.br/Sped/Download/SpedContabilmultiplataforma.htm

Após a instalação do PVA, selecione o caminho no qual está o arquivo do plano de contas referencial. Se o caminho default não foi alterado, procure em C:\Arquivos de Programas RFB\Programas SPED\SpedContabil\recursos\tabelas o arquivo correspondente ao plano de


contas que deve ser importado. Após seleção do arquivo, execute a importação conforme orientação descrita anteriormente.

Tabelas > Plano de Contas Referencial > Contas

Na tela de Contas, é possível visualizar os registros importados na tela anterior, bem como dar qualquer tipo de manutenção no plano de contas. Além de incluir registros, é possível editar e excluir os registros importados. Lembrando que, como é um plano de contas padrão da Receita Federal, isto não será necessário.

Tabelas > Plano de Contas Referencial > Referências > Plano Referencial x Plano Próprio

Na tela de Referências, será realizada a referência entre o plano de contas próprio e o plano de contas da Receita Federal. Selecione uma conta do plano de contas referencial e, em seguida, a(s) conta(s) do plano de contas próprio, clicando logo após no botão Referenciar. No campo Referências é possível visualizar as amarrações realizadas, podendo ser excluídas utilizando o botão Excluir ou com um duplo clique em cima de cada referência.

Para consulta das referências já gravadas, selecione a conta desejada do plano de contas referencial ou do plano de contas próprio e tecle F1.


Se houver necessidade de exclusão de alguma referência, que já tenha sido gravada, basta selecionar a referência cadastrada e clicar no botão [Remover Selecionados].

Importante:

1º - As referências só serão gravadas no banco de dados ao clicar no botão GRAVAR, e isso só deve ser feito após conferir se as amarrações estão corretas.

2º - Conforme a Nota Técnica do Sped Contábil nº 001, de 16 de dezembro de 2013, Seção 1.17, “Na versão 3.X do PVA do Sped Contábil e alterações posteriores o mapeamento para o plano de contas referencial da RFB é facultativo”. Ou seja, a partir do envio referente ao ano calendário 2013, a referência entre o plano de contas próprio e o plano de contas referencial da Receita Federal não é mais obrigatória. Entretanto, é importante que esta referência seja


efetuada devido à Escrituração Contábil Fiscal (ECF), que terá seu primeiro envio previsto para 2015. Neste novo módulo do Sped, o validador irá recuperar informações da declaração do Sped Contábil, incluindo esta referência. Portanto, o benefício será o trabalho que, futuramente, será poupado.

Tabelas > Códigos de Aglutinação

Esta opção será utilizada para realizar a montagem do Balanço Patrimonial, do Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), da Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA) e da Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL), exclusivamente para geração do arquivo SPED.

Tabelas > Códigos de Aglutinação > Tabelas

Na tela de Tabelas, serão cadastradas primeiramente as tabelas que armazenarão os itens de cada uma das demonstrações. Para a inclusão de uma nova tabela de códigos de aglutinação (ou demonstração) informe o código da tabela cadastrada, o seu nome e, no combobox Tipo de Tabela, a qual das demonstrações se refere a tabela criada. Além disso, no campo Máscara, deve ser definida uma máscara para os códigos de aglutinação levando-se em conta a estrutura da demonstração cadastrada.

Tabelas > Códigos de Aglutinação > Contas

Na tela de Contas, serão cadastradas os itens de cada uma das demonstrações criadas anteriormente. Para inclusão de um novo item, selecione primeiramente no combobox “Tabela” uma das tabelas cadastradas na tela anterior, na qual agora serão cadastrados os códigos de aglutinação (itens da demonstração).

O combobox “Grupo Balanço Patrimonial” só será habilitado se a tabela selecionada for do tipo Balanço Patrimonial (Tabelas > Códigos de Aglutinação > Tabelas > combobox Tipo de Tabela), o que também acontecerá para o combobox “Grupo DRE”. E, para os tipos de tabela


Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA) e Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL), os combobox “Grupo Balanço Patrimonial” e “Grupo DRE” não serão habilitados.

Obs.: Para a DLPA e a DMPL, as contas a serem cadastradas referem-se as colunas destas demonstrações, que são as contas patrimoniais. Para montagem e exportação das demonstrações no arquivo, as colunas serão exibidas na mesma ordem de cadastro conforme o código gerenciado para cada um dos itens.

Tabelas > Códigos de Aglutinação > Referências

Na tela de Referências, será realizada a referência entre as contas do plano de contas próprio com os códigos de aglutinação cadastrados. Para realizar este processo, selecione um código de aglutinação cadastrado e, em seguida, a(s) conta(s) do seu plano de contas, clicando logo após no botão Referenciar. No campo Referências é possível visualizar as amarrações que efetuou, podendo ser excluídas utilizando o botão Excluir ou com um duplo clique em cima de cada referência caso o usuário efetue alguma referência incorreta. E, para consulta das referências já gravadas, basta selecionar a conta desejada e teclar F1.

Atenção: as Referências só serão gravadas no banco de dados ao clicar no botão GRAVAR, e isso só deve feito após conferir se as amarrações estão corretas.

