Padronizar Seu Estabelecimento Veterinário e Aumentar Sua Lucratividade-1334516

8/17/2019 Padronizar Seu Estabelecimento Veterinário e Aumentar Sua Lucratividade-1334516

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Um guia de 5 passos para padronizar seu estabelecimento

veterinário e aumentar sua LUCRATIVIDADE

VETERINÁRIO, AUMENTE SEU LUCRO


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Você escolhe:

Aprender pelo amor ou pela dor...

CaroVeterinário Empreendedor,

Essa frase é tão real quanto ao que você vê

no seu extrato bancário!

Estando a frente do sistema veterinário BensVET, eu tenho a oportunidade

de conhecer as forças e as fraquezas que são comuns ao veterinário

empreendedor, e com essa experiência consegui ver que umas das principais

fraquezas é:

NÃO TER PADRONIZAÇÃO E ORGANIZAÇÃO NOS PROCESSOS.

Grave?

Gravíssimo.

Já vi (e não foi só um), negócios veterinários, clinicas, pet shops, hospitais

fecharem as portas por não ter a organização necessária.

E foi por isso que decidi fazer esse e-book.

Aqui eu transformei, as fraquezas em pontos que você precisa implantar

para não fazer parte desse time de veterinários que lutaram...mas perderam

a guerra.

É hora de entrar em ação!

Valéria Melo


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OR QUE EU NÃO CONSIGO ESTAR SATISFEITOOM OS RESULTADOS DO MEU NEGÓCIO?

1º

2º

Você não consegue chegar se não souber o caminho.Essa verdade, aplica-se a realidade da sua equipe de colaboradores.Para que as tarefas sejam executadas da forma que você espera, vocêdeve entregar a “receita do bolo”.

Se não existe alvo ou pelo menos um resultado mínimo

esperado, significa que qualquer resultado vale.Você precisa se atentar ao fato de que na maioria das vezes quevocê é contrariado por alguém da sua equipe por causa deresultados...

Ele é inocente!Isso mesmo,Você é o culpado e ele o inocente!

E é por isso que os projetos que são realizados com sucesso, são mérito da

seguinte equação:

E é sobre isso que vamos falar agora. Antes, me responda:

Esclarecer o que deve ser feito Pontuar o resultado esperado+


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No seu negócio veterinário existe alguma atividade ou processo daquelesque sempre que é feito, surge um problema? Uma discussão?

No seu negócio existe uma “receita de bolo” para realizar as atividadesmais críticas? Como por exemplo como tratar dos inadimplentes ou fazer o

inventario do estoque?

Veja bem, eu não concordo que ter uma clínica linda, equipe técnica bemqualificada, e estar no melhor ponto da cidade é a resolução dos seus problemas.E afirmo que:

Se não houver padronização e o controle nos seus processos você só vai perder

dinheiro.Ok?

A minha lógica é: Se existe algum processo, que precisa ser repetido, mas queconstantemente o resultado não sai como deveria, e que além do estresse depoisprecisa ser refeito ou checado.... Na minha opinião você está perdendo tempo.

E tempo é...

OMO RESOLVER ESSE PROBLEMA?

Ok Valéria… Você me convenceu que o mais importante é comunicar claramenteo que eu preciso que seja feito e deixar claro os resultados que eu quero.

Mas como fazer isso?

Que bom que você perguntou.

Vou te dar um exemplo real, e com ele você vai entender o tamanho do seuproblema.

Veja...


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Quando a Veterinária Dra. Janete, chegou na clínica, já haviam 3 proprietáriosaguardando na recepção.

A consulta do primeiro iniciou as 9:15, durou 15 minutos. Ótimo.

Na consulta do segundo paciente, foi necessário pedir um laudo de raio X do

tórax. O formulário de pedido não estava na mesa, nem nas gavetas.

Dra. Janete levantou, foi até a recepção e pediu para que a Auxiliar providenciassee voltou ao consultório onde o proprietário lhe aguardava.

Depois de 15 minutos a auxiliar voltou com formulário de pedido de exame

impresso (estava em um dos pen drives de arquivos da clínica!). Meiodesconcertada pela desorganização, a Dra. continua a consulta, preenche oformulário, mas na hora de carimbar...viu que o formulário estava errado. Era oantigo, que não vale mais.

A Dra. vai até o seu carro, pega sua pasta, tira uma xerox do seu único formulárioem branco, retorna pra sala e conclui a consulta. As 10:15h.

Já lhe ocorreu alguma situação parecida?

Além do embaraço, você chegou a calcular o prejuízo que essa falta deorganização e padronização trouxe?

STUDO DE CASO REAL


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A DIMENSÃO DO PREJUÍZO

Analise o diagnóstico das perdas: Essa consulta durou 45 minutos. Significa que o veterinário perdeu

oportunidade de fazer mais duas consultas. E ganhar duas vezes mais.

A situação de desorganização causou no proprietário uma experiêncianegativa, muito provavelmente não haverá próxima vez. Cliente perdido.

Os outros dois proprietários que aguardavam na recepção, se sentiramdesrespeitados pelo fato da clínica não cumprir o horário agendado. Um foiembora irritado e não volta mais. O outro preferiu aguardar pois já estavalá, mas certamente não recomendaria a um amigo.

A Auxiliar, teve que parar as ligações de cobrança que estava fazendo paraajudar a doutora, e por sinal foi em vão pois nem ela sabia onde estava odocumento certo. E depois ela precisou de mais um tempo para seconcentrar até voltar a fazer o que estava fazendo. Ineficiência.


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Qual é o valordo seu PREJUÍZO

Quando causa umaEXPERIÊNCIA NEGATIVA

Em apenas 1 cliente?

Resposta: É INCALCULAVEL.

Além do valor em reais, a experiência negativade um cliente funciona como um dominóemparelhado, pois todas as vezes que ele tiver oportunidade falará mal de você, impedindo quenovos clientes cheguem até você.


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omo ECONOMIZAR tempo e GANHAR mais produtividade?

Você precisou de um participar dessa cena (desculpe se fui muito direta, mas aintenção era exatamente essa) para conseguir acordar e ver que existe muita coisaoculta impedindo que o seu negócio seja um negócio lucrativo.

Agora, eu vou te ensinar quais são as ações que você precisa fazer, para se ver livrede uma vez por todas desse tipo de prejuízo.

Um conselho: Leia com atenção as próximas páginas, e guarde isso:

Quanto antes você começar a otimizar seus processos, MELHOR!

Uma grande falha gerencial da maioria dos veterinários empreendedores é dizersomente o que tem que ser feito, sem explicar o “como” deve ser feito.

A ordem dos tratores pode SIM alterar o viaduto!

E esta é a primeira lição: descreva o passo a passo dos processos que ocorrem no seuestabelecimento veterinário.

Atenção: não é necessário fazer um passo a passo para tudo, eu particularmenteaconselho que você crie passo a passo em dois tipos de situação:

1) Para processos críticos.

Ex.: comissionamento de prestadores de serviços.

2) Para processos rotineiros que ainda que sejam simples, depois de feitos precisamser fiscalizados por outra pessoa.

Ex.: lembrar aos clientes que precisam vir ao estabelecimento receber asvacinas.

IÇÃO 1- Detalhe o “como” deve ser feito.


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IÇÃO 2- Explique qual é o resultado esperado.

Se você pode definir “como” determinada tarefa deve ser feita, você também vai

poder definir também qual o resultado ele deve gerar.Guarde isso: “Tudo que dá algum resultado, pode ser medido”.

Um toque de visão ao empreendedor:

Sem perceber, você está dando primeiro passo para implantar no seu negócio umsistema a prova de erros.

Sabe porquê?

Muito simples, se você conta com ajuda de algum tipo de profissional para te

auxiliar, mesmo que ele não tenha experiência ou habilidade gerencial, eleconseguirá desempenhar as tarefas, seguindo a sua “receita de bolo”, o “passo apasso” criado por você, e o resultado esperado será obtido.

Se você não está familiarizado com esse assunto de padronização de processos, euaté imagino que deva estar pensando que é tudo muito difícil. Acertei?

Tire essa ideia da sua cabeça porque eu vou te ajudar.