Tabelas > Códigos de Aglutinação > DMPL/DLPA > Histórico de Fatos Contábeis

Na tela de cadastro de Histórico de Fatos Contábeis, deve-se cadastrar para as tabelas dos tipos Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA) e Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL) os fatos que alteraram as contas informadas nas demonstrações. Ou seja, os fatos contábeis são as linhas destas duas demonstrações. Da mesma forma que o cadastro de Contas, os fatos contábeis serão exibidos na mesma ordem de cadastro, considerando o código gerenciado para cada um deles.


Tabelas > Códigos de Aglutinação > DMPL/DLPA > Lançamentos de Fatos Contábeis

Na tela de Lançamentos de Fatos Contábeis, serão lançados os valores das demonstrações. Informe a competência (mês e ano) em que deseja lançar os dados da demonstração, que será selecionada no combobox Tabela. Clique no botão [Processar], o sistema irá exibir no quadro acima a estrutura da demonstração selecionada, já com os saldos iniciais e finais de cada código de aglutinação cadastrado e referenciado anteriormente.

Com a estrutura pronta, os demais valores da demonstração deverão ser lançados diretamente no grid. Após o lançamento destes valores, basta clicar no botão [Gravar] para salvar todas as informações.

Importante: As imagens foram colocadas apenas como exemplo, o conteúdo não deve ser utilizado como modelo.


Utilitários > SPED Contábil

Esta opção será utilizada para acesso ao validador, atualização das tabelas do arquivo e para a geração do arquivo:

Utilitários > SPED Contábil > Acessar PVA – SPED Contábil

A opção Acessar PVA – SPED Contábil permite que o validador seja aberto, funcionando como um atalho. Para que isso ocorra, é necessário que o caminho do validador tenha sido devidamente informado em Tabelas > Parâmetros > aba Validadores.

Obs.: O botão com a logo do SPED, na barra de atalhos, também funciona como atalho para o validador do arquivo.

Utilitários > SPED Contábil > Atualização de tabelas

A opção Atualização de tabelas permite a atualização das tabelas do validador, inclusive do plano de contas referencial . Desta forma, sempre que houver uma atualização disponível no programa validador do Sped Contábil que seja necessária no sistema, basta atualizar os dados no PVA e depois atualizar também no sistema.

Informações atualizadas automaticamente, utilizando esta opção:

• Plano de Contas Referencial (Disponível em Tabelas > Plano de Contas Referencial > Manutenção e em Tabelas > Plano de Contas Referencial > Contas);

• Situação da Empresa (Disponível em Utilitários > Sped Contábil > Gerar Arquivos);

• Situação no Início do Período (Disponível em Utilitários > Sped Contábil > Gerar Arquivos);

Da mesma forma que na opção “Acessar PVA – SPED Contábil”, é necessário que o caminho do validador tenha sido devidamente informado em Tabelas > Parâmetros > aba Validadores

Obs.: Com a liberação do layout 3 do Sped Contábil, foi criada a opção “Importar plano de contas ECF” para a realizar a importação e atualização dos novos planos de contas referenciais criados. Importar observar atentamente qual o plano de contas referencial deve ser utilizado, e selecioná-lo após clicar no botão [Importar]. Após importação dos dados, basta acessar Tabelas > Plano de Contas Referencial > Referências > Plano Referencial x Plano Próprio e gerenciar devidamente as referências.

Utilitários > SPED Contábil > Gerar arquivos

Nesta opção, o arquivo do Sped Contábil será gerado. Para isso, selecione o período, preencha as demais informações e defina o caminho para geração do arquivo. No momento da geração, o sistema pode emitir um relatório com erros e avisos gerados a partir das


informações que serão geradas no arquivo. Este relatório tem o objetivo de evitar que alguns erros, ou possíveis erros, sejam descobertos somente no momento da validação do arquivo.

Entre os erros e avisos emitidos no relatório, o sistema realiza as seguintes consistências no momento da exportação:

• Contas dos grupos Ativo e Passivo não referenciadas à tabela de códigos de aglutinação do tipo Balanço Patrimonial;

• Contas de resultado não referenciadas à tabela de códigos de aglutinação do tipo Demonstrativo de Resultado de Exercício;

• Contas de resultado com natureza incompatível ao grupo DRE do código de aglutinação, a que esteja referenciada.

• Falta do cadastro do Contabilista, no período de geração do arquivo;

• Código IBGE do município não informado, ou incorreto;

• CNPJ da empresa não informado;

• Lançamentos sem histórico padrão e complemento;

• Fata de referência com o plano de contas referencial.

Após a geração, acesse o menu Arquivo > Escrituração Contábil > Importar, dentro do programa PVA, e realize a importação e validação dos dados.

Qualquer dúvida sobre o que é e como funciona o Sped Contábil, acesse o link abaixo:

http://www1.receita.fazenda.gov.br/sistemas/sped-contabil/default.htm

Dúvidas para utilização do programa, além do link anterior, consulte o menu Ajuda do programa.

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