Existem consultorias que cobram (por hora!), para criar procedimentos epadronizar a rotina dos estabelecimentos. Mas eu vou te ensinar, sem cobrar nada.

Obrigada pela sua confiança até aqui.

E agora, vou te ensinar o passo a passo para implantar o projeto para padronizar eaumentar a produtividade do seu negócio veterinário”.


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Fase 1- Conscientização da Equipe

1. Reúna sua equipe. Seja humilde ao dizer para eles que o objetivo dessareunião é apresentar para eles um projeto que vai iniciar uma nova fasena empresa. Chame a atenção deles dizendo que de agora em diante, astarefas terão: responsável, prazo e resultado esperado.

2. Explique o porquê teve essa iniciativa: diga que uma consultoria sairiamuito caro (R$ 120,00/ hora), e ninguém mais especialista nos processosda empresa do que eles que estão lá todo tempo, e que por isso contacom a capacidade da equipe que já tem.

3. Use o exemplo de caso que citei acima, para que eles abram os olhos paraver que perder tempo e errar no processo tem um custo muito alto. Faça-os ver que com o aumento da eficiência operacional, o crescimento donegócio vai ser mais rápido, diga que você precisa deles e acredita neles.Mais ou menos assim: “Pessoal, entendam que quando a maré sobe,

todos os barcos sobem juntos”. Para bom entendedor, só isso já vaibastar...


Mas eficaz do que qualquer dinâmica de seleção e recrutamento, esse projeto

será uma incrível oportunidade para que você saiba quem realmente está nobarco.

Quais são aqueles que você não pode perder, quais são os colaboradores quevocê quer ter ao seu lado para te ajudar a fazer o negócio dar grandes passos.

ASE 1- Conscientização da Equipe


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Para que o projeto tenha a melhor repercussão possível, o ideal é que os clientes

tenham conhecimento dele. Por isso, defina um nome para o projeto.Recomendo algo nesse sentido: “Projeto de Padronização da Clínica Cão Feliz”.

Divulgando no próprio estabelecimento, além da organização que seráimplementada, você ainda fará uma propaganda fora do comum do seunegócio, para os clientes.

Para isso, coloque uma placa, bem visível, com sua logomarca. A placa deve terdizeres nesse sentido:

“Queremos oferecer o nosso melhor a você,E por isso temos o prazer de informar que oProjeto de Padronização da Clínica Cão FelizJá está em andamento!

Estejam preparados, pois os clientes não vão entender, e isso será incrível!!!

Sabe por quê?

Porque eles terão que perguntar. E essa vai ser a melhor parte!

Quando eles perguntarem, seus colaboradores vão ter que explicar (cuide paraque eles estejam bem afiados, para que os clientes percebam que não estão emuma clinica, um petshop ou hospital qualquer, eles precisam sentir que estãonum ligar diferenciado).


Quando alguém da sua equipe for questionado, então “vai cair a ficha! ”. Elesverão que são realmente importantes para o negócio, que fazem parte dosucesso ou do fracasso dele. E isso os motivará para pesquisar mais e implantar

cada vez mais melhorias.

ASE 2- Divulgação do Projeto de Padronização


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ASE 3- Planejamento e Distribuição das responsabilidades

1) Marque uma reunião somente com aqueles que você precisa envolver no

projeto.2) Crie uma planilha no excel e apresente para eles os processos que serãoprocedimentados. Ouça as sugestões deles também, e se for o caso,inclua.

3) Indique quem será o responsável, qual a data que cada um deveráentregar o procedimento pelo qual está responsável para que você avaliese está conforme a realidade.

Nota: Quanto ao prazo: Não existe um prazo padrão procedimentar tudo.Cada empresa tem um ritmo, uma realidade, que deve ser respeitada.

Fique atento, pois, os atrasos no cronograma podem sair caro, eles impedema empresa de colher os benefícios do projeto. E quanto mais tempo demorarpara procedimentar os projetos, mais tempo você continuará perdendotempo e dinheiro com atividades malfeitas, revisão, fiscalizando os

colaboradores, etc.


Defina na agenda dos envolvidos em que horário eles deverão se dedicarao desenvolvimento desse procedimento, você pode separar 1 hora do dia

(esta hora tem que ser muito bem pensada, defina baseada na hora demenor movimento do estabelecimento para não comprometer ofuncionamento do mesmo).


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ASE 4- Como fazer?

Para procedimentar, a forma mais simples é realizar a tarefa e anotando

cada passo dela. Sem esquecer de NENHUM detalhe. Caso essa tarefa sejarealizada por outra pessoa, você deverá entrevista-la e da mesma formaanotar o passo a passo, nesse caso deverá fazer perguntas como: qual suafunção? De quem recebe o trabalho? Qual o objetivo desse trabalho? Qual afrequência que deve fazê-lo? Quanto tempo gasta para fazê-lo?

1. Para que o processo seja perfeitamente padronizado, considere todo e

qualquer recurso utilizado neste processo, como a utilização de algum

equipamento, documento, formulário, e até pessoas.

2. Em conjunto com a equipe, ou individualmente, você deve escolher qual o

formato em que a instrução será feita: em texto ou em fluxograma (opte pelo

que for mais confortável para sua realidade).

Para realidade de um hospital, uma clínica ou pet shop, eu recomendo que utilize otipo fluxograma.

O fluxograma é feito com símbolos, onde cada um deles tem um significado. Os

mais conhecidos são esses:

Início ou Fim de

um processo

Etapa do processo/atividade

Pergunta/Decisão

Indica umdocumento


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ASE 5- Garantia da Eficácia

Para ter certeza de que o procedimento está correto, e perfeito para ser

utilizado por todos, você deve tirar a prova real.1. Escolha um colaborador que não realiza tal processo, e peça que ele

realize seguindo o passo a passo do procedimento. Você devesupervisionar essa atividade. Se correr tudo bem, perfeito. Oprocedimento está eficaz e eficiente! Se não ocorrer, revise até que fiquefiel a realidade.

2. Por fim, não esqueça de convocar os envolvidos para um encontro/

reunião, onde elas receberão um treinamento oficial do procedimentocriado, e a partir todos deverão executar a tarefa da mesma forma, demodo que não haja mais erros.

3. Peça que eles assinem uma lista de presença, assim o comprometimentotende a ser ainda maior. Está registrado!

E tem mais um ponto que requer sua atenção.

Lembre-se que tudo muda, se o processo sofrer alguma mudança, seja pormotivo de correção, ou melhoria continua, não esqueça de atualizar odocumento. Lembre-se também que as pessoas utilizarão ele como base paradesempenhar suas tarefas.


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Falando de empresário para empresário,

Grandes empresas implementam projetos de padronização para melhorar a

performance dos seus negócios e garantir a qualidade dos serviços prestados.

Se você ainda não esta convencido isso, quero te fazer pensar nos benefícios:.

Veja:

Melhorar a satisfação dos seus clientes, pois eles serão melhor atendidospela sua equipe;

Parar de perder dinheiro por causa de erros no processo;

Aumentar o desempenho da sua operação; Aumentar o lucro (diminuindo os desperdícios); Elevar o nível da sua equipe e motiva-los.

Dica da Valéria:

Como complemento desse e-book, vale a pena que você assista uma série de

vídeos que criei sobre “como organizar e padronizar sua clínica veterinária”.Acesse o canal doYouTube:Valéria Melo Gestão Veterinária. Veja os temas:

1. Crie mapa dos processos2. Crie formulários de controle3. Indicadores estatísticos4. Indicadores financeiros5. Indicadores de estoque

6. Procedimentos e its


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PS.: implementando o que foi dito aqui, tenho certeza que você colocará seu

negócio em um outro nível.

No nível dos veterinários empreendedores maisTOPs do mercado.

Vale a pena!

Só não vale a pena esquecer de mim!

Me conte como foi sua experiência, quero muito que divida essa alegria comigo!!!

Deixe suas dúvidas e seus comentários nesses canais:

Facebook: https://www.facebook.com/valeriamelo.veterinariodesucesso/

Caso não conhece ainda meu outro e-book que escrevi, segue o link do mesmopara você baixar gratuitamente. Neste e-book eu ensino como atrair novosclientes todos os dias.

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